SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS ICA 10-1 (ICAER) – Prof. Prof. Cristiano Pinheiro – EAOF EAOF 2014 1. DISPOSIÇÕES PRELIMINARES O meio utilizado para o encaminhamento e a tramitação da documentação é chamado: ACESSÓRIO DE TRAMITAÇÃO Ex. de acessório de tramitação: Folha de encam, capa de processo, folha de rosto, fac-símile e envelope. Autuação ou formação do processo - É a abertura do processo, formalizada por um termo de autuação. A autuação ou formação do processo - É a abertura do processo, formalizada por um termo de autuação. Utiliza-se o documento abertura de processo. APENSAÇÃO x DESAPENSAÇÃO x DESCLASSIFICAÇÃO DESCLASSIFICAÇÃO x DESMEMBRAMENTO x DESMEMBRAMENTO x JUNTADA Apensação - É a junção física f ísica de processos. Desapensação - É a separação física de processos apensados. É feito através do termo de desapensação. Desclassificação - É o ato da aut. competente que libera à consulta de documento sujeito a grau de sigilo. desentranhamento de peças - É a retirada de peças de um processo (por interesse da Adm. Ou a pedido do interessado). É feito através do Termo de Desentranhamento de Peças. Desmembramento - É a separação de parte da documentação para formação de um novo processo. É feito através do Termo de Desmembramento Desmembramento de Peças. Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo. É feito através do Termo de Juntada (por Anexação ou por Apensação). 2. PAPÉIS, ENVELOPES E TIMBRES - Formato dos papéis de expediente para uso no COMAER: 210 mm x 297 mm (A4) - Símbolo e formato do envelope usado para folhas A4 inteiras ou processo: Símbolo E1 e formato 229 mm x 324 mm. - Toda correspondência oficial expedida é acondicionada em: Envelope, escriturado conforme a padronização da ECT. - Para escrituração dos envelopes, pode ser utilizada: Etiqueta de endereçamento. - Nos papéis e envelopes, os tamanhos das armas nacionais: Para emblema S2, altura 20 mm ; Para emblema S3, altura 15 mm . - Timbres de 1 a 4, em relevo branco, são de uso PRIVATIVO: Presidente da República, Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República, Dirigentes dos Órgãos Integrantes da Presidência da República, Ministro de Estado e Presidente das Autarquias Federais. 3. FORMAS DE TRATAMENTO DOCs dirigidos a pessoas/órgãos externos ao COMAER, formas de tratamento - Por extenso . PAPA (Sumo Pontífice) - V.S. - Vossa Santidade CARDEAL - V.Ema. / V.Em ma - Vossa Eminência ARCEBISPOS E BISPOS - V.Exa. Revma. / V.Exª Rev. ma - Vossa Excelência Reverendíssima Reverendíssima ma Monsenhores, Monsenhores, Cônegos e Superiores Religiosos - V.Revma. / V.Rev. - Vossa Reverendíssima Sacerdotes, Clérigos e demais Religiosos - V.Reva. / V.Rev. a - Vossa Reverência REITORES - V.Maga. / V.Mag.a - Vossa Magnificência
Uso do vocativo: TRATAMENTO Excelência Membros dos TJ Reitor de Universidade Sumo Pontífice (Papa)
VOCATIVO Excelentíssimo Senhor ou Vossa Excelência Egrégio ou Colendo ou Vossa Excelência Magnífico Reitor ou Vossa Magnificência Santíssimo Padre ou Vossa Santidade
Doutor não é forma de tratamento, é título acadêmico. Pessoas que podem receber o título de doutor: - Que concluíram o curso universitário de doutorado; - Bacharéis em Direito; e - Bacharéis em Medicina. Vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder: Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo. - Demais autoridades - Senhor (a) seguido do cargo. - O destinatário nos memorandos deve ser mencionado: Pelo cargo que ocupa, não pelo nome . 4. ABREVIATURAS, SIGLAS, NÚMEROS E SÍMBOLOS - As siglas de identificação de OM são empregadas: Exclusivamente em letras maiúsculas . - As abreviaturas e siglas nos documentos destinadas a órgãos externos ao COMAER são: Obrigatoriamente por extenso. - A representação do horário: três horas, vinte e sete minutos e treze segundos é: 3 h 27 min 13 s - As datas são escritas: Na ordem: dia, mês e ano e, quando necessário, dia da semana. 19 de fevereiro de 2012, domingo. - As datas em textos EXTERNOS são escritas: por extenso – 2 de janeiro de 1990. - Nos textos INTERNOS, admite-se que as datas, quando abreviadas, sejam expressas: . Na sua totalidade por algarismos arábicos – 02.01.1990. . Com dia expresso por dois algarismos arábicos, o mês por meio das três primeiras letras seguidas de ponto quando minúscula e sem ponto quando maiúscula (exceto o mês de maio, que é sempre por extenso) e o ano expresso por quatro algarismos: 01 jan. 1990, 01 JAN 1990, 01 maio 1990, 01 MAIO 1990. - Divisão de número na representação de quantidades: . Em grupos de três algarismos, a contar da vírgula para a esquerda, separadas por ponto. 127.123; 7.123,3354; Lei n º 9.796 (Atenção: data não separa por ponto: 1990) - (EAOF 2014) Números que não se aplicam à regra de divisão em grupo de três algarismos para serem Ano (em data) – 1990; separados por ponto? CPF – 121452560-86; e CEP – 21740-000. - Símbolo de unidade de temperatura é grafado: Acompanhado de letra designativa do sistema de medição, sem espaço - 37°C, 45°F.
- Expressão dos valores monetários: Sempre da indicação, por extenso, entre parênteses, devendo ser expressa, a denominação da moeda, com a primeira letra maiúscula. R$ 2.000,00 (dois mil Reais).
E quanto aos numerais, como são escritos? - Se representarem uma única palavra, é por extenso – um, quinze, cem, duzentos. - Se representarem mais de uma palavra, é algarismo arábico – 21, 45, 110, 279. - Coordenadas geográficas para latitude: Abreviatura “Lat” seguida de quatro algarismos (2 primeiros se refere ao número de graus e os dois últimos ao de minutos) seguido da letra que designa o hemisfério que se encontra o ponto geográfico –
Lat 2345S; Lat 4533N.
- Coordenadas geográficas para longitude: Abreviatura “Long” seguida de cinco algarismos (3 primeiros se refere ao número de graus e os dois
últimos ao de minutos) e da letra que indica se o ponto geográfico se encontra a leste ou oeste do meridiano de Greenwich – Long 04630E; Long 14315W. 5. REGRAS GERAIS PARA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS Caráter que deve apresentar a redação oficial: Impessoalidade. Características da redação oficial: Correção, clareza, concisão, harmonia, formalidade e padronização. - Expressão do pensamento com nitidez: Clareza (EAOF 2012) - Emprego de palavras precisas e específicas: Concisão (EAOF 2012) - Padrão culto da linguagem e respeito às normas: Formalidade e padronização (EAOF 2012)
- Na redação oficial, quais situações serão evitadas: 1) repetição e emprego de palavras cognatas; 2) uso de palavra com duplo sentido; 3) uso de expressões locais e regionais; 4) emprego de expressões de língua estrangeira, EXCETO quando indispensáveis em razão de uso já consagrado ou que não tenham exata tradução, devendo estar em negrito ou itálico. - Medidas de margem dos docs oficiais: Superior e inferior – 2 cm; Esquerda – 3 cm; direita – 1,5 cm. - Numeração dos parágrafos dos documentos oficiais: com algarismos arábicos, seguidos de ponto, e o início do texto terá 2,5 cm de distância da margem esquerda . - Fonte usada e tamanho para uso nos documentos oficiais: Fonte times new Roman ; Tamanho 12 no texto; 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé. - Não havendo símbolos da fonte times new Roman, podem ser utilizadas as fontes: Symbol e windings . - Doc dirigido a órgão externo ao COMAER, as referências ou citações de posto ou graduação deverão ser: Grafadas por extenso, sendo dispensada a referência à especialidade . - Fecho de cortesia usado em correspondência externa ao COMAER, dirigida a autoridades superiores, inclusive o Presidente da República? Respeitosamente - E para autoridades da mesma hierarquia ou inferior: Atenciosamente - E para autoridades entre OM do COMAER: Não é empregado - Sinete usado para autenticar atos de governo, diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos de ensino: Selo Nacional (EAOF 2014) - Sinete usado para autenticar atestados e declarações: Selo da Organização (EAOF 2014)
- Averbação feita abaixo dos textos ou no verso dos Decretos e Portarias Pessoais para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto, desde que essa correção não venha a alterar a substância do ato já publicado é chamado de: Apostila (EAOF 2014) 6. ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS ADMINISTRATIVOS - Os campos comuns entre a consulta, o despacho de encaminhamento, o memorando, o ofício e a parte são: T imbre, E pígrafe, P reâmbulo, E menta, T exto, I dentificação do signatário. (T-E-P-E-T-I) - Para todos os documentos que adotam a formatação padrão é utilizado o timbre: Timbre 5 - Parte do documento onde consta nome da OM, linha de numeração e data escriturados a 30 pontos do nome da OM é: Epigrafe - Parte do documento onde consta o cargo do remetente e do destinatário é chamado: Preâmbulo - Parte do documento que contém assunto, referência, apêndice e anexo é chamado: Ementa - Parte principal do documento que fica a 30 pontos abaixo da ementa é chamado: Texto - O texto dos documentos é dividido em: P arágrafos, I tens, A líneas, S ubalíneas (P-I-A-S) - Identificação do signatário em documento? Nome da autoridade por extenso, em letras maiúsculas . . Se OF-GEN, o posto e quadro precede ao nome. . Demais autoridades, o posto/quadro, graduação/especialidade sucede ao nome. . Documentos externos: O cargo da autoridade e o nome da OM são escritos por extenso . - Doc onde é feito o registro de fatos ou ocorrências verificadas e resoluções tomadas numa assembleia, sessão ou reunião: ATA - Doc assinado por autoridade habilitada a transmitir informação sobre fatos de que tenham conhecimento oficial: Atestado (EAOF 2012) - Doc de uso exclusivo do CMTAER que baixa determinações, interpreta dispositivos regulamentares e faz recomendações: Aviso Interno (EAOF 2014) - Correspondência externa, pela qual as autoridades tratam de assunto oficial cuja natureza dispensa a utilização de ofício: Carta - Doc legal que afirma ou certifica alguma coisa de que se tem provas: Certidão (EAOF 2014) - Doc externo, redigido em forma de ofício, em que se solicita à autoridade competente esclarecimentos sobre determinado assunto ou a correta interpretação de um texto de dispositivo legal, regulamentar ou administrativo: Consulta - Doc pelo qual a autoridade competente, a pedido do interessado, expressa a existência ou não de um fato: Declaração - Doc pelo qual uma autoridade determina, solicita, soluciona ou informa o que for de sua alçada em determinado processo: Despacho - Os despachos podem ser: Decisórios ou de Encaminhamento - Meio de comunicação feito por intermédio de publicação em DOU para tornar público assuntos de interesse da administração: Edital
- Expediente dirigido a Presidente da República ou Vice-Presidente da República para informá-lo de determinado assunto, propor alguma medida ou submeter à sua consideração projeto de ato normativo: Exposição de Motivos (EAOF 2014) - Doc interno que tramita entre os setores de uma mesma OM, podendo ser do mesmo nível hierárquico ou de nível superior para inferior, onde normalmente transmite ordens, instruções ou solicita informações: Memorando - Doc utilizado para transmissão de mensagens urgentes com textos sucintos: Fac-símile (FAX) - Usada para padronizar os procedimentos rotineiros a serem seguidos em uma atividade determinada: NPA - Doc que divulga ordens ou estabelece medidas relacionadas com a execução de s erviço que prescindam de menção e/ou publicação em boletim: Nota de Serviço (NS) - Doc que tem por finalidade trato de assuntos oficiais entre as OM do COMAER: Ofício - Doc que deve ser expedido quando abordar assunto que deva ser do conhecimento de várias OM do mesmo nível ou de OM subordinadas: Ofício Circular - Ofício Circular NÃO pode ser enviado: Para o EMAER e para o CMTAER (EAOF 2014) - Doc pelo qual o CMTAER ou outras autoridades exaltam datas ou fatos históricos ou fazem citações meritórias: Ordem do Dia - Identificação da ordem do dia: Não recebe número, será identificada pela data de sua publicação no Bol Int da OM. (EAOF 2014) - Doc pelo qual o signatário emite uma opinião especializada, um esclarecimento técnico ou uma orientação fundamentada sobre determinado assunto: Parecer - Doc dirigido a superior hierárquico ou colateral, contendo solicitação ou comunicando fatos ou acontecimentos ocorridos na esfera disciplinar ou administrativa: Parte - Exposição escrita, circunstanciada, para expor atividades, acontecimento e fatos: Relatório - Doc interno/externo pelo qual o peticionário dirige-se a uma autoridade para pleitear direitos ou benefícios previstos na legislação em vigor é: Requerimento (EAOF11) - Parte que indica os motivos ou razões em que se fundamenta a decisão, constituindo parte dispensável: Consideranda ou Justificação do Ato . - Parte em que se prescreve a força coativa do ato: Ordem de execução ou Mandado de Cumprimento - Expedido pelos CMT das OM, em virtude de competência regimental ou delegada com a finalidade de proferir decisão sobre requerimento submetido à sua apreciação ou ordenar a execução de serviços: Despacho Decisório . - Doc expedido pelos CMT de OM, em virtude de competência regimental ou delegada, para dispor sobre aplicação de legislação geral ou específica e institucionalização de políticas, diretrizes, planos, programas, projetos e demais atividades: Portaria
7. TRÂMITE DE DOCUMENTOS - Os documentos que tiverem qual carimbo terão prioridade sobre os demais? URGENTE (no canto superior esquerdo na cor vermelha) e deverá ter a rubrica do oficial responsável pelo protocolo da OM. - Doc não permanecerão em determinada OM por período: Superior a 8 dias úteis . (EAOF 2014) - No caso de necessidade de extensão do prazo, quando a complexidade do assunto exigir estudos prolongados ou providências demoradas, os documentos não permanecerão na OM por período: Que exceda a 30 dias úteis, sem que haja um pronunciamento oficial . 8. NUMERAÇÃO DE PROTOCOLO E ORGANIZAÇÃO DE PROCESSO - Principal meio de identificação dos documentos, dado na OM de origem: Número de protocolo - Constituição do número de protocolo: 15 dígitos, acrescidos de +2 DV (dígitos verificadores)
- Identificação dos processos será sempre feita por meio de: NUP – número único de processo - É vedada a adoção dos seguintes procedimentos na utilização do NUP: 1) Colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar os DV, sem o cálculo correto; 2) Suprimir os DV. - É obrigatória a adoção dos seguintes procedimentos na utilização do NUP: 1) Corrigir DV, quando constatado incorreto no cálculo; 2) Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de nº dos DV. - Autuação - É a abertura do processo, formalizada por um termo de autuação. - O processo deve ser obrigatoriamente autuado: Pela unidade que produzir o 1º despacho de encaminhamento. - Docs que não serão autuados, que não constituem processo: 1) Remessa para publicação; 2) Desarquivamento de processo; 3) Mensagem fac-símile (deve enviar o documento original); 4) E-mail (deve enviar o documento original). (EAOF 2014) - Não é numerado no processo: 1) Capa do processo; Verso da folha ; 2) Certidões, Certificados de Conclusão de Cursos, Diplomas, Fichas Individuais (cópias devidamente autenticada) (EAOF 2014) - Quando for necessária identificação no verso da folha: Terá como referência a letra “V”, da palavra verso. - Doc que é retirado quando do envio da documentação a outra OM: Folha de Encaminhamento - Quando houver necessidade de efetuar um simples encaminhamento de diversos processos (que não necessitem de esclarecimentos ou despachos individualizados), este é feito mediante: Um único ofício - Juntada - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo. - A juntada é executada: Mediante determinação, por despacho do CMT da OM. - Tipos de juntada: Por anexação e por apensação.
- Juntada por Anexação – É a união definitiva e irreversível de um ou mais processos ou documentos a outro processo principal. - Juntada por Apensação – É a união provisória de um ou mais processos a um processo principal. - Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver Termo de Desentranhamento de Peças, o que acontece com a numeração do conjunto processado? Permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo ser consignado expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente após o Termo de Juntada por Anexação. - Desapensação - Separação física de processos apensados. - Desentranhamento de peças - Retirada de peças de um processo. - Termo de Desentranhamento de Peças será utilizado para registrar as peças retiradas do processo. É feito mediante: Despacho prévio do CMT da OM . - Sempre que houver retirada de peças, é lavrado após o último despacho: Termo de Desentranhamento de Peças. - Peça do processo que é vedada a retirada : Peça inicial do processo. - Cada volume do processo não pode exceder: 200 folhas. (EAOF 2014) - Distância a ser observada para fixação dos colchetes: Margem esquerda de cerca de 2 cm . - Quando a peça processual contiver número de folhas excedentes a 200 folhas: Será aberto novo volume com esse documento excedente . - O encerramento e a abertura de novos volumes é efetuado: Mediante lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares. - Caso de desaparecimento ou extravio de processo: O 1º que tomar conhecimento do fato comunicará o ocorrido à sua chefia . - A autoridade administrativa que tiver ciência do fato: Promoverá sua apuração imediata, mediante sindicância ou PAD. - Carimbo usado para registrar a quantidade de peças inseridas no processo, desde que não haja sistema próprio para a confecção do Termo de Autuação e deverá constar na 1ª página dos autos: Carimbo CONFERIDO (EAOF 2014) - Carimbo usado em páginas e espaços que não contenham informações ao autuar um processo: Carimbo EM BRANCO (EAOF 2014)
