ÍNDICE Página Introducción……………………………………………….
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CAPITULOS I. GESTION DE ALMACENES…….…… …….……..……
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Definición………………………………………………. 4 Principios de almacenaje……………………………… .. 4 Sistema de gestión de l almacén………………………… 5 Funciones de los almacenes……………………………. 7 Clasificación de los almacenes …………………………. 7 Zonas de un almacén……………………………………. 13 Importancia………………………………………………16
II. PROCESO DE GESTION DE ALMACENES Y ADMINISTRACION DE INVENTARIOS…… 18 Planificación y Organización…………………………. 18 23 Información…………….…………………………. Administración de Inventarios………………………. 24 I nventarios………………………. Costos asociados a los inventarios…………………… 25 Tipos de Inventarios ………………………………….. 27 Pasos para realizar un inventario……………………… inventario……………………… 28 Concepto de planta de distribución…………………… 30
CONCLUSIONES………………………………………….. 31 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………… 32
INTRODUCCIÓN La razón de ser de todo almacén, estriba en el hecho de que el hombre debe de guardar aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Y esta es precisamente la razón última (o primera), de la existencia de los almacenes. El hombre produce bienes en un lugar determinado en el tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días. La necesidad de mejorar la productividad viene del mundo de la competencia entre las empresas. Cuando un mercado permanece estable, las empresas pueden sobrevivir sin manejar sus activos con eficiencia, es decir, pueden malgastar recursos o subutilizarlos, ya que hay pocos competidores que ofrezcan mejores productos a precios accesibles a los clientes. Pero la creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados, además del creciente número de empresas multinacionales que se están abriendo paso en los mercados internos y externos, de la cual Venezuela no es una excepción, también constituye oportunidades y amenazas para las empresas, que tienen que ser obligatoriamente mas productivas productivas para mantenerse competitivas. competitivas. En el estudio de la administración ad ministración moderna el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar utilidades de la empresa. El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. En mercados altamente competitivos,
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las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios cada vez más altos. El objetivo de este estudio es evaluar los aspectos básicos a considerar para desarrollar desarrollar una adecuada logística logística de almacenamiento de una empresa, a fin de entender la importancia crucial, que esto representa en la cultura corporativa de la empresa y su búsqueda de la excelencia, de manera de ser mas competitivos dentro del mercado, tanto nacional como internacionalmente. Para esto desarrollaremos varios aspectos básicos en el proceso de almacenamiento como son: las funciones, clasificaciones, principios, sistema de gestión de almacén, áreas involucradas, importancia, como también lo referente a inventario, su importancia empresarial, terminando con la subcontratación. Las empresas en estos tiempos modernos, están acondicionándose para ser competitivas, eficientes y abiertas a cambios que ayuden a optimizar los sistemas de gestión (almacenamiento, inventarios, etc.), ya que es vital para el buen funcionamiento de los almacenes a corto, mediano y largo plazo.
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CAPITULO I ALMACENAMIENTO. Definición: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.
Principios de Almacenaje. Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje: 1. El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación
general
para
participar
de
sus
objetivos
empresariales. 2. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.
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3. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse: a. El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento disponible. b. El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos. c. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilización de cargas completas. d. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal. 4. Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo.
Sistema de gestión del almacén: Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los productos en el almacén. El sistema más extendido es el FIFO, según el cual el primer producto llegado al almacén, es el primero que se expide. El sector de automoción es muy dinámico, por ello, y para evitar la aparición de obsoletos, es preciso seguir el FIFO. También tiene la función de dirigir la administración del almacén y de cualquier otra división de la empresa,
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así como de poner en práctica lo que se haya decidido en la gestión de producción. El almacén alojará lo que se habrá pedido con la función compra y/o lo que se habrá fabricado después de la planificación de lanzamiento. Gestionará el estatuto de la cuarentena según las instrucciones del control de calidad. Permitirá las salidas decididas por fabricación o por el servicio comercial. También existen la regla del LIFO (Ultimo en entrar, último en salir), se aplica en el
área de
alimentos, específicamente en frescos. Además del FEFO (Primero en caducar, primero en salir), utilizado en las industrias de productos farmacéuticos. La gestión del almacén tiene como función esencial optimizar los flujos físicos que le vienen impuestos del exterior. El almacén solo controla los flujo internos: reenvasados y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir de stock de masa (en almacenes de materia prima y suministros). Aparte de la eventual prefacturación del transporte, la gestión
del
almacén
no
conoce
ningún
dato
financiero.
Excepcionalmente, la gestión puede realizar una valoración del stock, no para la contabilidad sino para controlar las primas de seguros. Muy a menudo el almacén es asimismo responsable de los reenvasados y de la logística externa. Por lo tanto, la gestión de almacén deberá poseer las respectivas funcionalidades correspondientes. En resumen, la gestión de almacén dependerá de la dirección de logística, cuando esta exista en la empresa y si no de la dirección general.
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Funciones de los almacenes: 1) Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 2) Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3) Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. 4) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) 5) Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). 6) Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa. 7) Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de entrada como de salida. 8) Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos físicos y administrativos.
Clasificación de los almacenes: Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por lo tanto, es necesario establecer mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parámetros usados para su clasificación son: 1) Según su relación con el flujo de producción. 2) Según su ubicación. 3) Según el material a almacenar. 4) Según su localización. 5) Según su función logística.
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1) Según su relación con el flujo de producción. Los almacenes se pueden clasificar según su relación con el flujo de producción en los siguientes:
Almacenes de materias primas : aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación productiva.
Almacenes de productos intermedios: aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto.
Almacenes de productos terminados : son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformación productivo.
Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa.
Almacenes de preparación de pedidos y distribución : su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.
2) Según su ubicación:
Almacenaje interior: almacenaje de productos con protección completa contra cualquiera de los agentes atmosféricos, permitiéndose incluso modificar las condiciones de temperatura e iluminación.
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Almacenaje al aire libre : carecen de cualquier tipo de edificación y están formados por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc.
3) Según el material a almacenar:
Almacén para bultos : el objetivo de este almacén radica en reunir el material en unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico.
Almacenaje de graneles: si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte.
Almacenaje de líquidos : es un material específico de granel pero que puede ser transportable por tuberías.
Almacenaje de gases : requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presión, temperaturas o la particular inflamabilidad.
4) Según su localización: Se clasifican en almacenes centrales y regionales:
Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones.
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Almacenes regionales : aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor capacidad.
La elección de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y la estructura de los costos de la empresa. Así productos de bajo valor, o costos de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario, con costos de almacén elevados, por el valor del producto, implican almacenes centrales. En cualquier caso existen métodos para la evaluación de la mejor decisión al respecto.
5) Según su función logística: Estos pueden clasificarse de la siguiente forma:
Centro de consolidación: estos almacenes reciben
productos de múltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Ver figura 1. CLIENTE 1 A B C
PRODUCTO A PRODUCTO B
CENTRO DE CONSOLIDACIÓN CLIENTE 2 A B
PRODUCTO C
FIGURA 1. Centro de Consolidación.
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Son muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad de componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso de medios eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los niveles de stock en el cliente.
Centro de Ruptura: tienen la función inversa de los centros de consolidación. Reciben la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares. Ver figura 2. CLIENTE 1 A B C
EMPRESA 1 PRODUCTOS ABCD
CENTRO DE RUPTURA
FIGURA 2. Centro de Ruptura.
CLIENTE 2 A B CLIENTE 3 A B D CLIENTE 4 C D
Reducen el número de contacto de los fabricantes con los clientes finales y reducen el movimiento de los clientes que únicamente han de acudir a un centro de ruptura para recoger múltiples productos. La mayor simplicidad de estos dos (2) sistemas hace que en la práctica, empresas con múltiples proveedores y múltiples clientes (como los sistemas de distribución) desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución. Ver figura 3. 11
Cliente 1 A B C
Producto A Producto B
Picking
Reserva
Cliente 2 A B Cliente 3 A B D
Producto C
Cliente 4 C D
Figura 3. Separación de Almacén de Reserva y Picking. Esta aplicación es lo que se conoce como separación del almacén de reserva y picking. Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la unidad de carga de entrada.
Centro de Tránsito: conocidos en ingles como CROSSDOCK, son almacenes que no almacenan, solo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente. Este tipo de centro, muy complicado de gestionar, permite aumentar la eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente reduciendo el stock total.
Almacenes cíclicos o estacionales: Son almacenes que recogen una producción puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permite resolver una demanda puntual frente a una producción más constante.
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Almacenes de custodia a largo plazo : Es el único de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle los costos de transporte, demanda o ritmos de producción.
Zonas de un almacén: Estas áreas son vitales para el buen funcionamiento del almacen, sin embargo varían en función de la estructura de la empresa. Muelles y zonas de maniobras. Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga. Zona de recepción y control. Dentro de secuencia de actividad y una vez descargada las mercancías del vehículo que las ha transportado, es preciso proceder a la comprobación de su estado, de las cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. Zona de stock – reserva. Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para alojarlos, sino los adicionales para pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanterías de soporte.
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Zona de picking y preparación. Esta zona está destinada a la recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparación para ser trasladados o transportados adecuadamente. Zona de salida y verificación. Antes de proceder a la carga del vehículo, es preciso consolidar la totalidad de las mercancías a enviar, pudiendo ser conveniente realizar un proceso de verificación final de su contenido. Zonas de oficinas y servicios. Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén. Otras zonas especializadas.
Cámaras frigoríficas.
El
almacenamiento
de
productos
que
requieren
el
mantenimiento de bajas temperaturas se realiza en cámaras frigoríficas.
Devoluciones.
Paletas vacías.
Envases vacíos
Zona de mantenimiento
Muelle de carga
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DISTRIBUCIÓN DE LAS ZONAS DE UN ALMACÉN 1
5 6
2
4 3
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Figura 4. 1.
Zona de servicio.
2.
Zona de recepción y control.
3.
Zona de devoluciones.
4.
Zona de stock y reservas.
5.
Zona de picking y preparación.
6.
Zona de salida y verificación.
7.
Zona de oficinas y servicios.
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Importancia: La gestión de almacenes e inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos – servicios del sistema logístico de una empresa. Si pudiéramos definir con verdadera exactitud la demanda y lograr un suministro eficiente y efectivo, la razón de ser de esta actividad no sería necesaria, pero la realidad es otra. El impacto de factores tales como la globalización de los mercados, el incremento acelerado de los avances científicos-técnicos, la aceptación acelerada del “ justo a tiempo ” y el surgimiento de nuevas necesidades como brindar servicios que agreguen valor al producto, no permiten operar con costos razonables, por lo que el empleo de los almacenes e inventarios es una herramienta para mejorar la coordinación demanda – suministro. Cualquier reducción en el costo de almacenamiento incidirá a la hora de definir el costo final del producto, ya que el precio de un producto lo fija comúnmente el mercado, la reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y en los clientes. Ver tabla 1. Existen cuatro (4) razones básicas por las que una empresa realiza actividades de almacenamiento: 1) Reducción de los costos de producción – transporte 2) Coordinación de la demanda y el suministro 3) Apoyo al proceso de producción 4) Apoyar el proceso de comercialización
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Tabla 1. Relación entre variables importante para el cliente REQUERIMIENTO DEL CLIENTE
FACTORES
MEDIDAS
* Errores del Operador. * Control de Ubicación. PRODUCTO CORRECTO
CANTIDAD CORRECTA
* Identificación de Roturas de Stock. * Obtención del documento. * Operación de Contabilidad * Niveles de Inventario. * Procedimientos de Entrenamiento
BUENA CONDICIÓN
* Embalaje Especificado. * Capacidad de Almacenaje. * Condición de los Equipos. * Destreza
Devoluciones Artículo
Seguridad Índice de Satisfacción Índices de Pendientes
Quejas y Reclamos Ventas Dañadas
* Capacidad total. * Programación de las órdenes EN TIEMPO
* Administración del recojo. * Relaciones del Tráfico con Transportistas
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Embarques / Ordenes Mantener Promesas
CAPITULO II PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales Planificación y Oraganización y Manejo de la información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que abarca la recepción, el almacén y el movimiento.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma
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Planificación estratégica. Tiene como finalidad transformar las previsiones de venta a largo plazo, así como los stocks base previstos, en términos de unidades de manipulación (movimientos de palets y/o de unidades de venta y/o de unidades de consumo) y espacios requeridos (volumen de almacenaje), con objeto de efectuar un correcto dimensionamiento del almacén, así como, una estimación de los recursos necesarios (espacio, equipos y personal), para una manipulación eficiente de los productos; permitiéndonos en su caso, un plan de recursos que puede ir desde la simple compra de nuevas estanterías, hasta el redimensionamiento o adquisición de nuevos almacenes.
Planificación táctica.
•
Tiene por objeto disponer de los recursos necesarios a medio/corto plazo. Su horizonte temporal va de 3 a 15 meses, está constituido por el presupuesto anual.
Planificación operacional.
•
Tiene por misión conseguir un proceso eficiente y eficaz de los flujos de materiales y de personas, es decir, la operativa diaria. Como punto final, debemos tener en cuenta que el almacén es una herramienta fundamental y de importancia creciente en el funcionamiento de las compañías para la satisfacción de las necesidades del cliente y para la rentabilidad de la misma, ya que ambas están basadas en parte en la gestión del inmovilizado (el
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almacén como continente) y en la gestión de los stocks (el almacén como contenido). Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación y organización se encuentran:
Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:
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- Productos a almacenar (cantidad y tamaños) - Demanda de los mercados - Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar - Tiempos de producción - Economías de escala - Lay out de existencias - Requisitos de pasillos - Oficinas necesarias Es importante la consideración de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacén, es decir determinar la magnitud en función de metros cúbicos. En el módulo de Diseño, Tamaño y Lay-out de almacenes.
Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un almacén
I.
RECEPCIÓN
La recepción es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario.
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El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepción de mercancías es la automatización tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto.
II.
ALMACÉN
El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén
III. MOVIMIENTO Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
Volumen del almacén
Volumen de las mercancías
Vida de las mercancías
Coste del equipo frente a la finalidad
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Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos
Last In First Out (LIFO): la última mercancía que entra en –
almacén, es la primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercancía que entra en –
almacén, es la primera que es sacada de almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha más próxima de –
caducidad es el primero en salir.
INFORMACIÓN Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de información, este es un eje transversal de los procesos de gestión logística, y la gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:
Información para gestión.
Identificación de ubicaciones.
Identificación y trazabilidad de mercancías.
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Dentro de la información para la gestión se incluyen:
Configuración del almacén: instalaciones, lay- out…
Datos relativos a los medios disponibles
Datos técnicos de las mercancías almacenadas
Informes de actividad para Dirección
Evolución de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de producción de bienes. Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventarlo determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso)
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Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son:
Reducir al mínimo "posible" los niveles de existencias y Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS La base común de todo inventario es la representación de un costo asociado al mismo, los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la naturaleza de la organización y consisten en:
COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo, además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).
- Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".
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COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de recepción, almacenamiento, inspección y despacho
COSTO
DE
QUIEBRE
DE
STOCK
(COSTO
DE
INEXISTENCIAS) El costo de quiebre de stock funciona como un
"Shadow Price" en
relación a cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres básicos grupos:
- Pérdida de ingresos por ventas - Gastos generados por incumplimiento de contratos - Repedido y sustitución Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado que una necesidad 26
insatisfecha puede generar la pérdida de un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr óptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.
TIPOS DE INVENTARIOS Clasificación según su nivel de terminación Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:
Inventarios de Materias Primas
Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje
Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de la empresa
Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual, por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.
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Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.
Clasificación según su función Según la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:
Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o utilizadas en la producción.
Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.
PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO 1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cuáles son los bienes que corresponde incluir en el inventario, habrá que tener presente todos los lugares en los que están para no omitirlos. Otra recomendación de índoles metodológica,
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teniendo en cuenta la cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque además de hacer la tarea de manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacén.
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algún tipo de marca que indique con claridad que ese ítem ya fue contado.
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CONCEPTO DE PLANTA DE DISTRIBUCION La distribución en planta se define como la ordenación física de los elementos que constituyen una instalación sea industrial o de servicios. Ésta ordenación comprende los espacios necesarios para los movimientos, el almacenamiento, los colaboradores directos o indirectos y todas las actividades que tengan lugar en dicha instalación. Una distribución en planta puede aplicarse en una instalación ya existente o en una en proyección.
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CONCLUSIONES. 1. El Almacenaje es un área crítica para el servicio al cliente. El inventario es el mayor de los activos circulantes. 2. Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. 3. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. 4. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. 5. Si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. 6. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales. 7. El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacén constituye una herramienta importante para satisfacción del cliente. 8. El almacenamiento es una de las actividades logística que pueden ser realizada por un proveedor de outsourcing. Se hace necesario tener buenos proveedores, especialmente en los casos de subcontratación debido a que esto puede garantizar en ciertas medidas un proceso externo de mayor volumen en los procesos a ejecutar por ellos. Sin embargo, las revisiones periódicas son necesarias para estar seguro de que se cumplan los parámetros y especificaciones de rigor.
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