Evidencia Computación: Mi crosoft Office e internet Módulo 1, 2 Word y Excel básico y PowerPoint y Excel
10 de Febrero del 2014 Celsa Nerio Celis 2542222 Daniel Armando Soto Garc ía 2720842
Índice Introducci ón ................................................. ........................................................................... .................................................... .................................. ........ 4 Word............................................... ......................................................................... ................................................... ............................................... ...................... 4 PowerPoint PowerPoint .................................................. ............................................................................ .................................................... .................................. ........ 4 Excel ................................................... ............................................................................ .................................................. ........................................... .................. 5 Descripci ón de las herramientas m ás utilizadas utilizadas en Word. ....................................... ....................................... 6 1. Encabezado y pie de p ágina.................................................. ............................................................................ .............................. .... 6 2. Tabla de contenido contenido .............................. ....................................................... ................................................... ....................................... ............. 6 3. Saltos ....................................................................... ................................................................................................. ........................................... ................. 7 4. Estilos ............................ ...................................................... .................................................... .................................................... .................................. ........ 7 5. Tablas............................ Tablas...................................................... .................................................... .................................................... .................................. ........ 8 6. Marca de agua .................................................................. ........................................................................................... .................................. ......... 8 7. Macro .................................................. ............................................................................ .................................................... ...................................... ............ 9 8. Portada Portada .................................................... .............................................................................. .................................................... .................................. ........ 9 9. Correspondencia Correspondencia .................................................. ........................................................................... ............................................. .................... 10 10. Hipervínculo .................................................. ............................................................................ .................................................. ........................ 10 Descripci ón de las herramientas m ás utilizadas utilizadas en PowerPoint PowerPoint ............................ ............................ 11 1. ................................................ ......................................................................... ................................................... ................................. ....... Tema (fondo) ................................................... ............................................................................ ................................................... .................................................. ........................ 11 2. ............................................................. ...................................................................................... .................................. ......... Insertar una imagen ................................................... ............................................................................ ................................................... .................................................. ........................ 11 3. ................................................ ......................................................................... ................................................... ................................. .......Hiperv ínculos ................................................... ............................................................................ ................................................... .................................................. ........................ 12 4. ................................................ ......................................................................... ................................................... .................................. ........ Animaciones Animaciones ................................................... ............................................................................ ................................................... .................................................. ........................ 13
5. ........................................................................................................... Transiciones .............................................................................................................................. 13 6. .................................................................................................................... Sonido .............................................................................................................................. 14 7. ...................................................................................................... Bot ón de acci ón .............................................................................................................................. 14 8. ........................................................................................................... Encabezado .............................................................................................................................. 15 9. .......................................................................................................... Pie de p ágina .............................................................................................................................. 16 10. ............................................................................................ Patr ón de diapositiva .............................................................................................................................. 16 Descripci ón de las herramientas m ás utilizadas en Excel. .................................... 17 1. ...................................................................................................................... Suma .............................................................................................................................. 17 2. ........................................................................................................................ Max .............................................................................................................................. 18 3. ......................................................................................................................... Min .............................................................................................................................. 18 4. ......................................................................................................................Count .............................................................................................................................. 19 5. ............................................................................................................................. If .............................................................................................................................. 20 6. .................................................................................................................. Graficas .............................................................................................................................. 21 7. ..................................................................................................................... Macro .............................................................................................................................. 22 8. .................................................................................................................. Ordenar .............................................................................................................................. 22 9. ................................................................................ Cambiar rengl ón por columna .............................................................................................................................. 23 10. ..................................................... Tabla din ámica o cambiar nombre de pesta ña .............................................................................................................................. 24 Resultados obtenidos ............................................................................................ 24 Conclusiones......................................................................................................... 25
Introducción Word Es una herramienta del paquete de office que permite crear documentos de todos tipos. Se pueden crear textos con una buena apariencia a trav és de fotograf í as o ilustraciones multicolores como im ágenes o como fondo, y agregar figuras co mo mapas y tablas. Adem ás no hay que olvidar que Word es un procesador de tex tos, es decir, que su principal funci ón es ayudar al usuario a crear documentos de aspecto profesional, por ejemplo: sin errores ortogr áficos (cuenta con una herramie nta de autocorrecci ón), con diferentes estilos y formatos de letra dependiendo el ti po de documento que se est é creando, y por si fuera poco ofrece opciones que res
ultan bastante útiles en el ámbito laboral, como lo es por ejemplo la opci ón de asig nar una contrase ña a los documentos, as í como la opci ón de agregar hiperv ínculos que conecten el documento con alg ún otro o bien con un sitio web que sirva como referencia.
PowerPoint Microsoft PowerPoint es software (que forma parte del paquete de office) qu e permite la creaci ón de presentaciones las cuales se utilizan principalmente para dar a conocer un informe o una propuesta, estas por lo general son expuestas a tr avés de proyectores, aunque tambi én pueden visualizarse sin problemas en el mon itor de la computadora. PowerPoint permite crear pantallas que incorporan de form a efectiva texto, fotos, ilustraciones, tablas, gr áficos, sonidos o pel ículas, as í como también permite pasar de una diapositiva (pantalla) a otra con acciones tan simple s como hacer un clic con el rat ón o presionar una tecla. Tambi én permite animar lo s elementos utilizados en la diapositiva, esto quiere decir que puede que existan di apositivas en blanco a las cuales los elementos se les vayan a ñadiendo según sea requerido por quien creo la presentaci ón, por último es importante mencionar que también existe la opci ón de imprimir el material en papel.
Excel Es un programa inform ático desarrollado y distribuido por Microsoft Corporat ion. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gra cias a sus funciones, desarrolladas espec íficamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de c álculo. Lo que convierte a Excel en la aplicaci ón de hojas de c álculo por excelencia es la capacidad para crear tablas y gr áficos din ámicos de forma si
mple y organizada, asimismo la integraci ón de diversas funciones tanto aritm éticas como lógicas, gracias a estas funciones podemos sumar, restar, obtener promedi os de un determinado rango de celdas seg ún sea necesario. Asimismo si los datos no son exclusivamente matem áticos Excel nos brinda las herramientas para organ izarlos de tal forma que la informaci ón sea mostrada de la mejor manera posible, p or ejemplo: por orden alfab ético.
Descripción de las herramientas más utilizadas en Word. 1. Encabezado y pie de p ágina Es el texto que se coloca tanto en la parte superior (encabezado) o bi en en la inferior (pie de p ágina) que muestra informaci ón relevante acerca d el documento sobre el cual se trabaja, por ejemplo: podemos incluir el autor del mismo, o el tema principal a tratar como parte del encabezado, mientra s que en la parte inferior podemos colocar el n úmero de p ágina o la fecha. Esta opci ón la podemos encontrar en la ficha de insertar e de página según sea el caso.
encabezado o pi
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2. Tabla de contenido Una tabla de contenido es una lista ordenada de los t ítulos que enco ntramos en un documento dado y se genera para poder conocer la p ágina d onde est á ubicada (n º de p ágina... tal como un índice) se puede encontrar e n la ficha de referencias-tabla de contenido.
3. Saltos Se utilizan com únmente para separar en un documento distintos form atos o bien para dar un mejor sentido de organizaci ón, por ejemplo si tenem os una parte del documento que requerimos sea representada en dos o m á s columnas y necesitamos retomar el formato normal (sin divisi ón de ningún tipo) es muy útil insertar un salto entre ambas partes, esta opci ón se encue ntra en la ficha de insertar – salto de p ágina.
4. Estilos Son caracter ísticas del formato nombre de fuente, tama ño, alineación , color, p árrafo y espaciado que se guardan para facilitar su reutilizaci ón pos teriormente. Se encuentra en la ficha de Inicio - estilos.
5. Tablas Una Tabla en Word es un recuadro rectangular formado por dos o m ás celdas, a las cuales es posible insertar texto, otras tablas, im ágenes, etc.
Las tablas permiten darle un formato determinado a un documento, as í com o organizar informaci ón según las necesidades del usuario. Se encuentra e n la pesta ña Insertar – Tablas – Tabla
6. Marca de agua Aparecen debajo del texto de un documento. Se puede agregar marc as de agua de texto, o bien una marca de agua en forma de imagen seg ún sea requerido, son com únmente utilizadas en el ámbito laboral y estudiantil para agregar las palabras "Confidencial" o
Borrador ”, puede colocar cualq
“
uier otra palabra aunque Word ofrece ciertas palabras por defecto. Esta opc ión la encontramos en la pesta ña Diseño – Marca de Agua
7. Macro Permiten automatizar aquellas tareas que se realizan m últiples veces . Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word q ue se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse
autom áticamente. Son muy útiles cuando el usuario requiere llevar a cabo u na tarea en repetidas ocasiones lo cual por lo general se traduce en una p ér dida de tiempo si no se utilizaran los macros. Ésta útil función la encontramo s en la pesta ña Vista - macros- grabar macro.
8. Portada Word ofrece una galer ía de portadas ya predise ñadas a las cuales so lo es necesario substituir los elementos claves (t ítulo, subtitulo, fecha, etc éte ra) con la informaci ón del usuario. Son un elemento importante en los docu mentos ya que forman parte de la presentaci ón del mismo, siempre es impo rtante colocarlos un dise ño acorde al tipo de documento. Se encuentra en la ficha de insertar-portada-seleccionas la deseada.
9. Correspondencia Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma cart a a cada uno de los contactos que el usuario posea personalizando de tal m odo que no sea necesario realizar manualmente diferentes versiones de la
misma, esto por medio de unas plantillas que únicamente sustituyen los dat os personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos enviar la c arta o invitaci ón, esta opci ón se encuentra en la pesta ña Correspondencia – Iniciar combinaci ón de correspondencia.
10. Hiperví nculo Es un enlace que permite al usuario conectar un documento con otro documento diferente, una p ágina web, inclusive con otra parte dentro del mi smo documento, son extremadamente útiles a la hora de utilizar referencias , de igual forma si la fuente fue un sitio web es posible realizar el enlace utili zando esta gran herramienta. Para insertar un hiperv ínculo solo basta ir a la
pestaña Insertar – Vínculos – Hipervínculo. PowerPoint
Descripción de las herramientas más utilizadas en PowerPoint 1. Tema (fondo) `
Los temas son presentaciones con aspecto de dise ño profesio
nal. Los temas, colores, fuentes y efectos no solamente funcionan en PowerPoint, tambi én se pueden en Excel, Word y Outlook, lo que pe rmite aplicar un aspecto coherente a las presentaciones. De igual for ma son fundamentales a la hora de crear una presentaci ón ya que de pendiendo de lo que se busque transmitir se deber á elegir un tema/fo ndo apropiado. Se encuentra en la pesta ña Diseño – Temas.
2. Insertar una imagen Esta funci ón nos permite agregar im ágenes a nuestra presentaci ón si se desea, es muy com ún utilizarla ya que como sabemos las presentacione s deben mostrar solo elementos clave, muchas veces es m ás sencillo trans mitir tales a trav és de una imagen, si bien existen varias formas de insertarl as a nuestra presentaci ón, aquí mostraremos el proceso m ás formal o comp leto, es importante mencionar que se pueden insertar tanto im ágenes que s e tienen guardadas en el equipo como capturas de pantallas de lo que se ti
ene abierto actualmente ( en versiones m ás nuevas de PowerPoint únicame nte). Para insertar una imagen basta ir a la pesta ña Insertar -imagen predise ñada y elegir entre una lista de im ágenes predefinidas O bien Insertar – Imágenes. O Insertar – Imágenes – Captura.
3. Hiperví nculos Al igual que en Word es posible insertar hiperv ínculos que nos permit an establecer una conexi ón entre dos diapositivas de una misma presentaci ón o bien conectar con otro documento, programa, o p ágina web seg ún sea
requerido. Se puede insertar de distintas formas como a trav és de imágenes, o texto o i nclusive gr áficos. La forma m ás f ácil de insertarlos es en la pesta ña Insertar Vínculos – Hipervínculo.
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4. Animaciones Es la funci ón que permite animar texto, im ágenes, formas, cuadros, g r áficos SmartArt y otros objetos en una presentaci ón de PowerPoint para da rles efectos visuales cuando estos aparecen en la presentaci ón, también exi sten los efectos de énfasis que como su nombre lo dice sirven para resaltar algo en una presentaci ón, así como efectos de salida por si no queremos sa turar nuestras diapositivas con demasiados elementos. Tambi én se puede c ontrolar como operan estas, si lo hacen cuando el usuario hace clic o bien p or intervalos de tiempo. Para insertarlas solo basta ir a la pesta ña de Anima ciones – Animación
5. Transiciones Son las animaciones que marcan el tiempo de una diapositiva a otra dur ante la presentaci ón. De igual forma cuentan con intervalos que pueden ser configurados por el usuario. Se encuentra en la pesta ña Transiciones – Tra nsición a esta diapositiva.
6. Sonido Esta opci ón nos permite a ñadir sonidos diversos para reproducirlos en la presentación y de esta forma enfatizar lo que quiz á el texto o las im ágenes no nos permiten hacer, existen diferentes sonidos predeterminados como p or ejemplo: aplauso, brisa, bomba, c ámara, campana etc. Aunque claro est á que el usuario puede utilizar sonidos externos (incluso pistas musicales, o bien sonidos creados a partir del uso de un micr ófono o diadema) que se en centren en el equipo. Para insertarlos hay que ir a la pesta ña Insertar – Multi media – Audio.
7. Bot ón de acción Son botones con formas predefinidas que pueden insertarse en una pre sentaci ón, contienen formas como flechas, home/inicio, audio, entre otros s í mbolos los cuales pueden utilizarse como hiperv ínculos, que nos pueden lle var a cualquier diapositiva del documento o bien a alg ún sitio web u otro doc umento. Asimismo se pueden utilizar para ejecutar macros, reproducir un s onido predeterminado o inclusive ejecutar un programa externo. Es importa nte mencionar que el usuario puede definir si desea que la acci ón se lleve a
cabo cuando se hace clic en el bot ón de acción o si solo basta con pasar el cursor por encima del mismo.
Para añadir un bot ón de acci ón basta ir a la pesta ña Insertar – Ilustraciones Formas – Botón de acción
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8. Encabezado Es el texto que se coloca tanto en la parte superior que muestra informa ción relevante acerca del documento sobre el cual se trabaja, por ejemplo: p odemos incluir el autor del mismo, o el tema principal a tratar, es importante mencionar que en una diapositiva solo se puede elegir entre colocar el pie de página o el encabezado ya que no se puede tener ambos.
Para añadirlo basta ir a la pesta ña Insertar – Texto – Encabezado y pie d e página.
9. Pie de página Es texto que se coloca en la parte inferior de nuestra diapositiva que mu estra por ejemplo el tipo de documento o el numero de diapositiva, a diferen cia de un documento de Word en PowerPoint no es posible colocarlo en co njunto con el Encabezado dada la naturaleza del tipo de documento la herra mienta solo nos permite colocar uno u otro. Para insertarlo basta ir a la pes taña Insertar – Texto – Encabezado y pie de p ágina.
10.
Patrón de diapositiva
Se refieren a esos elementos que podemos agregar a nuestra presentac ión que hacen que tenga un dise ño único. En estos patrones PowerPoint no s ofrece la oportunidad de generar un estilo para nuestra presentaci ón al cu al podemos agregar sonidos, movimientos as í como ajustar el estilo de letra al texto que deseamos. Estos patrones podemos definirlos para toda la pre sentaci ón en general o para una sola diapositiva. Para a ñadirlos solo tenem
os que buscar en la pesta ña Vista – Vistas Patr ón y elegir la que creemos c onveniente.
Excel Descripción de las herramientas m ás utilizadas en Excel.
1. Suma Es una de las funciones m ás comunes dada la naturaleza matem ática de la mis ma, es muy útil cuando se desean obtener cifras “totales” de una tabla o bien si se desea conocer el resultado de sumar todos los elementos de una columna o fila p redeterminada. Su sintaxis es de lo m ás simple (solo consiste en colocar el rango que se busca sumar) y para insertarla basta dirigirnos a la pesta ña Fórmulas – Bibl ioteca de Funciones – Matemáticas y trigonom étricas - Suma
2. Max Esta función estadística tambi én es una de las m ás utilizadas en Excel, es i mportante dada la gran utilidad que brinda al usuario, su funci ón consiste en de volver el valor m ás grande/m áximo de una lista predefinida de valores, cuyo ran go es delimitado por el usuario, es muy útil cuando por ejemplo se tiene una ta bla con una gran cantidad de n úmeros y se desea obtener cual fue el mayor pa ra utilizarlo como punto de referencia o únicamente con fines informativos. Para insertar esta funci ón basta dirigirnos a la pesta ña Fórmulas – Mas Fun ciones – Estadísticas - Max
3. Min Otra función estadística y muy utilizada, b ásicamente esta funci ón realiza lo opuesto a la funci ón previa, es decir que esta devolver á al usuario el valor m íni mo/menor de una lista predeterminada por el rango que sea asignado a la funci ón. Es de igual forma bastante útil para fines de comparaci ón o bien para cuand
o se busca establecer una comparaci ón entre lo que se busca y lo obtenido un a vez que se llev ó a cabo el registro de la informaci ón, por ejemplo ventas. Par a insertar la funci ón basta dirigirnos a la pesta ña F órmulas – Mas Funciones – Estadísticas – Min.
4. Count Funci ón estadística que permite al usuario contabilizar el n úmero de celdas que contienen n úmeros así como tambi én cuenta los n úmeros dentro de la lista de arg umentos. Es bastante útil si se desea filtrar solo cierto de tipo de celdas dentro de una columna o un rango especifico.
Para insertar esta funci ón solo basta dirigirnos a la pesta ña Fórmulas – Mas Fu n c i o n e s
–
E s t a d í s t i c a s
–
C o n t a r
5. If Funci ón lógica que permite al usuario utilizar una celda para analizar el cont enido de un determinado rango de las mismas y devolver cierta informaci ón de pendiendo si las celdas en cuesti ón cumplen con las condiciones previstas (pru ebas lógicas) o bien si no las cumplen cambiar el mensaje o informaci ón dada. Son muy útiles cuando se busca identificar cuando la informaci ón contenida en una celda que forma parte de cierto rango cumple o no con ciertas condiciones, por ejemplo si en una hoja de c álculo colocamos las ventas del mes de cierto d epartamento, podemos colocar esta f órmula para que nos permita mostrar que vendedor no alcanzo el m ínimo de ventas requerido por medio de una prueba l ógica de comparaci ón.
Para insertar esta funci ón solo basta dirigirnos a la pesta ña Fórmulas – Bibli oteca de funciones - L ógicas – Si
6. Graficas Los gr áficos hacen visibles los datos. Con un gr áfico puede transform ar datos de hojas de c álculo para mostrar comparativas, patrones y tend encias. Se pueden crear graficas din ámicas a partir de tablas creadas pr eviamente en Excel, estas son útiles ya que se actualizan al momento d e modificar la tabla, de ah í el nombre que reciben. Para insertar una gr áfica solo basta dirigirnos a la pesta ña Insertar – Gr áficos y seleccionar el tipo de dise ño que nos interesa.
7. Macro Al igual que en Word y Excel consisten en un conjunto de instrucciones progra madas en la hoja de c álculo electr ónica Excel, las cuales automatizan las operacio nes esto con el único objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar c álculos com plejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error. Para ins ertarlos basta dirigirse a la pesta ña Vista – Macros
8. Ordenar Se sabe que parte fundamental del an álisis consiste en organizar la i nformaci ón de tal forma que cualquier persona que la observe pueda enten derla, y eso es precisamente para lo que nos sirve esta opci ón de Excel, por medio de la misma podemos reordenar los datos en una columna o fila, y l o que es mejor es que no se limita a valores num éricos, sino que tambi én es posible reorganizar por orden alfab ético, por colores o incluso por iconos. Para llevar a cabo tal funci ón solo basta dirigirse a la pesta ña Inicio – Modificar – Ordenar y filtrar.
9. Cambiar renglón por columna Esta opci ón es útil cuando requerimos reorganizar la informaci ón contenida en una tabla, para ser m ás específico se desea convertir una fila en una columna o vi ceversa, la única opci ón para llevarse a cabo consiste en copiar el rango de que se desea convertir ya sea a trav és del comando Ctrl + C o bien clic derecho con el rat ón y la opci ón copiar (es importante mencionar que forzosamente se tiene que utili
zar el comando copiar y no el de cortar, de otra forma no es posible hacer la conve rsión). Acto seguido se elegir á el destino donde se requiere pegar la informaci ón, cl ic derecho en el rat ón – Pegado especial – Transponer. Esto tambi én se puede llev ar a cabo en la pesta ña Inicio – Portapapeles - Transponer
10.
Tabla dinámica o cambiar nombre de pesta ña cambiar nombre a la pesta ña en excel sirve para nombrar en que estamos trabajando en cada hoja por ejemplo sueldos , empleados etc. y asi diferenciar cada hoja en excel.
Resultados obtenidos Hemos aprendido a utilizar cada herramienta que nos ofrece el paquete de microsoft office ya que son muy importantes a la hora de realizar cualquier tipo de trabajo
Conclusiones. A lo largo de este documento ha sido posible identificar las principales funci ones y herramientas de los programas m ás reconocidos dentro del paquete de Offi ce. Es importante conocer cu áles son estas funciones debido a que hoy en d ía la mayor parte de nuestras actividades diarias tanto en el ámbito laboral como en el a cadémico involucran el uso de tales herramientas, desde realizar un ensayo en esc olar en Word, hasta elaborar un reporte b ásico en Excel para esos inconvenientes que se tienen en el trabajo, sin olvidar claro esta esa presentaci ón en clase que re quer ía el uso de PowerPoint. Es fundamental tener un conocimiento m ás completo de que uso le podemos dar a este paquete de software. Al final del d ía hay que en tender que son herramientas para facilitarnos el trabajo y de paso mejorar nuestra productividad. Es muy importante tambi én mencionar, que el conocer m ás a detalle las tare as que podemos llevar a cabo con el uso correcto de las mismas no solo impacta en la calidad de nuestro trabajo, sino que de igual forma afecta el tiempo que nos t oma llevarlo a cabo, despu és de todo si sabemos qu é hace cada opci ón que se no s presenta, donde la podemos encontrar y que obtendremos de la misma, es m ás
probable que identifiquemos correctamente que funciones y herramientas utilizar d ependiendo del tipo de documento que deseemos crear.
