FINAL PROJECT PAPER
Analisis Penerapan L ean Ma M anufactu nufacturr i ng Untuk Efisiensi dan Menghilangkan Menghilangkan Pemborosan (Studi kasus : Line Produksi Susu Kental Manis PT Frisian Flag Indonesia).
STRATEGIC OPERATION MANAGEMENT
Kelompok : Avila Hillary S Edu Marupa S Khoirul Umam Mario Marpaung Niken Bustomi Sebastian Lewa
2017070662 2017070670 2017070678 2017070681 2017070686 2017070690
Program Studi S2 Magister Manajemen Eksekutif Muda Angkatan 17
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN PPM JAKARTA 2017
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
PT Frisian Flag Indonesia (FFI) adalah produsen produk-produk nutrisi berbasis susu untuk anak-anak di Indonesia dengan merek Frisian Flag, yang juga dikenal sebagai Susu Bendera. Frisian Flag telah menjadi bagian dari pertumbuhan keluarga Indonesia selama lebih dari 90 tahun. Selama itu pula, Frisian Flag selalu memberikan komitmennya untuk terus berkontribusi membantu anak-anak Indonesia meraih potensinya yang tertinggi, melalui produk-produk bernutrisi tepat. FFI banyak memproduksi minuman berbasis susu dengan berbagai jenis varian. Salah satu produk ternama milik PT FFI adalah susu kental manis. Sudah sejak lama susu kental manis milik PT FFI ini banyak dikonsumsi untuk kebutuhan rumah tangga hingga untuk kepentingan bisnis, mulai dari pedagang kaki 5 hingga kafe-kafe ternama di Indonesia banyak yang menggunakan susu kental manis milik FFI sebagai bahan pelengkap. Ketatnya persaingan dalam dunia industry memacu perusahaan manufaktur untuk memiliki keunggulan kompetitif yaitu kualitas (quality), harga (cost ), ketepatan waktu pengiriman (delivery time), dan fleksibilitas ( flexibility). Permasalahan yang terjadi di perusahaan adalah masih dijumpai banyaknya pemborosan (waste) dalam hal waktu produksi akibat adanya aktivitas yang tidak efisien atau tidak mempunyai nilai tambah (non value added ). Aktivitas yang tidak mempunyai nilai tambah antara lain terdapat pada proses penyediaan bahan baku dari supplier, aliran bahan dari proses awal sampai proses akhir, pergerakan alat dan mesin yang tidak sesuai kapasitas, proses menunggu, dan proses pengerjaan ulang (rework ). Metode yang terbukti sangat bagus dalam mengurangi waste adalah lean manufacturing . Lean manufacturing merupakan suatu pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan (waste) melalui serangkaian aktivitas penyempurnaan (improvement) (Gaspersz, 2007). Banyaknya demand akan susu kental manis milik FFI ini, membuat FFI harus memiliki banyak persediaan pada produk tersebut untuk didistribusikan tiap harinya. FFI dituntut untuk membuat produk secara tepat waktu, tiap harinya dikarenakan jika terjadi
1
keterlambatan produksi sedangkan stock di market sudah habis, konsumen bisa saja pindah ke produk lain karena banyaknya barang pengganti dan juga kompetitor. Karena itulah sistem produksi yang digunakan oleh PT FFI adalah make to stock berdasarkan sales forecast. Selain memproduksi produk secara on time, FFI juga dituntut untuk memproduksi susu kental manis dengan jumlah yang tepat atau tidak terlalu berlebihan karena kapasitas gudang yang dimiliki FFI terbatas dan cost inventory tinggi. Dari penjelasan yang telah di, kelompok kami tertarik untuk mengambil studi kasus tentang analisis penerapan lean manufacturing untuk efisiensi dan menghilangkan pemborosan (Studi kasus : Produksi susu kental manis PT Frisian Flag Indonesia).
1.2.
Perumusan Masalah
1.
Apakah penerapan lean manufacturing pada proses produksi susu kental manis sudah sesuai dengan prinsip lean layouts?
2.
Apa saja yang menjadi pemborosan (waste) dalam proses produksi susu kental manis dengan menggunakan prinsip lean layouts?
3.
Bagaimana key performance indicator yang dihasilkan pada proses produksi susu kental manis dengan penerapan lean manufacturing (KPI khusus untuk efisiensi produksi dan mengurangi pemborosan)?
1.3.
Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui sejauh mana pen erapan dalam lean manufacturing yang telah diterapkan FFI sehingga pemborosan (waste) dan key performance indicator yang dihasilkan sudah sesuai dengan prinsip lean layout .
1.4.
Ruang Lingkup Penulisan
Sistem produksi pada FFI menggunakan Pull System dimana FFI melayani permintaan. Pull System sebagai suatu proses produksi yang mengalir dengan ekspektasi inventori sekecil mungkin. Sistem produksi Frisian Flag dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
2
Gambar 1. The Toyota Production S ystem
Pasteurizing
Packin
Mixin
manufacture
Gambar 2. Sistem Produksi Frisian Flag Indonesia Ada beberapa tahapan pada proses produksi di FFI yaitu packing , pasteurizing dan mixing . Setiap hubungan antar proses menggunakan pull system. Sehingga tidak adanya idle time disetiap tahapan proses. Pada makalah ini, ruang lingkup penulisan yaitu membahas lean manufacturing pada proses produksi susu kental FFI, yaitu pada ba gian proses mixing , pasteurizing , dan packing .
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Lean Supply Chains
Pada lean supply chains terdapat value stream yang aktivitasnya terdiri dari penambahan nilai maupun aktivitas non nilai yang dibutuhkan untuk merancang, memesan dan menyiapkan produk / layanan dimulai dari konsep hingga launching, pesanan untuk dikirim, dan bahan baku ke customers. Selain value stream terdapat pula aktivitas waste reduction yang bertujuan untuk mengurangi atau menghilangkan pemborosan dari aktivitasaktivitas yang terdapat pada bagian value stream. Lean supply chains ini terdiri dari beberapa komponen yang berbeda dan ada b eberapa fokus lean, seperti lean suppliers, lean procurement , lean manufacturing , lean warehousing , lean logistics, dan lean customers. Pada paper ini, kelompok kami fokus pada lean manufacturing yang terdapat pada PT. Frisian Flag Indonesia
2.2. Lean Manufacturing
Pemborosan atau waste, dalam bahasa Jepang disebut muda, merupakan segala sesuatu tindakan yang dilakukan tanpa menghasilkan nilai. Taiichi Ohno, seorang eksekutif Toyota, merupakan orang pertama yang mencetuskan tujuh macam pemborosan. Kemudian Linker menambahkan satu jenis pemborosan pada tujuh macam pemborosan tersebut (Daonil, 2012). Lean manufacturing adalah suatu pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan berupa aktivitas yang tidak memberi nilai lebih (non-value added activities) melalui perbaikan secara terus menerus dengan mengizinkan aliran produk dengan sistem tarik ( pull system) dari sudut pelanggan dengan tujuan kesempurnaan kepuasaan pelanggan (Fontana, 2011). Sistem lean manufacturing memproduksi apa yang pelanggan inginkan, dengan jumlah sesuai dengan keinginan pelanggan, kapan pelanggan membutuhkan produk tersebut dengan meminimalkan sumber daya yang ada. Menggunakan sistem lean manufacturing memberikan kesempatan pada perusahaan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas.
4
2.3. Lean Supply Chain Design Principles
Terdapat tiga prinsip mengenai lean supply chain design principles yaitu lean layouts, lean production schedule dan lean supply chain. Salah satu pembahasan penulisan ini adalah lean layout , yang terdiri dari : 1.
Group Technology Group Technology adalah sebuah filosofi manufaktur yang mengidentifikasi komponen-komponen yang mirip dan mengelompokannya secara bersama agar mendapatkan keuntungan dari kemiripan dalam desain dan produksi. Group technology
diyakini
dapat
meningkatkan
efisiensi
produksi
dengan
cara
mengelompokkan bermacam-macam komponen dan produk berdasarkan kemiripan desain atau proses. Pada tipe produksi batch dengan multi product serta ukuran lot produksi yang kecil, secara konvensional setiap komponen dikerjakan tersendiri atau unik mulai desain hingga manufaktur. Oleh karena itu, pengelompokkan komponenkomponen yang mirip menjadi part families, baik berdasarkan desain, proses, maupun terhadap keduanya, memungkinkan peningkatan efisiensi. Group Technology pun dipandang sebagai sebuah strategi manajemen untuk membantu mengeliminasi pemborosan yang disebabkan oleh duplikasi kerja. Group technology
mempengaruhi
semua
bidang
di
perusahaan,
termasuk
teknik
(engineering ), perencanaan proses, pengendalian produksi, pengendalian kualitas, desain tool, pembelian, dan jasa
2.
Quality at the source Maksud proses pada bagian ini adalah para pekerja bertanggung jawab atas kualitas dari hasil produksi. Pekerja dituntut untuk memastikan bahwa mereka sudah melakukan hal yang benar pada step pertama dan memberhentikan proses sesegera mungkin apabila terjadi masalah.
3.
JIT Production JIT ( Just in Time) maksudnya adalah memproduksi apa yang dibutuhkan saat sedang dibutuhkan, dan hanya sekedar itu. Segala hal yang melebihi dari jumlah kebutuhan 5
minimum dilihat sebagai keborosan karena usaha dan material yang telah dikerahkan tidak dibutuhkan dan tidak bisa dimanfaatkan untuk saat ini. JIT ini sesuai untuk diaplikasikan untuk “repetitive manufacturing ”.
6
BAB III METODOLOGI PENULISAN
Metodologi dalam penulisan ini yaitu dengan tahapan mengeksplorasi langkah-langkah dalam masalah produksi di FFI. Langkah selanjutnya yaitu dengan menguraikan tujuan dari penulisan lalu tahapan pengumpulan data.
Tahapan pada pengumpulan data dilakukan dengan
cara pengamatan langsung (observasi) di lapangan. Datanya dikumpulkan dari hasil KPI (Key Performance Indicators) seperti rincian mesin produksi, data parameter mesin, dokumen catatan operasional, cek operator lembar, dan keluhan konsumen. Tahap selanjutnya adalah mengumpulkan data hasil rekaman Sistem Pelaporan Online di FFI. Tahap berikutnya adalah pengolahan dan analisis data, pengolahan data dilakukan dengan menggunakan kualitas alat bantu (Rao, 1996) seperti diagram pie dan bar. Analisis data difokuskan pada keboroson yang terjadi. Pada tahap terakhir yaitu dengan pengambilan kesimpulan dan pemberian saran atas analisa data yang telah dilakukan pada penulisan ini. Adapun penjelasan dari tahap-tahap penulisan ini sesuai dengan flowchart metodologi penelitian pada Diagram 1 dibawah ini; Perumusan Masalah
Tujuan Penulisan
Studi Literatur
Pengumpulan data Observasi lapangan, KPI
Pengolahan data
Analisa
Kesimpulan dan Saran
Diagram 1. Metodologi Penulisan
7
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Pemborosan (waste) adalah segala sesuatu yang mutlak tidak penting untuk produksi. Ada tujuh tipe pemborosan pada proses produksi, yaitu pemborosan dari overproduksi, pemborosan waktu tunggu, pemborosan trasnportasi, pemborosan persediaan, pemborosan pemrosesan, pemborosan terkait pemindahan, dan pemborosan akibat produk cacat. Implementasi lean production di dalam produksi susu kental manis ditujukan untuk menghilangkan atau mengurangi waste tersebut. Sesuai dengan ruang lingkup penulisan paper ini akan dibahas mengenai lean layout yang mencakup penerapan group technology, quality at the source, dan JIT production.
4.1. Group Technology
Hasil observasi menunjukkan bahwa PT FFI menggunakan kombinasi antara group technology manufacturing cell mixing & processing dan packing Instead
of specialized
workcenter . Group Technology
Instead of Specialized Workcenter
Gambar 3. Layout pabrik susu kental manis Raw material input masuk ke area mixing dan pasteurizing , layout mesin di area ini dikelompokkan berdasarkan urutan proses, yaitu mulai dari mixer kemudian produk dialirkan ke dalam pasteurizer, selanjutnya masuk se standarisasi. Penempatan mesin dengan prinsip group 8
technology manufacturing cell ini lebih efisien karena proses produksi di area ini sedikit melibatkan tenaga kerja. Proses produksi menggunakan automation system programmable logic controller, yaitu mesin di control dari control room dengan menggunakan computer. Dari sisi standar quality, area mixing dan pasteurizing ini termasuk ke dalam zona yang sama, yaitu area medium care sehingga mesin-mesin tidak perlu dikelompokkan secara terpisah. Sedangkan untuk area packing terdapat 3 proses utama yaitu filling , packing , dan palletizing . Filling adalah proses pengisian produk pada kemasan primer, packing adalah proses packing pada kemasan sekunder, sedangkan palletizing adalah proses penumpukkan produk pada palet. Di area packing ini menggunakan prinsip instead of specialized work center . Workcenter pertama adalah workcenter filling yang berisi mesin-mesin filling yang ditempatkan di ruangan khusus dengan standar hygiene yang tinggi, karena ada kemungkinan kontak dengan produk. Workcenter kedua adalah workcenter case packer, dimana mesin-mesin packing ditempatkan di satu tempat. Workcenter ketiga adalah workcenter palletizing dimana mesin-mesin palletizing ditempatkan dalam satu area. Penerapan group technology ini memudahkan flow proses produksi, mengurangi movement, dan mengurangi inventori. Selain itu juga dapat mengurangi jumlah pekerja karena menggunakan mesi-mesin yang sudah automation. Transfer produk dari satu workcenter ke workcenter lain juga sudah menggunakan konveyor sehingga lebih efisien.
4.2. Quality at the Source
Prinsipnya adalah melakukan dengan benar pada kali pertama dan jika ada yang tidak beres, hentikan prosesnya dengan segera. Pekerja secara pribadi bertanggung jawab atas kualitas produksinya. Karyawan mengetahui standar kualitas produk yang dihasilkan, jika ada anomali maka dilakukan pemecahan masalah. Pekerja menjadi inspektur mereka sendiri. Laporan tertulis di sistem pelaporan online, dapat dimonitoring secara langsung setiap jam-nya. Selain itu,
9
karyawan mendapatkan pelatihan secara berkala, baik mengenai standar mesin maupun standar kualitas produk.
Gambar 4. Online reporting system yang diisi oleh karyawan
Monitoring kualitas produk diukur dengan first time right, yaitu produk yang langsung bisa release pada proses pertama, artinya tidak ada upaya untuk melakukan proses ulang. Performance first time right pada semester 1 tahun 2017 menunjukkan pencapaian 98.08% di atas target sebesar 98%.
10
Grafik 1. First Time Right
4.3. JIT Production
Produk susu kental manis diproduksi sesuai dengan permintaan konsumen berdasarkan sales forecasting . Raw material dan packaging material juga didatangkan perdasarkan MRP sehingga tidak ada stock inventori berlebih di dalam pabrik. Produk dibuat dengan memperhitungkan safety stock dan production cycle. Untuk mengukur JIT ini diantaranya adalah dengan Production Plant Conformance, yaitu persentase aktual output produksi terhadap production planning . Data semester pertama tahun 2017 menunjukkan rata-rata production plant conformance sebesar 98%. Hasil ini sesuai dengan yang sudah ditargetkan.
Grafik 2. Production plant conformance 11
Untuk dapat memproduksi sesuai dengan target, performa mesin juga menjadi bagian yang sangat penting. Performa mesin dapat dilihat dari OEE (overall equipment effectiveness) dan technical stopages. Data OEE dan technical stopages menunjukkan masih membutuhkan peningkatan pada mesin-mesin karena nilai OEE belum mencapai target dan technical stopages.
Grafik 3. Overall Equipment Effectiveness
Jika dilihat dari technical stopages hasilnya cukup tinggi dan selalu di atas target. Hal ini yang berkontribusi besar terhadap nilai OEE. Target technical stopages sebesar 3.8% tidak tercapai karena pencapaian hanya 4.73%.
Grafik 4. Technical Stopages 12
Jika melihat pencapaian production plant conformance yang sesuai dengan target meskipun terjadi technical stopages yang cukup tinggi dan nilai OEE yang tidak mencapai target, maka hal ini mengindikasikan adanya kelebihan kapasitas produksi. Kelebihan kapasitas produksi ini dapat digolongkan sebagai waste, karena meskipun mesin tidak running namun masih ada biaya maintenance yang harus dikeluarkan. Untuk mengetahuinya bisa menggunakan indicator line utilization. Dari line utilization terlihat performance pada semester 1 tahun 2017 hanya mencapai 65%, kemungkinan ada mesin-mesin yang masih idle dan tidak digunakan dalam proses produksi. Hal ini harus dikaji lebih mendalam, tentunya dengan memperhitungkan sales forecast di masa yang akan datang.
Grafik 5. Line Utilization
13
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
KESIMPULAN
1.
Lean production sudah dijalankan pada proses produksi susu kental manis di PT Frisian Flag Indonesia
2.
Lean layout yang diterapkan merupakan kombinasi dari group technology manufacturing cell di area mixing/pasteurization dan instead of specialized work center di area packing
3.
Lean layout memudahkan flow produk dan mengurangi movement.
4.
Karyawan sudah mengetahui way of working terkait dengan kualitas produk yang dihasilkan.
5.
Masih ada point to improve terkait dengan performance mesin, yaitu untuk OEE yang rendah karena technical stoppages tinggi
5.2
SARAN
1.
Perkuat preventive maintenance dan ketersediaan spare part untuk mengurangi technical breakdown.
2.
Study apakah perlu untuk menurunkan kapasitas dengan menjual mesin, karena production plant conformance 98% tercapai dengan OEE 76% dan line utilization 65%.
14
DAFTAR PUSTAKA
Akhmad Jakfar 1, Wahyu Eko Setiawan2 dan Ilyas Masudin3. (2014). Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Vol. 13, No. 1, Juni 2014 ISSN: 1412-6869: Pengurangan Waste Menggunakan Pendekatan Lean Manufacturing , Surabaya: Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Chase, Richard B., F. Robert Jacobs. : Operations and Supply Chain Management, 15th edition, MCGraw-Hill International edition, 2017 Farah Widyan Hazmi, Putu Dana Karningsih dan Hari Supriyanto. (2012). Jurnal Teknik ITS Vol. 1, No. 1 (Sept. 2012) ISSN: 2301-9271: Penerapan Lean Manufacturing Untuk Mereduksi waste di PT ARISU , Surabaya: Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Gasperz, V., & Fontana, A. (2011): Lean Six Sigma for Manufacturing and Service Industries. Bogor: Vinchristo Publication, Liker, J.K., 2004. The Toyota Way : 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer , McGraw-Hill. Muhammad Shodiq Abdul Khannan, Haryono. (2015). Jurnal Rekayasa Sistem Industri Vol. 4, No. 1, 2015: Analisis Penerapan Lean Manufacturing untuk Menghilangkan Pemborosan di Lini Produksi PT Adi Satria Abadi, Yogyakarta: Fakultas Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Palito Tasuka, Yuniar, Arie Desrianty. (2014). Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Vol. 13, No. 1, Juni 2014
ISSN:
1412-6869: Pengurangan
Waste
Menggunakan
Pendekatan
Lean
Manufacturing , Surabaya: Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS)
15
