Temario Contexto y relación con otros módulos Qué es un sistema de ventas ? Qué abarca el sistema de ventas ? Circuito de ventas Proceso de ventas Preventa Pedido formal Expedición del material Proceso de Facturación Flujo de documentos Asientos contables de ventas Datos maestros utilizados Condiciones de precios
Contexto y relación con otros módulos Proveedor
ERP SRM Gestión de Materiales
Compras Contable
CRM Cliente
Ventas
Qué es un sistema de ventas ?
Un sistema de Ventas gestiona todas las relaciones comerciales para el suministro de un producto o servicio de la empresa con un cliente.
Qué abarca ?
Registra en el sistema todas las solicitudes de un cliente (producto o servicio) desde la preventa hasta la facturación, considerando la entrega del producto y su registración contable.
Circuito de ventas Preventa
Consultas
Pedido del Cliente
Expedición
Suministro
Facturación y Cobranza Registración contable
Presupuestos
Pedidos y Reclamos
Salida del material
Doc. de facturación
Facturación y Cobranza
Salida del material
Proceso de ventas Presupuesto y Reclamos Consulta del cliente
Se confirma el pedido Control de disponibilidad del material en el stock Suministro del material
Contabilizar cobranza y cuenta del cliente
Contabilizar la salida o ingreso del material
Se recibe el pago del cliente Contabilizar la factura y cuenta del cliente
Facturar al cliente
Preventa
Es la etapa inicial donde se obtiene el primer contacto con el cliente. Se conoce la demanda del mercado. Se registran los tipos de clientes para estadísticas y sugerencias de ventas (CRM). Se emiten presupuestos o cotizaciones de los productos y servicios, generando un compromiso de la empresa con el cliente (con condiciones de precios y entrega por un período definido).
Pedido formal del cliente
Es la etapa donde se recibe el pedido de un producto o servicio por parte del cliente, puede ser respetando un presupuesto anterior o no. Se reciben y gestionan los reclamos de los productos o servicios ya vendidos (por devoluciones del material, bonificaciones no efectuadas, ajustes de precios, etc. ). Se realiza el control de disponibilidad del material, y se decide el suministro por medio de la compra o por medio de la producción (PPCP). Se alimentan otros subsistemas, como CRM.
Detalle del pedido
Diferentes tipos de pedidos (solicitud de productos, solicitud de devolución, ajustes de precios, ajustes impositivos, bonificaciones)
Todos contienen una cabecera con datos del cliente, fecha, dirección de entrega, condición impositiva, lista de precio, ruta, status general, etc.
Contiene un detalle de los productos o servicios con cantidades solicitadas, unidad de medida, fecha posible de suministro, fecha requerida, el plan de entrega, almacén que procesará el producto, status de procesamiento de cada producto, etc.
Expedición del material Es la etapa donde se gestiona la entrega del material al cliente y/o se reciben las devoluciones. Si la empresa cuenta con producción y logística de los materiales, se realiza antes de la salida, el proceso de picking, embalaje y logística de transporte. Se emiten los remitos como documentación de la salida, respetando lesgislaciones del país. Se realiza la contabilización de los movimientos del material por la salida o por el ingreso, afectando las cuentas contables del material correspondiente. Se actualiza el saldo del stock. Se actualiza el status de “remitido” en documentos precedentes.
Es la etapa donde se procesa la venta del material o servicio. Proceso de Facturación Se emiten los documentos de facturación al cliente, respetando las legislaciones del país para la emisión de documentos. Se generan documentos que debitan las cuentas de los clientes, generando una deuda (facturas y notas de débito). Se generan documentos que acreditan las cuentas de los clientes, generando un crédito para el cliente (notas de crédito por devoluciones, ajustes de precios, bonificaciones no realizadas, impuestos mal calculados, etc). Se realiza la contabilización de los documentos emitidos y el débito o crédito en la cuenta del cliente. Se registra la cobranza de la factura, actualizando los saldos de las cuentas del cliente y la registración contable. Se alimentan otros subsistemas, como CRM, módulo Contable y Cuentas a Cobrar. Se actualiza el status de “facturado” en documentos precedentes.
Detalle de los documentos de facturación
Diferentes tipos de documentos de facturación (facturas, facturas proforma, facturas de exportación, notas de débito, notas de crédito, documentos de anulación)
Todos contienen una cabecera con datos del cliente, fecha de facturación, total de la factura, total y detalle de impuestos, moneda del documento, condición impositiva, condición de venta (contado o a plazo), etc.
Contiene un detalle de los productos o servicios con cantidades facturadas, unidad de medida, precio unitario, precio total, etc.
Flujo de documentos (trazabilidad) Presupuesto salida.
Pedido
Remito
Factura
Pedido
Remito
Factura
Factura / NC/ ND
Pedido
Pedido
Factura
Remito
Factura/ Remito
Flujo de documentos (trazabilidad)
salida. Presupuesto
Procesamiento parcial de presupuestos
Pedido
Pedido
Remito
Factura
Agrupamiento de pedidos con iguales condiciones
Remito Presupuesto
Factura
Pedido Remito Procesamiento parcial de pedidos
Agrupamiento de remitos con iguales condiciones
Asientos contables de Ventas Por la Venta (Factura o Nota de Débito) Ds. por Venta (Cta. Del cliente) a Cta. Ventas de Mercadería a Impuestos Costo Mercadería Vendida a Cta. de Materiales
Por la Cobranza Cuenta Caja / Banco a Ds. por Venta (Cta. Del cliente)
Por la Devolución (Nota de crédito) Cta. Ventas de Mercadería Impuestos a Ds. por Venta (Cta. Del cliente) Cta. De Materiales a Cta. Pérdida o CMV
Datos maestros utilizados
Clientes Códificación del cliente, nombre , domicilios, tel., condiciones impositivas, moneda de uso habitual, condiciones de entrega y de pago habitual, bonificaciones especiales, etc. Materiales Códificación del material, tipo de material , otras codificaciones, Descripción, Unidad de medida de venta y de compra, equivalencia de la unidad de medida, condiciones impositivas, ubicación del material en el depósito, relación de clientes habituales, etc. Monedas y cotizaciones Vendedores Condiciones de Ventas Codificación, descripción, tipo de venta, días de entrega, días para el pago, etc. Condiciones de precios
Condiciones de Precios Cada empresa puede crear sus propias reglas para la determinación de precios, pero todas se basan en el cliente, en el material, en la cantidad pedida, etc. Pueden existir listas de precios especiales por material, por cliente, por recargos o descuentos, por impuestos, etc. Pueden tener atributos como fecha de vigencia y parámetros impositivos. El precio se determina desde el Presupuesto, de acuerdo al material y cliente, con la posibilidad de respetarlo en el pedido y en la factura, o que se vuelva a determinar según fecha de vigencia, impuestos, descuentos y recargos.
Preguntas ?
