IT project Management

7053T - IT Project Management

LECTURE NOTES

PENGENALAN TERHADAP MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

Bachtiar H. Simamora, M.Sc., Ph.D [email protected]


TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Memahami kebutuhan akan manajemen proyek yang lebih baik, terutama pada proyek dalam bidang teknologi informasi. 2. Dapat menjelaskan apa yang dimaksud dengan proyek, contoh-contoh proyek IT, daftar atribut dari pada proyek, dan memaparkan 3 batasan dari manajemen proyek. 3. Memahami hubungan antara proyek, program dan portofolio dari manajemen dan kontribusi dari masing-masing atribut untuk menjamin suksesnya suatu perusahaan. 4. Memahami peran dari seorang manajer proyek , apa yang manajer proyek lakukan, skill yang diperlukan , dan karir seperti apa yang dimiliki pada bidang manajer proyek IT. 5. Memperdalam pengenalan terhadap manajemen proyek, termasuk sejarah, peran serta organisasi professional seperti Project Management Institute (PMI), pentingnya sertifikasi dan etika, dan keunggulan dari piranti lunak untuk manajemen proyek. OUTLINE MATERI : - Defenisi proyek teknologi informasi - Elemen-elemen utama dari kerangka menejemen proyek - Peran dari menejer proyek - Siklus hidup suatu proyek


ISI PENGENALAN Pada masa kini banyak orang ataupun organisasi yang tertarik terhadap manajemen proyek. Sampai pada era tahun 1980, manajemen proyek berfokus pada penyajian jadwal dan data sumber daya yang diperuntukan pada top manajemen dalam bidang militer, komputer, dan industri konstruksi. Saat ini manajemen proyek memiliki peran lebih besar, dan individu di setiap industry pada setiap negara memanfaatkan manajemen proyek. Pada era modern ini setiap perusahaan, pemerintahan, organisasi non profit menyadari bahwa kesuksesan hanya bisa diraih jika di sertai dengan kemahiran yang cukup pada kemampuan manajemen proyek yang baik. Para individu juga harus mengerti dan mengembangkan kemampuan mereka agar bisa menjadi anggota tim dan kepala tim proyek yang baik. Keuntungan dari implementasi manajemen proyek : •

Kontrol yang lebih baik terhadap finansial, alat-alat dan sumberdaya manusia

•

Meningkatkan hubungan dengan para customer

•

Waktu pengembangan yang lebih singkat

•

Mengurangi pembiayaan dan meningkatkan produktivitas

•

Kualitas dan reliabilitas yang lebih baik

•

Margin keuntungan yang lebih tinggi

•

Koordinasi internal yang lebih baik

•

Dampak positif dalam memenuhi tujuan strategic

•

Moral pekerja yang lebih tinggi

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PROYEK? Proyek adalah pekerjaan yang dilaksanakan secara sementara (ada awal dan akhir) untuk membuat produk yang unik, layanan jasa ataupun suatu hasil tertentu. Sedangkan yang di


maksud dengan operasi adalah pekerjaan yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk menjaga keberlangsungan bisnis. Proyek berbeda dengan operasi karena proyek memiliki batas akhir penyelesaian yakni jika tujuan sudah tercapai.

Contoh-Contoh Proyek Dalam Bidang Teknologi Informasi : •

Mengganti 10 laptop pada suatu divisi / departemen.

•

Mendevelop software kecil untuk kepentingan internal.

•

Implementasi wireless access pada kampus, dll.

Atribut-Atribut Proyek Seperti yang kita tahu, proyek mempunyai keseluruhan bentuk dan ukuran, oleh sebab itu atribut-atribut berikut akan membantu untuk mendefinisikan proyek lebih jauh : •

Sebuah proyek mempunyai tujuan yang unik. Setiap proyek seharusnya sudah di tentukan apa yang menjadi tujuan utama misalnya produk, layanan jasa ataupun hasil-hasil lainnya.

•

Sebuah proyek bersifat sementara. Setiap proyek mempunyai awal dan waktu yang jelas (terdefinisi).

•

Proyek dikembangkan menggunakan elaborasi progresif, pada umumnya proyek akan didefinisikan secara luas (tidak mendetail) pada saat proyek tersebut mulai dan semakin lama proyek berjalan maka detail-detail akan semakin jelas. Oleh sebab itulah sebuah proyek harus dikembangkan secara progresif. Sebuah tim proyek harus mengembangkan rencana awal dan memperbaharuinya dengan detil-detil berdasarkan informasi baru ataupun perubahan pada proyek.

•

Sebuah proyek membutuhkan berbagai macam sumber daya dari banyak area. Sumber daya termasuk manusia, perangkat keras, perangkat lunak dan asset-asset lainnya.

•

Sebuah proyek harus mempunyai customer atau sponsor utama. Kebanyakan proyek biasanya mendapat banyak ketertarikan dari sponsor atau pemegang saham, tetapi salah satunya harus mengambil untuk menjadi yang utama. Sponsor proyek biasanya menyediakan dana dan arahan terhadap proyek yang akan di lakukan.


•

Sebuah proyek pasti mempunyai hal-hal yang tidak pasti. Karena proyek ini sifatnya unik, oleh sebab itu, kadang-kadang sulit untuk menentukan objektif dari suatu proyek, contohnya : durasi proyek, biaya proyek, scope proyek.

3 Batasan proyek (triple constraint) Setiap proyek di batasi 3 hal utama yakni: cakupan, waktu dan biaya. 3 atribut ini biasa kita kenal dengan nama triple constraint. Agar proyek berhasil maka seorang manajer proyek harus mempertimbangkan ke 3 batasan tersebut. Manajer proyek harus mempertimbangkan hal-hal berikut : •

Cakupan (scope) : pekerjaan apa yang harus dilakukan sebagai bagian dari proyek? Apakah hasil (produk, layanan, hasil) seperti yang di harapkan oleh customer atau sponsor? Dan bagaimana caranya cakupan ini di uji.

•

Waktu (time) : berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut? Bagaimana dengan jadwal proyek? Bagaimana tim mengukur kinerja terhadap jadwal aktual? Siapa yang boleh menyetujui perubahan dari jadwal?

•

Biaya (cost): berapa biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek? Seberapa besar budget dari proyek tersebut? Bagaimana biaya bisa ditelusuri? Siapa yang boleh menyetujui perubahan biaya dari proyek tersebut?

APA YANG DIMAKSUD DENGAN MANAJEMEN PROYEK? Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, kemampuan, peralatan dan teknik dari suatu aktivitas proyek untuk mencapai kebutuhan / tujuan dari proyek tersebut. Manajer proyek tidak hanya mengusahakan cakupan, waktu dan biaya tetapi juga segala hal yang memfasilitasi seluruh proses untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari orang-orang yang terlibat dalam aktivitas proyek tersebut.

Pemangku kepentingan (stakeholder) proyek Adalah orang-orang yang terlibat atau terimbas dari aktivitas proyek dan termasuk sponsor proyek, tim proyek, staff pendukung, customer, pemakai, vendor, dan juga lawan dari proyek. Contoh keterlibatan pemegang saham (modal) dalam proyek pembangunan rumah adalah :


• Pemilik proyek dapat berupa pemilik proyek baru, mereka yang membayar biaya pembangunan dan bisa saja dalam skala budget yang cukup sempit. Oleh sebab itu mereka berharap kontraktor dapat memberikan estimasi yang tepat dalam hal pembiayaan pembangunan rumah. Mereka juga harus realistis tentang ide kapan mereka bisa menempati rumah yang baru. Di lain sisi, mereka juga harus membuat keputusan penting untuk menjaga agar biaya sesuai dengan yang sudah dibudgetkan. • Manajer proyek dalam hal ini biasanya adalah si kontraktor yang bertanggung jawab atas pembangunan rumah. Manajer proyek harus bekerja sama dengan pemilik modal untuk menggali kebutuhan dan harapan mereka. • Tim proyeknya adalah para pekerja, ahli listrik, tukang kayu, dan sebagainya. Pemegang modal harus mengetahui secara tepat apa saja yang menjadi pekerjaan setiap individu. Mereka juga harus mengetahui peralatan dan material yang di perlukan dan juga urutan dari pekerjaan masing-masing individu. • Staff pendukung bisa merupakan karyawan dari si pembeli, administrasi dari si kontraktor, dan orang orang lain yang mendukung pemegang modal. • Pembangunan rumah membutuhkan penyuplai barang. Penyuplai akan menyediakan kayu, jendela, material lantai, dan lain–lain. Supplier membutuhkan keterangan detail tentang item-item apa saja yang harus disediakan dan kapan harus dikirimkan. • Bisa saja ada beberapa lawan dari proyek ini misalnya tetangga yang keberatan karena para pekerja sangat berisik kala melakukan pembangunan atau hal-hal lainnya yang bisa menghambat keberlangsungan proyek

Area pengetahuan manajemen proyek Area ini adalah kunci dari kompetensi seorang manajer proyek yang harus dikembangkan Pengetahuan inti : •

Manajemen cakupan termasuk mendefinisikan dan mengatur semua pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menjamin selesainya proyek

•

Manajemen waktu termasuk memperkirakan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, membuat jadwal, dan menjamin penyelesaian proyek berbasis waktu.


•

Manajemen biaya termasuk mempersiapkan dan mengatur budget dari proyek tersebut

•

Manajemen kualitas memastikan agar proyek memuaskan berdasarkan dari kebutuhan dari pelaksanaan proyek tersebut.

Manajemen proyek di fasilitasi 4 area pengetahuan yakni sumberdaya manusia, komunikasi, resiko, dan manajemen pembelian. •

Manajemen sumber daya manusia berkenaan dengan meningkatkan effektifitas kerja dari orang-orang yang bekerja pada proyek

•

Manajemen komunikasi digunakan dalam membuat, mengumpulkan menyebarkan dan menyimpan informasi dari proyek yang sedang berlangsung

•

Manajemen resiko yakni mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon untuk segala resiko yang terkait dengan proyek

•

Manajemen pengadaan digunakan dalam mengumpulkan atau membeli barang-barang dan jasa untuk kepentingan proyek dari luar organisasi

Alat Bantu dan Teknik Manajemen Proyek Berikut alat bantu yang sering digunakan.

Kategori/Area Pengetahuan

Alat Bantu dan Teknik

Manajemen integrasi

Metode seleksi proyek, metode manajemen proyek, analisa stakeholder, project charter, rencana manajemen proyek, piranti lunak manajemen proyek, change requests, change control boards, pertemuan peninjauan proyek, laporan pembelajaran Pernyataan cakupan, work breakdown structure, surat

Manajemen cakupan

perintah kerja, analisa kebutuhan, rencana manajemen cakupan, teknik verifikasi cakupan, pengaturan perubahan cakupan Grafik Gantt, diagram jaringan proyek, analisa jalur

Manajemen waktu

kritis, crashing, fast tracking, pengukuran kinerja jadwal NPV, ROI, analisa payback, earned value management,

Manajemen biaya


manajemen portofolio proyek, estimasi biaya, rencana manajemen biaya, cost baselines Quality metrics, checklists, quality control charts,

Manajemen kualitas

diagram pareto, fishbone diagrams, maturity models, metode statistik Manajemen sumber daya

Teknik motivasi, pendengaran empatik, responsibility

manusia

assignment matrices, grafik organisasi proyek, histogram sumber daya, latihan team building Rencana manajemen komunikasi, kick-off meetings,

Manajemen komunikasi

manajemen konflik, seleksi media komunikasi, status and progress reports, komunikasi virtual, templates, web sites proyek Rencana manajemen resiko, risk register,

Manajemen resiko

probability/impact matrices, risk rankings Analisa buat atau beli, kontrak, permintaan proposal atau

Manjemen pengadaan

quotes, seleksi sumber, supplier evaluation matrices

Kesuksesan Proyek Bagaimana cara kita menentukan keberhasilan ataupun kegagalan dari sebuah proyek? Ada beberapa cara untuk menentukan apakah sebuah proyek bisa di katakan sukses. Berikut merupakan contoh daftar dari tolak ukur kesuksesan proyek mengupgrade 500 unit desktop computer untuk jangka waktu 3 bulan dengan biaya 300,000 USD •

Proyek sesuai cakupan, waktu dan biaya, jika proyek ini memenuhi kriteria yakni 500 komputer ter-upgrade, di kerjakan selama 3 bulan atau kurang dan tidak lebih dari 300,000 usd dalam segi biaya maka proyek ini bisa dikategorikan sukses untuk kriteria ini.

•

Proyek memuaskan bagi sponsor atau customer. Walaupun proyek memenuhi 3 contraint tetapi pengguna dan/atau manager tetap tidak puas dengan proyek ini. Mungkin ada etika-etika yang tidak sesuai misalnya tim atau manajer proyek kasar dalam merespon user. Mungkin para user terganggu dengan adanya proses upgrade setiap hari. Jika


customer merasa tidak senang dengan aspek-aspek yang penting dari sebuah proyek maka hal ini bisa dikategorikan sebagai kegagalan. Di lain sisi jika proyek tidak memenuhi ke 3 contraint tetapi customer merasa senang maka sebuah proyek masih bisa dikategorikan sukses walaupun mungkin memerlukan biaya atau waktu dan cakupan lebih banyak untuk menyelesaikannya. •

Hasil dari proyek memenuhi tujuan, misalnya menghemat sejumlah dana, memenuhi ROI yang baik atau membuat sponsor senang. Maksudnya walaupun biaya proyek melebihi dari estimasi, memerlukan waktu yang lebih lama untuk selesai, dan tim proyek memiliki kerja sama yang buruk, berdasarkan kriteria ini proyek tersebut dapat dikatakan sukses jika tujuan tercapai. Pada contoh lain, misalnya sponsor menyetujui peningkatan nilai proyek untuk menghasilkan ROI yang baik dengan mempercepat pekerjaan dan menghasilkan keuntungan lebih. Jika tujuan tercapai, sponsor bisa menganggap proyek berhasil, walaupun banyak faktor lain yang terlibat.

Mengapa ada beberapa proyek IT yang berhasil tetapi di lain sisi ada juga yang gagal?. Kita bisa melihat bahwa sangat penting untuk melihat jauh di atas rasio sukses proyek per individu dan fokus pada bagaimana sebuah organisasi bisa meningkatkan kinerja dari proyek tersebut. Setelah diteliti, maka kita bisa berkesimpulan pada beberapa best practice berikut : •

Menggunakan toolbox yang terintegrasi. Organisasi yang mempunyai sukses rasio yang cukup konsisten terhadap proyek-proyek yang dilakukan biasanya mendefinisikan apa saja yang harus dilakukan, oleh siapa , kapan dan bagaimana di suatu proyek. Mereka menggunakan alat bantu yang terintegrasi , termasuk alat bantu manajemen proyek, metode dan teknik.

•

Mengembangkan manajer proyek. Manajer proyek yang kuat melambangkan pemimpin dalam proyek dan tentu saja sangat krusial untuk kesuksesan proyek. Komponen yang penting lainnya adalah bahwa manajer proyek yang baik harus juga mempunyai pengetahuan yang baik tentang kepemimpinan bisnis, dan kemampuan interpersonal dan kemampuan interpersonal yang baik. Perusahaan juga bisa mendidik manajer proyek secara internal dengan memfasilitasi mereka dengan jenjang karir, kesempatan, pelatihan dan mentoring.


•

Mengembangkan proses pelaksanaan proyek. Perusahaan-perusahaan yang baik biasanya mempunyai suatu metodologi khusus atau step step yang bisa membawa kesuksesan dalam proyek, menganalisa fluktuasi dalam pekerjaan, mencari cara untuk mengurangi deviasi dan menghindari prosess yang bottleneck

•

Mengukur kesehatan proyek. Perusahaan-perusahaan yang baik menggunakan tolak ukur kinerja untuk menghitung kemajuan dari sebuah proyek, dan berfokus pada pengukuran yang penting serta mengaplikasikan pada keseluruhan proyek. Ukuran-ukuran ini termasuk, kepuasan pelanggan, ROI (return of investment), dan persentase dari jadwal yang terpakai.

Manajer proyek mempunyai peranan penting dalam sebuah proyek, oleh sebab itu manajer proyek harus bekerja bersama sponsor proyek, tim proyek, dan para pemegang saham lainnya dalam memenuhi tujuan dari proyek. Seorang manajer proyek yang baik tidak akan berasumsi bahwa definisi dari kesuksesan mereka sama dengan definisi kesuksesan sponsor. Mereka harus bersabar untuk memahami tentang keinginan sponsor dan melacak kinerja proyek berdasarkan kriteria-kriteria sukses yang penting.

PROGRAM DAN MANAJEMEN PORTOFOLIO PROYEK Proyek merupakan sebagian besar pekerjaan dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan. Keberhasilan mengelola proyek tersebut adalah hal yang sangat penting untuk kesuksesan perusahaan. Dua konsep penting yang membantu proyek memenuhi tujuan perusahaan adalah penggunaan program dan manajemen portofolio proyek.

Program Program adalah kumpulan proyek yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh tujuan atau manfaat tertentu. Berikut ini adalah beberapa contoh program umum di bidang IT. •

Infrastruktur: seperti menyediakan perangkat nirkabel untuk akses internet, upgrade perangkat keras dan perangkat lunak hingga mengembangkan standar perusahaan untuk IT.

7053T - IT Project Management •

Pembangunan aplikasi: seperti memperbarui sebuah sistem perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) , pembelian sistem Billing, atau mengembangkan sistem manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management System).

•

Dukungan pengguna: seperti proyek untuk menyediakan sistem e-mail yang lebih baik atau seseorang untuk mengembangkan pelatihan teknis bagi pengguna.

Seorang manajer program bertugas untuk memimpin dan memberikan arahan untuk manajer proyek dalam sebuah program. Manajer program juga bertugas mengkoordinasikan tim proyek, kelompok fungsional, pemasok, dan staf operasi yang mendukung proyek untuk memastikan bahwa proyek dan proses implementasi berjalan maksimal sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Manajer program bertanggung jawab atas keberhasilan dari produk dan proses yang dihasilkan oleh suatu proyek. Manajer program harus menyadari bahwa mengelola sebuah program adalah lebih kompleks dibandingkan mengelola sebuah proyek tunggal sehingga keahlian yang diperlukan seorang manajer program bukan hanya keahlian teknis tetapi juga harus memiliki pengetahuan bisnis yang kuat, kemampuan kepemimpinan, dan kemampuan berkomunikasi.

Manajemen Portofolio Proyek Sebagai bagian dari manajemen portofolio, organisasi mengelompokkan dan mengelola proyek dan program sebagai portofolio investasi yang dapat memberikan kontribusi bagi kesuksesan perusahaan. Manajer portofolio membantu organisasi untuk membuat keputusan investasi yang bijaksana dengan membantu untuk memilih dan menganalisis proyek dari sisi strategis, Hal yang paling penting adalah manajer portofolio harus memiliki keahlian analisis yang kuat dan dapat memahami bagaimana proyek dan program sehingga dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan strategis. Perbedaan antara manajemen proyek dan manajemen portofolio proyek: Manajemen Proyek

Manajemen Portofolio Proyek

Fokus pada pemenuhan taktis dan jangka Fokus pada pemenuhan strategis dan jangka


pendek.

panjang.

Kepentingan

yang

ditekankan

adalah Kepentingan

yang

ditekankan

adalah

“Apakah kita melaksanakan proyek dengan “Apakah kita bekerja pada proyek yang baik?, Apakah proyek tepat waktu dan tepat?, Apakah kita berinvestasi pada bidang sesuai

anggaran?,

mengetahui

apa

Apakah yang

stakeholder yang tepat?, Apakah kita memiliki sumber

harus

mereka daya yang tepat untuk menjadi kompetitif?

lakukan?

Manajer Produk dari Pacific Edge Software, Eric Burke, mendefinisikan manajemen portofolio proyek sebagai suatu proses berkelanjutan untuk memilih dan mengelola inisiatif proyek dengan optimal yang memberikan nilai bisnis yang maksimal. Banyak organisasi menggunakan pendekatan untuk manajemen portofolio proyek dengan mengembangkan standar dan perangkat lunak untuk membantu dalam manajemen portofolio proyek. Berikut contoh pendekatan manajemen portofolio proyek :

Gambar 1. Contoh Pendekatan Portofolio Proyek

Berdasarkan contoh pendekatan di atas, kategori portofolio dari sebuah proyek IT antara lain: •

Venture: Proyek dalam kategori ini membantu mengubah bisnis. Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki proyek IT untuk membuat kios-kios yang dapat membantu


pelanggan dan pemasok memberikan feedback dengan cepat terkait produk atau jasa yang diberikan perusahaan. Proyek ini dapat membantu mengubah bisnis dengan mengembangkan kemitraan lebih dekat dengan pelanggan dan pemasok. •

Growth: Proyek dalam kategori ini akan membantu perusahaan tumbuh dalam hal pendapatan. Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki proyek IT untuk memberikan informasi di situs web perusahaan mereka dalam berbagai bahasa misalnya penambahan bahasa Cina dan Jepang. Kemampuan ini dapat membantu mereka mengembangkan bisnis mereka di negara-negara tersebut.

•

Core: Proyek dalam kategori ini harus diselesaikan untuk menjalankan bisnis. Sebagai contoh, sebuah proyek IT menyediakan komputer untuk karyawan baru.

Jika dilihat dari segi pendanaan maka dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu : •

Nondiscretionary Cost, berarti perusahaan tidak memiliki pilihan dalam penentuan pendanaan seperti apakah akan mendanai proyek atau tidak.

•

Discretionary Cost, berarti perusahaan dapat menggunakan kebijaksanaan sendiri atau penilaian dalam memutuskan apakah mendanai proyek atau tidak.

Sebagai catatan, bahwa risiko, nilai, dan waktu proyek biasanya meningkat ketika saat kita bergerak

dari

proyek

Core

menuju

proyek

Growth

hingga

proyek

Venture.

PERAN MANAJER PROYEK Manajer proyek mempunyai peranan penting dalam sebuah proyek. Manajer proyek harus bekerja sama dengan stakeholder lainnya pada proyek, terutama tim sponsor dan tim proyek.

Uraian Pekerjaan Manajer Proyek Seorang manajer proyek dapat memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda, yang dapat bervariasi berdasarkan organisasi dan proyek. Sebagai contoh, Monster.com memiliki kategori pekerjaan untuk manajer proyek sebagai berikut:


•

Manajer proyek untuk perusahaan konsultan: bertugas untuk menyusun rencana, jadwal, dan mengontrol kegiatan untuk memenuhi tujuan proyek. Menerapkan teknis, teori, keahlian dan kepemimpinan yang dimiliki untuk memenuhi persyaratan proyek. Mengkoordinasikan dan mengintegrasikan antara tim dan individu serta membangun hubungan positif profesional antara klien dan perusahaan.

•

Manajer proyek untuk perusahaan jasa keuangan: bertugas untuk mengelola, memprioritaskan, mengembangkan, dan menerapkan solusi teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Menyiapkan dan melaksanakan rencana proyek dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek berikut metodologi standar pelaksanaan proyek. Mengimplementasikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Bertindak sebagai penghubung antara pihak ketiga penyedia layanan dan end user. Berpartisipasi dalam pengembangan kontrak dan manajemen anggaran Menyediakan dukungan pasca implementasi.

•

Manajer proyek untuk perusahaan konsultan nirlaba: bertanggung jawab untuk melakukan analisa bisnis, pengumpulan persyaratan proyek, perencanaan proyek, penaksiran anggaran, pengembangan, pengujian, dan implementasi. Dapat bekerja dengan berbagai penyedia layanan untuk memastikan proyek selesai tepat waktu, hemat biaya dan berkualitas.

Keahlian Yang Disarankan Untuk Manajer Proyek A Guide to the Project Management Body of Knowledge the PMBOK® merekomendasikan bahwa tim manajemen proyek harus memahami dan menggunakan keahlian berikut: •

Project Management Body of Knowledge

•

Pengetahuan penerapan aplikasi, standarisasi, dan regulasi

•

Pengetahuan lingkungan proyek

•

Keahlian dan pengetahuan manajemen umum

•

Soft skills atau human relations skills


PMBOK®, edisi keempat menjelaskan tiga dimensi kompetensi manajemen proyek yaitu: pengetahuan manajemen proyek dan kompetensi kinerja (mengetahui tentang manajemen proyek dan mampu menerapkan pengetahuan) serta kompetensi pribadi (sikap dan karakteristik kepribadian). Manajer proyek sebaiknya memiliki keahlian dan pengetahuan sebagai berikut: •

Keahlian dan pengetahuan manajemen umum. Mereka harus memahami topik penting yang terkait dengan mengelola keuangan, pengadaan akuntansi, penjualan, pemasaran, kontrak, manufaktur, distribusi, logistik, supply chain, perencanaan strategis, perencanaan

taktis,

manajemen

operasi,

struktur

organisasi

dan

perilaku, administrasi kepegawaian, kompensasi dan benefit, jalur karir, kesehatan dan keselamatan kerja. •

Soft skill, meliputi komunikasi efektif, mempengaruhi organisasi untuk mengambil keputusan, kepemimpinan, motivasi, negosiasi, manajemen konflik dan pemecahan masalah. Kemampuan mendengarkan secara aktif apa yang dikatakan orang lain, membantu mengembangkan pendekatan baru untuk memecahkan masalah, dan kemudian mengajak orang lain untuk bekerja mencapai tujuan proyek.

•

Manajer proyek harus memimpin tim proyek mereka dengan menyediakan visi, mendelegasikan pekerjaan, menciptakan lingkungan yang energik dan positif, memberikan contoh yang sesuai dan berperilaku efektif. Manajer proyek harus fokus pada keterampilan bekerja dalam tim secara efektif. Mereka harus mampu untuk memotivasi berbagai jenis orang dan mengembangkan semangat tim proyek dan stakeholder proyek lainnya. Manajer proyek harus bersikap fleksibel, kreatif, dan terkadang harus sabar dalam bekerja untuk mencapai tujuan proyek, mereka juga harus gigih dalam membuat proyek diketahui dan dikenal banyak pihak.

•

Manajer proyek khususnya yang mengelola proyek IT, harus mampu memanfaatkan teknologi secara efektif.

Semua manajer proyek harus terus mengembangkan pengetahuan dan pengalaman dalam manajemen proyek, manajemen umum, soft skill, dan industri yang mereka dalami.


Pentingnya Keahlian Kepemimpinan Dalam sebuah proyek diperlukan keahlian dan kompetensi yang berbeda dalam berbagai situasi proyek. Berikut beberapa keahlian dan kompetensi paling penting dalam berbagai situasi berdasarkan sebuah penelitian: •

Proyek-proyek besar: diperlukan keahlian kepemimpinan, pengalaman mengelola proyek yang sejenis sebelumnya, perencanaan, kemampuan menghadapi orang lain, komunikasi verbal, dan kemampuan membangun tim yang paling penting.

•

Proyek dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi: diperlukan keahlian manajemen risiko, manajemen ekspektasi, kepemimpinan, kemampuan menghadapi orang lain, dan keahlian perencanaan yang paling penting.

•

Proyek yang sangat baru: diperlukan kepemimpinan, kemampuan menghadapi orang lain, memiliki visi dan tujuan, percaya diri, manjemen ekspektasi, dan keahlian mendengarkan yang paling penting.

Berikut adalah 10 keahlian dan kompetensi paling penting untuk manajer proyek: 1. Kemampuan menghadapi orang lain (people skills) 2. Kepemimpinan (leadership) 3. Kemampuan mendengarkan orang lain (listening) 4. Integritas, perilaku etis, konsisten (integrity, ethical behaviour, consistent) 5. Kuat dalam membangun kepercayaan (strong at building trust) 6. Komunikasi verbal (verbal communication) 7. Kuat dalam membangun tim (strong at building teams) 8. Resolusi konflik, manajemen konflik (conflict resolution, conflict management) 9. Pemikiran kritis, pemecahan masalah (critical thinking, problem solving) 10. Pemahaman, keseimbangan prioritas (Understands, balances priorities) Pemimpin dan manajer adalah istilah yang sering digunakan bergantian walau terdapat perbedaan. Umumnya, seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan objektif yang besar lalu menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut. Sedangkan seorang manajer mengerjakan hal tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. Pemimpin menentukan visi, dan manajer mencapai visi tersebut. Namun, manajer proyek sering mengambil peran baik pemimpin


dan manajer. Manajer proyek yang baik dapat mengetahui apakah seseorang akan mensukseskan atau menggagalkan proyek, sehingga mereka bisa selalu memimpin tim proyek untuk mensukseskan proyek. Oleh karena itu, manajer proyek yang baik adalah manajer proyek yang memiliki karakteristik kepemimpinan dan manajemen. Mereka harus memberi contoh pada tim proyek dan fokus pada pencapaian hasil yang positif.

Karir Untuk Manajer Proyek IT Sebuah artikel terbaru menunjukkan bahwa, yang paling dicari perusahaan IT pada tahun 2010 dapat adalah mereka yang tidak mendalami keterampilan teknis sama sekali. Sedangkan sebuah survei terbaru oleh CIO.com menyampaikan bahwa posisi IT Executive akan menjadi paling laris dalam dua sampai lima tahun mendatang, Dari survei yang dilakukan didapatkan hasil bahwa pekerjaan IT yang paling diminati adalah Project/Program Management yaitu sebanyak 60%.

PROFESI MANAJEMEN PROYEK Profesi dari manajemen proyek berkembang dengan sangat cepat. Untuk mempermudah pembelajaran jenis pekerjaan seperti ini, kita perlu secara singkat mengetahui sejarah dari manajemen proyek, mengetahui mengenai Project Management Institute(PMI) dan beberapa layanan yang diberikannya(pemberian sertifikat), dan membahas perkembangan dari piranti lunak manajemen proyek.

Sejarah Manajemen Proyek Walaupun seseorang telah bekerja dalam proyek untuk waktu yang lama, banyak orang setuju bahwa konsep moderen dari manajemen proyek bermula dari The Manhattan Project, dimana pasukan militer amerika serikat memimpin untuk mengembangkan bom atom dalam perang dunia kedua. The Manhattan Project melibatkan banyak orang dengan beragam kemampuan di beberapa lokasi berbeda. Manajemen dari misi, jadwal, serta anggaran dipisahkan yang dipimpin oleh jenderal Leslie R. Groves, dimana manajemen teknis dipimpin oleh pimpinan ilmuan, DR. Robert Oppenheimer. The Manhattan Project berjalan selama 3 taun dengan biaya hamper 2 milyar dolar US pada tahun 1946.


Dalam mengembangkan proyek, pihak militer menemukan bahwa para ilmuan dan para spesialis teknis lain tidak memiliki keinginan ataupun kemampuan untuk mengelola proyek besar. Contohnya, setelah ditanya berulang kali mengenai tanggung jawab dari masing masing anggota dalam laboratorium baru Los Alamos pada tahun 1943, DR. Oppenheimer akhirnya memberikan jawaban dengan melempar secarik kertas dengan struktur organisasi tertulis di dalamnya pada pemimpin sambil berkata, “Here’s your damn organization chart.” Manajemen proyek dikenal sebagai displin ilmu yang berbeda yang membutuhkan orang-orang dengan kemampuan special, dan yang paling penting, keinginan untuk memimpin tim proyek. Pada tahun 1917, Hendry Gantt mengembangkan grafik Gantt yang terkenal untuk penjadwalan kerja di pabrik. Grafik Gantt adalah format standar untuk menampilkan informasi jadwal proyek dengan menjabarkan aktivitas proyek dan waktu mulai dan akhir dari aktivitas tersebut dalam format kalender. Awalnya, manajer mengambarkan grafik Gantt manual untuk menunjukkan tugas serta informasi jadwal proyek, dan alat bantu ini memberikan format standar untuk perencanaan serta peninjauan dari seluruh pekerjaan pada awap proyek-proyek militer. Saat ini, manajer proyek masih menggunakan grafik Gantt sebagai alat bantu utama untuk mengkomunikasikan informasi jadwal proyek, tetpai dengan bantuan computer, sehingga tidak perlu lagi menggambar secara manual dan diagram tersebut dapat dengan mudah didistribusikan kepada stakeholders proyek. Gambar 1-6 mengambarkan grafik Gantt yang dibuat menggunakan Microsoft Project, piranti lunak yang sering digunakan sekarang ini.

7053T - IT Project Management Gambar 2. Contoh Grafik Gantt Yang Dibuat Menggunakan Microsoft Project

Pada masa perang dingin pada tahun 1950-an dan 1960-an, pihak militer terus menjadi kunci dalam pengembangan beberapa teknik manajemen proyek. Para anggota dari proyek peluru kendali/kapal selam U.S. Navy Polaris pertama kali menggunakan diagram jaringan pada tahun 1958. Diagram ini membantu para manajer memodelkan hubungan dari tugas-tugas proyek, yang memudahkan mereka untuk membuat jadwal yang lelbih realistis. Gambar 1-7 menggambarkan diagram jaringan yang dibuat menggunakan Microsoft Project. Terlihat pada diagram tersebut adanya panah yang menggambarkan tugas mana yang berhubungan dan urutan dari anggota mana yang harus melaksanakan tugas tersebut. Konsep untuk menentukan hubungan dari tugastugas merupakan konsep penting yang membantu mengembangkan penjadwalan proyek. Konsep ini mempermudah pengguna untuk menemukan dan memonitor crtical path-jalur yang membutuhkan waktu terlama dalam diagram jaringan yang menentukan waktu tercepat penyelesaian proyek.

Gambar 3. Contoh Diagram Jaringan

Pada tahun 1970-an, Pihak militer amerika serikat dan para pemasok sipilnya mengembangkan piranti lunak untuk membantu dalam pengelolaan proyek besar. Piranti lunak manajemen proyek awalnya sangat mahal untuk beli dan harus dijalankan di komputer mainframe. Contohnya, artemis adalah produk piranti lunak yang membantu manajer menganalisa jadwal perancangan pesawat yang kompleks. Karyawan seringkali dibutuhkan untuk menjalankan pirantik lunak yang rumit dan plotter pulen yang mahal perlu mengambarkan diagram jaringan dan grafik Gantt.


Saat piranti keras komputer menjadi semakin kecil dan lebih terjangkau dan piranti lunak mengikutsertakan antar muka dalam bentuk grafis yang mudah, piranti lunak manajemen proyek menjadi lebih murah dan lebih sering digunakan. Hal ini membuat industri-industri dapat menggunakan piranti lunak manajemen proyek dalam segala jenis dan ukuran proyek. Piranti lunak baru membuat alat bantu dasar, seperti grafik Gantt dan diagram jaringan dengan murah, mudah dibuat, dan tersedia bagi semua orang untuk diperbaharui. Pada tahun 1990-an, banyak perusahaan mulai membuat kantor manajemen proyek untuk membantu mereka dalam menangani bertambahnya jumlah dan kompleksitas dari proyek. Sebuah Project Management Office(PMO) adalah kumpulan organisasi yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasi fungsi manajemen proyek di seluruh organisasi. Ada banyak cara untuk menstruktur sebuah PMO, dan masing masing dapat memiliki tanggung jawab dan peran yang bervariasi. Berikut tujuan dari PMO : •

Mengumpulkan,

mengorganisasikan,

dan

mengintegrasikan

data

proyek

untuk

keseluruhan organisasi. •

Mengembangkan dan mengelola contoh dari dokumen proyek.

•

Mengembangkan atau mengkoordinasikan pelatihan dalam topik-topik manajemen proyek.

•

Mengembangkan dan menyediakan jalur karir formal untuk manajer proyek

•

Menyediakan layanan konsultasi manajemen proyek.

•

Menyediakan struktur kepada manajer proyek saat mereka sedang bekerja sebagai manajer proyek atau sedang mengalami transisi antar proyek.

Pada akhir abad 20, setiap orang pada seluruh industri di seluruh dunia mulai menginvestigasi dan mengaplikasikan aspek-aspek yang berbeda dari manajemen proyek pada proyek mereka. Tingkat kerumitan dan efektivitas dari alat bantu manajemen proyek mana yang diaplikasikan dan digunakan sekarang ini mempengaruhi cara perusahaan melakukan bisnis, menggunakan sumber daya, dan menanggapi kebutuhan pasar dengan cepat dan tepat. Banyak organisasi sekarang ini menggunakan piranti lunak manajemen portofolio proyek atau perusahaan untuk membantu mengelola portofolio proyek. Banyak sekolah, universitas, dan perusahaan di seluruh dunia menawarkan kelas mengenai bermacam-macam aspek dari manajemen proyek. Anda bahkan dapat mendapatkan gelar Strata1, Strata-2, maupun Strata-3 dari manajemen proyek. PMI melaporkan pada tahun 2008 bahwa


ada 280 institusi yang menawarkan gelar dalam manajemen proyek, 103 diantaranya berada di China. Saat perusahaan barat datang ke China, mereka cenderung mempekerjakan seseorang yang memiliki sertifikasi PMP sebagai verifikasi tambahan dari kemampuan mereka. Dalam survei gaji kami, perbedaan gaji dalam IT sangat dramatis. Seseorang dengan sertifikasi dapat mendapatkan lima sampai enam kali lipat gaji lebih banyak. Oleh karena itu terdapat keuntungan yang besar untuk mendapatkan sertifikasi dan bekerja untuk perusahaan barat. Masalah dalam pengelolaan proyek, publikasi mengenai manajemen proyek, dan kepercayaan bahwa hal ini dapat membuat perbedaan terus berkontribusi dalam perkembangan dari bidang ini.

The Project Management Institute Walaupun banyak perhimpunan profesional mengalami kemunduran dalam jumlah anggota, Project Management Institute(PMI)., sebuah perhimpunan profesional bertaraf internasional bagi manajer proyek didirikan tahun 1969, terus memikat dan memelihara para anggota, dengan 277.221 anggota dari seluruh dunia pada 31 Agustus 2008. Sebagian besar anggota PMI bekerja dalam bidang teknologi informasi dan lebih dari 13.000 membayar biaya tambahan untuk bergabung ke grup minat spesifik sistem informasi. Karena banyak orang bekerja dalam proyek dalam industri yang bermacam-macam, PMI membuat grup minat spesifik(SIGs) yang membantu anggota untuk membagi ide tentang manajemen proyek dalam area

aplikasi

tertentu,

seperti

sistem

informasi.

PMI

juga

memiliki

SIGs

untuk

pertahanan/kedirgantaraan, layanan keuangan, kesehatan, manajemen perhotelan, manufaktur, pengembangan produk baru, retail, dan pembangunan perkotaan, dll. Selain PMI, terdapat perhimpunan lain untuk para manajer poyek.

Sertifikasi Manajemen Proyek Sertifikasi profesional adalah faktor penting dalam mengakui dan memastikan kualitas dari profesi. PMI menyediakan sertifikasi sebagai profesional manajemen proyek(PMP) – seseorang yang telah mendokumentasikan pendidikan dan pengalaman proyek yang cukup, menyetujui untuk mengikuti kode etik PMI dalam pelaksanaan profesi, dan mendemonstrasikan pengetahuan dari bidang manajemen proyek dengan melewati ujian komprehensif.


Jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi PMP terus berkembang. Pada tahun 1993, terdapat 1.000 profesional manajemen proyek. Pada tanggal 31 Desember 2008, terdapat 318.289 PMP yang aktif. Gambar 1-8 menunjukkan pertumbuhan yang pesar dalam jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi profesional manajemen proyek.

Gambar 1-8 Perkembangan Pemilik Sertifikasi PMP

Beberapa penelitian menunjukkan bahwa organisasi yang mendukung sertifikasi teknis cenderung beroperasi dalam lingkungan teknologi informasi yang kompleks dan lebih efisien dibanding perusahaan yang tidak mendukung sertifikasi. Organisasi yang mendukung sertifikasi PMP melihat nilai tambah dari investasi dalam program pengembangan pengetahuan manajemen proyek bagi karyawan-karyawannya. Banyak perusahaan sekarang membutuhkan sertifikasi spesifik untuk memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki kemampuan tersebut dan pencari kerja seringkali mendapatkan keuntungan saat mereka mendapatkan dan mengelola sertifikasi yang diminati pasar. Certification Magazine survei pada tahun 2006 pada 35.000 pekerja teknologi informasi yang berasal dari 197 negara menemukan bahwa pekerja teknologi informasi dengan sertifikasi PMP mendapatkan gaji terbesar dari seluruh pekerja teknologi informasi dengan sertifikasi profesional. Saat proyek teknologi informasi menjadi semakin kompleks dan global, kebutuhan untuk orang yang telah mendemonstrasikan pengetahuan dan kemampuan dalam manajemen proyek akan terus berlanjut. Seperti kelulusan dari ujian CPA adalah standar bagi akuntan, kelulusan dari ujian PMP menjadi standar bagi manajer proyek. Beberapa perusahaan membutuhkan seluruh


manajer proyek untuk bersertifikasi PMP. Sertifikasi manajemen proyek juga membuat profesional dapat menyebarkan pengetahuan dasar mengenai manajemen proyek. Sebagai contoh, setiap orang yang bersertifikasi PMP dapat menjabarkan, mendeskripsikan, dan menggunakan sembilan area pengetahuan manajemen proyek. Penyebaran pengetahuan dasar sangat penting karena itu dapat membantu mengembangkan teori serta aplikasi teori dari manajemen proyek. PMI juga menawarkan sertifikasi lain seperti manajemen penjadwalan, resiko dan program.

Etika dalam Manajemen Proyek Etika didefinisikan sebagai kumpulan norma yang mengarahkan pengambilan keputusan kita didasarkan pada apa yang benar dan salah. Pengambilan keputusan secara etis adalah bagian penting dari hidup personal maupun profesional kita karena hal tersebut dapat meningkatkan kepercayaan dari orang lain terhadap kita. PMI memiliki kode etik dan pelaksanaan profesi yang disahkan pada tanggal 1 januari 2007. Berikut kutipan dari dokumen tersebut : 2.2.1 Kami mengambil keputusan dan melaksanakan berdasarkan kebutuhan utama dari masyarakat, keamanan publik, serta lingkungan. 2.2.2 Kami hanya menerima tugas yang konsisten dengan latar belakang, pengalaman, kemampuan, dan kualifikasi kami. 2.2.3 Kami berkomitmen untuk memenuhi apa yang kita janjikan – kita kerjakan apa yang kita telah katakan akan kita kerjakan. 3.2.1 Kami menginformasikan diri kami tentang norma dan kebudayaan dari orang lain dan menghindari terjadinya sikap yang mereka anggap tidak menghormati mereka. 3.2.2 Kami mendengarkan sudut pandang orang lain dan berusaha untuk mengerti. 3.2.3 Kami secara langsung menyelesaikan kepada siapa kami mengalami konflik maupun pertentangan. 4.2.1 Kami mendemonstrasikan transparansi dari proses pengambilan keputusan kami. 4.2.2 Kami tetap mengecek ulang keadilan dan objektivitas, serta mengambil tindakan korektif jika diperlukan. 4.3.1 Kami secara proaktif dan secara penuh memperlihatkan konflik keinginan yang nyata maupun potensial pada stakeholder yang sesuai. 5.2.1 Kami sunguh-sungguh berusaha untuk mengerti tentang kebenaran. 5.2.2 Kami jujur dalam komunikasi serta pelaksanaan kerja kami.


Piranti Lunak Manajemen Proyek Berikut tiga kategori piranti lunak manajemen proyek berdasarkan fungsi dan harga : •

Low-end tools : Alat bantu ini menyediakan fitur manajemen proyek dasar dan biasanya memiliki harga dibawah $200 setiap pengguna. Alat bantu jenis ini biasa direkomendasikan untuk proyek kecil dan satu pengguna. Kebanyakan alat bantu ini memudahkan pembuatan grafik Gantt yang sulit dilakukan jika dibuat menggunakan piranti lunak produktivitas sekarang.

•

Midrange tools : Alat bantu ini dirancang untuk menangani proyek yang lebih besar, banyak pengguna, maupun banyak proyek. Semua alat bantu jenis ini mampu membuat grafik Gantt dan diagram jaringan, dan dapat membantu dalam analisa jalur kritis, alokasi sumber daya, pelacakan proyek, pelaporan status, dll. Harga berkisar antara $200 sampai $600 setiap pengguna, dan beberapa alat bantu membutuhkan tambahan piranti lunak server untuk penggunaaan fitur workgroup.

•

High-end tools : Biasa disebut piranti lunak manajemen proyek perusahaan, alat bantu jenis ini menyediakan kapabilitas yang kuat untuk menangani proyek yang sangat besar, kelompok kerja tersebar, dan fungsi manajemen portofolio dan perusahaan yang merangkum dan menggabungkan informasi proyek individu untuk menyediakan tampilan perusahaan dari seluruh proyek. Produk-produk ini memiliki lisensi berbasis tiap pengguna, terintegrasi dengan piranti lunak manajemen database perusahaan, dan dapat diakses lewat internet.

Seperti yang telah dijabarkan sebelumnya, banyak alasan untuk mempelajari manajemen proyek, terutama saat itu berhubungan dengan proyek teknologi informasi. Jumlah proyek teknologi informasi terus berkembang, kompleksitas dari proyek-proyek ini pun terus meningkat, serta profesi dari manajemen proyek terus berkembang dan dewasa. Saat makin banyak orang mempelajari dan bekerja pada bidang penting ini, persentase sukses dari proyek teknologi informasi seharusnya berkembang.


SIMPULAN •

Proyek adalah sekumpulan kegiatan dengan waktu terbatas yang mempunyai tujuan untuk menghasilkan suatu produk, layanan atau output tertentu

•

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, kemampuan, metode dan peralatan dalam kegiatan proyek untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut.

•

Managemen proyek dibagi menjadi dua bidang kategori yaitu bidang inti (core area) dan bidang fasilitasi (facilitating area), area inti dari manajemen proyek adalah manajemen cakupan (scope management), manajemen waktu, manajemen biaya dan manajemen kualitas, sedangkan bidang fasilitasi manajemen proyek meliputi manajemen sumberdaya, manajemen komunikasi, manajemen risiko dan manajemen pengadaan.

•

Program adalah kumpulan proyek yang dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh tujuan atau manfaat tertentu.

•

Pemangku kepentingan proyek (Project stakeholder) adalah orang-orang yang terlibat atau terimbas dari aktivitas proyek dan termasuk sponsor proyek, tim proyek, staff pendukung, customer, pemakai, vendor, dan juga lawan dari proyek.

•

Manajer proyek mempunyai peranan penting dalam sebuah proyek. Manajer proyek harus bekerja sama dengan stakeholder lainnya pada proyek, terutama tim sponsor dan tim proyek.


DAFTAR PUSTAKA 1. Schwalbe, Kathy. (2009). Information Technology Project Management. Sixth edition. Course Technology. Augsburg. ISBN: 978-0324786927. 2. Marchewka, Jack T. (2006). Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value. Second edition. Wiley. Illinois. ISBN: 9780471715399.

IT project Management

Recommend Documents