Proyecto: Desarrollo de software para el manejo de los datos contables para la empresa ORCONSA S.A ______________________________________________________________________
PERFIL DEL PROYECTO Fecha: 02 de Setiembre de 2008
Número de proyecto: 01
I. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO Nombre del proyecto Desarrollo de software para par a el manejo de los datos contables para la empresa ORCONSA S.A
Área funcional
Nombre del solicitante
Administración y Contabilidad de la
Ornamentales de Concepción S.A
empresa
Nombre del líder del Proyecto de TI y del Proyec P royecto to de Negocio Wilmer Murillo Araya
II. DETALLE DEL PROYECTO Problema o necesidad de negocio a resolver * El problema de controlar y registrar de forma manual todos los movimientos y transacciones que se realizan en la empresa: costos directos, indirectos, gastos, ingresos, en fin, todos los datos necesarios para el manejo adecuado de la contabilidad, es la causa de que este proceso sea bastante lento y tedioso, debido a que el contador necesita mensualmente todas las facturas y comprobantes de pago para r ealizar su trabajo, además, existe la posibilidad de que se pierda algún documento necesario para tal efecto en el transcurso del mes. Por otra parte, par te, todos los documentos se almacenan en archiveros dentro de la empresa.
* Afecta al área administrativa de la misma, así como la eficiencia del sistema contable. * Lo que genera inversión de tiempo y dinero innecesarios debido a la ineficiencia del sistema de registro de cuentas, datos y documentos, así como el uso de espacio dentro de la empresa para mantener los archivos. Se produce desorden a la hora de realizar la contabilidad mensualmente como consecuencia de todos los documentos requeridos para conocer todos los movimientos efectuados durante el perí odo.
Descripción de la Idea /Iniciativa Con el fin de llevar a cabo con éxito el proyecto se propone la siguiente metodología: Analizar el problema que la empresa desea corregir, en este caso, el manejo manual de
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todos los datos contables y uso de archiveros para conservarlos, para poder establecer los requerimientos del sistema; mediante reuniones con la alta dirección de la empresa, para conocer sus objetivos y realización realizaci ón de lluvia de ideas. Una vez definidos, los requerimientos se documentarán haciendo uso del presente documento, así como de las plantillas existentes para tal fin en el Estándar IEEE, basándose en el concepto de Casos de Uso. Posteriormente se procederá con el análisis, a nálisis, diseño y modelado del proyecto, finalmente, se entregará entre gará a la empresa un prototipo funcional del sistema, cuyo grado de completitud se establecerá previamente.
Objetivos Estratégicos * Mejorar la tecnología de punta para el manejo de la organización, con el fin de lograr y mantener un nivel de eficiencia competitivo. * Buscar soluciones integrales a los problemas que se presentan para lograr la excelencia en el desempaño de la empresa.
Objetivo del Negocio Mejorar la eficiencia de la empresa, mejorando el manejo de información dentro de la misma.
Beneficios/ Impacto en la organización organización El desarrollo e implantación del sistema traerá a la empresa grandes gr andes beneficios, mejorando la eficiencia efici encia mediante la reducción y eliminación de tiempos t iempos y movimientos, lo que conlleva a una disminución en los costos. costos.
Entregas * Permitirá el registro r egistro y almacenamiento de todos los movimientos realizados en una base de datos, además el software cuenta con una interfaz gráfica de usuario amigable, que le permite al usuario el fácil y rápido acceso a la información registrada, de manera que los funcionarios autorizados que requieran conocer algún dato podrán consultarlo en cualquier momento, sin necesidad de ir a buscar a los archiveros o correr el riesgo de que otra persona los esté utilizando en ese e se momento. * Agilizará el proceso contable gracias al rápido y fácil acceso que tendrá el contador cada mes a las transacciones monetarias de ese período necesarias para llevar la contabilidad. Con este beneficio se reducirá la cantidad de horas para efectuar esta tarea, con lo cual disminuirán los costos y se incrementará la eficiencia del proceso al hacer
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Entregas * Permitirá el registro r egistro y almacenamiento de todos los movimientos realizados en una base de datos, además el software cuenta con una interfaz gráfica de usuario amigable, que le permite al usuario el fácil y rápido acceso a la información registrada, de manera que los funcionarios autorizados que requieran conocer algún dato podrán consultarlo en cualquier momento, sin necesidad de ir a buscar a los archiveros o correr el riesgo de que otra persona los esté utilizando en ese e se momento. * Agilizará el proceso contable gracias al rápido y fácil acceso que tendrá el contador cada mes a las transacciones monetarias de ese período necesarias para llevar la contabilidad. Con este beneficio se reducirá la cantidad de horas para efectuar esta tarea, con lo cual disminuirán los costos y se incrementará la eficiencia del proceso al hacer un mejor uso del recurso tiempo. * El espacio disponible dentro de la empresa aumentará al eliminar los archivos donde se guardan los registros de transacciones en documentos impresos y facturas originales. Por otra parte, se eliminarán el iminarán los tiempos requeridos para realizar dicha labor, con lo que disminuyen los costos de operación y mano de obra indirecta. * Permitirá un mejor control sobre las transacciones realizadas por parte de la administración, con lo cual se reduce la probabilidad de pérdida de información, dinero y a la vez hará el proceso de toma de decisiones más eficiente, al reducir el tiempo necesario para conocer información requerida para tal efecto.
