FASES AUDITORÍA TORÍA ASES DE LA AUDI DE GESTIÓN
FASE 1. DIAGNÓSTICO CONOCIMIENTO PRELIMINAR Entre sus objetivos más importantes esta el de obtener un conocimiento integral de la empresa.
Tener un conocimiento claro de la misión, visión, objetivos, metas, políticas, estrategias y cultura organizacional, tanto en su nivel estratégico, como operativo.
El auditor debe tener presente, que la misión es la razón de ser de la empresa, esta nos permiten medir la gestión a través de la aplicación de indicadores,
Ejemplos: En el Proceso de Capacitación se pueden identificar variables como: Número de Cursos Ejecutados Número de Participantes aprobados Recursos invertidos.
Sustento Diagnóstico y Planificación Preliminar El auditor visita las instalaciones la empresa, Observa el desarrollo de actividades y operaciones, Visualiza el funcionamiento conjunto de la organización. Revisa el archivo corriente permanente de la información auditorias anteriores.
de las en y de
Técnicas de auditoria Verbales
Oculares
Documentales
Físicas y escritas
La Entrevista
Permite acumular información clave para el desarrollo de la planificación específica
CUESTIONARIO PRELIMINAR Información General * Visión * Misión * Objetivos * Metas * Políticas * Estrategias/trabajo
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION
Estructura Organizacional Organizacional División, distribución de Funciones Cultura Organizacional Organizacional
DIRECCI N Liderazgo /gerencia Niveles/Comunicación Cultura/motivación/in tegración del personal Cultura de trabajo en equipo Manejo de Conflictos Toma de decisiones Creatividad e innovación.
CONTROL/ADMINISTRACION/RIESGO Ambiente de control y trabajo Evaluación de riesgos Actividades de control Información y Comunicación Supervisión y Monitoreo
EJEMPLO DEL CUESTIONARIO Conoce usted sobre la misión y la visión y objetivos de la empresa SI NO La empresa empresa mantiene mantiene políticas políticas propias. propias. SI NO La empresa tiene un plan estratégico SI NO Tiene un Organigrama estructural SI NO Cree usted que la distribución de funciones esta bien realizada SI NO Existe una buena comunicación entre los departamentos de la empresa SI NO Quien toma las decisiones GERENTE CONTADOR JEFE RRHH.
CUESTIONARIO La empresa ha dictado cursos de motivación a su personal SI NO El ambiente de trabajo en la empresa es BUENO MALO DEFICIENTE Se lleva una registro de entrada y salida del personal SI NO A VECES La empresa mantiene una buena comunicación Todo el Personal Jefes Departamentales Ciertas Personas La empresa tiene un plan de contingencia sobre los riesgos de la empresa SI NO
CUESTIONARIO Quien supervisa al personal GERENCIA JEFE DE CADA DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS NINGUNO La empresa capacita a su personal SIEMPRE PERIODICAMENTE OCACIONALMENTE NUNCA
CONCLUSION La fase de diagnósticos permite acumular información clave para el desarrollo de la planificación específica, el auditor ya determina una importante aproximación a los riesgos de carácter interno y externo, que se pueden definir como riesgos inherentes, riesgos de control, y riesgos de detección.
SEGUNDA ETAPA: PLANIFICACIÓN
* Consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoria. * Identifica lo que debe hacerse en una auditoria, por quién y cuándo. * Es la secuencia de pasos que conducen al a ejecución de procedimientos
PRELIMINAR
ESPECÍFICA * Define la estrategia a seguir en el trabajo de auditoria.
* Obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades
* Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la planificación preliminar.
* Identificar las condiciones existentes para ejecutarla auditoria .
* Evaluar el control interno, para obtener información adicional. * Evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoria
PRODUCTOS DE LA PLANIFICACIÓN
Permiten detectar: La naturaleza y alcance del examen El personal requerido Los plazos de ejecución Los principales componentes
Estos son: Memorando de Planificación Programas de Auditoria (proyecto, programa o actividad)
Reporte de planificación específica: DATOS GENERALES – – – –
Nombre de la empresa Objeto de la auditoria de gestión: Período de examen: Preparado por Auditor Líder:
PRODUCTOS DE LA AUDITORIA Informe de auditoria que contenga comentario, conclusiones y recomendaciones
FECHA DE INTERVENCIÓN Términos de referencia Inicio de trabajo en el campo Finalización del trabajo en el campo Fecha de discusión del borrador del informe con funcionarios
Emisión del informe final de auditoria
A J O v i s o r B RA u p e r s y o T o e S E p r a O D d i to a l d e u P I A U n o s E Q r P e
DÍAS PRESUPUESTADOS POR FASE Fase 1. Diagnóstico preliminar Fase 2. Planificación específica Fase 3. Ejecución Fase 4. Comunicación de resultados Fase 5 .Seguimiento e implementación de recomendaciones.
RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES ENFOQUE DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Análisis del sistema de planificación: planificación: estratégica, operativa y de proyectos Identificación de los principales componentes Análisis de los indicadores disponibles disponibles Resultados de la evaluación de control interno.
Ejemplo Alcance Componente
: :
: Empresa XYZ enero 1 de 2006 – junio 30 de 2006 Disponible
TERCERA ETAPA: EJECUCIÓN
OBTENCIÓN DE HALLAZGOS En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoria, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad.
ACTIVIDADES Aplicación de los programas detallados y específicos y aplicación de las técnicas de auditoria tradicionales.
Preparación de los papeles de trabajo, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.
Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios.
Definir la estructura del informe de auditoria.
El concepto de "hallazgo de auditoria" implica que este tenga 4 atributos. Condición Criterio Causa Efecto
CONDICION Lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad.
CRITERIO. Parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar; la norma, el principio administrativo apropiado o conveniente.
CAUSA Motivo, razón por el que se dio la desviación o se produjo el área crítica.
EFECTO . Daño, desperdicio, pérdida,
FORMAS DE CONDICIONES Los criterios se están logrando satisfactoriamente. Los criterios no se logran. Los criterios se están logrando parcialmente.
CRITERIOS TÍPICOS 1. Disposiciones por escrito escrito 2. Sentido común. 3. Experiencia del auditor. 4. Opiniones independientes de expertos. 5. Prácticas comerciales prudentes. 6. Instrucciones verbales. 7. Experiencias administrativas. 8. Objetivos o políticas generales expresados verbalmente. 9. Practicas generalmente observadas.
CAUSAS TÍPICAS Falta de capacitación. Falta de comunicación. Falta de conocimiento de los requisitos. Negligencia o descuido. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o impracticas. Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas. normas. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. Falta de buen juicio o sentido común.
Falta de honestidad. Inadvertencia del problema. Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. Falta de esfuerzos e interés suficientes. Falta de supervisión adecuada. Falta de voluntad para cambiar. Organización defectuosa. Falta de delegación de autoridad. Auditoria interna deficiente.
EFECTOS TIPICOS Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros. Perdidas de ingresos potenciales. Violación de disposiciones generales. In efectividad en el trabajo (no se están realizando como planeados o lo me/or posible). Gastos indebidos. Informes poco útiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades. Inseguridad en que el trabajo se este realizando debidamente. Desmoralización del personal.
EJEMPLO De la evaluación al proceso de adquisiciones, se determinó que el Directorio de la empresa no ha aprobado el proyecto de normativa, para el proceso de adquisiciones, por lo que la empresa no dispone de esta normativa, requisito que se encuentra exigido en el Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa. Este se lo realiza informalmente lo que limita la aplicación de herramientas de monitoreo, evaluación de los resultados y la asignación definida de responsabilidades.
EJEMPLO CONDICIÓN La empresa no disponeEl de normativa que permita documentar las actividades del proceso de adquisiciones.
CRITERIO
EFECTO
CAUSA
Reglamento OrgánicoEl Directorio de la Se limita la aplicación de Funcional de la empresa no aprobó herramientas herramientas de monitoreo monitoreo y Empresa. el documento. evaluación. No hay asignación definida de responsabilidades.
