Practicas Pre Profesionales
FACULTAD DE CIENCIAS DE GESTIÓN CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN INFORME DE PRACTICA PRE PROFESIONAL ELABORADO POR: Gino Pérez Salazar
DOCENTE MAG. JORGE BONILLA FERRERA
LIMA ! PER" #$%&
Practicas Pre Profesionales
INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES I I.
PRESENTACION
1.1. 1.1.
Obj Objetiv etivo o del del Info Inforrme El área donde se va a desarrollar las prácticas es en el área de servicios admi admini nist stra rati tivo vos. s. Se elig eligió ió esta esta área área por por la carr carrer era a que que se curs cursa a de Administración. Administración. Dentro de la empresa empresa ICPNA, esta esta área es muy importante importante por la cantidad de unciones que reali!a, es desde este punto se reali!an casi todas las operaciones de matr"cula y el n#mero de personas asignadas a esta área parece que no $ay un %uen control en los servicios que %rinda, tenemo tenemos s que que Ident Identii iica carr el Nivel Nivel de calida calidad d de servici servicios os y me&or me&orar ar la gestión.
1.2. 1.2.
Per Periodo iodo de Pr Pr!ti !ti!" !"## Del ' de a%ril al () de &ulio del a*o +(-
1.$.. 1.$
In#ti In#tit%! t%!i&n i&n ' (re" (re" donde donde de#"rr de#"rroll oll& & #%# #%# )r!ti )r!ti!"# !"# ICPNA * Instituto Cultural Peruano Norteamericano . servicios administrativos administrativos.. (re"+ Almacn y servicios
(.'.
F%n!ione# del (re" donde re"li,& #%# )r!ti!"# /egistro de matriculas Pagos de E0ámenes y Cursos de Ingls. /equerimiento de 1olleter"a. Anulaciones de 2atriculas
II.
ASPECTOS -ENERALES DE LA EMPRESA +.(
R",&n So!i"l Instituto Cultural peruano Norteamericano 3 ICPNA
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+.+
A!tivid"de# %e re"li," +.+.(
Ingreso de 4arde0 Inventarios /eporte de 5iquidación
6ranserencias +.7
A#)e!to# T/!ni!o#+ +.7.(. 0bi!"!i&n -eorfi!" Av. Angamos 8este (9, 2iralores, 5ima, Per#. +.7.+. Pl"no de 0bi!"!i&n
+.7.7. Or"ni,"!i&n
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ALMACEN DE TE'TOS
+.7.'. Inraestructura 6ecnológica: ;ard
.
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En el ICPNA se mane&a actualmente %astante computadoras y sistemas en l"nea e impresoras las cuales detallo:
E%i)o#+ /adio
"rd3"re+
Computadoras 6eclado Impresora
Scanner
Soft3"re+
?isual Spring Commercial
4arde0 Correo Electrónico
III.
ACTI4IDADES REALI5ADAS
a> /ecolección de datos de las áreas comprometidas, para identiicar las causas de los deectos y errores en matr"culas y las largas colas y que&as. %> ?eriicar y anali!ar el estado de los procesos de las matriculas, cada una de ellas independientemente para medir los tiempos de cada operación o proceso en servicios administrativos y almacn. c> 2e&orar la coordinación con las áreas del cronograma de cam%io de ediciones de li%ros. d> 6enar mayor comunicación con %i%lioteca para entrega de olleter"a y eventos.
I?.
DESCRIPCION DE ACTI4IDADES REALI5ADAS
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a> Se veriicara en un pla!o de ' d"as y reportar las incidencias, para tener un reporte actuali!ado en l se pueda veriicar los ra!ones de los pro%lemas que tienen las áreas comprometidas en el proceso de matr"culas, ventas, e0ámenes e inscripciones la cual en el quinto d"a se tendrá el detalle de todos las incidencias deseas para la solución más adecuada.
%>
2e&orar el orden con respecto a S.AC y prevenir las largas colas provocadas en matriculas y llevar una %uen orden y tam%in inormación al alumno con respecto a $orarios e inicios de clases.
c> Coordinación eiciente con el requerimiento de li%ros respetando el cronograma del área acadmica &unto con el área de log"stica y estas seas ingresadas con tiempo antes de la matr"cula.
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d>
2ane&ar un proyectado en com#n con @i%lioteca inormar a los alumnos y ellos tengan conocimiento de la programación completa del icpna y nos pueda ayudar para no generar colas innecesarias de consultas o conusiones.
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?.
DESARROLLO DEL PLAN
9.(
Objetivo
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2e&orar los tiempos en matricula y sus procesos de todas las áreas comprometidas y tener un mayor control con el alumnado y procesos para optimi!ar los tiempos y reali!ar una %uena matricula minimi!ando errores y prever cualquier eventualidad.
9.+
6%#tifi!"!i&n 5a empresa ICPNA presenta pro%lemas en los procesos de matr"cula y su calidad de servicio cuenta con malos procesos que se quieren me&orar los cuales detallo:
a> Se me&orara con un proceso más óptimo para reducir las colas y tenga una mayor calidad de servició el alumnado. %> Al tener un mayor orden en las matriculas no se requiere $oras e0tras de los empleados esto genera un costo menos a la empresa. c> Al promover un orden con la entrega de los olletos e inormación de eventos, generara más clientes y más ingresos a la para la empresa y una mayor renta%ilidad. 9.7
Pl"nifi!"!i&n 8rgani!aremos un orden con las matriculas y con $orarios pre esta%lecidos para no atender todos al mismo tiempo sino en dierentes $orarios y en orden progresivo.
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Se propone un mayor n#mero de personal en ciertos $orarios de matr"culas las que cuenten con mayor capacidad de inscripciones al alumnado para su mayor luide! y con un #nico $orario pre esta%lecido y as" dar un %uen servicio. Se controlara los d"as de matr"cula con su campus virtual para que se %rinde la atención espera y disminuya la congestión y genere reclamos y que&as.
Mi#i&n 1omentar el conocimiento y el intercam%io cultural entre el Per# y los Estados nidos de Amrica, undamentalmente a travs de la ense*an!a de los idiomas ingls y castellano, el desarrollo de las %i%liotecas y la diusión de las maniestaciones art"sticas y culturales de am%os pa"ses.
4i#i&n Ser reconocido como el me&or Centro Cultural @inacional en el Per# y Amrica 5atina, mediante el logro permanente de la e0celencia en la calidad de los servicios culturales y educativos orecidos a la comunidad.
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Se tendrá más un mayor nasis en las ideas, contri%uciones de los alumnos y empleados.
9.'
Metodolo7"
Para el desarrollo se $a identiicado mediante un estudio cuantitativo del nivel de satisacción de los estudiantes Seg#n una encuesta de ( de alumnos en el ICPNA presenta una %a&a calidad, y descontento de los alumnos en sus servicios y procedimientos en matriculas, y un m"nimo de (B alumnos está satisec$o con la atención %rindada el resultado de la encuesta del servicios administrativos, nos indica que se tiene que me&orar los servicios administrativos.
Pro!edimiento+
En!%e#t"
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(> En el periodo de matr"culas está satisec$o con el servicio %rindado (
+
7
'
+> 5as sesiones de matr"culas están %ien desarrolladas y especiicas
(
+
7
'
7> El tiempo de espera es el necesario para sus trámites
(
+
7
'
'> El material de ense*an!a es suicientemente claro
(
+
7
'
> El personal está caliicado y resuelve sus dudas e inquietudes
(
+
7
'
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a> En la pregunta ( se registró que un ' B no está contento con los procesos de matriculas
%> En la pregunta + se registró que un ( B no está satisec$o
c> En la pregunta 7 se registró que un + B de descont por las largas esperas
d> En la pregunta ' se registró que un ( B no está de acuerdo con la metodolog"a
e> En la pregunta se registró que un B no se encuentra %ien inormado
(.). Dia*ra+a ,e
A-i/i,a,e0
Si0e+a ine1-iene ,e 2ro-e0o0 en la0 +ar3-4la0 5 01 de Abril
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In*re0o De ,o-4+ena-i7n en +2erio,o ,e +ar3-4la0 $% de A%ril
El al4+na,o 8 ora0 rea0 ,e +ari-4la0 04;ren la0 lar*a0 -ola0 8 !
Re*i0ro ,e al4+na,o en la0 +a0ri-4la,a0 $% ,e A6ril
No -4ena -on el 2er0onal 041-iene 2ara la0 +ar-il4a0 8 9a8 ,e+a0ia,o0 2ro-e0o0 2ara
In-i,en-ia0 ,ee-a,a0 en la0 +ari-4la0 %$ ,e A6ril
Se analizan la0 ,i1-4la,e0 8 0e /eri1-a lo0 errore0 %$ ,e A6ril
A-ora0 lo0 ie+2o0 ,e +ar3-4la0 8 +ini+iza lo0 ie+2o0 %> ,e +a8o
Corre-o0 2ro-e0o0 8 -oor,ina-ione0 en la +ari-4la $% ,e J4nio
Si0e+a e1-iene 2ara lo0 2ro-e0o0 ,e +ar3-4la $# ,e J4nio 9.9.
Análisis .9.(
Procesos de 2atricula adecuadas
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C"#o#: Si#tem" inefi!iente en el Periodo# de M"tri!%l"# F%er,"# Cond%!ente#
F%er,"# de Re#i#ten!i"
( 2#ltiples Procesos
( 1alta de contingencia
+ Personal suiciente
+ 2alas coordinaciones
7 ran cantidad de alumnos
7 randes cantidades de que&as
' Imagen institucional
' Da*a la imagen de la empresa
colas de atención
2al cronograma de matriculas
9 Ingreso de u"as
9 Sistema en psimas condiciones
- 2atriculas
- Clases Canceladas.
9.-.
/esultados del Análisis
Si#tem"# AEN6E CASA5 locali!ación
Cuadro Especiico
2aniestación
Sistema ?isual ClerF El pro%lema se locali!a en todas las sedes del ICPNA
En las matriculas el alumno ingresa tarde a clases por el sistema Congestión de colas por la ca"da del sistema Corrección constante y do%le procesos para las matr"culas. El sistema no e&ecuta el inicio de la aplicación
Pro!e#o# 2atricula, despac$o, acadmica y Sac. Da*an el proceso de matr"cula, per&udican el stocF de li%ros cuando alla, el alumno se matricula pero no registrar como matricula, %ecas no se generan. Incomodidad , molestia a los alumnos Impaciencia , reclamos consecutivos 5lamadas de atención por las allas
No $ay sistema ni control para la matricula
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Diagnostico
El servidor colapsa por los demasiados datos que tiene que registrar.
/eporta el error y dar solución inmediata
6ener me&or %ase de datos y una revisión tcnica de los equipos.
/evisar las %ases datos y los errores constantes del sistema y revisar las cone0iones de los equipos.
Soluciones
9.).
Re#%lt"do# del Di#e8o Simpliicar el sistema de procesos y matriculas en uno solo para no congestionar el sistema virtual ICPNA al momento de matricular genere una activación directa para el reco&o del te0to y aplicar un iltro de registro con los %ancos en el spring comercial del ICPNA que pueda generar u"as propias de Salida para un stocF más actuali!ado.
9.G.
Re#%lt"do# de A!tivid"de#. Se estima que los servicios del sistema se pueden me&orar y optimar y tam%in se puede me&orar la productividad del empleado un tiempo estimado de 9 meses a un a*o por el tema de costos y procesos.
9.(. Con!l%#ione#9 re!omend"!ione#
9.((. :iblior"f7".
?I.
ANE;OS
-.(.
C%"dro#
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-.+.
ráicos
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-.7.
1otogra"as
AR:OL DE PRO:LEMAS
Errores constantes en Servicio ineiciente.
las matriculas en servicios
1alta de coordinación con otras áreas.
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Sistema ineiciente en periodos de matr"culas para los alumnos
1alta de Inraestructura
mantenimiento al
ineiciente
sistema preventivo.
2ala comunicación con áreas.
AR:OL DE O:6ETI4OS
Servicio eiciente.
Adecuada 8rgani!ación para las matriculas
Coordinación con otras áreas
Compro%ación Estructura eiciente.Sistema eiciente en periodos dede matr"culas para losCoordinación equipos uncionando en alumnos comunicación con las total operatividad
áreas
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