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TABLA DE CONVERSIONES
UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES Educación a Distancia. Huancayo.
Impresión Digital SOLUCIONES GRAFICAS SAC Jr. Puno 564 - Hyo. Telf. 214433
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INDICE UNIDAD TEMATICA I CONTENIDO Y OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN 1. Metodología para el Estudio de las Teorías Administrativas 2. Metodología para el Estudio de Casos 3. Concepto de la Administración 4. La Administración, Ciencia, Técnica y Arte 5. ¿Que es administrar? 6. Estado actual de la Administración
09 09 11 12 14 16 17
UNIDAD TEMATICA II ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN 1. Orígenes 2. Influencia de los Filósofos 3. Iglesia Católica 4. Organización Militar 5. La Revolución Industrial
23 23 27 29 30 31
UNIDAD TEMATICA III LA TEORÍA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN 1. La obra de Fayol 2. Teorías de la Organización 3. Elementos de la Administración 4. Principios de Administración 5. Caso de Estudio
39 44 45 46 47 48
UNIDAD TEMATICA IV EL ENFOQUE HUMANÍSTICO Y SUS TEORÍAS 1. Orígenes 2. Conclusiones de la Experiencia de Hawthorne 3. Funciones Básicas de la Organización Industrial 4. Comparaciones entre la teoría Clásica y las relaciones humanas
53 53 55 57 58
UNIDAD TEMATICA V LA TEORÍA NEOCLÁSICA 1. Orígenes 2. El proceso Administrativo 3. Administración por Objetivos
61 62 64 68
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UNIDAD TEMATICA VI LA TEORÍA ESTRUCTURALISTA 1. Origen de la Teoría Estructuralista 2. Características del Estructuralismo 3. Orígenes de la Burocracia 4. Tipos de Sociedad 5. Tipos de Autoridad 6. Características de la Burocracia
75 75 78 81 82 83 85
UNIDAD TEMATICA VII LA TEORÍA DE SISTEMAS 1. Orígenes de la Teoría de Sistemas 2. Crítica del Enfoque de Sistemas como Escuela Administrativa 3. La Teoría Matemática 4. Orígenes de la Teoría Matemática 5. Investigación de Operaciones
89 90 93 95 95 98
UNIDAD TEMATICA VIII TEORÍA DE LA CONTINGENCIA 1. Orígenes de la Teoría Contingencial 2. La integración Concepto 3. Ambiente 4. Tipología de los Ambientes 5. Tecnología 6. Efecto de la Tecnología 7. Las Organizaciones y sus Niveles
105 106 107 108 108 109 109 110
UNIDAD TEMATICA IX LA ADMINISTRACIÓN 1. Importancia de la administración 2. Planeación 3. Organización 4. Dirección 5. Control 6. Interrelación entre funciones 7. Definición e importancia de los objetivos
113 114 115 115 116 116 117 118
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Las organizaciones constituyen un elemento fundamental en el desarrollo social y económico. Un factor esencial y crítico para que éstas puedan cumplir eficazmente con sus fines, es la capacidad administrativa de sus dirigentes.
Hoy que inicias tu labor como futuro dirigente empresarial encontrarás en este módulo de Introducción a la Administración, los elementos fundamentales para conocer y entender la razón que tuvieron todos aquellos estudiosos en establecer las diferentes teorías, cuyo desarrollo fueron estableciendo el arte y la ciencia de dirigir, administrar y desarrollar el mundo empresarial que hoy conocemos.
Tu éxito el día de mañana como profesional, se inicia desde el mismo momento en que empiezas a comprender y analizar todo este cúmulo de conocimientos y experiencias que nos fueron legando los grandes pensadores.
En este módulo de Introducción a la Administración vas a encontrar una síntesis muy importante de cada uno de los instantes de la historia mundial, vista desde el ámbito empresarial. Asimismo, mediante el desarrollo de cada una de las actividades y de los casos de estudio que se han preparado podrás entrar al fascinante mundo de la Administración de Empresas.
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CONTENIDO Y OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN El presente fascículo tiene como propósito introducirte en el conocimiento general de las diferentes teorías administrativas que se han presentado a través de la historia. Al investigar el fenómeno administrativo, es preciso tener en cuenta que esta actividad humana colectiva o individual ha estado presente en el desarrollo de la humanidad. Como te podrás dar cuenta las referencias históricas facilitan el conocimiento del origen y evolución de la Administración, a la vez que explican las tendencias actuales y sus aplicaciones en las organizaciones modernas.
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: • Define lo que es la Administración y lo que es la Teoría General de la Administración. • Explica la importancia de la Administración en la actualidad y cómo ésta ha llegado a ser imprescindible en la conducción de la sociedad moderna. • Reconoce el contenido y el objeto del estudio de la Administración. • Proyecta las perspectivas futuras de la Administración y la creciente complejidad de su papel en la sociedad moderna.
1. METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE LAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS El contenido que vas a encontrar en estos fascículos se refiere a los principios y postulados que configuran la Introducción a la Administración, considerada como una asignatura básica para la formación de profesionales en diversas áreas. Las referencias históricas facilitan el conocimiento del origen y evolución de esta disciplina y explican las tendencias actuales y sus aplicaciones en las organizaciones modernas.
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La actividad administrativa se considera como el agente de transformación por excelencia y se afirma que la mayoría de los cambios se alcanzarían si los gobernantes, directores, gerentes, ejecutivos y gestores de las actividades humanas ponen en práctica las fórmulas de la administración moderna. Es con una buena administración como se puede salir adelante en los proyectos que enfrentamos día a día. De esta manera la enseñanza, investigación y divulgación de la ciencia y técnicas administrativas deben ocupar un destacado puesto entre las áreas de formación de profesionales orientados hacia la gestión de empresas y dirección de entidades públicas y privadas. Considerando la evolución y el dinamismo que hoy viene presentando el mundo empresarial, es de vital importancia para alcanzar nuestro objetivo en el estudio y aprendizaje de la administración, el iniciar desde el primer momento a aplicar nuestros conocimientos a situaciones reales empresariales, ya que está vivamente comprobado que la administración y sus teorías no es una asignatura para memorizar conceptos, sino de aplicar los mismos mediante su análisis y tomar decisiones conforme a la situación empresarial que se está viviendo. Es importante que tengas en cuenta que los problemas que se presentan en las empresas pueden ser similares entre varias de ellas, pero su solución y aplicación es distinta ya que tenemos que se debe considerar la idiosincrasia de las mismas, su capacidad económica, el personal que la conforma y los objetivos que buscan en el desarrollo de sus actividades. Para ir adquiriendo experiencia en esta aplicación los estudiosos de la administración deberían experimentar continuamente en empresas reales, situación que sabemos tiene un muy alto nivel de dificultad, por esta razón desarrollaremos nuestro curso mediante el método de casos, que es una técnica de simulación, basada en el proceso decisorio y parte del principio según el cual siempre existe más de una solución adecuada para cualquier problema de administración de empresas. La solución que un estudiante proponga podrá ser distinta de la de otro. Así mismo, un estudiante podrá proponer variedad de soluciones para el mismo problema ya que, como decíamos anteriormente, éste depende de los objetivos perseguidos, el ritmo al que se agoten los recursos disponibles y la situación ambiental o los demás aspectos involucrados. Para alcanzar el mayor éxito en el análisis y resolución de estos casos debemos conformar un grupo de trabajo con nuestros compañeros de clase con quienes discutiremos y estableceremos nuestros criterios de análisis, nuestra visión sobre el problema y nuestras conclusiones de solución.
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2. METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE CASOS La siguiente metodología se le presenta a los hombres y mujeres que han decidido orientar sus esfuerzos al estudio de la Administración, con el fin de que puedan abarcar en forma ordenada y científica la resolución de los casos de estudio y asimilar las distintas Teorías Administrativas mediante su aplicación en empresas reales. El análisis de estudio de casos es parte integral de un curso de Administración. Su propósito consiste en proporcionar a los estudiantes la experiencia sobre los problemas de este tipo que enfrentan las organizaciones reales. Un estudio de caso presenta un informe de lo sucedido en un negocio o industria durante uno o varios años. En otras palabras registra una crónica de los acontecimientos que debieron enfrentar los gerentes en un determinado momento. Los casos de estudio son valiosos para el curso de Introducción a la Administración por varias razones. En primer lugar, proporcionan el conocimiento de los problemas organizacionales para quienes probablemente no hayan tenido la oportunidad de experimentarlos en forma directa. En segundo lugar, los casos ilustran la teoría y contenido de los modelos y enfoques administrativos y permite aplicarlos cuando se analizan los problemas que enfrenta una compañía específica. Por tanto, con el fin de analizar un estudio de caso es imprescindible examinar minuciosamente los obstáculos que se van presentando en la organización. Con mucha frecuencia, será necesario leer el caso varias veces: la primera para tener una idea general de lo que sucede en la empresa, y luego varias veces para Descubrir y entender los problemas específicos. Generalmente, el análisis detallado de un estudio de caso debe incluir las siguientes etapas: 1. Lectura cuidadosa del caso: el caso relatado se toma generalmente de la vida real. Puede incluir hechos y opiniones exageradas que pueden esconder o camuflar hechos que ocurrieron en realidad. 2. Recopilación de los hechos: es conveniente recoger los principales hechos por escrito, para no confiar exclusivamente en la memoria. 3. Evaluación de los hechos: determina la importancia relativa de los hechos reunidos y deja de lado los que no sean pertinentes para el caso. 4. Exposición del problema: por lo general es la parte más difícil del método. Por ello debes asegurarte de que comprendes el caso y de tener claros los elementos del problema y las consecuencias que de él se podrían derivar. Ten cuidado, pues una definición errada del problema puede conducirte por caminos muy diferentes.
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5. Establecimiento de alternativas de solución para el problema: no busques una solución rápida, sino diversas soluciones fundamentadas en hechos. Es conveniente plantear todas las alternativas de solución y sus posibles consecuencias para el presente y futuro de la empresa. 6. Selección de la alternativa de solución más adecuada: en otras palabras, debes tomar una decisión para escoger la alternativa más adecuada, teniendo en cuenta la situación descrita. Asegúrate de saber por qué se escogió esta solución. 7. Preparación de un plan de acción: Prepara un plan para aplicar la solución escogida.
1.1 Elabora un esquema para representar las etapas que debes seguir al realizar un estudio de caso, en el orden que deben realizarse.
3. CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN El concepto de Administración presenta dos acepciones principales: como actividad de conducir organizaciones y como teoría o conjunto de conocimientos de carácter científico y técnico para el análisis del comportamiento y la proyección de resultados eficaces de las organizaciones. La actividad administrativa surgió simultáneamente con la aparición de las organizaciones primitivas y tradicionales. La teoría administrativa se inicia formalmente a fines del siglo pasado con el crecimiento de las organizaciones modernas, las grandes corporaciones privadas y las grandes organizaciones del Estado.
Figura 1.1 No hay trabajo tan sencillo que no se pueda hacer mal.
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Su definición: Cuando queremos conocer algo adecuadamente, el medio principal para lograrlo es la definición. Para complementarla sirven el estudio de las especies que de la misma cosa pueden darse, sus relaciones con aquellas otras que se asemejen y, por fin, las partes o elementos de que se compone. Por esta razón, tras buscar en este primer fascículo definir la Administración, estudiaremos, en los siguientes, sus especies, sus relaciones y los elementos que integran ese fenómeno tan interesante que es la Administración. La definición de algo puede ser nominal o real, ya sea que se investigue el significado de la palabra con que se designa esa cosa, o directamente lo que la cosa es en si misma.
La palabra “Administración” se forma con el prefijo ad, hacia, y con ministratio: esta última palabra proviene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que funge como término de comparación. Etimológicamente, administrar, quiere decir: servir. En este sen-tido administrar puede interpretarse como la acción de cuidar de los bienes de otro.
Administrar quiere decir también gobernar. En este sentido, administrar es dirigir los destinos de una comunidad, de tal manera que se alcancen los fines de la misma. Estas definiciones etimológicas se ajustan a las primeras concepciones sobre administración, cuando esta actividad se confundía con las funciones políticas, gubernamentales y religiosas. Con el desarrollo económico y social de los pueblos y, especialmente bajo el influjo de la Revolución Industrial, el término Administración ha evolucionado de tal manera que hoy se consideran varias definiciones, las que nos relacionan con palabras como: Dirección, Gestión, Gerencia. Entre las definiciones más usuales, que se encuentran en la vasta bibliografía de los autores contemporáneos, podemos citar las siguientes:
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• E. F. L. Brech: “Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado”. • H. Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administración): “Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”. • Koontz y O´Donnell: "La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes". • J.A. Fernández Arena: “Es una ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individual-mente no se pueden lograr”. • F. Tannenbaum: “El empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios que se presentan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa”. • G.P. Terry: “Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno”. Cabe afirmar que se ha hecho común la breve de-finición de la Administra-ción que la señala como “la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros u obtener resultados a través de otros”.
Figura 1.2 Administrar es hacer que los demás ejecuten las tareas que a mi me dan pereza.
4. LA ADMINISTRACIÓN, CIENCIA, TÉCNICA Y ARTE La señora Mary Parker Follet en The Collected Papers of Mary Parker Follet (New York, Harper and Bros., 1942) define la Administración como un arte, pero su definición no ha sido aceptada universalmente. Todos reconocen que la Administración supone cierto grado de destrezas; pero fuera de eso, continúa aun el debate acerca de si se debe clasificar como un arte, una ciencia o una profesión.
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En un discurso pronunciado ante una conferencia internacional sobre Administración, Luther Gulick, autor y educador en este campo, definió la Administración como “un campo del conocimiento que sistemáticamente trata de entender por qué y cómo los hombres trabajan juntos para alcanzar objetivos y para hacer estos sistemas cooperativos más útiles para la humanidad”. Según James A. F. Stoner, la Administración se puede denominar como “un campo del conocimiento, porque se ha estudiado desde hace algún tiempo y se ha organizado en una serie de teorías. Aun cuando estas teorías le parecían todavía demasiado generales y subjetivas, se mostraba optimista pensando que la Administración estaba en camino de convertirse en una ciencia”. El campo de la Administración se convertiría realmente en una ciencia Gulick sostenía-, cuando la teoría pudiera guiar a los gerentes señalándoles lo que debían hacer en una situación particular y poniéndolos en capacidad de predecir las consecuencias de sus actos. Por su parte Henry M. Bottinger, funcionario de una corporación y conferencista sostiene que la Administración es un arte, “una imposición del orden sobre el caos”. De acuerdo con este punto de vista, la pintura o la poesía requieren tres componentes: la visión del artista, el conocimiento del oficio y la comunicación efectiva. Por estos tres aspectos la Administración es un arte porque exige los mismos componentes y por tanto, lo mismo que las destrezas artísticas se pueden desarrollar con el adiestramiento, también las destrezas gerenciales pueden desarrollarse en forma parecida a la que se utiliza en la capacitación de los artistas. Se ha sostenido que la Administración es en parte una ciencia y en parte un arte. Edgar H. Sxhein ha comparado las principales calidades de los profesionales con las de los administradores. Y anota tres características: • Los profesionales basan sus decisiones en principios generales. • Los profesionales alcanzan posición de prestigio por su desempeño y no por favoritismo. • Los profesionales tienen que guiarse por un estricto código de ética que protege a su clientela. Analizadas estas tres características y comparándolas con el recorrido que debe cumplir un administrador, podemos deducir que la Administración es una profesión en la cual se cumplen las tres características para poder alcanzar la eficiencia y las expectativas establecidas. 15
La Administración es una teoría cuyo conjunto de conocimientos científicos y técnicos son aplicables en la gestión o proyección, ejecución y evaluación de los resultados eficaces en las organizaciones. Las organizaciones se necesitan en nuestra sociedad porque realizan cosas que los individuos no pueden hacer, porque ayudan a mantener la continuidad de los conocimientos y porque son fuente de carreras. En el anterior concepto se recogen e integran dos significados asignados indistintamente a la noción de Administración, éstos son: • Como actividad o trabajo de conducir la producción de un grupo social o de llevar acabo la gestión o el proceso administrativo de una organización, la tarea de dirigir una empresa. • Como conjunto de conocimientos sistematizados o teoría aplicable a la dirección racional o eficaz de la producción en las organizaciones.
El significado del término Administración ha venido evolucionando. Inicialmente designaba la actividad o el hecho de enviar como delegado a un subalterno o capataz; posteriormente denotó la acción de gobernar, gestionar, dirigir, controlar bienes y servicios en provincias, en los negocios, en el ejército, en la Iglesia. El vocablo administrativo se institucionalizó jurídicamente durante la Edad Media como actividad de “cuidar el manejo de”. En el siglo pasado el término Administración se refería a la acción que ejecutaba el sujeto en la actividad directiva del Estado. Hoy el término Administración es equivalente al vocablo inglés management que significa, “manejo”, “gestión”, “gerencia”, “gobierno”, “dirección”, “cuerpo de directores”. En el presente siglo se institucionalizó el término Administración con la sistematización formal del estudio de la actividad administrativa en las organizaciones modernas: en la empresa privada y en las organizaciones actuales.
5. ¿QUÉ ES ADMINISTRAR? Administrar implica el logro de los objetivos por parte de las personas que aportan sus mayores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas. Ello implica saber qué deben hacer, determinar cómo lo deben hacer, comprender cómo lograr lo que hacen y verificar la efectividad de sus esfuerzos.
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Además, es imperioso establecer y mantener un ambiente en donde las personas, que trabajan juntas, puedan desempeñarse bien, situación que exige una interacción de aportes y restricciones económicas, psicológicas, sociales, políticas y técnicas.
La Administración es una actividad; su práctica se llama administrar y quien la realiza es un administrador. Cuando una persona se convierte en administrador, toma sobre sí nuevas obligaciones de índole totalmente administrativa. Entre éstas es importante el abandono de la tendencia a realizar las cosas personalmente. La tarea del administrador consiste, esencialmente, en utilizar con eficiencia los esfuerzos del grupo.
El punto de vista adoptado aquí es el de asociar la Administración con un grupo. Es cierto que una persona administra sus asuntos personales, pero en Administración se hace hincapié en el grupo. El esfuerzo cooperativo es hoy la voz de orden. De poco valen los amplios recursos materiales y la capacidad técnica, si no se estimulan y desarrollan las aptitudes administrativas para utilizar estos recursos y capacidades por medio de grupos organizados.
1.2. Según tu opinión ¿la administración puede considerarse como arte, como ciencia o como las dos? Justifica tu respuesta.
6. ESTADO ACTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN El pensamiento administrativo o la teoría de Administración presenta tres períodos de desarrollo bien definidos que podemos clasificar cronológicamente así: • Pensamiento tradicional: anterior a 1900 • Teoría clásica o mecanicistas de la Administración: 1900 - 1930 • Teoría moderna de la Administración: posterior a 1930 En el siguiente cuadro podemos apreciar las características generales de la evolución del conocimiento administrativo. 17
EVOLUCION DEL CONOCIMIENTO ADMINISTRATIVO Administración Ciencia y Tecnología tradicional Administrativa Clasifica 1. Pensa 2. Teoría 3. Teoría moderna Clásica o u orgánica ción miento tradicional mecanicistas o empírico Período Antes de 1900 - 1930 1930 - hoy Aproximado 1900 Método Empírico Empírico Axiomático, de tradicional positivista hipotético-deductivo, Investigación conductista. Predominante Organiza Tradicional Gran Organizaciones ciones es, el Estado, empresa industrial, modernas, empresas Predominantes ejército, iglesia, organizaciones de multinacionales, Estado. taller, fábrica negocios. Sistemas Centralista Taylorista, Mecanicistas o Administrativo y federalista. Fayolista, autoritario. Orgánico o patrimonial. Burocrático. participativo.
Como consecuencia del crecimiento de la gran empresa industrial privada, posterior a la revolución Industrial de 1880 y décadas siguientes, surgió la nueva profesión de “Administrador de Empresas” a fines del siglo pasado.
Los primeros profesionales en administración, en su gran mayoría, eran ingenieros que tenían la tarea de dirigir y controlar la producción eficiente de grandes organizaciones. De acuerdo con su experiencia originaron la sistematización del conocimiento administrativo para iniciar así su aporte a la denominada Teoría Clásica de la Administración cuyos postulados básicos dependen, de las condiciones estructurales que presentaban los países
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industrializados de occidente, especialmente en el período comprendido de 1880 a 1930. De estas condiciones estructurales de carácter político, social, económico y tecnológico podemos resaltar los siguientes acontecimientos: Economía política clásica o de libre empresa. El tipo de política económica imperante durante el período anterior a 1930 establecía que el Estado no debía intervenir en la producción. Su papel principal era el de ser “Policía” o “gendarme”, es decir, su función principal estaba orientada a las actividades de seguridad y vigilancia. Su política de dejar actuar, o de laissez faire, laissez passer, fue uno de los primeros principios del capitalismo. • Racionalidad social. El racionalismo individualista característico del capitalismo, reforzado en grandes obras como el Origen de las especies, de Charles Darwin, La riqueza de las naciones, de Adam Smith, El contrato social, de Juan J. Rousseau, destacaba el comportamiento social y determinaba sus valores ético-culturales. • Desarrollo tecnológico. A partir de la segunda década del siglo pasado encontramos una nueva revolución industrial con una gran variedad de innovaciones tecnológicas decisivas para el desarrollo empresarial. •
La energía a vapor que movía la maquinaria fue remplazada por la electricidad y los derivados del petróleo se integraron a la producción de los motores de dínamo y de combustión interna. En el campo de las materias primas, el hecho trascendental fue la utilización del hierro en lugar del acero. De otro lado, hubo una agilización en las comunicaciones: Alejandro Graham Bell, físico norteamericano, nacido en Edimburgo, Escocia, en 1847 y muerto en 1922 inventó el teléfono en 1876; Marconi, físico italiano, quien nació en 1874 y murió en 1937, inventó el telégrafo; la aviación y el transporte se desarrollaron, se construyeron carreteras y se dio un gran impulso a la comercialización del automóvil. Estos factores, que dominaban el panorama mundial de la época, determinaron el crecimiento de grandes organizaciones empresa-riales y, por lo tanto, el desarrollo de nuevas necesidades administrativas. Desarrollo de la gran empresa y de una nueva teoría. Dentro del marco capitalista el objetivo esencial del empresario es la obtención de ganancias y la acumulación del capital. En desarrollo de este proceso se fusionaron los capitales bancarios e industriales dando lugar al aumento de capacidad de producción, al crecimiento de la gran empresa y al surgimiento de la sociedad anónima, a fines del siglo pasado. Para la Administración de este tipo de organizaciones se necesitaban nuevos conceptos y nuevas •
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técnicas de organización y gestión, vacío que vino a llenar el desarrollo de las teorías de la Administración desde finales del siglo pasado.
1.3 1. Investiga cuáles son las habilidades necesarias para el administrador, teniendo en cuenta la variedad de situaciones con que se enfrenta. 2. Investiga cuál es el objeto del estudio de la Administración.
A través de tu autoaprendizaje has adquirido los conocimientos básicos para definir qué es administrar y lo que significa la administración, así como para ubicarla como ciencia, como arte. También te has enterado de cuáles han sido los aportes de algunos pensadores de la humanidad, interesados en explicar cómo ha evolucionado esta disciplina del conocimiento.
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá: Presencia Ltda, cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración moderna. México: Limusa, primera edición, 1998. Robbins, Stephen P. Administración y teoría práctica, México: P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
La Administración ha sido el resultado de una evolución de distintas teorías y experimentos requeridos por la evolución del hombre y de su propia industrialización, con el fin de poder comercializar en forma adecuada los productos que va requiriendo para satisfacer sus necesidades primarias y 20
secundarias. Por consiguiente en nuestro próximo fascículo analizaremos y discutiremos las distintas teorías planteadas y los enfoques y efectos que estas han ido presentando en el desarrollo industrial de los países y en el bienestar y la organización de los seres humanos como equipo de trabajo.
Nº 1
1. Explica con tus propias palabras, lo que entiendes administración. 2. Elabora un breve recuento de lo que hace un administrador. 3. Brevemente describe la importancia de la administración.
por
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ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN La Administración, tal como la conocemos hoy, es el resultado histórico e integrado de la contribución acumulada de numerosos pioneros, filósofos, físicos, economistas, estadistas y otros, entre los que se incluyen empresarios que con el transcurso del tiempo fueron desarrollando y divulgando obras y teorías en el campo de sus actividades. Siendo así, no es de extrañar que la Administración moderna utilice ampliamente ciertos conceptos y principios descubiertos y empleados en las ciencias matemáticas, en las ciencias humanas (psicología, sociología, biología, educación, etc.), en las ciencias físicas, así como en el derecho, la ingeniería, entre otras..
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: • Explica por qué desde la Antigüedad hasta el siglo pasado, ha habido preocupación por la Administración. • Describe la influencia que han tenido los filósofos, las organizaciones eclesiásticas, militares, y los economistas liberales en el pensamiento administrativo y en las formas de organización y Administración existentes en el pasado. • Explica la influencia de la Revolución Industrial y la forma como preparó el terreno para construir una ciencia de la Administración. • Identifica el trabajo de los pioneros industriales y de los empresarios cuyo esfuerzo individual dio origen a las grandes empresas actual
1. ORÍGENES La Administración es tan antigua como el hombre. Desde tiempos prehistóricos aparece la Administración de personas en grupos y organizaciones. Hasta las bandas más sencillas de cazadores y recogedores de
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alimentos reconocen u obedecen a un jefe del grupo que toma decisiones y se responsabiliza del bienestar de la banda. A medida que las sociedades fueron creciendo y haciéndose más complejas, se hizo más imperiosa la necesidad de organizaciones y de administradores. Las interpretaciones de primitivos papiros egipcios, tan antiguos que llegan al año 1.300 A.C., indican el reconocimiento y la importancia que se le da a la organización y a la Administración en los estados burocráticos de la antigüedad. Testimonios similares existen para la antigua China.
Las parábolas de Confucio contienen sugerencias prácticas para una adecuada Administración pública, y admoniciones para la elección de funcionarios públicos honestos, desinteresados y capaces. En las civilizaciones de la antigua Grecia y del Imperio Romano se encuentran abundantes pruebas de Administración en los registros históricos del gobierno, el ejército y los tribunales. Aunque los testimonios de la antigua Grecia no proporcionan una gran visión de los principios de la Administración, la existencia misma de la comunidad ateniense, con sus consejos, tribunales populares, funcionarios administrativos y juntas generales, indican una apreciación de la función administrativa. Aunque los documentos sobre la antigua Roma son incompletos, es muy conocido que la complejidad del trabajo administrativo dio lugar a un considerable desarrollo de las técnicas de la Administración. La existencia de los magistrados romanos, con sus áreas funcionales de autoridad y grados de importancia, indican una relación jerárquica característica de la organización. Se piensa que el verdadero genio de los romanos y el secreto del éxito del Imperio Romano se basaron en su capacidad para organizarse.
2.1 ¿Consideras que en nuestra América precolombina los indígenas desarrollaban técnicas administrativas? Justifica tu punto de vista.
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CRONOLOGÍA DE LOS PRINCIPALES EVENTOS DE LOS ORÍGENES DE LA ADMINISTRACIÓN Añ Autores Eventos os 260 0 a.C. 200 0 a.C. 180 0 a.C.
Egipcios
Descentralización en la organización
Egipcios
Reconocimiento de las órdenes escritas. Uso de consultoría Staff. Empleo de control escrito y testimonial: establecimiento salario mínimo; reconocimiento de que la responsabilidad no puede transferirse.
149 1 a.C. 600 a.C. sor
Hebreos
500 a.C. 400 a.C. 400 a.C. 400 a.C.
400 a.C. 175 a.C. 20 284 152 5 176
Hammurabi (Babilonia)
Concepto de organización, principio escalar, principio de la excepción. Nabucodono Control de la producción e incentivos salariales. Babilonia Mencius Reconocimientos de las necesidades de (China) sistemas y estándares Egipcios Reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y controlar. Sócrates Enunciado de la universalidad de la (Grecia) Administración. Ciro Reconocimiento de la necesidad de la (Persia) relaciones humanas, empleo del estudio de movimientos, arreglo físico y manejo de materiales. Platón Enunciado del principio de la (Grecia) especialización. Catón Uso de las descripciones de funciones. (Roma) Jesús Unidad de mando, reglamentos. Relaciones (Judea) Humanas. Diocleciano Delegación de autoridad (Roma) Nicolás Confianza en el principio de consenso del Maquiavelo grupo. Enunciado de las cualidades de liderazgo. (Italia) Sir James Teoría de la fuente de autoridad, impacto
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7
Stuart 177
6 177
(Inglaterra) Adam Smith (Inglaterra)
Eli Whitney 9 (Estados Unidos) James Watt 180 Mathew 0 Boulton (Inglaterra) 181 Años 0 183 Charles 2 Babbage (Inglaterra) 185 6
188 6
190 0
188 6
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de la sistematización, diferenciación entre gerentes y trabajadores. Aplicación del principio de especialización a los trabajadores manufactureros, concepto de control. Método científico, empleo de la contabilidad de costos y del control de calidad. Procedimientos estandarizados de operación, especificación, métodos de trabajo, planeación, incentivo salarial, tiempos estándares.
Reconocimiento y aplicación de prácticas de personal, responsabilidad del entrenamiento Enfasis en el método científico, énfasis en la especialización, división del trabajo, estudio de tiempos y movimientos, contabilidad de costos, efectos del color en la eficiencia del obrero. Daniel C. Empleo de organigrama para mostrar la McCallum estructura organizacional, aplicación de la administración sistemática en los ferrocarriles. (Estados Unidos) Henry Arte de la Administración, Ciencia de la MelCalfe Administración. (Estados Unidos) Frederyk Administración científica, aplicación de Taylor sistemas, administración de personal, necesidad (Estados de cooperación entre el trabajo y la gerencia, Unidos) incrementos salariales. Henry Arte de la Administración, Ciencia de la MelCalfe Administración. (Estados Unidos) Frederyk Administración científica, aplicación de Taylor sistemas, administración de personal, necesidad de cooperación entre el trabajo y la gerencia, (Estados Unidos) incrementos salariales.
A pesar de todo el progreso alcanzado por el conocimiento humano, la llamada ciencia de la Administración sólo surgió a principios del siglo XX, y fue un acontecimiento histórico de gran trascendencia.
2. INFLUENCIA DE LOS FILÓSOFOS Desde la Antigüedad, la Administración ha recibido gran influencia de la filosofía. El filósofo griego Sócrates (470 a.C. - 399 a.C.) quien, en su discusión con Nicomáquides, expone su punto de vista acerca de la Administración como una habilidad personal separada del conocimiento técnico y de la experiencia: “Yo te digo que en cualquier cosa que un hombre pueda presidir, si sabe lo que necesita y es capaz de conseguirlo será un buen presidente, ya sea que tenga la dirección de un coro, de una familia, de una ciudad o de un ejercito. ¿No es también un trabajo castigar a los malos y honrar a los buenos? Por tanto, Nicomáquides, no despreciéis a los hombres hábiles en administrar sus propios haberes, pues los quehaceres privados difieren de los públicos sólo en magnitud, en otros aspectos son similares ; pero lo que más se debe observar es que ninguno de ellos puede ser dirigido sin hombres. Los quehaceres privados no son dirigidos por una especie de hombres y los públicos por otra: pues aquellos que conducen los negocios públicos no utilizan hombres de naturaleza diferente de aquellos empleados por quienes dirigen los negocios privados ; y quienes saben emplearlos, conducen tanto los negocios públicos como los privados juiciosamente, mientras que quienes no saben se equivocan, en la Administración de ambos”.
2.2 Según tu criterio ¿consideras que el planteamiento de Sócrates en su discusión con Nicomáquides tiene vigencia actual? Sustenta tu respuesta.
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Platón (429 a.C. - 347 a.C.), filósofo griego, discípulo de Sócrates, se preocupó profundamente por los problemas políticos y sociales inherentes al desarrollo social y cultural del pueblo griego. En su libro La República expone su punto de vista sobre el estilo democrático de gobierno y sobre la Administración de los negocios públicos. Aristóteles (384 a.C. - 322 a.C.) filósofo griego, discípulo de Platón, en su libro Política, estudia la organización del estado y distingue tres formas de Administración pública: • Monarquía o gobierno de una persona (que puede redundar en tiranía). • Aristocracia o gobierno de una élite (que puede degenerar en oligarquía). • Democracia o gobierno del pueblo (que puede convertirse en anarquía). Durante el lapso comprendido entre la Antigüedad y el siglo XVI la filosofía se dedicó a estudiar el origen del pensamiento y del racionamiento humano, dejando de un lado los problemas administrativos. Sólo hasta el siglo XVI Francis Bacón (1.561 - 1.626), filósofo y estadista inglés, se anticipó al principio conocido en Administración como principio de la prevalencia de lo principal sobre lo accesorio. Este postulado dio origen a uno de los principales principios planteados por Fayol en su exposición de la Teoría Clásica. René Descartes (1.596 - 1.650). Filósofo, matemático y físico francés, considerado como el fundador de la filosofía moderna. Creador de las famosas coordenadas cartesianas, quien le dio un impulso muy valioso a las matemáticas y a la geometría de la época. En filosofía se hizo célebre por su libro El discurso del Método, donde describe los principales conceptos de su método filosófico, hoy denominado Método Cartesiano, cuyos principios son: • Principio de la duda metódica o de la certeza: que consiste en no aceptar como verdadera, cosa alguna, mientras no se sepa con certeza. O sea, clara y nítidamente, aquello que es realmente verdadero. Con esta duda metódica se evita el prejuicio y la superficialidad, aceptándose sólo como cierto aquello que sea evidente. Aspecto fundamental para administrar justicia y tomar decisiones. • Principio del análisis por descomposición: consiste en dividir y descomponer cada dificultad o problemas en tantas partes como sea posible y necesario, para su mejor adecuación y solución, y resolver cada una independientemente. Principio fundamental para analizar alternativas y poder tomar el mejor camino de acción.
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• Principio de la síntesis por composición: se fundamenta en el hecho de conducir ordenadamente nuestros pensamientos y nuestro raciocinio, comenzando por los objetivos y asuntos más fáciles y simples de conocer, para encaminarlos gradualmente a los más difíciles. Principio que utilizamos para definir y escoger prioridades, base fundamental para la Administración de problemas o toma de decisiones. • Principio de la enumeración o de la verificación: consiste en hacer, en todo, recuentos, verificaciones y revisiones tan generales, de manera que nos quede la seguridad de que nada se ha omitido o dejado de lado. Principio que sirvió como base para uno de los puntos fundamentales del proceso administrativo: el Control. Tomas Hobbes (1.588 - 1.679). Desarrolló una Teoría contractualista del estado, según la cual el hombre primitivo que vivía en estado salvaje, pasó lentamente a la vida social mediante un pacto entre todos. Jean - Jacques Rousseau (1.712 - 1.778). Desarrolló la teoría del contrato social: El Estado surge de un acuerdo de voluntades. Karl Marx (1.818 - 1.883) y su socio Friedrich Engels (1.820 - 1.895) proponen una teoría del origen económico del Estado. El surgimiento del poder político y del Estado no es más que el fruto de dominación económica del hombre por el hombre. El Estado se convierte en un orden coercitivo, impuesto por una clase social explotadora. En su libro El Manifiesto Comunista, afirman que la historia de la humanidad fue siempre la historia de la lucha de clases. Hombres libres y esclavos, patricios y plebeyos, nobles y siervos, en una palabra, explotadores y explotados siempre mantuvieron una lucha, a veces oculta, a veces patente. Sostienen que todos los fenómenos históricos son el producto de las relaciones económicas de los hombres.
3. LA IGLESIA CATÓLICA Si se trata de juzgar por el tiempo, la organización formal más eficiente en la historia de la civilización occidental, ha sido la Iglesia Católica. Su larga vida organizativa se ha debido no solamente al atractivo de sus objetivos, sino también a la efectividad de sus técnicas de organización y Administración. El desarrollo de la jerarquía de autoridad, con su organización jerárquica territorial, la especialización de actividades de acuerdo con las líneas funcionales, y el anticipado uso del mecanismo del estado mayor, son ejemplos sorprendentes de estas técnicas. A través de los siglos, las normas administrativas y principios de la organización pública se fueron transfiriendo de las instituciones estatales, como en el caso de Atenas, Roma, etc., a las instituciones de la naciente Iglesia Católica.
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En el transcurso de los siglos, la Iglesia Católica estructuró su organización, su jerarquía de autoridad, su estado mayor y su coordinación funcional. La Iglesia cuenta con una organización jerárquica tan simple y eficiente, que su enorme organización mundial puede operar satisfactoriamente bajo el mando de una sola cabeza ejecutiva: el Papa, cuya autoridad coordinadora, según la Iglesia Católica, le fue delegada por una autoridad divina superior.
De todos modos, la estructura de la organización eclesiástica sirvió de modelo para muchas organizaciones que, ávidas de experiencias exitosas, pasaron a incorporar una infinidad de principios y normas administrativas utilizadas en la Iglesia Católica.
4. ORGANIZACIÓN MILITAR Como podría esperarse, algunos de los principios y prácticas más importantes de la Administración de la empresa moderna pueden ser atribuidas a las organizaciones militares. Excepto la Iglesia, ninguna otra forma de organización en la historia de la civilización occidental ha sido presionada por los problemas de administrar grandes grupos, para desarrollar principios de Administración. Sin embargo, a pesar de la necesidad, las organizaciones militares fracasaron en la aplicación de las teorías antes de los dos últimos siglos. Aunque las organizaciones militares permanecieron bastantes simples hasta tiempos recientes, estando limitadas en gran parte a los refinamientos de las relaciones de autoridad, han mejorado gradualmente a través de los siglos, las técnicas de la Administración. Los primeros ejércitos, incluso aquellos constituidos por mercenario, se caracterizaban frecuentemente por una adecuada moral y la relación complementaria de los objetivos del individuo y del grupo. La historia está llena de ejemplos de jefes militares que comunicaban sus planes y objetivos a sus subordinados, desarrollando con ello lo que Mooney llamaba “una unidad de doctrina” en la organización. Incluso un comandante tan autocrático como Napoleón Bonaparte complementaba su poder de mando con una cuidadosa explicación del propósito de sus órdenes. El concepto de jerarquía dentro de la organización militar es tan antiguo como la propia guerra, pues existió siempre la necesidad de un estado mayor 30
para el ejército. Sin embargo, el estado formal, como cuartel general, sólo apareció en 1.655 con el Distrito de Brandenburgo, precursor del ejército prusiano. La evolución del principio de asesoría y la formación de un estado general tuvo su origen en el siglo XVIII en Prusia, con el emperador Federico II, el Grande (13), (1712 - 1786), quien deseoso de aumentar la eficiencia de su ejército, hizo algunas innovaciones en la estructura de la organización militar. Con la ayuda del general Sharnhorst fue creado un estado mayor (staff) para asesorar en mando (línea) militar. Los oficiales de línea y de asesoría trabajaban independientemente, en una nítida separación entre la planeación y la ejecución de las operaciones de guerra. Otra contribución de la organización militar es el principio de dirección, según el cual todo soldado debe conocer perfectamente lo que se es-pera de él y aquello que debe hacer. A comienzos del siglo XIX, Carl Von Clausewitz (1780-1831), general prusiano, escribió un tratado sobre la guerra y los principios de la guerra, sugiriendo cómo administrar los ejércitos en períodos de guerra. En éste se inspiraron muchos teóricos de la Administración que posteriormente se basaron en la organización y la estrategia militares, adaptando sus principios a la organización y a la estrategia industrial.
2.5 Enumere los aportes de la organización militar a la administración.
5. LA REVOLUCIÓN INDUSTRIAL A la Revolución Industrial se le conoce como el proceso mediante el cual las máquinas se utilizan en cambio del trabajo manual. La maquinización de los oficios y manufactura generó cambios profundos en la organización del trabajo, en la sociedad laboral de los siglos XVIII y XIX. La aplicación de la máquina de vapor a la producción originó una nueva concepción del trabajo, y modificó completamente la estructura industrial y
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comercial de la época, provocando en los órdenes económico, político y social, cambios tan rápidos y profundos que en un lapso aproximado de un siglo fueron mayores que los ocurridos en el milenio anterior.
Figura 2.1 Primer modelo de la máquina de vapor de Watt. Esta máquina fue instalada en Soho cerca de Birmingham en 1.775. Se conserva en el Science Museum de Londres.
La Revolución diferenciadas:
Industrial
puede
dividirse
en
dos
épocas
bien
De 1780 a 1860: primera Revolución Industrial o revolución del carbón y del hierro. Las raíces de la civilización del hierro llegan hasta los tiempos míticos. Todos conocemos al cojo Hefesto, quien forjó el hierro para los dioses de Grecia. El hierro era conocido por todas las civilizaciones elevadas. En la pirámide de Keops se ha encontrado un trozo de hierro fundido, cuya antigüedad se calcula en cinco milenios como mínimo. Los libros sagrados indios nos hablan de armas de hierro, y los babilonios, asirios y persas habían conocido el hierro a través de los arios.
Cuando el príncipe indio Poros fue vencido por Alejandro Magno, obsequió una barra de acero indio, a su vencedor, como objeto especialmente precioso. En excavaciones realizadas en China se han encontrado armas y utensilios de hierro de miles de años de antigüedad. Los fenicios dieron a conocer el hierro a los griegos. Homero da a este metal el calificativo de “polykmetos” , es decir, trabajoso o penoso. Realmente la obtención del hierro representaba antiguamente un trabajo muy laborioso. El mineral se mezclaba dentro de pequeños hoyos u hornos con carbón vegetal, y la masa de metal que resultaba se purificaba de la escoria que
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contenía y era moldeada. Con un horno de bóveda se lograban elaborar diariamente hasta tres cuartos de tonelada de ese metal. La historia de la moderna industria siderúrgica empezó en el año 1735, cuando el inglés Abrahán Darby II, consiguió fundir mineral de hierro en un alto horno por medio de coque. La demanda de hierro para máquinas y para la construcción había aumentado considerablemente en esta época. Pero aun así, hacia el año 1800 se obtenían unos 2 millones de toneladas de hierro en todo el mundo. En 1.850 la explotación se había quintuplicado, y al empezar el nuevo siglo, la extracción total ya alcanzaba los 85 millones de toneladas.
Figura 2.2 Donde hay fundiciones de hierro, se puede ver siempre la gigantesca silueta formada por los altos hornos, los calentadores de aire y el montacargas inclinado.
El carbón, como fuente de energía, se remonta a los inicios de la humanidad; se encuentran referencias en la Biblia y en los antiguos textos griegos y latinos, y es indudable que en China se empleaba mucho antes de la era cristiana. En Inglaterra se utilizaba ya a principios de la Edad Media, pero se quemaba en tan malas condiciones que desprendía un humo y un olor insoportables, por lo que mucha gente lo consideraba tóxico. Con el tiempo, este prejuicio contra el carbón fue desapareciendo, y se fueron abriendo minas para su explotación en diversos países. El nacimiento del ferrocarril, a mediados del siglo XIX, tuvo enorme influencia en el desarrollo de la industria del carbón. El carbón sirve de materia prima para la obtención de gran número de productos, y a fines del siglo XIX era el más importante de todos los minerales. Si siguiéramos las huellas de todo el empleo que se le da al carbón, atravesaríamos todo el ámbito de la vida económica. El incremento del tránsito, el desarrollo de la economía eléctrica y del gas, la química de los llamados subproductos y la electrólisis se desarrollaron gracias al carbón.
Figura 2.3 Mineros al taladrar un filón en el fondo de la mina “Bárbara” de la so-ciedad minera Essen Rossenray, a 1215 metros de profundidad.
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De 1860 a 1914: segunda Revolución Industrial o revolución del acero y de la electricidad. Casi todo el hierro que se produce es más o menos impuro, pues contiene una mezcla de diversos elementos. Si separamos del hierro todos esos cuerpos simples, obtendremos entonces hierro puro. Generalmente entre dichos cuerpos simples se halla el carbono, y si durante el proceso de purificación permitimos que el carbono permanezca en una cierta proporción mezclado con el hierro, entonces obtendremos un producto maravillo: el acero. Por lo tanto, el acero es hierro mezclado con carbono. El acero posee todas las cualidades del hierro, además de muchas otras, es mucho más fuerte y más frágil, resiste tensiones enormes y por ello se usa tanto en la construcción de edificios, puentes, buques, automóviles, etc. Jalones del desarrollo fueron el invento de Bessemer para producir acero sin fuego, el llamado “afinado por viento”, (1856) y la construcción de hornos por Siemens y Martín. Los hermanos Martín lograron por primera vez, en 1.864, fundir acero mediante el empleo de chatarra y utilizando un “horno de recuperación” de Siemens. En la historia de las herramientas únicamente el hierro templado tiene importancia. Todos los materiales de construcción se basan en él, desde el simple acero al carbono, hasta las diferentes composiciones con aleaciones de cromo, cobalto, tungsteno, vanadio y molibdeno.
Figura 2.4 Parte superior de un Alto Horno.
División de la primera Revolución Industrial La primera Revolución Industrial puede dividirse en cuatro fases: • Primera fase: La mecanización de la industria y de la agricultura: a finales del siglo XVIII, la aparición de la máquina de hilar (inventada por el inglés Hargreaves en 1767), del telar hidráulico (por Cartwright en 1785) y de 34
la máquina desmontadora de algodón (por Whitney en 1792) vino a sustituir el trabajo del hombre y su fuerza muscular, del animal, e incluso de la rueda hidráulica. Aunque eran máquinas grandes y pesadas, tenían superioridad increíble sobre los procesos manuales de producción de la época. Por ejemplo, la desmontadora de algodón procesaba mil libras de algodón, mientras que en el mismo tiempo un esclavo procesaba sólo cinco. • Segunda fase: La aplicación de la fuerza motriz a la industria: la fuerza clásica del vapor, descubierta por Denis Papin en el siglo XVII, quedó sin aplicación hasta 1776 cuando Watt inventó la máquina de vapor. Con la aplicación del vapor a las máquinas se iniciaron grandes transformaciones en los talleres, que se convirtieron en fábricas, así como en los transportes, en las comunicaciones y en la agricultura. • Tercera fase: el desarrollo del sistema fabril : el artesano y su pequeño taller desaparecieron para dar lugar al obrero, a las fábricas y a las industrias basadas en la división del trabajo. • Cuarta fase: Desarrollo de los transportes y de las comunicaciones surge la navegación a vapor (1807), la primera vía férrea en Inglaterra en (1825). Morse inventa el telégrafo (1835). Surge el sello postal en Inglaterra (1840). Graham Bell inventa el teléfono (1876). Y se desarrolla una gran carrera de tecnología.
Figura 2.5 Cuando el cuerpo se encuentra sumergido en el agua, suena el teléfono.
Acontecimientos de la segunda Revolución Industrial La segunda Revolución Industrial se caracteriza por tres acontecimientos importantes: • Desarrollo de nuevos procesos de fabricación del acero (1856) • Perfeccionamiento del dínamo (1873) • Invención del motor de combustión interna (1873) por Daimler. Las principales características de la Segunda Revolución Industrial son: 35
• La sustitución del hierro por el acero como material industrial básico. • La sustitución del vapor por la electricidad y por los derivados del petróleo, como principales fuentes de energía. • El desarrollo de las máquinas automáticas y un alto grado de especialización del trabajo. • El amplio dominio de la industria por la ciencia. • Las transformaciones radicales en los transportes y en las comunicaciones. • La expansión de la industrialización hasta la Europa Central y Oriental y el Extremo Oriente.
2.7 1. ¿Cuál es la contribución de los antiguos filósofos griegos, como Sócrates, Platón y Aristóteles, a la Administración? 2. ¿Cuál es la influencia de la organización Militar?
La administración es el resultado del proceso histórico que ha sido marcado por filósofos y economistas, por la organización de la Iglesia Católica y de la Institución Militar, que han contribuido, en mayor o menor grado, a consolidarla como ciencia.
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 1998. Robbins, Stephen P. Administración y teoría práctica, México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
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Una vez conocimos la trayectoria histórica que ha sufrido la Administración durante el transcurrir del tiempo, llegamos a principios del Siglo XX, donde los pensadores recogieron todas esas experiencias y empezaron a realizar estudios e investigaciones, para dar inicio a constituir lo que hoy conocemos como Ciencia y Técnica Administrativas. Por eso encontrarás en el próximo fascículo el aporte y los resultados de los que llamamos pioneros de la Administración, y definimos como la Teoría Clásica.
Nº 2
1. La Revolución Industrial introdujo una modificación de fondo a la tradicional unidad doméstica de producción o taller artesanal familiar. Explica brevemente en qué consistió dicha modificación. 2. Explica brevemente la influencia ejercida por la organización eclesiástica y por la militar en la Administración Moderna. 3. Caso de estudio: La compañía del abuelo La compañía J.R.R., que fabrica herramienta industrial, fue fundada en 1.905 por Jaime R. Rodríguez. Actualmente, Ricardo R. Rodríguez, es el presidente de la compañía y su hijo Felipe el vicepresidente ejecutivo. Ricardo R. Rodríguez ha dirigido la compañía los últimos 30 años, en una forma muy semejante a la de su padre. La compañía utiliza generalmente un programa de incentivos de porcentaje por pieza, con estándares establecidos por estudio de tiempo y movimientos. Todos los empleados reciben dos semanas de vacaciones pagadas, y participan en un plan de seguros de la compañía. Aparte de estos beneficios los empleados de J.R.R. se consideran como los peor remunerados en la industria. El edificio actual de la empresa se construyó en 1.920, pero ha tenido modificaciones menores añadidas, como iluminación floreciente y un merendero para empleados.
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Recientemente Ricardo, quien planea retirarse dentro de pocos años, y Felipe, su sucesor propuesto, tuvieron desacuerdos relacionados con el estilo y la filosofía administrativa. El principal argumento de Felipe es que los tiempos han cambiado y, por lo tanto, J.R.R. necesita modernizarse y mostrar más interés por sus empleados. Por otra parte, Ricardo discute que J.R.R. ha triunfado bajo la filosofía administrativa actual durante muchos años y cambiar sería “tonto”. 1. ¿Estás de acuerdo con Felipe? 2. ¿Cómo podría convencer Felipe a su padre de que las cosas han cambiado?. 3. ¿Cómo consideras que se presenta el futuro para la compañía J.R.R.?
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LA TEORÍA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN La última parte del siglo XIX vio el comienzo de la Administración Científica, y por ende de la Teoría Clásica. Al aumentar los negocios, tanto en tamaño como en número, se encontraron innumerables problemas no conocidos anteriormente por los administradores. Se expresaba la preocupación sobre estos problemas de volumen, y el interés con respecto a la empresa cambió, por los problemas dentro de la empresa: procesos, localización de equipo, disposición de la planta, técnicas de producción, sistemas de incentivos, etc. La administración es-taba ahora orientada hacia “las cosas” más que hacia la empresa como en el pasado.
Al terminar el estudio del presente, el estudiante: Explica los fundamentos de la denominada teoría clásica de la Administración. Aplica el exagerado énfasis, en la estructura de la organización, como base para lograr la eficiencia. Aplica los elementos y principios de la administración, como base del proceso administrativo. Identifica las limitaciones y las restricciones de la teoría clásica, dentro de una apreciación crítica. Denominamos Escuela Clásica, o de la Administración Científica, al cuerpo de principios, postulados, técnicas y teorías administrativas que se vienen estudiando, aplicando y experimentando a partir de las investigaciones, observaciones y modelos propuestos por el Ingeniero americano Frederick W. Taylor, y el ingeniero de Minas francés Henri Fayol. Gracias a los trabajos de estos autores, el fenómeno administrativo se tomó como objeto de estudio científico y, tanto los procesos del trabajo, como la organización de las empresas se sometieron al análisis metódico, llegando en ambos casos, a conclusiones, pautas y proposiciones que constituyen los fundamentos de la teoría administrativa actual.
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La obra de Taylor Frederick W. Taylor (1.856 - 1.915), fundador de la Administración Científica, nació en German Town, Filadelfia, Estados Unidos, conocido como el padre la Ingeniería Industrial, pensó iniciar estudios de Derecho en la Universidad de Harvard, pero le sobrevino una enfermedad en los ojos y tuvo que aplazar la iniciación de su carrera. A los 22 años entró de jornalero a los talleres de una compañía llamada Midvale Steel Work, en donde se destacó por sus capacidades y aptitudes. Fue ascendiendo rápidamente y en seis años pasó de jornalero a ingeniero jefe. Durante este tiempo, dado que su vista mejoró, se matriculó en una escuela nocturna, con el fin de estudiar ingeniería. Durante estos años empezó a reconocer algunos de los muchos defectos de la operación de las fábricas, que después comentó en sus obras. Vio, por ejemplo, que la administración no tenía un concepto claro de las responsabilidades obrero - patronales, existía una deficiencia en la organización del trabajo, se presentaba un desaprovechamiento de la maquinaria y de los equipos, así como un continuo bajo rendimiento de los operarios. Para comprender la importancia de los estudios de Taylor conviene recordar un poco las características de su época. Ya vimos en el fascículo segundo los conflictos sociales originados durante el proceso de la Revolución Industrial. Taylor fue consciente de estos conflictos y tuvo la idea de que muchos de los factores que los originaban podrían remediarse con la racionalización del trabajo. Partió de la hipótesis de que al mejorar la eficiencia industrial se mejorarían las relaciones obrero - patronales, además de lograrse muchos otros beneficios.
Los orígenes del enfoque clásico de la administración deben buscarse en las consecuencias generadas por la Revolución Industrial, las que podemos resumir en dos: El crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas. La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia de las organizaciones. Para entender los principios administrativos que Taylor subsecuentemente enunció, es conveniente que revisemos los pasos cronológicos involucrados en el desarrollo de su sistema de talleres:
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1. Deseaba saber cuánto tiempo tomaría y debería tomar a una máquina, o a un obrero, efectuar un proceso dado, o fabricar una parte, utilizando métodos y materiales específicos bajo condiciones controladas. 2. Deseaba desarrollar un método uniforme y rutinario para preparar y dirigir los esfuerzos de aquellos responsables del establecimiento, de las condiciones bajo las cuales estos estándares podrían ser fijados y logrados. 3. Reconoció la necesidad de un método por el cual podría determinarse qué hombre estaría mejor capacitado para cual trabajo, de acuerdo con su habilidad inicial y su potencial de aprendizaje. 4. De esta necesidad, desarrolló sus conceptos de supervisión funcional. Principios de Taylor Para lograr la aplicación de métodos científicos en la organización del trabajo, Taylor formuló los siguientes principios o reglas, que consideró básicas para la buena marcha de las empresas: 1. Sistematización de los conocimientos, acerca del trabajo, con el fin de convertirlos en reglas, leyes y fórmulas útiles que el trabajador pueda emplear en su labor cotidiana. 2. Selección científica de los trabajadores, por medio de la enseñanza del trabajo y las aptitudes y capacitación requerida 3. Adiestramiento y capacitación del trabajador, por medio de la enseñanza de métodos científicos acerca de la forma como debe ejecutar sus funciones. 4. Colaboración con los trabajadores, con el fin de asegurar que el trabajo se hará de acuerdo con los principios de la ciencia que se debe aplicar a cada función. 5. Creación de un ambiente de cooperación mutua, entre el trabajador y sus patronos, para obtener la identificación de todos con los objetivos comunes de la empresa. 6. División de la responsabilidad entre la dirección y los trabajadores. Esta división consiste en que la dirección hace los planes, dirige, supervisa y controla, mientras que el trabajador ejecuta y aplica las reglas que le da la dirección. 7. Supervisión especializada, o sea, que para las distintas etapas de un proceso deben intervenir supervisores especialistas, de acuerdo con las técnicas propias del trabajo. Como parte de la teoría de la Administración Científica, aparecen las prácticas y técnicas administrativas conocidas con los nombres de Estudio de tiempos y movimientos, las cuales han alcanzado un gran desarrollo en nuestros días y han sido la base de la ingeniería industrial y del adelanto de la 41
producción, por esto es que se considera a Taylor como el padre de la Ingeniería Industrial. Este intento de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por métodos científicos en todos los oficios recibió el nombre de Organización Racional del Trabajo (ORT), la que se fundamenta en los siguientes aspectos: 1. Análisis del trabajo y estudio de movimientos: considera que el trabajo se puede efectuar mejor y más económicamente mediante el análisis del trabajo, esto es, partiendo de la división y subdivisión de todos los movimientos necesarios para la ejecución de las diversas operaciones de una tarea. 2. Estudio de la fatiga humana: que consiste en evitar los movimientos inútiles en la ejecución de una tarea. 3. División del trabajo y especialización del obrero: la eficiencia aumenta la especialización: cuanto más especializado fuera un obrero, tanto mayor sería su eficiencia. 4. Diseño de cargos y tareas: consiste en que cada obrero es entrenado en el método del trabajo, es decir, en la manera de ejecutar la tarea específica para desempeñar las actividades rutinarias del cargo. 5. Incentivos salariales y premios por producción: con el fin de motivar al obrero, el salario debería estar basado en la producción, o lo que hoy denominamos por destajo, es decir, quien produjese poco ganaría poco y el que produjera mucho ganaría en proporción a su producción. 6. Concepto de homo economicus: se implanta el concepto de hombre económico, basándose en que el hombre está exclusivamente motivado a trabajar por miedo al hambre y por la necesidad de dinero para vivir. 7. Condiciones de trabajo: consistente en que la eficiencia del hombre no sólo depende del método de trabajo y del incentivo salarial, sino también de un conjunto de condiciones que garanticen el bienestar físico del trabajador y disminuya la fatiga. 8. Estandarización: mediante la cual se conduce a la simplificación aplicando los patrones, en una organización o sociedad, para obtener uniformidad y reducir costos. 9. Supervisión funcional: indica que la especialización del obrero debe ser acompañada por la especialización del supervisor y no por una centralización de la autoridad.
Figura 3.1 El estudio de los tiempos y movimientos eliminó el desperdicio del esfuerzo humano.
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Principios de la administración científica La preocupación por racionalizar, estandarizar y establecer normas de conducta que pudiera aplicar el administrador, condujo a Taylor a establecer sus propios principios de administración, los más importantes son: 1. Principio de planeación: sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método. 2. Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes, prepararlos y entrenarlos para producir más y mejor en concordancia con el método planeado. 3. Principio de control: controlar el trabajo para cerciorarse de que está ejecutándose de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. 4. Principio de ejecución: distribuir diferencialmente las atribuciones y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea disciplinada. La escuela de la Administración Científica desarrollada a partir de la obra de Taylor, es integrada fundamentalmente por ingenieros entre los que se destacan, por sus estudios y aportes, los siguientes:
Administración Científica
F.W. Taylor 1.856 – 1.915
Organización Racional del Trabajo
Carl Barth 1.860 – 1.939 Harrimgton Emerson 1.853 – 1931 Henry L. Grantt
Frank Gilberth 1.868 – 1.924
Henri Ford 1.863 – 1.947
Organización para el trabajo Los 12 principios de la eficiencia
Análisis acerca de la fatiga
Primera fábrica de Automóviles
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1. LA OBRA DE FAYOL Henri Fayol (1841-1925). Fundador de la Teoría Clásica, nació en Constantinopla (Estambul) y falleció en París. Vivió las consecuencias de la Revolución Industrial y, más tarde, la Primera Guerra Mundial. Se graduó de Ingeniero de minas a los 19 años e ingresó a una empresa metalúrgica y carbonífera, donde desarrolló toda su carrera. A los 25 años fue nombrado gerente de minas y a los 47 ocupó la gerencia general de la Compagnie Commantry Fourchambault et Decazeville, que entonces se hallaba en situación difícil. Su administración fue muy exitosa. En 1.918 entregó la empresa a su sucesor, en una situación de notable estabilidad.
Figura 3.3 Henry Fayol (1841-1925)
Fayol expuso su teoría de la administración en su famoso libro Administration Industrielle et Générale, publicado en París en 1916. Fayol parte de la concepción de que toda empresa cumple seis funciones, a saber: • Funciones técnicas : relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa. • Funciones comerciales: relacionadas con la compra, la venta o el intercambio. • Funciones financieras: relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales. • Funciones de seguridad: relacionadas con la protección y preservación de los bienes y de las personas. • Funciones contables: relacionadas con los inventarios, los registros, los balances, los costos y las estadísticas. • Funciones administrativas: relacionadas con la integración, por parte de la dirección, de las otras cinco funciones. Las funciones
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administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de ellas. Al señalar que estas funciones existen en empresas de todo tamaño, Fayol observó que las cinco primeras eran bien conocidas y, en consecuencia, dedica la mayoría de su libro a un análisis de la sexta. El libro puede ser dividido en observaciones sobre cualidades administrativas y entrenamiento, principios generales de administración y elementos de administración. Fayol distinguía entre principio y elementos, reservando el primer término para indicar reglas o guías, y el último como relativo a las funciones.
3.2 Con tus propias palabras expone la razón por la que Henri Fayol es considerado “padre de la teoría de administración moderna”.
2. TEORÍAS DE LA ORGANIZACIÓN Fayol consideraba que las cualidades requeridas por los ejecutivos eran: • Físicas: salud, vigor, destreza. • Mentales: habilidad para aprender y entender, juicio, vigor mental y adaptabilidad. • Morales: energía, firmeza, voluntad para aceptar la responsabilidades, iniciativa, lealtad, tacto, dignidad. • Educacionales: conocimiento general de materias que no pertenecen exclusivamente a la función desempeñada. • Técnicas: peculiares a la función. • Experiencia: derivadas del trabajo, propiamente tal. Con clara visión, confirmada en estudios más recientes, Fayol observó que mientras la habilidad más importante para un trabajador es la habilidad técnica, la importancia relativa a la habilidad administrativa aumenta a medida que se sube en la escala jerárquica, llegando a ser la habilidad más importante para los ejecutivos de alto nivel.
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La Teoría Clásica concibe la organización como una estructura y los principales aspectos son tratados por él mismo en sus principios de la administración: División del Trabajo: es el principio de la especialización necesaria para utilizar eficientemente a las personas. Autoridad y responsabilidad: la autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con inteligencia, experiencia y valor moral. Unidad de mando: una persona debe recibir órdenes de un solo superior. Unidad de dirección: es el principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, deben tener un solo jefe y un solo plan. Centralización: se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización. Jerarquía o cadena escalar: debe existir una línea de autoridad, del nivel más alto al más bajo de la organización.
Figura 3.4 Si se le dan dos órdenes contradictorias, obedezca las dos
figura 3.5 Entre mayor sea la jerarquía mayor es la administrativa.
3. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como: Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción. 46
Organizar: construir tanto la estructura material como social de la empresa. Dirigir: guiar y orientar al personal. Coordinar: enlazar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos. Controlar: verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas. Luther Gulick, considerado el autor más erudito de la teoría clásica, propone siete elementos de la administración como las principales funciones del administrador, o funciones administrativas, las cuales interactúan horizontal y verticalmente.
Figura 3.6 La teoría clásica concibe la organización en términos de estructura, forma y disposición de las partes que la constituyen, además de la interrelación entre esas partes. Sólo se circunscribe a los aspectos de la organización formal.
4. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN Al señalar que los principios de administración son flexibles, no absolutos, y deben ser usados a pesar de los cambios y de las condiciones especiales, Fayol enunció catorce principios de administración obtenidos de su experiencia y resumidos así: 1. División del trabajo: es la especialización del trabajo, necesaria para su eficiente utilización. Fayol aplica el principio a toda clase de traba-jo, tanto administrativo como técnico. 2. Autoridad y responsabilidad: en este principio Fayol encuentra que la autoridad y la responsabilidad están relacionadas, siendo la última el corolario de la primera en la que tiene su origen. 3. Disciplina: viendo la disciplina como “respeto por los acuerdos que están encaminados a obtener obediencia, aplicación, energía y en las señales externas de respeto”.
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12. 13. 14.
Unidad de mando: significa que los subalternos deben recibir órdenes de un solo superior. Unidad de dirección: cada grupo de actividades encaminadas a un mismo objetivo, deben tener un solo jefe y un solo plan. Subordinación del interés particular al interés general: el interés general prima por encima del interés particular. Remuneración : la remuneración y los métodos de pago deben ser justos y proporcionar la máxima satisfacción a empleados y empleadores. Centralización: es la forma en que la autoridad está concentrada o dispersa en una empresa Jerarquía: es una cadena de superiores desde los rasgos más altos a los más bajos. Orden: sigue el adagio : “ Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” Equidad: la lealtad y la devoción deben obtenerse del personal mediante una combinación de benevolencia y justicia, en el trato de los superiores a los subordinados. Estabilidad de personal: se busca la seguridad del personal. Iniciativa: los superiores deben permitir a los subordinados tomar su propia decisión para argumentar y proponer. Espíritu de cuerpo: se basa en el adagio: la unión hace la fuerza”.
Figura 3.7 Cuando todo lo demás fracasa, pruebe la sugerencia del jefe.
5. CASO DE ESTUDIO Alfa S.A. es una reconocida empresa metalúrgica que fabrica tanques y calderas de acero para la industria. Produce sólo por encargo, según las especificaciones y necesidades de los clientes. Como consecuencia, cada producto presenta especificaciones diferentes y debe ser diseñado por el departamento técnico, compuesto por ingenieros y proyectistas, antes de iniciar la fabricación y montaje. La dirección de Alfa S.A., está compuesta así: Director - Presidente : Alfredo Batista de Campos. Director Financiero : Eduardo Negreiros Director Industrial : Oswaldo Leone 48
Oswaldo Leone, ingeniero mecánico, es amigo íntimo de Alfredo Batista de Campos. Ambos tienen muchos puntos de vista en común; según ellos, ningún obrero es digno de confianza. Creen que los obreros son holgazanes y maliciosos; creen que la disciplina, el control y la supervisión deben ser rígidos. Eduardo Negreiros, el director financiero, no comparte este punto de vista. Eduardo, graduado en Administración, es el único director que tiene participación accionaria en la empresa. Tiene fama de ser el defensor de los obreros desde cuando era asistente del director y posteriormente, cuando – como gerente del departamento de personal – mantenía contacto frecuente con todos los empleados. Al ser nombrado director financiero, le fue encargada la administración de una empresa de servicios subsidiaria, localizada en Río de Janeiro. Hace dos años volvió a Sao Paulo como director financiero de Alfa S.A., en la fábrica localizada en Santo Amaro. Rápidamente renovó sus contactos con los empleados, quienes siempre tuvieron gran simpatía hacia él. Oswaldo Leone fue nombrado director industrial hace menos de dos años; antes desempeñaba el cargo de gerente de producción en una gran empresa textil. Después de asumir la dirección industrial, descubrió que en Alfa existía un gran número de pequeños grupos de trabajo (5 ó 6 obreros) bajo la jefatura de un capataz, quien también trabajaba directamente en la producción junto al pequeño número de subordinados. Cada grupo trabajaba en uno o dos proyectos a la vez, y se encargaba de otros proyectos cuando faltaba materia prima o terminaba la obra. Las tareas nunca eran repetitivas e involucraban a los obreros en actividades diferenciadas y especializadas. Leone creía que este sistema dificultaba la planeación y el control de la producción. Cada grupo era pequeño, no disponía de todos los especialistas (herreros, mecánicos, soldadores, etc.) necesarios para ejecutar totalmente un proyecto. Además de eso, dijo que como los grupos tenían gran autonomía en la ejecución del trabajo, presentaban un alto índice de ineficiencia. El nombramiento de Leone en el cargo de director industrial se debió a la aprobación de un plan de ampliación de la producción (en la parte de tanques y calderas) y de diversificación de productos (lo cual incluía otro tipo de equipos industriales por encargo). Después de 15 meses, el número de obreros se elevó de 550 a 1.200. Así, al lado de empleados que, en su mayoría, tenían más de 10 años de trabajar en la empresa (los antiguos), comenzó a convivir un volumen apreciable de nuevos empleados (los novatos). Los primeros no veían con buenos ojos la creciente contratación de “novatos”, a quienes criticaban severamente por su inexperiencia en el sector y por su incapacidad en el trabajo, debido a la falta de entrenamiento. En cierta ocasión, uno de los “antiguos” llegó a reclamar al ingeniero Leone: “¿Por qué contratan ustedes tanto “novato”?. Nosotros podemos trabajar mucho más y mejor”. Leone entendió que aquel reclamo significaba que los obreros podían trabajar mucho más y que si no lo hacían era por falta de voluntad y no por falta de trabajo. 49
Leone aprovechó la situación para aumentar el tamaño de los grupos de producción a 20 obreros subordinados a un capataz, que sólo los supervisaría y no trabajaría directamente en la producción. La planeación y el control de la producción quedarían totalmente a cargo de la oficina, y todas las tareas pasarían a ser escrupulosamente definidas, detalladas y medidas en términos de tiempo. El capataz tendría todo el tiempo disponible para la disciplina, la supervisión y el control de sus obreros. Leone creía que podía aumentar la eficiencia de los trabajadores y reducir drásticamente los costos industriales de producción. El nuevo sistema impuesto por Leone no fue bien recibido por los obreros, pues los “antiguos” consideraban que el sistema anterior era mucho mejor y más saludable. En consecuencia, constituyeron una pequeña comisión para hablar de ciertas reivindicaciones con Leone, pero hallaron tantas dificultades para concertar una entrevista, que acabaron desistiendo. Las relaciones, entre la administración de Alfa S.A. y sus trabajadores, fueron siempre relativamente buenas, con algunos altibajos ocasionales. Sin embargo, las dificultades siempre se resolvían internamente. Por tanto, la dirección de la empresa recibió con asombro un comunicado del sindicato de obreros que denunciaba en términos violentos una serie de medidas erradas e injustas tomadas por Alfa S.A. contra sus obreros; además, la acusaban de pagar salarios bajos, proporcionar condiciones pésimas de trabajo, controlar rígidamente al personal y exigir una producción por encima de la que podía dar cada trabajador normalmente. Ese comunicado fue distribuido entre los obreros y empleados sindicalizados de otras empresas. Eduardo Negreiros no admitió la forma ni el contenido de las acusaciones hechas, principalmente porque muchas de éstas no eran verdaderas. Por ejemplo, los salarios de Alfa siempre estaban dentro del promedio establecido en el mercado; las condiciones físicas de trabajo eran relativamente satisfactorias; el sistema de trabajo era el mismo desarrollado, sin problemas, por otras empresas; las exigencias de producción se basaban en tiempos estándares estimados por cronometradores y cronoanalistas expertos. “¿Por qué los obreros no vinieron a reclamar directamente donde nosotros, que estamos más cerca de ellos y tenemos todas las herramientas para resolver sus problemas?”. Cuestionario 1. Identifique el problema planteado en este caso y explíquelo de conformidad con su propio criterio. 2. Establezca el análisis de los distintos principios administrativos que allí no se cumplen. 3. Exponga, de conformidad con su propio concepto, cuáles serían los correctivos a implementar, para que la empresa pueda cumplir adecuadamente con los principios administrativos.
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4. Trace el organigrama que usted considera que debería tener la organización para alcanzar en forma eficaz sus objetivos.
En el desarrollo de este fascículo pudimos observar los principales planteamientos que expusieron Taylor y Fayol, principales exponentes de la Administración científica y clásica; para poder tener una conclusión clara observamos la comparación de sus teorías, las que a través del tiempo fueron la base de las Teorías Modernas de la Administración.
Taylor
Fayol
Administración Científica
Teoría Clásica
Enfasis en las tareas
Enfasis en la estructura
Aumentar la eficiencia de la empresa a través del aumento de eficiencia en el nivel operacional
Aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposi-ción de los órganos componentes de la organización y de sus interrelaciones estructurales.
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá. Edit. Presencia Ltda. Cuarta Edición. Reyes, P. Agustín. Administración moderna, México. Edit. Limusa, Primera Edición. Enero 1.998 Robbins, Stephen P. Administración y teoría práctica, México. Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., Cuarta Edición. 1.994.
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Cómo pudiste observar en el desarrollo de este fascículo, los planteamientos efectuados por Taylor, Fayol y demás pensadores clásicos de la Administración, reflejaban siempre una gran inquietud que consistía en alcanzar una óptima productividad de las empresas y en que éstas lograran un mayor beneficio, pero dejando de lado el aspecto más importante con que cuenta una empresa, el ser humano; esto trajo como consecuencia que un grupo de psicólogos encabezados por Mayol, dedicaran sus esfuerzos ya no a obtener solamente una gran productividad en las fábricas, sino a tener en cuenta a los hombres y mujeres como parte esencial en el éxito empresarial. Fue así como aparecieron los exponentes de la Teoría de las Relaciones Humanas, las que serán expuestas y discutidas en nuestro próximo fascículo.
Nº 3
1. De los principios señalados por Fayol establece, con tus propias palabras, la correspondencia entre los de: División del Trabajo, Autoridad y Responsabilidad, Centralización, Cadena de Mando y Equidad. 2. Con tus propias palabras describe ¿cuáles eran las causas del bajo rendimiento de los obreros?. 3. Investiga y describe ¿cuáles fueron los problemas y las fallas que Taylor observó en las empresas?. 4. Investiga y describe ¿cuáles fueron las tres formas de retribución del trabajo, propuestas por Fayol ?. 5. Describe brevemente ¿cuáles son, según Fayol, las operaciones de una empresa?. 6. Explica brevemente ¿qué significa la organización formal ?. 7. Investiga y con tus propias palabras describe lo que significa la teoría de la máquina.
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EL ENFOQUE HUMANÍSTICO Y SUS TEORÍAS La Teoría de las Relaciones Humanas, conocida también como la Escuela del Comportamiento, surgió de los esfuerzos de líderes tales como George Mayo Elton y Chester I. Barnard, quienes se dedicaron a reconocer la central importancia del individuo en cualquier esfuerzo cooperativo. Su razonamiento era que dado que el administrador logra que se hagan las cosas a través de personas, el estudio de la administración debería concentrarse en los trabajadores y sus relaciones interpersonales. Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:
• Explica el origen y el contexto en el que surgió la teoría de las relaciones humanas, desplazando el énfasis en la estructura y en las tareas hacia el énfasis en las personas. • Analiza la preocupación de la psicología y de la sociología, con respecto a la influencia masificante de la civilización industrial sobre el ser humano y el papel de la administración. • Aplica el nuevo concepto de administración a partir de una nueva concepción de la naturaleza del ser humano: el hombre social. • Aplica los elementos y principios de la teoría de los recursos humanos en el proceso administrativo.
1. ORÍGENES La teoría de las relaciones humanas, desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió en los Estados Unidos como consecuencia inmediata de los resultados obtenidos mediante la experiencia de Hawthorne. Fue básicamente un movimiento de reacción y de oposición a la teoría clásica de la administración. Se caracteriza esta Escuela por la importancia que da al factor humano en la Administración. Mientras Fayol y Taylor se preocuparon por la organización racional del trabajo, los sicólogos realizaron investigaciones que los llevaron a
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descubrir que la eficiencia industrial, es decir, el rendimiento en el trabajo, no es solamente materia de organización y racionalización, sino también un problema de motivación del trabajador y de satisfacción de sus necesidades humanas. La teoría de las relaciones humanas nació de la necesidad de corregir la fuerte tendencia de deshumanización del trabajo, surgida con las aplicaciones de métodos rigurosos, científicos y precisos, a los cuales los trabajadores debían someterse forzosamente. La teoría de las relaciones humanas se origina principalmente teniendo en cuenta: • La necesidad de humanizar y democratizar la administración, liberándola de los conceptos rígidos y mecanicistas de la teoría clásica y adecuándola a los nuevos patrones de vida del pueblo norteamericano. En este sentido, la teoría de las relaciones humanas se convirtió en un movimiento típicamente norteamericano, dirigido hacia una democratización de los conceptos administrativos. • El desarrollo de las llamadas ciencias humanas, principalmente la psicología y la sociología, así como su creciente influencia intelectual y sus primeros intentos de aplicación a la organización industrial. Las ciencias humanas vinieron a demostrar, de manera gradual, lo inadecuado de los principios de la teoría clásica. • Las ideas de la filosofía pragmática de John Dewey (1) y de la psicología de Kurt Lewin (2) fueron capitales, para el humanismo, en la administración. Elton Mayol es considerado el fundador de la escuela. • Las conclusiones de la experiencia de Hawthorne, desarrollada en los años de 1927 a 1932, bajo la coordinación de Elton Mayo, pusieron en jaque los principales postulados de la teoría clásica de la administración.
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54
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Figura. 4.1 Hágale un servicio a alguien y se convertirá en su trabajo.
Los estudiosos del tema de las relaciones humanas tienen una fuerte orientación hacia la psicología social e individual. Su interés es el individuo y sus motivaciones como un ser psicosociológico. Su énfasis varia desde aquellos que ven a la psicología como una parte necesaria del trabajo del ejecutivo, una herramienta que ayudará a comprender y obtener lo mejor de las personas respondiendo a sus necesidades y motivaciones, hasta aquellos que consideran el comportamiento psicológico de los individuos y grupos como el fundamento de la administración. Algunos experimentos de esta teoría destacan las relaciones humanas como un arte que el ejecutivo debería entender y practicar. Están los que concentran su atención en el ejecutivo líder, y a veces equiparan la administración con liderazgo, lo que es, en efecto, tratar todas las actividades de “dirección” como situaciones “administrativas”. En ella exponen también aquellos que consideran el estudio de la dinámica de grupo y de las relaciones interpersonales como el simple estudio de las relaciones psico-sociológicas y en consecuencia, parece que simplemente agregan el término “administración” al campo de la psicología social. Que la administración comprende el comportamiento humano difícilmente se puede negar. 2. CONCLUSIONES DE LA EXPERIENCIA DE HAWTHORNE Los resultados de las experiencias de Hawthorne han dado origen a muchísimos estudios sobre el comportamiento humano, influyendo de manera esencial en la administración. Han enriquecido y afectado, de una u otra manera, la teoría clásica administrativa, hasta el punto, que en nuestros días, se considera indispensable que los administradores y los ejecutivos, quienes dirigen o tienen a cargo un grupo de personas, realicen estudios sobre las 55
relaciones humanas y el comportamiento de los individuos en las organizaciones para poder obtener mejores resultados en los procesos administrativos. Como resultado del experimento efectuado por Mayo en Hawthorne se pudieron deducir los siguientes orientaciones para la administración: • El nivel de producción es resultante de la integración social. Se constató que el nivel de producción no está determinado por la capacidad física o fisiológica del trabajador, sino por las normas sociales y las expectativas que lo rodean. • El comportamiento social de los trabajadores. Se verificó que el comportamiento del individuo se apoya totalmente en el grupo. • Las recompensas y sanciones sociales. Se comprobó que los obreros que producían muy por encima o muy por debajo de la norma socialmente determinada, perdían el respeto y el afecto de sus compañeros. • Los grupos informales. La empresa pasó a considerarse como una organización social compuesta por diversos grupos sociales informales, cuya estructura no siempre coincide con la organización formal de ésta, o sea, con los propósitos y estructura definidos por la empresa. • Las relaciones humanas. En la organización los individuos participan en grupos sociales y se mantienen en una constante interacción social. Cada individuo es una personalidad altamente diferenciada que incide en el comportamiento y actitudes de las otras personas con quienes mantiene contacto, siendo, a su vez, muy influenciado por sus semejantes. Es básicamente dentro de la empresa en donde sur-gen las oportunidades de relaciones humanas, frente a la gran cantidad de grupos y las interrelaciones resultantes. • La importancia del contenido del cargo. Una mayor especialización del trabajo no es la forma más eficiente de división del mismo. • El énfasis en los aspectos emocionales. Los elementos emocionales no planteados y aún irracionales del comportamiento humano, se convierten en una faceta especial para casi todas las grandes figuras de la teoría de las relaciones humanas.
4.1 Cuál es tu conclusión de experimento de Hawthorne
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Funciones básicas de la organización industrial La experiencia de Hawthorne permitió la aparición de un nuevo tipo de literatura y de nuevos conceptos de la administración. La escuela del sistema social, ligada a la escuela de las relaciones humanas o del comportamiento humano, se encuentra muchas veces confundida o entrelazada con ella. Comprende a aquellos que ven a la administración como un sistema social, esto es, un sistema de interrelaciones culturales. Esta escuela ha hecho muchas contribuciones notables a la administración. El reconocimiento de la empresa organizada como un organismo social, sujeto a todas las presiones y conflictos del medio ambiente cultural, ha sido útil tanto al académico como al ejecutivo. Entre los aspectos de mayor utilidad se pueden mencionar el conocimiento de las bases institucionales de la autoridad de la organización, la influencia de la organización informal y factores sociales. La organización industrial se compone de una organización técnica y de una organización humana u organización social. La organización humana de la fábrica tiene como base los individuos. Cada individuo evalúa el ambiente donde vive y las circunstancias que lo rodean, de acuerdo con vivencias anteriores, que son fruto de las interacciones humanas de las cuales participa durante su vida. Sin embargo, las organizaciones humanas de una fábrica son más que una simple suma de individuos, pues su interacción diaria y constante dentro del trabajo, da origen a un elemento común, que es la organización social de la fábrica.
3. FUNCIONES BÁSICAS DE LA ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL, SEGÚN ROETHLISBERGER Y DICKS.
Función económica Producir bienes y servicios
equilibrio interno
Organización Industrial
Función social equilibrio satisfacer a sus miembros interno
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Funciones básicas de la organización industrial, según Roethlisberger y Dickson.
4. COMPARACIÓN ENTRE LA TEORÍA CLÁSICA Y LAS RELACIONES HUMANAS. Teoría Clásica
Teoría Relaciones Humanas
Trata a la organización como Trata a la organización como grupo una máquina. de personas. Hace énfasis en las tareas o en Hace énfasis en las personas de la la tecnología. organización Se inspira en sistemas de Se inspira en el sistema de ingeniería. psicología. Autoridad Centralizada. Delegación plena de autoridad. Líneas claras de autoridad Especialización y competencia técnica. Acentúa división del trabajo Confianza en reglas y reglamentos Clara separación entre línea y staff.
Autonomía del trabajador. Confianza y apertura. Énfasis en las relaciones humanas. Confianza en las personas Dinámica grupal de interpersonal
Figura. 4.3. Cuadro comparativo de la Teoría Clásica y la Teoría de las Relaciones Humanas.
4.2. Explica, con tus propias palabras, cuáles son las ventajas y desventajas que observaste entre la teoría clásica y la teoría de las relaciones humanas.
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Como pudiste analizar, al estudiar la Teoría de las Relaciones Humanas, encontraste que en ella se considera al elemento humano como lo más importante en la administración, naciendo con ella las técnicas iniciales de la Administración de Personal, así como las técnicas fundamentales para conocer la motivación humana y los factores que conllevan a la satisfacción del personal en el trabajo.
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración Moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 98. Robbins, Stephen P. Administración y Teoría Práctica. México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
El dinamismo presentado por la inclusión de estas nuevas teorías sobre las relaciones humanas, trajo como consecuencia una serie de discusiones entre los pensadores clásicos y los que pregonaban la teoría de las relaciones humanas, situación que ante el desarrollo empresarial tan dinámico que se venía presentando en los países desarrollados y con los nuevos inventos que trajo el siglo XX y el crecimiento de las empresas, empezó a exponer una serie de nuevas teorías administrativas, las que recogían las ventajas de los resultados de la teoría clásica y la de las relaciones humanas, apareciendo así la teoría neoclásica, en la cual se comienza a dar una gran importancia a la organización propia de la empresa y a quienes inician una revolución en el sentido de cómo organizar las empresas de acuerdo con su actividad económica. Sus orígenes y efectos los analizaremos y discutiremos en nuestro próximo fascículo. 59
Nº 4
1. Investiga y describe brevemente cuáles fueron las primeras técnicas de administración de personal que se pusieron en práctica como aplicación de la psicología industrial. 2. Describe brevemente cuáles son las funciones básicas de la organización industrial. 3. Según tu propio criterio describe qué es el liderazgo. 4. Explica brevemente en qué consisten, para ti, las relaciones humanas.
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LA TEORÍA NEOCLÁSICA La teoría neoclásica, conocida también como la Escuela del Proceso Administrativo, construye una teoría de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar; el establecimiento de una estructura conceptual y la identificación de los principios en los cuales se basa. Durante el desarrollo de los pensamientos establecidos por sus autores, la administración se ve como un proceso universal y prácticamente idéntico sin importar su esfera de operación: gubernamental, industrial o institucional. Debido a que la administración se considera como un pro-ceso, esta escuela efectúa el análisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador: planificar, organizar, emplear, dirigir y controlar. La citada escuela surgió de la necesidad de utilizar los conceptos válidos y pertinentes de la teoría clásica, juntándolos con otros conceptos, igualmente válidos y pertinentes, ofrecidos por diversas teorías administrativas durante las décadas de los setenta, ochenta y noventa.
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: Explica el origen y el contexto en el que surgió la teoría neoclásica. Analiza la teoría de la administración alrededor del proceso administrativo. Aplica la Administración por Objetivos y los criterios fundamentales para el éxito de este sistema. Aplica los esquemas de desarrollo como gerente, dentro de la concepción de la Administración por Objetivos.
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Teoría Neoclásica
Peter F. Duker
William Newma
Ernest Dale
Ralph C. Dawis
Louis Allen
Harold Koontz
Figura. 5. 1 Principales representantes de la Teoría Neoclásica
Orígenes El punto fundamental de la teoría neoclásica es definir la administración como una técnica social básica, lo que implica que el administrador conozca, además de los aspectos técnicos y específicos de su trabajo, los aspectos relacionados con la dirección de personas dentro de las organizaciones. Por tal razón surgió con el crecimiento de las organizaciones buscando romper con la tradición de la centralización y centrando sus investigaciones en la eficiencia e importancia de la descentralización. Con el fin de que puedas ubicarte en los aportes y modificaciones que la teoría neoclásica fue incrementando en las Teorías de la Administración, es importante que analicemos mediante un cuadro comparativo los enfoques prescriptivos y normativos de la administración establecidos por las tres escuelas estudiadas, es decir por la teoría clásica, la teoría de las relaciones humanas y la teoría neoclásica.
Aspectos Principales Enfoque de la Organización Concepto de organización.
Característic a básica de la 62
Teoría Clásica
Teoría de las Teoría Relaciones Neoclásica Humanas Organiza Organización Organización ción formal informal formal e informal. exclusivamente. exclusivamente Estructur Sistema social Sistema social a formal como como conjunto de con objetivos por conjunto de roles sociales alcanzar órganos, cargos racionalmente y tareas Ingeniería Ciencia social Técnica social humana / aplicada básica
administración. Concepción del hombre
ingeniería de producción Homo economicus
Hombre social
Hombre organizacional y administrativo Comportamie Ser Ser social que Ser racional y nto organizacional aislado que reacciona como social, orientado del individuo reacciona como miembro de un hacia la consecución individuo grupo de objetivos individuales y organizacionales. Ciencia más Ingeniería Psicología Eclecticismo relacionada social Tipos de Incentivos Incentivos Incentivos incentivos materiales y sociales y simbólicos mixtos salariales Relación Identidad Identidad de Integración entre objetivos de intereses. No intereses. Todo entre objetivos organizacionales y hay conflicto conflicto es organizacionales e objetivos perceptible. indeseable y debe individuales individuales evitarse. Resultados Máxima Eficiencia Eficiencia deseados eficiencia óptima óptima
Tabla 5.1 Comparación de los enfoques prescriptivos y normativos de la Administración.
Sin duda alguna, Henri Fayol fue el padre de esta corriente del pensamiento administrativo. Su original y perceptiva enumeración de las funciones administrativas todavía se lee como un tratado actual sobre la administración, y su clásico análisis de las funciones administrativas ha pasado la prueba del tiempo. De hecho, su ordenado análisis de la administración desde la junta directiva hacia abajo fue descubierto en los Estados Unidos hacia 1.950. A fines de los años 40, el pensamiento administrativo se empezó a mover hacia la idea de un “proceso para la administración”. Esto fue un intento para identificar y definir un proceso que se podría usar para lograr objetivos deseados.
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El “enfoque de proceso” dirigió a la administración a que se interesara, principalmente, en la identificación y refinamiento de las subfunciones o componentes del proceso administrativo.
Como hemos visto, Henri Fayol fue el primer estudiante de administración en presentar explícitamente un análisis funcional del proceso administrativo. Fayol catalogó a la planeación, organización, mando, coordinación y control como subfunciones de la administración. Oliver Sheldon, inglés, también presentó uno de los primeros análisis de los componentes del proceso administrativo. En 1.923 Sheldon vio a la administración como la determinación de una política de negocios, la coordinación de la ejecución de la política, la organización del negocio y el control del ejecutivo. Ralph C. Davis fue el primer americano en publicar un análisis funcional del proceso administrativo. Davis subdividió el proceso administrativo en tres funciones: planeación, organización y control. El período de principios a mediados de 1.950 representó una época de un acuerdo casi completo en cuanto a la composición y enseñanza de la administración. El proceso administrativo o el enfoque funcional fue el enfoque metodológico aceptado para el estudio de la administración.
5.1 1. Investiga y describe con tus propias palabras qué significa la administración como técnica social básica. 2. Según tu propio criterio, ¿cuáles son las principales contribuciones de la Teoría Neoclásica al estudio de la Administración?
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1. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Se analiza la administración desde el punto de vista de lo que hace un administrador para merecer tal nombre. Estas actividades o funciones fundamentales de la administración constituyen un proceso denominado proceso administrativo, que es operativo y crea también una estructura conceptual para el estudio de la administración. El enfoque del proceso está muy difundido, debido a que ayuda enormemente al desarrollo del pensamiento administrativo en términos de fácil comprensión.
Figura 5.2 La solución de un problema reside en encontrar quien lo resuelva
Gerente
Planteamiento
Organización
Dotar de Personal Activación
Dotar de Personal
Motivación
Motivación
Mando
Mando
Control Innovación
Coordinación
Representación
Metas
Figura 5.3 Funciones fundamentales que forman el Proceso Administrativo
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La figura 5.3 ilustra las cinco combinaciones más comunes de las funciones fundamentales propuestas por los neoclásicos. Leyéndola de arriba hacia abajo podrás observar las distintas combinaciones planteadas por los distintos pensadores neoclásicos las que resaltamos en el siguiente cuadro: COMBINA CION Combinaci
FUNCIONES QUE LA COMPONEN Planeación, Organización, Activación y Control
Combinaci
Planeación, Organización, Motivación y Control
Combinaci
Planeación, Organización, Motivación y Control
ón A ón B ón C Combinaci ón D Combinaci ón E
Planeación, Organización, Selección de personal, Control, Innovación y Representación. Planeación, Organización, Motivación, Control y Coordinación.
Tabla 5.2 Funciones del Proceso Administrativo Este planteamiento efectuado por los neoclásicos, da origen a la cátedra de Procesos Administrativos que estudiarás en el segundo semestre de la carrera, la cual te permitirá profundizar en cada una de las funciones fundamentales para realizar la actividad de administrar, sin embargo es importante que en este fascículo te vayas ambientando con estos términos y para tal razón a continuación encontrarás la explicación de cada uno de los términos que lo conforman: Planeación: consiste en la determinación del trabajo que debe realizar el grupo para alcanzar los objetivos propuestos. Comprende la toma de decisiones, porque supone elegir entre varias alternativas. La planeación requiere capacidad de visualizar el futuro y de poder prever con una finalidad precisa, para formular un esquema integrado de acciones futuras. Organización: su significado lo podemos establecer mediante estos tres elementos: a) La división en grupos de las actividades componentes que son necesarias para lograr los objetivos. b) La asignación de esas agrupaciones a un administrador. c) El establecimiento de las relaciones de autoridad entre las agrupaciones o unidades organizativas.
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Activación: comprende las actividades emprendidas por el administrador para iniciar y continuar las acciones indicadas por la planeación y la organización, con el fin de lograr los objetivos. Proporciona la energía estimulante a los miembros del grupo y su forma de manifestarse. Por consiguiente activar supone determinar y satisfacer las necesidades humanas de los empleados, así como evaluar, dirigir, formar y recompensar el personal. Muchos autores prefieren el término motivar que el de activar. Selección de personal: comprende conseguir, ubicar y mantener a sus miembros en los puestos que requiere el trabajo de organización. Mandar: es guiar a los subordinados de modo que resulten empleados competentes y trabajen eficazmente en pos de los objetivos expresos de la empresa. Control: supone la vigilancia habitual para asegurar que los hechos se ajusten a los planes. Innovar: significa desarrollar nuevas ideas, combinar los pensamientos novedosos con los ya conocidos, tomar ideas de otros campos y adaptarlas o, sencillamente, estimular a los colaboradores para que se desarrollen y apliquen concepciones nuevas en su trabajo. Representación: se refiere al desempeño como miembro autorizado de una empresa en las relaciones de ésta con la administración pública, agrupaciones civiles, bancos, vendedores, clientes y otros sectores externos. Coordinación: es la sincronización ordenada de los esfuerzos individuales
5.2 Explica con tus propias palabras en qué consiste el Ciclo Administrativo. Explica brevemente el proceso administrativo y la interacción dinámica de las funciones administrativas. EstaSegún tus propias palabras explica lo que entiendes por planeación, organización, dirección y control.
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2. ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS A partir de la década de los 50, la Teoría Neoclásica desplazó hacia los objetivos o finalidades de la organización, de modo progresivo, la atención que se había puesto antes en las llamadas actividades medio. El enfoque basado en el proceso y la preocupación mayor por las actividades (medio) fueron sustituidos por un enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados (fines). En el año de 1.954 apareció publicada una obra cuyo título en español significa La Práctica de la Administración de Empresas, escrita por Peter Druker. Señala Druker en su obra, que la Administración por Objetivos es un método mediante el cual el gerente, los subgerentes y todos los jefes de una organización determinan qué objetivos desean alcanzar, cada uno en su campo y en un determinado tiempo, es decir, deben fijarse metas que sirvan como guía para sus acciones. La Administración por Objetivos convierte los objetivos operacionales al usar como dispositivo un proceso, por el cual la cascada baja a través de la organización. Como se muestra en la figura 5.4 los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsiguiente en las organizaciones por división, departamentales e individuales. Debido a que los administradores de las unidades inferiores participan conjuntamente en el establecimiento de sus metas, la APO funciona de “abajo hacia arriba” como también de “arriba hacia abajo”. El resultado es una jerarquía que une a los objetivos de un nivel con otros del siguiente nivel. Objetivos organizacionales generales
Objetivos Divisionales
Objetivos Departamentales
Objetivos Individuales
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Figura 5.4 Cascada de Objetivos La APO proporciona los objetivos personales específicos al empleado mismo. Por lo tanto, cada persona tiene que realizar una contribución específicamente identificada en su desempeño de la unidad. Si todos los individuos logran sus metas, entonces se lograrán las metas de la unidad y los objetivos generales de la organización se volverán realidad. Existen cuatro ingredientes que son comunes a los programas de APO. Estos son: • • • •
La característica específica de la meta. Toma de decisiones participativa Periodo explícito Informe comparativo razonado del desempeño.
Los objetivos en la APO deben ser declaraciones concisas de los logros esperados. Por ejemplo, no es adecuado exponer simplemente un deseo de reducir costos, mejorar el servicio o incrementar la calidad. Tales deseos tienen que ser convertidos en objetivos tangibles que puedan ser medidos y evaluados. Algunos ejemplos de objetivos específicos son : reducir los costos departamentales 7%, mejorar el servicio al asegurar que todas las órdenes telefónicas se procesen dentro de las 24 horas siguientes de su recepción o incrementar la calidad manteniendo las devoluciones a menos del 1% de las ventas. Como las organizaciones siempre persiguen más de un objetivo, surge el problema de cuál o cuáles objetivos son más importantes y prioritarios. Por tal razón los objetivos deben escalonarse en una jerarquía de objetivos, según la importancia, pertinencia o prioridad de su contribución a la organización como totalidad. Cada organización tiene, implícita o explícitamente, su jerarquía de objetivos. En general, los objetivos organizacionales están por encima de los departamentales, y éstos están por encima de los operacionales como podemos observar en la figura 5.5. Pero debes tener en cuenta que los objetivos de una organización pueden experimentar innumerables cambios, ya sea en la ubicación relativa de los objetivos o en la sustitución de ciertos objetivos por otros diferentes. Algunos objetivos pueden entorpecer la consecución de otros, mientras otros pueden facilitarla, lo cual provoca el efecto sinérgico. Para que la jerarquía de objetivos pueda establecerse con eficiencia, es necesario tomar las siguientes precauciones:
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• Los objetivos no necesitan reflejar las grandes aspiraciones fundamentales de las empresas, aunque deben ser compatibles con éstas. • Los objetivos deben lograr que todos los órganos y componentes de la empresa contribuyan con una parte del esfuerzo general. • Los objetivos deben considerar la necesidad de varias alternativas para su ejecución, así como la eficiencia relativa y el costo de cada una de ellas. • Los objetivos deben comunicarse a todos los interesados para que cada cual comprenda las metas de la respectiva función y sus relaciones con los objetivos fundamentales de la empresa. Retorno sobre la Inversión empresarial Objetivos organizacionales Aumento
Reducción
del retorno
de la inversión
Reducción
Aumento
de costos
de la facturación
Objetivos departamentales
Utilización
Adquisición
Objetivos
eficiente de los
de recursos
operacionales
recursos actuales
adicionales
Programa de mejoramiento
Programa de adquisición
de los equipos
de nuevos equipos.
Programa de aplicación
Programa de captación
de los recursos
de recursos.
Entrenamiento de personal
Reclutamiento y selección de nuevos empleados
Figura 5.5 Jerarquía de los objetivos
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Los autores de la APO señalan que en toda empresa existen áreas críticas o claves que merecen la atención frecuente de los ejecutivos, tales áreas son: políticas de la empresa, áreas gerencial, área financiera, recursos humanos, desarrollo tecnológico, producción, publicidad, ventas, etc. Esta situación hace indispensable establecer un proceso que permita la implantación de este sistema en la organización; mediante la figura 5.6 describimos gráficamente este proceso.
Premisas de Planeación
Objetivos de la Empresa Origen de
Area de resulta claves
Puede afectar a Organización Apropiada Afecta a
Puede afectar a Objetivos de los Superiores
Recursos necesarios disponibles
Recomendación preliminar del superior de objetivos del subordinado
Formulación preliminar de objetivos por el subordinado
Objetivos del Subordinado
Revisión periódica de avances por el superior
Desempeño en marcha del subordinado
Revisión Final Evaluación del desempeño
Nuevas Aportaciones Medidas correctivas y apoyo del superior
Desempeño final del subalterno
Figura 5.6 El proceso de la Administración por Objetivos
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En condiciones ideales, el proceso se inicia en la cima de la organización y cuenta con el apoyo activo de la dirección o gerencia general, quien orienta los esfuerzos de la organización. Aún así, no es esencial que el establecimiento de objetivos parta de la cima. En realidad puede comenzar en un nivel divisional, del gerente de ventas, o aun en un nivel inferior. La APO ha sido ampliamente usada para la evaluación del desempeño y la motivación de los empleados, aunque en realidad se trata de un sistema de administración. Entre otros beneficios, la APO resulta en una mejor administración, suele obligar a los administradores a precisar la estructura de sus organizaciones, alienta el compromiso personal con los objetivos propios y permite el desarrollo de controles efectivos. Algunas de sus desventajas son la ocasional incapacidad de los administradores de explicar a los subordinados la filosofía de la APO y de ofrecerles pautas para el establecimiento de objetivos. Además, por si mismas las metas son difíciles de establecer, tienden a reducirse al corto plazo y pueden resultar inflexibles a pesar de la ocurrencia de cambios en las circunstancias. Finalmente, en el afán de determinar objetivos que se puedan verificar, los individuos corren el riesgo de exagerar la importancia de las metas cuantificables.
5.3 1. ¿Crees que la Administración por Objetivos se puede aplicar en organismos gubernamentales?. Explica brevemente tu respuesta. 2. Escribe tus cinco objetivos personales más importantes. Explica brevemente si los consideras a corto o largo plazo y si son verificables. 3. Supongamos que tú eres el dueño de una empresa; elabora un plan de objetivos que pretendes alcanzar en el período de un año.
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Pudiste observar al estudiar este fascículo la importancia que tuvo la Escuela del Proceso Administrativo o Teoría Neoclásica pues nos enseñó la importancia del proceso administrativo, función esencial
de todos los
administradores; a través de ella nos familiarizamos con la planeación, la organización, la dirección y el control, elementos fundamentales para alcanzar los objetivos de cualquier labor que nos comprometamos a realizar. Igualmente tuviste la oportunidad de comprender la APO, nuevo sistema de administración donde se realiza el proceso administrativo pero dándole una importancia al cumplimiento de los objetivos organizacionales, como departamentales e individuales, lo que nos permite, en un futuro, evaluar constantemente a nuestros subalternos y al mismo tiempo motivarlos a desarrollar su propias iniciativa.
Chiavenato,
Idalberto. Introducción a la teoría general de la
administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración Moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 98. Robbins, Stephen P. Administración y Teoría Práctica, México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall.
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Habiendo comprendido la Teoría Neoclásica y los fundamentos de la APO, en tu próximo fascículo podrás entender los efectos del Proceso Administrativo al estudiar la Teoría Estructuralista y los efectos de la Burocracia, que permitieron establecer muchos aspectos en el estudio de la Administración. Esta nueva Teoría nos llevará a comprender muchos de los términos administrativos que vivimos en el día a día de nuestros propios trabajos y comprender las modificaciones que conllevaron a las organizaciones empresariales.
Nº 5
1. Investiga y explica brevemente cuáles son las características básicas de la organización formal según los neoclásicos. 2. Explica brevemente cuáles son las características principales de la teoría neoclásica. 3. Investiga y explica brevemente con tus propias palabras cuáles son las funciones básicas del administrador. 4. Investiga y explica con tus propias palabras cuáles son los criterios para fijar objetivos.
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LA TEORÍA ESTRUCTURALISTA Las organizaciones raramente se establecen como un fin en sí mismas, son instrumentos creados para conseguir unos fines. Esto se refleja en los planteamientos efectuados por los principales re-presentantes de la Teoría Estructuralista, quienes estaban más orientados hacía la sociología organizacional, buscando interrelacionar las organizaciones con su ambiente externo, que es la macrosociedad, es decir, la sociedad organizacional, caracterizada por la interdependencia de las organizaciones. De allí surge un nuevo concepto de organización y un nuevo concepto de hombre: el hombre organizacional, que desempeña roles simultáneos en diversas organizaciones.
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: Identifica los orígenes y el contexto en el que surgió la teoría estructuralista. Identifica las características del modelo burocrático propuesto por Max Weber. Aplica la nueva concepción de administración a partir de una nueva concepción de la naturaleza burocrática. Aplica los elementos y principios de la teoría de los estructuralistas y del modelo burocrático
1. ORIGEN DE LA TEORÍA ESTRUCTURALISTA James Burnham publicó en 1941, durante la Segunda Guerra Mundial, su libro La Revolución Administrativa, cuya esencia era, que la sociedad capitalista sería remplazada por una sociedad administrativa en la cual los administradores ejercerían todos los puestos de importancia y los principales medios de producción serían propiedad del estado.
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En el fondo, el libro de Burnham retrata el comienzo de una nueva preocupación de la teoría administrativa: la visión de una nueva sociedad de organizaciones.
Aunque muchas de las predicciones de Burnham han sido desacreditadas, su libro es de interés para los estudiosos del pensamiento administrativo, como la obra de un renombrado intelectual que tenía una enorme confianza en la función administrativa, y de este modo asignarle una posición primordial en una sociedad nueva. Hacía el final de la década de 1.950, la teoría de las Relaciones Humanas entró en decadencia. Ese primer intento sistemático de introducir las ciencias del comportamiento en la teoría administrativa, a través de una filosofía humanística sobre la participación del hombre en la organización, transformó profundamente la administración: combatió la teoría clásica, aunque no proporcionó las bases adecuadas para formular una nueva teoría que pudiera sustituirla. La oposición entre la teoría clásica y la teoría de las relaciones humanas creó un atolladero dentro de la administración, que dio origen a la Teoría Estructuralista. Figura 6.1 Principales representantes de la teoría estructuralista. De manera general, los orígenes de la teoría estructuralista en la administración fueron los siguientes: Teoría Estructuralista
Victor Thompson
Amitai Etzion
i
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Talcott Parson
Peter M. Blau
Reinhard Bendix
Robert Presthus
La oposición surgida entre la teoría tradicional y la teoría de las relaciones humanas, hizo necesaria una posición más amplia y más comprensiva, que abarcara aquellos aspectos que eran considerados por la una e ignorados por la otra y viceversa. La teoría estructuralista pretende ser una síntesis de la teoría clásica (formal) y la teoría de las relaciones humanas (informal), inspirándose en Max Weber y, hasta cierto punto, en los trabajos de Karl Marx. • La necesidad de considerar la organización como una unidad social grande y compleja, donde interactúan muchos grupos sociales, que comparten algunos de los objetivos de la organización, pero que no pueden ser incompatibles con otros. En este sentido, el mayor diálogo de la teoría estructuralista fue con la teoría de las relaciones humanas. • La influencia del estructuralismo en las ciencias sociales y la repercusión de éstas en el estudio de las organizaciones. En las ciencias sociales, la estructura es una construcción abstracta de modelos para representar la realidad empírica según el estructuralismo abstracto. El estructuralismo concreto: es un conjunto de relaciones sociales en un momento dado. El estructuralismo dialéctico: la estructura está constituida por partes que, a lo largo del desarrollo del todo, se descubren, se diferencian, y de una forma dialéctica, ganan autonomía unas sobre las otras, manteniendo la integración y la totalidad sin sumarse ni reunirse entre sí. • Nuevo concepto de estructura. El estructuralismo presentó preocupación exclusiva por las estructuras, en perjuicio de otros modos de comprender la realidad. El estructuralismo es un método analítico y comparativo que estudia los elementos o fenómenos, con relación a una totalidad, destacando el valor de su posición. El concepto de estructura implica el análisis interno de una totalidad en sus elementos constitutivos, su disposición, sus interrelaciones, etc., permitiendo una comparación, pues puede aplicarse a cosas diferentes entre sí. Además de su aspecto totalizador, el estructuralismo es fundamentalmente comparativo. Por tanto, el estructuralismo se preocupa por el todo y por la relación de las partes en la constitución del todo. La totalidad, la interdependencia de las partes y el hecho de que el todo es mayor que la simple suma de las partes, son las características básicas del estructuralismo.
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6.1 1. Investiga qué significa el hombre organizacional. 2. Elabora un breve comentario sobre los objetivos organizacionales
2. CARACTERÍSTICAS DEL ESTRUCTURALISMO Para los estructuralistas, la sociedad moderna e industrializada es una sociedad de organizaciones, de las cuales el hombre pasa a depender para vivir y morir. Por consiguiente se concentra en el estudio de éstas, principalmente en su estructura interna y en su interacción con otras organizaciones, concibiéndolas como “unidades sociales o agrupamientos humanos” intencionalmente construidas y reconstruidas, con el fin de alcanzar objetivos específicos. Los estructuralistas estudian las organizaciones a través de un análisis organizacional mucho más amplio que cualquier teoría anterior. Este estudio lo realizan desde el punto de vista de un enfoque múltiple y globalizante: entendiendo la organización formal como la informal, pero también teniendo en cuenta las recompensas y sanciones materiales y sociales en el comportamiento de las personas. Considerando los siguientes puntos: 1. La organización formal e informal: mientras la teoría clásica se concentra exclusivamente en la organización formal y la teoría de las relaciones humanas lo hace solamente en la organización informal, los estructuralistas estudian una relación entre ambos tipos de organizaciones. 2. Recompensas materiales y sociales: consideran que es tan grande el significado de las recompensas salariales como el de las sociales, que todo lo que se incluye en los símbolos de una posición es importante en la vida de cualquier organización, como el tamaño del escritorio o de la oficina, el automóvil asignado por la empresa, etc. 3. Los diferentes niveles jerárquicos de una organización: según los estructuralistas, las organizaciones pueden estudiarse según dos conceptos diferentes: la del modelo racional, que concibe la organización
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como un medio deliberado y racional para alcanzar metas conocidas y la del modelo natural, que la concibe como un conjunto de partes interdependientes que constituyen, juntas, un todo.
Lógica Modelo de organización utilizada Racional Sistema Cerrado
Natural
Sistema Abierto
Características • Visión centrada sólo en los aspectos internos del sistema con énfasis en planeación y el control. • Expectativa de certeza o de previsión. • Visión centrada en el sistema y su interdependencia con el ambiente. • Expectativa de incertidumbre o imprevisión
Enfoques típicos • Administración Científica de Taylor. • Teoría Clásica de Fayol • Teoría Burocrática de Weber • Modernas teorías de la administración basadas en la teoría de sistemas.
Figura 6.2 El modelo racional y el modelo natural Según los estructuralistas, las organizaciones se caracterizan por una diferenciación del poder, es decir, por una jerarquía de la autoridad y establecen que las organizaciones enfrentan una multiplicidad de problemas por resolver y que estos problemas se clasifican y categorizan para que la responsabilidad por la solución de los mismos se atribuya a diferentes niveles jerárquicos de la organización. Por lo tanto destacan tres grandes niveles organizacionale : a) Nivel institucional: que es el nivel más elevado, compuesto por los directivos o altos funcionarios. Se denomina, también, nivel estratégico, pues es responsable de la definición de los principales objetivos y estrategias de la organización. b) Nivel gerencial: es el nivel intermedio, que cuida la relación y la integración entre los demás niveles, es el responsable de ejecutar los planes y estrategias establecidos por el nivel institucional. c) Nivel técnico: es el nivel más bajo de la organización, denominado también como nivel operativo y es donde se ejecutan las tareas según la orientación establecida por el nivel gerencial.
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Directores
Nivel Institucional Decision es
Nivel gerencial
Gerentes y jefes Planes Supervisores y ejecutores
Operaciones
Nivel técnico
4. Diversas organizaciones: mientras la teoría clásica y la teoría de las relaciones humanas se concentraron casi exclusivamente en la fábricas, los estructuralistas ampliaron el campo de análisis de la organización y además de las fábricas, incluyeron organizaciones pequeñas, medianas y grandes, públicas y privadas, topo tipo de empresas, comunidades religiosas, ejércitos, sindicatos y en fin todo tipo de conglomeración humana que buscara alcanzar un objetivo específico. 5. Análisis interorganizacional: todas las teorías anteriores se preocuparon, exclusivamente, por los fenómenos que ocurren dentro de la organización. Tanto es así que esas teorías son criticadas por basarse en un enfoque de sistema cerrado, es decir, por utilizar el modelo racional de la organización. Los estructuralistas amplían bastante ese enfoque y se preocupan por los fenómenos que ocurren en el exterior de las organizaciones, pero que afectan poderosamente los fenómenos que ocurren dentro de ellas. Además, muchos fenómenos internos se comprenden mejor cuando se conocen los fenómenos externos que los provocan. Así, los estructuralistas se basan en un enfoque de sistema abierto y utilizan el modelo natural.
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6.2 1. Explica la diferencia entre una organización formal y una organización informal. 2. Según tu propio criterio explica en qué consisten los tres niveles de la organización. 3. Según tu propio criterio explica en qué consiste la teoría estructuralista.
3. ORÍGENES DE LA BUROCRACIA A partir de la década de 1.940, las críticas hechas tanto a la teoría clásica, como a la teoría de las relaciones humanas, a la primera por su mecanicismo y a la otra por su romanticismo ingenuo, revelaron la falta de una sólida y amplia teoría de la organización, que sirviera de orientación para el trabajo del administrador. La teoría de la burocrática se desarrolló en función principalmente de los siguientes aspectos: • La fragilidad y parcialidad tanto de la teoría clásica como la de las relaciones humanas, opuestas y contradictorias entre sí, pero sin posibilitar un enfoque global, integrado y totalizador de los problemas organizacionales. Ambas revelaban dos puntos de vista extremistas e incompletos sobre la organización, creando la necesidad de un enfoque más amplio y completo, tanto de la estructura como de los participantes de la organización. • Se hizo necesario un modelo de organización racional, capaz de caracterizar todas las variables involucradas, así como el comportamiento de los miembros participantes en ella, aplicable no sólo a la fábrica sino a todas las formas de organización humana y, principalmente, a las empresas. • El creciente tamaño y complejidad de las empresas pasó a exigir modelos organizacionales mejor definidos. Algunos historiadores verificaron que la “industria en gran escala depende de la organización, de la administración y del gran número de personas con diferentes habilidades. Millares de hombres y mujeres deben situarse en diferentes sectores de
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producción y en diferentes niveles jerárquicos: los ingenieros y administradores en la cima de la pirámide y los obreros en la base y, por tanto, deben ejecutar tareas específicas, y ser dirigidos y controlados”. • El resurgimiento de la sociología de la burocracia, a partir del descubrimiento de los trabajos de Max Weber, su creador. Según su teoría, se puede pagar a un hombre para que actúe y se comporte de cierta manera predeterminada, lo cual debe explicársele exacta y minuciosamente, impidiéndosele, en teoría, que sus emociones interfieran con su desempeño. La sociología de la burocracia propuso un modelo de organización y los administradores no tardaron en intentar aplicarlo a sus empresas, en la práctica. A partir de allí surge la teoría de la burocracia en la administración.
Weber consideró la burocracia como una forma de organización humana que se basa en la racionalidad, es decir, en la adecuación de los medios a los fines (objetivos) pretendidos, con el fin de garantizar la máxima eficiencia posible en la búsqueda de esos fines.
Weber no consideró la burocracia como un sistema social, sino principalmente como un tipo de poder. Para comprender mejor la burocracia, estudió los tipos de sociedad y los tipos de autoridad.
Figura 6.4 Sólo una burocracia puede combatir una burocracia.
4. TIPOS DE SOCIEDAD Weber distingue tres tipos de sociedad: • La sociedad tradicional, en la que predominan características patriarcales y hereditarias, como la familia, el clan, la sociedad medieval, etc. 82
• La sociedad carismática, en la que predominan características místicas, arbitrarias y personalistas, como los grupos revolucionarios, los partidos políticos, las naciones en revolución, etc. • La sociedad legal, racional, burocrática, en la que predominan normas impersonales y una racionalidad en la escogencia de los medios y de los fines, como en las grandes empresas, en los Estados modernos, en los ejércitos, etc.
6.3 Explica por escrito y con tus propias palabras, cuáles son las características principales de la Teoría Burocrática planteada por Max Weber.
5. TIPOS DE AUTORIDAD Weber describe tres tipos de autoridad legítima • Autoridad tradicional, la que toma forma cuando los subordinados consideran que las órdenes de los superiores son justificadas porque esa fue siempre la manera como se hicieron las cosas. • Autoridad carismática, cuando los subordinados aceptan las órdenes del superior, a causa de la influencia de la personalidad y del liderazgo del superior con el cual se identifican. • Autoridad legal, racional o burocrática, cuando los subordinados aceptan las órdenes de los superiores como justificadas, porque están de acuerdo con un conjunto de preceptos o normas que consideran legítimos y de los cuales se deriva el poder de mando. Es el tipo de autoridad técnica, meritocrática y administrativa. Se basa en la promulgación. La idea básica reside en el hecho de que las leyes pueden ser promulgadas y reglamentadas libremente por procedimientos formales y correctos.
Esta escuela, dirigida por un grupo creciente y estudioso, se concentra en la decisión racional, en la selección entre las posibles alternativas, de un curso de acción o idea. Los partidarios de este enfoque pueden tener
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que ver con la decisión misma, con las personas o grupos organizados que toman la decisión, o con el análisis del proceso de la decisión.
Algunos se limitan, ellos mismos esencialmente, a los aspectos económicos racionales de la decisión; otros consideran que cualquiera cosa que suceda en la empresa es materia para su análisis; y aún otros consideran que la teoría de la decisión cubre los aspectos psicológicos y sociológicos, y el medio ambiente de las decisiones y de los que las adoptan.
6.4
Explica por escrito y con tus propias palabras, cuál consideras que es la principal diferencia entre el concepto planteado por Fayol en su Teoría Clásica y la expuesta por Weber en su Teoría Burocrática. Weber identifica tres factores principales que favorecen el desarrollo de la moderna burocracia: • El desarrollo de una economía monetaria • El crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del estado moderno • La superioridad técnica, en términos de eficiencia, del tipo burocrático de la administración.
Figura 6.5 Los que no son capaces de aprender de las juntas anteriores, están condenados a repetirlas.
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Caracterí Ejemplo s-ticas s
Personalista y arbitraria, revolucionaria
Tipos de autorid ad Tradici onal
características
Legal, raciona lo burocrá tica
Legal, racional, formal, meritocrática
Legitimación
Aparato administrativo
No es Tradición, Forma racional. hábitos, usos y patrimonial y Poder costumbres forma feudal heredado o delegado Grupos Carism No es Caracterís-ticas Inconstante e revolucio- ática persona inestable racional, narios. ni les y carisma Escogido según lealtad y Partidos heredada del líder devoción al políticos. ni líder y no por delegable basada en calificaciones el carisma técnicas
Patriarcal Y patrimonial Conserva dora
Clan, tribu, familia. Sociedad medieval
Racionalidad de los medios y objetivos
Legal, racional o burocrática
Carismática
onal
Tradici
T ipos de s
Tipologías de la sociedad y de autoridad y sus características, según Weber
Estado moderno, grandes empresas, ejércitos
Justicia de Ley Promulgación y reglamentación de normas legales previamente definidas
la Burocracia
6. CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA Según el concepto popular, la burocracia se presenta generalmente como una empresa u organización en donde el papeleo se multiplica y crece, impidiendo soluciones rápidas y eficientes. El término burocracia se emplea para designar el apego de los funcionarios a los reglamentos y rutinas, de tal modo, que produce ineficiencia en la organización. Los legos llegaron a denominar burocracia a los efectos del sistema y no al sistema en sí mismo. 85
El concepto de burocracia para Max Weber es exactamente lo contrario: es la organización eficiente por excelencia. Para lograr esa eficiencia, la burocracia necesita describir anticipadamente y, hasta con mínimos detalles, la manera como deberán hacer las cosas. Según Weber, la burocracia tiene las siguientes características: • Carácter legal de las normas y reglamentos • Carácter formal de las comunicaciones • Carácter racional y división del trabajo • Impersonalidad en las relaciones • Jerarquía de autoridad • Rutina y procedimientos estandarizados • Competencia técnica y meritocrática • Especialización de la administración, independiente de los propietarios. • Profesionalización de los participantes • Completa previsión del funcionamiento.
6.5 1. Define las características principales de la burocracia según Weber.
Luego de haber estudiado los aspectos expuestos por los estructuralistas, podemos comprender la importancia que tienen las organizaciones en el desarrollo y el logro de los objetivos propuestos por cualquier grupo humano, así como podemos entender que el analizar la estructura y sus fenómenos internos no es suficiente para comprender toda la situación organizacional; por tal razón es importante considerar, en este análisis, los factores externos de la organización, para así alcanzar la eficiencia y los logros esperados por ella. Pero para poder alcanzar los objetivos propuestos no es sólo necesaria la estructura, sino que en ella deben existir reglas, normas, reglamentos y canales formales de comunicación, así como funciones para el desarrollo de cada cargo, como lo expone Max Weber en su teoría burocrática.
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Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración Moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 1.980. Robbins, Stephen P. Administración y Teoría Práctica, México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
La finalización de la Segunda Guerra Mundial y la iniciación de la llamada Guerra Fría, entre las grandes potencias que dominaban el mundo y las que de una forma u otra querían imponer en sus países satélites sus doctrinas económicas, como era el capitalismo, el socialismo y el comunismo, llevaron a sus propios países a una desaforada competencia de tecnología mediante el desarrollo de grandes inventos y descubrimientos científicos. Lógicamente la Administración no podía estar ajena a esta situación, por consiguiente se iniciaron nuevos experimentos y se postularon nuevos principios que fueron revolucionando la aplicación de la Teoría Administrativa en el campo laboral de las empresas y en las organizaciones en general. Es así como aparecen las teorías de las Matemáticas y la Cibernética, que introducen en la organización una serie de herramientas fundamentales para la toma de decisiones y organización propias de la empresa. Sobre sus efectos y el aporte que las mismas han proporcionado al análisis de la Administración, se estudiará en el próximo fascículo.
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Nº 6
1.
Según tu concepto explica brevemente qué es una estructura organizacional.
2.
Investiga y explica brevemente por qué la teoría estructuralista se denomina “teoría de la crisis”.
3.
Según tu propio criterio, explica las ventajas de la burocracia.
4.
Investiga y explica cuáles son las funciones de las reglas burocráticas según Gouldner.
5.
Cuando tu estás hablando de burocracia, explica brevemente qué significan las limitaciones de la teoría de la máquina.
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LA TEORÍA DE SISTEMAS Después de la Segunda Guerra Mundial se intensificó rápidamente la aplicación de las técnicas de ciencias administrativas a la industria, al gobierno y a las empresas sin ánimo de lucro. Se utilizan igualmente en los campos de la justicia penal, el cuidado de la salud, los sistemas educativos, estudios de tráfico, proyectos de ingeniería, aeropuertos, etc. Esta intensificación estuvo íntimamente ligada a la disponibilidad creciente en el estudio de los computadores y la experiencia en su utilización. A medida que se fueron desarrollando las empresas y las organizaciones en general, se fueron haciendo más complejas y costosas las operaciones y, por consiguiente, se hizo más difícil para los directivos tomar decisiones acertadas. Para poder alcanzar las decisiones más acertadas en la aplicación de las técnicas administrativas se empezaron a utilizar en la administración dos herramientas fundamentales: las matemáticas y los sistemas.
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: Explica los orígenes y el contexto en el que surgió la teoría de sistemas. Identifica las características de la teoría de sistemas. Explica los orígenes y el contexto en el que surgió la teoría matemática. Identifica las características de la teoría matemática. Quizás la escuela más seguida en la actualidad, en la administración, es la llamada Teoría de Sistemas. Y se le denomina enfoque, y no escuela, porque este criterio desborda de manera absoluta el ámbito de la administración para enfocar y tratar de comprender todo un conjunto de disciplinas científicas y técnicas. Se trata de un ensayo para tratar de unificar todo conocimiento científico y técnico sobre la base de un enfoque que abarca la totalidad de las ciencias.
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Sin embargo, como ya se ha señalado, tiene especial importancia en la administración, ya que ésta constituye claramente uno de los modelos más sistemáticos en los que puede ser aplicado. En realidad los pasos descritos en la Escuela del Proceso Administrativo forman un sistema. Por otra parte, toda organización forma en sí misma un sistema, ya que está dividida por departamentos, éstos en secciones, y así sucesivamente, a la vez que la organización forma parte de un sistema superior o ambiente.
1. ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS La teoría general de sistemas se debe a Lewin Van Bertalanfy, quien la considera como un nuevo esfuerzo hacia la unidad de la ciencia, y se presentó a partir de 1951. En realidad puede decirse que tratar de crear sistemas, es decir, “conjuntos de unidades ligadas entre sí que forman un grupo, el cual a su vez forma parte de grupos superiores”, no es una novedad: en toda la historia de la humanidad y de la ciencia existe esa tendencia. Sin embargo, los trabajos de Von Bertalanffy y de otros autores posteriores a él han dado, de manera evidente, un especial énfasis a esta formación de sistemas.
Puede definirse el sistema como “un conjunto de partes unidas por alguna forma de interacción o interdependencia, siempre que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sean el centro de atención”. De esta manera, un conjunto de partes interrelacionadas entre sí, que forman una unidad, constituyen un sistema, pero éste forma a su vez parte de otro grupo superior, - un suprasistema - del que es sólo una parte, y que a su vez está formado por subsistemas.
Como definición de sistema puede también decirse que es “un conjunto o unidad integrada por partes o actividades coordinadas entre si, que forman unidades coherentes y complejas, y que en su conjunto muestran límites que lo sitúan dentro de un conjunto superior: el ambiente”. El sistema se forma de subsistemas, y a la vez forma parte de un suprasistema. Los sistemas pueden ser concretos y abstractos. Los primeros están compuestos de objetos y cosas reales; pueden ser descritos en términos cuantitativos. Los sistemas abstractos son aquellos que están compuestos de
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ideas o criterios. Así, por ejemplo, el conjunto de las partes que forman el proceso administrativo, ligadas entre sí, y éste a su vez ligado con otros procesos, como el de las actividades comerciales, las financieras, etc., serían un sistema abstracto, en tanto que el conjunto de unidades que forman un departamento, y a su vez el conjunto de departamentos que forman la organización, serían un sistema concreto. Según su origen, los sistemas pueden ser también naturales – aquellos que surgen de la misma riqueza -, en tanto que existen sistemas hechos por el hombre o sistemas artificiales, y que éste puede formular a su arbitrio. Las principales ventajas del enfoque del sistema son las siguientes: 1. Se desvanece la idea de unidireccionalidad de causa - efecto, pudiendo haber muchas causas para lograr un mismo efecto y viceversa. 2. El objetivo común tiene que lograrse a través de medios y actividades diferentes: “Obliga - dicen Koontz y O’Donnell - a estar constantemente conscientes de que un solo elemento, fenómeno o problema no debe ser tratado sin la consideración de sus consecuencias internacionales en otros”. 3. Se logra que las partes de un sistema sean subsidiarias entre sí; cada elemento separado carece de significación. 4. Existe una jerarquía entre los diversos sistemas. 5. Todos influyen y son influenciados de manera permanente por el medio ambiente. Se han tratado de analizar también los tipos de sistemas, y se les ha agrupado, ante todo, en tres categorías: 1. Aquellos que comprenden lo relativo al mundo meramente físico. 2. Aquellos que se refieren al mundo biológico o vital. 3. Aquellos que se refieren al hombre y a los grupos que éste forma. Dentro de cada uno de los sistemas se han establecido tres subdivisiones: en la primera figuran los sistemas de estructura básica, es decir, aquellos que se refieren a las reglas generales que rigen la composición del universo y forman el principio de conocimientos teóricos aplicables casi en cualquier campo; la segunda, denominada estructura dinámica simple, comprende movimientos necesarios predeterminados, v.g.: el reloj. En la tercera, lo que posee ya un auto-control, o sea, movimientos cibernéticos, es el nivel, por ejemplo, del termostato, que se gobierna a sí mismo para autoajustarse, según baje o suba la temperatura. Dentro del grupo de los sistemas biológicos aparece en primer lugar el sistema abierto o de estructura autorregulada; aquí empieza a diferenciarse la 91
vida. Se tiene después el sistema de asociación genética, donde las células se unen para formar entes especializados; es el nivel de las plantas. En tercer lugar se da el nivel de conducta teológica y de movilidad, es decir, los animales. Por otra parte, en el tercer grupo se sitúa el primer sistema, que es el nivel de la autoconciencia y el uso del lenguaje y los simbolismos: éste es el nivel humano individual. En segundo lugar figura el sistema de organizaciones humanas, capaces de transmitir y recibir menajes, es el nivel social. El tercer tipo de sistemas es el trascendental; a este sistema pertenece aquello que aún no ha sido conocido, que relacione; en este nivel pueden ubicarse, por ejemplo, los conocimientos de la parasicología. Otra clasificación del conjunto de sistemas, quizá la más importante, es la que los divide en abiertos o cerrados, según las influencias que el sistema reciba del ambiente. De hecho, no hay sistemas totalmente cerrados ni totalmente abiertos, sino que se trata de una cuestión de grado: existe alguna influencia en el sistema más cerrado, y en el sistema más abierto siempre hay un proceso selectivo respecto de las influencias que recibe.
Los elementos que forman todo sistema son tres: lo que se recibe - input -, la transformación que actúa en el sistema throughput - y los resultados que el sistema produce - output -. Estos resultados tienen una mayor o menor retroalimentación, principalmente a través de los insumos. Esta retroalimentación se debe fomentar al máximo para evitar - o al menos disminuir - lo que se conoce como “entropía”. En todo sistema se da esa entropía, que es la tendencia que tiene ese sistema hacia un estado de caos o de debilitamiento, caracterizado por la carencia de potencial para transformar la energía que recibe en el trabajo que se realiza dentro de un sistema. La tendencia hacia la máxima entropía provoca el desorden y la muerte del sistema.
Cuando se favorece, estimula o mejora la recepción de la influencia del ambiente - básicamente a través de la retroalimentación - se crea lo que se llama la “entropía negativa”, es decir: al ser más cerrado un sistema su degeneración será mucho más rápida, por la falta la energía que le permite seguir transformando los diversos elementos que recibe del exterior. En cambio, 92
cuanto más abierto es un sistema - se dice dentro de esta escuela - el organismo social no sólo se conserva, sino que se mejora. Todo organismo cerrado tiende a degenerarse por la entropía, e incluso puede desaparecer. Por consiguiente, el enfoque sistémico pone como un punto principal en la organización considerarla como un sistema abierto: destaca como un hecho de máxima importancia conseguir que los sistemas sean abiertos. Esto es mucho más urgente en los momentos de cambio intenso y acelerado, como es el que hoy vive la sociedad. Cuando el sistema está en un estado de apertura que le permite equilibrar lo que pierde con lo que recibe por la entropía negativa, alcanza, en primer lugar, un estado de equilibrio, al que se ha denominado homeostasis. Se ha señalado que en la administración tiene una peculiar aplicación el enfoque de sistemas, que se aplica a todas las disciplinas científicas y técnicas tratando de lograr una unidad de todo el conjunto. No obstante, en la administración existen principalmente algunos sistemas que tienen especial importancia. En primer lugar se encuentran los sistemas estructurales; toda organización es necesariamente una estructura, y como tal ha sido vista siempre como un sistema. Por otra parte, en la administración existen los sistemas técnicos, que se aplican para la producción, las ventas, etc. Existen, además, los sistemas psicosociales, o sea todas las relaciones humanas y sociológicas que se dan entre los miembros que forman la organización. Por último figuran los sistemas de valores y de fines, que condicionan toda la estructura y al funcionamiento de ese sistema. La organización considerada con un enfoque sistémico, y por consiguiente, también la administración de la misma, tiende a no limitarse a la división y coordinación entre los departamentos, secciones, etc., y a veces, incluso a romper con ellos, para que los otros sistemas pasen a través de las funciones y actividades, según lo requiera la naturaleza de cada organización particular, para lograr su mayor efectividad. En un enfoque de sistemas, toda organización podría considerarse como aquellos sistemas que reciben flujos de recursos materiales, energía humana e información para que, al transformarlos por medio de procesos específicos, se produzcan resultados también específicos en las empresas: bienes y/o servicios.
2. CRÍTICA DEL ENFOQUE DE SISTEMAS COMO ESCUELA ADMINISTRATIVA Ante todo, cabe insistir acerca de que en toda la existencia de la humanidad siempre se ha pensado en forma de sistemas. Estos han sido admitidos como una de las formas de organizar mejor los conocimientos y las
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partes de un todo complejo, pero es indiscutible que el enfoque de sistemas trata de ampliar este campo. Parece que, de alguna manera, tiende a sustituir el papel que en otros tiempos jugó la filosofía como base unificadora de las ciencias; sin embargo, debe hacerse notar que lo logra sólo desde un aspecto puramente formal o estructural. Parece que el enfoque de sistemas, aplicado sin ningún límite en la administración, puede hacer perder de vista lo específicamente peculiar de ésta, que es de cierta manera un sistema; sin embargo, no es solamente un sistema, sino la coordinación material, humana y de sistemas que se deben dar entre todos los elementos administrativos, es decir, por ver el conjunto y las meras relaciones parece que se le da menor importancia o se pierde de vista lo específicamente administrativo que está en su fondo.
Figura 7.1 Si entiendes un sistema, éste es obsoleto
Empero, se considera que el enfoque de sistemas tiene la ventaja de que puede complementar los otros aspectos. De alguna manera, parece que este enfoque permite precisamente conjugar las demás escuelas; así, por ejemplo, puede reforzar la escuela del proceso administrativo como el núcleo de lo propiamente administrativo, de lo esencialmente propio de la administración, pero a su vez combinarlo y coordinarlo con lo propio de la escuela del sistema social, con lo propio de la escuela matemática o cuantitativa, en cuanto mide los aspectos diversos con medios que actualmente son mucho más valiosos, y así de manera sucesiva. Es un enfoque que permite la conjugación, siempre que se conserve lo específicamente administrativo - lo que a nuestro juicio se halla en la escuela del proceso administrativo - con todas las demás escuelas, para que éstas vengan a producir sus benéficos efectos dentro de la administración. Por último, es pertinente señalar que la mera apertura de un sistema no garantiza siempre y necesariamente que se obtenga una entropía negativa. Esto equivaldría a suponer que todo lo que se recibe de fuera es positivo y sirve para la coordinación. Puede ocurrir que las influencias que vienen de fuera sean negativas y destructivas para una estructura organizacional y, consiguientemente, dañosas para la administración.
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Como ya se ha señalado, no existe ningún sistema totalmente cerrado ni totalmente abierto; el sistema más abierto tiene cierta selección respecto de los elementos positivos y rechaza los negativos, para una más adecuada administración, que es el último fin que persigue esta disciplina.
7.1 1. Explica brevemente en qué consiste la Teoría de Sistemas. 2. Investiga y explica qué son fronteras o límites en la Teoría de Sistemas.
3. LA TEORÍA MATEMÁTICA La utilización de equipos mixtos, de científicos de varias disciplinas, es probablemente la característica más obvia de la teoría matemática del pensamiento administrativo. La Teoría Administrativa es denominada indistintamente como investigación de operaciones, investigación operacional y ciencia administrativa, Las decisiones administrativas pueden tomarse con base en las soluciones sustentadas en ecuaciones matemáticas, que simulan situaciones reales y obedecen a determinadas leyes o regularidades. La teoría matemática aplicada a problemas administrativos es conocida como: Investigación de operaciones (I.O). La teoría matemática no es propiamente una escuela bien definida, es más bien una tendencia muy amplia, que se encuentra en muchos autores estudiosos; su número de seguidores y defensores aumenta gradualmente. La teoría matemática destaca el proceso decisorio o toma de decisiones.
4. ORÍGENES DE LA TEORÍA MATEMÁTICA La teoría matemática surgió en la administración a partir de cuatro circunstancias básicas: 1- El trabajo clásico sobre la teoría de los juegos de Von Meneman y Morgenstern (1947); posteriormente Wald (1954) y Savage (1954) propiciaron un gran desarrollo de la teoría estadística de la decisión, a lo cual también contribuyeron especialmente los trabajos de H. Raiffo y R. de la U. de Harvard, y de R. Howard, de la U. de Stanford. 2- El estudio del proceso de decisión, por Herbert Simon. Con el surgimiento de la teoría de las decisiones, los administradores comenzaron a 95
destacar la importancia de la decisión más que de la ocasión dentro de la denomina organizacional. La forma de decisiones, tan importante para la teoría del comportamiento, se consideró elemento de importancia primordial para el éxito de cualquier sistema cooperativo. 3- La existencia de decisiones programables de Herbert Simon definió las decisiones cualitativas como aquellas que no son programables y que pueden ser tomadas sólo por el hombre, y las decisiones cuantitativas, las que son programables y pueden ser tomadas por el hombre o programadas en máquina. Algunas decisiones pueden ser cuantitativas y representadas por modelos matemáticos. 4- El desarrollo de los computadores, que posibilitan la aplicación y el desarrollo de las técnicas en los últimos años, pudiéndose efectuar en minutos operaciones que tardarían años si se hicieran en máquinas calculadoras convencionales. 5- La teoría matemática surgió con la concepción de la (I.O). Investigación de Operaciones, durante la Segunda Guerra Mundial. La preocupación de aplicar el método científico de investigación y experimentación, en el mejoramiento de los armamentos y técnicas militares, llevó a los aliados a extender sus investigaciones de laboratorio al ámbito de las propias operaciones de guerra. Después de 1954, la I.O. pasó gradualmente a utilizarse en empresas públicas norteamericanas y posteriormente en las privadas.
La teoría matemática desplaza el énfasis en la acción hacia el énfasis en la decisión que la procede. El proceso decisorio en la secuencia de pasos que conforman una decisión. Constituye el campo de estudio de la teoría de la decisión que se considera como una teoría matemática.
La toma de decisiones en el proceso central del enfoque cuantitativo, es decir, de la teoría matemática. La toma de decisiones puede estudiarse desde dos perspectivas: la del proceso y la del problema. 1- Perspectiva del proceso: es muy genérica y se concentra en las etapas de la toma de decisiones, es decir, en el proceso de decisión como una secuencia de actividades; según ella, el objeto de la administración es seleccionar la mejor alternativa en el proceso de decisión. Se trata de un enfoque muy criticado por relacionarse casi exclusivamente con el 96
procedimiento y no con el contenido de la decisión. Se preocupa ante todo por la forma como se decide. Dentro de esta perspectiva, el proceso decisorio implica una secuencia de tres etapas simples: a) Determinación del problema b) Cuáles son las posibles alternativas de solución c) Cuál es la mejor alternativa para el caso (selección) 2- Perspectiva del problema: ésta se orienta hacia la solución de problemas, y ha sido muy criticada por no indicar los medios suficientes para la implementación directa de las soluciones y por ser deficiente cuando las situaciones identificadas demandan diferentes modelos de implementación. En la perspectiva del problema, quien toma la decisión puede aplicar métodos cuantitativos para hacer que el proceso decisorio sea lo más racional posible, concentrándose principalmente en determinar y expresar mediante las ecuaciones del problema que va a resolverse. Se preocupa más por la eficiencia de la decisión. Según la teoría de la decisión, todo problema administrativo equivale a un proceso decisorio. Existen dos tipos extremos de decisiones: las decisiones programadas y las decisiones no programadas. Estos dos tipos no son mutuamente excluyentes, sino que representan dos puntos extremos entre los cuales existe una gama continua de decisiones. Características de las decisiones programadas: • Tiene datos adecuados • Presenta datos repetitivos • Tiene condiciones estáticas • Representa certeza • Tiene previsión Características de las decisiones no programadas: • Tiene datos inadecuados • Presenta datos únicos Tiene condiciones dinámicas, representa incertidumbre • Tiene imprevisión. Las decisiones, sean programadas o no, generalmente se someten a técnicas para la toma de decisiones que pueden ser tradicionales o modernas. La Teoría Matemática se preocupa por construir modelos matemáticos capaces de simular situaciones reales de la empresa. La creación de los modelos matemáticos se orienta principalmente hacia la solución de problemas en la toma de decisiones. 97
Un modelo matemático es la representación de alguna cosa o un estándar de algo por hacerse. A través de él se reproduce la realidad. En la Teoría Matemática, el modelo se usa generalmente para simular situaciones futuras y para evaluar la probabilidad de su ocurrencia. El modelo busca determinar el área de acción de manera tal que indique hasta donde puede llegar una situación futura dentro de ciertos límites razonables de ocurrencia. En síntesis los modelos sirven para representar simplificaciones de la realidad. Permiten manipular, mediante simulación, situaciones reales, complejas y difíciles, a través de la simplificación de la realidad. Sean matemáticos o comportamentales, los modelos proporcionan un valioso instrumento de trabajo para que la administración pueda tratar los problemas.
5. INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES El campo de la investigación de operaciones procede, en ciertos aspectos, de la administración científica, mejorada por métodos más refinados (principalmente matemáticos), la tecnología computacional y una orientación dirigida hacia problemas más amplios. La I.O. adopta el método científico como estructura para la solución de problemas, destacando más el juicio objetivo que el subjetivo. La mayoría de los autores de la escuela matemática proviene de la matemática, de la estadística, de la ingeniería y de la economía y tiene una orientación nítidamente técnico económica y estrictamente racional y lógica. Las definiciones de I.O. varían desde técnicas matemáticas específicas hasta el método científico en sí. Muchas de las definiciones incluyen tres aspectos básicos comunes al enfoque de la I.O. en la toma de decisiones administrativas. 1- Una visión sistémica del problema por resolver. 2- Una coincidencia en cuanto al uso del método científico en la resolución de problemas. 3- La utilización de técnicas específicas de estadística, probabilidad y modelos matemáticos para ayudar a quien toma las decisiones a resolver el problema. La I.O. se considera simplemente una “Teoría de las decisiones aplicadas”. “La I.O. utiliza cualquier medio científico, matemático o lógico, para hacer frente a los problemas que se presentan cuando el ejecutivo busca razonar eficazmente para enfrentar sus problemas de decisión”. “En su sentido más amplio la I.O. puede ser caracterizada como la aplicación de métodos científicos, técnicos científicos e instrumentos científicos, a problemas que involucran operaciones de sistemas de modo tal que se provea a los ejecutivos responsables de las operaciones, con soluciones óptimas para los problemas”.
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La I.O. incorpora el enfoque sistemático al reconocer que las variables internas y externas en los problemas de decisión son interrelacionadas e interdependientes. La I.O. se relaciona con el análisis de las operaciones de un sistema y no simplemente con un problema en particular. Ella utiliza: 1- La probabilidad para las decisiones, en condiciones de riesgo e incertidumbre. 2- La estadística en la sistematización y el análisis de los datos, con el propósito de obtener soluciones significativas. 3- La matemática en la formulación de modelos cuantitativos. 4- La I.O. es la “aplicación de métodos, técnicas e instrumentos científicos a los problemas que involucran las operaciones de un sistema, de modo que proporcione a quienes lo controlan soluciones óptimas para el problema tratado”. Se “ocupa general-mente de operaciones de un sistema existente…”. “El objetivo de la I.O. es capacitar a la administración para resolver problemas y tomar decisiones”. La I.O. utiliza un modelo de acción desarrollado analíticamente siguiendo una metodología lógica y, cuando es practicable, matemática. Aunque exista diversidad en las decisiones sobre la I.O. hay unanimidad en cuanto a la comprensión de su objetivo: proveer bases racionales para la toma de decisiones en las organizaciones. La I.O. busca que el proceso decisorio en las organizaciones, ya sean industrias, prestadoras de servicios, militares, gubernamentales, etc., sea científico, más racional y lógico. Los principales campos de aplicación de la I.O. son: a) Con relación a personas: 1- Organización y gerencia 2- Ausentismo y relaciones de trabajo 3- Economía 4- Decisiones individuales 5- Investigación de mercados b) Con relación a personas y a máquinas: 1- Eficiencia y productividad 2- Organización de flujos en fábricas 99
3- Métodos de control de calidad, inspección y … 4- Previsión de accidentes 5- Organización de cambios tecnológicos. c) Con relación a movimientos: 1- Transporte, almacenamiento, distribución y manipulación (logística) 2- Comunicaciones Técnicas DE I.O. La resolución de un modelo analítico de I.O. se apoya casi siempre matemáticamente, sobre una o más de las siguientes teorías: • Teoría de juegos • Teoría de las colas de espera • Teoría de la decisión • Teoría de los grafos • Programación lineal • Probabilidad y estadística matemática • Programación dinámica • Evaluación de la teoría matemática La teoría matemática ha sido una contribución en todos los campos de la administración. Ha permitido nuevas técnicas de planeación y control en el empleo de los recursos materiales, financieros, humanos, etc. y, sobre todo, ha representado un formidable apoyo en la toma de decisiones, en el sentido de optimizar la realización del trabajo, así como también en el disminuir los riesgos involucrados en todos los planes que afectan el futuro a corto o a largo plazo. 7.2 1. Investiga y explica brevemente para qué sirve la lógica y el cálculo matemático en administración. 2. Según tu criterio ¿cuáles son las aplicaciones del método de investigación de operaciones?
Caso de estudio Inpel, Industria Nacional de Papeles S.A. INPEL, industria del ramo de papeles y artes gráficas, distribuye para todo el territorio nacional cartones en general, papeles y cartulina. Su mayor movimiento tiene lugar justamente en época de fiesta, como la Navidad, el Año Nuevo, La Pascua, etc., cuando hay mayor demanda de tarjetas en el mercado. 100
Además de estas tarjetas, el movimiento durante todo el año se considera muy bueno, ya que gran parte de su producción es absorbida por la fabricación de tarjetas postales, de visita, comerciales, invitaciones matrimoniales, etc. En el sector de cartones, incluso en el sector gráfico, es muy grande el volumen de impresión de libros. Recientemente, la empresa contrató un director de personal, Jácomo Ventí, para encargarse de 550 empleados que trabajan en los diversos almacenes de INPEL en varias localidades. En el área de producción se cuenta con un gerente, Cássio Días, que responde directamente a la presidencia de la empresa. Hilario Francia ejerce la función de gerente de ventas con total responsabilidad por las ventas de la empresa en general, y además existen varios gerentes regionales para la dirección en otras localidades situadas en otros estados. El contralor-tesorero, Ernani Pierro, es un funcionario contratado recientemente, traído de una empresa del ramo textil, donde supervisaba el departamento de auditoria. Los gerentes de producción y de ventas fueron ascendidos hace dos años. El primero era supervisor de producción, mientras que el segundo era uno de los gerentes regionales de venta que había tenido siempre una buena actuación en los campos que se le ofrecieron. El presidente de la empresa, Maximiliano Ferreira Cruz, de 58 años de edad, cree en la necesidad de la capacitación y de los programas educativos para la administración de la empresa, admitiendo que la “reforma” debe comenzar por la presidencia. En consecuencia, junto con el director de personal, solicitó un estudio para la aplicación de diversos tipos de entrenamiento, incluyendo un trabajo de organización y métodos para cada uno de los sectores, con el propósito de revitalizar la empresa. Sin embargo, al tratarse de una empresa que tiene un esquema de trabajo con muchos vicios por parte de los empleados, la iniciativa encontró varios obstáculos, ya que, en otras cosas, se preveía una recalcificación de cargos y una reubicación de personal. Los gerentes, aunque hasta cierto punto son nuevos “en casa” han buscado modificar los sistemas actuales que fueron desarrollados empíricamente por determinados funcionarios que se consideran los mejores y que creen que sin su participación la empresa infortunadamente no funcionaría jamás. Como el mercado del ramo es bastante competido, cualquier posición que se tome sin la debida precaución y que pueda provocar una reacción negativa por parte de los funcionarios contra la administración, puede redundar en una
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reducción de la producción, con la consiguiente pérdida de mercado si la situación se prolonga durante un determinado período. Cuestionario ¿Qué alternativas o tipos de programas deberían considerarse para atender las necesidades de la empresa en ese sentido? ¿Qué tipos de información debería considerar el director de personal para tomar una decisión? ¿Cuál sería la reacción de los funcionarios? ¿Habría solicitudes de retiro principalmente de quienes se consideraran puntos claves en cualquier decisión de la dirección?
Como pudimos analizar en este fascículo, la teoría de sistemas es una consecuencia de la teoría desarrollada por Von Bertalanffy y, de conformidad con la evaluación de esta teoría, trajo una fantástica ampliación en la visión de los problemas organizacionales en contraposición al antiguo enfoque de sistema cerrado. Igualmente pudimos apreciar que la teoría matemática es relativamente reciente en el campo de la administración y su mayor área de aplicación es en el proceso decisorio.
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Chiavenato,
Idalberto.
Introducción
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teoría
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administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 1998. Robbins, Stephen P. Administración y teoría práctica, México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
El administrador contemporáneo reconoce sus múltiples obligaciones debido a su puesto peculiar de supervisor de vastos recursos. El bienestar de los empleados y de la comunidad reviste igual o mayor precedencia sobre dueños y clientes en muchos asuntos. Los administradores actuales deben ejercer toda la sabiduría de Salomón en la distribución de los recursos escasos, con relativa equidad, entre las muchas demandas de la industria.
Para poder enfrentar la administración moderna, y todas las necesidades modernas, es que estudiaremos en nuestro próximo fascículo la Teoría de la Contingencia.
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Nº 7
1. Investiga y explica brevemente el concepto de cibernética. 2. Según tu propio criterio explica el enfoque sistemático. 3. Explica lo que significan los objetivos de las organizaciones desde el punto de vista del enfoque sistemático.
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TEORÍA DE LA CONTINGENCIA La palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que puede ocurrir o no. Se refiere a una proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón.
} Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: Explica los orígenes y el contexto en el que surgió la Teoría de la Contingencia. Identifica las características de la Teoría Contingencia. Aplica la nueva concepción de administración a partir de la Teoría de la Contingencia. Aplicarlos elementos y principios de la Teoría de la Contingencia. El enfoque contingencial destaca que no se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un modelo organizacional único y exclusivo, es decir, no existe una forma única que sea mejor para organizar, con el propósito de alcanzar los objetivos, sumamente diversos, de las organizaciones dentro de un ambiente que también es sumamente variado. La teoría contingencial enfatiza en que no hay absoluto en las organizaciones ni en la teoría administrativa, todo es relativo y siempre depende de algún factor. Explica que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la organización. En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las teorías administrativas se toman como variables dependientes. En realidad no existe causalidad directa entre estas variables dependientes e independientes ya que el ambiente no genera las técnicas administrativas. En vez de la relación causa - efecto entre las variables 105
independientes del ambiente y las variables administrativas dependientes, existe una relación funcional del tipo “si…. entonces “, mediante lo cual es posible alcanzar los objetivos de la organización.
1. ORÍGENES DE LA TEORÍA CONTINGENCIAL La teoría contingencial nació a partir de una serie de investigaciones hechas para verificar cuáles eran los modelos de estructuras organizacionales más eficaces en determinados tipos de industrias. Los investigadores, cada cual aisladamente, buscaron confirmar si las organizaciones eficaces de determinado tipo de industria seguían los supuestos de la teoría clásica, como la decisión del trabajo, la amplitud del control, la jerarquía de autoridad, entre otros. Los resultados, sorprendentes, condujeron a una nueva concepción de organización. El funcionamiento de la estructura de una organización depende de la interacción con el ambiente externo. En otros términos, no existe una manera única y mejor (the best way) de organizar. Esas investigaciones y estudios fueron contingentes puesto que buscaban comprender y explicar el modo como funcionaban las empresas en diferente condiciones, que varían de acuerdo con el ambiente o contexto que la empresa escogió para operar. Esto significa que estas condiciones son dictadas “desde afuera” de la empresa, es decir, desde su ambiente. Tales contingencias externas pueden considerarse como oportunidades o como imperativos, o restricciones que influyen sobre la estructura y los procesos internos de la organización. En 1962 Chandler Sefred realizó una de las más serias investigaciones estructurales de las grandes organizaciones y las relacionó con la estrategia de negocios. Estudió de manera minuciosa la experiencia de 4 grandes empresas norteamericanas: Dupont, General Motors, Standarn Oil Co y Sears Roebuck, y examinó comparativamente las mayores corporaciones norteamericanas, demostrando como la estructura de aquellas empresas se adaptó y ajustó de manera continua a su estrategia. La conclusión de Chandler es que en la historia industrial de los últimos 100 años, la estructura organizacional de las grandes empresas estuvo determinada de manera gradual, por su estrategia de mercadeo. La estructura organizacional corresponde al diseño organizacional, es decir, a la forma organizacional que se escogió para integrar sus recursos, mientras que la estrategia corresponde al plan global de ubicación de sus recursos para atender la demanda del ambiente. En resumen, los diversos ambientes obligan a que las empresas adopten nuevas estrategias que exigen diferentes estructuras organizacionales.
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Ton Burns y G. M Stalker, dos psicólogos industriales, investigaron 20 industrias inglesas para verificar la relación existente entre las prácticas administrativas y el ambiente externo de esas industrias. Quedaron impresionados por los diferentes métodos y procedimientos administrativos allí. Clasificaron las industrias investigadas en dos tipos: organización “mecanicista” apropiada para una empresa que opera en condiciones ambientales relativamente estables. Otro, “orgánico”, exigido por las condiciones ambientales en transformación. En 1972, Paul R. Lawerce y Jay W. Lorch llevaron a cabo una investigación sobre la opinión organización – ambiente, la cual marca el surgimiento de la Teoría Contingencial, cuyo nombre derivó de esta investigación. Preocupados por las características que deben tener las empresas para enfrentar con eficacia las diferencias externas, tecnológicas y de mercado, hicieron una investigación comparando 10 empresas en 3 diferentes medios industriales: plásticos, alimentos empacados y recipientes. Los autores concluyeron que los problemas organizacionales básicos son la diferenciación concepto. Las organizaciones presentan una característica de diferenciación que consiste en la división de la organización en subsistemas o departamentos, en los que cada cual desempeña una tarea especializada en un contexto ambiental también especializado.
2. LA INTEGRACIÓN – CONCEPTO La integración se refiere al proceso opuesto, al proceso generado por presiones provenientes del ambiente general de la organización para unificar los esfuerzos y la coordinación entre los diversos departamentos o subsistemas. Ambos estados, diferenciación e integración, son opuestos y antagónicos; cuando más diferenciada es una organización, más difícil es solucionar los conflictos de los departamentos y obtener una colaboración efectiva. Joan Woodward, psicóloga industrial inglesa, inició en 1958 una investigación para saber si los principios de administración pro-puestos por las diversas teorías administrativas se correlacionaban con el éxito de la empresa cuando se llevaban a la práctica. La investigación involucró una muestra de 100 formas de diferentes tipos de negocios, con un promedio de entre 100 y 800 empleados, y situadas en un área geográfica del sur de Inglaterra. Las 100 formas fue-ron clasificadas en 3 grupos amplios de tecnología de
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producción, cada uno de los cuales representaba una manera diferente de producir. Los tres tipos de tecnología: producción unitaria, en masa y en serie, revolucionan diferentes enfoques en la manufactura de productos, cada cual con procesos de producción diferentes. Sin embargo, la tecnología trasciende la producción e influye poderosa-mente en toda la organización empresarial. En resumen, para Woodward existe un imperativo tecnológico: la tecnología adoptada por la empresa es la que determina su estructura y su comportamiento organizacional.
3. AMBIENTE Ambiente es todo aquello que rodea externamente una organización (o un sistema); es el contexto dentro del cual ésta se haya inserta. En tanto sistema abierto, la organización mantiene transacciones e intercambio con su ambiente, lo cual permite que todo lo que ocurre externamente en el ambiente influya internamente en lo que sucede en la organización. El análisis de las organizaciones desde un enfoque múltiple, que incluye la interacción entre organización y ambiente, fue iniciado por los estructuralistas. A medida que este análisis organizacional comenzó a ser fuertemente influido por los enfoques de sistemas abiertos, aumentó el énfasis en el estudio del medio ambiente como base para la comprensión de la legitimidad y eficacia de las organizaciones. Como el ambiente es basto y complejo, pues incluye “todo lo que lo rodea”, la organización puede analizarse en dos segmentos: 1) El ambiente general o macroambiente o ambiente genérico, común a todas las organizaciones. Lo que ocurre en él afecta directa o indirectamente a todas las organizaciones. 2) Ambiente de tarea. Es el ambiente más próximo e inmediato de cada organización. Es el segundo segmento del ambiente general del cual una determinada organización extrae sus insumos y en el que deposita sus productos. Es el ambiente de operaciones de cada organización.
4. TIPOLOGÍA DE LOS AMBIENTES Aunque el ambiente sea uno solo, cada organización está expuesta apenas a una parte de éste, el cual puede presentar ciertas características que difiere de los demás. Los ambientes pueden clasificarse en: 1. Según su estructura: en homogéneos y heterogéneos. 2. Según su dinámica: en estables o inestables.
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5. TECNOLOGÍA Junto con el ambiente, la tecnología es otra variable independiente que influye poderosamente sobre las características organizacionales (variables dependientes). Además del impacto ambiental (para muchos autores, imperativo ambiental) existe el impacto tecnológico (para muchos autores imperativo tecnológico) sobre las organizaciones. Todas las organizaciones utilizan alguna forma de tecnología para ejecutar sus operaciones y realizar sus tareas. La tecnología adoptada podrá ser elemental y rudimentaria, o sofisticada. Sin embargo, algo es evidente: todas las organizaciones dependen de un tipo de tecnología o de una matriz de tecnologías para poder funcionar y alcanzar sus objetivos. En realidad la tecnología no solamente invade la actividad industrial, sino que también participa en cualquier tipo de actividad humana. El hombre moderno utiliza en su comportamiento cotidiano, y casi sin percibirlo, una gran cantidad de avances tecnológicos: el auto, el reloj, el teléfono, las comunicaciones, etc.; sin todos esos aparatos, el comportamiento del hombre moderno seria completamente diferente. A pesar de que existen conocimientos que no se consideran tecnológicos, la tecnología es un determinado tipo de conocimiento que no obstante su origen, es utilizado para transformar elementos materiales: materias previas, componentes, etc., o simbólicos: datos información; bienes o servicios, modificando su naturaleza o sus características. James D. Thompson señala que “La tecnología es una variable importante para la comprensión de las acciones de las empresas”. La acción de las empresas se fundamenta en los resultados deseados y en las convicciones sobre las relaciones de causa y efecto.
6. EFECTO DE LA TECNOLOGÍA La influencia de la tecnología sobre la organización y sus miembros es enorme. En resumen, podemos decir que: La tecnología tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructura y el comportamiento organizacional de las empresas. • La tecnología, esto es, la racionalidad técnica se volvió sinónimo de eficiencia. La eficiencia se convirtió en el criterio normativo para evaluar a los administradores y a las organizaciones. •
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La tecnología, en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de empresas para que los administradores aumenten cada vez más su eficacia, pero siempre dentro de los límites del criterio normativo de producir eficiencia. •
7. LAS ORGANIZACIONES Y SUS NIVELES Para la teoría contingencial no existe una universalidad de principios administrativos ni una única y mejor manera de organizar y estructurar las organizaciones. La estructura y el comportamiento organizacional son variables dependientes. Las variables independientes son el ambiente y la tecnología. El ambiente impone desafíos externos a la organización, mientras que la tecnología impone desafíos internos. Para enfrentar estos dos tipos de desafíos, las organizaciones, independientemente de su naturaleza o tamaño, se dividen en 3 niveles organizacionales: a) Nivel institucional o estratégico, que corresponde al nivel más elevado de la empresa compuesto por los directores, los propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. En él se toman las decisiones, se establecen los objetivos de la organización y se proyectan las estrategias para alcanzarlos. b) Nivel intermedio, también denominado nivel mediador o gerencial, se ubica entre los niveles institucional y operacional para mantener la articulación interna entre estos dos niveles. c) Nivel operacional, denominado nivel técnico o núcleo técnico, es el localizado en las áreas inferiores de la organización, se relaciona con la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones de la organización. La teoría contingencial es la última novedad dentro de la teoría administrativa y marca un paso adelante de la teoría de sistemas. En una evaluación crítica, se considera que la teoría contingencial es eminentemente ecléctica e integradora, pero al mismo tiempo relativista y situacional. En algunos aspectos, parece que esta teoría es mucho más una manera relativa de ver el mundo que una teoría administrativa, propiamente dicha.
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8.1 1.Explica los orígenes de la teoría contingencial. 2.Explica brevemente qué es la contingencia.
Como pudimos entender al estudiar este fascículo, la Teoría de la Contingencia es la última novedad dentro de la teoría administrativa y marca un paso adelante de la teoría de sistemas. Mediante esta teoría se verificó que mucho de lo que ocurre en las organizaciones es consecuencia de lo que ocurre fuera de ellas, en el ambiente externo. El conocimiento del ambiente se volvió vital para la comprensión de los mecanismos organizacionales. A partir de la Teoría Contingencial, la variable tecnología asumió un importante rol en la teoría administrativa.
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Idalberto.
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teoría
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administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 1998. Robbins, Stephen P. Administración y teoría práctica, México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
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Nº 8
1.
Explica con tus propias palabras la tipología de tecnología.
2.
Explica brevemente qué es el ambiente.
3.
Investiga y explica brevemente cuáles son los componentes de la integración.
4.
Investiga y realiza una comparación entre los sistemas mecánicos y los orgánicos.
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ADMINISTRACIÓN La administración nace con la humanidad por lo cual su carácter universal, se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos, esta imparte efectividad a los esfuerzos humanos,
Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante: • Identificara las características e importancia de la administración • Identificara las cuatro funciones del proceso administrativo y su interrelación • Analizara y explicara la formulación de objetivos en la organización En general es esencial para cualquier organismo social. A continuación se verán algunas de sus características y su importancia. Características o Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinación sistemática de medios. Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de diferente índole como: la economía, la contaduría, la ingeniería entre otras, sin embargo esta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes procesos. Unidad del proceso: A pesar de que el proceso administrativo este compuesto por diferentes etapas, este es único, este es constante, lo que varia es su grado de aplicación en los diferentes procesos en los cuales se desee aplicar. Siempre se debe mantener la interacción de sus elementos: planeación, ejecución, control, re direccionamiento. Unidad jerárquica: Todas las personas que tienen carácter de jefes en un organismo social, tienen un nivel de participación, este lógicamente esta dado en distintos grados y modalidades, forman “un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último mayordomo. Importancia o La administración brinda el éxito a cualquier organismo social ya que estos 113
dependen directa o indirectamente de esta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen. Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad. La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad. Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante. La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social. En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es aplicando una efectiva administración.
1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina: Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social. Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos
El Proceso Administrativo Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, dirección y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es: LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. LA DIRECCION por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.
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2. PLANEACION Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los posibles problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
3. ORGANIZACIÓN Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
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Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. departamento) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
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4. DIRECCIÓN Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA DIRECCION Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
5. CONTROL Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
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habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL • Comparar los resultados con los planes generales. • Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. • Idear los medios efectivos para medir las operaciones. • Comunicar cuales son los medios de medición. • Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. • Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. • Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. • Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
6. INTERRELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción. La dirección efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar. En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo
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PLANEACION.- Un común denominador de todos los individuos y organizaciones de éxito es que establecen metas identificables, realista pero retadoras y luego formulan planes para alcanzarlas. La esencia de la admón. Es alcanzar una meta declarada. Si no se busca un propósito o resultado final, no hay justificación para la planeación administrativa. Siglos atrás el filosofo romano Séneca expreso “Si un hombre no sabe a que puerto se dirige ningún viento le es favorable”. Se puede razonar ciertamente, todo gerente sabe lo que está tratando de alcanzar. Por supuesto, pero desde el punto de vista práctico, los objetivos tienden a perderse en el tráfico de la actividad administrativa. Sus identidades se obscurecen, la actividad se confunde con el logro y el énfasis sobre que hacer obscurece por completo lo que tiene que lograrse. Un buen gerente siempre debe estar haciendo la pregunta ¿Que estoy tratando de lograr? Porque?
Nº 9.1 1. Con el uso de tus propias palabras define la importancia de la administración 2. Explica mediante un ejemplo la interrelación de las funciones del proceso administrativo
7. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye 4 conceptos, desde el punto de vista del gerente son: META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira. AMBITO de la meta que se persigue esta incluida en la declaración de los límites o restricciones presitos que deberán observarse. Así mismo un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio.
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La dirección esta indicada por el objetivo. Muestra los resultados que deben buscarse y aparta esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia provechosa para todo gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar si la acción que en la actualidad se sigue esta en verdad contribuyendo al logro de esas metas. Tal práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la administración y sus subordinados para saber cuales son sus objetivos actuales, identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día y usándolos con eficiencia en su trabajo administrativo. TIPOS Y CLASIFICACION DE OBJETIVOS En toda organización hay muchos objetivos pero algunos objetivos comunes a todas las organizaciones incluyen los que siguen: Proporcionar varios productos y servicios. Estar delante de la competencia. Crecer. Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y disminuyendo los cotos. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable. Desarrollar el comercio internacional. Estas categorías, a su vez pueden sugerir áreas claves específicas para las cuales son capaces de derivarse sub objetivos, evaluando el grado de su realización. Por ejemplo los gerentes de la compañía General Electric identifican 8 áreas, que son vitales en el mantenimiento y progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su compañía. Estas áreas clave de resultado son: Rentabilidad (grado de utilidad) Posición en el mercado Productividad Liderazgo del producto Desarrollo del personal Actividades de los empleados Responsabilidad publica Equilibrio entre los planes a corto y largo plazo
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Establecer metas para cada una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la compañía. CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGÚN EL TIEMPO Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a un año o menos. Por ejemplo el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 2003 y un objetivo personal de vender 3 nuevos contratos en el mes de marzo. Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo crecer a 8 oficinas regionales del 2003 al 2008. Objetivos a largo plazo: se extienden más allá de 5 años. Por ejemplo buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 2016. Esta división de las metas es una de las más antiguas clasificaciones y la más ampliamente aceptada. CLASIFICACION DE LOS OBJETIVOS Objetivos primarios: por lo general están relacionados con una compañía no con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los miembros participantes de la compañía. Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros organizacionales. Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones individuales son interdependientes. Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organización para la sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, practicas laborales, reglamentación de precios y contaminación ambiental. Además se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, físico y cultural de la comunidad.
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OBJETIVOS EFECTIVOS POR ESCRITO. La redacción de un objetivo efectivo puede ser más difícil que el solo escribir unas cuantas palabras que deban ser entendidas por todos. Considérese el siguiente objetivo de una universidad. “El objetivo básico de la universidad es proporcionar oportunidades en la educación superior en los campos de las artes liberales y aplicadas, enseñanza, comercio y estudio profesional” y el siguiente para un fabricante: “El objetivo de esta empresa comercial es producir, mediante los métodos de la producción en masa, acondicionadores de aire en unidades de bajo costo en áreas selectas a precio de menudeo en gran manera competitivos con el fin de que la compañía realice un rendimiento razonable sobre la inversión” A primera vista ambos enunciados parecen objetivos razonablemente buenos. Pero un estudio más de cerca ofrece algunas dudas respecto a su calidad y conveniencia para los propósitos administrativos, proporcionar oportunidades, estudio profesional. Producir, métodos de la producción, áreas selectas, rendimiento razonable. Todo esto quiere decir que todo objetivo administrativo. Esta sujeto a cierta interpretación la prueba de la claridad y comprensión es lo que entienda el receptor del enunciado del objetivo. En consecuencia, los objetivos deben ser redactados tan cuantitativamente como sea posible sin detallar en exceso de manera que el receptor sea incapaz de usar su creatividad e iniciativa personal en la realización del objetivo. MEDICION DE OBJETIVOS Una expresión tal como “haga tanto como pueda” o “haga lo mejor que pueda” tiene un valor administrativo. Mínimo porque su significado difiere para distintas personas es preferible usar una expresión que se pueda medir como “haga 200 unidades para las 5:00 p.m. de hoy”. Esto es definitivo y facilita el entendimiento mutuo de los objetivos en todos los niveles de la organización. La determinación de lo que deba medirse y como debe medirse presenta dificultades en especial en las áreas en donde los objetivos son un tanto abstractos como la lealtad a los empleados, desarrollo del empleado o la responsabilidad social, sin embargo tales áreas pueden hacerse aproximaciones y obtenerse resultados razonablemente satisfactorios. Hablando en términos generales los gerentes comerciales están mejor capacitados para medir sus metas que los gerentes de organizaciones no comerciales, tales como hospitales, agencias gubernamentales y universidades. Por ejemplo los comerciales cuentan con muchas fuentes de información que miden logros en varios factores en toda la organización. Típicas son las medidas de los medios físicos y financieros para adquirir y manejar recursos suficientes como las razones de tazas de rendimientos, de rotación o las relaciones pasivo capital.
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Las medidas de la producción que incluye la utilización de maquinas y la productividad laboral son comunes lo mismo que las medidas de mercadotecnia que se refieren a la penetración de las ventas y la efectividad de la publicidad. En contraste el administrador de un hospital tiene dificultad para medir lo que proporciona el hospital (cuidado satisfactorio para el cliente) sin embargo los factores que contribuyen a la atención hospitalaria son medibles como el costo de la habitación por día, numero de visitas de servicio y días paciente por tipo de enfermedad, aunque no tan exactas como es de desear, el enfoque puede utilizarse para dar medidas útiles para los objetivos de la atención hospitalaria.
Se ha dado en llamar a la administración como EL ARTE DE HACER LAS COSAS A TRAVES DE LA GENTE, esta definición de Mary Parker Follet destaca el hecho de que los administradores logran objetivos organizacionales disponiendo que otros realicen cualesquiera labores que se consideran necesarias, no realizando las labores por si mismos. La administración es eso y tanto mas que, de hecho, no puede aceptarse ninguna definición en forma universal La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales para lograr los objetivos establecidos. Un proceso es una forma sistemática de hacer cosas, la administración se define como un proceso porque todos los administradores, sin importar sus actitudes particulares o su capacidad, intervienen actividades relacionadas para lograr los objetivos deseados
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Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Bogotá: Edit. Presencia Ltda., cuarta edición. Reyes, P. Agustín. Administración moderna, México: Edit. Limusa, primera edición, enero 1998. Robbins, Stephen P. Administración y teoría práctica, México: Edit. P.H.H. Prentice - Hall Hispano Americana S.A., cuarta edición, 1994.
1.
Nº 9 Según su criterio se puede considerara a la planeación como la locomotora que impulsa la tren de la organización, si o no, sustentar su respuesta
2.
Explicar la importancia del desarrollo del proceso administrativo
3.
Porque la administración esta considera como un proceso sistemático
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