3.3.4 Indague acerca acerca de la estructu estructura ra (fecha, (fecha, detalle, detalle, saldos saldos inicial iniciales, es, movimien movimientos, tos, saldos saldos nales, nales, totale totales, s, etc.) etc.) y el proced procedimi imient ento o para para su corre correcto cto dilige diligenci nciami amient ento o (paso (paso a paso paso operat operativo ivo)) de los siguientes temas y realice un instructivo explicativo explicativo por cada uno de ellos. 1. Comproantes de diario. !. "iro de Inventarios y #alances. 3. "iro diario. 4. "iro $ayor y #alances. %. "iro &iscal de 'peraciones iarias. . #alance de Comproaci*n. +. 'tros "iro (ctas). -. "iros auxiliares. auxiliares. /02/0 1. C'$'# C'$'#5/0 5/0 / II' II'.. Previamen Previamente te al registr registro o del hecho económico en los libros de primera primera entrada o resumen, resumen, debe elaborarse elaborarse un comprobante de contabilidad, el cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada. El comprobante de contabilidad debe tener numeración consecutiva dejándose constancia de las personas que lo elaboraron aprobaron, fecha, origen, descripción, cuant!a de las operaciones, cuentas afectadas con el registro con su código nombre correspondiente en el P"#. El comprobante de contabilidad de acuerdo al volumen de las transacciones puede resumir las operaciones de un d!a, varios d!as, una semana, varias semanas, pero el per!odo resumido no debe sobrepasar un mes. $i la empresa tiene mucho movimiento se pueden elaborar varios comprobantes correspondientes a un d!a. El comprobante de contabilidad debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de registro cronológico o diario en los auxiliares para que exista debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido en el art!culo %& del #ódigo de #omercio '() del *ecreto (+% de '&&-. as Partidas o #omprobantes de *iario tienen como propósito registrar cada operación que se realiza en una empresa o negocio, a sea de carácter comercial, industrial o de servicio. $e ela elabor bora a un #om #ompr proba obante nte por cad cada a d!a en el que se reg regist istre ren n tra transa nsacci ccione oness eco económ nómica icas. s. "na de las caracter!sticas de las Partidas de *iario es que en los totales, /l *E0E siempre tendrá igual cantidad que el 120E3.
2 continuación se muestran los cuatro #omprobantes de *iario correspondientes a cada uno de los d!as en los que se registraron las transacciones comerciales presentadas anteriormente.
egistro de Comproante de iario.
C*digo titula código, tiene por 4nalidad solo 5nicamente registrar el n5mero asignado a la cuenta.
etalle titula detalle, concepto o descripción, tiene por 4nalidad solo 5nicamente registrar los t!tulos de cuentas, sub6cuentas la glosa.
ee titula debe, tiene por 4nalidad registrar solo 5nicamente valores de las cuentas que haan sido debitadas o cargadas.
6aer titula haber, tiene por 4nalidad registrar solo 5nicamente valores de las cuentas que haan sido abonadas o acreditadas.
reparado titula preparado por, tiene por 4nalidad registrar el nombre completo cargo 4rma de la persona que preparó el comprobante de diario.
evisado titula revisado por tiene por 4nalidad registrar el nombre completo careo 4rma de la persona que reviso la preparación del comprobante de diario.
proado titula aprobado por tiene por 4nalidad registrar el nombre completo cargo 4rma de la persona que arrobo la revisión preparación del comprobante de diario.
!. "I#' / I57/5I'0 8 #"5C/0. 2l iniciar sus actividades comerciales, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario un balance general que permitan conocer de manera clara completa la situación de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de inventarios balances, de acuerdo con las normas legales.
egistro en el liro de Inventarios y #alances *espu/s de elaborar el inventario general inicial el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de 7nventarios 0alances, teniendo en cuenta diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas8
Cantidad 2qu! se registra la cantidad de art!culos inventariados.
Cuentas y detalle 2qu! se registra el nombre de las cuentas subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca referencia de los art!culos. $i en una cuenta es necesario ofrecer información mu extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta 5nicamente el n5mero de anexo que ampl!a la información, este es el caso de mercanc!as, en las que ha grupos subgrupos de ar t!culos para detallar.
7alor unitario 2qu! se registra el valor que corresponde a cada art!culo relacionado en la columna #antidad.
7alor parcial 9ormalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente alas subcuentas: en el caso de las mercanc!as, corresponde al resultado demultiplicar el ;alor unitario por la #antidad.
7alor total En esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta: una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo del 2ctivo, grupo del Pasivo. En este libro se re
Correcci*n de errores #uando en los registros de inventarios o balances se cometen errores, /stos pueden corregirse anulando la página asentando los valores correctos en la página siguiente.
6o9a de liro de Inventarios y #alances En este libro se registra, en primer lugar, el inventario inicial o 4nal luego se procede a registrar el 0alance correspondiente.
3. "I#' II' Es un libro principal, en el que se registra en orden cronológico cada comprobante de contabilidad elaborado por la empresa durante un mes. #on el 4n de obtener maor movimiento mensual de cada cuenta, al 4nalizar el mes se totalizan los registros d/bitos cr/ditos, información necesaria que se traslada al libro =aor en la columna de movimiento mensual.
egistros en el liro de diario Columnario "na vez elaborado el comprobante de contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta las siguientes columnas. &echa 2qu! se escribe el año, mes d!a del comprobante que se está registrando.
etalle o escripci*n En esta columna se escribe el nombre n5mero del comprobante. 2na serie de columnas con ee y 6aer #ada columna corresponde al nombre de una cuenta, las dos 5ltimas se utilizan ara cuentas varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta la segunda para registrar los movimientos d/bitos cr/ditos. rocedimientos
$e inicia el *iario #olumnario con el comprobante de apertura, es decir el que corresponde al inventario general inicial se traslada esta información al libro maor balances. $e registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de contabilidad correspondientes a un mes. $e totaliza el movimiento d/bito cr/dito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro =aor 0alances. 2l 4nalizar el periodo contable, se registran en igual forma que el comprobante de apertura, el comprobante de ajustes el comprobante de cierre, esta información se traslada al libro =aor 0alance.
Correcci*n de errores
4 ."I#'
#uando se escribe en alguna cuenta valores incorrectos, se anula el folio con la explicación correspondiente la 4rma del contador.
$8' 8 #"5C/0
Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite elaborar los estados 4nancieros de propósito general. a información se obtiene a nivel de cuentas maores produce una s!ntesis de los movimientos d/bitos cr/ditos que afectaron cada una de las cuentas de maor, codi4cadas como a se dijo con cuatro d!gitos. El =aor 0alances contienen todas las cuentas maores del P"# que utiliza el ente económico. a información anal!tica de las cuentas se obtiene de los libros auxiliares.
egistro en liro $ayor y #alances $e inicia con los saldos de apertura se contin5a con los movimientos mensuales registrados en las siguientes columnas8
Cuentas 2qu! se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón. C*digo, 2qu! se escribe el n5mero que corresponde a cada cuenta, seg5n el catálogo de cuentas de la empresa, tomando el P"#. 0aldo anterior, $e utiliza para registrar el saldo d/bito o cr/dito de cada cuenta correspondiente al per!odo anterior. $ovimiento del mes, En esta columna se registra el movimiento d/bito cr/dito men sua l de cada cuenta . a inform ación se t rasla da de los totale s me nsual es del libro *iario #olumnario. 0aldos, En esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas, saldos anteriores movimientos, as!, movimientos iguales se suman movimientos contrarios se restan. Cuadro de movimiento de saldos, os saldos de las cuentas del 2ctivo, generalmente, son d/bitos, aunque puede darse el caso como 0ancos, que resulte saldo cr/dito, cuando está en sobregiro. as cuentas de #ostos >astos tienen saldo d/bito, las cuentas del Pasivo, patrimonio e 7ngreso tienen saldo cr/dito.
rocedimientos
$e registra el comprobante de apertura en la columna $aldos 2nteriores.
$e registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al =ovimiento.
$e determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituen los saldos anteriores del mes siguiente.
2l 4nalizar el periodo contable, en la columna =ovimiento se registra el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados 4nancieros.
2l 4nalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el libro =aor los saldos de las cuentas nominales o de resultados obtener los valores correspondientes al 0alance >eneral.
Correcci*n de errores #uando se cometen errores en este libro, pueden corregirse as!8 $i ha una inconsistencia o error, se anula la hoja completa se pasa a la siguiente. as anulaciones en los libros principales deben llevar la 4rma del contador.
5. "I#'
&I0C" / '/CI'5/0 II0
En este libro se registra cronológicamente las operaciones realizadas por una persona perteneciente al r/gimen simpli4cado del impuesto a las ventas. El modo en que debe ser llevado es bastante sencillo simple, pues su
principal objetivo es referenciar en qu/ momento se sobrepasa el l!mite de ingresos necesarios para mantenerse en este r/gimen. $eg5n el art!culo )&& del Estatuto ?ributario, solo pueden pertenecer al r/gimen simpli4cado @las personas naturales comerciantes los artesanos, que sean minoristas o detallistas: los agricultores los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, as! como quienes presten servicios gravados@ que cumplan con todas las siguientes condiciones8 Aue los ingresos brutos promedio del año anterior sean inferiores a ). ";?. Esto signi4ca que para pertenecer al r/gimen simpli4cado en el año ('' se tuvo que tener ingresos inferiores a &BC((. en el año ('. ?ener solamente un establecimiento de comercio. 9o ser usuario aduanero ni desarrollar operaciones que impliquen la explotación de intangibles Dcomo por ejemplo las franquicia o las concesiones. 9o haber realizado ni en el año anterior ni en el presente, contratos con bienes o servicios gravados por un valor individual superior a -.- ";?: lo cual corresponde a B(C&-%.+ para el (''. Aue el monto de las consignaciones bancarias, los depósitos o las inversiones 4nancieras del año anterior del presente, no superen los ).% ";?: ''-C&). para el (''.
egistro "iro &iscal de 'peraciones iarias En este libro, que debe estar foliado, se debe anotar la identi4cación completa del responsable además8
2notar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada. 2notar diariamente los egresos por costos gastos. 2l 4nalizar cada mes deberán totalizar el valor de los ingresos del periodo. El valor pagado por los bienes servicios adquiridos seg5n las facturas que les haan sido expedidas. os soportes del ibro Fiscal de 3egistro de Gperaciones *iarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la 2dministración ?ributaria durante % años a partir del d!a ' de enero del año siguiente al de su elaboración.
6.
#"5C/ / C'$'#CI:5 Es un cuadro o documento contable que enlista los movimientos los saldos de todas cada una de las cuentas del =aor que se prepara con el objetivo de comparar o veri4car si todos los cargos abonos de los asientos de *iario han sido registrados en las cuentas de =aor respetando la partida doble.
&unciones #alance de Comproaci*n
;eri4car que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos acreedores, de modo que se produzca el balance o equilibrio. 2 H P I #
;eri4car o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en el *ebe sea igual a la suma de los movimientos en el 1aber: esto a su vez comprueba que la suma del *iario sean correctas. #argos H 2bonos
3esumir o sintetizar el proceso anal!tico que han tenido las cuentas en el *iario en el =aor. D3ef. Principio de 2nálisis $!ntesis
/structura el #alance de Comproaci*n $u raado está estructurado para contener los siguientes datos.
Encabezado 9ombre del negocio, nombre del documento8 0alance preparación.
de comprobación fecha de
#olumnas de8 Folio del =aor de cada cuenta #ódigo nombres de las cuentas del =aor =ovimientos deudores acreedores de las cuentas suma de estos movimientos. $aldos deudor acreedor de las cuentas suma de estos saldos. • • • •
reparaci*n
Este cuadro se prepara al 4nal de cada periodo se debe hacer cumpliendo los siguientes pasos de su procedimiento8
?raslado de las sumas del *ebe 1aber de las cuentas del =aor. Destas sumas se toman de las que se hicieron previamente anotaron a lápiz en cada una de las cuentas. a anotación inclue los datos del folio del =aor, códigos nombres de las cuentas puede seguir el orden correlativo de los folios o de los códigos de las cuentas.
$uma de las columnas del *ebe 1aber del 0alance. *eterminación de saldos por diferencia entre los movimientos del *ebe 1aber anotación de los saldos deudores ó acreedores, seg5n como corresponda. suma de las columnas de saldos deudores acreedores del 0alance.
5ota $i en el (J paso no cuadran las columnas, antes de seguir, se debe proceder a veri4car el trabajo efectuado, para corregir lograr el cuadre.
0ecuencia del rocedimiento
Paso 9J K8 Preparar 0alance de #omprobación Fase 9J %8 Preparación del 0alance de #omprobación
Este paso consiste simplemente en preparar el 0alance de #omprobación al 4nal del periodo Dmensual, trimestral, etc., cumpli/ndose el orden establecido en su propio procedimiento.
7 .
''0 "I#'0 (C0)
El libro que de acuerdo con la legislación mercantil deben llevar algunas sociedades, especialmente las compañ!as por acciones, para asentar en /l las actas de las sesiones de su consejo de administración, de sus asambleas de accionistas. #ualquier libro donde se asienten las actas correspondientes a determinados hechos o juntas. 2lgunas compañ!as acostumbran llevar libro de actas especiales para asentar las resoluciones de las diversas @comisiones@ de su consejo, por ejemplo8 @libro de actas de la comisión ejecutiva@, @libro de actas de la comisión de operaciones@, @libro de actas de la comisión de r/gimen interior@. Gtras empresas tambi/n llevan u n libro de actas de @inspección o4cial@, donde se levantan las correspondientes a las visitas de inspección que les practican diversas dependencias del gobierno. El art!culo (B 6 K del #ódigo de #omercio dispone que deberán inscribirse en el registro mercantil @os libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas juntas de socios, as! como los de juntas directivas de sociedades mercantiles@. El citado art!culo distingue claramente entre los @libros de contabilidad@, los de registro de accionistas @los de actas@, sin que pueda entenderse que los libros de registro de accionistas los de actas pertenecen a los libros de contabilidad. 2unque el art!culo )& establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la le como obligatorios los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está re4riendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad. El art!culo 'B& prev/ que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen 4rmadas por el presidente
el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse la forma en que haan sido convocados los socios, los asistentes los votos emitidos en cada caso.
"iro de actas la sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Lstas serán 4rmadas por el presidente o quien haga sus veces el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
"iro de accionistas as! mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones: en /l se anotarán tambi/n los t!tulos expedidos, con indicación de su n5mero fecha de inscripción: la enajenación o traspaso de acciones, embargos demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas D2rt. '&%, #. #io..
$in perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección administración control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano una numeración sucesiva continua para cada uno de ellos. #uando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la le o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que /ste hubiere designado para el efecto D2rt. '-', *. 3. (+)&M&-. $e abrirá el libro de 2ctas desde el momento de la constitución de la sociedad se registrarán todas cada una de las que se diligencien por la 2samblea Grdinaria o Extraordinaria de la $ociedad o Nunta de $ocios, as! como las actas de las Nunta *irectiva en forma Grdinaria o Extraordinaria, durante toda su vida económica. 1a quienes llevan libros separados para las actas de la 2samblea otro para la Nunta *irectiva debidamente 4rmadas.
egistro de "iro de ctas as actas deberán contener de conformidad con lo establecido por el art!culo )-' del código de comercio como m!nimo lo siguiente8
El lugar en que se efect5a la asamblea la fecha hora de la misma. El n5mero de acciones suscritas. a forma la antelación de la convocatoria a la reunión. "na lista de los presentes indicando el n5mero de acciones propias o ajenas que representen.
os asuntos que se traten. as decisiones tomadas. 95mero de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas. 95mero de votos en blanco. as constancias que de manera escrita se haan presentado por los asistentes. as designaciones efectuadas. Fecha hora de la clausura de la reunión.
El libro de actas es el registro de todo lo actuado por la asamblea general en sus reuniones, en 4n es la constancia de todo lo realizado por la asamblea para lograr que el objeto social se desarrolle. #uando la asamblea general de accionistas se re5ne siempre de las actuaciones que se realicen en dichas reuniones a sean ordinarias o extraordinarias, se deberán realizar las anotaciones en actas en las cuales debe constar todo lo efectuado. levar un libro de actas es una obligación impuesta a la asamblea general de accionistas por le código de comercio.
a 4nalidad de las actas que debe llevar la asamblea general de accionistas consiste en llevar una especie de registro de cada una de las decisiones que se toman en dicha asamblea, las actas deben ser 4rmadas por el por el presidente de la asamblea su secretario a falta de estos por el revisor 4scal.
-. "I#'0 2;I"I/0 $on los libros de contabilidad en los que se registra en forma detallada, los valores información registrados en los libros principales: no requieren registro en la #ámara de #omercio. #ada empresa determina el n5mero de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño con el catálogo de cuentas que maneje.
egistro en los liros auxiliares $e traslada a los libros auxiliares la información pres ent ada en las col umn as parc ial es de comprobante de contabilidad. os registros se deben efectuar en las siguientes partes d e l l i b r o a u x i l i a r , o t o m a n d o l a i n f o r m a c i ó n d i r e c ta m e n t e d e l o s s o p o r te s c o d i 4 c a d o s para el registro contable.
&echa, # r on o l óg i ca m e nt e s e r e gi s t ra e l a ñ o , m e s d ! a d e l c o mp r ob a n te d e diario correspondiente.
etalle, $e describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.
5
=itos y Cr=ditos, $e registra el movimiento dl valor d/bito o cr/dito de cada subcuenta, tomado de la columna parciales del comprobante de contabilidad.
0aldos, 2qu! se escribe el valor que resulte despu/s del movimiento d/bito o cr/dito de acuerdo con las siguientes reglas8 •
•
En las cuentas del 2ctivo, #ostos >astos, por tener saldo d/bito la columna saldos aumenta con los valores registrados en el *ebe disminue con los valores registrados en el 1aber. En las cuentas del Pasivo, Patrimonio e 7ngresos, por tener saldo cr/dito, su saldo aumenta con los valores registrados en el 1aber disminue con los valores registrados en el *ebe.
Correcci*n de errores Pueden presentarse vario casos8
'misi*n de uno varios asientos contales, se regi str an en la fec ha en que se advierten, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de omisión en el detalle. / r r o r e n e l r e g i s t r o d e l a c a n t id a d , #ualquier error en los asiento se registra con un nuevo asiento. Para anular el asiento errado, contabilizar la misma cantidad en la columna contraria registrar el asiento correcto. egistro en otra cuenta, En este caso se anula el registro en la cuenta equivocada, por medio de un nuevo asiento, registrado en la columna contraria se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que corresponda. /rror en la fecha, En este caso, como no puede alterarse el orden cronológico, se anula el asiento con la explicación correspondiente se registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.
Fuente8 #ontabilidad >eneral61ernando *!az. #ontabilidad "niversitaria6#oral O >udiño. *ecreto )' de '&K'6#ódigo de #omercio. *ecreto (+)& de '&&-.
