Técnica e muita atenção foram empregadas na produção deste livro. Porém, erros de digitação e/ou impressão podem ocorrer. Qualquer dúvida, inclusive de conceito, solicitamos enviar mensagem para brasport@brasp [email protected], ort.com.br, pa para ra que nossa equipe, juntamente com o autor, possa esclarecer. A Brasport e o(s) autor(es) não assumem qualquer responsabilidade por eventuais danos ou perdas a pessoas ou bens, originados do uso deste livro.
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Dedico este livro aos meus pais, que sempre me motivaram a construir através do saber
Agradecimentos
Agradeço primeiramente a Deus, o autor da vida, Aquele que dá a força, a sabedoria e está acima de toda inteligência humana. Agradeço àqueles que estiveram junto a mim durante este período de escrita e me apoiaram e animaram, como meus pais, meus irmãos Rodrigo e Renata, meus amigos pelo incentivo e ao Marcos que suportou longos períodos de ausência para que eu pudesse escrever este livro. Agradeço aos meus alunos, que me foram fonte de inspiração, tanto para obter ânimo através das noites para escrever, bem como por sentir a necessidade de fornecer um material consistente. Agradeço a todos aqueles que contribuíram c ontribuíram para o meu conhecimento prévio do software Primavera Enterprise, como o Renon Meirelles, pelo qual tenho profunda admiração e respeito. Com ele aprendi muito! Agradeço também ao Sergio e à Rosita Szpeiter, Szpeiter, os quais me acompanharam ac ompanharam neste percurso de conhecimento.
Apresentação
Nas muitas aulas que tenho dado sobre gerenciamento de projetos, ou nos cursos que ministro sobre a ferramenta Primavera Enterprise1, muitos alunos solicitam um material de apoio para estudo e aprofundamento nos conhecimentos desta ferramenta, porém com texto em português, já que há pouquíssimo material disponível em nosso noss o idioma. Com o intuito de fornecer ao mercado brasileiro uma literatura consistente, escrito de maneira clara, objetiva e de fácil assimilação, resolvi gastar algumas (muitas) horas de minhas noites para escrever este livro, o qual é uma livre interpretação minha 2 sobre a utilização e estruturação do software Primavera Enterprise para gerenciar projetos de forma prática. O livro está estruturado de acordo com o ciclo de vida dos projetos, apresentando a teoria de gerenciamento de projetos, fundamentada nas boas práticas contidas no PMBOK PM BOK (Project Management Body of Knowledge), sendo a terminologia adotada compatível com seu glossário da 3ª Edição. Possui ainda exemplos práticos já na ferramenta Primavera Enterprise. O foco principal é gerenciar projetos utilizando o apoio da ferramenta f erramenta Primavera Primavera Enterprise. O Primavera Enterprise é uma solução com arquitetura cliente/servidor e Web. Neste livro abordaremos somente o uso da Arquitetura Cliente/Servidor. A interface web do Primavera será objeto de outro livro. Optei por utilizar o software em inglês, sendo assim, ass im, as imagens (fotos) estão neste idioma, e para estes termos haverá uma tradução para o português, a m de facilitar o estudo da
ferramenta para aqueles que não falam a língua inglesa.
O livro está estruturado em oito partes. A p r i m e i r a e s e g u n d a partes contêm assuntos relacionados à estruturação do software para posterior uso em projetos, ou seja, para gerenciar projetos utilizando o Primavera Enterprise, o ideal é criar a estrutura organizacional na ferramenta e todas as outras estruturas necessárias para um bom suporte aos projetos (criar o banco de recursos, usuários, códigos, calendários globais etc.) que serão armazenados na ferramenta. Da t e r c e i r a à s e x t a partes é mostrado o ciclo de vida de um projeto desde a iniciação até o controle, utilizando o software como apoio. A s ét i m a parte trata de Gestão de Portfólios de projetos, e a o i t a v a e e última parte mostra como transferir informação entre
1. Primavera e o logo mundial da Primavera são marcas registradas da Primavera Systems, Inc. Sempre que for mencionado o termo Primavera neste livro, tal referência é feita ao software Primavera® Enterprise. 2. Este livro traz uma livre interpretação da autora sobre o uso do software Pimavera® Enterprise e não possui nenhum vínculo com a fabricante, nem com seus representantes comerciais.
X | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
o Primavera e outros bancos de dados ou outras ferramentas como o Microsoft Project e o Microsoft Excel. Um objetivo que sempre tive em mente ao escrever este livro foi o de montar um Projeto servindo de exemplo prático e assim tornar sua leitura consistente e realista, não fundamentalmente teórica, para evidenciar a simplicidade e a facilidade promovidas pelo uso desta ferramenta como instrumento de apoio a um projeto. É claro que um outro objetivo óbvio foi o de criar uma literatura que ensine o uso do Primavera, mas muito mais importante que isso foi a alegre oportunidade de falar de um assunto pelo qual tenho paixão: Gerenciamento de Projetos. Neste livro escrevo a respeito do software Primavera Enterprise sob a perspectiva do usuário, ou seja, não menciono aspectos de instalação, criação de banco de dados e outros assuntos correlacionados. Espero contribuir para o crescimento prossional daqueles que já foram meus alunos e des-
pertar o interesse daqueles que ainda pensam no Primavera Enterprise como um bicho de sete cabeças, esperando desfazer os mistérios, permitindo perceber como é simples e fácil trabalhar com o Primavera para gerenciar projetos. Joyce Gomes da Silveira, PMP
Principais atualizações da Versão 6 do Primavera Em julho de 2007 a Primavera lançou ocialmente a versão 6 do software Primavera. Toda versão de software sofre atualizações de melhorias e o P6 não fugiu a esta regra. Em junho de 2008 a Primavera enviou o release 6.1 do P6 e em Novembro de 2008 enviou o release 6.2.
Em fevereiro de 2009 a Oracle Primavera lança o release que já estava previsto anteriormente pela Primavera, P6 6.2.1. Em dezembro de 2009 a Oracle Primavera lançou o P6 release 7.0, o qual trouxe várias me-
lhorias de performance em relação ao release anterior.
Em dezembro de 2010 a Oracle Primavera lançou comercialmente o P6R8, que trouxe mui-
tas mudanças de conceito à solução, como por exemplo a transferência da administração
da ferramenta para a interface web. Além disto a Oracle aglutinou ao P6 ferramentas de BI
(Business Inteligence). Este livro foi lançado em Fevereiro de 2008, logo, bem antes de qualquer release ter sido lançado. Porém para tranquilizar meus leitores e informar as principais alterações na interface Client Server, foco deste livro, faço um resumo abaixo. Vale dizer que as principais alterações através destes releases foram na aplicação web do P6
e não no Client Servidor, que é o objeto de estudo deste livro.
Mudanças na versão P6 – 6.1 As principais alterações ocorreram no ambiente web, na aplicação Timesheet. Ocorreram nas
seguintes áreas:
Timesheet Approvals (área de aprovação do Timesheet) tanto no Client server como
na Web. Approval Delegation (melhorias nesta area)
Restrição de horas por dia para dar entrada no Timesheet, controlado no Client
Audit Trail of Multiple Timesheet Approvals Fácil acompanhamento na re-submissão de Timesheets Novo ltro para o portlet Action Required (Ações Requeridas) Nova noticação de e-mail
Server, na área de preferências administrativas.
Melhoria na área de pesquisa (Search) Padronização de funcionalidades entre Web e Client/Server
Melhoria nas opções do Timescale no Primavera Web
Melhorias na área de Projetos do Primavera Web
XII | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Novas opções para Group and Sort (Agrupamento e ordenamento) no Web PM
Atualizações na área de Team Member
Melhorias na area de Administração Melhorias no Methodology Management Resource Assignment Lag in MM Import OBS Assignment from MM into PM Custos e Unidades (Esforço de trabalho) associados no MM Melhorias na importação e exportação em formato XML Atualização do servidor do Collaboration
Remoção do uso do Tomcat
Destas melhorias, a maioria foi feita na aplicação P6 Web e na aplicação Timesheet. Vou co-
mentar as alterações na interface Client Server:
Padronização de funcionalidades entre Web e Client/Server Na Versão P6, V6.1, a área de Time Approvals tanto na Web como no Client Server foram
padronizadas para terem os mesmos procedimentos, promovendo a mesma plataforma de Time approval para ambas aplicações. Funcionalidades de ambas as áreas foram mescladas. Todos os ltros, agrupamentos, colunas e relatórios estão disponíveis em ambos os ambien-
tes Client Server e Web.
Melhorias na aplicação Methodology Management Primavera efetuou algumas melhorias na aplicação client/Server Project Management que não haviam sido espelhadas na aplicação Methodology Management nos últimos releases. Estas melhorias na versão 6.1 foram:
Resource Assignment Lag na aplicação MM – Os usuários podem atribuir lag
(atraso) na atribuição de recursos para seus templates na aplicação Methodology Management (MM). Importação da OBS atribuída do MM para o PM – Durante a importação de um projeto via Project Architect pelo Methodology Manager, os usuários do P6 6.1 podem
escolher se desejam atribuir a OBS (Gerente responsável) pelo Methodology, ou utilizar a atribuição de OBS através da EPS no módulo Project Management.
Custos e Trabalho com ligações suportadas no MM – Na versão V6.1 os usuários
poderão marcar se querem marcar ou desmarcar custos e trabalho para as atribui-
ções de recursos. Também haverá uma funcionalidade uma área própria de recursos,
permitindo que ligar ou desligar esta funcionalidade por padrão.
Melhorias entre a importação e exportação XML Primavera P6 introduziu funcionalidade para importar e exportar projetos usando formato
XML.
No P6 6.1, existem duas melhorias adicionais:
1. A funcionalidade de Planejamento de Recursos possui agora requisitos que permitem recursos e funções por Períodos Financeiros (nancial period). 2. Na versão v6.1, a importação e a exportação XML foram melhoradas, podendo conter
inclusive informação baseada em Períodos Financeiros (Financial Periods). Para garantir relatórios consistentes, a importação e a exportação via XML possuem agora a capacidade de incluir layouts e ltros especícos de projetos.
Principais atualizações da Versão 6 do Primavera | XIII
Mudanças na versão P6 – 6.2 Assim como na versão 6.1, a maioria das modicações da versão 6.2 são para o ambiente
Web, como pode ser visto na relação a seguir:
Capacidade para suportar Multiprojetos na versão Web
Abrir Múltipos Projetos Múltiplas visões de projetos (suporta vários layouts) Atualizações na área de Dashboard Atribuição de recursos e funções para múltiplos recursos
Trace Logic também na web Administração de calendários na Web Melhorias para Planejamento / Programação no Client server
Atualização de Linha de base com future period buckets Nas versões anteriores do P6, a funcionalidade de atualizar linha de base poderia
não ser realizada para projetos que utilizam Future Bucket Planning, então o processo de atualização da linha de base foi melhorado para suportar esta funcionalidade. Adicionalmente, O formato XML do Primavera agora suporta Future Period Buckets durante a importação e exportação.
Suporta importação e exportação de MS Project 2007 Importação e exportação com seleção de versão anterior
Mudanças no release P6 7.0 Para esta versão passou a ser comercializado pela Oracle o P6 PPM (Professional Project Management), somente contemplando o ambiente Client Server. E também o P6 EPPM (Enter-
prise Portfolio Project Management). Resumindo: P6 PPM: Client server P6 EPPM: Client server + Web
O PPM é excelente para trabalhos diretamente relacionado apenas com o planejamento e controle do projeto, de uma maneira mais operacional. O EPPM tem funcionalidades mais interessantes para controles que vão além do operacional, pois pode-se trabalhar ambos, operacional e gerencial de uma maneira muito prática. As mudanças na versão P6V7 são em sua maioria em relação à melhoria de performance. Por
exemplo, não há um número máximo de projetos que podem ser abertos simultaneamente na interface web, além disto a visão de atividades passa a comportar de 2000 em 2000 para 15.000 em 15.000. Não há limites para o número de atividades, mas somente para a apresentação delas em tela.
XIV | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Plataformas Suportadas P6 6.2:
Databases Conguration SQL Server
SQL Server 2005 SP2 Express Edition SQL Server 2005 SP2 Oracle Oracle 10g Release 2 (10.2.0.2 ou superior) Oracle 11 Oracle XE Client for Vista
Browser & JRE Support Internet Explorer IE 6.0 sp2
IE 7
Firefox Firefox 3.0 (Timesheet only)
J R E
JRE 1.5.0_15 and 1.6.0_06 Operating Systems for Client Server Apps
Windows XP sp2 & sp3 Windows Vista sp1 (Business Edition)
Java Application Servers BEA Weblogic
Weblogic Server Express 10 Weblogic Server Enterprise 10
IBM Websphere Websphere 6.1 fp15
Jboss
Jboss (4.0.5 or higher)
Mudanças na versão P6R8 As mudanças mais interessantes estão na aplicação web. Na aplicação client server (Project Management), não houve mudanças signicativas em relação à operacionalização dos pro jetos, mas sim em relação à transferência da administração da ferramenta para a interface web. Na aplicação web, existe a novidade do BPM. A Oracle integrou ferramentas de BI (Bussiness Inteligence) ao P6, sendo esta também em ambiente web. Funcionalidades interessantes como Workow (uxo de aprovação de projetos); Diversos Dashboards (painéis de controles gerenciais), Opções de grácos que o client não possui,
como pizza, bolha.
Além destes recursos, para gerenciar portfólio de projetos, a aplicação web possui os recursos necessários para uma boa análise da carteira, sem contar a possibilidade de customização de campos para métricas de desempenho identicados em sua organização.
Principais atualizações da Versão 6 do Primavera | XV
A versão Primavera P6 Professional Project Management 8.2 Para facilitar a comercialização, a Oracle chama esta versão do software (que contém apenas o ambiente Client Server) de Primavera P6 Professional Project Management.
Há os produtos:
Primavera P6 Professional Project Management – Release 8.2 (Primavera PPM)
O Professional é em ambiente Client Server especicamente. No Enterprise o foco é no ambiente web, com vários recursos exíveis, como workow, por exemplo, e ampla capacidade de análise de dados de portfólio e possibilidade de uso do BI Publisher para facilitar no uso de relatórios. O produto que este livro trata é o ambiente Client Server do Primavera, logo, neste novo release, trata-se do Primavera Professional. Este livro foi escrito em 2007 e publicado em 2008. De lá para cá, tivemos os releases: Versão P6
Releases 6.0 6.1 6.2
7.0 8.0 8.1 8.2 Como não houve grandes mudanças, a cada reimpressão tenho colocado o que mudou de um release para outro no ambiente Client Server, que é o objeto do nosso estudo. Lembro que a versão continua sendo P6! Ou seja, seu livro continua sendo atual.
Cada release é uma atualização do software, corrigindo bugs e melhorando a performance de algumas funcionalidades. Quem está acostumado a trabalhar com algum dos releases 6.0 até o 7.0, conseguirá tranquilamente trabalhar com o Primavera P6 Professional 8.2, pois o modo básico de trabalhar
é o mesmo, com o mesmo conceito da ferramenta e estrutura.
A barra de ferramentas contém guras novas, mas as funcionalidades são basicamente as
mesmas. Ou seja, trata-se de uma repaginada visual no ambiente, mas sem grandes alterações. Por isto, você poderá continuar usando este livro como referência, pois as funcionalidades e o modo de operacionalização da ferramenta são basicamente os mesmos.
XVI | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
O que há de novo:
Poderá vericar um projeto no P6 EPPM e trabalhar com ele enquanto não estiver conectado ao banco de dados, e depois vericar suas mudanças.
Melhorias na integração com Microsoft Project (importação e exportação). Quando importa um arquivo XML para o Microsoft Project você pode agora atualizar um pro jeto existente trazendo suas alterações.
Agora você pode exportar do Primavera P6 Professional para o Microsoft Project 2010 XML,
bem como importar do Microsoft Project 2010.
Poderá usar um instalador P6 Professional para criar seu ambiente P6 Professional mais facilmente. Você pode então conectar P6 Professional a um banco de dados P6 EPPM ou um banco de dados P6 Professional.
Histórico do Primavera® Enterprise Desde 1983 a Primavera Systems® tem lançado no mercado soluções para gerenciamento de projetos. O “apelido” antigo pelo qual o software Primavera® cou conhecido é P3 (Pri mavera Project Planner). A partir de 1999, foi lançada a solução corporativa Primavera® Enterprise, ganhando o “e” e assim sendo conhecido como P3e. Esta solução corporativa é um EPM (Enterprise Project Management). A partir da versão 5 do Primavera® Enterprise, a solução teve a terminologia totalmente alinhada ao PMBOK 3a edição (Project Management Body of Knowledge), que é um guia de boas práticas em gerenciamento de projetos do PMI (Project Management Institute. A versão 6.0 é novíssima no mercado, tendo sido lançada em julho de 2007. E tem como
novidade principal maior praticidade e melhorias para a interface Web. Vários recursos foram
facilitados, principalmente na inclusão de grácos e na visão conjunta de lista de atividades com o gráco de Gantt simultaneamente. Trouxe também muitas melhorias para análise de
portfólios na interface web, pois, na interface cliente servidor, eliminou um de seus módulos, o Portfolio Analysis. Primavera® Enterprise é uma solução corporativa “for the enterprise” e proporciona gerenciamento de multiprojetos da empresa e multiusuários. A solução atende a todos os níveis das partes envolvidas (stakeholders) dos projetos, indo do patrocinador (sponsor) ao apontador de horas, ou seja, vai do detalhamento de uma atividade até uma informação de âmbito gerencial. Como diferenciais competitivos, o Primavera® Enterprise é uma solução corporativa e colaborativa que possui as seguintes características:
Base de dados corporativa (podendo ser Oracle, SQL Server e MSDE). Por compartilhar o mesmo banco de dados, evita a duplicidade de informações. Arquitetura cliente/servidor e Web.
Possui aspectos globais denidos para todos os usuários e pers para os projetos especícos.
Fácil administração de usuários e pers de segurança ao controlar e restringir níveis
de acessos. Customização simples para novos campos, relatórios e layouts. Gerenciamento de recursos centralizado, através de um banco único de recursos (corporativo).
XVIII | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Visões Gerenciais consolidadas, tanto para um único projeto quanto para um portfólio de projetos. Facilidade para gerar e analisar a curva S. Facilidade para a elaboração da WBS.
Trabalha com estrutura corporativa de projetos, EPS, que evidencia a forma como a
organização trabalha seus projetos. Estas EPS’s permitem o gerenciamento de múltiplos projetos, desde o mais alto nível da organização até os indivíduos que executam atividades especícas. Múltiplos usuários podem ter acesso ao mesmo projeto
simultaneamente. Gerenciamento de Recursos centralizado, incluindo aprovação de apontamento de horas de recursos (aprovação de timesheet) e também a habilidade de se comunicar com recursos que não utilizam a solução completa, Primavera Enterprise, mas somente o Primavera Timesheets.
Proporciona gerenciamento integrado de riscos. Gerencia pendências. Gerencia com o uso de ações pré-parametrizadas, através de threshold (gatilho – disparar uma ação). Possui o Tracking (Gerenciador), que permite que você verique de maneira gerencial
informações como custo, prazo e valor agregado de projetos, portfólio de projetos e também de áreas da empresa. Gerenciamento de Pacotes de trabalho e documentos que podem ser atribuídos a atividades e gerenciados de maneira centralizada. Possui assistente de criação de relatórios que auxilia na customização de relatórios para extrair qualquer informação que estiver no banco de dados do Primavera 6 – Project
Management.
Sumário Parte 1 - Conhecendo e Estruturando o Primavera Enterprise ............................... 1 Iniciando o P6 – Project Management (Client Server) .............................................. 3
Methodology Management ............................................................................ 4 Project Management .................................................................................... 4 Primavera Web (MyPrimavera) ...................................................................... 5 Acessando o P6 - Project Management .................................................................. 5 A Tela Home ............................................................................................... 7 O Diretório Projects ....................................................................................10 Abrindo um Projeto .....................................................................................12 Conhecendo o Diretório de Atividades (Activities)............................................14 Ajuda no P6 ......................................................................................................16 Menu de Ajuda (Help) .................................................................................16 Hint Help ...................................................................................................17 Utilizando Assistentes (Wizard) ....................................................................17 Estruturando a organização no P6 (OBS x EPS).....................................................18 OBS .........................................................................................................19 EPS ..........................................................................................................23 Administração de Usuários e Pers de Segurança ...................................................27 Criando Pers de Segurança ........................................................................28 Criação de Usuário e Controle de acesso ........................................................31 O controle de acesso a partir da OBS ............................................................35 Preferências Administrativas ..............................................................................36 Guia Geral (General) ...................................................................................36 Guia Apontamento de horas trabalhadas (Timesheets) ....................................37 Guia Privilégios de Apontamento de Horas (Timesheet Privileges) .....................38 Guia Limite de Dados (Data Limits) ...............................................................39 Guia de Caracteres de Identicação (ID Lengths) ............................................40 Guia Períodos de Tempo (Time Periods) .........................................................40 Guia Valor Agregado (Earned Value)..............................................................41 Guia Relatórios (Reports).............................................................................42 Guia Opções (Options) ................................................................................42 Guia Tipos de Taxas (Rate Types) .................................................................44 Categorias Administrativas ..................................................................................44 Preferências do Usuário ......................................................................................45 Guia Tempo e Trabalho (Time Units) ..............................................................45 Guia Datas (Dates) .....................................................................................46
XX | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Guia Moeda (Currency) ...............................................................................47 Guia E-mail ...............................................................................................47 Guia Assistência (Assistance) .......................................................................48 Guia Aplicação (Application) .........................................................................49 Guia Senha (Password) ...............................................................................50 Guia Análise de Recursos (Resource Analysis) ................................................50 Guia Cálculos (Calculations) .........................................................................52 Guia Filtros de iniciação (Startup Filters)........................................................53 Criando e Denindo Códigos e Campos Personalizados............................................54 Códigos de Projeto (Project Codes) ...............................................................54 Códigos de Atividade (Activity Codes)............................................................57 Código de Recursos (Resource Codes) ...........................................................59 Denição de campos pelo usuário (User Dened Fields) ..................................61 Funções de Cargos (Roles) ..................................................................................63 Guia Geral (General) ...................................................................................64 Guia Recursos (Resources) ..........................................................................64 Guia Preços (Prices) ....................................................................................65 Guia Limites (Limits) ...................................................................................65 Estruturando o Banco de Recursos .......................................................................66 Guia Geral (General) ...................................................................................67 Guia Detalhes (Details) ...............................................................................68 Unidades e Preços (Unit & Prices) .................................................................69 Guia Códigos (Codes)..................................................................................70 Guia Função (Roles) ....................................................................................71 Guia Anotações (Notes) ...............................................................................72 Guia Apontamento de Horas (Timesheet).......................................................72 Criando novos recursos ..............................................................................73 Criando um Recurso Material........................................................................79 Visualizando a estrutura de recursos .............................................................79 Parte 2 - Estruturando uma Metodologia com o Methodology Management ......... 81
Acessando o Methodology Management .........................................................83 Tipos de Metodologias .................................................................................86 Criando uma Metodologia ............................................................................86 Abrindo uma Metodologia ...........................................................................89 Copiando uma Metodologia ..........................................................................90 Apagando uma Metodologia .........................................................................91 Renomeando uma Metodologia .....................................................................91 Propriedades de uma Metodologia.................................................................92 Importando e Exportando Metodologias .........................................................92 Parte 3 - Iniciando um Projeto ............................................................................ 95 Iniciando e Criando Projetos no P6 .......................................................................97
O que é um projeto? ...................................................................................97 Iniciando um projeto na organização.............................................................97 Iniciando um projeto novo no P6 ..................................................................99 Criando projetos a partir de um template (modelo) .......................................104 Criando um projeto a partir de uma cópia ....................................................111 Denindo as Propriedades do Projeto .................................................................111
Planejamento do Escopo Escopo ..................................................................................133 WBS – Criando a estrutura Analítica do Projeto............... Projeto ................................. .............................. ............ 133 Planejamento do Tempo ...................................................................................137 Denição das Atividades ............................................................................137 Tipos de Atividades ...................................................................................137 Criando Atividades Atividades ....................................................................................139 Passos (Steps) (Steps) ................................................................................................143 Congurações ..........................................................................................143 Por que dividir uma atividade em Passos? ....................................................144 Inserir Passos em uma atividade atividade ................................................................144 Inserindo Pesos aos Passos Passos ........................................................................145 Criar um Template de Passos .....................................................................146 Inserindo um Template de Passos ...............................................................147 Atribuindo Códigos de Atividades Atividades ......................................................................148 Relacionando Atividades Atividades ...................................................................................149 A relação de Interdependência Interdependência ...................................................................149 Aplicação de Antecipações e Atrasos (Leads & Lags) ........ ................. ................... ................... ........... ..151 151 Criando Relacionamentos ...........................................................................151 Relacionamentos ...........................................................................151 Restrições ......................................................................................................158 Restrições Restrição no Projeto ..................................................................................158 Projeto ..................................................................................158 Restrições nas Atividades Atividades ..........................................................................159 Atribuindo recursos recursos .........................................................................................16 160 Estimativa dos Recursos das Atividades ....................................................... Atividades .......................................................160 Inserindo um Recurso a uma Atividade ........................................................ Atividade ........................................................161 Mesmo Recurso em Várias Atividades .......................................................... Atividades ..........................................................162 Resource Lag e Resource Duration .............................................................. Duration ..............................................................164 Recursos por Turnos (Shift) ............................................................................... 164 Associando Turnos a Recursos ....................................................................165 Duração .........................................................................................................166 Duração 166 Criando e Modicando Calendários ..............................................................167 Atribuindo um Calendário Calendário .........................................................................172 Tipos de Duração ......................................................................................175 Fixed Duration and Units/Time ...................................................................177 Estimativa de Duração das Atividades Atividades .........................................................180 Desenvolvimento do Cronograma.......................................................................182 Cronograma.......................................................................182 Calculando o Projeto Projeto .................................................................................182 O Diagrama de Rede Rede .................................................................................186
Projetos com o Primavera Enterprise 6 XXII | Gerenciando Projetos
O Gráco de Gantt ....................................................................................187
Criando um Registro do Cálculo (Schedule Log) Log) ............................................188 As Opções de Cálculo Cálculo ................................................................................188 Análise de Recursos ou Funções.........................................................................190 Funções.........................................................................190 .................. ................... .................. ........... ..191 191 Perl de Uso dos Recursos (Resource (Resource Usage Prole) ........ Análise de Recursos no Diretório Assignments Assignments ..............................................195 Resource Curves Curves ......................................................................................196 Bucket Planning Planning .......................................................................................201 Nivelamento de Recursos ...........................................................................201 Recursos ...........................................................................201 Planejamento dos Custos Custos ..................................................................................203 Orçamentação Top-Down ...........................................................................203 Fontes de Recursos (Funding Sources) Sources) ........................................................209 Estimativa de Custos Bottom-up .................................................................210 Bottom-up .................................................................210 Estimativa de Custos Top-down ..................................................................211 Criando Centros de Custos (Cost Accounts) Accounts) .........................................................215 Despesas (Expenses) (Expenses) .......................................................................................217 Alterações Globais (Global Change) Change) ....................................................................219 Workk Products and Documents Wor Documents ..........................................................................221 Guia Geral (General) (General) .................................................................................222 Guia Descrição (Description) (Description) ......................................................................222 Guia Arquivos (Files) (Files) .................................................................................223 Guia Atribuições (Assignments) (Assignments) ..................................................................223 Gerenciamento de Riscos Riscos ..................................................................................224 Boas Práticas Práticas ...........................................................................................225 Conceitos de Riscos Riscos .................................................................................225 Histórico de Gerenciamento de Riscos Riscos .........................................................225 Por que realizar Gerenciamento de Riscos ....................................................225 Riscos ....................................................225 Categorização dos Riscos ...........................................................................22 6 RBS ........................................................................................................226 RBS Identicando Riscos ..................................................................................227 Qualicando Riscos ...................................................................................229 Quanticando Riscos .................................................................................230 Calculando o Impacto de um Risco ..............................................................231 Risco ..............................................................231 Plano de Resposta aos Riscos e Controle ......................................................232 Controle ......................................................232 Linha de Base (Baseline) (Baseline) ..................................................................................232 Criando uma Baseline Baseline ...............................................................................233 Atribuindo uma Linha de Base Base ....................................................................235 Linha de Base x Earned Value Value ....................................................................236 Atualizando Baselines................................................................................237 Baselines................................................................................237 Restaurando Baselines Baselines ..............................................................................239 Sumarizando Dados do Projeto Projeto ..........................................................................242 Job Service Service .....................................................................................................243 Sumarização Via Job Service ......................................................................244 Service ......................................................................244 Parte 5 - Execução do Projeto .......................................................... ........................................................................... ................. 245
Processo de Execução Execução ......................................................................................247 O que é Data Date? Date? ..................................................................................247 Auto Compute Actuals Actuals ......................................................................................248 Autocalcular uma Atividade ........................................................................249 Atividade ........................................................................249
Sumário | XXIII
Autocalcular Recurso .................................................................................250 Recurso .................................................................................250 Autocálculo de Despesas Despesas ...........................................................................251 Atualização Manual Manual ..........................................................................................253 Utilizando o Progress Spotlight Spotlight ...................................................................253 Registrando o Realizado Realizado ............................................................................253 Entendendo os Tipos de Percentual de Conclusão .................................................255 Atribuindo um Tipo de Percentual de Conclusão ............................................256 Atualizando Atividades Baseadas em Physical % Complete ........ ................. ................... ............ ..257 257 Atualizando Atividades Baseadas em Duration % Complete ......... .................. .................. ........... 258 Atualizando Atividades Baseadas em Units % Complete ................ ................................. .................260 Parte 6 - Controle do Projeto .............................................................. ............................................................................. ............... 263 Análise dos impactos das atualizações e reprogramações reprogramações .....................................265 Análise da Variação ................................................................................... Variação ...................................................................................265 Análise da Tendência .................................................................................266 Análise de Valor Agregado e Peso de Marcos Marcos .......................................................268
Visualizando um Layout para Análise de Valor Agregado .......... ................... .................. .............270 ....270 Congurando os Parâmetros de Valor Agregado e seu impacto no Primavera ....271 .................. ................... ..............271 .....271 Técnicas para Calcular o Performance Percent Complete ........ .................. ................... ..............272 .....272 Técnicas para calcular o ETC (Estimado para completar) ........ Performance % Complete por WBS WBS .............................................................273 Usando Peso de Marcos na WBS – Weigh Weighted ted Milestones ......... .................. ................... ...............274 .....274 Calculando o Valor do Custo Planejado (Planned Value – PV) ........ ................. ..................275 .........275 Analisando a Curva S S .......................................................................................275 Relatórios .......................................................................................................277 Relatórios Visualizando um Relatório ..........................................................................277 Relatório ..........................................................................277 Criando um Novo Modelo de Relatório Relatório .........................................................279 Modicando um Relatório Criado .................................................................282 Batch Reports Reports ..........................................................................................283 Importando e Exportando Relatórios Relatórios ...........................................................285 Imprimindo Dados do Projeto Projeto ............................................................................287 Guia Página Pá gina (Page) ...................................................................................287 Guia Margens (Margins) (Margins) ............................................................................287 Guias Cabeçalho (Header) e Rodapé (Footer) ...............................................288 Guia Opções (Options) (Options) ..............................................................................289 Publicação de Portal do Projeto na Web...............................................................290 Web...............................................................290 Guia Geral (General) (General) .................................................................................291 ................................................................................292 Guia Tópicos (Topics) ................................................................................292 Guia Grácos (Graphics) (Graphics) ............................................................................292 Guia Relatórios (Reports) (Reports) ...........................................................................293 Carregando na Web Web ..................................................................................293 Claim Digger ...................................................................................................29 6 Iniciando a Aplicação Aplicação ................................................................................296 Congurando as Propriedades ....................................................................297 Comparando as Informações ......................................................................299 Informações ......................................................................299 Gatilhos (Thresholds) e Noticações (Issues) (Issues ).......................................................300 O Funcionamento do Gatilho (Threshold) (Threshold) .....................................................300 Criando um Gatilho (Threshold) (Threshold) ..................................................................300 Guia Geral (General) (General) .................................................................................301
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Guia Detalhes (Details) (Details) .............................................................................303 Issues ....................................................................................................303 Issues Parte 7 - Gestão de Portfólios de Projetos ......................................................... 307
Gerenciando Portfólios ......................................................................................309 Portfólios ......................................................................................309 Criando um Portfólio Portfólio .................................................................................309 Abrindo um Portfólio Portfólio ................................................................................310 Fechando um Portfólio Portfólio ..............................................................................313 Tracking Trackin g .........................................................................................................313 Mudando de layout layout ...................................................................................314 Exportando e Importando Layouts do Tracking .............................................317 Project Codes e Project Scoring Scoring .........................................................................317 Códigos de Projeto (Project Codes) Codes) .............................................................318 Códigos Seguros Seguros ......................................................................................319 Visualizando o Placar de Projeto no Primavera ..............................................323 Primavera ..............................................323 Parte 8 - Transferindo Informações Informações entre P6 e Outros Softwares ...... ............. ............. ........ .. 325 Denindo Aplicações Externas ...........................................................................327
Abrindo a Aplicação Externa Externa ......................................................................328 ......................................................................328 Importando e Exportando Dados Dados .......................................................................329 Exportação ..............................................................................................329 Exportação Importação..............................................................................................330 ..............................................................................................330 Exportando e Importando do Microsoft Project..............................................334 Project..............................................334 Exportando e Importando do Microsoft Excel ................................................335 Excel ................................................335
Parte 1 Conhecendo e Estruturando o Primavera Enterprise
Conhecendo e Estruturando Estruturando o Primavera Enterprise Enterprise | 3
Iniciando o P6 – Project Management (Client Server) Para iniciar o uso do Primevera® Enterprise, versão 6.0, é necessário primeiro conhecer sua estrutura. O Primavera Enterprise foi construído em duas arquiteturas:
Cliente Servidor Primavera Web (MyPrimavera)
O Primavera Enterprise é o EPM (Enterprise Project Management) da Primavera. É uma solução única, não havendo uma barreira entre um módulo e outro, pois é uma solução integrada: Client Server + Web = EPM Primavera O foco deste livro concentra-se na arquitetura Cliente Servidor e a parte Web será objeto de outro livro. O software em arquitetura Cliente Servidor é composto de dois módulos:
Project Management Methodology Management
A seguir, o inter-relacionamento das arquiteturas Client Server e Web e as interfaces das ferramentas que integram a suíte de produtos Primavera®:
Como visto na gura anterior, anterior, o Primavera cliente/servidor é composto por dois módulos ou aplicações com diferentes objetivos. Na interface web do Primavera, estes módulos estão na mesma aplicação. Estes módulos possuem dois bancos de dados, o PMDB (Project Management Database) e o MMDB (Methodology Management Database). Estes bancos interagem entre as arquiteturas web e cliente servidor.
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O MMDB é o banco de dados do módulo Methodology Management. O PMDB é o banco de dados para o módulo Project Management. O MMDB M MDB e o PMDB interagem através do Project Architect, que traz para o Project Management e Web os modelos contidos no Methodology Management. Agora vamos conhecer os componentes de cada um dos módulos:
Methodology Management Neste módulo será armazenada a metodologia da organização, no que tange aos modelos a serem utilizados e lições aprendidas. Nestes modelos constarão inclusive os padrões, layouts, campos customizados, facilitando o uso da ferramenta e diminuindo o tempo de criação de um novo projeto. Poderá ser armazenada uma metodologia inteira, ou os chamados “plug-ins”, “plug-ins”, que são partes de processos que poderão ser montados de acordo com a necessidade de cada projeto. Nos plug-ins, juntam-se partes para se formar um todo coeso. O objetivo principal é o uso estruturado de modelos, para padronização de procedimentos e maior clareza e conhecimento na execução e controle. Este módulo deve ser usado pelo chamado PMO (Project Management Ofce), ou simplessimples mente Escritório de Gerenciamento de Projetos.
Project Management Este módulo possibilita o uso para planejar planejar,, acompanhar a execução, controlar e monitorar o ciclo de vida dos projetos corporativos, objetivando procedimento único e métrica única para a análise de desempenho. Este módulo deve ser usado pelo Gerente de Projeto, Planejadores ou até mesmo aquele que vai apenas atualizar dados dos projetos e também o Escritório de Gerenciamento de Projetos. O objetivo é gerenciar multiprojetos, porém, é também fácil para trabalhar mono-projeto, ou um projeto por vez. É neste ambiente que está todo o controle da ferramenta, para aqueles que possuírem o perl de administradores. Há vários níveis de acesso que podem ser denidos mediante a estrutura de cada organização. Estes níveis de acesso apropriados ajudam a evitar que informações condenciais saiam deste âmbito. As informações serão guardadas guardadas em banco de dados único, evitando duplicidade de inforinformações e facilitando o processo de padronização das informações. O banco de dados poderá ser em Oracle, SQL Server ou o MSSQL. Fornece subsídios necessários para gerenciar e controlar o uso dos recursos de maneira centralizada, o que propicia melhor utilização dos recursos. Ainda neste módulo, poderá haver a criação da WBS do projeto, análise da curva S, acesso à Tabela de Atividades, Gráco de Gantt, Diagrama de Rede e Histograma de Recursos; criação de dependências, cálculos e nivelamentos; análise de custos, Programação e Valor Agregado (Earned Value), além de controle de questões ou pendências.
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Primavera Web (MyPrimavera) É a interface Web para os módulos comentados anteriormente. O Primavera Web também já foi conhecido como Primavision e também, mais recentemente, como MyPrimavera. Nesta aplicação é possível visualizar os projetos via Web, a criação de projetos, a utilização de modelos, os controles customizados, o uso de workows e a análise da carteira de projetos. Na versão 6 houve uma melhora signicativa da parte Web, com o uso de dashboards, melhor interface gráca e unicação da lista de atividades com o gráco de Gantt, por exemplo. Também foi adicionada uma área de administração com a possibilidade de criação de códigos de projeto, o que antes só era possível na interface cliente/servidor. Ainda nesta área de administração foi incluída a área de Workows, para geração de Requisições de Projeto ou Requisições de Processos. A interface web pode ser utilizada por todos aqueles que receberem acesso para utilização, como Diretores e Coordenadores de Áreas; Gerentes de Projeto; Escritório de Gerenciamento de Projetos ‘EGP’ (Project Management Ofce ‘PMO’). A liberação de acesso, a criação de usuários e a criação de pers são denidas na interface client/server, o que será discutido em tópico especíco deste livro.
Acessando o P6 - Project Management Para iniciar o acesso à ferramenta Primavera Enterprise na versão 6.0 – P6, interface cliente/ servidor, você deverá ter o software instalado em seu computador, adquirindo sua respectiva licença.
Clique em Iniciar / Programas / Primavera.
Até este ponto você visualizará as aplicações Primavera instaladas em seu computador, Pro ject Management e Methodology Management.
Escolha a opção Project Management. Será visualizada a tela de abertura desta aplicação:
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Na seqüência, verá a Caixa de Acesso (Login):
Entre com o seu Login Name e Password. Selecione o banco de dados que contém a informação de seu projeto. Clique em OK.
O Primavera utiliza Case Sensitive, ou seja, os nomes de usuários e senhas são sensíveis, caso tenham sido registrados com maiúscula ou minúscula. Seu Login e senha deverão ter sido criados e informados a você pelo administrador do Primavera Enterprise de sua organização. Pode ser que sua organização tenha optado pelo uso da funcionalidade LDAP; neste caso, seu Login e senha de rede serão os mesmos para o Primavera. Após informar as condições de acesso, o software será rapidamente carregado.
Em seguida, o software dará as boas-vindas e perguntará o que você deseja fazer, apresentando quatro opções, que são atalhos congurados pelo usuário, onde este escolhe se deseja ou não que apareça esta caixa ao iniciar, ou que já direcione para algum diretório especíco. A seguir, o que signica cada uma das opções:
Create New
Cria um novo projeto
Open an existing project
Abrir um projeto existente
Ao escolher esta opção, o assistente de criação de projetos se abrirá automaticamente. Com esta opção, abre-se a lista dos projetos existentes para que você escolha algum.
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Last Project Open global data only
Abre o último projeto em que você tenha trabalhado na última vez que acessou o software. globais do Abrir dados globais do software Abre as informações software. Abrir o último projeto que você abriu
Escolha a opção Open Global Data.
A Tela Home Ao abrir as informações globais, você será encaminhado para a tela Home, se assim estiver denido nas preferências de usuário.1
. Veja mais sobre o assunto no tópico sobre como alterar as preferências de usuário, no item Aplication.
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Você pode inserir ou retirar estas ferramentas, conforme desejar a visualização da tela.
Clique em View / Toolbar e marque os itens que deseja. 1. Barra de Títulos: Nesta barra você verá todos os títulos (Projetos) abertos, com seu ID e nome entre parêntesis. Esta é uma diferença em relação a softwares com os quais você está acostumado, como o pacote MS-Ofce, que só exibe um nome (arquivo) por vez. No Primavera Enterprise cliente servidor, você verá todos os nomes dos projetos abertos simultaneamente. No Current Project signica que você não está com nenhum projeto aberto no momento. 2. Barra de Menus: Exibe os menus existentes, ainda que não disponíveis a determinados usuários. Ex.: pode ser que você não seja o administrador do Primavera em sua empresa e, sendo assim, você visualizará que existe o menu Admin, porém este estará esmaecido, sem disponibilidade para você, dependendo do seu acesso. Se você não estiver com algum projeto aberto, também não estará com o menu Project disponível. 3. Barra de Navegação: Sempre será exibido o nome do diretório do Primavera que você está acessando no momento. Na gura está escrito Home, já que você está na página de entrada do software. Os botões que estão nesta barra, à direita, são os botões de navegação e você poderá avançar ou voltar diretórios (não ações). Também poderá exibir ou esconder a barra de diretórios através do botão . 4. Barra de Diretórios: Esta barra está presente em todas as telas, caso você mantenha acionado o botão que exibe esta barra. Funciona como um atalho para ir a algum diretório do Primavera, que é estruturado em áreas. São ao todo 12 diretórios. Dados da Empresa: 4 diretórios e, ao entrar no software, estes já cam disponi-
bilizados.
Projects - Projetos A D S A E S Õ E Ç R A P M M R E O F N I
Resources - Recursos
Reports - Relatórios
Tracking - Gerenciador
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Dados da Empresa: 8 diretórios, que são disponibilizados ao abrir algum projeto.
Antes disto permanecem esmaecidos.
WBS - EAP
Activities - Atividades O T E J O R P O D S E Õ Ç A M R O F N I
Assignments – Atribuição dos Recursos
WPs & Docs - Documentos
Expenses - Despesas
Thresholds - Gatilho
Issues – Pendências
Risks - Riscos
A barra de diretórios também poderá ser escondida, minimizada ou maximizada, através do mouse, afastando a barra para a esquerda da tela. 5. Barra de Informações: Nesta barra há algumas informações sobre os dados abertos: se algum portfólio está aberto, quem é o usuário logado, qual a data (date) utilizada para o projeto aberto (se não houver nenhum projeto aberto, aparecerá a data do projeto que está na base que possui data mais cedo), e também qual a linha de base do projeto aberto, se houver. 6. Barra de atalhos para informações da empresa : É um atalho para os 4 diretórios de informações da empresa. Você poderá acessar os diretórios por este atalho ou diretamente na barra de diretórios. 7. Barra de atalhos para Informações do projeto : É um atalho para que você escolha 3 dos 8 diretórios disponíveis para aparecer como atalho de diretórios de informações dos projetos. Você poderá acessar os diretórios por este atalho ou diretamente na barra de diretórios.
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O Diretório Projects Este diretório funciona como um repositório dos projetos da organização. Poderá criar diversos layouts de acompanhamento e ter visibilidade das informações globais dos projetos.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Barra de ferramentas Barra de opções Tabela de Projetos Gráco de Gantt
Janela de Detalhe dos Projetos Barra de Comandos
1 - Barra de Ferramentas: traz algumas funcionalidades que também estão no menu View, para facilitar a procura.
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6. Show / Hide Bottom Layout – Mostra/Oculta Layout Inferior 7. Bars – Barras 8. Columns – Colunas 9. Timescale – Escala de Tempo 10.Filters – Filtros 11.Group and Sort – Agrupar e Classicar/Ordenar 12.Zoom in – Aumentar 13.Zoom out – Diminuir 14.Zoom to best t – Melhor ajuste de Visualização 2 - Barra de Opções: Esta pequenina barra pode passar quase despercebida. Nela também estão funcionalidades repetidas, que já estão no menu View e também na barra de ferramentas. É mais um local com a nalidade de facilitar seu trabalho. A barra poderá exibir textos como Display, Layout. Ao clicar sobre ela aparecerão as opções conforme demonstrado a seguir:
3 - Tabela de Projetos: Local onde os projetos estão relacionados, em suas respectivas EPS’s (EPS será explicado mais à frente). Nesta visão, você poderá montar e salvar vários layouts de acompanhamento geral do projeto. Os projetos são representados gracamente pelas pastinhas cinzas e as EPS’s estão representadas pelas pirâmides amarelas, onde cada nível ganha cor diferenciada. 4 - Gráco de Gantt : Coloca uma barra colorida representando o seu projeto, numa linha
de tempo, proporcionando uma rápida visualização da situação destes, onde cada cor denirá atraso, alerta ou no prazo. Você poderá congurar para que sejam exibidas outras barras já existentes ou até mesmo criar novas barras.
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5 - Janela de Detalhe dos Projetos: Contém algumas guias para que você congure, pro jeto a projeto, as suas propriedades características. Pode congurar inclusive as propriedades das EPS’s. Cada uma das guias será analisada mais à frente. 6 - Barra de Comandos: Contém comandos para adicionar/excluir projetos, e também recortar, copiar e colar. Estas ações também podem ser restringidas ao nível do usuário. Ex.: Vamos supor que a organização não queira dar aos seus colaboradores o direito de excluir projetos para evitar que, por acidente, sejam excluídos projetos importantes na base de dados. Neste caso, ao clicar neste botão seria informado ao usuário que o mesmo não possui acesso para tal ação. Add - Adicionar Delete – Excluir/Apagar Cut - Recortar Copy - Copiar Paste - Colar
Abrindo um Projeto Há duas maneiras de abrir um projeto já existente na base do Primavera. 1- Forma clássica
No menu File, clique em Open Project. Selecione o projeto que você deseja abrir e clique em Open ou dê um duplo clique no nome do projeto. Ao abrir o projeto, você será direcionado ao Diretório Activities, ou seja, quando abre um projeto, você abre a lista de atividades deste.
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Nesta forma de abrir um projeto, a vantagem é poder selecionar o modo de acesso com que deseja abrir o projeto. Somente Leitura – (R e a d O n l y ): Neste modo você tem acesso somente leitura, sendo impedido de fazer qualquer alteração de dados. Modo Compartilhado – (S h a r e d ): Nesta opção, você pode alterar todos os dados do seu pro jeto e ele será compartilhado com os demais usuários do P6. Modo Exclusivo – (E x c l u s i v e ) : No modo exclusivo, somente você terá acesso total ao seu projeto, os demais usuários terão acesso no modo Somente Leitura. Users: Neste modo de abrir projetos também será possível visualizar os usuários que estão acessando os projetos no momento em que você deseja abrir algum arquivo. Portfolio: Nesta caixa de diálogo, além de abrir projetos, você também poderá abrir um portfólio. 2- Forma usual
No Diretório Projects, na Tabela de projetos, selecione o projeto que se deseja abrir. Clique com o botão direito do mouse e aparecerá a lista de opções, selecione Open Project.
Nesta forma, o padrão é abrir de modo compartilhado (Shared). Ao abrir, você será direcionado ao Diretório de atividades (Activities).
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Conhecendo o Diretório de Atividades (Activities) Ao abrir um projeto, você visualizará seus elementos através da lista de atividades em suas respectivas WBS’s.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Barra de Títulos Barra de Menus Barra de Navegação Barra de Ferramentas Barra de Opções Tabela de Atividades Gráco de Gantt
Janela de Detalhes das Atividades Barra de Comandos
1. Barra de Títulos: O ID (número de identicação) e o nome dos projetos abertos aparecerão sempre que abertos. 2. Barra de Menus: São os mesmos menus, comuns de todas as telas, porém com um projeto aberto, o menu Project já ca disponibilizado, bem como os 8 diretórios de projetos na barra de diretórios, à esquerda da tela. 3. Barra de Navegação: Permanece a mesma, agora com o nome Activities, sempre indicando o diretório em que se está navegando no momento.
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4. Barra de Ferramentas: É maior que a barra do diretório Projects, pois, além das ferramentas do diretório Project, contém também algumas ferramentas especícas para atividades. 5. Barra de Opções: Traz opções com as mesmas funcionalidades do menu View. 6. Tabela de Atividades: Traz a lista de atividades. 7. Gráco de Gantt : Exibe barras com a duração das atividades distribuídas numa linha do tempo. As cores são diferenciadas de acordo com o status destas. Exibe também o caminho crítico do projeto. 8. Janela de Detalhes das Atividades: Traz guias onde são congurados os atributos das atividades. 9. Barra de Comandos: Traz os mesmos comandos já comentados do diretório Pro jects e também outros para múltiplas atividades.
1. Print - Imprimir 2. Print Preview – Visualizar Impressão 3. Activity Table – Tabela de Atividades 4. Gantt Chart – Gráco de Gantt 5. Relationship Lines – Linhas de Relacionamento 6. Activity Network – Diagrama de Rede 7. Activity Details – Detalhes das Atividades 8. Activity Usage Spreadsheet – Planilha de uso das atividades 9. Activity Usage Prole – Gráco com o uso das atividades 10.Resource Usage Spreadsheet – Planilha de uso dos Recursos 11.Resource Usage Prole – Gráco de uso dos Recursos 12.Trace Logic – Caminho/Traço Lógico 13.Show/Hide Bottom Layout – Mostra/Oculta Layout Inferior 14.Bars – Barras 15.Columns – Colunas 16.Timescale – Escala de Tempo 17.Filters – Filtros 18.Group and Sort – Agrupar e Ordenar 19.Schedule – Calcular 20.Level resources – Nivelar Recursos 21.Progress Spotlight – Farol de Progresso 22.Zoom in – Aumentar 23.Zoom out – Diminuir 24.Zoom to best t – Melhor Ajuste de Visualização
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Ajuda no P6 No Primavera Enterprise você terá três tipos de ajuda. Através do Menu Help (Ajuda), atra vés de uma janela com o conceito dos campos e o uso de vários Wizards (Assistentes) de criação.
Menu de Ajuda (Help)
Neste menu, você terá o help propriamente dito, que traz o manual on-line do P6. Também poderá enviar sugestões diretamente para a Primavera através do Sugestion Box. Poderá vericar a versão do seu Primavera Enterprise no About Primavera.
Para consultar o manual on-line, na barra de menu pressione Help, Contents.
É similar à ajuda do Windows. Também poderá utilizar a tecla F1 ou o botão
Help.
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Hint Help Funciona como um dicionário, pois exibe o signicado deste campo ao passar o mouse. Funciona apenas para a Tabela de Atividades, em suas colunas.
No menu View, selecione Hint Help. Ou, a partir da Barra de opções, selecione o Hint Help.
É um recurso bem interessante quando você ainda não conhece o signicado de alguns campos, mas a partir do momento em que você já tenha este conhecimento, este recurso pode até mesmo atrapalhar seu ângulo de visão. Neste caso, será melhor que você desligue esta funcionalidade, clicando no botão vermelho, ou pressionando novamente, no menu View, Hint Help. Você também poderá xar esta caixa de diálogo na tela clicando no botão verde.
Utilizando Assistentes (Wizard) Os Assistentes guiam você na elaboração de relatórios, criação de novos projetos, novas atividades, importação e exportação, criação de novos recursos. Muitos assistentes já são usados obrigatoriamente, como em caso de importação, por exemplo, mas há apenas duas situações em que você pode decidir se quer ou não usar o Wizard, que é para a criação de novos recursos e novas atividades. E estes são de preferência de usuários.
Para ativar ou desativar o Assistente para estas duas opções mencionadas antes, pressione Edit, User Preferences e selecione a pasta Assistance;
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Na guia Wizards mantenha marcados os itens Use New Resource Wizard e Use New Activity Wizard.
Estruturando a organização no P6 (OBS x EPS) O entendimento deste tópico é um ponto chave para o aprendizado de todo o funcionamento do Primavera Enterprise. Então, não passe adiante se não houver apreendido o signicado destes conceitos! O Primavera Enterprise trabalha com o conceito de organização corporativa dos projetos. Isto é feito criando na ferramenta a estrutura organizacional (organograma), que é conhecido como OBS (Organizational Breakdown Structure), que é a Estrutura Analítica da Organização. Outra estrutura importante é a EPS (Enterprise Project Structure), que signica a forma como a empresa estrutura seus projetos. Estas estruturas têm que reetir no Primavera Enterprise a estrutura da sua organização. Você poderá associar gerentes responsáveis às suas respectivas áreas na EPS. Ou seja, há uma associação e relacionamento entre OBS e EPS. Estas estruturas podem ser alteradas e/ou modicadas em qualquer tempo, desde que reitam sempre a situação atual da organização. Por exemplo, se um diretor saiu da empresa, você deverá, antes de excluí-lo da OBS, realocar todos os usuários que estavam sob sua equipe. Todos os direitos de acesso são constituídos e controlados utilizando a OBS e EPS. Pode-se ainda restringir o acesso a determinados usuários, não permitindo executar determinadas ações. É através destas estruturas (OBS e EPS) que o Primavera realiza o controle de múltiplos projetos.
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OBS A Estrutura Analítica da Organização (OBS – Organizational Breakdown Structure) é um arranjo hierárquico global e representa os Gerentes Responsáveis (Responsible Managers) em sua organização, ou seja, na OBS constam pessoas que possuem responsabilidades. Cada OBS será associada a uma área da empresa (EPS) ou a um projeto especíco, ou até mesmo a uma parte do projeto, através da WBS (o conceito de WBS será dado mais à frente). Vamos agora criar a estrutura organizacional de uma empresa ctícia que será denominada Cyrius Sistemas, que atua na área de serviços em Tecnologia da Informação. A empresa conta com área de Fábrica de Software, Área de Segurança da Informação, área comercial e Financeiro-administrativa. Este será o estudo de caso para os exemplos dados neste livro. Para criar a Estrutura Analítica Organizacional (OBS), siga os seguintes passos:
No Menu Enterprise, selecione OBS. Um primeiro nível já estará criado, mas você poderá alterá-lo se necessário. Quem criou este nível inicialmente poderá ter sido quem instalou o Primavera Enterprise em seu computador e deu algum nome para este primeiro nível. Altere o Primeiro nível para Cyrius Sistemas, no campo OBS Name superior ou inferior, na guia General.
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Em seguida, clique em Add na barra de comandos e digite todos os nomes que estão na tabela a seguir. A identação é feita clicando nas setas que estão na barra de comandos.
A coluna “Identação”, foi colocada apenas por questões didáticas, para que você entenda os níveis e subníveis de identação, não sendo preciso digitar estes números. Identação 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4
OBS Name Cyrius – Diretor Presidente – João Mendes Gerente da Fábrica de Software – Ricardo Soares Coordenador de Desenvolvimento de Software – Igor Maia Coordenador de Arquitetura de Software – Sílvia Arantes Coordenador de Engenharia de Software – José Prates Gerente de Segurança da Informação – Antônio José Ribeiro Gerente Financeiro – Clarice Antunes Gerente Comercial – Sérgio Silva
Na OBS você pode informar só o nome da função, só a função ou as duas informações, como colocado antes. Após a inclusão dos nomes da tabela, deverá car assim:
Note que você poderá fazer a descrição de cada nível da OBS no campo OBS Description.
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Você pode visualizar a OBS em forma de tabela ou em forma de caixinhas, como é mais comumente conhecida. Para isso, basta clicar no botão de exibição Display e em seguida em Chart View.
A guia Users exibe os usuários que têm acesso a cada nível. Você verá outras utilidades deste campo mais à frente no tópico sobre Administração de Usuários.
A guia Responsibility lista os projetos e/ou WBS que estão designados para o nível selecionado.
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Barra de opções da OBS A barra de opções está localizada no canto superior esquerdo da caixa de OBS, onde está escrito Display.
Você poderá visualizar no modo gráco (Chart View) ou no modo de tabela (Table View).
Modo de visualização:
Neste modo você tem funcionalidades para efetuar rearranjos no gráco. Você poderia ter criado toda a OBS já no formato gráco. Considero ser mais fácil e didático criar em forma de tabela e só depois visualizar em forma gráca. Mas há pessoas que preferem criar já no formato gráco. Isto ca a critério de cada usuário.
Modo de visualização:
Neste modo você retorna ao formato de tabela. E trabalha basicamente com colunas, alteração da cor da fonte e linha.
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EPS A Estrutura dos Projetos da Empresa (EPS - Enterprise Project Structure) é a estrutura hierárquica que permite o gerenciamento de múltiplos projetos. Esta estrutura relaciona diversos projetos e a posição relativa de cada um na organização. Funciona como se fosse uma “ pasta” onde são relacionados outras pastas e projetos pertinentes. Mas é muito mais do que um simples repositório de projetos, pois sumariza informações de prazo e custo dos projetos em níveis mais gerenciais. Você pode montar a EPS da sua organização de acordo com a estrutura que a mesma deseja para organizar e gerenciar seus projetos. Esta estrutura pode ser baseada nas áreas da empresa, ou nas unidades de negócio da empresa, ou também por tipo de negócio, desde que represente a maneira como a empresa vai gerenciar seus projetos. É representada gracamente por uma pirâmide amarela, e seus níveis são evidenciados em diferentes cores. Para exemplicar o que foi dito, e dando continuidade ao nosso estudo de caso da empresa ctícia Cyrius Sistemas, criaremos agora a sua EPS, que é a estrutura que revela como a empresa quer gerenciar seus projetos. Para construir a EPS é interessante que a OBS já esteja construída, pois na EPS já podem ser relacionadas estas estruturas. Como você pôde perceber no item anterior, criar a OBS é relativamente fácil, pois basta transcrever no Primavera a situação atual do organograma da empresa, ou seja, colocar quem tem responsabilidades gerenciais em forma de caixinhas. A EPS vai ser mais elaborada para ser criada, pois exige mais cuidado e investigação. Há que se reunir com pessoas-chave do processo para denir qual a estratégia de gerenciamento de projetos que a empresa deseja conseguir. Por exemplo: A empresa deseja gerenciar os seus projetos por áreas departamentais? Ou é melhor gerenciar por unidades de negócios? Ou por localização de unidades produtivas?
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Após discutir estas questões, devem-se utilizar técnicas como brainstorming, e analisar as melhores alternativas, pois a construção desta estrutura é de suma importância no Primavera, e demonstra como a empresa quer gerenciar seus projetos.
Na barra de menu selecione Enterprise, Enterprise Project Structure. Clique, na barra de comandos, em Add e coloque a correta identação, ajustando pelas setas. Digite o ID da nova EPS (este ID deve ser denido pela organização). Digite o nome da nova EPS . Selecione o Gerente Responsável (Responsible Manager)
Identação 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4
EPS ID Cyrius FS DS AS ES SI FI CO
EPS Name Cyrius Sistemas Fábrica de Software Desenvolvimento de Software Arquitetura de Software Engenharia de Software Segurança da Informação Setor Financeiro Setor Comercial
Responsible Manager João Mendes Ricardo Soares Igor Maia Sílvia Arantes José Prates Antônio José Ribeiro Clarice Antunes Sérgio Silva
Obs.: Se você não indicar nenhum gerente responsável (Responsible Manager), o Primavera adotará como padrão o que estiver na raiz da OBS, neste caso Cyrius. A alteração do Gerente Responsável só poderá ser feita clicando na guia General em Responsible Manager e fazer a devida substituição.
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Para visualizar a EPS criada em forma gráca:
Pressione a barra de opções da janela da EPS e selecione a opção Chart View.
Pressione os botões ou para expandir ou recolher os diferentes níveis da EPS. Dê um duplo clique sobre qualquer caixa para obter um zoom maior. Dê um duplo clique fora das caixas para obter um zoom menor. Pressione Close para fechar a janela.
Barra de opções da EPS Para visualizar todas as opções de edição da EPS pressione a barra de opções:
26 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Modo: Chart View
Modo Table View
Visualizando o resultado da inclusão da EPS no diretório Projects:
Conhecendo e Estruturando o Primavera Enterprise | 27
Administração de Usuários e Perfis de Segurança Tudo que foi explicado até agora sobre o Primavera Enterprise serve de base para que você possa entender o funcionamento da administração de acesso e das restrições de pers de segurança, pois são feitas no nível da hierarquia estabelecida na OBS e EPS, onde também os recursos deverão ser criados. A criação dos recursos será tratada mais à frente em capítulo próprio. O responsável pela administração do Primavera de sua organização tem acesso “admin superuser” e cria os usuários e os associa a pers preestabelecidos, assim, os usuários terão seus direitos de acesso de forma apropriada. Os passos para que você faça a administração de acesso e segurança são: 1. Primeiro você deve denir a OBS da sua organização e criá-la no Primavera Enterprise. 2. Depois dena a EPS da organização, crie a mesma no Primavera e atribua um Gerente Responsável (Responsible Manager da OBS) a cada nível de EPS, ou seja, associe uma OBS a uma EPS. Para que você não que com a impressão de que sempre será uma OBS para uma EPS, perceba que nem sempre será assim. Pode acontecer que um Gerente Responsável esteja associado a mais de uma EPS. 1. Crie, no Diretório de recursos, os recursos e dena a utilização destes nos vários projetos da empresa. 2. Crie pers de segurança globais e do projeto. 3. Crie usuários e atribua um perl global, Gerente Responsável (OBS) e pers de projeto. 4. Associe recursos a usuários, no caso destes usarem apontamento de horas (Primavera Timesheet) para registrar o tempo trabalhado e o esforço de trabalho nos projetos. 5. Adicione projetos nas respectivas EPS’s e dena a WBS de cada projeto. 6. Atribua um Gerente Responsável (OBS) para cada projeto e se for o caso dena o Gerente Responsável para cada WBS. A m de que você entenda claramente o processo de administração de segurança do Primavera Enterprise, analise o uxo a seguir: Administração de acesso e usuários do Primavera Enterprise
O estabelecimento deste processo cria os usuários, acessos e os pers de segurança destes no Primavera Enterprise (Methodology Management, Project Management, Primavera Web). O acesso será o mesmo para cada um dos módulos do Primavera e o acesso e perl de segurança também.
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Criando Perfis de Segurança Os pers de segurança são criados previamente e associados em seguida a um usuário. Deverá obedecer a regras de segurança da informação da sua organização. Os pers serão criados obedecendo aos critérios de segurança da informação da organização e denindo para quais usuários as informações serão condenciais ou de acesso público, ou restrito, evidenciando assim a disponibilidade das mesmas. O perl de segurança permite que você limite ou restrinja o acesso à informação da base de dados do Primavera para determinados usuários e disponibilize a outros. É uma forma de proteger a informação, dando segurança para que a disponibilidade da mesma esteja de acordo com quem tem autorização ou privilégio de obtê-la. O Primavera possui dois tipos de pers para cada usuário: Perl Global e Perl do Projeto. Os pers de segurança são denidos em: No menu Admin, selecione Security Proles. Você visualizará as informações do Perl Global. Perl Global
Dene o tipo de acesso que os usuários terão a informações globais, como alteração ou não de códigos, EPS, OBS, por exemplo. Cada usuário deve ser atribuído a um perl global. Dois pers globais são predenidos:
A d m i n S u p er u s e r :
Sem pr ivilé gio s glo ba is
Permite acesso a todas as informações e todos os projetos
Restringe o acesso a informações globais. É o perl de quem será somente um usuário do Primavera Timesheet, e sem acesso ao Primavera (Client server e Web).
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Você poderá criar quantos pers globais forem necessários. Para criar um perl global:
Marque no botão superior esquerdo (Global Proles). Na barra de comandos, clique em Add. Onde estará escrito (New Prole), altere o nome do perl, clicando no campo para permitir edição. Digite . Abaixo, no campo Has Privilege, marque os campos em que você deseja permitir acesso ao perl criado.
O resultado deverá ser:
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Perl do Projeto
Um perl do projeto disponibiliza ao usuário o que é permitido ou não realizar no nível de projetos. Por exemplo, você poderá:
Não permitir que os usuários excluam projetos ou editem relatórios e várias outras ações relacionadas a um projeto. Denir acesso de usuários a informações especícas de um projeto. Para acessar projetos, um usuário deve ter um perl de projeto ou um perl global, Admin Superuser, atribuído. Um ilimitado número de pers de projetos pode ser criado. Um perl de projeto é predenido:
Project Superuser
Permite o acesso completo para elementos diretos de todos os projetos.
Marque no botão superior direito (Project Proles). Na barra de comandos, clique em Add. Onde estará escrito (New Prole), altere o nome do perl, clicando no campo para permitir edição. Digite . Abaixo, no campo Has Privilege, marque os campos em que você deseja permitir acesso ao perl criado. No campo Default você indicará o perl de segurança que será padrão na criação de um usuário.
O resultado deverá ser:
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Criação de Usuário e Controle de acesso Agora que você já sabe criar pers de segurança, vamos criar usuários e em seguida associá-los a um perl de segurança global e do projeto. Cada pessoa deve ser registrada como um usuário.
Crie uma lista de usuários. Atribua um perl global e perl de projeto a cada usuário. Atribua um ID de Recurso se o usuário utilizar o timesheet para apontamento de horas.
Guia Geral (General) 1. No menu Admin, clique em Users. 2. Clique na guia General. 3. Na barra de comandos, clique em Add. 4. Digite um Login Name . O login name será automaticamente reorganizado em ordem alfabética. 5. Digite um Personal Name . 6. Clique em Password e digite uma nova senha e verique a nova senha. 7. Clique em Ok para sair da guia. Na Guia General (Geral) você criará os usuários, login de acesso, senha inicial e nome do usuário. Também poderá indicar um recurso da lista de recursos para associá-lo a um usuário para efeito de apontamento de horas no Primavera Timesheets.
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Guia Contato (Contact)
A guia de contato é utilizada para inserir um endereço de e-mail, telefone comercial, informações de contato do usuário. Se um usuário é também um recurso, o endereço de e-mail e número de telefone comercial que digitar sobrescreverá as informações que estiverem no Diretório Resources, na guia General, se a informação estiver diferenciada.
Digite o e-mail e telefone do usuário.
Guia Acesso Global (Global Access)
Utilize esta guia para atribuir o perl Global apropriado para o usuário selecionado e especicar os recursos a que o usuário terá disponibilidade de acesso. 1. Clique na Guia Global Access. 2. Selecione o perl Global de Segurança, . 3. Em Acessos aos recursos (Specify the Resources the user will be able to Access), marque All Resource Access.
Specify the resources that the user will be able to access (Especique os recursos
que estarão disponíveis para o usuário acessar): você poderá restringir ou ampliar o acesso deste usuário aos recursos cadastrados no banco de dados do Primavera instalado em sua organização. All Resource Access (Acessar todos os recursos): marcando o checkbox, permitirá que o
usuário selecionado tenha acesso a todos os recursos.
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Resource Access (Acesso aos recursos): ao escolher um recurso, ou grupo de recursos, o
usuário estará limitado a ter acesso somente a estes recursos.
Navigation View (Visão de Navegação): permite acesso a um campo de visão customizada
da aplicação Primavera Web que proporciona ou restringe o acesso às suas funcionalidades. Para cada seção do Primavera Web (Dashboards, Portfolios, Projects e Resources) você poderá escolher esconder ou exibir cada guia e item da barra de ação. Você pode criar múltiplas visões de navegação que correspondem à função do trabalho desempenhado por cada função em sua organização ou você pode criar visões individualizadas para suas próprias necessidades. A Visão de Navegação (Navigation View) somente pode ser denida na aplicação Primavera Web e pode ser atribuída a usuários das aplicações Primavera Web e Client Server (módulo Project Management). Criar uma Visão de Navegação é um caminho fácil para aumentar a segurança no ambiente Web e permitir aos usuários ter mais facilmente acesso às funcionalidades que eles utilizam quando desenvolvem trabalho em um projeto. Você também pode utilizar a Visão de Navegação para esconder as funcionalidades do Primavera Web que sua organização não utiliza. Por exemplo, se sua organização não utiliza o Primavera Timesheets para apontamento de horas, você pode esconder a barra de ação Approve Timesheets na seção de Recursos e Aprovação de Timesheets. Guia Acesso a Projetos (Project Access)
Utilize esta guia para atribuir o Gerente Responsável apropriado (OBS) e o perl de segurança do projeto. Esta atribuição determinará qual projeto o usuário estará habilitado a acessar dentro da base de dados. Se o Gerente Responsável da OBS for atribuído à EPS, o usuário tem acesso aos projetos e às suas atividades, dentro da EPS. Se o Gerente Responsável da OBS for atribuído a um projeto, o usuário tem acesso ao pro jeto e às atividades dentro do projeto. Se o Gerente responsável da OBS for atribuído a um nível de WBS, o usuário tem acesso a um projeto, mas pode apenas modicar as atividades dentro do nível de WBS. 1. Clique na guia Project Access para atribuir um Gerente Responsável. 2. Clique em Assign. 3. Na barra de opções, selecione Expand All. 4. Selecione e atribua um nome da OBS e clique em Close.
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A combinação dos campos Responsible Manager e a atribuição de perl no campo Security Prole determinam quais projetos o usuário poderá acessar e as funções que poderá desenvolver em cada projeto.
Guia Licenciamento (Licensing)
Utilize a guia de licenciamento para identicar os produtos que o usuário tem disponível para acesso. 1. Clique na guia Licensing 2. Na coluna Product Type, selecione a aplicação Project Management. 3. Marque o checkbox Named User. 4. Clique em Close.
Product Type – Exibe uma lista de aplicações Primavera.
Named User – Usuários têm licença associada especíca com seus nomes de login e são garantidos acessos de aplicações especícas e bases de dados. Concurrent User – Usuários concorrentes obtêm acesso para a aplicação de um pool de
licenças compartilhadas numa base onde o primeiro que acessa é o primeiro que é “servido”, limitado ao número de licenças do pool.
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O controle de acesso a partir da OBS Como a OBS contém os Gerentes Responsáveis da organização, o controle de acesso está vinculado a estes gerentes. Quando você associa um usuário a uma OBS, você está restringindo o acesso deste ao seu gerente responsável, o qual estará associado a uma EPS e, assim, limita a visibilidade do usuário. Você poderá associar um usuário a uma OBS criando este usuário e em seguida indo na caixa de edição da OBS e, em Users, atribuir os usuários de cada nível de OBS. U s e r s :
A OBS promove acesso dos usuários aos projetos, elementos de WBS, riscos, pendências e informações de gatilho para o qual o elemento especíco da OBS é responsável. A OBS restringe o acesso de usuários aos projetos.
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R e s p o n s i b i l i t y :
Utilize esta guia para visualizar onde o gerente responsável (OBS) está atribuído na empresa, ou seja, a qual EPS, projeto e/ou WBS está associado. No caso a seguir a responsabilidade de Sílvia Arantes está no conteúdo de toda EPS de Aquitetura de Software.
Preferências Administrativas Somente terá acesso a esta opção quem tiver direito de acesso como administrador do sistema ou estar com o perl de Superuser. Estas preferências determinam formas de conguração dos projetos em vários aspectos, inclusive na aplicação Timesheets do Primavera, para apontamento de horas, de maneira corporativa.
No menu Admin, clique em Admin Preferences.
Guia Geral (General) Nesta guia você pode especicar o caractere de separação de códigos para indicar níveis hierárquicos, qual será o dia de início das semanas e o padrão de duração para novas atividades, ou seja, sempre que criar uma nova atividade, ela terá esta quantidade padrão de duração.
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Guia Apontamento de horas trabalhadas (Timesheets) Nesta guia, pode ser congurada a aplicação Timesheets, onde são denidas as formas que a organização quer que os recursos que executam atividades relatem os avanços do projeto.
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Entering Timesheets
Escolha se novos recursos utilizarão timesheets. Escolha se os recursos poderão atribuir eles mesmos às atividades por padrão. Determine também se os recursos terão que apontar horas diariamente, ou por um período reportado, no qual os recursos apontam suas horas uma única vez para cada atividade atribuída, de acordo com o número de dias incluídos no período do Timesheet que for criado. Indique o número de casas decimais nas horas apontadas. Indique o número de futuras timesheets que um recurso poderá visualizar além da atual. Indique o número de timesheets anteriores que um recurso poderá visualizar além da atual.
Timesheet Approval Level - Nível de aprovação dos apontamentos de Horas
Indique se haverá níveis para aprovação do Timesheet . Estão diponíveis:
Aprovação Automática Auto-Aprovação Um nível de aprovação Dois níveis de aprovação
Dena se o Gerente do Projeto deve aprovar antes do Gerente Funcional do recurso, no caso de haver escolhido dois níveis de aprovação. Escolha quem será o gerente aprovador padrão.
Guia Privilégios de Apontamento de Horas (Timesheet Privileges) Nesta guia você irá congurar como os usuários apontarão suas horas e quais serão os privilégios, de maneira corporativa.
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Default time window to access activities – Período de tempo padrão para acessar
as atividades
Not-started activities : Especique o número padrão de dias em que os usuários do Time-
sheet podem revisar uma atividade com status de não iniciada.
Completed activities : Especique o padrão de número de dias em que os usuários do Ti-
mesheets podem revisar uma atividade depois de nalizada.
Privileges for logging hours on timesheets – Privilégios para acesso às horas dos
apontamentos de horas
Indicar se os usuários poderão registrar horas em apontamentos futuros. Indicar se os usuários poderão registrar horas de atividades não iniciadas. Indicar se os usuários poderão registrar horas de atividades e atribuições já completadas ou somente atribuições. Indicar se os usuários poderão registrar horas nas atividades antes da data de início planejado. Indicar se os usuários poderão registrar horas nas atividades depois da data de m planejado.
Guia Limite de Dados (Data Limits) A guia Data Limits permite que você especique o número máximo de níveis para uma estrutura hierárquica (OBS, EPS, EAP etc). Você pode também especicar número máximo de linhas de base e códigos de atividades que um projeto deverá ter.
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Guia de Caracteres de Identificação (ID Lengths) Permite que você especique o número máximo de caracteres dos identicadores (IDs) de projetos, EAP, recursos, atividades, centro de custo e função. O valor pode variar de 1 a 20.
Guia Períodos de Tempo (Time Periods) Especica o número padrão de horas/dia, horas/semana, horas/mês e horas/ano. Especica também a abreviação para cada unidade de tempo.
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Guia Valor Agregado (Earned Value) A guia Earned Value (Valor Agregado) permite que você especique padrões para calcular o valor agregado. Nesta caixa você ajusta como o Primavera irá calcular o Percentual de Conclusão do Projeto e a Estimativa para Completar o Projeto, além de como você deverá calcular o valor agregado. Neste momento você está conhecendo a guia e tendo ciência de que é aqui que você irá dizer para o software como quer que estes itens sejam calculados. Porém o assunto será tratado mais à frente, no tópico sobre Análise de Valor Agregado2.
. Saiba mais sobre Análise de Valor Agregado na parte 6 deste livro.
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Guia Relatórios (Reports) A guia Reports permite que você dena três padrões para cabeçalho, rodapé ou um campo de texto que podem ser utilizados nos relatórios.
Guia Opções (Options)
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Specify the interval to summarize and store resource spreads – Especicar o inter valo para sumarizar e armazenar a dispersão de recursos
WBS Level: Dene em qual intervalo de tempo as informações das atividades serão sumarizadas. Resource/Role Assignment Level: Dene em qual intervalo de tempo as informações dos recursos serão sumarizadas. Project Architect – Arquiteto de Projeto
Permite que você habilite a utilização do Project Architect. Ao contrário dos assistentes de criação de atividades e de recursos, que são preferências de utilização dos usuários, o Arquiteto de Projeto é um assistente de escolha pelo Administrador. Marcando esta opção, permite que os usuários importem metodologias. Purge Deletes – Apagar Denitivamente
Marque essa opção se você deseja que o Project Management apague automaticamente de seu banco de dados os itens que foram apagados pelo usuário quando este sair do sistema. Deixe essa opção desmarcada se você quiser manter um histórico dos dados que foram apagados e que podem ser recuperados utilizando a opção Undo. myPrimavera Server URL – URL do Servidor m y P r i m a v e r a
A URL requerida é o endereço onde está alocado o servidor MyPrimavera. Permite que os usuários encontrem documentos em colaboração. Administrador de Workow Administrator –
workow
Clique para selecionar o usuário responsável por tarefas administrativas relacionadas aos modelos de workow no myPrimavera, os quais são usados para projetos e processos solicitados. Por exemplo, o Administrador é responsável por solicitações avançadas que não possuem pelo menos um revisor de atribuição válido. Isto pode ocorrer durante o workow de solicitação do projeto se todos os revisores atribuídos a um template de solicitação forem removidos como usuários do Primavera. O Administrador deve então precisar avançar a solicitação e revisar o processo. Link to Contract Management Module – Link para o Co n t r a c t M a n a g e r
Clique para congurar o acesso ao Expedition e, em seguida, escolha a versão do Expedition a ser utilizada. Quando essa opção está marcada é possível ligar seu projeto presente no Project Management ao seu projeto do Expedition, permitindo assim importar e visualizar informações contidas no projeto do Expedition.
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Guia Tipos de Taxas (Rate Types) A guia Rate Types permite que você personalize o título de cada um dos cinco campos de Preço/Unidade (Price/Unit) disponíveis. O título deve descrever o que o Tipo de Taxa representa, por exemplo Taxa Governamental.
D e f a u l t T i t l e :
Lista os cinco títulos de Preço/Unidades disponíveis no Primavera.
Title User-defned :
O usuário pode editar o título para cada campo de Preço/Unidade que deseja utilizar. Por exemplo, o campo Price/Unit pode ser renomeado para Taxa Comercial.
Categorias Administrativas No menu Admin você cria várias categorias administrativas por tipo. São opções de escolha para categorizar itens como tipos de linhas de base, despesas, unidades de medida, tópicos de anotações, Fases de Projeto para categorizar WBS, códigos, documentos, riscos. Todas as guias possuem a mesma função, criar listas de categorias por tipo de informação para que você possa classicar a informação do seu projeto gerando novos ltros e agrupamentos. Para criar itens dentro das categorias, ou alterar:
No Menu Admin, clique em Admin Categories. Clique em Add. Dê um nome à categoria. O ordenamento é você que faz através das setas shift up e shift down.
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Preferências do Usuário No Primavera cada usuário pode denir suas preferências na visualização de informações. Ou seja, quando você entrar com o seu acesso (informações de Login), a visualização dos layouts será a que você congurou no ambiente de rede onde o Primavera está instalado. No menu Edit, clique em User Preferences. Você verá várias guias na lateral esquerda da caixa de diálogo que se abrir.
Guia Tempo e Trabalho (Time Units) Clique, no menu Edit, em User Preferences e na guia Time Units:
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Nesta guia você poderá congurar os Formatos de Unidades de Tempo para Tempo para visualizar o esforço do trabalho, a duração e a alocação dos recursos em horas, dias, semanas etc, o que poderá ser visualizado na quantidade de decimais escolhidos pelo usuário ou nenhum, se escolher zero. Poderá também mostrar subunidades s ubunidades como, por exemplo, horas e minutos e a legenda da unidade escolhida. As congurações das telas anteriores determinam como as unidades de tempo serão mosmos tradas no Primavera:
Units Format = Hour - signica que o esforço dos recursos será mostrado em Horas. Marcando a caixa Show Unit label, será mostrada a legenda evidenciando o formato escolhido (horas = h; dias = d; etc...). Durations Format = Day - signica que a duração das atividades será mostrada em Dias. Marcando a caixa Show Duration label, será mostrada a legenda evidenciando o formato escolhido (horas = h; dias = d etc.).
Na sessão U n i t s / T i m e F o r m a t poderá ser escolhida como será a exibição do tempo/unidatempo/unidade dos recursos, se em percentual ou em quantidades de horas por dia. A sessão H o u r s p e r correspondentes.
T i m e P e r i o d mostra mostra
para cada período de tempo o número de horas
Guia Datas (Dates)
Date Format: Format: Dene o formato em que as datas serão visualizadas.
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Options :
mês etc.)
Algumas opções a respeito da visualização da data (Ano com 4 dígitos, Nome do
T i m e :
Dene o formato em que as horas serão visualizadas (h ou 4h). Com a opção Do not show time selecionada, as horas não serão mostradas nos campos de data.
Guia Moeda (Currency) Nesta guia, o usuário poderá escolher a moeda utilizada para visualizar os custos do projeto. Sendo que, sempre que quiser, quiser, poderá alterar a forma de visão da moeda. Esta conguração é global no nível do usuário. Para selecionar a moeda, aparecerá na caixa várias moedas para escolha. Estas várias moedas são criadas no menu Admin/Currency. Nesta caixa você poderá inclusive alterar a cotacota ção das moedas.
Nota: O cadastro das moedas disponíveis bem como o valor da cotação são feitos no menu Nota: Admin, na opção Currencies.
Guia E-mail A guia E-mail permite que você utilize as suas congurações pessoais de e-mail.
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E-mail Protocol: Especica qual protocolo seu programa de e-mail utiliza.
Mail Server Login: Login : Seu usuário de e-mail, ou nome de perl, dependendo da conguração de seu e-mail. Você pode digitar um novo usuário ou nome de perl. Password: Clique para alterar sua senha de correio atual. Mail Congurati Conguration: on:
Outgoing Mail Server (SMTP): (SMTP) : O nome do servidor SMTP ou endereço para utilizar quando enviar e-mail. Você pode digitar um novo endereço. User E-mail Address: Address : O endereço de retorno de e-mail de suas mensagens. Se você não inserir este endereço de e-mail, todas as respostas são enviadas ao mesmo e-mail do qual você enviou suas mensagens de saída. Você pode digitar um novo endereço de e-mail.
Guia Assistência (Assistance) Os Assistentes ajudam os usuários na criação de novas atividades e no cadastramento de novos recursos, não deixando que você se esqueça de alguma informação importante. A primeira opção habilita/desabilita o assistente de criação de novos Recursos e a segunda opção habilita/desabilita o assistente de criação de novas Atividades.
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Guia Aplicação (Application) Na seção Startup Window você poderá escolher com qual visão deseja iniciar sempre ao entrar no Primavera. Poderá escolher inclusive se deseja ou não a nota de “boas-vindas” ao entrar no Primavera. Marcando a opção Write trace of internal functions to log le, na seção Application Log File, você habilitará a funcionalidade de registrar o seqüenciamento das ações. Na seção Group and Sorting é possível escolher inclusive a legenda padrão dos agrupadores.
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No campo Columns você poderá selecionar um período de tempo para visualizar nas colunas (Select nancial periods to view in columns ). Você seleciona um período de tempo que deseja tornar disponível para exibir colunas da Tabela de Atividades, nas tabelas de Recursos do Diretório Atividades e no Diretório AssignAssignments (Atribuições).
Estes períodos nanceiros são criados no menu Admin/Financial Periods. Você poderá escoesco lher um dos períodos criados para uso de sua s ua preferência como usuário, evitando sempre ter que escolher um período, e assim tornando este período como seu padrão, o qual poderá ser alterado a qualquer tempo.
Guia Senha (Password) Nesta guia, o usuário poderá alterar sua própria senha de entrada na aplicação aplicaç ão do Primavera clicando no botão Password, o qual abrirá uma caixa c aixa onde será digitada e conrmada a nova senha.
Guia Análise de Recursos (Resource Analysis) A guia Resource Analysis permite que você especique quais projetos serão incluídos no cálculo de valores remanescentes e quais datas e intervalos de tempo serão usados usa dos para calcular a informação de distribuição de tempo no Resource Usage Prole e no Resource Usage Spreadsheet.
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All Projects: Escolher quais tipos de projetos serão incluídos na análise:
Todos os projetos fechados (exceto projetos com status What-if); Todos os projetos fechados com prioridade de nivelamento igual ou maior que um valor denido pelo usuário; Apenas os projetos abertos.
Time Distributed Data: Data : Escolher para o histograma e planilha de uso dos recursos o que será mostrado, se pelas datas Remanescentes Cedo ou pelas datas previstas.
Remaining Early Dates: Dates : Escolha para exibir valores restantes, para calcular valores baseados em datas remanescentes para para datas de início/término. para calcular valores baseados em datas preForecast Dates: Escolha esta opção para vistas de início/término.
Interval for time-distrib time-distributed uted resource calculations: Escolha o intervalo de tempo que
você deseja usar quando guardar informações da alocação de recursos.
Note que, se o layout de intervalo do tempo de escala estiver mais baixo que este intervalo, o montante calculado exibe as informações do primeiro intervalo da escala de tempo. O gráco que mostra o perl de uso dos recursos (Resource Usage Prole) exibe ambos, a escala de tempo e o intervalo de cálculo congurado para s e m a n a . Você deverá congurar nesta caixa o intervalo de cálculo para o projeto, alterar e colocar a mesma escala de tempo, como o de intervalo.
52 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Guia Cálculos (Calculations)
A seção Resource Assignments permite que você especique como calcular valores remanescentes quando adicionar ou remover atribuições de múltiplos recursos em atividades.
Preserve the Units, Durations and Units/Time for existing assignments: Es-
colha esta opção para manter esforços, duração e alocação de recursos remanescentes, quando recursos adicionais são atribuídos a uma atividade. Atenção para o tipo de duração de uma atividade, esta equação será sempre verdadeira: Esforço restante = Duração restante * Alocação de Recurso restante
Recalculate the Units, Durations and Units/Time for existing assignments based on activity Duration Type: Escolha esta opção para calcular valores rema-
nescentes de esforços, duração ou alocação de recursos remanescentes com base no tipo especicado de duração da atividade. Nota: Para o tipo de duração (duration type) Fixed Duration & Units não serão recalculados
os esforços realizados para recursos existentes se tiverem valores negativos de alocação de recurso (units/time), esforços (units) ou custos.
Na seção Assignment Stafng é possível congurar quais ações o Primavera irá tomar no caso de substituição de um recurso já alocado numa atividade por outro recurso ou por um role.
Conhecendo e Estruturando Estruturando o Primavera Enterprise Enterprise | 53
Guia Filtros de iniciação (Startup Filters) A guia Startup Filters permite que você você escolha os ltros de dados que você deseja rearealizar quando iniciar o Primavera. Estes ltros podem reduzir o tempo gasto para abrir seus projetos.
Current project data only: Selecione esta opção para visualizar apenas os recur-
sos, roles, elementos de OBS, Activity Codes e/ou Cost Accounts que estão sendo usados no projeto aberto. View all data (No Filter): Selecione esta opção para visualizar todos os recursos, roles, elementos de OBS, Activity Codes e/ou Cost Accounts cadastrados no PrimaPrimavera, ou seja, não utilizar o ltro.
54 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Criando e Definindo Códigos e Campos Personalizados Para maior personalização do software na organização, o Primavera Enterprise possui códigos e campos denidos pelo usuário. Os códigos existem para projeto, atividade atividade e recurso. Estes códigos são úteis para personalização de informações e criac riação de campos de escolha de opções. Facilitam o gerenciamento dos projetos, permitindo agrupamentos, classicações e utilização de ltros, auxiliando na organização das informações e ajudando a criar diferentes formas de visibilidade dos projetos. Os Códigos e Campos Denidos pelo Usuário aumentam a personalização do Primavera de acordo com a necessidade de cada organização. O Primavera possui também campos que podem ser denidenidos pelo usuário, caso haja necessidade de customização. Conforme indicado ao lado, o acesso a esta área está no menu Enterprise.
Códigos de Projeto (Project Codes) Com o Primavera você pode organizar informações customizadas do projeto através do uso de códigos. Você cria um código para denir (agrupar, (agrupar, ltrar etc.) categorias de projetos, por exemplo. Estes códigos podem ser visualizados no nível dos projetos (Diretório Projects). Primeiramente você deve criar os códigos, para depois atribuí-los aos projetos. Estes códigos são globais, ou seja, funcionam para todos os projetos e também podem ter uma estrutura hierarquizada. Para criar novos Códigos de Projetos:
Na barra de menu selecione Enterprise, Project Codes .
Na caixa Project Codes (Códigos de Projeto) você já poderá visualizar códigos cadastrados anteriormente. Você poderá alterar os códigos existentes ou adicionar novos clicando no botão Modify Modify.. Isso mesmo! Em Modify, e não no botão Add que você visualiza mais abaixo.
Esta caixa funciona como se você a dividisse em duas: a parte de cima (Select Project Code) e a parte de baixo (Display: nome do código selecionado na parte de cima).
Conhecendo e Estruturando Estruturando o Primavera Enterprise Enterprise | 55
No exemplo, você pode visualizar que na parte superior, superior, de uma lista de códigos preexistentes, foi escolhido o Código de Projetos “Risco do Projeto” Projeto”.. Na parte inferior você visualiza v isualiza os valores de escolha referentes a este código. Ou seja, quando alguém quiser classicar um projeto em relação a Risco, terá que escolher se este é baixo, médio ou alto. Você poderá, já neste momento, adicionar novos valores, ou até mesmo mudar a identação, utilizando as setas que estão na barra de comandos. Vamos agora criar um novo código.
Para criar um novo código, clique no botão Modify, Modify, na parte superior da tela. Será aberta outra caixa: Project Codes Denitions . Nesta, sim, pressione Add para i p o d e P r o j e t o >. inserir um novo código. No novo campo digite
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Nesta caixa você visualiza na coluna Código de Projeto (Project Code) todos os nomes de códigos já criados. Pense neste momento em código c ódigo como uma categoria de informação. O campo Caracteres Máximos (Max (Max Length) Length) serve para denir um número máximo de cacaracteres que você permitirá para os valores deste código, que ainda serão denidos. Você poderá digitar um número ou escolher com as setas. Por exemplo, haverá um valor chamado Projeto Interno, o Código será PI, você pode dizer que o Max Length para a categoria Tipo de Projeto é de dois caracteres para o código do valor (Code Value). Na coluna Código de Segurança (Secure Code) você marca se haverá ou não necessidade de segurança, ou seja, se você quiser que este código seja visível apenas aos usuários que têm direito de acesso. Se o código estiver com este campo desmarcado, todos os usuários poderão visualizar este código e seus valores. Há um campo na caixa em que você marca o perl de acesso (Menu Admin, Security Proles) que habilita esta função, que é “Add and Delete Secure Codes Privilege” (Adicione e apague os privilégios de códigos de segurança). A ordem dos códigos você é quem dene! Ou seja, você pode querer ordenar os códigos em ordem alfabética, pode colocar a ordem ou parâmetro que quiser para a organização. Poderá usar os botões na barra de comando: Shift Up ou Shift Down. Ao clicar em Close, você retorna à caixa Project Codes, com o código recém-criado indicado e ainda sem nenhum valor. valor. Agora sim! Você pode clicar no botão Add para inserir os valores que o código poderá assumir.
Clique em Add, para inserir cada valor para o código.
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Digite os códigos dos valores, bem como sua respectiva descrição, conforme a tabela a seguir: Code Value PI PE
Code Description
Projeto Interno Projeto Externo
Após a inserção dos dados da tabela, você deverá ter a seguinte visualização:
Caso haja alguma subdivisão, poderá utilizar as setas que estão na barra de comandos para identar os valores. Pronto! Você já sabe como é fácil criar um código de projeto! Depois da criação é só atribuí-lo ao projeto correspondente.
Códigos de Atividade (Activity Codes) Você também pode criar códigos no nível das atividades, caso precise de mais informações personalizadas, criando novas categorias para atividades, para gerar informação organizada para ltros, agrupamentos, relatórios e também para layouts. Poderá criar um ou mais códigos por atividade, podendo organizá-los de forma hierárquica. Você pode ter até 500 Códigos de Atividade diferentes por projeto e um número ilimitado de valores por Códigos de Atividade. A quantidade de códigos por projeto já foi mencionada em tópico anterior, anterior, onde falamos das preferências administrativas. Você pode clicar em Admin/Admin Preferences/Data Limits e denir as quantidades por projeto de identação dos códigos (árvore), e também o número máximo de códigos por projeto.
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Os Códigos de Atividade são globais (podem estar disponíveis para todos os projetos do seu banco de dados) ou de um projeto especíco, de acordo com a classicação que você criar. Esta é uma diferença em relação relação ao código do projeto projeto que é global. Além disso, você também tem a possibilidade de criar códigos de atividade para uma EPS especíca.
No menu Enterprise, clique em Activity Codes (Códigos de Atividades). Como você pode vericar, a caixa de Código de Atividade é bem parecida com a de Código de Projeto. A maior diferença é a existência no canto superior de botões de escolha, para que você dena se o código que está criando será Global, para uma EPS especíca ou Projeto esespecíco.
Ao entrar na caixa de Códigos de Atividade, já visualizamos algum código selecionado. Para criar um novo código, escolha primeiro se este será Global, de EPS ou de Projeto. Vamos criar agora um código de Fornecedores, pois no projeto Internexus as atividades terão fornecedores diferenciados, e o fato de criar este código para o projeto poderá gerar relatórios customizados por fornecedor.
Escolha Global e clique no botão Modify. Será exibida a caixa Activity Code Denitions – Global. Clique em Add e digite no próprio campo criado ou em Activity Code Name o Código Fornecedor.
Conhecendo e Estruturando Estruturando o Primavera Enterprise Enterprise | 59
Após ter inserido o código de Fornecedores, clique em Close. Você retornará retornará para a caixa de Activity Code. Agora digite o nome dos fornecedores, de acordo com a tabela a seguir. Clique em Add e digite cada um dos valores dos códigos e sua respectiva descrição conforme a tabela: Code Value GS SDS ST CS
Description
Gama Sistemas Sigma Desenvolvimento de Sistemas Sellus Tecnology Class Solutions
Após a inclusão dos códigos, você deverá visualizar a seguinte tela.
Código de Recursos (Resource Codes) O Primavera permite que, além de códigos de projeto e de atividade, você crie também código de recurso. Os benefícios são os mesmos: mesm os: gerar dados personalizados de maneira organizada para que possam ser ltrados, agrupados, colocados em layout, gerar novos tipos de relatório a partir destes dados customizados. Estes Códigos de Recursos são globais para a organização, anal os recursos do Diretório de Recurso são da organização e não de um projeto especíco. Os projetos terminam e os recursos podem ser realocados em outros projetos. Os Códigos podem ter uma estrutura hierárquica, para isso é só utilizar as setas da barra de comandos.
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Clique no menu Enterprise e em seguida em Resource Codes (Código de Recurso). Você já visualizará um código selecionado.
Clique em Modify para denir novo tipo de código de recursos.
Clique em Add e insira o Código Departamento. Em seguida clique em Close.
Após a criação do código, você retorna à tela de Resource Code valores do código. Insira de acordo com a tabela: Code Value ES AQ EGP GQ
Code Description
Engenharia de Sistemas Arquitetura de Software Escritório de Gerenciamento de Projetos Garantia da Qualidade
Após a inserção dos valores, sua tabela deverá car assim:
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Definição de campos pelo usuário (User Defined Fields) Os campos denidos pelo usuário são customizados segundo a necessidade de cada organização. Caso haja algum campo de que você precise e não exista no Primavera, você poderá customizar na base de dados do seu projeto. Você poderá inserir um ilimitado número de campos, porém se a informação no campo for um texto, este tem a quantidade de caracteres limitada3. Desde que tenham direito de acesso a esta ação, ou seja, somente aqueles com privilégio de acesso para edição a códigos denidos pelo usuário, poderão adicionar, modicar ou deletar os mesmos, do contrário poderão somente visualizá-los. Estes campos permitem que os gerentes de projeto armazenem dados adicionais dentro do projeto. Estes dados podem ser incluídos em Layouts e relatórios para análises e também podem ser utilizados para classicar e ltrar dados do projeto. Por exemplo, você poderá inserir um campo chamado “Ordem de Compra”, variações, números de desenho de projetos e outros personalizáveis como:
Datas de fabricação e entrega Permissões para início de construção Número de telefone Indicação de Solicitação de Mudança Indicadores grácos
Você poderá criar o código diretamente na área do Primavera que desejar. Os campos denidos pelo usuário estão disponíveis para as seguintes áreas e através dos seguintes tipos:
. O tamanho máximo de texto para um campo denido pelo usuário é de 55 caracteres.
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Áreas
Atividades, Atribuições de Recursos da Atividade, Passos das Atividades, Despesas do Projeto, Projetos, WBS, Recursos, Issues (Questões/Pendências), Pacotes de Trabalho e documentos, Riscos.
Tipos Datas de início (start date), Datas de m (nish date), Campos numéricos (number), Campos de números inteiros (integer), Campos de textos (text), Campos de custo (cost), Indicadores grácos (indicator),
Criando um campo denido pelo usuário
Vamos criar o campo customizado Status, com o uso de indicadores na área do Diretório de Projetos.
No menu Enterprise clique sobre a opção User dened elds. No campo superior de seleção, escolha Projects. Clique em Add e escreva o nome do campo em que se quer criar Status. Escolha o tipo Indicator.
Inserindo o campo criado:
No Diretório Projects, clique em Columns. No agrupamento User Fields, escolha o campo recém-criado Status e insira no Layout. Este indicador é manual, mas você poderá automatizar o processo4. Você poderá utilizar os indicadores para evidenciar uma situação.
4. Mais à frente, no capítulo sobre Mudanças Globais (Global Change), você aprenderá como inserir uma fórmula em campos customizados, denidos pelo usuário.
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Funções de Cargos (Roles) O Primavera permite a criação de cargos, com pers especicados indicando sua prociência, sendo que estas funções poderão ser associadas às atividades como recursos, para serem usados previamente no planejamento, quando se estiver fazendo a estimativa de recursos da atividade. Posteriormente, as funções poderão ser substituídas pelos recursos denitivos, os quais realmente executarão as atividades, quando houver os recursos que se enquadrem no perl da função selecionada e se realizar a substituição. Para criar este banco de funções:
No menu Enterprise, clique em Roles (Funções).
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A gura mostra o exemplo de um banco de funções. Para adicionar uma nova função, posicione a partir de qual função você quer criar e clique em Add. Organize a identação das funções com as setas da barra de comando.
Guia Geral (General) Nesta guia você pode inserir a identicação da função (Role ID) e o nome da função (Role Name). Há também um campo para Descrição (Description), onde você descreve o papel a ser desenvolvido nesta função.
Guia Recursos (Resources) Nesta guia você já pode fazer uma associação dos recursos existentes, cadastrados no banco de recursos que exercem esta função/papel na organização.
Clique em Assign (Atribuir).
A caixa que se abrirá é o banco de recursos; escolha os recursos para esta função.
Diga qual é a prociência.
Diga se esta é a função primária do recurso na organização.
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Guia Preços (Prices) Nesta guia você já pode denir o preço por unidade da função selecionada e se haverá mais de um. Por exemplo: o preço da função para tipos diferenciados de contrato. Utilize esta guia para especicar até cinco taxas de preço por unidade para a função selecionada. Depois que você atribuir uma função a uma atividade, você pode selecionar qual taxa deseja utilizar para calcular os custos.
Escolha se deseja calcular os custos pelas unidades de trabalho realizadas para esta função.
Para inserir o valor, clique na coluna Price/Unit e digite o valor desejado.
Dicas:
Se você inserir um valor para o preço e não inserir a unidade, o padrão de unidade será em horas. Se usar mais de um tipo de taxa, não misture tipos de unidades diferentes (Ex.: horas, dias) para uma única função. Por exemplo, se houver cinco valores de preço por unidade denidos para uma função, todos deverão ser em horas, ou dias, ou semanas etc. Se houver valores múltiplos de preço por unidade denidos para uma função e você altera uma das unidades (Ex.: de horas para dias), o trabalho remanescente será alterado.
Guia Limites (Limits) Nesta guia você pode denir a data efetiva para um determinado valor máximo de unidades por tempo. Pode adicionar (Add) ou apagar (Delete) na medida do necessário, de maneira ilimitada; entretanto, as datas efetivas devem ser únicas. Você especica quantidades de trabalho máximo disponível (limites) para uma função.
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Dica: Você conseguirá identicar rapidamente as áreas de funções sobrecarregadas em
uma análise de uso do perl de Recurso/Função visualizando esta superalocação com cores diferenciadas no gráco de histograma de recurso.
Estruturando o Banco de Recursos O banco de recursos é uma área própria para cadastrar os recursos da organização, sendo um repositório único de recursos. Recursos são agentes responsáveis pela execução de um trabalho. São alocados no nível das atividades do projeto e podem ser de três tipos:
Pessoas (Labor),
Equipamentos (Non Labor) ou
Materiais (Material).
Recursos são reutilizáveis, ou reaproveitáveis. Por exemplo, um projeto que foi encerrado pode ter seus recursos reaproveitados em outros projetos da organização. Para cadastrar um recurso, algumas informações importantes são requeridas:
ID (único/não repetido), Nome do recurso, E-mail (fundamental para o uso de ações/gatilhos), Qual será o calendário do recurso, Valor do custo, Data efetiva de vigência do valor do curso do recurso, Se vai ou não trabalhar por turno, Se terá ou não permissão para realizar horas extras, Se o recurso (pessoa) vai ou não apontar horas na aplicação Timesheet, Quem será o gerente responsável por aprovar o Timesheet de cada pessoa, Quais códigos serão atribuídos para cada recurso, Qual é a função primária do recurso, e outras se houver.
Vamos agora conhecer as guias do Diretório Recursos e onde as informações mencionadas acima deverão ser inseridas. Para entrar na área de recursos:
Na barra de diretórios, clique em Resources (Recursos), ou, no menu Enterprise, clique em Resources.
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Guia Geral (General) Nesta guia você cria recursos, faz a manutenção do banco, edita dados gerais do recurso criado e faz alterações (se tiver permissão de acesso). Há informações como ID (deve ser único, não repetido), nome do recurso, no campo Employee ID, onde você pode inserir o número de matrícula na organização. Por padrão, os recursos recém-criados são “Ativos”. Se você desmarcar a caixa Active (Ativo), estará indicando que o recurso não está mais em atividade na organização. Recursos que não trabalham mais na empresa devem ter esta caixa desmarcada e não deletados da base de dados. É importante saber disso, pois, ao apagar um recurso, aparecerá uma caixa dizendo que este recurso está alocado em projetos da organização (mesmo os que já foram concluídos), você poderá substituir o recurso por outro, ou simplesmente apagá-lo destes projetos. E então você perde o conteúdo histórico deste recurso nos projetos da organização.
Clique na Guia General. Se não estiver visualizando esta guia, na barra de opções (onde está escrito Display), clique e selecione Details (Detalhes).
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Guia Detalhes (Details) Nesta guia você dene detalhes importantes da classicação do Recurso, como:
O tipo do recurso: neste momento você dene se o recurso criado é uma pessoa (Labor), equipamento (Nonlabor) ou material (Material). Se for material, você deverá escolher inclusive a unidade de medida deste material. Denirá com que moeda (Currency) este recurso será pago (reais, dólar, peso...). Denirá se será permitido a este recurso realizar horas extras e, no caso positivo, qual o fator que será pago. Dene também o perl do recurso com informações como:
Qual o calendário do recurso; Qual o padrão de unidades por tempo, ou seja, qual o padrão de unidades trabalhadas de um recurso por tempo; Se o recurso vai autocalcular os valores reais, mediante o planejado ou usar o Timesheet para apontamento de horas (marcando esta opção, desabilita o uso do Timesheet e vice-versa); Decide inclusive se os custos serão ou não calculados a partir das unidades.
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Unidades e Preços (Unit & Prices) Nesta guia você indica se o recurso trabalhará ou não por turno e qual será o calendário de turnos (Shift Calendar) e marcar em qual período do turno o recurso selecionado trabalhará. Qual o máximo valor de Unidades por tempo para este recurso, ou seja, qual a produtividade desde recurso? Exemplos:
Se o calendário de turnos é de 2 períodos de 12hs, este recurso selecionado trabalha no primeiro ou segundo turno? Indicar a produtividade no campo Max Units/Time. Calendário de Turnos com 4 turnos de 6hs: O Recurso selecionado trabalhará em qual dos 4 turnos? Indicar a produtividade no campo Max Units/Time. Calendário de Turnos com turnos de 8hs: O Recurso selecionado trabalhará em qual dos 3 turnos? Qual o máximo valor de Unidades por tempo para este recurso, ou seja, qual a produtividade desde recurso? Indicar a produtividade no campo Max Units/Time.
Se o recurso selecionado não trabalhar por turno, mas sim seguir o que foi registrado no calendário do recurso na guia Details, então é só não indicar nenhum calendário de turnos nesta área. Você escolhe uma data efetiva indicando a partir de que momento o Preço/Unidade e esta produtividade do recurso, ou seja, o padrão máximo de unidades/tempo que serão efetivos. Deste modo, você pode dizer que a partir de 0/0/07 o padrão máximo de unidades por tempo é de 8h/d e o valor do recurso é X. E poderá dizer que a partir da data efetiva 0/06/07 o padrão de horas trabalhadas será o mesmo, porém haverá um acréscimo no custo do recurso, tendo este o valor a partir desta data de X.
É importante que você verique o Preço/Unidade dos recursos criados, não deixando que nenhum assuma o valor zero. Valor zero para os recursos afetará nos indicadores de desempenho do seu projeto. No campo Preço/Unidade você poderá colocar o valor real da hora do recurso; o valor médio da hora do recurso; colocar o valor para o recurso. Se escolher a última opção, você não terá os valores reais dos custos das atividades, mas os índices gerados indicarão um percentual com valores válidos.
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Guia Códigos (Codes) O Primavera Enterprise permite que você atribua códigos aos recursos. Já vimos anteriormente como se dá o processo de criação dos códigos de recursos, agora é o momento de atribuir códigos ao recurso selecionado.
Para isto, selecione o recurso. Clique na Guia Codes (Códigos). Clique no botão Assign. A caixa que se abrirá contém exatamente os códigos que você criou previamente para serem visualizados e selecionados. Selecione os códigos que classicam o recurso. Para atribuir, basta dar duplo clique no código ou clicar no botão . Insira quantos códigos forem necessários para garantir as informações de que você possa precisar, como relatórios, ltros, agrupamentos etc.
Dica: Quanto mais classicações você zer por meio dos códigos, mais informação customi-
zada você poderá relacionar.
Conhecendo e Estruturando o Primavera Enterprise | 71
Guia Função (Roles) Nesta guia você indica qual é a função que este recurso selecionado exerce na organização. Se o recurso tiver mais de uma função na organização, deverá informar na caixa Primary Role (Função Primária) qual das funções é a primária ou principal.
Deverá indicar qual é a função, grau de prociência e se é ou não a Função Primária.
Para atribuir, vá no Diretório de Recursos, clique na guia Roles (Função/Cargo). Em seguida clique em Assign. Escolha no quadro de Funções (a estruturação desta informação já foi estudada anteriormente). Atribua a(s) função(ões) do recurso.
Por exemplo, vamos supor um recurso que entrou na organização como Analista de Sistemas, sendo esta sua Função Primária inicialmente. Depois de um tempo, tornou-se também Gerente de área, e agora esta é a sua função principal. Logo este recurso está cadastrado com duas funções:
Função Primária: Gerente de TI Função Secundária: Analista de Sistemas.
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Pode ser também o caso de recursos que exercem mais de um papel na organização simultaneamente, como um recurso que exerce a função de Gerente de Projetos em um Projeto, mas é recurso (executor) em outro projeto.
Guia Anotações (Notes) Nesta guia você poderá escrever textos com diversas informações a respeito do recurso selecionado. Há opções para:
Formatar o texto. Inserir marcadores ou numeração.
Inserir imagens: basta clicar no botão e abrirá uma caixa do seu Windows para que você aponte o caminho onde está a imagem desejada.
Hiperlinks: Basta clicar no botão endereço.
Tabelas: clique no botão , o padrão será sempre x ; se você quiser mais colunas ou linhas, deverá clicar na tabela, a partir do local que deseja inserir a nova coluna ou linha e clicar com o botão esquerdo do mouse, selecionar a opção Insert, e então escolher Coluna (Column) ou Linha (Row).
, escolher o tipo (FTP, File, http etc.) e digitar o
Guia Apontamento de Horas (Timesheet) Esta guia traz congurações para o uso da aplicação Web Timesheet. Você já viu em capítulo anterior outras congurações administrativas para o Timesheet. Aqui verá as congurações que devem ser feitas para associação do recurso ao usuário do Primavera que é o mesmo do Timesheet.
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A conguração que se faz ao nível do recurso é:
Associar o recurso selecionado a um acesso de usuário (User Login), ou seja, dizer que o Antônio Silva recurso é o usuário do Primavera que detém o perl de líder Antônio Silva. Marcar a caixa Uses Timesheet (utiliza o Timesheet – apontamento de horas). Ao marcar esta opção, inviabilizará o uso da opção Auto Calcular Valores Reais (Auto Compute Actuals) que está na guia Detalhes (Details). Indicar quem será o Gerente Aprovador do Timesheet para este usuário.
Criando novos recursos Agora que você já conhece as guias e funcionalidades principais do Diretório Recursos, vamos criar recursos. Há dois processos para a criação de novos recursos: 1. Criar sem o assistente, trabalhando a informação diretamente nas guias. 2. Criar utilizando o assistente de criação de recursos. Veja a seguir como criar um recurso utilizando qualquer um dos processos mencionados: 1 - Criar sem o assistente:
Para criar um recurso sem utilizar o auxílio do assistente do Primavera, o primeiro passo é desativar o assistente na caixa de Preferências do Usuário, que está no Menu Editar:
Vá no Menu Edit/Users Preference/Assistance. Desmarque a opção indicativa para o uso do assistente na criação dos recursos. Em seguida clique em Close.
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Com o assistente desativado, volte no Diretório Recursos e clique na barra de comandos no botão Add. Trabalhe a identação, utilizando as setas da barra de comandos no lado direito da tela. Insira as informações cabíveis para cada recurso em cada uma das guias estudadas, desde a General até a Timesheet (se for o caso de utilização do apontamento de horas)
Dica: Você poderá criar os recursos e organizá-los de maneira estruturada, por categorias,
departamentos, localidade, enm, da forma que car mais compatível com a estrutura dos recursos da sua organização. Ou poderá simplesmente deixar os recursos em forma de lista alfabética. 2 - Criar com o assistente:
Para criar um recurso utilizando o auxílio do assistente do Primavera, o primeiro passo é ativar o assistente na caixa de Preferências do Usuário, que está no Menu Editar:
Vá no Menu Edit/Users Preference/Assistance. Marque a opção indicativa para o uso do assistente na criação dos recursos. Em seguida clique em Close.
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Com o assistente Ativado, volte no Diretório Recursos e clique na barra de comandos no botão Add. Neste momento abrirá o Assistente de criação de recursos. Você deverá digitar as informações na medida em que forem solicitadas até o nal do assistente. As informações são as mesmas que estão nas guias, porém facilita principalmente àqueles que possuem pouca experiência de uso no software, auxiliando até mesmo a não esquecer o preenchimento de algum determinado campo.
A seguir, um exemplo de utilização do assistente com a Criação do Recurso: Amanda Flores.
Insira o ID e nome do Recurso.
Em seguida clique em Next.
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Informe o Tipo do Recurso :
Labor (Pessoa)
Nonlabor (Equipamento)
Material (Material), neste caso indique a unidade de medida.
Em seguida clique em Next.
Indique o valor do preço por unidade de trabalho. O Recurso será pago por horas trabalhadas.
Indique o padrão e o máximo de produtividade do recurso. Neste caso, estamos indicando que Amanda trabalhará 8h/d, não podendo exceder esta quantidade de trabalho.
Clique em Next.
Insira o telefone e o e-mail de Amanda.
Esta é uma informação importante, caso você queria utilizar a funcionalidade de Gatilho do Primavera. Pois as noticações são enviadas automaticamente por e-mail. Se este não estiver cadastrado, não será possível utilizar a funcionalidade.
Clique em Next.
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Clique no botão e selecione qual função Amanda exerce na organização.
Atribua a função.
Informe a Prociência e qual é a Função Primária.
Clique em Next.
Informe se vai utilizar algum calendário já existente na base ou se vai criar um novo calendário. Se escolher um novo, ao clicar Next você será conduzido à página de criação de calendários.
Para este caso, escolha para selecionar um calendário existente.5
Clique em Next.
Escolha qual calendário vai utilizar para o recurso.
existente5
Caso necessite, há a opção de edição ou visualização do calendário, clicando em .
5. A Criação de calendários será abordada na parte 4 deste livro.
Clique em Next.
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Marque que você não vai utilizar a opção Auto-Compute Actuals (Auto Calcular o Realizado).
Isto porque estamos congurando, considerando uma possível utilização do apontamento de horas via Timesheet no futuro.
Clique em Next.
Conrme que você deseja congurar o Timesheet.
Na tela seguinte associe o Recurso ao Usuário já criado. A tela posterior também é a respeito de conguração do Timesheet, para você escolher quem é o gerente aprovador de Amanda. Escolha o Gerente de Projetos Antonio Silva.
E Pronto! Congratulations! Você acabou de criar um recurso no Primavera.
Conhecendo e Estruturando o Primavera Enterprise | 79
Retornando ao layout do Diretório de Recursos, verique se a identação está de acordo com o papel que Amanda exerce na organização, utilizando as setas da barra de comandos no lado direito da tela.
Criando um Recurso Material O processo de criação de um Recurso Material é o mesmo demonstrado anteriormente para a criação de um recurso pessoa, com as seguintes diferenças:
O tipo de recurso é material e receberá este símbolo . Você deve mencionar a unidade de medida deste material. A unidade de medida escolhida já constará inclusive nos campos de Default Unit/ Time e Max Unit/Time. (caso você tenha escolhido nas Preferências do Usuário, na guia Time/Units, para que seja exibido). Material não terá uma Função/Cargo, e muito menos Timesheet. Pule estas guias durante o preenchimento. A guia Anotações (Notes) pode ser importante para você descrever o processo de obtenção deste material junto ao departamento de suprimentos.
Dica: Caso a unidade de medidas de que você precisa não esteja cadastrada, lembre-se de
que a insersão de novas unidades poderá ser realizada por quem tiver direito de acesso no menu Admin/Admin Categories/Units of Measure.
Visualizando a estrutura de recursos Você poderá obter facilmente uma visão estruturada dos recursos clicando na barra de opções e pressionando o botão Chart View, conforme demonstrado na gura a seguir:
80 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Parte 2 Estruturando uma Metodologia com o Methodology Management
Estruturando uma Metodologia com o Methodology Management | 83
No Primavera Enterprise você pode criar projetos utilizando ou não alguma metodologia predenida. Se você não quiser utilizar metodologia alguma, passe já para a próxima parte do livro. Se você pretente utilizar metodologias com modelos estruturados, dena primeiro esta metodologia no módulo Methodology Management. Você pode trabalhar com as duas aplicações do Client Server abertas ao mesmo tempo e o Login e Senha de entrada podem ser os mesmos que você já utiliza para o módulo Project Management. O módulo Methodology Management do Primavera Enterprise serve para que você organize a metodologia de projetos de sua organização. É um sistema para criar e guardar uma metodologia, ou “Modelos de planos de projetos”. Utilizando o Methodology Management , sua organização pode juntar suas “Melhores Práticas” e guardá-las num local centralizado, permitindo que os planejadores dos projetos criem planos de projetos personalizados selecionando uma metodologia completa ou combinando partes de metodologias e partilhando extratos (Plug-in) de planos de projetos para cada novo projeto. Estas metodologias não são estáticas, assim, sua organização poderá continuamente melhorar e redenir atividades metodológicas, estimativas e outras informações com cada novo projeto. Uma metodologia no Primavera Enterprise contempla várias informações associadas que servem como um modelo para um plano de projeto ou parte dele. Metodologias podem ter um ou ilimitado número de atividades. Em adição a atividades, uma metodologia pode também incluir uma WBS, denições de OBS, relacionamento entre as atividades, funções de recursos e atividades, despesas, códigos de atividades e informações de estimativas.
Acessando o Methodology Management
Clique em Iniciar / Programas / Primavera / Methodology Management.
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Digite seu Login de acesso e Senha, e escolha qual base de dados vai utilizar (MMDB – Methodology Management Data Base) e em seguida clique em Ok.
Você visualizará a seguinte tela de entrada:
Assim como já foi dito no módulo Project Management, neste módulo a tela de boas-vindas funciona como um atalho, perguntando o que você deseja fazer a seguir: você poderá criar uma nova metodologia, abrir uma metodologia já existente, abrir a última metodologia trabalhada ou abrir as informações globais.
Escolha a última opção, Open Global Data. Em seguida você visualizará a tela Home do Methodology Management:
Estruturando uma Metodologia com o Methodology Management | 85
Quando você abre o Methodology Management você visualizará a tela de abertura, Home, que exibe as principais funcionalidades existentes neste módulo. Como pode ser facilmente percebido, a estrutura do Methodology Management é superparecida com o Project Management, o que muda é o objetivo de uma e outra aplicação. Nesta aplicação você não encontrará um diretório como o Projects, onde são relacionados os projetos da Organização. Não há um local especíco relacionando todas as metodologias. A maneira mais fácil para ter uma visibilidade de todas as metodologias existentes é clicando em File/Open.6
Na barra de diretórios você conta com as seguintes funcionalidades:
6. Abrir uma metodologia será visto mais à frente nesta parte do livro.
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Utilize para criar, editar, atribuir ou apagar Pacotes de Produtos e Documentos para a metodologia aberta. Ou seja, você já pode criar um modelo de projeto e deixar vinculado a suas atividades ou WBS modelos de documentos especícos que precisarão ser preenchidos. Faça a manutenção da hierarquia de recursos da organização para metodologias e atribua a suas atividades especícas, se for o caso. Abre a caixa de Funções da Organização. Utilize para criar, editar, atribuir ou apagar funções necessárias para atividades especícas em uma metodologia. Utilize para criar, editar, atribuir ou apagar atividades necessárias para uma metodologia especíca. Utilize para criar, editar, atribuir ou apagar a WBS de uma metodologia especíca. Utilize para adicionar, editar, atribuir ou apagar despesas para uma metodologia especíca, inserindo os tipos de despesa, centro de custos que sempre ocorrem para determinadas atividades. Utilize para adicionar, editar e calcular riscos predenidos. Você já pode deixar registrado na metodologia os possíveis riscos que este tipo de projeto pode incorrer. Exibe uma janela de links de metodologia. Utilize para criar, visualizar e remover links entre uma metodologia básica e uma metodologia com plug-ins, para atividades ou WBS.
Tipos de Metodologias O Methodology Management possui três tipos de metodologias:
Base Methodologies: Proporciona a infra-estrutura básica para o desenvolvimento de atividades durante o projeto. Plug-in methodologies: Ajuda a criar uma solução para projetos especícos que uma metodologia especíca não atende, porém partes de metodologias, ligadas de uma maneira harmônica, podem ser “ plugged in”, ligadas em uma única base metodológica. Um plano de projeto pode combinar uma ou mais metodologias plug-in com uma base metodológica. A c t i v i t y libraries: Cria um local para guardar informações inter-relacionadas. Uma Activity library é uma conguração que poderá ser reutilizável para atividades predenidas, uma vez que possam ser reutilizáveis em alguma metodologia.
Criando uma Metodologia Criar uma metodologia, no Primavera Enterprise, módulo Methodology Management signica criar um modelo de plano de projeto, no qual já constam os principais pacotes de trabalho, WBS’s com atividades relacionadas. Já se poderão inserir neste modelo de plano de projeto
Estruturando uma Metodologia com o Methodology Management | 87
os principais riscos que geralmente ocorrem, a documentação já relacionada com as atividades, ou seja, o que em geral, ou em média, ocorre neste tipo de projeto.
Escolha no menu File, a opção New. Para criar uma nova metodologia será aberto um assistente de criação, o qual ajudará você a criar. Clique em Next em cada caixa de diálogo do assistente para mover ao próximo passo. Clique em Finish (Finalizar) a qualquer tempo para criar a metodologia utilizando a informação inserida. Digite o nome para a metodologia e depois escolha o tipo como Base, Plug-in ou Activity Library. Escolha Sim para congurar as propriedades da metodologia:
Insira o preço que será usado como padrão para calcular custos para as atividades que têm unidades, mas não estão atribuídas a recursos. Digite o prexo e o suxo para ID (identicação) das atividades e especique o incremento para as atividades que forem sendo adicionadas. Clique em Finish.
ota: Este processo serve para criar somente atividades para a metodologia. Se você quiser mais sosticação em sua metodologia, poderá determinar outros itens. N
Passo-a-passo:
1- Methodology Name Clique em File/New. Aparecerá esta caixa. Digite o nome que você quer dar para a Metodologia e em seguida clique em Next.
88 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
2 - Methodology Type Escolha o tipo de metodologia, base (completa), plug-in (partes), ou Activity Library (Biblioteca de Atividades).
3 - Methodology Properties Marque Yes, para que você congure as propriedades padrão para os projetos que tiverem esta metodologia.
4 - Activity Costs
Especique o padrão de valor para as atividades que não tiverem recursos atribuídos. Coloque R$0,00.
Estruturando uma Metodologia com o Methodology Management | 89
5 - Auto Numbering Digite o padrão de auto-numeração para as atividades. O padrão é alfa-numérico e você pode escolher o incremento, ou seja, no caso escolhido na gura, a primeira atividade seria DES1000 e a próxima será criada automaticamente como DES1010 e assim por diante.
6 - Congratulations Parabéns! Você nalizou o processo de inicialização da criação de uma nova metodologia.
7 - Avisa que a metodologia que você criou é a metodologia aberta no momento.
Abrindo uma Metodologia Para abrir uma metodologia já existente no banco de dados MMDB, siga os passos:
Escolha, no menu File, a opção Open.
90 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Selecione o nome da metodologia que você deseja abrir abrir..
Escolha Read Only, Shared ou Exclusive para especicar como deseja abrir a metometodologia.
Dependendo do seu perl de segurança, algumas destas opções podem não estar disponí veis. Para visualizar uma lista de usuários correntes que têm esta metodologia aberta, clique em Users.
Clique em Open.
Nota:: Somente um usuário por vez pode ter acesso exclusivo à metodologia. Nota
Copiando uma Metodologia Você poderá copiar uma metodologia já existente e usá-la de base para a criação de uma nova metodologia.
Abra a metodologia que você deseja copiar. Escolha, no menu File, a opção Copy. Digite o nome da nova metodologia.
Estruturando Estrutura ndo uma Metodologia com o Methodology Management | 91
Método de Cópia (Copy Method) Reuse All Activities from Current Methodology : Para copiar atividades e informações
de atividades e manter a conexão ou ligação entre as atividades copiadas e as atividades originais, escolha Reuse All Activities from Current Methodology. Se você alterar uma ReuReu sed Activity, o módulo atualiza todas as instâncias de reutilização da atividade em todas as metodologias. Copy All Activities from Current Methodology : Para copiar atividades e informações de atividades sem manter a conexão ou ligação entre as atividades copiadas e a atividade original, escolha Copy All Activities from Current Methodology. Quando você copia uma atividade, qualquer alteração que você zer para uma atividade não afetará outra ou a mesma atividade.
Clique em Copy.
Nota: Para copiar uma metodologia, você deverá ter criado, através da opção New/Copy, Nota: New/Copy, a metodologia com privilégio global. Adicionalmente, você deve ser atribuído com o perl de Methodology Superuser para a metodologia que você está copiando.
Apagando uma Metodologia Apagar uma metodologia é muito simples. Por isso, que atento para não apagar inadvertiinadvertidamente uma metodologia.
Abra a metodologia que você deseja apagar apagar.. Escolha, no menu File, a opção Delete.
Renomeando uma Metodologia Você poderá renomear uma metodologia que foi copiada a partir de outra, ou alterar o nome devido a um melhor ajuste. Para renomear, renomear, é necessário alterar o nome da metodologia em suas propriedades.
Abra a metodologia que você deseja renomear. Escolha, Methodology, Methodology Properties. Clique na guia General. No campo Methodology Name, digite um novo nome.
92 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Propriedades de uma Metodologia Além de alterar o nome de uma metodologia, em Methodology Properties você poderá alterar ou simplesmente visualizar outras informações de propriedades de uma metodologia, como códigos, anotações, ID’s de atividades, custos de recursos e despesas e os links.
Escolha Methodology, Methodology, Methodology Properties. Clique em cada guia para revisar informações gerais, methodology codes, notebooks, activity IDs, costs, e methodology links for the open methodology. methodology.
Importando e Exportando Metodologias
Você pode importar e exportar metodologias utilizando o próprio Primavera, ou outra ferramenta de gerenciamento de projetos instalada em seu computador, computador, como Microsoft Project. Você pode importar e exportar arquivos a partir do próprio Primavera, do módulo Project Management para Methodology Management. O envio de metodologias do módulo Methodology para o Project Management é feito através de um assistente, o Project Architect. Este processo será visto mais à frente no capítulo de criação de projetos a partir de um template/modelo. A Primavera é proprietária do formato (XER); você pode importar um XER do Project Management para o Methodology Management, para guardar um projeto de sucesso. Você pode importar metodologias do antigo P – Primavera Project Planner P lanner.. Permite importar ou exportar arquivos nos formatos MPP, MPP, MPX, MPD, MDB e MPT com o Microsoft Project, se você tiver o Project 98 ou posterior, posterior, instalado em seu computador.
Nota: Se você importar um plano de projeto do módulo Project Management, este não Nota: conterá atributos de atividades e propriedade de atribuições. Importando de Primavera Project Management (PM) para Primavera Methodology
Management(MM)
Estruturando Estrutura ndo uma Metodologia com o Methodology Management | 93
1. Escolha, no menu File, a opção Import. 2. Escolha Primavera PM/MM. 3. Escolha Methodology. 4. Digite ou selecione o nome e local do arquivo que você deseja des eja importar. importar. 5. Escolha se, ao criar uma nova metodologia, você deseja importar para uma metodologia corrente ou substituir a metodologia corrente. 6. Selecione como você deseja importar a informação, selecionando uma conguraconguração de layout na caixa de diálogo Update Methodology Options. 7. Clique em Finish. Exportando de Primavera Project Management (PM) para Primavera Methodology
Management(MM)
1. Abra a metodologia que você deseja exportar. 2. No menu File, clique na opção Export. 3. Escolha Primavera PM/MM. 4. Escolha Methodology. 5. Digite ou selecione o nome do arquivo exportação e o local onde o arquivo será salvo. 6. Clique em Finish.
94 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Exportando de Primavera para Microsoft Project
1. Abra a metodologia m etodologia que você deseja exportar. exportar. 2. Escolha, no menu File, a opção Export. 3. Escolha Microsoft Project e selecione o tipo de arquivo para o qual você deseja exportar. 4. Escolha Methodology. 5. Dê um duplo clique no campo Export File Name se você deseja alterar o nome e local do arquivo Microsoft Project. 6. Adicione um novo template ou modique o template existente (se necessário). O template contém opções para trocar informações com o Microsoft Project. 7. Clique em Próximo, para revisar as congurações para sua exportação. 8. Clique em Finish.
Parte 3 Iniciando um Projeto
Iniciando um Projeto | 97
Iniciando e Criando Projetos no P6 Nas partes 1 e 2 dei ênfase na estruturação da ferramenta. Nas partes seguintes serão enfatizados os processos do ciclo de vida dos projetos. Apresentarei sempre os processos e como c omo torná-los práticos utilizando a ferramenta Primavera Enterprise. A partir deste capítulo, estaremos iniciando um projeto e estruturando o início de um plano de projeto, ou seja, realizando a iniciação, onde você aprenderá como criar e acrescentar projetos na estrutura da organização e também realizar o planejamento. Lembre-se sempre de que fazer um Plano de Projeto não é criar cronograma! Muitas pessoas se atêem à criação do cronograma, exibem o gráco de Gantt e pronto! “Está criado o plano de projeto”. Isto é um engano! O Plano de Projeto envolve estruturar como serão feitas a organização, a Gerência e as métricas que serão utilizadas no futuro, além da estruturação de todos os planos complementares, como plano de qualidade, de comunicação, de recursos humanos, de aquisições, ou seja, planejar um projeto é muito mais do que pensar em datas. Antes de continuarmos com a iniciação do projeto no P6, vamos primeiramente conhecer os processos de iniciação, segundo o PMBOK ª edição, e conhecer o signicado de Projeto.
O que é um projeto? “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Por ser temporário, deverá deverá ter início, meio e m. Esta data de m evidencia que é um projeto e não uma ação de rotina. Deve criar um produto ou serviço. Algo deve ser entregue. O resultado deve ser exclusivo, único. Nenhum projeto é igual a outro. Pode haver projetos parecidos, mas não iguais.
Os projetos existem para resolver problemas ou aproveitar uma oportunidade para crescimento na organização. Pode ser uma oportunidade junto a um cliente externo, ou uma necessidade de melhoria para a organização, um projeto interno. Um projeto só deve ser iniciado após a análise de viabilidade técnico-nanceira pela organização para saber se s e deve prosseguir ou não com o projeto.
Iniciando um projeto na organização Para iniciar um projeto, é preciso, antes de qualquer outra ação, formalizá-lo f ormalizá-lo na organização, criando o Project Charter, ou Termo de Abertura do Projeto. Projeto . São algumas das entradas, para o Termo de Abertura do Projeto, um contrato e a declaração do trabalho do projeto, por exemplo. Outros itens de suma importância são os Fatores ambientais da empresa que evidenciam na verdade a ambiência organizacional, a cultura da empresa. Deve-se levar em conta também os Ativos de Processos Organizacionais, que são normas e procedimentos da empresa. O Termo de Abertura do Projeto contém as principais informações do projeto, porém com pouco detalhamento, sendo que estes aspectos relevantes circundarão o desenvolvimento
98 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
do projeto. É o documento que serve de base para fundamentação do plano do projeto. Este documento deve conter informações importantes como:
Título do Projeto Código (ID) do projeto na organização Cliente (interno ou externo) Patrocinador do projeto Gerente do Projeto Marcos de início e término do projeto Descrição da oportunidade a ser aproveitada ou problema a ser resolvido, ou as expectativas do patrocinador Objetivo Descrição resumida do projeto Produtos (entregáveis) do projeto Restrições Premissas Orçamento/Investimento macro do projeto Principais riscos já identicados Aprovações Data de assinatura Anexos (citar e anexar, se houverem)
O documento deve ser aprovado e assinado pelo patrocinador do projeto, Gerente de Pro jeto que foi designado, Representante do Escritório de Projetos (PMO), se houver, e demais participantes da equipe de projetos que a organização aponte como relevante para assinar o documento. Este documento deverá ser armazenado na ferramenta de colaboração e repositório comum de documentos do projeto. No Primavera, na área WP & Docs.7 Outro documento que faz parte da fase de iniciação é a Declaração de Escopo Preliminar do Projeto. Neste documento deverão estar colocadas de maneira clara as informações:
Qual é o escopo preliminar do projeto? O que não será contemplado neste projeto? EAP inicial. Principais marcos do projeto. Organização inicial da equipe do projeto.
A Declaração de Escopo Preliminar é de suma importância, pois é o documento que orienta e norteia a equipe que ainda está sendo formada sobre o escopo do projeto. No termo de abertura, tudo foi colocado de uma maneira macro. Neste documento, deve ser exposto de maneira clara e objetiva o escopo do projeto, ainda sem muito detalhamento. O detalhamento total será feito na fase de planejamento para gerar o documento Declaração do Escopo. Neste momento, a participação do Patrocinador para identicação com maior exatidão é fundamental para a continuidade dos trabalhos. 7. WP & Docs signica Work Products and Documents, área que será explicada mais à frente.
Iniciando um Projeto | 99
Você poderá anexar estes documentos em Word ou mesmo em PDF, com as respectivas assinaturas no diretório WP & Docs do módulo Project Management do Client Server, P6 ou na área de documentos do Primavera Web. Este processo de documentação será visto mais à frente.
Iniciando um projeto novo no P6 Vamos imaginar que você é o gerente de projetos designado para um novo projeto da Cyrius Sistemas e recebe o seguinte Termo de Abertura de Projetos: Termo de Abertura do Projeto DES-123 Título do Projeto: Sistema Internexus Cliente: Cliente Externo – Empresa requerente Patrocinador: Ricardo Soares Gerente de Projeto: Igor Maia Objetivo do Projeto: Desenvolver sistema de interface entre o ERP e o Primavera Enterprise. Expectativas do O patrocinador espera facilitar o uso destas duas bases de dados Patrocinador: compartilhando informações para seu cliente. Descrição Resumida do Esta interface é relevante para que não haja a entrada de dados Projeto: semelhantes em bases distintas, o que ocasionaria uma forma de “retrabalho”. Investimento/ O orçamento original para este projeto está previsto em R$ 40.000,00. Código do Projeto:
Orçamento (Macro):
Produtos (Entregáveis) Especicação funcional desenvolvida do Projeto: Especicação técnica Casos de uso Elaboração da solução Implantação em base de testes Testes Premissas: Disponibilidade dos recursos chave com conhecimento no ERP e no Primavera para desenvolvimento da interface. Restrições: O orçamento realizado não deve ultrapassar R$50.000,00. Riscos: Má denição da especicação funcional. Previsibilidade correta da entrada de dados e saída entre os softwares. Aprovações:
Data: __/__/__
Assinatura do Patrocinador
Data: __/__/__
Assinatura do Gerente do Projeto
Data: __/__/__
Assinatura do Escritório de Projeto
Anexos:
Para iniciar um projeto no P6, abra o Primavera e escolha a base de dados. Faça o Login. Criar um projeto no P6 é um processo relativamente simples, pois um Assistente de criação ajudará você a preencher as informações imprescindíveis de um novo projeto, como:
100 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Quem será o gerente responsável pelo projeto, Qual será o ID (identicação) e nome do projeto, Onde o projeto será localizado na estrutura da organização, Qual é a data de início do projeto, Qual será a taxa de atribuição padrão, Se você vai ou não criar o projeto usando uma metodologia já preestabelecida.
Para criar/iniciar um novo projeto no P6, siga os procedimentos a seguir e responda de acordo com o disposto no Termo de Abertura do Projeto:
No menu File, clique em New. Será aberto o Assistente de Criação de Projetos.
O primeiro passo é selecionar, no botão , de qual EPS da estrutura o seu projeto fará parte. Será aberta a caixa Select EPS to add into. Escolha qual será a EPS e clique em
.
Escolha a EPS Desenvolvimento de Software, que está no 3o nível e clique em Next em seguida. A identicação do projeto é feita preenchendo seu número (Project ID) e seu nome (Project Name). O ID tem que ser único, pois o Projeto é único! Para o ID Digite Des123 e para o nome do projeto digite Sistema Internexus.
Iniciando um Projeto | 101
Em seguida clique em Next.
Em seguida você deverá inserir a data de início planejado para o seu projeto.
Clique em
e selecione a data, depois clique em Select
.
Planned Start: Neste momento você especicará somente a data de início planejado para o Projeto. Must Finish By: Mantenha em branco este campo, pois este é um campo de restrição ao nível do projeto. Dica: Não coloque nenhuma restrição de m para o Projeto neste momento de início, ainda
que a data de m previsto já esteja predenida. Seu objetivo será visualizar pela lógica da programação a provável data de término, para que até mesmo sejam vericados os riscos de não se cumprir a data desejada para m e o que deverá ser feito para que a data alme jada de m seja cumprida. Sugiro que, se for necessário inserir esta data, que seja feito após o planejamento inicial do projeto, na Guia Dates do diretório Projects (o estudo desta guia será visto mais à frente).
102 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Em seguida escolha o Gerente Responsável por este projeto, Igor Maia.
Se o nome requerido não estiver pré-selecionado, clique em para selecionar da OBS denida previamente. O Responsible Manager é o responsável pelo projeto, pela criação das atividades, atualização do cronograma, alocação de recursos, cálculo do projeto etc. Se porventura você não encontrar o nome da pessoa que será o gerente responsável, este ainda deve ser cadastrado. Se você possui permissão de acesso para edição da OBS poderá fazer tal inserção. Se não possui, deverá solicitar ao administrador do P6 em sua organização para inserir este gerente responsável e então você poderá selecioná-lo na estrutura. Após a seleção do Responsible Manager, clique em Next.
Em seguida, você deverá especicar qual será a taxa padrão para novas atribuições. Existem cinco opções para você denir, se precisar. Escolha Price/Unit e dena o Preço/Unidade dos recursos do projeto. Ou seja, os recursos podem ter outro Price/Unit para outros projetos, ou para o mesmo projeto, dependendo de uma data de referência. Escolha Price/Unit e clique em Next.
Atribuir o Tipo de Taxa: O tipo de taxa determina o Preço/Unidade (Price/Unit) utilizado para calcular os custos para a atribuição. Os nomes para cada tipo de taxa são denidos pelo administrador do sistema no Menu Admin/Admin Preferences/Rate types. Quando você seleciona um tipo de taxa, o valor monetário é atualizado automaticamente na coluna de Price/Unit (se esta estiver exibida).
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O seu novo projeto já está aberto. Para conrmar isto, veja na barra de títulos já o ID e o nome do projeto criado. E também, na tabela de projetos, na EPS de Desenvolvimento de Software, você já poderá visualizar a linha com o projeto. Este é um ponto chave no processo de criação do projeto. Se você escolher Sim, entrará em outro assistente para criar a partir de um modelo. Clicando em Não, você indica que criará o projeto novo, sem utilizar um modelo, adicionando todos seus atributos.
Clique em Não, e em seguida em Next.
O assistente avisa que o projeto foi criado e que você deverá congurar as demais propriedades do projeto no Diretório Projects, o que veremos mais à frente.
Clique em Finish.
104 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Visualizando o projeto criado:
O seu novo projeto criado, porém, está sem propriedades conguradas, sem WBS denida e sem as atividades com seus atributos adicionados. Estes são os próximos passos de criação de um projeto novo. Mas antes de passarmos para este tópico, veremos ainda como é criado um projeto a partir de um modelo e também como criar a partir de uma cópia de projeto.
Criando projetos a partir de um template (modelo) Para criar projetos usando um template/modelo, você necessitará da ajuda do Arquiteto de Projetos (Project Architect). Com ele você pode buscar metodologias que estão no banco de dados MMDB do Methodology Management para construir um plano de projeto, no banco de dados PMDB do Project Management.
O Project Architect é um assistente que busca no banco de dados MMDB as metodologias que você criou previamente e escolher para utilizar no PMDB. Este processo é o mesmo para ambiente Client Server ou Web.
Iniciando um Projeto | 105
Para utilizar o Project Architect, ao criar um projeto, você passará por todas as etapas indicadas no item anterior, porém, no momento em que o assistente de criação oferece para que você utilize o assistente, clique em Yes. A partir deste momento, siga os passos:
Clique em File/New para criar um novo projeto. Siga os procedimentos normais de criação de um projeto, conforme demonstrado no item anterior, Iniciando um projeto novo no P6. Até este ponto, você está no Wizard de criação de um novo Projeto, até que o assistente ofereça para utilizar ou não o Project Architect: Se você escolher Sim, entrará em outro assistente para criar um projeto a partir de um modelo. Clicando em Não, você indica que criará o projeto novo, sem utilizar um modelo, adicionando todos os seus atributos.
Clique em Yes, e em seguida em Next.
Você sairá do Assistente de criação de um novo projeto e irá para um outro assistente, o Project Architect, o qual lhe dará boas-vindas indicando que o auxiliará a buscar uma metodologia do Methodology Management.
Clique em Next.
106 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Você deverá selecionar o tipo de metodologia que deseja utilizar: Base Methodology (projetos completos) ou Plug-in (partes para formar um projeto). Estes conceitos já foram detalhados no capítulo sobre o Methodology Management.
Escolha Base Methodology. Em seguida clique Next.
Clique no botão Select Base para escolher qual metodologia você deseja utilizar para criar seu novo projeto. Em seguida clique em Select. Clique em Close. Em seguida clique em Next.
Iniciando um Projeto | 107
Estimate Size & Complexity: Esta funcio-
nalidade é usada para calcular valores estimados, para indicar o tamanho e a complexidade do projeto denidos a partir do esforço de trabalho (labor/non labor units) e custos atribuídos a cada atividade na metodologia. Estes parâmetros serão utilizados na Estimativa Base-topo (Bottom up).
Você poderá inserir manualmente um percentual para cada metodologia. Poderá utilizar outro assistente, o Size & Complexity Wizard, o qual auxiliará você a determinar o tamanho e a complexidade do projeto através do esforço de trabalho e custos. O padrão do Primavera é de 50% de tamanho e complexidade. Clique em Next.
A utilização da funcionalidade Tailor
O Tailor quebra em partes WBS e documentos que estão presentes nas metodologias. Auxilia na alteração destes itens na metodologia escolhida para o projeto. Tailor WBS: Auxilia na alteração da WBS que vem na metodologia escolhida. Você já poderá neste momento fazer este rearranjo, ou seja, customizar a WBS inserindo ou retirando WBS’s, se necessário. Se quiser fazer alterações, clique no botão Tailor, faça os rearranjos e clique em Select.
Você pode ainda alterar detalhes da WBS e também de atividades.
Em seguida clique em Next.
108 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Tailor WPs & Docs : Você pode arma-
zenar documentos no projeto a partir da metodologia escolhida, inserir novos documentos, ou excluir.
Clique no botão Tailor e faça as alterações necessárias. Em seguida, clique em Next.
Tailoring Overview: Evidencia as alterações realizadas. Quantica as alterações referentes
à remoção de documentos de uma metodologia. Exibe qualquer relacionamento incorreto que possa existir (Broken relationships) no plano de projeto como resultado do processo de Tailoring.
Se você não utilizou o Tailor, não foram removidas atividades, WPs & Docs, ou Broken relationships para visualizar na caixa de diálogo, e, assim, o botão Overview cará desabilitado.
Assignment Rate Type: é o tipo de taxa a ser utilizada nas atribuições de recursos das
atividades.
Utilize a conguração padrão como assinalado na gura. Em seguida clique em Next.
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Update Project Options (atualizar opções do projeto): Para não haver conitos com in-
formações globais de projetos na base de dados, esta caixa de diálogo permite que você crie através de um layout de conguração para denir as ações que você gostaria de ter ao importar.
Selecione Default Conguration e clique em Next.
Save Base Methodology: Nesta tela você visualiza um resumo do novo projeto.
Clique em View Details para visualizar detalhes sobre elementos que serão incluídos no novo projeto.
110 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Visualize os detalhes do projeto criado através da metodologia, e como esta será salva.
O processo de criação do projeto a partir de um modelo de projeto está concluído. Se o pro jeto não estiver de acordo com o esperado, clique em Prev e faça os ajustes necessários. Se estiver de acordo, clique em Finish para completar o assistente.
Iniciando um Projeto | 111
O uso de um assistente pode à primeira vista parecer um processo demorado ou burocrático, mas é apenas impressão. Tente seguir o assistente, e várias congurações de propriedades dos projetos já terão sido concluídas, minimizando as possibilidades de um esquecimento de realização de algum passo.
Criando um projeto a partir de uma cópia Esta é a terceira e última forma de criação de projetos no P6. Relembrando, você pode criar um novo projeto:
Iniciando um projeto novo Iniciando um projeto a partir de um modelo Criando um projeto a partir de uma cópia
Considero as duas primeiras formas de criação mencionadas melhores do que criar a partir de uma cópia, pois pode acontecer o inconveniente de você esquecer de congurar as propriedades do novo projeto copiado, permanecendo as propriedades do projeto de que se utilizou para copiar. Portanto, se você optar por esta forma de criação atente para esta importante alteração.
Para fazer uma cópia de um projeto, vá no Diretório Projects. Clique no projeto que você quer copiar, selecionando com o mouse. Na barra de comandos, clique em . Selecione a EPS onde você deseja inserir o novo projeto. Clique em . Pressione OK nas três caixas de opções que se seguirem. Estas caixas pedem uma conrmação do que você deseja copiar. Pode ser que você queira copiar o projeto, mas sem incluir a documentação, por exemplo. Altere o nome do projeto criado, bem como as propriedades do novo projeto.
Definindo as Propriedades do Projeto Após a criação de um projeto, você deve congurar as propriedades do mesmo, e não partir direto para denir as atividades do projeto, como já vi muitas pessoas fazerem, incorretamente. Dica: Não somente no Primavera Enterprise como em outros softwares de gerenciamento de
projetos, você deve vericar as propriedades do projeto, pois você pode ter criado um padrão de criação no software e se esquecer de detalhes de conguração que podem modicar todos os cálculos de outros projetos criados no futuro. São denidos como propriedades: datas do projeto, orçamentos e valores padrões que serão utilizados por recursos, padrão de criação de novas atividades e cálculos. Além de denir as propriedades dos projetos, você também pode denir as propriedades das EPS’s.
Na barra de Diretórios, clique no botão Abra o projeto “Sistema Internexus”.
.
112 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Na parte inferior da tela é mostrada a janela Detalhes de Projeto.
Caso não visualize a janela Detalhes de Projetos pressione o ícone Bottom Layout).
(Show/Hide
Dica: Para ter acesso à alteração das guias de detalhes do projeto, mudar a ordem, inserir
ou não uma determinada guia, na janela de detalhes do projeto, clique com o botão direito do mouse em qualquer uma das guias e aparecerá a opção Customizar os detalhes do projeto (Customize Project Details). Então organize como preferir, pois esta é uma opção ao nível do usuário. O que está no campo central é o que será visualizado pelo usuário. No exemplo a seguir, disponibilizei todas as guias para visualização.
Guia Geral (General)
Na barra de Ferramentas, selecione a guia General.
Quem tiver permissão de acesso poderá alterar informações gerais do projeto selecionado, como nome do projeto, Gerente responsável, ID do projeto, status, prioridade de nivelamento do projeto, fazer checkin e checkout e ainda poderá indicar um endereço de algum site do projeto, para abrir a página a partir do Cliente servidor. Dica: Algumas informações você pode alterar, mesmo não tendo aberto o projeto, mas
somente selecionado. Outras informações só poderão ser alteradas com o projeto aberto e selecionado.
Vamos agora congurar as propriedades do projeto Sistema Internexus, de acordo com a gura a seguir:
Iniciando um Projeto | 113
Project ID e Project Name (ID e Nome do Projeto) : Nestes campos podem ser
alterados o nome e ID (Identicação) do projeto. Por exemplo: Se durante a criação do projeto você por engano digitou incorretamente o nome ou ID, poderá alterar neste campo. Esta ação dependerá de seu perl de acesso, se você tem permissão. Status: Com o projeto aberto, você pode indicar a situação do projeto. O status também determina se um projeto será ou não incluído durante a sumarização, ou seja, se os valores de custo, prazo e outros são sumarizados nas EPS’s. O status do projeto pode ser usado na criação de grupos denidos pelo usuário, para portfólios de projeto e para organizar e sumarizar informações e ltros de projetos. Por exemplo: você dene o status dos projetos e depois clica na barra de opções, status e verica os grupos de projetos ativos, inativos, planejados e em análise. Para alterar status de projetos você deve ter direito de acesso.
Ativo (active) : Projeto aberto. Por mais que o projeto ainda esteja sendo pla-
nejado, você poderá usar este status para identicar um projeto ocial na organização. É considerado na sumarização dos projetos. Os usuários da aplicação Timesheets (para apontamento de horas) podem visualizar este projeto, bem como estas atividades. Somente projetos ativos podem ser acessados pelos usuários do Timesheet. Inativo (inactive) : Projeto encerrado ou paralisado. Quando nalizar ou determinar a nalização dos projetos, você poderá alterar o status de ativo (padrão de criação) para inativo. Alterando para inativo, os usuários do Project Management não terão mais acesso às atividades do projeto. Há uma opção no nível de projeto, na tabela de detalhes do recurso para que você dena se os usuários do Timesheet terão acesso somente leitura para as atividades do projeto inativo. É considerado para sumarização.
114 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Planejado (planned): Ao selecionar este status para o projeto, signica que o mesmo está sendo planejado, ou seja, o trabalho ainda não foi iniciado, ainda não é ocial na organização. Por exemplo: Você está sabendo que há a possibilidade de haver um determinado projeto na empresa e, para adiantar, você começa a planejá-lo sem que esteja realmente ocializado na organização. É uma espécie de “Carta na manga”, que você deixa guardada para quando se tornar ocial, caso em que você alterará a data de início e mudará o status para Ativo. Os usuários da aplicação Timesheets (para apontamento de horas) não visualizarão este projeto, bem como estas atividades. Os projetos neste status não são incluídos na sumarização das informações dos projetos. Em análise (what if) : Você pode atribuir este status a uma cópia de projeto para fazer modicações e análises. Poderá criar outros cenários para um projeto, a partir de uma cópia e alterar o status para What-If, e então esta alteração não causará impactos em outros projetos na EPS. Usuários do Timesheet não têm acesso às atividades neste status. O projeto é incluído quando sumarizado e não é considerado para nivelamento, nem visualizado nas planilhas e grácos de perl de recurso.
Resumindo... Status Ativo Inativo Planejado What-If
Sumarização
Sim Sim Não Sim
Timesheet Sim Sim – Somente Leitura Não Não
Gerente Responsável (Responsible Manager): Se você tiver direito de acesso, poderá alterar o nome do gerente responsável pelo projeto, Clicando no ícone do campo Responsible Manager e selecionando a partir da OBS o nome mais indicado. Nível de Risco (Risk Level) : Com esta opção você pode informar uma importância relativa para seus projetos (Muito alto (Very High), Alto (High), Médio (Medium), Baixo (Low), Muito baixo (Very Low)). Esta não é a área onde você vai trabalhar os riscos do projeto, mas somente uma informação de grau de importância. Você poderá utilizar esta opção para organizar, ltrar e preparar relatórios. Por exemplo, ltrar e analisar todos os projetos que têm nivel de risco Muito alto. Prioridade de Nivelamento do Projeto (Project Leveling Priority) : Aceita valores de 1 a 100, sendo que 1 representa a prioridade máxima. O P6 usa este número para determinar quais projetos terão os recursos nivelados e em que prioridade. Ou seja, se houver necessidade de nivelar um recurso, você poderá fazê-lo clicando em Tolls/Level Resources, porém pode acontecer de um mesmo recurso estar alocado em mais de um projeto simultaneamente. Neste caso esta funcionalidade resolverá o conito de recursos devido à priorização dos projetos. Na caixa Level Resources há uma opção de nivelamento de recursos diretamente ligada à funcionalidade de Project Leveling Priority, que é “Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/Higher Than”, nesta opção você informa um valor. O número que você indicar limitará a quantidade de projetos que serão nivelados segundo a prioridade.
Por exemplo: se você marcar três projetos e denir qual será o primeiro, o segundo e o terceiro, em escala de prioridade e marcar na opção da caixa Level Resources
Iniciando um Projeto | 115
“Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/Higher Than” o número 2, então todos os recursos com prioridade de 1 a 2 serão nivelados de acordo com a prioridade, por mais que você tenha indicado três projetos para priorização.
Check-out status: O projeto poderá estar Checked in ou Checked out. Se estiver
Checked in, signica que o projeto está no ambiente de rede. Se estiver em Checked out, informa que um projeto está sendo utilizado fora do ambiente do P6. Informa qual usuário colocou o projeto neste status e quando. Permite o controle sobre a última versão do projeto, pois permite somente a leitura dos projetos com esta situação.
Por exemplo: vamos supor que você tenha que fazer uma atualização do projeto, e a sua reunião de progresso do projeto será num local em que não há acesso à rede da sua organização. Então, para não acontecer de, enquanto você estiver fora fazendo atualizações localmente no seu notebook, outras pessoas fazerem outras atualizações no projeto, antes de ir para sua reunião você coloca o projeto em Checked out, vai para a reunião, faz as atualizações e, ao retornar, coloca novamente o projeto em Checked in. Enquando você não retornar ao status de Checked in, os demais usuários verão o projeto como somente leitura, não podendo alterar dados do projeto.
Project Website URL : Se o projeto tiver alguma página na Internet ou Intranet,
o endereço pode ser informado neste campo e abrir a página a partir do Primavera. Caso o endereço seja preenchido pressione o botão lo via P6.
para acessá-
Guia Datas (Dates) Contém informações sobre as principais datas do projeto.
Na janela de detalhes do projeto, selecione a guia Datas (Dates).
Há dois campos principais: Datas agendadas (Schedule Dates)
Início Planejado (Planned Start) : Data editável, através do botão
. Data de início planejada para o projeto. É preenchida quando se cria o Projeto. Pode ser alterada ainda na fase de planejamento, se for o caso.
116 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
D a t a d e R e f e r ên c i a ( D a t a D a t e ) :
Data editável, através do botão . Data de cálculo da rede, é uma data de referência para o cálculo do projeto. Na fase de planejamento, a data de referência que você possui é a data de início do projeto, então deverá sempre adotar a seguinte regra:
Fase de Planejamento:
Data Date = Planned Start.
Fase de Execução:
Data Date = Data acordada para atualização.
Por exemplo: a Data Date poderá ser todas as quartas-feiras, ou o acordo será para que a Data Date seja a data atual.
Deve teminar em (Must Finish by): Data editável, através do botão . Data em que o projeto deveria ser encerrado. Esta data só será preenchida se houver necessidade, depois que você já tiver planejado o projeto inicialmente, analisado o Diagrama de Rede, as durações, recursos e se após esta análise considerar que precisa colocar uma restrição ao projeto. Mas esta é uma decisão que só deve ser tomada após a vericação lógica do projeto, pois a praxe é sempre evitar o uso de restrições. Término (Finish) : Data automática, não editável. Data de tendência de término mais cedo do projeto, calculada pelo P6 após o último cálculo. Início Real (Actual Start) : Data automática, não editável. Data inicial real do pro jeto. Só existe se o projeto já foi iniciado. Quando houver a primeira atualização, esta data será automaticamente preenchida. Término Real (Actual Finish) : Data automática, não editável. Data de m real do projeto. Só existe se o projeto foi concluído – todas as atividades tiveram uma data real de conclusão. Quando houver a última data de atualização, esta data será automaticamente preenchida.
Datas antecipadas (Anticipated Dates)
Anticipated Start : Indicação prévia de uma data de início esperado do Projeto, WBS
ou EPS. É utilizada durante a fase de preparação do planejamento (não é considerada no cálculo da rede). É uma data de referência de início até que você tenha denição da data de início. Esta data não entra no cálculo do projeto. É substituída pela data real de início quando esta ocorrer. Anticipated Finish : Indicação prévia de uma data de m esperado do Projeto, WBS ou EPS. É utilizada durante a fase de preparação do planejamento (não é utilizada no cálculo da rede). É substituída pela data real de m quando esta ocorrer.
Guia Anotações (Notebook) Nesta guia você poderá inserir comentários, anotações, registrar os acontecimentos ocorridos durante o Projeto.
Na Janela de Detalhes do Projeto, selecione a guia Anotações (Notebook). Pressione Add. Será aberta uma janela “Assign Notebook Topic” para atribuir um tópico de anotação. Este tópico de anotação serve para organizar os vários tipos de anotação.
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Selecione o tópico e pressione o ícone Assign e em seguida Close para fechar a janela de tópicos. Na descrição da anotação (à direita na tela) digite: .
Você pode inserir a descrição, formatar o texto, inserir hiperlinks, tabelas e até imagens. A tabela sempre vem no formato de 3 colunas x 2 linhas, o que poderá ser alterado clicando em qualquer célula com o botão direito do mouse e clicando em Inserir (Insert).
Poderão ser inseridos quantos tópicos de anotações forem necessários. Caso haja algum tópico que não conste da lista, poderá ser adicionado através do menu Admin/Admin Categories/ Notebook Topics.
Guia Códigos (Codes) Na Parte deste livro, no item sobre Códigos de Projeto, já demonstramos a importância do código de projetos, bem como sua facilidade de criação. Agora que já estão criados os códigos necessários, podemos atribuí-los aos respectivos projetos.
Vá no Diretório Projects. Selecione o projeto Sistema Internexus. Selecione a guia Codes e pressione o botão Assign.
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Na caixa Project Codes que se abrirá, selecione os valores de código válidos para o Projeto Internexus, dando um duplo clique ou clicando o botão desejados, conforme gura a seguir:
sobre os valores
Dica: Lembre-se de que quanto mais você classicar seus projetos utilizando os códigos
customizados, mais informações personalizadas você terá para seus relatórios, ltros e agrupamentos.
Agora selecione o Projeto Signus para classicá-lo também:
Guia Padrões (Defaults) Esta guia é uma conguração em nível do projeto para que seja denido um padrão para novas atividades, contendo: Tipo de Duração, Tipo do Percentual de Conclusão, Tipo de Atividade, Centro de Custos e Calendário, além de um padrão para autonumeração.
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Ou seja, todas as novas atividades que você criar para o projeto terão os atributos com as características escolhidas aqui. Você escolhe o padrão que melhor designa este tipo de projeto, mas é claro que, após a criação das atividades, você poderá alterar algumas que tenham atributos diferentes. As atividades já existentes não serão afetadas pelo disposto nesta guia, mas manterão o já denido previamente, a não ser que você altere cada item diretamente em cada atividade.
Cada um dos itens desta guia será estudado com profundidade mais à frente. Agora será indicado o conceito de cada campo: Na área Defaults for New Activities (Padrão para Novas Atividades), você dene: Tipo de Duração 8(Duration Type): O tipo de duração utiliza três elementos: Duração, Trabalho e Produtividade do Recurso. Serve para denir como o software interpretará o comportamento de cálculo para o tempo de execução escolhido para a atividade. O Primavera relaciona quatro tipos:
Duração e Trabalho Fixos (Fixed Duration & Units) Duração e Produtividade do Recurso Fixos (Fixed Duration & Units/Time) Trabalho Fixo (Fixed Units) Produtividade do Recurso Fixa (Fixed Units/Time)
Tipo de Percentual de Conclusão 9 (Percent Complete Type): É a forma que você escolhe
para medir o progresso das atividades. Esta métrica apresenta os resultados em percentual para a conclusão de cada atividade, evidenciando o seu avanço, que pode ser de três tipos:
Físico (Phisical) Trabalho (Unit) Duração (Duration)
8. Saiba mais sobre estes assuntos em: Tipo de Duração: Parte 4. 9. Tipo de Percentual de Conclusão: Parte 5.
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Tipo de Atividade 10(Activity Type): Cada atividade possui um tipo, o qual exibe a natureza da mesma. Você deverá classicar cada atividade, pois este dado inuencia no cálculo do tempo já que, se a atividade for um marco, por exemplo, terá a duração zero. O Primavera traz seis tipos:
Dependência na Tarefa (Task Dependent) Dependência nos Recursos (Resource Dependent) Marco de Início (Start Milestone) Marco de Fim (Finish Milestone) Nível de Esforço (Level of Effort) Resumo de EAP (WBS Summary)
Centro de Custo 11(Cost Account): Neste campo você escolhe um centro de custos padrão para todas as atividades do projeto. É claro que, se houver alguma atividade cujo centro de custo seja diferente, você altera diretamente na atividade. O centro de custos deverá ter sido criado previamente. Calendário 12(Calendar): Neste campo você escolhe um calendário padrão para todas as atividades do projeto. O calendário deverá ter sido criado previamente. Para o Projeto Sistema Internexus, escolha:
Tipo de Duração: Duração e Trabalho Fixos (Fixed Duration & Units), Tipo do Percentual de Conclusão: Duração (Duration), Tipo de Atividade: Dependência na Tarefa (Task Dependent), Centro de Custos: Escolha um centro de custos, desde que já criado, Calendário: Escolha um calendário entre os já criados na base.
Padrão para autonumeração (Auto-numbering Defaults): O padrão de identicação das atividades pode ser autonumerado alfanumericamente, ou seja, utilizando letras e números. Você escolhe o prexo e o suxo e qual será o incremento, de quanto em quanto será aumentado o número das atividades. Lembro ainda que este padrão de numeração pode ser diferenciado para cada projeto, ou WBS, podendo ser alterado a qualquer momento, de acordo com a sua escolha. Dica: É importante dizer que, quando você criar uma atividade, o Primavera não re-enume-
rará as atividades a partir da criada. Ou seja, este padrão é uma identidade para a atividade, formando realmente um ID único da atividade. Quando criado, não será alterado, a não ser que haja uma manipulação proposital.
10. Tipo de Atividade: Parte 4. 11. Centro de Custos: Na Parte 4. 12. Saiba mais sobre Calendário: Parte 4.
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Prexo de identicação da atividade (Activity ID Prex): campo alfanumérico. Suxo de identicação da atividade (Activity ID Sufx): campo numérico. Incremento (Increment): campo numérico. Este número é escolhido de acordo com
qual oportunidade de criação de novas atividades entre um número e outro você acredita que deva criar. Ou seja, você escolhe um número, que lhe permita criar atividades entre este número, se for preciso, seguindo a seqüência. Por exemplo, pode escolher o incremento de 0 em 0, ou seja, mediante o exemplo da gura anterior, o padrão seria:
1ª atividade: A1000 2ª atividade: A1010 3ª atividade: A1020 e assim por diante. Assim você poderia criar a atividade A1001, por exemplo, entre a A1000 e A1010, se fosse preciso. É claro que pelo padrão a atividade assumiria A1040, e você deveria renomear para A1001.
Incrementar a identicação das atividades baseadas na atividade selecio -
nada (Increment Activity ID based on selected activity): marcando este item, você está escolhendo que, ao criar uma nova atividade, esta será criada a partir de uma atividade que você estiver selecionando.
Guia Cálculos (Calculations) Nesta guia você escolhe padrões de cálculo (para o projeto selecionado) para Atividades e Atribuições de Recursos.
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Atividad es ( Activities)
Padrão de Preço/Unidade para atividades sem recursos ou funções (Default
Percentual de conclusão das atividades baseado em passos das atividades
Price/Unit for activities without resource or role Price/Units): Este item considera algo de suma relevância e importância: para as atividades que não tiverem recursos ou funções atribuídas, qual será o padrão de preço por unidade da atividade? Toda esta importância se deve ao fato de que o custo das atividades é formado através dos recursos atribuídos, então a pergunta aqui é: se não for atribuído recurso algum para a atividade e nem mesmo uma função, qual será o preço padrão por unidade? Assim, você poderá especicar um preço padrão, o qual será usado para calcular os custos da atividade, ainda que sem recurso atribuído. Esta é uma conguração no nível do projeto. (Activity percent complete based on activity steps): Marcando esta caixa de escolha você permitirá que sejam calculados os passos atribuídos às atividades; caso contrário, os passos serão apenas um indicativo, uma orientação, porém sem o cálculo do valor percentual de cada passo realizado.13 No caso de calcular os passos, este será efetuado tendo por base o avanço físico. Ligue o valor orçado e o valor a completar para atividades não iniciadas (Link Budget and At Completion for not started activities): Marcando este item você estará informando que o valor orçado, previsto originalmente, e o valor a completar devem ser iguais antes de iniciar uma atividade. Isto pode parecer óbvio para você, mas é uma ordem de comando para o software “entender” que deverá se comportar desta forma, nesta situação, já que para atividades iniciadas o valor a completar pode mudar em relação ao orçado. Escolha entre:
Quando realizar um recálculo ou reprogramação, o que escolherá?
irá ajustar a duração original (prevista) e o trabalho para o valor remanescente, ou
ajustar a duração remanescente e o trabalho para o valor original (previsto).
O que isso quer dizer? Na verdade, o que você está escolhendo é a forma de interpretação que o software deverá dar. Escolha a primeira opção para recalcular a duração planejada e as datas baseadas na duração ao completar e datas remanescentes. E também para recalcular o trabalho planejado baseado no trabalho a completar para atividades e atribuições. Ou seja, o valor planejado será calculado a partir do valor ao completar ou remanescente.
. Você saberá mais sobre os Passos das Atividades mais à frente, na parte 4.
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Escolha a segunda opção para recalcular os valores e datas dos campos a completar e remanescente baseado na duração planejada, além de recalcular o trabalho a completar baseado no trabalho planejado nas atividades e suas atribuições. Ou seja, o valor a completar e o remanescente serão calculados a partir do planejado. Para ambos os casos, se uma atividade não tiver custos reais, os valores de custo planejado, a completar e estimado para completar serão iguais. Estes itens de escolha (você marca um ou outro) têm ligação direta com a marcação ou não do item anterior Link Budget and At Completion for not started activi ties, pois, dependendo se este estiver marcado ou não, haverá uma interpretação diferente a ser demonstrada, determinando como o cálculo será feito. Atribuições de Recursos (Resources Assignments)
Para os próximos itens você poderá escolher como deseja calcular a atualização de trabalho ou custo, ou seja, como o software deverá se comportar em relação a alocação ou atribuição de recursos. O mesmo tratamento é dado para ambos, “trabalho real ou custo”. O interessante é que não existe um padrão xo e rígido adotado pelo software. Há a abertura para sua intervenção e escolha de como deseja que seja o cálculo de valor realizado para trabalho ou custo ao atualizar. Você escolherá marcando uma das opções apontadas abaixo. As opções são: Quando atualizar trabalho real ou custo
Adicionar valor realizado (trabalho ou custo) ao remanescente.
Subtrair valor realizado (trabalho ou custo) do total Ao Completar.
Qual opção será necessária para calcular o valor realizado para trabalho e custo? Por exemplo: Suponhamos que você tenha os seguintes números: Em execução
Previsto: Realizado: Remanescente: Ao Completar:
5 2 3 5
Valor em execução : ao dar andamento, ca clara a situação em questão:
Como você prefere que o software faça a conta?
Ao Completar = Realizado + Remanescente (quero saber o valor total na conclusão) + = 5
Remanescente = Previsto - Realizado (quero saber quanto falta para chegar no nal total) 5 – =
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Como escolher a opção correta para seu projeto:
Add Actual to Remaining (Adicionar valor realizado (trabalho ou custo) ao rema-
nescente): Esta opção você utiliza quando quer dar ênfase para saber qual é o valor Ao Completar para ambos (trabalho ou custo). At Complete = Actual (units or costs) + Remaining (units or costs)
Por exemplo, quando estiver trabalhando num contrato do tipo Custo Mais Remuneração, utilize esta opção para fazer com que a fórmula acima seja verdadeira. Trabalho e custos reais são normalmente calculados utilizando esta opção.
Subtract Actual from At Completion (Subtrair o valor realizado (para trabalho ou
custo) do valor Ao Completar): Esta opção você utiliza quando quer dar ênfase ao valor remanescente para ambos (trabalho ou custo). Remaining (units or costs) = At complete (units or costs) - Actual (units or
costs)
Quando estiver trabalhando com um contrato de Preço Fixo, este deve ser acompanhado por um orçamento xo. Utilize esta opção.
Curiosidades sobre contratos Como o assunto está totalmente relacionado aos tipos de contratos, vejamos os tipos de contratos mais conhecidos e suas principais características:
Contratos requerem formalidade. Todos os produtos e requisitos de Gerenciamento de Projetos devem ser inicializados no contrato. Se não está no contrato, só deverá ser feito mediante alteração de mudança aprovada. Alterações devem ser registradas. Contratos devem ser legais. Contratos devem diminuir riscos do projeto.
CRMR (Custo Reembolsável Mais remuneração) ou CMPC (Custo Reembolsável Mais percentual do Custo) CMRF (Custo mais remuneração xa) CMRI (Custo mais Remuneração de Incentivo).
T&M - Time and Material (Tempo e Material) FP - Fixed Price (Preço Fixo)
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Diagrama de Risco
O Diagrama a seguir mostra quem tem maior risco em cada tipo de contrato. Por exemplo: quem tem maior risco em contrato Preço Fixo (Fixed Price) é o vendedor, e neste caso o vendedor terá um forte incentivo para controlar custos.
Retornando aos conceitos faltantes da guia Calculation:
Recalcular Trabalho e Custo real quando o Percentual de Conclusão da Dura -
ção alterar (Recalculate Actual Units and Cost when duration % complete changes): Marque esta opção para estimar trabalho e custos reais, mediante a informação de um percentual de conclusão da duração. Actual (units or costs) = Budgeted (units or costs) * Duration % Complete Esta fórmula deixa claro o que acontece quando você marca esta opção. Sempre que você atualiza uma atividade com o percentual de conclusão desta atividade, o software recalcula o trabalho ou custos reais. O contrário não é verdadeiro (se você atualizar trabalho ou custos reais, não irá atualizar o percentual de conclusão da duração).
Para utilizar esta opção você deverá marcar inclusive a opção Calculate costs from units, que está na guia Details do Diretório Resources (Recursos). Ao escolher esta opção, será recalculado o trabalho e custo real somente no caso de atividades que usam o tipo de duração xa (Fixed Duration & Units/Time, Fixed Duration & Units), já que está diretamente relacionado com alteração na duração.
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Se uma atividade não tem nenhum recurso atribuído, o Trabalho ou Custo reais são calculados utilizando o trabalho ou custo orçado da atividade. Se você não marcar esta opção, não serão estimados valores reais, e os campos que contêm valores reais carão vazios a menos que você especique digitando um valor. Se você utiliza Timesheet ou a opção Apply Actuals, não adianta marcar esta opção, pois ela não recalculará os valores reais nestas situações. Para habilitar esta opção, o usuário deverá ter privilégio em seu perl de acesso no campo Edit Project Details except Financials, caso contrário, não conseguirá utilizar esta opção.
Atualizar o trabalho quando houver alteração de custos nas atribuições de recursos (Update units when costs change on resource assignments): Marque esta
opção se quiser que o software recalcule o trabalho quando houver alteração/atualização de custos para as atribuições de recursos. Se for feita alguma alteração nos custos, como por exemplo modicar o custo remanescente para atividades, o software recalculará inclusive o trabalho da atividade.
Ligue o valor real e o valor real para este período para trabalho e custos
(Link Actual and Actual This Period Units and Cost): Marque esta opção para recalcular valores reais de trabalho e custos quando algum destes valores for atualizado. Esta opção é marcada como padrão pelo software. Esta oção deve ser marcada se você planeja guardar a performance de períodos ou editar valores reais de períodos passados em um projeto.
Guia Recurso (Resources) Nesta guia você indica principalmente congurações para a aplicação Timesheet.
Timesheets
Recursos podem visualizar atividades de projetos inativos (Resources can
view inactive Project Activities): Marque esta opção se deseja permitir que os recursos atribuídos às atividades visualizem as atividades inclusive se o projeto estiver inativo. Este acesso será “somente leitura”.
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Recursos podem se atribuir para as atividades (Resources can assign the-
mselves to activities): Possibilita que os recursos se atribuam para as atividades através do Timesheet. Recursos primários podem marcar as atividades como completadas (Primary resources can mark activities as Completed): Permite que o recurso indique a conclusão de uma atividade diretamente no Timesheet. Recursos podem marcar atribuições como completadas (Resources can mark assignments as completed): Neste caso os recursos informam inclusive outras atribuições da atividade que foram completadas.
Escolha se os recursos vão editar no Timesheet as atribuições das atividades por percentual de conclusão ou por trabalho remanescente. Ou seja, se o recurso vai informar que o trabalho evoluiu 40%, ou que faltam 10 dias para a conclusão do trabalho da atividade.
Assignments Defaults
Specify the default Rate Type for new assignments : Especique qual taxa
de recurso será utilizada para o cálculo das atividades. Todos os tipos são Price/ Unit (preço por Unidade). Esta denição já foi vista nas Preferências administrativas.14 Drive activity dates by default: esta opção dene que a data do recurso é obrigatoriamente igual às datas da atividade.
Resource Assignments
Resources Can Be Assigned to the Same Activity More Than Once : Quando
marcada esta opção permite que um recurso seja atribuído mais de uma vez a uma mesma atividade. Isto pode parecer estranho se o recurso que você vai atribuir mais de uma vez na mesma atividade for um recurso nominado (por exemplo, José; você atribui José mais de uma vez para a mesma atividade). Pode parecer sem sentido, mas não se você atribui este recurso com dois tipos de fatores de hora extra, por exemplo, José com 50% do valor da hora extra e José com 70%. Um outro caso pode ser um recurso por função, se você quiser atribuir dois eletricistas, por exemplo.
Guia Planejamento de Recursos (Planning Resources) Utilize esta guia para visualizar os recursos e funções atribuídas ao projeto ou à WBS no Primavera Web. Esta informação é somente leitura. Você terá um panorama geral sobre a alocação dos recursos alocados no projeto e inclusive suas WBS’s. Saberá do comprometimento dos recursos, para denir disponibilidade dos recursos. Visualiza inclusive o tempo total de envolvimento do recurso atribuído no projeto em Life of Project.
4. Ver tópico sobre preferências administrativas, na parte
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Guia Configurações (Settings)
Summarized Data : Utilize esta opção para visualizar e especicar o nível de sumari-
Project Settings : Você poderá congurar para qual mês o ano scal deverá iniciar
zação do projeto. Você resume as informações num nível gerencial. Você dene como quer que o software sumarize as informações nas EPS’s, e qual nível de WBS. no calendário, qual será o caractere para separar o código de hierarquia de WBS e denir como será o cálculo de atividades críticas.
Escolha como será baseada a sumarização do projeto:
Escolha se você deseja sumarizar para calcular e exibir informações sumarizadas do recurso baseadas no nível do projeto ou no nível das atribuições da atividade do recurso. Escolha High level resource planning para projetos futuros, aos quais você não quer atribuir recursos num nível detalhado da atividade.
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Escolha a opção de Detail Activity Resource Assignments para projetos que ainda não tiveram progresso, ou avanço, quando você deseja revisar detalhadamente, no nível da atividade, os valores informados para valores agregados, por exemplo.
Contain Summarized Data Only : Marque esta opção se você desejar que o P6
mantenha apenas dados sumarizados (sem atividades individuais). Isto permite que a organização mantenha dados sumarizados para projetos gerenciados externamente através do P6. Last Summarized On: Exibe data da última sumarização. Campo não editável, que mostra quando os dados foram sumarizados pela última vez. Summarize to WBS Level : Você determina o número de níveis da WBS, que guardarão informações sumarizadas e que estarão disponíveis para consulta nos níveis gerenciais de portfólio ou do Tracking. Baseline for Earned Value Calculations : Selecione qual será a baseline utilizada durante o cálculo do Earned Value, a baseline do projeto ou alguma baseline denida pelo usuário.
Dene Critical Activities : Determina como serão calculadas as atividades críticas.
Total Float Less Than or Equal To : Dena qual será o valor da Folga Total Máxima
das atividades (é possível digitar um novo valor e uma nova unidade de tempo), determinando quais serão marcadas como críticas. A praxe é manter o valor 0, ou seja, caminho crítico sem folgas. Mas não quer dizer que sempre o caminho crítico será o de folga 0. Você pode denir que o caminho crítico será quando houver folga total menor ou igual a 1, ou outro valor. Longest Path: Determina que as atividades críticas do projeto sejam as atividades do caminho mais longo do projeto.
As guias Budget Log, Spending Plan, Budget Summary e Funding se referem a um item de planejamento de custos, a orçamentação dos projetos, e por isso serão tratadas em con junto na parte de Planejamento deste livro.
Parte 4 Planejando um Projeto
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Planejamento do Escopo Um item de grande importância é gerenciar corretamente o escopo, planejando e denindo de maneira que não haja dúvidas sobre o que deverá ser desempenhado no projeto e também deixando absolutamente claro o que não será feito no escopo do projeto. O PMBOK 3ª edição menciona três processos de gerenciamento de escopo:
Planejamento de Escopo Denição de Escopo Criar WBS
Na ferramenta Primavera Enterprise o escopo é tratado a partir do terceiro item, Criar WBS, porém os itens anteriores são de fundamental importância para que se crie a WBS de maneira estruturada. Primeiramente, o Gerente do Projeto deverá estabelecer o plano de gerenciamento do escopo, como será feito. Após esta etapa poderá iniciar a denição do escopo, o que terá como saída a Declaração de Escopo do Projeto contendo as entregas do projeto. E, assim, já terá dados sucientes para criar a WBS (Work Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
WBS – Criando a estrutura Analítica do Projeto A WBS (Work Breakdown Structure) ou EAP (Estrutura Analítica de Projeto) representa gracamente o escopo do projeto. É um arranjo hierárquico do escopo. Cada item da EAP – WBS pode ser decomposto e conter mais itens, até chegar no menor nível de detalhamento, que são as atividades. Enm, a WBS:
É uma imagem gráca da hierarquia do projeto. Identica todo o trabalho a ser realizado. É a fundação sobre a qual o projeto é construído. É muito importante! Deve existir para todos os projetos, já que todo projeto tem escopo. Força você a pensar em todos os aspectos do projeto. Pode ser reutilizada por outros projetos. Não mostra dependências. É atemporal. Não tem seqüenciamento.
No Primavera, deve-se:
Vincular os itens da WBS com os itens da OBS (Estrutura Organizacional Gerencial), ou seja, indicar quem gerencia cada WBS; Vincular documentos dentro de cada item da EAP – WBS; Denir os critérios de análise de performance por WBS.
O Primavera tem por padrão o agrupamento das atividades por WBS. Ou seja, a WBS é a estrutura hierárquica que organiza as atividades dentro do projeto.
Para criar a WBS do Projeto Internexus, siga os passos:
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Verique se o projeto está aberto.
Clique no botão , que está na barra de Diretórios. Você visualizará o Diretório WBS somente com o nível de WBS, que corresponde ao título do projeto.
Na Barra de Comando, pressione Add e digite os códigos WBS e descrições conforme a tabela a seguir. WBS Code Des-123 INI DEF DEF CONS SIMU IMP POSIM
WBS Name Sistema Internexus INICIALIZAÇÃO DEFINIÇÃO DESENHO CONSTRUÇÃO SIMULAÇÃO IMPLANTAÇÃO PÓS-IMPLANTAÇÃO
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Você poderá clicar em Add, na barra de comandos, e ir acrescentando cada item de WBS. Poderá digitar no próprio campo ou na área de detalhes, na guia General.
Por padrão, os itens da WBS criada terão status Active. Por padrão, os itens da WBS assumem que todos os itens de WBS possuem o mesmo Responsible Manager (Gerente Responsável) do Projeto. Porém, caso haja algum item de WBS que tenha um responsável diferente do projeto, você poderá alterar, se tiver direito de acesso para isto.
Visualizando o resultado da inclusão dos itens da WBS:
Para visualizar a WBS gracamente, basta clicar no botão
(Chart View):
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Na barra de opções, você poderá alterar as informações exibidas na WBS.
Visualize também a WBS no Diretório de Atividades:
Agora que já temos planejado e denido o escopo, podemos passar para o Gerenciamento do Tempo, inserindo a lista de atividades para cada item de WBS do projeto.
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Planejamento do Tempo No PMBOK, o gerenciamento do tempo contém cinco processos de planejamento e um de controle. A seguir trabalharemos os cinco itens de planejamento, que são: 1. 2. 3. 4. 5.
Denição de Atividades Seqüenciamento das Atividades Estimativa dos Recursos das Atividades Estimativa da Duração das Atividades Desenvolvimento do Cronograma
Definição das Atividades Atividade é a menor subdivisão de trabalho surgida através da técnica da decomposição. É o menor nível da WBS. É uma unidade detalhada de trabalho. Contém detalhes do trabalho a ser executado que será entregue e que dene um pacote de trabalho. Uma atividade possui atributos como: 1. Tipo, 2. Duração, 3. Tipo de Duração, 4. Calendário, 5. Nome e Identicador (ID), 6. Relacionamentos (predecessora e sucessora), 7. Custo, Despesas, 8. % de avanço, 9. Códigos de atividades, 10.Datas. Cada um destes atributos será discutido em detalhe a seguir.
Tipos de Atividades Os tipos de atividade estão diretamente relacionados à duração de uma atividade e à forma de cálculo destas. Ou seja, através da denição do tipo de uma atividade você saberá como uma atividade terá sua duração e datas calculadas. O Primavera possui seis tipos de atividades. Estes tipos devem ser sempre denidos, na guia General do Diretório Activities.
Task Dependent
Indica que os recursos de uma atividade são programados para trabalhar naquela atividade de acordo com o calendário da atividade, em vez de seguir os calendá-
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Resource Dependent
Indica que a atividade marca o início ou m dos estágios principais de um projeto. Tem o símbolo no gráco de Gantt: Uma atividade Milestone não tem duração (Duração zero). Uma atividade Milestone não permite a atribuição de recursos. Uma atividade do tipo Milestone pode ter despesas, mas nunca custos baseados em tempo (por exemplo, trabalho), ou recursos atribuídos. Um Start Milestone não possui a data de m e um Finish Milestone não possui a data de início.
Level Of Effort - LOE
Indica que cada recurso da atividade é programado seguindo o seu calendário e não o da atividade. Este tipo de atividade é mais usado quando a duração da atividade depende da disponibilidade dos recursos atribuídos. Por exemplo, você tem uma atividade que dependerá de um consultor externo. Não adianta outro recurso, deverá ser este consultor. Porém este consultor só poderá atender às terças e quintas-feiras, na parte da manhã. Assim, o recurso denirá a duração e as datas de realização da atividade. Você estará com a atividade dependente do recurso. Tipicamente, você usará atividades do tipo Dependência do Recurso quando os diversos recursos atribuídos a uma atividade podem trabalhar de forma independente.
Start Milestone e Finish Milestone
rios dos recursos atribuídos a ela. Escolhendo este tipo, independentemente do calendário do recurso, a atividade seguirá seu calendário. Assim, o recurso atribuído deverá segui-lo. Tipicamente, você usará atividades tipo Task Dependent quando diversos recursos designados a uma mesma atividade precisam trabalhar juntos.
Duração determinada pelo predecessor ou sucessor das atividades. Indica que a duração da atividade depende de suas predecessoras e/ou sucessoras. Tipicamente, você usará o tipo Level of Effort para atividades que ocorrerão dependendo de outras atividades. Por exemplo, atividades de acompanhamento do andamento de outras atividades do projeto. Atividades deste tipo não podem ter restrições. Não são incluídas em nivelamentos de recursos.
WBS Summary
Este tipo é usado para resumir um nível de WBS. Seu símbolo no gráco de Gantt: Forma um tipo de atividade que compartilha um nível comum de WBS. As datas calculadas numa atividade WBS Summary são baseadas na data de início mais cedo das atividades do grupo e na data mais tarde destas atividades. Não poderão ser atribuídas restrições em uma WBS Summary.
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Criando Atividades Após estabelecidos o escopo e a WBS, você já pode fazer a denição das atividades do pro jeto em seus respectivos itens de WBS’s. Você poderá criar as atividades utilizando ou não o assistente de criação de atividades. Criando atividades SEM o assistente Para criar atividades sem o uso do assistente, apenas conra nas preferências de usuário se a opção pelo assistente está desmarcada.
Vá no menu Edit / User Preferences / Assistance Desmarque a opção para o Wizard
Você poderá criar as atividades pela Tabela de Atividades ou pelo Diagrama de Rede. Veja a seguir o processo de criação a partir da Tabela de Atividades.
No Diretório Activities, clique no botão da Tabela de Atividades Clique no botão Add que está na barra de comandos. Digite as informações de atributo de atividades na guia General.
.
Você poderá digitar o nome da atividade no próprio campo ou na guia General. As informações que você visualizar só estão estabelecidas desta forma porque você já deniu previamente no Diretório Projects, na guia Defaults, qual seria o padrão para novas atividades, desde o ID da atividade até o seu tipo de duração e avanço, por exemplo. Conforme demonstrado na gura a seguir:
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Você também poderá criar as atividades a partir do Diagrama de Rede:
Clique no botão Activity Network (Diagrama de Rede) . Selecione o nível de WBS em que você deseja criar a atividade. Na barra de comandos, clique em Add. Cada atividade será representada por um retângulo amarelo, como o indicado na gura a seguir. Você só poderá digitar o nome da atividade e seus atributo nas Guias de Detalhes das atividades; comece pela guia General a conguração desta atividade.
Criando atividades COM o assistente O P6 possui um Assistente de Atividade que permite a você executar este processo passo a passo.
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Para habilitar o assistente, clique no Menu Edit / User Preferences / Assistance e marque a opção para Wizard para novas atividades.
De volta ao Diretório Activities, clique em Add, na barra de comandos. O Assistente se abrirá:
O ID da atividade já vem denido (através da guia Default). Digite o Nome da Atividade e clique em Next. Selecione a WBS e clique em Next. Escolha o Tipo da Atividade e clique em Next. Dependendo do tipo de atividade que você escolher, a continuação do assistente será diferenciada. Selecione Do Not Show This Wizard Again a qualquer momento se desejar sair do assistente de criação e clique em Finish.
Crie cada uma das atividades listadas a seguir, usando ou não o assistente, segundo sua escolha.
142 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
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Visualizando o resultado da inclusão das atividades:
Agora que você já deniu a lista de atividades, já poderá inserir ou não maior detalhamento utilizando passos. Poderá também incluir todos os outros atributos de atividade, como código, calendário, duração, tipo de duração, relacionamentos. Assuntos que veremos a seguir.
Passos (Steps) O Primavera permite que você insira passos às atividades. Estes passos podem servir para orientar a realização das atividades. Poderão ser calculados linearmente ou por ponderações, inuenciando no avanço da atividade.
Configurações Para que o Primavera calcule os passos da atividade, lembre-se de que: 1. No Diretório Projects, com o projeto aberto e selecionado, na guia Calculations, o campo Activity percent complete based on activity steps (Percentual de conclusão da atividade baseado em passos) assinalado na gura deverá estar marcado:
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2. O campo que dene o percentual de avanço da atividade deverá ser Físico (Physical), pois, para acompanhar o desenvolvimento de uma atividade por passos, deverá ser acompanhado sicamente o seu avanço.
Quando se utiliza o tipo Físico de percentual de conclusão, o avanço pode ser inserido manualmente na guia Status, porém, se você estiver utilizando passos ponderados, este campo na guia Status se tornará somente leitura, com as informações advindas da guia Passos (Steps).
Por que dividir uma atividade em Passos?
Você poderá dividir uma ou mais atividades em passos para detalhar melhor uma tarefa que esteja colocada no cronograma de maneira macro, ou para atividades muito longas, ou mediante o grau de detalhamento desejado para o cronograma. A inserção de passos em uma atividade auxilia no gerenciamento da mesma. Fica mais fácil evidenciar qual momento da atividade está sendo executado.
Inserir Passos em uma atividade
Selecione uma atividade. Selecione a guia Passos (Steps). Na guia, no canto inferior esquerdo, clique em Add e inclua um passo. Na seqüência, vá inserindo todos os passos necessários.
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Você pode explicar detalhadamente cada passo no campo de Observações, orientando como será realizada a atividade. Insira passos em uma atividade para relacionar os procedimentos/processos de conclusão desta atividade. Os passos são listados e você poderá colocar a ordem dese jada de execução clicando nas setas . Os passos poderão ser acompanhados linearmente em seu avanço ou por ponderação, ou seja, ao completar um percentual de um passo especíco estará se completando uma parte da atividade.
Inserindo Pesos aos Passos Da forma como está colocado antes, o valor percentual de cada passo seria de 20%. Esta é uma forma linear. Se você quiser mudar e inserir pesos, faça o seguinte: Clique em qualquer coluna de passos com o botão direito do mouse e surgirá a opção Customize step columns (Customizar as colunas de passos). No agrupamento General, insira uma a uma todas as colunas.
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Após a inserção, você poderá visualizar facilmente as alterações percentuais ao alterar inclusive o peso dos passos:
Criar um Template de Passos Você poderá criar um modelo de um grupo de passos para que, sempre que tiver atividades parecidas, aplicar este modelo nas atividades que possuam os mesmos passos para sua realização. Conforme demonstrado a seguir:
Selecione todos os passos pressionando o botão CTRL do teclado. Em seguida clique com o botão direito do mouse; aparecerão algumas opções. Selecione Create Template (Criar Modelo).
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Na caixa Create Template, dê um nome ao template criado e clique em Ok.
Inserindo um Template de Passos Com o template criado, vamos inserir este modelo a uma outra atividade.
Selecione outra atividade. Na guia Steps, clique em Add from Template (Adicionar do modelo). Na caixa que surgir, selecione o template criado (seleção de fornecedor) e clique em Assign
:
Você também poderá observar os diversos modelos de template criados e seu conteúdo indo até o menu Enterprise / Activity Step Templates, que traz inclusive a quantidade de passos em cada template e seu conteúdo:
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Atribuindo Códigos de Atividades Como já vimos anteriormente na Parte 1 deste livro, no tópico sobre Códigos de atividade, estes servem para classicar as atividades gerando informação customizada para o projeto. Para atribuir códigos de atividade, primeiro você criará os códigos para depois atribuí-los. Você já aprendeu como é fácil criar um código. Agora aprenderá como atribuir um código a uma atividade.
No Diretório Activities, habilite os detalhes da atividade, clicando em Selecione uma atividade. Selecione a guia Codes. Clique em Assign. Na caixa que se abrir, selecione os códigos para classicar a atividade.
.
Clique no botão para atribuir um código, ou simplesmente dê um duplo clique no código para que ele seja atribuído.
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Lembre-se sempre de que quanto mais você classicar uma atividade com códigos, mais informação customizada para relatórios, ltros, agrupamentos você terá.
Relacionando Atividades Após a inserção da lista de atividades, com seus atributos (calendário, códigos, passos, tipo de duração, outros) você poderá criar uma rede lógica através do seqüenciamento das atividades para dar ao cronograma uma situação realista e alcançável. O Primavera calcula a rede de atividades através das datas cedo e datas tarde determinadas e, a partir destas datas, faz o cálculo das folgas total e livre.
A relação de Interdependência Quando você evidencia uma atividade, uma delas será a predecessora e a outra a sucessora.
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É bom que você relacione todas as atividades. Porém, é claro que a atividade inicial do cronograma não terá predecessora, e a atividade nal do cronograma não terá sucessora. Uma atividade que não possui predecessora ou sucessora é chamada de open-ended, porque tem o relacionamento aberto. No PMBOK vemos que o seqüenciamento das atividades pode ser feito a partir de técnicas como:
MDP (Método do Diagrama de Precedência) MDS (Método do Diagrama de Setas) Modelos de rede do cronograma Determinação da dependência Aplicação de antecipações e atrasos
Método do diagrama de precedência (MDP)
“O MDP é um método de construção de um diagrama de rede do cronograma do projeto que usa caixas ou retângulos, chamados de nós, para representar atividades e os conecta por setas que mostram as dependências”. (PMBOK, 3ª edição) O Primavera trabalha com o MDP, que traz quatro tipos de dependências, como descritas no PMBOK 3ª edição:
Término a início (Finish to Start – FS): O início da atividade sucessora depende
Término a término (Finish to Finish – FF): O término da atividade sucessora de-
do término da atividade predecessora.
pende do término da atividade predecessora. Início a início (Start to Start – SS): O início da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora. Início a término (Start to Finish – SF): O término da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora.
Dica: “No MDP, término para início é o tipo mais comumente usado de relação de precedên-
cia. As relações do tipo início para término são raramente usadas”. (PMBOK, 3ª edição)
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Aplicação de Antecipações e Atrasos (Leads & Lags)
Uma antecipação permite uma aceleração da atividade sucessora. Um atraso leva a um retardo da atividade sucessora.
No Primavera o termo usado é somente Lag, o qual poderá ser positivo (antecipação) ou negativo (atraso). O Lag é utilizado para auxiliar a denir com exatidão o relacionamento lógico. O uso dos lags deve ser documentado e justicado. Exemplo: Ligação Término a Início (FS) com lag -1 A ocorrência do evento de início da atividade B depende da ocorrência do evento de término da atividade A defasado do valor de tempo de espera imposto, ou seja, com retardo através do Lag em 1 dia.
Criando Relacionamentos O Primavera possui sete formas de relacionar as atividades. Escolha o método de sua preferência ou combine estas técnicas. Tais métodos estão evidenciados a seguir: 1. Inserindo uma sucessora pelos detalhes das atividades
No Projeto Sistema Internexus, no Diretório Activities, selecione a primeira atividade do projeto (D100 – Selecionar Fornecedor). Isto porque a primeira atividade possui sucessora, mas não predecessora. Nos detalhes das atividades, vá na guia Sucessora. Clique no canto inferior esquerdo da página em Assign e selecione as sucessoras D110 (FS) e D199 (SS), ambas com Lag 0.
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2. Inserindo um Relacionamento (Predecessora e Sucessora) nos detalhes das atividades
Selecione a segunda atividade do projeto (D110 – Planejar a Inicialização). Nos detalhes das atividades, vá na guia Relationships.15 Nesta guia você pode observar tanto as predecessoras como as sucessoras. Atribua a predecessora ou sucessora desejada.
Dica: O tipo de relacionamento (FS, FF, SS, SF) e lag são inseridos apenas nos detalhes das
atividades, sendo que para inserir o tipo de relacionamento basta clicar no campo e escolher o tipo mais apropriado para cada situação, e para o lag, basta digitar o valor (vericar em qual unidade está seu projeto). Se seu projeto estiver com o tempo em dias, o lag será em dias, se for em horas, o lag considerará horas. Para colocar positivo ou negativo, basta colocar o sinal de – para negativo e + para positivo. 3. Inserindo um Relacionamento (Predecessora ou Sucessora) em múltiplas ati vidades
Quando você escolhe mais de uma atividade para receber o mesmo relacionamento, basta selecionar as atividades pressionando a tecla CTRL.
Note que o botão Assign que está nas guias de detalhes das atividades ca indisponível. Então, neste caso, você deverá indicar o relacionamento clicando na barra de comandos, em Predecessora ou Sucessora.
15. Se você não estiver visualizando a guia desejada, clique com o botão direito do mouse e vá na opção Customize Activity Details e insira a guia faltante.
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4. Inserindo relacionamentos através de colunas Você poderá inserir as colunas Predecessora e Sucessora ao seu layout para atribuir os relacionamentos. Para isto: No botão Columns , vá até ao agrupamento List e insira as colunas Predecessors e Successors ao seu layout. O resultado será:
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Ao clicar no campo em que se deseja inserir um relacionamento, será aberta uma caixa de diálogo para você escolher qual é a sucessora ou predecessora da atividade selecionada. Dica: No Primavera, você não digita o relacionamento, mas sim escolhe, isto para evitar
possíveis erros de digitação. O único local onde você digita é no campo Search, para buscar a atividade que será a predecessora ou a sucessora. 5. Inserindo um Relacionamento através da funcionalidade Link Activities (Ligar atividades)
Quando você observa que há atividades que poderão ser ligadas em seqüência, basta selecionar a partir da qual está a seqüência, e com o Shift ou CTRL do teclado, clicar com o botão esquerdo do mouse e escolher a opção Link Activities:
6. Inserindo um Relacionamento através do Diagrama de Rede
Você poderá criar toda a rede de relacionamentos através do Diagrama de Rede das atividades. Para isto, clique no botão
.
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Para estabelecer um relacionamento neste modo de visão é muito simples. Cada atividade está representada por uma caixa amarela. Ao selecionar alguma das atividades, você poderá estabelecer o tipo de relacionamento ao clicar no início ou m da caixa. Se no início da caixa, será um relacionamento do tipo Start; e ao clicar no início ou m da outra caixa, determina o tipo de relacionamento como um todo. Aparecerá uma seta preta (relationship line), que evidencia o relacionamento formado.
Este tipo é bem fácil e simples de fazer, porém exige prática com o mouse. Esta forma de relacionar não possui escala de tempo predenida.
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7. Inserindo um Relacionamento através do Gráco de Gantt
Você poderá criar toda a rede de relacionamentos através do Gráco de Gantt das atividades. Para isto, clique no botão . Este modo de relacionar é o que exige maior habilidade com o mouse, pois qualquer “esbarradinha” incorreta alterará não somente o relacionamento, mas também a duração da atividade. Observe se você está selecionando com a seta correta. A seta que aponta para a direita e para a esquerda não é a seta de relacionamento, mas sim a de duração. A seta de relacionamento é a
.
Tipos de Relacionamento das atividades do Sistema Internexus
Tipo SS FF SS FF SS FF SS SS SS SS SS FF FF SS FF FF FF SS FF
Agora vamos inserir os tipos de relacionamento. Estes só serão inseridos através dos detalhes das atividades, nas guias Predecessor, Successor ou Relationship. Basta selecionar a atividade, ir até a guia, selecionar qual relacionamento será em paralelo e, no campo Relationship, clicar e escolher o relacionamento desejado. O relacionamento que ocorre com maior freqüência é o FS. Partimos deste pressuposto, ou seja, que a maioria das atividades possuem este tipo de relacionamento. Quando for diferente disto, insira os seguintes tipos de relacionamento somente nas atividades discriminadas no quadro ao lado.
Complete os demais relacionamentos utilizando a tabela a seguir:
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Restrições Diferentemente do seqüenciamento das atividades, que cria relacionamentos lógicos entre as atividades, as restrições limitam a rede lógica, impondo uma data. Restrição no Primavera é algo que limita, restringe a ação do cálculo pela rede lógica, pois funciona como uma imposição dada ao projeto e/ou atividade a m de alterar a lógica da rede e impor uma data. Você deverá evitar ao máximo o uso de restrições, objetivando sempre que as atividades se jam calculadas pela lógica e somente em último caso, quando você já houver esgotado todas as outras possibilidades, utilizará uma restrição. As restrições no Primavera podem ser no projeto ou na atividade:
Restrição no Projeto A única restrição no projeto é:
Deve Terminar em (Must Finish by): Você pode impor uma data de término no nível do projeto. Para isto, no Diretório Projects, selecione o projeto e na guia Dates, no campo Must Finish by, insira a data de imposição de término, se for o caso.
Inserir uma data neste campo não faz com que o projeto termine na data imposta efetivamente, mas fornece uma data de controle que será reetida nas folgas das atividades do projeto.
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Restrições nas Atividades As restrições em atividades são inseridas na guia Status, do Diretório Activities. As restrições das atividades podem ser primárias ou secundárias. Serão primárias se você escolher uma restrição de condição única, por exemplo: terminar em, iniciar em. Serão secundárias se você escolher duas condições, por exemplo: iniciar em, ou antes; terminar em, ou depois. A lista de restrição secundária é ltrada com base no valor que você selecionar no campo de restrição primária.
Note que, quando você insere uma restrição em uma atividade, poderá visualizar um asterisco (*) ao lado direito da data na qual você inseriu a restrição. Lembre-se sempre de que você só deve inserir uma restrição numa atividade quando já tiver esgotado todas as possibilidades lógicas.
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Tipos de Restrições nas atividades Restrição
Constraint
Iniciar em
Start On
Iniciar em, ou Antes Start On or Before Iniciar em, ou Depois
Start On or After
Terminar em
Finish On
Terminar em, ou Antes Terminar em, ou Depois
Finish On or Before Finish On or After
Tão Tarde Quanto Possível
As Late as Possible
Início Mandatório Término Mandatório
Mandatory Start Mandatory Finish
Situação Impõe que a atividade onde há esta restrição comece na data indicada. Limita a atividade a começar na data da restrição ou antes, nunca depois. Limita a atividade a começar na data da restrição ou depois, nunca antes. Limita a atividade a terminar na data de restrição, nem antes nem depois. Limita a atividade a terminar na data da restrição, ou antes, nunca depois. Limita a atividade a terminar na data da restrição ou depois, nunca antes. Atrasa uma atividade sem atrasar os seus sucessores. Este atraso é limitado pelo valor da folga livre disponível da atividade. Impõe a atividade a começar na data da restrição. Impõe a atividade a terminar na data da restrição.
Dica: Não é possível aplicar uma restrição a uma atividade LOE ou WBS Summary.
Atribuindo recursos Os recursos executarão as atividades e precisam ser alocados às mesmas. Mesmo que não seja de seu interesse controlar o esforço de trabalho gerado nos projetos de sua organização, este campo é de suma importância para o Primavera, pois é através dos recursos que o esforço e o custo são calculados. Para ter índices de performance conáveis, você deverá atribuir pelo menos um recurso em pelo menos uma atividade de cada WBS do projeto, para gerar os índices. Para atribuir um recurso, este já deverá ter sido cadastrado no Diretório Recursos (Resources).16
Estimativa dos Recursos das Atividades Para fazer esta estimativa, você deverá vericar quais pessoas, equipamentos e materiais deverão ser alocados em cada atividade e quais serão as quantidades e unidades de medida a serem utilizadas para estes recursos (horas/ dia, m2, unidades, pacotes etc). Estimar a quantidade de recursos está diretamente relacionado com os custos do projeto, pois os custos são gerados a partir da alocação dos recursos.
6. Veja mais sobre a criação de recursos na parte .
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Para fazer esta estimativa, o PMBOK dá as seguintes soluções como técnicas:
Opinião especializada Análise de alternativas Dados publicados para auxílio a estimativas Software de gerenciamento de projetos Estimativa bottom-up
Inserindo um Recurso a uma Atividade Para atribuir um Recurso a uma atividade no Primavera é muito simples!
Vá ao Diretório Activities. Clique na guia Resources. Selecione a atividade a qual se deseja adicionar o recurso. No canto inferior esquerdo selecione o botão Add Resource Será aberta uma caixa que contém todos os recursos cadastrados.
.
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Mesmo Recurso em Várias Atividades
Para inserir o mesmo recurso a várias atividades, selecione as atividades pressionando CTRL se for uma escolha alternada de atividades. Na barra de comandos clique em Resource. Insira o recurso desejado. Os recursos serão atribuídos em todas as atividades que foram selecionadas.
Dicas:
1. Note que, ao selecionar mais de uma atividade, o botão Add Resource da guia Resources ca desabilidado. Isto ocorre porque os detalhes da atividade se referem a apenas uma atividade selecionada. Então ao considerar mais de uma atividade, o botão correto será o de múltiplas atividades, na barra de comandos. 2. Atividades marco (milestones) não possuem recurso atribuído. Mesmo que você tente inserir um recurso a estas atividades, o Primavera não permitirá tal insersão.
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Agora complete a lista de recursos a serem inseridos nas atividades:
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Resource Lag e Resource Duration Quando você precisa fazer uma distribuição do esforço de um recurso de modo não linear, deverá utilizar estas funcionalidades, pois, por padrão, o Primavera distribui o esforço de maneira linear. O Lag do Recurso é diferente do Lag do Relacionamento, assim como Duração do Recurso (Resource Duration) é diferente de Duração da Atividade (Activity Duration). Use estas funcionalidades para resolver problemas de disponibilidade de recursos. Por exemplo, uma atividade está agendada para ocorrer exatamente em um período em que o recurso que deverá executá-la estará indisponível, então você insere um ajuste, como o lag de recurso.
Para atribuir um lag a um recurso, no Diretório Activity, na guia Resource, insira as colunas Original Lag e Original Duration, para fazer comparações.
Recursos por Turnos (Shift) No Primavera você pode criar turnos de trabalho para os recursos. Para trabalhar com turnos, você deverá criar um calendário de turno e aplicá-lo ao recurso. Os turnos são considerados inclusive em caso de nivelamento de recursos. O Primavera nivela todos os projetos usando este recurso de acordo com a denição de turnos.
Selecione Enterprise, Resource Shifts; Da barra de Comandos, clique Add; Digite o nome do Calendário de turno.
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Clique em Modify para adicionar os turnos. Clique em Add para adicionar os 3 turnos e coloque os horários de baixo (turno 3) para cima (até o turno 1). Os turnos obedecem aos horários, e as Durações são calculadas a partir da hora de início de cada turno.
Associando Turnos a Recursos Depois que você tiver criado o calendário de turno, você deve associá-lo aos recursos de cada turno. Como o calendário de turno criado é de três turnos de 8 horas, mude a escala de tempo do projeto para horas para visualizar cada um dos turnos.
Vá no menu Edit/User Preferences/Time Units Coloque o formato de trabalho em horas e o de duração também. No Diretório Resources, escolha o recurso que trabalhará em turno e selecione com o mouse. Na guia Unit & Prices, no campo Shift Calendar, encolha o de 3 turnos de 8 horas.
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Indique a disponibilidade de recurso (Max Units/Time) para cada turno.
Duração Neste tópico vamos vericar os agentes modicadores da duração, como calendários, tipo de duração e a própria estimativa de duração das atividades. Mediante a escolha ou customização de um calendário, o seu projeto terá mais ou menos prazo. Vai depender do número de dias trabalhados no calendário. Você deve escolher um comportamento de cálculo para medir a duração: o tipo de duração. Para estimar a duração de uma atividade, você deverá ter em mãos informações como: escopo, tipo de recursos, quantidade de recursos e a disponibilidade destes no projeto.
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Criando e Modificando Calendários Os calendários são vinculados a atividades e recursos para determinar quando o trabalho será realizado.
Você denirá nos calendários a carga horária de trabalho diária. Denir os dias e períodos de trabalho e feriados e também as exceções. Criar um novo calendário.
O calendário no Primavera pode ser global, para um recurso, ou para um projeto.
Global: poderá ser utilizado para algum outro projeto, por qualquer recurso existente no banco de dados. Recurso : poderá ser utilizado para um recurso especíco. Projeto: poderá ser utilizado para um projeto ou portfólio especíco.
Adicionando um novo calendário
Vamos adicionar um calendário especíco ao projeto Sistema Internexus.
No menu Enterprise, selecione a opção Calendars.
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Clique no botão Project para visualizar um calendário para o projeto:
Na gura anterior vericamos que o Projeto Sistema Internexus não possui nenhum calendário especíco. Vamos criar um agora.
Clique em Add para adicionar um novo calendário. Será aberta uma caixa com todos os calendários globais já criados para que você crie a partir deste um novo calendário. Funciona como se você estivesse fazendo um tipo de “salvar como”, ou seja, funciona como se você estivesse criando um calendário a partir de uma cópia. Digite o nome do novo calendário.
Selecione o calendário recém-criado e clique em Modify.
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Ao clicar em Modify, você visualiza o calendário já com alguns dias selecionados (advindos através da cópia que você escolheu para criar o calendário). Note que o botão Total work hours/day está marcado. Vamos vericar primeiramente o total de horas por dia semanais. Na legenda ca fácil você entender a interpretação da marcação do calendário. Através destas cores você determina:
Quais dias serão trabalhados (padrão – cinza), clicando em
.
Quais dias não trabalhados (em azul), clicando em . Quais serão as exceções (em branco). As exceções funcionam quando você foge a algum padrão que estava predenido.
Clicando em
, você retorna uma exceção a um dia do padrão.
No campo Inherit holidays and exceptions from Global Calendar, você seleciona qual o calendário que você vai trazer dados para herdar. Marque os dias de feriados xos: 01 de Janeiro 21 de Abril 01 de Maio
07 de Setembro 12 de Outubro 02 de Novembro
15 de Novembro 25 de Dezembro
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Para alterar a escala de tempo do calendário para anual, basta clicar no nome do mês e ele se tornará anual: Para movimentar os anos, clique nas setas: Para diminuir os anos, Para aumentar os anos. Ao marcar algum Mês, você verá o calendário mensal.
Horas totais Clicando no botão seu calendário.
, você abre um modo de edição padrão para as semanas do
Nesta caixa você dene a quantidade de horas trabalhadas para cada dia da semana.
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O total de horas/dia trabalhados é demonstrado de maneira total ou detalhada. Para demonstrar o total o botão Total work hours/day deverá estar marcado. Horas detalhadas O total de horas/dia trabalhados é demonstrado de maneira detalhada se você marcar o botão Detailed work hours/day.
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Neste formato, você poderá marcar as horas em almoço, início do trabalho a ser realizado, término etc. Poderá marcar inclusive meia hora de trabalho, simplesmente marcando com o mouse. Clicando no botão , você abre um modo de edição padrão para as semanas do seu calendário de maneira detalhada.
Você marca os horários trabalhados e seleciona os dias que serão trabalhados pressionando a tecla CTRL, para seleção múltipla.
Em seguida clique em Ok.
Clique em Ok e em Close para fechar a caixa Calendars.
Atribuindo um Calendário Agora que você já criou este calendário, poderá atribuir às atividades do projeto. Não signica que todas as atividades devam ter o mesmo calendário. Você poderá ter mais de um calendário atribuído às atividades do Projeto.
Com o projeto aberto, selecione a atividade a que você deseja atribuir este calendário. No campo Activity Calendar mude o calendário para o Sistema Internexus, porém na caixa que se abrir você verá os calendários globais para selecionar. Para selecionar o calendário do Projeto, você deverá alterar na barra de opções da caixa que se abrir para a opção Projects.
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Agora que você já está visualizando o calendário do projeto, selecione-o e em seguida clique no botão Assign .
Se você quiser atribuir o mesmo calendário para as outras atividades do projeto, faça o seguinte:
Insira a coluna Calendar. Selecione a atividade a partir da qual você quer copiar abaixo, ou seja, clique no campo Calendar da atividade D00; após isto, selecione as atividades desejadas.
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Clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Fill Down (Preencher abaixo).
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Então você terá alterado de uma só vez o calendário das atividades escolhidas:
Tipos de Duração Agora você aprenderá um conceito de suma importância: o tipo de duração e como a escolha de um tipo em detrimento de outro afeta o cálculo do projeto. No Primavera, denir o tipo de duração de cada atividade é um processo muito simples. Basta selecionar a atividade, ir na guia General e selecionar o tipo de duração para a atividade, ou seja, escolher qual o tipo de comportamento de cálculo você deseja para esta atividade.
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Porém, para que você saiba escolher qual comportamento de cálculo deseja, é necessário entender o que ocorre ao selecionar um tipo de duração em detrimento de outro, ou seja, entender o conceito e então ter conhecimento dos efeitos a serem produzidos. Conceito: É um ajuste que permite controlar como a duração, o trabalho e a produtividade
do recurso (recurso/tempo) são sincronizados para atividades de modo que a seguinte equação seja sempre verdadeira: Esforço= Duração x Produtividade do Recurso
Há três variáveis que, combinadas, produzem um efeito de cálculo, são elas:
Duração (Duration): Prazo para execução da atividade Esforço de trabalho (Units): Esforço de trabalho para realizar a atividade. Produtividade do Recurso (Units/Time) : É a alocação do esforço de trabalho ou produtividade.
Com o evidenciado antes, você deverá pensar: o que acontece com a produtividade do recurso se eu mantiver inalterado, ou seja, xar a quantidade de trabalho e a duração da atividade? Seguindo este pensamento você estaria escolhendo o tipo de duração Fixed Duration & Units (Fixar a Duração e o Trabalho). E, é claro, se você xar estas duas variáveis, o que será alterado será a produtividade do recurso.
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Vejamos agora todos os quatro padrões de comportamento do Primavera:
Fixed Duration & Units : Fixar Duração e trabalho.
Fixed Duration and Units/Time: Fixar Duração e Produtividade do Recurso. Fixed Units: Fixar Trabalho Fixed Units/Time: Fixar Produtividade do Recurso
Como você pode observar, no Primavera não existe “Fixar Duração”, apenas. A duração sempre vem acompanhada de outra variável para observação. Isto porque o Primavera não quer calcular apenas a duração dos projetos. A duração precisa estar ao lado de outra variável para se ter uma análise mais condizente com a realidade. Por exemplo: De nada adiantaria eu perguntar para você quanto tempo o projeto avançou e você me informar que já avançou 90%. Um índice como este não quer dizer muita coisa isoladamente, pois se você me disser que o tempo avançou 90% do previsto, porém o trabalho foi de apenas 20%, dependendo do tipo de atividade que ainda falta ser completada, caria bem claro que haveria atraso na duração da atividade se esta não puder ser realizada com 80% de trabalho em 10% do tempo faltante. Por isto, no Primavera pense sempre na duração acompanhada de outra variável. Dica: O campo Tipo de duração ca desabilidado quando o tipo de atividade for um marco
(start milestone ou nish milestone), visto que atividades marco não possuem duração. Vejamos agora cada um destes tipos: Fixed Units/Time
Este tipo indica que a disponibilidade de recursos da atividade é limitada, pois esta é xa. Escolha este tipo de duração se você deseja que a produtividade do recurso seja constante mesmo quando a duração da atividade ou o esforço de trabalho alterar. Este tipo é usado quando uma atividade tem recursos xados com produtividade xa por um período de tempo. Este tipo é geralmente usado se você utilizar o tipo de atividade Resource Dependent. Fórmula
Comportamento
Interpretação Se diminuirmos a duração diminui o esforço de trabalho e se aumentarmos o esforço de trabalho a duração aumenta.
Recurso =
Esforço
Duração ≅ Esforço
Duração
Duração ≅ Esforço ↑
Indica que para a atividade selecionada se está adotando o padrão de alocação do recurso como xo. Ou seja, está indicando que não haverá variação, sempre terá o mesmo resultado de produtividade, ainda que a duração e o esforço de trabalho aumente ou diminua.
Fixed Duration and Units/Time Escolha este tipo se você deseja que a duração da atividade seja constante e as unidades remanescentes de trabalho sejam alteradas/recalculadas. Este tipo é usado quando a atividade está sendo completada pelos recursos atribuídos num período de tempo xo.
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Geralmente este tipo de duração é usado quando você utiliza o tipo de atividade Task Dependent. Fórmula Duração =
Esforço
Recurso
Comportamento Esforço ou Esforço
Interpretação Neste caso, a variável do esforço de trabalho será sempre recalculada.
Indica que para a atividade selecionada se está adotando primeiro a duração e, em seguida, o padrão de alocação como sendo as variáveis da equação que não podem ser alteradas. Fixed Units Escolha este Tipo de Duração se você deseja que as unidades remanescentes de esforço de trabalho sejam constantes quando a duração ou a produtividade do recurso alterar. Este tipo é utilizado quando o montante de trabalho é xo e aumentar a produtividade dos recursos pode diminuir a duração da atividade. Fórmula
Comportamento
Interpretação Se aumentarmos o padrão de alocação a duração diminui e se diminuirmos o padrão de alocação a duração aumenta.
Recurso =
Esforço
Recurso ≅ Duração ↓
Duração
Recusro ≅ Esforço
Indica que o esforço de trabalho da atividade selecionada está xo, exceto quando o esforço ainda for zero17. Em geral, escolha este tipo quando você estiver utilizando o tipo de atividade Resource Dependent. Fixed Duration & Units
Indica que a duração e o esforço de trabalho da atividade selecionada são xos. O cálculo do padrão de alocação do recurso na atividade deverá se ajustar. Fórmula Duração =
Comportamento Esforço
Recurso
Recurso ↑ ou Recurso
Interpretação Neste caso, a variável de produtividade do recurso será sempre recalculada.
Escolha este tipo de duração se você deseja que a duração da atividade seja constante e a produtividade do recurso possa alterar. Este tipo é utilizado quando a atividade está para ser completada num período de tempo xo e o montante total de trabalho é xo. Escolha este tipo de duração quando estiver utilizando o tipo de atividade Task Dependent.
17. Enquanto o valor do esforço de trabalho for zero, o seu primeiro cálculo será a duração da atividade multiplicada pelo padrão de alocação do recurso.
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A tabela adiante lista as mudanças do valor para balancear a equação anterior sempre que uma das variáveis é alterada. Tipo de duração Fixed Units/Time Fixed Duration and Units/Time Fixed Units Fixed Duration & Units
Mudando o
Mudando a
Mudando o
esforço, o que
duração, o que
recurso, o que
Adicionando um recurso, o que
Units/Time
Units
Units
Units
Duration
Units/Time
Duration
Duration
Units/Time
Units/Time
Units
Units/Time
muda? Duration
muda? Units
muda? Duration
muda? Duration
Exemplo Prático
Utilizando a premissa de Duração Fixa, veja como a escolha do tipo de duração pode afetar o comportamento de cálculo da atividade: Suponhamos que a Cyrius possua um projeto interno para desenvolvimento de um portal na web com 0 páginas de web e que deverá estar nalizado em 0 dias, considerando 80 horas de trabalho e padrão de produtividade do recurso de 8h/d. Como funcionaria com os diferentes tipos de duração se fosse aumentado um recurso à atividade? Fixed Duration & Units
Com um recurso: 8h/d x 0 dias = 80 horas (sem alteração) Com 2 recursos: Recurso : 4h/d x 0 dias = 40 horas Recurso : 4h/d x 0 dias = 40 horas 8h/d x 0 dias = 80 horas
Neste padrão, a Duração foi mantida xa (0 dias), assim como o trabalho (80hs). O que mudou foi a produtividade do recurso. A produtividade é redistribuída igualmente entre os recursos da atividade. Os recursos trabalham part time do seu tempo na atividade. Fixed Duration and Units/Time
Com um recurso: 8h/d x 0 dias = 80 horas (sem alteração) Com 2 recursos: Recurso : 8h/d x 0 dias = 80 horas Recurso : 8h/d x 0 dias = 80 horas 8h/d x 0 dias = 60 horas
Neste padrão, a duração foi mantida xa (0 dias), assim como a produtividade do recurso (8h/d). O que mudou foi a quantidade de esforço de trabalho.
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O montante do trabalho total aumentou, pois neste caso os recursos estão trabalhando full time, em paralelo. Dica: Não existe um tipo de duração melhor que o outro. Dependerá de qual atividade se
está avaliando e do contexto.
Estimativa de Duração das Atividades Neste processo você estima a quantidade de esforço de trabalho que será necessária para nalizar uma atividade. Para fazer esta estimativa, você poderá utilizar as seguintes técnicas citadas no PMBOK 3a edição:
Opinião especializada Estimativa análoga Estimativa paramétrica Estimativas de três pontos Análise das reservas
No Primavera você poderá inserir a estimativa de duração das atividades no campo Original Duration (ou Planned Duration), que está na guia Status, item Duration. Ou poderá inserir a coluna Original Duration no layout e só digitar no campo os valores desejados. Conforme demonstrado a seguir:
Ou
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Insira as durações planejadas conforme indicado na gura:
Dica: Insira somente os valores de duração planejada das atividades. Os valores das WBS
serão calculados pelo software.
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Entenda o funcionamento do campo Duration da guia Status: Original Duration Actual Duration = Remaining Duration
Actual Duration + Remaining Duration = At Complete Duration
Desenvolvimento do Cronograma Ainda seguindo os processos de gerenciamento de tempo do PMBOK, nós já:
Denimos as atividades Seqüenciamos as atividades Estimamos os recursos Estimamos a duração
Com estes elementos, fecharemos o planejamento de tempo com o desenvolvimento do cronograma. Para tanto, faremos:
O cálculo da programação, A vericação das folgas totais e livres que serão encontradas no cálculo das datas cedo e tarde da programação e vericar seus impactos, A análise do caminho crítico do projeto, Encontrar a data de m estimado para o projeto, A vericação se a data de m atende ou não às expectativas do projeto, A identicação de Loops (Cálculos inconsistentes, ex.: uma atividade que é predecessora dela mesma), A identicação de Open ends (tarefa com relacionamento aberto, innito).
Calculando o Projeto O cálculo no Primavera pode ser feito de duas formas: quando você escolhe o momento de calcular ou tornando o cálculo automático e, assim, qualquer alteração é calculada. Porém, o padrão de cálculo do Primavera é que você decida o momento em que deseja calcular a rede de atividades já relacionada, ou seja, o cálculo manual. Para calcular o projeto, basta:
Clicar no botão Schedule Pressionar F9 no Teclado
, ou
Será aberta a seguinte caixa de diálogo:
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Em Schedule informaremos a Data Date. O software já traz a data date (data de referência do cálculo) indicada na guia Dates do Diretório Projects. Lembre-se de que, enquanto você está planejando o projeto, a sua data de referência é a data de início planejado para o projeto. Mais à frente, quando for atualizar as atividades, você poderá alterar o data date.
Como a data de início do projeto foi prevista para 0/08/007, mantenha esta data date. Marque o botão Log to File, para que posteriormente você tenha condições de analisar o registro do cálculo que irá fazer. Clique no botão Schedule. Pronto! O seu projeto está calculado.
Entendendo o que ocorre durante o cálculo
Ao clicar no botão Schedule, várias coisas importantes ocorrem:
São efetuados um cálculo progressivo e outro retroativo. As folgas são calculadas utilizando a duração denida no calendário da atividade. O caminho crítico é evidenciado (caminho de seqüência entre atividades onde não há folga). Vericação de loops. As rede é seqüenciada. O Gráco de Gantt é sequenciado.
Loops Indica cálculos inconsistentes. Ou seja, se você criou algum relacionamento inconsistente, o Primavera exibe uma lista de possíveis atividades “causadoras” no momento em que você calcula e não será possível prosseguir com o cálculo até que se corrija o relacionamento. O loop indica a lógica circular entre duas atividades. Durante o cálculo, por exemplo, surgiria uma tela como a que é vista a seguir, indicando onde estaria o problema. Após a correção o cálculo pode ser executado novamente.
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O processo de cálculo
São realizados um cálculo progressivo e outro retroativo. Todas as atividades da rede são analisadas cuidadosamente, começando da primeira e terminando com a última, para calcular a data de início e m mais cedo para cada atividade. O cálculo progressivo começa a partir da(s) atividade(s) que sem predecessora(s), calculando as datas cedo das atividades. O cálculo retroativo começa a partir da última data de término tarde, a qual é igual à última data de término cedo calculada. Você parte da atividade nal e volta até chegar à primeira atividade. O processo do caminho de volta envolve começar a última atividade no diagrama de rede e calcular a data mais tarde que a atividade pode terminar e a data mais tarde que a atividade pode iniciar. Ao realizar os cálculos progressivo e retroativo, são encontradas as folgas da programação, que podem ser total do projeto ou folga livre em relação à sucessora. As folgas As folgas podem ser positivas ou negativas, ou sem folga (caminho crítico). A f o l g a p o s i t i v a indica um período de tempo que se pode postergar uma atividade sem causar atrasos. A f o l g a n e g a t i v a evidencia que o que está sendo planejado não ocorrerá nas datas planejadas, principamente quando uma atividade deveria iniciar ou terminar para não haver atraso. Situações onde n ão h á f o lg a representam geralmente o c a m i n h o c r ít i c o . Ou seja, caminho crítico não é representado pela importância relativa de realização de uma atividade, mas sim se esta possui ou não folga. Atividades com folga zero normalmente são denominadas críticas, pois se houver qualquer tipo de atraso nestas atividades, haverá impacto na data de término do projeto.
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Folga Total Folga Total é o montante de tempo que uma atividade pode ser postergada sem comprometer a data de término do projeto. É a diferença entre o m tarde e o m cedo, ou início tarde menos o início cedo, de uma atividade. Folga Total = Data de Término mais Tarde - Data de Término mais Cedo
Ou Folga Total = Data de Início mais Tarde - Data de Início mais Cedo
Folga Livre Folga Livre é o quanto de tempo uma atividade pode ser postergada sem comprometer a(s) sua(s) sucessora(s). Folga Livre tem que ser menor ou igual à folga total. Quando numa atividade há Folga Livre maior que a Folga Total, é uma indicação de que no caminho de rede da atividade em questão há atividades com folga total negativa. Dicas:
- Você pode exibir no layout colunas de Folga Total e Folga Livre para as atividades. 2- O cálculo das folgas é feito automaticamente no momento em que você calcula o projeto e estes valores não podem ser editados. O campo de Folga ca na guia Status do Diretório Activities:
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O Diagrama de Rede Após o cálculo da rede ca mais fácil evidenciar diversas análises que podem ser feitas a partir do Diagrama de Rede . Antes era conhecido incorretamente como Rede PERT (Program Evaluation Review Technic). Porém, a partir do PMBOK 3a edição isto foi corrigido, já que PERT é um cálculo probabilístico e não determinístico como exibido no Diagrama de Rede. Por exemplo, o CPM (Critical Path Method) é exibido corretamente, já que é um cálculo determinístico.
O Diagrama de Rede exibe toda a rede de relacionamentos das atividades, sem uma escala de tempo.
O Diagrama de Rede exibe o caminho crítico. Cada atividade é representada pelo retângulo amarelo e as atividades marcadas com uma borda vermelha são as do caminho crítico. Note que inclusive as linhas de relacionamento assumem o vermelho. Você pode visualizar o Diagrama de Rede do projeto como um todo, selecionando no nível do projeto, ou analisar cada nível de WBS separadamente. Perceba também que há algumas linhas de relacionamento sólidas e outras tracejadas. As linhas sólidas indicam uma ligação dirigente e as tracejadas uma ligação não dirigente.
Este recurso (Trace Logic ) serve para exibir gracamente as ligações entre as atividades selecionadas para uma análise apurada dos relacionamentos.
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Basta selecionar a atividade que você quiser analisar, e o traço lógico exibe (na parte de baixo) a rede de relacionamentos da atividade selecionada.
O Gráfico de Gantt Após o cálculo, o Gráco de Gantt também ca calculado e também exibe as ligações dirigentes e não dirigentes, bem como o caminho crítico, só que em uma escala de tempo:
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Criando um Registro do Cálculo (Schedule Log) Se você quiser, pode visualizar um registro do cálculo em formato TXT. Para isto, ao clicar em F9:
Marque a caixa Log to le, para que seja criado o registro. Calcule o projeto. Depois volte novamente nesta caixa e clique em View log.
Neste registro estão armazenados os resultados do cálculo do seu projeto. Isto inclui os dados do cálculo, estatísticas, erros etc. É excelente para quando você termina um planejamento e quer vericar se há inconsistências em sua programação.
As Opções de Cálculo Na caixa de cálculo Schedule há o botão Opções. São opções Gerais (cálculo padrão) e avançadas (para calcular múltiplos caminhos críticos).
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Geral (General) Nas opções gerais, já vem marcado como padrão do Primavera o cálculo default.
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Avançado (Advanced)
É possível calcular múltiplos caminhos críticos usando a Folga Total ou Folga Livre. Você pode escolher uma atividade que tenha data de início ou data de m que não possa ser alterada para este cálculo. Se você não selecionar uma atividade em especíco, será dado um enfoque automático em uma atividade baseada em sua Folga Total ou Folga Livre.
Análise de Recursos ou Funções Neste tópico será evidenciado como analisar os recursos ou funções alocados em projetos, vericar disponibilidade, nivelar recursos. Ao nalizar o planejamento de um cronograma, você deve vericar a situação dos recursos ou funções alocados, observando se houve ou não superalocações ou até mesmo subalocações, podendo assim disponibilizar recursos em outros períodos para trabalharem em outros projetos. Você pode fazer estas análises através das seguintes ferramentas no Primavera:
Resource Usage Prole (Perl de Uso dos Recursos) Resource Usage Spreadsheet (Planilha de Uso dos Recursos) Análises no Diretório Assignments Level Resources (Nivelamento de Recursos)
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Perfil de Uso dos Recursos (Resource Usage Profile) É uma ferramenta que providencia um gráco da quantidade de trabalho dos recursos analisados no tempo. Evidencia inclusive superalocação de Recursos e Funções. Neste gráco você poderá ltrar quando quiser ver Recursos ou Funções. Para exibir o gráco basta ir no Diretório Activities e clicar no botão
No quadro que está no canto inferior esquerdo da tela é exibida a lista dos recursos. Esta lista pode estar ltrada para exibir somente os recursos alocados no projeto (este caso), ou exibir todos os recursos. Para mudar o ltro, basta clicar no Display e modicá-lo.
.
Você poderá ltrar, agrupar e classicar para exibir recursos especícos. Ao agrupar por um código de recurso, a informação não é exibida no nível de resumo se houver algum recurso material no grupo.
No quadro que está no canto inferior direito é exibido o gráco. Este gráco pode ter itens de visualização alterados; para isto, clique com o botão direito do mouse e clique na opção Resource Usage Prole Options.
Neste você poderá ou não exibir a legenda, por exemplo. Poderá exibir esforço de trabalho ou custos. Poderá alterar o padrão de cores. Exibir curva S para os recursos além do histograma.
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Exibir Barras de dados remanescentes para Total Remanescente (Total Remaining) ou Projetos Abertos x Fechados (Open Vs Closed Projects).
A escala de tempo é a mesma do Gráco de Gantt.
Stacked Resource Histogram
É outra funcionalidade que existe no Resource Usage Prole e que exibe a alocação dos recursos baseado em ltro de recursos especícos, para aumentar sua possibilidade de gerar informação para relatórios, por exemplo.
Na barra de opções (Display) do gráco, selecione a opção Stacked Histogram. Clique novamente na barra de opções e selecione a opção Resource Usage Prole Options. Na área Select Pattern/Collor, clique em Add. Será aberta uma caixa de ltro. Faça um ltro para o recurso Maria Amaral.
Crie outros ltros de recursos e sua inclusão deverá car assim:
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E o resultado nal no gráco:
Estas análises podem ser efetuadas para recursos ou funções (Roles). Para analisar uma Função, basta selecionar esta visão na barra de opções (Display) que está no canto inferior esquerdo da tela:
Resource Usage Spreadsheet
Os dados que formam o gráco dos recursos também podem ser vistos em forma de planilha. Se você quiser visualizar dados dos projetos abertos terá três painéis para analisar. Se você quiser visualizar dados de todos os projetos, terá dois painéis para analisar. Em ambos poderão ser visualizados os esforços de trabalho dos Recursos/Funções em forma de planilha. Porém, é só no formato de Projetos abertos que você visualizará um painel com as atividades atribuídas aos recursos/funções do recurso selecionado. Para exibir a planilha basta ir no Diretório Activities e clicar no botão
.
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São exibidas as informações por recurso selecionado, com as atividades em que este estiver alocado no projeto e a distribuição de esforço de trabalho no tempo. Ou seja, por período e por atividade. Na planilha você poderá alterar de Budgeted Units para Actual Units ou Remaining Units, clicando neste campo com o botão direito do mouse, escolhendo a opção Spreadsheet Fields. Poderá inclusive inserir as três opções para serem visualizadas simultaneamente, para isto marcando a opção Customize:
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Análise de Recursos no Diretório Assignments Este Diretório permite que você visualize e atribua recursos e funções ao(s) projeto(s) aberto(s). Informações de custo e trabalho são exibidas em uma planilha. Na barra de diretórios, clique em
.
Como você pode visualizar, é possivel ativar até três seções clicando na barra de opções e marcando para exibir além da lista de atividades:
Resource Usage Spreadsheet Assignments Details
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Você pode exibir informações de trabalho e custo dos recursos do projeto aberto:
Resource Curves Permite que você especique como quer distribuir o esforço de trabalho ou custos através do ciclo de vida da atividade. Para atribuir este tipo de curva:
Pode ser criada para qualquer recurso ou função (Role). São reetidas em Resource Usage Prole e Resource Usage Spreadsheet. Tipo de Duração tem que ser xo: Fixed Duration & Units ou Fixed Duration and Units/Time. Escolha um dos 12 tipos de curva padrão do Primavera. Estes tipos default não podem ser deletados. Você pode criar curvas adicionais. Resource Lags são considerados em Resource Curves. Resource Curves não consideram as despesas. O trabalho e o custo dos recursos são distribuídos em uma atividade, a menos que você especique uma distribuição não linear (Veja em Resource Lag e Resource Duration 18).
8. Veja mais sobre este assunto mais adiante.
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Para visualizar os tipos de curvas:
No menu Enterprise, clique em Resource Curves.
Você poderá atribuir uma curva a um recurso no Diretório Activities, na guia Resources:
Você também pode atribuir uma curva às atribuições de um recurso ou função, inserindo a coluna Curve no layout do Diretório Resource Assignments:
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Aplicando uma Curva de Recurso
Vá até o diretório Assignments e escolha um recurso para fazer a avaliação. Insira a coluna Curves e atribua uma curva a todas as atividades atribuídas a este recurso.
Selecione a primeira atividade, Insira o tipo de curva, Selecione este campo e com o Shift do teclado pressionado, selecione as outras atividades a partir deste, Clique com o botão direito do mouse e escolha Preencher Abaixo – Fill Down.
Em seguida vá até o diretório Activities,
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Clique em
e visualize o gráco.
Agora retorne em Assignments, altere o tipo de curva e compare o resultado:
Comparando...
Curva Offset Triangular
Curva Three Step
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Criando uma Resource Curve
No menu Enterprise, Clique em Resource Curves. Clique em Add. Selecione uma curva existente para utilizá-la como cópia. Dê um novo nome a esta curva global, selecione-a e clique em Modify.
Neste ponto você pode denir a curva de distribuição. Você pode editar os valores percentuais para criar uma curva que indique como os custos devem ser distribuídos no tempo. São pontos para você denir a distribuição.
Após inserir os valores, veja o percentual total. Se ultrapassar 00% o valor cará vermelho. Clique Prorate para fazer com que o total da distribuição que igual a 00%. Clique em Ok e agora você já pode aplicar a nova curva a algum recurso.
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Bucket Planning Esta funcionalidade está relacionada à distribuição de esforço na atividade. Quando uma atribuição é adicionada a uma atividade, o Primavera distribui o trabalho previsto durante a duração indicada para a atividade. O trabalho remanescente é distribuído linearmente, ou denido por uma curva de recurso, como já vimos anteriormente. A distribuição linear nem sempre é a mais correta para o seu projeto em especíco, para o qual teria uma distribuição não linear. Nestes casos, você pode editar manualmente o trabalho planejado e remanescente para cada período chamado de Bucket.
Você pode inserir manualmente valores de atribuições para recursos (pessoa, equipamento ou material ou até mesmo as funções). A atividade deverá ter o tipo de duração xa (Fixed Duration & Units ou Fixed Duration and Units/Time). Você só consegue editar Future Period Buckets se tiver direito de acesso. Você poderá editar manualmente o esforço no Diretório Resource Assignments no campo Budgeted Units, que pode ser editável. Redistribua os valores não linearmente. Você também pode editar Future Period Buckets no diretório Activities em Resource Usage Spreadsheet. Você pode inserir manualmente uma curva de recurso.
Nivelamento de Recursos Utilizando uma das técnicas de análise já citadas, Resource Usage Prole, Resource Usage Spreadsheet e Resource Assignments, você terá subsídios sucientes para avaliar se suas atividades estão com recursos superalocados. Em casos de superalocação, ou conito de recursos, uma das alternativas para resolução do problema é o Nivelamento de Recursos. Você pode simular um nivelamento e vericar se esta é a melhor alternativa para o projeto.
202 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Itens não considerados durante o nivelamento:
Atividades Marcos/Milestones, Level of effort e WBS Summary. Despesas/Expenses. Projetos em análise e já fechados. Para realizar o nivelamento de recursos basta ir no menu Ferramentas (Tools) /Nivelar Recursos (Level Resources), ou clique no botão . O nivelamento ocorrerá para os projetos abertos e/ou os que estejam determinados nas preferências de nivelamento.
Esta caixa traz o padrão de cálculo de nivelamento do Primavera, porém, se você precisar, pode alterar este padrão. O nivelamento poderá ser feito a partir de uma prioridade que você inserir.
Nivelar recursos automaticamente quando executar o cálculo da programa -
Considerar alocações em outros projetos que possuam prioridade igual/
ção (Automatically level resources when scheduling): Ao mesmo tempo em que você calcula o projeto, já faz o nivelamento. Como visto, esta opção não é marcada no padrão de nivelamento, pois nem sempre você quer nivelar recursos. maior (Consider assignments in other projects with priority equal/higher than): Se
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os recursos fazem parte de outros projetos (inclusive alocações em projetos fechados são levadas em conta), são considerados de acordo com as prioridades denidas.
As prioridades podem ser denidas no campo Project Leveling Priorities, que está na Guia General do Diretório Projects. Você indica qual é o projeto que tem prio ridade 1, 2, 3, 4... e assim, marcando a opção citada, serão considerados para nivelamento os projetos que estejam dentro da faixa de análise prioritária. A faixa de prioridade de nivelamento vai de 1 (mais prioritário) até 100 (menos prioritário).
Preservar as datas cedo e tarde programadas (Preserve scheduled early and
Recalcular custos das atribuições de recursos após o nivelamento (Recal-
late dates): Mantém datas datas cedo e tarde.
culate assignments costs after leveling): Os custos das atribuições de recursos são recalculados após o nivelamento. Nivelar todos os recursos (Level all resources): Todos os recursos serão nivelados. Nivelar recursos somente até a Folga Total da atividade (Level resources only within activity Total Float): Considera folgas no nivelamento. O retardo de atividades com conito de recursos somente se dará até o limite de sua data de término tarde. Preservar o mínimo de folga quando nivelando (Preserve minimum oat when leveling): Você pode informar uma quantidade de folga que se quer manter. Denemse o valor e a unidade de tempo a serem considerados. Percentual máximo de sobre-alocação de recursos (Max percent to over-allocate resources): É o valor máximo ao qual a disponibilidade do recurso pode ser aumentada durante o nivelamento.
Prioridades de nivelamento (Leveling Priorities):
Nome do Campo (Field Name): É o critério de nivelamento escolhido. Você pode escolher mais de um critério. Ordem de Classicação (Sort Order): Pode ser em ordem crescente ou decrescente. Registrar em arquivo (Log to le): Será gerado um registro do cálculo do nivelamento em formato TXT.
Planejamento dos Custos No PMBOK 3a edição temos dois processos para planejamento dos custos:
Estimativa de Custos Orçamentação
Orçamentação Top-Down No Diretório Projects ainda não vimos as guias Budget Log, Spending Plan, Budget Summary e Funding. Estas se referem à orçamentação dos projetos e por isso serão tratadas em con junto neste tópico.
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Você pode estimar uma quantidade de recursos e os custos para o projeto. O projeto Internexus já foi criado. Você pode agora utilizar a orçamentação top-down para emitir os custos iniciais do projeto. O PMBOK cita dois processos de planejamento de custos: Estimativa de Custos e Orçamentação dos custos. O orçamento do projeto é o total de esforço estimado necessário para completar o requerido para o uxo de caixa do projeto. Após a determinação do escopo, você já pode começar a orçamentação. Com a orçamentação Top-Down você pode acompanhar o plano de gastos e a variação entre o total e o orçamento atual já em relação a todos os seus projetos. Você pode criar estimativas de orçamento para o nível de EPS, Projeto e WBS. Prévia das guias de orçamentação:
Registro de Orçamento (Budget Log)– Nesta guia você registra o orçamento original e também as mudanças no orçamento. Permite que se registrem alterações no orçamento original tanto na fase de planejamento como na fase de execução. O P6 mostra estas mudanças, mas guarda também as informações originais.
Plano de gastos (Spending Plan) – Uma vez estimado o orçamento pode-se estabelecer um plano mensal de gastos que será utilizado para acompanhamento do uxo de caixa do projeto. Na mesma guia você pode inserir o plano de recebimentos (Benet Plan). Lembramos que esta guia faz apenas a orçamentação e não computa valores realizados.
Resumo do Orçamento (Budget Summary) – Nesta guia você visualiza um resumo do orçado para gastos e recebíveis.
Fundos (Funding) – Nesta guia são exibidas quais serão as fontes de recursos nanceiros para o projeto e registradas alocações adicionais.
Guia Registro do Orçamento (Budget Log) Nesta guia registramos a estimativa de orçamento inicial para os projetos da Cyrius Sistemas.
Para isto vá para o Diretório Projects. Por ser Top-Down, digite o orçamento inicial no campo Original Duration para as EPS’s e depois para os projetos. No nível da EPS, vamos considerar a EPS Desenvolvimento de Software; digite para esta EPS o valor R$ 45.000. No nível dos Projetos, vamos considerar:
Projeto Sistema Internexus: Projeto Signus:
R$45.000 R$ 87.000
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Note que, como ainda não houve alterações no orçamento, os campos Current Budget e Proposed Budget têm o mesmo valor do campo Original Budget. Note também que os valores não são somados nos níveis mais altos das EPS’s. Porém você poderá fazer as comparações de valor utilizando a coluna Tally. Os valores não são somados, pois estes não correspondem necessariamente ao valor orçado para o departamento.
Registrando alterações no orçamento Na guia Budget Log você poderá registrar as alterações de orçamento, se houver, e saber quanto e quais impactos você terá no total do orçamento. Haverá três status para manipulação:
Pendente: é considerado no valor proposto, mas não no valor corrente. Aprovado: é considerado no valor proposto e também no valor corrente. Não aprovado: não é considerado em nenhum orçamento.
Ou seja, os campos possuem signicados diferentes:
Original Budget = Orçamento original inserido Current Budget = Original Budget + alterações no orçamento aprovadas Proposed Budget = Original Budget + alterações no orçamento aprovadas + alterações pendentes no orçamento
206 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Se você percebeu bem a situação anterior, o departamento só está disponibilizando R$ 00.000, porém a soma total dos projetos desta EPS é de R$ .000. Então você precisará fazer alterações no orçamento para cobrir o valor faltante de R$ .000.
Insira uma alteração no orçamento. Para isto, clique no nível de EPS Desenvolvimento de Sistemas e na guia Budget Log. Clique em Add. Insira os valores (R$.000) e motivo da alteração (Projeto novo):
O Campo Responsável tem que ser preenchido manualmente. Não está ligado à OBS. O Campo Change Number é preenchido automaticamente. Porém, se a sua organização utiliza um padrão diferente de numeração, você pode alterar o valor.
Note que o valor em Proposed Budget foi alterado. Somente quando o status mudar de Pending para Aprovado o valor do Current Budget assumirá a alteração do orçamento. Se não for aprovado, a solicitação de alteração continua no registro, porém o valor não será mais considerado em nenhum campo. Guia Plano de Gastos (Spending Plan) Como você já inseriu a previsão inicial na ferramenta, tanto no nível da EPS quanto no nível do projeto, agora você já está pronto para distribuir estes valores no tempo. Nesta guia você distribui o orçamento no tempo tanto para os gastos quanto para os recebíveis orçados e compara para visualizar alguma variação ou não de distribuição de valores. Compare principalmente com os itens de EPS ou resumo para visualizar alguma variação.
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Você pode renar ou redenir o orçamento mensalmente no nível da EPS, projeto ou WBS. O período de tempo a ser distribuído considera três meses antes e até quatro anos depois da data de início do projeto. Inserindo os valores
No Diretório Projects, Selecione a EPS Desenvolvimento de Sistemas. Clique na guia Spending Plan. Digite os valores nos meses indicados na coluna EPS (exceto o campo Total). Após, faça o mesmo para o Projeto Internexus e Signus, um a um. Meses Totais Jul-07 Aug-07 Sep-07 Oct-07 Nov-07 Dec-07
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Analise as três primeiras colunas primeiro, que são as referentes ao plano de gastos; as três últimas colunas são referentes ao plano de benefícios. Note que, ao selecionar a EPS, já tenho a comparação através do Spending Plan Tally que há projetos distribuídos nesta EPS cuja soma ultrapassa o valor em R$.000, ou seja, exatamente no valor solicitado para aprovação. Em Undistributed Current Variance vemos o valor negativo em vermelho, que é o que não foi distribuído e está faltando para completar o orçamento.
Spending Plan: Gastos planejados denidos no nível de EPS. Spending Plan Tally: O plano de gastos denidos no nível dos projetos e WBS. Funciona
como um somatório do conteúdo.
Undistributed Current Variance : A diferença entre o plano de gastos e a comparação do
plano de gastos dos projetos da EPS.
Plano de Recebíveis (Benet Plan)
À medida que você estiver concluindo o projeto, você já poderá determinar melhor os recebíveis previstos, fazendo um renamento. Benet Plan: Os recebíveis ou Retorno do Investimento/Return of investiment (ROI) evi-
denciam se este tipo de projeto deve ser reconsiderado no futuro.
Benet Plan Tally: É o somatório dos projetos de uma EPS, usado para comparação. Benet Variance: É a variação do Benet Plan Tally e o Benet Plan (Benet Plan Tally -
Benet Plan).
Guia Resumo do Orçamento (Budget Summary) Nesta guia, você visualiza um resumo dos dados de EPS e projetos. Nenhum campo nesta guia é editável, todos são calculados e buscam os valores das guias anteriores.
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Fontes de Recursos (Funding Sources) Você pode criar uma lista contendo possíveis fontes de recursos aos seus projetos. Estes fundos são globais e podem ser aplicados a qualquer EPS ou projeto de maneira ilimitada.
No menu Enterprise, clique em Funding Sources.
Cadastre nesta caixa todas as possíveis fontes nanciadoras do seu projeto. Esta caixa e a guia Funding contêm informações denidas pelo usuário. Não há qualquer validação ou cálculo nestes campos. Para atribuir uma fonte de recursos, clique na guia Funding Source. Selecione o Projeto Sistema Internexus. Clique em Add e insira as fontes de recursos e os valores manualmente.
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Estimativa de Custos Bottom-up Nesta estimativa os custos são gerados a partir dos recursos + despesas para cada atividade: Custo Total = Recursos pessoas + Recursos equipamentos + Recursos materiais + Despesas “A estimativa de custos da atividade do cronograma envolve o desenvolvimento de uma aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma”. (PMBOK, 3a edição, 7.1) No Primavera, quando você aloca um recurso a uma atividade, você está determinando mais do que o esforço de trabalho a ser realizado, pois o Primavera calcula automaticamente a quantidade de trabalho do recurso e multiplica pelo valor da hora deste recurso (Price/Unit) com a qual o recurso foi cadastrado. Por exemplo: Você determinou que em uma atividade a duração será de 0 dias. O recurso que você alocou foi cadastrado com um padrão de trabalho de 8h/d e o valor de sua hora é R$0,00, logo: 0 dias x 8h/d = 80 horas de trabalho 80 h/d x R$0,00 = R$ 800,00 é o custo do recurso pessoa (labor). Você pode montar um layout de custos, como demonstrado a seguir:
Planejando um Projeto | 211
Estimativa de Custos Top-down A estimativa de dados Top-down consiste na utilização de pesos estimados para elementos de WBS e atividades em um projeto. Para realizar estimativas Top-down:
Especique a quantidade de recursos (pessoa/equipamento ou material). De acordo com a denição da estimativa de peso, a quantidade de recursos é distribuída de forma de cima para baixo (Top-down), via Projeto, WBS e, por m, para as atividades do projeto. Se um projeto foi criado a partir de modelos do Methodology Management e esses modelos têm estimativas de pesos incluídas, esses pesos estimados serão importados para o projeto. Eles podem ser ajustados caso seja necessário.
Os pesos da estimativa Top-down são valores relativos na hierarquia da WBS e devem ser atribuídos utilizando a coluna Est Weight, no diretório WBS. O peso padrão é 1,0. Nota: Valores de estimativa Top-down não podem ser especicadas para despesas de atividade (expenses).
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Os pesos estimados também podem ser atribuídos para cada atividade em uma WBS. Ficará mais fácil a percepção para editar valores no nível das atividades se você criar uma coluna para visualizar o Peso Estimado no Diretório de Atividades.
Atividades do tipo Milestone têm peso estimado igual a zero, pois são atividades com duração igual a zero. Esse valor não pode ser editado.
Calculando os valores da Estimativa Top-down
Vamos calcular a WBS “Desenho”:
Planejando um Projeto | 213
No menu Tools, selecione Top Down Estimation. Selecione a WBS para estimar. Selecione Prior Experience. Em Estimated Units, digite uma nova estimativa: 60. Clique em Apply.
Dica: Certique-se de que é isto mesmo que você deseja! Após clicar no botão Apply, não há
o botão voltar! As alterações serão feitas mediante os valores que você digitou.
Método de Estimativa :
Experiência anterior (Prior Experience): Escolhendo esta opção, você marca que
quer fazer por experiência anterior e indica qual é o valor em Estimated Units. Pontos de Função (Function Point): Especique valores para calcular por pontos de função o ajuste. Neste campo é exibido o ajuste de contas para WBS/recurso incluído na estimativa. Técnica de estimativa muito usada na área de TI (Tecnologia da Informação).
214 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Aplicar ajustes (Apply adjustment): marque este campo para ajustar a estimati-
va de esforço de trabalho de acordo com um percentual que você especicar. Pode inserir um valor positivo ou negativo. O trabalho ajustado é calculado da seguinte maneira: Est. Trabalho + (Est. Trabalho * adjustment %) = Trabalho ajustado
Resumo:
Prior Experience: Valor denido pelo usuário Function Point: considera vários itens para determinar o número de pontos de função.
Você verá a mensagem de que a aplicação da estimativa foi realizada com sucesso. Clique em Ok e retornará para a caixa de diálogo da Estimativa Top-Down.
Clique em Save, para salvar a sua estimativa. Dê um nome e também pode inserir notas. Clique em Save e em Close.
Observe as alterações na WBS, que caram com o total de horas que você ajustou e de acordo com os pesos que você atribuiu:
Planejando um Projeto | 215
Dica: Você pode inserir estimativas para o projeto como um todo. Basta selecionar o nível
mais alto de WBS.
Criando Centros de Custos (Cost Accounts) Você pode Criar Centros de Custos ou Plano de Contas (Cost Accounts), que são estruturas hierárquicas das contas de uma organização e podem ser aplicados a todos os projetos na EPS. Depois de classicados os Cost Accounts, você poderá montar layouts por esta modalidade, por exemplo. E também:
Poderá denir Cost Accounts para atividades, recursos e despesas. Contas de custos podem ser alfanuméricos ou somente numéricos. São usados para denir buckets, que são usados para classicar e reunir custos associados a um projeto. Criar relatórios baseados em custo.
A criação do plano de contas é feito no menu Enterprise, Cost Accounts:
216 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
A inserção do plano de contas é simples como qualquer outra estrutura hierarquizada do Primavera:
Clique em Add, insira todas as contas e faça a identação com as setas. Após a inserção, clique em Close.
O importante é que você entenda a utilização das Contas de Custos. Estas servem para você ter mais uma forma de controle dos custos das atividades, despesas e recursos, pois podem ser usadas como base para relatórios de custos e análises de valor agregado. Contas de custos nas atividades
Basta inserir a Coluna Cost Account no layout da tela Activities. Porém esta coluna é somente leitura neste local.
Contas de custos nos recursos
Basta inserir a Coluna Cost Account no layout da guia Resources, que está no diretório Activities.
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Contas de custos nas despesas
Basta inserir a Coluna Cost Account no layout da guia Expenses que está no diretório Activities.
Despesas (Expenses) As despesas não estão associadas a recursos, mas sim às atividades do projeto. São relacionadas a itens não reutilizáveis. Recursos são da empresa e não da atividade de um projeto, estão em função do tempo e geralmente se estendem ao longo de várias atividades e de múltiplos projetos.
Recurso: reutilizável Despesas: não reutilizáveis
Despesas são viagens, alimentação, treinamentos etc. Nas despesas podemos:
Categorizá-las. Especicar quando elas ocorrem na atividade, no início, durante ou no m. Indicar o custo. Indicar o vendor. Indicar o Cost Account.
Você pode associar uma ou mais despesas a uma atividade, porém nem todas as atividades serão geradoras de despesas:
Selecione uma atividade. No Diretório Activities, selecione a guia Expenses. Clique em Add para associar a despesa a uma atividade e digite o Expense Item. Pressione duas vezes na célula de Cost Account para selecionar uma conta de custo. Pressione duas vezes na célula Expense Category para identicar a categoria do custo. Entre com o Budgeted Cost.
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Todas as despesas criadas para os projetos podem ser visualizadas no Diretório
.
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Alterações Globais (Global Change) São fórmulas que você cria para alterar informações das atividades, criar novas situações, calcular campos customizados, alterar custos, duração e esforço.
No menu Tools, selecione Global Change. Você visualizará uma lista com várias Global Changes.
Clique em New para adicionar uma nova Global Change. Selecione Activity Resource Assignments no campo Select Subject Area. Existem três áreas disponíveis para serem usadas em cálculos de Global Change:
E nomeie: Inserir Resource Curves. No campo If (Se), entre com a condição. No campo Then (Então), entre com o resultado a ocorrer, pois neste campo são alterados os dados quando a condição é verdadeira Neste caso não usaremos a caixa Else, mas, se fosse necessário, seria para alterar informações quando o campo If fosse falso.
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Clique em Ok. Retornará à caixa inicial com a lista de Global Change. Selecione a Global Change criada e clique no botão . Será exibido um relatório do cálculo efetuado, com a indicação de como estava antes da Global Change e o que foi alterado. Em Old não havia dado algum e com a aplicação da fórmula tem algum valor em New.
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No canto inferior direito, clique no botão se estiver de acordo as alterações. Será exibida uma caixa de diálogo perguntando se você quer salvar este log.
Agora vá ao diretório Assignments e verique os dados alterados:
com
Work Products and Documents Durante todo o ciclo de vida do projeto você poderá inserir a documentação pertinente do projeto, associando às atividades relacionadas ou WBS’s.
Clique no Diretório . Para cadastrar os documentos, na barra de comandos clique em Add.
222 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Guia Geral (General)
Preencha os campos com as informações básicas do documento.
Title: Insira o título do documento. Reference No .: Insira o número de referência, se houver. Versão: Não há controle de versão automático no Client Server, mas apenas na aplicação Web. Document Category : Escolha uma categoria para o documento cadastrado, de acordo com as categorias da organização. Status: Informe o status do documento referenciado. Revision Date: Informe a data de revisão do documento. Author: Informe quem criou o documento. Deliverable: Marque esta caixa para indicar que, além de ser um documento do projeto, este é um entregável do projeto.
Dica: Se você visualizar este campo como somente leitura, é porque o documento foi inseri-
do através do Primavera Web, por alguém que possui o Collaboration instalado.
Guia Descrição (Description) Este campo é para texto aberto. Digite as informações a respeito do documento cadastrado. Poderá inserir links, tabelas, imagens.
Planejando um Projeto | 223
Guia Arquivos (Files) Nesta guia você disponibiliza o caminho onde está guardado o documento.
Private Location: Somente usuários do módulo Project Management terão acesso
a este documento. Public Location: Todos os participantes do projeto podem ver este documento.
Guia Atribuições (Assignments) Nesta guia você atribui documentos a atividades ou WBS.
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Ao visualizar no Diretório Projects, perceberá que o documento já está atribuído por categoria:
Gerenciamento de Riscos O Primavera possui um Diretório especíco para análise de riscos do projeto e também riscos do portfólio. Neste diretório o sistema de gerenciamento de riscos é mais para controle dos riscos do que para analisá-los. Para análise qualitativa e quantitativa dos riscos, o Primavera 6 traz um link para uma outra ferramenta: o PertMaster. Para acessar, você deve ter licença especíca para o PertMaster, versão 8, o qual realiza a análise de riscos utilizando o método de Análise de Monte Carlo.
Para acessar o PertMaster a partir do Primavera:
Clique em Tools / PertMaster Risk Analysis19.
No P6, no diretório Risk, você poderá identicar, categorizar e priorizar riscos, medir o impacto do risco na atividade ou WBS vericar a probabilidade de ocorrência.
Antes de começarmos diretamente na ferramenta, vamos ver quais são as boas práticas em relação a riscos e alguns conceitos, para que se possa fazer um gerenciamento de riscos mais apurado, pois temos visto que esta área de conhecimento tão importante muitas vezes ca esquecida por não se saber realmente sua importância e como gerenciar riscos. 19. A análise dos riscos a partir do PertMaster não será abordada neste livro.
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Boas Práticas No PMBOK, 3a edição, no Capítulo 11, estão os processos de gerenciamento de riscos. Você deverá planejar, identicar, analisar (qualicar, quanticar), desenvolver um plano de respostas ao risco e controlar. Com que objetivo? “Os objetivos do gerenciamento de riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto.” (PMBOK, pág. 237) Dica: Riscos podem ser adicionados em qualquer momento durante o ciclo de vida do pro-
jeto. Não só no planejamento, como muitos pensam, mas desde a iniciação já podem ser identicados riscos, durante a execução e controle e até no encerramento você pode identicar algum risco. É claro que os riscos diminuem na medida em que o projeto vai sendo concluído.
Conceitos de Riscos O termo risco deriva originalmente da palavra italiana risicare, signicando n a v e g a r e n t r e r o c h e d o s p e r i g o s o s , ou derivando do latim riscu, no sentido de incerteza, simplesmente O u s a r , ao encontrar determinadas situações.
Histórico de Gerenciamento de Riscos Desde a Antigüidade, o homem tenta meios de ter previsibilidade em determinadas situações e eventos. Busca revelar, interpretar as incertezas, gerando previsibilidade para a tomada de decisões. As origens estão desde a Antigüidade, onde o Grupo Asipu - Mesopotâmia, por volta de .00 a.C., em suas análises, identicava as importantes dimensões do problema em questão e as ações alternativas face ao mesmo, coletando dados sobre os possíveis resultados de cada alternativa. As revoluções industrial e francesa e a losoa iluminista trouxeram transformações no pensamento humano, buscando cada vez mais na ciência e na tecnologia as respostas que trouxessem maior previsibilidade e assim gerando conforto para o raciocínio lógico e não mais como na Antigüidade, onde a busca de respostas era mais centrada na ação dos deuses, ou onde a fé instigasse. Hoje, atuando em um contexto de muitas incertezas, turbulento, em um ambiente de alta volatilidade, extremamente dinâmico, complexo e competitivo, além de conter situações irregulares e descontínuas, faz-se necessário estudar técnicas que minimizem o desconforto que uma incerteza gera e, assim, gerenciando os riscos e incertezas para obter maior previsibilidade.
Por que realizar Gerenciamento de Riscos Gerenciar riscos em projetos é importante para minimizar ao máximo o gerenciamento de crise, pois quando os riscos são gerenciados e controlados, tem-se a previsibilidade da situação. Quando os riscos são gerenciados, muito além de identicar estes possíveis impactos, é necessário analisar o tamanho do impacto que este risco poderia gerar. E assim, após men-
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surar, qualicar e quanticar os riscos, facilita o processo decisório, pois agora há subsídios sucientes para gerar planos de resposta e estratégias de ação caso uma situação de risco ocorra. Outro aspecto importante é controlar e documentar estes riscos durante todo o ciclo de vida do projeto. Assim, com projetos bem gerenciados, com maior nível de previsibilidade, sem surpresas, obtém-se diferencial competitivo no mercado.
Categorização dos Riscos É importante categorizar riscos para entender melhor até mesmo sua matriz de riscos e quais são os fatores de risco em maior incidência na sua organização. No Primavera Enterprise esta categorização é feita no Menu Admin, em Admin Categories, onde você insere todas as categorias possíveis de risco em sua organização.
Após a criação das categorias de risco, você poderá associar uma categoria a cada risco identicado.
RBS É a Estrutura Analítica de Riscos. É feita uma decomposição por tipo de riscos e estes cam agrupados segundo seu tipo/área/categoria.
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Estrutura gráca de riscos:
Agrupados por Tipo de Riscos:
Identificando Riscos Para identicar os riscos, é um processo não tão fácil quanto parece, por isso existem algumas técnicas para ajudar nesta identicação:
Brainstorming Técnica Delphi Entrevista Análise de Causa-Raiz Matriz SWOT (Análise de Oportunidade x Ameaça) Uso de Diagramas (Ishikawa – causa e efeito)
A técnica mais comum é o Brainstorming, porém o melhor é que você faça uma combinação de técnicas.
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Próximos passos de identicação:
Registrar riscos em uma lista Denir tipos dos riscos Gerar a lista de Riscos no Primavera
Guia Geral (General)
No Diretório Risk, clique na guia General.
Na barra de comandos, clique em Add. Adicione os riscos identicados em Risk Name. Preencha as informações na guia General.
Associação: Applies to WBS: É importante que você associe o risco a uma WBS, indicando
qual item desta será afetado. Applies to Resource : Poderá associar o risco a um Recurso, indicando qual será o mais afetado caso o risco ocorra.
Tipo de Risco: Não esqueça de informar o tipo de risco, para você poder classicar
Responsible Manager: Informe quem é o Gerente Responsável pelo controle deste
Status: Informe o status do risco. Como os riscos devem ser controlados, não esque-
por categoria depois. risco.
ça de marcar Closed (Fechado) se o o item identicado não apresenta mais risco. Priority: Indique a prioridade do risco. É importante não esquecer de fornecer a prioridade pois você pode inclusive classicá-los e indicar que só fará a quanticação dos riscos de nível 1 e 2, por exemplo.
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Qualificando Riscos Para qualicar os riscos você cria uma matriz de impacto x probabilidade pontuando seus possíveis valores numa escala.
Faz uma avaliação dos impactos, probabilidades e da importância dos fatores de risco.
Criação de uma Matriz de Impacto x Probabilidade de Ocorrência Criação da escala de valores
Esta matriz não pode ser feita na área de riscos do P6, mas pode ser feita no PertMaster.
Guia Descrição (Description)
Utilize esta guia para descrever um risco. Você poderá: formatar o texto, inserir guras, copiar/colar informação de outros arquivos de documentos e adicionar hyperlinks.
Como alternativa para a não realização da matriz de análise de probabilidadade e impacto na área de riscos do P6, você poderá inserir na guia Description, a partir de uma cópia, uma tabela com uma matriz de probabilidade e impacto. Você poderá fazer a seguinte tabela de qualicação com os valores das prioridades:
Marque com um X a célula correspondente ao risco especíco e selecione sua Prioridade na guia General.
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Quantificando Riscos Quanticar Riscos é comparar o risco em relação ao tempo e ao custo do projeto e medir o grau de conança do resultado, medindo numericamente:
A determinação da probabilidade e impacto. A Análise de sensibilidade e exposição ao risco. Árvore de decisão: com estes dados você poderá decidir o que seria melhor: evitar o risco, mitigar ou transferir o risco. Realizar a Simulação de Monte Carlo.
Guia Impacto (Impact)
Os seguintes itens são usados para calcular o valor de exposição a um risco:
Impact Date: Controla quais atividades serão consideradas quando calcular o im-
Impacted Activities: Este número é determinado ao referenciar a WBS, o recurso
pacto do risco.
e a data de impacto, na guia General. São atividades não completadas que estão diretamente na seleção de WBS/Resources que foram agendadas para terminar em ou depois da data (Impact Date). Current: Contém o número de unidades de esforço de trabalho remanescentes para o Custo total (Labor e Nonlabor Units, Material e Despesas) para a WBS atribuída ao risco. Unidades de esforço de trabalho do recurso e estimativas de despesas. Probabilidade de ocorrência. Valores de exposição ao risco são utilizados para determinar o impacto do risco nos custos do projeto, folgas e a data de término do projeto.
Inserindo dados para o cálculo
Clique na Guia Impact. Selecione uma Data de Impacto (Impact Date). Digite o Impact Labor Units. Digite a probabilidade.
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Calculando o Impacto de um Risco Quando o impacto é calculado, as informações do projeto corrente não alteram. O Primavera aplica a exposição de um valor em um risco e calcula o impacto no projeto e também em atividades que terminam em ou depois do impacto de riscos (Impact Date).
Não são incluídos atividades ou marcos completados. Não faria sentido! O tipo de duração de uma atividade dene se a WBS ou a Data de Fim do projeto serão afetados. Em Exposure Labor Units é calculado o número esperado de trabalho de pessoa que será adicionado ao projeto se o risco selecionado ocorrer.
Exposure Labor Units = Impact Labor Units * Probability
Faça a seguinte vericação: Se aumentar o trabalho para 140hs para o risco selecionado, a duração será alterada? Para calcular:
Após inserir os dados, na barra de comandos, clique em Calc Impact.
Verique a situação evidenciada. Analise os dados. Neste caso, a duração não foi alterada, pois o tipo de duração das atividades relacionadas é Fixed Duration & Units. Porém, caso o risco ocorra, haverá o custo do impacto, ou seja, o custo aumenta. Após análise, clique em Close.
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Plano de Resposta aos Riscos e Controle
Discutir sobre os planos de resposta e em que caso utilizá-los (evitar, mitigar, aceitar ou transferir o risco). Desenvolvimento do plano de contingências e resposta aos riscos.
Desenvolvendo estratégias de resposta aos riscos. Dimensionamento da verba de contingências.
Procurar técnicas de mitigação de riscos nos negócios e em seus projetos. Controle e monitoramento de riscos. Criação de checklist para monitoramento e controle do risco.
Guia Controle (Control) Utilize esta guia para inserir a descrição do Plano de Resposta aos Riscos, para deixar registradas ações que deverão ser tomadas caso o risco ocorra.
Linha de Base (Baseline) Quando você estiver com o seu projeto planejado, poderá criar a linha de base, a qual funciona como uma cópia da meta do seu projeto. Por isso a linha de base também é chamada de Plano Meta. Esta linha de base/cópia do plano do projeto/plano meta servirá no futuro para fazer em comparações e analisar se a situação corrente variou ou não do planejado. E a partir destas comparações métricas e análises de desempenho poderão ser feitas, por exemplo. Você sempre deverá criar a linha de base para o projeto, caso contrário não terá parâmetros para realizar medições. Você poderá:
Criar Linha de Base: Você poderá criar várias linhas de bases por projeto, se necessário. Também poderá criar linha de base especíca do projeto ou do usuário.
Para limitar o número máximo de linhas de base por projeto, vá até Admin/Admin Preferences/Data Limits. Esta determinação de quantidades é feita pelo administrador do sistema, num nível global para todos os projetos da organização.
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Atualização de linha de base: Existe uma possibilidade de se atualizar uma linha
de base para situações onde ainda não foram inseridos dados realizados. Restaurar (Restore): Pode-se copiar a baseline como um novo projeto e restaurála a como o projeto corrente.
Situações para se criar uma Linha de Base:
P6 permite criar várias baselines para um projeto, sendo que uma será a ocial do projeto (Project Baseline). As outras baselines podem ser usadas para comparações ou para serem guardadas como histórico do projeto. Você poderá indicar uma baseline ocial para o projeto e outras baselines para comparações.
Plano inicial do projeto : quando o plano do projeto reetir ao que foi acordado com o
cliente, você deverá salvar a linha de base.
Alteração de escopo : o escopo reete o que é o projeto. Se o escopo for alterado, você
deverá criar uma nova baseline para o projeto, para reetir a nova situação e assim poder ser alvo de comparação do projeto.
Criando uma Baseline
No menu Project, selecione Maintain Baselines; Você verá a pasta do seu projeto aberto, com quantas linhas de base houver. Neste caso ainda não há nenhuma. Se houvesse mais de um projeto aberto, todos eles estariam indicados nesta caixa.
Para criar uma linha de base, selecione o projeto em que se quer criar a linha de base. Como neste caso só há um projeto aberto, ele já está selecionado. Na barra de Comandos, pressione o botão Add.
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Na caixa que surgirá na seqüência está uma pergunta: O que você deseja fazer? (What would you like to do?), e você deverá escolher entre as seguintes opções:
Salvar uma cópia do projeto corrente como uma nova linha de base, ou Converter um outro projeto como uma nova linha de base do projeto corrente.
Marque a opção: Save a copy of the current project as a new baseline. Em seguida clique em Ok.
Como você percebeu, para criar uma linha de base eu marco a primeira opção, pois quero simplesmente criar uma cópia do projeto para servir de linha de base. A segunda opção servirá para outras escolhas, que explicaremos mais à frente no item Restore.
Sua linha de base será criada, já com a designação “b1” (baseline 1). Selecione a linha de base criada. Se quiser um outro nome para sua linha de base, altere no campo Baseline Name. Escolha um tipo para sua baseline no campo Baseline Type. Clique Close.
O campo Baseline Type traz os itens já criados nas preferências administrativas. Caso o tipo desejado não conste da lista, contacte o administrador do Primavera em sua organização para criar a nova categoria de baseline.
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Para criar uma nova categoria basta ir no menu Admin/Admin Categories/Baseline Types. Clique em Add e insira a nova categoria.
Atribuindo uma Linha de Base Até este momento você já criou a Linha de Base, porém falta atribuí-la ao projeto.
No menu Project, clique em Assign Baselines. Project: Neste item selecione o projeto a que se quer atribuir uma Linha de Base. Aparecerão como opção todos os projetos abertos. Neste caso só temos um projeto aberto, então só aparece o nome do projeto em questão. Project Baseline: Selecione qual Linha de Base, entre as criadas, será a ocial do projeto. User Baselines: Neste campo você indica outras Linhas de Base para fazer comparações com planos diferentes para o mesmo projeto. Em Primary, indique a baseline do Projeto. Em Secondary e Tertiary, indique outras duas baselines que se queira comparar com a Primary. Em nosso caso, ainda não temos outras baselines para inserir nestes campos.
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Linha de Base x Earned Value Você já sabe que a Linha de Base serve para fazer comparações com o projeto corrente. Porém você deve informar se a baseline que você está utilizando para fazer os cálculos de Valor Agregado (Earned Value) é a ocial do projeto ou uma baseline do usuário. Para isto, no diretório Projects, selecione a guia Settings, clique em Project Baseline para a opção Baseline to earned value calculations. Essa conguração servirá para o cálculo de Earned Value:
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Atualizando Baselines Você poderá alterar a baseline dos itens que ainda não tiverem valores reais atribuídos. Vamos supor que você já tenha salvado a baseline de um projeto e se lembrou que está faltando ou sobrando alguma atividade. Esta poderá ser inserida ou retirada da baseline através de uma atualização. Vários itens podem ser atualizados, como:
Atualizar detalhes do projeto Atualizar Work Products e Documents Atualizar Riscos, Pendências e Gatilhos Inclusão de atividades Exclusão de atividades Atualizar atividades já existentes Inserir novos riscos identicados Inserir detalhamento das atividades através de passos Atualizar atributos das atividades
Para atualizar a baseline:
No menu Project, selecione Maintain Baselines Selecione qual baseline quer atualizar Clique no Botão Na caixa que se abrir, marque as opções que deseja atualizar
Na opção Update existing activities already in the baseline, você tem ainda outras opções a atualizar, que estão no nível das atividades.
238 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Para utilizar estas outras opções, clique em . Será aberta outra caixa de diálogo para que você selecione outras opções:
Marque os itens a atualizar que estão no nível das atividades. Clique em Ok. Clique em Update. Espere alguns segundos, pois o software fará uma varredura no projeto, vericando onde tem que atualizar. Ao nal, clique em Ok.
Se desejar um registro do cálculo (Log), na caixa de atualização clique em View log. Para isto, deverá ter marcado previamente a opção Log to le. Será gerado um relatório XML sobre o que foi atualizado.
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Restaurando Baselines Na caixa de Maintain Baselines há também a opção para restaurar uma baseline. Restaurar signica transformar uma Baseline (cópia) em Projeto. Quando você cria baselines, todas elas carão armazenadas na caixa Maintain Baseline. Se você precisar restaurar, a baseline sairá desta caixa e irá para o Diretório Projects para ser tratado como projeto. Vejamos seu funcionamento:
No menu Projects, clique em Maintain Baselines. Selecione a baseline a ser restaurada e clique em Restore:
240 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Se este aviso aparecer, signica que você deverá desatribuir a baseline primeiro, indo no Menu Project, Assign Baseline. Depois siga novamente estes passos. Se estiver tudo sob controle, você verá este outro aviso, perguntando se você tem certeza que deseja desligar a baseline do projeto corrente e torná-la dois projetos em separado:
Clique Yes. A baseline restaurada sairá de sua caixa Maintain Baselines e estará no Diretório Pro jects juntamente com o projeto corrente.
Restaurar uma baseline é um processo importante se você quiser exportar um projeto e também sua baseline, por exemplo, ou se você deseja analisar alguma baseline pertencente a algum cenário guardado salvo como baseline.
Planejando um Projeto | 241
Retornar com a Baseline restaurada
Para retornar com a Baseline restaurada à caixa Maintain Baselines:
Basta estar com o projeto corrente aberto. No menu Projects, clique em Maintain Baselines. Clique em Add.
Marque a opção Convert another project to a new baseline of the current project. Clique em Ok.
Selecione a baseline restaurada para ser convertida em baseline novamente.
Clique em . Pronto! A Baseline foi restaurada.
242 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Marque novamente o Baseline Type. Clique em Close.
No menu Projects, vá em Assign Baselines para atribuir novamente esta baseline como a baseline do projeto.
Sumarizando Dados do Projeto Sempre que você terminar um planejamento, ou atualizar um projeto, sua última ação deverá ser Sumarizar o Projeto. Sumarizar o Projeto é uma ação para guardar/armazenar dados no banco de dados do Primavera. Enquanto você não sumarizar o projeto, as informações que você atualizar estarão guardadas no seu usuário. Somente no momento em que você sumariza, estas informações vão para o banco de dados, e só a partir deste momento os outros usuários da rede terão acesso às informações que você atualizou.
Para sumarizar o projeto, no menu Tools, clique em Summarize e em seguida em Open Projects:
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Quando a sumarização for completada com sucesso, clique em Ok.
Job Service O Job Service torna automáticas algumas funcionalidades do Primavera que, ao rodar um serviço do Windows, efetua cálculos.
Para criar um serviço, vá em Tools/Job Services. Você pode executar até cinco Job Services diferentes, conforme demonstrado a seguir:
Você poderá criar inclusive uma seqüência de serviços: 1. Apply Actuals (aplicar os valores reais) conforme o planejado; 2. Schedule, calcular o projeto; 3. Summarize (guardar a informação no banco de dados);
244 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
4. Criar um Batch Report (Relatórios em blocos); 5. Export (Exportar os relatórios criados).
Sumarização Via Job Service Vamos utilizar, como um exemplo prático, a sumarização Via Job Service. Clique em Tools/Job Service. Na caixa que se abrir, clique em Add.
Job#: Numeração automática; porém, se necessário, você pode alterar manualmente. Job Name: Também pode ser alterado. Status: Escolha Enabled para permitir que o serviço seja executado. Service Type : Escolha qual(is) dos cinco serviços será(ão) executado(s). Last Run: Exibe a última vez que o serviço foi executado. Neste caso nenhuma vez ainda. Next Run: A próxima vez que rodará o serviço.
Job Details:
Application User Login Name – Nome do usuário para executar o job service.
Run Job – Indica quando será executado o job selecionado. Escolha o período. Poderá ser diário ou um período denido. E no caso de vários jobs, pode ser até mesmo imediatamente após algum job. Log to File – Se você quiser criar um registro do job, em formato TXT, que será rodado, marque esta caixa.
Job Options:
Clique no botão Assign e escolha o(s) projeto(s) a ser(em) incluído(s) nesta sumarização automática. Poderá inserir até mesmo uma EPS.
Pronto! O serviço está agendado.
Parte 5
Execução do Projeto
Execução do Projeto | 247
Processo de Execução Uma vez que o projeto foi planejado, já pode agora ser executado. Os recursos alocados vão executando suas atividades e, na medida em que executam, relatam o realizado para que seja atualizado o cronograma do projeto. Para atualização no Primavera há três modos:
Auto Compute Actuals : É um cálculo de atualização automática que considera que
o que foi planejado está sendo executado da mesma maneira. Você atualiza: Você busca todas as informações de andamento do projeto e atualiza no Client Server diretamente. Seus recursos atualizam : Seus recursos que dispõem de licenças de Timesheet do Primavera, que é uma aplicação web para apontamento de horas, atualizam o andamento das atividades diretamente nesta aplicação que tem acesso ao mesmo banco do client server.
Explicaremos neste livro apenas as duas primeiras soluções, pois o uso de Timesheet será abordado no volume II desta série, que aborda o uso da interface Web. Mas antes de partirmos para estas duas formas de atualização, precisamos abordar um conceito de atualização superimportante Data Date (ou data de referência de cálculo).
O que é Data Date? Data Date é uma data de referência que você indica para o software poder executar os cálculos do projeto, mediante a data informada. Durante o processo de Planejamento a Data Date deve ser igual à data de início do projeto, pois, neste momento, a data de início é a referência que você possui. No Gráco de Gantt, a Data Date é representada por uma linha vertical azul:
Conforme ocorra o avanço do projeto, a Data Date mudará para a data que você quiser usar como referência de cálculo.
248 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Por exemplo, o Projeto Sistema Internexus inicia em 0/08/007. Vamos supor que o tempo tenha passado e as atividades já foram sendo executadas. Agora estamos na data de 0/09/009 e você queria atualizar as atividades realizadas. Para isto vai usar como data date 0/09/007. Então seu projeto será calculado considerando tudo que deveria ser feito desde o início até a Data Date. Ou seja, durante o projeto, a data date vai sendo movida até a data de conclusão do projeto. Você pode querer utilizar sempre a data de hoje como data date, ou não. Em geral, queremos atualizar a data date com a data atual, mas isso não signica que deva ser sempre assim. Pode acontecer que uma organização combine com seus recursos para atualizar todas as atividades dos projetos sempre com a data date de quintas-feiras. Para alterar a Data Date do Projeto, você terá duas formas: No Diretório Projects, Selecione o Projeto, clique na guia Dates e altere no campo próprio.
No Botão Schedule (ou F9, ou Tools/Schedule), no campo Data Date, altere a data.
Auto Compute Actuals É um cálculo de atualização automática que considera que o planejado foi executado. Pode ser aplicado um valor real para recurso, despesa e informações de custo.
Aplicado em três diferentes níveis:
Atividade Recurso Despesa
Execução do Projeto | 249
Autocalcular uma Atividade No Diretório Activities, adicione a coluna de Autocalcular Valores Reais (Auto Compute Actuals) no seu layout e marque o checkbox próximo a cada atividade. Valores Atuais são calculados somente para atividades marcadas.
Escolha Aplicar Valores Reais (Apply Actuals) para autocalcular valores reais. Esta escolha precisa ser realizada ainda no planejamento. No menu Ferramentas, clique em Aplicar Valores Reais (Apply Actuals). Selecione uma nova data de atualização. Clique em Aplicar (Apply) e em Yes nas caixas que aparecerem. Clique em Yes para conrmar o comando Aplicar Valores Reais (Apply Actuals).
250 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Observe o resultado.
Observe que as atividades marcadas foram consideradas realizadas.
Autocalcular Recurso
Observe na gura anterior que as atividades D50 e D99, apesar de não marcadas na tabela da atividades, foram também atualizadas. Isto só ocorreu porque estas atividades estavam com a função de Auto Compute Actuals marcadas para o Recurso. Observe a Guia Resource. Se a atividade não estiver marcada para autocalcular valores reais, você poderá utilizar esta função em atribuições individuais dos recursos. Unidades reais e remanescentes para os recursos marcados são computadas automaticamente utilizando unidades orçadas e o percentual de conclusão da atividade. Autocalcular valores reais também pode ser uma conguração padrão quando um novo recurso é criado:
Execução do Projeto | 251
Na barra de Diretórios, clique em Recursos. Clique na guia Detalhes, na janela de detalhes dos recursos. Verique se o item de Autocálculo de valores Reais (Auto Compute Actuals) está marcado.
Autocálculo de Despesas Existe esta mesma funcionalidade no nível de despesas, a qual calcula despesas como se tudo estivesse de acordo com o planejado. Há dois caminhos para inserir uma despesa no cálculo automático:
No Diretório Expenses, na guia Costs, selecione a despesa para a qual você deseja cálculo automático para os valores reais. Marque o campo Autocálculo de valores Reais (Auto Compute Actuals).
252 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Ou No Diretório Activities, na guia Despesas da Atividade.
Execução do Projeto | 253
Atualização Manual Você pode atualizar o projeto manualmente, inserindo os dados de avanço diretamente na ferramenta.
Utilizando o Progress Spotlight Esta ferramenta ajuda você a identicar o período que será atualizado. Verique qual será a nova data date (data de referência para o cálculo). Suponhamos que a nova data seja 6/09/007.
Na barra de ferramentas, clique em . Esta ferramenta tem por funcionalidade iluminar uma faixa de tempo que você escolher. Além de evidenciar as atividades do período “iluminado” no Gantt, iluminará, na lista de atividades, aquelas referentes ao período. É importante que que claro que esta funcionalidade não atualiza as atividades, mas somente identica e evidencia as atividades que deveriam ser atualizadas no período indicado.
Registrando o Realizado A atualização das atividades deverá ser feita considerando as sequintes dicas:
Na guia Status, indicar se a atividade iniciou e qual foi a data real de início. Se houver passos, atualizar os passos da atividade, marcando-os como completados, ou registrando o percentual de andamento do passo.
254 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Na guia Resource, indicar manualmente a quantidade de horas trabalhadas pelos recursos, no campo Actual Units. Atualize as atividades marcos apenas informando se começou ou terminou e qual foi a data realizada. Atualize as despesas, informando o valor já realizado até o momento. Para atividades que iniciaram, mas ainda não foram concluídas, informe a data de início real, porcentagem de progresso e/ou a duração remanescente, dados de trabalho de recursos e custos realizados e os remanescentes, custos de despesas realizados e remanescentes. Você poderá atualizar uma atividade que começou mas não terminou pelo campo de Duração Remanescente. A quantidade de dias faltantes representará o percentual do valor já realizado no campo Duration %.
A fórmula para calcular as Horas Remanescentes é: Remaining Units = Remaining Duration * Remaining Units/Time
Se a atividade foi concluída, indicar na guia Status se a atividade terminou e qual foi a data. Você também pode atualizar uma atividade informando um percentual de conclusão da atividade. O campo Exp Finish na guia Status pode ser utilizado para atualizar a duração de uma atividade.
Dica: Lembre-se de que, após o cálculo do cronograma, é recomendável que os valores nos
campos de Exp Finish sejam apagados. Uma data de Exp Finish pode se tornar uma restrição para uma atividade reprogramada.
Após a atualização, clique no botão Schedule (ou pressione F9) para calcular o pro jeto. Altere a Data Date para 7/09. Veja as modicações:
Execução do Projeto | 255
Verique que a Data Date foi movida. As atividades realizadas estão anteriores à Data Date e coloridas em barras azuis. Para as atividades que iniciaram no período mas não terminaram, ou seja, estão em progresso, reveja a situação observando se haverá ou não reprogramações no campo Remaining Duration. Agora que você já atualizou os dados é hora de analisar a situação do projeto com esta atualização e controlar o projeto.
Entendendo os Tipos de Percentual de Conclusão O tipo de percentual de conclusão mede o avanço, o progresso do projeto. O Percentual de Conclusão da Atividade é usado para identicar o montante de trabalho completado em uma atividade. O usuário controla o cálculo de Percentual de Conclusão da Atividade pela atribuição de um dos três tipos de atividade: Percentual de Conclusão pela Duração (Duration), Percentual de Conclusão pelas Unidades de esforço de Trabalho (Units), ou percentual de Conclusão por avanço Físico (Physical). O padrão de tipo de Percentual de Conclusão é atribuído no nível de projeto, mas pode ser alterado no nível de atividade. Vejamos alguns exemplos caso a caso: Duration
Campo: Duration % Complete. Utilize se você gravar o progresso baseado no número de dias de trabalho remanescentes (por exemplo: Duração Remanescente/Remaining Duration). A atividade é dirigida pela duração. Calculada como:
Utilize se você grava o progresso baseado no esforço de trabalho real consumado e esforço de trabalho remanescente necessário para completar (Ex.: Unidades de Esforço de Trabalho Remanescentes/Remaining Units). Atividade é dirigida pelo esforço de trabalho. Calculada como:
(Actual Units/At Completion Units)*00
Physical
Utilize se você gravar o progresso baseado em julgamentos pessoais. A Atividade é dirigida pelo produto do trabalho. Manualmente inserida, não tem cálculo.
256 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Atribuindo um Tipo de Percentual de Conclusão O tipo padrão de Percentual de Conclusão atribuído para todas as novas atividades é inserido no nível do Projeto (Diretório Projects). Isto não afetará atividades existentes no projeto. Quando um novo projeto é criado, o tipo padrão de percentual de conclusão é o Percentual de Conclusão pela Duração (Duration Percent Complete).
Para os projetos
Abra um projeto. Na Barra de Diretórios, clique em Projects. Na guia Padrões/Defaults, selecione um tipo para padrão Percentual de Conclusão, Duration. Você também pode modicar o tipo de percentual de conclusão para cada atividade.
Para as atividades
Na Barra de Diretórios, clique em Activities. Abra a janela de detalhes da atividade, guia General. Selecione uma atividade. Selecione o tipo de Percentual de Conclusão (% Complete), Físico.
Execução do Projeto | 257
Atualizando Atividades Baseadas em Physical % Complete O Percentual de Conclusão Físico reete o progresso real feito em produtos de trabalho de atividades. Para atualizar uma atividade, digite o seguinte:
Um valor no campo % Físico (Physical Percent). Uma Duração Remanescente (Remaining Duration). Cada unidade de esforço real de recurso. Clique na guia Status. Marque o checkbox Started (Iniciado). Digite um Percentual Físico <50>.
258 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Quando utilizar um tipo de Percentual de Conclusão Físico, a Duração Remanescente (Remaining Duration) e Unidades Reais (Actual Units) devem também ser atualizadas manualmente. As colunas de Percentual de Conclusão por Duração e por Unidades de Esforço de Trabalho estão de acordo com as seguintes equações:
Dur Percent Comp = [(Orig Dur – Rem Dur) / Orig Dur] x 00 Units Percent Comp = (Actual Units / At Completion Units) x 00
Insira a Duração Remanescente (Remaining Duration) e Unidades de Esfoço de Trabalho Reais (Actual Units) para uma atividade e visualize o resultado:
Atualizando Atividades Baseadas em Duration % Complete Selecione o tipo de Percentual de Conclusão pela Duração (Duration Percent Complete) quando o progresso pode mais facilmente ser relatado em termos de dias reais de trabalho remanescente. Dur Percent Comp = [(Orig Dur – Rem Dur) / Orig Dur] x 00 Para dar progresso em uma atividade, a seguinte informação deve ser atualizada:
A Duração Remanescente (Remaining Duration). A Unidade de trabalho real de cada recurso.
Execução do Projeto | 259
O Percentual de Conclusão é digitado para uma atividade por Duration:
Selecione a atividade desejada, no caso anterior BA469. Na Guia Status, marque o checkbox “started”. Digite a Remaining Duration para a atividade <1,5> (neste caso, para visualização, foi arredondado para 2).
O Percentual de Conclusão para a atividade BA469 é calculado como: 50%=[(-,5)/]x00.
Quando utilizar um tipo de Percentual de Conclusão pela Duração (Duration Percent Complete), Unidades Reais (Actual Units) devem ser atualizadas manualmente. A coluna de Percentual de Conclusão pelo Esforço (Units Percent Complet) é calculada de acordo com a seguinte equação:
Units Percent Comp = (Actual Units / At Completion Units) x 00
Na guia Recursos (Resources), digite as Unidades Reais (Actual Units) gastas pelo recurso <10>.
As Unidades Remanescentes (Remaining Units) dos Recursos igualam a Duração Remanescente (Remaining Duration) multiplicada por seu Units/Time, conforme demonstra a gura a seguir:
260 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Atualizando Atividades Baseadas em Units % Complete Utilize o Percentual de Conclusão das Unidades (Units % Complete) para especicar que o percentual de conclusão da atividade é calculado por Unidades Reais (Actual Units) e A Completar (At complete).
Units Percent Comp = (Actual Units / At Completion Units) x 00 Para dar progresso numa atividade, a unidade real (actual) e remanescente (remaining) de cada recurso deve ser atualizada manualmente. O Percentual de Conclusão da Atividade é inserido como igual ao Percentual de Conclusão das Unidades de Esfoço de Trabalho, conforme demonstra a gura a seguir:
Execução do Projeto | 261
No Diretório Activities, Selecione a atividade. Na guia Geral (General), selecione o tipo de Percentual de Conclusão: Units. Na guia Status, marque o checkbox Started. Na guia Recursos, digite a Unidade Real de Esforço de Trabalho (Actual Units) <40>, e Unidade Remanescentes de Esforço de Trabalho (Remaining Units) <48>. A Duração Remanescente (Remaining Duration) é atualizada baseada nas Unidades Remanescentes (Remaining Units), de acordo com a equação: Remaining Duration = Remaining Units / Units per Time
Percentual de Conclusão pela Duração é modicado baseado na equação: Percent Comp = [(Orig Dur – Rem Dur) / Orig Dur] x 100
Clique na guia Status para vericar como a Duração Remanescente é calculada.
262 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Visualize as modicações na gura a seguir:
Parte 6
Controle do Projeto
Controle do Projeto | 265
Esta Parte explica diferentes formas de apresentar dados de Monitoramento e Controle do Projeto. Um passo do processo de Controle é apresentar as informações de performance do projeto. Depois que todos os dados foram registrados no projeto, layouts devem ser desenvolvidos para mostrar como está o desempenho do projeto.
Análise dos impactos das atualizações e reprogramações A atualização do projeto pode gerar atrasos ou adiantamentos no seu cronograma. Vamos avaliar o impacto da atualização do projeto. A primeira linha (sumário do projeto) indicará se o projeto será impactado pela atualização.
Análise da Variação Esta é uma das ferramentas importantes citadas no PMBOK para controle de prazos do cronograma. Esta análise é importante para comparar das datas de início e término estabelecidas na linha de base com o projeto corrente. Isto é necessário para vericar se houve ou não desvios no cronograma em relação ao planejado e registrado na linha de base. Se houver desvios, deverá avaliar a implantação de ações corretivas para alinhar novamente o projeto ao seu objetivo. No Primavera, basta inserir no projeto corrente, no seu layout, as colunas:
Salve o layout criado como “Análise da Variação”, para não ter que sempre inserir e retirar colunas.
Variance – BL Project Finish Date e Variance – BL Project Duration:
266 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Agora analise a linha de resumo do projeto e verique se houve ou não alguma variação (desvio). Variance Finish Date ≠ zero : Signica que a data de término da atividade sofreu atraso (-) ou adiantamento (+). Variance Duration ≠ zero : Signica que a duração da atividade foi superior (+) ou inferior (-) à duração planejada.
Veja na gura abaixo o resultado observando e analisando as colunas indicadas:
Analise primeiramente a linha de resumo do projeto. Neste exemplo o projeto está atrasando dias tanto em duração quanto na data de m do projeto! Depois desta análise na linha de resumo do projeto, verique a situação de atraso na atividade. Com este levantamento de dados, agora deve-se analisar quais atividades poderão ser antecipadas para reduzir o tempo de atraso do projeto.
Análise da Tendência Além da variação, você deve medir os impactos da atualização e vericar a tendência de término das atividades. Neste ponto você deverá estar atento a três situações para as datas:
O previsto está guardado na linha de base A tendência a partir de uma atualização O que foi realmente realizado e está indicado na atualização
Para isto, é bom que você monte um layout com colunas relacionadas à análise de tendência: Previsto BL Start BL Finish BL Cost
Tendência
Realizado
Start Finish Cost
Actual Start Actual Finish Actual Cost
Controle do Projeto | 267
Faça agora uma análise da tendência de Término:
O projeto teria originalmente 27 dias de duração. Com o atraso de 23 dias, a duração agora alterou para 50 dias. A data prevista para m era 6/09/07. Com a atualização e respectivos atrasos, a tendência é que o projeto termine em 0/0/07. WBS Denição: a data prevista para m era 7/09/07. Com a atualização e respectivos atrasos, a tendência foi para que terminasse em /08/07. O “A” logo após a data de tendência signica que esta tendência já foi realizada (Actual). E Actual Finish é a data de Término Real.
268 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Análise de Valor Agregado e Peso de Marcos Earned Value é uma técnica para medir a performance ou o desempenho do projeto em relação à linha de base projeto. Uma análise de Earned Value traz em seu resultado se houve ou não variações ou desvios nas baselines para custo e prazo e até mesmo de escopo, representado na gura da WBS. Esta técnica compara o custo previsto (planejado) do trabalho com o custo real do trabalho. Sigla PV EV AC BAC EAC ETC VAC
Termo Planned Value (Valor Planejado do Custo) Earned Value (Custo do Valor Agregado/ganho) Actual Cost (Custo Real) Budget at Completion (Orçado na Conclusão)
Signicado
Trabalho a ser feito. Trabalho executado. Custo Real do Trabalho. Orçamento no encerramento. Estimativa de custo no Estimate at Completion (Estimado na Conclusão) encerramento. Estimate to Complete (Estimado para completar) Custo que ainda será incorrido. Variação esperada até o nal do Variance at Completion (Variação na Conclusão) projeto.
Você não precisa memorizar fórmulas de cálculo do Valor Agregado, o Primavera já contém todas estas fórmulas. O que você precisa é saber interpretá-las e entender seus signicados e resultados. Verique os signicados na tabela a seguir.20 Nome CV - Cost Variance (Variação do Custo) SV - Schedule Variance (Variação do Prazo) CPI - Cost Performance Index (Índice de Performance do Custo)
Fórmula CV=EV-AC
Interpretação Negativo: está acima do orçamento. Positivo: está abaixo do orçamento. SV=EV-PV Negativo: o cronograma está atrasado. Positivo: o cronograma está adiantado. CPI=EV/AC Estamos obtendo $X sobre cada $ gasto. Fundos estão ou não sendo gastos ecientemente. SPI - Schedule Performance Index SPI=EV/PV Nós somente estamos avançando “X” por cento (Índice de Performance do Prazo) da taxa planejada inicialmente. EAC - Estimate at Completion21 EAC=BAC/CPI Quanto é esperado que este trabalho irá custar? (Estimativa na Conclusao) EAC=AC+ETC Agora, quanto podemos esperar para o custo EAC=AC+(BAC-EV) total do projeto? EAC=AC+(BAC-EV) /CPI
ETC - Estimate To Complete (Estimativa para Completar) VAC – Variacao na Conclusao Variance at Completion
ETC =EAC-AC
Quanto o projeto ainda irá custar?
VAC =BAC-EAC
Quanto de variação acima ou abaixo é esperado até o nal do projeto?
0. Há outras formas para calcular o EAC. A fórmula mais utilizada é EAC = BAC/CPI.
Controle do Projeto | 269
Valor do Custo Planejado – Planned Value Cost (PV)
O PV representa quanto de esforço de trabalho ainda deve ser realizado. O Valor do Custo Planejado é o custo do trabalho que pode ter sido realizado com a data de atualização (data date), se o projeto estiver de acordo com a linha de base. O percentual de conclusão do cronograma especica quanto da linha de base de duração do projeto pode ser completada. Valor do Custo Planejado = Previsto a concluir x % de conclusão do cronograma. Custo do Valor Agregado – Earned Value Cost (EV)
O Custo do Valor Agregado representa quanto de esforço de trabalho ainda deve ser feito. É o valor monetário da performance do trabalho pelo recurso como na data de atualização. O método para calcular o percentual de performance de conclusão depende da técnica de valor agregado selecionada no nível de WBS. Custo do Valor Agregado = Previsto a concluir x % de Performance da conclusão Custo Real – Actual Cost (AC)
O Custo Real representa quanto custou o trabalho concluído. É o custo total real incorrido para a realização do trabalho de acordo com a data de referência (data date). Custo Real é o mesmo que Custo Real Total. Custo Real = Custo Real Recursos de Pessoal + Custo Real de Recursos Materiais + Custo Real de Recursos Equipamentos + Custo Real de Despesas Gráco do Valor Agregado
Dica: Há uma diferença na terminologia adotada para o Earned Value entre o PMBOK 000 e
o PMBOK 2004. É possível que você ainda encontre livros ou versões anteriores do Primavera com a terminologia antiga. O Primavera 6 já traz a terminologia atualizada. Sendo assim, verique a seguir a atualização dos termos.
270 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Termo Antigo Sigla Antiga Budgeted Cost of Work BCWS Scheduled Budgeted Cost of Work BCWP Performed Actual Cost of Work ACWP Performed
Termo Novo
Sigla Nova
Planned Value
PV
Earned Value
EV
Actual Cost
AC
As análises do valor do trabalho realizado, em suas várias formas, é o método mais utilizado na medição do desempenho. Integram medições de escopo, custo e prazo para auxiliar a equipe de gerência do projeto a avaliar o desempenho do projeto.
Visualizando um Layout para Análise de Valor Agregado Você pode montar um layout com colunas referentes à Análise de Earned Value. Para isto, proceda da seguinte forma:
Com o projeto aberto, no diretório Activities, selecione as colunas desejadas.
Planned Value (PV) Earned Value (EV) Actual Cost (AC) Budget at Completion (BAC)
Dica: Planned Value (PV), Actual Cost (AC) e Earned Value (EV) carão com valores zerados
até que as atividades sejam efetivamente iniciadas.
Controle do Projeto | 271
Configurando os Parâmetros de Valor Agregado e seu impacto no Primavera O Primavera Enterprise permite que se congure o cálculo do Earned Value. Na janela a seguir você pode customizar a forma de cálculo dos parâmetros do Earned Value, em Admin , Admin Preferences :
Técnicas para Calcular o Performance Percent Complete O campo Performance % Complete será calculado dependendo do cálculo escolhido, podendo ser pelos seguintes padrões:
Activity % Complete : Calcula o EV de acordo com as percentagens de conclusão
das atividades no projeto corrente. Usando W B S Milestones: Calcula o EV denindo Milestones no nível de WBS e associa um peso para cada um deles. Assim que ocorrer progresso e você marcar cada milestone como completado, o P6 calculará o performance percent complete da WBS baseado no peso dado ao milestone. 0/100 % Complete: Calcula o EV como 00% a partir do m da atividade. 50/50 % Complete: Calcula o EV como 50% após a atividade ter começado; após o término da atividade, o EV da atividade será 00%. Custom % Complete : Calcula o EV como uma percentagem que você especicar. Este percentual será aplicado depois que a atividade começar e até a atividade terminar; após o término da atividade, o EV terá o valor de 00%.
272 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Técnicas para calcular o ETC (Estimado para completar) No menu Admin/ Admin Preferences / Earned Value você poderá congurar a maneira que deseja calcular o ETC (Estimate to Complete), ou Estimativa para completar. Esta é uma conguração que deverá ser feita pelo administrador do software Primavera em sua organização, pois é realizada de maneira global, ou seja, para todos os usuários de Primavera da organização. Na fase de acompanhamento de um projeto em execução, esta é uma estimativa bastante solicitada pela diretoria e gerência, pois informa o valor esperado para a conclusão. Como vimos anteriormente, a fórmula para cálculo do ETC é: ETC = EAC-AC Ou seja, o valor estimado para completar é igual ao valor total esperado na conclusão menos o custo já realizado. Para entender o que signica este cálculo e o seu relacionamento com outras variáveis, analise a gura a seguir:
AC: Custo realizado até o momento avaliado. EAC: Estimativa de Custo na Conclusão. ETC: Estimativa de Custo para Completar.
Vimos que há outras fórmulas para calcular o ETC. O Primavera permite que você escolha a forma que deseja para calcular o ETC, que poderá ser de duas maneiras:
Controle do Projeto | 273
A primeira opção é calcular o ETC como sendo o custo remanescente da atividade. A segunda opção é calcular o ETC a partir de uma fórmula deduzida, que é: ETC = PF* (BAC-EV) Onde: ETC: É o valor procurado, ou seja, é o custo estimado para completar uma atividade. Calcu-
lado como o mesmo para o custo remanescente total para a atividade (Custo Remanescente Total), ou como FP – Fator de Performance (Orçado ao completar – Custo do valor agregado), depende da técnica de valor agregado selecionada para a atividade na WBS. PF: Performance Factor (Fator de Performance). Você poderá escolher como será calculado
este fator e terá quatro opções:
PF = 1: Considera que o fator de performance seja igual a 1.
PF = 1/Cost Performance Index: Marcando esta opção, o fator de performance
PF = _______ Neste campo vazio você poderá inserir um valor para cálculo. Você poderá indicar um valor para o fator de performance.
será 1 dividido pelo Cost Performance Index (CPI).
esta opção, o fator de performance será 1 dividido pelo produto do Cost Performance Index (CPI) e Schedule Performance Index (SPI). Ou /CPI x SPI.
BAC - Budget at Completion: É o Custo total planejado considerando a atividade com-
pletada, ou na conclusão. É o Custo Planejado dos recursos internos + Custo Planejado dos recursos terceiros e equipamentos + Custo material + Custo Planejado das despesas. Resumindo: é o somatório dos custos planejados dos recursos (pessoa, equipamento e materiais) e despesas. EV – Earned Value: É o valor agregado
Performance % Complete por WBS Além de uma conguração geral para o projeto feita a partir de Admin/Admin Preferences/ Earned Value, você também poderá congurar o Earned Value diferenciadamente por nível de WBS. O campo Performance % Complete pode ser diferenciado do Activity % complete, dependendo da técnica utilizada para calcular os valores. Estas técnicas podem ser conguradas no nível de WBS.
No diretório WBS, clique na guia Earned Value. Faça as congurações desejadas e verique os resultados nos Diretórios Activities ou Tracking.
274 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Usando Peso de Marcos na WBS – Weighted Milestones Para utilizar o WBS Milestones, o item a seguir deverá estar marcado:
Quando você atribuir pesos para WBS Milestones, a conclusão especíca de cada marco é usada para calcular a Performance Percent Complete da WBS.
O peso de um marco pode ser qualquer número entre 0 e 999999. Performance Percent Complete é calculado baseado em pesos de importância relativa para a conclusão de marcos versus marcos incompletos. A Performance Percent Complete é aplicada para todas as atividades abaixo do nível de WBS, e então no nível sumarizado da WBS. Você deverá dar nome a cada marco e inserir seus respectivos pesos. Os pesos são relativos baseados em 100% de conclusão para todos os milestones.
A seguir, está exibida a guia de WBS Milestones. Como exercício, atualize alguns WBS Milestones. Para isso basta marcar a caixa Completed.
Analise o efeito do peso de marcos nas atividades. Na barra de diretórios, clique em Activities. Na coluna Performance % Complete, verique se o resultado é o mesmo que está no % Complete em WBS Milestones.
Controle do Projeto | 275
Calculando o Valor do Custo Planejado (Planned Value – PV)
Atualize as atividades. Clique no botão Schedule (ou pressione F9). Selecione uma nova data date e calcule. Veja o efeito da nova Data Date sobre o PV.
Dicas:
1. Você deverá atualizar inclusive o campo Actual Units para o recurso, visto que o custo está associado ao Recurso, seja ele Pessoa, Equipamentos ou Materiais. 2. Ao inserir o Actual Units, será calculado o Actual Cost. Lembre-se de que: Custo Real Total (Actual Cost - AC) = Custo Real Recursos de Pessoal + Custo Real de
Recursos Materiais + Custo Real de Recursos Equipamentos + Custo Real de Despesas.
Analisando a Curva S A famosa curva S é importante para analisar o avanço do projeto. Após ter atualizado as atividades, você poderá visualizar tanto a curva de Previsto (Budgeted) como de Realizado (Actual) e Remaining (Remanescente). Para tanto, deverá congurar para que os valores acumulados sejam considerados para a curva. Siga os passos a seguir:
No Diretório Activities, clique em (Activity Usage Prole). No gráco, clique com o botão direito do mouse para abrir a caixa de conguração do gráco, Activity Usage Prole Options. No campo Display, marque se deseja visualizar curva para Custo ou Esforço. Marque o checkbox se deseja Exibir valores reais e Valor Agregado utilizando períodos de datas nanceiras (Display Actual and Earned Value using Financial Period Data). Exibirá períodos reais passados, guardados por períodos nanceiros, para barras de valores reais e curvas como a de PV, EV, EAC. Os períodos nanceiros reais guardados são distribuídos sempre da data de início para a data de m previsto denido por um período nanceiro, e cálculos de valor agregado são baseados nestas quantidades guardadas do período. Se você não marcar esta opção os valores reais serão distribuídos da data de início real até a data date (data de referência de cálculo), ou Data de Término real para a atividade ou atribuição. No item Show Bars/Curves marque para visualizar os valores acumulados, conforme gura:
276 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Clique em Apply e em Ok.
Visualize e analise as curvas geradas para previsto, real e remanescente.
A curva é exibida em cima de um histograma do esforço das atividades. Se você quiser exibir apenas as curvas e não o histograma, basta desmarcar as opções no campo By Date da caixa de conguração da curva, deixando marcados apenas os campos em cumulative. Esta Curva S foi construída para esforço. Você poderia ter escolhido criar curvas para Custo. Neste caso, poderia escolher Custos somente de Labor (recurso pessoa), ou Nonlabor (recurso equipamento), ou material ou expenses (despesas), visualizando as curvas isoladamente ou considerando os custos totais. Você pode marcar para exibir curvas de valor agregado para PV, EV e o EAC.
Controle do Projeto | 277
Na guia Graph, você pode marcar itens para exibição do gráco, em D, e escolher a formatação das linhas verticais e horizontais:
Relatórios O P6 disponibiliza relatórios com diversos dados relacionados, análises de recursos e custos. São vários modelos prontos e padrões para todos os tipos de situações.
Visualizando um Relatório Para visualizar ou imprimir um relatório, você deverá:
Ter o projeto aberto para emitir relatórios sobre ele. Escolher um modelo para aplicar ao projeto aberto.
Não é possível alterar um relatório Default, apenas copiá-lo e renomeá-lo.
Para abrir um relatório, selecione o modelo desejado e clique em Run Report, que está na barra de comandos.
278 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Após aplicar o modelo, você deverá escolher se deseja visualizar uma impressão, mandar direto para a impressora, criar um arquivo HTML, ou ainda converter para formato ASCII.
Clique em Ok e será aberto o arquivo do relatório envolvido.
Controle do Projeto | 279
Criando um Novo Modelo de Relatório
Você será levado a um Assistente de Relatórios que permite criar uma grande variedade de relatórios facilmente. Você pode modicar relatórios já criados, mas não os modelos do Default. O Assistente de Relatórios criará relatórios a partir das tabelas e campos do P6 que você escolher, combinando agrupamentos, ordenamentos e ltros. Os relatórios criados pelo assistente só poderão ser modicados utilizando-se o Assistente de Relatórios (Wizard ou Modify). Para mover entre as diferentes telas do Assistente pressione Next. Para fechar o Assistente de Relatórios sem salvar as alterações feitas, pressione Cancel.
Vamos criar um novo relatório:
Para criar um novo relatório, clique em Add na barra de comandos.
280 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
A opção New Report já vem marcada.
Clique em Next.
Neste item escolha em qual área de assunto quer criar o seu relatório.
Marque Activities e em seguida em Next.
Você poderia ter escolhido também Activity Assignments Resources e marcado a opção Time Distributed Data para visualizar uma distribuição do esforço de trabalho dos recursos distribuídos numa escala de tempo.
Se quiser incluir algum item relacionado ao escolhido anteriormente:
Escolha Activity Steps.
Clique em Next.
Controle do Projeto | 281
Marque o item Activities para congurar quais colunas para as atividades serão escolhidas, qual agrupamento e ordenação e se vai inserir um ltro.
Clique em cada um destes itens e em seguida em Next.
Dê um nome ao relatório criado e clique em Next.
Clique em Run Report para rodar o relatório criado e vericar se está de acordo com as necessidades. Abra-o com o Print Preview para esta observação. Após visualização você retornará a esta mesma tela. Se estiver de acordo, clique em Next. Se não estiver, clique em Prev para retornar nas opções.
282 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Pronto! Você criou um modelo de Relatório que poderá ser aplicado a qualquer projeto sempre que precisar!
Salve o relatório criado clicando em Save Report.
Em seguida clique em Finish.
Modificando um Relatório Criado Como já foi dito anteriormente, você não pode modicar relatórios que compõem o default, os modelos próprios do Primavera. Porém, os relatórios que você criar, se desejar, poderão se modicados utilizando as seguintes funcionalidades, que estão na barra de ferramentas do Diretório Reports:
Modify: Modica o layout de um relatório criado. Wizard: Modica a estrutura do relatório, podendo inserir colunas, agrupamentos e ltros.
Escolhendo a opção Wizard, você será levado a um assistente de modicação, com estrutura semelhante ao assistente de criação:
Controle do Projeto | 283
Escolhendo a opção Modify, você entra na estrutura de criação do layout do relatório, podendo adicionar linhas, ajustar tamanho de campos, adicionar imagens, ou seja, alterar a estrutura física (layout) e a disposição dos campos do relatório:
Batch Reports Com o Primavera você poderá criar uma seqüência de relatórios para impressão. Por exemplo: suponhamos que você acabou de atualizar um projeto e tenha uma reunião com a diretoria para apresentar o status do projeto. Sempre são requeridas as mesmas informações, então em vez de mandar imprimir relatório por relatório, você já manda imprimir todos os relatórios. Para isto basta criar um conjunto de relatórios e mandar o conjunto inteiro para impressão. Vale informar que um relatório só pode pertencer a um Batch group.
No menu Tools, clique em /Reports/Batch Report. Alguns blocos de relatórios já foram criados. Vamos agora criar o Bloco: Relatórios Semanais. Na barra de comandos, clique em Add. Substitua o nome do relatório criado na área Batch Report.
284 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Na área Reports, clique em Assign e insira os modelos de relatórios pertencentes a este bloco de relatórios. Se precisar alterar a ordem de impressão, clique nas setas para cima e para baixo para mover. Clique em Close. Em seguida, no Diretório Reports, na barra de comandos, clique em Run Batch. Na caixa que surgir, escolha o bloco Relatórios Semanais e clique em Ok.
Você poderá enviar diretamente para a impressora ou gerar arquivos HTML. Escolha HTML Files.
Controle do Projeto | 285
Será gerada uma página resumo com links para os relatórios. Para visualizar os relatórios, basta clicar nos links.
Importando e Exportando Relatórios O Primavera permite que você importe ou exporte modelos de relatórios. Esta funcionalidade é importante para você trocar modelos com pessoas que estão fora de sua base de dados, por exemplo. Vamos supor que você queira enviar um modelo de relatório para um fornecedor, informando que será sempre neste formato que você deseja receber os dados de atualização. Então você exporta o modelo, envia o arquivo por e-mail. Seu fornecedor recebe, salva o arquivo e dá o Import no modelo na base dele do Primavera. Pronto! Só isso. É muito fácil compartilhar modelos de relatório. Para exportar:
Selecione o modelo a ser exportado. Clique em Export. Escolha o local onde o arquivo será salvo. Clique em Salvar.
Para importar:
Salve o arquivo recebido em algum local de sua máquina. Ao clicar no botão Import, receberá a seguinte pergunta: O que você deseja fazer? As opções são: Importar e criar um novo relatório ou Importar para o relatório selecionado. Marque a primeira opção e em seguida clique em OK.
Procure o local do arquivo salvo e em seguida clique em Open.
286 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Report Groups (Agrupamentos de Relatórios) Você poderá criar novos agrupamentos de Relatórios, para melhor organizá-los.
No menu Tools, clique em Reports e em seguida em Report Groups. Clique em Add e dê nome a um novo agrupamento.
O resultado na área de Relatórios será:
Controle do Projeto | 287
Imprimindo Dados do Projeto A impressão do gráco de Gantt, ou da Curva S, ou da Distribuição do esforço dos recursos, serve como um relatório gráco impresso. Você pode imprimir layouts e levar para discussão numa reunião. As guias a seguir servem para congurar a forma de impressão dos dados do seu projeto.
Guia Página (Page) Nesta guia você congura o tamanho do papel, a orientação da página e a escala de exibição.
Guia Margens (Margins) Na guia Margins, você pode denir as margens da página para o layout ou para o relatório que está sendo visualizado no momento.
288 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Guias Cabeçalho (Header) e Rodapé (Footer) Como a forma de operacionalização é a mesma, trataremos os dois itens simultaneamente. Você congura os dois separadamente, porém o entendimento é o mesmo. Os cabeçalhos e os rodapés são customizáveis. Eles podem estar na primeira página, na última página, em todas as páginas ou em nenhuma página. Você pode quebrar os cabeçalhos e os rodapés em até cinco seções e o comprimento dessas seções pode ser alterado manualmente. As seguintes informações podem ser mostradas em cabeçalhos e rodapés:
Legenda do Gráco de Gantt Textos Figuras Tabelas de Revisão
Você pode mostrar uma seção vazia selecionando None.
Ao utilizar a opção Text/Logo existem vários campos que podem ser inseridos a partir do menu de seleção. Use a guia Footer da conguração da página para criar um rodapé para o layout ou para o relatório que está sendo visualizado no momento.
Controle do Projeto | 289
Para salvar as informações adicionadas no cabeçalho ou no rodapé o layout deve ser salvo.
Guia Opções (Options) Nesta guia você especica o que deseja exibir na impressão. As opções disponíveis nessa guia variam de acordo com a visão atual mostrada no diretório Activities quando você selecionar a opção Page Setup , ou seja, varia dependendo do que você estiver exibindo. Utilize esta guia para denir o intervalo de tempo quando imprimir os dados do layout utilizado.
Tabela de Atividades Todas as Colunas Linhas da Tabela Gráco de Gantt Perl Tabela de Uso de Recursos Trace Logic
Dessa forma, se você deseja imprimir somente o Gráco de Gantt basta deixar apenas a opção Gantt Chart da seção Print selecionada, bem como se desejar imprimir somente o perl (Activity Usage Prole), para exibição da curva S, por exemplo, basta deixá-lo exibido no layout e, na guia Options, marcar o campo Prole. Se você quer exibir uma tabela de atividades, o Gantt, o Prole, não deverá marcar também o item All Columns, por exemplo.
290 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Nos campos Timescale Start e Timescale Finish podem ser utilizadas chaves genéricas de tempo para fazer um ajuste necessário na escala de tempo (nos trechos inicial ou nal) em conjunto com os sinais de soma (+) ou subtração (-). As chaves genéricas reconhecidas pelo Primavera são: Para acrescentar mais um mês no nal da escala de tempo, por exemplo, deve-se digitar +M no campo Timescale Finish, ou seja:
As legendas das barras do Gráco de Gantt são conguradas no comando Bars Bars Labels de cada barra.
pela guia
Publicação de Portal do Projeto na Web Você poderá criar um portal do projeto na Web! Esta é uma excelente forma de comunicar o status de um projeto. Você marca quais dados deverão ser disponibilizados na intranet ou internet, distribui o endereço do portal para as pessoas envolvidas no projeto (Stakeholders) e faz tudo isto sem pagar nenhuma licença a mais para esta ação. A informação do projeto é divulgada de maneira interativa, apesar de ser apenas uma(s) imagem(ns) congelada(s) do projeto. Dica: Para ter acesso a todas as visões do projeto publicado na Web, sem publicá-lo na Web
diretamente, será necessário instalar um Personal Web Server.
No Windows Explorer, crie uma pasta vazia para que os arquivos do seu projeto na web sejam gerados e guardados nela. Em Tools, escolha a opção Publish/Project Website.
Controle do Projeto | 291
Guia Geral (General)
Dê um nome para o Web Site Name – Acompanhamento do Projeto Internexus. Faça uma descrição do Web Site se desejar: Este portal contém informações atualizadas sobre o Projeto Sistema Internexus e o conteúdo do mesmo é privilegiado para quem tiver o endereço de acesso. Em Publish Directory escolha o diretório, apontando para a pasta vazia que você criou anteriormente.
Edite e salve os cenários na Web, pressionando o botão Edit Scheme para congurar o modo de exibição da página.
Cores de fundo Ícones / logotipos Tipos de Textos e fontes
292 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Guia Tópicos (Topics)
Selecione os detalhes a serem publicados.
Guia Gráficos (Graphics)
Selecione os layouts do Diretório Activities que serão exibidos no portal Web. Em Tracking Layouts, escolha também alguns layouts gerenciais para inserir no portal.
Controle do Projeto | 293
Guia Relatórios (Reports)
Selecione os relatórios a serem incluídos na Web.
Clique na barra de Reports. Clique em Assign para adicionar os modelos de relatórios na Web.
Carregando na Web
Na barra de comandos, clique no botão Publish. Quando nalizar, aparecerá uma caixa dizendo que concluiu com sucesso. Clique em Ok e a página do portal será aberta automaticamente.
294 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Primeiramente clique no botão Click to Enter.
Na página que se abrir, se estiver com pop-ups, desabilite-os permitindo o conteúdo do site. Só assim o site poderá ser navegável. Você agora já conseguirá visualizar a WBS do Projeto e as guias de detalhes:
Você poderá visualizar todas as atividades clicando no menu Activities. Ao clicar em uma atividade, poderá visualizar seus detalhes através da caixa de diálogo que se abrir. Se estiver com o pop-up, é só retirar o bloqueio, clicando com o botão direito do mouse, e permitir o conteúdo.
Controle do Projeto | 295
Em Graphics você poderá visualizar uma imagem congelada de vários layouts disponibilizados, conforme demonstrado a seguir:
Poderá visualizar documentos disponibilizados, a lista de Problemas (Issues), Riscos, Relatórios do projeto, Lista de recursos envolvidos no projeto e Códigos utilizados.
296 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Após a criação do site, passe o endereço da pasta que contém os arquivos com as imagens congeladas para o responsável pela Internet ou Extranet de sua empresa, para que este coloque o Index disponível e crie um endereço a partir do portal da empresa para que você possa retransmiti-lo aos envolvidos no projeto. Lembre de informar que são imagens congeladas do projeto.
Claim Digger Claim Digger é uma ferramenta que auxilia na comparação de Linhas de bases, ou dois planos de projeto – um projeto revisado e uma linha de base –, e cria um relatório das diferenças entre os planos de projeto.
Iniciando a Aplicação
Relatório é criado nos formatos, HTML, CSV ou texto. Selecione um projeto da linha de base e um projeto revisado para ser usado para comparação. No menu Tools, clique em Claim Digger. Espere um pouco até que a aplicação seja iniciada.
Controle do Projeto | 297
Configurando as Propriedades
Especique os projetos itens de comparação para utilizar como projetos revisados e projetos originais ou linha de base. Selecione um formato de relatório:
Arquivo HTML Arquivo CSV Arquivo de texto ASCII
Determine o destino do arquivo que exibirá a comparação, dê um nome a este arquivo e clique em Save.
298 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Especique as congurações de Saída do relatório (saída automática após criação). No campo Select original project or baseline escolha entre projeto ou linha de base para servir de comparação. Escolha baseline, selecione-a e clique em Ok.
Após todas estas congurações, sua caixa de Claim Digger deverá estar parecida com esta:
Marque o checkbox View File when done (Ver o arquivo quando terminar).
Controle do Projeto | 299
Em Advanced você poderá escolher opções de comparação.
Comparando as Informações
Clique em Compare. Será gerado o relatório de comparação. Agora analise as informações do arquivo:
300 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Gatilhos (Thresholds) e Notificações (Issues) Estes dois Diretórios do Primavera Enterprise serão tratados em um só tópico pois seus assuntos são convergentes, já que você pode criar Gatilhos (disparar ações) que se tornarão Issues (pendências ou problemas a serem resolvidos) durante a execução do plano do projeto. Um Gatilho (Threshold) é um parâmetro que se dá a uma determinada ação onde se faz um teste em que são determinados os níveis mínimos e máximos que o P6 aplica às atividades nos elementos de uma WBS em um projeto. Uma Noticação (Issue) pode ser gerada automaticamente quando este parâmetro se encontra abaixo ou acima do intervalo especicado no Gatilho (Threshold). Pode-se também associar parâmetros Gatilho (Threshold) e as Noticações (Issues) no layout de Acompanhamento (Tracking). As Issues também podem ser criadas isoladamente do Thresholds, como veremos mais à frente. Primeiro veremos o inter-relacionamento entre a Issue e o Threshold.
O Funcionamento do Gatilho (Threshold) Criando o Gatilho (Threshold)
Especicar o tipo de Gatilho (Threshold) Denir os parâmetros mínimos e máximos Especicar o nível de detalhamento que se quer monitorar Associar responsáveis Associar prioridades
Monitorar o Gatilho (Threshold) para gerar Noticações (Issues)
Gerar a Noticação (Issue) Analisar a Noticação (Issue) Resolver os problemas
Criando um Gatilho (Threshold) Como exemplo, criaremos um parâmetro para o Gatilho (Threshold) de folga total, que é um especíco número de dias. Uma Noticação (Issue) será gerada se a folga total de uma atividade for igual ou estiver entre os parâmetros denidos no Gatilho (Threshold).
Com o projeto Sistema Internexus aberto, clique no Diretório Gatilho
Na barra de comandos, clique em Add. Selecione o parâmetro Finish Date Variance (days). Clique em Assign.
.
Controle do Projeto | 301
Guia Geral (General) Agora que você já inseriu o item Threshold Parameter, entre com os níveis aceitáveis para o parâmetro em mínimo e máximo, ou seja, dena a tolerância que se deseja adotar para o projeto. Para a variação da data de término, um parâmetro entre - e -0 dias de atraso signica que se deseja ser noticado sempre que qualquer atividade tenha datas de término atrasadas em até 10 dias em relação à linha de base.
Entre com os valores do parâmetro nos campos Lower Thresold: - e Upper Threshold: -10. No campo WBS to Monitor selecione a WBS a ser monitorada. No campo Detail to Monitor selecione o nível de detalhe: Activity. No campo Responsible Manager selecione a pessoa responsável. No campo de Status xe o status do Parâmetro: Enabled. Insira a Prioridade: Normal. Com o gatilho criado e selecionado, clique no botão Monitor.
O botão
existe para identicar Issues.
302 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
O Primavera informa que criou 8 novas noticações em seu projeto. Clique em Ok. Vá para o Diretório Issue para visualizar as Issues criadas:
Controle do Projeto | 303
Guia Detalhes (Details) Nesta guia, especique o período que será monitorado.
From Date: O início do período especicado, ou seja, a partir de quando este parâmetro deve ser considerado. To Date: O nal do período de monitoramento. Threshold Issues: Lista as Issues para observar o status e se já possui data de resolução. Agora seu trabalho será controlar as Issues.
Issues O Diretório Issues pode também ser tratado manualmente. Utilizando com o Threshold é uma criação automática. Utilize este diretório para adicionar, editar e deletar Issues para o projeto aberto e para enviar noticações sobre estas Issues (problemas, pendências) do plano do projeto que requerem alguma ação corretiva.
As Issues podem ser associadas a WBS, atividades ou recursos. Você poderá noticar membros da equipe do projeto e também visualizar o histórico das Issues. Quando você atribui uma Issue, insere um nível de prioridade, indica qual layout do tracking fará o acompanhamento e quem será o gerente responsável, o qual identicará o responsável por monitorar a Issue. Você poderá guardar o histórico para qualquer membro da equipe do projeto. Crie manualmente a Issue: Alteração de escopo.
A partir da guia Details você poderá congurar Thresholds.
304 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
E também poderá criar anotações para as Issues:
Noticando uma Issue
Insira os e-mails das pessoas que deseja noticar clicando em Add. Altere o Subject (assunto do e-mail) e altere o Contents (que anuncia o conteúdo a ser tratado).
Clique no botão
Você também poderá visualizar e editar o relatório da Issue.
.
Controle do Projeto | 305
A cada registro de histórico, clique em Add e insira manualmente o histórico.
Para monitorar os Thresholds e Issues você também terá as seguintes opções: Threshold
No menu Tools, clique em Monitor Thresholds. Você poderá escolher até mesmo o período de monitoramento, se for o caso.
Issue
No menu Tools, clique em Issue Navigator.
Parte 7
Gestão de Portfólios de Projetos
Gestão de Portfólios de Projetos | 309
Gerenciando Portfólios Assim que o primeiro projeto for criado, o Responsável pelo Projeto deve criar o Portfólio de Projetos. A criação do Portfólio facilita o planejamento e o acompanhamento dos projetos, pois permite que seja feita a gestão conjunta dos projetos. Dentre outras facilidades é possível:
Relacionar atividades entre os projetos transformando-os em um programa; Obter valores sumarizados do Portfólio, tais como Esforço Total; Fazer a análise do progresso do Portfólio em função dos progressos parciais dos pro jetos que o compõem.
Um Portfólio poderá conter projetos inter-relacionados (Programa), ou não necessariamente, mas apenas compor uma carteira de projetos, como por exemplo: Projetos Estratégicos, ainda que não haja vínculo entre estes.
Criando um Portfólio Para criar um Portfólio no Primavera, é algo extremamente simples. Funciona como se você juntasse projetos em uma pastinha única para organizá-los e depois procurasse pelo nome da carteira de projetos. O mais interessante da criação de um portfólio é analisar seus dados conjuntamente com informações sumarizadas, num nível gerencial.
No Menu Enterprise, clique em Project Portfolios.
Nesta caixa você poderá visualizar a relação de portfólios Globais e do Usuário. Os portfólios Globais são visualizados todos os que possuem acesso aos projetos, enquanto que os portfólios do Usuário são visualizados apenas pelo próprio usuário.
Clique em Add. Na guia General, dê um nome ao seu portfólio. Em Available to, informe para quem estará disponível. Se for For all users, então este se tornará um Portfólio Global. Se for para Current User, será um Portfólio do Usuário. Você também poderá criar um portfólio para Another user e informar quem. Insira uma descrição breve. Na guia Projects, escolha os projetos que comporão este portfólio. Pronto! O Portfólio está criado!
310 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Abrindo um Portfólio Para trabalhar com um Portfólio é necessário abri-lo. Isto fará com que sejam carregados apenas os projetos que compõem o Portfólio, facilitando o trabalho conjunto dos mesmos. Ou seja, você abrirá simultaneamente todos os projetos que compõem o portfólio. Para abrir um portfólio criado, faça o seguinte:
No menu File, clique em Select Project Portfolio. Na caixa que se abrir, escolha o portfólio que deseja analisar. No Diretório Project só aparecerão os projetos pertencentes ao portfólio selecionado.
Gestão de Portfólios de Projetos | 311
Para visualizar melhor, já que que só estamos visualizando os projetos que compõem o portfólio, em Display (barra de opções), clique em Group and sort e classique por Lista:
Selecione todos os projetos que compõem o portfólio, depois clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Open Project, ou seja, você vai abrir simultaneamente os projetos do portfólio.
Você poderá atualizar os projetos simultaneamente ou inserir outros atributos para os projetos. Ao calcular, estará utilizando a mesma Data Date para os projetos, que é a Data Date mais cedo dos projetos.
312 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Outra maneira de abrir um portfólio Outra forma fácil de abrir um Portfólio é:
Clique em File / Open e escolha o portfólio. No item Select Project Portfolio, selecione o portfólio desejado e clique em Ok:
Na caixa em seguida, você já verá os projetos que compõem o portfólio selecionado:
Gestão de Portfólios de Projetos | 313
Selecione os projetos do portfólio pressionando o CTRL do teclado e clique em Open. Os projetos serão abertos simultaneamente. Você poderá montar um layout no Diretório Projects com o resumo dos dados dos projetos, conforme demonstrado na gura seguinte:
Fechando um Portfólio Ao terminar de trabalhar em um determinado Portfólio é necessário fechá-lo no Primavera e retirar o ltro que está selecionando este portfólio, para que seja possível visualizar os outros projetos da organização. Isto fará com que sejam carregados todos os projetos que estão na base de dados de volta. Você deverá:
Fechar todos os projetos do Portfólio aberto clicando em File Close All. Na Visão Projects, na barra de opções, clicar em Group and Sort by. Você está na opção List, escolha agora a opção EPS. Em File / Select Project Portfolio, clique em All Projects para retirar o ltro que está selecionando o portfólio e em seguida em Ok.
Tracking O Diretório Tracking é um local onde as informações dos Projetos podem ser visualizadas num nível sumarizado, gerencial, chegando até o nível da WBS e não das atividades. É o melhor local para obter informações de portfólios, onde você monta layouts especícos para análises.
O projeto a ser analisado deverá estar aberto. Verique se somente o nível do Projeto e WBS estão disponíveis, pois a análise é no nível sumarizado.
314 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
1. Barra de Opções (Projetos) 2. Barra de Opções (Layouts) 3. Barra de Ferramentas 4. Lista de Projetos com suas WBS’s 5. Gráco de Gantt 6. EPS com seus projetos e WBS’s 7. Perl de uso dos Projetos Este layout exibido na gura é somente um dos tipos de layout disponível no Tracking. Você possui outros tipos.
Mudando de layout Você possui os seguintes tipos de layouts disponíveis no Tracking:
Tabela de Projetos Barra de Projetos Gantt/Prole do Projeto Análise de Recursos
Gestão de Portfólios de Projetos | 315
Para mudar de layout, clique na barra de opções (Layout), em Layout Name. Nesta caixa você visualiza o nome dos Layouts, a que agrupamento pertencem (global ou do usuário) e qual o tipo do layout.
Escolha, por exemplo, o tipo Earned Value (Tabela de Projetos):
Já traz todas as colunas de Valor Agregado dispostas em forma de tabela.
Já o tipo Labor Cost é em formato de barra de projeto:
316 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Você pode fazer uma análise de recursos :
Gestão de Portfólios de Projetos | 317
Exportando e Importando Layouts do Tracking Você poderá importar facilmente um layout já criado por outra pessoa que está fora de sua base de dados. Exportando Para exportar, basta entrar na caixa de escolha de layouts, selecionar o modelo desejado e clicar em Export. Guarde o modelo exportado em algum local do seu Windows. E envie por e-mail para quem você desejar.
Importando Para importar, basta entrar na caixa de escolha de layouts e clicar em Import. Na caixa que se abrir, procurar o arquivo de modelo de layout desejado e clicar em Open. O modelo já aparecerá na sua relação de layouts.
Project Codes e Project Scoring Aprenda como usar os códigos de projetos para estabelecer um ranking de priorização de projetos usando um peso como valor. Você também pode usar o código de segurança, no qual os códigos possuem direitos diferentes dos códigos padrão. Nota: A classicação é feita no Primavera Enterprise, módulo Project Management - cliente servidor para ser visualizado no Primavera Web.
318 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Após ter concluído a fase de planejamento de custos e recursos, o Gerente de Projetos deve desenvolver o plano de projeto. O Gerente do Projeto já atribuiu recursos e custos ao projeto. Ele deve atribuir pesos para o projeto e determinar a viabilidade de continuar no trabalho do projeto especicado.
Códigos de Projeto (Project Codes) Códigos de Projeto são formas para classicar e categorizar projetos de acordo com as necessidades de sua organização.
Códigos de Projeto são globais, o que signica que estão disponíveis para todos os projetos na base de dados.
Filtram e organizam os projetos baseados em todos os requisitos da empresa.
Criam um ilimitado número de códigos globais de projeto. Organizam projetos na estrutura de projetos.
Valores de Códigos de Projeto podem ser organizados em uma hierarquia.
Criando um Código de Projeto Utilize a caixa de diálogo de Códigos de Projetos (Project Codes) para criar, editar e apagar códigos de projetos globais e valores.
No Menu Enterprise, clique em Project Codes. Clique em Modify. Clique em Add. Digite um Código de Projeto . Digite um tamanho máximo para o code value <6>.
Gestão de Portfólios de Projetos | 319
Códigos Seguros Marque a caixa (checkbox) que contém o código que você deseja denir como seguro; isto é visível somente para usuários com direitos de acesso apropriado. Limpe o checkbox para fazer o código e seus valores visíveis para todos os usuários.
Um exemplo de código seguro pode ser uma prioridade de projeto.
Marque o checkbox com o Secure Code para o código de projeto Risco do Projeto. Clique em Close.
Adicionando Valores de Códigos de Projeto
O novo código de projeto foi criado. Para atribuir este código a projetos, valores deverão ser criados.
320 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Na barra de Comandos, clique em Adicionar (Add). Clique na coluna Valor do Código (Code Value) e digite o Valor do Código:Alto. Digite a descrição: Projeto de Alto Risco. Na barra de comando, clique em Adicionar (Add). Clique na coluna Valor do Código (Code Value) e digite o Valor do Código:Médio. Digite a descrição: Projeto de Risco Médio. Na barra de comando, clique em Adicionar (Add). Clique na coluna Valor do Código (Code Value) e digite o Valor do Código: Baixo. Digite a descrição: Projeto de Risco Baixo. Na barra de comando, clique em Adicionar (Add).
O resultado será:
Valores de Peso de Códigos de Projeto
Pesos de códigos de projeto podem ser usados com códigos de projeto para classicação em um Placar (Scoring) do Primavera Web. Esta característica permite o ranqueamento ou priorização de projetos por um valor (peso) e então visualizar os projetos por um Placar (Scoring).
Por exemplo, talvez você deseje ranquear projetos em termos de risco. Estes com o maior placar têm o maior risco; estes com o mais baixo placar têm o menor risco.
Peso – Atribua um valor peso para cada código, para determinar seu ranqueamento ou prioridade.
Gestão de Portfólios de Projetos | 321
Na Barra de Opções, selecione Colunas, Peso (Weight). Atribua um peso para Alto, 50. Atribua um peso para Médio, 30. Atribua um peso para Baixo, 20.
Pesos são atribuídos para valores de códigos de projetos. Atribuindo Pesos a Códigos de Projeto Cada Código de Projeto que será utilizado em um placar de projeto necessita do seu próprio peso, em adição ao valor do código de projeto. Isto fará vários códigos de projeto mais ou menos importantes quando calculados no placar do projeto.
Peso percentual – Exibe o peso do código do projeto dividido pelo total de todos os
pesos de códigos de projetos. Valor Máximo de Peso de Código – Insira o peso máximo que você deseja utilizar para o valor de código para este tipo de código.
Em Enterprise, Project Codes, clique em Modify. Clique em Display, Columns, Weight.
322 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Na barra de comandos, clique Modicar (Modify). Na barra de Exibição de Opções, clique Coluna, Peso. Ajuste o espaço da caixa de diálogo. Digite o Peso para algum outro código <50>. Digite o Peso para o código Risco do Projeto <50>. Clique Fechar (Close).
Atribuindo Códigos de Projetos a Projetos Você atribuirá o valor de Código de Projeto aos Códigos de Projetos Project Risk e Business Unit para os projetos Sistema Internexus
Na barra de Diretórios, clique em Projetos. Abra o layout Projetos, Selecione Tabs. Selecione Internexus e selecione a guia Codes. Atribua Project Risk, Médio. Selecione o projeto Signus. Atribua Project Risk, Médio. Feche a caixa de diálogo de Atribuição de Códigos de Projeto.
Gestão de Portfólios de Projetos | 323
Visualizando o Placar de Projeto no Primavera O Placar de Projetos é visualizado somente na aplicação Primavera Web (também conhecido como My Primavera). Você pode visualizar o Placar de Projetos nos seguintes locais na aplicação Web:
Personal Workspace – Seção de Estatísticas do Projeto. Project Workspace – Seção de Estatísticas do Projeto. Portfolios – Visualização customizada da página de estatísticas do projeto.
Códigos de Projetos são caminhos para classicar e categorizar projetos de acordo com as necessidades da sua organização. Na caixa de diálogo Códigos de Projetos, você pode denir um código de projeto como seguro, então, este código pode ser visualizado somente por usuários com os direitos de acesso apropriados. Atribuir valores de peso a códigos de projeto serve para ranquear ou priorizar projetos e então visualizar projetos por Score (Placar). Você pode visualizar o Placar do Projeto na aplicação Web do Primavera 6.
Parte 8 Transferindo Informações entre P6 e Outros Softwares
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 327
Definindo Aplicações Externas Como opção, você poderá inserir em uma EPS um projeto que esteja em outro software de gerenciamento de projeto, como um hiperlink, para que, ao ser clicado, abra o arquivo na outra aplicação. Você poderá agrupar dados oriundos do MS Project dentro do P6. Os dados do projeto em MS-Project são importados diretamente para o banco de dados. Por exemplo: você já tinha um projeto em formato MS-Project, e agora você quer inseri-lo
no Primavera para histórico. Porém, as atualizações serão realizadas no projeto em formato Primavera. Ou seja, você quer guardar dois projetos, uma imagem congelada do projeto em MS-Project e outra em Primavera, sendo que só este último será atualizado.
Crie um novo projeto em uma EPS com ID MSP e Project Name Link MSP. Selecione Enterprise, External Applications.
Clique em Add para adicionar. Selecione o projeto a ser feito o link . Em General, selecione o tipo de aplicação externa ; no campo Application Name. No campo External Project Name or Identifer , digite o nome da aplicação ou qualquer identicador que desejar. No campo Application Executable, aponte o caminho para o executável do MS Project .
328 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Se houver necessidade de segurança no acesso, você poderá indicar que o recurso somente acesse a aplicação mediante login e senha. Para isto, clique na guia Login.
Na guia Data, você indica as informações do projeto que será vinculado. External Project Name or Identier: O nome do projeto externo ao Primavera que você deseja ligar ao projeto criado. External Data Path, Database Alias or Group Name:
1. Se você estiver ligado a um workstation, entre com o caminho onde o projeto está guardado. 2. Se você estiver ligado a um produto cliente servidor, entre com o nome da base de dados. 3. Se você estiver ligado a um servidor web, entre com o endereço de URL e o nome do grupo.
Application Parameter String: Entre com qualquer comando ou parâmetro que você precise para acessar a aplicação externa. Clique em Close.
Abrindo a Aplicação Externa
No Diretório Projects, selecione o projeto que contém o vínculo com a aplicação externa. Clique com o botão direito do mouse e escolha Open Project. Será aberto o projeto vinculado na aplicação a que pertence.
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 329
Importando e Exportando Dados O Primavera Enterprise permite a importação e exportação de dados entre bases de dados diferentes. Transfere informações entre o próprio Primavera, nos módulos PM (Project Management) e MM (Methodology Management), entre o Primavera em bases de dados diferentes, entre o antigo P3, entre o Microsoft Project, desde que esteja instalado em seu computador. A partir da versão 5 já faz inclusive transferência com o Microsoft Excel. Também importa arquivos do Primavera Contractor, que é uma versão Stand Alone do Primavera. Você pode utilizar a exportação para arquivar seus projetos ou criar um backup de seus pro jetos. Você pode importar/exportar um ou múltiplos projetos por vez.
Exportação Como exemplo de exportação, vamos exportar uma cópia do projeto “Sistema Internexus” para alguma pasta do Windows Explorer. Escolha do formato de Exportação:
Para exportar um projeto, o mesmo deverá estar aberto.
No menu Arquivo (File), clique em Exportar (Export).
Vericar o formato para o qual você deseja exportar, escolha Primavera PM/ MM (Xer) e depois clique em Próximo (Next).
Tipo de Exportação: O tipo de informação
que você pode exportar é baseado no formato de exportação selecionado. O Wizard de Exportação permite que você escolha o formato e as informações que você deseja exportar. Você pode exportar um pro jeto inteiro, um banco de recursos ou o banco de funções (Roles).
Selecionar o tipo de exportação: Pro ject. Clique Próximo (Next).
330 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Projetos a Exportar: Neste momento será exibida uma lista dos projetos abertos que você deseja exportar. Para tanto, deverá marcar a caixa em Export.
Vericar o projeto a ser exportado. Clique em Próximo (Next).
Nome do Arquivo : Indique através do bo-
tão o nome do arquivo e o local em que este será salvo. Escolha o local, que neste caso será alguma pasta que está no seu Windows Explorer. É possível exportar mais de um projeto ao mesmo tempo. Você pode exportar múltiplos projetos em um arquivo XER. Neste caso todos os projetos estarão dentro de um só nome.
Clique em Término (Finish).
Pronto! A exportação foi concluída com sucesso. Vá no caminho que você especicou e observe que o projeto não saiu da base do Primavera. Foi enviada apenas uma cópia do arquivo.
Importação Traz projetos, bancos de recursos e banco de funções que estão em outras bases (Primavera, Microsoft Project e Excel) para a sua base de dados do Primavera.
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 331
Formato de Importação: Escolha em qual formato está o arquivo que você deseja importar para a sua base do Primavera.
O projeto que você deseja importar deverá estar fechado. Clique em Arquivo (File) e Importar (Import). Escolha Primavera PM/MM e clique em Próximo (Next).
Tipo de Importação: Escolha qual tipo você deseja importar para a sua base do Primavera: Projeto, Recursos ou Função.
Escolha Project e clique em Próximo (Next).
Nome do Arquivo:
Escolha, através do botão , o nome e o local onde está o arquivo que você deseja importar, depois clique em Next.
332 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Opções de Importação de Projeto: Os projetos que você importar serão listados na caixa abaixo. Escolha como ação Criando um novo projeto (Create New Project) e escolha também para qual EPS será importado o seu projeto. No campo Ação de Importação (Import Action):
Atualizar em projeto existente – O projeto existente na base de dados será atualizado pelo projeto que está sendo importado. Criar novo projeto – criar um novo projeto com o que está sendo importado. Substituir o projeto existente – O projeto existente é deletado e substituído pelo projeto que está sendo importado. Ignorar este projeto – O projeto não é importado. Adicionar em projetos existentes
No campo Importar para (Import To): Se o local para o qual você deseja importar estiver incorreto, clique no campo Import to e altere a EPS. Atualizar Opções de Projeto : No campo
Layout Name você poderá escolher em qual layout será criado o projeto que você importou. Você poderá criar várias congurações para importação, porém deverá selecionar somente uma conguração ao importar.
Para adicionar, clique em Add. Para remover, clique em Remove. Para Modicar, clique em Modify.
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 333
Modicar congurações de importação
As congurações de importação determinam como alterar as informações do projeto – na caixa de listas de atividades globais Modify Import Conguration e tipos de informações de projeto. Para cada tipo de informação, você pode selecionar um item.
Ações (Actions)
1. Manter Existentes (Keep Existing) – mantém os registros nos bancos de dados e não grava informações em um arquivo. 2. Atualizar Existente (Update Existing) – atualiza informações existentes de um arquivo no banco de dados com os registros inicialmente importados. Se o registro não existe ainda, este será adicionado. 3. Inserir novo (Insert New) – Importar um novo registro, correspondente ao encontrado. 4. Não importar (Do not Import)– Os registros não são importados. O campo Delete aplica-se às atividades, aos riscos, aos assuntos e às novas informações. Os Tipos de Informações Globais não são afetados por estas congurações.
Clique em Ok para aceitar os padrões de conguração.
334 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Clique em Next para sair da caixa de congurações. Em Import, informa que você já está pronto para importar. Clique em Finish.
Clique em Ok para conrmar que o projeto foi importado com sucesso.
Exportando e Importando do Microsoft Project O processo é o mesmo dos anteriores, bem simples. Porém, não se esqueça de que para efetuar esta operação você deverá ter instalado em seu computador o MS-Project.
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 335
Na exportação há apenas um tópico a mais dos apresentados anteriormente, que é a criação de um modelo (template) para você exportar em um formato especíco. Você pode criar vários templates nos quais poderá incluir anotações, tipo de moeda, o ID das atividades através de campos customizados, se for o caso. Na importação você poderá ajustar informações de campos customizados do MS-Project para campos especícos do Primavera. Como o MS-Project até a versão 2003 não possui WBS, mas sim atividades resumo, ao importar para o Primavera este mantém as atividades resumo com o tipo WBS Summary e também cria a WBS a partir destas. Logo, haverá uma WBS e uma primeira atividade desta WBS com o mesmo nome. Lembre-se sempre de que este processo de importação e exportação apenas auxilia na recuperação de dados e diminui o retrabalho de digitação da lista de atividades, por exemplo. Porém o ideal é que você crie o projeto diretamente no Primavera, pois em todo processo de importação você deverá analisar e ajustar dados.
Exportando e Importando do Microsoft Excel Você poderá enviar as informações que desejar para o Microsoft Excel. O processo é um pouco diferente do apresentado anteriormente, já que o Excel não é um software de gerenciamento de projetos. Você precisará criar uma tabela com campos a serem exportados para que na importação estes campos sejam reconhecidos. Por exemplo, você poderá enviar a um fornecedor uma planilha especíca com os campos que ele deverá preencher e retornar a você. Você importará esta planilha de volta para a sua base de dados no Primavera. Exportação O Assistente de Exportação do Primavera disponibiliza a criação de um modelo para que você escolha quais informações quer exportar.
Com o projeto aberto, clique em Arquivo (File) e em seguida em Exportar (Export). Abre-se o Assistente de Exportação, que auxiliará você neste processo. Formato de Exportação: Escolha Spreadsheet – (XLS).
Em seguida clique em Próximo (Next).
336 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Tipo de Exportação: Neste campo você
seleciona quais tipos de informações deseja enviar para o Excel. Estas informações serão separadas por tipo em subpastas.
Selecione quais informações do pro jeto quer enviar para a planilha. Em seguida clique em Próximo (Next).
Projetos a exportar: Todos os projetos que
estiverem abertos no momento em que você acionou o assistente aparecerão na lista. Você poderá selecionar quais destes projetos abertos serão exportados marcando a caixa de opção Export.
Em seguida clique em Próximo (Next).
Selecione um modelo (template)
Você pode criar ou modicar um template já existente. Este ponto do assistente é muito importante, pois é neste momento que você escolhe os campos que deseja enviar para o Excel.
Clique em Adicionar (Add).
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 337
No template, dê um nome a este modelo no campo Assunto da Área (Subject Area). Indique para cada uma das áreas selecionadas anteriormente quais serão os campos, colunas, ltros e critérios para cada uma delas.
Faça as alterações necessárias e clique em Ok. Em seguida clique em Next. Selecionar arquivo XLS : Selecione o local
onde irá salvar o arquivo XLS. O Nome do Projeto (Project Name) poderá ser alterado, caso deseje.
Com um duplo clique em Select Excel File você pode alterar o caminho sugerido pelo software. Se exportar vários projetos, estes serão criados separadamente no Excel.
Clique em Next.
Sumário: O Assistente de Exportação traz ao nal um resumo do que será exportado.
338 | Gerenciando Projetos com o Primavera Enterprise 6
Pronto! Ao clicar em Finish, o assistente informa se a exportação foi realizada com sucesso.
Clique em Ok e vá no local que indicou para salvar o arquivo.
Depois que você exportar um projeto do Primavera para o formato XLS, você pode começar o processo de modicações de informação no Excel. As informações foram todas separadas por áreas, em subpastas, com os seguintes nomes: 1. 2. 3. 4. 5.
As duas primeiras linhas da pasta trazem os campos que você escolheu no template: Linha 1 –Identica o nome do banco de dados que foi exportado. Estas células não devem ser alteradas. Aconselho que você oculte esta linha para que não sofra modicações acidentais. É através desta linha que, quando você for retornar o projeto para o Primavera, encontrará o caminho correto. Linha 2 – Traz os campos que você escolheu no template. Estes campos podem ser alterados. Com a planilha aberta, este é o momento de alterá-la, ajustar a largura de suas colunas e preencher as informações.
Não mude a linguagem estabelecida no Primavera (tools, set languages). Por exemplo, se o texto na exportação está em inglês, as suas alterações deveriam ser em inglês. A subpasta USERDATA serve como uma referência para usar congurações preferenciais (Edit, User Preferences) no Primavera. Não alterar esta informação!
Importação Depois de alterar as informações do projeto no Excel, importe as informações para o seu banco de dados do Primavera.
Transferindo Informações Entre P6 e Outros Softwares | 339
Formato de Importação:
No menu arquivo, clique em Import. Selecione o formato de importação do arquivo, Spreadsheet-XLS. Clique em Próximo (Next).
Selecionar Arquivo do Excel : Encontre
o local onde está guardado o arquivo a ser selecionado para importação.
Clique em para selecionar o arquivo desejado em Excel. Clique em Abrir. Clique em Próximo (Next).
Tipo de Importação: Selecione o tipo de informação que você quer importar através dos assuntos das áreas. Selecione os tipos de importação que contenham as alterações de mudanças.
