Introducción. Existen muchos tipos de comunicación, pues ésta es un proceso universal que se da de múltiples m últiples maneras y en gran variedad de circunstancias, así diariamente nosotros empleamos distintas formas de comunicación, desde el lenguaje, la escritura e incluso las señas para transmitir o compartir información, todo ello para comprender y vivir en una sociedad. Así, desde la comunicación más básica entre dos personas vamos viendo que ésta cumple una función esencial en la vida de las personas, y si avanzamos en el camino de las organizaciones y relaciones más complejas, también veremos como la comunicación a la vez que se vuelve más compleja se hace también mucho más importante. Dentro de una organización o empresa la comunicación se da de distintas maneras, siendo la base, la que nosotros llamamos comunicación interna, pues es en primera instancia donde las relaciones van a ir asentándose para construir una estructura que va a hacer crecer y expandir los horizontes de dicha organización, pero tenemos en segundo lugar, aunque igualmente importante, la comunicación externa, y es que una vez que la organización tiene una comunicación optima interna, la externa comenzará a fluir de manera casi automática y es muy importante pues de ella depende la expansión comercial de la organización, pues la comunicación exterior de una empresa podemos decir que es el conjunto de actividades generadoras de mensajes que se dirigen a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social.
Función de la Comunicación Externa. Vamos a comenzar diciendo que el reconocimiento de una empresa u organización, sin importar el sector al que ésta pertenezca, depende en gran medida del público, al que podemos identificar como cliente, usuario, socio, etc. Así este también es un protagonista protagonista en las organizaciones. organizaciones.
Importancia de la Comunicación Externa. a) Satisfacción del cliente Si bien, existen diversos beneficios que toda empresa u organización puede obtener al lograr la satisfacción de sus clientes, éstos pueden ser resumidos en tres grandes beneficios que brindan una idea clara acerca de la importancia de lograr la satisfacción del cliente: Primer Beneficio: El cliente satisfecho, por lo general, vuelve a comprar. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio su lealtad y por ende, la posibilidad de venderle el mismo u otros productos adicionales en el futuro. Segundo Beneficio: El cliente satisfecho comunica a otros sus experiencias positivas con un producto o servicio. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio una difusión gratuita que el cliente satisfecho realiza a sus familiares, amistades y conocidos. Tercer Beneficio: El cliente satisfecho deja de lado a la competencia. Por tanto, la empresa obtiene como beneficio un determinado lugar (participación) en el mercado. En síntesis, toda empresa que logre la satisfacción del cliente obtendrá como beneficios: 1) La lealtad del cliente (que se traduce en futuras ventas), 2) difusión gratuita (que se traduce en nuevos clientes) y 3) una determinada participación en el mercado.
b) Calidad en el servicio: La calidad de servicio es un factor determinante e importante en el éxito de una empresa. Si ésta ofrece un buen servicio tendrá clientes satisfechos al consumir el bien o servicio que vende. Un cliente satisfecho es la mejor publicidad que puede tener una empresa. Como factor importante, una empresa siempre debe invertir los recursos necesarios (tiempo, dinero y estudios de mercado), para ofrecer un servicio de calidad. Es básico establecer una estrecha relación con el cliente para conocer su opinión acerca del producto o servicio, pues son ellos quienes evaluarán la calidad de lo que se le está ofreciendo. Las organizaciones pueden diseñar y elaborar productos y servicios atractivos; pero una vez conseguido esto, necesitan que sus clientes reconozcan calidad en ese resultado. Hay muchos factores involucrados en esto; pero el logro de una comunicación efectiva con el cliente es determinante.
c) Imagen Visual En la imagen intervienen elementos visuales que deben reflejar el escrito y la cultura de la empresa y definir las características de la imagen. Estos elementos están representados por colores, tipografía institucionales, así como el logotipo y sus aplicaciones para la imagen corporativa. La imagen empresarial es un reflejo de la imagen personal de sus empleados. La imagen atrae o repele, en la primera impresión el cliente se forma una expectativa de calidad, si aprueba la imagen probablemente la asocie con calidad. La imagen, como componente del entorno, potencia o dificulta la venta, dependiendo de qué tan positiva o negativa resulta para el consumidor potencial. La identificación del personal con la organización, es relativo al sentido de pertenencia, y esto se logra principalmente, difundiendo los elementos de la cultura corporativa (misión, visión, valores) que hacen que las personas encuentren sentidos y dirección, y una serie de principios con los que comulga y que sirven para orientar su acción y decisión.
Conclusión. La comunicación externa es parte fundamental en una organización, como se dice en las explicaciones anteriores es una transmisión y recepción de datos que son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa, principalmente con los clientes, intermediarios, proveedores, competencia, etc. Gracias a esta comunicación externa nos damos a conocer en el campo gracias a nuestras cualidades, de esta comunicación depende la imagen que tendrán nuestros clientes principalmente y de que tanto estén dispuestos a adquirir nuestro servicio. Generar una imagen positiva de la organización es uno de los objetivos de este tipo de comunicación, la cual se puede lograr fomentando en los empleados ese orgullo de permanecer a la organización, es decir crear un sentimiento de permanencia, que cuando existe en el empleado genera que este mismo de una buena recomendación y una imagen que lo ve sentirse orgulloso a la organización que pertenece, esto nos genera una invaluable comunicación externa.
