GUIDELINE PROJECT PRO JECT HUNTING HUNTING
SCORE By Project Coordinator SCORE 2017/2018 MUHAMMAD GILANG DWI PUTRA
GUIDELINE Project Hunting SCORE CIMSA
Apa itu Project Hunting? Project Hunting merupakan suatu kegiatan mencari penelitian untuk kebutuhan incoming pada suatu lokal. Project Hunting tidak hanya dilakukan oleh LORE akan tetapi bisa dilakukan oleh semua member SCORE ataupun Lokal membentuk ProHunt Team di Lokalnya sendiri.
Mengapa Penting? Berdasarkan Misi SCORE bahwa SCORE memfasilitasi seluruh kegiatan RESEARCH EXCHANGE. Salah satu tugas SCORE adalah melakukan Project Hunting. Seperti yang kita tahu bahwa SCORE merupakan Standing Committee yang memiliki ranah kerja RESEARCH dan EXCHANGE . Kedua hal tersebut merupakan hal yang tidak bisa dilepaskan satu sama lainnya. Tanpa ada ProHunt Lokal otomatis tidak bisa menerima Incoming untuk melakukan EXCHANGE di lokalnya tersebut. Sehingga tujuan dari misi SCORE akan tidak tercapai.
Apa saja Project yang bisa kita cari? Seluruh penelitian dosen dan masih berjalan dan masuk ranah penelitian Kesehatan, proyek yang kita cari dan tawarkan di SCORE dapat dibagi menjadi 4 kategori, antara lain: ·Basic Science ( Ex: Physiology, Anatomy, Biochemistry , etc ) ·Clinical Research with lab work ( Ex: Cardiology and Biomolecular in one project) ·Clinical Research without lab work (Ex: Pulmonology only) ·GAP Exchange ( Endemic Disease ex: Dengue, Malaria , etc and this project will be held with SCOPH) *
Bagaimana Kriteria Project Hunting yang baik? Research project yang baik harus memenuhi kriteria dibawah ini: ·High quality research Maksudnya adalah Bahwa project yang dilaksanakan merupakan project yang berkualitas dan memiliki makna yang memikat para Incoming untuk memilih project tersebut. ·Tujuan dan Goals penelitian jelas Ini diperlukan karena kebanyakkan incoming akan sangat memilih dalam project yang dia inginkan ·Well tutored Tutor yang menyelenggarakan pun merupakan tutor (Dosen) yang memang sudah memiliki kemampuan Bahasa Inggris baik dan diharapkan memiliki pengalaman di bidang research maupun exchange. ·Focus and specific Project yang dijalankan pun wajib terarah dan spesifik agar kualitas project tersebut baik ·Memiliki tim yang baik Ini sangat diperlukan karena dosen/tutor pasti memiliki kesibukkan tanyakan siapakah yang akan menggantikan beliau jika berhalangan, atau tanyakan siapa saja yang terlibat dalam project tersebut yang dimana timnya pun bersedia untuk dijadikan tutor. ·Mahasiswa diizinkan terlibat aktif Tanyakan apa saja yang bisa dilakukan oleh incoming saat melakukan project usahakan incoming terlibat aktif dalam kegiatan research tersebut
·Mahasiswa yang terlibat memiliki integritas yang baik Jelaskan bahwa mahasiswa incoming yang akan terlibat merupakan mahasiswa hasil seleksi yang sudah dilakukan oleh IFMSA dari negaranya masing-masing. ·Memungkinkan mahasiswa untuk belajar banyak dari topik tersebut
Penelitiannya masih bisa dimengerti oleh incoming seperti PCR misalnya. ·Be demanding ·Apabila memungkinkan dan juga mahasiswa exchange berpartisipasi cukup lama, maka mahasiswa exchange dapat dilibatkan dalam publikasi, misal melalui artikel ataupun presentasi. ·Bedakan dengan SCOPE Exchange. Wajib dibedakan jelaskan perbedaannya terutama penelitian berkaitan dengan clinical projects. Bahwa pada Clinical Reserach mahasiswa melakukan penelitian dan ikut dalam rotasi atau examination. Tidak hanya melakukan observasi terhadap suatu tindakan akan tetapi ikut juga dalam penelitian yang dilakukan.
Bagaimana Management Project Hunting? Berikut ini merupakan petunjuk mengenai langkah-langkah yang diharapkan dapat membantu Lokal dalam mendapatkan research exchange project di universitas masing-masing Project Hunting tidak hanya dilakukan oleh LORE tetapi bisa juga dilakukan oleh member/Team ProHunt.
Step 1 Audiensi dengan Dekan FK beserta jajarannya dan Unit Penelitian FK. LORE bersama EB Lokal/VLE menghubungi Kepala Unit Penelitian di universitasnya . Selain itu pula LORE dan EB lokal melalukan audiensi dengan Dekan dan Wakil dekan untuk menjelaskan apa itu SCORE Exchange apa keuntungan universitas mengadakannya dan bagaimana kegiatan yang akan dijalankan di Universitas . Setelah itu kita dapat meminta surat rekomendasi dekan yang ditujukan kepada semua kepala departemen atau kepada orang-orang terkait penelitian, dimana surat ini nantinya akan mendukung aktivitas Project Hunting kita dan membuat akses kita ke orang-orang tersebut menjadi lebih mudah.
Step 2 Menentukan scientists, doctor dan profesor yang dapat dihubungi.
Beberapa cara untuk menentukan dosen tutor yang potensial untuk memberikan proyek, antara lain ·Menghubungi langsung scientists, doctors or professors, yang terkenal di universitas masing-masing. Alangkah baiknya apabila sebelumnya kita memperkenalkan dulu diri kita dan juga SCORE melalui surat atau email. Bisa juga ketika sehabis tutor memberikan kuliah baik kuliah umum, tutorial, dan skills lab tidak usah segan untuk menanyakan ke tutor terkait. Mintalah kontak yang dapat dihubungi.. ·LORE bisa mencari database penelitian dosen di Fakultasnya melalui Unit Penelitian di Universitasnya. LORE dapat menunjuk Anggota/Team dalam menghubungi dosen yang memiliki penelitian berdasarkan database tersebut. LORE dan Team menghubungi professor atau dosen tutor yang potensial tentang SCORE Exchange Program. ·Mengobrol dengan teman yang sudah pernah ikut serta dalam penelitian dosen di kampus dan tanyakan apakah atmosfer penelitiannya bagus, apakah tim penelitiannya baik atau tidak, dll, dan tanyakan juga apakah ada kesempatan untuk proyek tersebut diikutsertakan dalam research exchange project SCORE CIMSA. · Saat menghubungi jelaskan bagaimana kegiatannya, lalu tanyakan kepada mereka, apakah mereka berkenan didalam project research mereka incoming dapat diikutsertakan ke dalam Research Exchange Project SCORE CIMSA. Jelaskan bahwa research ini akan diikuti oleh mahasiswa asing selama 1-6 bulan dan akan dimasukkan ke SCORE Research Exchange project database agar dapat diketahui oleh calon incoming student dari seluruh dunia..
Step 3 Membuat Appointment dengan Dosen terkait. LORE dan Team membuat janji pertemuan dengan tutor atau professor yang potensial untuk menjelaskan semua tentang Research Exchange. Usahakan dalam pemilihan waktunya tepat.
Step 4 Persiapan Sebelum Pertemuan.
Sebelum pertemuan, LORE dan Team harus benar-benar well prepared. Oleh karena itu, sangatlah disarankan untuk menyiapkannya dengan baik. Disarankan untuk membuat sebuah leaflet terkait SCORE dan CIMSA. Terutama terkait Outgoing sebelumnya ataupun Incoming sebelumnya. Didalam leaflet tersebut terdiri dari -
IFMSA
-
CIMSA
-
SCORE Lokal
-
Outgoing dan Incoming ( Jelaskan sepintas kegiatan yang dilakukan)
-
Keuntungan dan Kelebihan partisipasi Program
Setelah itu hal-hal yang perlu dibawa saat sebelum pertemuan, - Jacims atau PDH SCORE (Sebagai identitas) - Laptop untuk melakukan presentasi dan penjelasan terkait folder tersebut - Hardcopy dari surat izin ProHunt dan surat rekomendasi dari dekan. - Leaflet SCORE-CIMSA - Folder Presentation Berikut adalah presentation folder yang wajib dipersiapkan oleh LORE antara lain, ·Basic CIMSA-IFMSA dan SCORE ·Surat Izin Project Hunting dari NCRE ·Surat Rekomendasi Dekan ·The SCORE Leaflet for Tutors & The SCORE Manual for the Tutors, ·Surat yang memperkenalkan dirimu, IFMSA dan CIMSA. ·The SCORE Forms yang relevan untuk tutor atau professor (seperti SCORE Application Form dan the Standard Research Project Form), ·Daftar current research exchange project descriptions dari CIMSA atau dari Negara lain sekedar sebagai contoh. LORE harus senantiasa siap menjawab pertanyaan semua kemungkinan pertanyaan yang berkaitan dengan SCORE Program dalam pertemuan tersebut. NORE dan PC harus membantu dan mendukung persiapan LORE dalam menghadapi pertemuan tersebut. Step 5
Meetings dengan Dosen/Tutor.. Selama pertemuan dengan tutor/professor LORE dan team terkait harus menjelaskan tentang prinsip Research Exchange program dan Kegiatan yang akan dilakukan Incoming tanyakan apakah incoming dapat melakukan kegiatan dengan aktif. Setelah itu berikan beliau presentation folder dan tanyakan apakah setuju atau tidak. Apabila jawabannya positif, LORE harus memberikan The SCORE Standard Research Project Form mintalah professor/tutor mengisinya secara lengkap. Diusahakan lakukan follow up terhadap dosen terkait mintalah secepat mungkin untuk segera di apply ke SCORE Supervisory Board. Apabila isinya tidak lengkap maka tidak dapat dikirimkan ke SCORE Supervisory Board. Research exchange Projects dalam SCORE Program harus memenuhi kriteria tertentu untuk menjaga kualitas program.
LORE menjelaskan cara isi form Standard research project description terhadap dosen/tutor terkait. Berisi informasi Project penelitian usahakan diisi dengan jelas serta gunakan bahasa inggris yang baik. Isi form harus berisi,
I.
General Information · Name of the research project (highly specific and matching the aim of the project) · Name and Address of the department · Head of the department · Tutor(s) · Email & Phone Usahakan semua terisi lengkap dan detail terutama pada judul.
II.
Description of the Project ·Background of the project * (provide information about the project itself) ·The Aim of the project ·Techniques and Method with steps/stages ·Time of project starting
min 5 line max 15
·Type of Research Project III.
Student’s Involvement
· What is the role of students? ·What are the tasks expected to be accomplished by the student? ·Will there be any theoretical teaching provided for the students? ·What is expected from the student at the end of exchange? And What will be the general outcome of the student?
IV.
Requirements
·What skills are required of the students? ·Is there any special knowledge or a certain level of studies needed? ·Legal Limitation ·Is a secientific report demanded after the exchange? ·The Following article must be specific ·Language(s) ·Type of the students V.
Schedule
·Duration of the project ·Available month ·Period of year ·Number of students (per period/per year) ·Special remarks
Step 6 Ucapan terimakasih terhadap Dosen/Tutor.
LORE jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada professor dan tutor atas kontribusi mereka. Sebaiknya, hingga tahun-tahun berikutnya LORE harus tetap menjaga kontak dengan mereka untuk mengetahui apakah proyeknya masih berjalan atau tidak atau apakah ada proyek baru atau tidak. Setiap kali seorang exchange student mengikuti penelitian tersebut, jangan lupa untuk berterimakasih pada tutor karena telah menerima exchange student tersebut. Sangat dianjurkan untuk memberikan feedback kepada professor/tutor, terutama apabila exchange student benar-benar merasa puas dan senang dengan proyek tersebut.
Step 7
Alur Form ke IFMSA Database. LORE mengirimkan Standard Research Project Form yang telah diisi ke NORE dan PC via email (
[email protected] dan
[email protected]). NORE dan PC akan melakukan cross check dan feedback terhadap form tersebut. Selanjutnya ketika sudah clear form tersebut akan dikirimkan ke SCORE Supervisory Board (
[email protected]) untuk direvisi. Setelah proyek disetujui, NORE harus memasukkan proyek tersebut ke SCORE Research Exchange Project Database dengan project information yang baru pada new project record yang telah ditambahkan oleh SCORE director di database. Proyek yang baru harus sudah dimasukkan ke database dalam 2 minggu setelah pembuatan new project record oleh SCORE director setelah disetujui oleh SCORE Supervisory Board.
Step 8
Project Accepted. Setelah proyek dimasukkan ke SCORE Research Exchange Project Database, ini artinya bahwa LCRE telah siap untuk menerima exchange student yang telah disetujui penerimaannya oleh NORE.
Step 9
End of Exchange and Evaluation.
Setiap kali Incomings telah berpartisipasi dalam research exchange project, LORE tidak boleh lupa mengucapkan terimakasih kepada kepala proyek penelitian tersebut karena telah berpartisipasi dalam SCORE program. Juga sangat penting untuk meminta feedback dari tutor mengenai kegiatan exchange seperti ini. Contohnya, akan sangat berguna bagi NORE untuk mengetahui bagaimana pendapat tutor dan staff tentang pengalaman mereka dalam mengikutsertakan exchange student dalam proyek mereka dan juga pendapat mereka tentang partisipasi exchange student tersebut dalam proyek penelitiannya. Juga sangat penting untuk mengetahui, bagaimana sikap kerjasama yang ditunjukkan oleh LORE dan anggota SCORE lainnya sebelum dan selama proyek penelitian berlangsung. Feedback merupakan cara yang baik untuk mendapatkan saran tentang bagaimana cara memperbaiki Research Exchange program di SCORE CIMSA.
Mengetahui, Padang, 20 Sept 2017
National Officer of Research Exchange CIMSA 2017/2018 Sarah Shabrina
Project Coordinator SCORE CIMSA 2017/2018
Muhammad Gilang Dwi Putra
