Inés Gabriela Luján Luján A01133560 A01133560 Administración Administración de la Capacitació Capacitación n
Herramientas para el DNC
El diagnóstico o detección de necesidades, en siglas DNC, es una herramienta que brinda información crucial para poder formular un programa de capacitación dentro de una empresa, de acuerdo las necesidades que presentan sus empleados. La STPS (2000), define la detección de necesidades necesidades como un estudio que se realiza en cada puesto de trabajo con fin de identificar las discrepancia entre los niveles esperados del desempeño y el desempeño real que tiene el trabajador. En base a este estudio y la información que se obtiene, se identifican las competencias, conocimientos y actitudes que son necesarias para desempeñar las actividades de un puesto y que es necesario que se desarrollen en el empleado para mejorar su productividad. En base a lo dicho anteriormente, se puede decir que para realizar un eficiente diagnóstico de necesidades de capacitación, es necesario el uso de herramientas que faciliten la recopilación de información. A continuación se explican las herramientas más utilizadas dentro del DNC, junto con sus ventajas y desventajas.
Evaluación del desempeño
La evaluación del desempeño es una herramienta o proceso por el cual se mide y conoce el rendimiento real del empleado, con fin de realizar una comparación con el rendimiento deseado y darle una retroalimentación para mejorar su desempeño. Es importante mencionar que las ventajas o desventajas de la evaluación del desempeño pueden variar dependiendo del tipo de instrumento que se utilice para realizar dicha evaluación. Sin embargo a continuación se muestra las desventajas o ventajas generales de utilizar cualquier tipo de instrumento de evaluación del desempeño Las ventajas de utilizar esta herramienta es que por si mismo es un proceso que ayuda a detectar las áreas de mejora en las competencias de los empleados y que pueden determinar un programa de capacitación que ayuden. Además de que permite una comparación entre el rendimiento real con el deseado.
Una de las desventajas generales de la evaluación del desempeño es que los resultados o información obtenida pueden estar sesgados por la persona que realice la evaluación al empleado. Otra desventaja es que la retroalimentación que se le de al empleado pueda no ser efectiva y no se le de seguimiento a la misma.
Entrevista
La entrevista es una herramienta para obtener información por medio de la realización de preguntas abiertas. Es un instrumento sencillo de utilizar y con el cuál se puede obtener mucha información y uno de los más populares dentro de las empresas. Como ya se mencionó con anterioridad, la ventaja principal de utilizar la entrevista es que es un medio con el cuál se puede recopilar mucha información, ya que el empleado no se encuentra limitado y el entrevistador puede obtener información que realmente no estaba buscando. Así mismo se puede obtener información sobre actitudes y valores. Otra ventaja es que son de fácil de aplicar. Unas de las desventajas de la entrevista es que muchas veces tanto las respuestas como las interpretaciones están sujetas a los juicios de valor del entrevistado y el entrevistador, es decir que sesgos pueden distorsionar la información. Otra desventaja es que debido a que se obtiene información cualitativa, es difícil analizar los resultados. Por último es importante mencionar que es una herramienta un poco costosa y puede tomar tiempo aplicarla.
Cuestionario y encuesta
El cuestionario es un instrumento de recopilación de información, el cual se encuentra generalmente formado por preguntas en las que para responder, el empleado debe de escoger una de las opciones que se le brinda. Las principales ventajas de utilizar el cuestionario como forma de recabar información es que se puede aplicar de forma colectiva a los empleados, tiene un costo bajo y se requiere poco tiempo para aplicarlo. Así mismo, se tiene la ventaja de que se obtiene información cuantitativa y objetiva. Sin embargo, algunas de las desventajas que se pueden obtener al utilizar este tipo de herramienta es que se invierte tiempo en la recolección y análisis de datos, el cuál se debe de realizar por medio de herramientas estadísticas. Y por último muchas veces la información recopilada puede estar limitada por las respuestas preestablecidas.
Observación La observación se define como una técnica de recolección de información, en el
que una persona observa directa o indirectamente el comportamiento de otras personas y grupos o algún fenómeno. Una de las ventajas de utilizar la observación
es que se puede obtener
información importante que puede no obtenerse ni por entrevista o cuestionario. Otra ventaja es que se obtiene información objetiva puesto que se simplemente se observan acciones y comportamientos, lo cual significa que se evita la distorsión de la información. Además de que es una técnica que tiene un bajo costo y es muy fácil de aplicar. Sin embargo, una de las desventajas es que no se puede obtener toda la información necesaria para establecer un plan de capacitación por medio de la observación. Además muchas veces puede considerarse impráctico observar a los empleados desempeñar sus actividades. Otra desventaja es que no se tiene información sobre la conducta o comportamiento pasado de los empleados, sino que solo se obtiene información al momento de observarlo. También es importante mencionar que en algunas ocasiones puede pasar que el empleado al sentirse observado, se desempeñe de forma diferente que como se comportaría en otras ocasiones.
Inventario de habilidades El inventario de habilidades es un documento en el cual se enlistan y describen
las competencias e información general de cada uno de los empleados de la organización y el puesto que desempeña. Las ventajas de utilizar el inventario de habilidades es que ya se tiene la información registrada de los empleados, y se puede identificar rápidamente cuales son las necesidades del personal. Otra ventaja es que son “fichas” sencillas de llenar y no necesita de habilidades especializadas como el análisis de datos. Además de que ofrece información comparativa y comprende mucha información valiosa, como los estudios del empleado y las funciones que desempeña. Por otro lado las desventajas más importantes es que generalmente quienes llenan los inventarios de habilidades son los jefes y en muchas ocasiones esto puede generar sesgos por preferencias o rechazos al personal. Otra desventaja es
que es una herramienta que se utiliza cuando se toman decisiones de promoción del personal para ocupar puestos clave.
Análisis del puesto
El análisis del puesto es el proceso por cual se determinan las especificaciones y requerimientos de un puesto, es decir, se establecen tanto las competencias y características necesarias para poder desempeñar las actividades de un puesto. Una ventaja de utilizar este instrumento es que puede aplicarse a cualquier tipo o nivel del puesto, sin importar el tipo de funciones que realice. Además es un instrumento que brinda información objetivo sobre los puestos y las habilidades que se necesitan para desempeñarlos. Otra ventaja es que brinda información sobre programas de capacitación inclusive antes de que una persona ocupe el puesto. La desventaja principal de este tipo de herramienta es que se encuentra dirigida hacia el puesto y no las personas, es decir te indica las habilidades que debe tener una persona al ocupar el puesto; es decir que capacitarlos antes de ocupar el puesto. También existe como desventaja que son necesidades muy generales y que después deben de poder especificarse con mayor claridad y dependiendo del empleado que ocupe el puesto. Por último, otra de las desventajas de utilizar este tipo de herramienta es que si no se encuentra bien elaborado el análisis del puesto, no se podrán determinar las necesidades de la capacitación.
Como conclusión se puede decir que en base a lo dicho anteriormente, existen diversas herramientas que a pesar de sus desventajas, pueden utilizarse para obtener la información necesaria para realizar un diagnóstico de necesidades de capacitación efectiva y en el momento oportuno. Por dicha razón es de gran importancia que la empresa decida que herramienta o conjunto de herramientas le es más conveniente utilizar en base a sus características y objetivos.
Bibliografía Aguilar, J. E. (2010). El diagnostico de las necesidades de la capacitacion . Asociación Oaxaqueña de Psicología A.C. , 1-15. Gordón, H. C. (Febrero de 2005). DNC: Detección de Necesidades de Capacitación Aplicada a las TIC .
