PEDOMAN TATA NASKAH
SOP
UPTD Puskesmas Mangunjaya
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
No. Dokumen
: A/II/SOP/2016/025 A/II/SOP/2016/ 025
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 1/9
…………………………………..
H. Suharto, Am.Kep NIP.196908161989031 007
Pedoman tata naskah adalah pedoman yang digunakan dalam penyusunan dokumen yang telah dibakukan tata naskahnya, format dan sistematika penulisannya, sehingga seragam dalam satu institusi. Dimana dokumen yang ada meliputi : Dokumen level 1 : Menjelaskan kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen mutu UPT Puskesmas DTP Mangunjaya yang memuat ketentuanketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa Surat Keputusan Pimpinan. Dokumen level 2 : Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan proses/sistem manajemen mutu UPTD Puskesmas Mangunjaya yang digunakan sebagai acuan spesifik dalam menjalankan suatu kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa Pedoman/Manual dan uraian Tugas Pokok dan Fungsi . Dokumen level 3 : Sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan kesehatan UPTD Puskesmas Mangunjaya dapat berupa formulir-formulir, kerangka acuan, dan Standar operasional prosedur (SOP); dokumen sistem manajemen Mutu ini yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan. Dokumen level 4 : Dokumen dalam proses sistem manajemen mutu yang berupa rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman dan prosedur, distribusi, penyimpanan, pencarian kembali, dan proses penarikan dokumen yang kadaluwarsa, maupun formulir-formulir, catatan-catatan hasil kegiatan serta dokumen lainnya. Sebagai acuan penerapan langkah-langkah langkah-lan gkah untuk penyusunan dokumen sehingga hasilnya seragam dalam satu institusi maka diperlukan pembakuan tata naskah di lingkungan Puskesmas Mangunjaya a.
Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Kabupate n Pangandaran Nomor : 065.1/2016/Sekretariat 065.1/2016/Se kretariat Tentang Pembakuan Tata Naskah di Dinas Kesehatan Kabupaten Pangandaran. b. Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Mangunjaya Nomor : 440 / 001 -SK/PKM/II/2018 A/II/SK/2016/034 Tentang Tata Naskah Pedoman UPTD Puskesmas Mangunjaya.
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
4. Referensi
5. Prosedur
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 2/9
H. Suharto, Am.Kep
a. Permenkes No. 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas. b. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; c. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; d. Pedoman Penyusunan Dokumen Mutu FKTP, Ditjen Bina Upaya Kesehatan Dasar Kemenkes, 2014 e. Peraturan Bupati A. Kebijakan/SK Kertas/Media Penulisan : HVS warna putih 70 GSM Jenis kertas : F4 (215 mm x 330 mm) Ukuran kertas : Margins Top : 20 mm Bottom : 25 mm Left : 30 mm Right : 20 mm Penulisan Program : Word Jenis huruf : Arial (tanpa huruf tebal) Ukuran huruf : 12 Spasi : 1,5
Format/Sistematika Penulisan Kop Surat o Setiap surat keputusan harus menggunakan kop surat, sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku di Pangandaran ( Peraturan Bupati Pangandaran nomor 05 Tahun 2013 ) Logo pemda kab. Pangandaran berwarna. Penulisan dengan huruf arial spasi 1,15. Nama institusi ditulis tebal (bold), ukuran huruf 14 untuk Pemerintah Kabupaten Pangandaran dan Dinas Kesehatan, ukuran 18 untuk UPTD Puskesmas Mangunjaya. Bisa ditambahkan alamat, email, telepon yang dituliskan sejajar atau dibawah alamat institusi dan diakhiri dengan kode pos Garis bawah thick thin 2,5 pt. Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama sedangkan halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan kop surat, kecuali untuk dokumen SOP dan daftar tilik diatur tersendiri sebagaimana diterangkan dalam poin F dan G dibawah. Penulisan lampiran o Keterangan lampiran sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan berada di sebelah kiri kertas.
t
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
o
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 3/9
Kertas/Media Penulisan a. Jenis kertas
: HVS warna putih 80 GSM
b. Ukuran kertas
: F4 (215 mm x 330 mm)
c.
o
H. Suharto, Am.Kep
No. Revisi
Margins
:
1) Top
: 20 mm
2) Bottom
: 25 mm
3) Left
: 30 mm
4) Right
: 20 mm
Penulisan a. Program
: Word
b. Jenis huruf Untuk penulisan surat keputusan (SK) mengggunakan huruf Arial, termasuk untuk penulisan dokumen selain SK menggunakan huruf Arial. c. Spasi o
: 1,5 (atau sesuai kebutuhan)
Penomoran dokumen. Penomoran dokumen menggunakan sistem penomoran sebagai berikut : Indeks/nomor
urut
dokumen
–
jenis
dokumen/nama
pengelola/bulan terbit/tahun terbit. ( Contoh : 440/001SK/DINKES/I/2017 ) Ket. 440= Kode, 001= nomor urut, SK=kode SK, PKM = Pengelola, I=bulan, 2018=tahun Untuk SOP sama hanya kode SK diganti oleh SOP. 1) Nomor kode dibuat berdasarkan nomor kode tata kearsipan sebagaimana diatur dalam keputusan Bupati Pangandaran nomor 14 tahun 2016 tentang Klasifikasi Arsip
Di
Pangandaran.
t
Lingkungan
Pemerintah
Kabupaten
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
H. Suharto, Am.Kep
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 4/9
2) Nomor urut dokumen adalah nomor urut terbitnya dokumen sesuai dengan waktu terbitnya dokumen, ditulis dengan angka sebanyak 3 (tiga) angka. 3) Jenis dokumen adalah nama jenis dokumen, ditulis dengan menyebutkan kependekan dari nama jenis dokumen, antara lain:
SK
SOP : Standar Operasional Prosedur
ST
: Surat Tugas
SE
: Surat Edaran
SI
: Surat Ijin
Ped
: Pedoman
DT
: Daftar Tilik
KA
: Kerangka Acuan
SU
: Surat Undangan
LHK
: Laporan Hasil Kegiatan
SKT
: Surat Keterangan
4) Nama
: Surat Keputusan
institusi
atau
unit
adalah
nama
unit/bidang/puskesmas yang mengeluarkan dokumen, ditulis dengan menyebutkan kependekan dan diatur sesuai dengan kesepakatan dalam institusi setempat. Bulan terbit adalah nama bulan waktu penerbitan dokumen,
ditulis
dengan
penulisan sebagai berikut:
t
1)
I
: Januari
2)
II
: Februari
3)
III
: Maret
4)
IV
: April
5)
V
: Mei
6)
VI
: Juni
angka
romawi,
dengan
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
H. Suharto, Am.Kep
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 5/9
7)
VII
: Juli
8)
VIII
: Agustus
9)
IX
: September
10)
X
: Oktober
11)
XI
: November
12)
XII
: Desember
5). Tahun terbit adalah tahun terbitnya dokumen ditulis dengan angka sebanyak 4 (empat) angka. Penulisan nomor halaman.
o
Nomor halaman ditulis di bagian atas tengah
kertas. Untuk
penomoran halaman pada dokumen SK dengan menggunakan huruf arial dokumen lain selain SK sama menggunakan arial ukuran 12. Penomoran halaman ini tidak berlaku untuk dokumen SOP dan daftar tilik.
Pembukaan Ditulis seluruhnya dengan huruf kapital Ditulis simetris, diletakkan ditengah margins Kebijakan : diawali dengan kata keputusan, tanpa diawali kata surat Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP Jabatan : jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan tengah margins dan diakhiri dengan tanda koma ( ,) Konsideran Menimbang Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ) dan diletakkan di bagian kiri, Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dumulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil
t
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 6/9
H. Suharto, Am.Kep
Mengingat Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat peraturan/surat keputusan tersebut Kata “Mengingat” ditulis sejajar dengan kata “Menimbang” Perundangan ditulis tanpa menggunakan garis miring ( / ) Perundangan di urutkan sesuai hirarki tata perundangan dengan tahun awal disebut lebih dahulu.
Hirarki perundangan Undang-Undang Perpu PP Perpres Kepres Perda Permenkes Kepmenkes Perbup
Diktum Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah seluruhnya dengan huruf kapital Diktum “Menetapkan” huruf awal ditulis dengan huruf kapital, ditulis sejajar dengan kata “Menimbang” dan “Mengingat” Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca
titik ( . ) Batang Tubuh Batang tubuh memuat semua substansi peraturan/surat keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum misalnya :
t
KESATU : KEDUA : KETIGA : dst Dicantumkan saat berlakunya peraturan/surat keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainya.
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 7/9
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/surat keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/surat keputusan.
H. Suharto, Am.Kep
Kaki Kaki peraturan/surat keputusan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/surat keputusan, pengundangan peraturan /keputusan yang terdiri dari : Tempat dan tanggal penetapan Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma ( , ) Tanda tangan pejabat, dan Nama lengkap pejabat yang menanda tangani Ditandatangani oleh kepala/koordinator FKTP, ditulis dengan gelar dan NIP Jika surat keputusan lebih dari satu halaman, halaman kedua, ketiga dan seterusnya ditulis tanpa menggunakan kop surat, dan penanda tanganan kepala FKTP diletakkan di halaman terakhir. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul peraturan/surat keputusan, dan ditulis di sebelah kiri Lampiran : Nomor : Tanggal : Tentang :
Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh kepala/koordinator FKTP, ditulis dengan gelar dan NIP. b. SOP (STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR) SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Kertas/Media Penulisan Jenis kertas : HVS warna putih 70 GSM Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm) Margins : Top : 20 mm Bottom Left : 30 mm Right
t
: 25 mm : 20 mm
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 8/9
Penulisan Program Jenis huruf Ukuran huruf Spasi
H. Suharto, Am.Kep
No. Revisi
: Word : Arial (huruf biasa dan tebal) : 12 :1
Format/Sistematika Penulisan Kop SOP Kotak heading halaman pertama . Contoh penulisan :
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
SOP
Pemerintah Kabupaten Pangandaran
1.
Pengertian
2.
Tujuan
3.
dst...
No. Dokumen
:
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
:
Halaman
: 8/9
H. Suharto, am.Kep NIP. 19690816 198903 1 007
Puskesmas Mangunjaya
Kotak heading halaman kedua, ketiga dst Contoh Penulisan
PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
Puskesmas Mangunjaya t
SOP
No. Dokumen
:
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
:
Halaman
: 1/9
H. Suharto, Am.Kep
PEDOMAN TATA NASKAH UPTD Puskesmas Mangunjaya
6. Unit Terkait
No. Dokumen : A/II/SOP/2016/025
SOP
-
No. Revisi
: 0
Tanggal Terbit
: 21/02/2018
Halaman
: 9/9
H. Suharto, Am.Kep
Kepala Puskesmas Wakil Manajemen Mutu Pokja Tim Mutu Panja SOP dan SK Seluruh petugas puskesmas
8. Rekaman Historis Perubahan No
Yang Dirubah Ds3wwww
t
Isi Perubahan
Tgl. Mulai Diberlakukan
