FOCUS INTEGRAL Edita tu vida y quédate con lo importante impor tante
focusintegral.tumblr.com
2ª edición impresa en Barcelona (España) - Junio 2012 - Depósito Legal B-22863-2010
Edita tu vida y quédate con lo importante
Focus Integral Juan Manuel Ferrera Díaz ☎ +34 687 357 660 www.focusintegral.tumblr.com
GRADECIMIENTOS GRADECIMIENTOS
A
Este manual está basado en “Getting “Getting Things Done” de David Allen y “The War War of Art”de Steven Pressfiel Pressfield d
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Edita tu vida y quédate con lo importante
Focus Integral Juan Manuel Ferrera Díaz ☎ +34 687 357 660 www.focusintegral.tumblr.com
GRADECIMIENTOS GRADECIMIENTOS
A
Este manual está basado en “Getting “Getting Things Done” de David Allen y “The War War of Art”de Steven Pressfiel Pressfield d
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Edita tu vida y quédate con lo importante
ÍNDICE Introducción
Objetivos...................... Objetivos.................................... .................. .... 5 10 Material necesario....................... necesario......................... .. 21 Empezando.............. 23
Teoría y Práctica
Control y Perspectiva.............. Perspectiva................ .. Bandejas de entrada................... entrada..................... Procesar.................................. Entorno trabajo............... trabajo................... .... Archivo................... Archivo.............................. ........... Acciones siguientes.................... siguientes.................... Proyectos.................... Proyectos................................... .................. ... Lluvia de Ideas........................ Ideas........................ Hoja de Ruta.................... Ruta.................... Calendario.................... Herramientas.................... Procesar....................
25 26 29 31 32 37 40 44 47 60 62
Productividad
Resistencia y Asistencia............ Éxito y Fracaso.................. Fracaso...................... .... Enlaces............................. Glosario...........................
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Objetivos Definir tu propósito y tu éxito completo en la vida: donde quieres estar, que quieres hacer y con quién. Conocer tus áreas de interés y responsabilidad. Mantener tu lista de proyectos con acciones concretas. Alinear tu propósito y metas con las acciones concretas del día a día. Aprender a procesar tu email, documentos e información de una forma ágil. Establecer un sistema de archivo fiable. Hacer Lluvia de Ideas correctamente. Implementar un sistema sencillo, y flexible para ser productivo y sentirse relajado al mismo tiempo.
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Lista de material necesario Bandeja de entrada (fig. 3) Un bloc de notas de bolsillo Una libreta nueva Un lápiz Carpetas y archivador (fig. 5 y 6) Calendario o Agenda Post it
importancia de la herramientas de que te gusten etc
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Empezando Empieza lo que quieras hacer antes de estar listo. Pon en práctica este primer consejo, sigue leyendo este librito hasta el final sin importarte que no te sientas preparado para organizarte o cualquier otra excusa que se te ocurra. Siéntate tranquilo y léelo. No es extenso y no tiene partes inservibles. Cada párrafo tiene trucos, pistas y métodos fáciles de llevar a la práctica. De hecho, seguro que ya conoces y practicas alguno de ellos y te va bien con ello. Piensa que estás invirtiendo tu tiempo para obtener más tranquilidad, control y perspectiva en tu vida. Nuestro enemigo no es la dificultad del proyecto, no tener dinero o la crisis económica: nuestro adversario es una fuerza que vamos a llamar Resistencia, la cual nos impide realizar nuestros proyectos más ansiados. Cuando más importante y beneficioso sea algo para nosotros, más oposición encontramos. 7
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Se puede usar este principio de manera inversa, como guía para saber lo mas importante para nosotros, en que debemos centrarnos y trabajar. Cuando decidimos empezar, aparece esa voz en nuestra cabeza que nos dice que no somos capaces, pero si continuamos, insuflando amor y pasión en nuestro trabajo, el Universo responde con una fuerza distinta, la Asistencia. De estas dos fuerzas hablaremos en detalle más adelante en el libro pero ahora hablemos de los dos ejes principales de una vida plena de actividades y al mismo tiempo relajada: el control y la perspectiva. Necesitamos un buen control y una buena perspectiva. No es suficiente hacer las cosas con eficacia (control), también es necesario hacer las cosas importantes (perspectiva). La clave del control es un buen sistema para monitorizar las acciones diarias. La clave de la perspectiva es actualizar tus metas a largo plazo. No sólo te proporciona control y perspectiva, Focus te da la oportunidad de recuperarlos 8
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cuando los pierdes y volver a retomarlos en cualquier momento, usando las prácticas expuestas en este libro.
fig. 1
Vemos que las dos columnas convergen en las cosas concretas a hacer cada día, las acciones. El eje vertical de la figura lo implementaremos fácilmente con la Hoja de Ruta (cap 3) y el horizontal, aprendiendo a procesar la información que nos llega (cap tal). Una persona sin control ni perspectiva, va reaccionando a medida que las cosas suceden y se ocupa de ellas cuando son urgentes,
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cuando no queda más remedio que afrontarlas.
fig. 2
Alguien con mucho control y poca perspectiva, se vuelve un “gerente de minucias”. Puede que haga muchas cosas e incluso sea muy organizado, pero al faltarle la perspectiva se pierde en los detalles y no logra la flexibilidad para centrarse en la meta de una manera dinámica. Esta modalidad me recuerda la frase: “No hay nada más inútil que hacer una cosa innecesaria a la perfección”. Alguien con poco control y mucha perspectiva es un soñador al que le falta la capacidad para materializar sus proyectos en acciones concretas para el desarrollo de sus ideas. Finalmente una persona con control y perspectiva, es capaz de convertir sus sueños y proyectos en acciones concretas aproximándose al éxito de una manera activa. 10
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El problema Estamos rodeados de ‘cosas’ sin determinar y eso nos provoca estrés.
La solución El primer paso es recopilar y reunir todas esas cosas en sitios y sistemas concretos para procesarlos, en lo que vamos a llamar “bandejas de entrada”.
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Qué es una bandeja de Entrada Es cualquier dispositivo real o virtual que hace de “embudo” para las cosas que van surgiendo en nuestro mundo. Ejemplos incluyen el buzón de correo de tu casa, el contestador automático de tu teléfono, la bandeja de entrada de tu email, tu cuenta Twitter o Facebook, etc. Lo que vamos a necesitar para implementar nuestro sistema Focus es un bloc de notas para apuntar lo que va surgiendo y una bandeja física en tu casa u oficina, para capturar tus tareas, papeles, apuntes, documentos, etc. Cuando llegas de la calle, vacías los bolsillos y como por arte de magia aparecen papeles, facturas, notas, etc. que se encuentran sin procesar, es decir, no has tomado una decisión de lo que significan para ti todavía. Todo lo que no está procesado debe ir a la bandeja de entrada.
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¿Dónde debe estar? La bandeja de entrada debe estar cerca del escritorio, idealmente que puedas llegar sin levantarte de la silla. En el siguiente capítulo aprenderemos a procesar de una manera ágil la información. De momento, empieza por "acorralar" tus cosas en la bandeja de entrada de tu hogar u oficina. Para los que duden de la utilidad de este artefacto, sólo decir que si no tienes una bande ja de entrada, tu casa entera se convierte en una. Y ese es precisamente el problema que tienes ahora.
fig. 3
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¿Qué es “procesar”? Para entenderlo fácilmente, es lo mismo que haces con tu buzón de Correos. Cuando sacas las cartas, papeles y propaganda, no devuelves ninguna carta al buzón. Tiras la propaganda o correspondencia inservible al momento, decides las acciones que necesitan algunas cartas y archivas las que quieres guardar como referencia. Haz lo mismo con todas tus demás bandejas de entrada, como tu email, tu nueva bandeja de entrada física, etc. y estarás “procesando”. También debes aplicar este procedimiento a tus cajones, tus armarios y en general con todo lo que no está en el sitio que le corresponde.
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Preparando tu entorno de trabajo Básicamente tu entorno de trabajo tiene que ser un lugar en el que tengas privacidad. Lo peor que puedes hacer con tu escritorio es compartirlo. Ten la bandeja de entrada y tu archivo al alcance de la mano.
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Preparando tu archivo Necesitas una archivador o una caja abierta por arriba o por el lado de fácil acceso y sobres o carpetas. Utiliza una carpeta para cada tema y etiquétala con un nombre descriptivo, por orden alfabético. Te recomiendo el uso de una rotuladora para las carpetas. Te ayuda a mantener una apariencia clara y ordenada. Siempre ten a mano carpetas de repuesto. Realiza una limpieza anual. De esta forma puedes encontrar cualquier cosa muy rápido. Por ejemplo, si buscas las facturas del teléfono, sólo podrá estar por la “T” de teléfono fig.4o por la “V” de Vodafone, etc.
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¿Qué es una acción siguiente? Una acción física concreta que se necesita para avanzar las partes móviles de un Proyecto.
Factores de la acción En años pasados, el concepto de priorizar las acciones ayudó a organizarse a mucha gente, pero con el ritmo actual con el que se genera la información y las tareas, ésta clasificación no basta. Los factores a tener en cuenta para decidir las acciones que hacemos son cuatro, por orden de importancia, de mayor a menor: Contexto Tiempo disponible Energía personal Prioridad
Contexto Es el lugar en el que se realiza, la herramienta imprescindible o la persona a quien va dirigida la acción. Si estás en casa, no puedes comprar nada ni hacer recados, si estas fuera, no puedes hacer cosas específicas de la casa. Si no tienes un teléfono a mano, no puedes hacer llamadas. 17
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Tiempo disponible El segundo factor en importancia es el tiempo del que dispones y ello te limita determinadas acciones, por ejemplo, no puedes hacer una llamada telefónica que sabes que va a ser larga cuando tienes una reunión en 5 minutos. Energía personal Otro factor no menos importante es la energía de la que disponemos en ese momento. Recomiendo reservar los proyectos complejos para cuando nos encontramos energéticos y hacer las tareas simples como rellenar la grapadora en los momentos en los que nuestro poder mental es bajo. Prioridad Y por último, qué es lo más importante y/o urgente que tenemos que realizar.
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Regla de los 2 minutos Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente ya que te va a tomar más tiempo volver a pensar en ello y decidir lo que vas a hacer, que hacerlo directamente. Ejemplos de acciones de 2 minutos: Una llamada de teléfono rápida Un email con una contestación escueta Afilar los lápices etc.
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¿Qué es un Proyecto? Algo que no está terminado y necesita más de una acción para llevarse a cabo.
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Como hacer una Lluvia de Ideas En un folio, empieza a vaciar tu mente Busca la cantidad, no la calidad No organices No evalúes No analices Extrae los Proyectos de estos apuntes, identificando las cosas concretas que están por hacer. Una vez identificados los Proyectos, extrae las acciones siguientes de cada uno. Esto se logra pensando en qué es lo siguiente que harías para conseguir finalizarlo, que acción concreta. Fíjate que las acciones concretas se reducen a llamadas telefónicas, hablar con alguien, investigar un tema en internet, comprar algo, reunirte con alguien y cosas por el estilo. Cuando tengas por lo menos una acción concreta en cada Proyecto, agrupa las acciones resultantes por contextos. 21
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Un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para realizar una acción. Ejemplos de contextos son “Casa” “Teléfono” “Roberto” “Recados”. Puedes poner un contexto asignando una letra mayúscula al lado de cada acción; “R” para recados, “T” para teléfono, “C” para casa, etc.
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Libreta “Hoja de Ruta” En la libreta, una hoja por tema: Hoja 1: Propósito en la vida (metas globales) Hoja 2: Visualizar éxito salvaje (que harías, dónde y con quién si no tuvieras restricciones) Hoja 3: Áreas de responsabilidad e interés. Se identifican porque son cosas que no se pueden terminar, como el área de la salud, la familia, la expresión artística, etc. Hoja 4: lista a la espera (acciones en tus proyectos que dependen de otros) Hoja 5: lista algún día/tal vez (lo que quieres hacer pero no sabes cuando lo podrás hacer, pero no lo quieres olvidar) Hoja 6: lista completa de Proyectos Hoja 7: acciones concretas que se extraen de los proyectos, agrupadas en contextos para manejarlas mejor.
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Rutina diaria - Mira el calendario - procesa tus bandejas de entrada (no es necesario cada día) - revisa tus acciones siguientes
Rutina semanal Actualiza tu libreta Hoja de Ruta Pon al menos 1 acción en cada Proyecto Haz una Lluvia de ideas Revisa el Calendario o Agenda Procesa las bandejas de entrada Reúne los papeles sueltos, notas, etc para procesarlas
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Resumen Como usar la Hoja de Ruta y la Lluvia de ideas Haz la lluvia de ideas como te he descrito anteriormente. Identifica los Proyectos y haz una lista Asigna acciones concretas a todos los Proyectos Clasifica las acciones por Contextos Revisa tus acciones cada día Revisa tu lista de proyectos al menos una vez por semana o cuando sientas que has perdido la perspectiva.
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Calendario o la Agenda Debes utilizarlo sólo para acciones con fecha concreta. Debes mirar el Calendario o la Agenda cada día por la mañana, para ver si hay alguna acción que es prioritaria. No apuntar otras tareas, ya que si no se realizan tienes que escribirlas una y otra vez. La única vez que se pasa una tarea a otra fecha es cuando la fecha de realización ha cambiado. Si usas un calendario, los mejores son los grandes con espacio para cada día. Lo colocas en un lugar bien visible. En cuanto a la Agenda, tiene que ser a semana vista, de manera que de un vistazo puedas tener una idea de lo que te espera en la semana y poder programar con más soltura tus demás tareas.
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Listas de control Es muy práctico elaborar listas de control para tareas habituales que se realizan de forma periódica. Por ejemplo la lista de la compra, de viaje y rutinas repetitivas como la limpieza de la casa. El hábito de elaborar estas listas evita los olvidos y nos descarga de preocupaciones innecesarias.
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Email Inbox cero Se trata de aplicar las mismas reglas explicadas anteriormente para procesar la bandeja de entrada de tu email. La idea es que al finalizar de ver nuestro email, la entrada se quede a cero. ¿Cuántas tiempo perdemos al abrir nuestro email y encontrarnos la entrada repleta, mirando muchas veces los mismos mensajes? El método es el siguiente: Primero, borra todo lo innecesario, como spam y correos inservibles. Para los demás mensajes, aplica las siguientes reglas: Contéstalo (si te va a tomar menos de 2 minutos) Archívalo si lo quieres guardar para referencia Haz una nota si requiere de una acción, (incluida una respuesta elaborada) Elimínalo si no te sirve para nada.
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Herramientas Bloc de notas Es la herramienta por excelencia. Llévalo siempre encima. Captura una acción por hoja y asegúrate que va a tu bandeja de entrada. Mapas mentales Un mapa mental es un diagrama que se elabora para representar ideas, tareas u otros conceptos que se encuentran relacionados con una palabra clave o idea central, y que se ubican radialmente a su alrededor. Su principal función es la generación y visualización de ideas, por lo que sirve de ayuda para el estudio, la organización de información y la toma de decisiones.
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GTD + R Básicamente se trata de vaciar las ideas, tareas etc. que nos vienen a la mente en un bloc de notas que siempre llevas encima (una hojita por tarea) y luego procesarlo cada dia con el “juego”. Procesar cada día por la mañana de la siguiente manera: Poner las notas en los diferentes bolsillos en acuerdo a cuando las tengas que hacer, por ejemplo, las notas para hacer hoy van en el bolsillo “today”. Las notas que se puedan hacer en 2 minutos o menos se quedan en el centro y se realizan en el momento.
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El bolsillo “inbox”-”today” es que el te llevas encima con las tareas del dia en “today” y el inbox para meter los tareas nuevas. El bolsillo “month” se procesa una vez a la semana y el bolsillo “someday” una vez al mes. Las tareas ya realizadas se rompe el papel y listo
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43 Folders Consiste en un archivador con 31 carpetas para los días del mes y 12 carpetas para los meses del año. Cada cosa que necesita acción o tu atención en una fecha concreta la pones en la carpeta correspondiente. Cada mañana abres la primera carpeta— con la fecha de hoy— y vacías la carpeta en tu bandeja de entrada para procesar las cosas juntas con las otras cosas en tu bandeja de entrada. Actúa como tu oficina de Correos personal.
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Omnifocus (software) http://www.omnigroup.com/products/omnifocus
OmniFocus está diseñado para capturar rápidamente tus pensamientos y te permite almacenar, administrar y procesar en acciones concretas los elementos de tus tareas.
Temporizador Es una utilidades de cuenta atrás de lo más común y es muy útil tener uno a mano. Para realizar las tareas duras y desagradables como lavar la vajilla o limpiar, fija el temporizador para los próximos 10 minutos. Eso es suficiente para convencer a la mente para que empiece y poco a poco vas rompiendo la resistencia. Si te cuesta seguir, negocia otros 10 minutos. Funciona de maravilla. Pruébalo.
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Claves para triunfar Nuestro sueño ya existe en potencia, nuestra misión es encontrarlo. Sigue a tu corazón loco, no convencional. Cuando surge una idea que pensamos loca, esa es la que queremos. Olvida el pensamiento racional, juega como un niño. Las ideas no vienen de una forma linear, aparecen sin orden ni lógica. En el proceso de creación actúa primero y reflexiona después, nunca a la vez. Date permiso para equivocarte todo lo que quieras.
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La Resistencia Ahora que estamos organizados, con un sistema perspectiva-control funcionando, se presentan las dificultades en “hacer”. La Resistencia es esa fuerza que te impide hacer las cosas importantes. Lo que procrastinas más suele ser lo más esencial para ti. Aprender a identificar esa fuerza es vencerla: Hay un enemigo: una fuerza activa, maligna e inteligente en nuestra contra. Es implacable y quiere destruirte. Está dentro de ti, no fuera. No eres tu. No tienes la culpa de las voces de resistencia en tu cabeza. El yo real debe batirse con el yo de la Resistencia. Tu eres el caballero, el dragón es la Resistencia y la única salida posible es la batalla. La Resistencia viene después. Primero surge la idea, el sueño, lo que queremos crear.
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La Asistencia Cuando continuamos a pesar de todas las dificultades, experimentamos lo contrario de la Resistencia; la Asistencia. Es la fuerza contraria, que nos ayuda a hacer realidad nuestras ideas y podemos alinearnos con esa poderosa fuerza para hacer lo imposible posible. Los antiguos creían en las musas... desarrollar aquí-----
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Nuestros enemigos Resistencia Surge en cualquier actividad que requiera sacrificio en favor de un bien a largo plazo. Amigos y familia Han invertido en mantenernos tal como somos y eso es lo último que queremos. Pensamiento racional Debemos trabajar desde el instinto y la intuición.
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Nuestros aliados Estupidez No tener problemas para creer en lo increíble, intentar lo que nadie cree posible. Tozudez Lo peor es dejar algo cuando lo has comenzado, la tozudez no nos debe dejar. Pasión Conquistar nuestros temores para descubrir nuestra la fuente de pasión. Fe ciega Creer en algo que no puedes oler, tocar, ver. Asistencia Cuando nos ocupamos surge la fuerza opuesta a la Resistencia, la Asistencia. Amigos y familia Sólo dos cosas permanecen en nuestro viaje nuestro genio (lo que hacemos) y los corazones que amamos (para quien lo hacemos).
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Finalizar Finalizar algo requiere de voluntad de acero, porque nos exponemos a ser juzgados. El pánico forma parte para del proceso de crecimiento saludable. Ejemplo de los primeros pasos de un bebe. No podemos eliminar la Resistencia.
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Fracaso Nuestro mayor temor es el miedo al éxito. Ejemplo de las 2 puertas "Cielo" y "Libros sobre el cielo"... escogemos la de los libros. Nos preguntamos quienes somos para brillar y tener éxito. Los fracasos son dolorosos, pero buenos para nosotros. Cuando experimentamos pánico quiere decir que estamos a las puertas de un éxito. Te vuelves un pro cuando tienes un fracaso real y continuas.
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Éxito Mata al dragón una vez y ya no volverá a tener poder sobre ti. Le has vencido una vez y sabes que puedes volver a hacerlo: eso cambia tu vida.
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Enlaces de interés Bibliografía Organízate con Eficacia The War of Art Do the Work GTD para Dummies Videos Hoja de ruta Enlaces a pdfs Esquema de Trabajo Mapa mental Do the Work Presentación keynote Organiza tu vida
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Glosario Resistencia La fuerza que nos impide realizar nuestros proyectos más ansiados.
Bandeja de entrada Es cualquier dispositivo real o virtual que hace de “embudo” para las cosas que van surgiendo en nuestro mundo.
Acción siguiente Una acción física concreta que se necesita para avanzar las partes móviles de un Proyecto.Una acción física concreta que se necesita para avanzar las partes móviles de un Proyecto.
Archivar Procesar Decidir que acciones necesitan realizarse con las cosas de nuestro mundo. Básicamente, es tirar, archivar, delegar o accionar algo.
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