ENSAYO ARGUMENTATIVO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DE LA GESTION DE PROYECTOS EDUCATIVOS
Un proyecto educativo debe conducir a los que lo realizan, a un esfuerzo temporal, hasta lograr el producto o resultado que se quiera obtener, claro está bajo una revisión constante, control dirección y coordinación de todos los procesos sin perder su integración. Esta estructura se hace con la finalidad de obtener unos buenos resultados y un desarrollo adecuado que nos lleve a la fase final o logros de los objetivos del proyecto; la planeación debe estar dirigida a la fase inicial, en donde se recoge y se construye la información de las diferentes áreas, teniendo en cuenta cuatro elementos que estructuran el desarrollo, ejecución y consolidación de estos; estos elementos son: la integración, el alcance, el tiempo y el costo. El siguiente ensayo tiene como fin sustentar respuestas a los siguientes interrogantes o preguntas. ¿Qué es el plan de gestión de la integración y cuál es su importancia y aplicación en proyectos educativos? ¿Qué es el plan de gestión de alcance y cuál es su importancia de su aplicación en proyectos educativos? ¿Qué es el plan de gestión de tiempo y cuales su importancia de aplicación en proyectos educativos? ¿Qué es el plan de gestión de costos y su aplicación en proyectos educativos?
El plan de gestión de integración es el área donde se realizan los procesos necesarios y estrategias para unificar, consolidar y articular las diferentes actividades que son importantes para la correcta realización del proyecto. En la integración se enmarcan diferentes elementos importantes, en los que se encuentran: a). El acta de constitución o inicio del proyecto, que es el documento mediante el cual se autoriza de manera formal su ejecución; b). El enunciado del alcance del proyecto, es decir tener claridad de los objetivos, requisitos, características, criterios, límites y productos entregables del proyecto; c). La supervisión y control del trabajo de tal forma que se garantice el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen acciones preventivas y también se pueda aplicar acciones correctivas; d). El cierre del proyecto está relacionado con demostrar la funcionalidad de los procesos y productos realizados, logrando así la aceptación por parte del cliente. Cada uno de los elementos en mención tiene un propósito frente al desarrollo de los procesos de la gestión; es precisamente esta la razón de su importancia.
De eludir el análisis de estos procesos, hay mayor posibilidad de encontrar obstáculos en su implementación que no pueden ser sorteadas adecuadamente y por lo tanto se toma el riesgo de abandonar su ejecución. También es importante destacar; que gracias a este proceso se puede orientar el camino frente al alcance, tiempo y costos en la ejecución del proyecto.
La planeación del alcance es otra área de la gestión del proyecto que nos lleva a analizar la información encontrada el acta de constitución del proyecto. La importancia de esta fase es permitir tener una claridad frente a lo que se va hacer (descripción de los objetivos), los requisitos, limitaciones, los productos a entregar, los criterios de aceptación y las restricciones del proyecto, definiendo que se incluye y que no, lo que debemos hacer y conocer de los objetivos del proyecto educativo; y así llevar a cabo el alcance de la gestión con éxito.
De igual forma es muy importante el plan de gestión de tiempo de los diferentes procesos, actividades que se desarrollan en un proyecto. Señalando cuales son los espacios, cómo y cuándo debe realizarse y ejecutar las actividades planificadas dentro del cronograma. Podemos decir entonces que su importancia radica en permitir, identificar el periodo de realización del proyecto y por consiguiente garantizar que sea entregado a tiempo; tal como se haya acordado.
Para esto se debe revisar los factores internos y externos que producen tensión en la realización de este. Además se deben considerar acciones de riesgos para sortear en caso de que se llegara a presentar; para esto es indispensable que haya un monitoreo o seguimiento del cronograma. Este monitoreo constante permite que se actualice el cronograma para identificar avances o retrasos frente a lo que se ha planeado inicialmente; esto requiere una óptima estructura del desglose del trabajo (EDT), en ella podemos observar paso a paso cada una de las actividades que se van desarrollando. Por último y no menos importante esta la gestión de costos, una de las más significativas en el desarrollo del proyecto, esta nos indica el capital necesario para la ejecución del proyecto. Su importancia es tal que es determinante para aceptar o rechazar un proyecto y por consiguiente si es viable o no su ejecución al presentar la
inversión requerida. Lógicamente se requiere de los asesores del proyecto para tal fin. Teniendo en cuenta las proyecciones y analizado los costos se procede a elaborar el presupuesto que tiene que ver con la suma de costos de las actividades, permitiendo considerar las reservas adicionales para los posibles imprevistos que se presentan; para esto es necesario tener en cuenta tres aspectos importantes:
Estimación de costos; calcular los posibles recursos financieros que se necesitan para las actividades.
Determinar cuál es el presupuesto, donde se estima el total de los costos del proyecto.
Control de los costos para regular la ejecución del proyecto.
Si los gestores o ejecutores del proyecto desarrollan su trabajo, teniendo en cuenta las fases o aspectos mencionados anteriormente, lograran alcanzar el éxito de su proyecto beneficiando a la comunidad educativa en general.
Podemos concluir que para lograr el éxito en un proyecto educativo es necesario realizar un diagnóstico, una planeación, ejecución, un seguimiento y una evaluación que nos permita retroalimentar y nutrir el proceso de forma constante. Esto nos lleva a observar avances y obstáculos que se presentan, logrando así obtener resultados satisfactorios para todos los involucrados del proceso. Cabe destacar el sentido de pertenencia que deben tener todos sus miembros, hacia el proyecto que no lo vean como una consecución de logros individuales, sino de una forma colectiva que favorezca a una comunidad educativa. De hecho es una gran responsabilidad para el que dirige el proyecto, ya que debe ser objetivo y asertivo en la toma de decisiones y sobre todo saber liderar procesos de trabajos en equipos. __________________________________________________________________________________________ _______
LA IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN DE LOS PROYECTOS EDUCATIVOS
INTRODUCCIÓN
La gestión de proyectos educativos, constituye un conjunto de acciones articuladas entre sí, que hacen posible la consecución de la intencionalidad estatal, donde los procesos de enseñanza aprendizaje, como practicas significativas, no son ajenos ni están desarticulados de los demás procesos que en la sociedad se viven sino, por el contrario son el epicentro de la misma. La gestión educativa, es entonces, la condición para que los objetivos, metas y sueños, que se planean en un proyecto educativo se realicen.
ENUNCIACIÓN DEL PROBLEMA
Por lo anterior en el presente trabajo se buscara dar respuesta a los siguientes interrogantes: i) ¿Qué es el Plan de Gestión de la integración y cuál es su importancia y aplicación en proyectos educativos?; ii) ¿Qué es el Plan de Gestión del alcance y cuál es la importancia de su aplicación en proyectos educativos?; iii) ¿Qué es el Plan de Gestión del tiempo y cuál en qué radica la importancia de aplicarlos en proyectos educativos?; y iv) ¿Qué es el Plan de Gestión de costos y su aplicación en proyectos educativos?.
EXPOSICIÓN DE LA TESIS Y ARGUMENTACIÓN
Como primera medida La Gestión de la Integración de un Proyecto, incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades, tendientes a direccionar todos los proyectos y propuestas hacia un solo objetivo; todas estas características consolidan, articulan e integran a todos los elementos cruciales para concluir el proyecto y para cumplir los requisitos que el mismo o los mismos que se han integrado en uno solo exige (formulaproyectosurbanospmipe, 2012) En ese mismo sentido
La gestión de la integración del proyecto conforma todos los procesos y actividades necesarios para identificar, definir y coordinar todos los procesos y actividades de dirección de proyectos. La integración hace
referencia principalmente a la unificación, consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes para la correcta finalización del proyecto (Campus Virtual Udes, s.f).
Por consiguiente, el Plan de Gestión de la Integración del Proyecto describe todos los procesos necesarios para asegurar que todos los factores y elementos del proyecto sean abordados y coordinados adecuadamente a lo largo del desarrollo del mismo e implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección del proyecto. Al respecto Gabriel Romano & Enrique Yacuzzi (Romanio & Yacuzzi, 2011)han dicho:
La integración trae implícito tener que tomar decisiones acerca de dónde concentrar recursos y esfuerzos, anticipando inconvenientes o manejándolos cuando aparecen. También implica priorizar objetivos concurrentes y diferentes alternativas (Romanio & Yacuzzi, 2011, pág. 10).
De lo anterior se puede inferir, que el Plan de Gestión de la integración es un proceso de dirección de proyectos normalmente presentados como procesos diferenciados con interfaces definidas y es por ello que su importancia y aplicación en los proyectos educativos radica en la construcción de un lenguaje común en todos los procesos educativos o en el desarrollo de un proyecto educativo tendientes a garantizar el aprendizaje, la innovación, el cambio y mejora académica, pedagógica e institucional así como las alianzas entre instituciones (Fumagalli, 2004)
De igual manera se encuentra el plan de gestión del alcance del proyecto es una herramienta de planificación que describe el protocolo de la gestión del Alcance del Proyecto incluyendo la gestión de los requisitos de todos los trabajos a realizar, por lo tanto, desarrolla, verificará y controlará detalladamente el enunciado y el alcance del proyecto, además, define y desarrolla la estructura de desglose del trabajo (Fumagalli, 2004), por consiguiente, su objetivo principal está enfocado a “Delimitar claramente lo que está y lo que no está incluido en el proyecto…” (Romanio & Yacuzzi, 2011), pág. 12).
Así entonces en plan de gestión del alcance, incluye la movilización y canalización del trabajo hacia el alcance de los objetivos en los plazos establecidos para ello, así como el seguimiento y la evaluación
permanentes de los planes y acciones para saber si lo que se está haciendo permite alcanzar las metas y los resultados propuestos, y qué ajustes