TANZANIA INSTITUTE OF ACCOUNTANCY
TITLE: ASSESSMENT OF TENDERING PROCEDURES CAMPUS: DAR ES SALAAM DEPARTMENT OF: PROCUREMENT BACHELOR DEGREE IN: PROCUREMENT AND LOGISTIC MANAGEMENT
FIELD REPORT
NAME: MRINDOKO KHAMISI, S. REG.NO: DSM/BPLM/13/11518 ACADEMIC YEAR: 2015/2016 SUPERVISOR: MR. SUBMISSION DATE: DATE: MAY
A FIELD REPORT SUBMITTED IN PARTIAL FULFILMENT FOR THE AARD OF BACHELOR DEGREE IN ACCOUNTANCY !BAC" OF TAN#ANIA INSTITUTE OF ACCOUNTANCY !TIA" DAR ES SALAAM CAMPUS. MAY 2016
1
EXECUTIVE SUMMARY T$% &%'(&) *+ -() A++%++%) ( T%%&* P&(4%&%+ * K(&(% D*+)&*4) 4(4*. T$% *% +)7 %&)% &( 09)$ :7 )( 10 S%')%-%&. T$% *)%)*( ( )$% +)7 + )( %;*% )$% %%4)*<%%++ ( T%%&* * K(&(% D*+)&*4) C(4*. T$+ )$% +)7 +( )&*% )( *+*$) )$% '(*4*%+ '&(4%&% %'(7% * %* *)$ T%%&* T%%&* P&(4%&%+ *7 4(% *)$ )$% **+ )$) %'*4)% )$) )$% )%%&* +)&)%*%+ %'(7% * T %+'%4*7 * K(&(% D*+)&*4) 4(4*. T$% '&'(+% ( )$% &%'(&) + )( 4('&% )$% )$%(&7 %& * )$% *+)*))% *)$ )$% 4) (% * )$% *% &%, +*4% (+) 4 -% )$) ) )$% I+)*))% )$%(&%)*47 ) )$% % ( )$% 7 )$%&% + $*$ %% ( )$*+ '&(& '&(& )( -% %&)% +( + )( 4**))% 4**))% +)%) +)%) %&+)* %&+)* '( )$% (&*=)*( %%) +)7%+ -%$<*(& &( )$% )$%(&%)*4 %&+)* )$) +)%)+ '(++%++% -%(&% )$% +)&) ( )$% '&4)*4 T&**. T$% '&(4%&% +% )( %) *(&)*( + )$&($ (-+%&<)*( $*4$ + +% )( + >%+)*(+ )( )$% 4((&*)(& +( + )( %) &%%<) *(&)*(. H(%<%&, **+ +$(% T%%&* 4()&( ) !KDC" *<(<* ( +)(&%+ '&(4%&%+, I++* P&(4% P&(4%&% &%+, +, R%4%*<* R%4%*<* P&(4% P&(4%&%+ &%+,, P&(4& P&(4&%% %%) ) C74%, C74%, T%% T%%&& D(4% D(4%)+, )+, C()& C()&4)+ 4)+ (4%))*( (4%))*( +4$ + 4('7 ( '&4$+% '&4$+% (&%&, +''*%& +''*%& <*4% ()%, +''*%& '4* '4* ()% &%4%*') <(4$%&, *) $+ +$(% )$) $( %*4*%) &%4%*<* '&(4%&% *+ (% ) !KDC" )$% *'(&)4% ( (4%)+ + '&) ( +)(&%+ '&(4%&%+. I)?+ 4(4% )$) T%%&* P&(4%++ ) !KDC" *+ () % )$* *) $+ -%% )$%&% (& ( )*% +*4% )$% %%&%) ( 44()* %& %<% )$% (<%&%) ( T=* + () () ( )$%+% &% -%4+% )$% E%4)*<%%++ ( +)(&%+ '&(4%&%+ &% 4()*% * )$% '-*4 *4% 4) 1962 %& (<%&%) +)(&%.
EXECUTIVE SUMMARY T$% &%'(&) *+ -() A++%++%) ( T%%&* P&(4%&%+ * K(&(% D*+)&*4) 4(4*. T$% *% +)7 %&)% &( 09)$ :7 )( 10 S%')%-%&. T$% *)%)*( ( )$% +)7 + )( %;*% )$% %%4)*<%%++ ( T%%&* * K(&(% D*+)&*4) C(4*. T$+ )$% +)7 +( )&*% )( *+*$) )$% '(*4*%+ '&(4%&% %'(7% * %* *)$ T%%&* T%%&* P&(4%&%+ *7 4(% *)$ )$% **+ )$) %'*4)% )$) )$% )%%&* +)&)%*%+ %'(7% * T %+'%4*7 * K(&(% D*+)&*4) 4(4*. T$% '&'(+% ( )$% &%'(&) + )( 4('&% )$% )$%(&7 %& * )$% *+)*))% *)$ )$% 4) (% * )$% *% &%, +*4% (+) 4 -% )$) ) )$% I+)*))% )$%(&%)*47 ) )$% % ( )$% 7 )$%&% + $*$ %% ( )$*+ '&(& '&(& )( -% %&)% +( + )( 4**))% 4**))% +)%) +)%) %&+)* %&+)* '( )$% (&*=)*( %%) +)7%+ -%$<*(& &( )$% )$%(&%)*4 %&+)* )$) +)%)+ '(++%++% -%(&% )$% +)&) ( )$% '&4)*4 T&**. T$% '&(4%&% +% )( %) *(&)*( + )$&($ (-+%&<)*( $*4$ + +% )( + >%+)*(+ )( )$% 4((&*)(& +( + )( %) &%%<) *(&)*(. H(%<%&, **+ +$(% T%%&* 4()&( ) !KDC" *<(<* ( +)(&%+ '&(4%&%+, I++* P&(4% P&(4%&% &%+, +, R%4%*<* R%4%*<* P&(4% P&(4%&%+ &%+,, P&(4& P&(4&%% %%) ) C74%, C74%, T%% T%%&& D(4% D(4%)+, )+, C()& C()&4)+ 4)+ (4%))*( (4%))*( +4$ + 4('7 ( '&4$+% '&4$+% (&%&, +''*%& +''*%& <*4% ()%, +''*%& '4* '4* ()% &%4%*') <(4$%&, *) $+ +$(% )$) $( %*4*%) &%4%*<* '&(4%&% *+ (% ) !KDC" )$% *'(&)4% ( (4%)+ + '&) ( +)(&%+ '&(4%&%+. I)?+ 4(4% )$) T%%&* P&(4%++ ) !KDC" *+ () % )$* *) $+ -%% )$%&% (& ( )*% +*4% )$% %%&%) ( 44()* %& %<% )$% (<%&%) ( T=* + () () ( )$%+% &% -%4+% )$% E%4)*<%%++ ( +)(&%+ '&(4%&%+ &% 4()*% * )$% '-*4 *4% 4) 1962 %& (<%&%) +)(&%.
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
LIST OF ACRYNOM
BPLM@ BACHELOR DEGREE IN PROCUREMENT AND LOGISTIC MANAGEMENT GRN@
GODS RECEIED NOTE
KDC @
KOROGE DISTRICT COUNCIL
LPO @
LOCAL PURCHASING ORDER
MD
MUNICIPAL DIRECTOR.
@
PMU @ PROCUREMENT MANAGEMENT UNITY PPA @
PUBLIC PROCUREMENT ACT
PPRA@ PUBLIC PROCUREMENT REGULATORY AUTHORITY TIA@
TAN#ANIA INSTITUTE OF ACCOUNTANCY
Contents EECUTIE SUMMARY..............................................................................................................* AKNOLEDGEMENT.................................................................................................................** LIST OF ACRYNOM.....................................................................................................................*** CHAPTER ONE..............................................................................................................................1 1.0
INTRODUCTION................................................................................................................1
Wards..........................................................................................................................................5
O<%&<*%......................................................................................................................................6 H%)$ 4&%...................................................................................................................................6 T&+'(&)......................................................................................................................................6 1.2
BASIC FUNCTION OF KOROGE DISTRICT COUNCIL............................................
1.3
STATEMENTS OF PROBLEMS.........................................................................................8
1.
SIGNIFICANCE OF THE STUDY.....................................................................................8
CHAPTER TO.............................................................................................................................9 2
ORKDONE AND LESSON LEARNT................................................................................9
CHAPTER THREE.......................................................................................................................22 3.1 ANALYSIS..............................................................................................................................22 3.2
GAPS BETEEN THEORY AND PRACTICES.............................................................22 3.2.1
TRAINING ASSESSMENT....................................................................................22
3.2.2
SKILLS LEARNT AND ENHANCED...................................................................23
.
PROBLEMS FACED ................................................................................................23
.!
RECOMMENDATIONS TO SOLVE THE ABOVE PROBLEMS ......................2
."
PRACTICAL TRAINING EXPECTATIONS. .......................................................2
CHAPTER FOUR.........................................................................................................................25 !.#
.1
CONCLUSSION AND RECOMMENDATION .....................................................25
CONCLUSION...................................................................................................................25 !.$
RECOMMENDATION .............................................................................................26
".#
BIBLIOGRAPHY .....................................................................................................2
CHAPTER ONE %.#
INTRODUCTION
K&r&'() *+ (% ( )$% %*$) *+)&*4)+ ( T R%*( * T=*. I) *+ -(&%&% )( )$% (&)$ -7
)$% L+$()( D*+)&*4), )( )$% %+) -7 )$% M$%= D*+)&*4), )( )$% S()$ -7 )$% H%* D*+)&*4) )( )$% %+) -7 )$% K**&( R%*(. T$% K(&(% *+)&*4) C(4* + %+)-*+$% * 198 * )%&+ ( )$% '&(<*+*(+ ( +%4)*( 8 9 ( )$% L(4 G(<%&%) !D*+)&*4) A)$(&*)*%+" A4) 1982. B%+*%+ )$% A4), )$% 4(4* ('%&)%+ *)$* )$% &%(& ( )$% ((* *+)&%)+. L(4 A)$(&*)7 F*4* M%(& 199. P-*4 P&(4&%%) A4) ( 21 ( 200. L(4 G(<%&%) F*4%+ A4) ( 9 ( 1982. .%.%
O*)ra+,&-a O/0)1+,2)s
A44(&* )( )$% G(<%&%) !D*+)&*4) A)$(&*)*%+" A4) )$% K(&(% *+)&*4) C(4* $+ )$% ((* (-%4)*<%+ 3a4 T( *)* 4**))% *)%4% ( '%4%, (&%& ((
G(<%&4% *)$* *)+ &% ( &*+*4)*(. 3/4 T( '&(()% )$% +(4* %&% %4((*4 %-%* ( '%&+(+ *)$* *)+ &%
( &*+*4)*(. 314 S-%4) )( )$% )*( '(*47 '+ (& R& U&- D%<%('%), )( &)$%&
)$% +(4* %4((*4 %<%('%) ( *)+ &% ( &*+*4)*(. 3d4 C(%4)*( ( P-*4 + )$&($ );%+, *4%+%+, %%+ 4$&%+. 3)4 T( 4(<*4% )$% '-*4 )$) )$% +% ( + $+ 4$*%<% )$% ;* -%%*)+
)$&($ +( *4* %%).
%.%.
F,-a-1,-'
T$% C(4* $+ )( +(&4%+ ( +, ( +(&4%+ %;)%& +(&4%. T$% I)%& +(&4% *4% 4(%4)*( ( P-*4 + )$&($, );%+, %%+, L*4%+% 4$&%+. O )$% ()$%& $ %;)%& +(&4% *4% +-+*%+ &( 4%)& (<%&%), &)+ (+ &( ((& 4(*)7. T() I4(% &* )$% 7%& + S$+. 5,12,998,63 % ' ( S$+.131,55,89 &( ( +(&4%+ S$+.5,281,3,869 &( (<%&%) &)+. O*4% ( )$% C()&(%& A*)(& G%%& AR/LG/112/2005 5
Ma-a')5)-+
T$% K(&(% D*+)&*4) C(4* ('%&)%+ %& *&%4)*<%+ ( )$% C(4*, $*4$ *+ +'&%% -(7 (& %*+)*<% &%+'(+*-**)*%+. U%& )$% F C(4* )$%&% &% )$&%% C(*))%%+ $*4$ &% *&%4)7 +%&-% )( *). T$% C$*% E;%4)*<% (& )$% D*+)&*4) C(4* *+ )$% D*+)&*4) E;%4)*<% D*&%4)(& !DED" $( *+ &%+'(+*-% (& )$% 7)(7 4)*<*)*%+. T$% +)&4)&% $+ '(+*)*(+ ( I)%& A*)(& L% O*4%& *)$ &%+'(+*-**)*%+ ( <*+* )$% D*&%4)(& ( ))%&+ * %& )$%*& &*+*4)*(. I *)*(, )$% +)&4)&% '&(<*%+ (& 4)*( %'&)%)+ %7 A**+)&)*(, F*4% H%)$, E4)*(, (&+, T( P* E<*&(%) A&*4)&%, L*<%+)(4 C(('%&)*<%+ + % + S(4* %&% C(*)7 D%<%('%). T$% '*4)(&* %%) +)&4)&% ( )$% D*+)&*4) C(4* *+ +$( + ''% *; )( )$*+ &%'(&).
I-+)r-a C&-+r& S6s+)5
A S7+)% ( *)%& 4()&( )$) +$( -% (')% -7 4(4*+ *+ *<% %& (&%& 9 )$&($ 11 ( )$% L(4 A)$(&*)7 F*4* M%(& 199. T$% O&%& &%>*&%+ )$% *4% 4(*))%% )( (') &*))% '&(4%&%+ (& '&('%& 4()&( ( *4%+. I *)*(, )$% D*&%4)(& )$% T&%+&%& +$( %+&% )$%&% *+ ++*%) ( +'%4**4 &%+'(+*-**)*%+ )( **<* (*4%&+, (&*=)*( 4$&) ( )$% F*4% D%'&)%) *<*+*( ( &%+'(+*-**)*%+ '%&*(*4 &())*( ( )*%+. A44()-**)7 ( &%+ ( ('%&)*(+ -7 )$% D*&%4)(& (& $*+ %+*)% &%'&%+%))*<% )( 4$%4 %%4)*<%%++ ( )$% 4()&( +7+)% *+ )(&7. T$% C(4* *+ +( &%>*&% )( %'(7 *)+ ( I)%& A*)(& $( &%'(&)+ *&%4)7 )( )$% D*&%4)(&. S**&7, )$% P-*4 P&(4&%%) A4) N(.21 ( 200 S%4)*( 28 !1" &%>*&%+ )$% C(4* )( %+)-*+$ T%%& B(& S%4).3 !1" '&(<*%+ (& %+)-*+$%) ( P&(4&%%) M%%) U*). T$% I)%& C()&( +%) ' ( K(&(% D*+)&*4) C(4* 4('*%+ *)$ )$*+ (&%& P&(4&%%) A4) -) *) *+ 4* A*) C(*))%% $*4$ *+ '&) ( T&+'&%4% (( (<%&4%, %<%&)$%%++ %%++%+ &*+* &( &%<*% ( *)%& 4()&( +7+)% &% *4% %& '&) 3 ( )$*+ &%'(&).
F,-a-1,a P)r7&r5a-1) Iss8)s
R)2)-8)
T$% D*+)&*4) C(4* 4(%4)% () ( S$+. 131,55,89 &( ( +(&4%+ *+) )$% *)%& &%<%% -%) ( S$+. 205,9,806 &%%4)* 4(%4)*( +$(&) ( S$+. 3,89,912 (& 36J. T$% &% O*4% ( )$% C()&(%& A*)(& G%%& AR/LG/112/2005 6
*%&%4% -%)%% )$% 4) &%<%% 4(%4)*( %+)*)%+ + () %;'*% -) ( ''%& )( -% &%+) ( &%*+)*4 &%<%% -%). I *)*(, )$% C(4* &%4%*<% &)+ ()* )( S$+. 5,281,3,869 * )() &%<%% ( S$+. 5,12,998,63 &* )$% 7%&. E9*)-d,+8r) T$% C(4* +'%) S$+. 3,896,605,21 &* )$% 7%& *+) )() *4(% ( S$+. 5,12,998,63
(& 2J ( )() &%<%%, %<* +'%) () ( S$+. 1,516,393,02.
A 4('&*+( ( )$% *)%& &%<%% ( S$+. 131,55,89 *+) %;'%*)&% ( S$+. 3,50,2,93 !%) ( %'&%4*)*(" *+ (7 3.5J *'7* )$) )$% D*+)&*4) C(4* 4() ++)* %*)$%& *)+ &%4&&%) (& %<%('%) %;'%*)&% *)$() %'%* ( &)+ Wards
T$% K(&(% D*+)&*4) *+ **+)&)*<%7 *<*% *)( )( C(4*+, K(&(% D*+)&*4) C(4* T( C(4*,*)$ 20 &+. T$% ((* *+) +$( &+ )$) &% * K(&(% D*+)&*4) C(4*, )$) * I B( I)*4 &% * T( C(4*. •
B
•
C$%%%*
•
D**&
•
K*=&
•
K%&%%
•
K(&(%
•
K
•
K(
•
L)**
•
M(
•
M7*
•
M+$%
•
M=*%
•
M(
•
M(=*
•
M(-(
•
M+-*=*
•
M7=*
•
•
N(-%=* *&*.
K&r&'() *+ )( * T=*, *)$ '(')*( ( ,000 * 2002. I) *+ )$% * 4%)&% ( K(&(% D*+)&*4), $*4$ *+ *)$* )$% T R%*(. O2)r2,)( T$% )( *+ )$% +%) ( )$% A*4 D*(4%+% ( T $+ 4)$%& 4$&4$ %*4)% )( S). M*4$% A A%+. I) +( $+ )%4$%& T&** 4(%% -%& ( +%4(&7 +4$((+.
T$% *+)&*4) *+ &*% -7 )&*-)&*%+ ( )$% '* &*<%&. H)a+ 1ar) T$% M *+)&*4) $(+'*) *+ )$% $(% ( )$% NIMR K(&(% R%+%&4$ L-(&)(&7. T$% -** + %+*% -7 )$% D*+$ &4$*)%4) :(- K+% !+%% +( '*4)&% -%(". G&%) %(&) + )% )( ') )$% -** )( (4 %<*&(%) 4*)%. T$% -** + (*4*7 ('%% ( 19 S%')%-%& 2008 $+ +*4% -%% +% )( +''(&) &* <44*% )&*+. Tra-s*&r+ K(&(% *+ &( &* 4)*(, $%&% )$% &()%+ &( T * )$(+% &( D&@%+@S )( )$% (&)$%& 4*)*%+ ( A&+$ M(+$*. %:%:! DEMOGRAPHIC
K(&(% D*+)&*4) 4(4* 44(&* )( )$% 4%++ ( 2012 )$%&% &% )() '(')*( ( 310,36, T$%&% &% &'*7 4$% ( '(')*( &( ,000 * 2002.
1.2 BASIC FUNCTION OF KOROGWE DISTRICT COUNCIL KDC
+
'%&*++*<%
(%
(
)
%$(4
G(<%&%)
)$(&*)*%+
'%&(&
-()$
)(&7
4)*(. B) %%&7 )$% 4(4* '%&(&+ )$% ((* 4)*(
T( 4&&7 () '&)*4*')(&7 '* $%&% -7 +)%$(%&+ )$% R%+*%)+ ( )$% C*)7
4(4* &% *<(<% * '&%'&)*( ( %<%('%)+.
T( %+&% )$) )$% *+)&*4) 4(4* %*<%&+ %*4*%)
*'&(<%
S%&<*4%+. T( %+&% (( (<%&4% *)$* )$% 4&&%) %*+)*<% + * (&%& )( E+&% T&+'&%47 *&%++ ( +)%$(%&+ * 4&&7* ()
)
%$A*&+ ( )$% 4(4*. C(%4)*( (
&%<%% *)$* )$% 4*)7 * (&%& )( %+&% )$) )$% 4(4*
H+ +*4*%) .
T( %+&% )$) )$% *+)&*4) %*<%&+ %*4*%) *'&(<% +%&<*4%+ )( )$% &%+*%)+ *% %4)*(, )%& +''7, &(+ 4(+)&4)*(, %%& *)%4% ( )$% C(4* +( (&)$. T( 4&%)% 4(4*<% %<*&(%) )( %-%
)$% &%+*%)+ ( )$% 4(4* )( &%4%
)$%*& '(<%&)7. T( % + )$) )$) * %+&% )$% %<%('%)+ '+ +%&<*4%+ '+ &% *'%%)%
%. STATEMENTS OF PROBLEMS F,-a-1,a d,77,18+; I+ ( )$% **4) 4% -7 (+) ( )$% +)%) &* '&4)*4
T&** % )( )$% 4) )$) (+) ( )$% +)%) $<% ( +'(+(&+$*', I + '7 -+ &%, -&%+), 4$ +))*(&7 (& '&%'&* &%'(&) $*% I $<% ( &%*-% *4* +(&4%. S8*)r2,s,&-; I) + <%&7 **4) )( (-)* %($ +'%&<*+*( &( )$% '%&+( I +
*+)&4)% )( &%'(&) )( + $% + )(( -+7 *)$ $*+ ()$%& )*%+ )$%&% %&% (7 )$&%% +''*%+ +) $*4$ % +'%&<*+*( -% <%&7 **4). •
T$% +)%) *+ +7 *+()% &( -%* %%)% ( +(% )*%+ )$($ $%/+$% *$) '%&(& *).
•
T$% +)%) *+ +( **)% &( 44%++*-**)7 ( +(% *(&)*( * +(% %'&)%)+ % )( )$% 4(*%)* ()$%& 4*<* +%&<) 4(% ( %)$*4+. T$) ( (% *+ (% )( 44%++ 7 *(&)*( &( )$% (&*=)*( ( 7 '&(4&%%) '&(4%&%
%.! SIGNIFICANCE OF THE STUDY T$% ** ( )$*+ +)7 *+ <%&7 +% * <&*(+ 7+ )( )$% KDC (4)% * D& %+ S R%*( )$% ((* &% +(% ( +***44% $*4$ I %;'%&*%4% &* 7 +)7 •
T$% +)7 * %-% )$% KDC )( ***=% )$% %%++ &%<%% %'$+*=% *'&(<%%) ( *)%& 4()&( +7+)%.
•
T$% ** &( )$*+ +)7 * -% +% )( *)%& 4()&( +7+)% )( ('%&)% %%4)*<%7.
•
T( )$% 4(4%& +)%) * $%' )( *% (%% '&(4&%%) '&(4%&% )%%&* %-% +)%) )( ))* & ( B4$%(& %&%% * '&(4&%%) (*+)*4+ %%).
•
R%4(%)*( ( )$*+ +)7 * %-% )$% KDC )( '&4)*4%
CHAPTER TWO
$
WORKDONE AND LESSON LEARNT
T$% ((* + )$% )*%+ )$) I + ++*% - 7 7 +'%&<*+(& &* T&** @ $.%.% RECEIVING
R%4%*<* ( ((+ &( )$% +''*%&+ + ( )$% *&7 &()*% (& )$) I + ++*% -7 7 +'%&<*+(&, )$% 4)*<*)*%+ *<(<% *+'%4)* )$% )%&*+/((+ )( %+&% )$) *) 4((& *)$ )$% &%>*&% >)*)7 >*)7. T$*+ *+ (% -7 4('&* )$% 4()&4) (4%) *+)
)$% )%&*+ %*<%&%, )%& %+&* )$) )$% )%&*+ *+ ( )$% &%>*&% >*)7 >)*)7, %*<%&7 ()% *+ +*% + )$% %<*%4% ( 44%')* * )$% *4(* ((+, &%4(&* )$% * )$% ((+ &%4%*<% ()% ')* *)+ -4% * )$% %%&.
$.%.$ ISSUING
I++* ( *)%+ &( +)(&% )( +%&+ *+ )$% +%4( )*%+ )$) I + ++*% -7 7 +'%&<*+(&, )$% 4)*<*)*%+ +( *<(<% *+'%4)* )$% +)(&% &%>*+*)*( '%&*) )( %+&% )$) &%>*&%%) + &*+% -7 )$% ''&('&*)% (*4%&, )$*+ *<(<% 4$%4* * )$% '%&*) *+ ''&('&*)% +*%, )$% )%& %%& *+ 4$%4% )( +%% * )$% *)%+ &%>*&% *+ *)$* )$% +)(&% *<* )$% *)% )( +%& )%& +** )$% *++% <(4$%& -7 )$% +%& &%>%+)* )$% )%&*+ * )$% +)(&%.
$.%. PREPARING CONKDCCT DOCUMENT
I) + +( 7 )7, '&*(& +''7 )$% )%&*+ (& +%&<*4% )( )$% (&*=)*( )$%&% +) -% 4()&4) -%)%% )$% K(&(% D*+)&*4) C(4* )$) +''*%& (& +%&<*4% '&(<*%&. T$%&%(&%, )%& 4('%)* )$% +%%4)*( '&(4%++ I + ++*% )( '&%'&% 4()&4) (4%) !LPO" )%& (-)* )$% &%>*&% )$(&*=)*( 4('7 ( LPO %&% *<% )( +''*%& +( )$) $%/+$% 4 +''7 )$% &%>*&% *)%.
$.%.! ATTENDING TO TENDER BOARD MEETINGS
A))%* )( )%%& -(& %%)*+ + +)%) (& %&* '&'(+% -) () (& * %4*+*(, K(&(% D*+)&*4) C(4* )%%& -(& +7 %%) )( *+4++ <&*(+ % + '&%'&% -7 )$% +%4&%)&7 ( )$% )%%& -(&.
$.%." UPDATING LEDGERS
A)%& %<%&7 &%4%*') (& *++% *+ % +)(&% %%& *+ +7 ')* )( (-)* )$% 4) -4% ( *)%+ * )$% +)(&%. $.%.< INTERDEPARTMENTAL RELATIONSHIP
D&* )$% T&** I $<% %& )$) PMU *)%&&%)% *)$ %'&)%)+ *)$* )$% C(4*. T$% &%)*( *)$ %4$ %'&)%) *+ %;'*% -%( + ((+
Pr&18r)5)-+ (,+ )-',-))r,-' d)*ar+5)-+
PMU &%4%*<%+ +'%4**4)*(+ ( <&*(+ *+ &( %*%%&* %'&)%) *% + $%<7 ')+ %>*'%)+ +'%4**4)*(+, &*+ B* ( )*)*%+ !BO". T$% '&(4&%%) +%4)*( '&%'&%+ )%%& (4%)+ %+ )$% )%%&* '&(4%++ +( + )( (-)* 4(+)) 4()&4)(&+ (& )$% %;%4)*( ( <&*(+ '&(%4)+ %&)% -7 )$% C(4*. Pr&18r)5)-+ (,+ H)a+ d)*ar+5)-+
P&(4&%%) +%4)*( &%4%*<%+ <&*(+ +'%4**4)*(+ &( $%)$ %'&)%) *% +'%4**4)*( ( L-(&)(&7 %>*'%)?+, $(+'*) %>*'%)?+, %*4*% %*4 +''*%+. P&(4&%%) +%4)*( &&%+ '&(4&%%) ( )$) &%>*&%%) +( + )( %+&% )$), '%('% *)$* C(4* $<% 44%++ )( >*)7 $%)$ +%&<*4%+. Pr&18r)5)-+ (,+ I-7&r5a+,&- T)1-&&'6 S)1+,&- 3IT4
T$% I(&)*( T%4$((7 +'%4**+) $%' )( &+ +'%4**4)*(+ ( 4(')%&+ *)+ 44%++(&*%+, +( )$%7 *+'%4) )$% *4(* I(&)*( )%4$((7 &%)% *)%+ *% 4(')%&+, '&*)%&+, '$()(4('7 +4%&+. Pr&18r)5)-+ (,+ F,-a-1) d)*ar+5)-+
I *4% %'&)%) *+ $%&% )$% '7%) *+ % (& ((+, (&+ +%&<*4%+, )$%&%(&% )$% *4% %'&)%) '7 (& '&(4&%%) % $%'+ )$% P&(4&%%) %%) *) )( $<% (( &%)*(+$*' *)$ )$% +''*%&?+/ +%&<*4% '&(<*%&+. A+( *4% %'&)%) 4%&)*7 )$% <*-**)7 ( + -%(&% '&(4&%%) *+ % +( )$) )$% '&(4&%%) +%4)*( 4 $<% ++&4% )$) )$%&% *+ <*-% )( '7 (& %;'%4)% '&(4&%%). T$% '&(4&%%) +%4)*( '&(4&%+ +))*(&7, &*)&% 7 ()$%& ((+ +%&<*4%+ (& )$% ('%&)*( ( )$% *4% %'&)%). Pr&18r)5)-+ (,+ +) s&,1,+&r &77,1)
U+7 )$% '&(4&%%) 4()&4)+ / L(4 '&4$+* (&%& !LPO" &% '&%'&% -7 '&(4&%%) %%) *) )% )( C(4* S(*4*)(&?+ (*4% (& '&(( &%* + $%/+$% *+ % +'%4**+) +( )$) $%/+$% 4 % 4(&&%4)*(+, *'&(<%%) ( )$% 4()&4) (4%) -%(&% )$% 4()&4) +*+.
$.%.= PARTICIPATION IN ANNUAL PROCUREMENT;
D&* '&4)*4 T&** )$), P&(4&%%) '* *+ *'(&)) %%%) ( '-*4 '&(4&%%) * (+) '&(4&%%) +7+)%+ &( )$% (&, )$) )(&7 &%>*&%%) (& )$% '-*4 %)*)*%+ )( '&%'&% '&(4&%%) ', )$% *&+) )+ + )( *%)*7 *)%+/((+ ()$%& ++%)+ )$) +) -% *4% + % * )$% ' )$(+% %;*+)* -) $%&% () -($) *+ )$% '&%<*(+ *4* 7%&.
A+( )%& )$% '&(4%++ ( *%)**4)*( *+ (, )$% %;) )+ + )( +%+) )$% %)$( ( '&(4&%%) )( -% +% 44(&* )( *%&%) 4&*)%&*?+ +4$ + &%47, <% <*-**)7 ( +''*%+, )*% &)*( ()$%& 4)(&+.
T$% '&(4&%%) %%) $%% )$% -7 +* *%&%) *% *%+ '-*4 '&(4&%%) '+) (4%) (& &%%&%4%. A)%& %<%&7)$* *+ (% )$(&*=)*( &( )(' %%) + &%>*&%, )%& )$% )$(&*=% (4%) + +%) )( PPRA (& ''&(< <%&)*+%%).
PROCUREMENT PLAN FOR INTERNAL USE5
B)&( ,s a sa5*) dra7+ &7 a *r&18r)5)-+ *a-
DESCRIP TION
TEND
LO
ER
T
NO.
N
Quot
O.
BASIC DATA
INVITATION
BID
PLAN
FOR
EVALUATI
VS
BIDDING
ON
ACTUAL
APPROVA
ation
L
no
BY
TENDER BOARD AND AWARD OF CONKDC ESTAT P!o"u!e Bi%
Bi%
CT SUBISSI
ED
#ent
In&ita
C'osi
ON
AOUN
et$o%
tion
n()
BID
Date
o*en
EVALUATI
BOARD
in(
ON
AND
%ate
REPORT
AWARD
T
APPROV
OD AL
BY
TENDER
CONKD CCT
$.$L&1a *8r1as) &rd)r 3LPO4 *r&1)ss,-'
T$% (4 P&4$+% O&%& !LPO" *+ )$% P&%'&% -7 )$% P&(4&%%) %'&)%) (& '&(4&%%) M%%) U*) !PMU". I) *+ +( ( + P&4$+% O&%&.
T$*+ (4%) *+ '&%'&% +(( )%& &%4%*<* )$% *%) +$%%) &( +)(4 D%'&)%), $%&%. $%&%-7 )$% ) &( )$% *%)*)7 &% +% + )$% '&*&7 ) * )$% '&4$+%+? O&%&.
T$% '&4$+% O&%&, +) +))% )$% %%& I)% N-%&. D%+4&*')*( ( $) )$% +''*%& *+ &%>*&% )( +''7, %+&% ( U*), )*)7 )( -% +''*%, *) '&*4% )$% %;)%% '&*4% $*4$ )$% +''*%+ * &%4%*<% +(( )%& )$% % *<%&7 *+ %.
A+( )$% '&4$+% (&%& +) +'%4*7 )( $( *) *+ &%++% !<%(&" )$% )%& 4(*)*( $*4$ +) -% *% -7 )$% <%(&. T$% '&4$+% (&%& '&%'&% * *<% 4('*%+, $%&%-7 )( 4('*%+ &%* *)$* PMU, (% 4('7 *+ &%)&% * )$% +)(4 4()&( %'&)%) )(%)$%& *)$ 4('7 ( *%), ()$%& 4('7 *+ )( +''*%& )( (& %*<%&7 '&'(+% )$% * 4('7 &%* *)$* 4+$ (*4% !A44() D%'&)%)" (& '7%) $% )*% (& '7%) *+ %.
NOTE; A *8r1as) &rd)r 1a- 1&-+a,- +) 7&&(,-' 'a*)s as /)&(> /8+ 5a6 d,77)r 7r&5 &-) &r'a-,?a+,&- +& a-&+)r> a-d as& 58s+ a2) s&5) 1&-d,+,&-> as *)r /)&( sa5*) *)as) S8**6 G&&ds@S)r2,1)s D)+a,s /)&(:
Vender
item De!ri"ti
number
#n
Unit
%t$
Unit
E&tended
$
Ordere
"ri!e
'ri!e
d
T(
$. Iss8,-' a-d r)1),2,-' +)-d)r d&185)-+;
T$+ )%%& (4%) %+ )$% (4%) '&%'&% -7 '&(4&* %)*)7. T$%+% (4%) 4()* )$% %+4&*')*( ( *)%/((+ )( -% -&($) -7 )$% >**% +''*%& &* )$% )%%& '&(4%++.
D&* 7 '&4)*4 T&** I +% )( '&)*4*')% * )$% '&(4%++ ( +%* )$%+% (4%) )( +''*%+/-*%&+, )$%+% )%%& (4%)+ 7+ *%& * '&*4% %'%* ( )$% 4()%)+ 4()*%. P&(4&%%) %'&)%) ()$%& )%4$*4* &% )( '&%'&% +%+) )$% '&*4%.
D&* )$% '&(4%++ ( *++*/+%* )$%+% (4%) )$% +''*%& *+ &%>*&% )( 4(% *)$ 4(<%& %))%& )$) *)&(4% $*+ 4('7 $*+% )$ $%/+$% * -% &%*+)%&% *+ )$% *++* &%*+)&7. P7%) 4 -% (% )$($ )$% - (& 44() %'&)%) 4 -% +% )( &%4%*<% )$% 4+$ *<* )$% &%4%*') + %<*%4% ( '7%).
I &%4%*<* )$% )%%& (4%), I + &%>*&% )( % +&% )$) )%%& -%(&% &%4%*<% +) -% +%% * )$% %<%('%+ +) -% &%++% '&('%&7 ( )(' ( *).
T$%&% )%& )$% &%4%*<* &%*+)%& * -% *% -7 )$% '%&+( %*<%&* )$% -** (4%) +( )$% )% ( &%4%*<* )%%& (4%) +) -% )$% +% )( +''*%&+, -%4+% )$% &%4%*<*
)% *+ +( )$% ('%* 7 ( )%%& +( + )( * )$% *%& ( )$% )%%&, A7 )%%& $*4$ *+ ( )( $<% 7 *+)% %*)$%& *+ () +%% (& () % &%++% ) -% 44%')% &* &%4%*<* 7 )%%& )$) * 4(% )%& )$% )*% )% +)*')% &* &%4%*<* 7 )%%& )$) * 4(% )%& )$% )*% )% +)*')% ( )$% <%&)*+%%) * -% &%%4)% ( )$% +'().
$.! T)-d)r &*)-,-' a-d 1&&s,-' +) s8**,)s
T$% '&(4%++ ( &%4%*<* ( )%%& D(4%) ) K(&(% D*+)&*4) C(4* *+ 7+ ((% -7 )$% '&(4%++ ( )%%& ('%* )$%+% )( '&(4%++%+ +) -% +%'&)% -7 () (&% (% $(&. A )%%& +-*))% -%(&% )$% %*% +$ -% ('%% * '-*4, * )$% '&(4%++ ( )$% )%%& (& )$%*& +-*))% -%(&% )$% %*% +$ -% ('%% * '-*4, * )$% '&%+%4% ( )$% )%%& (& )$%*& &%'&%+%))*<%+ ()$%& '&)*%+ *)$ %*)*)% *)%&%+) * )$% )%%& '&%4%*.
A+( I ()% )$), )$% +%4&%)&7 ( )%%& -(& $( *+ +( )$% $% ( PMU +$ &%4(& )$% % ( )$%+% '&%+%) ) )$% )%%& -(& ('%* ()$%& (&*=)*( %-%& $( &% *)$* )$% ('%* &((. A )%%& + -%&% 4(+%4)*<%7.
D&* )$% ('%* )$% ((* %&% &% () (7
@ T$% &%%&%&?+ %+
@ T$% )%%& '&*4* )$% )() () ( %4$ ()$%&
@ D*+4() * 7
@ T$% '&%+%4% ( &%>*+*)% )%%& +%4&*)7
T$% %4$ )%%& + +''(+% )( -% +*% +*% -7 )$% 4$*&'%&+(/44()* (*4%& * '&%+%) $% ( PMU (% &%'&%+%))*<% + '&(( )$) )$% '&(4%++ $+ -%% ((%.
O4% )$% '&(4%++ ( ('%* *+ (%, * (&%& )( * )$% -*%& )( -% *<% 4()4) )$% '&(4%++ ( E<)*( ( T%%& +) -% (% %&% -7 )$% 44()* (*4%& (& 4$*% %;%4)*<% (*4%& ( &%4(%)*( &( PMU +$ %+)-*+$ )%%& %<)*( 4(*))%%. A+ I + )( +*4% I + () * )$% %<)*( )%, )$) )$% %<)*( 4(*))%% '( 4('%)*( ( *)+ )+, * '&%'&% %)*% &%'(&) ( %<)*( ( )%%&, * )$% &%'(&) )$% 4(*))%% * *<% +'%4**4 &%+(+ $*4$ )$% %)%&*)*( ( )$% (%+) %<)*( )%%& *+ -+%.
A 7 %*)$%& ''&(<% )$(&*=% )$% & ( 4()4) (& &%+% )$% &. A )$% *%& * -% ()**% ( )$% & ()$%& )%%& * -% ()**% ( *&%.
$." R)1),2,-' +& ,-s*)1+,&- &7 1&-s,'-5)-+
R %4%*<* *+ )$% '&(4%++ ( 44%')* ((+ &( *%&%) +''*%&+ + '%& LPO +'%4**4)*(+
D&* 7 T&** I +% )( &%4%*<% *%&%) ((+, -) I + *<% '&(4%&%+ )$) +) -% (-+%&<% &* )$% '&(4%++.
I (as r)8,r)d +& 7&&( +) /)&( *r&1)d8r)s
T( %+&% ((+ &%4%*<% &% +)(&% + '%& 4)&* &%>*&%%).
•
T( %+&% ((+ +''*% %%) +'%4**4)*(+ ( )$% '&4$+% (&%&
•
T( %+&% -)4$ -%& %;'*&% )% * 7 &% (4%)
•
T( '4 *+'%4) )$% ((+
•
T( '&%'&% )$% &%4%*<* &%'(&) -+% ( )$% 4(*)*( ( )$% ((+
T$+ &%4%*<* *+'%4)*( ( ((+ &% )( *+%'&-% '&(4%&%+, )%& &%4%*<* *+'%4)*( +) -% (% ( )$% +'() +( )$) * 4+% ( 7 %, +$(&)% (& 7 '&(-% )( -% ()% *%*)%7 * '(++*-% )( &%)& +''*%& *)$ )$% ((.
$.< Pr)*ara+,&- &7 r)1),2,-' r)*&r+;
R%4%*<* &%'(&) 7 -% **4)* %+, +$(&)%, (& &%%4)*( % )( *%&%) &%+(, D% &%'(&) -+% ( %)%4)*( )$) %&% ()% &* *+'%4)*(, )$% &%'(&) +) -% &)% +))* )$% &%+( (& % $%)$%& *) *+ % )( T&+'(&))*(, (& (* ()$%& &%+(+. $% *) 4(%+ )( +$(&)% 4)(&+ +) 4(+*%&% +4$ + %<'(&)*(, )$%) &( 4()* &* (* (& $ %&&(&+ %&&(&, +( &%'(&) +) +'%4*7 '(++*-% )$% +$(&)% * 4%&)* *)% )()7 &%%4)% +( )$% &%'(&) +) **4)% )$% *)% &%+( (& )() &%%4)*(.
A+ %-%& ( )$% &%4%*<* )% I '&)*4*')% * &)* +(% &%'(&) -+*47 ( +$(&)% %-%& ( )$% &%4%*<* )% I '&)*4*')% * &)* +(% &%'(&) -+*47 ( +$(&)% % &%'(&), $%&% -7 4('*%+ ( )$% &%'(&) %&% *+)&*-)% + ((+ (% 4('7 )( )$% +)(&% (*4%&, ()$%& )( +''*%& ()$%& )( '&(4&%%) * 4('7 )( -% &%)*% * )$% -((+ %&% -7 44() %'&)%) %&% *<% +( *<% 4('7 +( )$) 4( () '7 (& *)% () &%4%*<*.
$.= S+&1 +a,-' )9)r1,s)
T$*+ + )$% '&(4%++ ( '$7+*4 <%&**4)*( ( *)% * )$% +)(&% $(+% 4$%4* )$% 4(*)*( ( ((+ * %%&. T$*+ %;%&4*+% *+ (% '%&*(*47 %'%* ( )$% +7+)% ( '&)*4& (&*=)*(. T$*+ %;%&4*+% *+ 44('*+$% -7 4()*, %*$* (& ()$%&*+% %+&* *)%+ * +)(4 &%4(&* )$% &%+)+.
D&* )$% T&** I ()*4% )$% ((*, )$) )$% '&(4%++ ( +)(4 )* +$ -% & ' &%% '( *)$ '%&+(% 4(4%&%, *4* %'&)%) ( *4%, 44()* T%4$*4 A*)*.
A+( )$% $(% '&(4%++ * -% +'%&<*+% *)%++% -7 %;)%& +)(4 A*)(& $( * *++% 4%&)**4)% 44(&*7. T$% '%&+(% 4(4%&% +$ -% *+)&4)% * )$%*& )*%+ &(%+ * &*)*. A +)(4$(%& + *+)&4)% )( &&% )$%*& +)(4 '&('%&7 '&*(& )( 4(%4%%) ( +)(4*. A +)(4 )* +$%%) +$ -% %& )$% 4()&( ( (% '%&+( +$ -% -%&% 4(+%4)*<%7 +)(4 )* +$%%) +$ -% &*))% * * % +% )( & *)%+ )$) %&% 7%) 4()% )( <(* (-% 4()* (& (*++*(. T$% (*4%&+ '&)*4*')* * +)(4 )* %&% &%>*&% )( +* )$% +)(4@)* +$%%)+ (+*% )$%*& &%+'%4)*<% %+.
$. Pr&/)5s 7a1)d ,- )9)18+,-' +as a-d +),r s&8+,&-
D%+'*)% )$% '4%%) -%* <%&7 *)%&%+)* %(7-% )$%&% +(% '&(-% &* %;%4)*( ( )*%+ + ((+
•
I) + -*) **4) )( 4('% *)$ )$% +7+)% +()&% )%4$((7 ''*4)*( ) )$% -%** +(%)$* 4+% $&+$*' * '%&(&* )*%+ + (& +) *)( )$% +7+)%+ -) )%& )( %%+ )$% '&(-%+ ( +)%&* )$% +7+)% + )$% (%% + +% )( )&* ()$%& '&4)*4 T&** +)%)+ * )$% -+%4% ( *)%&
•
+'%&<*+(&. A()$%& 4$%% *+ -%* *+()% )( '%&(& )$% 4+ 4(*%)* 4)*<*)*%+ ( )
%$•
%'&)%) %+'%4*7 * %4*+*( *. S(% ++*% )*%+ %&% % )$% )$* $*4$ -&* +(% **4)*%+ * '%&(&* )$(+% )++ %+'%4*7 )$% %+*-**)7 +)7 *++% $*4$ I *?) %&) -%(&%. S()*( )( )$*+ + 4(+)* 7 %( )&*%%+ $( %&% &%* %;*+)* %+*-**)7 +)7 )( * (&% (%% ( *).
PROCUREMENT CYCLE
A) )$% K(&(% D*+)&*4) C(4* )$% P&(4&%%) 474% +)&)+ &( )$% +%& %'&)%). U+%& &% %'&)%), )$%7 **)*)% '&(4&%%) -7 4('%)* )
%$&%>*+*)*( (& (-)*
)$(&*)7 &( )$% $% ( )$% %'&)%) 4(4%&%, )$% D*+)&*4) E;%4)*<% D*&%4)(& )$% )$% &%>*+*)*( (& *+ (&&% )( '&(4&%%) +%4)*( $%&% )$% >())*(+ &% &*))% +%) )( +''*%&+ (& +%&<*4% '&(<*%&+ *)$ ** ( )$&%% >())*( $( * 4('%)% *) -7 **4)% )$%*& '&*4% (& %4$ *)%+ )$% )() <% +%) )$% -4 )( '&(4&%%) +%4)*( $%&% %<)*( *+ %&)% )( *%)*7 )$% +''*%&/+%&<*4% '&(<*%& $( >()% )$% (+) 4('%)*)*<% '&*4%, )$% (4 '&4$+* (&%& *+ '&%'&% +%) )( +''*%& $( >()% )$% (+) 4('%)*)*<% '&*4%, $%/+$% * )$% %*<%& )$% ((+ (& +%&<*4% *7 $%/+$% * +-*) (&** 4('7 ( (4 '&4$+* (&%&!LPO" , ); *<(*4% %*<%&7 ()%. A)%& )$), )$% (4 '&4$+* (&%&, ); *<(*4%, %*<%&7 ()%, ((+ &%4%*') ()%, >())*( (&+ )$% &%>*+*)*( (& *+ ))4$% )(%)$%& +%) )( *4% %'&)%) (& '7%).
G((+ * -% $% )( +%& -7 )$% +)(&%%%'%& +* )$% +)(&% *++% <(4$%& ')* )$% %%& )( &%* *)$ )$% <*-% -4%.
Pu!"$asin( "+"'e
De'i&e!+ 0
ConKDC"t aa!% /
De&e'o* s*e"i1"ation 2.
I%enti,+ su**'ie! -
KEY
1. U+%& &*+% +'%4**4)*( +%) )( P&(4&%%) M%%) U*) !PMU". 2. U+%& '&(4&%%) %%) *) &+ +'%4**4)*(+ '&(4&%%) %%) *) +%) >())*(+ )( +''*%&+. 3. S''*%&+ >()% )$%*& (+) 4('%)*)*<% '&*4%. . P&(4&%%) %%) *) '&%'&% (4 '&4$+* (&%& +%) )( )$% (+) 4('%)*)*<% +''*%&. 5. S''*%& %*<%&+ )$% ((+ (&%&%. 6. S)(&%+ '%&+( *+'%4) )$% ((+ )( 4((& *)$ )$% (&%& *++% ((+ )( +%&. . D%*<%&7 ()%, (4 '&4$+* (&%&, ); *<(*4%, '&(( *<(*4%, >())*(+ &%>*+*)*( (&+ &% +%) )( *4% %'&)%). 8. F*4% %'&)%) &&% '7%) (& ((+ &%4%*<%.
CHAPTER THREE .% ANALYSIS .$
GAPS BETWEEN THEORY AND PRACTICES
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
3.2.1
TRAINING ASSESSMENT
T&** ++%++%) + %;4%%) +*4% )$% *<% +'%&<*+(&+ %&% &%7 )( *&%4) % % ( '%&(&* )$% )+ *<% ''&('&*)% 4('%)%), +( )$) )( *'&(<% 7 4&%%&. H('% )$% (&*=)*( %(7% 7 '&%+%4% ) )$%*& (&*=)*( )$% +%&<*4%+ I &%%&%.
3.2.2
SKILLS LEARNT AND ENHANCED
T$% +*+ %&) &* )$% '&4)*4 T&** %&% () )$($ I + -% )( %$4% +(% ( )$%, +( &%)% )( 7 4&&*%& )$) I * -% -% )( *'&(<% 7 '&(%++*(. T$% +*+ %$4% %&% *% )( '&%'&% '&(4&%%) ', $( )( &*)% ** '&4$+* (&%& +( )( 4(@(&*)% ++*+) 7 %( +) * +)(4 )*. . PROBLEMS FACED
B%4+% )$% %<*&(%) + &*%7 )$) +''(&)% )% (& )$% 4(+%%++ ( )$% (&%&+ )$*+ % % 4% %%& '&(-%+ *)$* 7 PT T&** ('%&)*(+. T$% -&%( ( )$% +7+)% % )( (++ ( %)(& + )$% (& '&(-% 4% * %;%4)* 7 )*%+ )$) %&% ++*% )( %. T$% +7+)% +(% ( (+) ( )$% )*% +(%)*%+ 4) ( 4('%)%7 (& )$% $(% 7 *) (+)7 $''%% $% % %&% '(* &%)&*%<* ) &( )$% +7+)%. C&5*a,-+s 7r&5 18s+&5)rs
T$%&% %&% )*%+ 4+)(%&+ *)$ 4('*+ 4% % %<% -+% % *)$() (* )$) I + +) +)%). M(+) ( )$%+% 4('*+ 4% )%& '$7+*4 <*+*)+ +%* )$% %))%&+ ( (%4%. P&&r arra-',-' &7 7,)s.
KDC $ (( % (&*=% &%*+)&7 &(( -) )$% (7 '&(-% + *+'4%%) ( *%+ % )( $ %&&(&+. B%4+% I + +)* % $% I %) -4 *)$() *% )$%7 %<%& )&+)% % )$%7 +( %) -4 )( +%&4$ (& )$% +% *% * )$%7 ( () * *) )$)?+ $% )$%7 -%*%<%. T$*+ + -*) %-&&++* )( %. La1 &7 )-&8' 1&5*8+)rs.
KDC %<%& $ 4(')%&+ +'%4**4 (& *% +)%)+ )$*+ % (& ('%&)*( ( )*%+ )( -% +( * 4+% ( 7 ++*%) (% $ )( (& )$% ()$%& $ )( *) (& )$% *&+) )( 44('*+$ $*+ )7 (& $* )( +% 4(')%&.
.! RECOMMENDATIONS TO SOLVE THE ABOVE PROBLEMS
I ( *% )( &%4(% )$) KDC +$( )&7 )( *'&(<% (<%& )$% %)(& '&(-% -7 %*)$%& %'(7* <4% IT !*(&)*( )%4$((7" %-%&+ +( )$) )$*+ %)(& '&(-% 4( -% +(<%. Or'a-,?) 7&r s&5) -)( 1&5*8+)rs.
S*4% KDC *+ <%&7 &% (&*=)*( *) +$( ) %+) )&7 )( (&*=% (& +(% 4(')%&+ )$) ( -% +% -7 *% +)%)+ -%4+% )$% (& )$) )$% PT +)%)+ ( *+ (& )$%*& ( (( +*4% )$%7 &% )$% (%+ )$) -%%*) 4$ 4('&% )( )$% +)%)+ )$%+%<%+. Car)78-)ss s&8d /) 5a,-+a,-)d.
T$% '&(-% ( (<%&((* 4( -% +(<% -7 )$(+% )$) &% &%+'(+*-% (& $* )$% &%*+)&7 *++%+ -7 (-+%&<* 4&%%++ * )$%*& ('%&)*(+ )$% '%('% $( +% ()$%&+ +$( ) %+) )&7 )( )&+) )$% -%4+% *) %+ '%('% %% () ( '4%. T$% '&(-% ( 4('*)+ &( 4+)(%&+ + -*) () ( 7 4()&( -) )$% +) %-%&+ )&*% )( $%' + * 4+% (% )&*% )( *+&%+'%4) + +( ) %+) )$*+ + &%4% &* (& PT )*%. ." PRACTICAL TRAINING EXPECTATIONS.
C(+% &%)*( (& %'(7%) (''(&)*)7. M7 *&+) * %;'%4))*( ( )* 7 '&4)*4 )&** ) KDC + )( 4&%)% 4(+%& &%)*(+$*' *)$ )$% (&*=)*( +( )$) I ( (& *)$ *) * )$% )&% )%& 44('*+$* 7 +)*%+ ) )$% *+)*))%. I ( *% )( +7 )$) )( &%)%& %;)%) 7 %;'%4))*(+ %&% %) -%4+% I + -% %) 4(+% )( 7 ( )$% (&*=)*( +) () 4$4% )( + )$% ( 7+ ( $( )( %) (''(&)*)7 )( (& *)$ KDC )$%7 %&% &%% )( *<% + )$% *(&)*(. I + +( -% )( %) (+) ( )$% +) 4()4)+ +( )$)
* 4+% ( 7 >%&7 I ( + (& )$%*& ++*+) (4%. M(+) ( )$% KDC +) %-%&+ +% )( '&*+% + (<%& $( $&(&* '&(*+* +)%)+ % %&% ) )$% (&*=)*(. T$($ %<%&7)$* %) ( % -) )$%&% %&% +(% '&(-%+ ( )$*+ -%4+%
•
KDC (%+ () %) *)+ %'(7%%+ *&%4) &( +4$((.
•
M(+) ( )$% (&%&+ ( KDC ( () ) )( &%)*&% ) )$% &*$) % ( &%)*&%%) +( )$*+ -%4(%+ 4$%% )( % 7 4(%%+
CHAPTER FOUR !.% !.$
CONCLUSSION AND RECOMMENDATION
CONCLUSION
P&4)*4 T&** +%++*( *+ ( )$% <-% '&(&+ +%) )( %$4% +)%)?+ %&* %&+)* )$% 4)+ -() )$%*& 4&%%&. T$% T&** %;'(+%+ +)%)+ )( % 4$%%+ (''(&)*)*%+ * )$%*& 4$(+% '&(%++*(. M(+) ( )$% )$*+ )$) )$%(&%)*47 &% '&4)*4% &* )$*+ '%&*(. I) %-%+ +)%)+ )( %;'%&*%4% *%&%) (&* %<*&(%) -%(&% )$%7 &% 4)7 %'(7% (& +%@%'(7% '( 4('%)*( ( )$%*& +)*%+.
F(& *+)4%, ) KDC I %& 7 )$*+ -() **+)&)*( ( +)(&%+ '&(4&%%) $*4$ &% 7 4&%%& I $<% (-)*% +(%)$* * %;4%++ $*4$ *+ -%%*4*. F&)$%& I *% '%&+( 4(*%4% +%@)&+) + I (&* *)$ *%&%) '%('% $<* *%&%) %&* '(+*)*(+.
T$% &%'(&) *)+% +$( &( 4$&(((*4 &&%%) ( *%&%) ** )$) I + -% )( 4$*%<% &* )$% T&**. A +'%4) )$) *+ *'(&)) (& '&(4&%%) +)(&%+ $+ -%% %;'*% ) %+) * %)* + '%& +7+)% ( )%&* %%).
G%%&7, I %(7% (&* *)$ )$*+ O&*=)*( I % )( %%) 7 %;'%4))*(+. N% )$*+ $*4$ I %& $%' % )( -&(% 7 '&(4&%%) (%% $*% )$% '&(-%+ I 4% %&% +(<%. )$% (& %<*&(%) + %;)&%%7 (( +4$ )$) I %(7% %4$ (%) ( 7 +)7. T$($ ) )$% -%** 7 (%% +%%+ )( -% &&( I ''&%4*)% )$) I 4% () *)$ +***4) (%% $*4$ *+ +(%)$* I *?) **% ) )$% +)&). T$%&%(&%, '&4)*4 T&** +%++*( *+ %++%)* +$( -% 4&&*% ( (& +)%)+ )( -% 4('%)%) * $) )$%7 $<% -%% )$) )$%(&%)*47.
!.
RECOMMENDATION
I-18s,&- &7 s&7+(ar) *a1a')s ,- +& +) s6a/8s
M(+) ( )$% 4(&+%+ )$) ) )$% T=* *+)*))% ( 44()47 &% )$) 7 $*4$ *+ <%&7 4(( )( )$% &%7 (& -%4+% (+) ( )$% (&*=)*(+ &% +'%4**=% * +()&%?+ *% E'*4(&. S( -7 *4* *) * )$% +7-+ )$*+ * *)&(4% +)%)+ )( *%&%) (%% ( )$% +()&%?+ %+7 )$%*& ''*4)*( ) )$% (*4%.
Pra1+,1a Tra,-,-' d8ra+,&-
T$% '&4)*4 T&** &)*( +$( -% %;)%% (& -% (% * -()$ *&+) +%4( 7%& -%4+% (+) ( )$% +)%)+ %) )( %& % ( )$% )++ (% -7 )$% (&*=)*( -%4+% ( **)% )*% 4('&% )( $( &% )$% (&*=)*( *)+ )*%+ &%. I 4+% *) +%%+ )( -% 4(+)7 )( )$% *+)*))% -%4+% *) &%>*&%+ '7* )$% %4)&%+ (& +'%&<*+*( )$% T&** 4 +) )% '4% )$% +)%)+ &%>*&% )( '&%'&% &%'(&)+ -) +'%&<*+(&+ 7 () <*+*) )$% +'%4**4 (&*=)*(+.
Or'a-,?) 7&r r)'8ar 2,s,+s +& +) &r'a-,?a+,&-
I ( *% )( %4(&% )$% *+)*))*( )( (&*=% &%& <*+*)+ )( +'%4**4 (&*=)*( )$) &% &%)% )( +(% 4(&+%+ *% P&(4&%%) L(*+)*4 M%%). S)%)+ $( +)7 )$%+% 4(&+%+ +$( &&% (& &%& <*+*)+ )( (&*=)*(+ *% C(4*+, PPRA ()$%&+ )( %& )$% '&4)*4 '&) ( *) -%4+% (+) ( )$% +)%)+ ( () %&+) $% )$%7 &% )$) -) +) 4& -%4+% ( **)% )*% $<* 7 ()$%& 4(&+%+ )( +)7 *)$ +$(&) '%&*( ( )*% ( (& ()$+. S( -7 $<* )$%+% <*+*)+ )$*+ * $%' )$% %&+) (+) ( )$% *'(&)) -+*4+ )( &+' ( )$%*& )$%(&7.
Iss8) &7 5a-a')5)-+ ,-7&r5a+,&- s6s+)5 a-d 1&5*8+)r a**,1a+,&-.
T$% *'(&)4% ( 4(')%& *(&)*( )%4$((7 +$( () -% %&*%, )$*+ * $%' )$% +)%) )( 4('% *)$ )$% 4&&%) 4$% ( +4*%4% )%4$((7, +( * $%' )$% +)%) )( )7'% )$%*& &%'(&) ()$%& ++*%) *<% -7 )$%*& )%4$%&+ +'%&<*+(& +* M*4&(+() (*4% '&(&.
".#
BIBLIOGRAPHY
M%( K, S. !1993" Purchasing and Inventory Control , $%%%& P-*4)*( N% D%$*. 3& E S%% N .S, !199" Storekeeping and Stock Control Simplified , S%% P-*+$%&+, N*&(-*.
& .M .M, !1993" Material Management 3& E S) C$ S(+ N% D%$*.
