Aplikasi Persediaan dengan Excel
http://xclmedia.coml
www.xclmedia.com
1
Aplikasi Persediaan dengan Excel
APLIKASI PERSEDIAAN DENGAN EXCEL
PENDAHULUAN Laporan persediaan merupakan informasi penting dalam pengelolaan persediaan, Informasi penting yang harus ada dalam laporan persediaan di antaranya informasi barang masuk, barang keluar dan saldo akhir. Melalui informasi tersebut bisa dianalisa perputaran sebuah barang dalam persediaan. Semakin banyak barang yang keluar, maka semakin bagus perputaran barang tersebut. Untuk menghasilkan sebuah laporan persediaan perlu adanya sebuah sistem atau aplikasi. Sistem yang kami bangun menggunakan Excel, karena kami pandang Excel paling banyak digunakan orang. Sistem ini sangat sederhana, namun cukup mewailik untuk menghasilkan laporan persediaan, meliputi informasi barang masuk, masuk, barang keluar dan saldo akhir. akhir. Metode harga pokok yang digunakan menggunakan sistem harga pokok rata-rata, yakni perhitungan berdasarkan harga pokok saldo awal dan harga pokok barang yang masuk. Jika digambarkan ke dalam sebuah perumusan sebagai berikut.
Selanjutnya nilai hpp tersebut digunakan untuk hpp barang keluar (penjualan) dan hpp saldo akhir persediaan.
www.xclmedia.com
2
Aplikasi Persediaan dengan Excel CARA PENGGUNAAN APLIKASI PERSEDIAAN PERSEDI AAN Penggunaan aplikasi persediaan ini cukup mudah karena sistemnya dibangun cukup sederhana. Dengan beberapa halaman yang singkat ini, kami pastikan anda akan bisa memahami dan menerapkannya dengan baik. 1. Isi ter terleb lebih ih dulu dulu ident identita itass pada pada sheet sheet "Menu "Menu"" - Nama Perusahaan - Laporan Bulan - Tahun
Sebagai contoh, misal PT PT.. Media Komputer Komp uter akan membuat membuat laporan persediaan berdasarkan transaksi persedian bulan Januari 2007. Berdasarkan informasi tersebut apabila diisi ke dalam sheet "Menu " Menu"" sebagai berikut
www.xclmedia.com
3
Aplikasi Persediaan dengan Excel 2. Selanj Selanjutn utnya ya menyia menyiapkan pkan dafta daftarr barang barang yang memua memuatt kode barang, barang, nama barang,, unit dan harga pokok barang. Misal PT. Media Komputama barang memiliki daftar barang berdasarkan saldo barang pada tanggal 31 Desember 2006 sebagai berikut.
Berdasarkan data tersebut inputlah kode barang dan nama barang ke dalam sheet "Daftar "Daftar"" sebagaimana gambar berikut.
www.xclmedia.com
4
Aplikasi Persediaan dengan Excel Tambahkan data pada kolom Limit Stok, Stok, yakni sebagai informasi batas stok terendah. Informasi tersebut akan muncul di sheet "Laporan " Laporan"" apabila jumlah unit stok bersaldo sama dengan nilai limit stok tersebut, yang akan muncul dalam bentuk baris stok berwarna hijau. 3. Berdasarkan Berdasarkan data daftar barang PT PT.. Media Media Kompute Komputerr di atas, input pula saldo awal barang ke dalam sheet "Saldo "Saldo". ". Pengisian data dilakukan secara manual kecuali kolom "Nama "Nama Barang" "Jumlah"" yang merupakan Barang" dan "Jumlah kolom sel-sel rumus fungsi. - Isilah kode barang barang berdasarkan berdasarkan kode barang barang yang ada ada pada sheet sheet "Daftar "Daftar". ". Bisa dilakukan dengan cara meng-copy kode barang sheet "Daftar "Daftar"" ke dalam sheet "Saldo "Saldo", ", maka kolom "Nama "Nama Barang" Barang" akan menyesuaikan dengan masing-masing kode. - Lengkapi pula kolom "Unit "Unit"" dan "Hpp "Hpp", ", maka kolom "Jumlah "Jumlah"" akan menghitung jumlah harga barang berdasarkan perkalian antara unit dan hpp barang.
www.xclmedia.com
5
Aplikasi Persediaan dengan Excel 4. Leng Lengka kapi pi sh shee eett "Laporan "Laporan"" pada kolom "Kode "Kode"" sehingga data-data yang diinput melalui sheet Sald Saldo o Awal Awal,, Keluar dan Masuk dapat ditampilkan ke dalam sheet "Laporan "Laporan"" sesuai dengan masing-masing kode barang.
5. Lengkapi Lengkapi data data supplier supplier atau atau pemasok pemasok tetap tetap barang barang ke dalam dalam sheet sheet "Sup"Sup". Data ini sebagai database pemasok yang nantinya dapat tampilkan plier". plier dalam sheet "Masuk "Masuk"" untuk melengkapi data pembelian. Pengisian data ini dilakukan secara manual untuk semua kolom.
www.xclmedia.com
6
Aplikasi Persediaan dengan Excel 6. Lengkapi Lengkapi pula data custom customer er atau atau pelanggan pelanggan tetap tetap ke dalam dalam sheet sheet "Cus"Cus". Untuk customer umum buatlah data "customer " customer cash" tomer". tomer cash" yang bisa digunakan untuk data customer secara umum. Data ini sebagai database pelanggan yang nantinya dapat tampilkan dalam sheet "Keluar " Keluar"" untuk melengkapi data penjualan. Pengisian data ini dilakukan secara manual untuk semua kolom.
7. Sheet "Masuk Masuk"" untuk mengisi penerimaan barang, bisa berupa pembeliau atau retur barang. Untuk setiap transaksi tran saksi diisi secara lengkap pada tiap-tiap baris. Sebuah faktur pembelian biasanya memuat beberapa item barang, maka dalam sheet “Masuk “Masuk”” semua item tersebut harus diisi pada tiap-tiap baris secara lengkap. Kolom-kolom yang harus diisi adalah kolom Tanggal Tanggal,, Bukti Bukti,, Keterarangan,, Kode Suplier (dropdown list), Kode Barang (dropdown Keterarangan list), Unit dan Hpp Hpp.. Untuk kolom Nama Supplier dan Nama Barang akan terisi secara otomatis sesuai dengan kolom kode di samping kirinya.
www.xclmedia.com
7
Aplikasi Persediaan dengan Excel
Sheet "Masuk "Masuk"" adalah sebagai sumber data atau database yang akan diolah ke dalam sheet "Laporan "Laporan". ". 8. Sheet "Keluar tran saksi Keluar"" untuk mengisi barang keluar atau penjualan. Setiap transaksi penjualan harus diisi secara lengkap pada tiap-tiap baris sebagaimana pada sheet "Masuk "Masuk". ". Kolom-kolom yang diisi adalah kolom Tanggal Tanggal,, Bukti Bukti,, Keterarangan,, Kode Customer (dropdown list), Kode Barang (dropdown Keterarangan list), Unit dan Harga Jual. Jual. Untuk kolom Nama Customer dan Nama Barang akan terisi secara otomatis sesuai dengan kolom kode di samping kirinya.
www.xclmedia.com
8
Aplikasi Persediaan dengan Excel Sheet "Keluar "Keluar"" adalah sebagai sumber data atau database yang akan diolah ke dalam sheet "Laporan "Laporan". ". Disamping itu sebagai database untuk membuat faktur di sheet "Faktur "Faktur". ". 9 . Sheet "Laporan Laporan"" memuat informasi mutasi unit barang berupa saldo awal, awal, masuk,, keluar dan saldo akhir. masuk akhir. Nilai unit saldo awal bersumber dari database saldo awal di sheet "Saldo " Saldo", ", nilai unit masuk bersumber dari database barang masuk di sheet "Masuk " Masuk", ", dan nilai unit keluar bersumber dari database barang keluar di sheet "Keluar " Keluar". ". Sedangkan nilai unit saldo akhir adalah selisih dari unit saldo awal, awal, masuk dan keluar keluar.. Nilai Hpp dirumuskan berdasarkan sistem metode rata-rata sehingga menghasilan nilai hpp stok rata-rata.
10. Shee Sheett "Faktur Faktur"" adalah form faktur penjualan berdasarkan data yang sudah diinput ke dalam database penjualan atau sheet "Keluar " Keluar". ". Untuk menampilkan sebuah faktur ketikkan kode faktur ke dalam kotak "Kode "Kode"" sesuai dengan kode faktur yang ada dalam database penjualan yang ingin ditampilkan..
www.xclmedia.com
9
Aplikasi Persediaan dengan Excel
MENAMBAH MENAMBA H BARIS DA D ATA DAN LAPORAN LA PORAN Untuk menambah baris data atau baris laporan, langkahnya cukup sederhana - Sisipkan Sisipkan terlebih terlebih dulu baris baris yang akan akan ditambah ditambah di antara baris-ba baris-baris ris yang sudah ada dan jangan diluar baris untuk menghindari tidak terbacanya sebagian rumus. Perintahnya sebagaimana perintah penyisipan baris di Excel, blok terlebih dulu beberapa baris yang akan ditambah, lalu gunakan gu nakan menu Insert > Row. Row. - Selanjutnya Selanjutnya isikan isikan rumus-rum rumus-rumus us pada baris baris baru yang yang masih masih kosong dengan dengan rumus-rumus yang ada di baris atas atau di bawahnya. Untuk sheet "Keluar "Keluar"" terdapat rumus yang disembunyikan (di-hide) pada kolom sebelah kiri. Untuk membukanya klik tanda + (plus) pada kiri atas tabel. Setelah terbuka lihat sel-sel rumus yang masih kosong (setelah menyisipkan baris). Copy-lah sel-sel yang masing kosong tersebut dengan rumus di atas atau di bawahnya.
www.xclmedia.com
10
Aplikasi Persediaan dengan Excel
Sedangkan untuk sheet "Faktur "Faktur"" rumus pada kolom "Nomor "Nomor"" harus terurut nomor-nomornya, jangan sampai terputus atau loncat urutannya. Copy-kan sel-sel di atasnya dari nomor baris pertama hingga hin gga nomor baris terakhir agar nomor-nomor tersebut berurut kembali.
www.xclmedia.com
11
Aplikasi Persediaan dengan Excel MEMBUAT LAPORA LAPORAN N BULAN BERIKUTNYA BERIKUTNYA Aplikasi persediaan hendaknya digunakan hanya untuk laporan perbulan dengan maksud untuk menghindari data yang terlalu banyak yang akan berpengaruh kepada kinerja Excel. Untuk membuat laporan berikutnya, lakukan langkahlangkah berikut : 1. Copy file file laporan laporan sebelumnya sebelumnya dan dan beri nama nama file file sesuai sesuai dengan dengan nama bulan bulan untuk memudahkan identitas file. Misal file laporan sebelumnya bulan Januari,, lalu di-copy filenya dan ganti nama filenya menjadi file bulan Januari Februari.. Februari
2. Buk Buka fil filee bul bulan an Februari Februari,, lalu kosongkan data-data pada sheet Saldo Saldo,, Masuk dan Keluar Keluar.. 3. Pindahkan Pindahkan laporan laporan saldo saldo terakhir terakhir pada file file sebelumnya sebelumnya dari sheet sheet "Laporan "Laporan"" menjadi saldo awal bulan di file berikutnya pada sheet "Saldo " Saldo"" secara manual. Nilai saldo yang dipindahkan meliputi Unit dan Hpp yang akan dijadikan sebagai saldo awal bulan berikutnya. Cara pemindahan yang cepat dengan cara meng-copy dan gunakan perintah Copy > Paste special dan pilih Value.. Karena data yang di-copy berupa rumus, maka agar dapat di-copy Value dan dirubah menjadi value (text) dan bukan rumus, maka menggunakan perintah tersebut.
www.xclmedia.com
12
Aplikasi Persediaan dengan Excel
4. Isikan Isikan tra transa nsaksi ksi bar baru u ke dala dalam m sheet sheet "Masuk "Keluar"" file bulan Masuk"" dan sheet "Keluar Februari. 5. Da Dan n sete seteru rusn snya ya..
www.xclmedia.com
13
Aplikasi Persediaan dengan Excel PENUTUP Demikian panduan singkat ini kami tulis untuk membantu penggunaan dan penerapan Aplikasi Persediaan dengan Excel yang kami buat, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami dengan baik. Panduan ini cukup singkat, namun penjelasannya sudah cukup memadai dengan pendekatan contoh kasus yang bisa mewakili penerapan kasus-kasus yang ada di lapangan. Demikian dari kami, semoga panduan ini bermanfaat, kritik dan saran membangun kami harapkan dari para pembaca atau pemakai Aplikasi Persediaan dengan Excel ini, sehingga nantinya dapat kami kembangkan lagi menjadi lebih sempurna.
Penulis dan Pembuat Program Syarifuddin
www.xclmedia.com
14
