OPERACIONES AUXILIARES A LA VENTA
Alberto Gil Alonso y Alina Montanaro Revisión técnica
Kimn E-learning
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Índice
1. EL ALMACÉN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
El almacén _________________________________________________________________________________________ 07 Plano y distribución de los espacios_________________________________________________________________ 11 Organización de espacios de trabajo para un gran comercio _________________________________________ 12 Proceso organizativodel almacenamiento de productos _____________________________________________ 14 Seguridad en el almacén ___________________________________________________________________________ 16 Plan de autoprotección_____________________________________________________________________________ 16 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 18 TEST DE REPASO__________________________________________________________________________________ 19 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE___________________________________________________________________ 20 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 21
2. EL PRODUCTO Y LAGESTIÓN DE STOCK E INVENTARIO 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Características y conservación de los productos _____________________________________________________ 23 El stock ____________________________________________________________________________________________ 26 Aprovisionamiento _________________________________________________________________________________ 30 El inventario _______________________________________________________________________________________ 34 Método del coste medio ponderado_________________________________________________________________ 35 Innovaciones tecnológicas __________________________________________________________________________ 37 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 38 TEST DE REPASO___________ _______________________________________________________________________ 39 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE___________________________________________________________________ 40 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 41
3. ORGANIZACIÓN DEL PUNTODE VENTA 1. Organización del punto de venta____________________________________________________________________ 43 2. Comportamiento del cliente ________________________________________________________________________ 50 3. Gestión del lineal___________________________________________________________________________________ 54 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 60 TEST DE REPASO__________________________________________________________________________________ 61 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE___________________________________________________________________ 62 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 63
4. ANIMACIÓN BÁSICA EN ELPUNTO DE VENTA 1. 2. 3. 4. 5.
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Factores básicos de animación del punto de venta ___________________________________________________ 65 Presencia visual de productos en el lineal____________________________________________________________ 72 La publicidad en en el lugar de venta _______________________________________________________________ 78 Cartelística en el punto de venta ____________________________________________________________________ 80 Máquinas expendedoras (vending) __________________________________________________________________ 84 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 86 TEST DE REPASO___________ _______________________________________________________________________ 87 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE___________________________________________________________________ 88 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 89
Índice
5. PRESENTACIÓN Y EMPAQUETADO DE PRODUCTOS PARA LA VENTA 1. Empaquetado comercial____________________________________________________________________________ 91 2. Técnicas de empaquetado y embalado comercial____________________________________________________ 99 3. Eficiencia y calidad en el empaquetado _____________________________________________________________ 101 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________104 TEST DE REPASO__________________________________________________________________________________105 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________106 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________107
6. ELABORACIÓN DE INFORMES COMERCIALES SOBRE LA VENTA 1. Concepto y finalidad de los informes de ventas ______________________________________________________109 2. Elaboración de informes comerciales________________________________________________________________ 112 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________ 116 TEST DE REPASO__________________________________________________________________________________ 117 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________ 118 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________ 119
7. OPERACIONES DE CAJA ENLA VENTA 1. Cobro y pago de operaciones de venta ______________________________________________________________ 121 2. Elementos y características del TPV _________________________________________________________________125 3. Factura y recibo ____________________________________________________________________________________134 SÍNTESIS __________________________________________________________________________________________136 TEST DE REPASO__________________________________________________________________________________137 COMPRUEBA TU APRENDIZAJE ___________________________________________________________________138 PRÁCTICA FINAL __________________________________________________________________________________139
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Presentación Este libro ha sido elaborado con el objetivo de adaptar los contenidos básicos del módulo formativo Operaciones auxiliares a la venta, que forma parte del Certificado de profesionalidad de Actividades de venta,a las actuales posibilidades y a la legislación, para que el alumno sea capaz de asimilar dichos contenidos teniendo en cuenta la adaptación a la vida profesional. Pretendemos que los alumnos sean capaces, al finalizar el estudio de este manual, de afrontar el paso al mundo laboral con la mayor preparación posible, conociendo las bases de las operaciones auxiliares a la venta y siendo capaces de asumir proyectos, comprender su entorno profesional y la toma de decisiones. El libro detalla el conjunto de operaciones auxiliares deun comercio, desde el aprovisionamiento y almacenaje hasta la animación de los puntos de venta, observados desde el punto de vista de una gran superficie comercial, pero también aportando valor al mediano y pequeño comercio. Mediante el estudio de este libro, el alumno conocerá conceptos y técnicas reservados a las grandes empresas, pero desde un punto de vista que facilitará su aplicación en todo tipo de comercio. Será capaz de gestionar el stock y los pedidos de aprovisionamiento, crear un almacén eficiente y eficaz y entender al cliente y su comportamiento para recrear un espacio que invite a la compra mediante la correcta animación. Por último, se mostrarán diferentes técnicas para organizar el mobiliario, presentar los productos en el lineal y determinar su rentabilidad. Hemos realizado un gran esfuerzo en la elaboración de este manual y queremos dar las gracias a la Editorial y a los editores, en especial a Ariadna por su guía y ayuda constante, sin olvidarnos de los revisores por su dedicación, clave para nuest ro trabajo. Quiero agradecer a mis padres el ejemplo que han sido y son, a Hernán Roig por encargarse de todo en Kimn y Sourtech mientras que me centraba en redactar este libro y, cómo no, a Guillermo de Haro por plantar en mí la semilla de la formación. Pero sobretodo a Ana, Ignacio y Ricardo, por su cariño, apoyo incondicional y tantas horas robadas. Alberto Gil Alonso. A mi hijo Ignacio, Alina Montanaro. Los autores
1 UNIDAD
El almacén
En esta unidad APRENDERÁS A: • Enumerar las principales características y funciones del almacén. • Gestionar el almacén como parte integral de un proceso de fabricación y venta de bienes. • Distinguir los procesos de almacenaje colaborando entre departamentos. • Organizar el espacio y las mercancías para la optimización del espacio y la rentabilidad. • Enumerar las normas de seguridad en el almacén.
ESTUDIARÁS: • Las características principales del almacén. • Los tipos de almacenes y sus funciones. • La distribución de los espacios. • Las medidas de seguridad y la prevención de accidentes.
Y SERÁS CAPAZ DE: • Conocer qué es un almacén, cómo se gestiona y qué aspectos legales influyen en el almacenaje.
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1. El almacén El almacén y los productos son dos elementos esenciales en todoproceso productivo y comercial. Las industrias y los comercios necesitan un espacio donde guardar los productos que emplearán en el proceso de fabricación, pero también los ya terminados. Por su parte, los distribuidores y las empresasretail deberán contar con un almacén para guardar los stocks que irán exponiendo para su venta. El almacén es una infraestructura destinada a guardar de forma organizada y segura bienes físicos. El almacén puede ser un edificio o parte de un local.
UNIDAD
VOCABULARIO Picking. Unificación de productos para su envío al cliente. En el proceso de picking, el personal del almacén recopila los productos pedidos por un cliente y los unifica en una unidad de salida, ya sea caja, palé, etc.
El producto, el proceso productivo y el almacén deben ser estudiados en conjunto. Las carac- Proceso productivo.Conjunto de terísticas de un almacén dependerán de las necesidades propias de los productos y del pro-acciones realizadas para convertir ceso productivo. Por ejemplo, un almacén deberá ser refrigerado para determinados tipos dematerias primas y bienes auxiliaalimentos y estos quedarán organizados según las necesidades de fabricación. res en productos finales. También
1.1. Funciones del almacén
podemos definirlo como el conjunto de pasos que una industria realiza para fabricar un producto final.
Para comprender adecuadamente la importancia del almacén, es necesario conocer antes quéRetail. Es la expresión inglesa para es el flujo productivo. definir la venta al por menor, es decir, la venta de productos y servicios de consumo masivo en tiendas. En España, la expresión ‘retail’ se emplea habitualmente con relación a grandes cadenas, tipo Media Markt, Leroy Merlin, etc.
Rotura de stock. Situación que se produce cuando no hay existencias de un determinado producto en el almacén, ya sea porque se han vendido todas las unidades El almacén tendrá un papel fundamental en el aprovisionamiento de materias primas para quefabricadas o porque no se han ad-
Fig. 1.1. Pasos desde la fabricación de un producto hasta su venta.
el proceso productivo no se interrumpa por falta de materiales necesarios para la fabricación. suficientesTambién para el proceso A su vez, el almacenamiento de productos finalizados es esencial para servir a los puntos dequirido de producción. puede venta en el tiempo y la forma adecuados, es decir, para que la distribución se desarrolle correcdarse por retrasos en los proveetamente. Pero también los comercios deberán contar con un almacén que les permita guardardores. Se considera una situación parte de la mercancía que no se encuentra en la zona de exposición. A la carencia de mate- transitoria y perjudicial, porque riales para la producción o de productos finales para la venta se le denomina rotura de stock. afecta a las ventas. Un almacén comercial debe desempeñar las siguientes funciones:
Stock. Es el conjunto de bienes almacenados, ya sea para • Recepción de mercancías.En esta primera fase se reciben (entrada) los productos enviados por los proveedores, que posteriormente se pondrán a la venta. Al recibir las mercancíasemplearlos en el proceso producse debe comprobar la cantidad y la calidad de los productos cotejando los datos enviadostivo o para la venta. en la ficha de envío o albarán. • Almacenamiento. Consiste en la organización, la conservación y la custodia de los bienes recibidos. Hay que ordenar los productos para maximizar el espacio sin poner en riesgo su integridad. • Preparación de pedidos o picking. Proceso en el cual se agrupa en una unidad de envío el conjunto de productos pedidos por el cliente. • Expedición. Proceso de envío (salida) de los productos una vez realizado el picking. El envío puede ser al cliente final, pero también interno, con el fin de reponer productos en la zona de exposición y venta. • Control de existencias.Una función primordial es el control de existencias, también llamado stock. Se controla mediante un sistema de registro de entrada y salida de mercancías. Se deben tener en cuenta las entradas y las salidas de mercancías,pero también la devolución de productos por parte de los clientes. 7
IMPORTANTE Almacén y productos A la hora de seleccionar, organizar y distribuir un almacén, se deben tener en cuenta los productos que va a albergar, ya que ello impacta directamente en las necesidades y equipamientos. Por ejemplo, si vamos a almacenar productos alimentarios, puede que sea necesario contar con sistemas de refrigeración. Por el contrario, si se trata de productos congelados, tal vez sea obligatorio contar con una almacén con diferentes zonas de frío o incluso íntegramente refrigerado. El tamaño de los bienes almacenados es un elemento clave, ya que no es lo mismo albergar miles de piezas que una unidad de producto acabado. Es el caso de las fábricas de coches, que en sus almacenes deben contener miles de referencias de piezas sueltas, pero el producto acabado es un coche de ciertas dimensiones.
El almacén comercial El tamaño del comercio es muy diverso, va desde pequeñas tiendas de barrio hasta hipermercados con cientos de metros cuadrados y miles de productos a la venta. Pero las funciones del almacén no varían para uno u otro tamaño, siendo necesario conocer las mismas.
En la actualidad, el proceso de almacenaje ha cobrado una importancia renovada debido al desarrollo del comercio electrónico, ya que los pedidos llegan desde Internet y los productos nunca salen a la zona de exposición de los comercios. Asimismo, resultan relevantes las funciones de preparación de pedidos y de expedición.
1.2. Principios básicos Todo almacén debe regirse por unos principios básicos: • Debe ser atendido por personal que dispon ga de una formación adecuada. En el caso de puntos de venta, los comerciales deben contar con conocimientos en la gestión y organización del almacén. • La capacidad y la disposición del espacio deben ser adecuadas a las necesidad es operativas. Los pasillos deben ocupar el mínimo espacio posible, pero respetando las necesidades de paso de maquinaria y de trabajadores. • El sistema de almacenaje delmacén al debe ser acorde al métodoe dpaletización de produ ctos. • La entrada y la salida de mercancías debe realizarse por puertas separadas; en caso de contar con una única puerta, se deben separar las zonas por función. La puerta deberá ser controlada adecuadamente mediante un registro diario de entrada y salida, que deberá gestionarse mediante un sistema de control de inventario. • Las mercancías deben distribuirse aplicando la lógica, ya sea ord enando segúnbaremos de venta o de incompatibilidad. Un dicho popular sostiene que las cerillas y la pólvora nunca deben almacenarse juntas. • Todas las mercancías deben identificarse de forma correcta. Esaidentificación debe ser visible en el exterior del producto almacenado o controlada informáticamente. • El almacén debe contar con la s condiciones idón eas para el mantenimiento de los bienes custodiados. • El horario del almacén debe adecuarse a las necesidades de dispon ibilidad. En el caso del comercio, deberá ser más amplio que el horario comercial. • La entrada de personal debe restringirse a quienes desempeñen funciones concretas de almacenaje. En el caso de comercios, puede limitarse el acceso al almacén a determinados cargos, como jefes de sección; también se puede proteger la entrada con tarjetas identificativas que permitan saber quién ha estado en su interior.
1.3. Particularidades del almacén en el comercio Debido al alto coste del metro cuadrado de locales comerciales, tanto en régimen de alquiler como de compra, los comercios tienden a reducir al máximo la zona dedicada exclusivamente al almacenaje, pero a maximizar la superficie dedicada al almacenamiento, empleando soluciones como estas: • Aprovechar las zonas inferiores y superiores de los muebles de exposición para almacenar productos expuestos. • Mostrar únicamenteuna unidad de producto y guardar el resto en el almacén. • Emplear loslineales deexposición para almacenar elstock. Estos sistemas complican la gestión y el control de los productos almacenados, al no contar con un espacio específico donde se realice un control exhaustivo de las entradas y salidas de mercancías. El mobiliario especializado de almacenaje resulta caro frente a otras soluciones, pero disponer de muebles adecuados nos permite lograr unos aprovechamientos muy superiores a las tradi-
cionales estanterías y cajoneras. En el pequeño y mediano comercio, suele haber falta de control sobre el almacén, lo que Fig. 1.2. Expositor en una tienda de puede ocasionar pequeñas pérdidas, pero sobre todo conlleva que el personal de atención al calzado en el que se muestra un zapato cliente no pueda dar un servicio adecuado cuando los productos se encuentran en el almacén, de cada par disponible. ya que localizarlos puede llegar a ser una tarea complicada. 8
1 CASO PRÁCTICO 1
UNIDAD
Carla acaba de ser contratada para organizar el almacén de 7. En la zona de entrega de pedidos al cliente hay una zona fría un pequeño supermercado perteneciente a una gran cadena. para guardar los pedidos de productos frescos y otra no refriEl supermercado donde trabaja Carla va a ser el primero de la gerada para el resto de los productos. cadena en el que los clientes podrán realizar sus pedidos por Solución: Internet y recogerlos en la tienda. Su jefe le ha explicado los pasos que se dan desde la recepción del producto hasta su Tras escuchar las explicaciones que le ha dado su jefe, Carla venta por Internet y entrega al cliente, y ella debe organizarlosha relacionado las actividades con las funciones del almacén (Tabla 1.1): de acuerdo con las funciones del almacén:
1. Los proveedores de carnes, pescado, frutas y vegetales entre-
Actividad gan la mercancía diariamente. Tras comprobar el albarán de entrega, la mercancía se lleva a las cámaras frigoríficas. Recepción de proveedores de 2. El resto de los productos se envían, una vez por semana, des- productos frescos. de el almacén central de la cadena de supermercados. Tras Recepción semanal del resto de los comprobar el albarán de entrega, esos productos se distribu- productos. yen en el almacén.
Función Aprovisionamiento. Aprovisionamiento.
Almacenamiento de los productos, ya Almacenaje producto sea en la zona fría o en el resto del finalizado. deben revisar los lineales y reponer los productos vendidos en almacén.
3. Por la mañana, antes de abrir el supermercado al público, se la última hora. Esta actividad se desarrolla u drante todo el día.
Preparación de los pedidos on-line.
4. Los pedidos de los clientes on-line se deben preparar antes
del horario de apertura, ya que algunos de ellos compran de Entrega de los pedidos en el coche noche en la página web y lo recogen antes de ir al trabajo, del cliente.
Picking. Expedición.
mientras que otros clientes, en cambio, llegan justo a la hora Tabla 1.1. Relación de procesos descritos y funciones del almacén. de cierre.
5. Los clientes on-line recogen sus pedidos en una zona situadaAhora Carla conoce el proceso de recepción, almacenaje en la parte exterior del almacén, lo que les permite no tenery venta que el supermercado hace por Internet y está en disque bajar de sus coches. posición de organizar el almacén, el personal y el horario para cumplir con la nueva actividad de venta por Internet y recogida 6. Los clientes mandan sus pedidos a lo largo del mes y se intenen tienda. tan enviar en la misma semana.
ACTIVIDADES 1. Visita comercios de tu zona. ¿Dónde tienen el almacén? 2. Visita algunos comercios de cosmética. ¿Emplean los muebles de exposición para almacenar mercancía?
3. Usando Google Street View, localiza un parque comercial con tiendas tipo Leroy Merlin y navega hasta la zona trasera para localizar su zona de recepción de mercancías y almacén.
controlada, ¿sería conveniente poner aire acondicionado en el almacén o, por el contrario, es un gasto excesivo?
9. Eres cliente de una tienda y el dependiente ha ido a buscar al almacén un producto que quieres comprar y está tardando más de diez minutos. ¿Qué haces? ¿Tu estado de ánimo cambiará? ¿Qué ocurre si habías aprovechado una salida del trabajo para hacer la compra?
4. ¿Qué característica esencial debe tener un almacén de 10. Ikea ha abierto el almacén a los clientes y somos nosotros productos congelados? 5. ¿Por qué la entrada y la salida de mercancías debe estar separada?
6. Busca en Internet empresas que ofrezcan mobiliario de almacenaje para comercios.
los que debemos recoger los productos antes de pagarlos. Si cerca de tu casa hay un Ikea, aprovecha para visitar el almacén y estudia las zonas y sus funciones. ¿Hay una puerta para la entrada y la salida o son dos puertas diferentes?
7. En la web de IKEA u otra empresa del sector, busca muebles11. Acude a un comercio dedicado a cosmética y estudia cómo con diferentes compartimentos que tengan utilidad en el almacén de un comercio de accesorios para móviles. Ten en cuenta el tamaño de los productos a almacenar.
aprovechan la parte inferior de losmuebles como espacio de almacenamiento.
envasada que esrecomendable almacenar a una temperatura
almacén para un comercio.
12. Visita un portal inmobiliario en Internet y busca locales co8. Trabajas en una tienda de animales que vende comida merciales que ofrezcan un plano. Piensa dónde ubicarías el
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¿SABÍAS QUÉ…? Un polo de comunicaciones Miranda de Ebro (Burgos) es una zona en la que se sitúa un importante número de industrias y almacenes gracias a que cuenta con acceso directo a las autopistas A1 y AP68, y a que constituye un importante nudo ferroviario. Se trata de un polo de comunicaciones en el cual convergen diferentes medios de transporte, lo que facilita la recepción y distribución de mercancías.
1.4. Ubicación y tamaño del almacén La ubicación de un almacén tiene gran importancia, ya que afectará directamente a los costes de producción y venta. Si se trata del almacén de una fábrica o un comercio, lo habitual es que se encuentre situado dentro del terreno o local. En el caso del comercio, puede ocurrir que el coste de alquiler del metro cuadrado sea tan caro que resulte preferible tener el almacén en un lugar cercano. Así, por ejemplo, las tiendas situadas en las principales calles comerciales suelen alquilar en una calle adyacente de menor coste un segundo local para dedicarlo a almacenaje. Otro aspecto que hay que tener en cuenta respecto a la situación del almacén es la normativa vigente, ya que pueden existir limitaciones en el horario de actividad, el paso de vehículos o la prohibición de contener determinados productos; por ejemplo, los almacenes de materias peligrosas deben estar situados fuera de los núcleos urbanos. El tamaño del almacéndebe estar en consonancia con la frecuencia de compra y la rotación de productos. Respecto a lo primero, existen sectores, como el de la moda, en los cuales las compras semercancía realizan por pero lascantidades ventas se realizan a lo largo de varios meses; lo tanto, la se temporada, recibe en grandes y se almacena durante un plazo depor tiempo amplio, lo que requiere almacenes medianos o grandes. Por el contrario, otro tipo de tiendas, como las ferreterías, no tienen temporalidad, sino que venden a lo largo de todo el año y reponen productos de forma constante; por ello su espacio de almacenamiento será pequeño. Otro elemento que se debe tener en cuenta son los descuentos por volumen de compra, que nos obligan a comprar grandes cantidades para reducir el precio. En estos casos necesitamos prever este aumento de la cantidad de produ ctos que hay que almacenar, deb ido a que el ahorro logrado en la compra puede perderse por la mano de obra que hay que emplear en el almacén.
CASO PRÁCTICO 2 Fig. 1.3. Imagen de Miranda de Ebro en la que se pueden observar las autopistas, la línea de ferrocarril y la zona industrial. Fuente: Google Maps.
Desde hace tiempo buscas un nuevo almacén para tu empresa de venta y restauración de coches clásicos de importación. Lo habitual es que los coches lleguen en malas condiciones y debes hacer numerosas reparaciones; por eso cuentas con un stock de 7.300 referencias con un total de 50.000 piezas de pequeño y mediano tamaño. Los coches los recibes por unidades, que son transportadas en grúas convencionales y no en camiones. ¿Cuál de los siguientes almacenes te parece el más adecuado para tus necesidades?
Por su parte, la ciudad de Zaragoza, gracias a su ubicación, se ha convertido en la base del norte para las compañías de paquetería y transporte urgente.
a)
b)
Solución: El primer almacén (a), que cuenta con una zona elevada, estápensado solo para la descarga de camiones. El segundo almacén (b) se adecúa a mis necesidades, ya que permite acceder cómodamente tanto a las grúas para descargar los coches como a los camiones de reparto.
ACTIVIDADES 13. En la zona industrial de tu ciudad, ¿están permitidas las industrias pirotécnicas? 14. Buscando un almacén para tu tienda, has encontrado uno muy barato, pero lejos de tu punto de venta. ¿Qué consecuencias crees que puede tener que lo escojas?
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2. Plano y distribución de los espacios
1 UNIDAD
El almacén cumple diferentes funciones y los espacios deben organizarse teniéndolas en cuenta y considerando también los flujos de trabajo. Por otra parte, también se deben prever necesidades operativas tales como el paso de máquinas. A la hora de planificar el almacén debemos tener en cuenta el tipo de establecimiento comercial del que se trate; así, los almacenes de grandes superficies tienen la misma distribución que el almacén de una fábrica, mientras que los almacenes de pequeños comercios suelen ser espacios reducidos multifuncionales.
2.1. Flujos y procesos de almacenaje La actividad de almacenamiento de productos tiene un flujo constante de entradas y salidas de mercancías, pero es necesario establecer elorden de operaciones que hay que realiza r, tal y como vemos en la Figura 1.4:
Fig. 1.4. Diagrama de flujo de las operaciones de almacenaje.
Otras actividades, como las tareas administrativas o el mantenimiento de equipos, contarán con zonas propias.
2.2. Organización del espacio en el gran comercio Los grandes comercios cuentan con infraestructuras y espacios dedicados exclusivamente al almacenamiento, lo que posibilita que existan zonas delimitadas para cadafunción. La máxima que rige en un almacén es mantener el orden en todo momento. Por ello, cada espacio debe tener una función concreta siguiendo el flujo del proceso de almacenaje representado en la Figura 1.4. En todo almacén, la zona de entrada y salida de mercancías debe estar correctamente separada y contar con un espacio propio que imposibilite confundir las mercancías y su flujo. La entrada y salida pueden coincidir en la ubicación, pero cada espacio debe estar claramente limitado; de lo contrario, se corre el peligro de que las mercancías seentremezclen y se pierda el control del almacén. 11
3. Organización de espacios de trabajo para un gran comercio Los espacios básicos para un gran comercio son los que aparecen representados en la Figura 1.5. Descarga
Control de entrada
Control de salida
Reenvasado
Camión
Almacén
Camión
Exposición y venta Picking Zona de picking
carga Control de salida
Fig. 1.5. Organización del espacio para un almacén de gran superficie.
3.1. Organización de espacios de trabajo para un pequeño comercio Los medianos y pequeños comercios cuentan con un almacén multifuncional sin espacios perfectamente delimitados. Se trata más bien de un «cuarto» secundario en el cual se almacena la mercancía. Esta circunstancia da lugar a que no existan zonas y espacios separados. Por ello es importante delimitar zonas en las que solo se realice una función, y especialmente las zonas de entrada y salida.
Almacén Reenvasado
Control de entrada Exposición y venta
Picking
Control de salida
Fig. 1.6. Organización del espacio para el almacén de un comercio minorista.
Debido a que el almacén se ubica dentro del espacio de exposición, no suele haber una zona de descarga de mercancías, por lo que estas suelen apilarse dentro del almacén a la espera de ubicarlas en este. La correcta planificación del almacén del pequeño comercio permitirá mejorar la operativa y maximizar el espacio. Con la llegada de las ventas por Internet, el pequeño comercio debe adecuar su almacén creando una zona de trabajo en la que realizar el picking de productos que hay que enviar al cliente; de esta forma se evita tener productos apilados o esparcidos en la zona de exposición mientras se tramitan los pedidos on-line. 12
1 CASO PRÁCTICO 3
UNIDAD
La dirección general de nuestra empresa nos ha pedido que maximicemos el espacio de almacenamiento disponible, ya que se va a aumentar el espacio de exposición un 35 %, mediante la compra de un local anexo. El problema es que el espacio disponible para el almacén no va a variar y por ello necesitamos redistribuir los pasillos. Noshemos puesto en contacto con proveedores de maquinaria auxiliar para almacenes y nos han ofrecido un producto muy novedoso: se trata de una carretilla elevadora con sensores de antichoque lateral, lo que permite reducir al máximo el ancho de los pasillos y pasar de 1,5 a tan solo 1 m, porque el automatismo imposibilita los choques laterales y además aumenta la velocidad de circulación. Si adquirimos estas nuevas carretillas, ¿es posible reducir el ancho de los pasillos? ¿Cómo afectará a los tiempos operativos?
Solución: Al aumentar el espacio de exposición, se supone que aumentarán las ventas y, por lo tanto, se necesitaría ampliar el almacén. Como nos han planteado que no es posible, debemos estudiar otras alternativas, como la mejora en lamaquinaria, que nos va a permitir reducir el espacio de pasillo de 1,5 a 1 m. Ganando este espacio, podemos instalar nuevos sistemas de almacenaje y conseguir espacio útil. Además, también nos va a permitir aumentar la velocidad de trabajo, ya que se incrementa la velocidad de lamáquina. Solo tendríamos que estudiar si los productos almacenados necesi tan un metro o más.
ACTIVIDADES 15. En la siguiente imagen vemos el exteriorde un almacén. ¿Qué nombre recibe el espacio reservado para la carga y descarga del camión? Tras descargar el camión, ¿qué otras dos zonas encontraremos antes de que el material acceda al almacén?
16. ¿Qué funcióncumple el espacio de reenvasado ? 17. ¿Por qué un almacén debe contar con un espacio destinado al picking? 18. En un almacén existenotras zonas, como por ejemplo la de almacenaje de bie nes auxiliares. ¿Qué materiales se guardan en ella?
19. ¿Qué diferencias hayentre un almacénde gran comercio yuno de pequeño comercio? 20. La entrada y salida de mercancías ¿se puede hacer por la misma puerta? 13
4. Proceso organizativo del almacenamiento de productos El almacén es un espacio funcional que se debe organizar y gestionar sobre la base de unos criterios claros. El almacén es el lugar donde se organizan los productos. Existen diferentes tipos de almacén. El sistema de almacenajees aquel que nos permite guardar la mercancía hasta que vaya a ser empleada en el proceso de fabricación o venta. El sistema de almacenaje debe permitir un control de las entradas y salidas de productos.
4.1. Tipos de almacenaje En el mercado, se pueden encontrar diferentes soluciones de almacenaje (Tabla 1.2), tales como estanterías, baldas, con o sin automatismos... La adquisición de estas soluciones dependerá del tipo de almacenaje que deseemos, teniendo en cuenta el producto y el sistema de reenvasado.
Tiposdealmacén Sistema de bloques apilados
Características
Ventajas
Inconvenientes
En este sistema las cargas se apilan una sobre otra formando un bloque. Entre cada pila o serie de pilas se debe dejar un pasillo para poder acceder a las que se encuentran alrededor.
Baja inversión en instalaciones.
Inestabilidad de las pilas.
Maximización del espacio.
Limitación de aprovechamiento en altura.
Sistema convencional
Se trata del sistema más empleado, ya que la mercancía se almacena paletizada, lo cual permite retirar los productos en unidades de entrega.
Media inversión en instalacio nes.
Sistema compacto
En este tipo de almacén la estructura no cuenta con baldas, sino que las mercancías paletizadas se apoyan sobre los largueros, lo cual permite que la maquinaria pueda acceder hasta el interior.
Permite almacenar grandes cantidades de productos.
El sistema dinámico emplea como base el sistema compacto, pero incorpora en la base un mecanismo de rodillos que permiten mover la mercancía.
Maximiza el espacio de almace- Requiere una alta inversión en namiento. equipación.
Sistema dinámico
Control de stock simple.
La última mercancía que entra Recomendado para alta rotaes la primera que sale. ción y gran cantidad de stock. Dificultad para la preparación de pedidos. Pérdida de espacio de almacenamiento, al necesitar pasillos. Maximiza el espacio, sobre todo en altura. Requiere maquinaria adecuada, como carretillas elevadoras. Sistema versátil que permite modificar la configuración.
Operarios bien preparados.
Limitaciones de altura. Maximiza el aprovechamiento Sistema caro frente a otras sodel espacio. luciones. Reducción de tiempos de operaNo es adecuado para altos ción. índices de rotación.
Apto para stocks de alta rota- Operarios bien preparados. ción. En cada fila solo puede haber Permite emplear el sistema productos de una misma refeFIFO. rencia.
Tabla 1.2. Tipos de almacenes.
En el comercio minorista, los almacenes suelen emplear el sistema apilado, en el que las cajas contenedoras del producto se colocan unas encima de otras, normalmente empleando baldas. En el caso de productos pequeños, se utilizan armarios con cajoneras o divisores, que permiten separar los productos en unidades. 14
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4.2. Criterios de almacenaje
UNIDAD
En el almacén, deberemos establecer un criterio de almacenaje, es decir, planificar la orde¿SABÍAS QUÉ…? nación y tener en cuenta la disponibilidad de los productos para ser servidos. Asimismo, es importante valorar que no todos los sistemas de almacenaje sirven para todos los criterios de Big bag almacenaje. El big bag es un saco diseñado Entre los criterios de almacenaje más empleados, están los siguientes: para contener grandes volúmenes • Sistemas basados en la rotación. Los productos quedarán almacenados según su frecuen- de materiales y que puede ser apilado con cierta estabilidad. cia de uso o venta. Los más accesibles serán los productos más vendidos. • Sistemas de referencias.Las mercancías quedarán agrupadas por referencias de productos. Los productos de igual o similar referencia deben estar en una misma zona. • Sistemas basados en las características de conservación o del producto. Mediante este criterio, se atiende a las necesidades de conservación de los productos para situarlos en el almacén. Hay que tener especial cuidado con los productos incompatibles, como la lejía y el amoniaco, que al mezclarse se convierten en cloramina, un compuesto altamente tóxico. Fig. 1.7. Big bags de áridos.
CASO PRÁCTICO 4 El almacén donde has comenzado a trabajar se dedica a las materias primas para la construcción. Su gama de productos abarca maquinaria, tubos, ladrillos, cemento y otros materiales de ensacado y áridos que se almacenan en sacos de gran volumen, llamados big bags , con un peso mínimo de 1 t. Anteriormente no se tenía en cuenta el aprovechamiento
del espacio, pero, debido al descenso en las ventas por la crisis en el sector de la construcción y a la necesidad de limitar los gastos, la empresa se ha planteado reducir el almacén y quiere conocer tu opinión sobre dos cuestiones: ¿cuál debe ser el tipo de almacén? y ¿cuál debe ser el criterio de almacenaje?
Solución:
ya que, en las circunstancias actuales, no habrá un presup uesto alto para mecanismos de almacenamiento. Respecto al tipo de almacén, cabeplantear un sistema de apilado espacial para los áridos y sacosde cemento; para el resto de Respecto al criterio de almacenaje, sería adecuado el de refelos materiales, podría emplearse un sistema convencional, rencias, para poder localizar cómodamente los materiales.
ACTIVIDADES 21. ¿Por qué es importante que el sistema de almacenaje 23. ¿Qué relación guardan entre sí el tipo de almacén y el permita controlar las entradas y salidas de mercancías?
criterio de almacenaje?
22.¿Qué cantidad de inversión requiere el sistema de almacén24. ¿Cuáles son los criterios de almacenamiento más empleacompacto?
dos?
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CEO En el CEO encontrarás la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, que es muy importante que conozcas.
5. Seguridad en el almacén El almacén es un lugar peligroso para los trabajadores, ya que se trabaja con grandes cargas, maquinaria pesada y, en ocasiones, con productos peligrosos; por esa razón, se deben cumplir ciertas normas para la prevención de accidentes. La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, regula las medidas de seguridad que se deben observar. Algunas de ellas hacen referencia al almacenaje y a conductas de los trabajadores. Es obligatorio acatar siempre la prevención de riesgos laborales.
5.1. Premisas Las premisas básicas que todo almacén debe cumplir respecto a la seguridad son: • Buena iluminación y ventilación adecuada. • Correcta señalización de zonas y pasillos. • Clara señalización de salidas de emergencia, que deberán estar libres de obstáculos y permitir la salida. • Clara señalización de los sistemas antiincendios, que deberán ser adecuados a los materiales almacenados. • Pasillos con una anchura suficiente para el tránsito de maquinaria. • Zonas de paso para personas, que deberán estar marcadas de forma visible. • Evitar puntos muertos y cruces dondepuedan producirse choques entre máquinas. • El personal debe vestir de forma adecuada; se recomi enda el uso de chalecos reflectantes. Es fundamental el cumplimiento de las normas de seguridad por parte de todo el personal y es obligación de la empresa poner a disposición del personal las herramientas de seguridad necesarias.
5.2. Plan de prevención de riesgos laborales Todas las empresas están obligadas a la adopción de cuantas medidas de seguridad sean necesarias para la protección y salud de sus trabajadores. Además, las empresas que superen un determinado número de trabajadores, que se dediquen a ciertas actividades, etc., deberán contar con un plan de prevención de riesgos laborales. Este plan debe incluir: • El plan de autoprotección. • El plan de emergencia. • El manual de autoprotección.
6. Plan de autoprotección El plan de autoprotección de una empresa es un estudio completo de la seguridad de la actividad que se desarrolla en ella. Debe presentarse en un único documento e incluir una explicación de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, la evaluación de riesgos de esas actividades, el sistema de prevención y protección con los que cuenta, y la relac ión y organización de medios materiales y humanos disponibles. También recogerá las medidas preventivas y las acciones destinadas a dar respuesta a posibles situaciones de emergencia.
6.1. Plan de emergencia En el plan de emergencia se deben describir los medios disponibles en caso de accidente y los procedimientos de actuación. El plan de emergencia debe recoger el conjunto de medidas destinadas a hacer frente a situaciones de riesgo para minimizar los daños sobre las personas y bienes. Es esencial asegurar la evacuación del personal del comercio y losclientes de forma ordenada y segura. 16
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Manual de autoprotección
UNIDAD
Toda empresa debe tener el manual de autoprotección disponible para todos los trabajadores. Está formado por el plan de autoprotección y los planos descriptivos del almacén, con indicación de las salidas de emergencia y la situación del material deprotección. El conocimiento de los peligros y las medidas para evitarlos es la mayor protección que puede tener todo trabajador, si cuenta con las medidas de seguridad oportunas.
6.2. Riegos habituales en el almacén Existen algunos riesgos habituales en el almacén que hay que prevenir. En el siguiente listado, se recogen los riesgos habituales: • Caídas de personas a igual o distinto nivel. • Atrapamiento depersonas por vuelco decargas o maquinaria. • Golpes y cortes. • Atropellos por la maquinaria. • Lesiones por posturas incorrectas. • Riesgos ocasionados por las mercancías, como por ejemplo riesgos químicos, explosiones o incendios. La limpieza y una adecuada organización son también esenciales para evitar accidentes en un almacén.
CASO PRÁCTICO 5 Se ha procedido a reformar el almacén y te han encargado unSolución: estudio sobre el nivel de comprensión de las señales por para) Peligro de caída a distinto nivel. te de los empleados. Debes presentar diferentes señales a un grupo reducido de trabajadores. En el caso de que no indiquenb) Peligro de suelo deslizante. correctamente el peligro o el mensaje que contiene la señal,c) Peligro de paso de máquinas. tendrás que explicárselo. Antes debes asegurarte de entender el significado de los siguientes carteles:
a)
b)
d) Situación del extintor de incendios.
c)
d)
ACTIVIDADES 25. ¿Crees que la prevención de riesgos laborales es obligato-28. ¿Tiene que contar el almacén con medidas para sofocar ria? Justifica tu respuesta.
incendios?
¿Cómo creesde que debe ser laactiva actitud trabajador ante la 29. un ¿Crees que la provoque falta de limpieza y organización puede ser 26. prevención accidentes, o del pasiva? factor que accidentes?
27. ¿Qué debe recoger el manual de autoprotección? ¿Es un30. ¿Debe recoger el plande emergencia acciones para proteger mero resumen de acciones?
a los clientes o solo a los empleados?
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SÍNTESIS El almacén
El almacén es un espacio destinado a guardar y custodiar los productos necesarios para el proceso productivo o que se ponen a la venta.
Concepto
El almacén está en estrecha relación con el proceso productivo y de venta, y es una pieza clave que necesita la gestión adecuada.
La ubicación y el tamaño del almacén son dos elementos que hay que tener en cuenta, porque afectarán a los costes de almacenamiento y, por lo tanto, al producto final.
Recepción de mercancías.
Almacenamiento.
Funciones del almacén
Picking.
Expedición.
El almacén
Control de existencias.
Plano del almacén
Para diseñar un almacén, debemos tener en cuenta los flujos y procesos de almacenaje que darán lugar a la distribución de espacios.
Tipos de almacén.
Organización del almacén Criterios de almacenaje.
La seguridad
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Por ley, toda empresa está obligada a proteger a sus trabajadores. Es por ello esencial conocer y poner en práctica las medidas de seguridad destinadas a evitar accidentes.
1 UNIDAD
TEST DE REPASO 1. ¿Qué es un almacén?
7. ¿Cuál es la función de la zonade reenvasado?
a Una infraestructura destinada a guardar de forma organizada y segura bienes físicos.
a Separar las mercancías recibidas y organizarlas en función del sistema de almacenaje o criterios logísticos.
b Una infraestructura basada en módulos destinada a contener materiales.
b Separar las mercancías por pedidos.
c Separar y organizar las mercancías recibidas para c Una infraestructura adosadaa la zona de producción darles salida. que debe contener los bienes materiales para el flujo de producción. 8. ¿Cómo debe ser la zona de entrada y salida de
mercancías? 2. ¿Cuáles son las funciones del almacén? a Recepción de mercancías, almacenamiento,preparación de pedidos, expedición y control de existencias.
a Deben estar muy bien delimitadas, ya sea por tratarse de espacios diferentes o por compartir un mismo espacio pero con dos zonas independientes.
b Recepción y salida de mercancías, almacenamiento de bienes y salida de pedidos.
b Se debe aprovechar el gasto de edificación de un muelle, así que deben estar juntas.
c Recepción, almacenamientoy salida de mercancías.
c No es relevante si están juntas o separadas, ya que la tecnología impide la comisión de errores.
3. ¿El almacén y el producto guardanrelación? a Sí, porque las características del almacén dependerán de los productos que albergue. b No, cualquieralmacén sirve para albergartodo tipode productos. c Sí, porque, dependiendo de si es líquido o sólido, hará falta un almacén u otro.
9. El tiempo operativo yla distancia que hay que recorrer inciden en: a El gasto y, por lo tanto, en el precio final del producto. b En los costes de almacén, pero no en el precio final del producto. c En nada, porque es un debate superado.
4. El acceso a las vías de comunicación ¿es un fac- 10. ¿Qué es el hueco fijo? tor importante para determinar la ubicación de un a Un sistema de gestión del hueco que otorga un espaalmacén? cio fijo a una mercancía, con independencia de si hay a Sí, porque afecta a los costes y, por lo tanto, al precio del producto final. b Sí, porque así los camioneros cobran menos por su servicio. c Sí, pero solo es importante el accesoa una carretera.
mercancía almacenada o no. b Un sistema de gestión del hueco que otorga un espacio fijo temporal a una mercancía, mientras se almacenan existencias. c Un sistema de gestión del hueco que ubica mercancías en espacios fijos y delimitados.
5. ¿Cuáles son los principales tipos dealmacén? a Según la mercancía, la función logística y el grado de automatización.
11. ¿Es una obligación legal la prevención de riesgos laborales?
b Según los materiales de construcción, la organización interna y la informatización.
a Sí.
c Según las mercancías que el almacén contenga, las materias primas y el grado de automatización.
c A veces.
b No.
12. La prevención de accidentes es una obligación de: 6. Los almacenesconvencionales cadavez cuentancon:
a La empresa y el trabajador.
a Más mejoras técnicas.
b El trabajador y el comité de seguridad.
b Mayor grado de automatización, casino hace falta
c La empresa y su seguro de accidentes.
personal. c Nuevas mejoras en los procesos productivos.
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COMPRUEBA TU APRENDIZAJE El almacén y el proceso productivo y de venta.
Ubicación y tamaño del almacén.
1. ¿Para qué necesitan las empresas retail un almacén?
11. ¿En qué afecta la ubicación del almacén?
2. ¿Cómo deben ser estudiados el proceso productivo y el 12. ¿Dónde suele estar ubicado el almacén deuna fábrica? almacén de una industria?
3. ¿Cómo han influido las ventas por Internet en los almacenes?
13. ¿Puede ocurrir que el almacén de una tienda esté fuera de esta? ¿Por qué?
14. ¿Con qué debe estar en consonancia eltamaño del almacén? 15. Si nuestro comercio realiza compras por temporadas, ¿qué tamaño de almacén necesita?
Flujos y procesos de almacenamiento. 16. ¿Cuáles son los flujos de las operaciones de almacenaje? 17. ¿Qué es el picking? 18. Menciona al menos otras dos zonas que existen en un almacén.
19. ¿Cuál es la máxima en un almacén? 20. ¿Qué diferencias existen entre el almacén del gran comercio y el del pequeño comercio?
El proceso organizativo del almacenamiento de productos. Las funciones y los principios básicos del almacén.
21. ¿Qué es el sistema de almacenaje? 4. Siguiendo el flujo productivo de una industria, ¿en qué 22. En el tipo de almacenaje de bloques apilados, ¿cómo momentos tendrá relevancia el almacén?
situamos la mercancía?
5. ¿Cuáles son las cinco funciones del almacén?
23. ¿Cuáles son las ventajas del sistema convencional?
6. ¿Por qué el almacén ha tomado importancia con el desa-
24. Observa la imagen inferior y di qué tipo de almacena-
rrollo del comercio electrónico? 7. Las personas que trabajan en el almacén ¿necesitan formación o solo capacidades físicas?
miento refleja.
8. ¿Cuántas puertas debe haber para la entrada de mercancía? ¿Y para la salida?
9. Si la entrada y la salida de mercancías están ubicadas en 25. ¿Cuál es el tipo de almacenaje del comercio minorista? 26. ¿Qué diferencia hay entre el sistema compacto y elsistela misma zona, ¿qué resulta imprescindible? 10. ¿Por qué debemos limitar la entrada de personal al almacén? 20
ma dinámico?
27. ¿Cuáles son los tres criterios de almacenaje?
1 UNIDAD
PRÁCTICA FINAL Trabajas en una tienda de peces que vende animales vivos,Al abrir la tienda on-line se ha creado un problema, y es que, materiales técnicos de pequeño a mediano volumen, comida,aunque la venta por ese sistema está funcionando bastante medicamentos y otros materiales de acuariofilia. bien, la gestión de los pedidos está siendo una completa locura. Por ese motivo, te piden, primero, que estudies las operaLa tienda, que tiene todos sus productos expuestos, emplea un ciones que se realizan desde que el cliente efectúa el pedido sistema de estanterías para guardar las existencias y dispone hasta que el producto es enviado por transporte, y segundo, de un pequeño almacén de 4 2m dedicado, sobre todo, a guarque estudies nuevas zonas en el espacio de exposición que dar los útiles de limpieza y el material roto o defectuoso para permitan realizar estas operaciones con comodidad. ser devuelto a los proveedores. El almacén también se usa para guardar las cajas de los pedidos que envían los provee dores, antes de poder ubicar la mercancía en las estanterías.
Fuente: Fotografíascedidas por acuarioaberiak.com.
Cuestiones que debes resolver:
Pautas para resolver la práctica:
• Si la tienda no cuenta con un almacén y ubica todos los productos en los lineales de exposición, ¿qué rotación de productos tendrá?
• Gran variedadde productos.
• Diseña el proceso lógico desde que se reciben los productos del proveedor hasta que se manda al cliente un pedido que ha llegado por la tienda online. Ten en cuenta los flujos del almacén.
• Gran variedad de referencias. • Carencia de almacén operativo. • La zona de exposición sirve de almacén. • Crear nuevas zonas teniendo en cuenta las funciones que hay que realizar.
• organices Tras haber el deteespacio rminadocreando los flujos,zonas es necesario que a dedicadas cumplir las funciones del almacén.
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