Construyendo un flujo de trabajo para Solicitud de Vacaciones en SharePoint Online Parte 1 by Gabriela Durán Hola a todos, el día de hoy les voy a presentar la primera parte de una serie de tres artículos sobre cómo crear un flujo de trabajo de aprobación que permita manejar el proceso de solicitar tiempo de vacaciones en la compañía u organización donde se labora, dicha solicitud será debidamente enrutada hacia un superior el cual siguiendo uno o más criterios, procederá a aprobar o rechazar esta solicitud. En particular, este flujo de trabajo incorpora una serie de adaptaciones, lo que permitirá su uso en cualquier proceso de negocio.
Por lo tanto, a lo largo de estos tres artículos que estaremos desarrollando, vamos a estar trabajando con la creación de un Flujo de Trabajo de Aprobación de Solicitudes de Vacaciones, en la que un Empleado realiza la solicitud y su Supervisor Inmediato o Manager se encarga de aprobar o rechazar la misma.
En este primer artículo nos vamos a centrar en crear un Tipo de Contenido. Para este proceso de Solicitud de Vacaciones es necesario crear un tipo de contenido nuevo, ya que nos permitirá en primera instancia organizar la información lógica a capturar en la solicitud y luego nos permitirá que asociemos un flujo de trabajo el cual puede ser reutilizable pa ra otros procesos de que involucren solicitudes.
El Tipo de Contenido para la Solicitud de Vacaciones, está compuesto po r Columna de Sitio y cuya información se almacenara en una Lista. Un Tipo de Contenido se entiende como una agrupación de datos referentes a un tópico específico que facilita la manipulación de los metadatos, flujos de trabajo y comportamiento de un elemento en SharePoint sea una Lista o Biblioteca; Internamente está estructurado en Columnas de Sitio, que representan un tipo de datos específico (Ciudad, Número de Teléfono, etc) y a su vez son asociados a Listas o Bibliotecas con el fin de proporcionar una interfaz de ingreso de Datos o Documentos y su almacenamiento.
Existen tipos de contenido predefinidos en SharePoint más para lograr versatilidad y reutilización vamos a crear un Tipo de Contenido personalizado adaptado a las necesidades de nuestro caso de estudio (Solicitud de Vacaciones) lo que nos facilitara la administración de la información y los flujos de trabajos de manera centralizada en nuestro Site.
A continuación se explica el paso a seguir para crear nuestro Tipo de Contenido con nombre "SolicitudDeVacaciones" y asociarlo a la lista con nombre "Solicitud de Vacaciones".
Paso 1 – Crear las Columnas del Sitio: Esta acción debe realizarse en el Site Principal para que se encuentren disponibles en todos los Sub-Sites.
1.
Ingresar a la opción "Columnas del Sitio" a través de Menú configuración Configuración del Sitio.
2.
Ubicar en la sección de "Galerías del Diseñador" el apartado "Columnas del Sitio", seleccionar "Crear".
Se podrá visualizar en pantalla el formulario para la creación de las columnas, se deben indicar los siguientes datos:
A continuación se explica el paso a seguir para crear nuestro Tipo de Contenido con nombre "SolicitudDeVacaciones" y asociarlo a la lista con nombre "Solicitud de Vacaciones".
Paso 1 – Crear las Columnas del Sitio: Esta acción debe realizarse en el Site Principal para que se encuentren disponibles en todos los Sub-Sites.
1.
Ingresar a la opción "Columnas del Sitio" a través de Menú configuración Configuración del Sitio.
2.
Ubicar en la sección de "Galerías del Diseñador" el apartado "Columnas del Sitio", seleccionar "Crear".
Se podrá visualizar en pantalla el formulario para la creación de las columnas, se deben indicar los siguientes datos:
o o o o o o
Tipo de información de la columna. Si se desea asociar a un grupo. Si es obligatoria u opcional. La longitud de los caracteres a ingresar en el campo. Si se desea que los datos ingresados actúen como valores únicos. Si se desea ingresar algún valor calculado o texto.
Para nuestro caso de estudio vamos a crear cuatro columnas:
o
o o o
Fecha: campo tipo fecha, representa la fecha que se hace la solicitud su valor predeterminado será el día actual. Desde: campo tipo fecha, representa la fecha de inicio de las vacaciones. Hasta: campo tipo fecha, representa la fecha fin de las vacaciones. Total Días: campo tipo calculado, representa la diferencia de días entre Desde y Hasta.
Recomendaciones:
o
Las columnas creadas por defecto son enviadas a "Columnas Personalizadas" más se recomienda agrupar las columnas con un nombre relacionado al tipo de contenido que se desea crear facilitando la ubicación de las mismas al momento de crear el
Tipo de Contenido. En nuestro caso agrupamos las columnas bajo el nombre "SolicitudVacaciones".
o
A la primera columna que se crea se le asigna el nombre del grupo, para las siguientes basta con seleccionar el grupo de la lista desplegable "Grupos Existentes".
15. Para verificar el grupo de columnas, ingresar al apartado "Columnas del Sitio" en la sección de "Galerías del Diseñador" y seleccionar el nombre del grupo "SolicitudVacaciones" en la lista desplegable "Mostrar Grupo".
Al seleccionar el grupo se mostrarán en pantalla las columnas creadas, seleccionado el nombre de cada columna se puede acceder nuevamente al formulario de configuración para modificaciones.
Resultado: En este primer paso creamos las Columnas del Tipo De Contenido y la agrupamos bajo el nombre "SolicitudVacaciones".
Pasó 2 – Crear el Tipo de Contenido: Esta acción debe realizarse en el Site Principal para que se encuentren disponibles en todos los Sub-Sites.
16. Ingresar a la opción "Tipos de Contenido del Sitio" a través de Menú configuración - Configuración del Sitio.
17. Ubicar en la sección de "Galerías del Diseñador" el apartado "Tipos de Contenido del Sitio", seleccionar "Crear".
Se podrá visualizar en pantalla el formulario para la creación del Tipo de Contenido, se deben indicar los siguientes datos:
o o o
o o
Nombre. Descripción. Tipo de Contenido Primario de, se debe indicar "Tipos de Contenido de Lista" ya que se trata de la creación de una lista. Tipo de Contenido Primario, se debe indicar "Elemento o Ítem". Nombre del Grupo.
Nota: Los tipos de contenidos personalizados nacen de un tipo de contenido predeterminado de SharePoint, en nuestro caso el padre va a ser "Elemento o Ítem" ya que contiene una serie de campos o metadata básica que todos los elementos deberían tener.
Para nuestro caso de estudio vamos a crear el Tipo de Contenido con el nombre
"SolicitudDeVacaciones".
Recomendaciones:
o
Agrupar el Tipo de Contenido que se desea crear con el propósito de facilitar la ubicación al momento de asociar las columnas creadas anteriormente. En nuestro caso agrupamos las columnas bajo e l nombre "SolicitudDeVacaciones".
24. Una vez creado el Tipo de Contenido, se procederá asociar las columnas con el Tipo de Contenido.
Para realizar esta acción seleccionar "Agregar desde Columnas de Sitio Existentes", en la lista desplegable elegir el nombre de la agrupación de columnas SolicitudVacaciones, se cargaran las columnas en la parte de "Columnas Disponibles" y con seleccionarlas una a una y presionar el botón "Agregar" las mismas pasaran a la parte de "Columnas que
Agregar".
Por ultimo aceptar y ya estarán asociadas las columnas al Tipo de Contenido "SolicitudDeVacaciones" y se podrá visualizar la siguiente pantalla que confirmar o modificar la asociación de las columnas.
Resultado: En este segundo paso creamos el Tipo De Contenido "SolicitudDeVacaciones" y asociamos las columnas agrupadas en "SolicitudVacaciones".
Paso 3 – Asociar el Tipo de Contenido a una Lista: Esta acción se realiza en el Sub-Site destinado, en nuestro caso es "Talento Humano".
25. Inicialmente se debe crear la Lista a la que se asociará el Tipo de Contenido, para crear la lista ingresar a la opción "Tipos de Contenido del Sitio" a través de Menú configuración - Configuración del Sitio.
26. Ubicar en la sección de "Administración de Sitios" el apartado "Bibliotecas y
Listas del Sitio".
27. Seleccionar la opción "Crear Contenido Nuevo" – "Agregar una Aplicación" – "Lista Personalizada" colocar el nombre de la lista a crear. Para nuestro caso de estudio la Lista tendrá el nombre de "Solicitud de
Vacaciones".
28. La lista creada se mostrará en la barra de navegación, seleccionar la lista e ir a "Configuración de la lista" a través de la pestaña "Lista" ubicada en el cintillo superior.
29. Ubicar la sección de "Tipos de Contenido".
Nota: Si esta sección no se le logra visualizar para activarla ir a la sección de "Configuración General" en la misma página, ubicar el apartado "Configuración Avanzada" y en la parte de "Tipos de Contenido" tildar "SI" y aceptar, al volver a la página de información de la lista se podrá visualizar la sección de "Tipos de Contenido".
30. Inicialmente se mostrará el Tipo de Contenido "Elemento o Ítem" primario que se definió anteriormente pero debemos asociar el Tipo de Contenido que creamos en un principio "SolicitudDeVacaciones", para asociarlo vamos a la opción "Agregar a Partir de Tipos de Contenido de Sitio", seleccionar el nombre del Tipo de Contenido en la lista desplegable de "Seleccionar tipos de contenido de sitio" , agregar y Aceptar.
Se puede visualizar que ahora hay dos tipos de contenido y además las columnas también están asociadas a estos dos tipos de contenido.
Gracias a que "SolicitudDeVacaciones" hereda de "Elemento o Ítem" están redundando las columnas, se va a eliminar el Tipo de Contenido "Elemento o Ítem" ya que sus columnas están contendidos en "SolicitudDeVacaciones" por herencia.
31. Para eliminar este Tipo de Contenido se selecciona el tipo "Elemento o Ítem" y se tilda la opción "Eliminar este Tipo de Contenido", se abre una ventana de dialogo pidiendo confirmación y se oprime "OK".
Como
se
puede
visualizar ya solo se indica un solo "SolicitudDeVacaciones", el que fue creado en este paso a paso.
Tipo
de
Contenido
32. Para verificar que se realizó de manera exitosa la asociación, ir a "Elementos" ubicado en el cintillo superior, seleccionar "Nuevo Elemento" y debe aparecer el Tipo de Contenido que se asoció.
Resultado: En este tercer paso creamos la Lista "Solicitud De Vacaciones" y asociamos el Tipo de Contenido "SolicitudDeVacaciones".
En la segunda parte de esta serie de tres artículos plantearemos la creación del Flujo de Trabajo de
Aprobación de Solicitudes de Vacaciones.
Construyendo un flujo de trabajo para Solicitud de Vacaciones en SharePoint Online 2013 Parte 2 by Gabriela Durán Hola a todos, el día de hoy les voy a presentar la segunda parte de una serie de tres artículos sobre cómo crear un flujo de trabajo de aprobación.
En la Parte 1 creamos un Tipo de Contenido con nombre "SolicitudDeVacaciones" y lo asociamos a la lista con nombre "Solicitud de Vacaciones".
En esta segunda parte vamos a construir el Flujo de Trabajo de Aprobación de Solicitudes de Vacaciones, bajo la plataforma de SharePoint 2010 asociado al Tipo de Contenido "SolicitudDeVacaciones" cuya construcción se llevara a cabo en la herramienta SharePoint
Designer 2013. Un Flujo de Trabajo en general busca automatizar una serie de tareas que se ejecutan para cumplir un proceso; en nuestro caso de estudio específicamente se parte de que se quiere dar solución de una manera óptima y centralizada al proceso de solicitud de vacaciones dentro de la empresa EIGO, con el fin de que el mismo se lleve en digital y que su secuencias o niveles de aprobación dejen un registro tanto de sus actores como de las acciones de cada uno dentro del proceso de aprobación.
Las reglas de negocio señaladas para su creación son las siguientes: o o
El Empleado llena la solicitud. Se debe colocar título como Empleado – Fecha de solicitud.
o o o
Se envía correo al supervisor (Utilizar campo Manager) para su revisión. Supervisor Aprueba o Rechaza. Se envía correo al empleado indicando resultado de aprobación o no.
Paso 1 – Creación del Flujo de Trabajo:
A continuación se explica el paso a seguir para crear nuestro el Flujo de Trabajo de Aprobación de Solicitudes de Vacaciones , tomando en cuenta que ya se cumplieron los pasos especificados en la Parte 1 de esta serie de tres artículos, se dará inicio a la creación del flujo del Flujo de Trabajo:
6.
Ir a SharePoint Designer 2013 y ubicarse en el subsitio en donde se desea crear el flujo, en nuestro caso el Sitio de RRHH o Talento Humano.
7.
Ubicar en la sección de Navegación el apartado Flujos de Trabajo.
8.
Seleccionar en el cintillo superior la opción de " Flujo de Trabajo Reutilizable", esta opción permite crear un flujo de trabajo que puede ser asociado a diferentes Listas o Bibliotecas disminuyendo la duplicidad de flujos y como su nombre lo indica la reutilización del mismo.
9.
Podremos visualizar el formulario de creación del Flujo de Trabajo, en donde debemos completar los siguientes datos: Nombre. o Descripción. o Tipo de Contenido al que se desea asociar. o Tipo de Plataforma. o
Para nuestro caso de estudio su nombre " FlujoSolicitudVacaciones", en tipo de contenido seleccionamos "SolicitudDeVacaciones" y tipo de plataforma SharePoint 2010, esta última se elige con el fin de que muestre las opciones de esta versión en especial los flujos reutilizables ya que vamos a adaptar el Flujo de Aprobación de SharePoint 2010 que cumple todas las tareas que debería cumplir un proceso de aprobación:
o
o o o
Envió de correos de asignación de una tarea con la solicitud al supervisor del empleado. Aprobación/rechazo por parte del supervisor. Correo cuando la tarea es completada al empleado con la decisión. Correos de notificación al supervisor cuando vence la tarea y no se han tomado acciones.
18. Una vez creado el Flujo se podrá visualizar la pantalla del Diseñador del Flujo de Trabajo, en la que se pueden agregar condicionales, acciones, variables, entre otras para elaborar el flujo.
19. Para cumplir con lo que fue solicitado en los requerimientos en primera instancia el flujo de trabajo iniciara una vez el empleado haya creado y guardado la solicitud, seguidamente se debe actualizar la "Columna Titulo" con el siguiente contenido: Nombre Empleado – Fecha de solicitud. Para ello ubicamos en el cintillo superior "Acción" y seleccionamos "Set Field in Current Item" que permite asignar información a una columna de elemento actual, es decir, el elemento que inicio el flujo.
20. En "Field" seleccionar "Title" en "Values" seleccionar los puntos suspensivos para armar nuestro título seleccionado columnas del elemento actual, primero el "Nombre del empleado" como se muestra en la siguiente imagen:
Luego la "fecha de creación" como se muestra en la siguiente imagen:
21. Para cumplir con el siguiente paso: Se envía correo al supervisor (Utilizar campo Manager) para su revisión. Debemos ubicar primero el Manager o Supervisor del empleado. Ubicamos en el cintillo superior " Acción" y seleccionamos "Lookup
Manager of a User".
22. En "This user" seleccionar "Usuario que ha creado el elemento actual", "Agregar
y Aceptar".
El Manager o Supervisor se guardara en una variable local de salida que por defecto es nombrada "manager" a efectos de poder reutilizarla en el resto del flujo.
23. Ahora vamos a empezar un proceso de aprobación, para ello ubicamos en el cintillo superior "Acción" y seleccionamos "Start Approval Process".
24. En "Approbal" cambiamos el nombre a "SolVacaciones" y se muestra las opciones para modificaciones: de una sola tarea, de las tareas en general o de la finalización del proceso, así mismo podemos ver que hay un formulario de aprobación asociado.
Seleccionamos la opción "Volver al Flujo de Trabajo" y en "These User" este inicialmente es el correo de asignación que se envía al Manager o Supervisor, pero más adelante vamos hacer un nuevo correo y este quedara sin efecto pero de igual forma se debe llenar el formulario; es importante destacar que acá podemos indicar los días de vigencia de la tarea en nuestro caso será 10 días.
Para participantes seleccionamos al manager o s upervisor, en el icono de libro seleccionamos "Búsqueda de flujo de trabajo para usuario" y "Agregar" mostrar en pantalla otro formulario en donde seleccionamos las opciones que se muestran a continuación:
De esta forma estamos indicando que deseamos el correo del o los Manager del empleado a los que será asignada la tarea de aprobación. Seguidamente colocamos los otros datos pa ra el correo como se muestra en la siguiente pantalla:
25. Para modificar el correo que se envía al Manager o Supervisor seleccionamos el nombre del flujo de aprobación, "SolVacaciones" ingresamos a "Cambiar el comportamiento de una sola tarea". En esta sección se detalla el comportamiento
del flujo para cuando ingresa una tarea al flujo de trabajo, antes de ser asignada, cuando está en estatus pendiente, cuando expira es borrada o completada.
En la sección de "When a Task is Pending" ubicar el ultimo "if - else" hay dos elementos "Email" que son los empleados para enviar el correo de Asignación de la tarea al Manager.
Si se selecciona el primero elemento Email abre el siguiente formulario para la configuración del correo; se puede modificar el mensaje dentro de este formulario o borrar esta acción Email y crear una de Cero.
26. En nuestro caso vamos a crear uno de cero, que no sea "Task Notification", para ello eliminamos el correo ubicado en la parte del "if", ubicamos en el cintillo superior "Acción" y seleccionamos "Send an Email", elegimos "these users" y aquí se mostrara el formulario para la creación del correo.
Seleccionamos el icono de libro en "Para" y "Agregar" se mostrara en pantalla otro formulario en donde seleccionamos las opciones que se muestran a continuación:
Para la parte de "Asunto" colocar: "Nueva solicitud de vacaciones por aprobar". Para el cuerpo del correo, escribimos el texto y para ingresar información acerca de la solicitud que se inició el flujo seleccionamos "Agregar o cambiar búsqueda" se mostrara en pantalla otro formulario en donde seleccionamos las opciones que se muestran a continuación:
Para ingresar un link a la tarea, seleccionar el icono de "hiperlink" al lado derecho del color del texto "automático" y colocar la ruta al formulario de aprobación de la tarea y el nombre del link, como se muestra a continuación:
El correo final mostrara todos los datos de la solicitud que ingreso al flujo de trabajo, y el link al formulario de aprobación:
27. Para enviar un correo cuando vence la tarea ubicar la sección la sección de "When a Task is Pending", eliminar el Email "Task Notification", ir al cintillo superior "Acción" y seleccionamos "Send an Email", elegimos "these users" y aquí se mostrara el formulario para la creación del correo, se deben llenar los campos como se realizó en el Paso 13 con los siguientes datos:
28. Para modificar el correo que se envía al empleado como acuse de que realizo la solicitud, se debe ir a la opción "Cambiar el comportamiento del proceso general de tareas", seleccionar en el cintillo color gris del flujo de trabajo el nombre del proceso de aprobación "SolVacaciones" para volver a la pantalla de opciones de personalización del proceso de aprobación.
En la sección "When the Task Process Starts" en la última parte de la sección, hay una acción "Email" en la que se va a modificar el cuerpo del correo y se va a dejar el mismo destinatario "Empleado", el proceso de modificación del formulario de correo se explicó en el Paso 13 y se ingresaran los siguientes datos:
29. Para el correo de decisión que se envía al empleado "Empleado", ir a la sección "When the Task Process Completes" en el "if" de "IsItemApproved" se indica que la solicitud fue aprobada y en el "else" indica si la solicitud fue rechazada, más no hay algún indicador que permita transmitir esta información al correo. El correo emitido por defecto solo indica que se culminó el proceso de aprobación satisfactoriamente.
A efectos de nuestro caso de estudio vamos a crear una variable que almacene el valor "Aprobada" o "Rechazada" según el condicional y que la misma se muestre en el correo.
30. En la parte del "if" del condicional vamos a declarar y sestear la variable "Decisión", ubicamos en el cintillo superior "Acción" y seleccionamos "Set Workflow Variable", en "Workflow Variable" buscamos "Crear una nueva variable" con nombre "Decisión" de tipo "String" y en "value" indicar "Aprobada".
Seguir las mismas indicaciones del paso anterior pero para la parte del "else" e indicar la variable "Decisión" como "Rechazada".
31. En la ultima parte de esta sección hay un condicional con dos correos, vamos a modificar el correo del "else", el proceso de modificación del formulario de correo se explicó en el Paso 13 y se ingresaran los siguientes datos:
Luego procedemos a "guardar" el flujo y "publicarlo", estas opciones se encuentran en el cintillo superior, esto con el fin de que se encuentren disponibles en el sitio de SharePoint para asociarlo una lista o biblioteca.
Resultado: En este primer paso creamos el flujo del trabajo "FlujoSolicitudVacaciones" y personalizamos correos de asignación, acuse, vencimiento y decisión de la solicitud que para nuestro caso de estudio se adaptaban a las reglas de negocio planteadas en el principio de este artículo, pero esta explicación es solo una parte mínima de las modificaciones que se pueden hacer al flujo de aprobación. Los invito a seguir investigando el flujo de aprobación ya que es muy versátil y de mucha utilidad.
Una vez creado el flujo este debe asociarse a la Lista "Solicitud de Vacaciones" creada en la
Parte 1.
Paso 2 – Asociando a la Lista Solicitud de Vacaciones:
32. Para ello nos ubicamos en el subsitio de SharePoint en donde creamos la lista, en nuestro caso "Talento Humano" y seleccionamos la lista "Solicitud de Vacaciones", en el cintillo superior ingresar al apartado "Lista" y ubicar
"Configuración del flujo de trabajo".
33. Seleccionar el "Tipo de Contenido" creado en la Parte 1 "SolicitudDeVacaciones" y la opción "Agregar un flujo de trabajo".
34. Se podrá visualizar el formulario configuración del flujo de trabajo en el que se va a seleccionar: el flujo que creado "FlujoSolicitudVacaciones", en la parte de "Tareas" e "Historial" vamos a seleccionar que se cree una nueva lista Tareas e Historial únicos para este flujo y permitir que se inicie a crear un nuevo elemento.
Al aceptar se finaliza el proceso de asociación y se puede visualizar en la pantalla presentada a continuación.
