GMAO, SAP PM

Titulación:

Ingeniería de Organización Industrial

Alumno (nombre y apellidos) Alberto Pila Alonso

Título PFC:

ESTUDIO PARA IMPLANTAR NUEVOS MÉTODOS DE GESTIÓN EN MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO FERROVIARIO

Director del PFC: Manel Rajadell Carreras

Convocatoria de entrega del PFC Septiembre 2012

Contenido de este volumen:

- ANEXO 2,3-

Estudio para implantar nuevos métodos de gestión en mantenimiento ferroviario

INDICE ANEXO 2: SAP PM A2.1. SAP R/3 ......................................................... .......................... .............................................................. ............................................. .............. 1 A2. 2. SAP PM ............... ....................... ............... ............... ............... ............... ............... ............... ............... .............. ............... ............... ............ ..... 2 A2.3. Representación y codificación de activos. ................................................... ............................ ....................... 2 A2.4. Elementos básicos. ....................................................... .......................... ........................................................... ................................ 4 A2.5. Catalogación Catalogación de averías averías ............... ....................... ................ ............... ............... ............... ............... ................ ............... ......... .. 9

ANEXO 3: Servicios de consultaría del mantenimiento A3.1. El proceso proceso de consultaría consultaría ................ ....................... ............... ............... ............... ................ ............... ............... ............. ..... 13 A3.2. Consultaría Consultaría organizacional organizacional ............... ...................... ............... ............... ............... ............... ............... ............... ............ ..... 14 A3.3. Consultaría de mantenimiento ......................................................... ........................... ........................................ .......... 15

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ANEXO 2: SAP PM Este anexo se ha incluido por dos motivos: 1)

Es una información necesaria para comprender este PFC.

2)

Fue un trabajo relacionado con el desarrollo del la solución explicada en este PFC, ya que corresponde con la formación diseñada e impartida a las 65 personas que componen la sección en la que versa este PFC, para familiarizarles con lo que ha sido la herramienta que debía articular el cambio en la administración de la sección de mantenimiento en cuestión.

A2.1 SAP R/3 En el devenir de una empresa la información y su flujo dentro de la organización es de vital importancia dado que afecta a la toma de decisiones que la organización debe realizar continuamente. El uso de programas informáticos para la gestión de esta información fue un desarrollo lógico. Pero se llegó a la situación de que las diferentes funciones de una misma empresa utilizaban programas diferentes cuya información debían comportar o aportar de unos a otros. Por ello nacieron los ERP (Enterprise resource planning), como solución a este problema. Los ERPs, son sistemas de información empresarial que habitualmente engloban diversas funciones de una empresa. Su ventaja es que con un único sistema se satisfacen todas las necesidades de tratamiento de información de una empresa. SAP R/3 es el ERP de la empresa SAP AG. La primera versión la denominada R1 data de 1970. La ultima versión, la R3 es lanzada en 1992, la cual ha sido rebautizada como SAP ERP y últimamente como SAP ECC (Enterprise core component). Otros ERPs muy utilizados son: Microsoft Dynamics, People Soft de Oracle, JD Edwards de Oracle. SAP R3, se organiza en los llamados módulos, los cuales tratan diferentes aspectos funcionales de una empresa. En la siguiente figura se puede observar.

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El modulo PM (plant maintenance), cumple la función de GMAO. Compite con Maximo de IBM por ser los GMAO mas instalados en empresa de primer orden. En el capitulo 1 se ha definido lo que es un GMAO (gestión de mantenimiento asistido por ordenador). En todo proceso de administración del mantenimiento una parte muy importante es el análisis de datos. Cuando el parque de activos no es pequeño el uso de una herramienta informática para la gestión de la información es vital. Un GMAO es un sistema de información para el mantenimiento, como ya se ha citado pueden llamarse también CMMS ( Computerized maintenance Management system), o también EAM (Enterprise asset Management).

A2. 2. SAP PM En este apartado se explicará de forma somera algunos de los elementos principales de este GMAO y que en algunos casos han sido referidos en este PFC.

A2.3. Representación y codificación de activos. Tener bien organizados los activos mantenidos es fundamental para estructurar alrededor la información que se almacenará y tratará. Es habitual que los GMAO utilicen una representación ordenada jerárquicamente de los activos gestionados

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con el programa. Esta representación tienen la apariencia que se puede observar en la siguiente figura.

Como se observa la técnica de organización es en árbol, muy similar a la usada en los directorios de Windows. La representación jerárquica de los activos a mantener utiliza los siguientes conceptos para construir esta organización en árbol: •

Unidad

productiva:

conjunto

de

equipos

principales

y

auxiliares

necesarios para la función de producción. •

Instalación: conjunto de equipos con homogeneidad funcional en la unidad operativa.

•

Equipamiento: conjuntos de diferentes equipos dentro de una misma instalación.

•

Equipo: componentes que desarrollan una función básica, parte individual de un equipamiento.

•

Componente o elemento: elementos indivisibles que desarrolla una función elemental dentro de un equipo.

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Existen otras maneras de representar los activos como por ejemplo la especificada en la norma ISO 14224. En SAP PM la representación jerarquizada de los activos gestionados recibe el nombre de ubicaciones técnicas. Su nombre en ingles es mas representativo “functional location”. Esta forma recibe el nombre de restructuración funcional. Las

ubicaciones

técnicas

representan

unidades

funcionales,

unidades

productivas o bien representan su estructura espacial. Además de las ubicaciones

técnicas,

existen

los

llamados

equipos.

Las

ubicaciones

representarán entonces los lugares donde se encuentra el equipo. Sobre las ubicaciones técnicas se pueden articular trabajos correctivos, preventivos, de otro tipo según la organización de la empresa. Estas ubicaciones técnicas se pueden disponer de datos varios como por ejemplo marcas, modelos, valores nominales, etc. Mediante la codificación de estas ubicaciones así como de otras herramientas puede hacerse una completa clasificación de activos. Gracias a ello se pueden hacer listados de inventario muy completos. A su vez se pueden sacar listados de históricos de averías, trabajos preventivos realizados sobre dichas ubicaciones técnicas. Cada ubicación técnica tendrá archivado todos aquellos datos que durante su vida han sido imputados a la misma.

A2.4. Elementos básicos. Los trabajos básicos de mantenimiento y los elementos con los que se articulan son los mostrados en las siguientes figuras:

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Básicamente el proceso para gestionar un trabajo de correctivo o avería es como se muestra a continuación.

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El “aviso de mantenimiento” es el documento que genera el operador normalmente del activo, es una solicitud de intervención de mantenimiento. En el introduce una serie de datos cuyo objetivo es caracterizar la avería: topología, lugar y hora de ocurrencia, personal que la detecta, etc. El aviso se vincula con el historial del equipo y los catálogos de mantenimiento. La orden de trabajo articular el trabajo de mantenimiento ya sea materiales usados, mano de obra utilizada, tiempos de ejecución, trabajos subcontratados designados para la reparación. Es decir la orden se vincula con los costes y con los recursos humanos. Es frecuente que tanto los avisos como las órdenes de trabajo se agrupen por topologías. Esta tipología es una codificación. Un ejemplo de categorización habitual es la de diferenciar entre avisos que supongan una parada productiva, llamándose averías y avisos que no supongan parada productiva que suelen denominarse como reparaciones. Ambos avisos generarán una orden de trabajo correctiva. Las ordenes de trabajo también se pueden categorizar, habitualmente sueles dividirse en tres: correctivas, preventivas y mejoras. Un proceso de preventivo seria básicamente como sigue:

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El proceso de preventivo habitualmente se genera de forma programada, es decir sobre calendario. Lo que se llama”plan de mantenimiento” es el elemento de SAP PM que articula las fechas de lanzamiento de la orden de trabajo, el activo a mantener y las operaciones de mantenimiento a realizar. Estas las toma de otro elemento que se llama “hoja de ruta”. Las horas dedicadas a cada orden de trabajo deben ser introducidas en el sistema mediante lo que se llama “notificación de horas de trabajo”. Una vez el trabajo está finalizado el aviso y la orden han de ser “cerradas”, para así identificar los trabajos terminados. El proceso de los avisos y órdenes de trabajo que de forma general se ha mostrado en anteriores figuras, definen los diferentes “caminos”, estos quedan identificados mediante los llamados códigos de status. Estos estatus van cambiando a medida que se avanza en el flujo del proceso. A continuación podemos observar un aviso, que básicamente consta de:

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o

Un texto identificativo donde el operador identifica el trabajo, avería o incidencia.

o

Un numero identificativos que el sistema asigna.

o

Activo afectado identificado por su ubicación técnica.

o

Fechas: de creación del aviso, de inicio y fin de la avería.

o

Catalogación de la avería por síntoma, causa y elemento afectado.

o

Bitácora donde el personal implicado en la reparación escribirá lo que se convenga. Normalmente se suele poner aquella información que pueda ser de intereses para la reparación y datos que futura puedan ser útiles como por ejemplo una descripción de cómo se realiza la reparación que en caso repetitivo puede facilitar una reparación.

A2.5. Catalogación de averías Para una adecuada caracterización de las averías para poder facilitar análisis de averías, SAP PM, dispone de lo que se llama catálogos para poder caracterizar una avería. Este sistema de catalogación habitualmente suele ser el siguiente, aunque a petición del usuario se pueden implementar otros.

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•

B: parte objeto. Se refiere al elemento de la ubicación técnica que ha sufrido la avería. Es habitual que haya elementos comunes a muchos tipos de equipos, como por ejemplo: conexiones, cableado maniobra, contactos, etc.

•

C: síntoma (damage). El síntoma es el como se manifestado la avería. Es el efecto que se genera en el medio o en el activo cuando este se avería. Es habitual que este código identifique el tipo de avería, por ejemplo: alarma temperatura, mal funcionamiento, atasco, velocidad reducida, gripaje, etc

•

2: actuación. Es posible usar una codificación para la actividad correctiva, por ejemplo: sustitución, reparación, limpieza, ajuste, etc.

•

5: causas. Determinar la causa de la avería aporta información útil.

•

A: actividad: Se refiere al método de detección de la avería. Por ejemplo: ronda de preventivo, mantenimiento predictivo, casual, perdida de funcionalidad del equipo, etc.

Cada ubicación técnica puede serle asignado un “perfil de catalogo”, en cada uno de los 5 catálogos definidos. Este perfil de catalogo tendrá asignado una serie de códigos que formarán las opciones que el usuario puede asignar en el aviso que está creando, solo un código por catalogo. A continuación se muestra un ejemplo de lo descrito. Podemos observar como a la ubicación técnica averiada, se le puede asignar uno síntoma de un listado disponible.

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En la siguiente figura se presentan algunos ejemplos de catálogos y sus códigos.

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Este sistema de identificación de averías es muy útil a la hora de obtener información sobre la realidad de nuestra actividad mantenedora. Se puede hacer diversidad de “reports” o listados identificando los códigos mas usados en forma de ranking o en forma de Paretto. No solo esto si no que estos códigos están disponibles en otros tipos de listados. Por ejemplo se podría saber que tipos de averías son mas frecuentes en determinados días del año, según el turno, etc. Otro ejemplo seria obtener listados causa-efecto, mediante el uso de los catálogos causa y síntoma.

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ANEXO 3: Servicios de consultaría del mantenimiento Como se explica en este PFC, este trabajo académico se ha orientado como un estudio de consultaría de mantenimiento. La consultaría de empresas u organizaciones es un servicio profesional de gran utilidad para ayudar a los “managers” de las organizaciones a identificar y definir los principales problemas que afectan a sus organizaciones y que les dificultan alcanzar sus propósitos emanados de la misión, analizar las causas raíces que lo provocan y proyectar acciones para su mejora. El consultor como “agente del cambio”, implica la trasferencia de conocimientos así como la capacitación (formación) del personal de la organización cliente de forma implícita o explicita. La consultaría proporciona conocimientos teóricos y técnicas profesionales que deben servir al cliente para que pueda resolver problemas prácticos de gestión. Podría decirse que la consultaría funciona como un vínculo entre la teoría y la práctica de la dirección, por ello creo que se adapta muy bien a lo que un PFC de Ingeniería de Organización Industrial debe ser.

A3.1. El proceso de consultaría El proceso de consultaría es una actividad realizada de forma conjunta o coordinada entre el equipo consultor y su cliente, es un servicio de asesoramiento. El objetivo buscado es el de resolver un problema concreto y aplicar cambios deseados en la organización del cliente. Habitualmente el proceso de consultaría podría decirse que tiene las siguientes etapas básicas: 1) Preparación inicial 2) Diagnostico 3) Planificación de las actividades a realizar por el consultor 4) Determinación y definición de las medidas a implementar por el cliente 5) Planificación de las acciones a tomar por el cliente 6) Implementación de las acciones propuestas por el equipo consultor. 7) Terminación del proceso

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A3.2. Consultaría organizacional Se considera ante todo un método para mejorar las prácticas de gestión de las empresas que reciben estos servicios profesionales. Los servicios de consultoria son fundamentalmente acciones de asesoramiento normalmente contratado a profesionales en una determinada materia que prestan asistencia de manera objetiva e independiente a la organización cliente para poner al descubierto problemas de gestión, analizarlos, recomendar soluciones a esos problemas y coadyuvar si se les solicita, en la aplicación de las soluciones determinadas y definidas en el proceso de consultoría. Autores como Fritz Steele (1975), define la consultaría como sigue: “por proceso de consultoría entiendo cualquier forma de proporcionar ayuda sobre el contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto conjunto de tareas, en que el consultor no es efectivamente responsable de la ejecución de la tarea misma, sino que ayuda a los que lo son”. Otro autor como Peter Block (1971) sugiere: “se actúa como consultor siempre que se trata de modificar o mejorar la situación, pero sin tener un control directo de la ejecución”. Realmente puede considerarse como una verdadera profesión que conllevan una cierta metodología y filosofía de trabajo. La consultaría organización se practica de muchas formas, debido a que ello refleja la diversidad de organizaciones y entornos en que se desenvuelven y actúan. Cualquier “manager” de una organización puede actuar como consultor de su propia empresa si decide asesorar y ayudar a un colega o incluso a sus propios subordinados, en lugar de darles instrucciones y ordenes. Es

normal

que

en

cualquier

organización

sus

empleados

estén

muy

influenciados por su participación personal y por las tradiciones y valores existentes para captar un problema en su verdadera dimensión y pensar en soluciones factibles. Por ello los servicios de asesoramiento de un consultor son en muchos casos muy útiles.

A3.3. Consultaría de mantenimiento

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Debido a que el mantenimiento suele ser una función “olvidada” por los Directivos, (y por los planes de estudio) no es muy conocido que los servicios de consultaría del mantenimiento pueden ser de gran utilidad para toda empresa que desee mejorar su eficacia y su eficiencia. Hoy en día donde muchas empresas han invertido esfuerzos en mejorar sus procesos. Si nos centramos en el ámbito de la Ingeniaría las mejoras relacionadas con la producción (diseño, fabricación, control de calidad) han sido importantes. Sin embargo aspectos relacionados con el mantenimiento de los activos físicos que generan los bienes y servicios que venden las empresas, ha quedado normalmente apartado de dichas mejoras generadas gracias a la aplicación de modelos, métodos, herramientas, normas, etc. La mejora en la gestión del mantenimiento es una clara oportunidad para mejorar la competitividad. En la siguiente figura podemos ver por qué el mantenimiento influye en la competitividad.

Debido a ello, las empresas que puedan ofertar servicios de consultaría del mantenimiento, pueden hoy en día tener un mercado importante.

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A titulo informativo se muestra a continuación algunas imágenes sobre empresas que ofrecen servicios de consultaría del mantenimiento. Así el profesorado y los alumnos que puedan leer este PFC, podrán hacerse una idea de la importancia que representan los trabajos de consultaría del mantenimiento.

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Fuente: www.mantecnologia.com

Fuente: PMM Institute for learning

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Habitualmente las empresas de consultaría mas importantes como por ejemplo Accenture, KPMG, también ofrecen este tipo de servicios, en muchos casos asociadas a sus servicios de tecnología, donde a través del contacto con empresas importantes donde asesoran e implantan grandes sistemas de información como SAP, detectan carencias y ofrecen servicios para solventarla

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GMAO, SAP PM

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