1. Defnirajte i navedite osnovne sudionike na projektu!
To To su osobe ili organizacije koje su aktivno uključene ili imaju pozitivan ili negativan utjecaj na obavljanje projektnih aktivnosti i konačan rezultat projekta. Osnovni projektni sudionici su: voditelj projekta (projektni menadžer), korisnik, organizacija koja je izravno uključena u izvoenje projekta, članovi tima za izvoenje projekta, !nancijer projekta te utjecajne organizacije. "onekad se kao potencijalni sudionik navodi i project management management o#ce ("$O). 2. Navedite i objasnite različite podjele sudionika na projektu!
%z op&enitu podjelu na unutarnje i vanjske postoji i podjela na primarne i sekundarne projektne sudionike. Primarni Primarni sudionici sudionici su oni pojedinci i organizacije koji imaju ugovornu i'ili zakonsku
obvez obvezu u prema prema proje projektn ktnom om timu timu te posje posjedu duju ju odgov odgovor ornos nostt i autori autoritet tet da uprav upravlja ljaju ju projektnim resursima u skladu s de!niranim rasporedom, trokovima i rezultatima
•
•
vlasnik projekta'sponzor, projekta'sponzor, generalni i unkcionalni menadžer, kupci, dobavljači, kreditori Sekundarni sudionici su su oni koji ili izravno utječu na projekt ili pak projekt utječe na njih, ali nemaju nikakvih ormalnih veza s projektom niti obaveza prema njemu drutvene drutvene,, političk političke e i proesi proesionaln onalne e organiza organizacije, cije, javnost, javnost, konkur konkurenti, enti, mediji, mediji, lokalna lokalna zajednica *. +e!nirajte pojam voditelja projekta i navedite njegove osnovne zada&e i odgovorno odgovornosti sti Projektni menadžer je osoba na čelu tima odgovorna za uspjeh projekta. Ona sudjeluje
u identi!kaciji problema i koncipiranju koncipiranju projekta te rukovodi članovima tima i vodi računa o tome da se projekt zavri na najbolji mogu&i način. Odgovornosti : nadzor nadzor troko trokova, va, održavanj održavanje e termina, termina, odgovor odgovornost nost za projektn projektnii tim,
upravljanje projektnim aktivnostima, potivanje internih pravila i dogovora, komunikacija unutar tima, priprema i provoenje provoenje projektnih sastanaka.
Zadaci : oblikovanje projektne organizacije, oblikovanje inormacijskog sustava projekta i
komunik komunikacije acije,, sudjelova sudjelovanje nje u kreiranju kreiranju projektno projektnog g tima, tima, koord koordinaci inacija ja i voenje voenje tima, raspodjela poslova unutar tima, aktivno provoenje potrebnih usuglaivanja, pra&enje napredovanja projekta, inormiranje odgovornih instanci o napredovanju projekta, izrada izvje&a o stanju projekta, upravljanje projektnom dokumentacijom. dokumentacijom. -. a ave vedi dite te po potr treb ebna na zn znan anja ja,, vj vje eti tine ne i os osob obin ine e vo vodi dite telj lja a pr proj ojek ekta ta (p (pro roje jekt ktno nog g menadžera)
temeljnih interdisciplinarnih znanja iz organizacije i ekonomije, opda znanja o sociologiji, psihologiji, socijalnoj psihologiji, antropologiji i političkim znanostima, administrativna i organizacijske znanja. Vještine: koncep konceptualn tualne e vjetine, vjetine, vjetine vjetine rada s ljudima, ljudima, tehničke tehničke vjetine, vjetine, vjetine
oblikovanja.
Osobine: poten, graditelj tima, organizator i planer, inteligentan, stabilan, komunikator,
zna riskirati, riskirati, samouvje samouvjeren ren i siguran, siguran, prilagod prilagodljiv, ljiv, energiča energičan, n, sposoba sposoban n za rjeavanje rjeavanje sukoba, motivator /. 0ako biste de!nirali sastav i izbor projektnog tima1 2to se sastava tiče, smatra se optimalnim ako se angažiraju interni i vanjski projektni sudion sudionici ici.. 3nter 3nterni ni sudion sudionici ici ve& pozna poznaju ju stanje stanje u poduze poduzetu tu u kojem kojem rade, rade, a vanjsk vanjskii uglavnom imaju znatno ire iskustvo i sposobnost objektivnog uočavanja i rjeavanja konkretnih problema. Takoer se najboljim rjeenjem smatra i kombinacija specijalista i pozna poznavat vatelj elja a stvari stvari.. "rvi "rvi treba trebaju ju biti biti nosite nositelji lji primje primjene ne pojed pojedini inih h metoda metoda i tehnik tehnika a u svakom konkretnom slučaju, dok drugi trebaju nastojati racionalno primijeniti predložene
metode i tehnike u svakom konkretnom slučaju. 0vali!kacije osoblja u timu ovise o vrsti problema koji se rjeava, no poželjno je da tim bude sa irokim spektrom kvali!kacija. 3zbor članova projektnog tima treba izvriti iz reda onih kadrova koji rade na sličnim poslovima sadržanim u kompletnom projektu, vode&i računa da to budu oni najstručniji. "ri izboru članova tima potrebno je paziti na veličinu istoga, gdje se projektni tim koji nema vie od deset članova smatra zadovoljavaju&im. 4. 0oja je razlika izmeu tima i radne skupine1 Projektni tim je stručna skupina koja je zadužena za neposrednu izvedbu projekta, a
čine ga projektni menadžer i članovi projektnog tima.
Radna skupina je interdisciplinarno udruživanje istraživača u svrhu provoenja
istraživačkih aktivnosti koje bi bile teže ostvarive koritenjem tradicionalnih !nancijskih mehanizama (primjerice vladinih agencija). Takve skupine postoje sve do ispunjenja postavljenog zadatka. 5. avedite i objasnite različite uloge pojedinca u timu 6. organizator 7 osoba koja ima smisla za detalje, voli da sve bude obavljeno kako valja i dobro organizirano 8. predsjedavaju&i 7 osoba koja zna voditi rad grupe, prepoznaje kvaliteta članova, usmjerava ih te im daje prave uloge *. ekspert 7 osoba koja najvie zna i posjeduje stručnost u pogledu nekog problema koji treba rijeiti -. vanjski autoritet 7 osoba koja predlaže rjeenja do kojih je dola prenoenjem iskustva iz neke druge, slične sredine /. lider 7 osoba koja se name&e kao voa, voli akciju, pokre&e članove grupe te ih usmjerava, zanimaju je sljedbenici, a ne iskoritenje potencijala članova 4. kritičar 7 osoba koja stalno ocjenjuje tui rad, postavlja se negativno prema svemu, lako nalazi greke u prijedlozima 5. kreativac 7 osoba koja uvijek ima originalne ideje o problemima koji se rjeavaju, tiha i nenametljiva 9. birokrat 7 osoba koja se pridržava svih pravila i zakonskih ormulacija te rado na to podsje&a druge . klimavac 7 osoba koja disciplinirano i pedantno izvrava sve to je dogovoreno i sa svime se slaže, bez vlastitih ideja 6;. drutveni tip 7 osoba koja je dobar sluatelj i lako se sa svima sprijateljuje i komunicira 66. !nalizator 7 osoba koja vodi brigu o estetskom izgledu, da se dogovoreno provede u djelo, temeljita i pedantna 9. avedite osnovne aze pri ormiranju projektnog tima ajčedi pristup: 6. 8. *. -. /. 4. 5. 9.
plan za ormiranje tima pregovori s članovima tima organiziranje tima održavanje prvog sastanka postizanje lojalnosti članova tima izgradnja komunikacijskih kanala usmjeravanje aktivnosti uključivanje aktivnosti ormiranja tima u aktivnosti vezane za projekt
. avedite i objasnite vrste projektnog tima 6. unkcijski timovi 7 svaki tim radi pod nadzorom specijaliziranih linijskih menadžera koji dolaze iz pojedinih organizacijskih odjela i unkcijskog menadžera. Odgovornost za rad na projektu s vremenom se prebacuje s jedne unkcije na drugu 8. timovi lagane kategorije 7 njihova osobitost su unkcijski predstavnici koji imaju ulogu projektnih menadžera.
projektnog tima. "roces smiljenog upravljanja ponaanjem ljudi pomodu ispunjenja njihovih ičekivanja i potreba predstavlja proces motivacije. "ostoje dva tipa motivacije: •
•
samomotivacija je kada ljudi sami pronalaze i izvravaju posao koji de zadovoljiti njihove potrebe (unutarnja motivacija) menadžerovo motiviranje osoba raznim metodama kao to su veda plada, pohvale, napredovanje (vanjska motivacija). $otivirani zaposlenici rade kvalitetnije, temeljitije i odgovornije. 66. 2to obuhva&a analiza trokova1 Obuhva&a analizu: !ksnih trokova, varijabilne trokove, granične trokove, prosječne trokove, ukupne trokove, cijena'ukupni prihod, poslovna dobit, granična poslovna dobit, točka pokri&a 68. +e!nirajte pojmove usiljenih vremena i trokova koji se koriste kod ">?T'@OAT metode1 "siljeno vrijeme B vrijeme za koje aktivnost može najranije zavriti, ne može se skratiti
ni dodatnim mjerama ni ulaganjima "siljeni tro#kovi B nužni trokovi (ulaganja) koji osiguravaju izvrenje aktivnosti u
najkra&em, odnosno usiljenom vremenu
6*. "ojasnite povezanost trokova i vremena u izvedbi projekta1
%koliko se misli na ovisnost trokova o vremenu projekta, trokovi su največi u izvedbenoj azi projekta, a najniži na u krajnjoj i početnoj azi. 6-. 2to je kvaliteta i to sve utječe na kvalitetu projektnog rezultata1 0valiteta je stupanj do kojeg skup priroenih karakteristika zadovoljava postavljene zahtjeve. 0valiteta je dosegnuta kada su dosegnuti unaprijed postavljeni zahtjevi. a kvalitetu projektnog rezultata utječu tri glavne skupine postupaka: planiranje kvalitete, osiguranje kvalitete 7 ulazni elementi, proces (tijek realzacije) i rezultat, kontrola kvalitete 6/. 0ako biste de!nirali organizacijsku strukturu i koja joj je primarna unkcija1 "ojam oranizaijska struktura označava sastav, grau organizacije. Atruktura je relativno trajno obilježje organizacije. Atruktura daje organizaciji obličje, odnosno predodreuje speci!čan način njenog unkcioniranja, te je prema tome struktura organizacije, u mjeri u kojoj se svjesno oblikuje, i temeljni mehanizam upravljanja djelovanjem organizacija. +ok struktura predstavlja svojstvo organizacije, neto to pripada organizaciji, sam pojam organizacije predstavlja ukupnost dijelova smisleno ureenih na način koji olakava postizanje ciljeva. Cažnost organizacijske strukture je toliko velika te se ona često izjednačava s organizacijom iako je organizacija mnogo iri pojam od organizacijske strukture. 64. avedite i kratko pojasnite vrste organizacijskih struktura •
•
•
•
•
•
Dunkcijska organizacijska struktura 7 organizacija poduzeda po Eposlovnim unkcijamaF, Eposlovima pojedinih unkcijaF odnosno po Esrodnim i sličnim poslovimaF +ivizijska organizacijska struktura 7 ormiranje organizacijskih jedinica prema divizijamaG svaka divizija obavlja sve značajne poslove unutar same divizije, dok se ostali poslovi centraliziraju (na razini poduzeda) "rojektna organizacijska struktura B predstavlja privremenu organizacijsku ormu uspostavlja se za realizaciju jednog odreenog zadatka'projekta $atrična organizacijska struktura B postojeda organizacijska struktura se mijenja i prilagouje izvoenju odreenog projekta Hibridna organizacijska struktura 7 često poželjnija rjeenja nego čisti organizacijski oblici (iroko primjenjiva) veda složenostG primjenjuju se u promjenjivoj i nestabilnoj okolini B veda Ieksibilnost, ali i vedi administrativni trokovi $jeovita organizacijska struktura 7 kombiniranje dviju ili vie vrsta divizijskih organizacijskih jedinica na istoj organizacijskoj razini (multidivizijska)
65. Objasnite unkcijsku organizacijsku strukturu unutar koje se izvodi projekt % unkcijskoj organizacijskoj strukturi podjela rada u poduze&u, grupiranje i povezivanje poslova te ormiranje organizacijskih jedinica obavlja se prema poslovnim unkcijama poduze&a. Ovakva struktura može se predstaviti pomo&u piramide kod koje se na vrhu nalazi vrhovni menadžment, odnosno uprava, dok se ispod njega nalaze menadžeri pojedinih unkcijskih jedinica. Avaka organizacijska jedinica uglavnom obavlja poslove odreene poslovne unkcije, i to za poduze&e kao cjelinu. "rojektni menadžment u ovoj organizacijskoj strukturi gotovo je u potpunosti preputen unkcijskim menadžerima. "ri izvoenju i koordinaciji projekta posao se obavlja unutar organizacijskih skupina po unkcijskom ključu, a posao se na projektu prenosi od jednog unkcijskog tima do drugog, sve dok se ne zavri.
6. Objasnite osnovne oblike projektne organizacijske strukture 1.organizacija izvođenja projektna bez strukturani! promjena u postoje"oj organizacijskoj strukturi $ prema ovom obliku organizacija izvoenja projekta uključuje
se u postoje&u organizacijsku strukturu. ?iječ je o projektima koji ne izazivaju promjene u postoje&oj organizacijskoj strukturi #.individuana projektna organizacijska struktura $ ovaj oblik je vidljiv, ali do
granice voditelja projekta, odnosno projektnog menadžera koji potrebne resurse i ljude upotrebljava na mjestima na kojima se oni standardno nalaze.
postoje&oj organizaciji ormira se jedna ili vie organizacijskih jedinica. Takva org. jedinica nije ovisna o postoje&im org. službama te se osposobljava za izvrenje svih zadataka nužnih za realizaciju projekta. 8;. "ojasnite ključne nedostatke matrične organizacijske strukture Jedna od glavnih mana je pove&ana kompleksnost hijerarhijskog lanaca i dualne odgovornosti. Ce&i broj menadžera po radniku to dovodi do konIiktnih lojalnosti samih radnika. Aporije odlučivanje, pove&ani trokovi zbog dvostranog menadžmenta. 86. avedite i kratko pojasnite ključne procese u skupini procesa implementacije projekta Tipični procesi implementacije projekta su: K
pokretanje implementaije B kada su svi ciljevi postavljeni, planovi utvreni,
sve organizacijske pripreme zavrene i resursi osigurani, počinje proces pokretanja svih aktivnosti i izvrenja projekta
K K
projektna nabava i uovaranje B identi!ciranje onih potreba koje je najbolje
podmiriti nabavom proizvoda i usluga od tre&ih osobaG ugovorom se utvruju meusobni odnosi, prava, odgovornosti i obveze partnera (jasno i nedvosmisleno) pra%enje i kontrola realizaije B proces uspostavljanja standarda pra&enja rezultata i povratna veza i poduzimanje korektivnih aktivnosti
88. 0oje se kontrole projekta provode u tijeku njegove izvedbe1 0ontrola aktivnosti, integralna kontrola promjena, kontrola rezultata, kontrola obuhvata, kontrola trokova, kontrola vremenskog plana, kontrola kvalitete, izvjetaj o učinku, pra&enje i kontrola rizika 8*. 2to je to upravljanje rizikom i koji su osnovni koraci u procesu upravljanja rizikom. "rojektni rizik je neizvjestan dogaaj ili okolnost, koji ukoliko se dogodi može imati potitivan ili negativan utjecaj na ciljeve projekta. %pravljanje rizikom podrazumijeva sistematičan proces planiranja, identi!kacije, analize, pra&enja i odgovora na projektni rizik. Osnovni koraci u procesu upravljanja rizikom su sljede&i: "laniranje upravljanja projektnim rizicima, identi!kacija rizika, analiza rizika (kvalitativna i kvantitativna), odgovor na rizik, pra&enje i kontrola rizika. 8-. avedite osnovne aktivnosti u okviru projektne nabave "laniranje nabave, planiranja ugovaranja, zahtjev poduze&ima, izbor izvoača, administriranje ugovora, zavravanje ugovora 8/. avedite i pojasnite osnovne varijable na kojima se zasniva >C7metoda
6. planiranoj vrijednosti (trokovima) projekta u vremenu t8 8. stvarnim trokovima projekta (T) 7 trokovi zavrenog posla u vremenu t8 *. ostvarenoj vrijednosti projekta (O) 7 koliko je posla napravljeno u vremenu t8 0ada se za odreeno vrijeme (t) krivulja stvarnog troka T(t) i planiranog troka "(t) poklapaju ili su približno jednakog iznosa može se re&i da se projekt dobro napreduje, ukoliko postoji ve&e odstupanje ovo je indikator da neto nije uredu. %koliko je T(t) L "(t) u trenutku (t) se za promatranu aktivnost troi vie novaca od planiranog. 84. avedite i kratko pojasnite ključne procese uključene u skupinu procesa zaključivanja projekta Daze zaključivanja projekta su: K revizija projekta B utvrivanje stupnja ostvarivanja projektnih ciljeva (treba sadržavati detaljan opis stanja projekta)
K zavr#etak projekta B ako je evaluacija uspjena, projekt se zavrava na jedan od načina: gaenje, nastavljanje, integracijom ili izgladnjivanjem 85. 2to podrazumijevate pod pojmom revizija projekta1 ?evizija ili evaluacija projekta daje najve&i doprinos organizacijskom znanju, i prvi je dio zaključivanja procesa. Avrha revizije je utvrditi stupanj ostvarivanja projektnih ciljeva. 89. avedite i objasnite neke od razloga zavretka projekta •
•
8 su mogu&a razloga: projekt je uspjeno ostvario svoje ciljeve projekt nije uspjean, i nije ostvario svoje ciljeve "oseban je slučaj gaenje projekta zbog promjene čimbenika u okolini. 8. avedite i objasnite neke od načina zavretka projekta - načina: gaenje, nastavljanje, integracija i izgladnjivanje &a#enje B projekt uspjean pa se gasi ili neuspjean pa se gasi (prethodno pitanje) Nastavljanje B bududi da se vedina projekata realizira unutar neke organizacije, obično
vedina njih nastavlja živjeti nakon zavretka projekta ali u modi!ciranom obliku 'nteraija B način zavretka koji mora dati odgovore na pitanja vezana za činitelje projekta (zaposlenici, proizvodnja, sotver, !nancije, inženjering...)
'zladnjivanje 7 postupno nestajanje projekta ograničavanjem njegovog proračuna
*;. avedite i kratko objasnite najče&e koritene sotvere za planiranje projekata $icrosot "roject, "rimavera AMstems, iku, "eopleAot, "lanvieN itd.
