GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ISO 9001 + 14001
Diciembre 2011
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Diciembre 2011
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CONTENIDO
Página
1.- CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACION
3
PASO 1.- Capacitación de gerentes y jefes de Departamento/Area Departamento/Area sobre el sistema ISO 9001 + 14001
4
PASO 3.- Planificación Planificación del desarrollo de la documentación documentación del sistema.-
19
PASO 4 .- Desarrollo y aplicación de la documentación
40
PASO 5.- Capacitación de Auditores Internos.-
44
PASO 6.-. Auditorías internas y acciones correctivas / preventivas
45
2.- DATOS DATOS DE REFE REFEREN RENCI CIA A PARA PARA ESTIM ESTIMAR AR RECURS RECURSOS OS EN LAS ETAPAS ETAPAS DOCUMENTACION, IMPLEMENTACION Y AUDITORIAS INTERNAS.-
DE DESAR DESARROL ROLLO LO DE
3.- PROBLEMAS /BARRERAS PRINCIPALES EN LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ISO 9000 +14001
48 51
3
GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ISO 9000+14001 1.- CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACION La implementación de un sistema ISO 9001 + 14001, contempla los paso s que se muestran en la siguiente Carta Gantt de Figura 1.- :
FIG. 1.Paso N° 1 2 3
CARTA GANTT GANTT PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ISO 9000 + 14001 MES
Descripción
1
2
3
4
5
6
7
MES 8
9
10
11
12
13
14
15
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20
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22
Capaci Capacitac tación ión de de geren gerentes tes y jefes jefes de Depar Departam tament ento o sobre el sistema ISO 9000 + 14001 Evalua Evaluació ción n de la situ situaci ación ón inic inicial ial de la la empre empresa sa
4
Planif Planifica icació ción n del del desar desarrol rollo lo de de la docu documen mentac tación ión para para el sistema Desarr Desarroll ollo o y aplica aplicació ción n de la docu documen mentac tación ión
5
Capa Capaci cita taci ción ón de aud audit itor ores es inte intern rnos os
6
Audito Auditoría rías s inter internas nas y accio acciones nes correc correctiva tivas sy preventivas
4
23
24
PASO 1.- Capacitación de gerentes y jefes de Departamento/Area Departamento/Area sobre el sistema ISO 9001 + 14001 En este paso se realiza un Curso de capacitación sobre: - Los requerimientos (cláusulas) de las normas ISO 9001 e ISO 14001. Tablas 1.1 y 1.2 (Ver documentos en Power Point sobre las Normas ISO 9000 : WebTransparenciaISO9000Primera parte.ppt, WebTransparenciaISO9000Segunda parte.ppt , WebTransparenciaISO9000Tercera parte.ppt y sobre las Normas ISO ISO 14001 : WebISO14001.ppt)
-
Los 20 elementos de un sistema integrado ISO 9001+14001 y sus requisitos en base a las cláusulas de las ISO 9001 y 14001. En la Figura 1.1 se muestran aquellos elementos que están relacionados con la operación de los Departamentos /Areas de la empresa empresa y aquellos otros elementos que intervienen en la operación y control del sistema SIG. ( Sistema Integrado de Gestión )
-
El cumplimiento de los requisitos de un sistema integrado ISO 9001 + 14001 mediante el desarrollo y aplicación de su documentación. ( Ver tabla 1.3, dónde aparecen los 20 elementos del sistema ISO 9001 + 14001 junto a los procedimientos, instruccion es de trabajo y formularios de tipo genérico que se disponen para el desarrollo de la documentación : WebprocedimientosRev1.doc)
-
El Mejoramiento Contínuo en base a los 20 elementos del sistema ISO 9000 + 14001. ( Ver Figura 1.2.- La La Rueda del Mejoramiento Mejoramiento Continuo de Deming : ruedamejcont.ppt y ANEXO 1.1 .- sobre el Mejoramiento continuo).
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TABLA 1.1.- REQUERIMIENTOS Y ALCANCE DE LAS NORMAS ISO-9001, ISO-9002 E ISO-9003, EN TITULO DE LOS
CLAUSULAS ISO 9001 9003
REQUERIMIENT OS DE LAS NORMAS
Responsabilidades gerenciales Sistema de Revisión de Control del Control de Adquisiciones Productos suministrados por el Identificación y seguimiento del Control de Inspección y Ensayos Equipos de Inspección, Medición Estado de Inspección y Control de Producto no Acciones Correctivas y Manipulación, Almacenamiento, Envasado Registros de Auditorías Internas de Entrenamiento y Servicios Técnicas Estadísticas
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20
ISO 9002
4.1 4.2 4.3 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20
ISO
4.1 4.2 4.5 4.6 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.20
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TABLA 1.2.- REQUERIMIENTOS Y ALCANCE DE LA NORMA NChISO 14001 OF 1997 TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS CLAUSULA
REQUERIMIENTOS DE LA NORMA ISO 14001
Requisitos generales 4.1 Política ambiental 4.2 Planificación 4.3 Implementación y operación 4.4 Estructura y responsabilidad 4.4.1 Capacitación, entrenamiento, conocimiento y competencia 4.4.2 Comunicación 4.4.3 Documentación del sistema de gestión ambiental 4.4.4 Control de documentos 4.4.5 Control de operaciones 4.4.6 Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia 4.4.7 Verificación y acción correctiva 4.5 Monitoreo y medición 4.5.1 No conformidad y acciones correctivas y preventivas 4.5.2 Registros 4.5.3 Auditorías ambientales 4.5.4 Revisión de gerencia 4.6
7
FIGURA 1.1 .ELEMENTO
EL SISTEMAISO9001+14001yLA EMPRESA N° 3
Ventas
CONTROL DEL SIG
Título del elemento.ELEMENTOS PARALASFUNCIONES Cláusulas de las ISO, en negro ISO 9000, en verde ISO 14001 Revisión del Contrato.-
1
4.3 + 4.4.6 + 4.4.7+ 4.5.1
Responsabilidades Gerenciales.4.1 + 4.2 + 4.4.1 + 4.4.3 + 4.6
Si ¿ Se necesita Diseño?
Ingeniería
4
Control del Diseño.4.4 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
2
No
Sistema de Gestión.4.2 + 4.3 + 4.4.4
Adquisiciones
Producción
Control de Calidad
6
Adquisiciones.- 4.6 * 4.4.6 +4.4.7 + 4.5.1
7
Producto suministrado por el cliente.- 4.7 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
8
Identificación del producto.- 4.8 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
9 20
5
4.5 + 4.4.5
Control del Proceso.- 4.9 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 Técnicas Estadísticas.- 4.20
14
10 11
Inspección y Ensayos.- 4.10
12
Estado de Inspección y Ensayos.- 4.12
Control del Equipo de Medición y Ensayos.- 4.11 + 4.4.7 + 4.5.1
Acción Correctiva y Preventiva 4.14 + 4.5.2
16
Control de Registros.4.16 + 4.5.3
No ¿ Producto Conforme?
Control de Documentos .-
Disposición
13
Control de Producto No Conforme.-
17
4.13 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
Auditorías Internas.4.17 + 4.5.4
Si Empaque y Despacho
15
, Manipulación, Almacenaje, Preservación, Empaque y Despacho.4.15 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
Servicios Post - Venta
19
Servicios.- 4.19 + 4.4.6 +4.4.7 + 4.5.1
18
Capacitación y Entrenamiento.4.18 + 4.4.2 8
TABLA 1.3.- PROCEDIMIENTOS GENERICOS PARA EL SISTEMA ISO 9001 + 14001
ELEMENTO
REQUISITOS ( Cláusulas de las Normas )
1. RESPONSABILIDA ISO 9001 ISO 14001 DES 4.6 GERENCIALES
4.1 4.2 + 4.4.1 + 4.4.3 +
2. SISTEMA DE GESTIÓN
4.2 4.3 + 4.4.4
PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA • • • •
ISO 9001 ISO 14001
• •
• •
3. REVISIÓN DEL CONTRATO 4. CONTROL DEL DISEÑO
ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001
4.3 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 4.4 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
5. CONTROL DE DOCUMENTOS
ISO 9001 ISO 14001
4.5 4.4.5
•
• •
•
•
6. ADQUISICIONES
ISO 9001 ISO 14001
4.6 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
•
PSIG 1.1.- Equipos de Mejoría PSIG 1.2.- Comunicaciones internas PSIG 1.3.- Comunicaciones externas PSIG 1.4.- Revisión de gerencia PSIG 2.1.- Preparación de la documentación ITSIG 2.1.1.- Instrucciones para el formato de los procedimientos e instrucciones de trabajo PSIG 2.2.- Planificación de la calidad PSIG 2.3.- Planificación ambiental PSIG 3.1.- Revisión del contrato PSIG 4.1.- Control y revisión del diseño PSIG 4.2.- Solicitud y notificación de cambios de ingeniería PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos PSIG 5.2.- Distribución y corrección al manual PSIG 6.1.- Adquisiciones
9
TABLA 1.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001 (continuación) ELEMENTO
7. PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE 8. IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO 9. CONTROL DEL PROCESO
REQUISITOS ( Cláusulas de las Normas )
ISO 9001 ISO 14001
4.7 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.
ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001
4.8 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 4.9 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA •
•
•
•
• •
10. INSPECCIONE ISO 9001 S Y ENSAYOS
4.10
•
• •
ISO 9001 11. CONTROL DEL ISO 14001 EQUIPO DE MEDICIÓN Y ENSAYO ISO 9001 12. ESTADO DE INSPECCIONES Y
4.11 4.4.7 + 4.5.1 4.12
•
PSIG 7.1.- Verificación y control de productos suministrados por clientes PSIG 8.1.- Identificación y trazabilidad de los productos PSIG 9.1.- Emisión de instrucciones para el control de los procesos PSIG 9.2.- Preparación y respuesta a emergencias PSIG 9.3.- Mantención preventiva PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulación PSIG 10.1.- Inspección y ensayos en recepción PSIG 10.2.- Inspección y ensayos en proceso PSIG 10.3.- Inspección y ensayos finales PSIG 11.1.- Mantención y calibración del equipo de inspección y ensayo --------------------
10
ENSAYOS 13. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 14. ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA
ISO 9001 ISO 14001
4.13 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.
ISO 9001 ISO 14001
4.14 4.5.2
•
• • •
PSIG 13.1.- Revisión y disposición de producto no conforme PSIG 13.2.- Información de fallas PSIG 14.1.- Acción correctiva PSIG 14.2.- Acción preventiva
TABLA 1.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001 (continuación) ELEMENTO
15. MANIPULACIÓN, ALMACENAJE, PRESERVACIÓN, EMPAQUE Y DESPACHO 16. CONTROL DE REGISTROS 17. AUDITORÍAS INTERNAS 18. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
REQUISITOS ( Cláusulas de las Normas )
ISO 9001 ISO 14001
4.15 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.
ISO 9001 ISO 14001
4.16 4.5.3
ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001
4.17 4.5.4 4.18 4.4.2
PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA •
•
•
•
•
•
PSIG 15.1.- Manipulación, almacenamiento, empacado, preservación y despacho
PSIG 16.1.- Sistema de gestión para la mantención de los registros del sistema de gestión PSIG 17.1.- Sistema de auditorías internas PSIG 18.1.- Evaluación y entrega del entrenamiento ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitación y entrenamiento ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la
11
19. SERVICIOS
ISO 9001 ISO 14001
4.19 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1
ISO 9001
4.20
• •
•
20. TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
•
•
•
•
FIGURA 1.2 .-
Elementos 1, 2, 3, 4, 6 7, 8, 9, 10, 11 12, 15, 19 20
Elementos
capacitación y entrenamiento PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente PSIG 19.2.- Intercambio de información de la apertura y cierre de atención al cliente PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes PSIG 20.1.- Verificación de la puesta en marcha de los procesos PSIG 20.2.- Control estadístico de los procesos PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso PSIG 20.4.- Muestreo estadístico
EL Mejoramiento Continuo con el SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ISO 9000 +
planifique Defina y planifique los procesos que participan en la producción de bienes y servicios desarrollando su documentación Acciones correctivas / preventivas y Control
implement Implemente el sistema integrado Control de producto -proporcionando capacitación y no conforme Revisiones de -entrenamiento gerencia - Auditorías internas SIG ISO 9001 - Control de registros
+ ISO 14001
Elementos
18
12
ANEXO 1.1.- SOBRE EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA PRODUCTIVIDAD En el sistema ISO 9000 + 14001 se ha concebido conseguir el mejoramiento continuo de la productividad mediante la aplicación del ciclo propuesto por DEMING, Ver Figura 1.2, que tiene las 4 etapas : PLANIFICAR – IMPLEMENTAR- EVALUAR – MEJORAR. En cada etapa se utilizan las cláusulas del sistema ISO 9000 + 14001 y los procedimientos correspondientes que se desarrollan para cumplir con los requisitos de cada cláusula.
PLANIFICAR :El sistema dispone de elementos, con requisitos de tipo genérico, cuyo propósito es cumplir con los requerimientos de los clientes y preservar el medio ambiente en aquellas actividades que la empresa realiza para la producción de bienes y servicios. Estos elementos cuando se aplican a la empresa dan lugar al desarrollo de procedimientos e instrucciones de trabajo específicas, que en definitiva constituyen los planes de calidad y medioambientales para la producción de los bienes /servicios en conformidad con los requisitos de calidad de los clientes y la protección del medio ambiente. Los elementos del sistema relacionados con la planificación, son los siguientes: Elemento 1 – Responsabilidades Gerenciales ( Políticas, Estructura del sistema y Responsabilidades, Comunicaciones) Elemento 2 – Sistema de Integrado de Gestión ( Planificación calidad y ambiental, Documentación del sistema) Elemento 3 - Revisión del contrato Elemento 4 – Control del diseño Elemento 6 – Adquisiciones Elemento 7 – Producto suministrado por el cliente Elemento 8 – Identificación del producto Elemento 9 – Control del proceso Elemento 10 – Inspección y ensayos Elemento 11 – Control del equipo de medición Elemento 12 – Estado de inspección y ensayos Elemento 13 – Control de producto no conforme Elemento 15 – Manipulación , Almacenaje, Preservación, Empaque y Despacho Elemento 19 - Servicios
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IMPLEMENTAR : El sistema también dispone de un elemento clave, con su correspondiente procedimiento , para aplicar los planes de calidad y del medio ambiente anteriormente desarrollados mediante capacitación y entrenamiento. En esta etapa el objetivo es que las actividades relacionadas con la producción de bienes y servicios se hagan cumpliendo lo que se indica en los procedimientos donde se ha planificado su operación. Para la implementación se considera clave el: Elemento 18 – Capacitación y entrenamiento
EVALUAR : El sistema requiere de evaluación para conocer su desempeño. Con ese propósito se dispone de los siguientes elementos y sus correspondientes procedimientos : Elemento 1 - Responsabilidades gerenciales ( Revisión de la gerencia ) Elemento 13 – Control de Producto no conforme + (GEFA – Gestión de fallas) Elemento 16 – Control de registros Elemento 17 – Auditorías internas
MEJORAR : Si en los procesos de evaluación se detectan no conformidades, el sistema dispone para su mejoramiento de los siguientes elementos y sus correspondientes procedimientos: Elemento 5 – Control de documentos Elemento 14 – Acciones correctivas y preventivas
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PASO 2.- Evaluación de la situación inicial de la empresa En este paso se evalúa la situación de la empresa en relación al cumplimiento de los requisitos del sistema ISO 9000 + 14001. Para realizar esta evaluación se dispone de una lista de revisión con preguntas acerca del cumplimiento de los requisitos en cada uno de los 20 elementos del sistema ISO 9000 y 14001. ( Ver WebElemento1.doc a Elemento 20.doc) Mediante entrevistas a los Gerentes /Jefes de Area de la empresa y visitas a la planta se hacen las preguntas indicadas en las listas de revisión y se anotan sus respuestas. Finalizada la revisión, las respuestas al cuestionario son registradas en una Tabla – Resumen. A continuación, mediante un programa computacional relacionado con la tabla, se procesan los datos y se muestra en un gráfico de barras, la situación porcentual de cumplimiento de la empresa con relación a cada elemento del Sistema de Gestión. En TABLA 2.1 y Figura 2.1 que siguen, se muestra una agenda típica para la revisión y un gráfico de barras con los resultados obtenidos en la revisión. Finalmente, se redacta un informe de Situación Inicial de la empresa. (En Anexo 2.1.- se muestra un ejemplo).
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TABLA 2.1.- AGENDA PARA LA REVISIÓN DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA Hora
Actividad / Revisión de los elementos del sistema ISO 9000+14001
Facilitador
Personas que participan
9:00
Presentación de los facilitadores de INTEC y del programa de la revisión
9:15
Descripción de la empresa, sus productos, estructura y procesos Gestión Gerencial/ 1 Responsabilidades Gerenciales 2 Sistema Integrado de Gestión 5 Control de Documentos 9 Control del Proceso para cumplir con los objetivos y las metas ambientales 14 Acción Correctiva y Preventiva 17 Auditorías Internas
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez Gerente General
Gerente General y todos los gerentes (Jefes) de área de la empresa Facilitadores INTEC
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez
Gerente General y jefaturas de apoyo que estime necesarias
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez
Gerente (Jefe) Recursos Humanos
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez
Gerente (Jefe) de Adquisiciones
9:30
11:30
12: 00
12:30
Recursos Humanos/ 18 Capacitación y Entrenamiento 16 Control de Registros Ve nt as/ 3 Revisión del Contrato 7 Producto Suministrado por el Cliente 16 Control de Registros 19 Servicios Adquisiciones/ 6 Adquisiciones
Gerente (Jefe) de Ventas
16
TABLA 2.1.- AGENDA PARA LA REVISIÓN DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA (Continuación) Hora
Actividad / Revisión de los elementos del sistema ISO 9000+14001
Facilitador
Personas que participan
14:30
Producción/ 4 Control del Diseño 5 Control de Documentos 7 Producto Suministrado por el Cliente 8 Identificación del Producto 9 Control del Proceso para fabricar el producto 10 Inspecciones y Ensayos 11 Control del Equipo de Medición y Ensayos 12 Estado de Inspecciones y Ensayos 13 Control del Producto No Conforme 15 Manipulación, Almacenaje, Preservación, Empaque y Despacho 16 Control de Registros 20 Técnicas Estadísticas Visita a Planta/ 8 Identificación del Producto 9 Control del Proceso 10 Inspecciones y Ensayos (Recepción, Proceso y Finales) 11 Control del Equipo de Medición y Ens. 12 Estado de Inspecciones y Ensayos 13 Control de Producto No Conforme 14 Acción Correctiva y Preventiva
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez
Gerentes (Jefes) de Ingeniería, Producción y Control de Calidad
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez
Gerentes (Jefes) de Ingeniería, Producción y Control de Calidad + Personal que realiza las actividades contempladas en los elementos del SIG que son revisados
Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez Loreto Sotomayor Michael Fischer José Sánchez
-------------------------------
16:30
15 Manipulación, Almacenaje, Preservación, Empaque y Despacho 17:30
Revisión de la información recogida por parte de los facilitadores de INTEC
18:00
Presentación de resultados y definición del Organigrama para implementar el Sistema Integrado de Gestión
Gerente General
17
1
Figura 2.1
SITUACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (ISO 9001 +14001)
80%
70%
Po rce nta je de Av an ce
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0% 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Elementos del SIG
15
16
17
18
19
20
.
1.- RESPONSABILIDADES GERENCIALES 2.- SISTEMADE GESTIÓN 3.- REVISIÓN DEL CONTRATO 4.- CONTROL DEL DISEÑO 5.-CONTROL DEDOCUMENTOS 6.- ADQUISICIONES
. . . . . . . .
.
7.- PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE 8.- IDENTIFICACIÓNDEL PRODUCTO 9.-CONTROLDELPROCESO 10.- INSPECCIONES Y ENSAYOS . 11.- CONTROL DEL EQUIPO DE MEDICIÓN Y ENSAYO 12.- ESTADODE INSPECCIONES Y ENSAYOS 13.- CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
14.-ACCIÓNCORRECTIVAY PREVENTIVA 15.- MANIPULACIÓN, ALMACENAJE, PRESERVACIÓN,EMPAQUEYDESPACHO 16.- CONTROL DE REGISTROS 17.- AUDITORÍAS INTERNAS 18.- CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO 19.- SERVICIOS 20.-
TÉCNICASESTADÍSTICAS
18
ANEXO 2.1.- EJEMPLO DE INFORME SOBRE SITUACIÓN DE LA EMPRESA RESPECTO A SU CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE LAS ISO 9000 + 14001.1.- .- Revisión inicial de la situación de la empresa con respecto al SIG ( Sistema de Gestión Integrado) Esta revisión fue realizada el 2 de Julio de 1998 . En la Figura Nº1 que se adjunta se muestran los resultados de la revisión, para cada elemento del SIG, en % de avance con respecto al cumplimiento requerido por las ISO 9001 + 14001. En términos globales: 1.1.- En los elementos que presentan un avance cercano y superior al 50% las prácticas existentes se acercan a lo requerido por el SIG. En esos elementos se detecta, principalmente, la necesidad de hacer el levantamiento por escrito de las prácticas de la Empresa mediante una documentación que cumpla con los requerimientos de las normas ISO 9001 y 14001. 1.2.- En los elementos que se encuentran con un estado de avance evaluado en menos de un 40 % (entre el 6 y el 38%), su situación se debe a prácticas que aunque en ocasiones se acercan a lo requerido por el SIG, estas no se aplican en forma sistemática ni documentada. En los elementos con 0% de avance, no se han detectado prácticas que cumplan con los requerimientos de las normas ISO 9001 y 14001. Por tanto, para el conjunto de los elementos, mencionados en este punto 1.2, se detecta la necesidad de desarrollar, documentar e implementar los procedimientos que permitan cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001 y 14001.
19
PASO 3.- Planificación del desarrollo de la documentación del sistema.El desarrollo de la documentación contempla la necesidad de las siguientes definiciones: - Organigrama para el desarrollo de la documentación y su posterior implementación asignando a los departamentos de la empresa sus responsabilidades con respecto a los 20 elementos del sistema integrado de gestión ISO 9000+14001. - Asignar tareas a los departamentos en base a un conjunto de procedimientos de tipo genérico disponibles para cada elemento del sistema ISO 9000 + 14001. - Definición de Responsables para el desarrollo de la documentación y su implementación en cada Departamento. 3.1.- .- Organigrama para el desarrollo de la documentación. 3.1.1.- Empresa con Organigrama de tipo convencional.En la siguiente Figura 3. 1, se muestra un organigrama típico mediante el cual se muestran los departamentos que participan en el desarrollo de la documentación en base a cada uno de los elementos del sistema integrado de gestión. Además de los cargos de Gerentes o Jefes de área que existen en la empresa y de la participación de un consultor externo que facilite las tareas del desarrollo de la documentación , el organigrama muestra la necesidad de contar con 2 cargos adicionales que se consideran imprescindibles, y de un Consejo del Sistema Integrado de Gestión A continuación se describen esas nuevas funciones .
El Representante de gerencia.Ambas Normas las ISO 9000 y 14001 establecen como requisito que la gerencia ejecutiva designe a un miembro de la propia gerencia, quien independientemente de otras responsabilidades, debe tener autoridad definida para : a) asegurar que se ha establecido, se ha implementado y se mantiene un sistema de calidad de acuerdo a las Normas ISO 9000 y 14001, e b) informar sobre el comportamiento del sistema de gestión a la gerencia para efectos de revisión y como base para el mejoramiento del sistema de gestión
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El Gerente o Jefe de Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente ( JACMA).Para el mejoramiento del sistema se presenta la necesidad de contar con una persona que sea independiente de las áreas o departamentos de la empresa, dónde se realizan las actividades relacionadas con la producción de bienes y servicios, para que se haga cargo de los elementos relacionados con evaluaciones y acciones correctivas y preventivas y de los que aparecen relacionados con el control de los documentos para lograr un control centralizado ( Elementos 5, 13, 14, 16 y 17).
El Consejo del Sistema Integrado de Gestión.Para la coordinación y evaluación de las tareas y actividades que presenta el desarrollo, implementación y operación del Sistema de Gestión se recomienda que los integrantes del Organigrama de Figura 3.1, constituyan un Consejo de manera que a través de reuniones períodicas se haga cargo de la coordinación y evaluación del Sistema Integrado de Gestión durante su desarrollo y operación.
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GERENTE GENERAL
FIGURA 3.1
ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIG ( SISTEMA INTEGRADO DE GESTION )
REPRESENTANTE DE GERENCIA
FACILITADOR ( CONSULTOR) CONSEJO SIG • Coordinación y evaluación
GERENTE / JEFE VENTAS
GERENTE / JEFE ADQUISICIONES
GERENTE / JEFE PRODUCCIÓN
GERENTE / JEFE INGENIERIA
GERENTE / JEFE RECURSOS HUMANOS :
GERENTE / JEFE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE :
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3.1.2.- Empresa organizada en forma diferente o con Departamentos que tienen otros nombres En estos casos se procede a registrar la organización que realmente tiene la empresa.
Departamentos/ Funciones de la empresa
Eliminar
Representante de Gerencia Ventas Adquisiciones Producción Ingeniería Recursos Humanos Jefe de la Calidad y Medio Ambiente
Añadir
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3.2 .- Asignación de los elementos del Sistema integrado de gestión a los departamentos/funciones existentes en la empresa A continuación se procede a distribuir la responsabilidad principal de los elementos del SIG entre las áreas /departamentos de la empresa , según los objetivos de cada uno de los elementos del sistema ( Ver Figura 1.1 y Anexo 1 sobre el mejoramiento contínuo). En el ejemplo que sigue haremos esa asignación considerando una empresa organizada según la Figura 3.1
Representante de gerencia Elementos del SIG, no asignados Elementos del SIG, asignados 1.- Responsabilidades gerenciales 2.- Sistema Integrado de Gestión
MOVER
3.- Revisión del contrato 4.- Control del diseño 5.- Control de documentos 6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente 8.- Identificación del producto 9.-Control del proceso 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y e nsayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 15.- Manipulación, almacenaje, preservación , empaque y despacho 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas 18.- Capacitación y entrenamiento 19.- Servicios 20.Técnicas estadísticas Elementos del SIG, no asignados
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Elementos del SIG, no asignados
Ventas Elementos del SIG, asignados 3.- Revisión del contrato 19.- Servicios
MOVER
4.- Control del diseño 5.- Control de documentos 6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente 8.- Identificación del producto 9.-Control del proceso 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 15.- Manipulación, almacenaje, preservación , empaque y despacho 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas 18.- Capacitación y entrenamiento 20.- Técnicas estadísticas
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Adquisiciones Producción Elementos del SIG, asignados 6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente
Elementos del SIG, no asignados MOVER
4.- Control del diseño 5.- Control de documentos 8.- Identificación del producto 9.-Control del proceso 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 15.- Manipulación, almacenaje, preservación , empaque y despacho 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas 18.- Capacitación y entrenamiento 20.- Técnicas estadísticas
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Elementos del SIG, no asignados
Elementos del SIG, asignados 8.- Identificación del producto 9.-Control del proceso 15.- Manipulación, almacenaje, preservación , empaque y despacho 20.- Técnicas estadísticas
MOVER
4.- Control del diseño 5.- Control de documentos 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas 18.- Capacitación y entrenamiento
Ingeniería
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Elementos del SIG, no asignados
Elementos del SIG, asignados 4.- Control del diseño MOVER
5.- Control de documentos 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas 18.- Capacitación y entrenamiento
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Recursos Humanos Elementos del SIG, no asignados
Elementos del SIG, asignados MOVER 18.- Capacitación y entrenamiento
5.- Control de documentos 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas
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Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente
Elementos del SIG, no asignados
Elementos del SIG, asignados 5.- Control de documentos 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas
MOVER
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GERENTE
Terminada la asignación de los elementos del SIG a las Areas/Departamentos de la industria la organización queda entonces según la GENERAL siguiente Figura 3.2.FIGURA ELEMENTOS Y RESPONSABILIDADES PARA 3.2 LAIMPLEMENTACIÓN DEL SIG ( SISTEMA INTEGRADO DE GESTION )
REPRESENTANT E DE GERENCIA ELEMENTOS 1.: Responsabilidade s gerencial 2.- es Sistema integrado gestió de n
GERENTE / JEFE VENTAS
GERENTE / JEFE ADQUISICIONES
GERENTE / JEFE PRODUCCIÓN
ELEMENTOS : 3.- Revisión del contrat o 19.Servicios
ELEMENTOS : 6.Adquisiciones 7.Producto suministrado por el client e
ELEMENTOS : 8.Identificación del producto 9.- Control del proces o 15.Manipulación, almacenaj e, preservació n, empaque y despach o 20. Técnicas estadístic as
FACILITADOR ( CONSULTOR ) CONSEJO SIG y Coordinación • evaluaciónyEvalua ción periódica evaluación
GERENTE / JEFE INGENIERIA GERENTE / JEFE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
ELEMENTOS : 4.- Control del diseño
GERENTE / RECURSOS HUMANOS
ELEMENTOS : 5.- Control documento de 10.- Inspección s y ensayo s
ELEMENTOS : 18.- Capacitación entrenamient 11.- Control del de medición y equipo
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3.3.- Asignar tareas a los departamentos en base a procedimientos de tipo genérico disponibles para cada elemento del sistema SIG. Terminada la asignación de los elementos del SIG a las áreas/ departamentos de la empresa , se continúa con la determinación de los procedimientos que cada área / departamento tendrá que desarrollar para cumplir con los requisitos establecidos por las Normas ISO 9000 + 14001 en cada elemento del sistema SIG. Para la asignación de estas tareas se utiliza la información detallada en la TABLA 3.3.1. A continuación , a manera de ejemplo se realiza esta asignación de tareas para el Representante de gerencia , al cual se la han asignado ( Ver punto 3.2 anterior) los elementos 1 y 2 del sistema. En base a la Tabla 3.3.1. el Representante de gerencia queda con los procedimientos que se detallan en la Tabla 3.3.2
TABLA 3.3.2.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS AL REPRESENTANTE DE GERENCIA Elementos asignados
TABLA 3.3.1.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001) Y SUS PROCEDIMIENTOS GENERICOS PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA SIG
ELEMENTO
1. RESPONSABILIDA DES GERENCIALES 2. SISTEMA DE GESTIÓN 3. REVISIÓN DEL CONTRATO 4. CONTROL DEL DISEÑO 5. CONTROL DE DOCUMENTOS
1.- Responsabilidades gerenciales 2.- Sistema de gestión
Procedimientos asignados • • • • •
•
• •
•
PSIG 3.1.- Revisión del contrato PSIG 4.1.- Control y revisión del diseño PSIG 4.2.- Solicitud y notificación de cambios de ingeniería PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos
MOVER
•
• •
PSIG 1.1.- Equipos de Mejoría PSIG 1.2.- Comunicaciones internas PSIG 1.3.- Comunicaciones externas PSIG 1.4.- Revisión de gerencia PSIG 2.1.- Preparación de la documentación ITSIG 2.1.1.- Instrucciones para el formato de los procedimientos e instrucciones de trabajo PSIG 2.2.- Planificación de la calidad PSIG 2.3.- Planificación ambiental
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•
6. ADQUISICIONES 7. PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE
• •
PSIG 5.2.- Distribución y corrección al manual PSIG 6.1.- Adquisiciones PSIG 7.1.- Verificación y control de productos suministrados por clientes
TABLA 3.3.1.- (Continuación) PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA SIG 8. IDENTIFICACIÓN PSIG 8.1.- Identificación y trazabilidad de los DEL PRODUCTO productos 9. CONTROL DEL PSIG 9.1.- Emisión de instrucciones para el PROCESO control de los procesos PSIG 9.2.- Preparación y respuesta a emergencias PSIG 9.3.- Mantención preventiva PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulación 10.INSPECCIONES Y PSIG 10.1.- Inspección y ensayos en ENSAYOS recepción PSIG 10.2.- Inspección y ensayos en proceso PSIG 10.3.- Inspección y ensayos finales 11.CONTROL DEL PSIG 11.1.- Mantención y calibración del EQUIPO DE equipo de inspección y ensayo ELEMENTO
•
•
•
• • •
• • •
MEDICIÓN Y ENSAYO 12. ESTADO DE INSPECCIONES Y ENSAYOS 13. CONTROL DE
--------------------
•
PSIG 13.1.- Revisión y disposición de
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PRODUCTO NO CONFORME 14. ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA 15. MANIPULACIÓN, ALMACENAJE, PRESERVACIÓN, EMPAQUE Y DESPACHO 16. CONTROL DE REGISTROS
• • •
•
•
producto no conforme PSIG 13.2.- Información de fallas PSIG 14.1.- Acción correctiva PSIG 14.2.- Acción preventiva PSIG 15.1.- Manipulación, almacenamiento, empacado, preservación y despacho
PSIG 16.1.- Sistema de gestión para la mantención de los registros del sistema de gestión
TABLA 3.1.- (Continuación) ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 1400 Y SUS PROCEDIMIENTOS GENERICOS ELEMENTO
17. AUDITORÍAS INTERNAS 18. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA SIG PSIG 17.1.- Sistema de auditorías internas •
•
•
•
19. SERVICIOS
• •
•
PSIG 18.1.- Evaluación y entrega del entrenamiento ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitación y entrenamiento ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitación y entrenamiento PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente PSIG 19.2.- Intercambio de información de la apertura y cierre de atención al cliente PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes
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20. TÉCNICAS ESTADÍSTICAS
•
•
•
•
PSIG 20.1.- Verificación de la puesta en marcha de los procesos PSIG 20.2.- Control estadístico de los procesos PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso PSIG 20.4.- Muestreo estadístico
En las siguientes Tablas, se muestra el resultado de la asignación de los procedimientos asignados al resto de las áreas/ departamentos de la empresa con el Organigrama de la Figura 3.1
TABLA 3.3.3.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A VENTAS Elementos asignados 3.- Revisión del contrato 19.- Servicios
Procedimientos asignados
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• • •
•
PSIG 3.1.- Revisión del contrato PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente PSIG 19.2.- Intercambio de información de la apertura y cierre de atención al cliente PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes
TABLA 3.3.4.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A ADQUISICIONES Elementos asignados 6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente
Procedimientos asignados • •
PSIG 6.1.- Adquisiciones PSIG 7.1.- Verificación y control de productos suministrados por clientes
TABLA 3.3.5.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A PRODUCCION Elementos asignados 8.- Identificación del producto 9.-Control del proceso 15.- Manipulación, almacenaje, preservación , empaque y despacho 20.- Técnicas estadísticas
Procedimientos asignados
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• • • • • •
• • • •
PSIG 8.1.- Identificación y trazabilidad de los productos PSIG 9.1.- Emisión de instrucciones para el control de los procesos PSIG 9.2.- Preparación y respuesta a emergencias PSIG 9.3.- Mantención preventiva PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulación PSIG 15.1.- Manipulación, almacenamiento, empacado, preservación y despacho PSIG 20.1.- Verificación de la puesta en marcha de los procesos PSIG 20.2.- Control estadístico de los procesos PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso PSIG 20.4.- Muestreo estadístico
TABLA 3.3.6.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A INGENIERIA Elementos asignados 4.- Control del diseño
Procedimientos asignados • •
PSIG 4.1.- Control y revisión del diseño PSIG 4.2.- Solicitud y notificación de cambios de ingeniería
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TABLA 3.3.7.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A RECURSOS HUMANOS Elementos asignados 18.- Capacitación y entrenamiento
Procedimientos asignados • •
•
PSIG 18.1.- Evaluación y entrega del entrenamiento ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitación y entrenamiento ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitación y entrenamiento
TABLA 3.3.8.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE Elementos asignados 5.- Control de documentos 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición
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12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva FIGURA 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas 3.3PROCEDIMIENTOS
GERENTE GENERAL
Procedimientos Y RESPONSABILIDADES PARA asignados REPRESENTANT PSIG 5.1.y datos externos LAIMPLEMENTACIÓN DEL Control de documentos E DE GERENCIA PSIG 5.2.- Distribución y corrección al manual SIG ( SISTEMA INTEGRADO PSIG 10.1.- Inspección y ensayos en recepción DE PSIG GESTION ) 10.2.- Inspección y ensayos en proceso • • •
FACILITADOR ( CONSULTOR )
• • • • • • • •
•
GERENTE /
PSIG 10.3.- Inspección y ensayos finales PSIG 11.1.- Mantención y calibración del equipo de inspección y ensayo PSIG 13.1.- Revisión y disposición de producto no conforme PSIG 13.2.- Información de fallas PSIG 14.1.- Acción correctiva PSIG 14.2.- Acción preventiva PSIG 16.1.- Sistema de gestión para la mantención de los registros del sistema de gestión PSIG 17.1.- Sistema de auditorías internas
GERENTE /
GERENTE /
Procedimientos asignados a
Procedimientos asignados a
• evaluaciónyEvalua ción periódica evaluación
GERENTE /
JEFE JEFE JEFE a las Areas/ Departamentos para En la Figura 3.3, que sigue JEFE se presenta el resumen de los Procedimientos asignados VENTAS ADQUISICIONES PRODUCCIÓN INGENIERIA el desarrollo de la Documentación.
Procedimientos asignados al Representante de gerencia Procedimientos Ver Tabla a3.3.2 asignados
Coordinación CONSEJO SIG y
Procedimientos asignados a
Procedimientos asignados a
GERENTE / JEFE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE
Procedimientos asignados a Calidad
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3.4.- Definición de Responsables por departamento y asignación de claves para su acceso a la documentación en desarrollo Terminada la asignación de tareas para cada departamento, se deberá nombrar al responsable del desarrollo de la documentación en cada uno de los departamentos de la empresa. Se recomienda que este sea el Gerente o Jefe del departamento. Para controlar que el trabajo del responsable del departamento no sea alterado por otras personas, sin su conocimiento y aprobación, , cada responsable tendrá un password único para acceder a los archivos de trabajo donde se guardan los documentos en desarrollo. Ver en Figura 3.4, un ejemplo para la asignación de responsabilidad y clave para el JACMA
Figura 3.4.Responsables de departamento Representante de Gerencia
Calidad y Medio Ambiente
Nombre
Ventas Adquisiciones Producción Ingeniería Recursos Humanos
Password
JACMA
XXXXX
ELEMENTOS ASIGNADOS 5.- Control de documentos 10.- Inspección y ensayos 11.- Control del equipo de medición 12.-Estado de inspección y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Acción correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditorías internas
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PASO 4 .- Desarrollo y aplicación de la documentación 4.1.- Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. 4.1.1.- Elementos de apoyo Para el desarrollo de la documentación de cada módulo están disponibles los ejemplos de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Ellos incluyen un formato sobre el cuál se los modifica, adaptándolos a la situación y requerimientos de cada empresa. Los programas requeridos para este trabajo son: Para el texto escrito : Microsoft Word Para los diagramas de flujo : Chartist 1.9. Este programa se puede bajar desde Internet, desde las siguientes direcciones:
NOVAGRAPH http://www.novagraph.com Germany ftp://ftp.uni-mainz.de/pub/pc/mirrors/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Japan ftp://ftp.crl.go.jp/pub/pc/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip United Kingdom (Great Britain) ftp://src.doc.ic.ac.uk/pub/packages/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Nota.- EL software es entregado en forma comprimida. Para su descompresión es necesario tener un descompresor de archivos ZIP para WINDOWS, el cual puede también bajarse desde INTERNET con la siguiente dirección: web:http://www.winzip.com/winzip/
4.1.2.- Instrucciones para el desarrollo de la documentación.1.- Acceda al archivo de tareas. 2.- Seleccione el documento sobre el cual necesita trabajar.
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3.- Guarde el procedimiento genérico en archivo de desarrollo con el nombre del Procedimiento / Instrucción de Trabajo. 4.- Inicie su desarrollo. 5.- Cuando termine la sesión, haga una estimación de su avance en cuadro resumen de tareas ( Ver Tabla 4.1).
TABLA 4.1 CUADRO RESUMEN DE TAREAS DEPARTAMENTO : RESPONSABLE DEL DESARROLLO DE LA DOCUMENTACION TAREAs:_Procedimiento : Código y Nombre
AVANCE en %
Fecha
. 4.1.3.- Informe sobre el avance de la documentación Cuando sea requerido, en base a la información registrada y actualizada de TABLA 4.1, se confeccionan gráficos de barras para conocer la situación de avance del desarrollo de la documentación : 1.- Avance por encargado departamental 2.- Avance del Proyecto 4.1.3.- Distribución de la Documentación terminada .La documentación terminada es centralizada y entregada por el JACMA en carpetas personales, o enviada via E-mail a cada Gerente /Jefe de Area, con los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo que deben aplicarse en cada Departamento. Para el registro y control de la documentación se deberán utilizar los PSIG’s 2.1 y 5.1 .
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4.2.- Aplicación de la documentación Una vez terminada la documentación relacionada con un Procedimiento, esta debe implementarse (aplicarse) de acuerdo al siguiente PLAN
TABLA 4.2.PLAN DE IMPLEMENTACION DEL PSIG XY - Título ACTIVIDAD QUE SE HACE QUIEN LA HACE 1 Capacitación a los usuarios del Responsable de su PSIG . desarrollo OJO .- Definir todos los usuarios en base al proceso descrito en el PSIG 2 Aplicar el PSIG Gerentes + usuarios del PSIG 3 Revisión/Evaluación de la Auditores internos implementación 4 Acciones Correctivas/Preventivas JACMA (Jefe de sobre las No - Conformidades Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente) + Gerentes Departamentales
CUANDO xx/yy/zz
COMO DONDE La capacitación se hace utilizando Sala de Reunión el PSIG, los documentos de entrada y los de salida
A partir de : xx/yy/zz A partir de : xx/yy/zz Al término de la actividad 3, de este plan
Como parte de las actividades de la empresa Con listas de chequeo, Según procedimiento PSIG 17.1 Según PSIG 14.1 y PSIG 14.2
En los lugares de trabajo En los lugares de trabajo En los lugares de trabajo
4.3.- Desarrollo del Manual.- El manual es un documento que muestra en forma resumida, cómo se cumple con los requisitos de las normas ISO 9001 + 14001.
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El Manual tiene una Sección 0 (Ver ejemplo en MSGO.doc) , donde se muestra el enunciado que tiene la empresa con respecto a su Misión. Esta Sección incluye una descripción del alcance de las actividades de la empresa (por ejemplo diseño, producción, servicios, etc) . También es útil proporcionar una breve descripción de la historia, productos, plantas que tiene, sus ubicaciones, etc.. La Sección 1(Ver ejemplo en MSG1.doc) contiene los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y establece la participación y compromisos de la gerencia con su operación. El desarrollo de su contenido conviene hacerlo al inicio de las tareas de la documentación ya que esta la Sección 1 es la guía y orientación permanentes para la implementación del Sistema Integrado de Gestión. La responsabilidad del desarrollo de su contenido es la del gerente general y de sus ejecutivos ( Gerentes de Departamento). El resto de las Secciones de la 2 a la 20 (Ver ejemplos en MSG2.doc. a MSG20.doc) contienen resumenes de lo que hace la empresa para cumplir con los restantes 19 elementos del Sistema Integrado de Gestión. Por tanto el desarrollo de su contenido será posible de realizar a medida que se vaya terminando la implementación de los Procedimientos del SIG relacionados con esos elementos y de que se realicen las correcciones derivadas de su aplicación. Instrucciones para la Confección del Manual.Secciones 0 y 1.- El Gerente General y los Gerentes Departamentales, redactan en conjunto, el contenido del Documento MSG0.doc. Secciones 1 a 20 ( Cada Sección corresponde a un elemento del sistema de gestión).- Cada Gerente Departamental y el JACMA redactan el contenido de los Documentos MSG1.doc a MSG20.doc que están bajo su responsabilidad. (Ver asignación de elementos del SIG en el punto 3.2 de este documento).
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PASO 5.- Capacitación de Auditores Internos.Con el propósito de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión se necesita contar con personal capacitado para realizar las revisiones a su operación. Se recomienda juntar a un grupo de 7 personas, pertenecientes a los diferentes departamentos de manera que las auditorías puedan ser realizadas por personal independiente de las actividades auditadas. Para dicho propósito se adjunta el siguiente material de apoyo. 5.1.- Curso Taller de Auditorías. Duración 4 Horas Ver Web cursoauditoría.doc 5.2.- Listas de Chequeo para verificar el cumplimiento de las actividades de la empresa con los requisitos de las Normas ISO 9000 y 14001 Ver CHECKLISTS Web elemento1.doc a Web elemento20.doc. (Las listas de chequeo permiten la revisión de cada uno de los elementos del SIG)
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PASO 6.-. Auditorías internas y acciones correctivas / preventivas 6.1 .- Las auditorías internas se realizan en cada Departamento de la empresa, en base a los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo que se han desarrollado para su operación. La documentación referida está constituida por los procedimientos desarrollados por el Departamento asignados en el paso 3.3 anterior, y su extensión a otros departamentos, derivada de las actividades de interrelación o interfase.que se han definido en su desarrollo. Ver ejemplo de procedimientos aplicados en l os Departamentos de la Empresa.en la siguiente Figura 6.1
Fig. 6.1. DEPARTAMENTOS / AREAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIG PSIG N° - Título 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 5.2 6.1
Repres.Ger./Gerentes.
Ventas Adquis.. Ingeniería
Producc..
DACMA
Bodegas Personal
Comunicaciones internas Comunicaciones externas Revisión de erencia Pre aración de documentación Planificación de calidad Planificación ambiental Revisión del contrato ara ventas externas Revisión del contrato ara ventas internas Control y revisión del diseño Solicitud cambios de in eniería Control de documentos Distribución corrección del manual Ad uisiciones
Fig. 6.1.- (Continuación) DEPARTAMENTOS / AREAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIG
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7.1 Control de roductos suministrados or clientes 8.1 Identificación del roducto 9.1 Emisión control de instrucciones de rocesos 9.2 Pre aración y res uesta a emergencias 9.3 Mantención reventiva 10.1 Ins ecciones ensa os en rece ción 10.2 Ins ecciones y ensayos en roceso 10.3 Ins ecciones ensa os finales 11.1 Mantención calibración e ui o de medición 13.1 Revisión dis osición de roducto no conforme 13.2 Gestión de fallas - GEFA 14.1 Acción correctiva 14.2 Acción reventiva 15.1 Mani ul.,almacenaje, reservación em a ue y 16.1 Sistema ara mantención de re istros 17.1 Sistema de auditorías internas 18.1 Evaluación entre a de ca acitación/ entrenam. 19.1 Sistema de ue as de clientes 20.1 Control estadístico de rocesos 20.2 Muestreo estadístico Manual
6.2.- Las no conformidades se registran en Informe N°XX de la Auditoría Interna 6.3.- Se inician las Acciones Correctivas/Preventivas según los PSIG’s 14.1 y 14.2 6.4.- En las Auditorías Internas que siguen, se verifica que las acciones correctivas emitidas en auditorías anteriores se han ejecutado.. En todas las acciones correctivas y preventivas que se han dado por terminadas, se revisará también, que la documentación relacionada con el PSIG que ha sido auditado se ha corregido en conformidad a los resultados de las acciones correctivas.
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2.- DATOS DE REFERENCIA PARA ESTIMAR RECURSOS EN LAS ETAPAS DE DESARROLLO DE DOCUMENTACION, IMPLEMENTACION Y AUDITORIAS INTERNAS.2.1.- DESARROLLO DE LA DOCUMENTACION 2.1.1.- Recursos principales : Computador Personal • Microsoft Word para la parte escrita de la documentación • Procedimientos de tipo genérico ( como ejemplos de lo que se necesita desarrollar) • Chartist 1.9 para los diagramas de flujo. Este programa se puede bajar desde Internet, desde las siguientes direcciones: •
NOVAGRAPH
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http://www.novagraph.com Germany ftp://ftp.uni-mainz.de/pub/pc/mirrors/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Japan ftp://ftp.crl.go.jp/pub/pc/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip United Kingdom (Great Britain) ftp://src.doc.ic.ac.uk/pub/packages/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Nota.- EL software es entregado en forma comprimida. Para su descompresión es necesario tener un descompresor de archivos ZIP para WINDOWS, el cual puede también bajarse desde INTERNET con la siguiente dirección: web:http://www.winzip.com/winzip/
2.1.2.- Tiempo estimado para el desarrollo de un procedimiento (en base a una persona que cuenta con los recursos indicados en punto 2.1.1) Diagrama de Flujo + Parte Escrita + Revisiones + Terminación en Limpio = 16 Horas: 2.1.3.- Tiempo estimado para el desarrollo de una instrucción de trabajo (en base a una persona ) Parte escrita + Revisiones + Terminación en Limpio = 8 Horas
2.2.- IMPLEMENTACION DE LA DOCUMENTACION 2.2.1.- Recursos .-
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•
Documentación completa y terminada del procedimiento a implementar
2.2.2.- Tiempo estimado para preparar la implementación de un procedimiento : Planificación : 0,5 Horas x cantidad de responsables involucrados en la implementación • Ejemplo . Para procedimiento de Revisión del contrato : Responsables : Gerente/Jefe Departamento de Ventas • Gerente/Jefe Departamento de Producción • Planificación : 0,5 Horas x 2 = 1 Hora • •
Capacitación : 3 Horas x cantidad de personas que participan en la capacitación ( responsable del procedimiento + personal de las áreas que utilizarán el procedimiento)
2.2.3.- Tiempo estimado para la implementación y presentación del procedimiento para una auditoría interna : 1 mes
2.3.- AUDITORIAS INTERNAS.2.3.1.- Recursos Auditores Internos capacitados con un curso de Auditorías Internas. • Los auditores internos disponen de la documentación del sistema para realizar las auditorías internas en la empresa • Los auditores internos reciben un plan para realizar las auditorías • Los auditores internos disponen de los procedimiento que tienen que ser auditados. • 2.3.2.-Tiempos estimados para actividades varias Confeccionar el programa de una auditoría : 1 Hora x N°de auditores que participan en la auditoría • Preparación de la auditoría de un procedimiento ( Estudio del procedimiento + Preparación de la lista de Chequeo ) : 3 Horas x N° de auditores • Auditar un procedimiento : 2 Horas x N° de auditores • Confeccionar el Informe : 1 Hora x N° de auditores •
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3.- PROBLEMAS /BARRERAS PRINCIPALES EN LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ISO 9000 +14001 •
• • •
Falta de tiempo del personal de las empresas para sus tareas relacionadas principalmente con la confección de la documentación Esto se presenta sobretodo cuando en la empresa el personal ejecutivo es mínimo (Gerentes /Jefes de Area ), se encuentra dedicado a cumplir múltiples funciones y además no tienen la posibilidad de delegarlas a un nivel intermedio porque este no existe o está plenamente ocupado con labores productivas. Falta de compromiso visible del Gerente General con el desarrollo del sistema ISO 9000+14001 Implementación de otros Programas y /o Proyectos prioritarios y paralelos a la implementación de los sistemas ISO 9000 + 14001 Falta de infraestructura computacional para el desarrollo de la documentación : Disponibilidad de PC y de Programa Chartist 1.9 para confeccionar los diagramas de flujo de los procedimientos.
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