ENSAYO DE PLANIFICACIÓN CAPITULO I
PLANIFICACIÓN INTRODUCCIÓN
punto de partida de una adecuada gerencia.
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. corre ctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en los presupuestos.
Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace que se s e aplique una acción correctiva.
DEFINICIÒN Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo."1Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos"2. "Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales"3. En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo To do plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo
Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos de control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace que se s e aplique una acción correctiva.
DEFINICIÒN Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo."1Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor. "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos"2. "Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales"3. En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas). Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo To do plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo
ASPECTOS GENERALES E IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros. Características De La Planificación: Las características más importantes de la planificación son las siguientes: 1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa. 2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión. 3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio med io orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. 4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido esco gido entre varias alternativas de caminos potenciales. 5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.
6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo. 7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad. 8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas. correctas . 9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones – organización, organización, dirección y control – sobre sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización. 10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos. 11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.
Ciclo de la Planificación: objetivos. proceso de gobernar y a la vez, instrumento de cambio con elementos de información, alternativas, consecuencias, recursos e instrumentos para lograr unos objetivos.
resolverlo, con quién, por qué, dónde, cuándo, para quién, cuánto, de qué manera, qué puede suceder, Qué puedo hacer.
Pasos De La Planificación 1º Análisis de Necesidades Es un análisis previo a la Planificación que ayuda a determinar los objetivos del plan de formación
2º Objetivos de Formación Son los objetivos o metas que queremos alcanzar con los programas y acciones de formación
3º Programas de Formación Son las distintas parcelas del aprendizaje. Puntos del Programa:
4º Acciones de Formación Cada uno de los cursos que conforma el programa de formación. 6º Recursos de Formación Es necesario prever cuáles van a ser los recursos humanos y materiales que se van a necesitar para llevar a cabo los programas y acciones de formación. Presupuesto de Formación
En cualquier planificación de una actividad hay que destacar el presupuesto con el cual se cuenta para llevar a cabo. En la formación debe de estar desglosado por programas o acciones de formación. 7º Calendario de Actuación Es la Temporalización de cada una de las acciones de formación. 8º Ejecución del Plan Consiste en la puesta en marcha de los programas y acciones formativas y su correspondiente seguimiento. 9º Sistema de Evaluación Se establecen para evaluar los resultados del Plan formativo y el propio proceso de formación
CLASES DE PLANIFICACIÒN Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación:
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos: Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas
de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica.
: es el proceso que se sigue para que una organización realice la Admi nistr aci ón estr até gica planificación estratégica y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia b) implantación de la estrategia c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia. Cómo for mul ar una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas
básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?, ¿A dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En qué tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?
PLANIFICACIÓN OPERATIVA Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Se puede clasificar, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b) Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes
estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle. PRINCIPIOS Y TÈCNICAS DE LA PLANIFICACIÒN Los principios de la planificación más importantes son los siguientes: Principio de la contribución a objetivos.-el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.
Principio de la primacía de la planificación.- la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control. Principio de la iniciación de las planificaciones la alta gerencia.-la planificación tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma más eficaz de lograrlos es por la planificación. Principio de la penetración de la planificación.- la planificación abarca todos los niveles de la empresa. Principio de la eficiencia de operaciones por planificación.- las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. Principio de la flexibilidad de la planificación.- el proceso de planificación debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización. Principio de sincronización de la planificación.- los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, para alcanzar más eficaz y económicamente los objetivos de la organización. Principio de los factores limitantes.- la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes. Principio de estrategias eficaces.- una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores.
Principios de programas eficaces.- para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y deben estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional. Principios de políticas eficaces.- las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores.
En su enfoque prescriptivo y normativo, los autores clásicos y neoclásicos defienden la aplicación de principios universales que deben ser el norte de la planificación. Estos principios se refieren a la mejor manera de realizar la planificación. Entre los innumerables principios señalados por los diversos autores destacan dos:
1. Principio de la definición del objetivo: la planificación que comienza luego de determinar la idea de lo que pretende realizar, o de la fijación del objetivo que se pretende
alcanzar, se basa en esa idea u objetivo. La finalidad de la planificación es determinar quién, cuándo y cómo se alcanzara la idea o el objetivo.
2. Principio de la flexibilidad de planificación: la planificación no termina con el comienzo de la actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente y aplicable a las actividades que no están en funcionamiento como a las que si lo están. Debe tener cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden corregirse durante el desarrollo.
ETAPAS EN EL DESARROLLO DE UNA PLANIFICACIÓN4: ETAPA 1 El "promotor" expone sus necesidades y el deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es aprobado por la dirección o el comité correspondiente. ETAPA 2 El estudio de oportunidad concreta los objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los plazos y costes previstos y los medios a emplear. ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en detalle, con el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajo previstas y la metodología a desarrollar. ETAPA 4 A partir del análisis funcional se determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal entre cliente, usuarios e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de especificaciones". ETAPA 5 Los técnicos realizan el análisis orgánico y las especificaciones para programación5. ETAPA 6 Se realiza la programación de la aplicación y las pruebas para programación. ETAPA 7 Al resultar satisfactorias las pruebas se realiza la recepción provisional, dando lugar a los manuales de usuario y de explotación. ETAPA 8 La puesta en marcha de la aplicación es una fase delicada que requiere una estricta vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A continuación se realiza un balance de los resultados del proyecto. ETAPA 9 Después de varios meses de funcionamiento de la aplicación se debe realizar un balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha producido a la empresa. ETAPA 10 Transcurridos uno o dos años, debe efectuarse una auditoria de la aplicación que permita comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir modificaciones. Desde el punto de vista de la metodología de gestión de proyectos, también pueden identificarse varias fases que generalmente deberán darse en todo tipo de proyectos: 1. Decisión de acometer el proyecto. 2. Nombramiento del jefe de proyecto. 3. Negociación de objetivos.
4. Preparación. 5. Ejecución. 6. Información. 7. Control.
ADMINISTRACIÒN POR OBJETIVOS Y RESULTADOS Definiciones: “APO es el empleo de una estrategia para formular planes y obtener resultados encauzado s
a lo que la gerencia desea y necesita para conquistar las metas y dejar satisfechos a los partícipes de esa tarea.” “Es ante todo una filosofía de administración” es proactiva y no reactiva. “Es también un proceso que consiste en una serie de pasos interdependientes e interrelacionados.” “Es un sistema de administración diseñado para facilitar la planea ción y el control organizacional” Ex isten 4 I ngr edientes Básicos Para E ntender El Concepto:
a) OBJETIVOS: Eventos o realizaciones planeadas que se espera llevar a cabo, direccionados a la meta. b) LA ESTRATEGIA DE LA UTILIZACIÓN DEL TIEMPO: Es el programa de fechas de calendario para el cumplimiento, para la consecución de resultados a C y L plazo. c) LA GERENCIA TOTAL: Se refiere al esfuerzo formal y conjunto para coordinar las aportaciones de cada directivo hacia la meta común. d) LAS MOTIVACIONES INDIVIDUALES: La APO es una estrategia motivadora, de tal forma que el individuo debe participar en el diseño de los objetivos. Evolución de la APO. “Generalmente a Peter F. Drucker (1954), se le atribuye el mérito de haber proporcionado
el primer enunciado definitivo de la filosofía y del proceso de APO, según él la labor de la administración es equilibrar varias necesidades y metas en cada área, donde el desempeño de los resultados afectan directa y vitalmente la supervivencia y prosperidad de los negocios6.” “El primer requisito en la labor administrativa es administración por objetivos y autocontrol.”
La administración por objetivos es " un proceso por el cual los gerentes del rango superior e inferior de una empresa identifican en conjunto sus objetivos comunes y definen las áreas principales de responsabilidad de cada individuo, en términos de los resultados que se esperan de él, empleando esas medidas como orientación para operar la unidad y evaluar la contribución de cada uno de sus miembros".
En el fondo, la APO está estrechamente ligada a la motivación y al desarrollo personal del ejecutivo. Algunos administradores de alto nivel cometen el error de ver la APO, principalmente, como una herramienta de control y evaluación. Ciertamente, la APO pude contener ambos factores, pero ésa no es su idea principal. Elementos de la Administración por objetivos
PRINCIPIOS PARA OPERAR CON FUNDAMENTO EN LA APO 1. Es más probable lograr la uniformidad y coherencia en las operaciones administrativas si se persigue un objetivo común. 2. Mientras mayor sea la concentración en los resultados esperados dentro de un margen de tiempo, mayores probabilidades habrá de obtenerlos. 3. Mientras mayor sea la participación del personal, al determinar operaciones importantes, con mayor responsabilidad por los resultados, mayores serán las motivaciones para alcanzarlos. 4. el progreso solo puede medirse en función de aquello en lo que se trate de progresar
Forma De Administrar Por Objetivos La administración por objetivos es un proceso de 5 pasos: 1. Buscar el objetivo 2. Determinar el objetivo
3. Justificar el valor del objetivo 4. Implantar el objetivo 5. Controlar el objetivo e informar acerca del estado que guarde.
Ciclo de la APO. La APO tiene un comportamiento cíclico, de tal manera que el resultado de un ciclo permite efectuar correcciones y ajustes en el ciclo siguiente, a través de la retroalimentación proporcionada por la evaluación de los resultados. Este ciclo corresponde comúnmente al ejercicio fiscal de la empresa para facilitar la ejecución y el control. Los principales autores de la APO presentan modelos muy variados, cuyos ciclos exponen contenidos diferentes.
M odelo de H UM BL E
John W. Humble define la APO como "un sistema dinámico que busca integrar las necesidades de la empresa de definir y alcanzar sus propósitos de lucro y crecimiento con la necesidad del gerente de contribuir y desarrollarse. Es un estilo de gerencia exigente y estimulante". Provee los siguientes aspectos:
que él necesita alcanzar.
compromiso y su contribución a estos objetivos;
resultados claves y el plan de mejoramiento.
puntos débiles y aprovechar sus puntos fuertes, aceptando responsabilizarse por su autodesarrollo.
mejores planes salariales y la planeación de su carrera.
Modelo de ODIORNE George Odiorne propone un modelo compuesto por un ciclo de siete etapas. objetivos organizacionales por alcanzar. vos propuestos.
evaluación para sus subordinados, que a su vez, propone objetivos. bjetivos y medidas de evaluación de su propio trabajo.
subordinado, frente a los plazos intermedios previamente establecidos en la 4 etapa. ativa de los resultados del trabajo del subordinado, de sus puntos fuertes y débiles, así como de aquellas medidas propuestas para su desarrollo.
Evaluacion Crítica de la APO La APO no es una fórmula mágica, sino un medio a desarrollar un trabajo ordenado y consciente, para conocer con razonable responsabilidad el futuro resultado de las decisiones. Como la APO incluye un proceso de planeación y un proceso de dirección, es
muy común que uno o más de esos tres procesos no funcionen bien. Allí comienzan a presentarse problemas con la APO.
Los diez pecados capitales de la APO, Humble asegura que existen diez maneras seguras de fracasar con la APO
1. No lograr la participación de la alta gerencia. 2. Decir a todos que la APO es una técnica poderosa, capaz de resolver todos los problemas. 3. Adoptar la APO dentro de una manera acelerada. 4. Fijar solamente objetivos cuantificables. 5. Simplificar al extremo todos los procedimientos. 6. Aplicar la APO en áreas aisladas, no hacer que la compañía participe globalmente. 7. Delegar todo el proyecto de la APO a personal de nivel inferior.
8. Concentrarse en individuos e ignorar los problemas de grupo. 9. Inaugurar el sistema con una fiesta y después dejarlo andar solo, sin verificar jamás cómo está andando. 10. Ignorar las metas personales de los gerentes, concentrándose sólo en los objetivos de la empresa.
CAPITULO ii ORGANIZACIÓN ESTRATEGICA INTRODUCCIÓN considerando que todos son un aporte valioso para la entidad llevará al éxito o al fracaso de la entidad. motivándolo para alcanzarlo, siendo además reconocidos por su labor diaria. DEFINICION El siglo XXI es para las empresas, el siglo de las grandes oportunidades las organizaciones deben saber monitorear su entorno, adelantarse al futuro y renovarse constantemente para ser viables, rentables y competitivas en una época de cambios acelerados a todos los niveles, afectando en mayor o menor grado a todos los sectores económicos. Tenemos que tener una posición de vigilancia permanente para detectar los primeros indicios que nos hacen comprender que se debe comenzar una nueva etapa en el proceso ininterrumpido de transformación. CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Según Stonner es el "Proceso de administración que entraña que la organización prepare planes estratégicos y, después, actúe conforme a ellos". La administración estratégica es el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones internacionales que permiten a la organización alcanzar sus objetivos. Ello implica integrar la administración, la mercadotecnia, las finanzas y la contabilidad, la producción y las operaciones, la investigación y el desarrollo y los sistemas computarizados de información para obtener el éxito de la organización.
