INSTRUCCIONES PARA LA INSPECCION DE CONTENEDOR A LA RECEPCION PARA REPARACION Y REPORTE DE ENTREGA AL AL TERMINO DE REPARACION Instrucción de Trabajo N°:
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ÁREA DE OPERACIONES 1
OBJETIVO
Dar a conocer las Instruccione I nstrucciones s que se deben seguir para la Recepción de Contenedores a ser Reparados y su posterior Entrega al Término de los Trabajos, dando cumplimiento a la
Norma y Estándares BASC.
2
RESPONSABILIDADES
a)
Es responsa responsabili bilidad dad del Encargad Encargado o de Operacio Operaciones nes la revisión y actualización permanente de esta Instrucción, Es responsab responsabilid ilidad ad del Supervis Supervisor or de Operacion Operaciones es la Recepción y Entrega de Contenedores Contenedores y el cumplimiento cumplimiento de esta Instrucción, Es responsabilidad responsabilidad del Oficial Oficial de Protección Protección verificar que que la presente Instrucción se aplique correctamente y que su efectividad es concurrente con las exigencias de la Norma y Estándares BASC.
b) c)
3 3 .1 a) b)
4
INFORMACIÓN CO COMPLEMENTARIA Definiciones BASC: Coalición Empresarial anti contrabando SIG: Sistema Sistema Integra Integrado do de de Gestión Gestión,, que incluye incluye Calidad Calidad y Protecci Protección. ón.
INSTRUCCION DE DE TR TRABAJO
CONTAI CONTAINE NERS RS SERVIC SERVICES ES BUSINE BUSINESS SS SRL design designará ará una una persona persona respo respons nsabl able e de la Recep Recepció ción n y Entreg Entrega a de Conte Contened nedore ores s (Inspe (Inspecto ctorr de Conte Contene nedor dores) es),, el mismo mismo que que dará dará cumplimiento cumplimiento a las siguientes Instrucciones:
4. 4.11
Recep Re cepció ción n de Cont Conten ened edore ores s para para Rep Repara aració ción n
La Rece Recepc pció ión n de los los Cont Conten ened edor ores es para para Repa Repara raci ción ón,, esta estará rá a carg cargo o del del Insp Inspec ecto torr de Contenedores Contenedores de la empresa y se llevará a cabo en la Zona de Trabajo dispuesta al interior del Terminal de Contenedores de propiedad del Operador Logístico, al cual se le brinda el servicio. Esta se hará efectiva durante la Jornada Diurna de Trabajo, es decir entre las 08:00 a 16:00 horas horas.. Por ningú ningún n otro otro motiv motivo o se hará hará fuera fuera de este este horar horario io,, pudie pudiendo ndo perma permanec necer, er, bajo bajo responsabilidad responsabilidad del Operador, en la Zona de Trabajo, hasta su recepción oficial. Para su recepción, el Inspector de Contenedores hará uso del Formato FR- “INSPECCIÓN DE CONTENEDOR CONTE NEDOR A LA RECEPCIÓN RECEPCIÓN PARA PARA REPARACIÓN” REPARACIÓN” en la misma que se establecen pautas de verificación, que nos permitirá detectar cualquier evidencia fuera de los estándares de un contenedor, debiendo quedar registrado, pudiéndose dar los siguientes casos en el proceso de recepción:
Aceptación: El cont conten ened edor or no pres presen enta ta
a) observaciones que Registrar
Ace cept ptac ació ión n
b)
con con
Obse Observ rvac acio ion nes es::
contenedor presenta Observaciones, Observaciones, cuales sean los siguientes casos:
Originado por:
Aprobado por:
Encargado de Operaciones
Willy MIRANDA Barrutia Gerente General
El
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Presenta indicios de Reparaciones anteriores las cuales deben Registrarse como Observaciones, Presenta abolladuras o deterioros de trabajos que no hayan requerido • su Reparación las cuales deben registrarse como Observaciones, Rechazado: El contenedor presenta cambios estructurales no reportados o se evidencia la sospecha de actos ilícitos •
c)
A manera de guía, a continuación se establecen pautas que facilitará la inspección de un contenedor:
4.1.1 Inspección de Contenedores Secos Los contenedores más comunes son los de 20 y 40 pies de longitud; tienen una armazón rígida de acero que soporta el peso de la carga, en cuya proyección presentan bloques que son empleados para levantar el contenedor con una grúa. Entre las barras del armazón se tienen paneles corrugados que forman las paredes del contenedor y que por lo general se construyen de acero corrugado o en algunos casos pueden ser de aluminio o de fibra de vidrio; el piso de los contenedores es generalmente de madera con soportes metálicos, algunos pisos también pueden ser de planchas metálicas, mientras que las puertas presentan una estructura de mayor consistencia, con marcos de acero y dispositivos de cierre huecos. Los contenedores secos tienen la siguiente clasificación:
Del Tipo Común o Dryvan (cerrados) de 20´, 40´ y 40´ High Cube: Disponibles para cualquier carga seca normal
Puertas de 2 hojas que conforman la pared frontal
Paredes Corrugaras
Abiertos por el techo (Open Top) de 20´ y 40´: Presentan el techo removible de lona, especialmente diseñados para transporte de cargas pesadas o de dimensiones extras. Permiten la carga y descarga superior. Lona
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Abierto por los lados como los flap rack de 20´ y 40´: Con terminales fijos o rebatibles, sin laterales, son diseñados para el transporte de carga de grandes dimensiones
Graneleros de 20´: Con tomas superiores y descarga por precipitación, para el transporte de granos
De plataforma: Diseñados para el transporte de carga de grandes dimensiones y peso extra
Para estos tipos de Contenedores se debe tener en consideración lo siguiente:
a)
Los contenedores deben ser inspeccionados desde afuera hacia dentro. Hay que tomar en cuenta su condición de conservación; ¿es nuevo o viejo?, ¿tienen soldadura nueva o pintura fresca? o si presenta modificaciones o trabajos de reciente reparación,
b)
Dentro del contenedor hay que mirar, oler, palpar, golpear, hay que usar los sentidos para hacer una inspección preliminar de este, porque
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un fuerte olor que despida o por los daños que presenta, hará presumir la comisión de un acto irregular,
c)
d)
Por ley todo contenedor debe tener un número de serie que consta de cuatro letras que lo identifican; y siete dígitos (seis números continuados y un número adicional); esta numeración va colocada en los seis lados del contenedor y cuyo número original se ubica en la unión inferior izquierda del poste esquinero con la barandilla o viga lateral del fondo y que debe coincidir con aquellas que obran en los lados visibles del contenedor, Los lugares mas comunes en los que se pueden esconder droga, por lo general son: en las paredes laterales, en el techo, en los postes frontales, en el piso, en las barras de cierre, en la pared posterior, presentándose características que por lo general no guardan simetría estructural o presentan variaciones en la continuidad de los cordones de soldadura o en los tonos de la pintura, igualmente variaciones en los estándares del contenedor y altos relieves principalmente en el piso y en la pared del fondo,
e)
Uno de los lugares mas importantes que se deben inspeccionar en un contenedor, corresponde a la pared frontal, dentro de la cual puede estar camuflado un compartimiento secreto de depósito de drogas de gran volumen, ya que los marcos de las puertas son de dos o tres pulgadas que van desde el piso hasta el techo y pueden esconder sin dificultad hasta cien kilogramos de cocaína. Igualmente, es posible modificaciones en los bloques esquineros y las corrugaciones entre los paneles que forman la pared frontal, en donde se han descubierto paredes falsas en la que el traficante a elaborado bloques esquineros para cubrir la pared falsa, dejándola como si fuera del mismo nivel del panel del forrado; esta pared falsa puede ser del mismo material de una puerta ordinaria y hasta corrugado como si fuera una pared delantera autentica,
f)
Las paredes que revisten al contenedor podrían también ser modificadas propiciando un doble fondo, por lo que deben ser inspeccionadas, principalmente por el interior del contenedor, sin dejar de observar el exterior, en cuyos lados podría darse el caso de observar ondulaciones o deformaciones de la estructura. Según la clase de contenedor, las paredes corrugadas por lo general son de acero que no soportan calor sin la tendencia a deformarse, en otros casos pueden también ser de aluminio o de fibra de vidrio. En todos los casos se deben utilizar la técnica del martillo para detectar compartimentos falsos tomando en cuenta todas las partes del contenedor,
g)
La revisión de los pisos debe de hacerse desde el interior del contenedor y desde afuera de éste. Los pisos de los contenedores que no presentan modificaciones, por lo general están al nivel del marco de la puerta delantera; si las tablas del piso sobresalen del nivel del marco o parecen nuevas, o no están niveladas o se inclinan hacia arriba, especialmente hacia la pared delantera, entonces es posible que exista un piso falso; otro método de descubrir un piso falso consiste en tocar el techo a la entrada del contenedor y caminar hacia la parte posterior, una persona con experiencia notara así un cambio de altura por la modificación del piso. Por el lado exterior, la estructura del piso lo conforman barras transversales en forma de “I”, “L” o” T” distribuidas uniformemente a lo largo del contenedor; la inspección externa del piso se dificulta de no contar con elementos de izage, por lo que se procurará hacerlo en el momento en que el contenedor es movilizado,
h)
La dificultad de inspeccionar los techos, hace que se conviertan en sitios privilegiados por los narcotraficantes. Los techos falsos pueden ser
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internos o externos; los externos se pueden descubrir observando la distancia entre la parte de arriba del bloque esquinero y la del techo, generalmente el techo es un poco mas bajo que la parte superior de los bloques esquineros; el techo que sobresale de esos bloques es sospechoso; un techo interno falso se puede descubrir al tratar de tocar el techo caminando hacia el interior del contenedor observándose el cambio en la altura; también puede haber otras señales tales como pintura fresca, bloques esquineros oscurecidos, quemaduras de soldadura y otras anomalías por el estilo.
En todos los casos, una buena inspección nos permitirá detectar indicios de modificaciones y que por lo general corresponden a la presencia de pintura fresca o cambio de coloración de la misma; quemaduras de soldadura en la parte interior o exterior del contenedor; así como perdida en la continuidad del cordón de soldadura (tramo de soldadura irregular), variaciones en la textura de la pared o ausencia de corrugaciones o deformación con evidencia de ondulaciones en las planchas, a los que se suman el olor característico a pintura, de madera quemada, pegamento, material de relleno, grasa etc. Otra de las formas de detectar paredes falsas, es haciendo uso de un martillo (objeto metálico), el cual se usa para dar golpes para evidenciar si existe un sonido disparejo o un sonido que no se asemeja al acero (madera u otro material). Cuando exista alguna sospecha, la forma mas rápida de descartar la presencia de contrabando, es perforando los postes o paneles con un taladro y si es necesario se podrá hacerse uso de una sonda telescópica o de una cámara remota de lectura a distancia. Estos procedimientos de búsqueda invasiva o destructiva no están autorizados a ser efectuados por el personal de la empresa, recayendo la responsabilidad al personal de la Policía Nacional y Aduanas con autorización expresa del fiscal de turno. Hay que tener presente que cuando se tiene la oportunidad de observar el traslado de un contenedor, en el momento de ser elevado por la grúa, si este se inclina hacia un lado, existe una evidencia probable de que hay algo pesado y escondido en su interior.
4.1.2 La Inspección de Contenedores Refrigerados: Los contenedores refrigerados pueden ser de los siguientes tipos:
Refrigerado integral o Reefer de 20´, 40´ y High Cube 40´: Contenedor con equipo propio de generación de frío, diseñados para el transporte de carga que requiere temperaturas constantes sobre bajo cero
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Contenedores insulados PHORTOLE o CONAIR: Sin equipo generador de frío, preparados para el transporte de carga que requiere temperaturas constantes
a)
Cuales quiera sea el tipo de contenedor de carga refrigerada, este ofrece más lugares para esconder drogas que cualquier otro tipo de contenedor. Las paredes, el techo y las puertas interiores tienen una pared de doble fondo rellena con material aislante de 10 a 15 cm. de espesor. Igualmente, en los contenedores refrigerados con equipo propio de generación de frío, tienen una connotación especial que lo hace de alto riesgo por los espacios libres existentes tales como:
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El espacio destinado al Evaporador y conexión para equipos especiales que suministran frió El espacio destinado al Condensador • Los espacios en cajas de control eléctrico y automatismo • El espacio destinado al Compresor • El espacio destinado a las baterías • •
Sin embargo, considerando que en los contenedores refrigerados existe la posibilidad de que intervenga personal especializado ajeno a nuestra empresa, el mismo que es contratado por el propio Operador Logístico, en el proceso de recepción de contenedores refrigerados se debe consignar que la responsabilidad de la empresa, en lo referente a la protección del contenedor, mientras duren los trabajos de mantenimiento o reparación del mismo, se suscribirá únicamente a aquellas áreas de influencia derivadas de nuestro trabajo, es decir, al interior del mismo y en exteriores tan solo en aquello referido a las paredes laterales, techo y puerta de acceso, en cuyo caso, mientras el contenedor esté a nuestra disposición, el contenedor deberá permanecer cerrado con candado y precinto de seguridad,
b)
c)
Al interior del contenedor, en la zona posterior, se presenta un tabique que separa el motor de la carga formando un espacio de circulación de aire. El tamaño de ese tabique y su distancia del motor pueden variar; pero por lo general van de 20 ó a 25 cm., este tabique esta presente en los lados, en la parte superior e inferior, adyacentes al techo y piso respectivamente; estos tabiques lo conforman tapas de registro de fácil acceso y corresponden a espacios amplios para ocultar droga, Otro de los posibles espacios en donde ocultar droga, corresponde a una sección del conducto de ventilación que va a lo largo del contenedor para distribuir el aire refrigerado,
d)
Así mismo, se pueden generar espacios libre modificando estructuras, principalmente en la pared posterior, en algunos casos los traficantes han despegado paredes enteras y han reemplazado el material aislante con drogas; a veces se han ahuecado ciertas secciones que luego se reparan,
e)
Los pisos de los contenedores refrigerados por lo general corresponden a listones de aluminio para permitir el movimiento del aire frió debajo de la carga, estos listones podrían ser preparados para ocultar carga ilegal,
f)
Los techos están cubiertos de un material aislante de 10 a 15 cm. de espesor entre el techo interior y exterior; se pueden descubrir pisos y techos falsos a través de señalen delatoras, tales como las variaciones en la altura o una apariencia desigual,
g)
La presencia de remaches nuevos, de pegamentos o reemplazos parciales de planchas, las deformación de planchas producto de haber sido dobladas hacia atrás o paredes infladas, son señales de trabajos impropios, lo que conlleva a sospechar de actos ilícitos por lo que será rechazado el contenedor, si previamente no se efectúa una inspección autorizada, gestión a cargo del propietario del contenedor.
4.1.3 Inspección de otros tipos de Contenedores
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Existen otras variantes de contenedores destinados al transporte de líquidos múltiples y por lo tanto de diseños variables en función al tipo de líquido a ser transportado. Los hay revestidos para el transporte de productos químicos corrosivos, o para la carga de aceites y vinos. Una variante de estos contenedores pueden requerir equipos con calefacción o insulados para cargas especiales de diversos tipos y por lo tanto requieren de material aislante contenido entre la envuelta interior, por lo general de acero o aluminio y en algunos casos de fibra de vidrio y la envuelta exterior de materiales de menor espesor y de diversos materiales; estos contenedores son cilíndricos y requieren de una estructura soporte; por lo general son totalmente cerrados, a excepción de tapas de registro o de llenado, lo que dificulta la inspección por interiores. A manera de referencia a continuación se muestra una de las variantes para estos tipos de contenedores
En todo caso, por su variada configuración de características especiales, se debe tener especial cuidado en la recepción de estos contenedores, bajo las mismas premisas que se han definido en los párrafos anteriores.
4.1.4 Instrucciones para el llenado del Formato de “Inspección a los Contenedores a la Recepción para Reparación” a)
Encabezado Número del Contenedor: Se registra el número del contenedor formado de cuatro letras de identificación; y siete dígitos (seis números continuados y un número adicional)
Tipo de Contenedor según Código ISO: Se coloca el código ISO que identifica el tipo de contenedor
Operador: Se coloca el nombre completo del Operador Logístico a cargo del contenedor Fecha de Recepción: Se coloca el día mes y año en que se recepciona el contenedor b)
Cuadro Planilla de verificación Deberá Marcar con una X en las áreas de confirmación según corresponda un Si o un No y en el área de posibilidad (N/A o NP/A) según corresponda. N/A: no aplicable; NP/V: No es posible verificar.
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Cuadro Observaciones Bajo el criterio de protección, se deberá registrar cualquier reparación anterior que sea visible, precisando el lugar y tipo de reparación; de igual manera, se registrará cualquier novedad que a criterio del inspector deba ser notificado, bajo el considerando que una “Recepción con Observaciones” o el “Rechazo” del contenedor, deberá sustentarse, en el presente párrafo, los motivos determinan esta condición
d)
Al pie del cuadro Observaciones Se registra la condición de recepción bajo los criterios de Aceptado, Aceptado con Observaciones o Rechazado
Número del Contenedor: Se registra el número del contenedor formado de cuatro letras de identificación; y siete dígitos (seis números continuados y un número adicional)
Fecha de Recepción: Se coloca el día mes y año en que se recepciona el contenedor Nombre del Inspector que recibe y Firma: se colocará el nombre completo del inspector nombrado expresamente por la empresa, quien estará a cargo de la recepción del contenedor. Al extremo derecho estampará su firma, dando conformidad a la recepción o rechazo según los términos registrados en el presente formato.
Nombre del Inspector que entrega y Firma: se colocará el nombre completo del inspector nombrado expresamente por el Operador Logístico, quien estará a cargo de la entrega del contenedor. Al extremo derecho estampará su firma dando conformidad con lo registrado en el presente formato
4.2
Entrega del contenedor al Término de las Reparaciones
Una vez que se hayan concluido los trabajos de reparación del contenedor, según fue acordado entre las partes, se procederá a hacer entrega del mismo, tarea que estará a cargo del Inspector de Contenedores de la Empresa, quien hará entrega del contenedor al Inspector expresamente autorizado por el Operador Logístico, operador del contenedor; previamente llenará el Formato FR - “REPORTE DE CONTENEDOR PARA SU ENTREGA AL TÉRMINO DE REPARACION”, en el mismo que se registrará la información según corresponda, debiendo dejar clara constancia de cuales son los trabajos efectuados y en que condiciones se hace entrega del contenedor, teniendo particular relevancia el definir responsabilidades en lo referente a la protección.
4.2.1
Instrucciones para el llenado del Formato de “Reporte del Contenedor para su entrega al Término de los Trabajos de Reparación”
a)
Encabezado Número del Contenedor: Se registra el número del contenedor formado de cuatro letras de identificación; y siete dígitos (seis números continuados y un número adicional)
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Tipo de Contenedor según Código ISO: Se coloca el código ISO que identifica el tipo de contenedor
Operador: Se coloca el nombre completo del Operador Logístico a cargo del contenedor Fecha de Recepción: Se coloca el día mes y año en que se recepciona el contenedor b)
Cuadro Descriptivo de Trabajos Efectuados Ítem: Se coloca el número secuencia de cada uno de los trabajos realizados Tipo de Daño: Se registra el tipo de daño Descripción del trabajo Efectuado: Se precisa que tipo de trabajo se ha efectuado, detallando el método de reparación utilizado
Ubicación: Se precisa la ubicación exacta de la zona afectada. Magnitud de la Reparación: se coloca la dimensión del daño, precisando la longitud y altura en centímetros, de manera tal que de una idea clara de la proporción del trabajo efectuado.
c)
Cuadro Observaciones Se procederá a registrar las novedades que precise acreditar el Inspector nombrado por el Operador Logístico, sin que esto signifique aceptación expresa de aquello registrado, pudiendo el Inspector de contenedores de la empresa ampliar la observación o precisar las causas de la misma. En caso el Contenedor no sea aceptado por el Operador Logístico se registrará cuales han sido los motivos de su rechazo, debiendo quedar registrado que el contenedor no fue recepcionado y la entrega no se concretó.
d)
Trabajadores que participaron en la Reparación Se registrará el nombre completo de todos los operarios de la empresa que participaron en la reparación del contenedor, sea cual fuese la magnitud del trabajo efectuado por cada uno de ellos
e)
Al pie del cuadro Observaciones Se registra la condición de recepción bajo los criterios de Aceptado o Rechazado
Número del Contenedor: Se registra el número del contenedor formado de cuatro letras de identificación; y siete dígitos (seis números continuados y un número adicional)
Fecha de Recepción: Se coloca el día mes y año en que se recepciona el contenedor Nombre del Inspector que entrega y Firma: Se colocará el nombre completo del inspector nombrado expresamente por la empresa, quien estará a cargo de la entrega del contenedor. Al extremo derecho estampará su firma, dando conformidad a la recepción o rechazo según los términos registrados en el presente formato.
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Nombre del Inspector que recibe y Firma: Se colocará el nombre completo del inspector nombrado expresamente por el Operador Logístico, quien estará a cargo de la recepción del contenedor. Al extremo derecho estampará su firma dando conformidad a lo registrado en el presente formato
4.3
Referencias de Partes y Zonas Críticas de Riesgo
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4.4
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Instrucciones de Protección
Las señaladas en el párrafo precedente. Adicionalmente, todo el personal está obligado a verificar y reportar la presencia de gente extraña o ajena a las operaciones o de cualquier acto ilícito de quien venga, evitando verse comprometido por omisión o descuido. De existir
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cualquier evidencia que pone en riesgo la protección de las instalaciones o de la carga, se deberán paralizar las operaciones, debiendo quedar estos hechos registrados en el Formato
FR- “PARTE DE NOVEDADES DE PROTECCION”
5
PRÓXIMOS PROCESOS
Los datos de salida del presente proceso son datos de entrada para todos los procesos del SIG de la Organización en los que se incluye la Protección.
6
MONITOREO DEL PROCESO E INDICADORES
6.1
Monitoreo El presente proceso se monitorea por medio de los procesos de Auditoria Interna y de Revisión por la Gerencia.
6.2
Indicadores No aplicable
7
DIAGRAMA DE PROCESO Y SUS INTERACCIONES No Aplicable
8
REGISTROS Se mantiene los siguientes Registros:
Nombre del Registro
Responsable a Cargo
Inspección de Contenedor a la Encargado de Operaciones Recepción para Reparación Reporte de Contenedor para su Encargado de Operaciones Entrega al término de Reparación
Tiempo de Retención 1 año 1 año
HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Mod. N° 0
Identificación de la modificación Edición inicial
Fecha 11.12.05
