GENERACION DE REPORTES DE NO CONFORMIDAD

Gestión de reportes de no conformidad (RNC)

Auditor del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, según OHSAS 18001:2007 y la Ley N.° 29783

Generación de reportes de no conformidad (RNC)


Queda prohibida, sin la autorización de TECSUP, la reproducción total o parcial de este material por cualquier medio o procedimiento y el tratamiento informático, bajo sanciones establecidas en la ley.

La información contenida en esta obra tiene t iene un fin exclusivamente didáctico. Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos, hardware, etc., que aparecen en este material son marcas registradas de sus respectivas compañías u organizaciones.

Para citar este documento: [[Formato Formato APA APA]] Tecsup. (2015). «Generación de reportes de no conformidad (RNC)» en Auditor del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, según OHSAS 18001:2007 y la Ley 29783 . Lima: Tecsup. [[Formato Formato MLA MLA]] Tecsup. «Generación de reportes de no conformidad (RNC)». Auditor del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, según OHSAS 18001:2007 y la Ley 29783 . Lima: Tecsup, 2015.

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Queda prohibida, sin la autorización de TECSUP, la reproducción total o parcial de este material por cualquier medio o procedimiento y el tratamiento informático, bajo sanciones establecidas en la ley.

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Gestión de reportes de no conformidad (RNC) Índice Listado de abreviaturas, siglas, figuras y tablas ……………………………………………………….5 ……………………………………………………….5 Presentación……………………………………………..………………………………………………….7 Introducción………………………………………………………………………………………………...8 ....... .......

Objetivos…………………………………………………………………………………………………….9 I. Medición y seguimiento del desempeño…………………………..……………………….…..…..10 Requisitos a verificar por el auditor a partir de la cláusula 4.5.1. 4.5. 1. Medición de seguimiento del desempeño, según OHSAS 18001:2007……….….…..……………..... 13 13 .............

1.2. Requisitos a verificar por el auditor a partir de la cláusula 4.5.1. Medición M edición y seguimiento del desempeño, según la Ley N.o 29783……………………………….......14 1.3. Indicadores reactivos: formato de estadísticas de seguridad y salud en el trabajo……………..………………………………..…………………………………..……... 15 ......... .........

II. Evaluación del cumplimiento legal (cláusula 4.5.2. Evaluación y cumplimiento legal de de cumplimiento legal de OHSAS 18001:2007)………………………..………….………...............16 2.1. Requisitos a verificar por el auditor, según la cláusula 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal de OHSAS 1800:2007………..……………………………………….. 1800:200 7………..……………………………………….. 17 .......... ..........

2.2. Requisitos a verificar por el auditor de la cláusula 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal, según la Ley N.o 29783………………………………………………………………...18 III. Cláusulas 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva, de OHSAS 18001:2007………………………………………………………………….200 3.1. Investigación de incidentes………………………………………………………………… incidentes…………………………………………………………………....20 .

3.2. No conformidad, acción correctiva correct iva y acción preventiva………………………………….25

3

Generación de reportes de no conformidad (RNC) IV.Generación y aclaración de los reportes de no conformidad, perspectiva de los

auditores………………….…………………… auditores………… ……….………………………………….…………… …………….………………….……….......29 …….……….......29 4.1.Reporte de no conformidad (RNC) ................ ................................. .................................. .................................. ...................... ..... 29

....................................................... ........... 31 4.2.Formato de reporte de no conformidad (RNC). ............................................ 4.3. Ejemplo de reporte de no conformidades (RNC) ..........................................................32 4.4. Clasificación de los reportes de no conformidad ................. ................................... .................................. ................ 33 4.5. Observaciones generales ............... ................................ .................................. ................................... .................................. ................ 33

............................... .............. 34 4.6. Matriz de análisis de los reportes de no-conformidades (RNC) ................. ................................. .................................. .................................. .................................. ............................ ........... 39 4.7. Acción correctiva ................ V. Ejercicios…………………………………………………… Ejercicios……………………………………………………………………………….…………..…..43 ………………………….…………..…..43 Mapa conceptual ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………..…….44 …..…….44 Glosario................................................................................................................................. Glosario.......................................................................... ....................................................... ..……45 Bibliografía......................................................................................................................................46

4


Listado de abreviaturas, siglas, figuras y tablas —Siglas •

RNC: Reporte de no conformidad

•

SST: Seguridad y salud en el trabajo

•

PHVA: Planificar - Hacer - Verificar - Actuar

•

SGSST: Sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo

•

Aenor: Asociación Española de Normalización y Certificación

•

EPP: Equipos de protección personal

•

Iperc: Identificación de peligros, evaluación de riesgos y control

•

MTPE: Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo (Perú)

—Figuras •

Figura 1. Diagrama causa-efecto

•

Figura 2. Efecto o problema en el diagrama causa-efecto

•

Figura 3. Categorías de causas

•

Figura 4. Causas raiz con más impacto

•

Figura 5. Diagrama de acciones correctivas

—Tablas •

Tabla 1. Requisitos a auditar la cláusula 4.5.1. Medición y seguimiento de desempeño, según OHSAS 18001:2007

•

Tabla 2. Requisitos a verificar por el auditor, cláusula 4.5.1. Medición y Seguimiento del sempeño, según la Ley N.° 29783

•

Tabla 3. Formato de estadísticas de seguridad y salud en el trabajo

5

Generación de reportes de no conformidad (RNC) •

Tabla 4. Requisitos a auditar, según cláusula 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal, de OHSAS 18001:2007

•

Tabla 5.Requisitos a verificar por el auditor de la cláusula 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal, según la Ley N.o 29783.

•

Tabla 6. Requisitos a auditar según cláusula 4.5.3.1. Investigación de incidentes, de OHSAS 18001:2007

•

Tabla 7. Requisitos a verificar por el auditor de cláusula 4.5.3.1. Investigación de incidentes, según la Ley N.o 29783

•

Tabla 8A. Parte del formato de registro de accidentes de trabajo (véase más detalle en la referencia)

•

Tabla 8B. Parte del formato de registro de accidentes de trabajo (véase más detalle en la referencia)

•

Tabla 9. Requisitos a auditar, según cláusula 4.5.3.2. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva de OHSAS 18001:2007Tabla 10. Formato de matriz de no- conformidad

•

Tabla 10. Requisitos a verificar por el auditor cláusula 4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva, acción preventiva, según la Ley N.o 29783

6

•

Tabla 11. Formato de reporte de no conformidad

•

Tabla12. Ejemplo de reporte de no conformidad

•

Tabla 13. Formato de matriz de no conformidad

•

Tabla 14. Formato para actividad N.°1

•

Tabla 15. Diagrama de Pareto

•

Tabla 16. Método 5 W + 1H


Presentación Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los años 90 con el fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y prolongar la comunicación entre alumno-docente, en modo virtual. En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versión y las herramientas que se han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea más amigable e intuitiva para el usuario. Es mediante esta plataforma que Tecsup diseña y elabora una serie de cursos virtuales, cuyo proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso modelo colaborativo, el cual fomenta la interacción entre docentes y participantes. «Generación de reportes de no conformidad (RNC)» del curso Auditor del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, según OHSAS 18001 y la Ley 29783 es el resultado de un trabajo conjunto, cuyo fin es propiciar el desarrollo de las capacidades profesionales de cada uno de sus participantes. Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de superación y la búsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo todo de nosotros en la elaboración de este curso virtual.

Tecsup Virtu@l

7


Introducción A lo largo de esta unidad se proporcionará a los participantes el desarrollo detallado de los requerimientos estipulados en las cláusulas 4.5.1. Medición y Seguimiento del Desempeño, 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal y 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidades, acción correctiva, acción preventiva, que conforman la norma OHSAS 18001:2007, Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo–Requisitos ; así como sus equivalentes en la normativa peruana, bajo la Ley N.o 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo . El detalle de las cláusulas mencionadas en el párrafo anterior busca que los participantes conozcan y comprendan todos estos requerimientos, a fin de que puedan evaluarse cuando se participe en auditorías de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo—tratadas en adelante con las siglas SGSST. Asimismo, en esta unidad se especifican las funciones y el papel que debe tener todo auditor; puntuando en un aspecto muy importante como es la identificación de no conformidades, la elaboración del reporte de no conformidades y la determinación y verificación de las acciones preventivas y correctivas, dentro del proceso de auditorías.

8


Objetivos Objetivo general •

Elaborar el reporte de no conformidad dentro de un proceso de auditoría que permita verificar la eficacia de las acciones correctivas, a partir de los lineamientos del elemento verificar de la metodología PHVA, que sigue OHSAS 18001:2007 y su equivalente en la Ley N. o 29783.

Objetivos específicos •

•

•

•

•

Comprender el propósito y los requerimientos de las cláusulas 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño, 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal, 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva, de la norma OHSAS 18001:2007 y sus equivalentes en la Ley N.o 29783. Determinar la evidencia objetiva para auditar a las cláusulas 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño, 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal, 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva a partir de estos propios requerimientos. Redactar el reporte de no conformidad ( RNC) al sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional durante el proceso de auditoría. Determinar mediante el método causa-efecto las acciones preventivas y correctivas. Determinar la eficacia de las acciones preventivas y correctivas como parte del cierre del reporte de no conformidad (RNC).

9


I. Medición y seguimiento del desempeño Dentro de los requerimientos de un SGSST, se incluye uno que permite evaluar el desempeño y comparar los resultados obtenidos con otros criterios de desempeños relevantes. Una compañía certificada con OHSAS 18001:2007 logrará seguir y medir regularmente el desempeño en seguridad y salud en el trabajo, mediante el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de procedimientos. Las actividades de seguimiento y medición relacionan tanto los controles operacionales, para garantizar que se mantenga el desempeño especificado, como los objetivos y las metas. Dicha relación se efectúa con el fin de asegurar que las mejoras son implementadas en concordancia con la política del SST. El seguimiento y la medición sirven para diferentes propósitos, entre ellos los que se mencionan a continuación: •

•

•

Determinar si se han cumplido con los requisitos legales y otros que la organización suscribe. Hacer seguimiento de incidentes, daños y deterioros a la salud. Proporcionar datos para evaluar la eficacia de los controles operacionales, incluso evaluar la posibilidad de modificar, eliminar o introducir nuevos controles.

•

Proporcionar datos para evaluar las competencias de los trabajadores.

•

Proporcionar datos para evaluar el desempeño del SGSST.

En aquellas organizaciones donde se emprenden actividades de seguimiento y medición, la información obtenida debe ser de calidad suficiente para permitir la determinación del desempeño real. Por tal motivo, el equipo utilizado en las acciones de seguimiento y medición debe ser lo suficientemente sensible para detectar cambios en el desempeño, dentro de los límites de control especificados. Es necesario salvaguardar el cuidado y garantizar que todo el equipo tenga mantenimiento y calibración. Llevar a cabo un análisis en concordancia con las metodologías establecidas, que son trazadas en los procedimientos o en las instrucciones de trabajos asociados.

10

Generación de reportes de no conformidad (RNC) Si las muestras de tales análisis son enviadas al laboratorio, es posible lograr el control garantizado, ya que existe una entidad (laboratorio) que certifica con una norma relevante para calibración y ensayo. Los intervalos de seguimiento deben ser suficientes para asegurar y seguir el desempeño, a afectos de implementar adecuadas medidas de control. El control del proceso estadístico y el monitoreo básico son valiosos aquí. Donde la probabilidad de problemas es alta, el desempeño es variable y se pueden exceder los límites operacionales, los intervalos de seguimiento deben ser más cortos que cuando el desempeño es estable y la probabilidad de exceder los límites es baja. El seguimiento y la medición pueden ser de dos clases: proactivo (en el que se produce una retroalimentación sobre el desempeño antes de la ocurrencia de accidentes, incidentes o enfermedad) o reactivo (donde se realiza el monitoreo después de que los eventos han ocurrido), ambos tipos valiosos para el sistema. El seguimiento proactivo ayuda a garantizar que los controles sean eficaces y permite tomar acciones con anticipación para minimizar los problemas. El seguimiento reactivo revela tendencias de debilidad en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y permite la corrección de las fallas en el mismo. La diferencia entre los dos tipos de seguimiento, así como sus requerimientos, se explican en OHSAS 18001:2007. El seguimiento proactivo puede incluir: •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

La evaluación del cumplimiento de los requerimientos/requisitos legales y otros requisitos aplicables a la organización. La evaluación de la eficacia de la formación en seguridad y salud en el trabajo. La evaluación del comportamiento de seguridad y salud en el trabajo basado en observaciones. El uso eficaz de los resultados de las auditorías internas y externas. El uso eficaz de los resultados de las visitas e inspecciones de seguridad en el lugar de trabajo. Seguimiento de acciones con respecto a procedimientos y objetivos específicos (por ejemplo, seguimiento del uso de equipo de protección personal (EPP)). Inspecciones periódicas de las instalaciones, planta y equipo para garantizar que se hayan establecido precauciones especiales y que estas se cumplan de acuerdo con los procedimientos (por ejemplo, verificaciones para garantizar que las guardas están en su lugar, que los engranajes funcionan y que la ventilación de gases es eficaz). Monitoreo ocupacional (por ejemplo, monitoreo de radiación, ruido o calidad de aire). Exámenes de la salud de los trabajadores (por ejemplo, audiometría, espirometría, entre otros). En nivel de logro alcanzado en los programas de seguridad y salud en el trabajo.

11

Generación de reportes de no conformidad (RNC) El seguimiento reactivo puede incluir: •

Reporte de accidentes o enfermedades ocupacionales

•

Reporte de pérdidas o daños a la propiedad

•

Índices de tiempo perdido en incidentes y en enfermedades ocupacionales

•

Reporte de casi accidentes

•

Reporte de actos y condiciones subestándares

•

•

Acciones requeridas de acuerdo con las evaluaciones de las autoridades competentes en seguridad Acciones requeridas a la solicitud de las partes interesadas

Se debe anotar que el seguimiento reactivo es útil, pero no siempre se puede confiar en él para obtener información sobre la eficacia de la gestión de seguridad y salud en el trabajo (cero accidentes no significa necesariamente que los controles sean buenos, esto puede ser sencillamente una consecuencia de las circunstancias). Esto es especialmente cierto en organizaciones donde la probabilidad de accidentes es baja, pero en la que encuentran los mayores peligros. Adicionalmente al seguimiento regular del desempeño, OHSAS 18001:2007 requiere que las organizaciones realicen evaluaciones periódicas de cumplimiento con legislación y regulaciones relevantes en seguridad y salud en el trabajo. Esto se puede hacer mediante evaluación periódica de los datos de monitoreo, reportes de auditoría, reportes de no conformidad y reportes de incidentes, revisión de permisos y autorizaciones y también mediante discusiones con reguladores u otras «partes interesadas». Los auditores deben hacer lo siguiente: •

• •

•

•

Evaluar cuidadosamente los procedimientos para garantizar que el desempeño con respecto a cada área de control está siendo adecuadamente seguido y medido. Verificar que las características importantes hayan sido identificadas y rastreadas. Garantizar que el monitoreo sea eficaz y que el equipo sea calibrado y mantenido apropiadamente. Examinar los procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de la legislación. Tomar muestras de los registros para determinar si la evaluación fue efectiva o si se identificaron casos de incumplimiento de la legislación.

En relación con esto, OHSAS 18001:2007 hace explícito el requerimiento de que «el registro de datos y los resultados de monitoreo y medición deben ser suficientes para facilitar el posterior análisis de la acción correctiva o preventiva».

12


Requisitos a verificar por el auditor a partir de llaa cláusula 4.5.1. 4.5.1 . M edición de seguimiento del desempeño, desempeño , según OHSAS 18001:2007 N. o

Requisito

1

La organización establece y mantiene procedimientos para controlar y medir regularmente el desempeño desempeño de de seguridad seguridad y salud en el trabajo. trabajo

2

Dichos procedimientos proporcionan medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organización.

3

Dichos procedimientos proporcionan control sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos de seguridad y salud en el trabajo de la organización.

4

Dichos procedimientos proporcionan medidas proactivas para controlar la conformidad con los programas, controles y criterios operacionales, requisitos legales y reglamentos aplicables de seguridad y salud en el trabajo.

5

Dichos procedimientos proporcionan medidas reactivas del desempeño que hacen seguimiento para controlar accidentes, enfermedades ocupacionales, casi accidentes y otras evidencias de desempeño deficiente de seguridad y salud en el trabajo.

6

Dichos procedimientos proporcionan registro de datos y resultados de controles y mediciones suficientes para facilitar el análisis de las acciones correctivas y preventivas requeridas.

7

En caso de que se requieran equipos para la realización de la medición y el seguimiento del desempeño, la organización establece y mantiene procedimientos para la calibración y el mantenimiento de dichos equipos.

Criterio de referencia

4.5.1 Medición y seguimiento de desempeño

Tabla 1. Requisitos a auditar la cláusula 4.5.1. Medición y seguimiento de desempeño, según OHSAS 18001:2007

Fuente: Fuente: Adaptada de Asociación Española de Normalización y Certificación [AENOR], (2007). «4.5.1. Medición y seguimiento de desempeño» (p. 14), en OHSAS 18001: 2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos . AENOR: Madrid.

13

Generación de reportes de no conformidad (RNC) R e q u i s i t os a vverificar auditor a p artir d c l á u s u l a 4.5.1 4 . 5 . 1. Requisitos e r i f i c a r por p o r eell auditor partir dee l a cláusula o Medición y seguimiento del desempeño, según la Ley N. 229783 9783 N. o

1

Requisito


La vigilancia y el control de la seguridad y salud en el trabajo permiten evaluar con regularidad los resultados logrados en materia de seguridad y salud en el trabajo. La supervisión permite:

2

•

•

Identificar las fallas o deficiencias en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Adoptar las medidas preventivas y correctivas.

3

El monitoreo permite la medición cuantitativa y cualitativa apropiadas.

4

Se monitorea el grado de cumplimiento de los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.

5

El empleador realiza exámenes médicos antes, durante y al término de la relación laboral a los trabajadores (Incluyendo a los adolescentes).

VI. Verificación: supervisión, monitoreo y seguimiento de desempeño

Los trabajadores son informados: •

6

•

•

•

7

A título grupal, de las razones para los exámenes de salud ocupacional. A título personal, sobre los resultados de los informes médicos relativos a la evaluación de salud. Los resultados de los exámenes médicos no son pasibles de uso para ejercer discriminación. Los resultados de los exámenes médicos tomados en cuenta para tomar acciones preventivas o correctivas al respecto.

Tabla 2. Requisitos a verificar por el auditor, cláusula 4.5.1. Medición y Seguimiento del Desempeño, según la Ley N.° 29783.

Fuente: Fuente: Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Anexo 3 Guía básica sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo» (pp. 9-11), en Ley N. o 29783: Ley de Seguridad y Salud Ocupacional. El Peruano . Lima: 20 de agosto de 2011.

14


I n d i c a d o rreess r e a c t iiv as s d e s e g u r i d a d y s a l u d e n e l ttrraab baajjoo vos: formato de estadística

Tabla 3 3.. Formato de estadísticas de seguridad y salud en el trabajo Fuente: Fuente: Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Formato de datos para registro de es tadísticas de seguridad y salud en el trabajo” en Aplicativo Registros de SGSST Régimen General [ formato disponible en Excel]. Recuperado el 04 -11-2014 de http://www.mintra.gob.pe/archivos/file/CNSST/APLICATIVO_REGISTROS_SGSST_RG.xls

15


II. Evaluación del cumplimiento legal (cláusula 4.5.2. Evaluación y cumplimiento legal de OHSAS 18001:2007) Como parte de su compromiso del cumplimiento legal indicado en la política del SST, una organización debe evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y de otros que la organización suscriba. Esta evaluación tiene que ser realizada por el personal competente, ya sea de la organización


II. Evaluación del cumplimiento legal (cláusula 4.5.2. Evaluación y cumplimiento legal de OHSAS 18001:2007) Como parte de su compromiso del cumplimiento legal indicado en la política del SST, una organización debe evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y de otros que la organización suscriba. Esta evaluación tiene que ser realizada por el personal competente, ya sea de la organización o externo a ella. Para evaluar el cumplimiento, pueden utilizar como fuentes de información los siguientes ítems: •

Resultados de las inspecciones reglamentarías, como puede ser las que son realizadas por el INDECI o SUNAFIL

•

Revisiones periódicas de los requisitos legales y otros

•

Auditorías internas y externas

•

Revisiones de documentos o registros de los informes de incidentes o las evaluaciones de riesgo

•

Inspecciones de seguridad a áreas, equipos e instalaciones

•

Visitas u observaciones planeadas de tareas

Los procesos de evaluación del cumplimiento legal van a depender de la naturaleza de la organización (tamaño, estructura, complejidad). Una evaluación abarca diversos requisitos legales o uno solo, dado que la frecuencia de dicha evaluación puede ser diferente o variar para cada requisito legal. Es posible hacer la evaluación de cumplimiento legal junta o separada de la evaluación de los otros requisitos que la organización voluntariamente haya aceptado. Sin embargo, sí es necesario el registro del resultado de las evaluaciones de cumplimiento legal y de otros requisitos. 16

Generación de reportes de no conformidad (RNC) 2.1.

Requisitos a verificar por el auditor, según la clá usula 4.5.2 4.5.2.. Evaluación del cumplimiento legal de OHSAS 18001:20 07 N.°

Requisitos Requisitos


1

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

2

La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los requisitos legales.

3

La organización debe establecer, implementar y mantener 4.5.2. Evaluación de uno o varios procedimientos para evaluar el cumplimiento cumplimiento legal de los otros requisitos que suscriba la organización.

4

La organización mantiene los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas a los otros requisitos que la organización suscriba.

Tabla 4. Requisitos a auditar, según cláusula 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal, de OHSAS 18001:2007 . Fuente: Fuente Adaptada de Asociación Española de Normalización y Certificación [AENOR], (2007). «4.3.3 Evaluación de cumplimiento legal» (p. 9), en OHSAS 18001: 2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos . AENOR: Madrid.

2.2.

N. o

Requisitos a verificar por el auditor de la cláusul a 4.5.2. 4.5.2 . Evaluación Evaluación del cumplimiento legal, según la Ley N. o 22 9 7 8 3 Requisitos Requisitos

1

La organización, entidad pública o privada, tiene un procedimiento para identificar, acceder y monitorear el cumplimiento de la normatividad aplicable al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y se mantiene actualizada.

2

La organización, entidad pública o privada con 20 o más trabajadores ha elaborado su Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3

La empresa, entidad pública o privada con 20 o más trabajadores tiene un Libro del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (salvo que una norma sectorial no establezca un número mínimo inferior).

4

Los equipos a presión que posee la empresa, entidad pública o privada, tienen su Libro de servicio , autorizado por el MTPE.


V. Evaluación normativa: requisitos legales y de otro tipo

17


N. o


5

El empleador adopta las medidas necesarias y oportunas, cuando detecta que la utilización de ropas, de los equipos de trabajo o de protección personal representan riesgos específicos para la seguridad y salud de los trabajadores.

6

El empleador toma medidas que eviten las labores peligrosas a trabajadoras en periodo de embarazo o lactancia conforme a ley.

7

El empleador no emplea a niños ni adolescentes en actividades peligrosas.

8

El empleador evalúa el puesto de trabajo que va a desempeñar un adolescente trabajador, previamente a su incorporación laboral, a fin de determinar la naturaleza, el grado y la duración de la exposición al riesgo, con el objeto de adoptar medidas preventivas necesarias.


La empresa, entidad pública o privada, dispondrá lo necesario para que: •

•

9

•

•

•

Las máquinas, equipos, sustancias, productos o útiles de trabajo no constituyan una fuente de peligro. Se proporcione información y capacitación sobre la instalación, adecuada utilización y mantenimiento preventivo de las maquinarias y equipos. Se proporcione información y capacitación para el uso apropiado de los materiales peligrosos. Las instrucciones, manuales, avisos de peligro u otras medidas de precaución colocadas en los equipos y maquinarias estén traducido al castellano. Las informaciones relativas a las máquinas, equipos, productos, sustancias o útiles de trabajo son comprensibles para los trabajadores.

Los trabajadores cumplen con: •

•

10 •

•

18

Las normas, los reglamentos o las instrucciones de los programas de seguridad y salud en el trabajo, que se apliquen en el lugar de trabajo y con las instrucciones que les impartan sus superiores jerárquicos directos. Usar adecuadamente los instrumentos y materiales de trabajo, así como los equipos de protección personal y colectiva. No operar o manipular equipos, maquinarias, herramientas u otros elementos para los cuales no hayan sido autorizados y, en caso de ser necesario, capacitados. Cooperar y participar en el proceso de investigación de los accidentes de trabajo, incidentes peligrosos, otros incidentes y las enfermedades ocupacionales cuando la autoridad competente lo requiera.

V. Evaluación normativa: requisitos legales y de otro tipo


N. o

Requisitos Requisitos •

•

•

•

•

•


Velar por el cuidado integral individual y colectivo, de su salud física y mental. Someterse a exámenes médicos obligatorios. Participar en los organismos paritarios de seguridad y salud en el trabajo. Comunicar al empleador situaciones que ponga o pueda poner en riesgo su seguridad y salud o las instalaciones físicas Reportar a los representantes de seguridad de forma inmediata, la ocurrencia de cualquier accidente de trabajo, incidente peligroso o incidente. Concurrir a la capacitación y entrenamiento sobre seguridad y salud en el trabajo.

Tabla 5. Requisitos a verificar por el auditor de la cláusula 4.5.2. Evaluación de cumplimiento legal, según la Ley N.o 29783.

Fuente: Fuente: Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Anexo 3 Guía básica sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo» (pp. 7-9), en Ley N. o 29783: Ley de Seguridad y Salud Ocu acional. El Peruano . Lima: 20 de a osto de 2011.

19


III. Cláusulas 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva, de OHSAS 18001:2007 3.1. Investigación de incidentes El reporte y la investigación de incidentes son herramientas de suma importancia dentro del SGSST de una organización. Sirve para prevenir la repetición de incidentes, debido a las mismas causas, e identificar las oportunidades de mejora. Como efecto secundario, este reporte e investigación de incidentes genera en los trabajadores una mayor consideración en asuntos de seguridad y salud en el trabajo. Por tanto, toda organización debe tener procedimientos para informar, investigar y analizar cualquier tipo de incidente suscitado en sus instalaciones. Tales procedimientos deben permitir determinar y corregir las causas reales de los incidentes (raíz del hecho), a efectos de que estas no se vuelvan a presentar en la organización y causen nuevos incidentes. La organización promoverá que se investiguen todos los incidentes, a través de la sensibilización del personal, con el propósito de que reporten todos los incidentes que ocurran en la organización. Los procedimientos deben considerar lo siguiente: •

•

•

Definiciones relacionadas a incidentes y beneficios que se obtienen al investigarlos; Investigación por parte de la empresa sobre todo tipo de incidentes (mayores y menores), emergencias, casi accidentes y enfermedades ocupacionales originadas por exposiciones; Necesidad de cumplir con los requisitos legales relacionados con el reporte, investigación de incidentes y el mantenimiento de registro de incidentes;

•

Designación de las responsabilidades y autoridades para el reporte y las investigaciones de los incidentes;

20

Generación de reportes de no conformidad (RNC) •

La necesidad de definir requisitos para registrar las distintas fases del proceso de investigación de incidentes, tales como: 

Reunir hechos y evidencias



Analizar los resultados



Comunicar la necesidad de cualquier acción correctiva y acción preventiva identificada



Proporcionar retroalimentación a los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control (IPERC), respuestas ante emergencias, medición y seguimiento desempeño de seguridad y salud en el trabajo y revisión por la dirección.

3.1.1. Re Requisitos quisitos a verificar por el auditor, según cláusula cláusu la 4.5.3.1. 4.5.3.1 . Investigación de incidentes de OHSAS 18001:2007 N. o



La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes que: •

1

Determinen las deficiencias de seguridad y salud ocupacional reales o de raíz y otros factores que puedan causar nuevos incidentes.

•

Identifiquen necesidad de acciones correctivas.

•

Determinen necesidad para acciones preventivas.

•

Identifiquen oportunidades para la mejora continua.

•

Comuniquen los resultados de tales investigaciones.

2

Las investigaciones se llevan a cabo en el momento oportuno.

3

Las acciones correctivas y preventivas se tratan de acuerdo con el apartado 4.5.3.2.

4

Se documentan y mantienen los resultados de las investigaciones de incidentes.

4.5.3.1. Investigación de incidentes

Tabla 6. Requisitos a auditar según cláusula 4.5.3.1. Investigación de incidentes, de OHSAS 18001:2007 Fuente: Fuente Adaptada de Asociación Española de Normalización y Certificación [AENOR], (2007). «4.5.3 1 Investigación de incidentes» (p. 15), en OHSAS 18001: 2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos . Aenor: Madrid.

21


3.1.2. Requisitos a verificar por el auditor de cláusula 4.5.3.1 Investigación de incidentes, según la Ley N. o 29783 29783 N.o

Requisito

1

El empleador notifica al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo los accidentes mortales dentro de las 24 horas de ocurridos.

2

El empleador notifica al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, dentro de las 24 horas de producidos, los incidentes peligrosos que han puesto en riesgo la salud y la integridad física de los trabajadores y/o de la población..

3

Se implementan las medidas correctivas propuestas en los registros de accidentes de trabajo, incidentes peligrosos y otros incidentes.

4

Se implementan las medidas preventivas de seguridad y salud en el trabajo.

5

El empleador ha realizado las investigaciones de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos, y ha comunicado a la autoridad administrativa de trabajo, indicando las medidas correctivas y preventivas adoptadas. Se investiga los accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos para: •

6

•

•

Determinar las causas e implementar las medidas correctivas. Comprobar la eficacia de las medidas de seguridad y salud vigentes al momento de hecho. Determinar la necesidad de modificar dichas medidas.


VI. Verificación: Accidentes, incidentes peligrosos e incidentes, no conformidad, acción correctiva y preventiva

(Adaptado del Artículo 93 de la Ley N.o 29873, Ley de seguridad y salud en el trabajo ). Se toma medidas correctivas para reducir las consecuencias de accidentes. Se han documentado los cambios en los procedimientos como consecuencia de las acciones correctivas. El trabajador ha sido transferido en caso de accidente de trabajo o enfermedad ocupacional a otro puesto que implique menos riesgo.

Tabla 7 . Requisitos a verificar por el auditor de cláusula 4.5.3.1 investigación de incidentes, según la Ley N. o 29783.

Fuente: Fuente Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Anexo 3 Guía básica sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo» (p. 10), en Ley N. o 29783: Ley de Seguridad y Salud Ocupacional. El Peruano . Lima: 20 de agosto de 2011.

22


3.1.3. Registro de accidentes de trabajo, con datos mínimo s exigidos por la Ley N. o 29783 29783 Figura 8A. Parte del formato de Registro de accidentes de trabajo (véase más detalle en la referencia) Fuente: Fuente Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Registro de accidentes de trabajo» en Aplicativo Registros de SGSST Régimen General [formato disponible en excel]. Recuperado el 04-11-2014, de: http://www.mintra.gob.pe/archivos/file/CNSST/APLICATIVO_REGISTROS_SGSST_RG.xls

23


Figura 8B . Parte del formato de registro de accidentes de trabajo (véase más detalle en la referencia) Fuente: Fuente Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Registro de accidentes de trabajo» en Aplicativo Registros de SGSST Régimen General [formato disponible en excel]. Recuperado el 04-11-2014, de: http://www.mintra.gob.pe/archivos/file/CNSST/APLICATIVO_REGISTROS_SGSST_RG.xls

24


3.2. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La cláusula 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad y acción correctiva y acción preventiva, de OHSAS 18001:2007, trata la relación que se establece entre el monitoreo del desempeño y la necesidad de reportar algún problema fortuito, así como la implementación de la acción apropiada para resolver dicho problema y evitar que vuelva a ocurrir. El reporte de las no-conformidades no se debe limitar únicamente a las auditorías interna y externa. Estas no-conformidades pueden ocurrir en cualquier momento y es más

25

Generación de reportes de no conformidad (RNC) probable que sean detectadas durante las verificaciones y monitoreos rutinarios que en las auditorías. Por tanto, cuando se detecte una no-conformidad será necesario implementar procedimientos para la acción correctiva y preventiva. La no-conformidad es un incumplimiento de un requisito, establecido en relación con el sistema de gestión OHSAS 18001:2007 o en términos de desempeño de seguridad y salud en el trabajo. A continuación, algunos ejemplos que pueden originar no conformidades: a. Para el desempeño del SGSST: •

Falta de la alta dirección al demostrar su compromiso

•

Falta al establecer los objetivos del SST

•

•

Falta en la definición de las responsabilidades que requiere el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Falta para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales

•

Falta de cumplimiento de las necesidades de formación

•

Documentación no actualizada inadecuada para soportar el sistema

•

Falta al llevar a cabo comunicaciones

b. Para el desempeño del SST: •

Falta al implementar el programa planificado para lograr los objetivos de mejora

•

Falta constante en el logro de los objetivos de mejora

•

Falta en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos

•

Falta al registrar los incidentes

•

Falta en la implementación de las acciones correctivas

•

•

•

Altos índices constantes de enfermedades ocupacionales o daños que no son tratados Desviaciones de los procedimientos de seguridad y salud en el trabajo Introducción de nuevos materiales o procesos sin realizar una evaluación de riesgos

Existen muchas causas potenciales de no conformidad con los requerimientos del sistema. Cualquiera que fuese el problema, las personas responsables de la implementación de acciones correctivas y preventivas deben mirar, más allá del simple cumplimiento, la causa principal. Si los registros revelan que se encuentran no-conformidades en una actividad o procedimiento particular, entonces, existe una debilidad sistemática. Algunas veces, la causa raíz de las no-conformidades es obvia. Por ejemplo, puede estar relacionado con un asunto de compromiso, motivación o entrenamiento como en el

26

Generación de reportes de no conformidad (RNC) incumplimiento de los procedimientos u objetivos de la política por parte del personal, o en el establecimiento de una política, procedimientos u objetivos imposibles de lograr. Las personas que identifiquen, reporten o manejen las no-conformidades harán un análisis de la causa raíz. Este incluye una investigación profunda de todas las pistas relevantes de auditoría para determinar los elementos del sistema de gestión que contribuyeron al problema. El análisis de la causa raíz es vital para garantizar la implementación de acciones correctivas y preventivas, ya que, a menos de que dicha causa sea identificada y resuelta, puede ocurrir otra vez, incluso, con consecuencias más graves. OHSAS 18001:2007 requiere lo siguiente: •

•

La acción correctiva y preventiva debe ser oportuna y apropiada para la magnitud del problema y proporcional al peligro encontrado (por ejemplo, las acciones correctivas temporales pueden ser apropiadas; mientras que las permanentes sirven para prevenir la ocurrencia futura del problema). Si la corrección de una no-conformidad y la prevención de su futura ocurrencia requieren cambios en el SGSST, estos deben ser registrados e implementar procedimientos documentados de control para garantizar que todos los elementos del sistema se mantengan actualizados y reflejen los cambios hechos.

Adicionalmente, la cláusula 4.5.3. indica explícitamente el requerimiento de que todas las acciones correctivas y preventivas «deben ser revisadas antes de su implementación, «mediante el proceso de evaluación de riesgos» (OHSAS 18001:2007). Esta es una especie de doble verificación» que sirve para determinar si las acciones propuestas son apropiadas (por ejemplo, para garantizar que los controles operacionales modificados, diseñados para prevenir problemas en un área, no imponen riesgo en otras áreas).

3.2.1. Requisitos a verificar por el auditor, según cláusula cláusu la 4.5.3.2 4.5.3 .2 . 2 . No conformidad, acción correctiva y acción preventiva de OHSAS 18001:2007

N. o

Requisito


La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales o potenciales, así como para considerar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: •

Identificar y corregir las no conformidades y la toma de acción para mitigar sus consecuencias para la seguridad y salud ocupacional.

27


Tabla 9. Requisitos a auditar, según cláusula 4.5.3.2. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva de OHSAS 18001:2007

Fuente: Fuente Adaptada de Asociación Española de Normalización y Certificación [AENOR], (2007). «4.5.3 2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva» (p. 15-16), en OHSAS 18001: 2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos . AENOR: Madrid.

3.2.2. Requisitos a verificar por el auditor a partir de l a cláusula 4.5.3.2. preventiva, va, 4.5.3.2 . No conformidad, acción correctiva y acción preventi según la Ley N.o 29783 N°

28

Requisito

1

Se implementan las medidas correctivas producto de las no conformidades halladas en la auditorias de seguridad y salud en el trabajo.

2

Se implementa medidas preventivas de seguridad y salud en el trabajo

Criterio de referencia VI. Verificación: Accidentes, incidentes peligrosos e incidentes, no conformidad, acción correctiva y preventiva

Generación de reportes de no conformidad (RNC) Tabla 10. 10 . Requisitos a verificar por el auditor cláusula 4.5.3.2 No conformidad, acción correctiva, acción preventiva, según la Ley N. o 29783

Fuente: Fuente Adaptada de Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. «Anexo 3 Guía básica sobre sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo» (pp. 9-11), en Ley N. o 29783: Ley de Se uridad Salud Ocu acional. El Peruano . Lima: 20 de a osto de 2011.

IV. Generación y aclaración de los reportes de no 29


conformidad, perspectiva de los auditores 4.1. Reporte de no conformidad ((RNC RNC) RNC ) Los resultados de una auditoría se deben informar a la gerencia del auditado auditado mediante un reporte de auditoría. En él se detallarán las no conformidades, así como cualquier observación positiva. Cabe resaltar que los auditores presentarán las no conformidades de acuerdo con los procedimientos del cliente. Tales procedimientos resumirán el formato para preparar cualquier reporte de no conformidad. La mayoría de las organizaciones requiere que las no conformidades sean anotadas en formatos específicos y que se preparen reportes independientes para cada caso de no conformidad. Otras no utilizan formatos específicos y las no conformidades son simplemente registradas dentro del cuerpo del reporte general de auditoría, junto con el registro de todas las observaciones. Mientras no existan reglas específicas, las organizaciones diseñan formatos que son adecuados para sus circunstancias particulares. Normalmente, el formato incluye las siguientes características: 1. Un encabezamiento extenso que permita mencionar todos los detalles de la auditoría 2. Un número único 3. Una sección para que el auditor auditor registre los detalles de la deficiencia auditor 4. Una sección para que el auditado registre los resultados de la investigación de las causas para la no-conformidad, la acción correctiva que se debe tomar y una propuesta de terminación 5. Una sección para que el auditor, o el sucesor del auditor, confirme que la acción fue tomada a tiempo y si esta fue efectiva o no Al final de esta sección, se presenta un típico formato de reporte de no-conformidad (véase Tabla 8). Este es multipropósito incluye no solo un registro de la no-conformidad, sino también los resultados de la investigación de las causas y la acción correctiva que se debe tomar, así como los resultados de las actividades de seguimiento de la auditoría. Comúnmente, estos formatos son titulados como Reporte de no conformidad , con la abreviación más común RNC. Sin embargo, muchas organizaciones prefieren usar otros nombres para resaltar un enfoque positivo a las observaciones de auditoría. Títulos como So licitud de Acción Correctiva o Solicitud de Mejora Continua son ciertamente más positivos y, probablemente, reflejan en mejor forma el propósito del ejercicio de auditoría.

30

Generación de reportes de no conformidad (RNC) Mientras completan la sección de no-conformidad, los auditores registrarán una descripción real, precisa y correcta de lo que salió mal. El reporte debe basarse firmemente en evidencia objetiva, por medio de las referencias apropiadas. De tal manera que, cuando reporte una no conformidad, el auditor cite el procedimiento, número de registro o cualquier otra referencia apropiada que permita el entendimiento exacto del reporte. La evidencia objetiva puede constituir; por ejemplo: •

•

•

•

Evidencia real de las diferencias entre el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y los procedimientos asociados. Evidencia real de las diferencias entre los procedimientos y prácticas laborales. Falta de evidencia para apoyar la implementación de diversas cláusulas de la norma OHSAS 18001:2007. Falta de evidencia para mostrar la implementación continua de varias partes del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

El reporte debe contemplar una explicación o cita de los requerimientos que fueron infringidos. Esto puede sonar superfluo, sin embargo, existen dos buenas razones para incluirlas: •

•

Ayudará a la gerencia del auditado en la investigación de las causas de noconformidad. Permitirá al auditor asegurar que entendió el requerimiento y alejar la suspicacia de pensar que, por ideas preconcebidas o por mala interpretación de la norma, tal auditor está emitiendo un reporte de no-conformidad. Se tiene la tendencia a mal interpretar los requerimientos o a confundir las soluciones más comunes con lo que son los requerimientos. Los auditores deben, por tanto, recordar incluir en sus reportes una explicación o cita del requerimiento para asegurar que se trata de una no-conformidad genuina.

Los auditores, y en particular los externos, serán conscientes de su poder para lograr que las cosas se hagan. Lo que se buscará, entonces, será motivar a la gerencia del auditado para considerar decisiones en base a no- conformidades. Dependiendo del caso, será necesario explicar o citar el requerimiento de la norma o los criterios de auditoría. Por lo general, se mencionan únicamente procedimientos propios de la organización. Al mencionar las no-conformidades de los requerimientos de la norma, es buena práctica hacer referencia solamente a uno, siendo este el requerimiento más aplicable. La referencia debe ser lo más precisa posible. Para que un hallazgo hallazgo sea considerado no-conformidad, se requieren dos condiciones mínimas:

31

Generación de reportes de no conformidad (RNC) 1. Estar basada en evidencias objetivas. 2. Demostrarse incumplimientos de requisitos: •

De normas (OHSAS 18001:2007) u otros estándares aplicables

•

Requisitos legales o regulatorios

•

Objetivos, programa, procedimientos

4.2. Formato de reporte de no conformidad (RNC ( RNC) RNC ) Reporte de no-conformidad Compañía:

Fecha:

Auditor:

Auditado:

Norma y cláusula:

Mayor:

N.° RNC

Menor:

Reporte de la No- Conformidad: Descripción

Firmado:

Fecha:

Causa y acción correctiva propuesta:

Fecha propuesta de terminación: Firmado:

Fecha:

Revisión de la acción correctiva:

Firmado:

Fecha: Tabla 11 . Formato de reporte de no-conformidad Fuente: Elaboración ro ia

4.3. Ejemplo de reporte de no conformidades ( RNC) RNC )

HALLAZGO: En el departamento W-4: «Izaje de Carga Pesada», de la empresa Mundial S. A. en el turno de la mañana, cuatro (4) de dieciocho (18) operarios fueron vistos sin usar cascos de seguridad, aunque estos cascos estaban disponibles en la entrada del área. La instrucción WI4-01, en su cláusula 6, requiere que todo el personal que entre al departamento W-4: “Izaje de Carga Pesada” debe usar casco de seguridad en todo momento, la instrucción WI4-01 estaba claramente visible en el área afectada. 32


Reporte de no conformidad Compañía/Área: Mundial S.A./ W-4

Fecha: 11/10/2014

Auditor: Carlos Fonseca

Auditado: Juan Pérez

Norma y cláusula: 18001:2007 / 4.4.6

OHSAS

Mayor:

N.o RNC: AUD-01

Menor:

X

Reporte de No-conformidad: Durante el turno de la mañana cuatro (4) de dieciocho (18) operarios no estaban usando sus cascos de seguridad. Los cascos estaban disponibles en la entrada del área. La instrucción WI4-01, en su cláusula 6, requiere que todo el personal que entre al área W4: Izaje de Carga Pesada, debe usar sus cascos de seguridad. La norma OHSAS 18001:2007 en su cláusula 4.4.6 requiere que la organización organización debe implementar y mantener controles operacionales aplicables a su organización y a sus actividades. Firmado: Carlos Fonseca

Fecha: 11/10/2014

Causa y acción correctiva propuesta:

Fecha propuesta de terminación:

Firmado:

Fecha:

Revisión de la acción correctiva:

Firmado:

Fecha: Tabla12 Tabla12. 12 Ejemplo de reporte de no conformidad Fuente: Fuente Elaboración propia

4.4. Clasificación de los reportes de no conformidad Muchas organizaciones encargadas de auditorías externas y, en particular, las entidades de certificación utilizan la clasificación de las no-conformidades. Estas organizaciones insisten en la clasificación de las no-conformidades con el fin de proyectar una imagen clara de las fortalezas y debilidades del SGSST, para permitir al auditor formar su opinión, en relación con la recomendación que este hará. . La clasificación de las no conformidades se basa solamente en el impacto que tal no conformidad tenga sobre el funcionamiento del SGSST.

33


4.4.1. No conformidad mayor a. Incumplimiento en relacionar la cláusula de la norma u otros criterios contra los que se está realizando la auditoría. b. Incumplimiento en la ejecución de uno de los requerimientos de la norma (u otros criterios de auditoría externa) o falta sistemática en el cumplimiento de los requerimientos propios de la organización del SGSST.

4.4.2. No conformidad menor Un error sencillo senc illo contra los requerimientos Obviamente una cantidad de errores sencillos contra un requerimiento, observada a través de la organización, probablemente podría constituir una no-conformidad mayor y, en este caso, se debe emitir un reporte, particularmente en el caso en que se podría identificar una falla común. En otras palabras, la clasificación de las no-conformidades depende de qué tan sistemática fue la no-conformidad.

4.5. Observaciones generales Antes de que un auditor levante un reporte de no-conformidad, él debe estar absolutamente seguro de que la no conformidad ocurrió en realidad. Los auditores deben ser sumamente cautelosos y no tan concluyentes con sus juicios, ya que, con frecuencia, un auditor puede observar una situación que aparentemente puede parecer como una no-conformidad. Sin embargo, es necesario recalcar que los auditores no deben juzgar por «apariencias». Es obligación asegurarse de establecer evidencia objetiva que avale la no-conformidad. Cuando esté en duda, el auditor identificará la dirección para investigación posterior y se asegurará de seguir con esas indicaciones. Frecuentemente, seguir las pistas de auditoría pueden llevar al auditor fuera de su enfoque individual y, en tal situación, el auditor debe entregar información al auditor asignado para el área dada (siempre a través del auditor líder), con el fin de asegurar que el asunto será detalladamente investigado. Bien sea que el auditor, por sí mismo, pueda investigar el asunto o deba pasar la información a otro miembro del equipo, anotará la observación y hará una lista para investigar posteriormente. Ambas acciones garantizan que se recordará todo lo que se debe hacer o bien para dar suficiente información a otro auditor. Las notas, por lo tanto, deben ser precisas, veraces y completas. Se recomienda preparar los reportes de no-conformidad en el momento. Los procedimientos procedimiento o el auditor líder pueden requerir que todos los casos de noconformidad sean revisados antes de preparar los reportes. En este caso se acentúa la importancia de tomar notas buenas y completas.

34

Generación de reportes de no conformidad (RNC) Los auditores también deben crear una atmósfera de entendimiento mutuo de los propósitos y beneficios de la auditoría, por lo que no debe haber sorpresas. Por consiguiente, independientemente de si se va a escribir o no un Reporte de no conformidad (rnc), los hallazgos deberán ser comunicados inmediatamente al auditado, a fin de buscar y establecer un acuerdo sobre los hechos. Mayoritariamente, se le debe permitir al auditado la revisión del reporte de no-conformidad. Existe un número de razones por las cuales se recomienda preparar el reporte en el momento. A continuación, se presentan algunas de ellas: •

•

•

Inexistencias de sorpresas en el reporte. El auditado puede revisar el reporte. Esto ofrece una excelente oportunidad para verificar la escritura del reporte. Si el auditado no puede entender el reporte, nadie más podrá entenderlo. Permite establecer un acuerdo sobre los hechos e, idealmente, obtener una firma que avale la veracidad del reporte.

4.6. Matriz de análisis de los reportes de nono - conformidades ( R N C ) Un formato adicional, que puede ayudar al auditor y al líder del equipo de auditoría, es la matriz o grupo de análisis de los reportes de no-conformidades. Después de terminar la auditoría de un departamento o compañía, los RNC son cotejados en una matriz (véase en la tabla 10). El uso de esta matriz le proporciona al auditor una vista general del sistema y resalta las áreas que representan una debilidad o fuerza general. Con frecuencia, este cuadro formará parte del reporte final.

Matriz de no conform conformiidades Fecha de auditoría:

Compañía: Norma de referencia o manual de referencia

SGSST

Departamentos de

i c n e r e G a

c i t s í a g o L

H H R R

TOTAL

35


Matriz de no conform conformiidades

4.1. Requerimientos generales 4.2. Política de seguridad 4.3.1. Identificación de peligros 4.3.2. Requerimientos legales 4.3.3. Objetivos y programa 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4.4. Documentación 4.4.5. Control de documentos 4.4.6. Control operacional 4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias 4.5.1. Medición y seguimiento de desempeño

36

01

01

02

01

03


Matriz de no conform conformiidades 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal 4.5.3. Investigación de incidentes 4.5.4. Control de los registros 4.5.5. Auditoría interna 4.6. Revisión por la dirección Totales Totales finales

01

02 Mayor

01

04 04

Menor

Cero

Comentarios:

Nombre:

Firma:

Fecha:

Tabla 113 3. Formato de matriz de no conformidad Fuente: Fuente Elaboración propia

Actividad n.° 1 Reporte de no conformidad ( R N C )

37

Generación de reportes de no conformidad (RNC) Esta actividad contiene descripciones de 03 hallazgos donde se puede requerir un reporte de no conformidad. Se recomienda leer las descripciones de los tres (3) hallazgos y tomar una de las dos (2) acciones siguientes: 1. Si se piensa que existe suficiente evidencia de no conformidad, entonces, completar un reporte de no conformidad y clasificarlo como mayor o menor. 2. Si se piensa que no existe suficiente evidencia objetiva de no conformidad, entonces se deberá declarar sus razones en la parte inferior del formato. También se indicará lo que el auditor deberá hacer a continuación para seguir con la ruta de la auditoría.

Hallazgos — Hallazgo 1 Durante una auditoría a un taller de mecanizado, un auditor observa que la guarda de protección, suministrada por el fabricante para un taladro de columna, ha sido retirada por el operario. El operario dice que la guarda no era necesaria y hace el trabajo más difícil. En investigaciones posteriores, el auditor no pudo encontrar la evaluación de riesgo para la operación del taladro de columna y ninguna referencia al taladro o la guarda en ninguno de los procedimientos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

— Hallazgo 2 En los almacenes de materiales de un productor de pinturas, el auditor observa que cuatro (4) barriles fueron almacenados uno arriba del otro y algunos otros estaban sobre estibas rotas. El auditor había visitado previamente la línea de ensamble y observó procedimiento que establecían, con base en la evaluación de riesgos, que los barriles no deberían ser almacenados más de tres (3) uno arriba del otro ni colocarse en estibas rotas. El almacenista explicó que los procedimientos de la línea de ensamble no eran relevantes para el área de almacenes y que en los procedimientos operacionales de los almacenes no habían tales restricciones.

— Hallazgo 3 En el departamento del SGSST, el auditor revisa diez (10) reportes de auditoría que contienen en total 24 reportes de no conformidad. Ninguno de ellos tenía alguna anotación que indicara la causa identificada del no cumplimiento.

38

Generación de reportes de no conformidad (RNC) El auditor también notó que las acciones propuestas para veintiuno (21) no conformidades se relacionaban únicamente con los síntomas y no con las causas raíz de las no conformidades. Ocho (8) de las no conformidades eran recurrencias de problemas identificados previamente. Los procedimientos que cubrían las acciones correctivas y las actividades de auditoría no requerían conducir una investigación sobre las causas de las no conformidades y registrar los resultados ni requerían que se determinen claramente las acciones correctivas necesarias para eliminar la causa de las no conformidades. El auditor discutió sus observaciones con el gerente de seguridad y salud en el trabajo y se dio cuenta que este último no entendía la diferencia entre medidas acciones temporales y acciones correctivas y creía en un remedio de efecto rápido.

Formato para actividad 1 Reporte de no conformidad Compañía / área:

Fecha:

Auditor:

Auditado:

Norma y cláusula:

Mayor:

N.o RNC

Menor:

Reporte de No-conformidad

Firmado:

Fecha:

.

Tabla 114 4. Formato para actividad N.°1 Fuente. Fuente Elaboración popia

Si se cree que no hay suficiente evidencia de no conformidad, indicar las razones para su decisión y también qué acciones posteriores debe tomar el auditor para seguir con la pista de la auditoría.

4.7. Acción correctiva El auditor debe tener en cuenta que la identificación de las no-conformidades no constituyen la indicación de una falta en la implementación de los requerimientos, sino principalmente una retroalimentación para tomar acción correctiva.

39

Generación de reportes de no conformidad (RNC) No es trabajo del auditor determinar la acción correctiva. Un auditor no se debe involucrar en el desarrollo del plan de acción; pues esto sería como aconsejar, lo cual después no le permitiría ser objetivo en la revisión de la implementación y eficiencia de dicha acción. Sin embargo, el auditor puede ayudar a la organización en este esfuerzo preparando un reporte de no-conformidad claro, bien estructurado y completo, con una explicación del requerimiento. Una vez descubierta la no-conformidad, este auditor se debe esforzar por entender las razones o causas para la no-conformidad, con el fin de estar en capacidad de evaluar la conveniencia de la acción correctiva propuesta por la gerencia auditada. Es una práctica común que al término de la investigación, la gerencia del auditado decida cuál es la acción correctiva que se va a tomar, y busque que el auditor la evalúe. La conveniencia de la acción correctiva es la probabilidad de eliminar la causa de la noconformidad. Luego de las acciones correctivas acordadas, los auditores revisarán, la interpretarán y verificarán el efecto de las mismas. Esta revisión puede ser realizada por medio de una nueva auditoría en el lugar o una revisión de evidencia documental, como revisión de registros, procedimientos modificados, fotografías, videos, entre otros.

4.7.1. Análisis de causacausa - efecto y acción correctiva Es una técnica gráfica para determinar las posibles causas básicas o contribuciones al problema. Ilustra las relaciones entre las causas. Diagrama de causa causa--efecto y familias de causas PERSONAL

MÉTODO

MATERIALES

MÁQUINAS PROVEEDORES MEDIO AMBIENTE

Figura 1. Diagrama causa-efecto Fuente. Fuente Elaboración propia

A continuación, se indican los pasos a seguir de este análisis causa-efecto y acciones correctivas: P Paso a s o 11.. Identificar el problema (incidente o no conformidad) o situación que se quiere mejorar. Paso 2. Registrar la frase que resume el problema en el diagrama.

40


Figura 2. Efecto o problema en el diagrama causa-efecto Fuente: Fuente Elaboración propia

P a s o 3 . Realizar una tormenta de ideas sobre las posibles causas. P a s o 4 . Determinar las principales categorías de las causas (materiales, métodos, máquina, mano de obra, métodos y medición)

Figura 3. Categorías de causas Fuente. Fuente. Elaboración propia

Paso 5. 5 . Colocar las causas en la gráfica, se debe hacer la pregunta ¿por qué? a cada una de las posibles causas planteadas para identificar nuevos niveles de análisis, identificando las causas raiz

Paso 66.. Identificar las causas raiz más probables. De ser posible deben ser verificadas con datos.

41


MATERIAL

MÉTODO

MÁQUINA

MANO DE OBRA MEDIO MEDICIÓN Figura 4 . Causas raiz con más impacto Fuente: Fuente Elaboración propia

Para ello, se puede utilizar el diagrama de Pareto, a efecto de determinar el impacto que tienen ciertas causas sobre un problema o una no conformidad. Esta acción permitir dirigir esfuerzos a los aspectos significativos del problema o de la no conformidad.

Tabla 15 . Diagrama de pareto Fuente. Fuente. Elaboración propia

Paso 7. Determinar las acciones correctivas. ¿Cómo se puede eliminar las causas raíz encontradas? Para lograrlo, responda las siguientes preguntas: •

¿Qué acciones posibles permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?

•

¿Cuál de estas ideas conforman soluciones factibles?

•

¿Qué soluciones logran el objetivo de la organización con el menor costo y menor dificultad de implementación?

Es posible someterlas a la prueba de la matriz de decisión

42


Figura 5 . Diagrama de acciones correctivas Fuente: Fuente: Elaboración propia

Paso 8. Establecer el plan de acción para las acciones correctivas. Determinar los controles para asegurar la implementación y efeciencia de las acciones correctivas realizadas.

Tabla 116 6. Método 5 W + 1H Fuente. Fuente. Elaboración propia

43


V. Ejercicios Determinar acciones correctivas para el caso estudio que se presenta a continuación, según la metodología vista: 1. Identificar el problema o no conformidad. 2. Registrar la frase que resume el problema en el diagrama causa – efecto. 3. Realizar una tormenta de ideas para las posibles causas. 4. Determinar las principales categorías de las posibles causas (materiales, métodos, máquina, mano de obra, métodos, ambiente de trabajo). 5. Colocar las posibles causas en el diagrama e identificar la causas raíces, haciéndose la pregunta ¿por qué? A cada posible causa. 6. Identificar las causas más probables, (causas raíz). 7. Determinar las acciones correctivas, ¿cómo se pueden eliminar las causas más probables? 8. Establecer el plan de acción para cada una de las acciones correctivas..

Caso estudio Durante una auditoría en el área de Servicios de Seguridad y Salud en el trabajo, se han revisado los 10 últimos informes finales de auditoría, los cuales contienen en total 24 reportes de no conformidad, en ninguno de ellos se evidencia que se tenga alguna anotación que indique la causa identificada del incumplimiento. Las acciones correctivas propuestas para 21 no conformidades se relacionan con los síntomas o causas inmediatas únicamente y no con las causas raíz de las no conformidades. Ocho de las no conformidades son recurrencias de problemas identificados previamente. Los procedimientos que cubren las acciones correctivas y las actividades de auditoría no requieren conducir una investigación sobre la causas raíz de las no conformidades y registrar los resultados, ni requieren claramente las acciones correctivas necesarias para eliminar la causa de las no conformidades. En posterior entrevista con el Gerente de Seguridad y Salud se evidencia que este no entiende la diferencia entre "acciones inmediatas" y "acciones correctivas" y cree en un remedio de efecto rápido.

44


Mapa conceptual Generación de reportes de no conformidad (RNC) se ha de tener encuenta

Medición y seguimiento del desempeño

Evaluación del cumplimiento legal(claáusula 4.5.2. Evaluación y cumplimiento legal de cumplimiento legal de OHSAS 18001:2007)

Cláusula 4.5.3.Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva, de OHSAS 18001:2007

Generación y aclaración de los reportes de no conformidad, perspectiva de los auditores

según

Requisitos a verificar por el auditor

Indicadores reactivos

se basa en

No conformidad, accioón correctiva y acción preventiva

de acuerdo con Cláusula 4.5.1. Medición de seguimiento del desempeño, según OHSAS 18001:2007

Investigación de incidente

Clásula seguimiento del desempeño, según la Ley N.o 29783

Fuente: Fuente: Elaboración propia

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Auditado. Quien está siendo auditado. Por lo general, referido a una asociación empresa, entidad. Auditor. uditor. Quien lleva a cabo una auditoría. Desempeño de seguridad y salud en el trabajo trabajo. Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus riesgos, para la seguridad y salud en el trabajo. Incluye la eficacia de los controles de la organización. Deterioro eterioro de de lala salud. salud Condición física o mental, identificable y adversa, que surge o empeora por la actividad laboral o por situaciones relacionadas con el trabajo. Hallazgo. allazgo. En auditoría, es el resultado de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Tienen como función indicar conformidad o


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Auditado. Quien está siendo auditado. Por lo general, referido a una asociación empresa, entidad. Auditor. uditor. Quien lleva a cabo una auditoría. Desempeño de seguridad y salud en el trabajo trabajo. Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus riesgos, para la seguridad y salud en el trabajo. Incluye la eficacia de los controles de la organización. Deterioro eterioro de de lala salud. salud Condición física o mental, identificable y adversa, que surge o empeora por la actividad laboral o por situaciones relacionadas con el trabajo. Hallazgo. allazgo. En auditoría, es el resultado de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Tienen como función indicar conformidad o no conformidad. Organización rganización. Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, institución, parte o combinación de ella, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Procedimiento. rocedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Estos pueden estar documentados o no. Riesgo iesgo. Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición. Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo trabajo. Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de seguridad y salud en el trabajo y gestionar sus riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.


Bibliografía — Libros de consulta •

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Bestratén, M.; Sánchez-Toledo, A.; Martínez, E. (2011). «OHSAS 18001: Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: implantación (III)» en Notas Técnicas de Prevención, N.o 900. Madrid: Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el trabajo. Bird, E. y George L. (1990). Liderazgo práctico en el control de pérdidas International Loss Control Institute . Georgia: Instituto Nacional del Trabajo. Gatell, C. y Pardo, José (2011). Factores que contribuyen al éxito de una auditoría integrada . Madrid: AENOR. Salas, C.; Arriaga, E.; Pla, E. (2006). Guía para auditorías del sistema de gestión de prevención de riesgos laborales , Auditoría Legal, OHSAS 18001 y Criterios OIT. Madrid: Ediciones Díaz de Santos. Sánchez-Toledo, A. (2010). Guía para la auditoría de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. OHSAS 18001 . Madrid: Asociación Española de Normalización y Certificación.

— Documentos legislativos de consulta •

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Perú, Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo. Ley N.o 29783: Ley de Seguridad y Salud Ocupacional en el Trabajo. El Peruano . Lima: 20 de agosto de 2011. Perú, Ministerio del Trabajo y Promoción de Empleo, Decreto Supremo N.o 005-2012-TR [Reglamento de la Ley N. o 29783]. El Peruano. Lima: 25 de abril del 2012. Perú, Ministerio del Trabajo y Promoción de Empleo. Resolución Ministerial N° 050-2013TR. El Peruano. Lima: 15 de marzo del 2013. Perú, Ministerio del Trabajo y Promoción de Empleo. Ley que modifica a la Ley N.o 29783: Ley de Seguridad y Salud Ocupacional en el Trabajo, Ley N. o 30222. El Peruano. Lima: 11 de julio del 2014. Perú, Ministerio del Trabajo y Promoción de Empleo, Decreto Supremo N.o 006-2014-TR [Modifican el Reglamento de la Ley N. o 30222, D.R. 005-2012-TR]. El Peruano. Lima: 9 de agosto del 2014.

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GENERACION DE REPORTES DE NO CONFORMIDAD

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