Gathering 8th Anniversary TVXQ5 Bandung DBSK Home & Cassiopeia Indonesia
Proposal Kegiatan Gathering 8th Anniversary TVXQ5 DBSK Home
Dasar Pemikiran Dong Bang Shin Ki (DBSK), yang mempunyai nama lain TVXQ, merupakan salah satu boyband asal Korea yang cukup fenomenal terutama di daerah Asia. Boyband ini diketuai oleh U-Know Yunho, dan beranggotakan Micky Yoochun, Hero Jaejoong, Xiah Junsu, dan Max Changmin. Melalui pesona kelima orang tersebut dan juga kepopuleran lagu-lagu yang mereka rilis maka tidak heran apabila fans mereka yang disebut Cassiopeia bertambah banyak diseluruh dunia. Menjalarnya demam K-pop di Indonesia membuat orang-orang Indonesia menyukai boyband-boyband dan girlband dari Korea dan salah satunya adalah DBSK. DBSK memiliki cukup banyak penggemar di Indonesia. Atas dasar itulah banyak terbentuk komunitas-komunitas penggemar DBSK, salah satunya ialah DBSK Home. DBSK yang sudah berdiri selama 8 tahun ini memiliki arti yang cukup spesial baik bagi anggota DBSK itu sendiri dan juga para Cassiopeia (sebutan bagi fans DBSK). Maka untuk merayakan hari jadi DBSK yang ke-delapan inilah, kami para administrator DBSK Home mengadakan acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5. Gathering ini bertujuan untuk mempererat tali silaturahim sesama Cassiopeia, sekaligus mengadakan penggalangan dana bagi anak-anak penderita kanker. Acara ini juga menunjukkan bahwa selama delapan tahun ini dan mungkin sampai di tahun-tahun berikutnya Cassiopeia akan selalu setia mendukung DBSK. Selain itu, acara ini juga ditujukan untuk menjalin hubungan antar sesama penggemar Korea lainnya.
Nama Kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5”
Tema Kegiatan “We’re still standing here”
Bentuk Kegiatan a.
Kumpul bersama Cassiopeia Bandung
Lomba Cover dance dan Cover sing TVXQ Seorang fans terkadang memiliki keinginan untuk mengikuti apa yang dilakukan oleh idolanya. Misalnya saja menyanyikan lagu mereka dan juga mengikuti gerakan tarian yang idola mereka peragakan. Karena sekarang ini banyak sekali fans yang melakukan hal ini maka kami membuat lomba cover dance dan cover sing untuk menarik perhatian para fans lainnya dan sebagai sarana bagi mereka untuk mengembangkan hobi dan kemampuan yang mereka miliki. Para peserta akan mengumpulkan video (untuk cover dance ataupun cover sing) ataupun mp3 (untuk cover sing). Performance Agar acara ini memiliki hiburan, kami pun mencari beberapa performer menarik yang berhubungan dengan acara gathering ini antara lain cover dance TVXQ, cover sing TVXQ, dan beberapa pemenang lomba cover dance dan cover sing yang kami adakan. Menonton video Selain ada performer yang menarik, kami juga akan menampilkan beberapa video DBSK baik Music Video, Acara Variety Show ataupun video lainnya untuk menghibur para peserta Gathering dan juga untuk mengenang perjalanan DBSK selama 8 tahun ini. Doorprize Untuk menarik perhatian dari para cassiopeia dan membuat mereka bersemangat kembali, kami memiliki beberapa doorprise yang menarik dan pastinya hadiah ini sangat diinginkan oleh para peserta. Acara Lelang Pada akhir acara Gathering ini kami akan melelang beberapa standing banner, spanduk, dan barang lainnya kepada para peserta. Nantinya, hasil dari lelang ini akan digunakan untuk menambah biaya charity yang kami adakan.
b.
Charity Suatu kegiatan akan terasa sia-sia apabila kita tidak membagi kesenangan kita kepada orang lain. Maka dari itu selain mengadakan acara gathering, kami juga memasukkan program charity dalam acara kami. Program ini bertujuan untuk
membuktikan bahwa komunitas anak muda yang menyukai hal-hal seperti artis korea ini masih ingin memberikan kontribusi untuk kemanusiaan. Hal ini berarti bahwa anak muda pun masih memiliki jiwa sosial. Kami membuat penggalangan dana kepada para peserta gathering melalui kotak amal dan juga hasil lelang barang-barang yang masih berhubungan dengan DBSK diantara lain poster-poster yang kami buat, banner dan juga standing figure. Nantinya hasil keuntungan yang kami dapat akan kami akumulasikan dengan daerah – daerah lain dan akan kami sumbangkan pada Yayasan Kasih anak Kanker Indonesia untuk anak-anak penderita kanker.
Waktu dan Tempat Kegiatan Waktu
: 18 Desember 2011
Tempat
: Gedung Amphiteather UPI (Gedung Kebudayaan UPI) Universitas Pendidikan Indonesia, Setiabudi, Bandung.
Peserta Kegiatan Peserta acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ini yaitu Cassiopeia Bandung dan sekitarnya. Jumlah Panitia
: 25 orang
Jumlah Peserta
: 150 orang
Performer
: 75 orang
Jumlah Total
: 250 orang
Panitia Kegiatan Seluruh admin DBSK Home dan volunteer sesama Cassiopeia.
Penawaran Sponsorship Pendahuluan Sesuatu yang tidak mungkin apabila sebuah acara terselenggara tanpa adanya bantuan dana, terlebih untuk kegiatan besar seperti “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” tentulah akan memerlukan bantuan dana yang besar pula. Oleh sebab itu, panitia bermaksud menawarkan kerja sama dengan harapan akan dicapai suatu kerjasama yang harmonis, saling pengertian, dan saling menguntungkan. Kerjasama yang dimaksud adalah kerjasama yang mendukung kegiatan ini secara keseluruhan. Pada dasarnya kami terbuka kepada semua pihak untuk dapat terlibat dalam kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” untuk menyukseskan kegiatan ini dengan berperan serta atau berpartisipasi menjadi sponsor. Bentuk partisipasi yang kami tawarkan berupa :
Dana finansial
Bentuk kerja sama lain
Besar harapan kami jalinan kerja sama ini dapat terbina dengan baik. Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih. Media promosi antara lain : Spanduk, Poster, Pamflet, Kaos Panitia, ID Card, dan Iklan saat acara berlangsung.
Nilai Tambahan Bagi Perusahaan Dengan menjadi sponsor pada kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” 2011, sponsor akan mendapat image:
Profesional: Perusahaan pendukung akan tercatat sebagai perusahaan yang profesional skala nasional dengan melakukan promosi yang tepat sehingga akan meningkatkan citra perusahaan.
Sosial: Meningkatkan dan menciptakan image sosial di tengah masyarakat, sebagai perusahaan yang peduli masalah sosial.
Naskah Sponsorship Bentuk kerja sama yang ditawarkan dari kegiatan “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” tahun 2011 sebagai berikut: 1. Sponsor Tunggal 2. Sponsor Utama 3. Sponsor Pendamping 4. Sponsor Biasa
1. Sponsor Tunggal “Sponsor Tunggal” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik negeri maupun swasta yang memberikan bantuan dana sebesar 100% dari seluruh anggaran/biaya penyelenggaraan kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah : a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti: spanduk, pamflet, dan lainlain. b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta. d. Diberikan tempat untuk memasang poster, spanduk, billboard atau bentuk promosi lain pada lokasi kegiatan. e. Diberikan tempat untuk memberikan souvenir sebagai salah satu media promosi perusahaan atau instansi/lembaga kepada peserta kegiatan. f. Diberikan hak sebagai satu-satunya sponsor kegiatan ini.
2. Sponsor Utama “Sponsor Utama” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik swasta atau negeri yang memberikan bantuan dana sebesar 60% dari seluruh anggaran/biaya kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah : a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti : spanduk, pamflet, dan lainlain.
b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat atau piagam. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta. d. Diberikan tempat untuk memasang poster, spanduk, billboard atau bentuk promosi lain pada lokasi kegiatan.
3. Sponsor Pendamping “Sponsor Pendamping” adalah suatu perusahaan atau instansi/lembaga, baik swasta maupun negeri yang memberikan bantuan dana sebesar 30% dari seluruh anggaran/biaya penyelenggaraan kegiatan ini. Timbal balik yang diperoleh penyandang dana (sponsor) adalah: a. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada semua media yang digunakan untuk publikasi kegiatan ini. Seperti: spanduk, pamflet, dan lainlain. b. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada sertifikat. c. Pencantuman nama dan logo perusahaan atau instansi/lembaga pada atribut yang digunakan oleh panitia maupun peserta.
4. Sponsor Alternatif Ditawarkan kepada perusahaan/instansi yang bekerja sama dengan panitia dalam bentuk produk, baik berupa makanan atau minuman maupun berupa media publikasi. 4. 1. Sponsor Berupa Makanan / Minuman Pihak sponsor bersedia melakukan kontribusi sebagai berikut :
Memberikan Free Snack / Free Drink sebanyak jumlah peserta, panitia dan undangan selama kegiatan berlangsung.
Mempresentasikan produk.
4. 2. Sponsor Berupa Media Publikasi Sponsor berupa media publikasi terdiri dari dua media, baik media elektronik maupun media cetak.
4.2.1
Media Elektronik / Televisi atau Stasiun Radio Publikasi acara kegiatan selama 5 (lima) hari berturut-turut dengan alokasi waktu antara 09.00-21.00 terhitung sejak 15 (lima belas) hari sebelum kegiatan berlangsung.
4.2.2
Media Cetak / Majalah atau Koran Publikasi acara kegiatan di kolom iklan sebanyak 5 (lima) kali terhitung sejak 15 (lima belas) hari sebelum kegiatan berlangsung.
5. Donatur Donatur
adalah
perusahaan/
instansi/
badan/
lembaga/
kelompok/
perseorangan yang bersedia mendukung kegiatan ini dengan memberikan sumbangan berupa :
Uang Tunai
Kerja Sama dalam bentuk bantuan sukarela dengan tetap menjaga hubungan profesionalisme dan bersifat tidak mengikat.
Ketentuan Sponsorship 1. Pesan Sponsorship Pesan sponsorship tidak diperkenankan menggunakan kata-kata yang persuasif atau menganjurkan. 2. Bentuk Penawaran Sponsor a. Materi sponsor dapat disediakan oleh panitia atau dapat juga panitia menerima materi dari sponsor. b. Kepastian akhir pihak sponsor selambat-lambatnya diterima oleh panitia tanggal 21 November 2011 3. Cara Pembayaran a. Pembayaran pertama (uang muka) sebesar 25 % dari keseluruhan jumlah yang harus dibayar (biaya total) dan dilakukan saat penandatangannan kontrak atau surat kesediaan berpartisipasi. b. Pembayaran kedua adalah pelunasan sebesar 75 % dari biaya total dibayarkan paling lambat tanggal 26 november 2011.
4. Pembatalan Sponsor a. Dari pihak sponsor
Sponsor yang telah membayar uang muka yang telah disepakati tidak dapat mengambil kembali uang muka jika mengundurkan diri sebagai pihak sponsor.
Pengunduran diri setelah tanggal 24 November 2011 dikenakan sanksi pembayaran penuh.
Pengunduran diri sebelum tanggal 24 November 2011, 50% dari biaya total yang telah dibayarkan menjadi hak panitia.
Di luar ketentuan di atas, panitia berhak menentukan kebijaksanaan.
b. Dari pihak panitia: akan dikembalikan sebesar yang telah diberikan.
5. Ketentuan Lain-Lain a. Perjanjian kontrak dapat dilakukan antara pembawa proposal sponsorship dengan penanggung jawab pihak sponsorship. b. Panitia tidak bertanggung jawab atas kesalahan, bila materi iklan diperoleh dalam bentuk selesai. c. Panitia tidak menutup kemungkinan dari pihak sponsor untuk bekerja sama atau berpartisi dalam bentuk lain. d. Panitia dapat melakukan klaim kepada pihak sponsor jika sponsor menyalahi ketentuan sponsorship. e. Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekretariat panitia maupun di instansi pemberi sponsor sesuai kesepakatan bersama. f. Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekretariat panitia pembayaran atau dapat juga dikirimkan ke rekening : g. Informasi lebih lanjut hubungi : Zola Permata Sari No: 0898 744 6149
untuk
Susunan Kegiatan (Lampiran 1) Susunan Kepanitiaan (Lampiran 2) Anggaran Dana (Lampiran 3 )
Penutup Demikian proposal ini kami susun sebagai pedoman dan acuan dasar kegiatan,dan bahan pertimbangan semua pihak. Kami selaku panitia pelaksana mengharapkan partisipasi dan dukungan guna keberhasilan dan kelancaran pelaksanaan kegiatan ini. Akhirnya, hanya kepada Tuhan Yang Maha Esa kami berserah diri atas segala urusan.
Bandung, 23 Oktober 2011 Panitia Pelaksana “Gathering 8th Anniversary TVXQ5” Ketua Pelaksana
Sekretaris Pelaksana
Junita Derliana Nababan
Meilyna Haryanti
Lampiran 1: Susunan Acara Susunan Acara Gathering 8th Anniversary TVXQ5 Draft Acara 8th anniversary TVXQ5 and Charity to Cancer Institution
No.
Waktu
Acara
1.
09.00 – 09 10
Opening 8th anniversary of TVXQ5 ceremony
2.
09.10 – 10.00
3.
10.00 – 10.30
Pengkondisian peserta
4.
10.30 – 10.45
Performer I
5.
10.45 – 11.00
Games I
6.
11.00 – 11.45
Contest I
7.
11.45 – 12.00
Voting Contest I
8.
12.00 - 13.00
BREAK
9.
13.00 – 13.15
Games II
10.
13.15 – 13.30
Performer II
11.
13.30 – 13.40
Games III
12.
13.40 – 14.25
Contest II
13.
14.25 – 14.40
Voting Contest II
14.
14.40 – 14.55
Performer III
15.
14.55 – 15.55
Nonton Bareng
16.
15.55 – 16.10
Performer IV
17.
16.10 – 16.25
Pengundian Doorprice
18.
16.25 - selesai
Lelang penggalangan dana charity
Tempat
Taman Berrety
(pelepasan Balon + flashmob)
Amphiteathre
Lampiran 2: Susunan Kepanitiaan Susunan Panitia Gathering 8th Anniversary TVXQ5
Panitia Pelaksana (Organizing Committee) Ketua
: Junita Derliana Nababan
Wakil
: Chindy Verhanaz Rangkuti
Sekretaris
: Meilyna Haryanti
Bendahara
: Priskila
Koordinator Acara
: Rini Anggun Pertiwi
Dana Usaha
: Zola Permata Sari
Dokumentasi
: Indah Charvinda M
Peralatan
: Nur Yanuary K.
Konsumsi
: Fanny Diah Safitri
Hadiah dan Souvenir
: Antoinnette Melliza V.L.
Pendaftaran
: Synta Ciptaningtyas
Dekorasi
: Wahyu Abdi Nugroho
Lampiran 3 Anggaran Pengeluaran Daftar Pengeluaran Gathering 8th Anniversary TVXQ5
No.
Deskripsi
Jumlah
Satuan
HargaSatuan
Total
Perkiraan Pengeluaran A.
Kesekretariatan Kertas A4
1
Rim
40.000,00
40.000,00
Tinta Printer
1
Buah
100.000,00
100.000,00
Kuitansi
4
Unit
5.000,00
20.000,00
Stempel
1
Unit
35.000,00
35.000,00
Proposal
10
Eksemplar
15.000,00
150.000,00
Keperluan Fotokopi
Ls
Ls
50.000,00
50.000,00
Ls
Ls
50.000,00
50.000,00
ATK
Subtotal B
445.000,00
Konsumsi Makan Peserta dan Panitia
250
Orang/hari
1
buah
15.000,00
3.750.000,00
300.000,00
300.000,00
(1x250) Kue tart Subtotal C
4.050.000,00
Publikasi Spanduk
5
Unit
60.000,00
300.000,00
Wall of Fame (3x3)
1
Unit
540.000,00
540.000,00
Standing Banner
5
Unit
200.000,00
1.000.000,00
Poster
10
Unit
30.000,00
300.000,00
Pamflet
200
Unit
100
20.000,00
Subtotal D
2.160.000,00
Peralatan Paku payung
4
Dus
2.000,00
8.000,00
Selotip
3
Unit
2.000,00
6.000,00
Double tape
10
Unit
4.000,00
40.000,00
Cutter
2
Unit
2.000,00
4.000,00
Gunting
2
Unit
3.500,00
7.000,00
Benang Kasur
10
Unit
2.000,00
20.000,00
Kawat
10
Meter
10.000,00
100.000,00
Lem Kertas
1
Unit
10.000,00
10.000,00
Subtotal E
195.000,00
Dokumentasi Cuci cetak foto
Ls
Ls
90.000,00
Kaset video
3
Kaset
35.000,00
105.000,00
Batu baterai
10
Unit
10.000,00
100.000,00
Pembuatan buku
1
Unit
200.000,00
200.000,00
Subtotal F
495.000,00
Transportasi Bis
1
Unit
2.000.000,00
Subtotal G
2.000.000,00 2.000.000,00
Hadiah dan Souvenir
Hadiah
Juara Cover Dance
1
Paket
1.250.000,00
1.250.000,00
Juara Cover Sing
1
Paket
750.000,00
750.000,00
Doorprize
1
Paket
500.000,00
500.000,00
Hadiah games
1
Paket
200.000,00
200.000,00
Untuk Performer
5
Unit
10.000,00
50.000,00
Untuk Fandom lain
15
Unit
10.000,00
150.000,00
Untuk Donatur
1
Unit
80.000,00
80.000,00
Rubber
150
Unit
10.000,00
1.500.000,00
Kalender
1
Rim
Booklet
150
Unit
30.000,00
4.500.000,00
Tas
150
Unit
10.000,00
1.500.000,00
Sticker
150
Unit
1.500,00
225.000,00
Cenderamata
Goodies
Subtotal
500.000,00
11.205.000,00
H
Dekorasi Balon Gas
200
Unit
5000,00
1.000.000,00
Balon
100
Unit
1000,00
100.000,00
Kain
15
kg
60.000,00
900.000,00
Pita
3
roll
20.000,00
60.000,00
Styrofoam Besar
2
Unit
30.000,00
60.000,00
Subtotal G
2.120.000,00
Lain-lain Sewa Gedung
1
Unit
6.000.000,00
6.000.000,00
Kaos Panitia
25
Unit
35.000,00
875.000,00
ID Card
25
Unit
2000,00
50.000,00
Subtotal
925.000,00
Total PerkiraanPengeluaran
29.575.000,00
Overhead Cost 10%
2.957.500,00 Jumlah Total Pengeluaran: 32.552.500,00
Perkiraan Pemasukan 1.
Pendaftaran peserta
150
Orang
2.
Pendaftaran Perlombaan
10
Tim
Total Perkiraan Pemasukan
75.000,00 11.250.000,00 100.000,00
1.000.000,00 12.250.000,00
Kekurangan Biaya Total Perkiraan Pemasukan
20.302.500,00
Akta Perjanjian Kerja Sama
Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
:
Jabatan
:
Perusahaan
:
Alamat Perusahaan
:
No. Telp/Hp
:
Setelah mempelajari penawaran kerajasama yang Anda berikan, kami bersedia melakukan kerja sama dalam bentuk sponsorship dan menyetujui segala persyaratan yang tercantum dalam proposal sponsorship. Secara bersama-sama kedua belah pihak bersepakat untuk mengadkan perjanjian kerja sama dengan naskah sponsorship : 1) Sponsor Tunggal
(...)
2) Sponsor Utama
(...)
3) Sponsor Pendamping (...) 4) Sponsor Alternatif
(...)
Jenis Media
Sejumlah Uang (terbilang)
Hak Fasilitasi Promosi
Materi disediakan oleh
: Panitia/ Sponsor
Jumlah uang yang disepakati
: Rp
Dengan uang muka sebesar
: Rp
Sisanya akan dibayar pada tanggal
: Bandung, 23 Oktober 2011
Penerima atas Nama Panitia
(
Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
)
(
)
Tanda Terima Proposal “Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ” tahun 2011 Saya yang bertanda tangan dibawah ini : Nama / Jabatan
:
No. Hp/ Telp
:
Perusahaan
:
Alamat
:
Telah menerima proposal “Gathering 8th Anniversary TVXQ5 ”tahun 2011 pada: Hari / tanggal
:
Konfirmasi selanjutnya akan dilakukan dengan menghubungi : Nama / Jabatan
:
No. Hp/ Telp
:
Hari/Tanggal
:
Jam
:
Tanda tangan Penerima
(
)
