¿Cómo organizar protocolariamente la presentación de un libro? INTRODUCCIÓN Este Este text texto o pret preten ende de ser ser un ejem ejempl plo o de cómo cómo orga organi niza zarr un acto acto protoc protocola olario rio,, en es este caso la presenta presentació ción n del libro libro “El Toledo Toledo Ocul Oculto to,, una una apro aproxi xima maci ción ón a la verd verdad ad”, ”, del del auto autorr toled toledan ano o Juan Juan Caba Cabani nill llas as Caban abanil illa las s y edit editad ado o por por Cuar Cuarto to Puzz Puzzle le,, así así como como el desarrollo para la organización organización de un un vino de honor posterior. Nos encontramos ante un acto público de carácter no oficial. Es públ públic ico o porq porque ue es conv convoc ocad ado o por por la editor editoria iall y está está abier abierto to a la participaci participación ón de un gran número número de invitados invitados si bien bien está limitado limitado por el aforo del lugar de celebración del mismo, el Círculo de Arte de To Toledo ledo.. Es no ofici ficial al porque rque no está stá org organiz anizad ado o por por ning inguna una institución pública.
PRESENTACIÓN DEL LIBRO “EL LLANTO DE CLEPSIDRA” Y VINO DE HONOR El acto en su conjunto, como ya hemos dicho, es de carácter público no oficial y es organizado por la editorial Cuarto Puzzle. El Editor, Tomás Cantón, será el anfitrión del acto, como máxima autoridad de la Editor Editoria ial, l, por lo que que será será el enca encarg rgad ado o de recibi recibir, r, faci facili lita tarr las las presen presentac tacion iones es entre entre los invita invitados dos que no se conoce conocen, n, enviar enviar las invitaciones y disponer el protocolo del acto. El desarrollo se divide en dos partes, por un lado, la presentación, propiamente dicha, del libro y, por otro lado, el vino vino de honor. honor. Con el fin de no dejar dejar ningún ningún cabo suelto suelto elabora elaborarem remos os un calendario de preparación. Filosofía del acto: La celebración de este acto tiene como objetivo promocionar el libro “El “El Tole Toledo do ocul oculto to,, una una apro aproxi xima maci ción ón a la verd verdad ad” ” así así como como a su editorial Cuarto Puzzle. Para conseguir alcanzar este objetivo de la maner anera a más efic eficaz az posi posib ble se invi invittan tanto anto a los los medi medio os de comunicación social como a reputados críticos literarios y a personas conocidas en el ámbito cultural y local. Hemos de tener en cuenta que este libro es el final de una trilogía de su autor, cuyos títulos anteriores “El Secreto de la ciudad de las Tres Culturas” y “Al llegar el sol” tuvieron una gran acogida, fundamentalmente en la ciudad de Toledo. Lugar elegido para la presentación El lugar elegido para la presentación es el Círculo de Arte de la ciudad
de Toledo. Esta elección se debe a varios motivos. En primer lugar, porque los miembros del mismo han colaborado aportando multitud de dato datos s al auto autorr de este este,, adem además ás,, le han han abie abiert rto o las las puer puerta tas s a numerosos lugares de Patrimonio Histórico de la ciudad a los que difícilmente se tienen acceso y que le han servido como fuente de inspir inspiració ación. n. En segund segundo o lugar, lugar, porque porque el Círcul Círculo o de Arte Arte colabo colabora ra asiduamente con la Editorial, de origen castellano manchego. Las dos últimas razones son también de gran importancia, se celebrará en este lugar por la imagen que esta institución transmite, es el lugar de encuentro cultural más activo de la ciudad y por las características tangibles del mismo. Deteniéndonos en esta última cuestión hemos de señal eñala ar que el emplazamiento cuenta con una serie de características favorables para la celebración del evento: Como podemo demos s ver ver en la Ampl Amplio io saló salón n de acto actos. s. Como Figura 1 el lugar cuenta con un amplio espacios para la celebración del acto. Y es que uno de los objetivos del Círculo de Arte es dar cabida a todo tipo de celebraciones culturales. Bar y comedor. Es interesante el hecho de que el lugar cuente con un bar que permitirá a los invitados entrar en él antes de acudir al actp, si bien el vino de honor se dará en el comedor con el fin de no mezclar a los invitados con las personas ajenas al acto que se encuentren en el bar. Podemos ver la amplitud en la Figura 1. Lugar histórico. El Círculo de Arte de Toledo se emplaza dentro de la que fue la Iglesia de San Vicente, un edificio histór histórico ico cuya cuya arquit arquitect ectura ura te permit permite e sumerg sumergir ir en un ambiente de gran riqueza cultural. El lugar cuenta con arcos semicirculares de herradura que facilitan la llegada a ese Toledo oculto que predica el libro. En este sentido cabe hacer mención a la plataforma donde se instalará la mesa presidencial, una antigua capilla gótica con bóveda de crucería del siglo XVI. Un lugar, por lo tanto, idílico para los invitados. Puede comprobarse comprobarse en la Figura 2. mobili liar ario io con con el que que Mobil Mobiliar iario io y decora decoració ción. n. El mobi cuenta el lugar es muy minimalista. A ambos lados de las paredes habrá grandes muebles de madera donde en el momento de la presentación del libro se estará exponiendo la obra de Carlos de la Vega, pintor local cuya últi última ma cole colecc cció ión n trat trata, a, al igua iguall que que el libr libro, o, sobr sobre e los los luga lugare res s ocul oculto tos s de Tole Toledo do.. Adem Además ás,, él es amig amigo o del del escri scrittor y de la edit edito orial rial y ha sid sido el crea creado dorr de la ilustración de la portada. Resp Respec ecto to a las las sill sillas as,, disp dispon ondr drem emos os de las las que que cuenta el Círculo para este tipo de ocasiones, son sillas de madera antiguas pero en perfecto estado que resultarán muy cómodas a los invitados. No hemos de olvidar tampoco que el local cuenta con con un rope ropero ro a la entr entrad ada a del del mism mismo o así así como como con con •
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Tenien endo do en cuen cuenta ta la impo import rtan anci cia a de la Seguridad. Teni seguridad en el desarrollo del acto, antes de su ejecución iremos al lugar para revisar las fichas de seguridad que indiquen que todo está en orden. Megafonía. El lugar cuenta con una amplia instalación mega megafó fóni nica ca ya que que como como hemo hemos s dich dicho o es esfe esfera ra de celebración de diferentes eventos. Nuestra acción sería revisar días y horas antes su correcto funcionamiento y asegurar la instalación de las cajas que permitan a los medios conectar los micrófonos con el fin de no abrumar la mesa presidencial y de conseguir una calidad de sonido limpia. Acceso al lugar. El lugar se encuentra en la Plaza de San Vicente de Toledo en el Centro Histórico de la Ciudad. Toledo es un verdadero laberinto de calles estrechas en medio de las cuales está el Círculo de Arte. Es, por tanto, difícil el acceso al mismo. Sin embargo, para estos actos cuenta con un garaje para los coches a escasos metros del lugar. Este es de pequeñas dimensiones, 10 plazas, 4 de ella ellas s ocup cupadas adas en todo odo mome momen nto. to. Las Las 6 plaza lazas s restantes, por lo tanto, son para los miembros de la mesa pres presid iden enci cial. al. El rest resto o de invi invita tado dos s podr podrán án util utiliz izar ar las las plazas de aparcamiento que hay en la puerta del lugar, para ello deberán recoger en el Círculo de Arte un ticket con el que poder estacionar. e stacionar. Acessibilidad. La accesibilidad es un derecho y en la organización del acto no será ajena la posibilidad de que asistan al acto personas con algún tipo de discapacidad. En el caso caso de que que conf confir irma mase sen n veni venir, r, se toma tomará rán n una una serie de medidas que permitirán que tanto ellas como el resto resto de asiste asistente ntes s actúen actúen con total total normal normalida idad. d. Entre Entre estas disposiciones se encuentran reservar unas plazas de aparc aparcam amie ient nto o para para minu minusv sváli álido dos s en la puer puerta ta del del Círc Círcul ulo o de Arte Arte o si asis asisti ties ese e una una pers person ona a sord sordom omud uda a prep prepar arar ar un inté intérp rpre rete te del del leng lengua uaje je de sign signos os para para facilitarles la comprensión de lo que ocurre.
Figura 1 Figura 2
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Fecha y duración del acto La presentación del libro tendrá lugar el próximo 2 de abril (jueves). Esta ha sido la fecha establecido por el anfitrión del acto ya que será el momento momento en el que estén estén cumplidos cumplidos todos todos los trámites trámites y el que mejor conviene a éstos. El horario elegido son las 19 horas, hemos de tener en cuenta que junto con la presentación del libro habrá un vino de honor, por lo tanto, debe celebrarse en ese horario. Con respecto a la duración, se establecerá entorno a una hora mientras que el vino de honor durará dos horas. El acto se clausurará a las 22 horas. Anfitrión El anfitrión del acto, como ya hemos señalado, es el editor del libro. Al tratarse tratarse de un acto público pero no oficial oficial este será el encargado del protocolo del lugar. Invitados El afor aforo o del del luga lugarr se esta establ blece ece en 42 pers person onas as sent sentad adas as más más la presidencia. Los asistentes se organizarán en: 4
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Componentes Componentes de la presidencia. La presidencia estará compuesta por 5 personas. El número de estas es impar debido a que se marcará claramente cual es el presidente del acto. La mesa la formarán el editor del libro, este como sabemos es el anfitrión si bien es cierto que cederá la presidencia al concejal de Cultura de la ciudad, Miguel Felpeto. El tercer miembro de la mesa presidencial es el autor del libro mientras que las esquinas están reservadas a Juan Vicente Serrano, miembro del Círculo de Arte y a Carlos de la Vega, ilustrador de la portada y pintor cuya obra estará expuesta en el lugar durante la presentación. Críticos. Serán invitados al acto tres importantes críticos lite literar rario ios s que, que, adem además ás,, han han asis asisti tido do en las las otra otras s dos dos ocasi casio ones nes ante anteri rio ores res de las pres resenta entaci cio ones nes de los los primeros libros que conforman la trilogía. Además, serán invi invita tado dos s dos dos repr repres esen enta tant ntes es de la asoc asocia iaci ción ón Tole Toledo do Liter iterar ario io,, Mari Marian ano o Roja Rojas s y Fran Franci cisc sco o Silv Silvel ela a y dos dos miem miembr bros os de las las dos dos libr librer ería ías s más más impo import rtan ante tes s de la ciudad, “Librería Taiga” y “Librería Hoja Blanca” Medi Medios os de comu comuni nica caci ción ón soci social al.. En este caso merecen, merecen, como hemos dicho, dicho, especial especial atención atención todos los medios medios de prensa prensa y audiov audiovisu isuale ales s ya que recoge recogerán rán y transmitirán el mensaje que la empresa desee transmitir al público, un mensaje de promoción del libro con el fin de conseguir conseguir éxito éxito de ventas. ventas. Se invitará invitará a siete medios medios de comu comuni nica caci ción ón de la ciud ciudad ad:: “El “El Día Día de Tole Toledo do” ” y “La “La Tribuna de Toledo”, diarios locales; “CNC” y “Castilla la Mancha Televisión”, televisiones regionales; EFE, agencia con sede en Toledo pero de carácter nacional y Cadena Ser, er, radi radio o con con sede ede loca locall pero ero al igua iguall que que EFE con con posibilidad de proyección nacional y Cadena COPE, de la misma misma natura naturalez leza a que la anteri anterior. or. Hemos Hemos de tener tener en cuenta que se trata de un libro cuyo público potencial son fundament fundamentalment almente e los toledanos toledanos y, por tanto, su alcance alcance es mayoritariamente local. guardará rá un sitio sitio especi especial, al, Familiar Familiares es y amigos. amigos. Se guarda asimismo, para los familiares y amigos del autor del libro. Podrán invitar a siete personas de este rango. Resto de invitados. Quedarán 21 lugares reservados a invitados que decidan venir a la presentación del libro de Cabani Cabanilla llas s porque porque sean sean lector lectores es del autor autor o porque porque se hayan interesado a través del conocimiento del acto por los periódicos, los carteles en el “Círculo de Arte” y en las dos librerías citadas anteriormente o por la página Web de la editorial Cuarto Puzzle.
Para confeccionar la lista de invitados citada anteriormente ha sido necesario mirar las fichas de años anteriores en los que también organizamos la presentación de los primeros libros del autor. Esta
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ficha nos ha servido para conocer quienes habían sido anteriormente los invitados así como para estar al corriente de los críticos, medios y librer librerías ías que aposta apostaron ron por los título títulos s anteri anteriore ores. s. Además Además,, se ha pretendido lograr un equilibrio entre los diversos grupos de invitados y representaciones con el fin de evitar omisiones inesperadas o una excesiva presencia de miembros de un solo grupo. Invitaciones Las invitaciones se enviarán diez días antes del acto, es decir, el martes 24 de abril de 2009. Se trata de invitaciones tradicionales hechas en un tarjetón y de color blanco. La letra, como podemos ver en la Figura 3, es de fácil lectura (Times New Roman) y los datos quedan muy claros; se establece quién invita, a dónde invita; a qué hora y con ocasión de qué se hace, además, se informa de la fecha, en la que se incluye el año con el fin de que la invitación puede quedar como recuerdo de los invitados. Figura 3
Además se añaden en otra tarjeta datos de interés explicando el lugar de aparcamiento, la exigencia de confirmación previa y la duración estimada del acto. Podemos ver un boceto de la Nota de Interés en la Figura 4. Figura 4
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Las invitaciones desarrolladas como ejemplo irían dirigidas a los crític críticos os litera literario rios, s, a los miembr miembros os de las difere diferente ntes s asocia asociacio ciones nes y librerías así como a los familiares del autor. Los componentes de la presidencia que necesiten invitación se les enviará una personaliza personalizada, da, además se hablará hablará con ellos de forma directa en días previos al acto para concretar todos los detalles necesarios. A los medios de comunicación social se les enviará una Previsión de la cita por e-mail y por fax que irá dirigida al medio en general. En la previsión se citará a los medios al acto de presentación del libro y solo se permitirá que hagan preguntas una vez acabada la oratoria y antes del vino de honor. El resto de invitados podrá ir pasando al lugar donde se celebra el vino de honor mientras tanto. A la previsión se añadirá una reseña del libro con el fin de que, por un lado, los periodistas vayan informados y de que, por otro lado, lancen previamente al día de la presentación alguna información sobre la misma que de a conocer conocer el título título del libro y anime a acudir acudir al lugar a los interesados. Las personas que no reciban invitación personalizada se informarán, coma ya hemos especificado, a través de los medios, los carteles en el Círculo de Arte (ver Figura 5) y la página Web de la Edit Editor oria ial. l. En toda todas s esta estas s info inform rmaci acion ones es se pedi pedirá rá a aque aquell llos os que que quieran acudir que confirmen previamente antes del 28 de marzo, al igual que el resto, para cerrar detalles. Esto es fundamental ya que el aforo es limitado y el autor tiene un gran número de seguidores de modo que se prevé que se llenen todos los puestos libres. Figura 5.
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Medios de comunicación Los medios de comunicación social merecen especial atención ya que como hemos dicho al principio retransmitirán el mensaje a lectores. Y los lectores, a fin de cuentas, son los compradores potenciales del libro por lo que será será necesario dar un trato exquisito a los medios. Los medios de comunicación invitados han sido siete mientras que por cada medio acudirán un redactor y un reportero gráf gráfic ico o (tre (tres s fotó fotógr graf afos os y dos dos oper operar ario ios s de cáma cámara ra). ). He Hemo mos s de exceptuar a la radio, de la que solo acudirá una periodista por medio. Es importante, por tanto, distinguir dos espacios: 8
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Está prev previs isto to que que al acto acto acud acudan an siet siete e Redactores. Está redact redactore ores, s, tenien teniendo do en cuent cuenta a que estos estos necesi necesitar tarán án visibilida visibilidad d para tomar notas y no perderse ningún detalle deben sentarse en la tercera fila, ya que la primera está reservada reservada a los críticos y a los miembros miembros de asociaciones asociaciones y librerías. Reporteros gráfico. Hemos de tener en cuenta que el Círcul Círculo o de Arte Arte de Toled Toledo o es utiliz utilizado ado para para numero numerosos sos actos y existe en la parte del fondo una plataforma desde la que los cámaras pueden grabar todo el acto. En el caso de los fotógra grafos un auxiliar de protocolo olo será erá el encargado de dejar pasar hacia delante a los fotógrafos al prin princi cipi pio o y al fina finall del del acto acto,, mome moment nto o que que tamb tambié ién n apro aprove vech chará arán n los los cámara cámaras s de tele televi visi sión ón para para grab grabar ar primeros planos. anto la repo report rter eras as de radi radio o com como las las Micrófonos. Tanto televisiones deben hacer uso de micrófonos debido a que las las dist distor orsi sion ones es que que gene genera ra el soni sonido do ambi ambien enta tall no permite comunicar bien el mensaje. Como hemos dicho el lugar cuenta con un sofisticado equipo de megafonía y con varios varios altavo altavoces ces.. Además Además,, hay un lugar lugar habili habilitad tado o (con altavoz) para que los medios sitúen los micrófonos y no ésto éstos s no mole molest sten en en la mesa mesa pres presid iden enci cial al dond donde e habrá un micrófono para cada ponente (no perteneciente a ningún medio). El lugar habilitado es una caja en la que los periodistas pueden conectar de manera directa sus micr micróf ófon onos os de modo modo que que el audi audio o está está libr libre e de otro otros s sonidos.
Presidencia del acto y puesto de honor La presidencia es la zona reservada al anfitrión y a sus invitados principales. Nos encontramos ante un acto de carácter no oficial por lo que el anfitrión colocará a sus invitados. El puesto de honor, reservado a la persona que preside, debería ser ocupado en este caso por el editor del libro. Sin embargo, este ha decido que él no va a presidir el acto sino que lo va a hacer el Concejal de Cultura, Miguel Felpeto. De este modo y siguiendo la teoría clásica el editor se colocará a la izquierda de quien ha cedido (concejal de Cultura), a los efectos de ofrecerle su derecha, que es el puesto de honor. Para Para la ordena ordenació ción n de la presid presidenc encia, ia, asimis asimismo, mo, se sigue sigue el sistema de alternancia. El concejal de Cultura, que preside el acto, se situará en el centro. A su izquierda el editor del libro y a su derecha el autor del mismo. Al lado del autor se situará el miembro del Círculo de Arte mientras que al lado del editor se sentará el pintor que ha llevado a cabo la portada del libro y cuya obra se expone en las paredes del lugar, como ya hemos citado anteriormente.
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Figura 6
La Figura 6 representa la mesa presidencial. El concejal de Cultura ocupa la presidencia, presidencia, a su izquierda izquierda se encuentra el editor que le ha cedido el puesto y a su derecha el autor del libro. Las esquinas están reservadas para el miembro del Círculo de Arte y para el pintor. Esta mesa se subirá a la plataforma del salón de actos, se cubrirá con una tela roja. Sobre ella se situarán dos ejemplares del libro, uno al lado derecho y otro al izquierdo. Cada miembro de la presidencia tendrá un cartel con su nombre y cargo. Además, detrás de la mesa se situarán carteles de promoción de la editorial y del libro. Es impo import rtan ante te seña señala lar, r, asim asimis ismo mo,, que que la orde ordena naci ción ón de los los miembros de la mesa presidencial deberá llevarla a cabo el anfitrión. Sistema de ordenación de los asistentes a sistentes Cada fila estará formada por siete asientos divididos en dos columnas de cuatro asientos asientos y de tres. Hemos de tener en cuenta cuenta que a pesar de la ampl amplit itud ud del del Saló Salón n de Acto Actos s esté esté tend tendrá rá en las las pare parede des s expuestas las obras pictográficas de Carlos de la Vega y por lo tanto, debe dejarse un pasillo amplio a ambos lados. primer era a fila fila esta estará rá rese reserv rvad ada a a los los Primera Primera fila. La prim crític críticos os y dueños dueños de las librería librerías. s. Son Son siete. siete. Serán los los auxiliares de protocolo los encargados de situar a estos invitados teniendo en cuenta la relación entre ellos como criterio fundamental. Segundo fila. Estará reservada a los familiares y amigos. Su orde ordena naci ción ón se dará dará segú según n vaya vayan n lleg llegan ando do y será serán n ayudados, de igual mane anera, por los auxiliares de protocolo. Tercera fila. Compuesta por los periodistas. Las ocup ocupará arán n aque aquell llos os que que haya hayan n Filas Filas siguiente siguientes. s. Las decidido venir al acto por su cuenta libre. El número de estas personas está limitado (21 personas, tres filas más) por ello, previamente han tenido que rat ratificar su asistencia. En definitiva, los auxiliares de protocolo serán los encargados en todo momento de que se cumpla esta ordenación. •
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Vestimenta No se exig exigir irá á a los los asis asiste tent ntes es ning ningun una a vest vestim imen enta ta conc concret reta. a. No debemos olvidar la filosofía del acto es la venta del libro. Un libro cuyo lector objetivo objetivo pertenece a varias clases sociales. Todo debe ser fácil para los asistentes al acto.
PROGRAMA Y DESARROLLO DEL ACTO Una vez que todo lo anterior ha sido organizado procede el desarrollo del acto. El anfitrión, Tomás Cantón, debe recibir en la entrada del Salón de Actos a los invitados. Después cada asistente debe ser acomodado en su sitio. Una vez vez conc conclu luid ida a esta sta acció cción n entr entrar arán án los los miem iembro bros de la mesa esa presidencial. Una vez que todos hayan sido acomodados empezará a hablar la persona que preside el acto, después cederá la palabra al editor del libro, quien se referirá a la relación entre el nuevo libro que se está presentando y los fines que se pretenden alcanzar a lcanzar con su publicación, así como la forma en que el libro se enmarca en la política editorial de la empr empres esa. a. A cont contin inua uaci ción ón inte interv rven endr drá á el auto autorr del del libr libro o que que expo expond ndrá rá la moti motiva vaci ción ón que que le llev llevó ó a escr escrib ibir irlo lo,, las las fase fases s de su elab elabor orac ació ión n y otro otros s deta detall lle. e. Podr Podrán án desp despué ués s habl hablar ar los los otro otros s dos dos miembros de la presidencia aunque, en principio, no tiene porque ser necesario. Finalmente, el concejal clausurará el acto. Se invitará a pasar a los asistentes al vino de honor. A la salida de la sala, asimismo, se dispondrán varias mesas para que los que quieran puedan comprar el libro mientras que el anfitrión le dará un ejemplar a los invitados. Vino de honor Como puede verse en la Figur Figura a 1, al lado del salón de actos se encuentra un comedor, lugar elegido para la celebración del vino de honor. El día de la celebración del acto permanecerá cerrado hasta la fina finali liza zaci ción ón del del mism mismo. o. Dura Durant nte e el vino vino de hono honorr las las pers person onas as permanecerán de pie con el fin de que puedan interactuar unas con otras, por lo tanto, se retirarán todas las mesas y sillas del comedor. En el vino de honor se ofrecerá: Vinos blancos (estos se servirán fríos y hasta tres cuartas partes) y jerez. Champagne en “copa flauta”. Agua y bebidas refrescantes para las personas que no consuman alcohol. Estas bebidas se servirán con aperitivos que acompañen a los vinos, por lo tanto no en gran cantidad ya que solo son de acompañamiento. Al final del evento, se bandejearán masas finales y bombones para acompañar el champagne. El brindis lo llevará a cabo el anfitrión. El anfitrión anfitrión también también será el encargado, encargado, en última instancia, instancia, de •
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despedir a los invitados.
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