SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
WinSIG
MANUAL DE OPERACIÓN
Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud Enero 2001
INDICE PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................................... 6 CAPÍTULO I 1.
ASPECTOS GENERALES ..................................... ..................................... ........................................ ......8
INTRODUCCIÓN .................................... ......................................... .................................... ........................................ 9 1.1. ANTECEDENTES................................. .......................................................................... ............................................................................. ............................................................................ ........................................ 9 1.2. WINSIG: UNA VISIÓN DE CONJUNTO .................................................................................................................... 10 1.2.1. Menú de Configuración .................................. ......................................... ...................................... .................. 11 1.2.2. Menú de Datos .................................... ......................................... .................................... ................................ 12 1.2.3. Menú de Resultados .................................. ......................................... ...................................... ........................ 14 1.2.4. Menú de Análisis................................. ......................................... ...................................... .............................. 14 1.2.5. Menú de Utilitarios .................................. ......................................... ...................................... ........................ 15 1.3. CONVENCIONES EMPLEADAS EN WINSIG .......................................................... ......................................... ............................................ ...16 1.3.1. Principales Términos Usados ............................... ......................................... ...................................... ............ 16 1.3.2. Menú Principal, Menú Secundario, Pantallas, Ventanas y Campos ...................................... ........................ 18 1.3.3. Botones de Acción............................... ......................................... ...................................... .............................. 19 1.3.4. Sub-menú ...................................... ......................................... .................................... ...................................... 20 1.3.5. Iconos...................................... ......................................... .................................... ......................................... ...21 1.3.6. Barra de Navegación ................................ ......................................... ...................................... ........................ 22 1.3.7. Teclas Rápidas F6 y F7 .................................. ......................................... ...................................... .................. 22 1.4. PROCESOS Y REQUERIMIENTOS .................................... ......................................................................... ............................................................................. ............................................ ....22
2.
INSTALACIÓN DEL PROGRAMA ........................................ ..................................... ......................................... ...24 2.1. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA ............................................................................................................................. 24 2.2. INICIAR LA OPERACIÓN DEL PROGRAMA ............................................................................................................. 26 2.2.1. Crear una Base de Datos Nueva Nueva..................................... ..................................... ........................................ ....26 2.2.2. Importación (Conversión) de Datos de Versiones Versiones SIG 3.0 o WinSIG Beta ................................... .................. 27 2.2.3. Abrir una Base de Datos ................................. ......................................... ...................................... .................. 28
CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS COMUNES COMUNES ...................................... ...................................... .............................. 30 1.
USO DEL RATÓN .................................... ......................................... .................................... ...................................... 31
2.
ESTANDARIZACION DEL PUNTO DECIMAL ...................................... ...................................... ........................ 32
3.
NAVEGAR ................................... .................................... ......................................... ...................................... ............ 33 3.1. NAVEGAR ENTRE MENÚS Y MINIMIZAR PANTALLAS ......................................................................................... 33 3.2. CERRAR PANTALLAS Y SALIR DEL PROGRAMA................................................................................................... 33 3.3. MENÚ “VENTANA” DEL MENÚ PRINCIPAL.......................................................................................................... 34 3.4. NAVEGAR POR UNA VENTANA .............................................................................................................................. 35 3.4.1. Barras de Navegación .................................... ......................................... ...................................... .................. 35 3.4.2. Botones de Navegación............................. ......................................... ...................................... ........................ 36 3.4.3. Botón de Zoom .................................... ......................................... .................................... ................................ 36 3.4.4. Icono de Buscar .................................. ......................................... ...................................... .............................. 36 3.4.5. Icono de Graficación ................................ ......................................... ...................................... ........................ 36
4.
EDITAR DATOS ...................................... ......................................... .................................... ...................................... 37
1
5.
BORRAR DATOS DATOS........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ 38
6.
IMPRIMIR.......................................................................................................................................................... 39 6.1. AGREGAR-DESAGREGAR DATOS Y GENERAR INFORMES AGREGADOS ................................... ........................................................... ........................ 40 6.1.1. Datos o Informes de un Establecimiento ..................................... ...................................... .............................. 40 6.1.2. Datos o Informes en el Ámbito de un Área Específica de la Red de Servicios .................................... ............ 41 6.1.3. Datos o Informes en el Ámbito Ámbito de un Nivel de Complejidad ............................... ......................................... ...41 6.1.4. Datos o Informes Generales (total de la institución) ..................................... ...................................... ............ 42 6.1.5. Generar Informes Agregados ............................... ......................................... ...................................... ............ 42 6.2. EXPORTAR INFORMES............................................................................................................................................. 43
7.
INGRESO DE DATOS NUEVOS
...................................... ..................................... ........................................ ....44
CAPITULO III CARACTERIZACI CARACTERIZACION ON Y CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ................................. ........................ 45 1.
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA ................................ ......................................... ...................................... ............ 46 1.1. CREAR UNA RED DE SERVICIOS ............................................................................................................................ 46 1.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 47
2.
NIVELES INSTITUCIONALES ............................... ........................................................................ ......................................... ...................................... .................. 49 2.1. CREAR NIVELES INSTITUCIONALES ...................................................................................................................... 49 2.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 50
3.
CLASES Y RECURSOS HUMANOS ...................................... ..................................... ......................................... ...51 3.1. CREAR UNA CATEGORÍA CLASE DE RECURSOS HUMANOS .................................... ............................................................................ ............................................ ....51 REAGRUPAR TIPOS DE RECURSO HUMANO A CLASES DIFERENTES ........................................ 3.2. REASIGNAR / REAGRUPAR ............................................ ....53 3.3. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 53
4.
CLASES E INSUMOS .................................... ......................................... .................................... ................................ 54 4.1. CREAR UNA CATEGORÍA DE CLASE DE INSUMOS ................................................................................................ 54 REAGRUPAR TIPOS DE INSUMO A CLASES DIFERENTES.................................. 4.2. REASIGNAR / REAGRUPAR ................................................................ .............................. 56 4.3. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 56
5.
CLASES Y SERVICIOS ...................................... ......................................... ...................................... ........................ 59 5.1. CLASES DE SERVICIO ............................................................................................................................................. 59 5.1.1. Crear una Categoría de Clase de Servicio .................................. ...................................... .............................. 59 5.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 61 5.3. INFORMACION DE SERVICIOS ................................ ......................................................................... ............................................................................... .................................................. ............ 63 5.4. CREAR UN SERVICIO ............................................................................................................................................... 65 5.5. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 70
6.
ESTABLECIMIENTOS ................................. ......................................... ...................................... .............................. 74 6.1. CREAR UN ESTABLECIMIENTO .............................................................................................................................. 74 6.2. INTEGRAR (REDISTRIBUIR) LOS DATOS DE UN SERVICIO A OTRO................................. ..................................................................... .................................... 75 6.3. NOTAS...................................................................................................................................................................... 77
CAPITULO IV 1.
DATOS ............................... ........................................................................ ......................................... .................................... ...................................... 78
CAPTURA MENSUAL DE DATOS ............................... ........................................................................ ......................................... ...................................... ............ 80 1.1. CAPTURA DE DATOS ............................................................................................................................................... 80 2
1.2.
2.
NOTAS...................................................................................................................................................................... 81
MATRIZ BÁSICA DE DATOS .................................... ......................................... ...................................... ............ 82 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
3.
GENERAR UNA MATRIZ SIN DATOS ....................................................................................................................... 82 GENERAR UNA MATRIZ CON DATOS ..................................................................................................................... 83 GUARDAR UNA MATRIZ CON DATOS .................................................................................................................... 83 NOTAS ...................................................................................................................................................................... 84
FORMULARIOS BÁSICOS ................................ ......................................... ...................................... ........................ 86 3.1. IMPRESIÓN DE FORMULARIOS ............................................................................................................................... 86 3.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 87
4.
INDICADORES .................................. ........................................ ..................................... ......................................... ...88 4.1. CONSULTAR INDICADORES .................................................................................................................................... 89 4.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 89
5.
MORBILIDAD .................................... ........................................ ..................................... ......................................... ...90 5.1. INGRESO DE DATOS DE MORBILIDAD ................................................................................................................... 90 5.2. VER REGISTROS DE MORBILIDAD.......................................................................................................................... 92
6.
TABLA DE PROCEDIMIENTOS .................................. ......................................... ...................................... ............ 93 6.1. DEFINIR LOS PROCEDIMIENTOS DE UN SERVICIO................................................................................................ 93 6.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 94
7.
INSUMOS ESENCIALES .................................... ......................................... ...................................... ........................ 96 7.1. DEFINIR INSUMOS ................................................................................................................................................... 96 7.2. NOTAS ...................................................................................................................................................................... 97 7.3. DEFINIR UNIDADES DE MEDIDA .......................................................................................................................... 98
8.
PROTOCOLOS .................................. ........................................ ..................................... ......................................... .100 8.1. INGRESO DE PROTOCOLOS ................................................................................................................................... 100 8.1.1. Ingreso del parámetro de días estancia por morbilidad (mínimo y máximo) ...................................... .......... 100 8.1.2. Ingreso de Insumos Materiales por Protocolo.............................................. ...................................... .......... 101 8.1.3. Ingreso de Datos de Recurso Humano por Protocolo ................................... ...................................... .......... 103 8.1.4. Ingreso de Datos de Procedimientos por Protocolo ..................................... ...................................... .......... 104 8.1.5. Ingreso de Datos de Narrativos por Protocolo............................................. ...................................... .......... 106 8.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 107
9.
COSTEO .................................. .................................... ......................................... ...................................... ................ 109 9.1. PONDERACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 109 9.1.1. Definir Factores Factores de Ponderación de los Procedimientos Procedimientos de un Servicio ...................................... ................ 109 9.1.2. Consultar Costos Unitarios por Procedimiento ...................................... ...................................... ................ 111 9.1.3. Ingreso de Datos de Factores de Ajuste ...................................... ...................................... ............................ 113 9.2. COSTO DEL PACIENTE ........................................................................................................................................... 115 9.2.1. Ingresar Datos del Paciente ................................. ......................................... ...................................... .......... 115 9.2.2. Ingresar Diagnósticos del Paciente ....................................... .................................... .................................... 116 9.2.3. Ingresar Insumos Utilizados en el Paciente ...................................... ...................................... ...................... 116 9.2.4. Ingresar Procedimientos Procedimientos Utilizados Utilizados en el Paciente ....................................... ...................................... .......... 117 9.3. TABLA DE INSTITUCIONES O EMPRESAS ............................................................................................................ 118 9.4. NOTAS .................................................................................................................................................................... 119
10.
GDRs (GRUPOS DE DIAGNÓSTICO RELACIONADOS) ................................. ...................................... .......... 122 3
10.1. 10.2.
Definir GDRs Calculados por Protocolo..................................... ...................................... ............................ 124 Definir GDRs Calculados por Usuario ....................................... ...................................... ............................ 125
CAPITULO V RESULTADOS .................................. ......................................... ...................................... ...................... 128 1.
CUADROS GERENCIALES ............................... ........................................................................ ......................................... ...................................... ...................... 129 1.1. GENERAR, CONSULTAR EN PANTALLA E IMPRIMIR CUADROS DE UN ESTABLECIMIENTO........................... 129 1.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 130
2.
SERIES HISTORICAS ................................. ......................................... ...................................... ............................ 132 2.1. GENERAR SERIES HISTÓRICAS DE UN ESTABLECIMIENTO ..................................... ............................................................................. ............................................132 2.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 135
3.
INDICADORES DE GESTIÓN................................. ......................................... ...................................... ................ 136 3.1. GENERAR INDICADORES DE GESTIÓN ............................................................................................................ 136 3.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 137 3.3. IMPRIMIR INDICADORES PRE-ESTRUCTURADOS ............................................................................................. 137
4.
MORBILIDAD ATENDIDA ................................ ......................................... ...................................... ...................... 139 4.1. GENERAR INFORMES DE MORBILIDAD ATENDIDA ............................................................................................... 139 4.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 139
5.
FACTURACIÓN ................................. ........................................ ..................................... ......................................... .140 5.1. INFORME GENERAL DEL ESTABLECIMIENTO ..................................................................................................... 141 5.2. INFORME DE PACIENTES ATENDIDOS POR INSTITUCIÓN O EMPRESA ...................................... ............................................................ ...................... 141 5.3. INFORME DE UN PACIENTE................................................................................................................................... 142 5.4. INFORME DEL PERFIL DE TRATAMIENTO DE UN PACIENTE.................................... ............................................................................ ............................................142
6.
REPORTE DE GDRs GDRs .................................... ......................................... .................................... .............................. 143
CAPITULO VI 1.
ANALISIS ...................................... ......................................... ...................................... ...................... 144
PARAMETROS DE GESTION ................................ ......................................... ...................................... ................ 145 1.1. ÍNDICES HOSPITALARIOS Y DE COBERTURA ...................................................................................................... 145 1.2. PRODUCTIVIDAD DEL RECURSO HUMANO ........................................................................................................ 146 1.3. ÍNDICES DE PRODUCTIVIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS.................................... .......................................................... ...................... 147 1.4. NOTAS .................................................................................................................................................................... 148
2.
PROGRAMACION Y PRESUPUESTACIÓN ..................................... ...................................... ............................ 153 2.1. MATRIZ BÁSICA CON DATOS DE UN AÑO DE UN ESTABLECIMIENTO ................................. ............................................................. ............................ 153 2.2. ANÁLISIS INSTITUCIONAL PARA EL PROGRAMA PRESUPUESTO ................................. ..................................................................... .................................... 155 2.2.1. Programación Presupuestación por Programación ...................................... ...................................... .......... 155 2.2.2. Programación Presupuestación por Protocolos ...................................... ...................................... ................ 159 2.3. NOTAS .................................................................................................................................................................... 160
3.
INDICADORES PARA EL CONTROL POR RESULTADOS .................................. ......................................... .167 3.1. GENERAR INDICADORES PARA EL CONTROL POR RESULTADOS ................................. ..................................................................... .................................... 168 3.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 169
4.
EVALUACION DE PRODUCTIVIDAD ......................................... ...................................... .................................. 171 4.1. COMPARAR INDICADORES DE PROGRAMACIÓN ................................................................................................ 171 4.2. NOTAS .................................................................................................................................................................... 173 4
5.
ANALISIS DE LA EFICIENCIA INSTITUCIONAL ...................................... ...................................... ................ 174 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.
GENERACIÓN DE LOS CUADROS .......................................................................................................................... 174 ANÁLISIS DE EFICIENCIA DEL RECURSO CAMA ................................... ......................................................................... ...................................................... ................ 174 ESTABLECER LAS CAMAS REQUERIDAS EN CONDICIONES DE EFICIENCIA ..................................... .. 175 CUANTIFICAR LA PRODUCTIVIDAD DEL RECURSO HUMANO ................................................................ 176 NOTAS ...................................... .......................................................................... ............................................................................. ............................................................................... ................................................ .......... 177
6.
COSTO PRESUNTIVO DE LA ATENCIÓN ....................................... ...................................... ............................ 179
7.
COMPARACIÓN DE GDRs................................ ......................................... ...................................... ...................... 180 7.1. GENERACIÓN DE LOS INFORMES DE COMPARACIÓN DE GDRS.................................. .............................................................. ............................ 180
CAPITULO VII
UTILITARIOS ............................. ...................................................................... ......................................... ...................................... ...................... 181
1.
RESPALDO DE DATOS ...................................... ......................................... ...................................... ...................... 182
2.
RECUPERACION DE RESPALDOS ............................. ...................................................................... ......................................... ...................................... .......... 183
3.
MANTENIMIENTO DE USUARIOS ............................. ...................................................................... ......................................... ...................................... .......... 184 3.1. PROCEDIMIENTO ............................... ........................................................................ ............................................................................. ........................................................................ .................................... 184
4.
EQUIVALENCIAS ................................. ......................................... .................................... .................................... 185
5.
TRANSFERENCIA DE DATOS ............................... ........................................................................ ......................................... ...................................... ................ 186
6.
CODIFICACIÓN ...................................... ......................................... .................................... .................................... 187 6.1. RESPALDAR CODIFICACIÓN ............................. ...................................................................... ............................................................................... ...................................................... ................ 187 6.2. ACTUALIZAR LA CODIFICACIÓN..................................... .......................................................................... ............................................................................. ............................................187
7.
CAMBIO DE IDIOMA............................. ......................................... .................................... .................................... 188
5
PRESENTACIÓN WinSIG es la versión en ambiente Windows del Programa computacional del Sistema de Información Gerencial, SIG, pero implica también nuevos conceptos y nuevas aplicaciones. El proceso de actualización y evolución del SIG ha partido y se ha tenido realizado teniendo en consideración tres motivos de ajuste y desarrollo: en primer lugar, las solicitudes y sugerencias de usuarios a partir de las experiencias de aplicación, durante 12 años, de las versiones 2 y 3 del SIG (en DOS) y de la versión WinSIG Beta; en segundo lugar, los nuevos paradigmas y prácticas emergentes de los procesos de modernización del Estado y de la gestión pública, y específicamente de reforma del sector salud; y, finalmente, los cambios tecnológicos en el área de la informática. Las nuevas posibilidades ofrecidas en la versión WinSIG están, principalmente, relacionadas con la asunción del criterio de productividad social para la asignación de recursos y la evaluación del desempeño institucional; por eso se ha evolucionado las aplicaciones de programación y presupuestación, y de control de resultados. Importa conocer lo que se produce y cuanto cuesta; pero es, cada día más, crítico analizar la pertinencia y la calidad de lo producido para poder establecer la racionalidad de los costos incurridos; por ello se ha incorporado las variables de morbilidad atendida y los protocolos de atención de dicha morbilidad. También han sido agregadas varias opciones adicionales de costeo para apoyar las prácticas de negociación de acuerdos de gestión y de facturación de servicios. En el aspecto tecnológico, se está aprovechando las facilidades que ofrece el sistema Windows tanto para programación más flexible, como para operación más amigable. Pero se ha tenido muy en cuenta la preocupación de los países con una amplia cobertura y duración de aplicación SIG por no perder las series históricas que representa la información acumulada con las versiones anteriores; al igual que la disponibilidad de equipo más potente para soportar las aplicaciones en Windows. Por eso se ha producido un programa renunciando a ciertas facilidades que si bien pueden ser útiles no son necesarias para la operación eficiente de todas la opciones ofrecidas. La actual versión de WinSIG viene operable en 5 idiomas (castellano, inglés, francés, portugués y holandés) y es posible su traducción a cualquier otro idioma de caracteres latinos. Para ello se agrega un programa adicional que facilita la traducción de cualquiera de los idiomas antes mencionados a otro nuevo. Complementariamente para facilitar el desarrollo de interfaces con sistemas básicos de información que las instituciones tengan, para la captura, incorporación o ingreso de datos en forma automática desde dichos sistemas al WinSIG, se ofrece un programa elaborado por la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y Medicus Mundis como una colaboración a la Organización Panamericana de la Salud y a los países de la Región de las Américas. Este manual puede ser consultado en pantalla durante el proceso de operación del WinSIG, además puede ser impreso en su totalidad o parcialmente según requerimientos de usuario. El proceso de impresión tan solo requiere conocimientos básicos de Word de Windows.
6
Se ha desarrollado dos Demos que contienen bases de datos, con las que puede probarse y demostrarse el sistema (véase ANEXO IV del archivo AnexosCastellano); una de ella con información de un hospital para probar el WinSIG en la modalidad de instalación completa (con Morbilidad y Protocolos), y la otra con información de una red de establecimientos para probar la versión estándar (las funciones clásicas del SIG). Agradeceremos que nos reporten los problemas que encuentren en esta versión de transición y canalicen sus consultas a la Oficina Central de la OPS/OMS, a la siguiente dirección postal: Pan American Health Organization HSP/HSO 525 Twenty Third Street, N.W. Washington, D.C. 20037-2895 La Organización Panamericana de la Salud, Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS) mantiene la propiedad intelectual del SIG en su doble dimensión de instrumento de gestión y Programa computacional (WinSIG). La OPS/OMS autoriza a los gobiernos de los países que integran la Organización la utilización sin fines comerciales; sin embargo, la OPS/OMS agradecerá profundamente información sobre sus aplicaciones, así como el aporte de sugerencias para su perfeccionamiento. La utilización del WinSIG por entidades privadas y con fines comerciales o lucrativos deberá ser previamente pactada con la OPS/OMS.
7
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
En este capítulo introductorio se explican los aspectos generales sobre antecedentes y visón global del WinSIG; las convenciones, los requerimientos y procedimientos comunes que son utilizados en la operación del Programa; y el proceso de instalación.
8
1.
INTRODUCCIÓN
1.1. ANTECEDENTES El SIG es fundamentalmente un instrumento analítico para la toma de decisiones, enmarcado en los procesos de cambio de los sistemas de salud de la Región de las Américas. De hecho, su principal aporte consiste no en generar nueva información, sino en relacionar selectivamente información existente para ofrecer al gerente una visión estratégica de los sistemas de salud y de la gestión sanitaria y facilitarle la toma de decisiones gerenciales. Para entender mejor los propósitos asociados con el uso del WinSIG sugerimos referirse a documento titulado Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud en en sus tres partes o módulos: Conceptos, Aplicaciones e Indicadores. En la Primera Parte, Conceptos, precisamente se señala que “Es importante entender el SIG en su doble dimensión de instrumento y proceso. Como instrumento ofrece básicamente información esencial en la toma de decisiones, con una visión integral, pero con estrategias selectivas de intervención. Como proceso, utiliza sus componentes instrumentales (cuadros, indicadores, etc.) para promover inteligencia y formas de comportamiento gerencial compatibles con los paradigmas de la modernización de la administración pública y la reforma sectorial. “... en sus áreas de intervención (el SIG) toca directamente a muchos de los problemas fundamentales de organización y gestión de los servicios de salud”. Las funciones principales del SIG siguen siendo las mismas que se han destacado en publicaciones anteriores: •
Evaluar globalmente el desempeño de instituciones y programas de salud.
•
Identificar los factores o problemas más relevantes del perfil de productividad institucional correspondiente.
•
Facilitar el análisis de dichos factores o problemas a fin de determinar opciones de cambio, en el marco de los procesos de reforma sectorial y modernización de la administración de salud.
•
Monitorear los procesos de cambio y la evaluación de impacto de las medidas de ajuste institucional que sean adoptadas para atacar la problemática que el propio SIG permite identificar.
•
Establecer los costos de los servicios como resultantes de la eficiencia en las funciones de producción.
En este contexto, conviene destacar algunos de los principales productos que el Programa WinSIG ofrece al gerente para cumplir con las anteriores funciones: •
Información actualizada mes a mes para la gerencia, incluyendo cuadros, indicadores y tendencias. Como un nuevo aporte, WinSIG ofrece un conjunto de indicadores para el control por resultados cuando hay procesos definidos de descentralización o, mejor aún, cuando dichos procesos están sustentados en acuerdos de gestión. Dichos indicadores cubren cobertura, producción, recursos, rendimientos y costos.
•
Un módulo para el procesamiento de la estructura de morbilidad atendida, siguiendo la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE-10), que privilegia el concepto de capacidad de resolución de la red de servicios. 9
•
Un módulo para la incorporación de protocolos de atención como un elemento auxiliar de excelencia clínica y a su vez articulado a la estructura de morbilidad y al sistema de programación de insumos y procedimientos.
•
Un instrumento de programación y presupuestación, sustentado en el análisis institucional de la productividad y en los protocolos de atención que ofrece opciones más sólidas para determinar las metas de producción, y los requerimientos de procedimientos terapéuticos, diagnósticos y de otra índole, y de insumos esenciales.
•
Un mecanismo de costeo de atenciones, además de los tradicionales costos promedios - globales y unitarios -, se incluyen tres modalidades: 1. costo presuntivo de la atención o costo estándar (que emana de los protocolos de atención) 2. costeo por grupo de diagnósticos relacionados y 3. costo actual, ya sea por paciente o por procedimiento, que facilita el cobro individual o la facturación interinstitucional de servicios.
•
Unas herramientas para evaluación de la productividad y análisis de la eficiencia institucional al comparar resultados vrs. programación y capacidad de producción actual vrs. la potencial.
•
Un sistema de consulta en pantalla sobre la definición, fórmula, implicaciones, etc. de los indicadores que se utilizan en los procesos de gerencia institucional (el sistema incluye los principales indicadores que emplea el SIG, pero ofrece la opción para que se pueda editar o ingresar los que se considere apropiado a las necesidades de usuario); así como de los contenidos de los protocolos de atención definidos.
1.2. WinSIG: UNA VISIÓN DE CONJUNTO El WinSIG en general conserva las características básicas de sus antecesores, especialmente la facilidad de uso por personal sin previa capacitación en operación de computadoras, pero incorpora otros módulos que no estaban presentes en la versión SIG 2.0, SIG 2.1 y SIG 3.0. El menú principal conserva la misma estructura con los siguientes componentes: Configuración
Datos
Resultados
Análisis
Utilitarios
Ventana
Ayuda
Salir
El Programa permite la “consulta en pantalla” de la información empleada y sus productos, ahora no sólo en forma de cuadros e indicadores, sino también con narrativos. Los formatos de las salidas son flexibles y en gran medida determinados por el usuario. Su diseño se ha hecho de tal manera que permita la operación local descentralizada y la conformación de sistemas de indicadores o monitores de gestión, en apoyo a la función reguladora que compete ejercer al nivel de dirección de los sistemas de servicios de salud en sus diferentes niveles. Su aplicación demanda el ejercicio del buen juicio para que, quienes tienen la responsabilidad de definir algunos parámetros comunes a todos los programas o establecimientos, permitan a su vez desviaciones razonables emanadas de las iniciativas regionales y locales. En la definición y ordenamiento de los parámetros que emplea el sistema, especialmente categorías de insumos y de recursos humanos, el usuario deberá recordar la naturaleza gerencial del SIG y no reducirlas por criterios de tipo contable o fiscal, las cuales son más o menos ajenas a sus propósitos.
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1.2.1. Menú de Conf iguración El módulo de configuración determina: •
Las características de un establecimiento o programa
•
Las posibilidades de agregación de datos, desde una especialidad, un servicio, un establecimiento o programa, hasta un sistema local, regional o nacional de salud.
Se utiliza aquí el concepto de establecimiento o programa de una manera flexible. Al respecto conviene destacar que el SIG en sus distintas versiones ha sido diseñado para los programas de salud y no exclusivamente para los hospitales, aunque dada su participación en los recursos del sector, éstos tienen una importancia trascendental. El menú de configuración busca caracterizar estos programas o establecimientos en dos sentidos generales. Primero, a partir de las variables que emplea el Sistema de Información Gerencial, es decir, categorías de insumos expresadas en términos monetarios, producción y horas recurso humano, todo asociado a una estructura de servicios (centros de costo en la terminología convencional). Segundo, en términos de su ubicación en un sistema de servicios de salud y en un contexto geográfico y poblacional dado. Cada programa o establecimiento tiene una relación específica con un ámbito poblacional definido y se inserta en una red de servicios a partir de su nivel de complejidad institucional y su función compartida con otros programas o establecimientos. De esta manera se puede lograr indicadores de cobertura (producción de servicios sobre población) y se puede agregar la información para facilitar el macro análisis institucional, una función esencial para orientar el cambio a la luz de los procesos de reforma sectorial o modernización de la administración de salud. El concepto de red de servicios está asociado con las economías de escala y es un requerimiento esencial para la aplicación de los principios de equidad, eficacia y eficiencia. Sus componentes principales se describen a continuación: •
Organización del Sistema: Denominado anteriormente en SIG 3.0 y en WinSIG Beta Red de Servicios. Ubica al establecimiento o programa en una red local, regional y nacional de servicios de salud. Permite la conformación de cuadros e indicadores agregados en cada nivel de la red de servicios.
•
Niveles Institucionales: identifica el nivel de complejidad institucional de cada establecimiento o programa, a su vez determinado por la configuración de recursos y tecnología. La premisa subyacente en los niveles de complejidad es la diversificación de roles y el ordenamiento de los recursos y tecnología sobre bases de equidad, eficacia y eficiencia. El ordenamiento de los aportes de cada componente del sistema de servicios y la coordinación entre ellos depende en gran medida de la aplicación de este concepto. El sistema de referencia constituye, desde el punto de vista del usuario, un componente esencial de este ordenamiento.
•
Clases y Recursos Humanos: facilita la clasificación de un número reducido de categorías de recurso humano que conforman el “equipo productivo” de cada servicio o centro de costos. En general, se recomienda trabajar al menos con cinco categorías principales: médicos, enfermeras, auxiliares de enfermería, profesionales y otros, aunque el usuario determina su clasificación, desagregación y ordenamiento.
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•
Clases e Insumos: establece un número (definido por el usuario) de categorías de insumos empleados, usualmente de 20 a 30, en los procesos de producción de servicios y determinantes del costo de los mismos. En general, se recomienda trabajar al menos con cuatro categorías principales: servicios personales, insumos, servicios no personales y otros, aunque el usuario determina su clasificación, desagregación y ordenamiento. Las sugerencias de codificación que más adelante se hace en este Manual son importantes para algunas funciones de programación y presupuestación y para los indicadores de los acuerdos de gestión. El ordenamiento de dichas categorías debe hacerse de acuerdo a su importancia relativa en el costo de los servicios y para facilitar su lectura por parte de los gerentes. En general se considera importante limitar la aplicación de criterios contables o fiscales de ordenamiento.
•
Clases y Servicios: contiene dos elementos, en primera instancia las Clases de Servicios , que son agrupaciones de servicios, de acuerdo a su similitud, de tal manera que se puedan aplicar criterios afines en el análisis. Además permite darle un tratamiento especial a servicios tales como las unidades de cuidados intensivos que, siendo elementos de apoyo (es decir, no generan egresos) comparten indicadores comunes con los servicios finales (v.g. índice ocupacional y promedio de estancia). Y en segunda instancia los Servicios que define la estructura programática de la unidad respectiva. Un servicio debe tener unidad de producción cuantificable y recursos claramente reconocibles, sin que ello implique un costo excesivo en el procesamiento de datos. Emplea el concepto de “Recurso Nuclear”, es decir, el recurso en torno al cual gira el equipo de trabajo, v.g. el médico en la atención médica, el farmacéutico en la gestión de la farmacia, el bioquímico en el laboratorio clínico, etc. De esta manera se pueden obtener mejores indicadores de distribución y composición del personal. Se destaca que el Recurso Nuclear no está necesariamente asociado con jerarquía ni jefatura.
•
Establecimiento: permite la caracterización del programa o establecimiento en función de los parámetros anteriores.
1.2.2. Menú de Datos Como su nombre lo indica este módulo permite la captura y el procesamiento de datos que demandan otros componentes de WinSIG. La función principal es el ingreso y edición de datos, aunque los mismos pueden constituirse por sí mismos en instrumentos básicos de trabajo, v.g. el uso de la planilla de datos para efectos presupuestarios. Un componente de este módulo son los indicadores que aparecen en la tercera parte del documento Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud, que antes se citó. Además un programa para el procesamiento de estructuras de morbilidad, protocolos, formatos auxiliares para programación y presupuesto y un nuevo procedimiento para el costeo por paciente. Estos componentes principales se describen a continuación: •
Captura de Datos: abre un formato tipo planilla electrónica, con las características del programa o establecimiento, para que se ingresen los datos del mes correspondiente.
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Matriz de Datos: permite obtener matrices, con o sin datos, para verificar la corrección de los datos o para otros efectos programáticos, presupuestales o financieros.
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Formularios básicos: ofrece algunos formatos auxiliares para la recolección de datos. La experiencia de muchos años de uso del SIG sugiere la conveniencia de mantener los formatos en uso y emplear los formatos auxiliares solo en forma excepcional y con el acuerdo de cada jefe de servicio y sus técnicos.
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Indicadores: contiene la información pertinente a Indicadores, tercera parte del documento Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud, que ya fuera mencionado antes. De esta manera cuando el usuario tenga alguna duda puede acudir a este componente del menú, abrirlo y hacer las consultas pertinentes; además podrá editar o cambiar la información que hemos incorporado inicialmente, borrar, agregar nuevos indicadores. Para cada indicador se ofrece: Nombre del indicador Descripción Fórmula Análisis e Implicaciones Localización Condicionantes
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Morbilidad: incluye dos funciones básicas: (i) definición del universo de diagnósticos que cada organización desee operar para lo cual incorpora una base de datos con la Clasificación Internacional de Enfermedades, décima edición; (ii) ingreso de datos para establecer la estructura de morbilidad de una institución o servicio. Constituye un elemento esencial de la gestión de establecimientos de salud, generalmente ignorado. Está estrechamente ligado a los protocolos y al programa presupuesto.
•
Procedimientos: permite elaborar los catálogos de procedimientos específicos que ofrecen diferentes servicios especialmente de tipo terapéutico y diagnóstico, como por ejemplo: Laboratorio Clínico (hematocrito, hemoglobina, general de orina, etc) , Quirófano (apendectomía (apendectomía,, hernioplastía, etc.) . Para posteriormente en el sub-menú de costeo proceder a elaborar las tablas de ponderación de procedimientos, que luego serán empleadas en varias funciones del Programa.
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Insumos Esenciales: permite la elaboración de las tablas con los insumos esenciales (código, descripción, características, unidades de medida, etc.) que se emplean en un servicio o institución, por ejemplo el catálogo de medicamentos.
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Protocolos: a partir de la estructura de morbilidad de un servicio, establecimiento o sistema de salud, hace posible definir para cada diagnóstico los insumos materiales requeridos, el recurso humano, los procedimientos terapéuticos y diagnósticos, y los narrativos con las orientaciones clínicas pertinentes. Es esencial para lograr una buena programación de insumos y metas de producción de servicios; además, facilita procesos de desarrollo de la excelencia clínica, mediante la comparación entre estándar y resultado y la ejecución de programas de capacitación en servicio.
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Costeo: el WinSIG incluye tres elementos adicionales de costeo al costo promedio: uno presuntivo que emana de los protocolos de atención, otro actual por paciente o procedimiento, que incorpora en un proceso de bajo costo todos los aportes de insumos y procedimientos al usuario de los servicios de salud y finalmente la opción de costeo por Grupos de Diagnóstico Relacionado; también permite registrar a las empresas de donde provienen los pacientes y a quienes habría que facturar la atención brindada. Para ello, esta opción permite tres importantes funciones: (i) definir la ponderación de procedimientos, por medio de la cual se obtiene el costo individual de cada uno de ellos a través de un procedimiento eficaz y económico; (ii) establecer el perfil de atención del paciente (cual fue su diagnóstico, procedimientos y recursos aplicados en el curso del tratamiento) para el costeo individual del paciente. El perfil de atención del paciente, contrapuesto con los protocolos de atención permite inferir desviaciones en la calidad de la atención y aplicar medidas correctivas; y (iii) definir la tabla de instituciones a quien facturar, de tal manera que WinSIG pueda generar informes de acuerdo a la procedencia institucional del paciente en caso de existir convenios de compra / venta de servicios.
•
GDR: permite la agrupación y el costeo presuntivo del tratamiento de diagnósticos relacionados. 13
1.2.3. Menú de Resultados Los resultados constituyen las principales salidas del Programa. Se destacan los cuadros del Sistema de Información Gerencial, el primero de los cuales ofrece información general sobre estructura de servicios de cada unidad, la unidad de producción definida para cada uno, la producción, el costo de operación del servicio, el costo unitario y algunos indicadores de rendimiento específico o general. El segundo ofrece información sobre el comportamiento de los servicios de apoyo diagnóstico, terapéutico, administrativo y general, incluyendo producción del período e índices de uso por unidad de producción de los servicios finales. El tercero se refiere a los patrones de dotación, distribución, composición y productividad del recurso humano; se separa en un Cuadro 3 A para los servicios finales y un 3 B para los servicios complementarios. El cuarto tiene los costos directos e indirectos de cada servicio y de la unidad como un todo. Completan las salidas los indicadores y las series históricas, con sus respectivas opciones de graficación. Los componentes principales se describen a continuación: •
Cuadros Gerenciales: genera los cuatro cuadros del SIG, según formato determinado por el usuario, los cuales pueden ser consultados “en pantalla” o impresos. Hay tres formatos optativos: general, consistente en planillas globales con todos los servicios; general con aquellos servicios que ha “seleccionado” el usuario; e individual, con los datos de los cuatro cuadros para cada servicio.
•
Series Históricas: genera indicadores de tendencias por períodos definidos por el usuario.
•
Indicadores de Gestión: genera los indicadores para un período dado. Hay una opción ( Imprimir Indicadores) que permite la impresión de una cantidad apreciable de indicadores del sistema de salud en formato carta, con el propósito de facilitar y agilizar la difusión de información entre instituciones para análisis comparativo de un conjunto de indicadores que cada país podría considerar oportuno publicar en forma periódica y rutinaria. (Ver Anexo II del archivo AnexosCastellano).
•
Morbilidad atendida: permite generar reportes de la estructura de morbilidad de los servicios o establecimientos en una variedad de formatos.
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Facturación: permite generar los informes de los costos individuales por paciente, por empresa o institución (compradora de servicios) y genera reportes de los pacientes atendidos y sus costos por cada institución compradora o aseguradora.
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Reporte de GDRs: permite generar las listas de Grupos de Diagnóstico Relacionados definidos para cada servicio, incluyendo dicho informe el detalle de las enfermedades que incluye cada GDR. Los costos se presentan en rango de Mínimo, Máximo y Promedio, ello en función del rango de estancia (mínimo y máximo) definido para cada morbilidad.
1.2.4. Menú de Análisis Aún cuando en apariencia este módulo conserva el mismo contenido del SIG 3.0, hay cambios importantes de fondo. El principal es que ahora, si cada institución quiere hacer un esfuerzo más serio en la programación de insumos y procedimientos (producción de servicios de apoyo), éstos pueden sustentarse en el uso de los protocolos, la estructura de morbilidad y las metas de producción. Los componentes principales se describen a continuación:
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•
Parámetros: permite registrar los valores estándar o que una unidad o programa desea alcanzar como meta en un período dado. Debe destacarse que la intención de los diseñadores del Programa es que estas normas tengan un carácter local y no definidas en forma impositiva desde un nivel superior. Obviamente, ciertas normas deben ser producto de un proceso negociado entre niveles del sistema, pero la presunción de una norma universal para distintos contextos regionales o locales, generalmente resulta inapropiada y producto de una actitud centralista, que se trata de superar en los nuevos modelos de gestión. Las normas incluyen cobertura, índices de utilización del recurso cama, tasas de uso de los servicios complementarios por unidad de producción final y productividad del recurso humano.
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Programación-Presupuestación: toma como premisa la necesidad de un análisis institucional, que constituya el programa presupuesto como un compromiso de mejoramiento y el reordenamiento acorde de programas y recursos. Parte de la cobertura, la producción que dicha cobertura demanda y los recursos necesarios y costos bajo parámetros preestablecidos de equidad (distribución relativa de recursos), eficacia (estructura de programas y recursos) y eficiencia (rendimiento de los recursos). Del programa presupuesto se derivan los indicadores para el control por resultados, esenciales para los acuerdos de gestión y en general para una gestión descentralizada. Permite incorporar la programación de insumos y procedimientos sustentados en el uso de los protocolos.
•
Control por Resultados: incluye una de las variaciones de fondo del SIG, mediante la incorporación de indicadores verificables del cumplimiento de las metas (incorporadas en la planilla auxiliar de programación y presupuesto) para un período cualquiera definido por el usuario. El concepto de control por resultados está asociado con la función de rectoría y regulación en condiciones de descentralización y se convierte en un instrumento poderoso de los acuerdos o convenios de gestión. Los indicadores se refieren a cobertura, producción, eficiencia en el uso de la infraestructura y recursos de operación y costos globales, unitarios o por categoría de insumo.
•
Evaluación de Productividad: conserva las mismas características del SIG 3.0 y permite confrontar indicadores de metas y resultados. La visión en este caso es individual y limitada, mientras que el Control por Resultados ofrece una perspectiva más integral y de proceso.
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Eficiencia institucional: permite identificar capacidad ociosa al comparar lo efectivamente producido frente a la capacidad potencial de producción, e identificar factores de cambio para optimizar la eficiencia.
•
Costo presuntivo de la Atención: permite generar informes de costo-morbilidad en función con el consumo de insumos, procedimientos y estancia promedio definidos en el respectivo protocolo para un servicio específico. Representa por tanto el “costo razonable” de atención por morbilidad en función de la norma (protocolo) para un período dado. Este costo es presentado en el menú de resultados como una opción de facturación.
•
Comparación de GRDs: permite comparar (para un periodo de tiempo definido) el costo de los GDRs con el comportamiento real del costo paciente, y comparar también con el costo específico de cada morbilidad –costo presuntivo o costo por protocolo -.
1.2.5. Menú de Utilitarios La finalidad de este menú son los procedimientos para el mantenimiento del sistema. Tiene casi el mismo contenido que tenía el SIG 3.0 bajo el menú de Utilitarios, con la única excepción del componente Cambio Código de Rubros, cuya función está asociada con la generación de indicadores de gestión por resultados. Contiene procesos auxiliares de mantenimiento del sistema de información. Los componentes principales se describen a continuación: 15
•
Respaldo de Datos: permite guardar los datos de un período dado en disquete flexible, con dos propósitos principales: guardar copias de seguridad, en caso de pérdida de información por razones fortuitas y trasladar la información para generar cuadros e indicadores agregados en redes locales, regionales o nacionales. Incluye el traslado electrónico de información de un punto a otro por Internet.
•
Recuperar Respaldos: permite trasladar a disco duro los datos conservados en un disquete flexible, en caso de pérdida fortuita o para agregar datos en redes de servicios.
•
Mantener Usuarios: permite establecer claves para distintos niveles de usuarios del programa y llevar un registro de usuarios en cada una de las categorías definidas.
•
Equivalencias: permite homologar las definiciones de códigos de distintos ambientes de aplicación del sistema para efectos de elaboración, consolidación y comparación de indicadores.
•
Codificaciones: permite el traslado por disquete de la configuración existente y su instalación en una computadora que tenga el WinSIG (no incluye el Programa).
•
Transferencia: permite la importación de los datos básicos procesados con el SIG, ver. 3.0, para ser procesados por el WinSIG. Es especialmente útil cuando están siendo utilizadas las dos versiones en paralelo dentro de un mismo sistema de salud, para consolidar la información y no perder series históricas.
•
Idiomas: permite modificar el idioma del entorno de trabajo (menús y sub-menús) a requerimiento del usuario, en forma completamente interactiva, puede seleccionar entre 5 idiomas: español, francés, holandés, ingles y portugués. Contiene un sub-menú para modificar el idioma en que se presenta el listado de la Clasificación Internacional de Enfermedades, a seleccionar entre los mismos idiomas mencionados.
1.3. CONVENCIONES EMPLEADAS EN WinSIG En este Manual de operación del Programa WinSIG se emplea una serie de términos, algunas veces con su sentido literal correcta y otras con un significado convencional en la literatura sobre el SIG en general, para facilitar la claridad de algunos conceptos o simplemente hacer más concreto y simple las operaciones o formatos pertinentes.
1.3.1. Principales Términos Usados •
Establecimiento: es la unidad principal a la cual se aplica WinSIG. Si bien el término establecimiento se relaciona generalmente a un centro de atención médica, WinSIG lo emplea con un significado más amplio que comprende una organización productiva, sea esta un proyecto, un programa, un centro ambulatorio o un hospital.
•
Servicio: constituye el siguiente nivel en que se divide un establecimiento y al cual se le refiere con frecuencia como “centro de costos” o “centro productivo”. Generalmente se dice que para que un servicio califique como tal debe, primero, tener unidades de producción cuantificables y, segundo, tener recursos diferenciados.
16
•
Especialidad: corresponde a las unidades que conforman el servicio. En la terminología del WinSIG con frecuencia se habla de los servicios “hijos” y tienen una codificación cuya raíz la conforma el servicio “padre” (sólo a título de ejemplo, Medicina podría tener el código 100 y Gastroenterología, una especialidad médica del servicio de Medicina, el código 100.50). La creación de “padres” e “hijos” permite tener formatos generales, los cuales pueden desagregarse por “hijos” a gusto del usuario.
•
Servicio final: es aquel que guarda una relación más directa con la finalidad última de la institución, v.g. los servicios que generan egresos y consultas en un hospital. Con alguna frecuencia se le llama también servicio sustantivo.
•
Servicios complementarios: son aquellos que tienen una función de apoyo, transitoria o permanente, con respecto a otros servicios. Bajo ciertas circunstancias un servicio final puede asumir la función de un servicio complementario. Las funciones de apoyo se dan entre servicios finales, complementarios o entre ambos.
•
Apertura de servicios: es el conjunto de servicios que caracteriza a un establecimiento y determina el ordenamiento básico de los datos que emplea el WinSIG.
•
Servicio receptor: es aquel que reciba la producción de los servicios complementarios y puede ser un servicio final o complementario.
•
Servicio proveedor: es el servicio que un momento determinado genera servicios que complementan la función de otro.
•
SIG: se refiere a la metodología desarrollada por la Organización Panamericana de la Salud, de la cual WinSIG forma parte. La metodología y sus aplicaciones se describe en los tres módulos publicados bajo el título de Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud : Conceptos, Aplicaciones e Indicadores.
•
WinSIG: nombre abreviado del Programa computacional WinSIG o Sistema de Información Gerencial para ambiente Windows.
•
Programa: cuando aparece con “P” mayúscula se refiere específicamente al WinSIG.
•
•
•
•
Tecla: se refiere a una tecla del teclado de la computadora. Los nombres empleados son los mismos que aparecen en los teclados más comunes. Ratón: es el dispositivo, frecuentemente llamado también Mouse por su nombre en Inglés, que se emplea para movilizar el cursor hacia a un punto específico para activar una función de WinSIG. El RATÓN tiene un botón izquierdo y otro derecho. El RATÓN se activa con una o dos pulsaciones de su botón izquierdo (WinSIG emplea para sus funciones sólo el botón izquierdo). izquierdo). Cuando no se indique cuantas pulsaciones deben realizarse el usuario deberá entender que es sólo una. Cursor: es el símbolo que se despliega en el monitor para determinar la ubicación del RATÓN . Adquiere distintas formas dependiendo de la función que se cumpla, pero WinSIG usa principalmente la forma de flecha similar a la que se ilustra aquí. Selección: (active o seleccione) se refiere a un procedimiento por el cual el cursor es trasladado a un punto de una pantalla o una ventana para activar una función. Cuando se emplee el término selección o el término activación, el usuario deben entender que hay dos elementos de procedimiento involucrados: trasladar el cursor al punto que se le indique y la presionar el botón izquierdo del RATÓN para ejecutar la función. 17
•
Pantalla: es el área de trabajo que emplea WinSIG para desplegar sus resultados. Es también el espacio que el usuario debe emplear para realizar sus operaciones. El usuario puede abrir o cerrar la pantalla puede ser cerrada o puede ser abierta por el usuario seleccionando los botones en el extremo superior derecho de la pantalla y presionando el botón izquierdo del RATÓN en el botón deseado (ver más adelante botones de pantalla).
1.3.2. Menú Principal, Menú Secundario, Pantallas, Ventanas y Campos •
Menú principal: es el primer menú que aparece cuando ingresa a WinSIG. Corresponde a la barra superior de la pantalla, en la que se detallan las ocho opciones que tiene el usuario para realizar las operaciones del WinSIG. Nótese en la ilustración que aparece abajo, que está seleccionado el menú “Configuración” que corresponde a la configuración del sistema y tiene activada la opción “Clases y Servicios”. botones de pantallaÄ
Sistema de Información Gerencial WinSIG Configuración
Datos
Organización de la Red
Resultados
Análisis
Utilitarios
Ventana
Ayuda
Salir
menú principal
Niveles Institucionales Clases y Rec. Humanos
Área de la pantalla
Clases e Insumos
Clases y Servicios
menú secundario
Establecimientos
•
Menú secundario: es el menú que aparece cuando usted selecciona cualquiera de las opciones del menú principal. Nótese en la ilustración anterior, que está seleccionado el menú “Configuración” el cual a además tiene activada la opción “Clases y Servicios”.
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sub-menú
botón de pantalla
íconos
campo
ventana botón de selección
•
Pantalla secundaria y Ventana: es una pantalla que se despliega dentro de la pantalla principal cada vez que se seleccione un menú secundario. Esta nueva pantalla presenta información de utilidad para el usuario. La ilustración corresponde a una pantalla secundaria, en el área de la ventana se despliega el nombre de las Clases que han sido previamente definidas. La pantalla secundaria puede ser cerrada o puede ser abierta por el usuario seleccionado los botones en el extremo superior derecho de la ventana y presionando el botón izquierdo del RATÓN en el botón deseado.
•
Campo: es el espacio físico que el Programa deja para que el usuario digite algún tipo de información, generalmente un código, un valor o una leyenda. La pantalla que aparece arriba tiene seis campos llamados “Código”, “Descripción”, “Primaria”, “Secundaria”, dos campos para “Valor Relativo”, y “Tiene Camas”. Las unidades primaria y secundaria se refieren a las unidades de producción del servicio.
Como se explicó anteriormente, el campo es un espacio físico que se proporciona para que el usuario pueda ingresar datos, generalmente una leyenda o cifras. El procedimiento involucra dos pasos: seleccionar el campo y escribir el dato correspondiente. Por limitaciones del lenguaje de programación, el cursor debe ubicarse en el lugar preciso para evitar cometer errores. Por otra parte, los formatos para el ingreso de datos deben respetarse. Por ejemplo, el ingreso de decimales se lleva a cabo poniendo el punto decimal donde corresponda, mientras las horas y minutos se deben ingresar como dos datos separados, las primeras en el espacio a la izquierda de los dos puntos que dividen el campo y los segundos en la parte derecha.
1.3.3. Botones de Acción Son áreas específicas con leyenda o símbolos que WinSIG emplea para ejecutar funciones específicas. En la ilustración anterior se puede apreciar un botón 6 junto a la leyenda ¿Tiene camas? En el extremo superior derecho de la pantalla se pueden apreciar otros botones: 0 , 1 y r Existen tres tipos de botones: los de pantalla, los de selección y los de procedimientos. Todos los botones se activan ubicándose con el cursor y pulsando el botón izquierdo del RATÓN una sola vez. •
Botones de pantalla: 19
0 1 r
Se ubican en el extremo superior derecho de todas las pantallas de WinSIG (incluyendo la pantalla principal). Ejecutan acciones relacionadas con la visualización de pantallas, tanto en la pantalla principal como para las pantallas secundarias. Son tres botones, el botón izquierdo 0 permite reducir la pantalla, hasta el punto de hacerla casi desaparecer, quedando visible solo como una pequeña barra con el nombre en el en el borde inferior de la pantalla de WinSIG como una “pantalla minimizada” El botón del centro 1 permite ampliar la ventana para tener una mejor visión de su contenido. En estos casos es frecuente que la ventana cubra en su totalidad la pantalla de WinSIG, razón por la cual el usuario deberá presionar el mismo botón 2 (que aparece doble en la pantalla ampliada) para reducir nuevamente su tamaño. Para cerrar la ventana, el usuario deberá seleccionar el botón de la derecha r y presionar una vez el botón izquierdo del RATÓN . También es posible abrir totalmente las ventanas presionando dos veces con el botón izquierdo del RATÓN la barra azul que contiene el título del Sistema de Información Gerencial. 0
: minimiza (oculta) la pantalla.
2
y 1 : modifican el tamaño de la pantalla (disminuir/restaurar pantalla).
r
•
•
: cierra la pantalla (salirse del menú).
Botón de selección: 6 este botón se localiza siempre al final (extremo derecho) de un campo y al ser activado, desplegará un listado de opciones con la finalidad de que el usuario escoja alguna de ellas. Una vez realizada la selección por el usuario, dicha selección aparecerá en el campo correspondiente. Botones de procedimiento: son áreas específicas con leyenda que WinSIG emplea para ejecutar funciones específicas, se presentan como “cajas de diálogo”, para activarlos desplace el cursor y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Ejemplos de estos botones son los siguientes: Guardar y Nuevo
Guardar y Terminar
Cerrar
1.3.4. Sub-menú Son menús que aparecen como “etiquetas de un folder” en las pantallas secundarias. Al activarlos con el cursor, presentan nuevas pantallas de modo que permiten navegar dentro de la pantalla de un menú secundario, pueden estar ubicadas horizontal o verticalmente.
Información de clases
Información de servicios
sub-menú
20
1.3.5. Iconos Son símbolos que WinSIG emplea para ejecutar funciones específicas, suelen ubicarse en el borde derecho de las pantallas secundarias. Cada icono ejecuta una función específica.
Ingresar datos nuevos: este icono deberá activarse con el botón izquierdo del RATÓN cada vez que se ingrese a un campo para agregar información, ya sea una nueva definición en configuración, datos de un mes, una nueva descripción de procedimientos, etc. Para más detalles sobre el procedimiento de ingreso de datos nuevos podrá encontrarlos en el ítem: Crear una Red de Servicios.
Editar o Modificar datos: este icono deberá activarse cuando lo que se desea es modificar datos o registros que ya han sido ingresados (digitados) previamente, por ejemplo modificar los datos mensuales de un establecimiento que ya habían sido ingresados días antes. Borrar el registro actual: se utiliza para borrar datos. Debe utilizarse con cuidado, y es necesario tener la seguridad de que dicho registro se desea eliminar, pues al activarlo se perderá la información relacionada con dicho registro. Imprimir: para imprimir informes, cuadros o los datos del menú en que se encuentre ubicado el usuario. Se recomienda de previo haber configurado Windows para la impresora que se esté utilizando y además asegurarse de tener la impresora encendida y con papel. Salvar o guardar: este botón se utiliza para salvar los datos o registros que se han ingresado nuevos y confirmar modificaciones cuando se ha editado un dato. Exportar informe o Salva como: utiliza el mismo icono anterior, sirve para exportar informes o cuadros (por ejemplo el Cuadro No.1 del menú secundario Cuadros de Salida en el menú Resultados) a un formatos conocidos como por ejemplo Excel o Word. La activación del icono genera una pantalla que ofrece al usuario los diferentes formatos de exportación, a fin de que escoja el que más le convenga. Posteriormente solicita un nombre y un directorio donde será guardado (exportado) el archivo. Buscar: buscar textos específicos por ejemplo cuando de desea buscar el nombre o el código de una morbilidad en el ingreso de datos del pacientes o bien en la definición de Grupos de Diagnósticos Relacionados. Al activar este icono se genera una pantalla donde se solicita al usuario ingresar el texto que desea encontrar. Anular-cancelar o Salirse de pantalla: este botón deberá activarse cuando lo que se desea es cancelar el procedimiento que se tiene en curso (ya sea editar o ingresar datos), y no interesa que los datos que se han ingresado queden gravados o “guardados”. Se utiliza también para “salirse” o “cerrar” una pantalla. Selección-Edición: este icono aparece en algunas pantallas de WinSIG, como por ejemplo cuando se está ingresando información de servicios en el menú secundario de Clases y Servicios del menú Configuración, con el fin de activar los botones de selección en algunos campos de ingreso de datos.
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Graficar: seleccione este icono para visualizar gráficos. Aparece en los sub-menús de Series Históricas y el de Indicadores de Menú Resultados. También lo encontrará en el sub-menú Evaluación de la Productividad del Menú Análisis. Solamente permite consulta en pantalla del gráfico. Botones de navegación, se utilizan para movilizarse dentro de una pantalla, ventana o dentro de un informe o cuadro que ha generado WinSIG, con el fin de poder visualizar toda la información contenida dentro de la ventana. Se describen a continuación: -Retroceder un registro o retroceder una p ágina. -Avanzar un registro o avanzar una página.
1.3.6. Barra de Navegación Es una barra que puede aparecer ubicada horizontal o verticalmente, en los bordes derecho e inferior de las pantallas. Estas barras aparecen cuando un informe es “mas grande” que el área de la ventana de una pantalla secundaria, en estos casos la visión de los datos es parcial, pero ubicando el cursor en los extremos de la barra el usuario puede navegar desplazando el cursor y presionando el botón izquierdo sobre los botones para movilizarse hacia la derecha y a la izquierda (barra horizontal) o hacia arriba y hacia abajo (barra vertical). Si el usuario mantiene su presión sobre el botón izquierdo del RATÓN (es decir, no lo suelta cuando lo oprime), hay un movimiento de desplazamiento rápido del contenido de la ventana. Si, por otra parte, el cursor se desplaza sobre el botón cuadrado que aparece en la misma barra (dentro de la barra), se oprime en forma sostenida el botón izquierdo del RATÓN y se arrastra en cualquier dirección, el contenido del informe se mueve en la misma dirección, desplegando el contenido de la ventana. Este procedimiento es particularmente útil para trasladarse al final o al principio de un informe o para avanzar rápidamente de un punto a otro del mismo. Todo ello con el propósito de visualizar informes, cuadros o pantallas de WinSIG.
1.3.7. Teclas Rápidas F6 yy F F7 Corresponde a la función por la cual, En Programación y Presupuestación (menú Análisis), dentro de una planilla básica de datos, el usuario puede hacer algunas operaciones de cálculos para modificar el rendimiento de los recursos. Forma parte de los instrumentos auxiliares de programación y presupuestación. Esta función requiere, por ejemplo, que el usuario presione tecla de función ( F6) antes de realizar algunos procedimientos en WinSIG .
1.4. PROCESOS Y REQUERIMIENTOS La aplicación del WinSIG a cualquier tipo de establecimiento o red de servicios de salud es posible en la medida que tengan productos y recursos cuantificables (única condición necesaria); sin embargo no puede considerarle solamente como la instalación del Programa Computacional (software), sino que requiere de ciertas condiciones de gestión y de procesos institucionales que trascienden el software, procesos decididos y conducidos por la gerencia institucional como requisito para poder utilizar en todas sus opciones y potencialidades:
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•
La instalación de WinSIG demanda un proceso previo de definición y codificación de las variables que usa el sistema. Es posible realizar aplicaciones individuales en el ámbito de una unidad o establecimiento sin que medie la codificación de variables por una autoridad central, la cual se hace con frecuencia con propósitos demostrativos y para estimular su uso en un ámbito mayor. Sin embargo, la agregación de información y la creación de un sistema nacional de indicadores de gestión requieren que el universo de códigos sea establecido por una autoridad central.
•
Caracterización de un establecimiento o unidad: demanda que todas las variables anteriores hayan sido definidas y codificadas (véase notas sobre la configuración en esta misma sección).
•
Reproducción y llenado de la matriz básica de datos: la matriz vacía, para efectos de ordenamiento de la información, requiere que el establecimiento sea previamente definido y caracterizado. La matriz con datos requiere contar con información de un mes como mínimo, para ello es necesario resolver posibles deficiencias en la disponibilidad de los datos necesarios.
•
Generar los cuadros: requiere información de un mes como mínimo.
•
Generar indicadores: requiere información de un mes como mínimo.
•
Generar series históricas: requiere información de dos meses como mínimo.
•
Empleo de instrumentos auxiliares de programación y presupuestación: se facilita si se cuenta con la información de un año o la anualización de la información existente. Para los narrativos, es necesario que el programa-presupuesto haya sido precedido por un análisis institucional y formulación de metas de cambio.
•
Estructura de morbilidad: requiere la creación de la tabla de morbilidad y la incorporación de datos del período correspondiente. WinSIG ya tiene incorporada la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE-10).
•
Incorporación de protocolos: requiere la definición previa de las siguientes variables: ♦ Morbilidad (incluida la CIE-10) a atender. ♦ Procedimientos diagnósticos, terapéuticos y afines por patologías. ♦ Insumos (personal, medicamentos, material médico quirúrgico, etc.).
•
Indicadores de Control por Resultados: requiere que el programa-presupuesto haya incluido la planilla auxiliar de programación que contiene WinSIG.
•
Evaluación de productividad: requiere la definición previa de normas o parámetros de producción.
•
Costos Promedio: surge de la operación normal del WinSIG y de los cuadros mencionados en el punto 1.2.3 anterior.
•
Costos Presuntivos: surgen de la aplicación de los protocolos y conllevan los mismos requerimientos, además de la definición de los días estancia por patología.
•
Costo Actuales (Paciente o Procedimiento): tiene los siguientes requerimientos: ♦ Costos de operación para el período respectivo (los procesa el sistema con los datos incorporados). ♦ Tablas de procedimientos para los servicios respectivos. ♦ Producción de procedimientos para el período respectivo (se registra de la historia clínica). ♦ Ordenamiento de rubros por categorías (véase Utilitarios). ♦ Definición de las tablas de ponderación de procedimientos. ♦ Tablas de insumos materiales con costos actualizados. 23
2.
INSTALACIÓN DEL PROGRAMA
El procedimiento de instalación es rápido y transparente. Hay tres requisitos principales que usted debe tomar en consideración: primero, su computadora debe tener lector de CD-ROM; segundo, se necesita el disco compacto (CD-ROM) con el Programa, en cuyo directorio raíz están los archivos necesarios para la instalación de la versión completa del WinSIG en disco duro desde el CD-ROM; y tercero, necesitará obtener para ingresar el número de Licencia que normalmente se encontrará en la caja del CD. Para su operación el Programa WinSIG debe ser instalado en el disco duro de una computadora IBM compatible con sistema operativo Windows versión 95 o superior, Microsoft Office 97 o superior, Internet Explorer 4.01 o superior, con una disponibilidad mínima de 64 MB en memoria principal (RAM) y con opción de impresión a través de puerto paralelo. La operación del Programa demanda un mínimo de 120 MB libres en el disco duro al momento de su instalación. Al crearse bases de datos extensas se incrementará la necesidad de espacio disponible en disco duro. Para obtener tiempos de ejecución eficientes, la velocidad de procesamiento debe ser igual o superior a 100 MHZ y la computadora un Pentium II o superior. El procedimiento de instalación se explica a continuación .
2.1. INSTALACIÓN DEL PROGRAMA Dependiendo de la versión disponible de Windows, deberá seguir unos de los dos procedimientos siguientes: •
•
Proceso de Instalación para Windows 95 y 98: i.
Ejecutar el archivo dcom98.exe
ii.
Ejecutar el archivo setup.exe.
Proceso de Instalación para Windows 2000, Millenium, XP o NT: i.
Ejecutar el archivo setup.exe
(a) Inserte el CD en la disquetera correspondiente e identifique en el directorio PREINST los archivos arriba indicados. (b) Si necesario, ejecute el archivo dcom98.exe , que se encuentra en el directorio PREINST, de acuerdo a las instrucciones anteriores sobre la versión de Windows disponible en su ordenador, en la forma habitual de hacerlo desde Windows, siguiendo las indicaciones que aparezcan en pantalla y reinicie el sistema cuando le sea indicado. (c) Seleccione el botón “INICIO” (“Start” si su versión de Windows es en Inglés) y luego seleccione “EJECUTAR” (“Run” en Inglés); seleccione o ingrese la ruta y el nombre del archivo setup.exe que se encuentra en el directorio raíz del CD y ordene su ejecución presionando el botón OK o la tecla Enter.
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(d) Aparece la pantalla de selección del idioma, proceda a seleccionar el idioma de su elección oprimiendo una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece una nueva pantalla solicitando que ingrese la siguiente información: Organización Institución País Licencia (e) El número de la Licencia, normalmente se le suministrará con el CD-Rom, o lo puede obtener contactando a la Representación de la OPS/OMS en el país donde se desee hacer la instalazación. Si bien la OPS podrá reaccionar a cualquier pedido, como regla general ello se hará a través de la Representación de OPS/OMS en el país respectivo. Deberá leer cuidadosamente el contrato de Licencia que aparecerá en pantalla, requiriendose su aceptación para poder continuar el proceso de instalación; para ello se deberá activar el botón “ACEPTAR” . (f) Posteriormente se presenta una pantalla indicando la dirección donde será instalado el Programa. Esta dirección puede ser modificada por el usuario. Por omisión se instalará en un directorio denominado WinSIG como un subdirectorio del la carpeta de Archivos de Programa (Program Files). (g) Para continuar, active con el cursor el icono de computadora que aparece en el extremo superior izquierdo de la pantalla, oprimiendo una vez el botón izquierdo del RATÓN . (h) Posteriormente el programa de instalación le solicitará que seleccione el sitio donde será ubicado el acceso en el menú de Windows. Por omisión el programa de instalación lo ubicará dentro de Archivos de Programa (Program Files) con el nombre de WinSIG. (i) Esta ubicación puede ser modificada por el usuario, seguidamente se deberá activar el botón “ACEPTAR” localizado en el borde inferior de la pantalla de instalación. (j) De inmediato se iniciará el proceso de instalación, el cual puede tardar algunos minutos. (k) Dependiendo de la configuración de los programas en ambiente Windows existentes en su ordenador, durante el proceso de instalación puede recibir mensajes de error sobre violación de criterio de acceso, que no se encuentra o no puede grabar algunos archivos, generalmente con la extensión .DLL; en tales casos deberá seleccionar la opción Ignorar (“Ignore” en Inglés) para que el proceso de instalación continúe normalmente. Esto es debido a que los programas para Windows comparten archivos comunes y algunos de los requeridos por el WinSIG ya pueden estar instalados en su ordenador.
Igualmente, dependiendo de programas previos instalados en su ordenador, durante el proceso de instalación podrán aparecer varios mensajes de advertencia sobre archivos preexistentes con distinta antigüedad, a los cuales se recomienda “responder” seleccionando los botones: Omitir o Si, según sea el mensaje que se presente. En caso de que el proceso se aborte, por problemas distintos a los aquí previstos, favor reportar a la OPS/OMS el problema indicando textualmente el mensaje de error que recibió. (l) Al finalizar el proceso de instalación, podrá observar una pantalla con el siguiente mensaje: “Instalación Satisfactoria”, proceda entonces a activar el botón “ACEPTAR”.
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(m)Si (m) Si desea crear un icono de acceso directo al WinSIG para ejecutar el Programa desde la pantalla inicial o Escritorio (Desktop), busque en el nuevo directorio denominado WinSIG, creado como un subdirectorio del la carpeta de Archivos de Programa (Program Files) o en cualquier otro en donde haya quedado instalado el WinSIG, el archivo winsig.exe y presione sobre dicho archivo dos veces el botón derecho del RATÓN , y seleccione la opción Crear Acceso Directo (Create Shortcut); después desplace el icono creado a donde desee ubicarlo para llamar desde ahí la ejecución del Programa.
2.2. INICIAR LA OPERACIÓN DEL PROGRAMA (a) Ubique el cursor sobre el icono de acceso directo y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN; o, en su defecto, ubíquese sobre el botón de inicio de Windows (Inicio o Start) y ubíquese en el menú Programas (Programs), aparecerá un sub-menú con los programas que tiene instalados su computadora. Movilice el cursor al sub-menú WinSIG que se creó al instalar el programa y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (b) El Programa despliega la pantalla del menú principal de WinSIG. En el borde superior de dicha pantalla aparece el menú principal: Configuración, Datos, Resultados, Análisis, Utilitarios, Ventana, Ayuda y Salir . (c) Inmediatamente debajo y en el extremo superior izquierdo de la pantalla aparecen los siguientes iconos: . (d) Deberá activar el icono si lo que desea iniciar es la creación de una base de datos “nueva” sin información o bien importar los datos de una base de datos en la versión SIG 3.0 o en la versión WinSIG Beta. (e) Deberá activar el icono versión de WinSIG.
si lo que desea hacer es abrir una base de datos ya creada en esta
2.2.1. Crear una Base de Datos Nueva (a) Active el icono que aparece en el extremo superior izquierdo de la pantalla de WinSIG. De inmediato aparecerá una pantalla superpuesta con dos ventanas: (b) Localización de la nueva base de datos
(c) Localización de la información que será emigrada
(d) En la ventana de: “ Localización de la nueva base de datos” , deberá activar el botón de selección “Base de datos vacía” que se ubica en el borde inferior de la ventana. (e) En el campo pequeño inmediatamente superior digite el nombre que le dará a esta base de datos nueva (puede tener espacios en blanco y no requiere extensión). (f) En el campo mas grande, el Programa sugiere el directorio del disco duro de su computadora en donde será ubicada la nueva base de datos, generalmente: C:\ WinSIG
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(g) Usted puede seleccionar otro sitio en donde crear la nueva base de datos, sin embargo se sugiere centralizar la ubicación de las bases de datos con que se vaya a trabajar y el sitio que define WinSIG por omisión es el mas recomendado. En caso de decidir modificar la ubicación de la base de datos, deberá hacerlo navegando en la ventana izquierda: “ Localización de la nueva base de datos” datos ” . (h) Una vez señalada la ubicación de la nueva base de datos, proceda a activar el botón EJECUTAR en el extremo inferior de la pantalla, y después proceda a cerrar la ventana activando el icono X ubicado en el borde superior derecho de la ventana. (i) Para ingresar a esta nueva base de datos ejecute los procedimientos descritos mas abajo en el ítem 2.2.3.
2.2.2. Importación (Conversión) de Datos de Versiones SIG 3.0 o WinSIG Beta Antes de hacer la conversión es recomendable que se reordenen y reorganicen los datos de las bases a ser convertidas utilizando las Opciones Reordenar Datos y Regenerar Datos, en las versiones versiones previas de SIG o WinSIG Beta. (a) Active el icono que aparece en el extremo superior izquierdo de la pantalla de WinSIG. De inmediato aparecerá una pantalla superpuesta con dos ventanas: (b) Localización de la nueva base de datos
(c) Localización de la información que será emigrada
(d) En la ventana de: “ Localización de la nueva base de datos” , deberá activar el botón de selección “base de datos con datos emigrado” que se ubica en el borde inferior de la ventana. (e) En el campo pequeño inmediatamente superior digite el nombre que le dará a esta base de datos importada (puede tener espacios en blanco y no requiere extensión). (f) En el campo mas grande, el Programa sugiere el directorio del disco duro de su computadora en donde será ubicada la nueva base de datos, generalmente: C:\ WinSIG
(g) Usted puede seleccionar otro sitio en donde crear la nueva base de datos, sin embargo se sugiere centralizar la ubicación de las bases de datos con que se vaya a trabajar y el sitio que define WinSIG por omisión es el mas recomendado. En caso de decidir modificar la ubicación de la base de datos, deberá hacerlo navegando en la ventana derecha: “ Localización de la nueva base de datos” datos ” . (h) Igualmente indique la ubicación de la base de datos que desea convertir en el campo correspondiente bajo la etiqueta “ Localización de la información que será emigrada” . (i) Seleccione la carpeta en donde se encuentra la base de datos que será emigrada, presionando dos veces el botón izquierdo del RATÓN sobre ella, para que quede abierta. (j) Una vez señalada la ubicación de ambas bases de datos, proceda a activar el botón EJECUTAR en el extremo inferior de la pantalla. 27
(k) De inmediato aparecerá una pantalla superpuesta con dos barras de avance del proceso que indicarán al usuario el grado de ejecución de la importación. El proceso puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la base de datos original. El usuario tiene la opción de cancelar la importación (conversión) de datos activando el botón respectivo. (l) Cuando el proceso de importación haya finalizado desaparecerá la ventana con las barras de progreso. Proceda entonces a cerrar la ventana activando el icono X ubicado en el borde superior derecho de la ventana. (m)Para (m) Para ingresar a esta nueva base de datos ejecute los procedimientos descritos en el siguiente ítem.
NOTA: Adicionalmente, tanto para la conversión de SIG a WinSIG, como la de WinSIG Beta para WinSIG 1.1 será necesario convertir a 7 dígitos el código de Organización de Sistemas. Favor consultar el archivo “Instructivo para conversión a 7 digitos.doc” disponible en el CD del programa, dentro de la carpeta Castellano, directorio Manuales.
2.2.3. Abrir una Base de Datos (a) Active el icono que aparece en el extremo superior izquierdo de la pantalla de WinSIG. De inmediato aparecerá una pantalla superpuesta con dos ventanas: Abrir Base de Datos Unidad
Base de Datos
C:\
Ministerio Salud. mdb
Directorio
mdb Seguro Social. mdb mdb Hospital. mdb
C:\ WinSIG
Salir (b) En la ventana de: “ Base de Datos” , ubique el cursor sobre la base de datos que desea abrir (archivo con extensión .mdb) y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN . De inmediato aparecerá una ventana superpuesta: Clave de acceso
sig
Nombre de Usuario
1
Clave Aceptar
Cancelar
(c) En el campo de nombre de usuario deberá anotar: sig en minúsculas, sin presionar ENTER, y pase al siguiente campo. (d) En el campo de clave deberá anotar: 1 28
(e) Posteriormente active el botón de ACEPTAR (f) De inmediato quedará en la pantalla de su monitor el menú principal de WinSIG. Ya puede usted comenzar a trabajar con WinSIG. (g) Tanto el Nombre de Usuario como la Clave, pueden ser modificados posteriormente a conveniencia del usuario. (h) El usuario puede acceder cualquier otra base de datos desde el propio Programa repitiendo el procedimiento descrito.
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CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS COMUNES 1. Uso del ratón 2. Estandarización del punto decimal. 3. Navegar 3.1.Navegar entre menús y minimizar pantallas. 3.2.Cerrar pantallas y salir del programa. 3.3.Menú “ventana”. 3.4.Navegar por una ventana. 3.4.1. Barras de navegación: 3.4.2. Iconos de Navegación: , 3.4.3. Botón de Zoom 3.4.4. Icono de Buscar 4. Editar datos 5. Borrar Datos 6. Imprimir informes y cuadros 6.1.Agregar-desagregar datos y Generar Informes agregados. 6.2.Exportar informes y cuadros 7. Ingreso de datos nuevos
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1.
USO DEL RATÓN
El RATÓN tiene distintas funciones. Para los efectos de WinSIG interesa que el usuario distinga el botón izquierdo y como desplazar el cursor. WinSIG no utiliza el botón derecho, que sí tiene importantes aplicaciones en otros programas para ambiente Windows. En WinSIG las tres aplicaciones principales del RATÓN son:
(a) Desplazar el cursor: proceso que se produce por el efecto de movimiento del RATÓN en su propia base para trasladar el cursor a un punto deseado de la pantalla. (b) Selección: desplazamiento del cursor, a través de un movimiento del RATÓN sobre su propia base, para ubicarlo en una posición dada y ejecutar un comando mediante la pulsación (digito-presión) de su botón izquierdo. La ejecución se hace mediante una o dos pulsaciones continuas. Por ejemplo, para ejecutar una función etiquetada en un icono, v.g. “Imprimir” es necesario desplazar el cursor sobre el icono que se muestra en el borde superior derecho de cualquier pantalla y pulsar el cursor una sola vez. (c) La pulsación doble se realiza principalmente cuando se está en menú de configuración, en los textos que muestran las ventanas de los sub-menús (ver ítem 1.3 del Capítulo I (Convenciones empleadas en WinSIG), específicamente la descripción de Pantalla secundaria y Ventana) puede aparecer al encabezado de cada uno de los registros enlistados, el siguiente icono: (representa un archivo o “folder” cerrado). Por ejemplo cuando se está visualizando la ventana de Clases y Servicios del menú Configuración, al ubicar el cursor y activar con doble pulsación el texto que contiene dicho icono, desplegará de inmediato una lista colateral de los servicios que contiene dicha Clase al mismo tiempo que el icono se modifica por el siguiente: (representa un archivo o “folder” abierto). Si el usuario vuelve a activar este nuevo icono con una con doble pulsación del botón izquierdo del RATÓN , el resultado será que la lista colateral desaparece y el icono se transformará por el de “folder cerrado”. (d) Hay otra variación importante del procedimiento de selección mediante el uso del RATÓN . Esta permite que el usuario se desplace dentro de un informe o cuadro cuyo contenido es más extenso que lo que muestra la ventana. A esto hemos llamado navegar en un documento, y ello lo realiza activando los iconos de navegación o también la barra de navegación (ver ítem 1.3 del Capítulo I (Convenciones empleadas en WinSIG, específicamente la descripción de Iconos de navegación y barra de navegación).
El usuario de WinSIG deberá estar preparado para usar estos procedimientos con el RATÓN en forma frecuente en toda la operación de WinSIG.
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2.
ESTANDARIZACION DEL PUNTO DECIMAL
El uso del punto decimal y la separación de miles depende de la configuración del equipo computacional que emplee el usuario. Es posible que en algunas operaciones el Programa no acepte el uso de la coma para la separación de decimales, principalmente en el menú secundario Captura de Datos del menú Datos. Se recomienda configurar Windows de la computadora a fin de definir el punto como separador de decimales, y la coma como separador de miles, siguiendo los siguientes pasos: (a) Seleccione Inicio (Start) de Windows (extremo inferior izquierdo de su pantalla). (b) Seleccione la opción Configuración (Settings). (c) Seleccione Panel de Control (Control Panel). (d) Dentro del Panel de Control selecciones Configuración Regional (Regional Options). (e) Seleccione la opción Número (Numbers). (f) Seleccione Símbolo decimal (Decimal symbol) y escriba el punto. (g) Seleccione Símbolo de separación de miles (Digit grouping symbol) y escriba la coma. (h) Seleccione la opción Moneda (Currency). (i) Seleccione Símbolo decimal (Decimal symbol) y escriba el punto. (j) Seleccione Símbolo de separación de miles (Digit grouping symbol) y escriba la coma. (k) Seleccione Aplicar (Apply) y luego Aceptar (O.K.) para finalizar el procedimiento.
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3.
NAVEGAR
El usuario tiene la posibilidad de navegar por las pantallas de WinSIG a fin de movilizarse por los diferentes menús o dentro de una pantalla a fin de seleccionar datos específicos (v.g. para editarlo, imprimirlos o para borrarlos), o bien para visualizar diferentes informes y cuadros que genera el sistema.
3.1. NAVEGAR ENTRE MENÚS Y MINIMIZAR PANTALLAS WinSIG permite trabajar con varios menús al mismo tiempo, simplemente activándolos con el cursor. Puede tener “abiertos” varios menús a la vez, simplemente activándolos con el cursor
Cierre las pantallas (menús) activando el el icono X
Minimice la el icono
pantalla con
--
Active con el cursor, sostenga y modifique el tamaño de la pantalla principal
También es posible abrir las ventanas que tiene activas en la pantalla principal presionando dos veces con el botón izquierdo del RATÓN sobre a barra azul que contiene el título del menú, el procedimiento descrito también opera para la barra de la pantalla principal que contiene el Título de Sistema de Información Gerencial.
3.2. CERRAR PANTALLAS Y SALIR DEL PROGRAMA Todas las pantallas de WinSIG -incluyendo la principal- tienen en común, una serie de botones en el extremo superior derecho, estos botones se denominan botones de pantalla. Su función es permitir “minimizar”, “restaurar” y cerrar pantallas.
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(a) Para cerrar una pantalla (procedimiento también conocido como “ salirse” de la pantalla), desplace el cursor sobre el botón r ubicado en el borde superior derecho de la pantalla (tercer botón de pantalla) y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. (b) Aparecerá una pantalla superpuesta indicando que si los datos no se han salvado podrían perderse.
Generalmente las pantallas son mas de consulta que para ingreso de datos, por lo cual puede que la advertencia no tenga mayor importancia, entonces proceda a activar el botón de procedimiento Acepta r, si no está seguro de querer salirse (cerrar pantalla), entonces active el botón de procedimiento Cancelar Cancelar.. Si hizo algún cambio se perderá. ¿Desea realmente Salir sin Guardar?
Cancelar
Aceptar
Además, en el menú principal de WinSIG, existe la opción: Salir, el usuario puede también cerrar el programa activando esta opción. En algunas pantallas, como es el caso de Captura de Datos, del menú Datos, aparece un icono de salida diferente: 1.5 , siempre que dicho icono aparezca en una pantalla, deberá seleccionársele prioritariamente cuando se desee salir de la pantalla, antes de activar el botón r
3.3. MENÚ “VENTANA” DEL MENÚ PRINCIPAL En el borde superior de la pantalla principal de WinSIG podrá observar el listado de menús principales, uno de ellos es el menú VENTANA. (a) Active este menú: se presenta la lista de pantallas que el usuario tiene abiertas en un momento dado. La opción “Cascada ” la cual acomoda las pantallas como un abanico para visualizarlas.
Utilitarios
Ventana
Ayuda
Salir
Cascada 1 Niveles Institucionales 2 Clases de insumos 3 Programación–Presup.
(b) Para “traer al frente” una determinada pantalla, simplemente desplace el cursor sobre la barra superior de la pantalla (donde está el nombre de la pantalla) y actívela presionando dos veces el botón izquierdo del RATÓN .
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3.4. NAVEGAR POR UNA VENTANA Las pantallas de WinSIG presentan de forma constante un espacio denominado “ventana” donde aparece información de datos ingresados o por ingresar, y en general presenta información de utilidad para el usuario. La ilustración siguiente corresponde la ventana de una pantalla del menú Clases y Servicios, en la misma se observa el listado de datos que han sido definidos. Como puede observarse cada dato está precedido por un icono: . Desplace el cursor dentro de la ventana, sobre texto de cualquiera de los datos de la lista y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN , podrá observar que de inmediato se despliega una nueva lista colateral, si no desea ver esa nueva lista, simplemente repita el procedimiento.
Clases y Servicios 10 HOSPITALIZACION
Lista
colateral
100.00 Hosp.Medicina ---------
100.10 Med. Interna 100.20 Cardiología
20 CONSULTA MEDICA
B a r r a d e n a v e g a c i ó n
500.00 Cons. Medicina 600.00 Cons. Cirugía
•
Debe tomar en cuanta lo siguiente: i. El icono , significa que dicho dato tiene una lista colateral, de modo que al activarlo con el cursor, se desplegará una lista adicional. ii. El icono , significa que la lista ya está desplegada, podrá usted notar que efectivamente, que el dato en cuestión, tiene una lista correlacionada. Si se activa con el cursor dicho elemento, la lista se ocultará y consecuentemente el icono también se modificará. iii. El icono , significa que dicho dato no cuenta con lista colateral, o sea que no tiene definidos sub-niveles. Si se activa dicho dato, no aparecerá ninguna lista colateral.
3.4.1. Barras de Navegación
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La ventana puede además, tener una barra de navegación horizontal o vertical. Esta suele aparecer generalmente cuando la información que presenta WinSIG es “mas grande” que el tamaño de la ventana. Aparecen las barras de navegación para permitir visualizar el contenido tanto a lo largo como a lo ancho, como es el caso de los informes que genera WinSIG.
3.4.2. Botones de Navegación Se utilizan para movilizarse dentro de una pantalla, ventana o dentro de un informe/cuadro que ha generado WinSIG, con el fin de poder visualizar toda la información contenida dentro de la ventana. Se activan con una pulsación del botón izquierdo del RATÓN y sus funciones son las siguientes: -Devuelve al primer registro de la lista o a la primera página de un informe. -Retrocede un registro o retroceder una página. -Avanza un registro o avanzar una página. -Avanza al último registro de la lista o ir a la última página del informe.
3.4.3. Botón de Zoom 100% Suele aparecer en el borde superior de informes que se han generado en WinSIG. Este botón es útil en el caso de informes voluminosos o de varias páginas y cuya letra sea muy reducida, dificultando la lectura del cuadro. El usuario podrá desplazar el cursor sobre el botón de selección que tiene el “zoom”, de modo que pueda escoger entre varias opciones de tamaño de informe: 25%, 50%, 100%, 200%, página completa, etc.
3.4.4. Icono de Buscar Este icono se utiliza para buscar un determinado texto, específicamente cuando se esta ingresando información de morbilidades de la CIE-10, a fin de facilitar su búsqueda, permite buscar por código o por descripción (texto), en este último caso, se ingresan las primeras letras o toda la descripción de la morbilidad, luego se activa el botón de “Buscar ahora”.
3.4.5. Icono de Graf icación Seleccione este icono para visualizar gráficos. Aparece en los sub-menús de Series Históricas y el de Indicadores de Menú Resultados. También lo encontrará en el sub-menú Evaluación de la Productividad del Menú Análisis. Solamente permite consulta en pantalla del gráfico.
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4.
EDITAR DATOS
Una vez que el usuario ha ingresado datos, ya sea en el menú de Configuración o en el menú de Datos. Dicha información es susceptible de ser modificada a fin de ajustarla (si lo que desea en cambio es eliminar un dato, revise el siguiente ítem sobre borrar) información. El procedimiento para editar (modificar) datos se describe a continuación: (a) Seleccione el menú y sub-menú que desea modificar. Aparecerá la pantalla del menú seleccionado, presentando en la ventana respectiva la información que ha sido ingresada. (b) Desplace el cursor dentro de la ventana sobre el dato que desea modificar y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . NOTA: Dichos datos son trasladados a los campos de ingreso de datos (ubicados en la otra parte de la pantalla según sea el menú que está editando pueden estar al lado derecho de la pantalla o en la parte inferior de la pantalla).
(c) Desplace el cursor a la derecha sobre el icono de edición
y actívelo.
(d) En algunas ocasiones usted notará que al activar el icono de edición, al lado de algunos campos aparecerá otro icono , de ser así desplace el cursor a cada uno de ellos y oprima el botón izquierdo del RATÓN . Al activarlos aparece de inmediato un botón de selección al final del campo respectivo, a fin de que pueda visualizar el menú de opciones para dicho campo. (e) Aparecerán en el borde inferior de la pantalla dos botones de procedimiento: Guardar y Cerrar. (f) Desplace el cursor a los campos que desea modificar y realice las modificaciones necesarias. (g) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Aparecerá de inmediato el registro con lar nuevas correcciones en la ventana izquierda (o superior según sea el menú con que está trabajando) de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (j) Repita los pasos descritos en caso de requerir modificar otros datos. (k) Una vez terminadas todas las modificaciones, revise que los datos sean correctos, de no ser así proceda a modificarlos nuevamente. (l) Para salirse del menú (cerrar la pantalla) desplace el cursor sobre el icono r ubicado en el borde superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez.
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5.
BORRAR DATOS
Una vez que el usuario ha ingresado información, ya sea en el menú de Configuración o en el menú de Datos. El procedimiento de modificar (“editar”) es diferente del procedimiento de “borrar”. Para modificar información o datos revise el procedimiento explicado en el ítem de editar. Para borrar información el procedimiento es el siguiente: (a) Seleccione el menú y sub-menú que desea modificar. (b) Aparecerá la pantalla del menú seleccionado, presentando en la ventana respectiva la información que ha sido ingresada. (c) Desplace el cursor dentro de la ventana sobre el dato que desea borrar y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . NOTA: dichos datos son trasladados a los campos de ingreso ubicados en otra parte de la pantalla (según sea el menú que está editando pueden estar al lado derecho de la pantalla o en la parte inferior de la pantalla). (d) Desplace el cursor a la derecha sobre el icono de borrado
y actívelo.
(e) Aparecerá una pantalla superpuesta con el siguiente mensaje: ¿Desea borrar el dato seleccionado? Tomando en consideración que si el servicio tiene datos relacionados, estos serán borrados.
Cancelar
Aceptar
(f) Al lado, dicho mensaje tiene dos botones de procedimiento: C ancelar y A ceptar. (g) Su usted está seguro de querer eliminar dicha información, desplace el cursor al botón de procedimiento: A ceptar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda eliminada de la base de datos de WinSIG. Sin embargo si no está seguro de querer borrar dicha información active mas bien el botón de procedimiento: C ancelar. (h) Repita los pasos descritos en caso de desee borrar otros datos o información. (i) Para salirse del menú (cerrar la pantalla) desplace el cursor sobre el icono r ubicado en el borde superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez.
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6.
IMPRIMIR
El WinSIG permite imprimir no solo los datos ingresados sino también cuadros de diferentes tipos de informes que genera el sistema. WinSIG no requiere configurar la impresora, pues utiliza la que ya este definida en Windows (95, 98 ó 2000). Si desea modificar la impresora, deberá realizarlo por los procedimientos propios de la versión de Windows que este instalada en su ordenador (computadora). Es recomendable que la impresora haya sido instalada en su ordenador con los controladores -drivers- originales (discos de instalación). De no ser así es posible que algunos cuadros no se impriman correctamente. Antes de imprimir, es recomendable que se asegure que está encendida la impresora y con papel suficiente a fin de evitar contratiempos en el momento de ejecutar la impresión. WinSIG imprime configuración, informes, indicadores, listados, facturas, protocolos y cuadros. En general antes de proceder a imprimir, WinSIG presenta una pantalla secundaria con una vista previa del informe. Es posible navegar por dicha pantalla a fin de visualizar el informe en su totalidad utilizando los procedimientos de navegar por una ventana ya descrito previamente. Los formularios que se incluyen en el módulo “Datos” constituyen una excepción a la regla, ya que no se pueden ver en pantalla. NOTA IMPORTANTE: Para prevenir problemas de impresión es recomendable que la impresora que se vaya a utilizar para imprimir con WinSIG haya sido instalada en su computadora con los controladores -drivers- originales de la misma y no con controladores genéricos como los que utiliza por omisión Windows. Si usted no está seguro, simplemente solicite en su establecimiento los discos de instalación de la impresora y procesa a reinstalarla nuevamente.
El procedimiento de impresión es el siguiente: (a) Seleccione el menú y sub-menú del informe, cuadro o datos que desea imprimir. (b) Aparecerá la pantalla del menú seleccionado, con la información que ha sido ingresada. (c) En el caso de los menús de Configuración y Datos, desplace el cursor hacia la lista que se encuentra dentro de la ventana y colóquelo sobre el primer dato de la lista y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN. Notará que dichos datos son trasladados a los campos ubicados en la otra parte de la pantalla. En el caso de los menús de Resultados y Análisis, proceda a generar el informe de su elección (según procedimientos descritos en el respectivo capítulo) y espere unos segundos mientras WinSIG genera el informe. (d) Aparecerá una pantalla secundaria cuya ventana presenta una vista previa del informe. En caso de que desee únicamente ver el informe, sin imprimirlo, proceda a navegar por dicha ventana a fin de visualizar el informe en su totalidad utilizando el procedimiento de navegación por una ventana ya descrito. (e) Para imprimir el informe, proceda proceda a activar el icono de impresión el cual se suele ubicarse en el borde supe1rior derecho de la ventana. Una vez activado, aparecerá una pantalla superpuesta solicitando información sobre: número de páginas y el número de copias que se desea imprimir, la siguiente es un ejemplo de dicha pantalla: 39
Impresora: HP LaserJet 4 P
OK
Rango de impresión:
Cancelar
X Todas Páginas
Desde:
1
Copias:
Collage
Hasta:
(f) Proceda a marcar la información solicitada, y desplace el cursor al botón de procedimiento: OK o bien al de Cancelar si decide no realizar la impresión. Asegúrese de que la impresora esté encendida y con papel .
6.1. AGREGAR-DESAGREGAR DATOS Y GENERAR INFORMES AGREGADOS En los siguientes menús WinSIG ofrece la posibilidad de agregar-desagregar establecimientos tanto para el ingreso de datos como para la generación de informes:
MENU PRINCIPAL
MENU SECUNDARIO
DATOS
Protocolos
RESULTADOS
Costeo Cuadros de salida
SUB-MENU Procedimientos
Series Históricas Indicadores Morbilidad
ANALISIS
Parámetros Evaluación de Productividad Eficiencia Institucional
El usuario puede escoger entre cuatro opciones de agregación de datos: Establecimiento Organización del Sistema Nível de Complejidad General
6.1.1. Datos o Inf ormes de un Establecimiento Es la opción lógica para los niveles locales (Director, Administrador, Jefe de Servicio, etc. de un determinado centro de salud), pues básicamente lo que le interesa es la información propia de su establecimiento. Para ello, en el campo Nivel de Agregación (cualquiera que sea el menú en que se encuentre), debe escoger: Establecimiento. 40
•
Los estándares y protocolos que defina se limitarán al ámbito de su propio establecimiento.
•
Los informes que genere, serán informes específicos del centro en que labora.
6.1.2. Datos o Inf ormes en el Ámbito de un Área Especí f fi ca de la Red de Servicios Esta opción es útil para Directores Regionales, Supervisores de Área, etc. de una determinada Región de Salud, pues en este caso interesa monitorear o normar grupos de establecimientos en relación grupos poblacionales de adscripción específicos. Para ello, en el campo Nivel de Agregación (cualquiera que sea el menú en que se encuentre), debe escoger: Organización del Sistema. •
Los estándares y protocolos que defina se le aplicarán a todos los establecimientos del nivel de la Red seleccionada.
•
Los informes que genere, permitirán la comparación entre varios establecimientos dependiendo del número de centros de salud que constituyan el nivel de la Red seleccionada.
•
Durante la generación de informes WinSIG permite al usuario seleccionar “todos” o solo “algunos” establecimientos de la Red. Opción útil en aquellos casos en que se requieran informes comparativos pero seleccionando estratégicamente un grupo específico de establecimientos escogidos estratégicamente en función de aspectos de carácter temporal y/o en respuesta a problemáticas específicas.
6.1.3. Datos o Inf ormes en el Ámbito de un Nivel de Comple j jiidad (v.g. solo establecimientos de Atención Primaria, solo Centros de Atención Ambulatoria, solo Hospitales Regionales, etc.) Esta es una opción útil para gerentes del nivel central ya sea un Ministerio de Salud o Seguridad Social: Ministro, Presidente Ejecutivo, Gerencia Médica, Supervisores de Nacionales, etc.para monitoreo de situaciones nivel nacional con respecto a problemáticas o situaciones asociadas al niveles de complejidad específicos. Para ello, en el campo Nivel de Agregación (cualquiera que sea el menú en que se encuentre), debe escoger: Nivel Institucional. •
Los estándares y protocolos que defina se le aplicarán a todos los establecimientos que califiquen dentro de un mismo nivel de complejidad.
•
Los informes que genere, serán informes comparativos de varios establecimientos dependiendo del número de centros de salud que constituyen el nivel del complejidad específico (v.g. en un país determinado el número total de Hospitales Nacionales suele ser mucho menor que el número de Centros de Atención Ambulatoria).
•
Durante la generación de informes WinSIG permite al usuario seleccionar “todos” o solo “algunos” de los establecimientos que constituyen el nivel de institucional seleccionado. Opción útil en aquellos casos en que se requieran informes comparativos pero seleccionando un grupo específico de establecimientos escogidos estratégicamente como respuesta de análisis a aspectos de carácter temporal y/o en respuesta a problemáticas específicas. 41
o t al d n s s t t tii t tu cii ó ó n n ) ) 6.1.4. Datos o Inf ormes Generales ( t o o t a al l d d e l a i n n s tu c ó n
Esta es otra opción útil para gerentes del nivel central ya sea un Ministerio de Salud o Seguridad Social: Ministro, Presidente Ejecutivo, Gerencia Médica, Supervisores de Nacionales, etc. para monitoreo de carácter periódico y sistemático del nivel de productividad institucional. Para ello, en el campo Nivel de Agregación (cualquiera que sea el menú en que se encuentre), debe escoger: General. •
Los estándares y protocolos que defina se le aplicarán la totalidad de establecimientos de la institución a nivel nacional.
•
Los informes que genera, son informes comparativos de todos los establecimientos que conforman la institución ofreciendo una visión global de la institución como una unidad.
6.1.5. Generar Inf ormes Agregados (a) Al activar alguno de los menús mencionados al inicio del ítem 6.1, WinSIG solicitará al usuario que seleccione el nivel de agregación de los datos o informe con que se va a trabajar. (b) Al activar el menú, aparece una pantalla con tres campos, cada uno de ellos con un botón de selección
en su extremo derecho:
Nivel de agregación
Establecimiento
Servicio
Nivel de Agregación: presenta las opciones de Establecimiento, Organización del Sistema, Nivel Institucional, y General. La selección de alguna de ellas tiene las implicaciones detalladas en los ítem 6.1.1 al 6.1.4. Establecimiento: por “omisión” se denomina así, pero según la selección del usuario en el campo anterior, podría cambiar por: Organización del Sistema o por Nivel Institucional. Servicio: campo para que el usuario seleccione el Servicio al cual se le van a ingresar datos: protocolos, parámetros o bien del cual se va ha realizar consultas específicas. (c) Respetando la secuencia con que aparecen en la pantalla, active cada campo y realice su selección en función de los criterios emitidos en los ítems 6.1.1 al 6.1.4. (d) Ubíquese en el área de iconos de la pantalla a fin de activar el que corresponda en función del menú y el proceso que esté ejecutando: ingreso de datos nuevos (protocolos, parámetros) editar datos ya ingresados generar y/o imprimir informes
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6.2. EXPORTAR INFORMES Requiere de haber activado previamente el icono de impresión a fin de generar la pantalla de vista previa . El usuario podrá entonces exportar el archivo a formatos conocidos, v.g. Excel, Word, o como archivo tipo *.txt. Para ello dispone de esa opción mediante el icono de exportación: procedimiento se explica a continuación. (a) Desplace el cursor hacia el icono de exportación
el
y actívelo.
(b) Aparecerá una pantalla superpuesta donde se pregunta el formato y el destino del archivo. (c) Formato: Active el botón de selección en el campo de Exportar como y seleccione la opción Excel 5.0 (XLS) o algún formato conocido por usted que sea afín al tipo de informe que se exporta. (d) Destino: Active el botón de selección en el campo de Unidad y Directorio y seleccione el sitio donde desea exportar el archivo. (e) Posteriormente asigne un nombre para el archivo, para finalmente activar el botón de procedimiento: Ejecutar. (f) El archivo se genera con el nombre escogido y en el directorio asignado por usted. Posteriormente, mediante el Explorador de Windows proceda a ubicarlo.
43
7.
INGRESO DE DATOS NUEVOS
Es una opción de uso predominantemente en dos menús: 1. En Configuración: para el ingreso de los datos de la red institucional, clases y servicios, insumos, tipos de recurso humano, definición de nuevos establecimientos, etc. 2. En Datos: para el ingreso de la información de producción y gastos mensuales de establecimientos de salud, además para el ingreso de otra serie de variables como indicadores, morbilidad, procedimientos, entre otros. El procedimiento requiere la activación del icono de datos nuevos
.
Más detalles sobre el procedimiento de ingreso de datos nuevos podrá encontrarlos en el ítem: Crear una Red de Servicios.
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CAPITULO III CARACTERIZACION Y CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA Este capítulo describe los criterios y procedimientos para definir y codificar las variables que utiliza WinSIG: la organización de la red o redes de servicios; los niveles institucionales; las clases de servicios; las categorías de insumos; las categorías de recurso humano; los servicios o centros de producción que conforman el establecimiento o programa; y el establecimiento o programa. Además, explica como definir la apertura de servicios de un establecimiento. Cada tema (ítem) está organizado en dos partes principales. La primera se refiere a los procedimientos de operación y configuración del Programa computacional WinSIG; la segunda incluye notas sobre conceptos importantes o implicaciones que las formas de configuración y operación del WinSIG puedan tener en los procesos de organización y gestión de servicios de salud. En el CD-ROM con el Programa se ofrece una base de datos con un modelo genérico de configuración (el mismo que se presenta en el Anexo I del documento Anexos), con el propósito de facilitar el ingreso de una nueva configuración en el Programa. Si se desea usarlo para hacer la configuración nacional, puede ser accesado con el procedimiento de apertura de base de datos, posteriormente deberá ser ajustado a la configuración que se decida y salvado con el nombre de la base con que vaya a operarse el Read-only), será necesario que sistema. Como dicha base de datos estará en modalidad de Solo lectura ( Read-only) Archive) siguiendo los previo a su apertura sea cambiada tal propiedad para dejarla como Archivo ( Archive) procedimientos normales de Windows.
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1.
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA
1.1. CREAR UNA RED DE SERVICIOS (a) Active el menú Configuración del menú principal. (b) Seleccione el menú secundario Organización del Sistema (este menú permite configurar la red de servicios de una institución a nivel nacional). (c) Aparecerá una pantalla conformada por dos secciones: una ventana blanca a la izquierda y del lado derecho los campos Código y Descripción. Dicha pantalla presenta en el borde superior derecho una serie de iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I. (d) Desplace el cursor dentro de la ventana, en el extremo superior de la misma sobre texto: “ Organización del Sistema” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (e) Desplace el cursor hacia la derecha, sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. (f) Aparecerán en el borde inferior de la pantalla tres botones de procedimiento:
Guardar y Nuevo .Guardar y Terminar .Cerrar . . (g) Desplace el cursor sobre campo Código e ingrese el número correspondiente y oprima la tecla Enter. Posteriormente ubíquese en el campo Descripción y proceda anotar el nombre del nivel de la red que se está ingresando. Los códigos constituyen elementos internos de operación del Programa. Una vez empleados, el usuario pierde contacto con dichos códigos. Por tanto, generalmente no es importante compatibilizar con cualquier otro sistema de códigos que cada país emplee para propósitos fiscales u organizacionales. El menú de Organización del Sistema utiliza 7 dígitos para el código, agrupados en tres categorías. En consecuencia se puede tener hasta tres niveles de organización (por ejemplo: Región, Departamento y Municipio), los primeros dos dígitos del código corresponden a la primera división de la organización del sistema, puede tratarse de un estado, provincia, división regional, etc. A continuación hay posibilidad para un segundo nivel de organización que podría ser por distritos o zonas locales. El usuario tiene aún una tercera opción para hacer separaciones aún más pequeñas de redes de servicios. (h) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (i) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y Nuevo y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (j) Aparecerá de inmediato el nuevo registro en la ventana izquierda de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (k) Como el WinSIG permite tres niveles de desagregación para la configuración de la Red de Servicios. Se sugiere que se ingresen (digiten) primero aquellos códigos que corresponden al primer nivel de desagregación, por ejemplo “todas las Regiones”. 46
(l) Una vez ingresados los todos los códigos y descripciones del primer nivel de desagregación, proceda a ingresar la información del segundo nivel de desagregación, para ello, vaya ubicando progresivamente el cursor dentro de la ventana, sobre la descripción (texto) del nivel al cual se le va a definir “sub-niveles”, y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . En este caso el campo de Código sólo permitirá ingresar información en el espacio para el segundo nivel de desagregación. Y el mismo procedimiento deberá seguirse cuando se ingresen datos para un tercer nivel de desagregación. (m)Para (m) Para continuar ingresando el resto de los niveles de la Red repita los procedimientos que ese indican en los (e) al (k). (n) Cuando haya ingresado (digitado) el último nivel de la red de servicios, desplace el cursor sobre el botón de procedimiento: Guardar y Terminar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . (o) Para finalizar el ingreso de datos, ubique el cursor sobre el botón de procedimiento: Cerrar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Desaparecerán de la pantalla los botones de procedimiento: Guardar y Nuevo, Guardar y Terminar y Cerrar.
(p) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de niveles que se han digitado. (q) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
1.2. NOTAS •
La configuración de la red de servicios tiene varias implicaciones. La primera es que sin ella no es posible agregar la información para hacer macro análisis institucional y tomar decisiones estratégicas sobre la gestión de redes locales, regionales y nacionales. La segundo es que, a través de la codificación, se crea un universo de códigos que hace posible el análisis comparativo viabiliza la creación de un sistema de monitores de gestión en el ámbito local, regional o nacional.
•
En general –y en función de lo anterior- hay dos escenarios frecuentes de aplicación del SIG. Uno destaca el valor de las experiencias individuales como mecanismo para determinar las virtudes del SIG y decidir sobre su empleo en ámbito nacional. En estos casos, la configuración se hace pensando en el universo de variables de uno o más establecimientos. Tiene el inconveniente que una vez que se inició el proceso hay que revisar los códigos empleados y reconstruir la información posteriormente si éstos varían. El segundo escenario se da cuando un país decide implementar el SIG en ámbito nacional, para lo cual crea un universo de códigos a ser empleados por todos los establecimientos. Tiene la ventaja de dar mayor coherencia a las experiencias individuales que se vayan generando, porque emplea un marco de referencia único.
•
La codificación de variables no implica necesariamente rigidez del sistema. El universo es generalmente bastante amplio para acomodar todas las situaciones posibles. Aún así, la Organización sugiere que se conceda un margen adicional de flexibilidad para acomodar iniciativas locales o regionales. Ello implica que el universo podría estar variando en la medida que estas iniciativas se vayan presentando.
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•
Los códigos constituyen elementos internos de operación del Programa. Una vez empleados, el usuario pierde contacto con dichos códigos. Por tanto, generalmente no es importante compatibilizar con cualquier otro sistema de códigos que cada país emplee para propósitos fiscales u organizacionales.
•
Lo que sí es importante es que al desarrollar la codificación se tenga presente las funciones que están orientadas a cumplir. En este sentido los puntos a recordar son los siguientes:
•
La red de servicios presume que existe un universo mayor que puede ser, por ejemplo, un Ministerio de Salud o un Instituto de Seguridad Social. Este nivel lo asume el Programa y no requiere codificación.
•
En consecuencia los primeros dos dígitos del código corresponden a la primera división de la organización del sistema. Puede tratarse de un estado, provincia, división regional, etc. A continuación hay posibilidad para un segundo nivel de organización que podría ser por distritos o zonas locales. El usuario tiene aún una tercera opción para hacer separaciones aún más pequeñas de redes de servicios. Por ejemplo, el sistema de servicios del Ministerio de Salud de San Bartolomé podría estar dividido de la siguiente manera: Código:
Descripción:
10-00-000
Región Noroccidental
10-10-000
Zona Central
10-10-010
Sistema Local de Salud, Santa Marta
•
A continuación se codifican los establecimientos o unidades respectivas. En el ejemplo empleado, cada establecimiento asume una ubicación en un sistema local, una zona, una región y, por supuesto, una institución, en este caso el Ministerio de Salud.
•
La organización de la red de servicios es una decisión enteramente nacional. Los códigos no imponen ni restringen los criterios de organización de la red de servicios que cada país desee llevar a cabo.
•
Debe notarse que la estructura de códigos emplea una numeración no continua. Esto facilita la inclusión de nuevos códigos, en la medida que sea necesario. Por otra parte, WinSIG incluye en algunos casos un mecanismo alternativo (ver Utilitarios) para hacer ajustes en la codificación de variables, que podría emplear una numeración continua.
•
Hay una rigidez intencionada en el Programa que es necesario que el usuario conozca: el sistema de codificación de rubros de gasto, que luego se discute en este documento, es esencial para generar los indicadores para el control por resultados, derivados el programa presupuesto. Si el sistema cambia, WinSIG no tendrá posibilidad de generar esos indicadores (Ver capítulo Acuerdos de Gestión, en el documento Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud, Aplicaciones).
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2.
NIVELES INSTITUCIONALES
2.1. CREAR NIVELES INSTITUCIONALES (a) Active el menú Configuración del menú principal. (b) Seleccione el menú secundario Niveles Institucionales (este menú permite al usuario definir los diferentes niveles de complejidad de los establecimientos de una institución, por ejemplo: Hospitales Nacionales, Hospitales Departamentales, Clínicas Ambulatorias, etc.). (c) Aparecerá una pantalla conformada con una ventana en blanco y unos iconos en el borde superior derecho ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (d) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez.. (e) De inmediato, aparecerá una sección mas que se agrega en la parte inferior de la pantalla secundaria. Dicha sección contiene dos campos: Código y Descripción. Y tres botones de procedimiento en el borde inferior de la pantalla: Guardar y Nuevo
Guardar y Terminar
Cerrar
(f) Desplace el cursor sobre campo Código e ingrese el número correspondiente, una vez digitado el número oprima la tecla Enter. Seguidamente ubíquese en el campo Descripción y proceda anotar el nombre del nivel de complejidad que se está ingresando. El menú de Niveles Institucionales utiliza 4 dígitos para el código. (g) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y Nuevo y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Aparecerá de inmediato el nuevo registro en la ventana superior de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (j) Para continuar ingresando el resto de los niveles institucionales repita los procedimientos que ese indican en los ítem (f) al (h). (k) Cuando haya ingresado (digitado) el último nivel, desplace el cursor sobre el botón de procedimiento: Guardar y Terminar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . (l) Para finalizar el ingreso de datos, ubique el cursor sobre el botón de procedimiento: Cerrar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Desaparecerán de la pantalla los botones de procedimiento: Guardar y Nuevo, Guardar y Terminar y Cerrar. (m)Podrá (m) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana de la pantalla en donde aparece la lista de niveles que se han digitado.
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(n) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
2.2. NOTAS •
No existe una definición precisa sobre el significado de nivel institucional y en todo caso este es un concepto que cada país debe desarrollar según sus propias realidades. En algunos casos puede existir confusión entre el nivel institucional y los niveles de la organización administrativa del sistema de servicios. Al menos en un plano teórico, el nivel institucional depende en primera instancia de la función que cada componente de la red de servicios debe cumplir en un ámbito geográfico y poblacional preestablecido. Dada esa función, el elemento más importante es la combinación de los recursos necesarios para su cumplimiento. Por razones de economías de escala, la composición y dotación de recursos debe ser proporcional al tipo y volumen de la demanda de servicios de salud, lo que a su vez es función del tamaño y características de la población.
•
Asociado a las economías de escala (eficiencia) surgen los conceptos de equidad y eficacia. La capacidad resolutiva tiene el límite que se deriva de los recursos asignados, lo cual como vimos es función del tamaño y características de la población. En consecuencia habrá en algún momento necesidades legítimas de la población que sólo podrán ser satisfechas a otro nivel de la red de servicios. La eficacia (relación entre recursos y características de las necesidades de salud) y la equidad (respuesta oportuna a las necesidades del usuario) se produce por la acción coordinada de más de un nivel y el vehículo para lograrlo es el sistema de referencia de usuarios entre niveles de la red.
•
El tamaño de los componentes de la red de servicios no determina necesariamente el nivel institucional de un establecimiento o programa. Un hospital especializado podría pertenecer al mismo nivel que los llamados hospitales nacionales. De hecho, ambos ofrecen servicios médicos especializados, aunque el primero podría ofrecer una sola especialidad y sub-especialidades, mientras que los segundo generalmente ofrecen una combinación de especialidades. Aún éstos podrían tener una composición de oferta de servicios diferente y constituir parte del mismo nivel de atención. Por ejemplo, es frecuente que algunos hospitales nacionales se orienten a las especialidades médicas, mientras que otros a las especialidades quirúrgicas.
•
La definición de los niveles institucionales conlleva la definición de estratos que en algún momento es esencial analizar con relación a sus aportes a los procesos de extensión de cobertura, tanto como por su participación en los costos de inversión y operación del sistema de servicios de salud. Dado el alto costo de la atención hospitalaria compleja, es necesario también incorporar las relaciones de costo-beneficio en relación con la promoción de la salud y la prevención de enfermedades. De nuevo, el concepto de red de servicios implica que la asignación de recursos de realizarse en relación con los objetivos del sistema de salud y con el aporte de cada uno de sus componentes institucionales o programáticos.
•
Es necesario por lo menos un nivel institucional para que el Programa funcione. El código es numérico solamente y acepta hasta 4 dígitos, aunque normalmente se puede trabajar con dos. Una vez ingresado el código el campo de la descripción no puede quedar en blanco.
50
3.
CLASES Y RECURSOS HUMANOS
Esta sección cubre los procedimientos para definir las categorías de personal en las cuales se agrupará el recurso humano de cada servicio o centro de costos. Debe notarse que el personal representa generalmente más del 60% de los costos de operación y es a su vez el factor más importante en la calidad y cantidad de servicios que se ofrezca a la población. Por lo tanto, es importante que las categorías que se adopten engloben a todo el personal y que, además, constituyan un número lo suficientemente reducido para facilitar su análisis estratégico. El sistema requiere la definición de dos tipos de variables: Clases de Recurso Humano y Tipo de Recurso Humano. Una Clase contiene (comprende) varios tipos de recurso humano como se muestra en el siguiente ejemplo:
Clase de RRHH Personal Médico Personal de Enfermería Técnicos Biomédicos
Tipo de RRHH Médico General Médico Especializado Enfermera Graduada Enfermera Bachiller Auxiliar de Enfermería Técnico Atención Primaria Técnico Procedimientos Diagnósticos
El usuario tiene la libertad de definir tanto Clases como Tipos en función de su propia dinámica institucional, sin embargo se sugiere la siguiente clasificación de Clases de Recurso Humano: Personal Médico Personal de Enfermería Otros Profesionales Técnicos biomédicos Técnicos administrativos Personal sin capacitación específica La clasificación anterior facilita algunas funciones de análisis y también la programación y el presupuesto. Por ejemplo, si un país cualquiera decide abrir dos o tres tipos de médico, el Programa aporta indicadores no sólo para cada uno de ellos, sino también para la categoría global.
3.1. CREAR UNA CATEGORÍA CLASE DE RECURSOS HUMANOS (a) Active el menú Configuración del menú principal y posteriormente seleccione Clases y Recursos Humanos del menú secundario. (b) Aparecerá una pantalla con una ventana amplia en blanco. En la parte inferior, dicha pantalla presenta los campos Código y Descripción. Además dicha pantalla presenta en el borde superior derecho una serie de iconos ya descritos en el ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I. (c) Desplace el cursor dentro de la ventana en el extremo superior sobre el texto: “ Clases y Recursos Humanos” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (d) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. 51
(e) Aparecerán en el borde inferior de la pantalla tres botones de procedimiento: Guardar y Nuevo .Guardar y Terminar .Cerrar . . (f) Desplace el cursor sobre campo Código e ingrese el número correspondiente y oprima la tecla Enter. Posteriormente ubíquese en el campo Descripción y proceda anotar el nombre de la Clase que se está ingresando. Los códigos constituyen elementos internos de operación del Programa. Una vez empleados, el usuario pierde contacto con dichos códigos. Por tanto, generalmente no es importante compatibilizar con cualquier otro sistema de códigos que cada país emplee para propósitos fiscales u organizacionales. El menú de Clases y Recursos Humanos utiliza 5 dígitos tanto para los códigos de Clase como para los códigos de Tipo de recurso humano. Los códigos de Tipo de recurso humano deben estar comprendidos en el código de Clase (v.g. Clase: Médicos, con código 00100, y Tipo de recurso humano: Médico Especialista, con código 00110). (g) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y Nuevo y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Aparecerá de inmediato el nuevo registro en la ventana izquierda de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (j) Como el WinSIG permite dos niveles de desagregación para la configuración de Recursos Humanos. Se sugiere que se ingresen (digiten) primero todas las Clases de recurso humano. Para ello repita los pasos descritos en los ítem (c) al (i). (k) Una vez ingresados todos los códigos y descripciones para las Clases (primer nivel de desagregación), proceda a iniciar el ingreso de los Tipos de recurso humano (segundo nivel de desagregación). Para esto, vaya ubicando progresivamente el cursor en el área de la ventana sobre el texto de la Clase al cual se le va a definir Tipos de recurso humano y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . Repita los procedimientos descritos en los ítem de (c) al (i).. (l) Cuando haya ingresado (digitado) el último tipo de recurso humano, desplace el cursor sobre el botón de procedimiento: Guardar y Terminar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . (m)Para (m) Para finalizar el ingreso de datos, ubique el cursor sobre el botón de procedimiento: Cerrar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Desaparecerán de la pantalla los botones de procedimiento: Guardar y Nuevo, Guardar y Terminar y Cerrar. (n) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de recursos humanos que se han digitado. (o) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
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3.2. REASIGNAR / REAGRUPAR TIPOS DE RECURSO HUMANO A CLASES DIFERENTES (a) En los casos de importar información de bases de datos de versiones anteriores: SIG 3.0 o WinSIG Beta, el Programa asigna todos Tipos de Recurso Humano a una Clase que fabrica por “ omisión”: Clase Otros. En este caso el usuario deberá crear las otras categorías de Clases de Recursos Humanos definidas para el Establecimiento (por ejemplo: Personal Médico, Personal de Enfermería, etc.). (b) Posteriormente ubíquese en la categoría Clase Otros y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , a fin de visualizar la lista completa de Tipos de Recurso Humano. (c) Ubíquese con el cursor en la categoría de Tipo de Recurso Humano que desea reasignar y oprima simultáneamente las teclas Control ( Ctr.) y la tecla C . Inmediatamente ubique el cursor en la Clase de Recurso Humano (primer nivel de agregación) a donde desea reubicar el Tipo seleccionado y oprima simultáneamente las teclas Control ( Ctr.) y la tecla V . Podrá observar que el ítem de Recurso Humano se moviliza ubicándose en la nueva Clase. En caso de arrepentirse o de equivocarse, puede repetir el procedimiento para reubicarlo en otra Clase de Recurso Humano.
Control C : seleccionar el Tipo de Recurso Humano a reubicar (reasignar). Control V : una vez posicionado en la nueva Clase de Recurso Humano, para ejecutar la reubicación.
3.3. NOTAS •
En la categoría de Personal Médico generalmente se destacan de dos a cuatro tipos de médico: Médico Especialista, Médico General, Médico Residente y Médico en Servicio Social. La desagregación debe realizarse en función del valor que tenga esa información en su análisis.
•
Igual criterio se sigue con la desagregación de la categoría de Enfermera Profesional. Es frecuente que esta categoría constituya a su vez un tipo único de personal, aunque algunos pocos países han creído conveniente separar a la enfermera especializada y la obstetra.
•
La Auxiliar de Enfermería (o técnico de enfermería) comprende al resto de personal de esta categoría que tiene una formación específica pero que no llega al nivel profesional. Al igual que en el caso de las enfermeras, generalmente a esta categoría corresponde un solo tipo de personal.
•
Otros Profesionales comprende aquellos distintos de los mencionados anteriormente, tales como
bioquímicos, farmacéuticos, administrativos, etc. Sin embargo, no es necesario abrir estas categorías, ya que ello se hace en el momento de definir los servicios, como se verá luego. •
Por Técnicos se entiende todo funcionario con capacitación específica que cumple funciones auxiliares especializadas en los servicios de apoyo. Tipos frecuentes de personal en esta categoría el Técnico Biomédico o afín, el Técnico de Servicios Generales y al Técnico Administrativo.
•
Personal sin Capacitación Específica comprende jardineros, mensajeros, personal de seguridad y
otros que no han tenido una formación concreta.
53
4.
CLASES E INSUMOS
Esta sección cubre los procedimientos para definir los insumos materiales que conforman los costos de operación de cada unidad, establecimiento o programa. La eficiencia en gran medida está asociada con la intensidad de uso de dichos insumos por unidad de producción, pero también constituyen componentes fundamentales de la calidad de la atención. Debe destacarse, que los criterios que emplea el SIG en el tratamiento de los insumos materiales es esencialmente gerencial y no siempre se adecuan a la gestión fiscal. De manera similar a los recursos humanos, el sistema requiere la definición de dos tipos de variables: Clases de Insumos y Tipo de Insumo. Una Clase contiene (comprende) varios Tipos de insumos como se muestra en el siguiente ejemplo:
Clase de insumo Servicios Personales Insumos Materiales
Compra de servicios
Tipo de insumo Salario ordinario Tiempo extraordinario Medicamentos Material Medico Quirúrgico Productos Alimenticios Reactivos de laboratorio Compra Serv. de mantenimiento Compra Serv. de Vigilancia Compra Serv. de Limpieza
Las Clases de Insumo constituyen una agrupación global de rubros a efectos de obtener subtotales y realizar algunas operaciones relacionadas con los métodos de costeo y con los indicadores para el control por resultados en los Acuerdos de Gestión. Los Tipos de Insumo corresponden a los rubros individuales que cada país decida incorporar. El usuario tiene la libertad de definir tanto Clases como Tipos en función de su propia dinámica institucional, sin embargo se sugiere la siguiente clasificación de Clases de Insumos: Servicios Personales Insumos Materiales Compra de Servicios Servicios Públicos Depreciaciones Otros La clasificación anterior facilita algunas funciones de análisis y también la programación y el presupuesto. Por ejemplo, si un país cualquiera decide abrir dos o tres tipos de insumos materiales, el Programa aporta indicadores no sólo para cada uno de ellos, sino también para la categoría global .
4.1. CREAR UNA CATEGORÍA DE CLASE DE INSUMOS (a) Active el menú Configuración del menú principal y posteriormente seleccione Clases e Insumos del menú secundario.
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(b) Aparecerá una pantalla con una ventana amplia en blanco. En la parte inferior, dicha pantalla presenta los campos Código, Descripción y Categoria. Además, como ocurre con todas las pantalla secundarias en WinSIG, dicha pantalla presenta en el borde superior derecho una serie de iconos ya descritos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (c) Desplace el cursor dentro de la ventana en el extremo superior sobre el texto: “ Clases e Insumos” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (d) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerán en el el borde inferior de la pantalla tres botones de procedimiento:
Guardar y Nuevo
Guardar y Terminar
Cerrar
(e) Desplace el cursor sobre campo Código e ingrese el número correspondiente y oprima la tecla Enter. Posteriormente ubíquese en el campo Descripción y proceda anotar el nombre de la Clase que se está ingresando. Como ya se ha mencionado anteriormente, los códigos constituyen elementos internos de operación del Programa. Una vez empleados, el usuario pierde contacto con dichos códigos. Por tanto, generalmente no es importante compatibilizar con cualquier otro sistema de códigos que cada país emplee para propósitos fiscales u organizacionales. El menú de Clases e Insumos utiliza 5 dígitos tanto para los códigos de Clase como para los códigos de Tipo de insumos. Los códigos de Tipo de insumo deben estar comprendidos en el código de Clase (v.g. Clase: Servicios Personales, con código 00200, y Tipo de insumo: Tiempo Extraordinario, con código 00230). (f) Desplace el cursor sobre campo Categoria y seleccione la categoría a la que pertenece la clase de insumo que se está ingresando. El Programa ofrece tres posibilidades: Servicios Personales, Insumos y Servicios no Personales; cada clase de insumo debe ser asignada a una de estas tres categorías según corresponda. (g) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y Nuevo y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Aparecerá de inmediato el nuevo registro en la ventana izquierda de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (j) Como el WinSIG permite dos niveles de desagregación para la configuración de Insumos. Al igual que en el caso de recursos humanos se sugiere que se ingresen (digiten) primero todas las Clases de insumo. Para ello repita los pasos descritos en los ítem (c) al (i). (k) Una vez ingresados todos los códigos y descripciones para las Clases (primer nivel de desagregación), proceda a iniciar el ingreso de los Tipos de Insumos (segundo nivel de desagregación). Para esto, vaya ubicando progresivamente el cursor en el área de la ventana sobre el texto de la Clase al cual se le va a definir Tipos de insumos y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . Repita los procedimientos descritos en los ítem de (c) al (i). 55
(l) Cuando haya ingresado (digitado) el último insumo, desplace el cursor hacia abajo sobre el botón de procedimiento: Guardar y Terminar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . (m)Para (m) Para finalizar el ingreso de datos, ubique el cursor sobre el botón de procedimiento : Cerrar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Desaparecerán de la pantalla los botones de procedimiento: Guardar y Nuevo, Guardar y Terminar y Cerrar. (n) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de Insumos que se han digitado. (o) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
4.2. REASIGNAR / REAGRUPAR TIPOS DE INSUMO A CLASES DIFERENTES (a) En los casos de importar información de bases de datos de versiones anteriores: SIG 3.0 o WinSIG Beta, similar a lo que ocurre con los Tipos de Recurso Humano, el Programa asigna todos Tipos de Insumos a una Clase que fabrica por “omisión: Clase Otros. En este caso el usuario deberá crear las otras Clases de Insumos definidas para el Establecimiento (por ejemplo: Servicios Personales, Materiales Médico Quirúrgicos, etc.) y posteriormente, ubicándose en la categoría Clase Otros, deberá oprimir dos veces el botón izquierdo del RATÓN , a fin de visualizar la lista completa de Clases de Insumo contenida en dicha categoría. (b) Posteriormente ubíquese en la categoría Clase Otros y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , a fin de visualizar la lista completa de Tipos de Insumos. (c) Ubíquese con el cursor en la categoría de Clase de Insumo que desea reasignar y oprima simultáneamente las teclas Control ( Ctr.) y la tecla C . Inmediatamente ubique el cursor en la Clase de Insumo (primer nivel de agregación) donde desea reubicar el Tipo seleccionado y oprima simultáneamente las teclas Control (Ctr.) y la tecla V . Podrá observar que el ítem de Insumo se moviliza ubicándose en la nueva Clase. En caso de arrepentirse o de equivocarse, puede repetir el procedimiento para reubicarlo en otra Clase de Insumo.
Control C : seleccionar el Clase de Insumo a reubicar (reasignar). Control V : una vez posicionado en la nueva Clase de Insumo para ejecutar la reubicación.
4.3. NOTAS •
La definición de Clases y Tipos de Insumos tiene la intención de crear un ordenamiento previo de rubros de acuerdo a las categorías definidas como Clase de Insumo. No obstante, para algunas funciones del SIG, especialmente para aplicar el procedimiento de costo-paciente y generar los indicadores para el control por resultados, asociados con los Acuerdos de Gestión, esta condición es esencial.
56
•
La intención del SIG es facilitar la decisión estratégica. Empleamos el concepto de decisión estratégica con un sentido muy preciso, referido a la capacidad de identificar problemas que tienen un impacto global sobre el perfil de equidad, eficacia y eficiencia institucional y acciones que se insertan en los procesos críticos de dirección y cambio institucional. Este es el condicionante fundamental de manejo y ordenamiento de la información.
•
Las categorías anteriores se han seleccionado tomando en consideración este concepto de decisión estratégica. Esto con frecuencia produce algunas dificultades con la visión contable o fiscal de algunos funcionarios, que defienden con justicia su propia interpretación de los procesos administrativos. Por ello es esencial que las definiciones de categorías, rubros y códigos sean compartidas por todo el personal, pero lideradas por los gerentes que en última instancia son los principales usuarios de la información que genera el SIG.
•
En este sentido, una primera decisión importante es plantear la apertura de rubros con independencia relativa de la clasificación presupuestal de cuentas fiscales. Estas tienen dos restricciones que entran en conflicto con el carácter estratégico del SIG: la primera es que la desagregación debe considerar el peso relativo de cada ítem sobre el costo y calidad de la atención. Por ejemplo, el rubro genérico de “Productos químicos” es inapropiado en la salud, porque cubre insumos tan importantes como medicamentos y reactivos. En este caso, es necesario una desagregación mayor, pero en otros los rubros fiscales pueden tener tan poca trascendencia que resulta conveniente incorporarlos a una categoría global. La experiencia en la aplicación del SIG demuestra que los costos de operación generalmente están concentrados en unos 5 o 6 rubros, razón por la cual este proceso de agregación y desagregación debe realizarse con una visión de gestión estratégica. Lo cual lleva a la segunda restricción, en el sentido que no se requiere una gran cantidad de rubros de gasto para tener información cualitativamente valiosa. En general, las instituciones de salud han encontrado razonable trabajar con una apertura de 20 a 30 rubros, con agrupaciones en algunos casos mayores y en otros menores que los que ofrece la clasificación fiscal de nuestros países.
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La categoría de clase de Servicios Personales incluye sueldos y salarios y las cargas sociales. Ha surgido interés en algunos países de costear algunos beneficios laborales e incorporarlos como sueldo-salario en especie, lo cual parece razonable. Es importante destacar que los insumos tienen una expresión económica determinante de los costos de operación y costos unitarios, distinta en alguna forma del gasto. En materia salarial, puede darse el caso de que un funcionario forme parte de la planilla de la institución, pero ha sido asignado para trabajar en otra. El sueldo de este funcionario no debe incorporarse como un costo de la primera institución, aunque sí de la segunda. Por otra parte, no toda compra genera en forma automática un costo para el período actual. Por ejemplo, la compra de medicamentos puede realizar por períodos mayores de un mes, pero lo que se ingresa como costo real del período es el consumo del mes respectivo.
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Bajo el mismo razonamiento, las instituciones de salud de los ministerios de salud han escogido separar los sueldos pagados por otras organizaciones, v.g. ONG´s, municipalidades, entidades de beneficencia, etc. Las cargas sociales generalmente se desagregan con el propósito de facilitar la formulación del presupuesto.
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La categoría de clase de Insumos Materiales incluye aquellos insumos distintos de personal. En la gestión de los servicios de salud hay algunos que tienen un carácter estratégico, en otros, medicamentos, material medico quirúrgico, reactivos, placas de rayos x, productos alimenticios y combustibles. De la misma manera que para la institución unos 5 o 6 rubros revisten un carácter estratégico, dado su impacto en calidad y costo de los servicios, en un centro de costos cualquiera de uno a tres rubros generalmente absorben más de un 90% del costo total en insumos materiales. Las sugerencias de codificación que se hacen en la parte final de este Manual persiguen un ordenamiento que sea evidente a la vista del analista el impacto de estos rubros.
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Las compras de servicios están adquiriendo cada vez mayor importancia en virtud del ambiente de privatización que se vive en muchos de nuestros países. En este sentido, los costos constituyen sólo un parámetro entre muchos para decidir la conveniencia o no de privatizar y la modalidad que se adopte. Por ejemplo, la compra de medicamentos en farmacias privadas posiblemente no acarree grandes inconvenientes al paciente o su familia, pero la compra de un servicio de diagnóstico debe hacerse bajo condiciones que garantice la oportunidad del servicio. En este último caso, el costo por un servicio comparable constituye un factor importante, pero el impacto en calidad y costo global de la atención debe prevalecer en la decisión, primero de si se privatiza el servicio y, segundo, dónde se presta el servicio (intra o extra institucionalmente).
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Lo anterior demanda una creciente preocupación por el costo de los servicios contratados, razón por la cual se tiende a un cierto nivel de desagregación de estos rubros. Por ejemplo, dada la tendencia a la sobre dotación de personal en servicios de mantenimiento, es conveniente saber cuánto se paga por estos servicios cuando son contratados. Igualmente importante es desagregar la contratación de servicios diagnósticos y atención directa al paciente.
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Los Servicios Públicos constituyen un importante elemento de costo, aunque su control tiene relaciones desfavorables de costo-beneficio. Generalmente se desagregan en comunicaciones, electricidad, agua y alcantarillado.
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Las Depreciaciones han adquirido alguna popularidad a partir del creciente peso de la economía en los modelos de sistemas de salud y constituye un importante elemento de costo. En este sentido conviene hacer algunas aclaraciones. Primero, es importante destacar que la depreciación se emplea principalmente en el sector privado para incrementar los costos de capital e incrementar la liquidez de la empresa (y a la vez reducir el costo del dinero). Por otra parte, la ficción contable de la reserva por depreciación constituye en el sector público aún mas una imposibilidad total, ya que la reposición de activos fijos se hace a partir de los presupuestos de inversión y en forma totalmente separada de la operación. Finalmente, la apertura de rubros de depreciación tiene un costo burocrático importante y complejo, pues se requieren contar con valores actuales de edificios, equipos y muebles.
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En todo caso, WinSIG ofrece dos opciones de cuantificar el costo de depreciación. Uno es a través de la incorporación de rubros de depreciación (Depreciación de Edificios, Depreciación de Equipos y Depreciación de Muebles) y su aplicación a cada servicio o centro de costos. Nótese que esto implica contar con valores actualizados de los respectivos bienes por servicio o centro de costos. Otro es a través de los procedimientos mismos de costeo de unidades de producción (o servicios), mediante la aplicación de factores de ajuste previamente establecidos.
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La categoría Otros es para ofrecer una posibilidad más de desagregación a los usuarios.
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Es esencial mantener un método de codificación uniforme para cada categoría de insumo. Asegúrese que se mantengan intervalos de 5 a 10 unidades entre código y código, para que en el futuro se puedan actualizar con facilidad. 58
5.
CLASES Y SERVICIOS
Al igual que en recursos humanos y en insumos, el sistema requiere la definición de dos tipos de variables: Clases de servicios y Servicios propiamente dichos. Una Clase contiene (comprende) varios tipos de Servicios como se muestra en el siguiente ejemplo:
Clase de Servicio Hospitalización Consulta Médica
Serv. Apoyo al Diagnóstico y al Tratamiento
Servicio Hosp. de Medicina Hosp. de Cirugía Consulta Medicina General Consulta Medicina Interna. Consulta Cardiología Consulta Cirugía. Consulta Pediatría. Laboratorio Clínico. Farmacia. Rayos X.
Las Clases de Servicio constituyen una agrupación global de servicios a efectos de obtener subtotales.
5.1. CLASES DE SERVICIO Dada la mayor complejidad del concepto de Clases de Servicio y su importancia en procesos posteriores de uso del SIG, se recomienda la lectura de toda esta Sección antes de proceder a operar el Programa. Los conceptos asociados con cada elemento se explican en las notas que aparecen al final de esta Sección. En el archivo AnexosCastellano, en el Anexo I se presenta una guía de codificación de clases y servicios, se recomienda imprimir dicho anexo a fin de facilitar el proceso de codificación. Para evitar errores y sacar el mejor provecho del SIG se sugiere seguir el siguiente procedimiento: i) defina los niveles previo a su ingreso en el Programa; ii) verifique que todos los servicios pueden ser asignados a una clase; iii) ingrese las Clases; iv) saque una lista de las Clases definidas; v) saque una lista de los servicios y verifique que cada servicio ha sido asignado a una Clase.
5.1.1. Crear una Categorí a de Clase de Servicio (a) Active el menú Configuración del menú principal y posteriormente seleccione Clases y Servicios del menu secundario. (b) Aparecerá una pantalla conformada por dos secciones: una ventana blanca en la mitad izquierda y del lado derecho aparece un sub-menú denominado Información de Clases el cual contiene los siguientes campos: Código Descripción Unidad de producción Primaria Unidad de producción Secundaria Valor Relativo Comprensiva ¿Tiene camas? 59
Presenta también un sub-menú oculto: Información de Servicios, el cual se explicará posteriormente. Además, como ocurre con todas las pantallas secundarias en WinSIG, en el borde superior derecho contiene una serie de iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (c) Desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) en el extremo superior sobre el texto: “ Clases y Servicios” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (d) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerán en el borde inferior de la pantalla tres botones de procedimiento:
Guardar y Nuevo Guardar y Terminar Cerrar (e) Desplace el cursor sobre campo Código e ingrese el número correspondiente y oprima la tecla Tab. Posteriormente ubíquese en el campo Descripción y proceda anotar el nombre de la Clase que se está ingresando y oprima la tecla Tab. El menú de Clases de Servicio utiliza 2 dígitos para el código. Antes de continuar, examine los elementos comprendidos en esta pantalla. El lado izquierdo tiene una ventana que irá desplegando las Clases que se vayan definiendo. A la derecha de esta ventana aparecen los campos para el código, la descripción de la Clase, las unidades de producción y el valor relativo cuando éstas no son comprensivas. Un botón de selección completa esta parte de la pantalla para indicar si los servicios que están comprendidos en la Clase tienen camas, de tal manera que WinSIG pueda calcular el índice ocupacional y el promedio de estancia, en caso afirmativo. (f) Desplace el cursor sobre campo Primaria e ingrese el nombre de la primer unidad de producción (por ejemplo: egreso), de igual forma ingrese en el campo Secundaria el nombre de la segunda unidad de producción (por ejemplo: D-C-O). Estos campos (Primaria y Secundaria) pueden dejarse en blanco cuando los servicios que contiene la clase definida tienen diferentes unidades de producción como podría ocurrir con la Clase: Servicios de Apoyo al Diagnóstico y al Tratamiento. Si la unidad Primaria incluye (comprende) la unidad Secundaria como es el caso de Egreso y DC-O, se debe ubicar con el cursor en el campo de Comprensiva y oprimir el botón izquierdo del RATÓN a fin de que se registre un signo de chequeo en dicho campo. Pero si la unidad Primaria no incluye a la unidad Secundaria usted debe definir un valor relativo para cada unidad de producción. Este factor es numérico y puede contener decimales. El siguiente ejemplo lo orientará sobre la forma de determinar los valores relativos: Si Laboratorio de Anatomía Patológica tiene dos unidades de producción: 1ra.: biopsia y 2da.: autopsia. Los técnicos de Patología han establecido que en promedio 30 biopsias equivalen a una autopsia (30 biopsias = 1 autopsia). Entonces: Valor relativo de la 1ra Unidad de Producción (biopsia)= 30 Valor relativo de la 2da Unidad de Producción (autopsia)= 1 (g) Si los servicios comprendidos en la Clase tienen camas (por ejemplo Hospitalización o Cuidados Intensivos), desplace el cursor sobre el botón de selección ¿Tiene camas? y seleccione “SI” o “NO” en caso contrario. (h) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. 60
(i) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y Nuevo y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (j) Aparecerá de inmediato el nuevo registro en la ventana izquierda de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (k) Repita los pasos descritos en los ítem (c) al (j). para ingresar todos los códigos y descripciones para el resto de las Clases de Servicios a definir. (l) Cuando haya ingresado (digitado) el la última clase de servicio, desplace el cursor sobre el botón de procedimiento: Guardar y Terminar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . (m)Podrá (m) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de Clases de Servicio que se han digitado. (n) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
5.2. NOTAS •
La definición de Clases permite una caracterización mayor de los servicios de tal manera que estos puedan ser agrupados en categorías afines para efectos de análisis. En la medida de lo posible, es conveniente que los servicios cubiertos por una clase tengan las mismas unidades de producción, de tal manera que éstas puedan totalizarse. No obstante, la experiencia demuestra que muchos servicios afines pueden tener unidades de producción distintas, razón por la cual el Programa permite que éstas se omitan al definir la Clase y que sean definidas al codificar los servicios. Pero es importante que los usuarios estén conscientes que el Programa no podrá sumar la producción de servicios que no tengan una unidad de producción común.
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Para ampliar los conceptos mencionados en el párrafo anterior, conviene destacar algunos ejemplos:
a. La atención ambulatoria puede ser impartida por distintos agentes entre los cuales se destacan: el médico, la enfermera, la auxiliar de enfermería, la partera o el promotor. La definición de las unidades de producción (servicios) en consulta, atención, etc. dificulta la agregación de la información y el cálculo de índices de cobertura. b. A pesar de tener unidades de producción similares, es recomendable separar la consulta médica de la consulta odontológica para efectos de análisis, ya que los estándares de productividad se formulan con criterios distintos. c. La atención de urgencia (o emergencia) puede ubicarse en una Clase única para evaluar sus características especiales, cuando el servicio es claramente diferenciable de otras formas de atención ambulatoria. Dadas las frecuentes distorsiones originadas en las colas de la atención ambulatoria y en el acceso a la emergencia como una forma de evasión de dichas colas, en la mayoría de los países este servicio podría igualmente equipararse a una forma de consulta externa, en una sola Clase y con la misma unidad de producción (Consulta).
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d. En la mayoría de los países de la región las unidades de cuidados especiales (cuidados intensivos, intermedios, especiales, etc.) son servicios de apoyo que, desde el punto de vista estadístico, no generan egresos. Estos servicios conviene ubicarlos en una Clase única con una primera unidad de producción generalmente llamada transferencia (Transf.) cuya segunda unidad de producción es el D-C-O o Día Cama Ocupada. Esta segunda unidad de producción permite que WinSIG cuantifique para estos servicios el índice ocupacional y el promedio de días estada. •
Sin perjuicio de algunas indicaciones, emanadas de la experiencia de la aplicación del SIG en distintos países de la región, la definición de las Clases de Servicios es esencialmente una decisión de sentido común y, sobre todo, de los propósitos de uso que cada país desee hacer de la información del SIG en los proceso de gerencia estratégica.
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En todo caso, la posibilidad de que los servicios comprendidos dentro de una Clase tengan unidades de producción afines, no debe tomarse como una limitación para que los usuarios decidan otro tipo de agrupaciones. Es importante recordar que el SIG pretende ser un instrumento flexible, que se puede adecuar a distintos requerimientos institucionales, nacionales o locales y que la estructura y codificación de las Clases obedezcan al propósito específico, previamente definido.
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No obstante lo anterior, podría ser importante que los servicios de internación tengan como unidades de producción uniformes Egreso (Unidad Primaria) y D-C-O (Unidad Secundaria). Esto permite un tratamiento común a los servicios intra-hospitalarios.
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De igual manera podría convenir definir, para la atención ambulatoria, la consulta como unidad de producción, independientemente del agente que dé la consulta. La importancia de este tipo de definición es que los índices de cobertura se podría calcular en base a la producción total y no sólo a la del médico, como ocurre con frecuencia en nuestros países por un simple problema administrativo.
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Recuerde: la unidad de producción puede ser ignorada a la hora de definir las Clases. Esta se puede establecer al definir los servicios. No obstante, cuando ha sido definida a nivel de Clase, el servicio que se asigne a ella asumirá su unidad de producción.
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El campo de código permite ingresar códigos de dos dígitos numéricos, es decir de 01 hasta 99.
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La descripción de la Clase es libre y determinada por el usuario, al igual que la unidad de producción primaria y secundaria. Sin embargo se sugiere lo siguiente:
a. Para la atención del paciente internado se sugiere que la unidad de producción Primaria sea siempre el Egreso y la Secundaria el D-C-O (o Día-Cama-Ocupada). b. Para la atención ambulatoria, dependiendo del interés de agregar información y contabilizar toda la producción al calcular los índices de cobertura, se sugiere que la unidad de producción sea la Consulta. c. Para los centros de cuidados especiales se sugiere como unidades de producción la Transferencia y el D-C-O. Esto permite contabilizar al paciente atendido, pero también establecer para los servicios respectivos los índices ocupacionales y promedios de días estada. El tratamiento sería diferente si estos servicios fueran considerados como servicios finales, en cuyo caso se le da el mismo tratamiento que cualquier otro servicio de internación. d. Nótese que el Programa le pide al usuario que defina si la unidad Primaria comprende a la Secundaria. Ejemplos de tales situaciones son: 62
El egreso comprende el D-C-O.
El examen de laboratorio comprende al estudio (de hecho, una desagregación mayor del examen).
La Intervención Quirúrgica comprende al Procedimiento Quirúrgico.
El Estudio de Radiología comprende al examen o a la placa radiológica.
e. Si la primera unidad no comprende a la segunda, WinSIG le pide que defina un valor relativo para cada unidad de producción. Esto permite la determinación del costo unitario de la segunda unidad de producción. f. Finalmente, el Programa le pregunta si la Clase tiene camas o, más apropiado, si los servicios comprendidos en la Clase tienen camas. Este es otro dato asociado con la situación de servicios como las unidades de cuidados intensivos que, siendo de apoyo, demandan un tratamiento similar al de los servicios de internación. •
Las anteriores definiciones son importantes, tanto en función de análisis como de algunos procesos internos de WinSIG. Sin embargo, esta importancia varía en algún grado, especialmente en cuanto al proceso mucho más detallado que WinSIG permite para establecer los costos de los procedimientos que conforman una unidad de producción cualquiera, como se verá más adelante en este Manual (ver costeo de procedimientos o tablas de ponderación). El usuario debe mantener presente que una mala caracterización de las Clases pueden redundar en errores en los datos que genera el SIG.
5.3. INFORMACION DE SERVICIOS Dada la mayor complejidad involucrada en la definición Servicios y su importancia en procesos posteriores de uso del SIG, se recomienda la lectura de toda esta Sección antes de proceder a operar el Programa. Los conceptos asociados con cada elemento se explican en las notas que aparecen al final de esta Sección. Recuerde en el Anexo I del archivo AnexosCastellano hay una guía de codificación de Servicios. Para evitar errores y sacar el mejor provecho del SIG se sugiere seguir el siguiente procedimiento: i) defina los servicios, previo a su ingreso en el Programa en el siguiente orden: servicios de hospitalización, servicios ambulatorios, servicios de apoyo terapéutico, servicios de apoyo diagnóstico, servicios generales y servicios administrativos; ii) verifique que todos los servicios pueden ser asignados a una de las clases ya definidas. De lo contrario regrese cree o modifique las clases, según procedimiento ya explicado antes; iii) ingrese las Servicios; iv) saque una lista de los Servicios definidos; v) verifique que la apertura de servicios es correcta, según criterios que se ofrecen en las notas posteriores.
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El Programa utiliza como recurso el concepto de Recurso Nuclear que no constituye una categoría de personal, sino destacar el recurso principal o eje del equipo de trabajo respectivo. Esto no guarda ninguna asociación con jerarquías o situación de jefatura, simplemente toma un punto de referencia para establecer un indicador de composición del recurso humano. Por ejemplo, en un servicio de hospitalización el médico es el eje en torno al cual gira la atención del paciente. Una dotación de 100 horas médico, 300 horas enfermera y 400 horas auxiliar permite al SIG establecer relaciones como que por 1 hora médico se cuenta con 3 horas enfermera (300/100=3) y de 4 horas auxiliar (400/100=4). Estos indicadores facilitan el análisis comparativo de los patrones de distribución y composición de personal, lo cual no es tan fácil con números absolutos. El Recurso Nuclear, que se define conjuntamente con los servicios, permite también destacar las disciplinas principales en los servicios complementarios. El código para Servicios es de 5 dígitos, los tres primeros para el servicio principal o “padre” y los dos últimos para sub-servicios o “hijos”. Un Servicio contiene (comprende) varios tipos de Sub-Servicios como se muestra en el siguiente ejemplo:
Servicio 100.00 Hospitalización 200.00 Consulta Médica
300.00 Serv. Apoyo al Diagnóstico y al Tratamiento
Sub-servicio 100.10 Hosp. de Medicina 100.20 Hosp. de Cirugía 100.30 Hosp. de Ginecología 200.10 Consulta Medic. General 200.20 Consulta Medic. Interna. 200.30 Consulta Cardiología 200.40 Consulta Cirugía. 200.50 Consulta Pediatría. 300.10 Laboratorio Clínico. 300.20 Farmacia. 300.30 Rayos X.
Los Servicios constituyen una agrupación global de Sub-servicios a efectos de obtener subtotales. El código del servicio puede entonces adquirir dos formas: ingresando los primeros tres dígitos, usted incorpora un servicio único e independiente. Cuando esos tres dígitos hayan sido incorporados, WinSIG automáticamente llena los restantes espacios con ceros, indicando con ellos que este servicios no es un “padre” y por tanto no tiene “hijos”. Si, por otra parte, el código adquiere la forma de cinco dígitos, ello implica que los primeros tres corresponden al “padre” y los siguientes dos (01 a 99) corresponden a sus “hijos” o servicios dependientes. WinSIG crea automáticamente (por omisión) un “hijo” para cada Servicio, esto lo hace agregándole dos dígitos al código del padre, los dígitos cero y uno, como el siguiente ejemplo: xxx. 01 y le pondrá a este “hijo” el mismo nombre del servicio “padre”. El concepto de “hijos” se aplica a servicios afines o especialidades dependientes de una especialidad mayor. Así por ejemplo, un hospital podría tener más de un quirófano o un servicio de medicina más de una especialidad organizada como un servicio más o menos independiente. Creando un padre para cada uno de estos casos le brinda al usuario la opción de integrar o desagregar la información a partir del servicio “padre” o de los servicios “hijos” establecidos. Recuerde: las especialidades per se no determinan la conveniencia de abrirlas como servicio, sino su tamaño y estructura de recursos, según se explica en las notas que aparecen en la parte final de esta Sección. El Anexo I del archivo AnexosCastellano ofrece una guía de codificación de servicios que se sugiere imprimir.
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5.4. CREAR UN SERVICIO (a) En la misma pantalla de Clases y Servicios desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre texto de la Clase de Servicio desarrollar (p.ej.: “ Hospitalización”) y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (b) Siempre dentro de la pantalla de Clases y Servicios con el cursor active el sub-menú Información de Servicios (aparece como una etiqueta de folder). (c) Aparecerá una nueva la pantalla con un sub-menú denominado: Descripción general el cual contiene los siguientes campos: Código (con tres campos, los dos primeros para el código y el último -campo grande- para la descripción. Recurso Nuclear Pertenece a: Función unidad de producción Primaria unidad de producción Secundaria Valor Relativo (un campo para cada unidad de producción). Comprensiva Insumo básico Distribución del costo (este campo se utiliza solo para servicios de apoyo). Presenta también un sub-menú oculto: Relaciones de productividad , el cual se utiliza solamente si el servicio definido es un servicio de apoyo y se explicará posteriormente. Además, como ocurre con todas las pantallas secundarias en WinSIG, en el borde superior derecho contiene una serie de iconos ya descritos en el Capítulo I. Antes de continuar es importante que tenga un buen entendimiento de los componentes de este submenú: Primero: está conformado por una ventana donde irán apareciendo los servicios que el usuario supervisor (el que tiene autoridad para definir o cambiar variables) va definiendo. A la derecha se encuentran los campos para registrar el código y la descripción (nombre) de un servicio. Segundo: incluye un campo para usted defina el Recurso Nuclear y determine su relación con una de las categorías o tipos de personal que han sido previamente establecidos. Según se explica en las notas que aparecen al final de esta Sección, Recurso Nuclear no es una categoría o tipo de personal, sino un la forma que emplea el SIG para generar una variedad de indicadores, entre ellos los de composición del equipo humano responsables por la prestación de servicios de salud y afines. Tercero: consiste de un campo con botón de selección que permite al usuario definir si el servicio objeto de codificación es Final, de Apoyo o Ambos. Cuarto: contiene dos campos para definir la unidad primaria y secundaria de producción y los valores relativos que establecen el peso relativo de la primera sobre la segunda. Recuerde que la unidad primaria es la que emplea WinSIG para distribuir los costos indirectos (los costos indirectos están determinados por un proceso lógico de traslado de los costos de los servicios proveedores de alguna forma de apoyo interno a los servicios receptores de ese apoyo. En última instancia todos los costos indirectos son trasladados a los servicios finales). Quinto: contiene una sub-menú para definir las relaciones de productividad entre un servicio cualquiera y otro que actúa como receptor de la producción del primero. Esta relación es típica entre los servicios de apoyo y finales, pero al menos en el plano teórico se puede dar entre servicios finales o entre servicios de apoyo. 65
Sexto: definición de insumo básico, cuando se selecciona uno como criterio principal de distribución de costos hacia los servicios receptores. Un caso corriente es el Medicamentos que se emplea como base de distribución de los costos de operación de Farmacia. Séptimo: ofrece tres opciones de distribución de costos indirectos: i
Producción: emplea los datos de producción asignadas a cada servicio receptor como criterio de distribución de costos de los servicios que brindan alguna forma de apoyo. El requisito para que esto ocurra es, aunque parezca redundante, que la producción de los servicios que brindan apoyo esté distribuida entre los servicios receptores. Es el criterio más lógico y el que se aplica a la mayoría de los servicios de apoyo.
ii Gasto Directo: permite hacer la distribución en función del peso relativo del costo director de cada servicio con respecto al costo total de operación de la unidad o establecimiento. Se aplica especialmente al servicio de Dirección y Administración, porque no tiene una unidad homogénea y cuantificable de producción. iii Insumo Básico: emplea el insumo señalado bajo Insumo Básico como criterio de distribución de costos. Se emplea frecuentemente en el caso de Farmacia, ya que el gasto efectivo en medicamentos constituye una base más sólida que la Receta, cuyo costo puede ser muy variable. Antes de ingresar los datos, asegúrese que la apertura de servicios se haya hecho con participación del personal responsable (dirección, estadística, enfermería, etc.) y que los datos requeridos para cada componente mencionado antes estén claramente definidos. (d) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerá un nuevo icono: Distribución del costo.
al lado de los campos Pertenece a, Función, Insumo básico y
Además en el borde inferior de la pantalla aparecen tres botones de procedimiento:
Guardar y Nuevo
Guardar y Terminar
Cerrar
(e) Desplace el cursor sobre los iconos y actívelos con el cursor. De inmediato aparecerá un botón de selección al final de los campos respectivos. (f) Desplace el cursor sobre campo Código e ingrese el número correspondiente (notará que solo puede escribir en el campo para los 3 primeros dígitos, esto significa que está ingresando Servicios y no Sub-servicios). Posteriormente ubíquese en el campo Descripción y proceda anotar el nombre de la Clase que se está ingresando.
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(g) Desplace el cursor sobre campo Recurso Nuclear y anote el tipo de recurso que es “Nuclear” para el servicio que se está definiendo (v.g. microbiólogo, ingeniero, farmacéutico, cirujano, etc.), para ampliar el concepto ver nota al principio del presente ítem sobre recurso nuclear. Seguidamente en el campo Pertenece a, active el botón de selección a fin de que se visualice el listado de Tipos de Recurso Humano que se definieron en el ítem 3 Clases y Recursos Humanos, este campo es para que el usuario establezca la relación entre el “Recurso Nuclear” que se definió en el campo anterior y el tipo de recurso previamente registrado. Proceda a seleccionar la opción pertinente (el campo de Recurso Nuclear y Pertenece a, podrían dejarse en blanco en caso de que se considere que el servicio definido no tiene recurso nuclear). (h) Seguidamente en el campo Función, active el botón de selección a fin de que se visualice el siguiente listado: final, apoyo, ambos. Proceda a seleccionar la opción pertinente. (i) Desplace el cursor sobre campo Primaria e ingrese el nombre de la primer unidad de producción (por ejemplo: egreso), de igual forma ingrese en el campo Secundaria el nombre de la segunda unidad de producción (por ejemplo: D-C-O). Recuerde que la unidad primaria es la que utiliza WinSIG para distribuir los costos indirectos. Si las unidades de producción ya están incorporadas en la definición de la “Clase” estas aparecerán en pantalla y usted no tendrá que definirlas en este paso. Cuando la unidad secundaria está comprendida en la primaria, v.g. el D-C-O con respecto al Egreso, no se usan los valores relativos y los costos unitarios resultan de la división del costo total de operación del servicio entre la producción. Si la unidad secundaria no está comprendida en la primaria, el factor permite determinar su costo unitario, relativo al costo unitario de la unidad primaria. En estos casos, WinSIG calcula el costo total de operación así: [(costo unitario unidad 1ria.)(producción)] + [(costo unitario unidad 2ria.)(producción)]
Si la unidad Primaria incluye (comprende) la unidad Secundaria como es el caso de Egreso y DC-O, se debe ubicar con el cursor en el campo de Comprensiva y oprimir el botón izquierdo del RATÓN a fin de que se registre un signo de chequeo en dicho campo. Pero si la unidad Primaria no incluye a la unidad Secundaria usted debe definir un valor relativo para cada unidad de producción. Este factor es numérico y puede contener decimales. El siguiente ejemplo lo orientará sobre la forma de determinar los valores relativos: Si Laboratorio de Anatomía Patológica tiene dos unidades de producción: 1ra.: biopsia y 2da.: autopsia. Los técnicos de Patología han establecido que en promedio 30 biopsias equivalen a una autopsia (30 biopsias = 1 autopsia). Entonces: Valor relativo de la 1ra Unidad de Producción (biopsia)= 30 Valor relativo de la 2da Unidad de Producción (autopsia)= 1 Si el servicio que se está definiendo tiene insumo básico (v.g. Medicamentos en Farmacia, Productos Alimenticios en Nutrición) ubique el cursor en el campo respectivo y seleccione el insumo correspondiente. Lo usual es que un servicio NO TENGA insumo básico, por lo cual generalmente este campo de deja en blanco sin anotar nada. Si el servicio que se está definiendo es de APOYO, ubique el cursor en el campo Distribución del costo y proceda a realizar la selección pertinente (ver notas al final del ítem 5b.1.3 sobre distribución del costo). 67
Si el servicio que se está definiendo es de APOYO, active con el cursor el sub-menú Relación de productividad (aparece como una etiqueta de folder), aparecerá una nueva pantalla, similar a la que se muestra a continuación: SERVICIO RECEPTOR Servicio de Apoyo
Primaria
Secundaria
X
Servicio Receptor: es el que recibe la producción del servicio de apoyo. Primaria y Secundaria: corresponden a las unidades de producción del Servicio Receptor. Servicio de Apoyo: es el servicio que se está definiendo.
(j) Proceda a ubicarse en los campos debajo de Primaria y Secundaria y oprima el botón izquierdo del RATÓN , a fin de que aparezca un signo de chequeo (como se muestra en la figura anterior) el cual indica que se incluye o se excluye (si no se marca la casilla) la relación de la unidad de producción del servicio de apoyo con la unidad de producción del servicio receptor. Para “desmarcar ” realice el mismo procedimiento, ubicándose en el campo respectivo y oprimiendo el botón izquierdo del RATÓN . Al ubicar y marcar con el cursor en los campos de la unidad Primaria WinSIG solo producirá los indicadores activados. El caso más frecuente de estas relaciones es entre un servicio de apoyo y otro final o entre dos servicios de apoyo. Note que en la ventana aparecen marcado el primer campo de la unidad primaria. Para efectos de ilustración, suponga que esa ventana fue activada en el proceso de definición del servicio Laboratorio Clínico y que el Servicio Receptor es una sala de Medicina. Con las opciones marcadas, WinSIG generará el número promedio de exámenes por Egreso (unidad primaria del servicio receptor Medicina), como no está marcado, no generará el promedio de exámenes por D-C-O (unidad secundaria del mismo servicio). (k) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (l) Si los datos son correctos proceda activar nuevamente el sub-menú denominado: Descripción general a fin de retornar a la pantalla que contiene los campos de: Código, Recurso Nuclear, Pertenece a, Función, etc. (m)Verifique (m) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (n) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el botón de procedimiento: Guardar y Nuevo y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (o) Aparecerá de inmediato el nuevo registro en la ventana izquierda de la pantalla indicando que el dato ha sido aceptado. (p) Repita los pasos descritos en los ítem (f) al (r) para ingresar todos los códigos y descripciones para los Servicios de la Clase seleccionada inicialmente.
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(q) Cuando haya ingresado (digitado) el último servicio “padre”, desplace el cursor sobre el botón de procedimiento: Guardar y Terminar y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Y seguidamente desplace en cursor al botón de procedimiento: Cerrar y oprima el botón izquierdo del RATÓN . (r) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de servicios que han sido digitados. (s) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). (t) Para continuar con el ingreso (digitar) de otros “Servicios Padre” a una nueva Clase de Servicio, en la misma pantalla de Clases y Servicios desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre texto de otra la Clase de Servicio diferente a la que ya se ha seleccionado anteriormente (por ejemplo: “ Consulta Médica” ) y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (u) Repita los pasos descritos en los ítem (b) al (n) para ingresar todos los códigos y descripciones para los Servicios de la nueva Clases seleccionada. Proceda de igual manera para “Servicios Padre” de otras Clases de Servicio. (v) Una vez ingresados todos los “Servicios Padre” para cada una de las Clases de Servicio, inicie el ingreso de los “Servicios Hijo” a cada uno de los “Servicios Padre”. Para ello manténgase ubicado en la misma pantalla de Clases y Servicios y desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre texto de la Clase de Servicio a la cual pertenece el “Servicio Padre” a la que se le ingresarán los “Servicios Hijo”, (por ejemplo: “ Hospitalización” ) y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . Aparecerá en la ventana desplegada la lista de servicios que pertenecen a la Clase de Servicio seleccionada. Nuevamente desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre texto del Servicio al cual se le ingresarán los “Servicios Hijo”: Ejemplo: Hospitalización de Medicina. y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . Del lado derecho de la pantalla, con el cursor active el sub-menú Información de Servicios (aparece como una etiqueta de folder). (w)Aparecerá la pantalla del sub-menú denominado: Descripción general con una serie de campos descritos en el ítem (c). Repita los pasos descritos en los ítems (c) al (r) para ingresar todos los códigos y descripciones para los Servicios “Hijo”. Proceda de igual manera para otros “Servicios Padre”. Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de Clases de Servicios y de Servicios que se han digitado. (x)Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). (y)Desplace en cursor al botón de procedimiento: Cerrar y oprima el botón izquierdo del RATÓN . (z)Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento. 69
5.5. NOTAS •
Es esencial que se realice una buena definición y codificación de servicios. De ello depende que eventualmente no pierda información cuando desee modificar su estructura de servicios y el tipo de análisis que pueda realizar.
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Es importante visualizar en su conjunto a la institución y cuál debe ser su estructura de servicios para los efectos de la aplicación del SIG. Un servicio es una unidad de cierto nivel de complejidad, con recursos y producción claramente diferenciable. Además, la cuantificación de los recursos y la producción no debe ser un proceso complejo y costoso. En sentido inverso, cuando se trata de diferenciar unidades pequeñas, cuyos recursos son compartidos por otras unidades, el proceso se vuelve complejo, costoso y de poca utilidad.
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Es importante visualizar la institución como una red de servicios, muchos de los cuales se pueden conformar en sectores. En un hospital se pueden distinguir los siguientes sectores: ♦ Hospitalización (o internación). ♦ Consulta Externa. ♦ Otras formas de atención ambulatoria. ♦ Referencias. ♦ Servicios de apoyo terapéutico. ♦ Servicios de apoyo diagnóstico. ♦ Servicios de apoyo general. ♦ Servicios de apoyo administrativo.
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Los servicios de hospitalización corresponden a los que generan egresos o consultas y, obviamente, tienen una dotación específica de camas. Generalmente se desagregan en medicina, cirugía, ginecología, obstetricia y pediatría. Los establecimientos complejos pueden abrir como servicios adicionales en cada uno de esos campos de especialidad, empleando el concepto de “ servicios padre” y “servicios hijo”, que luego se explica. Los hospitales menos complejos pueden tener una categoría genérica de especialidades, aunque ello es poco frecuente.
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La consulta externa, dependiendo de la complejidad de cada establecimiento, puede abrirse con el mismo criterio, es decir, consulta medica general y las especialidades médicas, quirúrgicas, etc.
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Generalmente conviene mantener por separado otras formas de consulta, tales como la odontológica, emergencia, de enfermería, nutricional, etc.
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El servicio Referencias se abre generalmente para atender usuarios que reciben servicios de apoyo (v.g. diagnósticos y terapéuticos) pero que no son pacientes propios de la institución. Cargando dichos costos a Referencias se evita que se penalice al paciente propio con costos que corresponden a pacientes de otras instituciones.
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Entre los servicios de apoyo terapéutico conviene separar aquellos que tienen camas pero que, técnicamente, no generan egresos. Asignándolos a una Clase especial WinSIG les genera el índice ocupacional y promedio de días estada. Otros servicios de apoyo terapéutico son fisiología, centros quirúrgicos o quirófanos, radioterapia, etc.
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Los servicios de apoyo diagnóstico incluye laboratorios, electroencefalografía, electrocardiografía, diagnósticos por imágenes, etc.
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Los servicios de apoyo general incluyen mantenimiento, lavandería, vigilancia, transporte, dirección y administración, etc. 70
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Estas categorías son flexibles y un ordenamiento lógico que facilite el análisis de la información. En algunos casos puede ser importante que algunas de estas categorías se constituyan en Clases específicas.
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No debe confundirse las aperturas de actividades que normalmente realizan las instituciones con las aperturas de servicios. Con frecuencia se generan presiones para abrir una unidad de producción, v.g. atención de enfermería, en las actividades comprendidas en ella, por ejemplo, vacunaciones, controles, curaciones, suturas, inyecciones, etc. Lo importante es que ahora WinSIG permite que dichas actividades puedan ser cuantificadas y costeadas sin hacer excesivamente compleja la apertura básica de servicios o centros de costos. Este tema será desarrollado más adelante.
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Las etapas asociadas con la definición de servicios son las siguientes:
a. Definición de la apertura de servicios del establecimiento, a partir del trabajo en equipo y la participación de actores claves tales como los médicos asociados con la dirección o en posición de jefatura, la enfermera jefe, el estadístico y el administrador, entre otros. Dichos actores deben tener claridad sobre los propósitos de la apertura: ofrecer una estructura de servicios que facilite el análisis de los procesos productivos, a la luz de los principios de equidad, eficacia y eficiencia. Las aperturas muy amplias o muy restringidas atentan contra este objetivo. Además las estructuras amplias tienen una relación de costo/beneficio desfavorable porque la recolección de información demanda mucho recurso y procesos burocráticos complejos. En general, entre más diferenciados estén la producción y los recursos, mayor la justificación para abrir un servicio. b. El código tiene tres dígitos para el servicio principal (v.g. especialidades generales) y dos dígitos adicionales para los servicios subsidiarios (v.g. sub-especialidades). Esto se explicó anteriormente al definir las convenciones de servicios “padres” y servicios “hijos”. Esta separación aplica principalmente a establecimientos complejos y tiene el propósito de agregar o desagregar los indicadores de acuerdo al interés del usuario. c. El Recurso Nuclear es un subterfugio que emplea el Programa para generar informes inteligentes y datos que faciliten una visión útil del perfil del recurso humano de la institución. Se entiende por recurso nuclear al grupo profesional u ocupacional que constituye la base del equipo de trabajo. Por comparación se establece el peso relativo de cada categoría de personal con respecto al Recurso Nuclear. Además permite simplificar el formato del Cuadro 3 A, destacando para cada servicio el tipo de recurso humano que conforma el Recurso Nuclear, v.g. farmacéutico, bioquímico, ingeniero, enfermera, administrador, etc. El Recurso Nuclear debe estar asociado con un tipo de personal, previamente definido. d. Cada servicio debe estar asociado con una Clase de Servicios, previamente definida y codificada. La vinculación a una Clase es un requerimiento operativo del Programa y sirve para hacer agrupaciones de servicios afines (o, en sentido inverso, para separar servicios de características distintas) y hacer el análisis más coherente y lógico. Una Clase puede contener uno o más servicios.
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g. La Unidad de Producción constituye el producto principal de cada servicio y casi siempre engloba una serie de subproductos. El usuario puede seleccionar hasta dos unidades, que sean comprensivas de todos los productos generados. Nótese, por ejemplo, que el Egreso comprende una gran variedad de situaciones, algunas bastante disímiles. El WinSIG le ofrece, por una parte, datos generales promedio que tienen gran utilidad cuando se asocian con los factores que afectan la productividad del establecimiento o programa. A partir de ellos es posible obtener valiosos diagnósticos institucionales, seleccionar problemas estratégicos y plantear acciones de cambio. Otras opciones, v.g. el costo-paciente y el costo de procedimientos quirúrgicos, dan información más fina en respuesta a otros objetivos (por ejemplo, la facturación). Es importante que la institución defina bien sus objetivos gerenciales antes de determinar cuáles componentes del SIG tienen mayor prioridad y cuáles podrían incluso descartarse. h. Los servicios finales o complementarios con camas (v.g. sala de partos, sala de recién nacidos y unidades de cuidados especiales) deben tener siempre como segunda unidad de producción el D-C-O. Esto le indica a WinSIG que debe calcular el índice ocupacional y el promedio de estancia. i. La función amplía la caracterización del servicio. Los servicios sustantivos, por ejemplo los que producen egresos y consultas, tienen generalmente una función final, aunque excepcionalmente se pueden combinar con una función de apoyo a otro servicio. Los servicios complementarios tienen típicamente una función de apoyo. j. El Factor constituye un recurso que emplea WinSIG para generar un costo de la segunda unidad de producción como un valor relativo con respecto a la primera. k. Las relaciones de productividad constituyen los índices que representan el nivel de utilización que hace un servicio final de un servicio de apoyo, v.g. el indicador 3.71 exámenes de laboratorio clínico por egreso del servicio de cirugía. El Examen es generalmente la unidad primaria del servicio de laboratorio clínico (la secundaria puede ser el procedimiento de laboratorio) y el Egreso la unidad primaria del servicio de Cirugía (la secundaria es el D-C-O). l. La definición de las relaciones de productividad es fundamental para conocer la racionalidad de uso de los servicios complementarios que, en hospitales de cierta complejidad, conforman más del 50% de los costos totales de operación. Por ello conviene nuevamente revisar la pantalla que emplea WinSIG para su definición. La primera columna despliega las unidades de producción del servicio de apoyo. Para el Servicio Receptor del apoyo, WinSIG sólo despliega la leyenda Primaria y Secundaria, queriendo decir la unidad primaria y la unidad secundaria que el usuario haya definido en su oportunidad. m. El Insumo Básico se creó para buscar una tercera opción de distribución de costos indirectos. Una aplicación específica es Farmacia, cuyo apoyo a los servicios receptores se mide mejor por el costo del insumo básico medicamentos consumidos por ellos y no por la receta, cuyo valor es muy variable. n. Finalmente, los servicios tienen tres opciones de distribución de costos (proceso de asignación de los costos de los servicios de apoyo, a los servicios finales): por Producción, Gasto Directo o Insumo Básico. A esta última se refiere el párrafo anterior y se aplica comúnmente a Farmacia. Por Producción es el método más preciso y se aplica a la mayoría de los servicios de apoyo. La distribución por Gasto Directo se aplica a servicios tales como Administración, que no tienen unidades de producción fácilmente cuantificables.
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Importante: saque una copia del listado de servicios y verifique que todos los datos son correctos. Esto le ahorrará mucho tiempo en la introducción de datos y evitará la posible pérdida de información.
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6.
ESTABLECIMIENTOS
El paso final en el Menú secundario “Configuración” consiste en definir las características del establecimiento o programa, a partir de su asociación con algunas de las variables previamente definidas. La caracterización demanda los siguientes registros: Código y nombre del establecimiento Nivel de complejidad División o relación con una red de servicios Población del área de influencia Apertura de Servicios. El código es un requerimiento interno del Programa, con el cual el usuario tiene poco contacto y puede o no coincidir con una codificación existente. Está compuesto de 4 dígitos. La estructura de servicios que se adopte determinará el ordenamiento de la información y las posibilidades de análisis y toma de decisiones. Se presume que el usuario ha generado un listado de servicios y ha verificado que todo esté en orden.
6.1. CREAR UN ESTABLECIMIENTO (a) Active el menú Configuración del menú principal y posteriormente seleccione Establecimientos del menú secundario. (b) Aparecerá una pantalla conformada por dos secciones: una ventana blanca a la izquierda y del lado derecho aparece un sub-menú denominado Datos generales el cual contiene los siguientes campos: Código Descripción Nivel Población (c) Presenta también un sub-menú oculto: Servicios, el cual se explicará posteriormente. Además, como ocurre con todas las pantallas secundarias en WinSIG, en el borde superior derecho contiene una serie de iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (d) Desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) en el extremo superior sobre el texto: “ Estructura” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . Aparecerá el listado de Organización del Sistema (Red de Servicios) definido en el ítem 1 Organización del Sistema. Proceda a seleccionar el nivel al que pertenece el establecimiento , para ello nuevamente desplace el cursor dentro de dicho listado sobre el texto del nivel donde está ubicado el establecimiento, recuerde que existen tres niveles de desagregación para Niveles Institucionales, de modo que puede que requiera seguir activando con doble “click” del RATÓN a varios niveles, por ejemplo a: “ Región X...” luego a: “ Departamento X...” ello con el fin de localizar el nivel específico al que pertenece el establecimiento. (e) Una vez ubicado con doble pulsación del botón izquierdo del RATÓN sobre el nivel correspondiente, desplace el cursor hacia la derecha, sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y actívelo. Aparecerán en el borde inferior de la pantalla dos botones de procedimiento: .Guardar .Cerrar 74
(f) Active el icono donde este aparezca. Luego inicie el ingreso de los datos para los campos Código, Descripción y Nivel (aparecerán las opciones definidas en el ítem 2 Niveles Institucionales). En el campo Población, proceda a anotar (caracteres numéricos) la población de adscripción del establecimiento en cuestión, si no conoce la población, este campo puede dejarse en blanco. (g) Después de ingresar los datos generales, seleccione el botón Guardar y Terminar. (h) Desplace el cursor sobre el sub-menú: Servicios (aparece como la etiqueta de un archivo o folder). Observará una nueva pantalla compuesta por dos ventanas, la de la parte superior ( denominada: Estructura de Servicios)contiene el listado de servicios, los mismos que se definieron en el ítem 5B Información de Servicios (si la lista es muy larga, puede navegar por ella utilizando la barrar de navegación que aparece en el borde derecho de la ventana). La ventana inferior ( denominada: Servicios del Establecimiento) aparecerá vacía pero se irá llenando conforme se vayan adjudicando servicios al establecimiento. (i) El procedimiento de adjudicación de servicios al establecimiento consiste en ubicarse en la ventana superior sobre el servicio que se pretende adjudicar y activar dos veces el botón izquierdo del RATÓN, podrá observar que el servicio seleccionado “pasa” a la ventana inferior ( si se equivoca en la selección o se arrepiente, simplemente ubíquese en la ventana inferior sobre el texto del servicio y repita el procedimiento a fin de “devolver” el servicio a la ventana superior). Repita el procedimiento de adjudicación tantas veces sea necesario hasta completar la lista de servicios del establecimiento. Si la lista de servicios adjudicados al establecimiento es muy larga, aparecerá una barra de navegación con el fin de facilitar la visualización de la misma. (j) Cuando haya terminado de hacer la adjudicación, verifique que los datos ingresados son correctos (de ser necesario utilice la barra de navegación). Caso contrario proceda a corregirlos. (k) Si los datos son correctos proceda a guardar la información ( botón de procedimiento: Guardar). La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (l) Posteriormente, para concluir la definición del establecimiento, desplace el cursor al botón de procedimiento: Cerrar y actívelo (de inmediato desaparecerán los botones de procedimiento Guardar y Cerrar indicando que la WinSIG ha aceptado la información). (m)Repita (m) Repita los pasos descritos en los ítem (d) al (k) para ingresar otros establecimientos. (n) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de Clases de Servicio que se han digitado. (o) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
6.2. INTEGRAR (REDISTRIBUIR) LOS DATOS DE UN SERVICIO A OTRO Usted tiene la opción de integrar los datos a otro servicio. Esto puede ser útil, por ejemplo, si se considera que no conviene mantener una sub-especialidad separada de la especialidad principal o que la información de varias salas se van a integrar en un servicio único. El procedimiento se describe a continuación. 75
(a) Repita los pasos (a) a (d), posteriormente, una vez ubicado el nivel de la red a la que pertenece el establecimiento, podrá usted visualizar en la ventana de la izquierda el nombre del establecimiento en cuestión. (b) Ubíquese dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) en el texto del nombre del establecimiento que se va a modificar: (c) Por ejemplo: Hospital El Progreso y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN (d) Desplace el cursor a la derecha sobre el sub-menú: Servicios (aparece como la etiqueta de un archivo o folder). Aparecerán dos ventanas: Estructura de Servicios (superior) y Servicios del Establecimiento (inferior). (e) El procedimiento de redistribución de servicios consiste en ubicarse en la ventana inferior sobre el servicio que se pretende redistribuir y activar pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (f) Activ Activee el ic icon onoo de Edi Editar tar y lue luego go puls pulsar ar dos dos vec veces es el el botó botónn izqu izquie ierd rdoo del del RATÓN en el servicio del cual se desea redistribuir los datos a otro. (g) Aparece una nueva pantalla denominada Acción la cual contiene un campo con botón de selección en su extremo, cuando active dicho botón, aparecen las opciones de: Borrar el servicio Borrar el servicio y pasar los datos a otro Dicha pantalla presenta en su borde inferior dos botones de procedimiento: Ejecutar y Cancelar. (h) Escoja la segunda opción (Borrar el servicio y pasar los datos a otro) aparecerá una leyenda: “Pasarle los datos al servicio”. Active el botón de selección en su extremo. Al activar dicho botón, aparece un listado de servicios a los cuales puede transferirse los datos. (i) Proceda a seleccionar con el cursor al servicio que será receptor de los datos que serán redistribuidos. Y posteriormente, si usted está seguro que la selección es correcta, proceda a activar el botón de procedimiento Ejecutar. Si, por otra parte, el usuario desea conservar los datos en el servicio original o tiene duda sober si la readjudicación ha sido la correcta, active el botón de procedimiento Cancelar para dejar sin efecto el procedimiento iniciado. (j) Notará que la ventana “ Acción” es sustituida por el sub-menú Servicios. Al activar el botón de procedimento Guardar , los datos se redistribuirán al nuevo servicio.
“Guardar” en este caso significa asegurar el cambio que se le ha hecho al establecimiento, es decir, eliminación total de uno de sus servicios, cuyos datos se perderán y no podrán recuperarse. (k) Posteriormente, para concluir la el proceso de readjudicación de servicios, active el botón de procedimiento: Cerrar y actívelo (de inmediato desaparecerán los botones de procedimiento Guardar y Cerrar indicando que la WinSIG ha aceptado la información). (l) Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
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6.3. NOTAS •
Para configurar un establecimiento es necesario que cada proceso contemplado en el menú principal “Configuración” se haya cumplido.
•
La experiencia demuestra que es posible cometer errores con el borrado de establecimientos, cuya información puede ser de interés institucional en fecha posterior. La decisión de borrar un establecimiento debe ser autorizada por el Director del Establecimiento, quien a su vez debe decidir sobre las bases de su propio interés, pero también del sistema de servicios al que pertenece.
•
Para los efectos del Sistema de Información Gerencial, se entiende por establecimiento un hospital, un centro ambulatorio o un programa de salud que reúna las siguientes condiciones: es una unidad orgánica claramente definida; unidades de producción cuantificables y asociadas con su objetivo principal; tiene recursos propios; cuantificables con facilidad y a un costo razonable; y su importancia relativa, tanto en costo como en su aporte a los objetivos institucionales es importante y merece ser considerada en forma más o menos independiente de otras unidades con las cuales guarda algún tipo de relación formal. La característica de ser permanente, como en el caso de un establecimiento, no es un requisito esencial para la utilización del SIG que permite también su aplicación en programas o proyectos que por su magnitud y importancia se justifique.
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CAPITULO IV
DATOS
El módulo “Datos” permite al usuario ingresar la información necesaria para producir indicadores y cuadros como instrumentos auxiliares en la gerencia de instituciones y sistemas de salud. WinSIG ha ampliado sus aplicaciones con respecto a la versión SIG 3.0 y ello se refleja en las opciones que aparecen en la siguiente pantalla. Las funciones que cada una de estas opciones cumple se resumen seguidamente: •
Captura mensual de datos: se refiere al ingreso de datos que mensualmente se lleva a cabo para generar la información del Sistema.
•
Matriz de Datos: cumple tres funciones principales: i) ingresos de los datos para un período dado; ii) generar una matriz para ordenar la recolección de datos, previo su ingreso; y iii) generar una matriz con datos de un período dado para verificación o uso en la programación y el presupuesto.
•
Formularios Básicos: permite imprimir una serie de formatos para recolección de datos. A efectos de evitar la proliferación de formularios, esta opción se usa excepcionalmente.
•
Indicadores: tiene información valiosa sobre los indicadores que emplea el SIG, desagregada en los siguientes títulos: Nombre del Indicador Descripción Fórmula Análisis e Implicaciones Ubicación del Indicador Condicionantes
•
Morbilidad: permite el ingreso de datos sobre morbilidad para incorporar esta importante variable en la gestión de servicios de salud. Este, al igual que los demás componentes de WinSIG, mantiene la estructura definida en el Menú secundario de “Configuración” de tal manera que la información pueda ser desagregada y agregada desde la especialidad, el servicio, el establecimiento y la red de servicios. Además, el usuario puede prescindir de esta estructura y emplearlo como un programa separado. Utiliza la Clasificación Internacional de Enfermedades: CIE-10.
•
Procedimientos: permite abrir cualquier unidad de producción en una cantidad teóricamente infinita de sub-actividades o procedimientos para su costeo. Conlleva un proceso de ponderación de los factores determinantes del costo de cada procedimiento, por ejemplo para Laboratorio Clínico: hematocrito, hemoglobina, glicemia, etc.
•
Insumos Esenciales: permite establecer una especie de tablas de datos básicos (código, descripción, unidad de medida, costo por unidad, etc.) de los insumos que se emplean en los protocolos y en algunos procedimientos. Se sugiere que al menos se ingrese el cuadro básico de medicamentos de la institución.
•
Protocolos: permite la definición de procedimientos e insumos requeridos para atender cada patología. Es necesario definir previamente la estructura de morbilidad. Asociado con la información de costos que genera el SIG permite sacar costos presuntivos por tipo de morbilidades. Específicamente se ingresan las siguientes variables: Tiempo de Recurso Humano, procedimientos de diagnóstico y de tratamiento, insumos esenciales, estancia promedio (en caso de protocolos para hospitalización). 78
•
Costeo pacientes: ofrece un procedimiento de bajo costo y alta precisión para calcular el costo de tratamiento de un paciente. En este menú se ingresan los datos de los pacientes atendidos, específicamente las siguientes variables: nombre, identificación, patrono, fecha de atención, diagnósticos, establecimiento y servicio donde fue atendido, insumos utilizados, procedimientos empleados (Laboratorio, Quirúrgicos, etc.).
•
Costeo procedimientos: Conlleva un proceso de ponderación de los factores determinantes del costo de cada procedimiento para cada servicio, por ejemplo para Laboratorio Clínico: hematocrito vrs. hemoglobina vrs. glicemia...etc.
•
GDRs: en este menú el usuario puede definir Grupos de Diagnóstico Relacionados. Se pueden definir dos variedades de GDR desde el punto de vista de costeo: GDR costeados por protocolos y GDR costeados directamente por el usuario.
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1.
CAPTURA MENSUAL DE DATOS
1.1. CAPTURA DE DATOS (a) Active el menú Datos del menú principal y posteriormente seleccione Captura de Datos del menú secundario. (b) Aparecerá una pantalla similar a una “hoja electrónica” de Excel conformada por tres secciones. Dicha pantalla contiene dos campos y un botón de procedimiento:
Establecimiento: ________
Fecha: _____
Aceptar..
..
(c) Proceda a seleccionar el establecimiento, luego la fecha. En caso de que ya existan datos ingresados de algún algún mes, mes, al activar el botón aparecerá el listado de dichos meses, y también aparece la opción de Nueva, que es la que debe escogerse para el ingreso de información de un mes por Aceptar.... de inmediato primera vez. Una vez seleccionada la fecha, proceda a activar el botón ....Aceptar puede ocurrir una de dos cosas:
Si seleccionó una fecha de un mes ya ingresado: se generará la matriz con los datos a fin de que usted proceda a editarlos.
Si seleccionó la opción de Nueva, la leyenda del botón Aceptar cambiará por Crear , y aparecerán dos espacios laterales al campo Fecha, el primero para el mes y el segundo para el año (el año se ingresa con 4 dígitos). Ubíquese con el cursor en cada campo para ingresar la información pertinente y posteriormente active el botón ..Crear.. de inmediato se generará la matriz para que inicie el ingreso de los datos.
Tiene cuatro opciones para movilizarse dentro cada una de las matrices: 1. Desplazarse por medio de las “teclas cursoras” ¬ tanto horizontal como verticalmente. 2. Utilizar las teclas “Pag. Arriba” (Pg Up) y “Pag. Abajo” (Pg Dn) lo lleva a la primera y última línea. 3. Utilizar las teclas “Inicio” (Home) y “Fin” (End) lo lleva a la primera y última celda de la matriz. 4. Desplazándose por medio de las barras de navegación, tanto horizontal como verticalmente. Ubicarse con el cursor en el sitio de su elección, además esta es la manera de moviliza de una matriz a otra dentro de la pantalla.
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(c) Notará que las matrices que aparecen presentan las características del establecimiento, previamente definidas en el menú de Configuración. Note en la primera columna izquierda algunos de los rubros de gasto, mientras otros serán visibles en la medida que usted se desplace hacia abajo. Las columnas a la derecha despliegan los servicios que son visibles. Los demás pueden se podrán ver en la medida que el usuario se desplace a la derecha. (d) Ubique el cursor en la columna correspondiente a algún servicio, v.g. servicio de Medicina para ingresar los datos correspondientes. Ubíquese con el cursor en la celda deseada y proceda a digitar (ingresar) los datos, al finalizar oprima la tecla ENTER. Repita la misma operación en las otras celdas según requerimiento. Usted puede desplazar el cursor donde desee introducir los datos. A diferencia del SIG 3.0, WinSIG le permite trabajar en cualquier orden, empleando el método flexible de desplazamiento que le permite el manejo del RATÓN . (e) Cuando haya concluido, verifique que los datos ingresados son correctos (utilice la barra de navegación). Caso contrario proceda a corregirlos simplemente ubicándose en la celda y reingresando el dato correcto. (f) Si los datos son correctos proceda a guardar la información (icono de guardar). Y posteriormente proceda a cerrar la pantalla utilizando el icono de salirse ubicado en el borde superior derecho de la pantalla: La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (g) Proceda a salirse del menú.
1.2. NOTAS •
El proceso de ingreso de datos a la matriz se cumple generalmente una vez al mes y sólo requiere unas horas o unos minutos de tiempo computadora, dependiendo de la complejidad del establecimiento.
•
Es importante, para la seguridad y exactitud de los datos, que el ingreso se haga baja la misma supervisión siempre. Puede ser conveniente además, que la persona que se encargue de coordinar la recolección de datos sea la misma que los ingrese o supervise su ingreso.
•
Al menos tres personas deben estar autorizadas para ingresar datos, de tal manera que no haya atrasos por ausencias ocasionales de cualquiera de ellos. Sin embargo, debería mantenerse un registro de las personas autorizadas para ingresar datos y de los datos y el mes que cada cual digitó.
La siguiente sección tiene una serie de notas importantes sobre el manejo de la matriz básica de datos. Se recomienda que sea analizada en conjunto con las notas de esta sección.
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2.
MATRIZ BÁSICA DE DATOS
La Matriz de Datos persigue tres propósitos fundamentales: 1. Generar formatos vacíos para el ordenamiento manual y revisión de la información, previo al ingreso de datos mediante el uso de WinSIG. 2. Generar la matriz con los datos ingresados para un período dado con el fin de verificar su veracidad. 3. Generar matrices por períodos más prolongados en apoyo principalmente al proceso de programación y presupuesto.
2.1. GENERAR UNA MATRIZ SIN DATOS (a) Desplace el cursor sobre la opción “ Matriz Básica” del Menú “Datos” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece la pantalla que se abajo para seleccionar el nivel en el cual usted desea trabajar. Desplace el cursor sobre cualquier parte de la leyenda “Establecimiento” o sobre el botón que aparece a su derecha y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece la pantalla “Matriz Básica” donde se le solicita información sobre las siguientes variables:
Nivel de agregación: __________ Ejecutado
Establecimiento: ______________ Contenido Insumos Producción Recurso Humano
Programado
Con datos del período
______ ______ Desde
Hasta
.Generar.
(b) Nivel de agregación: son cuatro opciones -- Establecimiento, División del sistema, Nivel de complejidad y General --. La opción que usted debe escoger para el ingreso de datos es la de Establecimiento (la utilidad de las otras opciones se explicarán mas adelante). (c) Seleccione el establecimiento cuya configuración determinará la configuración de la Matriz. Desplace el cursor sobre el campo “Establecimiento”, luego sobre el nombre del establecimiento deseado y pulse una vez el botón izquierdo del RATÓN . (d) Desplace el cursor sobre cualquier parte de la leyenda “Ejecutado” o sobre el botón que aparece a su izquierda y pulse una vez el botón izquierdo del RATÓN . (e) Desplace el cursor sobre los botones de “ Contenido” (parte inferior izquierda de la pantalla) y pulse una vez el botón izquierdo del RATÓN para ejecutar la selección. 82
Usted puede seleccionar todas las tres opciones que aparecen bajo contenido o cualquier combinación de ellas. Cuando se está iniciando la aplicación del SIG es conveniente tener una o más impresiones para que quienes participen en el proceso tengan una visión de conjunto del tipo y estructura de datos que emplea el SIG. Para el registro manual de datos, es recomendable sacar por separado Insumos, luego producción de los servicios finales y complementarios y finalmente recurso humano.
(f) Como lo se busca es la impresión de una matriz vacía, ignore las fechas desplazando el cursor sobre el botón ....Generar Generar.... para ejecutar la selección. De inmediato se generará una nueva pantalla con la Matriz Básica del establecimiento seleccionado. (g) Finalmente para obtener la matriz impresa desplace el cursor sobre el icono de impresión y actívelo (ejecute los procedimientos de impresión ya explicados en el capítulo de Procedimientos Comunes: imprimir).
La Matriz es grande y sólo puede generarse por secciones o páginas que luego habrá que relacionar. Si se cuenta con una impresora de carro ancho, WinSIG detecta cuando está alimentada con papel continuo y genera los informes en forma integrada. (h) Verifique que la impresora está encendida y lista para imprimir. Si usted desea cancelar la operación, seleccione “Salir”. Caso contrario desplace el cursor sobre el botón “Imprimir” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN para ejecutar el proceso de impresión. El procedimiento es similar para sacar la matriz de una red de servicios (opción “General”), de un área sanitaria (“División del Sistema”) o de un nivel institucional ( “Nivel Institucional”).
2.2. GENERAR UNA MATRIZ CON DATOS (a) Repita los pasos 2.1.(a) al (e) de la Sección anterior. (b) En la pantalla “Matriz Básicas” en el segmento que tiene el encabezado “Con Datos del Período” desplace el cursor sobre el botón de selección del campo “Desde” y seleccione el mes. Repita el procedimiento con el campo “Hasta”. (c) Active el botón ..Generar.. para generar el informe. Repita los pasos 2.1.(g) al (h) de la Sección anterior.
2.3. GUARDAR UNA MATRIZ CON DATOS (a) Para la programación y el presupuesto conviene contar con datos de un período razonablemente largo, preferiblemente del año inmediato anterior. Para ello es necesario generar la matriz mediante el procedimiento anterior y guardarla en la base de datos de WinSIG. (b) Complete los pasos 2.2.(a) y (b) señalados en la sección inmediata anterior. Luego de generar la matriz, desplace el cursor sobre el icono de “Guardar” y actívelo. En la parte superior de la matriz aparece una nueva sección denominada “Guardar Como” que contiene los siguientes campos:
Guardar como: 83
Fecha: __ ____ Ejecutado Programado ..Aceptar.. (c) El nombre del archivo es el mismo que usted escriba en el campo “Fecha”. Desplace el cursor sobre ese campo y escriba el año al que pertenecen los datos o el mes y el año por los cuales usted podrá localizar eventualmente la matriz. (d) Desplace el cursor sobre “Ejecutado” o “Programado” y pulse una vez el botón izquierdo del RATÓN para activar una de las dos opciones. Desplace el cursor sobre el botón “Aceptar” y pulse una vez el botón izquierdo del RATÓN . Espere unos segundos, la pantalla “Guardar Como” desaparece indicando que la información ya ha quedado asegurada en la base de datos de WinSIG y podrá ser empleada más tarde cuando usted lo requiera.
Nota: Se sugiere que la matriz sea identificada solo con el año a que corresponde la información, ignorando el mes que parece irrelevante en todo caso. Para ello usted puede ignorar en el campo “Fecha” la parte correspondiente al mes y escribir sólo el año. Localización del Archivo: si en el procedimiento anterior usted seleccionó “Ejecutado” el archivo será guardado en el módulo captura de datos y podrá ser recuperado mediante el procedimiento descrito oportunamente. Por otra parte, si usted seleccionó “Programado” el archivo será guardado en el módulo de Programación y Presupuesto (ver capítulo del Módulo de Análisis, opción Programación y Presupuesto).
2.4. NOTAS •
La matriz es la fuente primaria de datos para generar los indicadores y cuadros del SIG. El éxito de las operaciones que usted realice depende de tres factores principales: la calidad del trabajo hecho en la definición de las variables incluidas en el Menú secundario de Configuración; la exactitud de los datos aportados por cada servicio o persona responsable dentro del establecimiento y; la exactitud en el ingreso de los datos a la Matriz.
•
Para eliminar toda posibilidad de error, se sugiere el siguiente procedimiento de recolección de datos: 1. Obtenga una copia o lista de los servicios del establecimiento y distribúyala a cada persona encargada de proveer información. 2. Ponga una fecha límite para la entrega de la información. Como principio general los datos de un mes cualquiera deberían estar listos en la primera semana del mes inmediato posterior. 3. Cada proveedor de información debe tener muy claro cuál es la información que se le solicita y cuál debe ser el formato en que la debe presentar. Evite en lo posible que personas de distintas unidades manipulen una misma información, por ejemplo, que una establezca los montos de consumo del período y otra calcule los costos. 4. Es conveniente que una sola persona sea la encargada de centralizar la información e ingresar los datos en la Matriz. Frecuentemente esta responsabilidad la asume la administración o la unidad de estadísticas y registros médicos.
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5. Hasta tanto el personal adquiera la disciplina de recolección de datos y entienda los procesos asociados con el SIG, es importante mantener una Matriz con datos para consulta. La Matriz permite visualizar mejor el ordenamiento de los datos y las relaciones entre distintas unidades o fuentes de información. 6. En general se recomienda trasladar a mano la información a una matriz vacía y verificar posibles inconsistencias en los datos mismos o en su distribución. Una vez ingresados, se debe reproducir una matriz con datos para hacer una nueva verificación. 7. La recolección de datos está de alguna manera asociada con el uso de los mismos. Los proveedores de información brindarán una contribución más eficaz si conocen el propósito del SIG y comparten los resultados respectivos. Los cuadros individuales de cada mes deben ser generados y entregados a cada servicio. •
Por lo menos tres personas deben conocer los procedimientos de ingreso de datos a la Matriz. De esta manera se evitarán atrasos por ausencias temporales o cambios en la asignación de funciones.
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3.
FORMULARIOS BÁSICOS
Este módulo contiene una serie de formatos que pueden ser empleados como instrumentos auxiliares de recolección y ordenamiento de los datos empleados por el Programa. Es necesario hacer una fuerte advertencia a los usuarios potenciales de estos formatos. La experiencia demuestra que en la gran mayoría de los casos, las unidades proveedoras de datos para WinSIG tienen sus propios métodos de recopilación de información y que éstos son adecuados a los requerimientos del Programa. En consecuencia el uso de nuevos formatos ha sido generalmente innecesario y además corre el riesgo de producir burocracia e ineficiencia adicional. En todo caso, se sugiere que cuando se considere la posibilidad de emplear estos formatos, se cumpla con los siguientes pasos: •
Verifique con las fuentes primarias de información (jefaturas y técnicos de los servicios) no cuentan con los medios para recolectar y ordenar los datos en la forma que lo demanda WinSIG.
•
Deje que sean las jefaturas y técnicos lo que evalúen los formatos y permítales que sean ellos los que tomen la decisión de adoptarlos.
•
Siempre parta de la presunción que los mecanismos actuales de recolección y ordenamiento de datos son adecuados. Valide esta presunción con la experiencia real de aplicación del SIG.
3.1. IMPRESIÓN DE FORMULARIOS (a) Desplace el cursor al menú principal Datos. Seleccione el menú secundario Formularios Básicos. y pulse una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece superpuesta la pantalla Formularios Básicos de Datos. (b) Desplace el cursor sobre la ventana “Establecimientos”. Si el establecimiento que usted busca no está expuesto en la ventana, navegue en el documento hasta que lo localice. Ubique el cursor sobre dicho establecimiento y pulse dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (c) La pantalla despliega las características del establecimiento. Ignore los campos (Nivel, División y Población) que aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana, ya que estos son manipulados internamente por WinSIG. (d) Seleccione el tipo de formulario que usted desea imprimir. Hay tres categorías en los botones de sub-menús (como etiquetas de un folder): Insumos, Producción y Recursos Humanos. Desplace el cursor sobre su opción y actívela. Aparecen de inmediato elementos que usted ha seleccionado según modifique su selección.
Todos.. note que de (e) Si usted desea incluir a todos los elementos de una categoría, active el botón ..Todos.. inmediato se “oscurece” toda la ventana que contiene el listado de datos, sean estos insumos, producción o recursos humanos. Si usted no desea incluir todos los elementos en referencia, desplácese al botón ..Algunos.. Algunos.. y actívelo. Notará que las marcas referidas desaparecen.
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(f) Para seleccionar solo algunos de los elementos contenidos en cada categoría, mantenga oprimida la tecla de función “Ctrl” y con el cursor vaya seleccionando aquellos de su interés y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Note que se va “oscureciendo” individualmente para cada elemento indicando que está seleccionado. (g) Desplace el cursor sobre el icono “Imprimir” y actívelo. (ejecute los procedimientos de impresión ya explicados en el capítulo de Procedimientos Comunes: imprimir IMPRIMIR).
3.2. NOTAS •
Recuerde que no siempre es necesario crear nuevos formatos de recolección de datos. Los que ofrece el WinSIG son ayudas opcionales para aquellos casos en donde se consideren necesarios y útiles. Refiérase a las notas al principio de esta Sección.
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4.
INDICADORES
El componente de Indicadores ofrece información sobre el significado y uso de los indicadores críticos en los procesos de análisis institucional, selección de problemas relevantes y toma de decisiones estratégicas. Esta información esta organizada en los siguientes puntos: Nombre del indicador Descripción Fórmula estadística o matemática Orientaciones para análisis e interpretación Ubicación del indicador Factores que influyen su comportamiento El usuario puede además ingresar sus propios indicadores, obtener informes impresos de los existentes o modificarlos en la forma que estime apropiado. Los indicadores son el producto final que el Sistema de Información Gerencial genera para facilitar la gestión de los servicios de salud. Aunque predominan los referidos a productividad, la mayoría están integralmente relacionados con equidad, eficacia y eficiencia, según se podrá apreciar posteriormente. Cada indicador cumple una función específica, pero los procesos de gestión con frecuencia requieren del uso articulado de conjuntos de indicadores. El SIG no intenta reinventar conceptos, muchos de los cuales se han venido manejando por años en las estadísticas y en los sistemas de información tradicionales. El aporte del SIG es, principalmente en dos direcciones. Primero, agrega algunos elementos nuevos en el contexto de la salud, emulando recursos propios de la gerencia empresarial, por ejemplo aquellos relativos a costo/eficacia y costo/equidad (como disponer y usar de los recursos en la mejor forma para lograr mayor eficacia y equidad, al menor costo posible), productividad, análisis institucional, etc. Segundo, mientras la información tradicional ha tenido de hecho una utilidad principalmente histórica, desarticulada del quehacer inmediato de la administración, el tratamiento que le da el SIG es más fluido y genera una mayor oportunidad de uso para la toma de decisiones gerenciales críticas (Ver ANEXO III del archivo AnexosCastellano). El propósito es, en primer lugar, promover un cambio en los estilos de gestión -frecuentemente caracterizados por la improvisación y la actuación en condiciones de incertidumbre- mediante la introducción de métodos cuantitativos estratégicos que permitan la movilización de recursos, para lograr metas más elevadas de extensión de cobertura y el mejor aprovechamiento de los recursos escasos disponibles o accesibles; y, en segundo lugar, proporcionar a quienes cumplen funciones docentes en programas de educación y capacitación instrumentos relevantes a los retos de cambio del sector salud. Para entender mejor su intencionalidad y a pesar de que aquí no se sigue este ordenamiento en forma estricta, conviene percibir los indicadores en cuatro grandes categorías: 1. Cobertura, producción y distribución de recursos: contribuyen al análisis de situación y toma de decisiones gerenciales relativas a los niveles de cobertura, su relación con el monto y estructura de la producción de servicios y el efecto en equidad de la distribución de recursos. 2. Productividad y utilización de recursos: facilita la toma de decisiones sobre los factores institucionales y de uso de recursos que limitan la capacidad productiva de una organización individual o de una red de servicios de salud.
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3. Dotación, combinación, distribución y productividad del recurso humano: dado su impacto particular en los procesos de cambio, en costo y en los productos del sistema de salud, el SIG da un tratamiento especial al personal, dentro el conjunto de los recursos. 4. Costo y financiamiento: ofrece información tradicionalmente ausente en la gestión de sistemas de salud, relacionados con los costos de operación y, principalmente, con las alternativas de movilización de recursos que ofrecen mayores posibilidades productivas y menores presiones sobre el financiamiento institucional.
4.1. CONSULTAR INDICADORES (a) Desplace el cursor al menú principal Datos. Seleccione el menú secundario Indicadores y actívelo. Aparece superpuesta la pantalla Indicadores. (b) Desplace el cursor sobre los iconos de navegación ubicados en en el borde derecho de la pantalla a fin de ir revisando la lista de indicadores, el nombre aparece en el campo “Nombre del Indicador”. (c) Se visualizarán los diferentes sub-menús: Descripción, Localización, Fórmula, Condicionantes, Análisis e Interpretación. (d) Proceda a navegar por dichos sub-menús activándolos con el cursor. (e) El usuario tiene la posibilidad de editar, imprimir e incluso proceder al ingreso de nuevos indicadores siguiendo los procedimientos estándar explicados en el Capítulo II.
4.2. NOTAS •
Nótese que los indicadores contienen una amplia información para guiar su aplicación en procesos de gestión de servicios de salud. No es necesario agregar notas adicionales en este caso. Refiérase al Capítulo Indicadores de la publicación Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud para mayor información.
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5.
MORBILIDAD
El componente de Morbilidad tiene una variedad de importantes aplicaciones en la gestión sanitaria y está asociado con varias funciones del SIG. Sugerimos que antes de proceder a usar el Programa, se lean las notas que aparecen al final de la próxima sección “Protocolos”, como una ayuda para que el usuario defina con claridad sus objetivos y pueda hacer un mejor de las posibilidades que ofrece WinSIG. Aún más, la morbilidad constituye el punto de partida de los protocolos, razón por la cual es igualmente importante leer las notas que aparecen en esa sección. WinSIG tiene incorporada una tabla con la Décima Clasificación Internacional de Enfermedades de la Organización Mundial de la Salud como estándar de la OMS preparada en consulta con los países miembros; por consiguiente, recomendamos que los usuarios no modifiquen sus definiciones o códigos. Cualquier sugerencia en cuanto a cambios en la CIE-10 debe presentarse al Comité de la CIE de la OMS en Ginebra. El usuario es totalmente responsable por cualquier cambio hecho a esta base de datos. Las opción que se incorporan en este componente es la siguiente: 1. Consiste en crear el universo de patologías que cada usuario desea usar en sus aplicaciones. Permite el ingreso de datos de morbilidad ocurridos durante un período dado. Esta información tiene aplicaciones más eficaces si esos datos se refieren a servicios específicos de un establecimiento. Sin embargo, el Programa puede ser usado para ingresar datos en un plano general, de una red de servicios, de niveles de complejidad o de un establecimiento. El nivel de la aplicación está en función de los objetivos de la información. 2. Este módulo tiene las mismas características de flexibilidad que hemos destacado para otros componentes de WinSIG. Sin embargo, tanto por razones de convicción institucional como por las demandas de los procesos de modernización del Estado, el Programa privilegia la acción descentralizada de los gerentes locales. En consecuencia, WinSIG está diseñado para permitir la interacción de los profesionales, técnicos y personal general con sus distintos módulos, especialmente aquellos que contribuyen a conformar un marco normativo institucional. Si bien, hay algunos parámetros que pueden tener aplicación más o menos universal en un contexto nacional, la gran mayoría están condicionados por el contexto social propio de cada establecimiento o programa.
5.1. INGRESO DE DATOS DE MORBILIDAD (a) Desplace el cursor al menú secundario “Morbilidad” del menú “Datos” y actívelo. Aparece una pantalla con dos sub-menús: Lista de Morbilidad y Casos de Morbilidad. Se solicita ingresar información en los siguientes campos: Nivel de agregación Establecimiento Servicio Desde y Hasta (b) En la pantalla de Casos de morbilidad, desplace el cursor sobre el icono de ingresos nuevos y actívelo. Posteriormente proceda a hacer la selección e ingreso de datos para cada uno de los campos mencionados en el ítem anterior. 90
(c) A continuación, en la pantalla Lista de Morbilidad seleccione el icono de Buscar y se abrirá una ventana que le permitirá ingresar elementos de identificación de la morbilidad que va a ingresar. (d) Si ubica el cursor sobre el título “ Código” la tabla de morbilidad se ordena por código, esta opción es para aquellos casos en que el digitador domina la codificación de la CIE-10. Si ubica el cursor sobre el título “Descripción” la tabla se ordenará alfabéticamente; en cualquier caso, espere unos segundos para que WinSIG ordene la tabla. En el caso que el usuario no domina la CIE-10, puede ingresar en la ventana “Información a buscar” uno ó mas caracteres con que inicia el nombre de la patología, ya sea del código o de la descripción según sea su elección en “ Buscar por”, de la morbilidad que desee encontrar (por ejemplo, deberá oprimir la tecla N , en caso de que esté buscando el diagnóstico de Neumonía), haga doble click en “ Ejecutar” (espere unos segundos para que WinSIG ordene la tabla), y podrá notar que la ventana del listado de morbilidades se traslada a la sección de la CIE-10 que inicia con la letra “N” . (e) Localice la morbilidad navegando mediante la barra de navegación y actívela con el cursor, ubicándose en el código de la morbilidad y oprimiendo una vez el botón izquierdo del RATÓN (notará que la celda está “activada” porque se observará cambio de color al pulsar intermitentemente el cursor), luego oprima la tecla ENTER y el cursor será desplazado al campo “No. Casos” de la pantalla “ Casos de morbilidad” e ingrese el dato pertinente y luego oprima la tecla ENTER. (f) Para ingresar datos de otra morbilidad, nuevamente movilice el cursor sobre el código de la morbilidad buscada, oprima una vez el botón izquierdo del RATÓN , a fin de que se “ active” la celda, luego oprima la tecla ENTER, con el cursor en el campo “No. Casos” ingrese el dato pertinente y luego oprima la tecla ENTER. Repita la operación las veces que sea necesario hasta ingresar la lista completa de morbilidades. (g) Posteriormente seleccione y active el icono de guardar: . Puede ir verificando el ingreso de la información activando en forma alternada el sub-menú “ Casos de Morbilidad” y regresando al sub-menú “ Lista de Morbilidad” . (h) Cuando termine el ingreso de la morbilidades de un Servicio, proceda a seleccionar otro Servicio, a fin de continuar el ingreso de morbilidades para otras unidades de atención. Para ello repita los procedimientos descritos del ítem (a) al (g). Al finalizar una serie de ingresos de casos seleccione y active el icono de de salida para que la información quede grabada. (i) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
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5.2. VER REGISTROS DE MORBILIDAD (a) Active el sub-menú Casos de Morbilidad. (b) Utilice los botones de navegación < > a fin de ir visualizando diferentes servicios. Podrá observar que al activar estos botones, se modifica el nombre del servicio en el campo Establecimiento, así como también los de fecha y consecuentemente la lista de morbilidades. (c) Proceda a navegar y/o imprimir siguiendo los procedimientos descritos en el Capítulo II. Note la composición de la anterior pantalla. En la parte superior aparece un establecimiento y uno de sus servicios. A éste está ligado una morbilidad para un período dado. El número de casos del período está desplegado en la parte inferior izquierda y el peso relativo dentro del conjunto. A continuación se muestra el porcentaje acumulado, o la proporción del total de casos comprendido por la presente patología y todas las que le anteceden. Si bien el Programa puede operar a otros niveles, el servicio o aún la especialidad ofrecen las mejores posibilidades de uso de la estructura de morbilidad en procesos de gestión clínica y gerencial.
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6.
TABLA DE PROCEDIMIENTOS
En esta sección se definen los procedimientos que genera cada servicio de apoyo terapéutico, diagnóstico, general o administrativo y constituye un insumo esencial en la determinación de protocolos. Nótese que el procedimiento es una apertura más detallada de las dos unidades de producción establecidas en la configuración para cada servicio.
6.1. DEFINIR LOS PROCEDIMIENTOS DE UN SERVICIO (a) Seleccione el menú secundario Procedimientos del menú Datos. Aparecerá una pantalla conformada por dos secciones: una ventana blanca del lado izquierdo con el texto “ Servicios” en el extremo superior y del lado derecho una ventana gris con dos columnas: Código y Descripción. Además, como ocurre con todas las pantallas secundarias en WinSIG, en el borde superior derecho contiene una serie de iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (b) Desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) en el extremo superior sobre el texto: “ Servicios” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN. De inmediato aparecerá una lista colateral (debajo de Servicios) con el listado de Clases de Servicio definidos durante los procedimientos de Configuración. (c) Nuevamente desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre el texto que corresponda a la clase de servicios de apoyo, por ejemplo: “ Apoyo Interno” o podría denominarse también “ Serv. Apoyo al Diag. y al Tratam.” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN. De inmediato aparecerá una lista colateral (debajo de Servicios) con el listado de los Servicios definidos durante los procedimientos de Configuración. (d) Ubique el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre el texto que corresponda esta vez al Servicio al que se le definirán procedimientos y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN para activarlo. (e) Desplace el cursor sobre el icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerá una fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código y Descripción (f) Desplace el cursor sobre la fila de la columna Código y actívela oprimiendo la tecla ENTER (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda) e ingrese el número correspondiente, luego oprima nuevamente la tecla ENTER. Posteriormente ubíquese en el campo Descripción, actívela oprimiendo la tecla ENTER y proceda anotar el nombre del procedimiento que se está ingresando, luego oprima nuevamente la tecla ENTER. (g) Para continuar ingresando procedimientos, desplace nuevamente el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y actívelo. Aparecerá otra fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código y Descripción con el fin de que ingrese otro nuevo procedimiento. (h) Repita los pasos descritos en los ítem (c) al (g). para ingresar todos los códigos y descripciones para el resto de los Servicios a los cuales se le definirán procedimientos. 93
(i) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (j) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (k) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de Clases de Servicio que han sido digitados. (l) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
6.2. NOTAS •
Recuerde que la elaboración de la tabla de procedimientos es un recurso de ordenamiento interno de datos del Programa para su empleo por otros módulos, especialmente el de protocolos.
•
La definición de procedimientos consiste en tomar una de las dos unidades de producción de un servicio y desagregarla en unidades menores. Cada unidad tiene generalmente demandas diferentes de recursos y por tanto costos diferentes.
•
Los principios generales de definición de procedimientos pueden ser aplicados a cualquier servicio, independientemente de su naturaleza (terapéutica, diagnóstica, general, administrativo o mixto). Hay dos propósitos esenciales en este proceso: 1. Crear un mecanismo de rendición de cuentas tanto el plano de la actuación individual como colectiva (unidades orgánicas) y promover la toma de decisiones racionales en cuanto a la mejor combinación de recursos que los objetivos sociales/institucionales demandan. La información que ofrece WinSIG permite definir distintos escenarios con distintas combinaciones de costo/eficacia. 2. Definir los insumos que son esenciales para garantizar una atención adecuada con el uso más económico posible de los recursos existentes.
•
Como buen ejercicio de la administración, es importante dar prioridad a aquellos servicios que tienen un mayor impacto en la calidad de los servicios y en el costo de la producción. Se destacan los siguientes: 1. Sedes institucionales (v.g. las sedes centrales de los ministerios y de las instituciones de seguridad social). 2. En instituciones de prestación de servicios de salud:
Dirección/Administración
Unidades de cuidados intensivos e intermedios
Centros de operaciones
Laboratorios
Diagnóstico por imágenes 94
•
Tratamiento de medicina física
Tratamiento por radiación
Dietética
Mantenimiento
Es posible que el usuario tienda a relacionar los procedimientos con los servicios médicos y afines. Sin embargo, para los efectos de WinSIG conviene aclarar que un procedimiento no es otra cosa que la desagregación de una unidad de producción principal en unidades menores, a fin de dar respuesta a una gama mayor de objetivos institucionales. Por ejemplo, la información actual que ofrece el SIG 3.0 es adecuada para procesos de racionalización institucional, pero inadecuada para costeo individual por paciente atendido.
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7.
INSUMOS ESENCIALES
En esta sección se define la tabla de insumos materiales y de sus respectivas unidades de medida, que luego serán empleados en los protocolos de atención y en otras aplicaciones de WinSIG. Nótese que el procedimiento consiste en tomar cualquiera de los rubros de gasto previamente definidos y desagregarlos en componentes más específicos. El concepto de insumos esenciales implica la selección de aquellos rubros que tienen un alto impacto en el costo global de la atención. Por la estrecha relación que las unidades tienen con los insumos, se trata en esta sección los procedimientos tanto relativos a insumos como a unidades, aunque en el Programa se ambas variables se manejan en dos opciones del menú de datos.
7.1. DEFINIR INSUMOS (a) Selección el menú secundario Insumos Esenciales del menú Datos. Aparecerá una pantalla conformada por dos secciones: una ventana blanca del lado izquierdo con el listado de insumos definidos en la Configuración Sistema (por ejemplo: Servicios Personales, Insumos Materiales...). Y del lado derecho una ventana gris con cuatro columnas: Código, Descripción, Costo y Unidad. Además, como ocurre con todas las pantallas secundarias en WinSIG, en el borde superior derecho contiene una serie de iconos ya descritos en el ítem 1.3 del capítulo I . (b) Desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) en el extremo superior sobre el texto de la Clase de Insumo al que se le definirán insumos esenciales y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . De inmediato aparecerá una lista colateral con el listado de Tipos de Insumos definidos durante la Configuración del Sistema. Nuevamente desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre el texto que corresponda al insumo material al cual se le ingresarán insumos esenciales, por ejemplo: ““ Medicamentos” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN . para activarlo. (c) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerá una fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código, Descripción, Costo y Unidad. (d) Desplace el cursor sobre la fila de la columna Código oprima la tecla ENTER (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda) e ingrese el número correspondiente y nuevamente oprima la tecla ENTER. Posteriormente ubíquese en el resto de los campos: Descripción, Costo y Unidad a fin de anotar los datos pertinentes siguiendo el mismo procedimiento de digitación.
Nota: la primera vez que ingrese insumos esenciales usted deberá también elaborar primero una tabla para las unidades de medida (el procedimiento se describe en el ítem No. 7.3: Definición de Unidades de Medida).
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(e) Una vez digitado toda la información, información, para un único insumo, proceda a ingresar la información para el resto de los insumos. Para ello desplace nuevamente el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y actívelo a fin de generar una nueva fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código, Descripción, etc. Y proceda a ingresar la información de otro insumo esencial. (f) Repita los pasos descritos en los ítem (c) al (h) para ingresar todos los códigos y descripciones para el resto de los Insumos. (g) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Podrá monitorear los datos ingresados navegando por la ventana del lado izquierdo de la pantalla secundaria, donde aparece la lista de Clases de Insumos que se han digitado. (j) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
7.2. NOTAS •
Note que el procedimiento anterior tiene por objeto desagregar un rubro o categoría de insumos en unidades menores o tipos específicos de insumos, por ejemplo los medicamentos en drogas específicas, reactivos en tipos de reactivos, etc.
•
La naturaleza de cada rubro posiblemente determine distintos niveles y tipos de desagregación.
•
Es importante verificar si las unidades especializadas en gestión de materiales y suministros tienen definidas esas unidades y en su caso si pueden ser adoptadas con su propia codificación.
•
La uniformidad de los códigos no tiene que aplicarse a todo tipo de insumo. De hecho, es posible que el sistema de códigos de los productos farmacéuticos varíe sustancialmente, por ejemplo, de los materiales de construcción.
•
El código no tiene que incluir al producto padre, ya que WinSIG se encarga internamente de establecer esta relación.
•
Es importante aplicar un criterio selectivo en la definición de los insumos esenciales a ser desagregados. A título de ejemplo, en la atención médica el material e instrumental médico quirúrgico y los medicamentos definen en gran medida el costo total y unitario de los insumos materiales.
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7.3. DEFINIR UNIDADES DE MEDIDA (a) Seleccione el menú secundario Insumos Esenciales del menú Datos. Aparecerá una pantalla conformada por dos secciones: una ventana blanca del lado izquierdo con el listado de insumos definidos en la Configuración Sistema (por ejemplo: Servicios Personales, Insumos Materiales...). Y del lado derecho una ventana gris con cuatro columnas: Código, Descripción, Costo y Unidad. Además, como ocurre con todas las pantallas secundarias en WinSIG, en el borde superior derecho contiene una serie de iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (b) Desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) en el extremo superior sobre el texto de la Clase de Insumo al que se le definirán insumos esenciales y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN. De inmediato aparecerá una lista colateral con el listado de Tipos de Insumos definidos durante la Configuración del Sistema. (c) Nuevamente desplace el cursor dentro de la ventana (lado izquierdo de la pantalla) sobre el texto que corresponda al insumo material al cual se le ingresarán insumos esenciales, por ejemplo: ““ Medicamentos” y presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN. para activarlo. (d) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerá una fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código, Descripción, Costo y Unidad. (e) Desplace el cursor sobre la fila de la columna Código oprima la tecla ENTER (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda) e ingrese el número correspondiente y nuevamente oprima la tecla ENTER. Posteriormente ubíquese en el resto de los campos: Descripción y Costo. (f) Al llegar a la columna de Unidad y activarla, notará que aparecerá un icono de selección , actívelo con el RATÓN , y seleccione la opción Editar y posteriormente oprima la tecla ENTER. Aparecerá una nueva fila conformada por dos columnas: Código y Descripción. (g) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparecerá una fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código y Descripción. (h) Desplace el cursor sobre la fila de la columna Código oprima la tecla ENTER (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda) e ingrese el número correspondiente, por ejemplo: 10 y nuevamente oprima la tecla ENTER. Posteriormente ubíquese en el campo: Descripción e ingrese la información, por ejemplo: tabletas. (i) Una vez digitada la descripción, de la unidad de medida, medida, proceda a ingresar la información para el resto de las unidades de medida a definir. Para ello desplace nuevamente el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y actívelo a fin de generar una nueva fila en blanco debajo de los nombres de las columnas Código y Descripción. Y proceda a ingresar la información de otro del resto de las unidades de medida, repitiendo en procedimiento cuantas veces sea necesario. (j) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos.
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(k) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (l) Una vez digitadas todas las unidades de medida, desplace el cursor sobre botón Cerrar ubicado en el extremo inferior derecho de la pantalla y actívelo a fin de regresar a la pantalla de ingreso de Insumos Esenciales. Continué ingresando la información de Insumos. Según se indica en el ítem 7.1. (m) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
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8.
PROTOCOLOS
Los protocolos constituyen la base de la excelencia clínica y un elemento importante en la gestión de la calidad de los servicios y del establecimiento en general. Su contenido lo determina la definición, por causa de morbilidad, de los criterios de diagnóstico, el recurso humano que participa en la prestación directa de servicios, los insumos esenciales, v.g. medicamentos y material médico quirúrgico, y los procedimientos diagnósticos y terapéuticos. Estas opciones están incluidas en el presente módulo, aunque el promedio de estancia que forma parte del módulo Morbilidad, es a su vez un componente del Protocolo. Además, para la operación de los Protocolos es esencial contar con las tablas a que se refieren las opciones “Procedimientos” e “Insumos Esenciales” que anteceden a la opción “Protocolos”. Es importante que usted tenga una visión de conjunto de los componentes de este módulo y sus funciones en la definición y uso de los protocolos. (Véase un ejemplo en el ANEXO V sobre Diseño de protocolos del archivo AnexosCastellano). •
Insumos esenciales: implica la definición del insumo y en que medida se aplica para tratar una morbilidad que está amarrada a un servicio y a un establecimiento .
•
Recurso Humano: definición del tipo y cantidad de horas personal que se aplican en el tratamiento de una morbilidad que está amarrada a un servicio y a un establecimiento .
•
Procedimientos: son los medios auxiliares diagnósticos y terapéuticos que se aplican en el tratamiento de una morbilidad que está amarrada a un servicio y a un establecimiento .
•
Narrativos: es la descripción del proceso de tratamiento de una morbilidad. Incluye: (i) Diagnóstico; (ii) Tratamiento; (iii) Criterios de ingreso del paciente; (iv) Criterio de egreso del paciente; y (v) Recursos críticos necesarios.
8.1. INGRESO DE PROTOCOLOS (a) Seleccione el menú secundario Protocolos del menú Datos. Aparecerá una pantalla conformada con 5 sub-menús: Insumos Materiales, Recurso Humano, Procedimientos, Narrativos y Días Estancia. En el borde superior derecho se encuentras los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del capítulo I . Usted puede activar indistintamente cualquiera de los sub-menús. Cada uno de ellos solicita información sobre 3 variables específicas: Nivel de Agregación, Establecimiento y Servicio. Seguidamente se explica el procedimiento para ingresar protocolos para un establecimiento, el usuario tiene la posibilidad de escoger el nivel de agregación de los datos a ingresar. El nivel de Establecimiento es tan solo una de estas opciones. Refiérase al ítem de Agregar/ Desagregar Desagregar datos del capítulo II .
8.1.1. Ingreso del parámetro de dí as estancia por morbilidad (mí nimo y máximo) (a) Ingrese al sub-menú Días Estancia para iniciar el ingreso de la información. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. 100
En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran protocolos.
(b) Se presenta una pantalla (similar a una hoja electrónica) que contiene el listado de morbilidades atendidas en el servicio (si esta pantalla no presenta listado de morbilidades proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 5.1 de Registro de Morbilidades). (c) Cada morbilidad tiene dos columnas para ingreso de datos: Mínimo y Máximo. En estas de debe ingresar el promedio de estancia establecido como “recomendable” o aceptable para su manejo en servicio correspondiente (parámetro de estancia promedio) . Código
Descripción
A04.0 E10.0
Infección debida a Eschericia coli enteropatógena Diabetes Mellitus insulinodependiente, con coma
J15.9
Neumonía bacteriana, no especificada
Mínimo
Máximo
3
4
Comentario [HC1]: Ubíque aquí el
(d) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda) , digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (e) Ejecute el mismo procedimiento para todas las morbilidades de la lista. Al finalizar verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (f) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (g) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes).
8.1.2. Ingreso de Insumos Materiales por Protocolo (a) Una vez digitada toda la información, para las estancias. Active el sub-menú de Insumo Material para iniciar el ingreso de la información. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran protocolos. Se presenta una pantalla con dos ventanas (similar a una hoja electrónica). La primer ventana presenta el listado de morbilidades atendidas en el servicio (si esta pantalla no presenta listado de morbilidades proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 5.1 de Registro de Morbilidades). La segunda ventana presenta el listado de clases de Rubros Insumos definidos en el capítulo de Configuración del Sistema y seleccionando uno de ellos, por ejemplo Medicamentos, aparecerá el listado de los Insumos Esenciales utilizables es ese establecimiento (si esta pantalla no presenta listado de los insumos de la clase seleccionada proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 7.1 de Definir Insumos). Dicha ventana tiene seis columnas para definir Insumos Esenciales: Código, Descripción, Cantidad, Unidad, Dosis y No. Días.
101
cursor, y pulse el botón izquierdo del RATÓN dos veces para activar la celda, digite el número correspondiente y oprima la tecla ENTER. Repita el procedimiento con el resto de las celdas.
Código
Descripción
A04.0
Infección debida a Eschericia coli enteropatógena
E10.0
Diabetes Mellitus insulinodependiente, con coma
Rubros Sueldos
Medicamentos
Insumos Esenciales Código
00150
Descripción
Acetaminofén 500 Mg.
Cantidad
Unidad
Dosis
N. Días
2
Tableta
3
5
Material Médico Qx. Reactivos Prod. Alimenticios
(b) Proceda a seleccionar una de las morbilidades desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . La fila de la morbilidad seleccionada se tornara de color oscuro. (c) Posteriormente desplace el cursor a la ventana de Rubros o Insumos ( inferior izquierda) y seleccione con el cursor el insumo a definir para el protocolo. Lo más usual a definir son Medicamentos (de ser necesario utilice la barra de navegación para visualizar la lista de Rubros). Una vez seleccionado el rubro respectivo, aparecerá en la ventana de la derecha el listado de insumos ingresados en el ítem 7 de Insumos Esenciales. (d) Como el listado de insumos, especialmente de medicamentos, puede ser muy largo y, consecuentemente, la búsqueda y selección de uno en particular sería oneroso desplanzándose por todo el listado con la barra de navegación; es posible encontrar directamente el medicamento ingresando en la ventana Buscar el Texto su nombre y presionando el botón Buscar ahora. (e) Proceda a seleccionar el insumo específico a ingresar, por ejemplo: Acetaminofén (de ser necesario utilice la barra de navegación para visualizar la lista de Rubros ó busque directamente por el texto) y ubique el cursor en la celda de Cantidad y oprima la tecla Enter para “activar” el campo y proceda a digitar el dato para que se “active” (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda). Una vez digitado el dato oprima nuevamente la tecla Enter para fijarlo. Ubíquese en la celda de Dosis y No. Días mediante igual procedimiento ingrese la información respectiva del insumo (Unidad, Dosis y No. Días). (f) Repita el procedimiento para el resto de insumos a definir a la morbilidad seleccionada. (g) Una vez ingresados todos los insumos verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). 102
(j) Proceda a seleccionar otra de las morbilidades a protocolizar desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (k) Repita los procedimientos para ingresarle los insumos correspondientes.
8.1.3. Ingreso de Datos de Recurso Humano por Protocolo (a) Una vez digitada toda la información, para los insumos esenciales. Active el sub-menú de Recurso Humano para iniciar el ingreso de la información. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran protocolos. Se presenta una pantalla con dos ventanas (similar a una hoja electrónica). La primer ventana presenta el listado de morbilidades atendidas en el servicio (si esta pantalla no presenta listado de morbilidades proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 5.1 de Registro de Morbilidades). La segunda ventana presenta del lado izquierdo dos botones para seleccionar entre: Egresos y D-CO (día cama ocupado). Presenta también un campo que muestra el parámetro de estancia promedio previamente definido cuando se una morbilidad ha sido seleccionada. Del lado derecho, dicha ventana presenta el listado de Tipos de Recurso Humano definidos en el capítulo de Configuración del Sistema. Dicha ventana tiene cuatro columnas para definir tiempo de recurso humano: Código, Descripción, Tiempo Mínimo y Tiempo Máximo. Código A04.0 E10.0
Descripción Infección debida a Eschericia coli enteropatógena Diabetes Mellitus insulinodependiente, con coma
Unidad de Producción
Egreso X
D-C-O
Estancia promedio 5
Insumos Esenciales Código
Descripción
100
Medico
200
Enfermera
200
Auxiliar Enfermería
Tiempo Mínimo
000:10
Tiempo Máximo
000:15
(b) Proceda a seleccionar una de las morbilidades desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . La fila de la morbilidad seleccionada se tornara de color oscuro. (c) Posteriormente desplace el cursor al campo de D-C-O y selecciónelo. (d) La selección de la unidad secundaria, implica que los cálculos se harán por Día Cama Ocupada (DC-O) y no por Egreso, lo cual es más lógico y preciso para servicios finales de internación. Ello no obvia que se pueda seleccionar la unidad primaria (Egreso), pero el cálculo se dificulta un poco porque el usuario tendrá que calcular de todas maneras el tiempo por D-C-O y luego multiplicarlo por la media de la patología respectiva. En servicios complementarios la selección más frecuente es la unidad secundaria.
103
(e) Ubíquese en el Tiempo Mínimo del Médico e ingrese el dato. El dato se ingresa en Horas y Minutos, por ejemplo, si el tiempo por D-C-O recomendado es de 10 a 15 minutos, se deberá ingresar 000:10 en T.mínimo y 000:15 en T.máximo. Ubíquese en el campo de Tiempo Mínimo e ingrese el dato. Así sucesivamente con el resto de recursos humanos que se vaya a definir. Se recomienda definir específicamente tiempos para: Médico, Enfermera y Auxiliar Enfermería. (f) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “ active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (g) Una vez ingresados todos los datos de recurso humano para una morbilidad, verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). (j) Proceda a seleccionar otra de las morbilidades a protocolizar desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (k) Repita los procedimientos para ingresarle los recursos humanos correspondientes.
8.1.4. Ingreso de Datos de Procedimientos por Protocolo (a) Una vez digitada toda la información, para los recursos humanos. Active el sub-menú de Procedimientos para iniciar el ingreso de la información. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran protocolos. Se presenta una pantalla con dos ventanas (similar a una hoja electrónica). La primer ventana presenta el listado de morbilidades atendidas en el servicio (si esta pantalla no presenta listado de morbilidades proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 5.1 de Registro de Morbilidades). La segunda ventana presenta del lado izquierdo dos botones para seleccionar entre: Egresos y D-CO (día cama ocupado). Presenta también el listado de Servicios de Apoyo definidos en el capitulo de Configuración del Sistema. Del lado derecho, dicha ventana presenta el listado de procedimientos del Servicio de Apoyo que se seleccione (al principio aparece vacía, pero al seleccionar el servicio de apoyo genera la lista de procedimientos definidos en el ítem 6.1 de Definir los Procedimientos de un Servicio). Dicha lista tiene tres columnas para Procedimientos: Código, Descripción, Cantidad .
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Código A04.0 E10.0
Descripción Infección debida a Eschericia coli enteropatógena Diabetes Mellitus insulinodependiente, con coma
Unidad de Producción
Insumos Esenciales
X Egreso D-C-O
100
Hematocrito
Servicios de Apoyo
200
Glicemia
Quirófano
300
Urocultivo
Laboratorio Clínico
400
Grupo y RH
Rayos X
500
Enzimas Cardiacas
Código
Descripción
Cantidad
3 2
(b) Proceda a seleccionar una de las morbilidades desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . La fila se tornará oscura, indicando que ha seleccionado una morbilidad. (c) Posteriormente desplace el cursor al campo de Egreso y selecciónelo. (d) Seleccione el Servicio de Apoyo a protocolizar, por ejemplo Laboratorio Clínico. Pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (e) En la ventana de Procedimientos, seleccione el procedimiento a cuantificar, ubíquese en la celda de Cantidad y digite el dato pertinente. (f) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “ active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (g) Una vez ingresados todos los procedimientos del servicio de apoyo para una morbilidad, verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Proceda a seleccionar otro Servicio de Apoyo, por ejemplo Servicio de Rayos, y proceda a ingresar la información pertinente. (i) Una vez ingresados los procedimientos para todos los servicios de apoyo involucrados con la morbilidad proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (j) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). (k) Proceda a seleccionar otra de las morbilidades a protocolizar desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . La fila se oscurecerá indicando que ha seleccionado la morbilidad. (l) Repita los procedimientos para ingresarle los procedimientos.
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8.1.5. Ingreso de Datos de Narrativos por Protocolo (a) Active el sub-menú de Narrativos. Se presenta una pantalla con dos ventanas. La ventana superior presenta el listado de morbilidades atendidas en el servicio (si esta pantalla no presenta listado de morbilidades proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 5.1 de Registro de Morbilidades). La ventana inferior presenta una serie de sub-menús: Diagnóstico, Tratamiento, Ingreso, Egreso y Recursos. Puede navegar por cualquiera de estos sub-menús con solo activarlo con el cursor. (b) Proceda a seleccionar una de las morbilidades desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN (se tornará oscura indicando que ya ha seleccionado la morbilidad). (c) Posteriormente desplace el cursor a sub-menú Diagnóstico y selecciónelo. (d) Proceda a ingresar la información pertinente. El ingreso de los datos es similar al de un procesador de textos como Word de Windows, simplemente ubique el cursor dentro de la ventana del submenú, actívela con el cursor y proceda a escribir (digitar) la información. (e) Active el icono
para iniciar el ingreso de la información.
(f) Repita la operación para el resto de los sub-menús pertinentes: Tratamiento, Ingreso, Egreso y Recursos. Si es un protocolo de consulta ambulatoria, no se debería ingresar información en los sub-menús de Ingreso y Egreso.
(g) Una vez ingresados todos los datos pertinentes para la morbilidad seleccionada. Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Posteriormente proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). (j) Proceda a seleccionar otra de las morbilidades a protocolizar desplazándose con el cursor sobre su descripción y pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN . (k) Repita los procedimientos para ingresarle el respectivo narrativo.
Nota: utilizando las opciones en Windows de copiar y pegar (ctrl. C y ctrl. V), se puede trasladar la información desde otras aplicaciones como Word.
106
8.2. NOTAS •
Los protocolos son una base esencial de WinSIG. Es el soporte principal de la calidad de la atención y de los métodos más refinados de costeo. Cuando no hay protocolos definidos a nivel del establecimiento, el Programa busca si los hay definidos a niveles superiores (división geo-política – área, región o nacional- o nivel de complejidad), para asumirlos como referencia.
•
El diseño de los protocolos implica crear un marco orientador, contenido en los narrativos que ofrece el Programa y que incluye: ♦ Morbilidad ♦ Diagnóstico ♦ Tratamiento ♦ Criterios clínicos de ingreso ♦ Criterios clínicos de egreso ♦ Recursos esenciales
•
Implica, por otra parte, definir para cada morbilidad específica los requerimientos de: ♦ Insumos materiales (v.g. medicamentos) ♦ Recurso humano ♦ Procedimientos terapéuticos y diagnósticos
•
Las aplicaciones de los protocolos son trascendentes y cubren distintos campos: 1. Establecimientos de círculos de excelencia clínica. Implica varios procesos asociados: i
Definición de protocolos
ii Registro periódico del tratamiento individual (por muestra o patologías rastreadoras) iii Crear ambiente constructivo para discutir las diferencias entre ambos y medidas de desarrollo del personal (mejoramiento de la capacidad clínica personal e institucional) iv Mecanismos de asociación del desarrollo individual de la capacidad clínica con incentivos profesionales. v Costeo presuntivo para sustentar acuerdos inter institucionales de cobro de servicios. vi Costeo individual y facturación vii Determinación de requerimientos y costeo de insumos por períodos programáticos específicos. •
El desarrollo de los protocolos no tiene que ser un proceso complicado, costoso y lento. Los gerentes deben hacer uso de criterios de gestión estratégica para desarrollar protocolos en una forma sistemática y que no represente una carga innecesariamente pesada sobre la capacidad operativa de cada institución. Los siguientes aspectos pueden facilitar este proceso: 1. Adopte una metodología sencilla y concreta de diseño de protocolos y asegúrese que su contenido sea comprendida por todo el personal involucrado. Es esencial que esta sea multidisciplinaria y que incluya profesiones tales como enfermería, farmacia, bioquímica, etc.
107
2. De ser posible consiga protocolos que han sido previamente definidos para condiciones más o menos similares. Establezca la relación entre la estructura (componentes y relaciones) de estos protocolos y los que usted piensa desarrollar. 3. Piense desde el principio en un mecanismo permanente y participativo de revisión y actualización de los protocolos. Es importante que cualquier norma nacional tenga una carácter indicativo o referencial y que los equipos locales puedan determinar su propia norma local a partir de la norma nacional. La capacidad del nivel local de proponer su propia norma no limita el poder regulador del nivel central, simplemente lo complementa. 4. Analice la estructura de morbilidad de cada servicio. Note especialmente en los servicios de cirugía, obstetricia y ginecología que hay una alta concentración de casos (atenciones) que caen en una categoría muy reducida de causas de morbilidad. La elaboración/revisión de protocolos en estos servicios pretende crear la dinámica y el interés en los círculos de excelencia clínica. 5. Determine cuales son los insumos de mayor relevancia en el protocolo. Por ejemplo, usted puede empezar con el rubro de medicamentos, pero si observa (en forma similar a la morbilidad) la estructura de consumo/costo, se dará cuenta que unos pocos medicamentos conforman la base del sistema de atención. Igual criterio se puede aplicar al instrumental y material médico quirúrgico. Empiece con estos insumos esenciales y posteriormente amplíe el ámbito del protocolo. 6. Establezca cuales procedimientos son críticos en la calidad de la atención y en los costos de operación de la institución. WinSIG facilita este análisis. En efecto el Cuadro 4 le brinda información sobre el peso relativo de los servicios que generan estos procedimientos con respecto al costo total. Empleando el criterio de calidad/costo de la atención, seleccione los servicios de mayor impacto y empiece por ellos. 7. El establecimiento de círculos de excelencia clínica requiere del análisis comparativo de los protocolos y la práctica clínica. De nuevo, revise la estructura de morbilidad y empiece por aquellas patologías que concentran mayor cantidad de atenciones. Es posible que usted pueda crear los mecanismos de información y los procesos de análisis/desarrollo de la gestión clínica en cada servicio con un rango de 5 o aún menos patologías, pero cubriendo una proporción significativa de los casos que atiende cada servicio.
108
9.
COSTEO
Bajo esta opción se incluye dos funciones: la ponderación de procedimientos como un componente nuevo que hace posible determinar el costo individual de cada procedimiento terapéutico, diagnóstico o de cualquier otra naturaleza y la elaboración del costo individual de un paciente, determinado por el perfil de tratamiento que puede ser contrastado con los protocolos para detectar desviaciones en la calidad de la atención y desarrollar programas de excelencia clínica
9.1. PONDERACIÓN DE PROCEDIMIENTOS El proceso de ponderación de procedimientos de los servicios complementarios constituye la base por la cual una unidad genérica de producción, v.g. la intervención quirúrgica, el estudio radiológico, el examen de laboratorio, etc., puede desagregarse en una cantidad teóricamente infinita de procedimientos o actividades y establecer su costo unitario. Dicho proceso constituye de cinco etapas: 1) la definición previa de los procedimientos que un servicio de apoyo cualquiera genera; 2) la determinación del valor relativo, primero del recurso humano y luego de los insumos materiales en cada procedimiento; 3) la conversión automática de dichos valores relativos en factores de ponderación; 4) la conversión de dichos factores en un factor único; y 5) la determinación del costo unitario de cada procedimiento por la relación del factor conjunto con el costo promedio del servicio. (Véase en el archivo AnexosCastellano, Anexo V, Tarea No. 9 sobre PONDERACION de procedimientos)
9.1.1. Def inir Factores de Ponderación de los Procedimientos de un Servicio (a) Seleccione el sub-menú Costeo del menú secundario Datos, y posteriormente el sub-menú Procedimientos. Aparecerá una pantalla conformada con 2 sub-menús: Ponderación y Factores de ajuste. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del capítulo I . Se le solicita información sobre 3 variables específicas: Nivel de Agregación, Establecimiento y Servicio. Además notará dos campos para fecha (DESDE–HASTA) A continuación se explica el procedimiento para ingresar ponderaciones para un establecimiento, el usuario tiene la posibilidad de escoger el nivel de agregación de los datos a ingresar. El nivel de Establecimiento es tan solo una de estas opciones. Refiérase al ítem de AGREGAR - Desagregar datos del capítulo II. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran las ponderaciones. La definición de ponderaciones requiere que a WinSIG se le haya ingresado al menos 1 mes de datos de producción (ver ítem 1 sobre Captura Mensual de Datos). En los campos DESDE y HASTA proceda a ingresar la fecha de algún mes con información del establecimiento. (b) Seguidamente active uno de los iconos: datos nuevos o edición (el primero para el ingreso por primera ocasión de ponderaciones y el segundo cada vez que se desee modificarlos)
109
Se presenta una pantalla (similar a una hoja electrónica) que contiene el listado de procedimientos del servicio seleccionado (si esta pantalla no presenta listado de procedimientos proceda a ejecutar los procedimientos indicados en el ítem 6 de Tabla de Procedimientos). Notará varias columnas, pero las que interesan son únicamente las que presentan fondo celeste, pues son las únicas que usted puede modificar. La primera columna celeste es la de INSUMO PERSONAL, la segunda es la de INSUMO MATERIAL. La tercera columna celeste es la de PRODUCCION (para visualizar esta columna debe utilizar la barra de navegación horizontal en el borde inferior de la pantalla). (c) Ubíquese en la primera celda de la columna celeste INSUMO PERSONAL denominada “Valor” y proceda a digitar la información pertinente para cada procedimiento. Ponderación Procedimientos
001 Apendicectomía 002 Colecistectomía 003 Hernioplastía 004 Prostatectomía 005 Cesárea 006 Legrado Uterino Instrumental 007 Salpingectomía bilateral Procedimiento promedio Totales
Insumo personal Valor Factor
Gasto
Insumo material Valor Factor
Gasto
100 250 150 450 ... ...
(d) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “ active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (e) Comience el ingreso de los valores relativos de cada procedimiento, en función de la intensidad de uso del recurso humano y del tipo de personal involucrado. Cada vez que el usuario ingresa un valor relativo WinSIG ejecuta el cálculo del factor respectivo lo cual podrá notarse por la modificación de los datos en las columnas Factor y Gasto ubicadas a la derecha de la columna Valor. Los valores relativos constituyen elementos de comparación de acuerdo a la importancia relativa de la presencia de un determinado factor (personal o insumos materiales) en un procedimiento con respecto a otro. El experto debe tener en consideración la importancia del personal involucrado (por los insumos materiales que consume o por su costo), ya que el tiempo profesional tendría un valor mayor que el tiempo técnico. Se puede optar por distintas opciones: valores globales que incluyen a todo el personal involucrado en el procedimiento; valores separados de tiempo por categorías de personal, a su vez ponderadas por sus propios valores relativos; y costo del personal involucrado. Puede ser importante definir los valores relativos en borrador previo a su ingreso en este módulo. Véase las Notas 9.4.5 - 9.4.8 al final de esta sección y en el archivo AnexosCastellano, Anexo V, Tarea No. 9 sobre Ponderación de procedimientos). 110
(f) Una vez terminado en ingreso de los valores de PERSONAL. Ubíquese en la primera celda de la columna INSUMO MATERIAL e ingrese la información correspondiente para cada procedimiento. (g) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (i) Para modificar los factores simplemente ubíquese en el dato que desea cambiar e ingrese el dato correcto. Para imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes).
9.1.2. Consultar Costos Unitarios por Procedimiento (a) Repita los pasos indicados al inicio del ítem 9.1.1. que se detallan a continuación: (b) Seleccione el sub-menú Costeo del menú secundario Datos, y posteriormente el sub-menú Procedimientos. Aparecerá una pantalla conformada con 2 sub-menús: Ponderación y Factores de ajuste. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del capítulo I . Se le solicita información sobre 3 variables específicas: Nivel de Agregación, Establecimiento y Servicio. Además notará dos campos para fecha (DESDE–HASTA) En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se desea consultar los costos unitarios por tipo de procedimiento. (c) En los campos DESDE y HASTA proceda a ingresar la fecha que desea analizar. Si a WinSIG se le han ingresado varios meses de información en Captura de Datos, usted podrá entonces seleccionar cualquiera de dichos meses, WinSIG utilizara la última ponderación guardada de ponderaciones para cualquier otro mes. Defina el período de los datos que usará WinSIG en el proceso de determinación de los costos unitarios para procedimientos específicos. Desplace el cursor sobre los campos respectivos (desde, hasta) y escriba el mes y año de iniciación y conclusión del período. Al seleccionar el período, el elemento más importante es la confiabilidad y normalidad de la información disponible. Conviene en este sentido excluir meses atípicos y evitar factores distorsionantes, v.g. huelgas, problemas de mantenimiento mayores que hayan afectado sustancialmente la producción, etc. Se presenta una pantalla de ponderaciones con los valores que se digitaron previamente. Utilizando la barra de navegación horizontal, navegue hacia la derecha y ubique la tercera columna celeste denominada “PRODUCCIÓN”. Podrá notar varias columnas al final de dicha pantalla: No. 1- PRODUCCIÓN, No. 2- COSTO UNIT. CON FREC. y No. 3- COSTO UNIT. SIN FREC. (es posible que solamente se lea costo unitario, puede ubicar el cursor en la línea del borde derecho de la columna y arrastre a fin de aumentar el ancho de la columna y de ese modo visualizar el nombre completo de la columna). 111
(No.1)
Ponderación
(No.2)
(No.3)
Procedimientos
Producción Costo Unitario Unitario con frecuencia Costo unitario sin frecuencia
001 Apendicectomía 002 Colecistectomía 003 Hernioplastía 004 Prostatectomía 005 Cesárea 006 Legrado Uterino Instrumental 007 Salpingectomía bilateral Procedimiento promedio Totales
69 69 69 69 69 69 69 0 483
15,182.30 34,831.18 21,211.17 55,822.45 16,432.02 9,021.39 16,432.02
15,182.30 34,831.18 21,211.17 55,822.45 16,432.02 9,021.39 16,432.02
24,133.22
Interesa describir las columnas en orden inverso, de modo que comenzaremos por describir la columna No. 3.
Última Columna : COSTO UNIT. SIN FREC. Es el costo unitario que de cada procedimiento, individualmente en función de su “peso relativo” determinado por la ponderación de Recurso Humano y de Materiales realizado en los ítem anteriores. Lo anterior puede significar que el costo de una apendicectomía sea menor al de una colecistectomía, ello en función de que se le aplicó un mayor peso relativo a la colecistectomía tanto en Recurso Humano como en consumo de Materiales.
Puede correlacionarse el costo unitario por procedimiento (apendicectomía, colecistectomía, hernioplastía, etc.) con el costo promedio general del servicio que se genera en el cuadro No. 1 de Resultados, dato que se presenta en la última celda de la columna de COSTO UNIT. SIN FREC. Penúltima Columna : COSTO UNIT. CON FREC. Es el costo unitario para cada procedimiento, PERO no solo en función de su “peso relativo” determinado por la ponderación de Recurso Humano y de Materiales, sino también tomando en cuenta la frecuencia que del mismo se realizó en un determinado período. Usted podrá notar que el costo que aparece en dicha columna es igual al de la columna de COSTO UNITARIO SIN FRECUENCIA, ello se debe a que por “omisión”, al abrirse la pantalla por primera vez el sistema asume la misma frecuencia para cada procedimiento en función del total de procedimientos realizados en el período. Podrá notar en la columna de PRODUCCIÓN , que todos los procedimientos tienen la misma frecuencia. El dato de la producción total del servicio se presenta en la ventana al final de la columna de producción.
Puede correlacionarse la frecuencia individual de cada procedimiento con la producción total del servicio, dato que se presenta en la última celda de la columna de PRODUCCION. Columna de Producción:
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Es en esta columna donde se ingresa la frecuencia de cada procedimiento para un periodo específico. Como se indicó en el ítem anterior, esta columna presenta por “ omisión” la misma frecuencia para todos los procedimientos. Sin embargo se puede proceder a ingresar (si se desea calcular un costo más “fino”) la frecuencia real que tuvo cada procedimiento para el periodo de datos específicos. Si usted se ubica con el cursor en la celda de la primera fila en dicha columna y digita la cantidad (frecuencia) de apendicetomías (por ejemplo 100) realizadas en un determinado período, y luego oprime la tecla ENTER , notará que de inmediato ocurre lo siguiente: 1. Se pondrán en blanco las siguientes filas de la columna a fin de que continúe ingresando la frecuencia respectiva para cada uno de los procedimientos. 2. Se modifica el costo unitario de una apendicectomía debido a que se incluye en el cálculo de su costo, no solamente su peso relativo por consumo de recurso humano y materiales (ponderaciones), sino que además se incluirá para su cálculo, su peso relativo en función de la frecuencia que dicho procedimiento tuvo respecto del total de procedimientos realizados en el período. De hecho si por ejemplo, en este mes los únicos procedimientos realizados hubieren sido apendicetomías, en la primera fila (de las apendicectomías) en la celda habría que digitar el total de procedimientos realizados en el periodo, de ese modo usted podrá notar que las apendicetomías tendrían un costo igual al costo promedio, pues fue el único procedimiento que se realizo. La pantalla mantiene los montos de la columna costo unitario sin frecuencia, a fin de que sirva como referencia.
NOTA: debe tener el cuidado de que la sumatoria de frecuencias individuales por procedimiento no debe ser mayor al total de procedimientos realizados en el periodo.
9.1.3. Ingreso de Datos de Factores de A juste (a) Seleccione el sub-menú Costeo del menú secundario Datos, y posteriormente el sub-menú Procedimientos. Aparecerá una pantalla conformada con 2 sub-menúes: Ponderación y Factores de ajuste. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . Se le solicita información sobre 3 variables específicas: Nivel de Agregación, Establecimiento y Servicio. Además notará dos campos para fecha (DESDE–HASTA) En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran las ponderaciones. (b) Defina el período de los datos que usará WinSIG en el proceso de determinación de los factores de ajuste. Desplace el cursor sobre los campos respectivos y escriba el mes y año de iniciación y conclusión del período. Notará varias columnas, pero las que interesan son únicamente las que presentan fondo celeste, pues son las únicas que usted puede modificar. (c) Active el sub-menú Factores de Ajuste. Aparece una pantalla vacía, active el icono de datos nuevos
. 113
Aparecen dos columnas para ingreso de datos: Descripción y Cantidad. (d) Ubíquese en la celda de la columna Descripción y proceda a digitar la información pertinente, por ejemplo “ Depreciación” . (e) Posteriormente ubíquese en la celda de la columna Cantidad y proceda a digitar la información pertinente, por ejemplo “10.0” si lo que se desea es un incremento de un 10% al costo unitario. La cantidad (valor) debe estar expresado en forma absoluta, por ejemplo: ajuste por depreciación de edificio de un 50% (debe anotarse como 50.0), en este caso el costo unitario por procedimiento se incrementará en un 50% sobre su costo real. Debe tomar en cuenta esto en el menú de análisis en el momento de generar facturas por paciente o por morbilidad: el monto de procedimientos tendrán un recargo del 50%. Si los costos de depreciación han sido previamente incluidos como rubros de gasto de cada servicio, hacerlo aquí nuevamente constituye una duplicación injustificada de los mismos. (f) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (g) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (h) Active el sub-menú de Procedimientos a fin de visualizar el efecto que han tenido en el costo unitario de procedimientos los factores de ponderación que usted ha definido. Notará que el costo promedio en se mantiene constante. Pero los costos unitarios de procedimientos se incrementan proporcionalmente según la definición de Factores de Ajuste. Puede repetir los procedimientos de definición de Factores de Ponderación, ya sea para eliminarlos (borrarlos) o para modificarlos. (i) En el borde superior de la pantalla de Ponderaciones podrá ir monitoreando el resultado de la definición de Factores de Ajuste. (j) Para modificar datos simplemente ubíquese en la celda respectiva y digite el nuevo dato, Luego, si los datos son correctos proceda a guardar la nueva información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (k) Para borrar factores de ajuste, ubíquese en la columna cantidad y digite 0.00, a fin de sustituir por el dato anterior, luego ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. El dato de Factor de Ajuste desaparecerá. (l) Para imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). (m)Para (m) Para regresar a la pantalla de ponderaciones, active el sub-menú Ponderaciones.
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9.2. COSTO DEL PACIENTE Esta sección permite el ingreso de los datos asociados con la atención de un paciente y su costo; lo que luego permite generar, con la opción “Imprimir” una serie de datos presentados en un formato tipo factura, o que permite volcar la información sobre cualquier otro formato de facturación que considere apropiado la institución. El procedimiento, que se detalla en las notas al final de la sección, consiste en registrar una serie de datos básicos de la historia clínica y relacionarlos con los factores de costo que se mantienen en una serie de tablas o en la base de datos de WinSIG. Por otra parte, en la sección de protocolos se explora otra aplicación importante que consiste en rescatar la parte clínica de los registros para confrontarla con las normas pertinentes y sistematizar desviaciones clínicas que puedan dar lugar a medidas de desarrollo de la calidad de la atención.
9.2.1. Ingresar Datos del Paciente (a) Seleccione el sub-menú Costeo del menú secundario Datos, y posteriormente el sub-menú Pacientes. Aparecerá una pantalla conformada con 5 sub-menús: Datos del Paciente, Diagnósticos, Insumos Utilizados y Procedimientos y costo del Paciente. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del capítulo I . (b) Seguidamente active el icono de datos nuevos
.
Se le solicita información sobre 2 variables específicas: Establecimiento y Servicio. (c) En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. (d) En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran pacientes. Seleccione el servicio en el que fue atendido el paciente. (e) Ingrese la información pertinente en los campos que se solicitan: Identificación, Historia clínica o # expediente, Nombre, Sexo, Institución de Procedencia. (f) En el campo Período, escriba el mes y el año (dos dígitos para el mes y cuatro para el año) a que corresponden los datos. WinSIG selecciona por defecto el mes más reciente disponible. Para confirmar la selección por defecto de WinSIG ubique el cursor en cualquier parte sobre este campo y presione la tecla “Enter”. (g) Desplace el cursor sobre a los campos “Ingreso” y “Egreso” y escriba la fecha de ingreso y egreso del paciente, si el servicio seleccionado es de consulta ambulatoria, solo se anotará la tercera fecha denominada “Atención” como fecha de la consulta. WinSIG calcula los días estancia a partir de la fecha de ingreso e egreso previamente registrados. (h) El campo “Cobro directo” es para registrar la proporción que le corresponde pagar directamente al usuario de los servicios de salud, en función de acuerdos específicos (v.g. medicina de empresa), del tipo de aseguro que lo protege o la política de recuperación de costos existente. Se ingresa en número absoluto el porcentaje a cobrar directamente al usuario, en cualquier rango de 0 a 100%, si no se anota nada WinSIG asume por omisión 0%. Nota: cuando se ingresan pacientes por primera vez, deberá además crearse la tabla de Empresas, siguiendo los procedimientos indicados en el ítem No. 9.3.
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9.2.2. Ingresar Diagnósticos del Paciente (a) Active el sub-menú Diagnósticos. Aparece una pantalla con dos ventanas, la ventana inferior contiene la lista de morbilidades de la CIE-10. Es en esta área donde se selecciona la morbilidad, mientras que en la superior es donde se registra el dato. (b) En la ventana inferior, utilice la barra de navegación para ubicar la morbilidad, una vez localizada desplace el cursor sobre el nombre de la misma presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN notará que de inmediato dicha morbilidad aparece en la ventana superior, indicando que el dato ha sido aceptado. Si selecciono una morbilidad equivocada, simplemente ejecute el procedimiento contrario con el diagnostico de la ventana superior a fin de eliminarlo de dicha ventana. Puede definir varias enfermedades, pero la primera de la lista será la que WinSIG considerará el Diagnóstico Principal. (c) El usuario tiene la opción de realizar búsqueda rápida de morbilidades, para ello simplemente ubique el cursor en el campo en blanco situado en el extremo inferior de la pantalla secundaria, digite el nombre completo o parte del nombre de la morbilidad que desea buscar. Posteriormente active el botón “Buscar Ahora” ubicado a la derecha del campo, en unos segundos aparecerá en la lista de morbilidades aquellas que mas se asemejen al nombre descrito por usted a fin de que las adscriba como diagnósticos del paciente, puede repetir el procedimiento de búsqueda rápida en forma permanente.
9.2.3. Ingresar Insumos Utilizados en el Paciente (a) Cuando haya finalizado de seleccionar los diagnósticos, active el sub-menú: Insumos Utilizados. Aparece una pantalla con dos ventanas, la ventana inferior contiene del lado izquierdo la lista de tipos de insumos definidos en el capítulo de Configuración del Sistema, a los cuales además se les definió insumos en el ítem 7 de Insumos Esenciales. (b) Seleccione en la ventana inferior izquierda el Rubro de Gasto a utilizar, y actívelo (por ejemplo Medicamentos), de inmediato aparecerá del lado derecho la lista de insumos pertenecientes a dicho rubro de gasto (v.g. la lista de medicamentos). (c) Utilice la barra de navegación para buscar el insumo, una vez localizada desplace el cursor sobre el nombre (descripción) de la misma presione dos veces el botón izquierdo del RATÓN, notará que de inmediato dicha insumo aparece en la ventana superior, indicando que el dato ha sido aceptado. Si se equivocó, simplemente ejecute el procedimiento contrario. (d) En la nueva lista de la ventana superior denominada “Insumos Esenciales del Paciente” ubique el cursor en la celda Cantidad y anote el dato pertinente sobre la cantidad de insumo utilizado en la atención del paciente. (e) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “ active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter , a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”.
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(f) El usuario tiene la opción de realizar búsqueda rápida de insumos, para ello simplemente ubique el cursor en el campo en blanco situado en el extremo inferior de la pantalla secundaria, digite el nombre completo o parte del nombre del insumo que desea buscar. Posteriormente active el botón “Buscar Ahora”, en unos segundos aparecerá en la lista de insumos aquellos que mas se asemejen al nombre descrito por usted a fin de que las adscriba como insumos del paciente, puede repetir el procedimiento de búsqueda rápida en forma permanente. (g) Repita el procedimiento para ingresar el resto de insumos.
9.2.4. Ingresar Procedimientos Utilizados en el Paciente (a) Cuando haya finalizado de ingresar los insumos active el sub-menú: Procedimientos y repita los mismos procedimientos indicados en el ítem anterior pero esta vez para procedimientos utilizados en la atención del paciente.. (b) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (c) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (d) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes).
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9.3. TABLA DE INSTITUCIONES O EMPRESAS La tabla de instituciones genera una variable que tiene importancia, especialmente cuando hay relaciones de compra y venta de servicios entre instituciones, como son las cada vez más frecuentes relaciones entre instituciones aseguradoras o financiadoras y las proveedoras de los servicios. El proceso que se describe a continuación (Véase un ejemplo en el archivo AnexosCastellano, ANEXO V, Tarea No. 9) consiste en definir un código y una descripción para identificar las instituciones o empresas con las cuales se mantiene esta relación comprador-proveedor, que remiten al paciente a la entidad prestadora o que cubren los costos de su atención, de tal manera que se pueda producir informes de costos de tratamiento de pacientes para cada una de ellas. Esta aplicación es específicamente necesaria para la producción de uno de los nuevos resultados del WinSIG: la facturación (Ver el Capítulo V sección 5). (a) Seleccione el sub-menú Costeo del menú secundario Datos, y posteriormente el sub-menú Pacientes. Aparecerá una pantalla conformada con 5 sub-menús: Datos del Paciente, Diagnósticos, Insumos Utilizados y Procedimientos y costo del Paciente. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (b) Seguidamente active el icono de datos nuevos
.
Se le solicita información sobre 2 variables específicas: Establecimiento y Servicio. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se le ingresaran pacientes. Seleccione el servicio en el que fue atendido el paciente. (c) Ingrese la información pertinente en los campos que se solicitan: Identificación, Historia clínica o # expediente, Nombre, Sexo, Institución de Procedencia. (d) Como se explicó en el ítem anterior, al ingresar pacientes por primera vez, en el campo de Institución de Procedencia no habrá definida ninguna información. Debe entonces procederse a crear el catálogo respectivo. (e) Al llegar a la columna de Institución de Procedencia y activarla, notará que aparecerá un icono de selección actívelo con el RATÓN , y seleccione la opción Editar y posteriormente oprima la tecla ENTER. Aparecerá una nueva fila conformada por dos columnas: Código y Descripción. (f) Desplace el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. (g) Aparecerá una fila en blanco en el extremo superior de la ventana derecha, debajo de los nombres de las columnas Código y Descripción. (h) Desplace el cursor sobre la fila de la columna Código oprima la tecla ENTER (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda) e ingrese el número correspondiente, por ejemplo: 10 y nuevamente oprima la tecla ENTER. Posteriormente ubíquese en el campo: Descripción e ingrese la información, por ejemplo: Banco Central.
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(i) Una vez digitada la descripción, de la Empresa, proceda a ingresar la información para el resto de las empresas a definir. Para ello desplace nuevamente el cursor sobre icono ubicado en el extremo superior derecho de la pantalla y actívelo a fin de generar una nueva fila en blanco debajo de los nombres de las columnas Código y Descripción. Proceda a ingresar la información de las otras empresas, repitiendo en procedimiento cuantas veces sea necesario. (j) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (k) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (l) Una vez digitadas todas las empresas, desplace el cursor sobre botón Cerrar ubicado en el extremo inferior derecho de la pantalla y actívelo a fin de regresar a la pantalla de ingreso de Datos del Paciente. Continué ingresando la información según se indica en el ítem 9.2.1. (m)Para (m) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes). Posteriormente proceda a cerrar el menú para terminar el procedimiento.
9.4. NOTAS •
WinSIG emplea un procedimiento de costeo que es tanto exacto como económico. No demanda de complicados procesos contables y del uso intensivo de personal. Los elementos principales de este procedimiento se mencionan a continuación.
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Los datos primarios sobre el paciente emanan de la historia clínica o expediente del paciente. Ello implica que es necesario un manejo serio y eficiente de este instrumento administrativo y, complementariamente, que debe haber una disciplina estricta de anotaciones claras por parte del personal medico y de enfermería.
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Un primer factor de costo lo constituye el recurso humano. WinSIG relaciona el rubro de servicios personales con los días estancia del servicio y luego con el número de días estancia del paciente. El problema es que el Programa no puede reconocer en los códigos de los rubros cuáles son los que conforman la categoría de servicios personales. Para obviar este problema es requisito esencial hacer los ajustes que se explican en la Sección 3, del Capitulo III, CARACTERIZACION Y CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA.
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Un segundo factor es determinado por los insumos materiales empleados en el curso de atención del paciente. Para ello el usuario debe crear una tabla con los insumos como la que se emplea en varias aplicaciones ilustradas en este Manual para medicamentos. Nótese sin embargo el uso selectivo de estos mecanismos. Por ejemplo, el Servicio de Cirugía de un hospital provincial de algún país tiene una estructura de costos en la que el rubro de medicamentos absorbe, después de personal, el 96% del total. Como en este caso sólo se ha creado una tabla para medicamentos, la diferencia, es decir un 4%, la agrega WinSIG por estructura de costos (incremento de un 4% del costo de medicamentos para completar el 100% de los costos en insumos materiales).
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Un tercer y último factor lo determinan los procedimientos diagnósticos, terapéuticos y administrativos empleados en la atención del paciente. WinSIG ofrece tres procedimientos de costeo de dichos procedimientos. El primero consiste en crear unas tablas con los costos reales de cada procedimiento empleado. Esto se hace mediante la definición de los procedimientos que se practican en la institución, v.g. procedimientos quirúrgicos. Luego se le pide al experto en la materia, generalmente el jefe del quirófano en colaboración con sus asistentes, que defina valores relativos de recurso humano para cada procedimiento. El proceso se repite con los insumos materiales empleados en dichos procedimientos. Con base en estos datos WinSIG define los factores de ponderación respectivos y luego los junta para crear un factor único, el cual se relaciona con el costo promedio real del servicio para obtener el costo unitario de cada procedimiento. Finalmente WinSIG facilita la introducción de ajustes por depreciación, rentabilidad o cualquier otra razón que estime pertinente.
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El usuario deberá tener especial cuidado de no duplicar costos. Por ejemplo, si las depreciaciones por edificios, muebles y equipos conforman un rubro de costo asignado a cada servicio, no corresponde duplicarlo al costear el tratamie tratamiento nto del d el paciente.
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Dada la importancia de los procedimientos terapéuticos y diagnósticos en el costo de la atención del paciente, es necesario que el usuario esté consciente de las premisas involucradas, a saber: primero, que es el experto en la materia el que tiene los conocimientos y la experiencia necesarias para definir los procedimientos y el peso relativo de los factores de costo; segundo, que el recurso humano y los insumos materiales son los principales elementos para establecer un sistema de ponderaciones confiable; tercero, que algunos factores, por ejemplo el costo de capital, se pueden definir por factores de ajuste, siguiendo los procedimientos que correspondan a cada caso.
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En cuanto al proceso, es necesario destacar que las ponderaciones se hacen una sola vez y se actualizan en cualquier momento que haya necesidad de hacerlo. Es muy probable que por aproximaciones sucesivas, las instituciones lleguen a contar en el corto plazo con un método 100% exacto.
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Un establecimiento de alta complejidad puede tener una cantidad importante de servicios que generan procedimientos terapéuticos, diagnósticos o de otra índole. Bajo estas condiciones ¿qué posibilidades existen de contar con un método completo de costeo de pacientes que comprenda todos los servicios de apoyo? Esto depende del esfuerzo e interés de cada establecimiento en el perfeccionamiento de sus instrumentos de medición. El procedimiento ya mencionado de ponderaciones tiene un alto nivel de exactitud, pero en su ausencia WinSIG emplea otros que no tienen el mismo nivel de precisión.
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El procedimiento sustitutivo consiste en calcular un costo por día cama ocupada (o por consulta, para pacientes ambulatorios) por la relación entre el costo total del servicio y el número de días cama ocupada generado en un período dado. Luego aplica ese costo promedio al número de días estancia del paciente cuyo tratamiento es objeto de costeo. El inconveniente es que la intensidad de uso de procedimientos depende más de la patología que de la permanencia del paciente hospitalizado y en consecuencia se estarían penalizando a unos pacientes a favor de otros. Las diferencias pueden ser importantes, dependiendo de la importancia relativa del servicio en el costo total de operación del establecimiento.
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Finalmente, cuando un servicio no tiene unidades cuantificables de producción, como en el caso de Dirección/administración, WinSIG calcula el costo en función del peso relativo del costo directo de la atención del paciente (personal e insumos) en el monto del costo del servicio de apoyo asignado al servicio final donde fue atendido. 120
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En suma, WinSIG permite desarrollar un procedimiento eficaz y de bajo costo, cuya exactitud se puede ir mejorando en la medida que los procedimientos de ponderación se perfeccionen y más servicios, especialmente aquellos con un peso mayor en el costo de la atención, vayan incorporando esta metodología.
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10. GDRs (GRUPOS DE DIAGNÓSTICO RELACIONADOS) Se entiende por Grupos de Diagnósticos Relacionados, para los efectos de este Manual, diagnósticos que tienen afinidad entre sí por la intensidad de uso de insumos y procedimientos y, por tanto, por su similitud en el costo dentro de rangos razonables de variación. Siendo el costo el factor central de dicha agrupación, no se aplica criterios epidemiológicos y por tanto no afecta el procesamiento normal de la morbilidad para efectos de gestión y salud pública. Esta definición se aplica también a la metodología de gestión de combinación de casos (case mix management). En general, la agrupación de diagnósticos conlleva la hipótesis de un comportamiento normalizado, dentro de pequeños rangos de variación. La realidad puede modificar en forma legítima o ilegítima las hipótesis de racionalidad. El primer tipo de variación se produce por diferencia naturales en la composición de los recursos y en las características de la infraestructura de cada establecimiento. Por ejemplo, infraestructuras más extensas o más viejas generan mayores costos de operación que las más pequeñas y más nuevas. El segundo tipo de variación se produce por los distintos niveles de eficiencia operativa. En presencia de recursos ociosos y disfuncionalidad por carencia de elementos o equipos esenciales, los costos tienden a ser más altos. Por otra parte la causa de la ineficiencia puede ser atribuible a la composición de recursos que se ha establecido a través del tiempo y que puede implicar excesos y/o carencias limitantes de la productividad global de la institución. Estos problemas se originan en el funcionamiento del “sistema” y generalmente comparten responsabilidades tanto los niveles directivos nacionales como los regionales y locales. En consecuencia la hipótesis de un comportamiento normalizado, acorde con una buena agrupación de diagnósticos debe ser objeto de validación y negociación. El WinSIG provee dos opciones para el análisis del uso y comportamiento de los GDRs: 1. Primer mecanismo: el usuario debe evaluar previamente y decidir cuales diagnósticos caen en cada grupo. Dentro de esta opción el usuario podrá además escoger entre dos opciones de costeo: Costeo por Protocolo: consiste en que el Programa calcula el costo del GDR tomando en cuenta los costos individuales de cada una de las morbilidades que componen el grupo, utilizando para ello los costos presuntivos –o costo por protocolo- de las morbilidades que lo conforman. Efectúa los cálculos en función de insumos, procedimientos y considerando también los promedios de estancia definidos para cada morbilidad. Costeo por Usuario: permite definir GDRs con costos fijos (costos asignados). Esta opción es útil cuando la Institución ya cuenta con agrupaciones de diagnósticos elaboradas previamente y a las cuales ya se les ha asignado un costo, se tiene por lo tanto un catálogo de GDRs que incluye (además de las morbilidades) el monto específico de costo definido para cada grupo. Este catálogo se le puede ingresar al WinSIG a fin de que el establecimiento aplique los estándares de facturación definidos por la Institución a la que pertenece. En esta opción es donde se ingresan al Programa los GDRs que han ya sido adoptados en una institución, ya sea porque adoptan una agrupación ofrecida por otro país o bien porque a través de metodologías propias ha elaborado su propia agrupación. Para GDRs definidos en Hospitalización, WinSIG calcula un “rango” de costo: con estancia mínima, con estancia máxima y el costo promedio.
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2. Segundo mecanismo: el programa ofrece menús donde el usuario genera informes comparativos del costo de operación del establecimiento relacionándolo con los costos por protocolo –costos presuntivos- y comparados también con el costo paciente y el costo de los GDRs a fin de que revalore las agrupaciones. Mediante la evaluación del costo real vrs. el costo presuntivo. Permitiendo así el cuestionamiento y reagrupación de nuevos GDRs cada vez más exactos que permitan en consecuencia perfeccionar el proceso de facturación además de facilitar el análisis de costos de operación del establecimiento. En este sentido, el WinSIG ofrece además informes donde se agrupan morbilidades en rangos de gasto definidos por el usuario (mínimo y máximo) en función de sus costos reales de operación, de modo que permite “construir” y reagrupar nuevos GDRs conforme se le va alimentando información al WinSIG. Este procedimiento reflejará el comportamiento de los costos según protocolo (comportamiento presuntivo) y de los datos de gastos mensuales ingresados periódicamente al WinSIG (comportamiento real). Los GDRs aparecen en tres menús del WinSIG: 1. DATOS: en este menú se crean los GDRs, a opción del usuario se pueden definir dos tipos de GDRs: costeados por protocolo y costeados por usuario, la diferencia entre ambos estriba en la forma como WinSIG calcula los costos. 2. RESULTADOS: aparecen en dos sub-menús: Facturación: permite generar facturas por Establecimiento, para Empresas o bien facturas por paciente específico. El usuario deberá escoger si desea una factura (calculo de costos) basado en GDRs Costeados por Protocolo o cálculo de costos basados en GDRs Costeados por Usuario (catálogo institucional pre-establecido). Reporte de GDRs: permite generar listados de los GDRs existentes por servicio, a opción del usuario los informes pueden ser individuales (dan detalle para cada GDRs de las morbilidades que contiene con sus promedios de estancia por protocolo, costo directo, costo indirecto y costo total) o generales (listado de GDRs incluyendo solo las morbilidades y el costo total). 3. ANÁLISIS: permite comparar (para un periodo de tiempo definido), el costo de los GDRs con el comportamiento real del costo paciente y comparado también con el costo específico de cada morbilidad –costo presuntivo o costo por protocolo-. Costo del GDRs vrs. Costo por Morbilidad (costo presuntivo): con la desviación absoluta y porcentual. Costo del GDRs vrs. Costo Paciente (promedio de los pacientes atendidos con una morbilidad específica): con la desviación absoluta y porcentual. Este informe tiene dos grandes intencionalidades:
Permitir al usuario revalorar o cuestionar las agrupaciones de GDRs que ha realizado en función de los costos reales y consecuentemente rehacer nuevas agrupaciones a fin de que los nuevos GDRs cumplan cada vez mas con el criterio de “asociación de morbilidades en función de sus costos reales de operación”. Perfeccionando así en forma progresiva el proceso de facturación por GDRs a nivel institucional.
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La metodología de GDRs está siendo implementada en la mayoría de los países de la región, pues ha demostrado ser útil en los procesos de facturación y en las nuevas modalidades de asignación de recursos financieros generadas por los procesos de reforma del estado y de modernización del sector salud. El problema básico que presenta dicha metodología es el establecer grupos de morbilidades pertinentes que cumplan con el criterio de similitud de gastos de operación. Debido a esa dificultad, algunos países han optado por utilizar agrupaciones foráneas elaboradas en otros países que ya tienen varios años de experiencia en la metodología y con aproximaciones sucesivas han ido perfeccionando sus agrupaciones, por tanto dichos GDRs reflejan las realidades propias del país que generó la agrupación, en consecuencia, adoptar dichas agrupaciones en otros países tiene el cuestionamiento de que el comportamiento (prácticas clínicas, peso relativo de los gastos en servicios personales, etc) no es similar entre países. El WinSIG permite al usuario ir poco a poco consolidando dichas agrupaciones con el comportamiento local o dicho de otra forma “tropical izar los GDRs”.
10.1. Def inir GDRs Calculados por Protocolo (a) Seleccione el sub-menú GDRs del menú secundario Datos. Aparecerá una pantalla vacía denominada Morbilidades del GDR. La ventana inferior contiene la lista de morbilidades de la CIE-10; es en esta área donde se selecciona la morbilidad, mientras que en la superior es donde se registra el dato. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (b) En el campo Tipo de GDRs, ya está seleccionado: Cálculo por protocolo . (c) Seguidamente active el icono de datos nuevos
.
(d) Se le solicita información sobre 3 variables específicas: Nivel de Agregación, Establecimiento y Servicio. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se desea definir GDRs (e) En el campo Nombre del GDR proceda a digitar el nombre del GDR que se va a definir. Se recomienda que en el caso de los GDRs calculados por protocolo al nombre se le anteponga una letra “ p” minúscula, por ejemplo: p. Abdomen Quirúrgico, de modo que dicha letra antepuesta sirva como “clave” para distinguir que el costo de dicho GDR será calculado en base a los protocolos de las morbilidades que contiene (como contraparte se sugiere usar una “ u” para los protocolos costeados por usuario, ver ítem 10.2).
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(f) En la ventana que contiene la CIE-10 (ventana inferior), utilice la barra de navegación para ubicar la(s) morbilidad(es) que se conformarán el GDR. Una vez localizada una morbilidad específica desplace el cursor sobre el cuadro gris ubicado frente al nombre de la morbilidad y oprima una vez el botón izquierdo del RATÓN , y posteriormente desplace el cursor sobre el icono que contiene una mano en el extremo izquierdo de la pantalla y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN , notará que de inmediato dicha morbilidad aparece en la ventana superior, indicando que el dato ha sido aceptado. Si selecciono una morbilidad equivocada, simplemente ubique el cursor sobre la descripción de la morbilidad en la ventana superior y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , notará que la morbilidad es eliminada de la ventana. (g) En caso de requerir seleccionar mas de una morbilidad para agrupar, usted puede ubicarse con el cursor en el cuadro gris frente a la morbilidad y oprimir una vez el botón izquierdo del RATÓN oprimiendo simultáneamente la tecla Control (ctrl.), la morbilidad se obscurecerá indicando que está pre-seleccionada, repita este procedimiento para el número de morbilidades que considere pertinentes (según el GDR que se esta definiendo) y posteriormente desplace el cursor sobre el icono que contiene una mano en el extremo izquierdo de la pantalla y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN , notará que de inmediato dichas morbilidades aparecen en la ventana superior, indicando que los datos han sido aceptados. (h) El usuario tiene la opción de realizar búsqueda rápida de morbilidades, para ello simplemente
active el icono que contiene una “lupa”, aparecerá una pantalla superpuesta en el extremo superior de la pantalla secundaria y ubique el cursor en el campo en blanco denominado “Información a Buscar”, decida si quiere búsqueda por código o por descripción. De optar por descripción, digite el nombre completo o parte del nombre de la morbilidad que desea buscar. Posteriormente active el botón “Aceptar” ubicado abajo del campo, en unos segundos aparecerá en la lista de morbilidades aquellas que mas se asemejen al nombre descrito por usted a fin de que las adscriba como diagnósticos del GDR, puede repetir el procedimiento de búsqueda rápida cuantas veces lo requiera. Si desea finalizar la busca rápida, seleccione el botón “Cerrar”. (i) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (j) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (k) Repita el procedimiento para la definición de un nuevo GDR. (l) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes).
10.2. Def inir GDRs Calculados por Usuario (a) Seleccione el sub-menú GDRs del menú secundario Datos. Aparecerá una pantalla vacía denominada Morbilidades del GDR. La ventana inferior contiene la lista de morbilidades de la CIE-10; es en esta área donde se selecciona la morbilidad, mientras que en la superior es donde se registra el dato. En el borde superior derecho se encuentran los iconos ya descritos en el ítem 1.3 del Capítulo I . (b) En el campo Tipo de GDRs, ya seleccione: Cálculo por usuario.
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(c) Seguidamente active el icono de datos nuevos . Se le solicita información sobre 3 variables específicas: Nivel de Agregación, Establecimiento y Servicio. En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el Servicio al cual se desea definir GDRs (d) En el campo Nombre del GDR proceda a digitar el nombre del GDR que se va a definir. Se recomienda que en el caso de los GDRs calculados por usuario al nombre se le anteponga una letra “u” minúscula, por ejemplo: u. Trastornos del Parto, de modo que dicha letra antepuesta sirva como “clave” para distinguir que el costo de dicho GDR será calculado en función de un costo ingresado directamente por el usuario. (e) En la ventana de Días estancia ubíquese con el cursor en los campos respectivos e ingrese la información de Est. Mínima y Est. Máxima oprimiendo la tecla Enter , para ambos casos. (f) En la ventana que contiene la CIE-10 (ventana inferior), utilice la barra de navegación para ubicar la(s) morbilidad(es) que se conformarán el GDR. Una vez localizada una morbilidad específica desplace el cursor sobre el cuadro gris ubicado frente al nombre de la morbilidad y oprima una vez el botón izquierdo del RATÓN , y posteriormente desplace el cursor sobre el icono que contiene una mano en el extremo izquierdo de la pantalla y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN, notará que de inmediato dicha morbilidad aparece en la ventana superior, indicando que el dato ha sido aceptado. Si selecciono una morbilidad equivocada, simplemente ubique el cursor sobre la descripción de la morbilidad en la ventana superior y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , notará que la morbilidad es eliminada de la ventana. (g) En caso de requerir seleccionar mas de una morbilidad para agrupar, usted puede ubicarse con el cursor en el cuadro gris frente a la morbilidad y oprimir una vez el botón izquierdo del RATÓN oprimiendo simultáneamente la tecla Control ( ctrl.), la morbilidad se obscurecerá indicando que está pre-seleccionada, repita este procedimiento para el número de morbilidades que considere pertinentes (según el GDR que se esta definiendo) y posteriormente desplace el cursor sobre el icono que contiene una mano en el extremo izquierdo de la pantalla y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN, notará que de inmediato dichas morbilidades aparecen en la ventana superior, indicando que los datos han sido aceptados. (h) El usuario tiene la opción de realizar búsqueda rápida de morbilidades, para ello simplemente active el icono que contiene una “lupa”, aparecerá una pantalla superpuesta en el extremo superior de la pantalla secundaria y ubique el cursor en el campo en blanco denominado “Información a Buscar”, decida si quiere búsqueda por código o por descripción. De optar por descripción, digite el nombre completo o parte del nombre de la morbilidad que desea buscar. Posteriormente active el botón “Aceptar” ubicado abajo del campo, en unos segundos aparecerá en la lista de morbilidades aquellas que mas se asemejen al nombre descrito por usted a fin de que las adscriba como diagnósticos del GDR, puede repetir el procedimiento de búsqueda rápida cuantas veces lo requiera. Si desea finalizar la busca rápida, seleccione el botón “Cerrar”. 126
(i) Verifique que los datos ingresados son correctos. Caso contrario proceda a corregirlos. (j) Si los datos son correctos proceda activar el sub-menú Costo del GDR, aparecerá una pantalla superpuesta donde se deben ingresar los montos mínimo y máximo asignados al GDR que se está definiendo.
(k) Se ingresa información únicamente en los campos de:
Costo directo Mínimo Costo directo Máximo Costo indirecto %
En los campos costo directo mínimo y máximo se ingresa el monto en rango de costo asignado institucionalmente al GDR. En caso de que Institucionalmente se haya definido un único monto para el GDR, se deberá ingresar la misma cantidad en mínimo y en máximo. El campo Costo indirecto %, es opcional y sirve para ingresar información de incremento porcentual sobre el costo fijo preestablecido, siempre y cuando institucionalmente se tenga definido un monto para este tipo de costo (costos indirectos), si el costo institucionalmente definido es un costo total, no se deberá ingresar información en este campo. (l) Verifique que los datos son correctos, caso contrario proceda a modificarlos. (m)Si (m) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (n) Repita el procedimiento para la definición de un nuevo GDR. (o) Para editar, borrar, o imprimir datos siga los procedimientos descritos en el Capítulo II (Procedimientos Comunes).
127
CAPITULO V
RESULTADOS
El módulo “RESULTADOS” permite al usuario obtener los productos y beneficios que ofrece el WinSIG, aunque algunos -por razón de formato- se encuentran asociados con otros módulos. En este módulo se generan los Cuadros Gerenciales, las Series Históricas, los Indicadores de Gestión, los informes de Morbilidad atendida y de Facturación, y reportes de GDRs. Los Cuadros Gerenciales constituyen uno de los principales productos del SIG. Ofrecen información integral, con elementos estratégicos o puntos críticos determinantes del perfil de eficiencia institucional que pueden ser destacados y detectados en forma rápida. El Cuadro 1 ofrece un perfil global de situación. El Cuadro 2 muestra los niveles de uso de los servicios de apoyo terapéutico, diagnóstico, administrativo y general por parte de los servicios finales. Los Cuadros 3A y 3B contienen información sobre los patrones de dotación, distribución, productividad y composición del recurso humano. El Cuadro 4 ofrece información sobre los costos totales y su estructura específica de cada servicio o centro de costos. Hay tres formatos posibles de los cuadros, que son definidos por el usuario en el momento de generarlos: •
Formato General: incluye todos los servicios de la institución en cada cuadro. Permite apreciar mejor las relaciones de dependencia que se dan entre servicios, aunque su tamaño dificulta el manejo de extensas hojas de papel continuo.
•
Formato General Selectivo: es similar al anterior, pero el usuario “marca” y define cuales servicios desea que aparezcan en cada cuadro. Por ejemplo, el usuario podría tener interés en “sectorizar” la información, generando cuadros para los servicios de hospitalización, consulta externa, apoyo terapéutico, apoyo diagnóstico y apoyo general o administrativo, o cualquier otra combinación que estime útil a los objetivos de la institución.
•
Formato Individual: consiste en generar la información de los cuatro cuadros para cada servicio individualmente. Aún aquí el usuario tiene la opción de generar cuadros de todos los servicios o sólo de aquellos que él decida seleccionar.
Las Series Históricas son indicadores de tendencia que requieren datos de por lo menos dos meses. WinSIG ofrece opciones numéricas o gráficas. Los Indicadores de Gestión constituyen información para un período definido en el tiempo, por ejemplo un mes, un trimestre, un año, etc. En general, las opciones anteriores ofrecen básicamente la misma información con distintos formatos y para distintos propósitos o momentos de la gerencia. El usuario debe recordar que WinSIG tiene un formato estándar que agrupa una cantidad importante de indicadores que puede ser impreso o consultado “en pantalla”. Las notas al final de cada sección de este capítulo ofrecen mayor información sobre los productos del SIG.
128
1.
CUADROS GERENCIALES
1.1. GENERAR, CONSULTAR EN PANTALLA E IMPRIMIR CUADROS DE UN ESTABLECIMIENTO (a) Seleccione la opción “Cuadros Gerenciales” del Menú secundario “Resultados”. (b) La ventana muestra cuatro opciones en cuanto al contenido de la información: un establecimiento o unidad individual; una división o red de servicios regional o local; un nivel de complejidad, por ejemplo “unidades de atención primaria” si tal categoría de servicios hubiera sido definida previamente y; general, es decir, todos los establecimientos que tengan información del mismo período. El formato de los cuadros se mantiene igual, no importa cual sea el nivel seleccionado. (c) A continuación se explica el procedimiento para generar informes de un establecimiento, el usuario tiene la posibilidad de escoger el nivel de agregación de los informes a generar. El nivel de Establecimiento es tan solo una de estas opciones. Refiérase al ítem de Desagregar datos del Capítulo II . En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. (d) En siguiente seleccione “Ejecutado” para generar cuadros con contenidos de información correspondiente a cualquier período pasado, o sobre el botón “Programado” para obtener los cuadros del período del programa presupuesto. Los cuadros del SIG para un período futuro, v.g. un período fiscal de un año, requiere que se integre una matriz de datos del mismo período y que haya sido salvado como “Programado”. El nombre del archivo debe escribirse con el año a que corresponda, por ejemplo 2002. El espacio para el mes debe quedar en blanco. Ver sección 2, Capítulo IV, Datos. (e) A continuación aparece un botón llamado “PUAS” que significa Porcentaje de Utilización en la Actividad Sustantiva. Marque este botón sólo si usted desea que el Cuadro 3 aparezca con indicadores que consideran únicamente el tiempo efectivo dedicado a la actividad sustantiva, por ejemplo la atención del paciente. En este caso se excluye el tiempo dedicado a actividades administrativas, docencia, licencias, etc. La opción sólo está disponible cuando las normas pertinentes se han definido en el módulo “Análisis”. En general, es más fácil trabajar con los datos brutos y ajustar la norma por unidad de producción a la hora de hacer el análisis, en cuyo caso usted puede ignorar este botón (ver notas explicativas al final de la sección). (f) Seleccione todos los cuadros marcándolos en el campo respectivo con el cursor y oprimiendo una vez el botón izquierdo del RATÓN (podría generar solo algunos si el usuario así lo desea). (g) Desplace el cursor al campo “ Desde” para seleccionar fecha inicial del período de datos y luego repita el procedimiento en el campo “Hasta” para seleccionar la fecha de final del período que se desea generar el informa. (h) Luego el usuario debe definir el formato de los cuadros que desea imprimir o consultar en pantalla. En el centro de la pantalla denominado: Forma, aparece una sección para tal efecto. Como primer paso desplace el cursor sobre el botón ”GENERAL” para generar cuadros de más de un servicio o del establecimiento en su conjunto y presione el botón izquierdo del RATÓN; o sobre el botón “INDIVIDUAL” si desea cuadros por servicio o centros de costo. 129
(i) Para cualquiera de las dos opciones, usted debe definir cuáles servicios desea que sean incluidos en los cuadros. Navegue en la ventana “Contenido…” y seleccione los servicios que aparecerán en los cuadros generales o de los cuales usted desea cuadros individuales. Para ello ubique el cursor sobre el servicio de su interés y presione el botón izquierdo del RATÓN . Aparece la marca “a” sobre los servicios seleccionados. O bien active el botón “TODOS“ a fin de seleccionar la totalidad del establecimiento. (j) Cuando usted haya terminado de seleccionar los servicios, desplace el cursor sobre el botón “EJECUTAR” y presione el botón izquierdo una vez para conformar los cuadros pertinentes. Luego un breve período de tiempo aparecerá un sub-menú: Consulta de Cuadros Gerenciales en el borde superior de la pantalla. (k) Para ver los cuadros generales en pantalla active el sub-menú Consulta de Cuadros Gerenciales. (l) Aparece entonces una pantalla con los resultados de los cuadros (como etiquetas de un folder con el número del cuadro), seleccione con el RATÓN el que desee observar. (m)Utilice (m) Utilice las barras e iconos de navegación para visualizar el contenido de los cuadros. (n) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes). (p) Para ver en pantalla un cuadro en formato individual (es decir, los datos de los cuatro cuadros para un solo servicio) seleccione (en el centro de la pantalla) el botón Individual y seleccione los servicios.
1.2. NOTAS •
Es importante que los usuarios del SIG, tanto operadores como gerentes, conozcan el propósito de los dos tipos de cuadros que ofrece WinSIG: 1.1.3.♦Cuadro de un establecimiento: la información permite hacer un análisis institucional circunscrito a un establecimiento que podríamos llamar convencionalmente micro análisis. 1.1.3.♦Cuadro con datos agregados de una red de servicios, nivel de complejidad institucional o general: está orientado a facilitar el análisis de conjuntos de instituciones de salud que, para distinguirlo del anterior, podríamos llamarlo análisis macro institucional.
•
El análisis macro institucional no sustituye al análisis micro institucional. El primero busca establecer los puntos más notorios de los perfiles de desempeño en un plano macro, pero luego la información específica se emplea para caracterizar mejor la situación en aquellos puntos considerados estratégicos.
•
Por ejemplo, esta capacidad de agregación de datos permite a los niveles de conducción y gerencia nacional analizar decenas o centenas de unidades como si fueran una sola y a partir de los datos consolidados: 1.1.3.♦Tener una clara visión de los problemas estratégicos de ámbito nacional. 1.1.3.♦Establecer las bases de un diálogo objetivo, inserto en los procesos de cambio, con los gerentes regionales y locales (quienes tienen una visión sustentada en la misma base informativa, pero con matices particulares de cada realidad). 1.1.3.♦Definir prioridades de apoyo y asesoría para resolver problemas de alta prioridad. 1.1.3.♦Establecer acuerdos de gestión e indicadores para el control por resultados sustentados en un compromiso de cambio. 130
Con formato: Numeración y viñetas
Con formato: Numeración y viñetas
•
En un contexto descentralizado, los cuadros individuales cumplen la misma función a nivel de unidad o establecimiento. La visión local o regional es la base principal del diálogo referido arriba, porque son los gerentes de este nivel los que tienen que validar la problemática y comprometerse con las soluciones pertinentes.
•
Para una validación de los datos de costos se han introducido en el Cuadro Gerencial No.4, formato general, dos mecanismos de verificación: 1. La comparación entre el Total de Costos Directos y la Sumatoria de los Costos Totales de los Servicios Finales, cuya diferencia debe ser cero. TOTAL COSTOS DIRECTOS – SUMATORIA COSTOS TOTALES SERVICIOS FINALES = 0
Si la diferencia es superior a cero (0), pero menor de 1, es aceptable la validación pues solamente refleja efectos del redondeo en el cálculo. Si la diferencia es superior a 1, significa que hay fallas en la distribución de los costos indirectos. Para detectarla se cuenta con el siguiente verificador. 2. En la columna Total, están las sumas de los costos de los servicios de apoyo distribuidos. Dichas sumas deben ser igual a Costo Total de cada uno de los servicios de apoyo respectivamente. Las diferencias menores equivalentes a decimales, pueden ser efectos del redondeo en el cálculo. Las diferencias superiores indican que los costos totales del servicio de apoyo en cuestión no tiene registrada la información del criterio de distribución (veáse Configuración, Clases y Servicios) o que la producción de dicho servicio distribuida a servicios receptores no ha sido ingresada total o parcialmente (veáse Datos, Captura de Datos o Matriz Básica: Producción).
131
2.
SERIES HISTORICAS
Para que la información sea relevante, es importante contar con datos de un año o más, aunque desde el punto de vista del Programa, basta contar con datos de más de un mes. La información sobre tendencias se refiere a las variables que aparecen en la ventana “Tipos de Variables”, pero a su vez cada tipo ofrece otras opciones como se verá a continuación. El punto negro en el círculo destaca la opción seleccionada y abre a su vez las ventanas que amplían sus posibilidades de selección. La variable Producción del Servicio se abre en cuatro posibles opciones: Producción, Cobertura, Número de camas e Índice Ocupacional. El significado e implicaciones de cada uno de estos indicadores están disponibles para consulta en el Menú secundario “Datos”, opción “Indicadores”. Los indicadores de Cobertura requieren que los “Parámetros” respectivos hayan sido previamente definidos en el Menú secundario “Análisis”. La variable Costo por Insumo incluye cualquiera de los rubros que hayan sido definidos en el momento de configurar el sistema. El usuario puede acceder cualquiera de los rubros o categorías de insumo abriendo la ventana correspondiente y seleccionando el que sea de su interés. Para ello el usuario debe navegar en el “documento” mediante el procedimiento que fue explicado oportunamente. La variable Horas de los Recursos se refiere a datos de composición, productividad, dotación y distribución de personal. Al igual que los rubros o categorías de insumos materiales, WinSIG provee una ventana para que el usuario navegue y seleccione el recurso de su interés. La variable Apoyo recibido de otros Servicios permite que el usuario seleccione el servicio que brinda el apoyo abriendo la ventana correspondiente y seleccionando el que sea de su interés. Recuerde que las relaciones de apoyo han sido previamente establecidas por el usuario en el momento de hacer la configuración del sistema. La variable Apoyo otorgado a otros Servicios funciona en forma análoga a la anterior, aunque el punto de referencia es el servicio prestatario del apoyo. La variable Rendimiento del Recurso Humano permite que el usuario seleccione las categorías de personal, de igual manera que en la variable Horas de los Recursos, mencionado anteriormente. La variable Porcentajes de Utilización opera en forma análoga a la variable anterior. Finalmente la variable Costo del Servicio se refiere a los costos totales del servicio o a los costos unitarios. Debe notarse que las combinaciones posibles son muy extensas, razón por la cual el usuario debe tener claridad en la selección de indicadores. Además de las combinaciones mencionadas, WinSIG las relaciona con otras variables, para ampliar aún más las opciones que el usuario tiene disponibles. Tómese en cuenta que para sacar serie histórica de ciertas variables es necesario previamente haber producido los cuadros para los meses que se desea incluir en la serie.
2.1. GENERAR SERIES HISTÓRICAS DE UN ESTABLECIMIENTO (a) Seleccione el sub-menú Series Históricas del Menú secundario Resultados. Aparece superpuesta la ventana que muestra las mismas cuatros opciones ya mencionadas en la sección anterior. 132
(b) A continuación se explica el procedimiento para generar informes de un establecimiento, el usuario tiene la posibilidad de escoger el nivel de agregación de los datos a ingresar. El nivel de Establecimiento es tan solo una de estas opciones. Refiérase al ítem de AGREGAR - Desagregar datos del Capítulo II . En Nivel de Agregación: seleccione “ Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el servicio a consultar. (c) Desplace el cursor al campo “Desde” para seleccionar fecha inicial del período de datos y luego repita el procedimiento para escribir la fecha de final del período en el campo “Hasta”. (d) Aparece una ventana denominada Tipos de Variable y variables. Ubíquese en la primer columna en la barra superior donde esta el título de la columna y actívela. (e) La forma de activar consiste en ubicarse con el cursor en el extremo derecho de cada fila y presionar el botón izquierdo del RATÓN , Posteriormente ubíquese en la primera celda vacía de dicha columna, específicamente el en extremo derecho y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , aparecerá un botón de selección para que usted escoja la variable a incorporar. Proceda ha hacer su selección oprimiendo una vez el botón izquierdo del RATÓN sobre la variable elegida. (f) Hacia la derecha cada fila presenta los siguientes campos: Variable, Ejecutado, Unidad, PUAS?, Por Unidad? (g) La secuencia de selección es siguiendo el orden de los campos, por ejemplo: Tipo de variable: Producción del servicio Variable: Producción (h) El resto de las columnas ( Ejecutado, Unidad, PUAS? y Por Unidad?) tienen una preselección por “ omisión”’. Pero usted tiene la opción de modificarlas. Se sugiere que practique la generación de varios cuadros, con la activación y otros sin la activación de estos últimos campos a fin de que el usuario se familiarice con la utilidad de los mismos. Para activas dichos campos repita el procedimiento descrito anteriormente: ubíquese en el extremo derecho de la celda y active oprimiendo dos veces el botón izquierdo del RATÓN , aparece nuevamente un botón de selección para que realice su escogencia. (i) Tipo de Variable incluye ocho opciones; Producción del Servicio: presentará en la columna Variable opciones como producción del servicio, cobertura, número de camas, índice ocupacional y estancia promedio Costo por insumo: presentará en la columna Variable el listado de Insumos definidos en la Configuración del Sistema. Horas de los recursos: presentará en la columna Variable el listado de Tipos de Recurso Humano definidos en la Configuración del Sistema. Apoyo Recibido de otros servicios: presentará en la columna Variable el listado de Servicios definidos en la Configuración del Sistema. Apoyo Otorgado a otros servicios: presenta la misma lista de servicios. Rendimiento del Recurso humano: presentará en la columna Variable el listado de Tipos de Recurso Humano definidos en la Configuración del Sistema. Porcentaje de utilización: presentará en la columna Variable el dato de PUAS, en caso de que este se haya definido para cada servicio en el Menú Análisis, sub-menú Parámetros. Costo del Servicio: presentará en la columna Variable la opción de generar el costo unitario o el costo total. 133
(j) Puede repetir el procedimiento en las siguientes filas de la primera columna a fin de agregar mas variables a la consulta que va ha realizar. (k) Posteriormente active el botón EJECUTAR espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos (el cursor cambia a reloj de arena momentáneamente). (l) En relación a las columnas de las variables, Seleccione Ejecutado para generar los indicadores de un período cualquier del cual se tenga información actualizada en la base de datos del WinSIG. O usted puede seleccionar la opción “Programado” si desea que los indicadores se refieran a un período anual de programación y se cuente con la información pertinente (ver Capítulo VI, Análisis, sección sobre programación y presupuestación). (m) “PUAS”: mediante esta opción se generan los indicadores de personal empleando solo el tiempo efectivo asignado a la actividad sustantiva. Este concepto fue discutido en otra parte de este Manual. Ignore el botón “PUAS”, o Porcentaje de Utilización a la Actividad Sustantiva, para generar la información real del indicador correspondiente. Recuerde que cuando este botón se activa los indicadores sobre recurso humano toma solamente el tiempo que se estima es dedicado a la actividad asistencial o principal de cada servicio, v.g. excluyendo licencias, ausentismo, labores docentes o administrativas, etc. Si el botón no se activa, WinSIG ofrece datos “crudos”, relacionando el tiempo contratado con la producción. (n) Seleccione el botón “Por Unidad” si usted desea que el indicador sea por unidad de producción. Por ejemplo, el indicador en gasto en medicamentos, la selección del botón en referencia produce gasto en medicamentos por cada egreso o día paciente. Si no se selecciona el botón, el indicador se referirá al gasto total en medicamentos del servicio por egreso o día paciente. (o) Seleccione el botón “Unidad” para definir si el indicador está asociado con la unidad primaria o secundaria. Por ejemplo, si el indicador se refiere a la producción de los servicios de hospitalización, activando este botón el usuario selecciona egresos o días cama ocupada. (p) Para visualizar el cuadro active el sub-menú: Resultados (al lado del sub-menú Tipos de Variable). En caso de ser muy grande, utilice las barras de navegación. (q) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes). (r) El usuario tiene la opción de graficar el informe o bien de imprimirlo. La opción de graficar se únicamente para consulta en pantalla. Si se decide imprimir el informe, en ese momento se imprimirá también el gráfico respectivo. (s) Para generar el gráfico active el botón: G RÁFICO correspondiente.
.Para cerrar el gráfico seleccione el icono
Note que el gráfico funciona como una ventana en la cual se puede navegar, presionando las flechas en la dirección deseada. Para salir de la presenta ventana seleccione el botón “Salir”. Cuando hay más de un indicador, las gráficas de línea no se muestran en escala, ya que en algunos casos resulta difícil combinar valores muy diferentes. La opción de generar uno o más indicadores puede ser mejor aprovechada por los usuarios para consulta en pantalla y excepcionalmente para impresión.
134
2.2. NOTAS •
Las series históricas revistan gran importancia en la gestión de los servicios de salud y, de manera particular, en los procesos de planificación. Casi todos los indicadores adquieren una diferente dimensión vistos en perspectiva histórica. Por ejemplo, las cargas hospitalarias varían a través de los distintos períodos, los cuales están asociados con las actividades de la sociedad y con los patrones de conducta correspondiente. En consecuencia, indicadores tales como el Indice Ocupacional y los Promedios de Estadía tienden a variar como consecuencia de esos factores.
•
Otro ejemplo son los costos unitarios y globales. Los segundos tienden a ser más estables, porque dependen de los niveles de asignación presupuestaria, pero los primeros varían de acuerdos a productividad, a su vez condicionada por las variaciones en el volumen de la demanda. A mayor demanda, los costos unitarios son más bajos, porque la capacidad instalada y recursos disponibles se distribuyen sobre un número mayor de unidades de producción. En consecuencia, la visión del gerente debe ampliarse con un adecuado conocimiento retrospectivo y sus decisiones sustentadas en una combinación de datos corrientes e históricos.
•
Las series históricas, al igual que los indicadores, permiten conformar una visión micro institucional más sólida per se, o como caracterización del análisis macro institucional.
135
3.
INDICADORES DE GESTIÓN
3.1. GENERAR INDICADORES DE GESTIÓN El procedimiento de generación, consulta en pantalla, impresión y guardado de indicadores es muy similar al descrito para las Series Históricas, con las diferencias que a continuación se mencionan. El campo denominado “Clases” se refiere a las Clases de Servicios definidas en el Capítulo de Configuración del Sistema. (a) Seleccione los servicios correspondientes. WinSIG le ofrece tres posibilidades de selección. Si usted selecciona el botón “TODOS”, WinSIG le marca todos los servicios que corresponden a la clase previamente seleccionada, que muestra en la ventana que aparece a la derecha. Por otra parte, el usuario puede hacer su selección individual de los servicios que sean de su interés. Para ello desplace el cursor sobre dichos servicios y presione el botón izquierdo del RATÓN . Quedan marcados solo aquellos servicios que usted marcó mediante este procedimiento. (b) En la ventana inferior, aparece una ventana denominada Tipo de Variable. Ubíquese en la primer columna en la barra superior donde esta el título de la columna y actívela siguiendo el procedimiento descrito para Series Históricas: ubicándose en la primera celda vacía de dicha columna, específicamente el en extremo derecho y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , aparecerá un botón de selección para que usted escoja la variable a incorporar. Proceda ha hacer su selección. (c) Hacia la derecha dicha fila presenta para dicha variable las siguientes características: Variable, Ejecutado, Unidad, PUAS?, Por Unidad? (d) Ubíquese en el extremo izquierdo de la celda de la segunda columna y active esa zona, aparece nuevamente un botón de selección para que realice su escogencia. (e) El resto de las columnas tienen una preselección por “omisión”’. Pero usted tiene la opción de modificarlas. (f) Posteriormente active el botón EJECUTAR espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos (el cursor cambia a reloj de arena momentáneamente) (g) Para visualizar el cuadro active el sub-menú: Resultado (al lado del sub-menú Tipos de Variable). En caso de ser muy grande, utilice las barras de navegación. (h) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes). (i) El usuario tiene la opción de graficar el informe o bien de imprimirlo. La opción de graficar se únicamente para consulta en pantalla. Si se decide imprimir el informe, en ese momento se imprimirá también el gráfico respectivo. (j) Para generar el gráfico active el botón: Gráfico correspondiente.
. Para cerrar el gráfico seleccione el icono
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Note que el gráfico funciona como una ventana en la cual se puede navegar, presionando las flechas en la dirección deseada. Para salir de la presenta ventana seleccione el botón “Salir”.
3.2. NOTAS •
Los indicadores del sistema (general, nivel de complejidad o división) constituyen importantes elementos de análisis micro y macro institucional. Pueden ser empleados para caracterizar un servicio, un establecimiento, un nivel de complejidad o un sistema nacional de salud.
•
El manejo de los indicadores guarda una estrecha relación con los estilos de gerencia institucional. Por ejemplo, una mayor apertura involucra una actitud abierta y participativa. Además constituye un estímulo para los gerentes regionales y locales y un valioso aporte al análisis comparativo y a la promoción de la sana competencia entre instituciones.
•
Uno de los mayores atributos del SIG es su capacidad para agregar información y caracterizar objetivamente a los sistemas de salud en función de sus niveles de equidad, eficacia y eficiencia.
3.3. IMPRIMIR INDICADORES PRE-ESTRUCTURADOS WinSIG ofrece como opción reproducir una importante cantidad de indicadores sin que el usuario tenga que hacer el esfuerzo del procedimiento que se ha explicado anteriormente. En esta caso se ofrece un listado de indicadores a seleccionar por el usuario. El archivo AnexosCastellano, ANEXO II ofrece una lista de indicadores similar a la que se genera con WinSIG, los cuales se imprimen en formato carta u oficio. De esta manera se trata de facilitar el proceso de difusión de la información, lo cual no era posible hacer con la versión SIG 3.0. (a) En el menú de indicadores proceda inicialmente a seleccionar la(s) fechas del informe. (b) En la parte inferior del menú de indicadores (menú principal: Resultados – Generación de Indicadores) se encuentran dos botones: “IMPRIMIR INDICADORES” y “EJECUTAR”. (c) Active el botón “IMPRIMIR INDICADORES”, de inmediato aparecerá una pantalla con dos filas de etiquetas o sub-menús, la primer fila conteniendo las siguientes etiquetas: Servicios de Hospitalización Servicios Ambulatorios Servicios Complementarios La segunda fila contiene las siguientes etiquetas: Producción Rendimiento Recursos Costos Serv. de Hospitalización Serv. Ambulatorios Producción Rendimiento 1Egresos 1Indice de Concentración 1Estructura de la Oferta de Servicios Equivalencia Cerrar Ejecutar
Serv. Complementarios Recursos Costos
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(d) En la parte inferior de la pantalla se encuentran tres botones: “Equivalencias”, “Cerrar” y “Ejecutar”. (e) Active el botón “Equivalencias”, de inmediato aparecerá una pantalla en la cual deberá realizar un “pareo” de terminología a ser empleada por WinSIG en la elaboración de los cuadros, por ejemplo: Clase hospitalización: _____________________ 6 (f) Al activar el botón de selección 6 aparece una lista de las clases definidas en el menú de Configuración, de dicha lista, deberá seleccionar con el botón izquierdo del Ratón, la que corresponde. (g) Podrá notar que en el borde superior de la pantalla cuatro opciones o sub-menús: Clases, Recurso humano, Servicios y Otros. Repita el procedimiento de “pareo” para los listados correspondientes. (h) Una vez finalizado el pareo, proceda a cerrar la pantalla de pareo activando con el botón izquierdo del Ratón el icono de cerrar en el extremo superior derecho de la misma: X
NOTA: este pareo deberá realizarse sólo la primera vez que se ejecute el menú, para siguientes informes no es necesario pues WinSIG lo guarda en memoria para futuros informes, de modo que posteriormente cuando se vuelva a ingresar a esta opción (indicadores pre-estructurados) puede procederse a seleccionar directamente los indicadores según se indica a continuación. El usuario puede seleccionar por ejemplo, para Servicios de Internación: Indicadores de Producción, Indicadores de Rendimiento, Indicadores de Recursos y finalmente Indicadores de Costos. (i) Seleccione (ubicándose con el cursor y oprimiendo la tecla izquierda del Ratón) por ejemplo la etiqueta de Servicio de Hospitalización, seguidamente la etiqueta secundaria de Producción, observe que en la pantalla se presenta un listado con los siguientes indicadores: Egresos Índice de Concentración Estructura de la Oferta de Servicios La forma de seleccionar los indicadores es ubicándose con el cursor en el cuadro de chequeo y oprimiendo la tecla izquierda del Ratón, aparecerá un signo de chequeo: a, indicando que ya ha sido seleccionado. Puede seleccionar la cantidad de indicadores que desee, también para otros tipos de servicios como Ambulatorios.
Nota: asegúrese de que la impresora está encendida y que contenga suficiente papel.
138
4.
MORBILIDAD ATENDIDA
4.1. GENERAR INFORMES DE MORBILIDAD ATENDIDA Esta opción permite la generación de los informes sobre la morbilidad atendida. La estructura de morbilidad constituye un formato particular de los informes, que tiene gran importancia en la gestión de servicios de salud. (a) Seleccione el sub-menú Morbilidad Atendida del Menú secundario Resultados. (b) A continuación se explica el procedimiento para generar informes de un establecimiento, el usuario tiene la posibilidad de escoger el nivel de agregación de los datos a ingresar. El nivel de Establecimiento es tan solo una de estas opciones. Refiérase al ítem de - Desagregar datos del Capítulo II. En Nivel de Agregación: seleccione “Establecimiento”. En Establecimiento: seleccione el nombre de su Establecimiento. En Servicio: seleccione el servicio a consultar. (c) Desplace el cursor al campo “Desde” para seleccionar fecha inicial del período de datos y luego repita el procedimiento para escribir la fecha de final del período en el campo “Hasta”. (d) Desplace el cursor hacia el campo de Ordenado por y seleccione, el mas usual es informes de morbilidad en forma descendentes. Seleccione el botón “Descendente” para que el orden sea de mayor a menor (empezando por los números más altos, la letra A o la mayor frecuencia de ocurrencia) y “Ascendente” para producir el efecto contrario. (e) Para generar el informe active el botón de “Aceptar”. Para modificar el informe a fin de que se ordene según: Código, Descripción o Casos, simplemente ubíquese en el título de la columna y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN .
4.2. NOTAS •
Los protocolos de atención y la morbilidad son elementos esenciales de la gestión y tienen tanta relevancia en los aspectos clínicos como administrativos. En materia clínica constituyen la base para establecer mecanismos para elevar la excelencia técnica y proteger la calidad de la atención. Además, permiten la formulación de indicadores críticos, tales como el promedio de estancia, sobre bases objetivas y científicas. Finalmente, son los elementos que permiten una caracterización seria de la demanda y de los insumos esenciales necesarios para su atención en condiciones de eficiencia. Por lo anterior, en caso de que el establecimiento no tenga registrada la morbilidad atendida, el Programa buscará si dicha información está registrada a niveles superiores (división geo-política – área, región o nacional- o nivel de complejidad), para asumirla como referencia.
•
A mayor desagregación de la morbilidad, más ricas serán sus aplicaciones. Por eso se recomienda que los estudios respectivos se hagan por servicios o, mejor aún, por especialidad. La utilidad de los datos se pierde en gran medida si se confunde, por ejemplo, la patología de un servicio de psiquiatría con la de un servicio de pediatría. No obstante, WinSIG mantiene el principio de flexibilidad y permite al usuario tomar este tipo de decisiones.
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5.
FACTURACIÓN
Se entiende por costo-paciente la expresión económica del tratamiento del paciente en un período dado. La información disponible para la facturación del costo-paciente contiene al menos dos elementos esenciales. Primero, el perfil de tratamiento clínico del paciente, es decir: el diagnóstico y los procedimientos e insumos que demandaron su atención, y el costo de la atención. Segundo, la institución o empresa a la que podría facturarse dicho costo –total o parcialmente- en función de acuerdos para la compra de servicios médicos al establecimiento proveedor. O bien puede generar los costos en función de un GDRs al que pertenece la morbilidad por la que se atendió al paciente. En función de estos tres elementos, cuando las circunstancias lo ameriten, WinSIG puede generar varios tipos de informes sobre costo individual por paciente atendido y por institución o empresa de procedencia del paciente, a quien supuestamente facturar el costo, total o parcial, del tratamiento. Dependiendo del “sujeto” de análisis pueden generarse informes para facturar para: 1. Un Establecimiento 2. Una Empresa específica (procedencia del paciente en términos de lugar de trabajo) 3. Un paciente (costo individual). Para cada uno de estos casos puede generarse cuatro tipos de factura: 1. Factura por costo paciente 2. Factura por costo morbilidad 3. Factura por GDR calculado por protocolos 4. Factura por GDR calculado por el usuario Hay una opción complementaria de comparación entre el perfil de tratamiento individual del paciente y la norma contenida en el protocolo previamente definido. De manera que WinSIG ofrece al usuario al menos 12 formas de facturación, con el fin de que sea él quien seleccione la forma de facturación que mas le convenga.
Facturas por Establecimiento: ofrece un listado de los pacientes atendidos en el período de tiempo seleccionado por el usuario con el detalle del costo individual de atención por paciente además del costo total del Establecimiento. Facturas por Empresa: ofrece un detalle de los pacientes atendidos (en el período de tiempo seleccionado por el usuario) con el costo individual de atención de cada uno, para pacientes provenientes de una misma empresa o sitio de trabajo, además del costo total a facturar a dicha empresa.
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Costo individual del paciente atendido: el informe ofrece un resumen y luego detalles de cada categoría de costos (recurso humano, insumos materiales, procedimientos terapéuticos y diagnósticos), cuyo costo se puede determinar en forma precisa, y procedimientos de tipo general o administrativo, costeados a partir de valores promedio por egreso o consulta. El formato del informe permite su uso como factura y en todo caso tiene los datos fundamentales para tales propósitos, si la institución desea emplear otro formato. Los informes pueden estar referidos a un caso particular o al conjunto de casos tratados. La relación entre el tratamiento y el protocolo refleja las desviaciones en la aplicación de los estándares de calidad que la institución haya fijado. Persigue fines de desarrollo de la excelencia clínica y por tanto no incluye el nombre del paciente, aunque sí el número de expediente y el o los diagnósticos pertinentes.
5.1. INFORME GENERAL DEL ESTABLECIMIENTO (a) Selecciones la opción “Facturación” del menú “Resultados”. (b) Desplace el cursor sobre cualquier parte de la ventana “Establecimiento” y presiones el botón izquierdo del RATÓN una vez. Al abrirse la ventana, ubique el cursor sobre el nombre del establecimiento y presione el botón izquierdo del RATÓN para seleccionarlo. (c) Ignore los siguientes campos “Procedencia…” y “Paciente”. (d) Seleccione el tipo de factura que desea generar: Factura por paciente Factura por morbilidad Factura por GDR calculado por protocolos Factura por GDR calculado por el usuario (e) Ubique el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” a fin de seleccionar el período de análisis. (f) Al ignorar la ventana “Procedencia” WinSIG interpreta que el usuario desea un informe general de todos los pacientes atendidos en el establecimiento, independientemente de su procedencia. Si se le selecciona una institución, WinSIG generará sólo los pacientes provenientes de dicha institución. (g) Posteriormente active el botón Aceptar y espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos. Y se genere el cuadro respectivo. Una vez generado, si este es muy grande utilice las barras de navegación. (h) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
5.2. INFORME DE PACIENTES ATENDIDOS POR INSTITUCIÓN O EMPRESA (a) El procedimiento es el mismo anterior, pero en esta ocasión (una vez seleccionado el Establecimiento), desplace el cursor sobre cualquier parte de la ventana “Procedencia….” y seleccione la institución o empresa de la cual desea generar un informe de pacientes y costos de atención. (b) Repita los pasos restantes señalados en la sección anterior. 141
(c) Posteriormente active el botón Aceptar y espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos. Y se genere el cuadro respectivo. Una vez generado, si este es muy grande utilice las barras de navegación. (d) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
5.3. INFORME DE UN PACIENTE (a) El procedimiento es el mismo del ítem 5.1. anterior, pero en esta ocasión (una vez seleccionado el Establecimiento y la Empresa), desplace el cursor sobre cualquier parte de la ventana “Paciente….” y selección el paciente al cual desea generar un informe de costos de atención. (b) Repita los pasos restantes señalados en la sección anterior. (c) Posteriormente active el botón Aceptar y espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos. Y se genere el cuadro respectivo. Una vez generado, si este es muy grande utilice las barras de navegación. (d) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
5.4. INFORME DEL PERFIL DE TRATAMIENTO DE UN PACIENTE (a) Repita los pasos anteriores. (b) Seleccione el botón “Comparación con protocolo” y repita los restantes pasos señalados en la sección 6.1 para concluir el procedimiento. (c) Ubique el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” a fin de seleccionar el período de análisis. (d) Posteriormente active el botón Aceptar y espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos. Y se genere el cuadro respectivo. Una vez generado, si este es muy grande utilice las barras de navegación. (e) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
Este informe ofrece al usuario un cuadro comparativo de los estándares establecidos en el protocolo de morbilidad de atención vrs. los procedimientos, insumos y estancia utilizados en el paciente.
142
6.
REPORTE DE GDRs
Este menú permite generar los listados de GDRs definidos en el Establecimiento. Los procedimientos son muy similares a los descritos en el ítem 5 de Facturación. Se pueden generar dos diferentes tipos de listados: Informes Individuales e Informes Generales: Informes Individuales: genera informes “detallados” de los GDRs , dicho informe incluye: 1. La lista de morbilidades que incluye: En el caso de GDRs para servicios de hospitalización el promedio de estancia mínimo y máximo definido para cada una de las morbilidades en el protocolo. Costo directo del GDR Costo indirecto GDR Costo total GDR. Informes Generales: genera informes menos detallados de los GDRs e incluye: 2. La lista de morbilidades que incluye
En el caso de GDRs para servicios de hospitalización el promedio de estancia mínimo y máximo definido para cada una de las morbilidades en el protocolo. Costo total GDR.
Procedimiento de generación de informes: (a) Selecciones la opción “Reporte de GDRs” del menú “Resultados”. (b) Desplace el cursor sobre cualquier parte de las ventana “Establecimiento” y “Servicio” y procesa a seleccionar. (c) En el campo “GDRs” proceda a realizar la selección de interés. (d) Ubique el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” a fin de seleccionar el período de análisis. (e) Posteriormente active el botón Ejecutar y espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos. y se genere el cuadro respectivo. Una vez generado, si este es muy grande utilice las barras de navegación. (f) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
143
CAPITULO VI
ANALISIS
El módulo “ANALISIS” permite al usuario definir los parámetros que habrán de condicionar los procesos de gestión de servicios de salud, elaborar un programa presupuesto sustentado en un proceso riguroso de análisis institucional y mantener un control objetivo, comparando los resultados de la gestión con las metas del programa presupuesto. Los parámetros y la programación -y por tanto la evaluación de resultados- pueden ser definidos en un plano general o específico. La selección de la alternativa correspondiente tiene importantes implicaciones en los procesos de cambio que adelantan los países en la actualidad y se explican en parte final de este Capítulo. La premisa asumida es que que ahora, si cada institución o red quiere hacer un esfuerzo más serio en la programación de producción de servicios y en la presupuestación de los recursos, esto puede sustentarse en el uso de los protocolos, protocolos, la estructura de morbilidad y los parámetros de productividad. Los componentes principales de este módulo son: •
Parámetros. En esta opción se puede establecer las normas de cobertura, índices de utilización del recurso cama (en el caso de hospitales), tasas de uso de los servicios complementarios por unidad de producción final y productividad del recurso humano. Debe destacarse que la intención implicada es estimular el diseño de estas normas con carácter local y no necesariamente definidas en forma imperativa desde niveles centrales.
•
Programación/Presupuestación. Se toma como premisa la necesidad de un análisis institucional, que se sustente la formulación del programa/presupuesto como un compromiso de mejoramiento, mejoramiento, y las decisiones sobre el reordenamiento acorde de actividades y recursos. Del programa/presupuesto se derivan los indicadores esenciales para hacer los acuerdos de gestión, gestión, para el control por resultados, y en general para una gestión descentralizada.
•
Control por Resultados. Con esta opción se puede determinar índices de desviación de los resultados obtenidos con respecto a las metas del programa/presupuesto, de tal manera que se tenga en todo momento elementos cuantitativos (y algunos cualitativos) del desempeño institucional, para sustentar procesos de rendición de cuentas.
•
Evaluación de Productividad. Permite comparar los niveles de eficiencia de una unidad o conjunto de ellas en referencia a las normas o criterios programáticos predefinidos.
•
Análisis de la Eficiencia. Facilita la identificación de la capacidad ociosa al comparar la producción real con la capacidad potencial, bajo ciertos parámetros de rendimiento de los recursos, y establecer áreas de intervención para optimizar la eficiencia.
144
1.
PARAMETROS DE GESTION
Permite registrar los valores estándar o que una unidad o programa desea alcanzar como meta en un período dado. En general estos parámetros deben tener un carácter local. Obviamente, ciertas normas deben ser producto de un proceso negociado entre niveles del sistema, pero la presunción de una norma universal para distintos contextos regionales o locales, generalmente resulta inapropiada y producto de una actitud centralista, que se trata de superar en los nuevos modelos de gestión. Las normas incluyen cobertura, índices de utilización del recurso cama, tasas de uso de los servicios complementarios por unidad de producción final y productividad del recurso humano.
1.1. ÍNDICES HOSPITALARIOS Y DE COBERTURA Índices Hospitalarios: Índice Ocupacional y Promedio de Estancia. Ambos indicadores son fundamentales como medida del grado de aprovechamiento de la inversión en infraestructura física y equipos, pero también afecta la productividad de los recursos de operación. Cobertura: consiste en definir los índices de concentración de servicios per cápita. Aún cuando el indicador tiene un carácter general es un valioso indicador de la cantidad de servicios (producción) que es necesario generar para cumplir con determinadas metas sociales. Hay aspectos cualitativos importantes que se incorporan en los procesos de análisis institucional, mientras otros deben formar parte de la excelencia del servicio (calidad y satisfacción del usuario). Recurso Humano: consiste en definir la carga horaria (horas y minutos) por unidad de producción. Es importante destacar la importancia de este indicador, pues sin él difícilmente se puede adelantar un proceso de cambio, dado su función motora de las transformaciones y su alto peso relativo en los costos de operación. Servicios Complementarios: consiste en definir los niveles de utilización de los servicios de apoyo diagnóstico, terapéutico, administrativo y general por parte de los servicios sustantivos o finales. Idealmente, los indicadores deberían salir de los protocolos de atención, pero en ausencia de éstos es importante fijar normas o rangos presuntivos de comportamiento y evaluar periódicamente su racionalidad. (a) Seleccione la opción “Parámetros” del Menú secundario “Análisis”. Aparece una pantalla superpuesta con tres sub-menús: Índice Hospitalario y cobertura Recurso Humano Servicios complementarios (b) Ubíquese en el sub-menú: Índice Hospitalario y cobertura. (c) Dicha pantalla presenta dos ventanas, la superior para ingresar el Índice Ocupacional y la estancia promedio y la ventana inferior para ingresar las normas de cobertura. (d) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN, a fin de que se “active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN, a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. 145
(e) Ingrese la información para los servicios pertinentes, verifique que los datos son correctos, caso contrario proceda a modificarlos. (f) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. (g) El servicio seleccionado aparece como usted o algún “usuario supervisor” lo definió previamente. Obviamente los indicadores de egresos y consultas son diferentes, razón por la cual usted tiene que saber si el servicio desplegado es de hospitalización o atención ambulatoria. Para el índice de concentración de consultas, se utiliza la población total. Por ejemplo, si la población del área de influencia es 84999, esa es la cifra que usted debe ingresar en el campo “Habitantes”. Para el índice de concentración de egresos la población debe expresarse como un múltiplo de 100. Por ejemplo si la población es 84999, la cifra a anotar en este caso es 849.99 habitantes.
1.2. PRODUCTIVIDAD DEL RECURSO HUMANO (a) Seleccione el sub-menú “Recurso Humano” del Menú secundario “Parámetros”. (b) Desplace el cursor sobre la ventana “Servicio a Normar” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN para abrirla. Ubique el cursor sobre el servicio de su interés y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN para seleccionarlo. (c) En la ventana “Recurso Humano” desplace el cursor sobre la categoría de personal a normar y presione el botón izquierdo del RATÓN dos veces se tornara azul, indicando que está seleccionado. Desplace el cursor sobre el botón sobre el campo provisto para ingresar el tiempo promedio por unidad de producción. El indicador queda expresado en horas y minutos, por ejemplo para ingresar 15 minutos usted deberá de digitar 000:15. Si el segundo campo despliega la “producción secundaria” ingrese la norma correspondiente. Desplace el cursor al campo “PUAS.” e ingrese el porcentaje del tiempo que el tipo de recurso humano seleccionado dedica a la actividad sustantiva. (d) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN, a fin de que se “active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN, a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (e) Ingrese la información para los servicios pertinentes, verifique que los datos son correctos, caso contrario proceda a modificarlos. Las normas de productividad del recurso humano deben ser consistentes. Por ejemplo, si la norma “tiempo médico por DCO” es 15 minutos y el promedio de estadía normado para un servicio específico es 4 días, el tiempo por egreso no puede ser diferente a 60 minutos. Por otra parte, si la unidad de producción secundaria está contenida en la primaria, ésta tiene que tener un valor superior. (f) Verifique que los datos registrados son correctos. Caso contrario desplace el cursor al campo de la norma que requiere corrección y anote la cifra nuevamente. Para borrar una cifra cualquiera puede ingresar un cero y presionar la tecla “Enter”. Luego puede ingresar el nuevo valor. 146
(g) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. Lo que se hace es establecer la norma de productividad de un tipo diferente de recursos, pero mantiene el servicio. Cuando haya concluido con todos los recursos de un servicio, usted debe seleccionar uno nuevo y repetir el proceso nuevamente. Recuerde que el PUAS es un porcentaje que refleja la proporción de tiempo que el recurso humano seleccionado dedica a la actividad sustantiva (v.g. la atención directa del paciente o el acto de realizar una examen de rayos x). La diferencia es lo que se dedica a actividades administrativas, licencias, vacaciones, días feriados, absentismo, etc.
1.3. ÍNDICES DE PRODUCTIVIDAD DE LOS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS (a) Seleccione el sub-menú “Servicios Complementarios” del Menú secundario “Parámetros”. (b) En la ventana “Servicio a normar” ubique el cursor sobre el servicio cuya productividad se desea normar y presione el botón izquierdo del RATÓN. La ventana se cierra y queda queda expuesto sólo el servicio seleccionado. (c) En la ventana de Servicio Receptor se observa la lista de servicios definida en Configuración del Sistema para el Establecimiento normado. (d) Seleccione Servicio Receptor que desea normar con una pulsación del botón izquierdo del RATÓN , se tornará azul indicando que ha sido seleccionado. El Servicio Receptor es, como su nombre lo indica, el que recibe el apoyo por parte de otro servicio. El Servicio de Apoyo es aquel cuya función es auxiliar con respecto al primero. En general los Servicios Complementarios son los principales generadores del apoyo, mientras que los servicios finales son los receptores de dicho apoyo. Sin embargo, con alguna frecuencia un servicio complementario actúa como receptor (v.g. laboratorio clínico) y otro también complementario actúa como receptor (v.g. Centro de Operaciones). Excepcionalmente estas relaciones se pueden dar entre servicios finales. WinSIG hace el traslado de recursos que dichas relaciones originan, cualquiera sea su naturaleza.
UNIDAD DE PRODUCCION DEL UNIDAD DE PRODUCCION
SERVICIO
DE
DEL SERVICIO RECEPTOR
HABERSE
DEFINIDO
APOYO.
DE UNA
(e) Desplace el cursor sobre el campo donde se cruzan la unidad de producción del servicio receptor, por ejemplo: Egreso y la unidad de producción del servicio de apoyo, por ejemplo: Examen y escriba la norma correspondiente. Si desea ser más preciso, desplace el cursor sobre el campo siguiente y escriba la norma por día cama ocupada. 147
(f) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN, a fin de que se “active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN, a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (g) Ingrese la información para los servicios pertinentes, verifique que los datos registrados son correctos. Caso contrario desplace el cursor al campo de la norma que requiere corrección y anote la cifra nuevamente. Para borrar una cifra cualquiera puede ingresar un cero y presionar la tecla “Enter”. Luego puede ingresar el nuevo valor. (h) Si los datos son correctos proceda a guardar la información: ubique el cursor en el icono de guardar y actívelo. La información queda asegurada en la base de datos de WinSIG. El procedimiento es igual para establecer las normas en el plano de una División o red de servicios, de una Nivel de Complejidad o General para todos los establecimientos.
1.4. NOTAS •
Hay dos modalidades principales de definir parámetros, una general y otra específica, que dependen de la naturaleza de las políticas y de los procesos de cambio de cada país. Esencialmente, la modalidad general responde a organizaciones de carácter centralista y con una fuerte tendencia normativa. Este tipo de organizaciones considera importante establecer parámetros de gestión para conjuntos de establecimientos, de igual o distintas características, presumiendo un patrón de comportamiento organizacional más o menos independiente de factores particulares.
•
La segunda modalidad presume que hay condiciones particulares, nacidas de cada realidad institucional y de las condiciones sociales que rodean el establecimiento. Por tanto, deja en manos de los gerentes locales la decisión de definir sus propios parámetros y responsabilizarse por los resultados.
•
Nótese que, bajo cualquier opción, los parámetros son esenciales para un buen proceso de gestión de servicios de salud. La cuestión es si éstos emanan de una cúpula organizacional o si se establecen a partir de una iniciativa local, que luego es compatibilizada con la política, estrategia y prioridades nacionales.
•
La definición por parte de una autoridad central tiene serios riesgos que es importante señalar: 1.1.3.♦Ninguna norma tiene carácter universal, ni siquiera en un mismo país. Siempre hay condiciones particulares, de índole regional o local que determinan diferencias legítimas en los parámetros de gestión. 1.1.3.♦La capacidad para establecer normas de base local es una característica importante del principio de descentralización. 1.1.3.♦La norma, establecida a otro nivel, elimina cualquier posibilidad de evaluación por resultados, porque los niveles de desempeño, sustentados en un mismo parámetro, no reflejarían las condiciones específicas de tipo institucional y social. 1.1.3.♦La normativa de tipo central tiende a neutralizar el sentido de responsabilidad local y por tanto dificulta la rendición de cuentas.
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Con formato: Numeración y viñetas
•
Por todo lo anterior, la premisa de trabajo del WinSIG es que la definición de parámetros o normas parta de la iniciativa local y sean negociados por la autoridad central en el contexto de los procesos de cambio, necesarios para generar transformaciones institucionales o simplemente para incrementar productividad y mejorar el logro de metas de cobertura en condiciones de calidad y equidad. Por ello, la primera opción del Programa es buscar los parámetros definidos a nivel del establecimiento; cuando éstos no existen, el Programa busca si los hay definidos a niveles superiores (división geo-política –área, región o nacional- o nivel de complejidad), para asumirlos como referencia.
•
Los parámetros o normas, en este contexto, no son componentes rígidos de los procesos y acuerdos de gestión, sino presunciones flexibles de comportamiento institucional sujetas a desviaciones razonables. Más importante que los indicadores mismos es la evolución, frente a un perfil de problemas dado, hacia formas más equitativas, eficaces y eficientes de organización y funcionamiento, teniendo como norte el servicio a la población. No obstante, entre más serios o sólidos sean los procesos de gestión, más precisas serán las normas y menos significativas las desviaciones. Estas son, sin duda, un recurso crítico de la evaluación del desempeño colectivo de una unidad o establecimiento.
•
Así, los indicadores no son sino el reflejo de la cultura institucional y de la voluntad de los miembros de una organización de producir ciertos resultados bajo ciertas premisas de equidad, eficacia y eficiencia. Los indicadores no generan cambio de comportamiento; simplemente lo complementa y crea un contexto más objetivo para evaluar sus productos institucionales y sociales.
•
Consistente con estos conceptos de flexibilidad, los indicadores pueden no tener un carácter más o menos permanente, sino formar parte de propuestas de cambio conformadas en torno al programa presupuesto, a proyectos específicos o maximizar costo/beneficio y costo/eficacia de la gestión sanitaria. Al concluir cada programa, proyecto o proceso, un nuevo conjunto de parámetros podría ser justificable. En el contexto de las metodologías asociadas con WinSIG los parámetros deben reflejarse en el proceso programático y presupuestal.
•
En el enfoque del WinSIG, como proceso, se concede mucha importancia a los procesos de análisis institucional y de realización de acuerdos de gestión que se han documentado en la publicación titulada Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud, Conceptos, Aplicaciones e Indicadores del Sistema de Información Gerencial . Los indicadores para el control por resultados a que se refiere el capítulo de Acuerdos de Gestión de dicha publicación no podrán ser generados a menos que la definición de parámetros se haga a nivel de establecimiento. Obviamente, un país podría optar por un sistema centralizado de normas, las cuales son ingresadas individualmente para cada establecimiento, pero los resultados comparativos de la evaluación del desempeño tendrían poco sentido, porque no considera los factores condicionantes propias de cada contexto institucional y social.
•
Los Indicadores Hospitalarios se refieren específicamente al Índice Ocupacional y al Promedio de Estancia. El primero constituye una medida del aprovechamiento de la cuantiosa inversión en infraestructura física que han hecho nuestros países. El segundo tiene un impacto similar y se refleja sobre el primero. Ambos también son determinantes de los costos de operación de los servicios de salud y de su capacidad productiva.
149
•
En general, se acepta que un 90% de índice ocupacional es una medida adecuada de utilización de la capacidad hospitalaria, aunque algunos técnicos sugieren índices más altos son factibles, dada la facilidad de producir la salida de pacientes, sin riesgo de la calidad de la atención, cuando se presentan ciclos abruptos de demanda. La experiencia en situaciones de conflicto o accidentes de efectos masivos confirma esta premisa. Sin embargo, la racionalidad de este indicador presume promedios de estancia por egreso razonables. Para hospitales agudos y para las especialidades básicas, la experiencia sugiere como valores razonables los siguientes: Medicina:4 – 8 días Cirugía General:5 – 7 días Pediatría:3 – 6 días Ginecología:2 – 3 días Obstetricia:1.5 – 2 días
•
Los valores más bajos de los rangos corresponden a los niveles de complejidad inferior y los valores más altos a establecimientos nacionales. Algunas sub-especialidades requieren especial atención y valores bastantes distintos de los anteriores. Por ejemplo, es posible esperar que las subespecialidades médicas tengan un comportamiento dentro del rango señalado, mientras que algunas sub-especialidades quirúrgicas, tales como Otorrinolaringología y Oftalmología, tienen estancias sustancialmente más cortas (cercanas a dos días).
•
Estos parámetros deben considerarse con el mismo sentido de flexibilidad que se mencionó en párrafos anteriores. Hay una variedad de factores condicionantes que determina su comportamiento y que el usuario podrá consultar en la opción de Indicadores del menú de Datos. Por otra parte, los gerentes deben estar conscientes de las siguientes relaciones:
•
A mayor índice ocupacional y menor promedio de estancia, mayor capacidad productiva y menores costos.
•
Inversamente, a menor índice ocupacional y mayor promedio de estancia, menor capacidad productiva y mayores costos.
•
Los valores indicativos anteriores constituyen premisas de comportamiento institucional que, no obstante tener una base racional, tiene también un cierto nivel de subjetividad y por tanto pueden ser objeto de cuestionamiento legítimo. Sin embargo, la actuación responsable de los gerentes parte de la hipótesis de que ningún establecimiento debe carecer de un parámetro específico, porque ello impediría crear una cultura de rendición de cuentas. Hay dos caminos a seguir: fijar metas dentro de valores razonables y conducir investigación operativa y observaciones empíricas sistemáticas para ajustar esos valores a las realidades propias de cada situación específica. Segundo, mantener información sobre combinación de casos, a partir de estudios de estructura de morbilidad y el uso de protocolos, para definir en forma científica los promedios de estancia. Nótese, por una parte, que la demanda determina los índices de ocupación y éstos la dotación de camas necesarias para mantener un nivel apropiado de eficiencia. Por otra, la segunda opción considera el factor calidad de la atención en la conformación de indicadores.
•
Los indicadores de cobertura ofrecen una relación inversa entre las metas de cobertura, los volúmenes de producción que es necesario generar para su cumplimiento y los índices de concentración resultantes. De nuevo, los indicadores generales tienen en este caso aún mayores limitaciones, porque las medias pueden ocultar importantes situaciones de iniquidad en algunos grupos sociales. En consecuencia, es importante que los índices de concentración se definan por un proceso de agregación que parte de una base local definida.
150
•
•
•
Un índice de concentración dado puede tener un valor importante, dependiendo del proceso a través del cual se generó. En la publicación Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud, Conceptos, Aplicaciones e Indicadores del Sistema de Información Gerencial, se ofrece la metodología para un proceso de análisis institucional serio, donde los indicadores constituyen elementos centrales de una propuesta de cambio. Tomado en este contexto, los índices de cobertura se convierten en factores estratégicos del cambio. La metodología mencionada descansa en los siguientes elementos: 1.1.3.♦Las necesidades de salud de la población y la satisfacción del usuario se prioriza en el proceso de cambio (o en el programa o proyecto respectivo). 1.1.3.♦El análisis institucional constituye un esfuerzo serio para adecuar las estructuras y recursos a dichas necesidades. 1.1.3.♦Este análisis institucional empieza por el cuestionamiento de la estructura de programas (determinante de los productos y servicios entregados al cliente) como reflejo las necesidades de salud de la población. Su revisión debe tener como objetivo la población y no las estructuras internas de poder. 1.1.3.♦A partir de la conformación de una estructura de programas (es decir, de servicios y productos sociales) se plantea la revisión de la capacidad productiva, bajo ciertas premisas de eficiencia. Esto lleva a definir los niveles de cobertura deseables y posibles. De este proceso analítico emanan los índices de concentración. 1.1.3.♦Concluye el proceso con la definición de la estructura de recursos que, en gran medida, está condicionada por los aspectos anteriores. La productividad del recurso humano constituye una condición fundamental de los procesos de cambio. Por ello es necesario definir los indicadores meta que cada nivel institucional puede ejecutar en períodos relativamente cortos. La premisa de ineficiencia, subyacente en la mayoría de los programas de reforma sectorial o estatal de la región, presumen una sobredotación de personal. Lo cual hace más difícil y conflictivo encarar el uso y aplicación de este tipo de indicadores. No obstante, los gerentes tienen una diversidad de opciones para brindar un aporte eficaz a los procesos de cambio sin incurrir en situaciones potencialmente conflictivas, por ejemplo: 1.1.3.♦Establecer como meta, no una reducción de personal, sino la contención de las presiones de crecimiento. 1.1.3.♦Hacer recortes sólo en casos de vacancias, retiros, defunciones y acciones que no impliquen despido de personal. 1.1.3.♦Establecer relaciones interinstitucionales para reubicación de personal, previa negociación con aquellos que podrían ser objeto de traslados. 1.1.3.♦Redefinir los objetivos institucionales, creando nuevos espacios de actuación que vayan en beneficio de la excelencia del servicio y nuevas áreas de trabajo para incrementar la productividad del personal. 1.1.3.♦Hacer privatizaciones selectivas para que la productividad se produzca a partir del esfuerzo de los propios trabajadores/empresarios. 1.1.3.♦Cambiar los métodos de trabajo que conlleven por una parte beneficios específicos para los trabajadores, asociados con incrementos en la productividad. A través de la organización del trabajo es posible ofrecer mayor variedad de funciones, mayor satisfacción personal y mayor productividad real (y posiblemente mejor servicio al público). Los índices de productividad de los servicios complementarios son, esencialmente, una medida de las tasas de utilización por parte de los servicios receptores. Obviamente, están complementados con los indicadores de rendimiento del recurso humano de los mismos servicios.
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Con formato: Numeración y viñetas
Con formato: Numeración y viñetas
•
La importancia de estos indicadores se deriva, primero, de su impacto en la calidad de la atención y, segundo, de su efecto en el costo total de la atención. La experiencia de la aplicación del SIG revela que en los establecimientos de complejidad intermedia y alta, el costo de los servicios de apoyo supera con frecuencia al de la atención directa del paciente.
•
En general, la definición de los niveles de uso debe ser un proceso compartido e interdisciplinario entre proveedores y receptores de apoyo. Al igual que con los índices de ocupación y promedios de estancia, es posible definir algunos parámetros razonables, pero la forma más objetiva y seria es mediante el uso de protocolos y estructura de morbilidad. WinSIG le brinda los medios para ello.
152
2.
PROGRAMACION Y PRESUPUESTACIÓN
Corresponde hacer algunas aclaraciones que serán luego ampliadas en las notas que aparecen al final de esta sección. La primera es que el programa presupuesto es un proceso complejo que es precedido por el análisis de la situación de salud, de factores sociales y de los propios procesos internos que aquí hemos llamado análisis institucional. La filosofía, asociada con el uso del Sistema de Información Gerencial es que la visión de las necesidades de salud de la población es un fuerte condicionante para replantear la oferta de servicios y realizar cambios importantes en la estructura de programas y recursos. Sugerimos enfáticamente que los gerentes y técnicos lean con detenimiento los capítulos Desarrollo Institucional en el Nivel Local y El Programa Presupuesto como Instrumento de Desarrollo Institucional de la publicación Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud, Aplicaciones, que forma parte de la bibliografía de este Manual. El segundo punto que merece el mayor énfasis, es que WinSIG no provee una metodología de programación y presupuesto, sino instrumentos analíticos para que el ejercicio fiscal trascienda a un verdadero proceso de cambio y superación de los problemas que enfrentan los servicios de salud. Dichos instrumentos son más o menos independientes de los formatos fiscales requeridos en la formulación del presupuesto. En otras palabras el análisis institucional que propicie WinSIG se puede revertir a cualquier formato que requieran las autoridades presupuestarias de cada país. Tercero, los procesos de análisis institucional que abarca el SIG no constituyen un ejercicio que los técnicos encargados de la programación y presupuesto puedan realizar por su propia cuenta. Estos presumen un esfuerzo participativo, que nace desde la base de la organización bajo el liderazgo de los gerentes respectivos para culminar en un proceso de diálogo con las autoridades superiores correspondientes. En consecuencia, sin perjuicio del apoyo metodológico que los técnicos puedan ofrecer, cada gerente debe hacer su propia programación y su propio presupuesto. Finalmente, en el SIG se presume que es posible proyectar cuantitativamente (valga decir, objetivamente) las metas de un programa presupuesto en todos sus aspectos, incluyendo cobertura, producción, indicadores de eficiencia, equidad y calidad y por supuesto costos. Esto es central a un nuevo estilo de gerencia, sustentado en un adecuado control de insumos, procesos y resultados y en la rendición de cuentas. Lo que implica también, que el programa presupuesto lleva naturalmente a los acuerdos o compromisos de gestión, ya sea como un instrumento formal entre las partes involucradas, o como un recurso más de la descentralización y el control por resultados.
2.1. MATRIZ BÁSICA CON DATOS DE UN AÑO DE UN ESTABLECIMIENTO El análisis para el programa presupuesto se puede hacer a partir de una visión prospectiva de las normas emanadas de los protocolos o de otras fuentes y de los requerimientos futuros. Por otra parte, puede ayudar contar con una matriz completa con los datos de los insumos materiales, la producción y recurso humano empleado durante el período anterior, no para repetir procesos que pueden requerir profundos cambios, sino para tener un elemento de referencia sobre la composición de los recursos en general y sobre problemas particulares que están incidiendo en la capacidad productiva. El proceso que sigue explica como construir esta matriz empleando las facilidades que ofrece WinSIG. (a) Seleccione la opción “Datos” del menú principal.
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(b) Desplace el cursor sobre el segundo botón “Matriz Básica” y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. Aparece la ventana “Matriz Básica de Datos”. (c) Desplace el cursor sobre el botón “Establecimiento” y ubique el cursor sobre el establecimiento de su interés y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN para seleccionarlo. Ignore en este procedimiento los botones “Ejecutado” y “Programado” que aparecen en la parte superior derecha. (d) En la casilla “Contenido” que aparece en la parte inferior izquierda, desplace el cursor sobre botón “Insumo” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Repita este procedimiento para seleccionar los botones “Producción” y “Horas”. (e) En la siguiente casilla a la derecha Con Datos del Período, desplace el cursor sobre el campo “Desde” y “Hasta” y seleccione las fechas del informe. Si selecciona menos de 12 meses, por ejemplo un trimestre, WinSIG le ofrece la posibilidad de anualizar los datos. Por ejemplo, si se cuenta con la información del primer trimestre, el usuario debe señalar como período “Desde” 01/2000 “Hasta” 03/2000. Al salvar la información como 2001 WinSIG anualiza la información haciendo los ajustes en los renglones pertinentes (algunos renglones, tales como la dotación de camas, no sufren variación, mientras que otros son recalculados para el año). (f) Verifique que no hay errores en el proceso y que usted desea completarlo. Caso contrario, corrija sus selecciones. Si todo está en orden, desplace el cursor sobre el botón “Generar” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . WinSIG comienza a generar la matriz. Cuando el procesamiento de los datos ha concluido WinSIG despliega la matriz en la cual el usuario puede navegar. (g) Posteriormente desplace el cursor sobre el icono de “Guardar” (ubicado en el borde superior derecho de la ventana) y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece el recuadro que se inserta en el borde superior de la pantalla secundaria. Ahora usted puede crear un archivo y guardarlo para “llamarlo” cuando lo requiera en el proceso programático y presupuestal. Desplace el cursor sobre el campo “Fecha”, ignore el espacio reservado para el mes y escriba el año a que corresponden los datos, como nombre del archivo. Luego seleccione el botón “Programado” y seguidamente el botón “Aceptar” para completar el procedimiento. Con el paso anterior usted ha concluido la construcción de una matriz con datos de un año, que podrá emplear como punto de referencia para elaborar el programa presupuesto de la institución. Para guardar el archivo sugerimos que, aun cuando WinSIG da la oportunidad de escribir el mes y el año, hacerlo puede originar confusión con los datos de otros meses. De tal manera que sería más apropiado dejar los dos primeros espacios para el mes vacíos y escribir sólo el año a que se refieren los datos, por ejemplo 2000. Al guardar la información, hemos sugerido que seleccione el botón “Programado”. De esta manera usted podrá, en el módulo “Datos” generar los cuadros y recabar los indicadores para el siguiente período operativo. A continuación se explica el proceso para imprimir la matriz. (h) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
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2.2. ANÁLISIS INSTITUCIONAL PARA EL PROGRAMA PRESUPUESTO Se hace hincapié sobre la importancia de conocer la metodología de desarrollo institucional, que se documenta en la publicación El Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud. En esta sección se describirán algunos procedimientos que se hacen desde la matriz de datos y que esta sustentada en el proceso participativo de análisis institucional, social y de salud para adecuar la organización y su funcionamiento a las necesidades de la población. Advertimos que en este proceso es necesario cuestionar la frecuente tendencia a equiparar la oferta de servicios con las necesidades de salud de la población o al menos con la demanda. En la sección anterior se describió el procedimiento de elaboración de una matriz con los datos del año anterior del ejercicio presupuestal. En esta sección se “llamará” nuevamente esa matriz para ilustrar el procedimiento de “juego” de variables que no es otra cosa que manejar distintas opciones de costo/eficacia y costo/equidad. WinSIG ofrece dos opciones de programación-presupuesto: •
Por Programación, en la cual el usuario en forma interactiva valora varias hipótesis de eficiencia en función de la capacidad instalada y parámetros de eficiencia
•
Por Protocolo, en la cual WinSIG elabora el presupuesto del establecimiento de forma automática, basándose para los cálculos respectivos en el perfil de morbilidad atendida en el establecimiento y relacionándola con los protocolos de atención y los volúmenes de producción de servicios finales definidos por el usuario.
2.2.1. Programación Presupuestación por Programación (a) Seleccione la opción “Análisis” del menú principal. Aparece el menú secundario “Análisis” con las opciones que se ilustran en el recuadro de la derecha. (b) Desplace el cursor sobre el botón “Prog. Presupuesto” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece una pantalla superpuesta. (c) Desplace el cursor sobre la ventana “Establecimientos” y presione el botón izquierdo para abrirla. Desplace nuevamente el cursor sobre el establecimiento de su interés y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN para seleccionarlo. La ventana se cierra y aparece solamente el establecimiento seleccionado. (d) Desplace el cursor sobre cualquier parte de la ventana “Período” para abrirla. Usted puede navegar en la ventana para ver mejor su contenido. Desplace el cursor sobre el período de su interés y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN para hacer la selección. La ventana se cierra y aparece sólo el período seleccionado. (e) Desplace el cursor sobre el botón “Aceptar” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . Aparece la matriz con la información del año correspondiente.
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Los procesos que a continuación se realizan son de extrema importancia y pueden determinar en la gran medida la eficacia de la acción de cada gerente para superar los problemas de ineficiencia que puedan existir. En este proceso es esencial que el usuario comprenda la mecánica del proceso y la secuencia de cada paso: (i) determinar la producción a partir de tres indicadores: dotación de camas, índice ocupacional y promedio de estancia de cada servicio; (ii) contrastar esa producción con la dotación de personal, especialmente, aquella categoría en torno a la cual se centra la prestación del servicio correspondiente; (iii) definir la producción de los servicios complementarios, partiendo de la producción de los servicios sustantivos; y (iv) determinar los requerimientos de insumos materiales. Mantener la disciplina de este proceso es esencial para lograr los resultados esperados. (f) Para iniciar el primer paso se emplea el ejemplo de un servicio de Cirugía de un establecimiento regional de poco más de 200 camas. El Servicio de Cirugía tiene 40 camas. Ubique el cursor en cualquier parte de la ventana “Servicio de Cirugía” y presione el botón izquierdo del RATÓN una vez. (g) Si usted se moviliza a la derecha, las columnas se irán moviendo hacia la izquierda. Para mayor facilidad haga esto hasta que el servicio de Cirugía quede como segunda columna. Esto facilitará el trabajo que usted haga con ese servicio. (h) Desplace el cursor sobre el servicio de Cirugía y ubíquelo contiguo a la línea de CAMAS, EGRESOS o DCO (el efecto es el mismo). Oprima la tecla de función F6. Se abre una ventana inserta en la cual usted puede valorar diferentes escenarios de eficiencia. Manipulando las siguientes variables: Número de Camas Índice Ocupacional Promedio de Estancia Población de adscripción Concentración de Egresos por Habitante. La pantalla presenta, para fines de referencia, los parámetros definidos recomendables para el establecimiento. Este recuadro permite manipular las variables determinantes del volumen de producción del servicios: camas, índice ocupacional y promedio de estancia. Las demás cifras las provee y calcula WinSIG. Supongamos que el análisis institucional hecho determina con 70 camas, el índice ocupacional está un poco bajo y el promedio de estancia algo alto para el nivel de complejidad del establecimiento. Por tanto, se ha decidido elevar el índice ocupacional a 90% y bajar el promedio de estancia a 6 días. Con las variables anteriores el usuario puede simular e interrelacionar el comportamiento de las mismas, modificando una u otra según sea su interés. Pudiendo valorar el efecto de diferentes opciones de eficiencia.
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Ubique el cursor en los campos de interés, por ejemplo sustituya los valores actuales correspondientes al índice ocupacional y promedio de estancia por los valores arriba mencionados (40 camas, 90% y 6 días promedio de estancia). La dotación de camas podría cambiar, pero en este caso se mantiene constante. Los resultados cambian, según se refleja en el siguiente recuadro. El efecto es la modificación del volumen de producción y del índice de concentración. Estas nuevas cifras podrían ser apreciablemente más altas que las anteriores, lo cual constituye un punto de partida para aumentar cobertura, producción y posiblemente eficiencia. Si selecciona el botón Aceptar los nuevos datos reemplazan a la anteriores y quedan registradas en la planilla. El paso siguiente consiste en determinar si se cuenta con el recurso humano para cubrir esa nueva producción. Las notas al final de esta sección explican que hacer cuando se tienen distintas categorías de médicos. Por ahora se presume que toda la dotación de horas se encuentra agrupada bajo el rubro de “Médico”, lo cual facilita el ejercicio de programación. Además, los registros y estadística del Departamento de Personal permiten hacer, con un alto nivel de confiabilidad los siguientes ajustes: Horas contratadas: 17,892.00 Vacaciones (15 días hábiles) y licencias (7 días hábiles): 168 horas Docencia/investigación: 895 horas Funciones administrativas: 793 horas Guardia (un profesional 20 horas sábados, 24 horas domingos y 12 horas durante 5 días de la semana, para 52 semanas): 5408 horas (i) Desplace el cursor sobre la categoría de personal que desea programar, en este caso Médico y presione la tecla de función F6. Nótese que en la parte superior derecha de la pantalla aparecen los egresos y los días cama ocupada producto de la operación anterior. Desplace el cursor al campo “Hora contratadas” y digite 17,892, posteriormente desplace el cursor al campo “VacacionesFeriados” y digite 168 horas. Continúe a los campos siguientes y digite los valores 895, 793 y 5408 de acuerdo a las premisas señaladas en el párrafo anterior. Note en el ejemplo empleado para explicar el procedimiento, que el PUAS o porcentaje de horas asignadas a la actividad sustantiva (en este caso la prestación directa del servicio al paciente) es de se va modificando a aproximadamente 59.40 o 10,628.00 horas. La diferencia (17,892.00 – 10,628.00 = 7,264.00) se emplean en actividades no asistenciales, es decir, licencias, administración, docencia, etc. A continuación se debe establecer cual es la capacidad productiva del recurso humano. Recuerde que la capacidad productiva a partir del recurso cama (paso anterior) fue establecida para un determinado numero de egresos y días cama ocupada (DCO). Ahora es necesario determinar el tiempo médico por día paciente, lo cual se puede hacer mejor a partir de los protocolos. En este caso se toma como parámetro 10 minutos por DCO que los jerarcas del establecimiento han determinado como razonable para las condiciones del establecimiento (especialmente la ubicación de varios pacientes en salas, lo que facilita el desplazamiento del médico) y según muestreos que conducidos. Estos 10 minutos son netos, es decir, dedicados estrictamente a la atención del paciente. En consecuencia, se le debe agregar un 40.60% para cubrir actividades no asistenciales (10 * .406 = 4.06 minutos), lo que genera un parámetro de 14.06 minutos por DCO. (j) Digite en el campo “D-C-O” (en realidad Horas Recurso por DCO) la cifra 14, WinSIG desplegará en el siguiente campo el número de horas que es necesario para cubrir la producción anteriormente, que se compara negativamente con las 10,628.00 horas disponibles para las actividades sustantivas (atención directa del paciente).
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Obviamente, en el ejemplo, totalmente hipotético, se ilustra una disyuntiva frecuente en los procesos de análisis institucional y programación de servicios de salud. Si la capacidad física (camas) es inferior a la capacidad productiva del recurso humano disponible, deberán considerarse diferentes alternativas de racionalización y replantear la programación, sin las cuales el ejercicio no se podrá completar. La publicación mencionada ofrece los elementos metodológicos y ejemplos prácticos. Por otra parte, la práctica de la programación puede complicarse un poco. WinSIG provee un mecanismo de codificación, mediante el cual usted puede programar para el total de la categoría respectiva, por ejemplo el total de horas médico; o sobre cada tipo de médico (general, especialista, residente, etc.). Este segundo proceso es más complejo porque el tiempo de dedicación médica por día-paciente debe separarse para cada tipo de personal comprendido en cada categoría. La programación de la atención ambulatoria exige solamente este último procedimiento; es decir, el recurso básico de programación es personal. Sin embargo, el parámetro “tiempo médico por consulta” generalmente incluye las actividades no asistenciales. Así, si una norma establece que el tiempo médico por consulta especializada es 15 minutos (4 consultas por hora médica), las relaciones de programación se establecen con el total de horas contratadas y no con el PUAS. En todo caso, estas son decisiones de tipo nacional. Para hacer la programación de la Consulta Externa, repita el procedimiento inmediato anterior si las normas nacionales requieren utilizar el PUAS. Ingrese el tiempo médico por consulta en el campo que aparece en la parte inferior de la ventana. WinSIG despliega el número de horas que es necesario para cumplir con la meta de producción. Si hay exceso o déficit de horas el usuario puede ajustar el indicador hasta alcanzar el nivel de productividad y uso racional de recursos deseados. El tercer paso consiste en definir la producción de los servicios complementarios o de apoyo. Su mejor opción es tomar los datos del Protocolo, pero aquí se mantiene el ejercicio por Programación. Dentro del servicio de Cirugía, desplácese en la dirección apropiada hasta encontrar el campo donde coinciden los servicios de Cirugía y Laboratorio, el cual que será utilizado como ejemplo. (k) Con el cursor a la altura de la misma línea de LAB. CLINICO, presione la presione la tecla de función F6. Aparece un recuadro que le permite calcular la producción del Laboratorio para el servicio de Cirugía. Desplace el cursor sobre la parte central, en el campo “Examen por Egreso” y escriba el número de exámenes por egreso que se ha establecido como norma para Cirugía (por investigación previa, análisis histórico de patrones de uso que ofrece el Cuadro 2 y otra información que sustente la decisión). Nótese que al ingresar una cifra ejemplo como 5 exámenes por egreso quirúrgico, genera el dato de total de la demanda en exámenes de laboratorio (5 exámenes por egreso multiplicados por el número de egresos programados. El procedimiento se aplica a cada servicio receptor y WinSIG hace la sumatoria para determinar la producción total de Laboratorio para el período del programa presupuesto. Seleccione el botón Aceptar para que el dato quede registrado. (l) El cuarto paso consiste en calcular los insumos esenciales por unidad de producción, es decir, por egreso, consulta, examen de laboratorio, etc. Desplace el cursor y ubíquelo en el rubro de Medicamentos del Servicio de Hospitalización de Cirugía y presione la tecla de función F6, de inmediato aparece una pantalla inserta.
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Note que en la parte superior aparecen las metas de producción de egresos que usted habría establecido al inicio de este ejercicio. En la práctica esta cifra podría cambiar en la medida que se compatibilicen las metas de producción sustentadas en la capacidad física (camas) y en el recurso humano. Desplace el cursor sobre el campo “Egreso” y escriba el monto del gasto en medicamentos por egreso (si lo prefiere puede hacerlo por día cama ocupada). WinSIG despliega en el campo “Medicamentos” el monto total del rubro correspondiente a la programación, bajo los parámetros seleccionados. Por ejemplo ingrese gasto meta de 20 unidades monetarias y oprima la tecla Enter. De inmediato se genera el dado de gasto total de en Medicamentos para el Servicio de Cirugía, además WinSIG calcula el gasto en medicamentos por D-C-O mediante la correlación con el promedio de estancia programado. Los procedimientos para los servicios ambulatorios son iguales a los anteriores. Seleccione el botón Aceptar para que el dato quede registrado. (m)Finalmente (m) Finalmente seleccione el botón Aceptar para que la nueva plantilla de presupuestación y programación quede registrada (guardada).
2.2.2. Programación Presupuestación por Protocolos Esta opción requiere que el establecimiento ya tenga al menos 2 meses de información ingresada, específicamente en lo que se refiere a morbilidad atendida, mientras mas meses de información tenga mas certero será la proyección del perfil de morbilidad para el proceso de programación y presupuestación. Requiere además que el establecimiento tenga ingresados los protocolos de atención para el perfil de morbilidad atendida. Para ejecutar los cálculos, ubíquese cualquier celda del servicio final al cual desea que WinSIG le realice la programación por protocolos y seguidamente oprima la tecla de función F7. WinSIG procede entonces a realizar una proyección de la morbilidad a atender y calcula el presupuesto del establecimiento en utilizando para ello el consumo de insumos y procedimientos definidos en los protocolos de atención. Podrá observar que WinSIG muestra en color rojo las cifras que han sido calculadas en función de los protocolos y la frecuencia de morbilidades. Las cifras que persistan en color negro se debe a que como los protocolos no suelen abarcar en la definición de sus insumos, la totalidad de la variedad de insumos que consume un Establecimiento de Salud, esta opción de Programación por Protocolo, se combinar con la de por Programación a fin de detallar aun mas las metas de producción y presupuesto. (a) Seleccione el botón Aceptar para que los cambios queden registrados.
F6 por Programación
F7 por Protocolos
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2.3. NOTAS •
En la programación de producción y recursos, WinSIG siempre ofrece dos opciones explícitas y una implícita. Las dos explícitas consisten en manipular las variables para seleccionar la que ofrezca mejores relaciones de costo/beneficio o depender de los protocolos de atención, si éstos han sido previamente definidos. La tercera consiste simplemente en registrar las cifras correspondientes a producción y recursos. Hemos insistido que el protocolo ofrece la base científica más sólida y racional para hacer la programación, pero la cultura institucional no privilegia este enfoque en la mayoría de los casos. En consecuencia es importante que el analista del nivel central, regional y local esté consciente de las posibilidades que tienen los indicadores que puede generar WinSIG a “golpe de teclado” y que tienen gran pertinencia para el programa presupuesto. Algunos ejemplos son: i
Costo unitario comparativo del egreso y el DCO de los mismos servicios en establecimientos de un mismo nivel. Diferencias significativas de un establecimiento a otro implica mayor intensidad de uso de insumos (costos directos) y procedimientos (costos indirectos) en unos casos que en otros. Estas a su vez pueden originarse en distintos niveles de eficiencia o, más importante, en una calidad de atención diferente para los grupos usuarios correspondientes. Los factores de equidad y eficiencia se mezclan en este caso.
ii El Costo per cápita en servicios similares de establecimientos del mismo nivel tiene un efecto similar al anterior. Implica que la asignación de recursos para un sector poblacional (definido por el área de influencia) es distinta que para otro, cuyas necesidades que se presumen similares. iii Índice ocupacional del mismo servicio en hospitales del mismo nivel. Las diferencias denotan sub-utilización de los recursos de inversión, asociada a la vez con problemas de actitud institucional (v.g. mala atención) o social (percepciones de los usuarios con respecto a la capacidad resolutiva del establecimiento). iv Promedio de estancia del mismo servicio en establecimientos del mismo nivel. Las diferencias pueden tener distinto origen, por ejemplo, inadecuados procedimientos de admisión, deficiencias en el sistema de referencia, carencia de servicios de diagnóstico en el establecimiento o la red de servicios, lentitud en la prestación de estos y otros servicios de apoyo, inadecuado seguimiento de la evolución del paciente, falta de contacto entre la institución y la familia, etc. v Niveles de utilización de procedimientos diagnósticos y terapéuticos por egreso o consulta. Típicamente esto ocurre cuando hay ausencia de protocolos y mecanismos de desarrollo de la excelencia médica (detección de errores, análisis participativo de desviaciones de los protocolos y procesos de capacitación en servicio). vi Niveles de dotación de insumos esenciales por unidad de producción. Al igual que en otros casos mencionados anteriormente, las diferencias implican de hecho un tratamiento discriminatorio para ciertos grupos sociales, o la presencia de factores de ineficiencia. Además implica la aplicación de criterios clínicos diferentes, que sin duda producirán servicios de distintos niveles de calidad.
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•
WinSIG introduce una metodología analítica que alimenta el proceso programático y presupuestal. El propósito es forzar una actitud de racionalidad y confrontar al gerente con los factores que determinan la productividad de los recursos institucionales. La presunción es que la gerencia de una institución cualquiera, no sólo un hospital, se sustenta en un proceso distribuido de autoridad y responsabilidad en el cual cada gerente en un servicio o centro de costos con su equipo de colaboradores lleva a cabo un análisis serio de posibilidades para optar por la que más convenga a la institución de cara a la necesidad de brindar un servicio de buena calidad a su clientela. Los cuatro pasos que se explican e ilustran en la metodología descrita en esta sección no es sino un juego de opciones de costo/eficacia y costo/equidad. Implica definir cual combinación de recursos permite lograr la mayor cobertura, de la mejor calidad posible y al menor costo.
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Los elementos principales del proceso productivo son insumos, recurso humano y producción tanto en estructura como en cantidad de unidades necesarias para alcanzar determinados niveles de cobertura. Los índices de concentración (egresos por 100 habitantes año y consultas por habitante año) son dos medidas groseras pero significativas para medir cobertura.
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WinSIG parte de una matriz con esos datos correspondientes al período fiscal anterior o a un período anual representativo. Ella refleja situación “existente”, buena o mala. El gerente/analista debe caracterizarla, al mismo tiempo que plantea nuevas variables para resolver los problemas más apremiantes que limitan el uso productivo de los recursos. Cuando se han incorporado nuevas variables de eficiencia, la matriz es reconstruida y los cuadros para el período de la programación generados. Esto implica que contamos, como parte de la propuesta programática y presupuestal con índices de concentración, metas de producción, unas composición y dotación de recursos definidas, costos por centro productivo y por unidad y criterios de productividad. Estos elementos cuantitativos conllevan un compromiso de trabajo cuyos resultados son objetivamente verificables y una nueva cultura institucional sustentada en la rendición de cuentas.
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El factor de racionalidad está presente fundamentalmente de dos formas: la primera se presenta cuando el usuario selecciona la opción por protocolo. En este caso, WinSIG asigna el valor correspondiente empleando estándares previamente definidos y el usuario no tiene que hacer ningún cálculo. Los protocolos constituyen una alternativa más sólida de gestión, sustentada en el conocimiento científico, la investigación, la experiencia y la adecuación a condiciones locales, determinantes del trabajo de cada profesional en la prestación de servicios. Los protocolos se diseñan con frecuencia para la atención médica, pero los principios generales son aplicables a otras disciplinas. La opción por “Insumo” se refiere principalmente a la programación de insumos materiales por unidad de producción. La racionalidad consiste en analizar los patrones históricos y confrontarlos con el conocimiento científico para determinar los montos económicos de los recursos materiales requeridos para producir un egreso, una consulta, un examen de laboratorio, una ración alimenticia, etc.. De esta manera el gerente está “obligado” a pensar primero en la producción de su unidad y luego en los recursos que necesita para cumplir con una meta de producción dada. La racionalidad puede ser neutralizada por la tendencia a reproducir los patrones históricos del pasado que ocultan ineficiencias.
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Nuevamente, el protocolo provee la única base científica de gestión y es fundamental para los procesos administrativos tanto como para la práctica clínica. Es, por una parte, el estándar contra el cual podemos comparar la práctica clínica para asegurar su calidad y, por otra, el factor determinante de los insumos, procedimiento y de algunos indicadores críticos. Algunos ejemplos aclaran esta proposición:
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i
La estructura de morbilidad por tipo de servicio, principio fundamental de los protocolos, determina la combinación de casos atendidos y por tanto los promedios de estancia reales que deberían prevalecer en cada servicio. El promedio de estancia es a su vez un factor crítico de la capacidad de oferta de servicios, del índice ocupacional y del uso racional de los recursos de inversión (aprovechamiento de la infraestructura física).
ii La estructura de morbilidad, asociada a la capacidad productiva del establecimiento, permite proyectar la frecuencia de casos específicos de morbilidad que serán atendidos durante el período de la programación. iii La frecuencia de casos de una morbilidad particular, asociada por ejemplo con los medicamentos que el protocolo establece para su tratamiento, permite cuantificar la cantidad y costo de estos insumos requeridos por cada servicio para atender su demanda durante el período. Este principio se aplica a cualquier insumo o servicio. iv De la misma forma, los casos de morbilidad asociados con los requerimientos de recurso humano por patología producen por agregación la dotación de personal necesaria para cumplir con determinadas metas de producción. v La asociación de los procedimientos (v.g. procedimientos quirúrgicos) con el monto y tipo de morbilidad determinan las metas de producción de los servicios de apoyo para el período del programa. •
Los protocolos constituyen normas susceptibles de variación, de acuerdo a las características particulares de cada caso. Con frecuencia los estándares se expresan en términos de rangos, v.g. entre 3-5 de estancia, o entre 15 – 20 minutos tiempo médico por día paciente, etc. WinSIG toma para sus cálculos las medias de los rangos pertinentes.
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El gerente/analista debe tener claridad sobre la estructura y contenido de la matriz y sobre el valor estratégico de la información que aportan los 4 cuadros que a partir de ella se pueden generar.
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WinSIG despliega sólo una visión parcial de la matriz, pero el usuario puede navegar en ella usando el procedimiento que se ha explicado en varias parte de este documento. La primera columna describe en primera instancia los nombres de los insumos que se consumen en el proceso productivo. Luego define los elementos de producción (v.g. egreso y día cama ocupada) y las camas de los servicios de hospitalización. Las leyendas respectivas cambian en la medida que el usuario se desplaza a la derecha y se ubica en un servicio ambulatorio. En este momento aparece como unidad de producción la consulta. A continuación aparecen en la misma columna los servicios de apoyo, es decir aquellos que actúan en función auxiliar terapéutica, diagnóstica, administrativa y general. Finalmente aparece la descripción de las distintas categorías de personal.
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En sentido horizontal, las ventanas representan los servicios de internación, los ambulatorios y los servicios complementarios. Si se ha adoptado el sistema de codificación sugerido en el Manual de WinSIG, el ordenamiento incluye primero los que tienen una función terapéutica, v.g. unidades de cuidados especiales, centro de operaciones y fisioterapia, luego los diagnósticos, v.g. laboratorio, patología y banco de sangre. Finalmente se ubican los de apoyo general y administrativo.
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Para realizar el primer paso metodológico, es decir, cuantificar la producción de los servicios de hospitalización, es necesario “bajar” por la ventana del servicio hasta encontrar las líneas correspondientes a producción (Egresos y DCO). Con el cursor ubicado en la ventana a la altura de cualquiera de estos tres ítem, el usuario presiona la tecla de función F6 para abrir la ventana de ingreso de datos y cálculos correspondientes. El usuario sólo puede manipular el número de camas, el índice ocupacional y el promedio de días estancia. WinSIG hace los cálculos y provee los demás datos. A la derecha aparecen las normas, si estas han sido previamente definidas. El punto fundamental en este procedimiento es adquirir conciencia sobre el impacto que tienen las variaciones, pequeñas o grandes, en el índice ocupacional y el promedio de estancia en la oferta o volumen de producción del servicio. La formula básica es Egresos = [(Índice Ocupacional) (DCD)]/(Promedio de Estancia) donde DCD o días cama disponibles es igual al número de camas multiplicado por los días del período.
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Supongamos, por ejemplo, que el gerente del servicio desea elevar el Índice Ocupacional a 90% y reducir el Promedio de Estancia a 6 días. Con estos datos WinSIG realiza las siguientes operaciones: DCD = (Camas) (Días del periodo) = (40)(365) = 14,600 DCO = (Índice ocupacional) (DCD) = (.90)(14,600.00) = 13,140 Egresos = (DCO / Promedio de estancia) = 13,140.00/6 = 2,190 Índice de concentración = (Egresos / Población /100) (2,190) / (513,585/100) = 0.43 (egresos por 100 habitantes año)
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Las variaciones producen en consecuencia un incremento en la capacidad productiva de 584 egresos anuales o un 36.4% de la producción actual. El impacto económico, aunque significativo, sólo se puede medir cuando se tenga todo el ejercicio completo, pero generalmente involucra una reducción de costos unitarios por un mejor aprovechamiento general de los recursos disponibles. El mismo proceso aplica a todos los restantes servicios de internación.
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Lo anterior podría indicar que hay en la actualidad subutilización de la infraestructura física (gastos de inversión). Los datos corresponden a un servicio de Cirugía de un establecimiento de complejidad intermedia. Es posible que 6 sea un buen promedio de estancia y que, a juzgar por el tipo de intervenciones quirúrgicas que se realizan podría incluso ser un poco más baja, posiblemente 5 días. El Hospital del cual ha sido tomado este ejemplo no procesa regularmente información sobre estructura de morbilidad, aunque el tipo de procedimientos quirúrgicos que se realizan es predominantemente de naturaleza sencilla. Con los datos existentes y un poco de investigación aplicada es posible llegar a un promedio de estancia adecuado a las realidades de la institución. Más aun, este hospital pertenece a una red cuya estancia promedio es de 5.70 días.
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El proceso anterior permite obtener una hipótesis razonable de rendimiento. Pero no deja de ser eso: una hipótesis. Una solución más precisa y sólida sería procesar la información de la estructura de morbilidad del servicio, relacionarla con la capacidad productiva de la institución (para obtener el número de casos del período por patología), definir los rangos de estadía por morbilidad y luego obtener la media para el servicio. De esta manera se podría definir la producción potencial a partir de variables sólidamente establecidas, para poder determinar si esas diferencias reflejan la capacidad ociosa de la institución. WinSIG provee los medios para el procesamiento electrónico de datos y tiene la capacidad para producir estos y otros indicadores. Por su parte el Indice Ocupacional no ofrece tanto problema, pues a pesar de opiniones diversas, la idea de mantener un valor cercano al 90% parece tener mucha aceptación.
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Pero el paso 1 ofrece sólo una dimensión de la productividad. Luego de establecer las bases para el mejor aprovechamiento de la infraestructura física, expresada por los dos indicadores mencionados, es necesario saber cual es la capacidad productiva del recurso humano. Los cálculos empiezan con la categoría de personal más directamente asociada con el producto final de cada servicio. Siguiendo con el ejemplo de un servicio de Cirugía, se parte del recurso médico. El gerente/analista debe desplazarse hacia abajo y ubicarse en la línea contigua a la categoría “Médico”. En este caso vamos a simplificar la explicación, agrupando todas las categorías de personal médico (residentes, internos, etc.) en una sola categoría.
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Aparece la ventana que facilita WinSIG para realizar las operaciones pertinentes cuando se ha seleccionado la opción “Programación”. Recuerde que el usuario tiene la opción de definir los requerimientos de personal por protocolo, en cuyo caso WinSIG registra los resultados pertinentes, relacionando estructura de morbilidad con la meta de producción establecida en el paso 1. La presunción, según hemos venido discutiendo, es que en el paso 1 se definió la capacidad productiva del servicio a partir de la dotación de camas, del índice ocupacional y el promedio de días estada. Aceptemos, para los efectos de este ejercicio, que el paso 1 dio como resultado una producción de 2,190.00 egresos y 13,140.00 días cama ocupada. Como se puede apreciar, estos datos aparecen en la parte superior de la ventana.
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El gerente analista puede manipular la mayor parte de las cifras que aparecen en la ventana central. Las horas contratadas se toman como una constante, pues esa es la dotación “actual” del establecimiento. Los cuatro siguientes rubros se incluyen para hacer una estimación del tiempo que se dedica a actividades distintas de la sustantiva. Esta es, en Cirugía, la atención directa del paciente. En el presente caso se han tomado 6 días feriados (48 horas) y 15 días de vacaciones (120 horas), lo que hace un total de 168 horas. Además se estima que unas 793 horas, o un 4.43% del tiempo disponible se emplean en actividades administrativas y 895 en docencia. Finalmente se han descontado 5,408.00, o un 30.23% de las horas disponibles para cubrir las guardias durante las horas y días no hábiles. Esto implica que el 40.60% de las horas disponibles se asignan para actividades auxiliares y el 59.40% para las actividades sustantivas.
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A continuación usted debe anotar el tiempo que la norma establece por día cama ocupada (DCO) en el penúltimo campo (Horas Recurso por D-C-O). En el ejemplo se presume que la norma es 10 minutos por D-C-0 y que esa ha sido la cifra registrada por el usuario. WinSIG toma este dato y hace los siguiente cálculos: Ajuste de la norma por DCO con inclusión del 40.6% para actividades auxiliares: Con formato: Numeración y viñetas
1.1.3.40.6% 1.1.3. 40.6% de 10 minutos = 4.06 minutos
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1.1.3.Norma ajustada = (10 minutos) + (4.04 minutos) = 14.04 minutos 1.1.3.Norma Tiempo médico por egreso = 14.04 minutos por 6 días promedio de estancia: Con formato: Numeración y viñetas
1.1.3.(14.04) (6) = 84 minutos o 1:24 horas. 1.1.3.(14.04) Horas requeridas por el servicio para el periodo de la programación: 1.1.3.[[ (14.04 minutos por DCO) (13,140 DCO) ] / [60] = 3,075 horas 1.1.3.
Con formato: Numeración y viñetas
Si se partió de una disponibilidad (horas contratadas) de 17,892.00, resulta evidente que la producción obtenida por este segundo paso, excede en mucho la establecida con base en el recurso cama, bajo la hipótesis que la norma de 10 minutos por día paciente es razonable y la inclusión de un 40.6% extra satisface actividades legítimas distintas de la atención directa del paciente. Las opciones que tiene el gerente del servicio, en negociación con el director del establecimiento y las autoridades superiores correspondientes son tres: 164
1. Mejorar la productividad del personal, sin perjuicio de la calidad de la atención. Pero hay un límite en la capacidad de pacientes que puedo atender con la dotación de camas existente. Podría por otra parte trasladar recursos a otras áreas de mayor productividad, por ejemplo la atención ambulatoria. Para ello es necesario completar el ejercicio para determinar si hay carencias en otros servicios. O crear nuevas funciones que vayan en beneficio de una atención más eficaz, oportuna y personalizada. 2. Ampliar la visión del análisis en función de la red de servicios. Es frecuente que las áreas que permiten una mayor expansión estén en la atención ambulatoria o aún en programas más asociados con la promoción de la salud. 3. Reducir la dotación de personal del servicio, por acción directa o por una combinación de las medidas anteriores y supresión de cargos. Aunque esto puede parecer cuando menos conflictivo, pueden encontrarse opciones que no generen un ambiente de incertidumbre contraproducente, entre ellas, facilitar el retiro de personal que ha adquirido el derecho a ello, facilitar traslados, suprimir cargos vacantes, no requerir cargos nuevos, etc. •
El doble juego de programar primero con base en el recurso cama y luego hacerlo con base en el recurso humano es una condición esencial en los servicios de hospitalización. En consulta externa sólo se emplea el segundo paso por la ausencia de camas. En todo caso, el gerente debe realizar este ejercicio y hacer los ajustes correspondientes de acuerdo a sus posibilidades y a la disponibilidad de recursos. Cuando se haya tomado la decisión final, regresa y repite los pasos 1 y 2 con los datos definitivos. Este tipo de análisis es esencial. No obstante el enfoque en WinSIG es significativamente distinto, que busca la respuesta a la pregunta ¿cuánto puedo producir con los recursos que tengo? De esta manera encuentro una medida objetiva de productividad. El proceso anterior responde más la pregunta ¿cuánto necesito de personal para cumplir con la meta de producción que condiciona la capacidad instalada?
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La norma depende de las circunstancias y el ambiente donde se ejerce la función. Por ejemplo, en salas integradas la labor del médico es mucho más ágil y toma menos tiempo que cuando las camas están dispuestas en cubículos o ambientes separados. Por otra parte, es posible tomar muestras aleatorias para encontrar valores que se ajusten a las realidades de cada caso. La severidad del caso constituye un factor ocasional de uso intensivo de recursos que tiene poco efecto en la media, pero debe ser tomado en consideración. Igualmente importante es determinar si la atención conlleva la utilización de uno o más médicos. La experiencia demuestra que, exceptuando unidades de cuidados especiales, donde los estándares son más altos, el cuidado en salud se mueve en el rango de 8 a 13 minutos, dependiendo en gran medida de severidad o nivel de complejidad y ambiente físico (salas integradas o ambientes separados). A estos estándares hay que agregar el tiempo por actividades no asistenciales: feriados, vacaciones, otras licencias, docencia, administración y de manera especial las guardias, que absorben una alta proporción de los recursos. De nuevo, algunos estudios que se han llevado a cabo con personal médico y de enfermería revelan que estas actividades absorben entre un 20% y un 40% del tiempo contratado. Estas cifras son importantes desde el punto de vista de costos, pues en términos prácticos implica agregar esos porcentajes a la dotación básica para cubrir acciones no asistenciales.
165
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El tercer paso consiste en definir los procedimientos (servicios de apoyo) que requiere el servicio de Cirugía (o cualquier otro servicio) para cumplir con sus funciones asistenciales de acuerdo a ciertos estándares de calidad. Quienes tengan experiencia en la gestión de servicios de salud, sabrán que este proceso no se cumple y que la producción de los servicios de apoyo sigue patrones históricos. A su vez una rápida mirada al Cuadro 2 revela niveles de uso por DCO o por egreso que cuestiona con frecuencia la buena práctica de la medicina. Por ello, y porque en los servicios de apoyo se invierten generalmente más recursos que en la atención directa del paciente la mejor opción es contar con protocolos y dejar que WinSIG determine la producción para cada servicio receptor del apoyo correspondiente. Esto ocurre cuando el usuario selecciona la opción “Por Protocolo”.
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La ventana inserta en el párrafo anterior, ofrece el espacio de operación para determinar la producción de los servicios complementarios. El usuario debe definir el número de exámenes promedio por cada egreso o D-C-O programados para el período mediante los pasos 1 y 2. WinSIG los relaciona con las metas de producción de egresos o de días cama ocupada, según corresponda y produce la cifra que aparece como “Total Exámenes”, la cual en este ejemplo representa el volumen de unidades de producción que el Servicio de Laboratorio programa generar para el Servicio de Cirugía. De nuevo, lo deseable es trabajar a partir de la definición de estándares incorporados al protocolo. Pero en ausencia de este recurso, el Cuadro 2 ofrece información para detectar problemas y racionalizar el uso de los servicios de apoyo.
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Finalmente, el paso 4 permite al usuario definir el monto económico de los insumos esenciales por unidad de producción y WinSIG lo asocia con la meta de producción para cuantificar el monto de cada insumo para el servicio respectivo, en este caso Cirugía. Si en la primera pantalla que aparece cuando presión la tecla de función F6 . WinSIG despliega la siguiente pantalla de trabajo. Usted puede ubicarse en el campo correspondiente y registrar el valor del insumo, en este caso medicamentos, por unidad primaria o secundaria de producción, en este caso el egreso y el día cama ocupada. Si usted empleó el egreso, WinSIG divide entre el promedio de estancia para proveer el valor del insumo por D-C-O y viceversa. Además, WinSIG multiplica este último valor por el número de D-C-O para encontrar el gasto total en medicamentos para el Servicio de Cirugía; o el valor por egreso por el número de egresos (2,190.00 en el ejemplo) para obtener el mismo resultado.
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¿Cuál debe ser la cantidad apropiada para cada caso? La respuesta inicial se encuentra en los protocolos de atención pero, en ausencia de este elemento, es posible buscar otros criterios sustitutivos. Es importante, sin embargo reconocer sus limitaciones. En general, las instituciones dependen mucho de los consumos históricos, bajo la falsa premisa de racionalidad. De hecho, éstos ocultan las ineficiencias propias del sistema, que se perpetúan a través de inadecuados programas y presupuestos. En todo caso, conviene observar los patrones de consumo y encontrar niveles por unidad de producción (v.g. egreso o día paciente) que son a todas luces inadecuados por ser muy bajos o muy altos. Otro indicador, que se obtiene a “golpe de teclado” es el gasto por egreso o DCO de servicios de cirugía (o cualquier otro servicio) en establecimientos del mismo nivel. Obviamente, el analista no debe esperar nunca iguales niveles de consumo, pero sí variaciones suaves que se mueven entre rangos con desviaciones no mayores de un 10 ó un 15 por ciento. Los picos o depresiones, que denotan un desvío sustancial del patrón general, deben ser objetos de análisis especial por su impacto en costo y calidad de atención.
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¿Qué pasa si el gerente/analista adopta criterios alternativos distintos de los mencionados aquí? WinSIG no presenta problema y le permite ingresar directamente las cifras globales. De esta manera se puede llenar la matriz de datos, generar los cuadros prospectivos y los indicadores para el control por resultados. 166
3.
INDICADORES PARA EL CONTROL POR RESULTADOS
El análisis institucional, la descentralización y los acuerdos o compromisos de gestión constituyen elementos interdependientes y frecuentemente asociados con los proyectos de reforma del sector salud. Por ello la División de Sistemas y Servicios de Salud ha incluido esta temática en el documento titulado “Desarrollo de la Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud”. El segundo volumen, “Aplicaciones”, tiene varios capítulos que guardan relación directa o indirecta con dichos elementos y uno explícitamente dedicado a los Acuerdos de Gestión, que incluye los indicadores para el control por resultados a que se refiere esta sección. El Control por Resultados, en la forma que aquí se concibe, incluye algunas premisas importantes en la gestión de servicios de salud, a saber: ¿Que el concepto de compromisos o acuerdos de gestión constituye una parte fundamental de los procesos de cambio? Para que los compromisos de gestión no se conformen como un elemento estrictamente cosmético, es necesario cumplir con varios requisitos básicos: •
el análisis institucional para configurar perfiles de problemas estratégicos;
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las metas de cambio acordadas en procesos compartidos por los equipos de cada nivel y entre niveles;
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la determinación de los cambios que son necesarios en la estructura de programas y recursos, a través del programa presupuesto; y
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el control por resultados para que, sin excluir el análisis cualitativo, incorpore verificadores objetivos del cumplimiento de las metas.
WinSIG ofrece la posibilidad de aplicar estos elementos. Por una parte, el análisis institucional constituye un componente esencial de sus propósitos; por otra, el instrumento auxiliar de programación y presupuesto mencionado en este mismo capítulo permite plasmar cualquier propósito de cambio en modificaciones concretas en la estructura de programas y recursos. Finalmente, los indicadores para el control por resultados ofrecen un medio positivo de control, compatibles con la descentralización eficaz de los servicios y con un buen estilo de gestión. Estos indicadores cubren los siguientes aspectos: •
Cobertura y producción;
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Producción y indicadores de eficiencia en el uso de la capacidad instalada;
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Índices de productividad de los servicios de apoyo terapéutico, diagnóstico y administrativo;
•
Productividad del recurso humano, determinante en gran medida de la productividad global del sistema de salud; y
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Costos globales y unitarios de producción y de los recursos empleados en cada proceso productivo.
La opción de indicadores para el control por resultados requiere la conformación previa de la planilla de programación y presupuesto a que se refiere la sección 2 de este mismo capítulo. De lo contrario no es posible confrontar metas y resultados. 167
3.1. GENERAR INDICADORES PARA EL CONTROL POR RESULTADOS (a) Seleccione la opción “Control por Resultados” del menú “Análisis”. (b) Desplace el cursor sobre la ventana “Establecimientos” y seleccione el nombre del establecimiento de su interés. (c) Proceda a seleccionar todos los cuadros que se ofrecen en el menú: desde el Cuadro PCR # 1.1 hasta el Cuadro PCR # 4.2. (d) Desplace el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” para seleccionar las fechas del informe. Note que al seleccionar el Cuadro PCR # 2 aparece la opción de definir la relación de uso de servicios complementarios como indicador positivo o negativo, según el punto de vista del usuario. Amerita en este momento introducir el concepto de indicadores positivos e indicadores negativos, muy utilizado en epidemiología. Esto significa que un determinado indicador “refleja un resultado positivo” cuando está elevado, por ejemplo el I.O., mientras mayor sea –dentro de ciertos parámetros de eficiencia con calidad- implica un mejor uso de la capacidad instalada (camas) del servicio; en este caso se denomina Indicador Positivo (mientras mayor sea, “entonces es mejor” hasta cierto límite de acuerdo al parámetro). Caso diferente es Indicador Negativo (como la Estancia Promedio), mientras mas elevado sea el valor de este indicador “refleja un resultado negativo”, pues significa bajo rendimiento del recurso cama por unidad de tiempo, de modo que es mejor una Estancia baja que una Estancia elevada (pero hasta cierto límite de acuerdo al parámetro de eficiencia con calidad). Estos dos tipos de indicadores son aplicados para la interpretación de los resultados; en ciertas ocasiones un valor de cumplimiento por encima de lo programado (parámetro) no es un resultado positivo. Pues bien, en este sentido, es mejor que el Índice de Demanda de Laboratorio Clínico sea razonable, a fin de no demandar mucha producción de exámenes de laboratorio, en este caso, mucha producción de exámenes por encima de lo programado se constituye en un aspecto negativo. Mientras que en el caso de Quirófano ocurre lo contrario (siempre y cuando estemos analizando un servicio cuya morbilidad es de resolución quirúrgica, es decir, la siguiente consideración no seria válida para un servicio de medicina) donde un Índice de Demanda de Quirófano elevado y en consecuencia una cantidad de procedimientos quirúrgicos mayor de lo programado se constituiría en un aspecto positivo. (e) Defina cuales indicadores deberán considerarse (+) o (-) según sea su interés (WinSIG por omisión considera todos estos indicadores como negativos), pero esto puede ser modificado por el usuario. (f) Desplace el cursor sobre el botón “Ejecutar” para generar los cuadros. (g) Luego de un corto período aparece en el sub-menú una nueva etiqueta como de folder denominada Consulta de Cuadros de Control por Resultados, proceda a activar dicho sub-menú para visualizar los diferentes informes. WinSIG despliega la información del Cuadro CPR 1.1. En la parte superior izquierda usted podrá ver la producción y el índice de concentración para cada servicio y para la institución. Navegando en el documento a la derecha se podrán apreciar los indicadores reales del período seleccionado y los niveles de ejecución de las metas expresadas en porcentajes; navegando hacia abajo se podrá ver el resto de los datos para cada servicio. (h) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes). 168
Resumen de los cuadros
Cuadro 1.1- Producción y Cobertura: Cuadro comparativo de metas vrs. resultados y con su % de grado de ejecución, de producción e Índice de Concentración de Servicios Finales (Hospitalización y Consulta). Cuadro 1.2.- Productividad de Recurso Cama: Cuadro comparativo de metas vrs. resultados y % de ejecución, de producción de egresos, Índice Ocupacional (IO) y Promedio de Estancia (PDE) de Servicios de Hospitalización. Cuadro 2 - Producción y Productividad, Servicios Complementarios: Cuadro comparativo de metas vrs. resultados y % de ejecución, de la producción de Serv. Complementarios hacia los diferentes servicios receptores. Cuadro 3.1 - Productividad del Recurso Humano, Servicios Sustantivos: Cuadro comparativo de metas vrs. resultados y % de ejecución, de la producción y rendimiento por hora de los diferentes tipos de recurso humano definidos para Servicios Finales. Cuadro 3.2: - Productividad del Recurso Humano, Servicios Complementarios: Cuadro comparativo de metas vrs. resultados y % de ejecución, de la producción y rendimiento por hora de los diferentes tipos de recurso humano definidos para Servicios de Apoyo. Cuadro 4.1 - Costo Unitario de Servicios e Insumos, Servicios Sustantivos: Cuadro comparativo de meta vrs. resultado y % de ejecución, del costo unitario por egreso y por consulta, desglosando además el costo en medicamentos y en material médico quirúrgico. Se presenta también el costo total del servicio en los rubros de Servicios Personales, Servicios No Personales y en Insumos. Cuadro 4.2 - Costo Unitario de Servicios e Insumos, Servicios Complementarios: Cuadro comparativo de meta vrs. resultado y % de ejecución, del costo unitario por unidad de producción para servicios de apoyo, desglosando además el costo en medicamentos y en material médico quirúrgico. Se presenta también el costo total del servicio en los rubros de Servicios Personales, Servicios No Personales y en Insumos.
3.2. NOTAS •
El control por resultados constituye una condición esencial para verificar el cumplimiento de metas en un contexto de descentralización y de rendición de cuentas. Se sustenta en la premisa que cada nivel de la organización debe contar con la autoridad necesaria para el adecuado ejercicio de sus funciones, pero también tiene una responsabilidad fundamental, tanto institucional como social, de contar con los medios de verificación del cumplimiento de los objetivos de servicio pertinentes. Agrega además el principio según el cual el control puede y debe efectuarse al menor costo posible y con el mínimo de interferencia administrativa posible.
169
•
Para que esto sea posible, WinSIG agrega tres instrumentos metodológicos concretos. El primero es el análisis institucional que ha sido documentado en la publicación citada en la introducción de esta sección. El segundo lo conforma el instrumento auxiliar de programación y presupuesto mencionado en la sección anterior. Conviene destacar que la vinculación entre estas dos herramientas implica descartar cualquier pretensión de cambio que no tenga una expresión programática, determinante de los productos institucionales y sociales, y presupuestal, determinante de los recursos que le dan viabilidad a dichos productos. El tercero lo conforman un conjunto de indicadores que ofrecen una razonable seguridad de logro de las metas propuestas y de los indicadores de eficiencia, principalmente.
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Obviamente, por sus características, estos indicadores son de naturaleza cuantitativa, aunque su análisis puede derivar en consideraciones cualitativas importantes. Siguen, en gran medida, las categorías de información que maneja WinSIG y corren paralelamente a los cuadros que se han descrito brevemente en la primera sección de este capítulo. Un primer conjunto de indicadores destaca producción y los índices de concentración o cobertura derivados de su asociación con los datos de población. Un segundo conjunto agrega indicadores de eficiencia en la utilización de la infraestructura hospitalaria. Un tercer conjunto se refiere al uso de los servicios complementarios, responsables en el ámbito hospitalario por una proporción superior al 50% de los costos de atención. El cuarto conjunto se refiere a la productividad del recurso humano, y el quinto a los costos totales, unitarios o por categoría de insumos.
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La evaluación de estos indicadores ofrece distintas perspectivas de los procesos de gestión y son de fácil lectura. Incorporados a un sistema de indicadores nacionales de gestión, pueden constituir un valioso mecanismo de evaluación de procesos, insumos y resultados que satisfaga la necesidad de contar con mecanismos eficaces de control, sin que ello implique interferencias y roces con la gestión regional y local. Este es, en gran medida, el espíritu de los acuerdos o compromisos de gestión, como instrumentos estratégicos de cambio.
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Los índices de ejecución para las variables relacionadas con cobertura y producción, en los cuadros 1 y 2, están calculados en relación porcentual a la meta preestablecida. Los índices para las variables que expresan indicadores de rendimiento y eficiencia, en los cuadros 3 y 4, están calculados en término del peso porcentual de la diferencia entre lo ejecutado y la meta de referencia. En consecuencia, para el análisis de las variaciones debe tenerse en cuenta esta diferencia de cálculo que se deriva de la característica diferente de ambos tipos de indicadores.
170
4.
EVALUACION DE PRODUCTIVIDAD
Esta opción permite contrastar los indicadores de cualquier período con las metas del año. Al igual que en el caso anterior, para efectuar la evaluación es necesario haber elaborado la planilla auxiliar de programación y presupuesto a que se refiere la sección 2 de este capítulo. Los indicadores que se puede evaluar son los relativos a producción entre los que se mencionan en las secciones 2 y 3 del Capítulo V, Resultados.
4.1. COMPARAR INDICADORES DE PROGRAMACIÓN (a) Seleccione el botón “Evaluación de Productividad” del menú “Análisis”. (b) Seleccione el botón “Establecimiento” en la siguiente ventana. (c) Desplace el cursor sobre la ventana “Establecimientos” y seleccione el establecimiento de su interés. Luego desplace el cursor sobre la ventana “ Clases” y selecciones la Clase del o los servicios que desea evaluar. La opción “Todos” le permite generar totales y no datos individuales de un servicio cualquiera. Si usted selecciona “Ninguno” todas las opciones previamente marcadas se anulan. (d) Posteriormente defina los períodos del informe que usted desea generar. (e) La selección de indicadores es igual a la descrita para Series Históricas del Menú Resultados. (f) En la ventana inferior, aparece una ventana denominada Tipos de Variable y variables. Ubíquese en la primer columna en la barra superior donde esta el título de la columna y actívela. (g) La forma de activar consiste en ubicarse con el cursor en el extremo derecho de cada fila y presionar el botón izquierdo del RATÓN , Posteriormente ubíquese en la primera celda vacía de dicha columna, específicamente el en extremo derecho y oprima dos veces el botón izquierdo del RATÓN , aparecerá un botón de selección para que usted escoja la variable a incorporar. Proceda ha hacer su selección oprimiendo una vez el botón izquierdo del RATÓN sobre la variable elegida (ver ilustración anterior). Hacia la derecha cada fila presenta los siguientes campos: Variable, Ejecutado, Unidad, PUAS?, Por Unidad? La secuencia de selección es siguiendo el orden de los campos, por ejemplo: 1. Tipo de variable: Producción del servicio 2. Variable: Producción
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El resto de las columnas (Ejecutado, Unidad, PUAS? y Por Unidad?) tienen una preselección por “omisión”’. Pero usted tiene la opción de modificarlas. Se sugiere que practique la generación de varios cuadros, con la activación y otros sin la activación de estos últimos campos a fin de que el usuario se familiarice con la utilidad de los mismos. Para activar dichos campos repita el procedimiento descrito anteriormente: ubíquese en el extremo derecho de la celda y active oprimiendo dos veces el botón izquierdo del RATÓN , aparece nuevamente un botón de selección para que realice su escogencia. Tipo de Variable incluye ocho opciones; 1. Producción del Servicio: presentará en la columna Variable opciones como producción del servicio, cobertura, número de camas, índice ocupacional y estancia promedio 2. Costo por insumo: presentará en la columna Variable el listado de Insumos definidos en la Configuración del Sistema. 3. Horas de los recursos: presentará en la columna Variable el listado de Tipos de Recurso Humano definidos en la Configuración del Sistema. 4. Apoyo Recibido de otros servicios: presentará en la columna Variable el listado de Servicios definidos en la Configuración del Sistema. 5. Apoyo Otorgado a otros servicios: presenta la misma lista de servicios. 6. Rendimiento del Recurso humano: presentará en la columna Variable el listado de Tipos de Recurso Humano definidos en la Configuración del Sistema. 7. Porcentaje de utilización: presentará en la columna Variable el dato de PUAS, en caso de que este se haya definido para cada servicio en el Menú Análisis, sub-menú Parámetros. 8. Costo del Servicio: presentará en la columna Variable la opción de generar el costo unitario o el costo total. Puede repetir el procedimiento en las siguientes filas de la primera columna a fin de agregar mas variables a la consulta que va ha realizar. (h) Posteriormente active el botón Ejecutar espere unos segundos mientras el sistema inicia cálculos (el cursor cambia a reloj de arena momentáneamente). (i) Para visualizar el cuadro active el sub-menú: Consulta de Resultados (al lado del sub-menú Tipos de Variable). En caso de ser muy grande, utilice las barras de navegación. (j) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes). El usuario tiene la opción de graficar el informe o bien de imprimirlo. La opción de graficar se únicamente para consulta en pantalla. Si se decide imprimir el informe, en ese momento se imprimirá también el gráfico respectivo. (k) Para generar el gráfico active el botón: Gráfico correspondiente.
.Para cerrar el gráfico seleccione el icono
172
Note que el gráfico funciona como una ventana en la cual se puede navegar, presionando las flechas en la dirección deseada. Para salir de la presenta ventana seleccione el botón “Salir”.
4.2. NOTAS •
La evaluación de indicadores permiten contrastar la programación contra la ejecución en una variedad de indicadores. No obstante, la visión aunque útil, es individual y un tanto restrictiva. En contraste, la visión articulada que ofrecen los indicadores para el control por resultados es más integral y asociada con procesos estratégicos.
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5.
ANALISIS DE LA EFICIENCIA INSTITUCIONAL
Esta opción permite cuantificar la eficiencia y su contrapartida negativa, la capacidad ociosa. Los resultados dependen en gran medida del volumen de recursos ociosos y de las premisas de eficiencia que se toman para evaluar productividad. Los instrumentos de medición que se usan son de fácil uso y no requiere que el usuario haga cálculos o aún que entienda las relaciones matemáticas implícitas. Esa información se encuentra, con bastante detalle, en el módulo DATOS, opción INDICADORES. Las notas que aparecen al final de esta sección explican brevemente el procedimiento de cálculo. Se emplean tres cuadros analíticos. El primero permite establecer el volumen de producción, bajo condiciones “razonables” de eficiencia en el uso de las camas de cada servicio. El segundo, cuantifica el número de camas necesario, si se trabaja en condiciones de eficiencia. En ambos casos los indicadores principales son el índice ocupacional y el promedio de estancia. El tercero mide la capacidad productiva con uso óptimo del recurso humano. El principal indicador empleado es el tiempo médico por día paciente (o día cama Ocupada para los efectos del ejercicio), aunque el usuario podrá apreciar que el ejercicio se puede hacer con cualquier otro tipo de personal. Las notas al final de esta sección amplían la explicación de los conceptos asociados con estos cuadros.
5.1. GENERACIÓN DE LOS CUADROS (a) Seleccione el botón “Eficiencia Institucional” del Menú “Análisis”. (b) Desplace el cursor sobre la ventana “Establecimientos” y seleccione el nombre del establecimiento de su interés. (c) Proceda a seleccionar todos los cuadros que se ofrecen en el menú: menú: desde el Cuadro 1 hasta el Cuadro 3. (d) Desplace el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” para seleccionar las fechas del informe. (e) Haga caso omiso de la ventana vacía que se encuentra a la derecha de la pantalla y desplace el cursor sobre el botón “Ejecutar” para generar los cuadros. (f) Luego de un corto período aparece en el sub-menú una nueva etiqueta como de folder denominada “Consulta de los Cuadros de Eficiencia Institucional” y proceda a activar dicho sub-menú para visualizar los diferentes cuadros. (g) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
5.2. ANÁLISIS DE EFICIENCIA DEL RECURSO CAMA (a) Seleccione el Cuadro No. 1. Aparecerá entonces una nueva ventana, con un cuadro denominado: Análisis de Productividad del Recurso Cama. Puede observar la siguiente información se situación actual del establecimiento: No. de Camas D-C-O (días cama ocupado) Índice ocupacional Promedio de Estancia No. de Egresos 174
La intención de este cuadro, es la de poder visualizar la producción actual vrs. la producción potencial, basada esta (producción potencial) en diferentes premisas de eficiencia que el usuario puede establecer, y modificar a su gusto creando diferentes escenarios de mayor o menor eficiencia comparados con la situación de producción actual. (b) Para poder acceder a la pantalla de ingreso de nuevos parámetros de eficiencia, desplace el cursor la barra de navegación para movilizarse a la derecha. Aparecerá un nuevo cuadro a fin de que usted anote dichos parámetros, específicamente para Estancia Promedio e Índice Ocupacional, para cada uno de los servicios de hospitalización. (c) Proceda a anotar aquí los parámetros de eficiencia deseables, específicamente en los campos con fondo celeste. (d) El procedimiento de digitación es el siguiente: ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter, a fin de que se “active” la celda (notará que la celda está “activada” porque se observará pulsando intermitentemente el cursor en la celda), digite el dato y presione la tecla Enter para “fijarlo”. Para ingresar datos en otra celda, nuevamente ubíquese con el cursor en la celda y oprima la tecla Enter, a fin de que se “active” e ingrese el dato para posteriormente presionar la tecla Enter para “fijarlo”. (e) Ingrese (digite) específicamente los datos de Promedio de Estancia y I.O., en ese orden, para cada uno de los servicios, podrá usted ir observando que cuando ha ingresado ambos datos en cada Servicio, de inmediato se calcula la “producción potencial” de dicho servicio bajo dichas premisas de eficiencia. Podrá usted observar dos columnas que indican No. de Egresos, la primera indica los egresos que han ocurrido en el período de análisis, la otra columna de Egresos (ultima del cuadro) muestra el número de egresos que debería generarse por servicio en caso de que el mismo laborase con los índices de eficiencia determinados por los nuevos parámetros. (f) Puede repetir el procedimiento las veces que considere pertinentes a fin de evaluar diferentes premisas de eficiencia, por ejemplo diferentes niveles de I.O. (g) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
5.3. ESTABLECER LAS CAMAS REQUERIDAS EN CONDICIONES DE EFICIENCIA (a) Seleccione el Cuadro No.2 de Eficiencia Institucional: aparecerá entonces una nueva ventana, con un cuadro denominado: Camas requeridas en condiciones de eficiencia. Se presenta la siguiente información sobre lo ocurrido en cada uno de los servicios:
No. de Egresos Índice ocupacional Promedio de Estancia No. de Camas
(b) La intención de este cuadro, es visualizar el número de camas actual vrs. el número de camas requeridas para la producción actual, bajo la hipótesis de que se alcancen indicadores de eficiencia: Estancia Promedio y Índice Ocupacional esperados. El usuario puede establecer, y modificar a su gusto creando diferentes escenarios de mayor o menor eficiencia comparados con la situación de dotación de camas actual. 175
(c) Para poder acceder a la pantalla de ingreso de los parámetros de eficiencia, desplace el cursor sobre el botón de navegar hacia la derecha. Aparecerá un nuevo cuadro a fin de que usted anote dichos parámetros, específicamente para Estancia Promedio e Índice Ocupacional, para cada uno de los servicios de hospitalización. (d) Utilizando los procedimientos de digitación descritos en el ítem anterior proceda a anotar aquí los parámetros de eficiencia deseables. (e) Ingrese (digite) específicamente los datos de Promedio de Estancia y I.O., en ese orden, para cada uno de los servicios, podrá usted ir observando que cuando ha ingresado ambos datos en cada Servicio, de inmediato se calcula el “número de camas requeridas” en dicho servicio bajo dichas premisas de eficiencia. Podrá usted observar dos columnas que indican No. de Camas, la primera indica la dotación de camas durante el período de análisis, la otra columna de Camas (ultima del cuadro) muestra el número de camas que requeriría por servicio en caso de que el mismo laborase con los índices de eficiencia determinados por los nuevos parámetros. (f) Puede repetir el procedimiento las veces que considere pertinentes a fin de evaluar diferentes premisas de eficiencia, por ejemplo diferentes niveles de I.O.
5.4. CUANTIFICAR LA PRODUCTIVIDAD DEL RECURSO HUMANO (a) Seleccione el cuadro No. 3 de Eficiencia Institucional: aparecerá entonces una nueva ventana, con un cuadro denominado: Productividad del Recurso Humano. Presenta la siguiente información para cada uno de los servicios de hospitalización: Tiempo Médico por D-C-O ( minutos por día cama ocupado) D-C-O (días cama ocupado) D-C-D (días cama disponibles) Índice ocupacional Promedio de Estancia (b) La intención de este cuadro, es la de poder visualizar la producción actual del recurso Médico vrs. la producción potencial, basada esta (producción potencial) en diferentes premisas de eficiencia que el usuario puede establecer, y modificar a su gusto creando diferentes escenarios de mayor o menor eficiencia comparados con la situación de producción actual. (c) Para poder acceder a la pantalla de ingreso de nuevos parámetros de eficiencia, desplace el cursor sobre el botón de navegar a la derecha. Hasta que aparezca un nuevo cuadro a fin de que usted anote dichos parámetros, específicamente para Tiempo Médico por D-C-O y Promedio de Estancia Promedio, para cada uno de los servicios de hospitalización. (d) Proceda a anotar en los campos respectivos de fondo celeste los parámetros de eficiencia deseados. (e) Ingrese (digite) específicamente los datos de minutos medico x D-C-O y los de Promedio de Estancia en ese orden, para cada uno de los servicios, podrá usted ir observando que cuando han ingresado ambos datos en cada Servicio, de inmediato se calculan los D-C-O y el número de egresos “producción potencial” de dicho servicio bajo dichas premisas de eficiencia. Podrá usted observar dos columnas que indican No. de Egresos, la primera indica los egresos que han ocurrido en el período de análisis, la otra columna de Egresos (ultima del cuadro) muestra el número de egresos que debería generarse por servicio en caso de que el mismo laborase con los índices de eficiencia determinados por los nuevos parámetros. Proceda a imprimir el cuadro. 176
(f) Puede repetir el procedimiento las veces que considere pertinentes a fin de evaluar diferentes premisas de eficiencia, por ejemplo diferentes 15 minutos por DCO, 20 minutos por DCO, diferentes niveles de I.O., etc.
5.5. NOTAS •
Ganar eficiencia -y con ello recuperar capacidad ociosa para mejorar la calidad de los servicios de salud- constituye un objetivo central de la gerencia. Sin embargo, el término eficiencia se usa con imprecisión y subjetividad. ¿Cómo expresar la eficiencia en forma objetiva, de tal manera que los esfuerzos por optimizarla tengan alguna precisión concreta? Este capítulo intenta hacer una contribución para dar respuesta a esta interrogante.
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El Cuadro 1, Análisis de Productividad del Recurso Cama, parte de una premisa básica: que hay una cierta capacidad de oferta de servicios, derivada de la infraestructura física, cuya dimensión principal es la dotación de las camas hospitalarias. Estas no son otra cosa que la expresión real de la principal y más costosa inversión que la sociedad ha hecho en salud: los hospitales. A pesar de ello, un hospital que se ha construido y dotado de los recursos de funcionamiento para operar a un determinado nivel de oferta de servicios, la ve reducida por deficiencias en el uso de las camas. Las implicaciones económicas son sustanciales, no sólo porque la inversión hecha rinde frutos inferiores a los esperados, sino también porque origina iniciativas de nuevas inversiones para cubrir, no necesidades, sino ineficiencia, y los gastos de operación al distribuirse sobre una producción inferior de servicios, eleva sus costos unitarios.
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El Cuadro 1 nos dice cuál es la producción potencial (pacientes atendidos, cuantificados a través del concepto estadístico egreso hospitalario), si se hiciera un uso racional de los recursos, en este caso, la cama hospitalaria. En el ejemplo que se utiliza, la producción del período de análisis es de 1,011 egresos, mientras que el potencial productivo es de 1,160. La ineficiencia implica un costo de oportunidad de 149 egresos mensuales ó 1,788 egresos anuales, si los datos fueran representativos del año. El impacto económico es igualmente importante y se refleja en la subutilización de los recursos de inversión y operación del hospital. El analista interesado en profundizar en este análisis debe recordar que el módulo de programación le permite definir los costos de operación en condiciones de eficiencia y compararlo con los costos actuales para establecer las diferencias respectivas y completar el análisis. Estas aplicaciones y ejemplos tienen un nivel apreciable de desarrollo en el documento La Gerencia Productiva en la Reforma del Sector Salud.
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El Cuadro 2 representa otra visión del anterior. Permite estimar la cantidad de camas requeridas si se funcionara bajo condiciones de eficiencia. La dotación total de camas es de 186, pero al variar las premisas de eficiencia, los requerimientos son de 154 camas, es decir, hay un exceso de 32 camas, o un 21% sobre las necesidades de acuerdo a la premisa de eficiencia. Como parece obvio, el análisis es importante, aunque frecuentemente ignorado, cuando se hacen planes de inversión física.
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Las variables empleadas en este análisis son la dotación de camas, el índice ocupacional y el promedio de estancia por paciente atendido. Los detalles sobre el manejo de estas variables se encuentran en el módulo DATOS, opción INDICADORES. La fórmula básica es la siguiente: Egresos = (Camas/días del período) (Índice Ocupacional) / (Promedio de Estancia)
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Las camas tienen una cierta rigidez, pero admite algún manejo, por ejemplo la distribución entre sectores de mayor o menor demanda, de tal manera que se incremente su uso productivo. Por otra parte, el mantenimiento de la cama desocupada implica un costo importante y su remoción generalmente tiene un efecto positivo en reducción de costos. El índice ocupacional ofrece mayores posibilidades de manejo. Es posible que exista algún nivel de consenso en cuanto a la conveniencia de mantener un índice ocupacional alto, posiblemente alrededor de un 90% o quizás algo superior. La premisa es que en situaciones de presión, los índices ocupacionales pueden subir significativamente sin perjuicio de la calidad de la atención, como lo demuestran las situaciones de emergencia generadas en algunos países por accidentes, actos naturales o eventos bélicos.
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El promedio de estancia es susceptible de reducción en la mayoría de las instituciones hospitalarias de la Región, sin perjuicio de la calidad de la atención. Los factores asociados con esta reducción incluyen los procedimientos de admisión, los sistemas de referencia, la oportunidad en la aplicación de servicios diagnósticos, la evaluación permanente del estado del paciente y los servicios sociales, entre otros.
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El Cuadro 3, Productividad del Recurso Humano, expresa el potencial productivo en función del recurso principal de prestación de servicios (el médico, en el ejemplo que se ilustra), el cual se contrapone con la situación del período objeto de análisis para establecer la medida de la eficiencia o ineficiencia. En este caso, el indicador empleado es el tiempo médico por día cama ocupada (equiparado para los propósitos al día paciente, aunque hay una pequeña diferencia estadística entre ambos). De nuevo, la producción del período del ejemplo es 1,011 egresos y la producción potencial de 3920, lo que arroja una pérdida de oportunidad de 2,909 egresos mes o proyectado al año de 34,908 egresos.
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Los indicadores empleados son esencialmente ilustrativos. Los valores reales en cada país dependen en gran medida de la aspiración de excelencia, la naturaleza de cada servicio y los patrones de formación académica. En este contexto, el procedimiento puede variar, por ejemplo, mediante el uso de información sobre los patrones de uso, el empleo de valores normalizados y validados por la experiencia (servicios modelo) o establecimiento de valores (incluso rangos) que se constituyen en normas presuntivas a ser validadas por los establecimientos, dentro de márgenes razonables. Pero el mejor procedimiento es definir con criterio científico los protocolos de atención y asociarlos con el volumen de la oferta y la estructura de morbilidad. Esto se puede hacer empleando las facilidades que ofrece WinSIG.
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Nótese que el procedimiento para cuantificar la productividad del recurso humano en servicios ambulatorios, no incluido en el WinSIG versión Beta, sigue el mismo procedimiento descrito para el Cuadro 3, con dos diferencias básicas: primero, el promedio de estancia no se usa por razones obvias y, segundo, el tiempo médico por día paciente se convierte en tiempo médico por consulta.
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6.
COSTO PRESUNTIVO DE LA ATENCIÓN
Permite la generación del costo por morbilidad basado en las especificaciones del protocolo de atención ingresadas en el menú Datos. (a) Seleccione el botón “Costo presuntivo de la atención” del Menú “Análisis”. (b) En la siguiente pantalla, desplace el cursor sobre la ventana “Establecimientos” y seleccione el nombre del establecimiento de su interés. (c) Desplace el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” para seleccionar las fechas del informe, este período determinará los gastos de operación que utilizará WinSIG para el costeo del la morbilidad.. (d) Active el campo ubicado en el borde inferior de la pantalla a fin de seleccionar el protocolo que se desea costear. (e) Desplace el cursor sobre el botón “Ejecutar” para generar el informe. Luego de un corto período aparece en informe respectivo, proceda a navegar a fin de visualizar todas las páginas que componen dicho informe. El informe incluye la descripción de insumos, procedimientos, estancias. Además del detalle de costos de operación directos e indirectos. En el caso de protocolos de servicios de hospitalización, presentará tres cálculos de costos: Costo con estancia mínima Costos con la estancia promedio Costo con la estancia máxima. (f) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
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7.
COMPARACIÓN DE GDRs
Permite comparar (para un periodo de tiempo definido), el costo de los GDRs con el comportamiento real del costo paciente y comparado también con el costo específico de cada morbilidad –costo presuntivo o costo por protocolo-. •
Costo del GDRs vs. Costo por Morbilidad (costo presuntivo): con la desviación absoluta y porcentual.
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Costo del GDRs vs. Costo Paciente (promedio de los pacientes atendidos con una morbilidad específica): con la desviación absoluta y porcentual.
Este informe tiene como finalidad permitir al usuario revalorar o cuestionar las agrupaciones de GDRs que ha realizado en función de los costos reales y consecuentemente rehacer nuevas agrupaciones a fin de que los nuevos GDRs cumplan cada vez mas con el criterio de “asociación de morbilidades en función de sus costos reales de operación”. El WinSIG permite al usuario ir poco a poco consolidando dichas agrupaciones con el comportamiento local; perfeccionando así en forma progresiva el proceso de facturación por GDRs a nivel institucional.
7.1. GENERACIÓN DE LOS INFORMES DE COMPARACIÓN DE GDRs (a) Seleccione el botón “Comparación de GDRs” del Menú “Análisis”. (b) Escoja entre: Cálculo por Protocolo o Cálculo por Usuario, esto está relacionado con los tipos de GDRs definidos en el menú de Datos. (c) Posteriormente seleccione el Establecimiento y el Servicio. (d) Desplace el cursor sobre los campos “Desde” y “Hasta” para seleccionar las fechas del informe, este período determinará los gastos de operación que utilizará WinSIG para el costeo del la morbilidad. (e) Desplace el cursor sobre el botón “Ejecutar” para generar el informe. Luego de un corto período aparece en informe respectivo, proceda a navegar a fin de visualizar todas las páginas que componen dicho informe. El informe incluye: La descripción del GDR y su costo total El listado de morbilidades que agrupa dicho GDR Los costos presuntivos por protocolo para cada morbilidad (si el dato sale en cero significa que no tiene protocolo definido) Diferencia del costos presuntivo respecto al costo del GDR (absoluta y porcentual) Costos de los pacientes atendidos en el período de tiempo seleccionado promediados en función del primer diagnóstico de egreso. Diferencia del costo paciente respecto al costo del GDR (absoluta y porcentual) (f) Para imprimir o exportar cuadros siga los procedimientos descritos ítem No. 6 del Capítulo II (Procedimientos Comunes).
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CAPITULO VII UTILITARIOS El módulo “UTILITARIOS” cubre una serie de funciones auxiliares a los módulos anteriormente descritos o que pueden ser importantes en la operación y mantenimiento del WinSIG. Estas funciones son, en resumen, las siguientes: •
Respaldo de datos: respaldo los datos de un establecimiento en unidades de disco, como medida preventiva en casos de pérdida de información. También es en este menú donde se puede realizar el envío de datos a otras instancias institucionales u otros establecimientos según requerimientos de rendición de información.
•
Recuperar respaldos: permite bajar los datos de seguridad que se mantienen en disco flexible a la base la base de datos del WinSIG.
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Mantenimiento de usuarios: permite la adición o supresión de usuarios del sistema.
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Codificaciones: permite el traslado por disquete de la configuración existente y su instalación en una computadora que tenga el WinSIG (no incluye el Programa).
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Transferencia: permite la importación de los datos básicos procesados con el SIG, ver. 3.0, para ser procesados por el WinSIG. Es especialmente útil cuando están siendo utilizadas las dos versiones en paralelo dentro de un mismo sistema de salud, para consolidar la información y no perder series históricas.
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Idioma: Permite modificar el idioma del entorno de trabajo. Contiene un sub-menú para modificar específicamente el idioma de la Clasificación Internacional de Enfermedades.
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1.
RESPALDO DE DATOS
Se recomienda que los archivos para respaldo se ubiquen en el subdirectorio c:\Wbackup. Tiene dos intencionalidades: 1. Generar respaldos en disco para el establecimiento de los datos de producción, recursos, indicadores de rendimiento, costos y morbilidad atendida, a fin de recuperar dicha información siempre que sea necesario. 2. Generar respaldo para envío de información a través de correo electrónico, para fines de entrega de datos o informes a las instancias de la institución que así lo requieran.
Descripción del procedimiento: (a) Desplace el cursor sobre el botón “Respaldo de datos” del Menú secundario “Utilitarios”. WinSIG despliega la respectiva pantalla. (b) Seleccione el método de respaldo: Correo electrónico ó Local. Respaldo por Correo electrónico: debe digitar la dirección de correo electrónico donde va a enviar los datos, en la ventana E-mail. Para esta opción la computadora debe tener requiere acceso activo a Internet. Respaldo Local: debe seleccionarse la unidad de disco y el directorio en donde se desea guardar el respaldo, utilizando los combos que aparecen en los dos campos siguientes en la forma habitual de Windows. En ambas opciones se requiere que el usuario asigne un nombre al archivo que se generará en la ventana Nombre del archivo. (c) Posteriormente, también en ambas opciones, debe seleccionar el período a respaldar: Desde – Hasta. (d) Finalmente active el botón Ejecutar.
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2.
RECUPERACIÓN DE RESPALDOS
La recuperación se puede hacer en la misma computadora desde la que se hizo el respaldo, aunque también en cualquier otra computadora. Sin embargo, para que la información se puede usar en la generación de cuadros e indicadores, es necesario que la configuración sean compatible, es decir, que la variables que usa el establecimiento estén contenidas en la base de datos de dichas computadoras. Es necesario que en la computadora en donde se desea recuperar haya y se active una base compatible para recibir la información a recuperar. Si previamente no existía esa base, habrá que crearla como nueva e importar la configuración mediante la opción de “ Codificaciones”. Se recomienda que los archivos a recuperar se ubiquen en el subdirectorio c:\Wbackup. (a) Desplace el cursor sobre el botón “ Recuperación de Datos” del Menú secundario “ Utilitarios” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . WinSIG despliega la respectiva pantalla. (b) Proceda a indicar la unidad y directorio donde se encuentra el archivo con los datos a recuperar. (c) En la ventana “origen” aparecerá un listado con archivos de respaldo. Proceda a seleccionar con el cursor el que se desea recuperar. Notará que al seleccionar el archivo, el nombre del mismo aparece en el campo ubicado en el centro de la pantalla, además aparece una serie de información del archivo que será recuperado: nombre del usuario, establecimiento, período de los datos y fecha del respaldo. Esta información es de SUMA IMPORTANCIA para que el usuario verifique que es el archivo correcto. (d) Proceda a activar el botón “Ejecutar” para que se inicie el traslado de los datos del archivo a su configuración de WinSIG.
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3.
MANTENIMIENTO DE USUARIOS
Permite crear usuarios de acceso total o parcial a opciones de navegación en WinSIG con diferentes niveles de acceso: ingresar datos, borrar datos, modificar datos, impresión de informes, exportar informes, definición de nuevos usuarios.
3.1. PROCEDIMIENTO (a) Desplace el cursor sobre el botón “Mantenimiento de Usuarios” del menú secundario “Utilitarios” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . WinSIG superpone una nueva pantalla que para incluir la siguiente información:
Nombre de Usuario Nombre completo Descripción Código de acceso: clave y confirmación Niveles de derecho: presentados en una ventana con los módulos, las opciones y los botones de chequeo de las operaciones.
(b) Ingrese la información solicitada. En el borde superior derecho de la pantalla aparecen los iconos de pantalla para: ingreso de datos nuevos, edición, gravar, etc. Ya descritos en capítulos anteriores a fin de poder ingresar la información requerida El Nombre de usuario y la Clave son los datos que solicitará WinSIG para ingresar a la base de datos. (c) En la ventana con el listado de los módulos o menús de WinSIG, seleccione el módulo o menú sobre el que vaya a establecer acceso y derechos de operación. Pulsando dos veces el botón izquierdo del RATÓN, el módulo se desplegará la lista correspondiente de las opciones o los submenús, para que igualmente haga su selección y marqué los derechos de acceso y operación. (d) En la ventana “Tiene Derecho a” marque si tiene ó no “ Accesso” a los distintos módulos o menús del WinSIG. Si se le concede acceso al módulo, es posible limitar algunas operaciones en cada una de las opciones ó los sub-menús; marque o desmarque las distintas operaciones listadas a las que tendrá o no derecho el usuario. En algunas opciones de los módulos será conveniente limitar operaciones de Borrar, Incluir o Modificar, como es el caso del módulo de Configuración o en el sub-menú de Mantenimiento de Usuarios del menú Utilitarios. (e) Después active el icono de Guardar.
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4.
EQUIVALENCIAS
Permite homologar las definiciones de códigos de distintos ambientes de aplicación del sistema para efectos de elaboración, consolidación y comparación de indicadores.
Descripción del procedimiento: (a) Desplace el cursor sobre el botón “Equivalencias” del Menú secundario “Utilitarios” y actívelo. De inmediato aparecerá una pantalla en la cual deberá realizar un “pareo” de las denominaciones de algunas variables a ser empleadas por WinSIG en la elaboración de algunos indicadores. (b) Al activar el botón de selección 6 aparece una lista de las clases definidas en el menú de Configuración; de dicha lista, deberá seleccionar con el botón izquierdo del Ratón, la que corresponde, por ejemplo: Clase hospitalización es: _____________________ 6 (c) Podrá notar que en el borde superior de la pantalla cuatro opciones o sub-menús: Clases, Recurso Humano, Servicios y Otros. Repita el procedimiento de “pareo” para los listados correspondientes. (d) Una vez finalizado el pareo, proceda a cerrar la pantalla de “Equivalencias” activando con el botón izquierdo del Ratón el icono de cerrar en el extremo superior derecho de la misma: X
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5.
TRANSFERENCIA DE DATOS
Permite la importación de los datos básicos procesados con el SIG, ver. 3.0 ó la versión Beta, para ser procesados por el WinSIG. Es especialmente útil cuando están siendo utilizadas dos versiones en paralelo dentro de un mismo sistema de salud, para consolidar la información y no perder series históricas. La diferencia con la opción de “Respaldo de Datos” es que la transferencia recupera sólo loa datos contenidos en la tradicional la matriz básica y esto puede hacerse de un o varios meses.
Descripción del procedimiento: (a) Desplace el cursor sobre el botón “Transferencia de datos” del Menú secundario “Utilitarios”. (b) Seleccione la unidad y el directorio donde se gravará la información que va ser importada, en la ventana Destino. (c) Indique el establecimiento al cual pertenecen los datos a ser importados en la ventana Establecimiento. (d) Seleccione una de las dos opciones: Ejecutado ó Programado, según sea su intención de importar la matriz con datos de programación ó de ejecución. (e) Posteriormente, debe seleccionar el período a transferir: Desde – Hasta. (f) Finalmente active el botón Ejecutar.
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6.
CODIFICACIÓN
Permite actualizar codificación de Configuración del Sistema o bien el respaldo de la codificación para se utilizada en otro establecimiento.
6.1. RESPALDAR CODIFICACIÓN Es el procedimiento para pasar la codificación a otros establecimientos. (a) Desplace el cursor sobre el botón “Codificación” del menú secundario “Utilitarios” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . WinSIG superpone una nueva pantalla. (b) Proceda a indicar la unidad de disco y el directorio donde se gravará la información. (c) Requiere además que el usuario defina un nombre para el archivo que se va a generar. (d) Seguidamente seleccione el botón ”Con Establecimientos” en caso de que se desee incluir la definición de establecimientos en el respaldo. (e) Posteriormente seleccione el botón: “Pasar Codificación”. (f) Finalmente active el botón “Ejecutar”.
6.2. ACTUALIZAR LA CODIFICACIÓN Es el procedimiento para recuperar la codificación que se ha realizado en otro nivel y se desea que la misma se incluya en la base de datos que está utilizándose en el computador en uso para actualizar la configuración. (a) Desplace el cursor sobre el botón “Codificación” del menú secundario “Utilitarios” y presione una vez el botón izquierdo del RATÓN . WinSIG superpone una nueva pantalla. (b) Proceda a indicar la unidad de disco y el directorio donde se encuentra el archivo con la configuración a recuperar. (c) Seguidamente seleccione el botón ”Con Establecimientos” en caso de que se desee incluir la definición de establecimientos en el proceso de actualización. (d) Posteriormente seleccione el botón: “Actualizar Codificación”. (e) Finalmente active el botón “Ejecutar”. Recuerde que la codificación del universo de variables debe ser la misma. De lo contrario corre el riesgo de causar daños importantes al Programa y pérdida parcial o total de la información que tiene en el Programa.
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7.
CAMBIO DE IDIOMA
Es una novedosa opción que ofrece esta versión de WinSIG la cual permite modificar el idioma del entorno de trabajo de modo que sin importar el idioma seleccionado durante la instalación del WinSIG, el usuario puede cambiar el idioma del entorno de trabajo según sea necesario. Contiene un sub-menú específico para modificar el idioma de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE-10). (a) El procedimiento es sencillo, simplemente seleccione el menú Idioma en la barra de menú principal del WinSIG y active con el cursor el idioma de su elección. Repita el procedimiento las veces que requiera incluso durante la operación del WinSIG. (b) Recuerde que debe proceder a modificar adicionalmente el idioma de la CIE-10.
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