Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT Qué es el Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT? Es una técnica que permite analizar un proceso. El proceso comprende las tareas o labores, las cuales son asignadas a los cargos involucrados en el proceso y que hacen parte de una unidad o departamento, ya sea administrativa, comercial u operativa. Los cargos son desarrollados desarrollados por empleados, funcionarios o trabajadores según correspondan. Cuál es la utilidad del Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT? Una vez estructurado el Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT de la situación inicial del proceso se determina el tiempo total, con base en ello se procede a analizar cuál(es) tarea(s) son improductivas, mudas o no aportan al proceso. Estas tareas se ajustan, se mejoran o se eliminan y se procede a realizar el Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT de la situación mejorada, es decir, que ya incluye acciones de mejora, reunificación o de eliminación de tareas. Cómo se estructura el Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT? El DDT se estructura teniendo en cuenta: 1) Lista de tareas. tareas. Son las labores asignadas a cada uno de los cargo, incluyendo el tiempo que se requiere para desarrollar cada tarea. 2) Lista de actividades de actividades de la unidad o del departamento. Las actividades reúnen el conjunto de tareas que son afines en su desarrollo. Por lo tanto una actividad puede incluir varias tareas y se debe identificar con un concepto clave que relacione las tareas agrupadas. Los tiempos de las tareas que conforman una actividad se suman y corresponden al tiempo total de la actividad. 3) Tiempo total del del proceso. Corresponde Corresponde a la suma de los tiempos de todas las actividades.
Cómo se organiza el Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT? El DDT se organiza en una matriz. Por matriz. Por las filas se registran las actividades. Y por las columnas se registran los cargos y los tiempos. Para cada cargo se registran las tareas asignadas y los tiempos requeridos para de sarrollarlas. Las columnas relacionadas con los tiempos se totalizan y así se puede conocer el tiempo total requerido para desarrollar las tareas asignadas a un cargo. Ahora para hallar el tiempo total de cada actividad se suman suman todos los tiempos de las tareas que conforman la actividad. Y para determinar el tiempo total del proceso se procede a sumar los tiempos de las actividades.
Se recomienda desarrollarlo en un archivo Excel para facilitar la suma de tiempos tanto por columnas como por filas y verificar el tiempo total. Las tareas pueden ser: 1) Secuencial. Cuando la tarea se realiza una después de la otra, es decir, cuando se requiere terminar con una tarea para continuar con la siguiente. 2) Simultánea. Cuando la tarea se realiza a l mismo tiempo que otra tarea. En este caso, pueden estar interactuando dos o más funcionarios a la vez. Consideraciones en la conversión del tiempo: Los tiempos requeridos en las tareas pueden estar expresados en segundos, minutos, horas, días semanas, en fin. Tenga en cuenta la siguiente información. 1 día = 8 horas 1 hora = 60 minutos 1 minuto = 60 segundos
En la siguiente figura se presenta la estructura del Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT
A continuación se presenta un ejemplo
Compañía AAA y la sección de compras Entre las diversas secciones que comprende la compañía AAA está la sección de compras, que tiene a su cargo las actividades inherentes al proceso de compra.
Procedimiento de compra Cargos Jefe de sección, Asistente # 1, Almacenista, Secretaria y Asistente #2
Actividades Actividad A. Programar compras Actividad B. Efectuar compras Actividad C. Recibir el pedido
Actividad A. Programar compras Tareas El jefe de sección identifica las necesidades de materiales que le han solicitado y diligencia el formato para determinar las prioridades de materiales (2 horas). Luego le entrega (1 minuto) el formato al asistente #1 para que diligencie las requisiciones de acuerdo a las prioridades de los materiales. El asistente #1 invierte en esta tarea un promedio de 3 horas El asistente #1 (2 minutos) le lleva las requisiciones y las deja en el puesto de trabajo del almacenista, quien debe verificar las existencias y determinar los faltantes, en lo cual invierte 2.5 horas. Una vez que el almacenista determina los faltantes le dicta a la secretaria para diligencie las órdenes de cotización para suplir los faltantes. (1 hora) La secretaria (3 minutos) le entrega las órdenes de cotización al asistente #2 para que proceda a contactar los proveedores y encontrar la mejor oferta para suplir los faltantes (8 horas) El asistente #2 (3 minutos) le entrega las cotizaciones al jefe de sección. Este junto con el asistente #1 procede al análisis y comparación de las cotizaciones (2 horas)
Actividad B. Efectuar compras Tareas El jefe de sección toma las decisiones sobre la(s) cotización(es) que cumple los requisitos de materiales. (30 minutos) Y entrega (2 minutos) la (s) cotización(es) seleccionada (s) al asistente #1. Este se contacta con los proveedores realizando la negociación respectiva. (2 horas) Luego el asistente #1 le entrega (2 minutos) la (s) cotización(es) analizada(s) al Almacenista. El almacenista le entrega (2 minutos) la (s) cotización(es) analizadas a la secretaria para que proceda al archivo respectivo (3 minutos) Actividad C. Recibir el pedido Tareas El proveedor organiza (1 día) el pedido de materiales. Luego procede a entregar el pedido junto con la factura (1 minuto) al asistente #1 para la respectiva verificación de la cotización seleccionada (15 minutos). Luego el asistente #1 (3 minutos) le entrega la factura verificada al almacenista para que reciba el pedido y verifique las cantidades registradas en la factura (30 minutos). Una vez confirmada y recibidas las cantidades, el almacenista (30 segundos) firma el original de la factura. El almacenista entrega el original firmado y la copia de la factura (3 minutos) al asistente #1. Este le entrega (2 minutos) el original de la factura firmada al proveedor. Luego el asistente #1 le entrega (2 minutos) a la secretaria que archive la copia de la factura y la programe para el pago según condiciones estable cidas previamente (10 minutos). Para el proceso de compra descrito proceda a representar el Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT de la situación inicial Nota. Todos los tiempos se registran en minutos.
Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT de la situación inicial DISTRIBUIDORA AAA Departamento Analizado:
Preparado por: Actividad
minutos
Procedimiento de compra Realizado por
Compras Luz Stella Garnica Sandoval
CARGO 1 Jefe de sección
min
CARGO 2
Diciembre 15 de Fecha 2016
min
Asistente #1 Identifica las necesidades de materiales y diligencia el formato de materiales s
CARGO 3
min
Almacenista
Secretaria
120
ar p
Entrega el formato de las requisiciones m o c r a g
ar
m
1306,0
A
c
ivt
id
a
d
A
.
P
or
1
Recibe el formato para preparar las requisiciones Diligencia las requisiciones de acuerdo a las prioridades de los materiales Lleva las requisiciones al almacenista
1
180
2 Verifica las existencias y determinar los faltantes
CARGO 4
150
min
CARGO 5 Asistente #2
min
CARGO 6 Proveedor
min
Dicta a la secretaria para diligencie las órdenes de cotización para suplir los faltantes
60
Diligencia las órdenes de cotización para suplir los faltantes
Entrega las órdenes de cotización al Asistente #2
Recibe las cotizaciones Análisis y comparación de las cotizaciones Decide sobre cotización(es) que cumple los requisitos de materiales s ra p
3 Análisis y 120 comparación de las cotizaciones
120
30
o r a ef
c
ut
165 E
Entrega cotizaciones seleccionadas
Recibe cotizaciones seleccionadas 2
2
. B
Contacta con proveedores para negociar A
c
t
vi
di
a
d
3
Recibe las órdenes de cotización Contacta los proveedores y encontrar la mejor oferta para los faltantes Entrega las cotizaciones al jefe
m c
60
Entrega las cotizaciones analizadas
120
2
Recibe cotizaciones analizadas
2
3
480
3
Entrega de cotizaciones analizadas
2
Recibe las cotizaciones analizadas
Archiva las cotizaciones analizadas
Recibe factura
o id
Verifica la factura con la cotizaicón seleccionada
15
Entrega al almacenista la factura verificada para recibir pedido
3
e p l e ir ib e
3 Organiza pedido y factura Entrega factura
1
d
c
2
Recibe la factura veficada
3
Verifica las cantidades registradas en la factura
30
Firma el original de la factura
0,5
Entrega la factura firmada y la copia
3
480 1
557,5 R . C d
A
c
t
vi
di
a
Recibe la factura firmada y la copia
3
Entrega la factura original firmada
2
Entrega la copia de factura
2
Recibe factura original firmada Recibe la copia de la factura Archiva la copia de la factura y la programa para el pago
2
10
2
TOTAL MINUTOS
Horas Días
2028,5
33,81
276
453
Tiempo total del procedimiento
250,5
80
486
Verificación
483
2028,5
4,23
El Diagrama de Distribución de Trabajo – DDT de la situación inicial da como resultado un tiempo total del proceso de compra de 2028.5 minutos.
En la parte inferior del DDT se puede observar el tiempo total que corresponde a la suma de las Actividades A, B y C da 208.5 minutos que es el mismo de la verificación que también da 2028.5 minutos. Los 2028.5 minutos al convertirlos a horas da 33.81 horas Y las 33.81 horas al pasarlas a días da 4.23 días Las tareas que conforman el DDT situación inicial del proceso de compra se pueden analizar con el fin de presentar mejoramientos mediante la aplicación de la herramienta 5 Ws+H y por ende organizar un DDT con la situación propuesta del proceso de compra. Adelante con su proceso de aprendizaje y formación. Directora del curso
Fuentes consultadas
Garnica S, Luz Stella (2016). Técnicas de análisis de procesos. Diagrama de Distribución de Trabajo DDT. Bucaramanga: UNAD Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. México, D.F., MX: Larousse - Grupo Editorial Patria. Retrieved from http://www.ebrary.com Funciones o carta de distribución del trabajo (DDT). Pp 91 – 92 Recuperado de: http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=104&docID=11038651&tm=1482848896131 Zamudio A, Pedro M. (2007) Módulo Organización y Métodos. Diagramas de procedimiento. Bogotá: UNAD CNAD. (pp. 52-58)
