ENSAY

ENSAYO A4 Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje tratado en la presente guía, realice un ensayo en el cual exponga su posición frente a la siguiente pregunta: En el momento de materializarse un riesgo, ¿qué tipo de acción debe tomar la entidad? Justifique su respuesta y exponga un caso concreto de alguna entidad pública. No olvide argumentar el escrito con base en las temáticas vistas.

NO CONFORMIDAD EL TEMOR DE NO SÉ QUE HACER En Colombia todas las instituciones públicas están obligadas a establecer un sistema de gestión de la calidad publica con la finalidad de mejorar la atención al público y ser transparentes en los procesos. Al implementar los sistemas de gestión la mayoría de las entidades públicas se asesoran de entidades externas para la planeación e implementación, pero no se interesan por el mantenimiento del mismo ya que creen que con el solo hecho de haberlo implementado basta. Lo que no saben es que el sistema de gestión público de la calidad está diseñado de tal manera que si no se verifica y no actúa dicho sistema no funciona y se llena de no conformidades las cuales por obligación deben ser resueltas mediante acciones correctivas dado que los riesgos que se habían generado al implementar el sistema de gestión se materializaron. Que es eso de no conformidad de acción correctiva, pues bien, la no conformidad es el incumplimiento (materialización de un riesgo) de algún requisito suscrito por la entidad, bien sea legal, de las partes interesadas o en general, del Sistema de Gestión de la Calidad y la acción correctiva son las medidas tomadas por la entidad para evitar que la no conformidad vuelva a ocurrir. Para entender mejor a continuación se expone una de las no conformidades más común en las entidades públicas: “ Deficiente control de copias distribuidas. Durante la auditoría aparecen copias de ediciones o revisiones de procedimientos obsoletos en los cajones del personal de la organización.” organización.” Como podemos ver se materializo un riesgo que se adquirió cuando se decidió implementar el sistema de gestión de la calidad y es el de utilizar versiones de documento obsoletas para trámites administrativos. Ahora la pregunta que surge es que hacer ante esto, pues bien, ya una vez ocurrido el hecho no que más que buscar las causas, la raíz del problema utilizando diferentes métodos como la espina de pescado, por qué por qué entre otros que nos permitan identificar porque algunos empleados están utilizando formatos con versiones obsoletas y una vez identificadas tomar acciones para evitar que vuelva a ocurrir. El que hacer después de haber identificado la no conformidad se llama la acción correctiva y es el mecanismo que nos permite realizar la mejora continua del sistema de gestión. En conclusión, las entidades públicas no deben tenerle temor a las no conformidades y a las acciones correctivas hay que mirarlas las como lo que son una opción de mejora siempre y cuando se cuente con el personal capacitado y adecuado para implantar y mantener el sistema de gestión. Ahora por lo que si deben preocuparse es por no tener un sistema de gestión pública solo en el papel sino implementarlo, mantenerlo y mejorarlo mediante la inclusión de todos los interesados y participantes de modo que todos se comprometan y se concienticen que lo que se está haciendo es para facilitarle el trabajo y no lo hagan por obligación o por cumplir un requisito legal, lo mejor sale cuando es de corazón y recordar que lo que mal se empieza m al termina.