Introducción
El objetivo del presente trabajo es identificar las ventajas y desventajas del Software Contable Siscont, con el fin de dar a conocer a los Contadores, Auxiliares Contables o a toda aquella persona que no teniendo los conocimientos básicos, y utilizando éstas Herramientas Contables, puedan hacer uso de éstos programas informáticos de manera efectiva. Bajo estas premisas definimos al Siscont como un software contable, multiempresa, doble moneda; cuenta con módulos de tesorería, créditos y cobranzas, caja chica, unidades de negocio (centro de costos) y presupuestos. Siscont agiliza y facilita el ingreso de documentos, cuenta con asistentes de una sola pantalla y un motor de base de datos para recibir documentos en línea desde cualquier sistema. Los informes son presentados en pantallas de consulta que facilitan su impresión o exportación en formato Excel. Una opción adicional a los informes gerenciales es la posibilidad de modificar, agregar y eliminar vouchers en cualquier mes, actualizando automáticamente la contabilidad y la gestión en línea. El Software contable financiero más fácil y rápido de usar para las Pymes, con más de 24 años de experiencia y miles de usuarios en Latinoamérica. Hoy en día tener en orden la contabilidad del negocio, la empresa o del despacho, puede resultar una tarea difícil para los trabajadores independientes y las empresas, tanto pequeñas, como de gran magnitud. Esto se debe a la falta de experiencia o de conocimientos en Contabilidad, lo que creará pérdidas de tiempo y dinero. Por tal motivo, la elección de un buen programa informático de Contabilidad para tu despacho, empresa o negocio, puede ser la forma para mejorar los resultados y los estados financieros de las mismas. El elegir un Software Contable es una de las decisiones más importantes y críticas. A veces tomar la mejor decisión o la más acertada depende mucho de la dimensión de la empresa y obviamente de los gastos causados por la contratación de personas especialistas en el sector Contable. El Siscont en nuestros días, es una herramienta básica para llevar todo el control de la empresa en cuestiones contables, pero estos programas informáticos, como todo, tiene sus ventajas y desventajas; las cuales analizaremos brevemente.
Marco Teórico 1. Siscont 1.1 Antecedentes
Todo se remonta a los años en que surgió la informática en sí, el surgimiento de ésta, vino a revolucionar y automatizar muchos sistemas manuales, entre ellos y con mucha importancia el Contable. En aquellos tiempos la contabilidad sólo se hacían controles e informes similares a los manuales, entonces solo era el mismo proceso manual, pero llevado por una computadora. Gracias a eso, se podía tener acceso rápido a los estados contables, de manera eficaz era revolucionario en la contabilidad. Más tarde, la informática, avanza con el tiempo, los nuevos conceptos de interacción hombre-máquina y con el surgimiento del Internet, los nuevos sistemas en tiempo real, podían recoger, analizar y transformar datos de múltiples fuentes. Es así como la contabilidad tuvo un mejor momento en el avance tecnológico, ya que tanto empresas como universidades, se centraron en crear programas informáticos con mayor eficacia para obtener mayores ganancias, tanto monetarias, como productivas. 1.2 Concepto
El Siscont1819 es un Software desarrollado para llevar una Contabilidad completa, permitiendo actualizar en línea todos sus libros y registros contables (diario, mayor, libro banco, compras, ventas) con tan solo ingresar un asiento contable (voucher), de tal manera que al final del período se reporten los Estados Financieros detallando la utilidad o pérdida del ejercicio. Siscont1819 cuenta con una plataforma sólida en Access, cuya base de datos es compatible con las actualizaciones vigentes de Microsoft, que están desarrolladas y producidas con la más alta tecnología; así también la ventaja de esta versión es que permite migrar de manera directa hacia la versión SQL, ya que se usa el mismo programa. La nueva versión del Sicont tiene como objetivo ofrecer el mejor software actualizado a las normativas nacionales vigentes (Sunat) e internacionales (NICS; NIIF) para apoyar a su negocio en ser una empresa sólida y en constante crecimiento. Estamos seguros que nuestro sistema le ayudará a conseguirlo.
En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos. Los beneficios que un buen software contable puede ofrecer a los gerentes de cualquier organización son de suma importancia, especialmente a la hora de tomar decisiones importantes que afecten las actividades productivas de dichas organizaciones. Desde un punto de vista técnico el Siscont se define como un sistema que es a su vez un conjunto ordenado de componentes que interactúan entre sí y se encuentran relacionados entre sí. Lo contable, por su parte, hace referencia a aquello que tiene que ver con la contabilidad (la cual se refiere al control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad). Como lo menciona la referencia web, Definiciones de Software Contable: “La noción de sistema contable, de este modo, puede entenderse de distintas maneras. En su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e implican la participación de especialistas (contadores) que se encargan del registro preciso y del análisis de la información. Los contadores suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las decisiones de la empresa.” (Definiciones de Software Contable 2018). En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos. Los beneficios que un buen software contable como el Siscont puede ofrecer a los gerentes de cualquier organización son de suma importancia, especialmente a la hora de tomar decisiones importantes que afecten las actividades productivas de dich as organizaciones. No podríamos concebir una organización que no utilice un software contable como herramienta para el control interno de las actividades y como fuente de información para los procesos de toma de decisiones, más cuando estas son empresas que generan altos volúmenes de transacciones. El que una empresa posea un buen software contable, no solo tiene el beneficio de poseer un activo intangible, sino que también por las características y funcionalidades que este pueda tener lo convierte en una fuente de información importante para la toma de decisiones por parte de las personas que administran la organización.
1.3 Ventajas 1.3.1 Velocidad
Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. 1.3.2 Volumen de producción
Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos. 1.3.3 Reducción de errores
Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores. 1.3.4 Pases automáticos al mayor
En este sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. 1.3.5 Obtención de información contable oportuna
Se puede generar los informes en el momento en que se requieren, esto siempre y cuando la contabilidad sea llevada al día y oportunamente. 1.3.6 Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son generadas directamente por el software. 1.3.7 Impresión automática de documentos
Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
1.4 Desventajas. 1.4.1 Disminución en la confiabilidad de la información contable
Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro contable original en el sistema. La posibilidad de error se agrava cuando la entrada se ajusta. El programa puede rechazar el cambio y volver a la cantidad original. El programa no puede guardar el ajuste correctamente. Los errores humanos en las entradas cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a errores que afectan en última instancia a los ingresos. 1.4.2 Pérdida de datos
La necesidad de protegerte contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información. Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrónico, la posibilidad de la pérdida de datos aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la actividad electromagnética y otros acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el ajuste de entrada sea aún más difícil, porque no sólo se ha perdido la entrada original, sino también el ajuste, por lo que la recuperación de la cantidad correcta de entrada será mucho más difícil. 1.4.3 Fraude
El fraude informático es también una preocupación, y necesitas investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la información de los clientes. Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información. El cambio de conexión y funciones de seguridad pueden resolver el problema de tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude. Al ajustar las entradas, puede ser fácil de ajustar mayor o menor que la cantidad real y mover el dinero en diferentes cuentas para lograr malversación de fondos. Las empresas pueden tener dificultades para asegurar el negocio en contra de ese tipo de fraudes, ya que son perpetrados por los empleados que tienen permiso para acceder al sistema. 1.4.4 Costos Elevados de Software y Hardware
El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya que muchas veces los software y hardware con que cuentan no son suficientemente actualizados tecnológicamente para el software contable a implementar, en todo caso debe hacerse el estudio de factibilidad económica para prever la rentabilidad que tendrá dentro de la empresa.
Conclusiones.
Derivado del trabajo realizado, se llega a determinar que el Siscont tiene grandes ventajas, como un programa informático, que facilita la vida de los Contadores, se tiene la información de manera precisa, ordenada y rápida, si es que un cliente lo solicita, mayor rapidez en el momento de remitir información a la SUNAT, pero mejor aún, un buen manejo de la contabilidad de la empresa, del negocio o del mismo despacho. Siscont agiliza y facilita el ingreso de documentos, cuenta con asistentes de una sola pantalla y un motor de base de datos para recibir documentos en línea desde cualquier sistema. Además se puede llevar la contabilidad de tantas empresas como capacidad tenga su disco duro. Los clientes se sienten con mayor confianza pues ellos mismos pueden en algunos casos, acceder directamente a la información, las grandes bases de datos permiten estadísticas y permite la emisión de los principales reportes solicitados por las entidades auditoras, fiscalizadoras y financieras tales como los libros oficiales, registro de compras, ventas, retenciones. Las desventajas, parecen ser pocas, pues estas se basarían principalmente en costos excesivos por las actualizaciones que se necesiten cada año, pero creo que la inversión lo vale. Aunado a esto, Invertir en un buen sistema de seguridad (antivirus) para evitar robo de información, ya que los clientes confían en que su información, se encuentra segura con nosotros.
