PROPOSAL PROGRAM BANTUAN PENGEMBANGAN LAYANAN PUSAT KARIR LANJUTAN (TRACER STUDY) (BPLPKL)
STIKes HANG TUAH PEKANBARU
Direktorat Kemahasiswaan Direktorat Jendral Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kemristekdikti 2017
DAFTAR ISI Halaman Halaman identifikasi dan Pengesahan ............................................................................... ii Pernyataan Dana Pendamping .......................................................................................... iii Surat Pernyataan ................................................................................................................ iv DAFTAR ISI .......................................................................................................................v ABSTRAK ....................................................................................................................... vii BAB I INFORMASI UMUM .............................................................................................1 A.
Pendahuluan ............................................................................................................1
B.
Pusat Karir Stikes Hang Tuah Pekanbaru ..............................................................2
C.
Tracer Study Stikes Hang Tuah Pekanbaru ............................................................2
D.
Dampak Bantuan Pengembangan Pusat Karir Lanjutan Di Stikes Hang Tuah Pekanbaru ......................................................................................................4
BAB II LATAR BELAKANG PELAKSANAAN TRACER STUDY .............................6 A.
Gambaran Dan Jumlah Target Responden Lulusan Stikes Hang Tuah Pekanbaru Tahun 2015 ...........................................................................................6
B.
Gambaran Laporan Update Data Lulusan Di Pd-Dikti Oleh Stikes Hang Tuah Pekanbaru................................................................................................................7
C.
Kebutuhan Terhadap Data Tracer Study ................................................................7
D.
Situasi Pelaksanaan Tracer Study Terkini Di Stikes Hang Tuah Pekanbaru .........8
BAB III METODOLOGI TRACER STUDY .....................................................................9 A.
Design Tracer Study ...............................................................................................9
B.
Subyek Tracer Study ..............................................................................................9
C.
Metode Pelacakan Tracer Study .............................................................................9
D.
Instrumen Tracer Study ........................................................................................10
BAB IV AKTIVITAS DAN PENJADWALAN ..............................................................12 A.
Organisasi Tracer Study Program Bantuan Pelayanan Pusat Karir Lanjutan 2017 .......................................................................................................12
B.
Aktivitas Dan Penjadwalan ..................................................................................12
BAB V ANGGARAN YANG DIUSULKAN ..................................................................13
ABSTRAK Kurang lebih 800 mahasiswa lulus dari STIKes Hang Tuah Pekanbaru setiap tahunnya. Tracer Study merupakan sebuah program kerja yang diselenggarakan oleh pusat karir yang bertujuan untuk melakukan studi pelacakan jejak lulusan/alumni yang dilakukan 2 tahun setelah lulus dan bertujuan untuk mengetahui outcome, output, proses pendidikan dan input pendidikan. Tracer Study merupakan salah satu poin yang penting dalam pengembangan kegiatan akademik. Dengan kemajuan teknologi saat ini, tidak dapat dipungkiri segala aktifatas dimudahkan dengan bantuan sebuah sistem. Maka dari itu CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru telah melakukan upgrade terhadap sistem Tracer Study yang pada awalnya dilakukan secara manual, sekarang telah dapat dilakukan secara online melalui website yang telah dikembangkan. Agar alumni mau mengisi data pada website tersebut, CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru membuat sebuah aturan dimana alumni harus melakukan pengisian data alumni pada website CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru untuk mendapatkan surat alumni yang digunakan untuk pengurusan legalisir akreditas dan ijazah. Kuesioner Tracer Study dilakukan 2 tahun setelah lulus, maka CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru dalam proses mengembangkan sistem SMS Gateway dan E-mail Reminder untuk mengingatkan alumni agar dapat mengisi kuesioner Tracer Study
yang telah disediakan di website CDC. Rencana
kedepan juga CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru akan menyediakan ID Card dengan sistem barcode untuk mempermudah segala proses pengurusan legalisir akreditas dan ijazah. Dengan diberikannya kemudahan-kemudahan tersebut, diharapkan alumni mau memberikan kontribusi untuk pengisian data alumni dan data kuesioner yang dibutuhkan oleh PT
untuk
meningkatkan
kualitas
PT.
BAB I INFORMASI UMUM A. PENDAHULUAN STIKes Hang Tuah Pekanbaru adalah perguruan tinggi swasta (PTS) yang dikelola oleh Yayasan Hang Tuah Pekanbaru. Yayasan Hang Tuah Pekanbaru disahkan oleh Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor : C-291.HT.01.02.HT.2005 tanggal 09 Maret 2005, sesuai Akta Nomor 142 tanggal 17 Desember 2004 dan Akta Nomor 174 tanggal 31 Januari 2005 yang dibuat oleh Notaris Indah Retno Widayati, SH. 1. Visi dan Misi STIKes Hang Tuah Pekanbaru adalah sebagai berikut: Visi Visi STIKes Hang Tuah Pekanbaru adalah terwujudnya institusi kesehatan yang unggul dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di tingkat regional tahun 2036. Misi 1. Melaksanakan pendidikan kesehatan yang bermutu untuk menghasilkan lulusan yang profesional berorientasi kepada peningkatan kesehatan masyarakat; 2. Mengembangkan ilmu dan teknologi kesehatan melalui kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat untuk peningkatan kesehatan masyarakat; 3. Melaksanakan penjaminan mutu yang konsisten dan berkelanjutan; 4. Mewujudkan atmosfer akademik yang kondusif melalui kinerja akademik;
5. Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak dalam penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Daftar program studi yang diselenggarakan STIKes Hang Tuah Pekanbaru : Tabel 1.1 Daftar Program Studi STIKes Hang Tuah Pekanbaru
No. 1 2 3 4 5 6 7
Program Studi DIII Kebidanan DIII Perekam Medis dan Informasi Kesehatan DIII Teknik Gigi Profesi Ners S1 Ilmu Keperawatan S1 Ilmu Kesehatan Masyarakat S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat
No. Surat Keputusan
Akreditasi
0032/LAM-PTKes/Akr/Dip/I/2016 771/SK/BAN-PT/Akred/Dpl-III/VII/2015
B B
Tanggal Kadaluarsa 10-01-2021 10-07-2020
027/SK/BAN-PT/AK-XII/Dpl-III/I/2013 346/SK/BAN-PT/Akred/PN/V/2015 346/SK/BAN-PT/Akred/PN/V/2015 222/SK/BAN-PT/Ak-XVI/S/XI/2013
C B B B
31-01-2018 09-05-2020 09-05-2020 01-11-2018
218/SK/BAN-PT/Ak-XI/M/X/2013
C
26-10-2018
1
B. PUSAT KARIR STIKES HANG TUAH PEKANBARU Career Development Center (CDC) STIKes Hang Tuah Pekanbaru merupakan suatu lembaga Pusat Karir di dalam struktur Perguruan Tinggi STIKes Hang Tuah Pekanbaru berdasarkan SK Ketua Nomor 09/STIKes-HTP/XI/2014/3442 Tertanggal 18 November 2014. Struktural Pusat Pengembangan Karir Mahasiswa STIKes Hang Tuah Pekanbaru dapat dilihat pada gambar 1.1 di bawah ini.
Gambar 1.1 Struktural Pusat Pengembangan Karir Mahasiswa STIKes Hang Tuah Pekanbaru
Fungsi CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru adalah untuk membantu lulusan baru dalam proses pencarian kerja agar dapat mendapatkan pekerjaan dalam waktu yang relatif singkat, mempersiapkan lulusan agar memenuhi kompetensi yang dibutuhkan dalam dunia kerja, dan membantu pemerintah dalam rangka memetakan kebutuhan dunia kerja dengan pembangunan pendidikan di Indonesia. Aktivitas yang dilakukan Career Development Center STIKes Hang Tuah Pekanbaru : 1.
Menyusun rencana kerja meliputi : tracer study, pelatihan, penyusunan teknis kerja, penyusunan SOP, pembagian tugas.
2.
Menyiapkan pola pelaksanaan tracer study yang lebih efektif. 2
3.
Mengambil data tracer study sebelumnya yang telah dilakukan oleh program studi di lingkungan Program Studi.
4.
Melaksanakan tracer study.
5.
Melaksanakan seminar bagi calon alumni yang akan memasuki dunia kerja.
6.
Membuat laporan hasil tracer study kepada Pimpinan Institusi.
7.
Membangun kerjasama dengan user untuk mendapatkan informasi tentang dunia kerja.
1. TRACER STUDY STIKES HANG TUAH PEKANBARU Tracer Study di STIKes Hang Tuah Pekanbaru telah berjalan sejak tahun 2013. Tracer Study dilakukan dengan memanfaatkan database mahasiswa yang telah lulus di STIKes Hang Tuah Pekanbaru. Selain itu Tim Tracer Study juga melakukan promosi dengan cara penempelan spanduk dan banner di tempat strategis di Pekanbaru yang berisikan informasi dan ajakan untuk alumni supaya ikut serta dalam mengisi kuesioner yang ada di dalam sistem Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru. Tujuan Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru : 1. Manajemen STIKes Hang Tuah Pekanbaru
: kepentingan akreditasi, sistem
ranking, evaluasi kualitas STIKes Hang Tuah Pekanbaru (internal dan eksternal), serta publikasi dan promosi STIKes Hang Tuah Pekanbaru . Masukan dalam bidang kurikulum, proses pembelajaran, sarana prasarana, dan pelayanan dan peningkatan SDM 2. Riset/Penelitian : topik-topik perkembangan pendidikan, analisa kesesuaian antara pekerjaan dan studi, isu-isu sosial lainya, seperti masalah gender, working condition, basic salary, dll. 3. Serta gabungan dari sisi Manajemen dan Riset, yaitu untuk evaluasi pengembangan studi, baik di STIKes Hang Tuah Pekanbaru maupun secara nasional. 4.
Untuk mengetahui penyerapan, proses, dan posisi lulusan dalam dunia kerja
5. Menyiapkan lulusan sesuai dengan kompetensi yang diperlukan di dunia kerja 6. Membantu program pemerintah dalam rangka memetakan dan menyelaraskan kebutuhan dunia kerja dengan kompetensi yang diperoleh dari STIKes Hang Tuah Pekanbaru
3
Tahapan Kerja Tim Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru : 1. Pengumpulan data. 2. Analisis dan pelaporan Manajemen pelaksanaan Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru : 1. Saat Alumni telah wisuda 2. Pengembangan Kuesioner Rencana Jangka Panjang Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru : 1. Sebagai pusat data alumni STIKes Hang Tuah Pekanbaru yang telah 100% lengkap dan akurat sesuai dengan data alumni. 2. Pemetaan pekerjaan, lokasi dan posisi lulusan STIKes Hang Tuah Pekanbaru di lingkungan pekerjaan. 3. Pemanfaatan data Tracer Study sebagai media promosi untuk menjalin kerja sama dengan penyedia lapangan kerja 4. Sebagai landasan data yang lengkap dan akurat untuk Pusat Pengembangan Karir STIKes Hang Tuah Pekanbaru dalam melaksanakan program kerjanya. 5. Target subyek terkontak dan mengisi kuesioner hingga 95% pada tahun 2018. C. DAMPAK
BANTUAN PENGEMBANGAN PUSAT KARIR LANJUTAN DI
STIKES HANG TUAH PEKANBARU Masalah yang di hadapi Pusat CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru dalam melaksanakan Tracer Study adalah: 1. Fasilitas yang kurang memadai untuk pengembangan sistem-sistem baru yang menunjang kemudahan proses Tracer Study. 2. Tidak ada anggaran Pendanaan Promosi Tracer Study baik dalam publikasi cetak maupun elektronik 3. Kurangnya kesadaran dari lulusan untuk berpartisipasi dalam Tracer Study. Dengan adanya Program Bantuan Pengembangan Layanan Pusat Karir Lanjutan (Tracer Study) kendala di atas dapat diatasi khususnya pada bagian fasilitas dan promosi untuk melaksanakan Tracer Study di STIKes Hang Tuah Pekanbaru. Karena dengan berjalannya Tracer Study secara baik, tepat dan akurat maka akan membantu STIKes Hang Tuah dalam hal promosi Perguruan Tinggi kepada masyarakat dan stakeholder terhadap lulusan yang dihasilkan oleh STIKes Hang Tuah Pekanbaru. Data yang berhasil 4
dikumpulkan oleh program Tracer Study akan membantu STIKes Hang Tuah Pekanbaru dalam peningkatan kualitas pendidikan yang diberikan kepada mahasiswa agar dapat memenuhi kebutuhan tenaga kerja mengikuti perkembangan yang terjadi saat ini.
5
BAB II LATAR BELAKANG PELAKSANAAN TRACER STUDY
A. Gambaran Dan Jumlah Target Responden Lulusan Stikes Hang Tuah Pekanbaru Tahun 2015 Pada tahun 2015, STIKes Hang Tuah Pekanbaru meluluskan sebanyak 780 orang mahasiswa dari berbagai jurusan. Detail lulusan dari STIKes Hang Tuah Pekanbaru dapat dilihat pada tabel 2.1 di bawah ini. Tabel 2.1 Gambaran dan Jumlah Target Responden Lulusan STIKes Hang Tuah Pekanbaru Tahun 2015 450 400
388
350 300 250
200 150
131
50
93
73
100 35
41
19
0
Penjelasan: a. Lulusan S1 Kesehatan Masyarakat: 388 Orang b. Lulusan D3 Kebidanan: 131 Orang c. Lulusan Profesi Ners: 35 Orang d. Lulusan S2 Kesehatan Masyarakat: 74 Orang e. Lulusan S1 Ilmu Keperawatan: 41 Orang f. Lulusan D3 Rekam Medik dan Informasi Kesehatan: 93 Orang g. Lulusan D3 Teknig Gigi: 19 Orang h. Total: 780 Orang
6
B. Gambaran Laporan Update Data Lulusan Di PD-DIKTI Oleh STIKes Hang Tuah Pekanbaru Tabel 2.2 Gambaran laporan update data lulusan di PD-DIKTI oleh STIKes Hang Tuah Pekanbaru 450 400
388
350 300 250 200 150
131
50
93
73
100 35
41
19
0
Penjelasan: a. Lulusan S1 Kesehatan Masyarakat: 388 Orang b. Lulusan D3 Kebidanan: 131 Orang c. Lulusan Profesi Ners: 35 Orang d. Lulusan S2 Kesehatan Masyarakat: 74 Orang e. Lulusan S1 Ilmu Keperawatan: 41 Orang f. Lulusan D3 Rekam Medik dan Informasi Kesehatan: 93 Orang g. Lulusan D3 Teknig Gigi: 19 Orang h. Total: 780 Orang C. Kebutuhan Terhadap Data Tracer Study Data Tracer Study sangat dibutuhkan sebagai informasi yang valid tentang keberadaan kompetensi lulusan apakah telah sesuai dengan kurikulum dan sebagai proses pembelajaran yang diharapkan dengan diperolehnya informasi yang benar maka pimpinan STIKes Hang Tuah Pekanbaru dapat mengambil kebijakan yang tepat guna mengatasi berbagai kelemahan yang ditemukan pada hasil Tracer Study
7
D. Situasi Pelaksanaan Tracer Study Terkini Di STIKes Hang Tuah Pekanbaru Program Tracer Study yang dilaksanakan oleh STIKes Hang Tuah pekanbaru saat ini telah menggunakan sistem online, dimana alumni dapat mengisi kuesioner secara online melalui website yang telah disediakan. Namun dalam pelaksanaannya terdapat beberapa kendala yang menghambat seperti: 1. No. telepon alumni yang tidak aktif 2. Email palsu yang diberikan alumni 3. Minimnya respons positif dari alumni untuk mengisi kuesioner yang disediakan 4. Penolakan dari Alumni untuk mengisi kuesioner kecuali yang mengisi data alumni langsung ke ruangan CDC STIKes Hang Tuah Pekanbaru saat melakukan legalisir ijazah.
8
BAB III METODOLOGI TRACER STUDY A. Design Tracer Study Proses yang telah dirancang oleh Ketua Career Development Center (CDC) STIKes Hang Tuah Pekanbaru diterapkan kedalam sebuah survey sensus melalui sistem online berupa website yang dapat meng-handle pengisian data alumni dan Tracer Study. Dalam pembangunan sistem tersebut, tim Tracer Study dibantu oleh BAAK sehingga menghasilkan sistem online Tracer Study seperti gambar dibawah ini.
Gambar 3.1 Sistem Online Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru
B. Subyek Tracer Study Subyek pada penelitian ini adalah Seluruh alumni STIKes Hang Tuah Pekanbaru Tamatan tahun 2015 yang terdiri dari program studi ilmu kesehatan masyarakat, program studi ilmu keperawatan dan Profesi Ners, program studi DIII Kebidanan, program studi DIII RMIK, program studi Teknik Gigi dan program studi S2 Magister Kesehatan, sesuai gambar 3.2 : No
Program Studi
Lulusan
1.
S2 Magister Kesehatan
73 Lulusan
2.
S1 Ilmu Kesehatan Masyarakat
3.
S1 Ilmu Keperawatan
41 Lulusan
4.
Profesi Ners
35 Lulusan
388 Lulusan
9
5.
D3 Kebidanan
6.
D3 RMIK
93 Lulusan
7.
D3 Teknik Gigi
19 Lulusan
Total
131 Lulusan
780 Lulusan
Gambar 3.2 Laporan Update Data Lulusan 2015
C. Metode Pelacakan Tracer Study Metode pelacakan (Tracer Study) yang diterapkan di STIKes Hang Tuah saat ini adalah: 1. Personal Administration 2. Online Survey Pengembangan metode pelacakan yang diterapkan oleh STIKes Hang Tuah Pekanbaru adalah: 1. Personal Interview 2. Personal Administration 3. Mail Survey 4. Telephone Survey 5. Online Survey D. INSTRUMEN TRACER STUDY Instrumen dari Tracer Study di STIKes hang Tuah Pekanbaru adalah kuesioner yang dapat diisi secara online oleh alumni atau datang langsung ke ruangan Pusat Karir STIKes Hang Tuah Pekanbaru. 1. Kuesioner Kuesioner yang digunakan adalah kuesioner standar yang diberikan oleh PD-DIKTI. 2. Proses Input a. Seluruh alumni akan diberikan info tentang kewajiban pengisian data alumni sebagai salah satu syarat dalam pengurusan legalisir ijazah dan akreditas yang dapat diakses melalui situs www.cdc.htp.ac.id b. Alumni memilih menu alumni pada bagian menu, apabila alumni belum pernah mengisi data alumni, maka ia harus memilih menu alumni baru dan mengisikan biodata secara lengkap, setelah mengisi data maka username dan password di set secara otomatis oleh sistem berupa NIM alumni tersebut
10
c. Setelah masuk kedalam sistem, alumni yang telah 2 tahun lulus maka dapat mengakses menu “isi kuesioner” yang terdapat pada kolom menu d. Akan muncul sederet pertanyaan yang wajib diisi oleh alumni setelah memilih menu “isi kuesioner” tersebut seperti gambar di bawah ini:
Gambar 3.2 Kuesioner yang Terdapat Pada Sistem Online Tracer Study STIKes Hang Tuah Pekanbaru
e. Setelah selesai, alumni menekan tombol “simpan” dan dapat keluar dari sistem. 3. Pengumpulan dan Pengolahan Data a. Tim Tracer Study mengunduh data alumni yang telah mengisi kuesioner pada sistem b. Data akan dianalisa dan diolah kedalam bentuk laporan hasil Tracer Study c. Wakil Ketua III Bagian Kemahasiswaan akan memutuskan tentang publikasi laporan hasil Tracer Study.
11
BAB IV AKTIVITAS DAN PENJADWALAN
A. ORGANISASI TRACER STUDY PROGRAM BANTUAN PELAYANAN PUSAT KARIR LANJUTAN 2017 Unit yang melaksanakan
: Bagian Tracer Study, Pusat Karir STIKes Hang Tuah Pekanbaru
Unit yang Memonitor dan
: Wakil Ketua III Bagian Kemahasiswaan STIKes Hang
Mengevaluasi
Tuah Pekanbaru
Struktural Bagian Tracer Study, Pusat Karir STIKes Hang Tuah Pekanbaru Penanggung Jawab
: Novita Rany, SKM, M.Kes (Wakil Ketua III Bagian Kemahasiswaan STIKes Hang Tuah Pekanbaru)
Ketua CDC STIKes HTP
: Reno Renaldi, SKM, M.Kes
Ketua Bagian Tracer Study
: Rizer Fahlepi, ST
Bagian Pengumpulan data
: Chandra Novian
Bagian IT
: Muhammad Arifin
B. AKTIVITAS DAN PENJADWALAN Aktivitas yang akan dilakukan oleh tim Tracer Study apabila mendapatkan dana Bantuan Pelayanan Pusat Karir Lanjutan (Tracer Study) 2017 adalah : Tabel 4.1 Aktivitas dan penjadwalan oleh Tim Tracer Stydy STIKes Hang Tuah Pekanbaru No 1 2
3
4
5
Deskripsi Kegiatan Penyusunan proposal hibah Memetakan keberadaan alumni dan melengkapi form rekapitulasi hasil pelacakan online secara online Meyiapkan artikel ilmiah dan poster untuk diserahkan ke Dikti Presentasi hasil program ke rektor Presentasi hasil program ke Dikti Penyerahan laporan pelaksanaan ke Dikti
Jun
Jul
Agt
Sept
Okt
Nop
Des
12
13
