8. VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL BALANCED SCORE CARD VENTAJAS El BSC llena un vacío que existe en la mayoría de los sistemas de gestión. Las organizaciones carecen de un proceso sistemático para poner en práctica una estrategia y obtener realimentación
que permita su ajuste permanente. permanente. El BSC permite a la empresa las
siguientes ventajas:
Clarifica cómo las acciones del día a día afectan no sólo al corto plazo, sino también al largo plazo.
Una vez el BSC está en marcha, se puede utilizar para comunicar los planes de la empresa, unificar los esfuerzos en una sola dirección y evitar la dispersión
El BSC puede ser utilizado como una herramienta de aprendizaje
Contribuye a maximizar la rentabilidad y creación de valor en el tiempo
Aclara y traduce la misión estratégica. El proceso de construir un BSC permite establecer una definición clara de los objetivos de la empresa. Una vez que se establecen claramente los objetivos financieros y de los clientes (ingresos, crecimiento de mercado, segmento de clientes, etc.), la organización está en condiciones de identificar los objetivos e indicadores para su proceso interno así como para su aprendizaje y crecimiento permanente.
Vincula los objetivos e indicadores estratégicos con la misión y la estrategia. El seguimiento permanente de los objetivos e indicadores provoca el compromiso de todos los involucrados en una meta común: la estrategia de la unidad de negocios. Esto es posible debido a que los objetivos e indicadores fueron deducidos a partir de la fijación a priori de la estrategia de la unidad de negocios.
Asiste en la planificación estratégica para el mediano y largo plazo. Los objetivos para los indicadores del BSC son establecidos hacia el futuro en un período de mediano a largo plazo. Deben ser ambiciosos de modo que cuando alcanzados provocan un cambio radical. El proceso de planificación y establecimiento de objetivos le permite a la empresa: o
Cuantificar los resultados de largo plazo que desea alcanzar.
o
Identificar los mecanismos y proporcionar los recursos necesarios para alcanzar estos resultados.
o
Establecer metas a corto y mediano plazo para l os indicadores financieros y nos financieros del BSC.
BENEFICIOS Esta metodología induce a una serie de resultados y logros en la organización para la administración y crecimiento de la misma:
El BSC ayuda a alinear los indicadores estratégicos a todos los niveles de la organización.
Ofrece a la gestión una imagen gráfica y clara de las operaciones del negocio.
La metodología facilita la comunicación y entendimiento de los objetivos de la compañía en todos los niveles de la organización
El BSC ayuda a reducir la cantidad de información que puede obtener de los sistemas de información, ya que de ellos, el BSC extrae lo esencial.
Mide el grado de contribución personal con los resultados de la empresa.
Convierte la estrategia en acción.
Mejora en retroalimentación y desarrollo de tu personal, logra que la estrategia sea el objetivo de todos y de todos los días.
Genera indicadores de control efectivo.
Optimización de análisis de la información para toma de decisiones, permite tomar decisiones oportunas.
Aumenta la satisfacción de sus clientes.
Instaura un proceso continuo de generación y modificación de estrategias
Desarrollo laboral de los promotores del proyecto.
Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.
DESVENTAJAS
Un modelo poco elaborado y sin colaboración de la dirección es papel mojado y el esfuerzo será en vano.
Si los indicadores no se escogen con cuidado, el BSC pierde buena pa rte de sus virtudes, porque no comunica el mensaje que se quiere transmitir. Cuando la estrategia de la empresa está todavía en evolución, es contraproducente que el BSC se utilice como un sistema de control clásico y por excepción, en lugar de usarlo como una herramienta de aprendizaje.
Existe el riesgo de que lo mejor sea enemigo de lo bueno, de que el BSC sea perfecto, pero desfasado e inútil.
9. ERRORES QUE SE COMETE AL USAR EL BALANCED SCORECARD No contar con una buena sesión de planeación y definición estratégica. Más allá de que necesites tener bien definidos los objetivos con el fin de implementar el BSC, más importante aún es que realices la definición estratégica de tu empresa, que es la base fundamental de tu negocio y de donde se desprenderán los objetivos estratégicos acorde a tu misión, visión y estrategia.
Limitar la práctica del Balanced Scorecard a los altos mandos y niveles gerenciales Uno de los factores clave para el funcionamiento de esta metodología y logre el impacto esperado en la organización es que la totalidad de los empleados de la compañía en todos los niveles estén involucrados y participen en la misma. Recuerda que esta herramienta te será de mucho apoyo para lograr que las estrategias lleguen a ser ejecutadas y se alcancen los objetivos, de ahí la importancia de que sea una práctica que incluya a todo tu equipo ya que ellos son quienes la llevarán a cabo.
No contar con indicadores alineados a los objetivos estratégicos La base de BSC radica en ser una guía de planificación y gestión que te permitirá alinear a tu gente y sus objetivos con la estrategia global de la compañía, por tanto si desde la raíz no está bien definido lo que buscas te encontrarás con que estarás midiendo
indicadores individuales que no están aportando v alor a esta meta ni están relacionados con los del resto del equipo. No es el número el que definirá la calidad de tu BSC sino la calidad y relevancia de los mismos.
Considerar que el diseño y puesta en marcha del BSC es tarea de mandos medios y no sea liderada por el equipo directivo Existen ocasiones en las que las personas en los puestos de alta Dirección no se involucran en el proceso inicial de diseño del Balanced Scorecard y asignan estas actividades a sus mandos medios, sin embargo son precisamente los altos mandos quienes deben de fungir como guías en el proceso ya que ellos son quienes cuentan con la visión global de la compañía y definen la estrategia a seguir para al canzar los objetivos organizacionales. Este error impacta de manera muy negativa en la percepción que tiene el equipo de trabajo acerca del proyecto al no reflejar compromiso de parte de los líderes de la organización quienes deben ser siempre los primeros en dar ejemplo de participación desde las primeras reuniones, comunicando al equipo de qué se trata y monitoreando puntualmente los resultados.
Contar con metas, indicadores y objetivos que no están definidos y/o que no son realistas. Durante el proceso de diseño del tablero de indicadores en el Balanced Scorecard de tu empresa es primordial que cuentes co n objetivos que estén muy bien definidos así c omo con indicadores numéricos y medibles. Una recomendación es que hagas un comparativo con la industria o mercado en el que tu empresa se desarrolla para que puedas tener puntos de referencia con respecto a los objetivos que se van a definir, de no ser así es probable que puedas caer en tomar como tus objetivos estratégicos y metas algunos que resulten poco realistas y alcanzables o por el contrario, que estén muy por debajo de lo que podría ser un desempeño empresarial aceptable, lo que hará que contar con esta herramienta no resulte de beneficio para tu organización.
Utilizarlo únicamente para temas de compensaciones. La función primordial del BSC es brindar a las organizaciones un marco de referencia para lograr un enfoque en aquellos objetivos y sus actividades respectivas que aportan valor a la empresa y que al llevarlas a cabo se está contribuyendo a la ejecución de las estrategias organizacionales. Si se comete el error de utilizarlo solamente con el fin de evaluar al personal en temas de consecución de metas para el otorgamiento de incentivos económicos, estarás desaprovechando y limitando el verdadero potencial de la herramienta.
No otorgar retroalimentación a los colaboradores. De nada servirá contar con una implementación del Balanced Scorecard en tu empresa si no se le da el seguimiento adecuado y sobre todo que dentro del plan se incluyan las sesiones de retroalimentación con tu equipo de trabajo en las cuales ellos conocerán sus avances, sus logros y sus retos. Al no contar con una junta en la cual el jefe directo y el empleado puedan conocer los resultados el BSC se convierte en una herramienta teórica solamente.
Tener la costumbre de que sea el jefe quien llene la información de los subordinados en el Balance Scorecard. Este error muchas veces está relacionado con el punto No. 2, lo que sucede es que al volverse ésta una práctica que es solamente conocida por los mandos medios y altos, el
resto del equipo no está familiarizado con la forma de ingresar la información, por lo tanto para ahorrar tiempo el jefe es quien realiza la tarea. El efecto que produce incurrir en esta forma de hacer las cosas, es que se está perdiendo de vista que el BSC no es solamente una herramienta de medición de un resultado sino de gestión con la cual se busca alinear los objetivos con la estrategia para su ejecución, es aquí donde toma importancia que cada uno de los colaboradores de tu empresa entiendan cuáles son sus objetivos, sus metas e indicadores para ayudar a la consecución de la meta global de la organización. Solamente al ser responsables de sus resultados y medición, podrán participar activamente e involucrarse de manera comprometida.
No comunicar los resultados del Balanced Scorecard a lo ancho de la organización Muchas organizaciones cometen el error de dejar el Balanced Scorecard a un nivel corporativo únicamente. El Balanced Scorecard debe ser utilizado a lo largo y ancho de la organización esta es la única manera en que puede realmente facilitar la integración y la administración dinámica de la estrategia. Las organizaciones exitosas involucran a sus accionistas y empleados en las reuniones de resultados del Balanced Scorecard y en los foros de discusión y lo comunican ampliamente, tanto interna como externamente. Asimismo, estas organizaciones permean el marco del Balanced S corecard a muchos de sus procesos. Al hacer esto, las o rganizaciones convierten a la estrategia un tema central y no en una lista de medidas operacionales. Clave para el éxito: Ponga a la estrategia, a través del Balanced Scorecard, como centro y frente de la organización y procesos de negocio. –
10. FEEDBACK Y APRENDIZAJE ESTRATÉGICO. Definición de Feedback: Se denomina feedback a la instancia de retroalimentación o respuesta en el proceso de comunicación, conjunto de reacciones o respuestas que manifiesta un receptor respecto a la actuación del emisor. Es uno de los aspectos más innovadores, BSC no termina en el análisis de los indicadores. Es un proceso permanente en el que puede haber feedback en dos tipos de ciclo: •
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Feedback de un ciclo, que consiste en corregir las desviaciones para alcanzar los objetivos fijos definidos y; Feedback de doble ciclo, donde los estrategas cuestionan y reflexionan sobre la vigencia y actualidad de la teoría planteada en un inicio, y su posible adecuación.
El feedback sugiere aprendizaje estratégico, que es la capacidad de formación de la organización a nivel ejecutivo, es el poder "aprender la forma de utilizar el Balanced Scorecard como un sistema de gestión estratégica."
El sistema de feedback utilizado para comprobar las hipótesis sobre las que se basa la estrategia.
Equipo de solución de problemas. El desarrollo de la estrategia es un proceso continuo.
CONCLUSIONES
El Balanced Scorecard es una herramienta que será de gran utilidad para la gestión de tu empresa, sin embargo no se debe perder de vista que la clave es el seguimiento y compromiso de parte de todo tu equipo de trabajo, que los colaboradores conozcan la herramienta en sus conceptos así como en la manera de utilizarla y se les comuniquen los beneficios que trae consigo para el logro de sus objetivos personales y empresariales.
El Balanced Scorecard, es una forma de trabajar con lo cual el proceso de gestión se simplifica, nos permite tener una visión más amplia de la empresa a futuro y de igual forma nos mantiene enfocado a cada uno de las partes de la organización en una sola dirección
Balanced Scorecard, es una metodología que ayuda a la gestión a traducir la estrategia y visión de negocio en acciones concretas que propician un óptimo seguimiento del desempeño. De este modo ayuda a dar seguimiento a los objetivos de la empresa para guiar a la empresa al camino que dirija a la visión de la empresa.
