Gestão das Comunicações do Projecto ESTEVÃO ZINGA
APRESENTAÇÃO Estevão José Zinga MSc / MBA Project Management Licenciado em Engenharia de Telecomunicações Certificação PMP em preparação
Email:
[email protected] +244 927300301
AGENDA INTRODUÇÃO DIMENSÕES DA GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES GERIR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES BUSINESS CASE CASOS PRÁTICOS
INTRODUÇÃO SERÁ QUE A COMUNICAÇÃO NUM PROJECTO É CORRECTAMENTE REALIZADA? Ao comunicarmos é muito importante termos atenção à clareza e objectividade das informações enviadas.
VOCÊ SABIA? 90% do tempo do gestor projectos é investido comunicação.
OUTROS
Caso contrário, será como no jogo do telefone sem fios: A primeira pessoa fala “árvore na cidade” Na última pessoa, já é “prédio na colina”.
COMUNICAÇÃO
de em
IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO
DIMENSÕES DA GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES INTERNA
EXTERNA
(ENTRE OS MEMBROS DA EQUIPA DO PROJECTO)
(COM CLIENTES, FORNECEDORES, OUTROS PROJECTOS, ORGANIZAÇÕES, PÚBLICO)
FORMAL
INFORMAL
(RELATÓRIOS, MINUTAS, INSTRUÇÕES)
VERTICAL
(E-MAILS, MEMORANDOS, DISCUSSÕES..)
HORIZONTAL
(NOS NÍVEIS SUPERIORES E INFERIORES DA ORGANIZAÇÃO)
(COM COLEGAS)
OFICIAL
NÃO OFICIAL
(BOLETINS INFORMATIVOS, RELATÓRIO ANUAL)
(COMUNICAÇÕES CONFIDENCIAIS)
ESCRITA
ORAL
VERBAL
NÃO VERBAL
(FLEXÃO DA VOZ)
(LINGUAGEM CORPORAL)
PROCESSOS DE GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES
GERIR AS COMUNICAÇÕES
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES
•1. ENTRADAS •Plano de gestão do projecto •Registro das partes interessadas •Factores ambientais da empresa •Activos de processos organizacionais
•1. ENTRADAS •Plano de gestão das comunicações •Relatórios de desempenho do trabalho •Fatores ambientais da empresa •Ativos de processos organizacionais
•1. ENTRADAS •Plano de gestão do projecto •Comunicações do projecto •Registro das questões •Dados de desempenho do trabalho •Activos de processos organizacionais
•2. FERRAMENTAS E TÉCNICAS •Análise de requisitos das comunicações •Tecnologias de comunicações •Modelos de comunicações •Métodos de comunicação •Reuniões
•2. FERRAMENTAS E TÉCNICAS •Tecnologias de comunicações •Modelos de comunicações •Métodos de comunicação •Sistemas de gestão de informações •Relatórios de desempenho
•2. FERRAMENTAS E TÉCNICAS •Sistemas de gestão de informações •Opinião especializada •Reuniões
•3. SAÍDAS •Plano de gestão das comunicações •Actualizações nos documentos do projecto
•3. SAÍDAS •Comunicações do projecto •Actualizações no plano de gestão do projecto •Actualizações nos documentos do projecto •Actualizações nos activos de processos organizacionais
•3. SAÍDAS •Informações sobre o desempenho do trabalho •Solicitações de mudança •Actualizações no plano de gestão do projecto •Actualizações nos documentos do projecto •Actualizações nos activos de processos organizacionais
PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES
PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES ENTRADAS
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
•Plano de gestão do projecto •Registo das partes interessadas •Factores ambientais da empresa •Activos de processos organizacionais
•Análise de requisitos das comunicações •Tecnologias de comunicações •Modelos de comunicações •Métodos de comunicação •Reuniões
SAÍDAS •Plano de gestão das comunicações •Actualizações nos documentos do projecto
Processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projecto com base nas necessidades de informação, requisitos das partes interessadas e nos activos organizacionais disponíveis.
PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES - FLUXO
PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES - ENTRADAS PLANO DE GESTÃO DO PROJECTO • Informações sobre como o projecto será executado, monitorado, controlado e encerrado.
REGISTO DAS PARTES INTERESSADAS • Identificar as partes interessadas e quais as suas necessidades comunicacionais.
FACTORES AMBIENTAIS DA EMPRESA • Cultura comunicacional da empresa; • Relação entre departamentos e sua comunicação; • Outros fatores que possam influenciar o projecto.
ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS • Lições aprendidas; • Informações históricas; • Etc.
PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES – FERRAMENTAS E TÉCNICAS ANÁLISE DE REQUISITOS
MODELOS DE COMUNICAÇÕES
• Quem precisa de que informação baseado nas necessidades do projecto; • Número de canais de comunicação potenciais é um indicador da complexidade das comunicações do projecto. Fórmula: n(n-1)/2 • Ausência de informação pode originar falhas.
• Codificação / Descodificação; • Confirmação / Feedback
TECNOLOGIAS DE COMUNICAÇÕES • Métodos utilizados para transferir informações; • Factores que influenciam a escolha da tecnologia: Urgência; Disponibilidade de tecnologia; Usabilidade; Ambiente do projecto; Sensibilidade e confidencialidade das informações.
MÉTODOS DE COMUNICAÇÃO • Interativa: comunicação nos dois sentidos • Activa: para utilizadores específicos • Passiva: para massas/genérica • Reuniões
PLANEAR A GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES - SAÍDAS PLANO DE GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES • Requisitos de comunicações das partes interessadas; • Que informações serão comunicadas; • Recursos; • Prazos; • Métodos e tecnologias; • Quem e como vai comunicar; • Glossários; • Fluxogramas; • Etc.
ACTUALIZAÇÕES NOS DOCUMENTOS DO PROJECTO • Registo de partes interessadas; • Cronograma do projecto.
GERIR AS COMUNICAÇÕES
GERIR AS COMUNICAÇÕES ENTRADAS
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
•Plano de gestão das comunicações •Relatórios de desempenho do trabalho •Factores ambientais da empresa •Activos de processos organizacionais
•Tecnologias de comunicações •Modelos de comunicações •Métodos de comunicação •Sistemas de gestão de informações •Relatórios de desempenho
SAÍDAS •Comunicações do projecto •Actualizações no plano de gestão do projecto •Actualizações nos documentos do projecto •Actualizações nos activos de processos organizacionais
Processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar e de disposição final das informações do projecto de acordo com o Plano de Gestão das Comunicações.
GERIR AS COMUNICAÇÕES - FLUXO
GERIR AS COMUNICAÇÕES - ENTRADAS •PLANO DE GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES •Descreve como as comunicações serão planeadas, estruturadas, monitoradas e controladas.
RELATÓRIOS DE DESEMPENHO •Informações de desempenho e progresso; •Facilita discussão e criação de comunicações; •Relatórios devem ser abrangentes, exactos e disponíveis oportunamente.
FACTORES AMBIENTAIS DA EMPRESA •Cultura organizacional e estrutura; •Padrões e regulamentos governamentais ou dos sectores económicos; •Sistema de informações de gestão de projectos.
ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS •Políticas, procedimentos, processos e directrizes relativos à gestão das comunicações; •Modelos; •Informações históricas e lições aprendidas;
GERIR AS COMUNICAÇÕES – FERRAMENTAS E TÉCNICAS TECNOLOGIA DAS COMUNICAÇÕES
SISTEMAS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
• Métodos utilizados para transferir informações;
•Gestão de Documentos impressos; •Gestão das Comunicações electrónicas; •Ferramenta electronica de gestão de projectos;
MODELOS DE COMUNICAÇÕES
• Foco está em garantir que o modelo de comunicação é adequado ao projecto e que quaisquer ruídos sejam identificados e geridos. MÉTODOS DE COMUNICAÇÃO
• Garantir que as informações criadas e distribuídas foram recebidas e compreendidas para possibilitar a resposta e o feedback.
RELATÓRIOS DE DESEMPENHO •Para gerir as comunicações ao longo da execução, aplicamos relatórios de desempenho; • Relatórios mais elaborados podem incluir: análise do desempenho anterior, análise de previsões do projecto, situação atual dos riscos e questões, trabalho concluído durante o período, trabalho a ser concluído no próximo período, resumo das mudanças aprovadas no período, e outras informações relevantes a ser analisadas e discutidas.
GERIR AS COMUNICAÇÕES - SAÍDAS COMUNICAÇÕES DO PROJECTO • Relatórios de desempenho; • Status das entregas; • Progresso do cronograma; • Custos incorridos;
ACTUALIZAÇÕES NO PLANO DE GESTÃO DO PROJECTO • Linhas de base do projecto; • Gestão das comunicações; • Gestão das partes interessadas.
ACTUALIZAÇÕES NOS DOCUMENTOS DO PROJECTOS • Registro de questões; • Cronograma; • Requisitos financeiros.
ACTUALIZAÇÕES NOS ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS • Notificações das partes interessadas; • Relatórios do projecto; • Apresentações do projecto; • Registos do projecto; • Feedback das partes interessadas; • Documentação de lições aprendidas.
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES ENTRADAS
FERRAMENTAS E TÉCNICAS
• Plano de gestão do projecto • Comunicações do projecto • Registro das questões • Dados de desempenho do trabalho • Activos de processos organizacionais
• Sistemas de gestão de informações • Opinião especializada • Reuniões
SAÍDAS • Informações sobre o desempenho do trabalho • Solicitações de mudança • Actualizações no plano de gestão do projecto • Actualizações nos documentos do projecto • Actualizações nos ativos de processos organizacionais
Processo de monitoração e controlo das comunicações durante todo o ciclo de vida do projecto para garantir que as necessidades de informação das partes interessadas sejam atendidas.
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES - FLUXO
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES ENTRADAS PLANO DE GESTÃO DO PROJECTO •Descreve como as comunicações serão planeadas, estruturadas, monitoradas e controladas.
COMUNICAÇÕES DO PROJECTO •Status das entregas; •Progresso do Cronograma; •Custos incorridos; •Etc.
REGISTO DAS QUESTÕES •Documentar e monitorar a solução das questões; •Ajuda a monitorar quem é responsável pela resolução de questões específicas até um prazo definidio.
DADOS SOBRE DESEMPENHO DO TRABALHO •Detalhes sobre se as comunicações foram realmente distribuídas; •Feedback sobre comunicações; •Resultados de pesquisas sobre a eficácia das comunicações; •Observações em bruto;
ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS •Políticas, procedimentos, processos e directrizes relativos à gestão das comunicações; •Modelos; •Informações históricas e lições aprendidas;
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES – FERRAMENTAS E TÉCNICAS SISTEMAS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO Ferramentas padrão para que o gestor de projectos possa colectar, armazenar e distribuir as informações para as partes interessadas sobre os custos, andamento do cronograma e desempenho do projecto.
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES – FERRAMENTAS E TÉCNICAS OPINIÃO ESPECIALIZADA Aplicada nos detalhes técnicos da gestão, auxiliam na avaliação do impacto das comunicações do projecto, na necessidade de acção ou intervenção, nas acções que devem ser tomadas, na responsabilidade pela tomada de tais acções e no período de tempo para a tomada das acções;
Pode ser oferecida por consultores externos, PMO, especialistas na temática, outras unidades dentro da organização, entre outros.
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES – FERRAMENTAS E TÉCNICAS REUNIÕES Discutir e dialogar com a equipa do projecto acerca da maneira mais apropriada de actualizar e comunicar o desempenho e responder às solicitações de informações das partes interessadas; Inclui discussões com fornecedores e vendedores; Podem ser presenciais ou online, de acordo com a disponibilidade dos participantes.
CONTROLAR AS COMUNICAÇÕES SAÍDAS INFORMAÇÕES SOBRE O DESEMPENHO DO TRABALHO •Organização e resumo dos dados de desempenho que podem ser comunicados às partes interessadas do projecto, com o nível de detalhe adequado a cada uma.
SOLICITAÇÕES DE ALTERAÇÃO •Estimativas de custos, sequências de actividades, datas, recursos e análise de alternativas de resposta aos riscos; •Ajustes nos plano de gestão do projecto e documentos; •Recomentações de acções corretivas e/ou preventivas.
ACTUALIZAÇÕES NO PLANO DE GESTÃO DO PROJECTO •Planos de gestão dos recursos humanos e das partes interessadas, por exemplos.
ACTUALIZAÇÕES NOS DOCUMENTOS DO PROJECTO •Previsões; •Relatórios de desempenho; •Registo das questões
ACTUALIZAÇÕES NOS ACTIVOS DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS •Formatos de relatórios; •Documentação de lições aprendidas;
EXEMPLOS
PLANO DE GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES Evento
Periodicidade
Documento
Meio
Responsável
Stakeholders
Reunião de Abertura do Projecto
Uma Vez
Acta
Reunião
Gestor do Projecto
Todos
Reuniões de Acompanhamento
Semanal
Acta
Reunião
Gestor do Projecto
Equipa
Relatório do Estudo de Viabilidade TécnicaEconómica-Financeira
Uma Vez
Relatório
Email
Gestor do Projecto Director Financeiro
Relatório Final do Projecto
Uma Vez
Relatório
Email
Gestor do Projecto
Director Executivo
PLANO DE GESTÃO DAS COMUNICAÇÕES Comunicar
Quem Comunica
Para quem comunicar
Quando
Grau de Urgência
Periodicidade
Formato
Canais de Comunicação
Condições Meteorológicas
Encarregado paisagismo
Área operacional
Início da manhã e final do dia
Média
Diariamente
Escrito
Quadro Informativo
Mudança de Prioridade
Gestor do Projecto
Equipa de projecto
Imediatamente
Alta
Sempre que ocorrer
Escrito
Emails
No dia
Alta
Sempre que ocorrer
Verbal ou escrita
Telefónico, Emails
Atraso na Entrega Director de Obra Fiscal de Obra do Material Reunião de Balanço Acidente de Trabalho
Gestor do Projecto
Equipa de projecto
Uma semana antes
Baixa
Mensal
Escrito
Emails
Director de Obra
Gestor de Recursos humanos
Imediatamente
Alta
Sempre que ocorrer
Verbal ou escrita
Telefónico, Emails
Casos Práticos Gestão da Comunicação
Caso Prático 1 Um Gestor de Projectos tem problemas com o desempenho de um membro da equipa. Qual é a melhor forma de comunicação para abordar esse problema? A. Comunicação escrita verbal B. Comunicação verbal formal
C. Comunicação escrita informal D. Comunicação verbal informal
RESPOSTA CORRECTA: D. Comunicação verbal informal A melhor opção é a comunicação verbal informal. Isto não significa que não se deve manter o registo do problema, mas é melhor iniciar essa discussão informalmente. Se a comunicação informal não solucionar o problema, a comunicação escrita formal será a próxima opção.
Caso Prático 2 O uso abrangente de comunicação ________________ tem mais probabilidade de ajudar a solucionar problemas complexos. A. Verbal Formal B. Escrita Informal
C. Escrita Formal D. Não Verbal
RESPOSTA CORRECTA: C. Escrita Formal A comunicação escrita formal permite que as suas palavras sejam documentadas e cheguem a todos da mesma forma. Quando ocorrem problemas complexos, você quer que todos recebam as mesmas informações.
Caso Prático 3 Qual dos aspectos de liderança é o MAIS importante para um gestor de projectos? A. Comunicação B. Desenvolvimento de Equipa C. Especialização Técnica
D. Controlo do Projecto
RESPOSTA CORRECTA: A. Comunicação A comunicação pode ocupar 90% do tempo de um Gestor de Projectos.
Caso Prático 4 Se um gestor do projectos desejar relatar os resultados reais do projecto em comparação com os resultados planeados, ele deve usar um: A. Relatório de Tendência B. Relatório de Previsões C. Relatório de Situações D. Relatórios de Variação RESPOSTA CORRECTA: D. Relatórios de Variação
Esta situação descreve a necessidade de “comparar”. • Relatório de tendências mostra o desempenho ao longo do tempo. • Relatório de previsões analisa somente o futuro. • Relatório de situação geralmente é estático (relativo a um momento no tempo). A única opção que compara resultados do projecto é uma análise de variação.
3.
SÓ DEPENDE DE TI!
