00/110
(f{ ~
8 E3m Q
v) Surat Sukti Pembayaran. b) Eksternal: i) Surat Jalan, ii) Faktur Pembelian, iii) Son Pembayaran.
OOKUMEI'f
AlURPROSES
STMr
FIm hlllll!GalI
~.L"
eahílla.iu
p!flfkt!!n O_,,"I!f! i'ln
PP¡(, SIafi 6Lmog.
f."l¬ A
PP1(,512ff GIi.!ng
i:a"üti1'6rilffi'i'cr~
lav.n~1
lime¡Pc
¡órx.u
P!l'~P:t.2baS!l31;
lARfllfra!tn..l!¡¡r§13mpl
i'eúffillaJm¡laJ!i~
aikllil5ileJ;j
~-;1¡,rt ?ro¡
te i¡¡¡¡ji;¡
Itisa;¡hl;¡n IIEPlm:fJming mamlllilbui SesiA IjallWIj]II; Rl!aIísasiPtirrhasing!IlaJÍIlrjJum'a!
Close
00/110
1.1 Prosedur Permintaan Pembelian : 1) Tujuan a) Memberikan pedoman pembelian barang untuk senap bagian atau divisi yang berada di PT. Fortuna Pacific, b) Menstandarkan operasi yang dilakukan dalam pembelian bahan baku dan pembayarannya. 2) Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur mekanisme permintaan
pembelian barang ata u bahan baku sesuai dengan
keperluan produksi. 3) Tanggung Jawab a) Terhadap Stok Barang di Gudang Bahan Baku (Kering & Cold) : i)
5taft gudang bertanggung jawab terhadap stok/ketersediaan bailan baku yang diminta oleh PPIC untuk dipergunakan dalam proses produksi (sesuai dengan Purchase Order yang masuk dari marketing); terhadap bailan baku yang persediaannya sudah menipis/habis dan atau bailan baku baru, staff gudang bertanggung
jawab
memproses
dan menyerahkan
Form Permintaan
Pembelian Barang (bailan baku) kepada purchasing; Berdasarkan waktunya maka permintaan pembelian barang (bailan baku) dapat dibagi menjadi : (1) Pembelian Bahan Baku Mingguan PPIC& Staff Gudang bertanggung jawab menerbitkan Permintaan Pembelian Barang (Bailan Baku) yang berdasarkan
pada Purchase Order yang masuk dari
marketing
(buyer),
berdasarkan waktunya dibagi menjadi : •
Purchase Order yang masuk dari marketing (buyer) pada hari sen in s/d kamis sore (maksimal jam 15:00) :
»
Akan menjadi dasar untuk
Permintaan
Pembelian Barang (Bailan Baku) dan
diserallkan pada purchasing setiap minggunya pada maksimal hari jum'at jam 10:00 pagi.
»
Realisasi penyediaan barang (bahan baku) atas poin sebelumnya oleh purchasing
00/110 diserahkan pada purchasing setiap minggunya pada maksimal hari jum'at jam 10:00 pagi. :1>
Realisasi penyediaan barang (bahan baku) atas poin sebelumnya oleh purchasing adalah maksimal 5 (lima) hari kerja dan ata u pada hari Rabu (minggu) berikutnya.
•
Purchase Order yang masuk dari marketing (buyer) pada hari kamis sore (setelah jam 15:00) - sabtu : :1>
Menjadi dasar untuk Permintaan Pembelian Barang (Bahan Baku) dan diserahkan pada purchasing maksimal hari Senin jam 10:00 pagi.
».
Realisasi penyediaan Barang (bahan baku) atas poin di atas oleh purchasing adalah maksimal4 (empat) hari kerja dan ata u pada hari Jum'at (minggu yang sama).
(2) Pembelian Bahan Baku fresh food. PPIC & Staft gudang dapat menerbitkan Permintaan Pembelian Barang (Bahan Baku) untuk diserahkan kepada purchasing dengan ketentuan : •
Permintaan pembelian barang (bahan baku Fresh load
lokal) maksimal diberikan ke
purchasing pada hari kerja (jam 15:00) untuk direalisasikan maksimal 1 (satu) hari kerja setelah permintaan diterima. •
Permintaan pembelian barang (bahan baku Fresh load import) maksimal diberikan ke purchasing pada hari kerja (jam 15:00) untuk direalisasikan maksimal 2 (dua) han kerja setelah permintaan diterima.
•
Permintaan yang dilakukan setelah pukul 15:00 akan dimasukkan pada permintaan hari berikutnya.
(3) Pembelian Bahan Baku Insidentil, Terhadap Purchose Order yang didapatkan dari marketing
dan sífatnva urgent (melihat
beberapa
Gudang dapat
pertimbangan
tertentu)
maka PPIC dan Staff
menerbitkan
Permintaan Pembelian Barang (Bahan Baku) untuk diserahkan kepada purchasing namun tetap dengan ketentuan :
O
0[6]/11
•
Permintaan pembelian barang (bahan baku) maksimal diberikan ke purchasing pada hari kería (jarn 15:00) untuk direalisasikan maksimal 2 (dua) hari kerja setelah permintaan diterirna.
•
Permintaan yang dilakukan setelah pukul 15:00 akan dimasukkan pada permintaan hari berikutnya.
ii) Purchasing bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan bahan baku mulai dari proses pencarian calen supplier, negosiasi harga, penerbitan sampai penerimaan
Purchase Order (PO) kepada supp/ier
bahan baku dari supp/ier oleh staff gudang bersama-sama dengan
purchasing. iii) Staff administrasi Produksi bertanggung jawab : (1) Membantu
purchasing dengan menerima permintaan
pembelian barang dari PPIC, Staff
Gudang atau divisi lainnya, (2) Membantu
purchasing
melakukan
monitoring
terhadap
update pembelian
barang dari
supplier, (3) Membantu purchasing melakukan foJlow up secara kontinyu terhadap supplier setelah PO
díterbitkan, (4) Membantu
purchasing dalam hal lainnya yang berhubungan
dengan proses pembelian
barang, b) Terhadap Stok Barang di Gudang ATK & Infrastruktur lain : i)
HRGA Manager dibantu oleh Office Boy bertanggung jawab terhadap stok/ketersediaan alat tulis kantor yang digunakan untuk menunjang pekerjaan karyawan/ti, bertanggung jawab memproses dan menyerahkan Form Permintaan Pembelian Barang kepada purchasing (setelah mengajukan approval ke Direktur) dengan ketentuan :
(1) Oivisi HRGA menyebarkan permohonan
pembelian barang kepada masing-rnasing divisi
(antara tanggaI1-4) (2) Divis! HRGA merekap & memproses permintaan
pembelian
barang (approval direktur)
O
0[6]/11 (1) Divis! HRGA menyebarkan permohonan
pembelian
barang kepada masing-masíng divisi
(antara tanggaI1-4) (2) Divis! HRGA merekap & memproses permintaan
pembelian
barang (approval direktur)
kemudian diserahkan pada purchasing (maksímal tanggaI6). (3) Purchasing merealisasikan pembelian dan menyerahkan kepada HRGA (maksimal 2 hari kerja setelah permohonan pembelian barang diterima) untuk didistribusikan kembali kepada divisi yang meminta. ii) HRGA Manager
dibantu
penunjang infrastruktur infrastruktur;
oleh GA Officer bertanggung
jawab terhadap
stok/ketersediaan
lainnya yang dígunakan untuk proses perawatan dan pemeliharaan
bertanggung jawab memproses dan menyerahkan Form Permintaan Pembelian
Barang kepada purchasing (setelah mengajukan approval ke Direktur) dengan ketentuan : (1) Divisi HRGA membuat dan memproses permintaan pembelian barang (approval direktur) kemudian diserahkan pada purchasing. (2) Purchasing merealisasikan pembelian dan menyerahkan kepada HRGA (maksimal 2 hari kerja setelah permohonan pembelian barang diterima). e) Terhadap barang - barang yang dikirimkan oleh supplier : Purchasing bertanggung jawab untuk mengeeek kelengkapan
kesesuaian
ourchose
berkas-berkas
order
menerima
bukti penerimaan
(PO) dengan
tagihan yang diberikan
bukti
barang dari staft gudang,
penerimaan
barang,
oleh supplier, mengirimkan
tersebut ke bagian Finance untuk keperluan pernbavaran dan pembukuan perusahaan. 4) Dokumentasi a) Internal: i)
Form Permintaan Pembelían Barang,
ii) Form Penerimaan Sarang, iii) Purchasing Order (PO), iv) Form Data Supplier,
memeriksa
berkas-berkas
