TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“STUDI
KASUS OBSERVASI IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI E-BUSINESS DI PT. INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA Tbk. TEROBOSAN E-PAYMENT ”
DOSEN
Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc ANGKATAN E-47 KELOMPOK “KIWI”
ADE ARIASANDI ALMANDRI NUR PUTRA ARDI VIRYAWAN NELLI PURNAMA SARI NONI NOER KAISAR PRIMASTI RAMADHANI SARJANA HADINATA
2014
P056131562.E47 P056131562.E47 P056131592.E47 P056131592.E47 P056131602.E47 P056131602.E47 P056131782.E47 P056131782.E47 P056131797.E47 P056131797.E47 P056131842.E47 P056131842.E47 P056131892.E47 P056131892.E47
DAFTAR ISI DAFTAR ISI .................................... .......................................................... ............................................. .............................................. ......................... .. 1 DAFTAR GAMBAR ................ ...................................... ............................................ ............................................ ................................. ........... 2 BAB I PENDAHULUAN .......................................... ................................................................ ............................................ ...................... 3 1.1
Latar Belakang ........................................... .................................................................. ............................................. ......................... ... 3
1.2
Tujuan Penulisan ........................................... ................................................................. ............................................ ...................... 3
1.3
Manfaat Penulisan ......................................... ............................................................... ............................................ ...................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................... ................................................................. ................................. .......... 5 2.1.
Sistem Informasi Manajemen .......................................... ................................................................. ......................... .. 5
2.2. 2.2.
E nte nter pr i se R esour source ce P lanni lanning ng .............................................. ................................................................... ...................... 6
2.3. 2.3.
C ustom ustomer R elati lati onship nshi p Mana M anagg ement ...................................................... ........................................................ ... 9
2.4. 2.4.
I nvent nvento or y ........................................... .................................................................. ............................................. .................................. ............ 10
2.5. 2.5.
E -Co -C ommer ce dan M ar keti keti ng ............................................. .................................................................... ....................... 11
BAB III PEMBAHASAN ................................................. ....................................................................... .................................. ............ 14 3.1.
Model e-Business ERP di Indocement Indocement ................................................... ................................................... 14
3.2.
Peningkatan Pelayanan Pelanggan melalui e-Payment to End-user... 15
3.3.
Future Development e-Payment to End-user ........................................ ........................................ 16
3.4.
Tantangan ke Depan .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 18
BAB IV ........................................................ ............................................................................... ............................................. .................................. ............ 19 KESIMPULAN................................................... ......................................................................... ............................................ ........................... ..... 19 DAFTAR PUSTAKA .......................................................... .................................................................................................... .......................................... 20
1
DAFTAR GAMBAR GAMBAR 2.1 KOMPONEN SISTEM INFORMASI ...................................................5
GAMBAR 2.2 PERAN SISTEM INFORMASI.............................................................5
GAMBAR 2.3 DIAGRAM ERP ......................................................................................7
GAMBAR 2.4 DIAGRAM CRM ..................................................................................... 9
GAMBAR 2.5.2 DIAGRAM MARKETING ........................................................ 13 GAMBAR 3.1 DIAGRAM PEMBAYARAN E-PAYMENT EKSISTING DI INDOCEMENT .............................................................................................................. 16
GAMBAR 3.2 ALUR PROSES PEMESANAN SEMEN OLEH END-USER .......... 17
GAMBAR 3.3 DIAGRAM PEMBAYARAN E-PAYMENT EKSISTING DI INDOCEMENT .............................................................................................................. 18
2
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Perkembangan dunia bisnis yang semakin cepat saat ini telah mendorong perusahaan untuk tetap kompetitif di dalam persaingan industri bisnisnya. Untuk tetap kompetitif maka perusahaan dituntut untuk menciptakan strategi yang diharapkan dapat membantu perusahaan untuk menciptakan inovasi-inovasi baru dalam proses bisnisnya. Inovasi-inovasi tersebut termasuk cara pengelolaan rantai bisnis perusahaan. E-business dan e-commerce menjadi hal yang sangat penting dalam rangka mendorong pertumbuhan bisnis suatu perusahaan. Integrasi teknologi informasi dan komunikasi atau lebih dikenal dengan ICT mempunyai kaitan yang sangat erat terhadap perusahaan dan hubungan antara perusahaan dengan perorangan yang terlibat dalam proses bisnisnya. Secara khusus penggunaan ICT akan menambah produktifitas perusahaan, mendorong partisipasi konsumen yang lebih besar, disamping mengurangi biaya. Banyak perusahaan yang beralih menggunakan teknologi informasi untuk membantu memecahkan masalah mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Aplikasi-aplikasi e-business yang banyak digunakan perusahaan adalah aplikasi yang dapat terintegrasi lintas fungsi perusahaan, contohnya adalah perencanaan sumberdaya perusahaan ( Enterprise resources planning atau ERP), manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship management atau CRM), dan manajemen rantai pasokan ( supply chain management atau SCM). PT. Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. merupakan salah satu produsen semen ternama di Indonesia, yang juga memiliki beberapa anak perusahaan yang memproduksi beton siap- pakai ( Ready-Mix Concrete/RMC), serta mengelola tambang agregat dan trass. Berdiri sejak 16 Januari 1985. Perseroan merupakan gabungan dari enam perusahaan semen, yang pada saat itu memiliki delapan pabrik. Indocement sebagai anak perusahaan dari HeidelbergCement yang merupakan pemimpin pasar dalam bidang semen dan agregat dan sebagai salah satu produsen besar dunia di bidang bahan bangunan tentunya juga mengikuti tren perkembangan bisnis saat ini dengan mengembangkan dan mengimplementasikan e-business dalam pengembangan bisnisnya. 1.2
Tujuan Penulisan Dari paparan di atas tersebut, maka tujuan penulisan ini adalah untuk mendalami bagaimana implementasi sistem informasi e-business di PT. Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., dan apa saja manfaat yang diraih oleh Indocement berikut stakeholders-nya dengan pengimplementasian ini. 1.3
Manfaat Penulisan 1. Bagi Peneliti/Mahasiswa
3
a. Sebagai bahan informasi/masukan dalam upaya meningkatkan pengetahuan dan keilmuan yang berkaitan dengan e-business dan go global enterprise. b. Merupakan sarana pelatihan bagi mahasiswa untuk dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi antara teori yang diberikan dengan praktek lapangan. 2. Bagi Praktisi a. Dapat dijadikan literatur untuk mengadakan penelitian lebih lanjut mengenai implementasi sistem inforamasi di perusahaan. b. Memberikan gambaran, wawasan, dan pengetahuan mengenai implementasi sistem informasi di perusahaan. 3. Bagi PT. Indocement Tunggal Prakarsa Tbk.: a. Dapat dijadikan sebagai bahan inputan pengembangan atas sistem bisnis saat ini. b. Membuka kemungkinan adanya penerapan teknologi informasi yang dapat meningkatkan efisiensi demi leveraging profit perusahaan dan pemenuhan kepuasan pelanggan.
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen 2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Kenneth dan Jane (2007) berpendapat bahwa, sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut O’brien (2005), sistem Informasi Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 2.1 Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems 2.1.2. Peran Sistem Informasi
Menurut O’brien (2005) terdapat 3 peran utama sistem informasi dala m bisnis yaitu: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Gambar 2.2 Peran Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
5
2.1.3. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen – komponen yang disebut blok bangunan (building block), yaitu:
1. komponen input Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen – dokumen besar. 2. komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. komponen teknologi teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian diri sistem secara keseluruhan. 5. komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. 6. komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil melalui hardwareuntuk menciptakan suatu informasi. 7. komponen basis data Merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 8. komponen control Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bial terlanjur terjadi kesalahan – kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
E nterprise Resource Planning Perencanaan Sumberdaya Perusahaan ( Enterprise Resource Planning /ERP) menurut Mustacelo dan Slack dalam Mimin (2011) adalah menunjukkan perkembangan terkini dan paling signifikan dari sist em perencanaan produksi dan pengawasannya dalam perusahaan manufaktur, yang melibatkan Perencanaan Pengadaan Bahan ( Material Requirement Planning /MRP). ERP pertama kali digunakan pada awal 1988 saat Perusahaan Kimia Dow menggunakan modul ERP dari SAP AG Jerman, namun perbedaan mencolok dari
6
sistem ERP ditunjukkan dengan dirilisnya SAP R/3 pada 2004. Pada tahun yang sama, beberapa penyedia/vendor piranti lunak turut meramaikan persaingan pasar sistem dan konsultansi ERP seperti Oracle, PeopleSoft, Baan, dan JD Edwards. Sedangkan menurut Davenport dalam Mimin (2011), ERP adalah paket software yang mengintegrasikan semua informasi dalam perusahaan seperti informasi keuangan dan akunting, informasi SDM, informasi rantai nilai, dan informasi pelanggan. Laukkanen dalam Mimin (2011) juga berpendapat bahwa ERP dapat dilihat sebagai “sebuah ideologi dari perencanaan dan mengatur sumberdaya dari sebuah organisasi agar dapat menjadi efektif, produktif, dan juga menguntungkan, yang kesemuanya termanifestasi dalam bentuk paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi. Lebih lanjut Slack dalam Mimin (2011) mengutarakan bahwa ERP mengintegrasikan seluruh bagian organisasi seperti “sistem syaraf pusat” yang dapat merasakan apabila terjadi perubahan bisnis dalam informasi terkini dan meneruskan informasi tersebut ke bagian lainnya saat itu juga (real time). ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government , dan lain-lain.
Gambar 2.3 Diagram ERP
2.2.1
Model Komponen ERP Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia: Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant
7
2.2.2
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management. Modul Financial & Akuntansi : General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling. Modul Sumber Daya Manusia : Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management. Software ERP Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pas aran: 1. SAP 2. JDE 3. BAAN 4. MFGPro 5. Protean 6. Compiere 7. Adempiere 8. OneSoft SME Business Solution
2.2.3
Manfaat Menggunakan ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: 1. Integrasi data keuangan : untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 2. Standarisasi Proses Operasi : menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. 3. Standarisasi Data dan Informasi : menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda. 2.2.4 Model Komponen ERP Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia: Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management. Modul Financial & Akuntansi : General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling. Modul Sumber Daya Manusia : Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
8
2.2.5
Software ERP Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pas aran: 9. SAP 10. JDE 11. BAAN 12. MFGPro 13. Protean 14. Compiere 15. Adempiere 16. OneSoft SME Business Solution
Customer Relationship Management 2.3.1
Pengertian Customer Relation Management Kotler dan Keller (2009), berpendapat bahwa, CRM (Customer Relation Management) merupakan proses mengelola informasi rinci tentang masing – masing pelanggan dan secara cermat mengelola semua “titik sentuhan” pelanggan demi memaksimalkan kesetian pelanggan. Titik sentuhan pelanggan adalah kesempatan apa pun dimana seorang pelanggan menghadapi merek dan produk, mulai dari pengalaman aktual, komunikasi massal sampai observasi kasual. CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkordinasi. CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut (Amin Widjaja Tunggal, 2008).
Gambar 2.4 Diagram CRM
Tujuan Customer R elation Management Menurut Caesar (2009), tujuan Customer Relation Management yaitu : 1. Menggunakan hubungan dengan pelanggan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan. 2. Menggunkan informasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan.
2.3.2
9
3. Mendukung proses penjualan berulang kepada pelanggan. Kegunaan Customer R elation Management Database customer didalam CRM dapat digunakan untuk berbagai macam kegunaan, diantaranya adalah (Alkindi, 2010) : 1. Mendesain dan melaksanakan marketing campaign untuk mengoptimalkan efektifitas marketing . 2. Mendesain dan melaksanakan customer campaign yang spesifik seperti cross selling, up – selling, dan retensi. 3. Menilai respon customer terhadap produk dan level service, misalnya seperti kenaikan harga, new product development, dan lainnya. 4. Mengambil keputusan manajemen seperti forecasting financial dan customer profitability analysis. 5. Prediksi terhadap level defect yang tak diinginkan customer (churn analysis). 2.3.3
I nventory 2.4.1 Pengertian Persediaan/I nventory Menurut Rangkuti (2007), persediaan (inventory) didefinisikan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang – barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu. Sedangkan menurut Hani Handoko (2000), persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan baik internal maupun eksternal. 2.4.2
Fungsi-fungsi Persediaan Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan fleksibilitas operasi perusahaan. Fungsi persediaan menurut Rangkuti (2007), yaitu: 1. Fungsi Decoupling, untuk membantu perusahaan agar bisa memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. 2. Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko dan sebagainya). 3. Fungsi antisipasi, untuk mengantisipasi dan mengadakan permintaan musiman (seasonal inventories), menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan untuk menyediakan persediaan pengamanan (safety stock). 2.4.3
Sistem Pengendalian Persediaan Menurut Sugiri (1995), terdapat dua alternatif sistem pengendalian persediaan, yaitu: 1. Sistem fisik (periodik)
10
Pada sistem fisik, harga pokok penjualan baru dihitung dan dicatat pada akhir periode akuntansi. Cara yang dilakukan dengan menghitung kuantitas barang yang ada digudang di setiap akhir periode, kemudian mengalikan dengan harga pokok per satuannya. 2. Sistem perpectual Dalam sistem perpectual , perubahan jumlah persediaan dimonitor setiap saat. Caranya adalah dengan menyediakan satu kartu persediaan untuk setiap jenis persediaan.
2.5
E -Commerce dan M arketing
2.5.1
E-Commerce Menurut Robert E. Johnson, e-commerce merupakan suatu tindakan melakukan transaksi bisnis secara elektronik dengan menggunakan internet sebagai media komunikasiyang paling utama (Robert E. Johnson). E-commerce berhubungan dengan penjualan, periklanan, pemesanan produk yang semuanya dikerjakan melalui internet. (Gary Coulter & John Buddemeir) E-Commerce dapat dijadikan sebagai solusi untuk membantu perusahaan dalam mengembangkan perusahaan dan menghadapi tekanan bisnis. Tingginya tekanan bisnis yang muncul akibat tingginya tingkat persaingan mengharuskan perusahaan untuk dapat memberikan respon. Penggunaan e-Commerce dapat meningkatkan efisiensi biaya dan produktifitas perusahaan, sehingga dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing. Adapun jenis-jenis e-commerce antara lain a) business-to-business-to-consumer (B2B2C): dimana suatu perusahaan menjual produk atau jasa kepada perusahaan lain yang memiliki konsumennya sendiri b) consumer-to-business (C2B): dimana individu menggunakan Internet untuk menjual produk atau jasa kepada perusahaan atau individu, atau untuk mencari penjual atas produk atau jasa yang diperlukannya. c) consumer-to-consumer (C2C): dimana konsumen menjual (bertransaksi) langsung kepada konsumen lain d) peer-to-peer (P2P): teknologi yang memungkinkan sesama komputer pada suatu jaringan untuk bertukar data dan proses secara langsung; dapat digunakan untuk C2C, B2B, dan B2C e) mobile commerce (m-commerce): transaksi dan aktivitas EC dilakukan dengan teknologi wireless(misal telepon selular) f) location-based commerce (l-commerce):transaksi m-commerce yang ditargetkan pada individu di lokasi dan waktu tertentu g) intra-business EC: kategori EC untuk aktivitas internal suatu organisasi yang melibatkan pertukaran barang, jasa, atau informasi antara berbagai bagian dan individu dalam perusahaan.
Dalam Grolier Business Dictionary, disebutkan sepuluh langkah jika kita ingin terlibat dalam e-business, yaitu: 1. Get Started — identifikasi kebutuhan-kebutuhan kita.
11
2. Get a good idea — putuskan apa yang akan kita jual, baik itu berupa barang atau jasa, atau keduanya. 3. Get e-mail — tata ulang akun e-mail yang sudah ada (atau buat akun email baru) untuk pemasaran dan penjualan produk kita. 4. Get a web site — buat situs web baru atau gunakan yang sudah ada. 5. Get a domain name — perkuat identitas merk/brand kita di internet/ web. 6. Get visitors — undang orang-orang untuk mengunjungi alamat situs kita. 7. Know your visitors — susuri dan ukur keberhasilan kita. 8. Improve your web site — perkaya situs web kita dengan e-commerce dan perangkat kinerja lainnya. 9. Find new customers — kenali dan bidik pelanggan potensial. 10. Start selling online — pelayanan merchant dan transaksi yang aman. 2.5.2
Marketing (Pemasaran) Pemasaran dan Konsep Pemasaran adalah salah satu kegiatan-kegiatan pokok dalam suatu perusahaan untuk mempertahankan hidup dan untuk mendapatkan laba/keuntungan. Kegiatan pemasaran dalam perusahaan harus dapat memberikan kepuasan kepada konsumen agar perusahaan tetap bisa berkembang, atau konsumen mempunyai pandangan baik terhadap perusahaan tersebut. Pengertian pemasaran menurut Kotler dan Armstrong (2008), merupakan proses di mana perusahaan menciptakan nilai bagi pelanggan dan membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan dengan tujuan untuk menangkap nilai dari pelanggan sebagai imbalannya. Pemasaran adalah suatu sistem keseluruhan dari kegiatan-kegiatan bisnis yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan dan mendistribusikan barang dan jasa yang memuaskan kebutuhan mulai dari kebutuhan primer hingga kebutuhan tersier. (Stanton, William J. dalam Basu Swastha).
12
Gambar 2.5 Diagram Marketing
EMs ( Electronic Markets) adalah sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan/ menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu. Sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan jasa yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.
13
BAB III PEMBAHASAN Model e-Business ERP di Indocement Penerapan sistem informasi di PT Indocement terangkum dalam paket sistem intranet dimana, didalamnya terdapat ERP. Di dalam versi intranet Indocement ini, ERP adalah terminal sistem dari perencanaan sumber daya material ( Material Resources Planning ). ERP sistem ini menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori atau gudang, shipping /pengapalan, invoicing /faktur, dan akunting perusahaan. ERP software ini dapat membantu mengontrol berbagai aktivitas bisinis seperti penjualan, pengiriman, penagihan, produksi, manajemen inventori dan HRM. ERP ruang lingkupnya meliputi fungsional silang ( cross-functional ) dan keseluruhan perusahaan. Semua fungsi departemen-departemen yang terlibat dalam operasional dan produksi, semuanya terintegrasi dalam satu sistem. ERP System yang tercakup dalam sistem intranet Indocement, antara lain: Web Applications 1. Enterpise System Mencakup seluruh sistem di dalam sistem informasi Indocement, digambarkan secara preview dalam menu ini. 2. Debtore’s Phone 3.1
3. Procurement: e-Tender Merupakan kependekan dari Electronic Tendering System, memfasilitasi seluruh proses tender, dari pengiklanan sampai penempatan kontrak. Mencakup juga perubahan dari seluruh dokumen kontrak yang relevan ke dalam format elektronik. Setiap supplier dan kontraktor yang teregister dapat mengakses Project Request atau Service Request yang sedang dalam proses tender, dan akan dikirimi notifikasi dari manajemen Indocement. Coal Cigading Monitoring Digunakan untuk memonitor persediaan batubara yang dipasok dari Cigading sebagai gudang batubara utama Indocement, agar keberlangsungan operasi pabrik di Citeureup berjalan dengan baik. 4. Personnel Information Mencakup informasi seputar manajemen sumber daya manusia dengan segala fungsi dan perangkatnya. 5. Vehicle Dalam menu ini tercakup: - Administrasi angkutan/kendaraan - Transaction (alur dan posisi proses kendaraan) - Repair & Maintenance, mengatur perbaikan dan perawatan kendaraan. - Tire management, manajemen pemakaian ban kendaraan. - Inquiry, menangani permintaan kendaraan.
14
- Vehicle closing, di dalamnya terdapat data pengemudi/ karyawan, penutupan administrasi transaksi kendaraan, dan melihat posisi kendaraan yang telah digunakan. 6. Indocement Work Progress Monitoring System Mencakup monitoring perkembangan operasional produksi atau pekerjaan dari berbagai lini di dalam perusahaan. 7. Cylinder Tracking Di dalam menu ini kita dapat menelusuri dan mengetahui kondisi persediaan tabung gas dan oksigen yang biasa digunakan untuk pekerjaan atau menunjang produksi. 8. Outside Cleanliness Inspection System Menu ini melingkupi sistem pemeriksaan tingkat kebersihan atau polusi di sekitar pabrik, dengan monitoring alat-alat pengukur debu yang disebar di beberapa titik di lingkungan sekitar lokasi pabrik. 9. Indocement Safety Observation Program Program observasi keamanan ini merupakan bentuk pengamatan, pengendalian, dan pencegahan terhadap aspek-aspek bahaya yang ada di lingkungan kerja dengan melibatkan peran aktif seluruh karyawan demi menciptakan lingkungan kerja yang aman dan dapat menekan atau menihilkan angka kecelakaan kerja. 10. Agreement Database Terdapat kumpulan database perjanjian atau kontrak karya di dalamnya. 11. Contract Worker Dalam menu ini terdapat data mengenai pekerja/karyawan kontrak dalam perusahaan. 12. CSR Information system Menu ini melingkupi sistem informasi Corporate Social Responsibility yang dijalankan perusahaan.
Online Report Library Dalam menu ini terdapat kumpulan atau perpustakaan dari laporan-laporan yang diposting melalui online.
Peningkatan Pelayanan Pelanggan melalui e-Payment to End-user Pada saat ini Indocement dalam menjalankan penjualannya terfokus pada distributor dan toko material di seluruh Indonesia. Indocement belum memfokuskan penjualannya di level end-user . Indocement juga telah memanfaatkan internet dalam meningkatkan penjualannya. Setiap customer yang terdaftar dalam database toko di Indocement tinggal masuk ke web Indocement (www.sementigaroda.com) lalu melakukan kustomeran barang, kemudian toko juga harus melakukan pembayaran. Dengan mekanisme seperti ini Indocement bisa mempermudah proses penjualan dan dapat memungkinkan toko dan distributor melakukan order langsung ke Indocement dengan harga pricelist .
15
Dari sisi pembayaran, TOP (Term of Payment ) di Indocement mempunyai aturan bahwa untuk melakukan pengiriman atas kustomeran maka kustomer harus membayar terlebih kepada Indocement. Hal ini berarti setelah toko telah melakukan penginputan di Web untuk melakukan kustomeran barang, maka mereka perlu melakukan pembayaran kepada Indocement agar pesanan tersebut dapat disetujui dan dapat segera dikirimkan. Meningkatnya penjualan di Indocement mengakibatkan adanya kesulitan teknis di bagian keuangan Indocement karena adanya permintaan konfirmasi apakah suatu kustomeran telah dilakukan pembayaran atau belum. Sebagai cara untuk memecahkan masalah ini, Indocement telah menggunakan fasilitas Virtual Banking di Bank-bank rekanannya. Fitur Virtual Banking ini bisa mempercepat rekonsiliasi pembayaran, Indocement bisa dengan cepat memberikan konfirmasi apakah suatu order telah dilakukan pembayaran atau belum.
Gambar 3.1 Diagram Pembayaran e-Payment eksisting di Indocement
INDOCEMENT
Virtual
DISTRIBUTOR
Virtual
DISTRIBUTOR
Banking
Banking
TOKO
TOKO
TOKO
TOKO
Future Development e-Payment to End-user Sebagai Future Development Indocement, dalam rangka meningkatkan penjualannya, Indocement perlu meningkatkan penjualan sampai dengan enduser . Secara konsep yang sudah ada Indocement perlu sedikit memodifikasi websitenya yaitu dengan menyediakan akses pesanan di web tidak hanya sampai level toko saja, akan tetapi sampai dengan level end-user . Penyediaan akses ini memungkinkan setiap orang di Indonesia melakukan kustomeran yang tersedia hingga 24 jam dan juga layanan antar barang hingga alamat yang ditujukan. Adapun cara kerja website itu adalah sebagai berikut. Konsumen yang ingin melakukan pembelian semen bisa masuk ke website www.tigaroda.com. Kemudian konsumen harus melakukan pengisian form order yang telah disediakan di web. Konsumen harus mengisi form yang diminta secara lengkap seperti nama kustomer, jumlah pesanan, alamat pesanan, no telpon, tanggal dan jam dibutuhkan, dan metode pembayaran yang akan digunakan. Kemudian setelah Website ini akan melakukan kalkulasi dan pencarian toko yang memiliki jarak yang terdekat dengan toko yang lebih dekat dengan lokasi pengiriman semen, dan juga melihat ketersediaan akan semen yang
16
dimaksudkan, dan juga mengecek apakah di tanggal dan jam yang diinginkan konsumen toko tersebut melayani penjualan. Ketika sudah ditemukan, website tersebut mengalihkan penjualan tersebut ke toko yang dimaksudkan. Kemudian setelah mendapatkan toko yang dimaksudkan, tampilan website pun menunjukan nama toko yang akan mengirimkan barang, dan kemudian apabila sebelumnya konsumen memilih metode pembayaran dengan menggunakan e-banking maka tampilan website akan menyediakan entrain untuk melakukan pembayaran akan tetapi apabila konsumen memilih COD (Cash On Delivery) maka hanya diperlukan konfirmasi kembali apakah kustomeran sudah selesai dilakukan. Kemudian toko yang menerima pengalihan penjualan dari website Indocement melakukan konfirmasi penjualan kepada konsumen tersebut lalu kemudian toko tinggal melakukan pengiriman kepada konsumen di tanggal dan jam yang diinginkan konsumen.
Gambar 3.2 Alur Proses Pemesanan Semen oleh E nd-user Mulai
Konsumen Mengisi Pesanan di web
Website akan mengalihkan penjualan ke toko terdekat
Konsumen Melakukan Pembayaran via ebanking
Barang dikirimkan ke alamat tujuan konsumen
Selesai
Adapun Matris Komponen SIM untuk aktivitas ini adalah sebagai berikut :
17
Gambar 3.3 Diagram Pembayaran e-Payment eksisting di Indocement Aktivitas SI
Input
Hardware
Net Ware
Mesin dan Media PC
Mesin dan Media Internet
Software Program Internet Explorer,
SDM
Prosedur
Spesialis
Data User
Agen/Customer Data entry procedure
Pemrosesan
PC/Server
Internet
ERP yang Terintegrasi dengan Internet
Output
PC
Internet
ERP
-
Output procedure
IT
and distribution Penyimpanan
Server, Hardisk/Server
Backup
Pengirim, Agen/Customer, Admin Penjualan. Manajer
IT
Produk Informasi
Pemesan, Alamat kirim, tnggal dibutuhkan, tanggal order, barang yang dipesan.
Pesanan Penjualan,
Pesanan Penjualan, Ketersediaan barang, Status Pembayaran Order Pemesan, Detail barang pesanan, tgl kirim, alamat kirim, PIC pengirim.
Status Display
Informasi Pesanan
Informasi Pesanan
Data Validation.
Annually Report
Sales Order, Delivery Order
procedure Pengendalian
-
SUPERVISOR Monitoring procedure
Pengirim, Agen/Customer, Admin Penjualan. Manajer
3.2. Tantangan ke Depan
Dari pengembangan Future Development tersebut kita bisa simpulkan, dengan adanya pengembangan ini Indocement bisa memperluas pangsa pasarnya hingga ke segement end user dan juga Indocement bisa lebih melayani pelanggannya. Akan tetapi pengembangan ini pun masih memiliki tantangantantangan yaitu: 1. Setiap toko yang terkait dengan website ini harus memiliki jam pelayanan yang konsisten. Jangan sampai toko yang telah menerima pengalihan penjualan kemudian ternyata tidak melayani penjualan di tanggal dan jam yang diinginkan konsumen. 2. Harga yang ditawarkan oleh Indocement tidak boleh bervariasi. Tidak boleh harga satuan yang diterima konsumen berbeda antara satu toko dengan toko yang lain karena akan mengakibatkan ketidak konsistenan harga dan hal ini akan membingungkan pembeli. 3. Setiap toko yang terkait dengan website harus memiliki data yang realtime tentang kondisi stok di toko mereka masing-masing. Di harapkan setiap toko yang menerima pengalihan penjualan telah memiliki persediaan semen yang cukup. 4. Setiap toko harus memiliki mekanisme pengecekan pembayaran yang realtime sehingga apabila ada customer yang melakukan kustomeran dan sudah melakukan pembayaran akan terlihat di ordernya
18
BAB IV KESIMPULAN
Dari pemaparan masalah-masalah dan tawaran solusi penulis di atas, dapat disimpulkan beberapa hal berikut: 1. Peningkatan pengawasan armada pengiriman semen atau ready mix concrete, dapat dilakukan dengan mengimplementasikan perangkat sistem komputerisasi yang terintegrasi dan dikontrol penuh dari Indocement. Jika hal tersebut dilakukan maka akan didapat: a. Pengiriman semen dapat lebih dijamin kualitas ketepatan jumlah dan waktunya. b. Jika terjadi masalah dalam proses pengiriman, maka akan segera diketahui sumber masalahnya tersebut, hingga dapat diusulkan solusi secepatnya dan kepercayaan konsumen dan stakeholder lain tetap terjaga. 2. Selain dari sisi logistik di atas, dapat juga dilakukan peningkatan pelayanan kepada end-user . Caranya dengan membuka akses langsung dari konsumen pribadi kepada Indocement, hal ini dapat berdampak pada: a. Mempertahankan pelanggan loyal. b. Menambah pelanggan baru. c. Memberikan value added kepada pelanggan dengan mempermudah transaksi melalui sistem e-payment hingga end-users. d. Akan terbangun infrastruktur jaringan distribusi sistematis dan fullcontrol .
19
DAFTAR PUSTAKA
Amin Widjaja Tunggal. (2008). Audit Manajemen. Jakarta : Rineka Cipta. Basu Swastha dan Irawan (2003). Manajemen Pemasaran Modern (Edisi kedua). Yogayakarta: Liberty Offez. Jakarta: Gramedi Pustaka Utama. Chopra, Sunil & Peter Meindl. (2007). Supply Chain Management-Strategy, Planning & Operation. Prentise Hall.USA.
http://www .Gary Coulter dan John Buddemei. (E -commerceOutline).diakses 18 November 2013. Husein Umar, (2002). Metodologi Penelitian Aplikasi dalam Pemasaran . Edisi II, Cetakan Keempat Belas, Yogyakarta: BPFE. Kotler, Philip & Gary Armstrong. (2006). ”Principles of Marketing” Eleventh Edition, Pearson Prentice Hall. New Jersey. Kotler, Philip dan Kevin Lane Keller. (2009). Manajemen Pemasaran (Edisi Kedua Belas). Cetakan Ketiga. Jakarta: PT. Indeks. Laudon, Kenneth & Jane. (2012). Sistem I nformasi Manajemen. Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. m.businessdictionary.com, diakses pada 7 November 2013. O’Brien, James. (2006). Pengantar Sistem I nformasi . Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat. Rangkuti, Freddy. (2007). Strategi Promosi Y ang K reatif dan Analisis K asus I ntegrated Marketing Communciation. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Robert E. Johnson, III. http://www.cimcor.com. diakses pada 7 November 2013 Simchi-Levi, David., Kaminsky, Philip and Simchi-Levi, Edith. (2000).
Designing and Managing The Supply Chain Concepts, Strategies and Case Studies. McGrawHill Int. Edition. Siwi,
Rhea. (2011). Shipping/Pelayaran dan Kapabean. http://www.sekantongcoklat.wordpress.com. diakses pada 24 November 2013.
yeyennurlinapurnama.blogdetik.com, diakses pada 7 November 2013.
20
Wikipedia.com, diakses pada 7 November 2013. Indocement Intranet: http:/intranet/…, diakses pada 1 November 2013. http://www.bagusnyatigaroda.com, diakses pada 1 November 2013. http://www.heidelbergcement.com. diakses pada 1 November 2013. http://www.indocement.co.id, diakses pada 1 November 2013. http://www.rfid.ac. diakses pada 20 November 2013. http://www.sementigaroda.com. diakses pada 1 November 2013.
21
