UPRAVLJANJE VREMENOM mr Zvonko Popović
Beograd 2010
Uputstvo za treniranje Koristite sledeće savete da biste efikasnije koristili materijal i lakše usvojili veštinu 1. Pogledajte najpre video prezentaciju i upoznajte se sa osnovnim pojmovima i informacijam u vezi sa izabranom veštinom. 2. Pređite potom na tekstualni deo treninga. Radite samo jedan trening dnevno. Lakše je usvajati nova znanja i veštinu u malim dozama znanja. Previše informacija uključuje automatski funkciju uma pamćenje a isključuje dubinsko razumevanje. Pročitajte nekoliko puta trening lekciju i razmislite o njoj, naročito o vašem dotadašnjem iskustvu u vezi sa temom treninga. Napravite mali akcioni plan na temu: Kako biste novo znanje najlakše primenili u praksi i proverili mu vrednost. 3. Uradite vežbanje iz trening priručnika koje vam je zadato na kraju tekstualnog treninga. 4. Uradite svako vežbanje više puta da biste otkrili nove načine za primenu veštine sve dok nova praksa ne postane deo vaše rutine. Naštampajte vežbanja i konsultujte ih u toku rada tamo gde bi trebalo da primenite novo ponašanje. 5. Uradite odmah zadatke koji se nalaze na kraju pojedinih lekcija. Iako izgledaju jednostavno i ne preterano atraktivno to su jednostavne a efektivne tehnike i navike koje će vam pomoći da najbrže ovladate primenom veštine u praksi. 6. Po završetku tekstualnog dela treninga i pređenog Trening priručnika preslušajte Audio trening sekciju, jedan trening dnevno radi pažljivijeg slušanja. . 7. Snimite audio treninge i preslušavajte ih dok putujete na posao ili sa njega. Neka vam posluže kao pesonalni motivacioni trener i podsetnik na tehnike kojima se ova veština najefektivnije primenjuje u praksi. 8. Pripremite se za polaganje testa ponovnim čitanjem tekstualnog dela treninga i pažljivim preslušavanjem i zapisivanjem najvažnijih tehnika iz audio treninga jer se odgovori na sva pitanja iz testa znanja nalaze u te dve trening sekcije. Puno uspeha u treniranju i osvajanju Sertfikata Vaš personalni trener mr Zvonko Popović
Trening broj 1. Upravljanje vremenom i uspeh Kada se pomene pojam upravljanje vremenom ljudi većinom pomisle na upravljanje dnevnim aktivnostima ili... •
Kako uraditi što više i uživati što više za 24h?
Međutim, ovaj pojam pored kratkoročnog ima isvoju dugoročnu dimenziju koja uključuje upravljanje vremenom koje imate u životu ili... •
Kako ostvariti uspeh u životu i imati više sreće i radosti u vremenu koje nam je dodeljeno?
Traženje pravog odgovora ćemo početi od te šire slike i uticaja dobrog upravljanja životnim vremenom na vaš uspeh u životu. Kada u tom širem okviru sagledate pravila sa lakoćom ćete ih primeniti i na jedinicu vremena koja se zove dan ili još uže radni dan i sve što u njemu možete uz dobro planiranje i organizaciju da uradite. Prvi princip: • Postoji uzročno posledična veza između veštine upravljanja vremenom i uspeha u životu koja kaže ako bolje upravljate vremenom imaćete više uspeha u životu. Ovaj princip je postao naučna činjenica sredinom prošlog veka kada je obavljeno istraživanje na Harvardu na jednoj generaciji studenata. Upoređujući rezultate koji su ovi studenti postigli u životu 25 godina posle završetka studija došlo se do sledećeg: Samo 3% studenata je imalo jasne ciljeve i planove za budućnost (šta tačno žele da budu, da ostvare, da imaju...) a 97% je imalo nejasne želje i ciljeve. •
Ovih 3% je posle 25 godina zarađivalo deset puta više od totalnog zbira zarada preostalih 97% studenata.
Ta činjenica koja se potom potvrdila i u drugim istraživanjima je neosoporno ukazala na vezu između postavljanja ciljeva i uspeha. Budući da su pravi ciljevi uvek vremenski oganičeni i da se ostvaruju planski ili obavljanjem stvari po redosledu prioriteta utvrđena je veza između upravljanja vremenom i postavljanja ciljeva.
Drugi princip: • Postoji uzročno posledična veza između postavljanja ciljeva i uspevanja u životu koja kaže ako bolje postavljate ciljeve imaćete više uspeha u životu. Postavljanje ciljeva je zasebna veština ali komplementarna veštini upravljanje vremenom kao nijedna druga. Postavljanje cljeva počinje sa vašom definicijom uspeha ili onoga što želite u životu da: • Budete • Radite • Imate Ciljevi moraju imati: • Goruću želju iza sebe koja je pogonsko gorivo za njihovo ostvarivanje Ciljevi moraju biti: • Specifični što jasnije i detaljnije definisani • Merljivi da možete pratiti progres i znati kada ste ih ostvarili • Vremenski ograničeni do kada ćete ih tačno ostvariti • Zapisani kao pozitivna personalna izjava i obećanje Proces upravljanja životnim vremenom počinje postavljanjem ciljeva i rokova za njihovo ostvarenje.
Uradite vežbanje broj 1. u vašem trening priručniku.
Trening broj 2. Vizija uspešne ličnosti i njeni ciljevi Svaki čovek ima neku oblast u kojoj je jako dobar i ima čitav spektar stvari koje želi. Cilj je: Tu nejasnu predstavu učiniti kristalno jasnom to jest izoštriti svoju metu. • • •
Identifikujte šta je to što volite i želite u ovom životu koja je to oblast u kojoj ste posebno dobri. Napravite spisak stvari koje volite i želite. Zapišite oblast života i rada ili više njih u kojima iskazujete veću sposobnost nego u drugima.
To su dve ravni u kojima se moraju nalaziti i vaši ciljevi. Ako nemate jasnu sliku o tome šta treba da postanete a želite nešto vredno i veliko da budete to je isto kao da hoćete da izgradite veličanstvenu palatu bez ikakvog plana gradnje. • Bez plana gradnje nema ni dobre građevine. • Bez vizije ličnosti nema ni palate ličnosti. Jedna od tehnika za stvaranje vizije vaše ličnosti jeste da zamislite sebe za dvadeset godina i zapišete sve što biste voleli da budete, radite i imate. Da biste lakše stvorili svoju viziju odgovorite na sledeća pitanja i zapišite ih: • Imate li jasnu viziju sebe za dvadeset godina? • Šta radite? • Gde i sa kim živite? • Kakav je kvalitet vašeg života? • Sa kim se družite? • Kakva kola vozite, • Kolika vam je kuća, • Gde idete na odmore? • Kome pomažete? • Šta gradite, razvijate, negujete? • Koga i šta volite... Druga je takozvani test stolice na ljuljanje. Zamislite da imate osamdeset i pet godina da sedite na tremu kuće u stolici na ljuljanje. Razmišljate o svom životu unazad iz perspektive čoveka koji više nema ni snage ni mogućnosti da promeni nešto u svom životu.
Zapitajte se šta je to zbog čega se kajate što niste uradili, doživeli, imali, videli, osetili...zapišite to i imaćete spisak stvari koje vaša ličnost najviše želi da ostvari. Treća je tehnika test kontrasta. Ako ne znate šta tačno volite ili ne možete da se odlučite onda zapišite sve što ne biste voleli da budete, radite, imate. Kada napravite taj spisak pored svake od tih izjava postavite njen kontrast ili opozit. Ne bih voleo da budem debeo dakle voleo bih da budem vitak. Ne bih voleo da budem siromašan, voleo bih da budem imućan. Taj spisak je najpribližniji spisak vaših istinskih želja. Doterajte ga malo i prevorite u viziju svoje ličnosti. Vidite sebe kako izgledate, radite i imate sve što ste zapisali u svojim mislima. Ne napuštajte tu sliku nikada, samo ugrađujte u nju više detalja i više osećanja. Da biste identifikovali oblast rada u kojoj ćete najviše uspevati i uživati odgovorite sebi na sledeća pitanja napismeno: • • • •
Koje teme prvo privuku vašu pažnju kada ste na internetu ili u knjižari? Koji dokumentarni i informativni program volite da gledate na televiziji? U kojim aktivnostima najviše uživate dok ih obavljate na vašem poslu, u društvenom životu ili u porodičnom životu? U kojim aktivnostima se u potpunosti uživljavate i predajete bez ostatka?
Proučite svoje odgovore i selektujte jednu oblast uspeha koja vam znači više od drugih i proizvedite je u vašu glavnu oblast uspeha u životu. Odmah je stavite na vrh svoje liste za postavljanje ciljeva. • Uporedite viziju svoje uspešne ličnosti sa ovom oblašću i definišite glavni cilj koji definiše ono što želite da radite i budete u životu. Ovde je potrebno znati da je svaka odluka bolja od neodlučnosti. Hrabrost u odlučivanju je ono što razlikuje uspešne od neuspešnih ljudi. Postavljanje ciljeva je zasebna i veoma važna veština. U ovom treningu smo vam dali samo naznake prve faze postavljanja ciljeva. Savet: Ovladajte veštinom postavljanja ciljeva kroz poseban trening program.
Uradite vežbanja broj 2. i 3. u vašem trening priručniku.
Trening broj 3.
Razumevanje osnovnih elemenata
Ovo su glavni elementi upravljanja vremenom: 1. Postavljanje ciljeva 2. Podela ciljeva po prioritetima 3. Planiranje aktivnosti za postignuće ciljeva 4. Prioritizacija planiranih aktivnosti 5. Analiza trenutnog korišćenja vremena 6. Identifikacija utrošenog vremena na ciljeve visokog i niskog prioriteta 7. Targetovanje 50% vremena na ostvarenje aktivnosti visokog prioriteta Razumevanje ovih elemenata će vam omogućiti da definišete i poređate po redosledu važnosti glavne poslovne ciljeve koje treba da ostvarite. Moćićete takođe da utvrdite da li ste izdvojili dovoljno vremena za glavne aktivnosti, najveće probleme i najbolje šanse koji vode do ostvarenja ciljeva na vreme. Prvi korak ka uspešnom upravljanju vremenom je dakle postavljanje ciljeva a za taj korak je važno da odlučite šta tačno želite da ostvarite. •
Manje od 3% populacije ima jasno definisane ciljeve i standard personalnog uspeha. Da li treba da čudi procenat od samo 2% uspešnih.
Postoji nekoliko tipova ciljeva: •
Personalni
•
Porodični
•
Poslovni
Dovođenje tipova ciljeva u balans je jedan od najvažnijih ciljeva.
Postoji podela ciljeva po vremenskom ograničenju: Kratkoročni
- od nedelju dana do tri meseca
Srednjeročni - od tri meseca do godinu dana Dugoročni
- od godinu dana do pet godina
Vi odlučujete o vremenskom okviru ciljeva ali rokove ne treba rigidno fiskirati da ne postanu preopterećenje. Zadatak: 1. Razvrstajte svoje ciljeve u tri tabele: Personalne, Porodične i Poslovne 2. Stavite pored svakog od njih oznaku vremenskog ograničenja 3. Poređajte ih u tabeli počevši od dugoročnih
Trening broj 4. Osnove planiranja Oni koji ne uspeju da planiraju, planiraju da ne uspeju. •
Definisanje ciljeva, prioriteta, radnih zadataka, rokova, budžeta, upravljanje vremenom, projektima, strategijsko liderstvo samo su deo važnih menadžerskih aktivnosti koje povezuje jedan zajednički pojam – Planiranje.
Učinak pojedinca, tima i organizacije je do te mere uslovljen planiranjem da je ono postalo jedna od glavnih menadžerskih aktivnosti uopšte. Planiranje uključuje selekciju ciljeva i akcija potrebnih za njihovo ostvarenje. Zahteva takođe veštinu donošenja odluka ili sposobnost da izaberete između mnogih alternativa budućih akcija. Planiranje omogućava i racionalan pristup odabranim ciljevima i na taj način se vrše značajne uštede u vremenu implementacije. •
Jedan dan planiranja štedi deset dana realizacije!
Planiranje se bavi organizovanjem budućih akcija u kojem određujete šta treba da se dogodi, ko treba to da uradi i do kada treba da završi da bi se cilj postigao. Ciljevi moraju biti specifični i merljiiv da bi mogli da omoguće evaluaciju napredovanja. Svakoj akciji se određuje nivo prioriteta što omogućuje raspodeljivanje odgovarajućeg nivoa resursa. 1. Planiranje treba započeti sa dugoročnim planovima – treba se prvo fokusirati recimo na godišnje planove. Pošto isplanirate godišnje planove i razdelite ih po mesecima i nedeljama proverite radne dane koji su vam ostali neisplanirani. Rezervišite ih za razvoj projekata, trening i slične razvojne aktivnosti.
2. Potom kalkulišite sa ukupnim brojem radnih sati koje imate na raspolganju u toku godine. Locirajte dane u kojima su planirane važne poslovne aktivnosti i isplanirajte vreme i resurse za neplanirane poslovne krize, greške ili izmene rokova.
3. Napravite Akcioni plan za sve važnije poslove i ciljeve u kojem ćete razdeliti posao na male aktivnosti i definisati vremenske rokove za svaku od njih a potom ih obavljati i obeležavati dnevno one koje su završene. Svaki pa i najmanji pomak treba na neki način proslaviti jer to motiviše. Setite se rečenice velikog Henri Forda: Nijedan posao nije težak ukoliko ga razložite na male poslove.
4. Konačno planirajte svaki dan. Prvo definišite broj radnih sati dnevno koje imate na raspolaganju a potom odredite vaše ključne radne sekvence tako što ćete opredeliti vreme za sve glavne menadžerske aktivnosti Upravljanje, Planiranje, Organizovanje i Kontrolisanje. Zapišite svoju dnevni plan obaveza (To Do list) i izvršite procenu poslova Ne treba se plašiti da će vam ovako isplaniran poslovni život biti isuviše predvidljiv i uzbudljiv koliko i priručnik za korišćenje veš mašine. Pre svega nepredviđenih događaja se nećete osloboditi i uzbuđenja vam neće nedostajati. Dobro planiran posao ima više šansi za uspeh a uspevanje je uvek uzbudljivo. Međutim najveću dobit ćete imati u vašem privatnom životu koji će dobiti više prostora i nov kvalitet zbog dobre organizacije profesionalnog vremena. •
Rezultati istraživanja američog eksperta Dr. De Woot-a jasno pokazuju da većina menadžera u razvijenim zemljama troši samo 3% vremena na poslove koji bi značajno podigli njihov radni učinak..
Planiranje je zasebna veština i jedna od četiri najvažnije menadžerske aktivnosti. U ovom treningu smo vam dali samo osnove planiranja. Savet: •
Ovladajte veštinom Planiranja kroz poseban trening program.
Uradite test samoprocene u trening priručniku.
Trening broj 5. Analiziranje vašeg vremena Postoje dve činjenice o vremenu koje treba da znate: •
Prva, imate tačno 24h ili 1.440 minuta svakog dana. Što iznosi 168h nedeljno i 8.760h godišnje.
•
Druga, svi imamo istu količinu vremena na raspolaganju.
Pitanje nije: Gde da pronađemo više vremena. Pitanje je:
Kako da postignemo više za isto vreme.
Tabela prikazuje tipičan presek nedeljnih aktivnosti i načina na koji trošimo naše vreme: • • • • •
Vreme na poslu (9h po danu) Putovanje do kuće (1h po danu) Obedovanje ( 2h po danu) Spavanje ( 7h po danu) Kupanje i oblačenje ( 1h po danu) Total
45 5 14 49 7 120
Ovo znači da vam je ostalo 48h u toku nedelje da potrošite na stvari kao što su: • • • • • • • • • • •
Porodica Personalni razvoj Igranje sa decom Plaćanje računa Kupovina u radnjama Sređivanje bašte Čišćenje kuće Održavanje kola Gledanje televizije Čitanje novina Dokolica
----------------------------------
Ako ovaj tipičan presek uglavnom odgovara vašem ritmu onda imate otprilike 48h za druge aktivnosti koje nisu posao ili rutinski dnevne obaveze. Ako imate posao koji vam oduzima 55h nedeljno onda imate samo 38h za druge aktivnosti.
Trening broj 6.
«Postoje dve stvari koje su ljudima najteže: da razmišljaju i da obavljaju stvari po redosledu važnosti. Po tome se razlikuju amateri i profesionalci.» Časopis Bits & Pieces •
Uspeh je progresivno napredovanje ka unapred određenom cilju.
Kada pogledate ovu definiciju uspeha odmah uočite važnost određivanja prioriteta i sposobnosti da se stvari obavljaju prema redosledu važnosti. •
Švajcarski ekonomista Pareto tvorac je čuvenog principa 20/80 po kojem se utvrđuje odnos između obavljanja bitnih stvari i uticaja na ukupnu efektivnost ljudskog rada.
Taj Paretov princip je posle svoje velike potvrde u praksi postao jedno od najkorisnijih oruđa za određivanje priorirteta.
Suštinska tvrdnja koju je Pareto naučno potkrepio glasi: •
20% stvari koje obavljate u toku dana stvara 80% vaših ukupnih rezultata.
•
Ako dakle počnete da trošite više svog vremena, energije, novca i kadrova na obavljanje vaših najvažnijih prioriteta vi ćete udvostručiti ili više puta povećati obim vaših rezultata.
Primeri Paretovog Principa: • • • • •
Proizvodi: Pažnja: Posao: Upravljanje: Proslava:
20% vaših proizvoda donosi 80% vašeg profita 20% ljudi uzima 80% našeg vremena 20% našeg rada daje nam 80% zadovoljstva 20% ljudi u organizaciji donosi 80% odluka 20% gostiju pojede 80% hrane...
Zadatak: • Proverite vrednost ove proporcije u praksi tako što ćete analizirati svoje poslovne aktivnosti i rezultate.
Trening broj 7. PREGLED TROŠENJA VREMENA • •
Ako hoćete da budete uspešni u upravljanju vremenom ključno je da saznate na koji način trošite svoje vreme. Ako ste fokusirani na rezultate onda je ključno da otkrijete kada ste produktivni a kada niste.
Najbolji način da izvršite pregled je da vodite zapisnik o svojim dnevnim aktivnostima i vremenom koji ste na njih utrošili. Da biste to uspešno obavili sledite sledeća uputstva: •
Zapišite granična vremena. Kada ustajete i kada odlazite u krevet na spavanje.
•
Zapišite sve aktivnosti koje ritualno obavljate svakog dana kao tuširanje, čitanje novina, obedovanje, vožnja kući sa posla i slično.
•
Unesite sastanke i ostale obaveze koje ste imali tog dana.
•
Dodajte sve druge poslove i aktivnosti koje ste obavili u toku dana.
•
Izmerite dužinu vremena koju ste potrošili na svaku od tih aktivnosti.
•
Zaokružite sve što ste postigli ili završili tog dana. Sačinite svoju listu postignuća.
•
Izdvojte oblasti u kojima niste bili produktivni ili niste iskoristili svoje vreme na najbolji mogući način.
Najbolji način je da zapisujete svaku aktivnost u trenutku kada se završila i to zajedno sa vremenom koje ste na nju potrošili. Nemojte pokušavati da se prisetite aktivnosti a još manje vremena koje ste na njih utrošili naknadno jer tako nećete dobiti preciznu sliku.
Trening broj 8. PARETOV PRINCIP Delotvornost je osnova opstanka. Efikasnost je osnova uspeha. Džon Maksvel
Svako ko upravlja ljudima mora da izgradi svoj odnos prema Paretovom principu i da ga uključi u svoje odluke. •
20% ljudi u nekoj kompaniji je odgovorno za 80% rezultata.
•
Kada znate za ovu činjenicu šta ćete preduzeti da povećate produktivnost u vašem timu?
Probajte sa sledećom strategijom: 1. Napravite spisak od 20% najproduktivnijih ljudi 2. Provedite 80% vašeg vremena na poslu sa tim ljudima 3. Potrošite 80% vašeg novca za razvoj ljudi na tih 20% najboljih 4. Definišite 20% vaših poslovnih aktivnosti koje daju 80% rezultata i preusmerite svoje najbolje ljude na te poslove 5. Zahtevajte od 20% naboljih ljudi da pronađu 20% najboljih u njihovim timovima i da ih razvijaju kroz trenerski i mentorski rad
Zadatak: •
Zapišite kada ćete početi da sprovidite ovu strategiju.
•
Do kada ćete je u potpunosti usvojiti i učiniti delom svoje poslovne prakse.
Trening broj 9. PREGLED TROŠENJA VREMENA •
Ako hoćete da budete uspešni u upravljanju vremenom ključno je da saznate na koji način trošite svoje vreme.
•
Ako ste fokusirani na rezultate onda je ključno da otkrijete kada ste produktivni a kada niste.
Najbolji način da izvršite pregled je da vodite zapisnik u formi tabele o svojim dnevnim aktivnostima i vremenom koji ste na njih utrošili. Napravite tabelu sa tri kolone: Vreme, Aktivnost, Total. Primer tabele za pregled trošenja vremena. Vreme 7:00 7:15 7.30 7:45 8.00 8.15 8.30 8.45 9:00
Aktivnost trčanje tuširanje doručak prevoz do posla planiranje dnevnih obaveza i aktivnosti jutarnja kafa i novine sastanak sa timom
Total 30' 15' 15' 30' 15' 15'
•
Podelite vreme na skevence od 15 minuta i započnite sa vremenom kada ustajete a završite sa vremenom kada idete na spavanje. Beležite svaku aktivnost i utrošeno vreme.
•
Ovakav pregeled trošenja vremena treba raditi najmanje četiri puta godišnje.
Pregled trošenja vremena će vam pomoći da stvarno sagledate način na koji trošite svoje vreme, da uočite i eliminišete prazne hodove i potrošače vremena, i fokusirate više vremena i energije na najproduktivnije aktivnosti, ljude i poslove.
Uradite vežbanje broj 4. u vašem trening priručniku.
Trening broj 10. ZNAČAJ PRIORITETA Razlog zbog kojeg se ne ostvaruje većina glavnih ciljeva je taj što ljudi prvo ulažu vreme na obavljanje manje važnih stvari. Robert Mekejn
Da li ste skoro gledali dresere životinja u cirkusu ili na televiziji? •
Da li ste se ikada upitali zašto dreseri lavova, pored biča, unose i slomljenu drvenu stolicu u kavez i mašu njome lavovima ispred očiju?
Jasno vam je bilo, i kada se bili dete, da lav jednim udarcem može da slomi stolicu i ostavi dresera bez zaštite. Pa, čemu onda stolica ili zašto je lav ne slomi? •
Dreser ustvari okreće četiri nogara u pravcu lava koji predstavljaju četiri tačke na istoj razdaljini koje treba da privuku pažnju životinje. Lav se fokusira na sve četiri tačke odjednom, ne zna na koju prvo da nasrne i ta ga rasuta pažnja parališe. Na taj način moćna životinja postaje mirna, slaba i trenutno onesposobljena.
•
Nemojte sebi da postavljate više prioriteta odjednom jer to ni lav ne može da savlada. Ili još bolji savet: Nemojte sami sebe da krotite i oduzimate snagu neophodnu za uspeh.
•
Vašim najmarljivijim zaposlenima zatražite da vam naprave listu aktivnosti i prioriteta. Prođite sa njima tu listu i skinite im 20% aktivnosti sa liste a 20% najvažnijih obeležite kao prioritet koje treba prvo da obave.
Ovo je najveća pomoć koju možete da uradite za svoje najbolje ljude a koja će vam ujedno doneti velike rezultate.
Trening broj 11. UPRAVLJANJE VREMENOM I POSTIZANJE CILJEVA
Sledeća četiri koraka će vam pomoći da bolje upravljate svojim vremenom i postižete više rezultata. •
Korak 1. Sačinite listu svih poslova i aktivnosti koje treba da obavite u toku dana.
•
Korak 2. Definišite nivo prioriteta svake aktivnosti i zadatka. Jedno je izvesno. Možete dobro da obavljate samo jednu po jednu stvar a loše više stvari odjednom. Uvek prvo obavite najvažnije poslove iako oni izgledaju najteže. Ako morate da progutate pet žaba prvo progutajte najveću, kaže indijanska poslovica.
Sledeće četiri kategorije zadataka će vam pomoći da bolje definišete svoje prioritete. • Kategorija A. (velika važnost, velika hitnost) Zadaci kategorije A se lako prepoznaju. Ako ih ne obavite desiće se posledice ili loše stvari po vas. Mnogi poslovni ljudi i menadžeri su izgubili posao ili radno mesto jer nisu prepoznali i ispoštovali zadatke iz kategorije A. Prvo se prihvatite ovih zadataka. • Kategorija B. (velika važnost, mala hitnost) Zadaci kategorije B se takođe lako prepoznaju ali se lako i odlažu. To su zadaci ili aktivnosti tipa odlazak na seminar za upravljanje vremenom. Nije bitno da odmah to obavite ali, ako obavite to na vreme naučićete da upravljate vremenom ranije. Postavite rokove za njihovo ispunjenje i radite na njima po malo svakodnevno. • Kategorija C. (mala važnost, velika hitnost) Zadaci kategorije C su rutinski poslovi koje radite svakodnevno. Pisanje izveštaja je dobar primer. Ovi zadaci postaju kategorija A 15 minuta pre roka. Pronađite brz i delotvoran način na koji ćete ovaj posao obaviti bez mnogo ličnog angažovanja. Ako je moguće delegirajte ga saradniku koji može da ga obavi. • Kategorija D. (mala važnost, mala hitnost) Zadaci kategorije D su oni koje bi voleli da skinete sa vrata ali ne postoji kazna ako ih ne obavite. Papirologija, nesređen radni sto i slično. Sakupite sve papire i sredite ih za pola sata, dajte nekom drugom da to obavi ili nemojte uopšte to da radite.
Uradite vežbanje broj 5. u vašem trening priručniku.
Trening broj 12. FOKUS PITANJA Nisam radio ni minuta u svom životu. Ja sam samo uživao u onome što sam voleo da radim. Edison Tri fokus pitanja za lakše definisanje prioriteta •
Šta se od mene tačno zahteva na poslu?
Šta je to što ja treba da uradim a niko osim mene to ne može trenutno da uradi? Ovde se otvara prostor za razumevanje poslova koje možete da prenesete na druge. •
Koje su to aktivnosti uz pomoć kojih ostvarujem najveće rezultate?
Postavljajte ovo pitanje i vašim saradnicima: Da li radim ono što najbolje umem i da li ostvarujem najveći rezultat koji mogu za kompaniju? Tri su uobičajena problema u kompanijama koje treba da otkrijete i iskorenite: • • •
Zloupotreba: Premalo zaposlenih radi previše Beskorisna upotreba: Previše zaposlenih radi premalo Pogrešna upotreba: Previše zaposlenih radi pogrešne stvari.
Napravite analizu aktivnosti i rezulatata vašeg tima prema ovoj tabeli •
Šta je to što me ispunjava najvećim zadovoljstvom na poslu?
Postavite isto pitanje i članoma vašeg tima možda dobijete interesantne odgovore koje možete koristiti u delegiranju poslova i za moitvaciju. Ljudi najbolje uspehe postižu u poslovima u kojima uživaju dok ih obavljaju.
Uradite vežbanje broj 6. u vašem trening priručniku.
Trening broj 13. UPRAVLJANJE VREMENOM I POSTIZANJE CILJEVA Analiziraćemo sada korake 3 i 4. •
Korak 3. Napravite podkategorije svakog prioriteta. Kad obeležite zadatke kategorije A odredite koji je od njih najurgentniji i najbitniji za vaš uspeh i obeležite ga kao A1. Isto uradite sa drugim po važnosti A2 a potom sa svim ostalim kategorijama proriteta.
Saveti za rad sa prioritetima: • Prvo uradite svoje A prioritete •
Radite na B prioritetima svakog dana
•
Posvećujte manje pažnje i energije prioritetima C
•
Delegirajte ili degažirajte prioritete D
•
Korak 4. Identifikujte potrošače vremena (time wasters) Šta je to što jede ili uludo troši vaše vreme? Sledeća lista prikazuje tipične jedače vremena na poslu. Obeležite one za koje mislite da vam troše najviše vremena.
• • • • • • • • • • • • •
Druženje Gubljenje stvari Papirologija Ispravljanje tuđih greški Rešavanje problema - gašenje požara Nejasne direktive predpostavljenih Odlaganje, odugovlačenje Težak saradnik Neproduktivan sastanak Prekidanja i smetanja od saradnika Otvaranje gomile mejlova Saobraćaj od sastanka do radnog mesta Saobraćaj od posla do kuće
Jednom kada identifikujete svoje potrošače vremena sledite savete za uspešno upravljanje vremenom i brzo ćete ih iskoreniti.
Uradite vežbanje broj 7. u vašem trening priručniku.
Trening broj 14. ELIMINACIJA POTROŠAČA VREMENA Ne možemo da povećamo količinu vremena ali možemo da povećamo količinu kvalitetno utrošenog vremena. •
Nekvalitetno ili uludo utrošeno vreme je najveći neprijatelj dobrog upravljanja vremenom.
Eliminacija aktivnosti koje vam nekvalitetno troše vreme je jedna od najvažnijih veština u upravljanju vremenom. Najpre prihvatite da će uvek biti aktivnosti koje vam „jedu“ vreme. Traženje perfekcionizma u upravljanju vremenom je do te mere pogrešno da se smatra jednim od glavnih uzroka lošeg organizovanja vremena. „Želja za perfekcionizmom je najgora bolest koja ikada napala ljudski rod.“ Luj de Fonten. Menadžersko istrajavanje na obavljanju poslova umesto delegiranja poslova zbog straha da drugi saradnici neće obaviti posao perfektno je jedan od glavnih uzroka menadžerske neefikasnosti i lošeg timskog rada. •
Perfekcionizam je i „krivac“ za korišćenje mikromenadžmenta ili menadžementa „virenjem preko ramena“ jednog od najneefikasnijih menadžerskih stilova u kojem se delegirani posao stalno nadzire a potom više puta proverava tako da i menadžer i saradnik troše duplo vreme na isti posao.
Identifikovanje potrošača vremena treba ipak početi od analize ometanja ili prekidanja posla od strane drugih koje menadžeri dnevno doživljavaju. •
Po nekim izveštajima top menadžeri su prekidani u poslu svakih osam minuta a prosek ometanja je tri minuta. Ako se tome doda vreme potrebno da bi menadžer povratio koncentraciju i nastavio posao dobija se računica od skoro sto dana godišnje koje svaki menadžer na taj način izgubi.
Ometanja dolaze uglavnom od ljudi, bilo da su to neočekivani posetioci, telefonski pozivi ili prekidi uzrokovani nefunkcionisanjem delova opreme (na primer nestanak papira ili boje u štampaču i sl). Najpre odlučite koja su to prihvatljiva ometanja a koja nisu. Treba da prihvatite prekidanja od strane klijenata i saradnika kojima je potrebna pomoć za obavljanje važnog posla. •
Prekidi koji imaju pozitivan rezultat i mogu da vas pomere unapred ka ostvarenju vaših ciljeva su prihvatljivi.
•
Prekidi koji nemaju merljiv i jasan značaj i nemaju efekta na ostvarenje nekog od vaših ciljeva su oni koje treba da eliminišete.
Koristite svoju tabelu dnevnih aktivnosti da biste uočili prihvatljiva i neprihvatljiva prekidanja da biste ih stavili pod svoju kontrolu. Postavite sebi cilj da limitirate ometanja na 5% do 10 % od radnog vremena. •
Najpre uvedite pravilo da ne primate nikoga bez zakazanog sastanka osim izuzetaka koje treba da svedete na minimum.
Zadatak: •
Ako vam ometanja oduzimaju više od 10% napravite detaljnu analizu ko vas ometa. Koji ljudi i koja oprema?
•
Opremu popravite i napravite regularne preglede koji će isključiti zastoje.
•
Ljude obavestite o slučajevima i situacijama u kojima mogu da vas prekidaju.
Osmislite načine za efikasniju komunikaciju koja će smanjiti broj ometanja (mailovi, izveštaji i sl) i obavestite saradnike o mogućnostima brze komunikacije sa vama bez iznenadnih prekidanja. • Otkrićete da 80% ometanja vrši 20% ljudi sa kojima radite. • Fokusirajte svoju strategiju za eliminaciju ometanja na tih 20% ljudi.
Trening broj 15. ELIMINACIJA POTROŠAČA VREMENA II Telefonski pozivi su jedan od najčešćih uzroka gubljenja vremena. Cilj je da ne dozvolite telefonu da kontroliše vas nego vi njega. Odredite sledeće: •
Da li ćete telefonirati intenzivno svaki dan ili samo određenog dana?
•
Da li ćete težiti da razgovore obavljate ujutro ili uveče?
•
Ako imate da obavite trideset razgovora da li ćete ih obaviti u jednom bloku ili u nekoliko blokova?
Kontrolisanje vremenskog trajanja odlaznih poziva je nešto što zavisi od vašeg planiranja i pripreme. Priprema znači prikupljanje što više informacija koje su vam potrebne za postizanje cilja. •
Sređivanje telefonskog imenika u mobilnom i kompjuteru
•
Pravljenje beleški koje se tiču teme i cilja razgovora
•
Poznavanje navika ljudi koje pozivate će vam omogućiti smanjivanje poziva bez odgovora jer ćete znati dan i vreme u kojem ćete najpre dobiti tu osobu na telefon i sl.
Dobro pripremljen poziv ima veće šanse da se posao odmah obavi i uštedeće vam vreme drugog i trećeg poziva da biste sakupili informacije koje su vam potrebne. Efektivno korišćenje e-maila Sređivanje inbox-a i odgovaranje na mejlove je aktivnost koja je počela da uzima sve više vremena menadžerima i taj trend će se nastaviti. Najpre treba da odredite šta spada u vašu kategoriju junk maila a potom treba brisati takve mejlove bez otvaranja. Dobro upravljanje vremenom podrazumeva da ne otvarate mailove u vreme vašeg dnevnog špica ili vremena kada ste na vrhuncu intelektualnih sposobnosti koje treba da angažujete na obavljanju ključnih poslova.
Gubljenje vremena na čekanju. Veliki deo izgubljenog vremena odlazi na čekanje voza, aviona, ljudi, sastanaka, nečega da se završi ili da se započne i sl. Najčešće vi ne možete uticati na vreme čekanja ali uvek možete uticati na kvalitetno korišćenje vremena čekanja. Najbolje iskorišćenje vremena čekanja možete izvesti uz pomoć čitanja. Vožnju metroom ili vozom možete koristiti za čitanje izveštaja ili pisanje pisma. Kada putujete držite uvek fajlove nižeg prioriteta uz sebe i radite na njima kad god je to moguće. U kolima koristite mini audio rekodere glasa da biste snimili nove ideje, planove i personalne stvari koje vam se događaju. Možete koristiti i audio treninge za razvoj menadžerskih veština. Sastanci u kancelariji. Vreme gubite i na sastancima koje ste vi zakazali i na onima na koje ste pozvani. Bilo da je sastanak sa jednom osobom ili više treba ga tretirati na isti način i proizvesti rezultat sa što manje utrošenog vremena i broja učesnika. Većinu vremena na sastanku se potroši na diskusiju o događajima koji su prošli. Obrnite taj procenat u korist budućih događaja i videćete razliku u produktivnosti i uštedu u vremenu. •
Ne šta smo uradili nego šta ćemo sada da uradimo - menja čitavu perspektivu sastanka i štedi vreme.
Definišite format sastanka (informativni ili rešavanje problema) i jasan cilj. Održavajte fokus na temi i cilju ili rezultatu koji treba da postignete i uštedećete vreme.
Uradite vežbanje broj 8. u vašem trening priručniku.
Trening broj 16. ELIMINACIJA POTROŠAČA VREMENA III
Suočavanje sa poslovnim krizama •
Ništa ne troši vaše vreme drastičnije od poslovnih kriza i problema.
Koliko god da ste dobar menadžer krize i problemi će se dešavati. Da biste ih držali na minimumu treba sebi da postavljate pitanja kad god se suočite sa krizom: •
Šta sam mogao da uradim da predvidim ovu krizu?
•
Šta treba da uradim da se ovakva kriza ne ponovi u budućnosti?
Kriza se pojavljuje iz različitih razloga ali najviše zato što smo nešto loše uradili ili što nešto nismo uradli. Krize se pojavljuju kada ne reagujemo na vreme i pustimo da mali problem preraste u veliki problem. Ako imate veliki broj kriza nastalih zbog grešaka zapsolenih onda treba da proverite vaše planove za obuku i razvoj zaposlenih i da im date najviši prioritet. •
Svaka poslovna kriza će uticati na vaše upravljanje vremenom.
Kada se kriza razvije to će dramatično uticti na vašu kontrolu potrošnje vremena zato što će vaš inicijalni odgovor uglavnom biti da angažujete što više ruku u gašenju požara. Pravi odgovor je da se uzdržite od takve reakcije i da zadržite krizu u odeljenju ili osobi koja je stvorila krizu, ovi ljudi treba da budu najodgovorniji za razrešenje problema.
Možete smanjiti broj kriza na sledeći način: 1. Kontinuirani trening zaposlenih plus odgovarajući nivo nadzora. Obezbedite adekvatan monitoring za delegirane zadatke. 2. Delovanje odmah po pojavi krize bez odlaganja. Ne možete izbeći pomeranje vaših planova nastale zbog pomeranja rokova od strane vašeg lidera. Najefektniji način da se suočite sa takvim ometanjem je da ne prihvatite bezpogovorno novi termin nego da tražite sastanak na kome biste prodiskutovali novi rok i posledice koji on ostavlja na obavljanju drugih važnih poslova. Često ni lider ne zna koliku štetu može izazvati takvo pomeranje a naročito ako je to šteta prema klijentu, u tim slučajevima lideri znaju da odustanu od novog roka. Da li je moguće planirati krize unapred? Da, do izvesnog stepena. Kada planirate projekat obavezno sebi i timu postavite sledeća pitanja: 1. Šta može da krene loše? Da li postoji istorija problema sa tim korisnikom ili tipom projekta? 2. Da li je nivo komunikacije takav da će ključni ljudi koji treba da saznaju za problem to u najranijoj fazi i saznati? 3. Koje aktivnosti bi trebalo preduzeti u prevazilaženju problema?
Uradite vežbanje broj 9. u vašem trening priručniku.
Trening broj 17. ELIMINACIJA POTROŠAČA VREMENA IV Rešavanje problema je još jedna važan segment upravljanja vremenom. Morate razviti jasne procedure koje će vam garantovati da će rešenje biti ispravno. • Korak 1: Identifikujte problem – ne simptom nego koren problema. • Korak 2: Analizirajte problem sakupljanjem dovoljnog broja podataka • Korak 3: Zajedno sa timom selektujte rešenja koristeći sakupljene podatke. Koristite tehniku Brainstorming da biste generisali ne standardne opcije. • Korak 4: Izaberite rešenje i isplanirajte korak pet. • Korak 5: Implementirajte rešenje. • Korak 6: Procenite rezultate. Loše navike kao potrošači vremena Eliminacija loših navika koje vas sprečavaju da se koncentrišete na poslove visokog prioriteta koji su najznačajniji za vaš uspeh spada takođe u aktivnosti veštine upravljanja vremenom. •
Loše navike se stvaraju godinama i potrebna je velika koncentracija na pozitivne misli i velik voljni napor da bi se iskorenile.
Svesnost lošeg uticaja određenih navika na efektivno trošenje vašeg vremena i u krajnjem rezultatu na vaš uspeh je presudan uslov za promenu navika.
Sledeće navike su među najvećim uzročnicima nekvalitetne potrošnje vremena: 1. Perfekcionizam 2. Neorganizovanost 3. Odlaganje akcije 4. Nesposobnost da se kaže ne 5. Negativni stavovi 6. Menadžerski stres Perfekcionizam i neorganizovanost smo već obradili.
Odlaganje akcije Ova osobina je svojstvena svima u većoj ili manjoj meri. Verovatno ste iskusili skakanje na nove mogućnosti i odlaganje dovršavanja prethodno započetih poslova, ili gomilanje nedovršenih poslova. Najčešće se odlažu rutinski, dosadni poslovi koji su u isto vreme i teški ili neprijatni. Međutim svi poslovi bilo kakve prirode da su moraju jednom da se obave. •
Da li odlažate akcije ili gomilate nedovršene poslove?
•
Da li čekate do poslednjeg minuta da biste dovršili projekat koji radite već nedeljama?
•
Da li odlažete donošenje važnih odluka koje mogu da ugroze vaš standard i prihode?
•
Ili volite da odlažete manje bitne odluke koje vam ipak uzrokuju stres?
•
Da li često čekate na „pravo vreme“ za telefonski poziv ili za razgovor sa šefom u vezi obećanja koje nije ispunio?
Odlaganje je uvek precizan indikator unutrašnjeg konflikta. Želite nešto da uradite ali vas nešto sprečava. Kako? Možda preferirate da radite nešto drugo ili vam je potrebno vreme da biste to uradili bez greške ili se bojite da preuzmete odgovornost ako nešto ne bude urađeno kako treba? Na koji način treba da se uhvatite u koštac sa ovim izazovom: 1. Budite svesni da ćete možda koristiti razna ometanja kao izgovor za ne delanje. 2. Budite precizni i jasni u definisanju početka aktivnosti i završetka kada pravite listu dnevnih aktivnosti. Odolite iskušenju da budite preterano velikodušni prema sebi u postavljanju rokova. 3. Budite svesni da je poštovanje rokova vrhunska tehnika upravljanja vremenom koja vodi ka uspehu. 4. Kreirajte sistem nagrada za sebe. Obećajte sebi odlazak na kafu i kolače u omiljeni kafe kada završite posao na vreme. Još jedna od važnih stvari je kontrola brige i negativnih misli. Setite se uvek misli: „Ako biste vreme koje trošite na brigu da li ćete obaviti zadatak kako treba, potrošili na obavljanje tog zadatka, ne biste imali o čemu da brinete.“
Trening broj 18. ELIMINACIJA POTROŠAČA VREMENA V Reći NE ?! Kada vam drugi traže da obavite neke stvari za njih, bilo menadžeri ili kolege, kolike su šanse da ćete im reći Da? Čak iako znate da će to ugroziti vaš posao i planove i znate da nećete uspeti da završite njihov posao na vreme koje oni zahtevaju kolike su šanse da ćete im reći Da? Ako je odgovor -velike šanse - onda ste vi osoba koja odlaže akciju i „jede“ sopstveno vreme. Osvestite vašu lošu naviku da prihvatate obaveze i poslove drugih bez snage da kažete NE. Zašto se plašite da kažete Ne? •
Razlog je često u vašem strahu da ćete uznemiriti ili razočarati ljude što će za posledicu imati nepoštovanje ili odbacivanje vas kao osobe.
•
Možda mislite da će vam njihova pomoć trebati u budućnosti pa ih ovako zadužujete?
Ako niste u stanju da kažete NE na jedan neagresivan i nenapadan način to je pokazatelj niske samouverenosti. Sticanje samouverenosti dolazi i od sposobnosti da se kaže NE. Sposobnost da se kaže NE na neagresivan i miran način se stiče kroz vežbu. •
Ključ je u tome da izbegnete da se izvinjavate i dajete duga objašnjenja zašto odbijate to da uradite.
•
Predlog za alternativnu akciju ili rešenje je uglavnom prihvatljivo.
•
Takođe treba da delujete samopouzdano i zadržite kontakt očima sa osobom.
Sve što treba da radite jeste da ostanete fokusirani na poslove visokog prioriteta koji vas vode do ostvarenja vaših ciljeva. •
Da biste to postigli morate da stanete iza svojih prava da izrazite osećanja, misli i potrebe na jedan direktan i iskren način.
Reći NE nema veze sa dominiranjem i neuvažavanjem drugih koji ne vide stvari na isti način kao i vi. Ne radi se o negiranju drugih nego o potvrđivanju vaše ličnosti. Verovatno nećete moći uvek da postavite stvari na vaš način ali ćete podići svoje samopoštovanje i samopouzdanje zbog toga što govorite to što osećate i mislite bez straha a na taj način ćete podići i poštovanje drugih za vašu ličnost. Negativni stavovi uzrokuju u prvom redu veći stepen odlaganja i na taj način loše iskorišćenje vremena. Reaktivni stavovi (neće moći, neće proći, ne mogu, nisam siguran, neko me sprečava...) u kombinaciji sa dominantnim izgovorima (zašto nešto neće moći da se uradi...) proizvode osećanje ugroženosti, niske energije i blokade aktivnosti. Reaktivni ljudi troše vreme na izgovaranje, brigu, ogovaranje, kritikovanje, kukanje... na sve što proizvodi odlaganje akcije i nagomilavanje poslova i problema, glavnih potrošača vremena. Proaktivni ljudi koji stupaju u akciju odmah i traže samo odgovore (eliminišu izgovore) na pitanje: Kako ovo možemo da uradimo drugačije...su ljudi koji imaju bolje iskorišćenje svog vremena i postižu više rezultata. •
Dobro upravljanje vremenom je nemoguće bez razvoja navike Proaktivnosti.
Menadžerski stres najčešće vodi ka „sagorevanju na poslu“ ili kolapsu radnih i fizičkih sposobnosti. Jednostavno ljudi koji sagore na poslu od stresa gube ogromno vreme, ne umeju da se organizuju, da planiraju i kontrolišu svoj život. Ovo su neki od simptoma menadžerskog stresa: • • • • • • • •
Naglost ili „kratak fitilj“ Češće greške Manji stepen fleksibilnosti Smanjena koncentracija Zaboravnost Loše procene Osećanje umora Loše navike u jelu, piću i pušenju
Svesnost je 90% rešenja!
Prvi korak u brobi sa menadžerskim stresom je svesnost o postojanju kontinuiranog stresa. Mnogi ljudi ne prepoznaju simptome sve dok ne dožive nervni slom. Oporavak od kolapsa može trajati nedeljama, poslovi odloženi, problemi nagomilani, uništen koncept upravljanja vremenom a sve je moglo biti sprečeno dobrim planiranjem. Aktivnosti koje mogu da pomognu u većini slučajeva da se stres stavi pod kontrolu: • • • • • • • •
Fizičke vežbe Vežbe relaksacije Vežbe disanja Joga Meditacija Ishrana bogata povrćem i voćem Učenje nove veštine Hobi...
Dobro planiranje i organizovanje svakog dana je aktivnost koja poboljšava upravljanje vremenom a istovremeno i upravljanje stresom. Postoji definitivna veza između planiranja slobodnog vremena i uspeha u poslovnim aktivnostima. Planiranje relaksacije u slobodnom vremenu je važna aktinost upravljanja vremenom.
Uradite vežbanje broj 10. u vašem trening priručniku.
Trening broj 19. SAVETI ZA USPEŠNO UPRAVLJANJE VREMENOM
Jedini stvar koja nas sve izjednačava na planeti jeste to da svi imamo istu količinu vremena u jednom danu. Neki ljudi jednostavno postižu više za to vreme. Piter B. Stark Jednostavno nemam vremena. • Kada god čujete sebe ili druge da izgovaraju ovu rečenicu znate da nisu uspeli nešto da postignu. Svi osećamo taj pritisak vremena i često ostajemo bez dovoljno vremena da postignemo sve poslove a razlozi su različiti: nedostatak prioriteta, nejasni ciljevi, smetnje od drugih, neproduktivni sastanci, neorganizovanost, nemogućnost da se kaže Ne, neefektivno delegiranje... •
U nameri da vam pomognem da što ređe izgovarate ovu rečenicu sublimirao sam prethodne lekcije u deset saveta za uspešno upravljanje vremenom. Koristite ih i poboljšajte svoje rezultate.
1. Organizujte svoju radnu sredinu. Da li vaša sredina, ljudi, objekti, pravila i sl. rade za vas ili protiv vas? Što vam je radna sredina organizovanija to ćete biti produktivniji. 2. Napravite red na radnom mestu tipa svaka stvar na svom mestu. Prosečan čovek potroši šest meseci svog života na traženje izgubljenih ili zametnutih stvari. 3. Napravite dnevnu listu aktivnosti i zadataka. To istina oduzima malo vremena ali garantuje da ćete 80% onoga što ste zapisali i uraditi tog dana. 4. Definišite prioritete svakog zadatka i aktivnosti. Obavite prvo one najvažnije i najurgentnije. 5. Postavljajte ciljeve. Ako nemate konkretne ciljeve onda nije ni važno kako trošite vreme. 6. Objedinite rutinske zadatake i obavite ih brzo u jednom potezu. To štedi puno vremena. 7. Rezervišite vremenske blokove. Blokirajte deo vremena i radite iskjlučivo na tom zadatku u tom vremenskom okviru. 8. Iskorenite naviku odlaganja. Napravite listu svega što odlažete. Kreirajte master plan za dovršavanje svih odloženih poslova. 9. Delegirajte kad god možete. 10. Testirajte često sebe pitanjima: Da li je ovo što trenutno radim najbolje iskorišćenje mog vremena? Za pet godina koji bi zadatak bilo važnije da sam obavio kategorije A ili kategorije B?
Trening broj 20. DESET MOTIVACIONIH FOKUSA ZA PAMETNO UPRAVLJANJE VEMENOM •
Motivacija lična i timska u cilju boljeg iskorišćenja veremena je jedna od ključnih stvari na koju treba da se fokusirate ako želite bolje rezultate.
•
Fokus na najbolju i najefikasniju praksu je jedan od načina da se motivišete.
1. Imajte plan. Napravite svoju dnevnu listu zadataka (To Do List) Tražite od svojih ljudi da imaju takvu listu za poslovne aktivnosti u toku dana. Pregeledajte im tu listu povremeno i dajte svoje komentare. 2. Planirajte mesto za neplanirane stvari. Dajte sebi prostora da se pozabavite sa iznenadnim poslovima i problemima kojih se nekako uvek nakupi. 3. Napadnite prvo najveće poslove. Studije pokazuju da smo najproduktivniji izjutra. Izvršenje velikih poslova na početku dana će vam uliti novu energiju za nastavak. 4. Postavite sebi desetominutni izazov. Svakog dana izdvojite deset minuta, merite sa tajmerom, i izvršite spremanje radnog stola što brže možete. Red u kancellariji smanjuje nervozu i stres i poslovi se čine lakšim za obavljanje. 5. Pretvorite velike poslove u male. Kad imate veliki posao da obavite razbijte ga na sekvence od 10 do 15 minuta. Merite sa tajmerom i uradite samo predviđeni obim posla u toj sekvenci. Fokusirajte se samo na završetak tih sekvenci posla. 6. Naučite da pregovarate za vaše vreme. Svaki projekat ima rok ali ako vam treba više tražite i pregovarajte. Iskažite svoje potrebe projektnom menadžeru i obezbedite sebi potrebno vreme za završetak posla. 7. Pomognite drugim kolegama. Ako imate par minuta vremena pomgnite nekome od vaših saradnika, makar da mu nešto iskopirate, donesete kafu i slično. Njihova uzvratna pomoć će vam značiti kada vama budu kucali rokovi na vrata. 8. Poštujte vreme drugih. Ako vi poštujete njihovo vreme oni će se potruditi da ne troše uzalud vaše. Svi štedite na vremenu. 9. Neka vaš rad bude zabavan. Uzmite par trenutaka u toku posla i oslobodite um od briga i obaveza. Našalite se sa nekim iz ofisa, prošetajte na kratko i sl. Osveženja uma čine čuda u efikasnosti uma. 10. Nagradite sebe i druge. Proslavite svoja postignuća, velika i mala. Častite sebe ili druge u kafeu, prošetajte ili se prosto zavalite u stiolici i odahnite. Mozak uči da pobeđuje i motiviše se kada oseti zadovoljstvo posle obavljenog posla.
