Presentación Zen

presentaciónzen Ideas sencillas para el diseño de presentaciones

Garr Reynolds

Garr Reynolds

Presentación Zen. Ideas sencillas para el diseño de presentaciones Todos los derechos reservados. Queda prohibida, salvo excepción prevista en la ley, cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación de esta obra sin contar con autorización de los titulares de propiedad intelectual. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutiva de delito contra la propiedad intelectual (arts. 270 y sgts. Código Penal) . De esta edición: © 2010, PEARSON EDUCACIÓN S. A. Ribera del Loira, 28 28042 Madrid (España) ISBN: 978-84-9035-175-8 Deposito Legal: Authorized translation from the English language edition, entitled PRESENTATION PRESENTATION ZEN: SIMPLE IDEAS ON PRESENTATION DESIGN AND DELIVERY , 1st Edition by REYNOLDS, GARR, published by Pearson Education, Inc, publishing as New Riders, Copyright © 2008, Garr Reynolds All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from Pearson Education, Inc. SPANISH language edition published by PEARSON EDUCACIÓN S.A., Copyright © 2010. Traducido de PRESENTATION by PRESENTATION ZEN: SIMPLE IDEAS ON PRESENTATION DESIGN AND DELIVERY, DELIVERY, 1st Edition by REYNOLDS, GARR. Copyright © 2008, Garr Reynolds. ISBN: 978-0-321-52565-9 Diseño del libro: Garr Reynolds Traducción: VUELAPLUMA S. L. U. Equipo editorial: Editor: Jesús Domínguez Técnico Técnico editorial: Susana Canedo Equipo de producción: Director: José A. Clares Técnico: Diego Marín Impreso por: Nota sobre enlaces a páginas web ajenas: Este libro puede incluir enlaces a sitios web gestionados por terceros y ajenos a PEARSON EDUCACIÓN S. A. que se incluyen sólo con finalidad informativa. PEARSON EDUCACIÓN S. A. no asume ningún tipo de responsabilidad por los daños y perjuicios derivados del uso de los datos personales que pueda hacer un tercero encargado del mantenimiento de las páginas web ajenas a PEARSON EDUCACIÓN S. A y del funcionamiento, accesibilidad o mantenimiento de los sitios web no gestionados por PEARSON EDUCACIÓN S. A. Las referencias se proporcionan en el estado en que se encuentran en el momento de publicación sin garantías, expresas o implícitas, sobre la información que se proporcione en ellas.

A mis padres

Contenido Agradecimientos, vii Prólogo por Guy Kawasaki, viii INTRODUCCIÓN Las presentaciones en el mundo actual, 5 PREPARACIÓN Creatividad, limitaciones y restricciones, 31 Planificación analógica, 45 Desarrollo de la historia, 75 DISEÑO La importancia de la simplicidad, 103 Diseño de presentaciones: principios y técnicas, 119 Diapositivas de ejemplo: imágenes y texto, 165 PRESENTACIÓN El arte de estar completamente presente, 185 Conexión con la audiencia, 201 LOS SIGUIENTES PASOS Comienza el viaje, 217

Créditos de las fotografías, 224 Índice, 226

vi

Agradecimientos Este libro no habría sido posible sin una gran cantidad de ayuda y de apoyo. Quisiera dar las gracias a las siguientes personas por sus contribuciones y por el ánimo que me han proporcionado: A Nancy Duarte y Mark Duarte y a todo el personal de Duarte Design en Silicon Valley, incluyendo a Victoria Davis, Trish Gilfoil y Paula Tesch por su constante apoyo. En New Riders: a Michael Nolan (Editor de proyectos), que me pidió que escribiera este libro y me dejó la libertad para hacerlo a mi manera (sí, como la canción). A Marta Justak (Editora de desarrollo), que consiguió de manera increíble dotar de la necesaria claridad a mi manuscrito. A Rose Weisburd (Correctora de pruebas), que dispone de poderes mágicos para localizar los errores y para ofrecer consejos que ayudan a mejorar el texto. Gracias también a Mimi Heft por su ayuda en el diseño y la cubierta y a Hilal Sala (Editora de producción) por su talento y su extraordinaria paciencia. Gracias a Guy Kawasaki, Seth Godin, David S. Rose, Daniel Pink, Dan Heath y Rick Heath, Rosamund Zander, Jim Quirk, Deryn Verity por sus acertados consejos y por su ayuda a la hora de proporcionar contenido al libro durante las primeras etapas del proceso. Gracias a Garth Johnson y a toda la gente extraordinaria de iStockphoto.com por su gran ayuda con las imágenes y por la oferta especial incluida en la cubierta posterior del libro. Al diseñador Mayumi Nakamoto por enseñarme más de lo que yo estaba dispuesto a aprender (o más de lo que creía posible aprender) acerca de Adobe InDesign. A June Cohen y Michael Glass de TED, por

su ayuda con las imágenes. A Daniel Lee de Mojo por su ayuda con los créditos y a Aaron Walker, productor de Tom Grant en Japón, por su gran ayuda. A la comunidad de Design Matters Japan, incluyendo a Toru Yamada, Shigeki Yamamoto, Tom Perry, Darren Saunders, Daniel Rodriguez, Kjeld Duits, David Baldwin, Nathan Bryan, Jiri Mestecky, Doug Schafer, Barry Louie y muchos otros. Volviendo a los Estados Unidos, muchísimas gracias a todos aquellos que han aportado sus ideas y su apoyo, incluyendo a Debbie Thorn, CZ Robertson, David Roemer y Gail Murphy. Y a Mark y Liz Reynolds por esa fantástica barbacoa en la playa. Querría dar las gracias a los miles de suscriptores del blog Presentation Zen y a todos los lectores del blog que me han contactado a lo largo de los años para compartir conmigo sus historias y ejemplos, especialmente a Les Posen en Australia. Aunque resultaría imposible incluir todas las diapositivas en este libro, quiero dar las gracias a todos aquellos que me enviaron diapositivas de ejemplo, incluyendo a Jeff Brenman, Chris Landry, Scott B. Schwertly, Jill Cadarette, Kelli Matthews, Luis Iturriaga, Dr. Aisyah Saad Abdul Rahim, Marty Neumeier, Markuz Wernli Saito, Sangeeta Kumar, Allysson Lucca, Pam Slim, Jed Schmidt, Merlin Mann y muchos otros. Y, por supuesto, mi mayor apoyo en todo este proyecto ha sido mi esposa, Ai, que siempre ha mostrado una gran comprensión y ha sido una enorme fuente de inspiración y

de ideas (y, ocasionalmente, de galletas de chocolate).

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Prólogo por Guy Kawasaki Puesto que este libro aborda el tema de cómo realizar buenas presentaciones con diapositivas, pensé que resultaría apropiado que el propio prólogo fuera una serie de diapositivas. Hasta donde yo sé, será el primer prólogo de un libro en toda la historia realizado mediante una presentación de diapositivas PowerPoint. Ahora bien, unas buenas diapositivas, deberían mejorar una conferencia realizada en directo. Las diapositivas no están pensadas para contar toda la historia sin necesidad de presentador. Pero creo que, a partir de las diapositivas incluidas en la página siguiente, el lector podrá entender perfectamente lo que quiero decir. Si yo fuera a dar una conferencia sobre las razones por las que alguien debería comprar este libro, las diapositivas se asemejarían a las que aquí he incluido.

Guy Kawasaki Director Ejecutivo Garage Technology Ventures Cofundador de Truemors www.guykawasaki.com

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El

95% de las presentaciones APESTAN

e jem plo

No Apestan Apestan

OK, quizá estoy exagerando...

Realmente es el

99% No Apestan

¿POR QUÉ?

Apestan

Lo que vemos:

Lo que queremos ver:

Largo Aburrido Malas diapositivas Carente de sentido

Corto Sencillo Legible Interesante

PERO...

¡Houston, tenemos un problema!

ESTE LIBRO ES LA SOLUCIÓN

Así que abra su cartera y cómprelo

¡GRACIAS!

Luego abra su mente y léalo Después abra su corazón y aplíquelo.

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Presentación Zen

introducción

Capítulo 1 Las presentaciones en el mundo actual

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La simplicidad es la mayor de las sofsticaciones. — Leonardo da Vinci

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Las presentaciones en el mundo actual

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Con una serie de presentaciones de gran éxito realizadas en Tokio a mis espaldas tomé el tren Super Express de las 5:03 de la tarde hacia Osaka, equipado con mi ekiben (un tipo especial de bandeja de comida japonesa o bento , que se suele vender en las estaciones de tren) y una lata de cerveza Asahi en la mano. La quinta esencia de las “experiencias japonesas” para mí consiste en moverme por la campiña japonesa en los trenes de última generación, mientras pruebo delicadas especialidades japonesas tradicionales con mis palillos, bebiendo cerveza japonesa y captando imágenes de los templos, santuarios e incluso el Monte Fuji a través de la espaciosa ventana lateral. Constituye una maravillosa superposición de lo viejo y lo nuevo y una agradable forma de terminar el día. Mientras me encontraba sumido en la tarea de saborear el contenido de mi bento, miré hacia mi derecha, a través del pasillo, para observar a un hombre de negocios japonés con un aspecto pensativo, que estaba revisando una copia impresa de diapositivas PowerPoint. Había dos diapositivas por página y el conjunto estaba formado por una página detrás de otra, llenas de recuadros repletos de textos en japonés, en varios colores diferentes. No había ningún espacio vacío. No contenían ningún gráfico excepto el logotipo de la empresa en la parte superior del recuadro correspondiente a cada diapositiva. Una simple sucesión de diapositivas de texto, con sus títulos, con sus listas de viñetas y sus logotipos. Me pregunté si esas diapositivas iban a ser utilizadas como soporte visual para una presentación oral en directo. Si era así, compadezco a la audiencia. ¿Desde cuándo puede la audiencia leer y escuchar a alguien hablar al mismo tiempo (incluso aunque pudieran ver el texto de 12 puntos en la pantalla lo suficientemente bien como para leerlo)? ¿Iban a ser esas diapositivas empleadas simplemente como una especie de documento impreso en PowerPoint? Si es así, me compadezco tanto del autor como del lector, porque PowerPoint no es una herramienta para la creación de documentos. Los recuadros de listas y viñetas y logotipos no permiten componer unas buenas notas o un informe. Y a juzgar por la forma que el hombre iba saltando hacia adelante y hacia atrás entre las diapositivas impresas, quizá frustrado por la ambigüedad del contenido, me parece que él mismo se estaba dando cuenta del problema. ¡Qué contraste en la presentación del contenido, pensé para mi mismo! Podía ver el bento japonés bien diseñado y hermosamente eficiente situado delante de mí, que no contenía nada superfluo; por otro lado, el conjunto de diapositivas PowerPoint impresas mal diseñadas y difíciles


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de entender, al otro lado del pasillo. ¿Por qué el diseño y la presentación de contenido técnico o empresarial para una conferencia no podrían tener más puntos en común con el espíritu de los sencillos bentos que se venden en las estaciones de tren japonesas? Por ejemplo, el bento japonés está formado por un contenido perfectamente apropiado, dispuesto de la forma más eficiente y elegante. El bento se presenta de una manera simple, hermosa y equilibrada. No falta nada ni contiene nada superfluo. No tiene ningún tipo de decoración pero está diseñado de manera maravillosa. Tiene un estupendo aspecto y sabe extraordinariamente bien. Es una forma satisfactoria, inspiradora y gratificante de pasar 20 minutos. ¿Cuándo es la última vez que podría usted haber dicho esto mismo acerca de una presentación? Puede que parezca que un delicioso bento japonés y una presentación en PowerPoint no tienen nada en común, pero fue en ese preciso momento, hace muchos años, viajando por Japón a 350 kilómetros por hora, cuando tuve una sensación de “despertar”. Con ese repentino despertar, me di cuenta de que hacía falta hacer algo con el azote de las malas diapositivas PowerPoint y de las narraciones carentes de vida que las acompañan, y también me di cuenta de que yo podía hacer algo para acabar con ese azote. En Japón, como en cualquier otro lugar del mundo, los profesionales se ven obligados a sufrir presentaciones pobremente diseñadas casi a diario. Presentaciones en las que las diapositivas suelen hacer más mal que bien, no es una tarea agradable y tampoco es efectiva. En ese momento supe que si podía comenzar a ayudar a otros a considerar la preparación, el diseño y la presentación de las denominadas “presentaciones PowerPoint” de una forma distinta, quizá pudiera poner mi granito de arena para ayudar a los demás a comunicarse de una forma mucho más efectiva. Aquel momento en el tren bala, en algún lugar entre Yokohama y Nagoya, fue cuando comencé a escribir este libro compartiendo mis ideas a través del sitio web Presentation Zen, un blog que comenzaría a de sarrollarse hasta convertirse en el más visitado de los sitios de la red dedicados al diseño de presentaciones.

Este libro contiene tres secciones: Preparación, Diseño y Presentación. A lo largo del mismo, iré exponiendo una mezcla equilibrada de principios y conceptos, de inspiración y de ejemplos prácticos. Mostraré incluso fotografías de tipo antes/después del propio bento del tren bala que constituyó la inspiración para este libro. Antes de revisar el estado actual de las presentaciones y de analizar por qué esas presentaciones importan hoy en día más de lo que han importado nunca, veamos primero lo que quiere decir ese concepto de “Presentación Zen”.

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Presentación Zen

El enfoque de la Presentación Zen Este no es un libro acerca del Zen, sino un libro sobre técnicas de comunicación y sobre el modo de ver las presentaciones de una forma ligeramente diferente, una forma más adaptada a nuestro tiempo. Aunque se realizan numerosas referencias al Zen y a las ar tes Zen a lo largo del texto, esas referencias se encuentran más dentro del ámbito de la analogía, y no deben ser interpretadas de manera literal. Literalmente, la tradición Zen o la práctica Zen no tienen nada que ver directamente con “el arte” de realizar presentaciones en el mundo actual. Sin embargo, nuestras actividades profesionales, en especial las comunicaciones profesionales, pueden compartir el mismo ethos con el Zen. Es decir, la esencia del espíritu de muchos de los principios que podemos encontrar en el Zen en relación con la estética, con la conciencia, con la capacidad de relación, etc., pueden aplicarse a nuestras actividades cotidianas, incluyendo las presentaciones. El maestro de alguien que esté buscando la iluminación diría que el primer paso para el alumno consiste en ver realmente que la vida es algo incoherente e imperfecto; que existe, por decirlo así, el “sufrimiento”. Y que esta “imperfección” es una consecuencia de nuestras propias ataduras a cosas que realmente son intrascendentes. De la misma forma, el primer paso a la hora de crear y diseñar una presentación excelente consiste en ser consciente del estado actual de lo que se consideran presentaciones PowerPoint “normales” y percatarse de que lo que es hoy día “normal” resulta incoherente e imperfecto si lo comparamos con la manera en que las personas aprenden y se comunican en la realidad. Cada situación es diferente, pero todos sabemos, por nuestra propia experiencia, que el estado actual de las presentaciones en el mundo empresarial y académico provoca su propia dosis de “sufrimiento”, tanto a la audiencia como a los presentadores. Si queremos comunicarnos con mayor claridad, coherencia, belleza e inteligencia, debemos ir más allá de lo que se considera “normal”, para producir algo diferente y mucho más efectivo. Los principios de los que soy más consciente en cada paso de un proceso de desarrollo de una presentación son el autocontrol, la simplicidad y la naturalidad. Autocontrol en la preparación. Simplicidad en el diseño. Naturalidad en la presentación. Todo lo cual conduce al final a un mayor grado de claridad tanto para nosotros mismos como para la audiencia. En muchos sentidos, son pocos los principios básicos que han cambiado desde la época de Aristóteles, hace unos 2300 años, con respecto a los consejos fundamentales proporcionados por Dale Carnegie en la década de 1930. Pero eso que puede parecer simple sentido común en lo que respecta a las presentaciones, dista mucho de ser común en la práctica. El enfoque de Presentación Zen constituye un auténtico desafío para la forma convencional de crear presentaciones PowerPoint en el mundo actual y anima a las personas a pensar de forma diferente acerca del diseño y presentación de sus diapositivas.


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Un enfoque, no un método La Presentación Zen, sin embargo, no es un método. Un método implica un proceso sistemático paso a paso, algo bastante planeado y de carácter lineal, con un procedimiento probado y definido que se puede extraer de un cajón y seguir de la A a la Z en una forma lógicamente ordenada. La Presentación Zen es, en ese sentido, algo más parecido a un enfoque. Un enfoque implica un camino, una dirección, una manera de pensar, quizás incluso una filosofía, pero no una fórmula de reglas probadas que uno pueda seguir de principio a fin. Los métodos son importantes y necesarios, pero no existe ninguna panacea y este libro no le va a ofrecer ninguna receta para el éxito. Ese éxito dependerá de usted mismo y de su propia situación particular. Sin embargo, lo que sí ofrece el libro son una serie de directrices y algunos conceptos sobre los que pensar y que pueden resultar ser contradictorios con la forma convencional de razonar a la hora de hacer una presentación en directo con sistemas multimedia. De forma similar, el Zen es en sí mismo un enfoque sobre la vida y una forma de ser, más que un conjunto de reglas o un dogma a los que todos deban adaptarse de la misma manera. Ciertamente, existen muchos caminos para la iluminación. En el corazón del Zen se encuentran la necesidad de autoconciencia y la capacidad para ver y descubrir. El Zen tiene un carácter práctico y se ocupa del aquí y el ahora. Y esos aspectos prácticos y esos aquí y ahora serán también los que nos ocupen en este libro en relación con las presentaciones. El propósito del libro es ayudar a los profesionales a liberarse de la tortura de crear y comunicar presentaciones, ayudándoles a ver las presentaciones de una forma diferente, más simple, más visual, más natural y, en un último término, de una forma mucho más significativa.

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Cada caso es distinto No todas las presentaciones resultan apropiadas para utilizar sistemas multimedia. Por ejemplo, si la audiencia está formada por un pequeño número de personas y se dispone de una serie de materiales con gran cantidad de datos para analizar, unas notas escritas con esos datos y una discusión en vivo resultarán mucho más apropiadas. Asimismo, hay muchas situaciones en las que una pizarra o un cuaderno de notas o incluso un papel con una serie detallada de números proporcionan un mejor soporte para una presentación. Cada caso es diferente. Las explicaciones de este libro, sin embargo, se centran en aquellas presentaciones en las que los sistemas multimedia son adecuados para una situación concreta. Este libro no se ocupa directamente de las herramientas software. Sin embargo, teniendo presentes principios tales como el autocontrol y la simplicidad, podrá utilizar las lecciones aquí incluidas como ayuda para diseñar diapositivas más apropiadas como soporte visual para su presentación. En lo que respecta a las funciones del software, no creo que lo importante sea aprender más sino, por el contrario, ignorar más y olvidarse de más, de modo que podamos centrarnos en los principios y en ese pequeño conjunto de técnicas que sí que son verdaderamente importantes. Por decirlo en términos simples, las técnicas software no son nuestra principal preocupación. Al hablar de las ideas del maestro espadachín Odagiri Ichiun sobre la técnica, el estudioso de Zen, Daisetz Suzuki dice, “…el primer principio del arte consiste en no depender de los trucos de la técnica. La mayoría de los espadachines otorgan demasiada

importancia a la técnica, convirtiéndola a veces en su mayor preocupación...”. La mayoría de los presentadores hacen del software su principal preocupación durante el proceso de preparación y durante la propia presentación de las diapositivas. A menudo, esto da como resultado una serie de diapositivas atestadas y unas conferencias también atestadas que no resultan interesantes ni memorables. Es verdad que también es importante conocer los fundamentos del software. Resulta útil entender las técnicas de presentación y las reglas sobre “qué hacer y qué no hacer”. Pero todo esto no solo tiene que ver con la técnica. El “arte de la presentación” trasciende a la técnica y permite a las personas eliminar obstáculos y conectar con la audiencia, para informarla o persuadirla en un espacio concreto de tiempo, original y significativo.


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La situación actual: Presentaciones PowerPoint realmente defcientes Hoy día nos parece que PowerPoint hubiera estado siempre ahí, pero en realidad solo se emplea de manera común desde hace unos 15 o 20 años. PowerPoint 1.0 fue desarrollado en Silicon Valley en 1987 por Robert Gaskins y Dennis Austin como forma de mostrar imágenes en un Mac para llevar a cabo presentaciones. Era un producto realmente atractivo. Funcionaba. Más tarde, ese mismo año, vendieron la aplicación a Microsoft. La versión para PC salió al mercado un par de años más tarde y, desde entonces, el mundo ya no es lo mismo. PowerPoint se hizo bastante popular en la década de 1990 y hacia el año 2000 la aplicación se empleaba de forma generalizada en empresas e instituciones educativas de todo el mundo. Pero no todo era de color de rosa. Fue aproximadamente en esas fechas, de hecho, cuando se empezó a popularizar el término “muerte por PowerPoint”. En 2001, el gurú del marketing y autor de numerosos libros de éxito Seth Godin, que ha visto muchas más malas presentaciones que lo que ningún hombre debería soportar, pensó que ya había visto bastante. Seth decidió que trataría de marcar la diferencia, así que escribió un libro electrónico de 10 páginas, titulado Really Bad PowerPoint que vendió en Amazon por dos dólares (el dinero fue destinado a obras de caridad) y que se convirtió en el e-book más vendido de aquel año. “PowerPoint podría ser la herramienta más potente de su computadora, pero no lo es”, decía Seth. “En realidad se trata de un fracaso clamoroso. Prácticamente todas las presentaciones PowerPoint apestan a huevos podridos”. El gurú de la comunicación visual, Edward Tufte, que había escrito algunos excelentes libros sobre la forma adecuada de mostrar información cuantitativa, como por ejemplo Beautiful Evidence and Visual Explanations (Graphics Press), se unió al coro de los críticos de la herramienta PowerPoint en un artículo de septiembre de 2003 en la revista Wired, que se titulaba simplemente “ PowerPoint Is Evil ”. En ese artículo, decía Tufte que, “como mínimo, el formato de una presentación no debería ser perjudicial, a pesar de lo cual el estilo PowerPoint perturba, domina y trivializa de manera constante el contenido. De este modo, las presentaciones PowerPoint recuerdan demasiado a menudo a las obras de teatro escolares: demasiado ruidosas, demasiado lentas y demasiado simples”. En la actualidad, cada día se realizan millones de presentaciones con la ayuda de PowerPoint o de otras herramientas de diseño de diapositivas.* Sin embargo, la mayoría de las presentaciones continúan siendo sorprendentemente grises, de modo que casi constituyen algo que el presentador y la audiencia se ven obligados a soportar. Las presentaciones son generalmente poco efectivas, no porque los presentadores carezcan de inteligencia o creatividad, sino porque

* El término para las herramientas de diseño de diapositivas es Slideware que, hasta donde yo sé, fue inventado por Edward Tufte para describir PowerPoint y otras aplicaciones similares, como Keynote.

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han aprendido una serie de hábitos erróneos y carecen de la conciencia y el conocimiento acerca de qué es lo que constituye una gran presentación (y qué es lo que no la constituye). La presentación típica con diapositivas en la actualidad consiste en un conferenciante presentando una serie de datos mediante diapositivas con títulos generales, imágenes prediseñadas y una inacabable serie de listas de viñetas con el formato jerárquico de tema/subtema que ya resulta demasiado familiar. Las presentaciones mediante diapositivas se han integrado tanto en nuestra cultura que a muchas personas les resulta difícil imaginar cómo podrían prepararse para una reunión y realizar una presentación en dicha reunión sin utilizar diapositivas.

El azote de las diapositivas tradicionales Las numerosas conferencias que se celebran en todo el mundo han perpetuado también esa manía de las diapositivas llenas de viñetas, al exigir a los conferenciantes que se adapten a un “formato estándar de diapositiva”. Kathy Sierra, co-autora de Head First Java (O’Reilly Media), así como autora del blog Creating Passionate Users, ha participado en un montón de conferencias y ha realizado una innumerable cantidad de presentaciones en las mismas. He aquí lo que publicó en su sitio web en 2005 en un mensaje titulado “Stop your presentation before it kills again”: “Dado el gran número de personas que odian las presentaciones de diapositivas” dice Sierra, “¿Por qué se asume de forma universal que en una ‘conferencia’ tiene que utilizarse PowerPoint (o su mucho más atractivo primo Keynote de Apple)? Los coordinadores de las conferencias rara vez preguntan a los conferenciantes si van a proyectar diapositivas. Les envían directamente la plantilla de las diapositivas y luego pasan a pedir que se les envíen las diapositivas varias semanas antes de que comience la conferencia. Decir que no tienes diapositivas para la presentación es como decir que vas a dar la conferencia desnudo. ¿Qué tipo de “apoyos visuales” utiliza la gente para dar soporte a sus conferencias? “Los apoyos visuales se suelen recordar mejor que las palabras, pero las listas de viñetas siguen constituyendo el contenido predominante de la mayoría de las diapositivas, sin que normalmente añadan información significativa”, dice Sierra.


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¿Ha llegado finalmente el momento de deshacerse de PowerPoint? En la primavera de 2007, el periódico Sydney Morning Herald publicó un artículo titulado “Researcher points finger at PowerPoint ” por Anna Patty, que generó una gran controversia. El artículo resaltaba los hallazgos de una serie de investigadores de la universidad de New South Wales, entre los que se contaba John Sweller, que desarrollaron la teoría de la carga cognitiva en la década de 1980. Uno de los hallazgos mencionados en el artículo era el siguiente: resulta más difícil procesar la información si se te presenta verbalmente y en forma escrita al mismo tiempo. Puesto que las personas no pueden leer y escuchar bien al mismo tiempo, sugería la articulista, esto puede implicar “la muerte de las presentaciones PowerPoint”. La suposición en la que se basaba el artículo era que una presentación realizada con la ayuda de un programa de diseño de diapositivas, como PowerPoint o Keynote, debe necesariamente incluir líneas de texto proyectadas en una pantalla y que reflejen las palabras pronunciadas por el conferenciante. El artículo atrajo una gran atención debido en parte a esta cita del profesor Sweller: “El uso de las presentaciones PowerPoint ha sido un desastre. Deberíamos abandonarlas.” — John Sweller

El comentario del profesor Sweller proporciona un titular provocador y se añade a la larga lista de profesionales e investigadores que critican la herramienta PowerPoint. Lo que el profesor Sweller quiere seguramente decir es que deberíamos abandonar la forma en que se utiliza PowerPoint. Y estoy completamente de acuerdo con él. Resulta bastante correcta la idea de que las plantillas y todos los aditamentos añadidos a PowerPoint a lo largo de los años han contribuido, al menos parcialmente, a la existencia de esas “presentaciones PowerPoint realmente malas”. Pero PowerPoint (o Keynote, etc.) no es un método, sino una herramienta que puede utilizarse de forma efectiva si se emplean métodos de diseño apropiados, o de forma inefectiva si los métodos elegidos son inapropiados.

Los tiempos están cambiando Entonces, ¿ha llegado finalmente el momento de abandonar PowerPoint? Resulta bastante dudoso, pero sí que deberíamos haber abandonado hace mucho tiempo el uso de esas ubicuas plantillas con listas de viñetas que nos proporcionan tanto PowerPoint como Keynote. Yo también hace ya mucho tiempo que soy consciente de que poner en una diapositiva la misma información, en forma textual, que el conferenciante está proporcionando de manera oral no resulta de ayuda; de hecho, obstaculiza la comunicación del mensaje. La mayoría de las personas saben intuitivamente que cuando se disponen de 20 minutos para pronunciar una conferencia, realizar la presentación a la audiencia con una pantalla de diapositivas llenas de texto no funciona. Las investigaciones apoyan la idea de que es más difícil para la audiencia procesar la información cuando se le presenta a la vez en forma oral y escrita. En es os casos, quizá resultaría mejor permanecer

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simplemente en silencio y dejar que la gente leyera las diapositivas. Pero esto hace, claro está, que surja la pregunta del millón: ¿entonces para qué estamos allí? Una buena presentación oral es diferente de un documento bien escrito, y tratar de mezclar ambos tipos de formato da lugar a presentaciones de baja c alidad y a documentos de baja calidad. El aspecto negativo es que la mayoría de las presentaciones orales acompañadas de información multimedia son bastante mediocres hoy en día, pero el aspecto positivo es que esto nos proporciona la oportunidad de ser diferentes. El nivel está muy bajo en la actualidad, por lo que mejorar aunque solo sea un poco nuestras capacidades de presentación puede representar una gran diferencia. Por supuesto, a medida que un número creciente de personas comprenda que los conceptos tradicionales acerca de las presentaciones no se corresponden con la realidad, las expectativas seguirán, sin ninguna duda, incrementándose.


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Presentaciones en “La era conceptual” Mi libro favorito en el verano de 2006 era el éxito de ventas de Daniel Pink titulado A Whole New Mind (Riverhead Trade). Tom Peters calificó el libro de auténtico “milagro”, y hay una buena razón para ello. A Whole New Mind establece el contexto para el “enfoque de Presentación Zen” en el mundo actual, una época que Pink y otros autores han denominado “la era conceptual”, en la que sobresalen aptitudes tales como los “conceptos elevados” y el “toque especial”. Dice Pink: “El futuro pertenece a un tipo diferente de persona: diseñadores, inventores, profesores, cuentacuentos; pensadores creativos y empáticos que utilizan la mitad derecha de su cerebro y cuyas habilidades marcan la línea divisoria entre aquellos que consiguen salir adelante y los que no.” En A Whole New Mind , Pink dibuja un vívido y preciso panorama de las amenazas y oportunidades a las que hoy día se enfrentan los profesionales. Pink afirma que vivimos en una era diferente, en la que “pensar diferente” será valorado como nunca antes lo había sido. Vivimos en una época, dice Pink, que “... está animada por una forma distinta de pensamiento y un nuevo enfoque de vida, uno que recompensa esas aptitudes a las que denomino ‘conceptos elevados’ y ‘toque especial’. La capacidad para los conceptos elevados implica la capacidad de detectar patrones y oportunidades, de crear belleza artística y emocional, de construir una narrativa satisfactoria...”. Ahora bien, Pink no está diciendo que la lógica y el análisis (lo que se denomina “razonamiento del lado izquierdo del cerebro”), que son tan importantes en la “era de la información”, no sean importantes en nuestra “era conceptual” actual. De hecho, el pensamiento lógico es tan importante como lo ha sido siempre. El denominado “razonamiento del lado derecho del cerebro” no permitiría, por sí solo, hacer que la lanzadera espacial se mantuviera en vuelo o curar las enfermedades. El razonamiento lógico es una condición necesaria. Sin embargo, resulta cada vez más claro que la lógica tampoco es por sí sola una condición suficiente para el éxito de los individuos y las organizaciones. El razonamiento del lado derecho del cerebro es tan importante ahora como el razonamiento del lado izquierdo. Y en algunos casos, más importante. (La distinción lado izquierdo/ lado derecho del cerebro es una metáfora basada en las diferencias reales existentes entre los dos hemisferios cerebrales; las personas sanas emplean ambos hemisferios, incluso para la realización de tareas simples). Un concepto particularmente valioso en A Whole New Mind son los “seis sentidos” o las seis “aptitudes dirigidas por el lado derecho del cerebro”, que Pink dice que los profesionales de éxito necesitan poseer en este mundo más interdependiente en el que vivimos, un mundo de externalización y automatización crecientes. Las seis aptitudes son: diseño, historia, sinfonía, empatía, juego y significado. Dominarlas no es suficiente, pero el poseer estas aptitudes se ha convertido hoy día en algo necesario para el éxito profesional y la satisfacción personal. La introducción de las aptitudes que a continuación vamos a hacer está escrita teniendo en mente las presentaciones basadas en información multimedia, pero podríamos aplicar esas mismas seis aptitudes al arte del diseño de juegos, a la programación, al

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diseño de productos, a la gestión de proyectos, al cuidado de la salud, a la enseñanza, a la venta al por menor, y así sucesivamente. La diapositiva mostrada a continuación resume los seis puntos clave establecidos en el libro de Dan Pink. (Las imágenes originales incluidas en la diapositiva proceden de un archivo en formato vectorial de iStockphoto.com, archivo nº 700018.)


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Diseño Para muchas personas del mundo empresarial, el diseño es algo que se espolvorea sobre la superficie, como el azúcar glaseada sobre una tarta. Resulta bonito, pero no es algo que podríamos clasificar como crítico para la misión de la empresa. Pero, en mi modesta opinión, eso no es diseño sino más bien “decoración”. La decoración, para bien o para mal, es perceptible: en ocasiones, agradable, en ocasiones, irritante, pero siempre está ahí. Sin embargo, los mejores diseños están tan bien hechos, que “el diseño” nunca puede ser percibido conscientemente por el obser vador/usuario, como por ejemplo el diseño de un libro o de las señales en un aeropuerto. (Por ejemplo, tomamos nota conscientemente de los mensajes que el diseño ayuda a hacer patentes, pero no nos fijamos en la paleta de color, en la tipografía, el concepto, etc.).

El diseño comienza desde el principio, no al final, no se trata de algo que se añade con posterioridad. Si utilizamos software de creación de diapositivas en nuestra presentación, el diseño de esos soportes visuales comienza durante la etapa de preparación, antes incluso de que hayamos encendido la computadora. Durante la etapa de preparación, lo que hacemos es detenernos y “expulsar de nuestra mente todas las preocupaciones” para poder considerar con calma el tema y los objetivos, los mensajes clave y el carácter de la audiencia. Solo entonces podremos comenzar a esbozar las ideas que aparecerán posteriormente en algún tipo de formato visual digital.

Historia Hechos, información, datos. La mayoría de ellos es tán disponibles en línea o se pueden enviar a las pers onas mediante un mensaje de correo electrónico, un adjunto PDF o una copia impresa que se hace llegar al destinatario a través del corre o convencional. Los datos y “los hechos” nunca antes habían est ado tan ampliamente disponibles. El especialista en teoría cognitiva Mark Turner denomina al proces o de contar una historia “imaginación narrativa”, lo que constituye un instrumento clave del proceso de pensamiento. Nuestro cerebro es tá construido para contar y escuchar historias. Todos nacemos siendo auténticos cuentacuentos (y auténticos “escuchacuentos”). De niños, nos encantaba mostrar cosas y decir lo que eran, y durante los recreos en el colegio y a la hora de la comida, nos reuníamos con nuestros amigos y contábamos cosas acerca de cosas reales y sucesos reales que tenían importancia, al menos para nosotros.

Pero, en algún punto del proceso, la palabra “historia” se convirtió en sinónimo de ficción e incluso de falsedad. De modo que las historias y la capacidad de contarlas han quedado marginadas en el mundo empresarial y el académico como algo en lo que las personas serias no deben involucrarse. Pero teniendo en cuenta lo que los estudiantes universitarios me dicen, los mejores y más efectivos profesores son aquellos que cuentan verdaderas historias. Los estudiantes me dicen que los mejores profesores (desde su punto de vista) no se limitan a exponer el material

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de un libro, sino que introducen su propia personalidad, su carácter y sus experiencias dentro de ese material, en forma narrativa, porque resulta iluminador, interesante y memorable. Las historias pueden utilizarse para bien: para enseñar, para compartir, para iluminar y, por supuesto, para persuadir honestamente a un grupo de personas.

Sinfonía El enfoque, la especialización y el análisis han tenido una gran importancia en la “era de la información”, pero en la “era conceptual”, la síntesis y la capacidad de utilizar elementos aparentemente no relacionados, con el fin de formar y articular una panorámica completa, resultan cruciales y constituyen, de hecho, elementos diferenciadores. Pink denomina a esta aptitud “sinfonía”. Los mejores oradores pueden iluminar las relaciones que nosotros no hayamos sido capaces de percibir antes. Pueden “ver las relaciones entre las relaciones”. La capacidad de sinfonía requiere que aprendamos a ver mejor; de hecho, a ver de una nueva manera. Cualquiera puede proporcionar fragmentos de información y repetir una serie de enunciados representados visualmente en una pantalla mediante una lista de viñetas, pero lo que necesitamos son personas que puedan reconocer los patrones y que tengan la capacidad de percibir los matices y la simplicidad que puedan existir en un problema complejo. La sinfonía en el mundo de las presentaciones no quiere decir “simplificar” la información utilizando los tópicos que tan populares son en los medios de comunicación de masas; por el contrario la aptitud para la sinfonía consiste en utilizar toda nuestra mente (lógica, análisis, síntesis, intuición) para dotar de sentido a nuestro mundo; es decir, a nuestro tema, mostrar una panorámica del mismo y determinar lo que es importante y lo que no antes del día señalado para nuestra conferencia. Esa aptitud también está relacionada con el proceso de decidir qué es lo que realmente importa y desembarazarse de todo lo demás.

Empatía La empatía es emocional y está relacionada con el proceso de ponernos en la piel de los demás. Implica comprender la importancia de las claves no verbales de otras personas y ser conscientes de las nuestras. Por ejemplo, los buenos diseñadores tienen la capacidad de ponerse en la piel del usuario, del cliente o de la audiencia. Esto es quizá más un talento que una capacidad que pueda enseñarse, pero todo el mundo puede desarrollar este talento. La empatía permite a un presentador, incluso sin pensar en ello, darse cuenta de cuándo la audiencia está entendiendo y cuándo no lo está. El presentador empático puede realizar ajustes basándose en la observación de cada audiencia concreta.


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Juego En la era conceptual, dice Pink, el trabajo no solo tiene que ver con las cosas serias, sino también con el juego. Cada situación de presentación es diferente, pero en muchos casos de presentaciones públicas, las travesuras y el humor pueden ayudar mucho a hacer la presentación más digerible. “Humor” no implica hacer el payaso o dedicarse a contar chistes, sino recurrir a ese humor elegante y a la antigua usanza que despierta la carcajada. El médico indio Madan Kataria señala en el libro de Pink que muchas personas piensan que la gente seria es la mejor adaptada para los negocios, que es más responsable. “Pero eso no es cierto”, dice Kataria. “Eso era antes. La gente que sabe reírse suele ser más creativa y normalmente más productiva”. En algún momento del pasado, se nos vendió la idea de que una presentación comercial auténtica tiene que ser necesariamente gris, carente de humor y debe tomarse como algo que hay que soportar, en lugar de disfrutarlo. Y si se usan diapositivas (y que Dios le ayude si no lo hace), cuanto más complejas, detalladas y feas sean, mejor. Este modo de actuar continúa siendo común hoy día, pero cabe esperar que esta aptitud quede también obsoleta en el futuro.

Significado No me gustaría ser demasiado puntilloso con esto, pero dar una conferencia es una oportunidad de cambiar un poco el mundo (o su comunidad, o su empresa, o su universidad, etc.). Una mala presentación puede tener un impacto devastador sobre su espíritu y su carrera profesional, pero una buena presentación puede ser extremadamente satisfactoria tanto para usted como para la

El cómico Tom Rielly se pone juguet ón durant e su prese ntaci ón en TED, en 2007. TED/ leslieimage.com

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audiencia y puede incluso ayudarle profesionalmente. Algunas personas dicen que “hemos nacido para hacernos entender” y que vivimos para autoexpresarnos y aprovechar las oportunidades de compartir aquello que consideramos importante. Si tiene suerte, podrá tener un trabajo que le apasione. Si ese es el caso, entonces se sentirá excitado con la sola posibilidad de compartir su experiencia (su historia) con otros. Hay pocas cosas más gratificantes que conectar con otras personas enseñándoles algo nuevo, o que compartir con otros aquello que consideramos importante. Las personas que componen la audiencia de las presentaciones normales están tan acostumbradas a morirse de aburrimiento con las presentaciones PowerPoint que parecen haber llegado a considerar eso como normal, o incluso como ideal. Sin embargo, si usted es diferente (si supera las expectativas y les muestra que ha pensado en ellos, que ha hecho sus deberes y que conoce el material que está presentando, y es capaz de demostrar con sus acciones cuanto aprecia tener la oportunidad de estar ahí y que está ahí precisamente por la gente que compone su audiencia), lo más probable es que cause un impacto y que su audiencia perciba la diferencia por mínima que esta sea. Puede existir una gran cantidad de significado e incluso en esas pequeñas conexiones que se establecen temporalmente con la audiencia. Diseño. Historia. Sinfonía. Empatía. Juego. Significado. El libro A Whole New Mind de Dan Pink nos da el contexto del nuevo mundo en el que vivimos y nos explica por qué los talentos de “toque especial” (y eso incluye unas capacidades excepcionales de presentación) son tan importantes hoy día. Los profesionales actuales de todo el mundo necesitan comprender cómo y por qué las así denominadas aptitudes del lado derecho del cerebro (el diseño, la historia, la sinfonía, la empatía, el juego y el significado) son más importantes que nunca. Las mejores presentaciones de nuestra generación serán creadas por profesionales (tanto ingenieros, como consejeros delegados “creativos”), que tengan fuertes aptitudes y talentos para utilizar “todo su cerebro”. Estas aptitudes no solo son necesarias para el presentador moderno, sino que dominar estos talentos junto con otras habilidades importantes, como por ejemplo una fuerte capacidad analítica, le permitirá recorrer un largo camino como comunicador en la “era conceptual”.


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Seth Godin Orador, blogger y autor de Meatball Sundae www.sethgodin.com

El gurú del marketing y extraordinario presentador Seth Godin dice que las presentaciones tienen que ver con la transferencia de emociones.

No importa si lo que q uiere es liderar un grupo parroquial, o dirigir una escuela o una empresa de la lista Fortune 100 , en cualquiera de esos casos se verá obligado a utilizar PowerPoint. Esta herramient a fue desarrollada por ingenieros como método para facilitar su comunicación con el departamento de marketing. Es una herramienta realmente meritoria, porque permite una comunicación verbal muy densa. Es cier to que siempre podríamos enviar un memorándum, pero la gente ha dejado ya de leer. A medida que el ritmo de las empresas se acelera, necesit amos formas de comunicar ideas entre un grupo y otro. De ahí la necesidad de PowerPoint. PowerPoint podría ser la herramienta más potente de nuestra computadora, pero no lo es. Hay innidad de innovaciones que fallan porque quienes las lidera n utilizan PowerPoint de la forma que Microsoft quiere que lo utilicen, en lugar de emplearlo de la manera correcta. Todo proceso de comunicación intenta hacer que otros adopten nuestros puntos de vista, con el n de ayudarles a entender por qué estamos entusiasmados (o tristes u optimistas o lo que sea que estemos). Si lo único que queremos es crear un archivo de hechos y de números, lo mejor es cancelar la reunión y enviar un informe. Nuestros cerebros tienen dos hemisferios. El lado derecho es emocional, musical y sentimental, el lado izquierdo se centra en la destreza, en los hechos y en los datos puros y duros. Cuando aparecemos para dar una presentación, lo que la gente quiere es poder utilizar ambas mitades de su cerebro, de modo que emplean su lado derecho para juzgar la forma en que hablamos, la forma en que vestimos y nuestro lenguaje corporal. A menudo, la audiencia llega a una conclusión acerca de nuestra presentación

cuando solo estamos en la segunda de las diapositivas, después de ese punto, a menudo es demasiado tarde para que nuestras listas de viñetas nos sirvan de ayuda . Se puede hundir un proceso completo de comunicación si se utiliza una lógica inadecuada o una serie de hechos no documentados, pero no será posible llevar a cabo el proceso de comunicación sin las emociones. La lógica no es suciente. L a comunicación es la conferencia de emociones. Los líderes deben saber vender tanto a una audiencia interna a su organización como al mundo exterior. Si todo el mundo presente en la sala estuviera de acuerdo con nosotros no necesitaríamos realizar una presentación, ¿verdad? Podríamos ahorrar una gran cantidad de tiempo imprimiendo un informe del proyecto de una página y entregándoselo a cada persona. No, la razón por la que hacemos presentaciones es para dejar claro algo, para vender una o más ideas. Si creemos en nuestra idea, lo que tenemos que hacer es venderla: comunicar nuestro punto de vista lo más clar amente posible y obtener aquello que hayamos ido a buscar. Nuestra audiencia nos lo agradecerá, porque en el fondo de nuestra alma, a todos nos gusta que nos vendan los conceptos.

Cómo mejorar de forma inmediata En primer lugar, haga diapositivas que recuerden sus palabras, no que la s repitan. Cree diapositivas que demuestren con una prueba emocional que lo que está diciendo es cierto y no simplemente preciso. No incluya nunca más de seis palabras en una diapositiva. NUNCA . No hay ninguna presentación tan compleja que requiera romper esta regla.

En segundo lugar, no utilice imágenes de mala calidad, sino fotografías profesionales de catálogo. ¿Pretende hablar acerca de la contaminación en Houston? En lugar de proporcionar una lista de viñet as con cuatro puntos con datos proporcionados por la Agencia de Protección Medioambiental, ¿por qué no leer las estadísticas pero mostrando una fotografía de un grupo de pájaros muertos, algo de humo o incluso un pulmón enfermo? ¡Eso es hacer trampa! ¡Eso es desleal, pero funciona! En tercer lugar, no utilice efectos de fundido, rotaciones ni otras transiciones. Deje que las cosas sean simples. En cuarto luga r, desarrolle un documento escrito, para poder dejarlo en la s ala de conferencias. Incluya en él tantas notas o detalles como quiera. Después, cuando comience su presentación, comunique a la audiencia que les va a facilit ar todos los detalles acerca de la presentación una vez que haya terminado, de modo que no es necesario que tomen nota de

todo lo que diga. Recuerde que la presentación tiene por objetivo realizar una venta emocional. El documento es la prueba que ayuda a los intelectuales de su audiencia a aceptar la idea que antes les habrá vendido emocionalmente. No entregue copias impresas de sus diapositivas. Esas copias no funcionan si no está usted presente. El objetivo es fácil de describir: mostramos una diapositiva, la cual suscita una reacción emocional en la audiencia. Las personas se enderezan en sus asientos y están dese ando saber qué es lo que vamos a decir que encaje con esa imagen. Entonces, si lo hacemos correctamente, cada vez que piensen en lo que hemos dicho, estarán viendo la image n (y viceversa). Por supuesto esta técnica diere de la forma en que todos los demás realizan sus presentaciones. Pero todos los demás están muy ocupados defendiendo el estatus quo (lo cual resulta muy sencillo), mientras que nosotros en lo que estamos ocupados es en vender innovaciones espectaculares, lo cual resulta difícil.

Lyza Danger Gardner

Diapositivas de ejemplo He aquí unas pocas diapositivas de ejemplo de una de las presentaciones de Seth. Sin él, estos apoyos visuales son prácticamente ininteligibles. Pero con la interesante narrativa de Seth, los apoyos visuales ayudan a iluminar una historia memorable.

Una nueva era requiere una nueva forma de pensar Las capacidades necesarias para ser un comunicador efectivo hoy día difieren de las que hacían falta en el pasado. Actualmente, la alfabetización no está relacionada solo con la capacidad de leer y escribir texto (aunque esto siga siendo igualmente necesario), sino también con la capacidad de comprender la comunicación visual. Lo que necesitamos hoy día es un mayor grado de alfabetización visual y una compresión de la gran capacidad que tienen las imágenes para transmitir mensajes importantes. Las personas que diseñan elementos visuales y los emplean en una conferencia en vivo suelen considerar PowerPoint como una especie de herramienta de creación de documentos. Sus principios y técnicas parecen estar enormemente influenciados por la forma de pensar convencional en relación a cuál es el proceso adecuado de creación de documentos de carácter empresarial, como cartas, informes, hojas de cálculo, etc. Muchas personas del mundo empresarial y estudiantes consideran las diapositivas multimedia como si no fueran otra cosa que versiones sofisticadas de las diapositivas normales que contienen recuadros de texto, listas de viñetas y algunas imágenes prediseñadas. Si desea aprender cómo llegar a ser un mejor presentador, tiene que saber buscar más allá de los consejos proporcionados en los libros que explican cómo utilizar PowerPoint o en los libros dedicados a las capacidades de presentación (incluyendo este que tiene en sus manos). Esos libros tienen su utilidad, pero es necesario buscar también otras formas, visuales y probadas, de contar una historia. Las películas documentales, por ejemplo, son un medio que nos cuenta una historia que no es de ficción y en la que se incorporan narraciones, entrevistas, sonidos, potentes vídeos y fotografías y, en ocasiones, texto superpuesto en la pantalla. Todos estos son elementos que también se pueden incorporar a una presentación oral en vivo. El cine y las presentaciones son diferentes, pero no tanto como lo que podría pensarse. Personalmente, he aprendido mucho acerca de cómo usar imágenes para contar una historia viendo prácticamente todos los documentales que Ken Burns ha producido. El arte del cómic es otro de los lugares donde se puede buscar conocimiento e inspiración. Los cómics, por ejemplo, son extraordinariamente efectivos combinando texto e imágenes que forman conjuntamente, una potente línea narrativa que es a la vez interesante y memorable. Los cómics y las películas son las dos formas principales utilizadas para contar historias con la ayuda de imágenes. Un punto clave que hay que recordar es que los principios y técnicas para crear una presentación para una conferencia o charla tienen más en común con los principios y técnicas utilizados en la creación de una buena película documental o un buen libro de cómics que con la creación de documentos convencionales estáticos de carácter empresarial, basados en líneas de viñetas.

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Olvidándose de todo Parte del enfoque de Presentación Zen para realizar presentaciones correctamente consiste en aprender a olvidar todo lo que nos han enseñado acerca de la realización de presentaciones en la era de las diapositivas PowerPoint, así como el método de diseño y presentación en serie. El primer paso consiste en impedir que nuestra historia y nuestro condicionamiento acerca de lo que “conocemos” (o pensamos que conocíamos) inhiban nuestra capacidad de abrirnos a otras formas de presentación. ¿Siete frases por diapositiva? ¿Algunas imágenes prediseñadas para realzar la diapositiva? A nadie le han despedido nunca por eso, ¿verdad? Pero si permanecemos atados a nuestro pasado no podremos aprender nunca nada nuevo. Debemos abrir nuestra mente, para poder ver el mundo como es en realidad, con una perspectiva nueva y fresca.

El arte de olvidarse del pasado.


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EJERCICIO Usted solo o con su grupo de trabajo o equipo, lleve a cabo una tormenta de ideas en la que examine sus actuales puntos de vista y l as directrices que hoy en día utiliza (si es que existen), en lo relativo a las presentaciones realizadas en su organización. ¿En qué sentido son sus actuales presentaciones diferentes de las demás? ¿En qué sentido son coherentes? ¿Qué preguntas debería hacerse acerca del diseño y presentación de diapositivas que no se haya hecho en el pasado? ¿Qué aspectos del proceso de diseño y presentación han provocado “sufrimiento” a sus presentadores y a su audiencia? ¿Se han centrado mucho los esfuerzos en el pasado en cosas comparativamente poco importantes? ¿Cuáles son esos aspectos poco importantes y a dónde habría que desplazar el foco?

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En resumen • Al igual que un bento japonés, las presentaciones de diapositivas verdaderamente buenas tienen un contenido apropiado, dispuesto de la forma más eficiente y elegante, sin decoraciones superfluas. La presentación del contenido es equilibrada y hermosa. • La Presentación Zen es un enfoque, no una lista inflexible de reglas que todo el mundo deba seguir de la misma manera. Hay muchas maneras de diseñar y presentar una conferencia. • El enfoque tradicional de las presentaciones PowerPoint es común y “normal”, pero no es efectivo. El problema no está relacionado con las herramientas o la técnica, sino que es más bien un problema de hábitos incorrectos. Aunque algunas herramientas son mejores que otras, es fácil realizar presentaciones de manera efectiva, incluso con antiguas versiones de PowerPoint (o Keynote, etc.). • En la “era conceptual”, el disponer de unas adecuadas capacidades de presentación es más importante que nunca. La capacidad de realizar bien una presentación requiere utilizar todo el cerebro. Los buenos presentadores se dirigen tanto al “lado derecho” como al “lado izquierdo” del cerebro de su audiencia. • Las conferencias en vivo realzadas mediante información multimedia son, al final, una forma de contar una historia y tienen más en común con el arte de las películas documentales que con la lectura de un documento impreso en papel. Las presentaciones en vivo actuales deben contar una historia realzada con imágenes y con otras formas apropiadas de información multimedia. • A lo largo de los años hemos ido adquiriendo una serie de hábitos poco efectivos. El primer paso para cambiar consiste en olvidarse del pasado.


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preparación

Capítulo 2 Creatividad, limitaciones y restricciones

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Hay un gran poder en el autocontrol sincero. — James Russell

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2 Creatividad, limitaciones y restricciones En el Capítulo 3, examinaremos los primeros pasos de la etapa de preparación, pero demos antes un paso atrás y ocupémonos de algo en lo que normalmente no se piensa a la hora de preparar una presentación: la creatividad. Puede que usted no se considere creativo, y mucho menos parte del club de los profesionales de la creatividad como los diseñadores, escritores, artistas, etc. Pero el desarrollo del contenido para una presentación, especialmente contenido que haya que presentar con la ayuda de información multimedia, es un acto creativo. Recientemente, di una conferencia a un grupo de estudiantes universitarios en la que les animé, en la que les rogué, que recordaran que son, de hecho, seres creativos (al fin y al cabo son seres humanos, ¿no es verdad?). Cuando les pedí que levantaran la mano, la mayoría de ellos dijeron que no eran particularmente creativos. Después de todo, decían, no eran diseñadores ni artistas, sino estudiantes de Ciencias empresariales. Entonces les pregunté si consideraban que la creación y presentación de una conferencia de tipo empresarial o de otro tipo era una actividad creativa o algo que requería un proceso creativo. Muy pocos de los estudiantes pensaban que eso era así. ¿Y qué pasaba con el proceso de “pensar un diseño”? Un número aún menor de estudiantes comprendía cómo se relacionaba ese concepto con una presentación típica de carácter empresarial. “¿Y el diseño como diferenciador?”. Por supuesto, los estudiantes entendían ese concepto, pero dijeron ¿qué tenía eso que ver con las presentaciones? Para ellos, el diseño estaba relacionado con cosas como iPods, máquinas de café y coches deportivos, pero no con las presentaciones y ciertamente no con PowerPoint. La creación de presentaciones es un proceso extraordinariamente creativo, o al menos debería serlo. Está tan relacionado con el “lado derecho del cerebro como con su lado izquierdo”, y el diseño tiene una gran importancia. ¿Quién ha dicho que los negocios y la creatividad sean mutuamente exclusivos? ¿Acaso los negocios solo tienen que ver con la gestión de números y la administración? ¿No pueden los estudiantes convertirse en mejores líderes empresariales del día de mañana aprendiendo hoy a convertirse en mejores pensadores de diseños? ¿Acaso el “pensamiento de diseño”, “la aptitud de diseño” y el “pensamiento creativo” no son aptitudes valiosas para todos los profesionales, independientemente del campo en el que trabajen o de la tarea concreta que estén realizando?


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Una vez que uno se da cuenta de que la preparación de una presentación es un acto que requiere creatividad, y no mera acumulación de hechos y datos de una forma lineal, verá que preparar una presentación es una actividad que requiere poner en acción todo nuestra mente y que exige pensar tanto con el lado derecho del cerebro como con el izquierdo. De hecho, aunque el trabajo de investigación y de documentación puede haber requerido una gran cantidad de análisis lógico, de cálculos y de cuidadosa recopilación de pruebas, todas las cuales son actividades que realizamos con el lado izquierdo de nuestro cerebro, la transformación de ese contenido a un formato de presentación requerirá que ejercitemos una parte mucho mayor de nuestro hemisferio derecho cerebral.

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Comenzar con mentalidad de principiante Los maestros Zen hablan a menudo de la “mentalidad del principiante” o “mentalidad del niño”. Como un niño, al que hay que enfocar la vida con una mente de principiante, resulta fresco, entusiasta y abierto al amplísimo abanico de posibilidades, de ideas y de soluciones que se le presenta. Un niño no sabe qué cosas no son posibles, de modo que e stá abierto a la exploración, al descubrimiento y a la experimentación. Si nos aproximamos a las tareas creativas con esa mente de principiante, podemos ver las cosas más claramente tal como son, sin que nuestra visión quede obstaculizada por nuestros puntos de vista prefijados, por nuestros hábitos o por lo que la sabiduría convencional dice acerca de la realidad (o acerca de lo que la realidad debería ser). Aquel que posee una mente de principiante no se ve entorpecido por sus antiguos hábitos, ni está obsesionado con “el modo en que las cosas se hacen aquí”, ni con el modo en que las cosas podrían o deberían haberse hecho. El principiante está abierto y es receptivo y se inclina más a decir “¿Por qué no?” o “Vamos a intentarlo”, que a decir “Nunca se ha hecho así” o “Eso no es lo normal”. Cuando afrontamos un nuevo desafío como un verdadero principiante (aún cuando seamos adultos maduros), necesitamos no vernos constreñidos por el miedo al fracaso o por el temor a cometer errores. Si abordamos los problemas con la “mentalidad de experto”, frecuentemente estaremos ciegos en lo que respecta a poder ver las posibilidades existentes. Nuestra mente de experto está constreñida por el pasado y no está interesada en aquello que es nuevo, que es diferente o que no está probado. Nuestra mente de experto dirá que no puede hacerse (o que no debería hacerse), mientras que nuestra mente de principiante diría “Me pregunto si esto se puede hacer”. Si abordamos una tarea con una mente de principiante, no tendremos miedo de equivocarnos. El temor de cometer un error, de arriesgarse a cometerlo o de que nos digan que estamos equivocados nunca nos abandona. Y es una pena. El cometer errores no es lo mismo que ser creativo, pero si no estamos dispuestos a cometer errores, entonces es imposible ser realmente creativo. Si nuestro estado mental nace del miedo y del des eo de evitar los riesgos, entonces siempre optaremos por las soluciones más seguras (las soluciones que ya han sido aplicadas anteriormente en numerosas ocasiones). A veces, el “camino conocido” es la mejor solución, pero no debería seguirse ese camino automáticamente sin antes contemplarlo de forma objetiva. Cuando estamos abiertos a las posibilidades, puede que encontremos que la forma más común y también la mejor forma para nuestro caso concreto. Sin embargo, esta será una decisión que tomaremos no movidos por el hábito, sino por la reflexión, adoptando el espíritu de un verdadero principiante, con ojos limpios y una nueva perspectiva. Los niños son naturalmente creativos, juguetones y gustan de experimentar. En mi opinión, cuando más humanos somos es en nuestra infancia. En esa época, solíamos “trabajar” en nuestras ocupaciones durante horas sin tomar un descanso porque era algo que salía de nos otros


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aunque no lo intelectualizáramos. Pero a medida que crecemos, los miedos comienzan a aparecer y con ellos las dudas, la autocensura y la manía de pensar todo demasiado. El espíritu creativo se encuentra dentro de nosotros siempre; de hecho, nosotros somos ese espíritu creativo. Lo único que necesitamos es mirar a los niños que haya a nuestro alrededor para que nos recuerden cómo debemos ser. E independientemente de si tiene 28 u 88 años, nunca es demasiado tarde, porque el niño continúa estando dentro de usted.

“En la mente del principiante hay muchas posibilidades, en la mente del experto, muy pocas.” —Shunryu Suzuk i

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Todos somos creativos El poder creativo o la imaginación creativa no son solo para “los artistas del mundo”, los pintores, los escultores, etc. (los profesores también necesitan del poder de la creatividad). Al igual que lo necesitan los programadores, los ingenieros, los científicos, etc. Podemos percibir la aplicación del genio creativo en muchos campos profesionales. Recuerde, por ejemplo, que fue un grupo de brillantes ingenieros de la NASA, expertos en utilizar su hemisferio izquierdo del cerebro, los que fueron capaces en 1970 trabajando desde la Tierra, de encontrar una solución a la acumulación potencialmente letal de dióxido de carbono en la dañada nave espacial Apollo 13. Esta heroica solución de emergencia, que implicó literalmente la utilización de piezas de repuesto y cinta aislante, fue una improvisación ingeniosa, imaginativa y creativa. Ser creativo no implica llevar jerseys de cuello vuelto y pasar el rato en cafés, bebiendo cappuccinos y escuchando música de jazz. Lo que quiere decir es que tenemos que emplear toda nuestra mente para encontrar soluciones. La creatividad implica no verse paralizado por los propios métodos y por el propio conocimiento, sino ser capaces de pensar de forma original (en ocasiones muy rápidamente), para encontrar soluciones a problemas no previstos. Este tipo de situación requiere lógica y análisis, pero también ser capaces de pensar en la panorámica global. Y pensar en la panorámica global es una aptitud creativa, típica del hemisferio derecho del cerebro. Volviendo a poner los pies en la tierra, el tema aparentemente mundano de las presentaciones para conferencias, que se diseñan y realizan con ayuda de diapositivas, puede ser algo enormemente creativo. Una presentación es una oportunidad para diferenciarnos nosotros mismos, o para diferenciar a nuestra organización o a nuestra causa. Es una oportunidad de contar la historia de por qué nuestro contenido es importante y en qué sentido merece la pena. Puede ser una oportunidad para marcar la diferencia. ¿Entonces, por qué parecer o hablar igual que todos los demás? ¿Por qué conformarse con satisfacer las expectativas? ¿Por qué no sobrepasar esas expectativas y sorprender a la gente? Todos somos personas creativas, probablemente mucho más de lo que pensamos. Todos deberíamos trabajar para destapar nuestras habilidades creativas y liberar nuestra imaginación. El libro You Want to Write de Brenda Ueland (Graywolf Press), es uno de los libros más inspiradores y útiles que nunca he leído. El libro se publicó por primera vez en 1938 y probablemente debería haberse titulado “Para los que desean ser creativos”. Los simples pero sabios consejos proporcionados en este libro interesarán no solo a los escritores, sino a cualquiera que pretenda ser creativo en su trabajo o ayudar a otros a conectar con el lado creativo de su alma (esto sirve para los progr amadores y epidemiólogos tanto como para los diseñadores y ar tistas). Este libro debería ser de lectura obligatoria para todos los profesionales y todas las personas que aspiren a enseñar algo a otros ace rca de cualquier tema. A continuación proporcionamos algunas de las ideas inspiradas por Brenda Ueland que conviene tener presentes a la hora de preparar una presentación, o de emprender cualquier otra tarea creativa como par te de nuestro trabajo.


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La gran mentira He aquí la gran mentira que nos decimos a nosotros mismos: “No soy creativo”. Bueno, puede que no seamos el próximo Picasso dentro de nuestro campo (aunque de todos modos, ¡quién sabe!). Pero esto no importa. Lo que importa es no cerrar nuestra mente demasiado pronto a lo largo del proceso de exploración. El fracasar está bien, de hecho es necesario. Pero evitar la experimentación o el riesgo, especialmente debido al miedo a lo que otros puedan pensar, es algo que nos roerá las entrañas más que cualquier fallo efímero. Los fallos pertenecen al pasado, una vez que se han producido, ya han quedado atrás; de hecho, ya no existen. Pero la preocupación acerca de “qué hubiera pasado si...” o “cómo hubieran ido las cosas si yo...” son parte del equipaje que llevaremos de un sitio a otro de manera cotidiana. Y si ese equipaje es muy pesado matará su espíritu creativo. Acepte los riesgos y póngase a prueba a sí mismo. Solo estamos en este planeta una vez y por un periodo de tiempo muy breve. ¿Por qué no limitarnos a ver hasta dónde llega nuestro talento? Es posible que algunos se sorprendan. Pero lo más importante es que es posible que sorprenda usted a sí mismo.

¡Seamos piratas! Inspiración. ¿Dónde podemos encontrarla? En un millón de lugares y en un millón de formas, pero probablemente no la encontraremos si nos limitamos a repetir la misma rutina gastada o si nos dedicamos a cotorrear con nuestros colegas en la sala de descanso acerca de cosas que realmente no tienen ninguna importancia. En ocasiones, la inspiración se puede encontrar enseñando a otros. Cuando se le enseña a alguien algo que para nosotros es importante, eso sirve para recordarnos por qué es importante. Además, el entusiasmo del estudiante (ya sea niño o

La imagen de esta diapositiva es de Sir Ken Robinson realizando una presentación en TED en 2006. Fotografía original cortesía de TED/ leslieimage.com.

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adulto) es contagioso y puede insuflarnos energía. Ueland dice: “Les ayudé tratando de hacerles sentir más libres y más duros”. ¡Deja que tu alma se exprese! ¡Sé despreocupado y temerario! “Sé un león”. “Sé un pirata”. Todos sabemos que es importante sentirse libre, libre como lo son los niños. Lo único que necesitamos es que nos lo recuerden ocasionalmente.

No trate de forzar las cosas Descansar o estar sin hacer nada es importante. La mayoría de nosotros, incluido yo, estamos obsesionados con la necesidad de llevar a cabo nuestro trabajo. Tenemos miedo de ser poco productivos. Y sin embargo, las mejores ideas suelen acometernos durante los periodos de pereza. Durante esos momentos en que nos dedicamos a “perder el tiempo”. Las personas necesitan disponer de algo más de tiempo alejadas de los desafíos que su trabajo les plantea. Los largos paseos por la playa, una caminata por el bosque, un paseo en bicicleta, cuatro o cinco horas en una cafetería leyendo el periódico del domingo... Durante esos momentos nuestro espíritu creativo recarga sus baterías. En ocasiones, necesitamos soledad y tomarnos un descanso, para que las cosas fluyan algo más lentamente y podamos ver el mundo de forma distinta. Los ejecutivos que comprenden esto y le dan a su personal el tiempo que necesitan (lo cual solo pueden hacer confiando verdaderamente en ellos) son los que se sienten más seguros y son los mejores ejecutivos.

Entusiasmo Ponga todo su amor, su pasión, su imaginación y su espíritu al servicio de su tarea. Sin entusiasmo, no hay creatividad. El entusiasmo puede ser silencioso o puede ser sonoro; no importa cómo sea siempre y cuando sea real. Recuerdo como en una ocasión una persona e staba comentando sobre un proyecto a largo plazo de gran éxito que yo había realizado. Esa persona me dijo: “Bueno, te concedo que tienes entusiasmo...” Se trataba de un cumplido envenenado. Estas son las personas que nos hacen fracasar. La vida es corta, así que no pierda el tiempo con aquellos que no valoran el concepto de entusiasmo. O, peor aún, aquellos que tratan de matar el que nosotros tengamos. El tratar de impresionar a otros o preocuparse por lo que otros puedan pensar acerca de nuestro entusiasmo o nuestra pasión es lo último de lo que nuestra mente debe preocuparse.


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Cuando se la fuerza a trabajar dentro de unos límites muy estrictos, se puede sacar el mayor partido de la imaginación y esta producirá sus ideas más fructíferas. Si se concede una libertad total, lo más probable es que el trabajo se descontrole. —T.S. Eliot

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El arte de trabajar con restricciones Mis amigos en Universal Studios Japan, Jasper von Meerheimb, Director artístico senior y Sachiko Kawamura, Diseñador gráfico de entornos senior, realizaron recientemente una excelente presentación Design Matters Japan sobre el tema de cómo las condiciones restrictivas impuestas a los proyectos creativos pueden conducir a soluciones innovadoras. En su presentación hablaron acerca de cómo desarrollar conceptos e implementarlos bajo restricciones tales como las limitaciones de tiempo, de espacio y de presupuesto. Para los diseñadores profesionales, la creación de grandes diseños bajo una miríada de restricciones y limitaciones impuestas desde el exterior es simplemente la forma en que funciona el mundo del diseño. El que las restricciones sean buenas o malas, motivadoras o frustrantes, es en cierto sentido irrelevante. Las restricciones son simplemente algo que está ahí. Sin embargo, como John Maeda apunta en The Laws of Simplicity (MIT Press) “En el campo del diseño se tiene el convencimiento de que cuanto mayores

son las restricciones, mejores son las soluciones a las que se llega.” El tiempo, y la sensación de urgencia que trae consigo, es casi siempre una restricción, a pesar de lo cual “la urgencia y el espíritu creativo van siempre de la mano...”, dice Maeda. La utilización de nuestra creatividad y de nuestras capacidades para resolver un problema o diseñar un mensaje entre una plétora de restricciones impuestas por el cliente, por el jefe o por cualquier otro, es algo a lo que los diseñadores están acostumbrados. Viven esas situaciones a diario. Sin embargo, para los millones de no diseñadores que tienen acceso a potentes herramientas de diseño, el poder y la importancia de las restricciones y limitaciones no suele ser bien comprendido. Para aquellos que no están entrenados en el diseño, la tarea de crear apoyos visuales para las presentaciones (o la tarea de crear pósters, sitios web, boletines de noticias, etc.) con las herramientas software de hoy en día, puede hacer que se sientan frustrados por la abundancia de opciones o tempranamente aturdidos al pensar en la posibilidad de aplicar su sensibilidad artística a la decoración de su presentación, utilizando un conjunto cada vez mayor de colores, formas y efectos especiales. Cualquiera de las dos condiciones puede hacer que e sos diseños y esos mensajes que se están creando se resientan. Lo que podemos aprender de los diseñadores profesionales es que (1) las restricciones y las limitaciones son un potente aliado, no un enemigo, y (2) la creación de nuestras propias restricciones, limitaciones y parámetros autoimpuestos resulta a menudo fundamental para obtener unos buenos resultados y para la creatividad del trabajo. Las restricciones autoimpuestas pueden ayudarnos a formular mensajes más claros, incluyendo mensajes visuales. En las diversas artes Zen, por ejemplo, nos encontraremos con que el estudio atento, la práctica y la adherencia a una serie de estrictas directrices (o restricciones) sirve para desatar la energía creativa del individuo. Por ejemplo, el haiku tiene una larga tradición y una serie de directrices estrictas, a pesar de lo cual, uno puede, con mucha práctica crear un mensaje (en 17 sílabas o menos), que capture tanto los detalles como la esencia de un cierto momento. La forma del haiku puede tener una reglas muy estrictas, pero son es as reglas las que nos ayudan a


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Pecha-kucha: un signo de que los tiempos están cambiando Pecha-kucha es un fenómeno global de presentación iniciado en 2003 por dos arquitectos emigrados establecidos en Tokio, Mark Dytham y Astrid Klein. (Pecha-kucha es el término japonés para la charla). Pecha-kucha es un ejemplo del cambio de aptitud hacia las presentaciones y constituye una forma maravillosamente creativa y poco convencional “de hacer presentaciones PowerPoint”. El método pecha-kucha de diseño y presentación de conferencias es muy simple . Es obligatorio utilizar 20 diapositivas, cada una de las cuales se muestra cada 20 segundos a medida que contamos nuestra historia de forma sincronizada con los apoyos visuales. Esto quiere decir que la duración total de la conferencia es de 6 minutos y 40 segundos. Las diapositivas avanzan automáticamente y una vez que se han acabado, la conferencia también. Eso es todo, así que vuelva a sentarse. El objetivo de estas simples, pero frmes restricciones es forzar a que las presentaciones sean breves y centradas y dar posibilidad a más personas de realizar una presentación en una misma noche. Las noches pecha-kucha se celebran en más de 80 ciudades, desde Amsterdam a Auckland y desde Venecia a Viena. Las noches pecha-kucha en Tokio se celebran en un espacio multimedia muy en la onda y la atmósfera de la noche que yo asistí era una mezcla entre una reunión de un grupo de usuarios sofsticado y una sala de festas popular. Aunque solo sea por eso, el método pechakucha es un adecuado tipo de entrenamiento y permite adquirir buenas dosis de práctica. Todo el mundo debería probar este método; es un buen ejercicio a la hora de contar nuestra historia, incluso aunque no sigamos el método de forma exacta en nuestra conferencia. No importa en absoluto que seamos capaces o no de implementar el método pecha-kucha “20x20 6:40” exactamente en nuestra empresa o universidad, lo que importa es el espíritu que subyace a este tipo de

presentaciones y el concepto de las “restricciones como liberadores”, que puede aplicarse a cas i todos los ejemplos de presentación. El método hace que sea bastante difícil descender al detalle. Pero si hay un buen debate después de una presentación de pecha-kucha, entonces puede funcionar bien incluso dentro de una organización. Me resulta perfectamente posible imaginar a estudiantes universitarios haciendo este tipo de presentaciones acerca de sus investigaciones, realizándose a continuación una sesión de preguntas y respuestas en profundidad, en la que participen el profesor y resto de los alumnos. ¿Qué sería más difícil para un estudiante y cuál sería un mejor indicador de sus conocimientos: una presentación PowerPoint reciclada y típica de 45 minutos, o una presentación muy estricta cuya duración fuera 6 minutos y 40 segundos seguida de 30 minutos de preguntas y de debate? Por otro lado, si no somos capaces de contar lo esencial de la historia en 7 minutos, entonces lo más probable es que no deberíamos molestarnos en hacer una presentación. Consulte el sitio web Pecha Kucha para localizar una de las reuniones Pecha Kucha Night cerca de su lugar de residencia. www.pecha-kucha.org


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expresar nuestros propios “momentos haiku” tanto con sutileza como con profundidad. En Wabi Sabi Simple (Adams Media Corporation), el autor Richard Powell comenta sobre el wabi sabi, la disciplina y la simplicidad, en relación con artes tales como el bonsai y el haiku: “Haz solo lo que sea necesario para transmitir lo esencial. Elimina cuidadosamente aquellos elementos que distraigan del todo esencial, elementos que obstruyen y oscurecen la visión... Las cosas atestadas, las acumulaciones masivas y la erudición confunden la percepción y ponen en riesgo la compresión, mientras que la simplicidad permite una atención clara y directa.” —Richard Powell

La vida se vive con limitaciones y restricciones de un tipo u otro, pero las restricciones no son necesariamente malas, sino que en realidad nos sirven de ayuda y pueden incluso servirnos de inspiración ya que nos desafían a pensar de forma diferente y más creativa acerca de un problema concreto. Aunque problemas tales como una solicitud repentina para dar una charla de ventas de 20 minutos o una panorámica en 45 minutos de los resultados de nuestra investigación, tienen aparejadas una serie de limitaciones inherentes (referidas al tiempo, a las herramientas o al presupuesto), podemos incrementar nuestra efectividad dando un paso atrás, pensando intensamente durante un tiempo suficiente y determinando las formas mediante las que establecer nuestros propios parámetros y restricciones, a medida que nos disponemos a preparar y diseñar nuestra siguiente presentación con una claridad, un enfoque, un equilibrio y una concentración mayores. A medida que la vida cotidiana se vuelve más compleja y las opciones disponibles continúan multiplicándose, la creación de mensajes y la realización de diseños claros, simples y concisos es cada vez más importante. Claridad y simplicidad, a menudo esto es todo lo que la gente quiere o necesita, a pesar de lo cual son cada vez más raras (y más apreciadas cuando se las descubre). ¿Quiere sorprender a la gente? ¿Quiere sobrepasar sus expectativas? Entonces considere realizar las cosas de una forma hermosa, simple, clara... y maravillosa. Lo “maravilloso” puede que se encuentre simplemente en lo que se ha dejado fuera del diseño, no en lo que se ha conservado. Esto requiere creatividad y el valor para ser diferente a los demás. Tenga por seguro que su audiencia estará rogando que usted, como presentador, sea a la vez creativo y valiente.

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En resumen • La preparación, el diseño y la presentación de una conferencia es un acto creativo y todas las personas somos seres creativos. • La creatividad requiere una mente abierta y estar dispuesto a equivocarse. • Las restricciones y limitaciones no son el enemigo, son un gran aliado. • A medida que prepare una presentación, ejercítese en el autocontrol y tenga siempre en mente estas tres palabras: simplicidad, claridad, brevedad.


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3 Planificación analógica Una de las cosas más importantes que pueden hacerse en la etapa de preparación de una presentación es alejarse de la computadora. Un error fundamental que la gente comete es pasar la mayor parte del tiempo pensando acerca de su charla y preparando el contenido mientras están sentados delante de la pantalla de una computadora. Antes de diseñar la presentación, lo que necesitamos es contemplar la panorámica completa e identificar los mensajes fundamentales, o el mensaje fundamental. Esto puede ser difícil a menos que seamos capaces de adoptar la necesaria aptitud mental de quietud, algo que resulta difícil mientras andamos trasteando con un programa de diseño de diapositivas. La mayoría de las personas planifican sus presentaciones utilizando herramientas software desde el principio. De hecho, los fabricantes de software animan a que las cosas se hagan así, pero eso no es lo que yo recomendaría. El papel y el lápiz y el proceso de anotar las ideas en bruto en el “mundo analógico” durante las primeras etapas de desarrollo de la presentación conduce a una mayor claridad y a obtener resultados mejores y más creativos cuando finalmente nos sentamos para representar nuestras ideas digitalmente. Puesto que vamos a realizar nuestra presentación utilizando PowerPoint o Keynote, ya tendremos muchas oportunidades de pasar una gran cantidad de tiempo delante de la computadora más adelante. Ese proceso de preparación de la presentación lejos de la computadora yo lo denomino “proceso analógico”, por oposición al “proceso digital” que tiene lugar en la computadora.

Capítulo 3 Planifcación analógica

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¿Una bicicleta o un coche? Las empresas software nos han vendido en exceso la idea de utilizar plantillas y asistentes, los cuales, aunque a veces resultan útiles, a menudo terminan l levándonos a sitios a los que realmente no queremos ir. En este sentido, Edward Tufte tiene razón cuando dice que existe un estilo cognitivo en PowerPoint que conduce a una supersimplificación de nuestro contenido y a una ofuscación de nuestro mensaje. Las aplicaciones de diseño de diapositivas, como PowerPoint y Keynote, resultan tremendamente adecuadas para mostrar información multimedia como apoyo a nuestra charla, pero si no tenemos cuidado, estas aplicaciones también nos terminan ll evando por un camino que no habríamos transitado de no ser por ellas. Hace algo más de 20 años, Steve Jobs y otras personas en Silicon Valley estaban hablando acerca del gran potencial de las computadoras personales y de cómo estas herramientas deberían diseñarse y utilizarse de forma que aumentaran el enorme potencial que existe dentro de cada uno de nosotros. He aquí lo que Steve Jobs decía entonces; estas palabras están recogidas en un documental denominado Memory and Imagination (Michael Lawrence Films): “Para mí, una computadora es la herramienta más maravillosa que hemos construido nunca y es el equivalente de una bicicleta para nuestra mente.” — Steve Jobs Parece que los humanos no somos animales demasiado eficientes en lo que respecta a la locomoción si nos comparamos con otros animales. Pero un humano en una bicicleta es el animal más eficiente del planeta. La bicicleta amplifica nuestros esfuerzos de una forma enormemente productiva. ¿No es esto lo que una computadora, la herramienta más magnifica de nuestra época, debería hacer?

¿Es su computadora como una bicicleta para la mente?

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Durante la etapa de planificación de una presentación, ¿funciona su computadora como una “bicicleta para su mente” amplificando sus propias capacidades e ideas, o es más como un “automóvil para su mente”, con fórmulas prediseñadas que hacen que sus ideas pierdan fuerza? Nuestra mente se beneficia cuando utilizamos la computadora como una bicicleta, pero perdemos capacidades cuando dependemos de su potencia de la misma manera en que dependemos de la potencia de nuestro coche. Es importante comprender los principios de la creación y el diseño de presentaciones, y no simplemente una serie de reglas de las aplicaciones software que hay que seguir obedientemente, o una serie de técnicas y trucos preconcebidos. El mejor software, en muchos casos, en lugar de señalarnos el camino, lo que hace es quitarse de en medio, ayudándonos a amplificar nuestras ideas y capacidades. Una forma de asegurarse de que nuestra computadora y nuestras aplicaciones software continúen siendo grandes herramientas para amplificar nuestras ideas y nuestra presentación consiste en apagar primero la computadora y en alejarse de ella. No pasará mucho tiempo antes de que tengamos la oportunidad de sentarnos de nuevo delante de la pantalla.


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Papeles, pizarras o palos en la arena Mis herramientas favoritas a la hora de prepararme para una presentación (o para cualquier otro proyecto) suelen consistir en un cuaderno grande de hojas amarillas y una serie de lápices de colores; un cuaderno específico para escritura de storyboards (guiones) o, si estoy en la oficina, una gran pizarra blanca. Con todo lo maravillosa que es la tecnología digital, creo que nada es tan rápido, fácil e inmediato como un simple cuaderno y un lápiz, y nada me da tanto espacio para ir reflejando mis ideas como una pizarra blanca de gran tamaño. La mayoría de las personas que trabajan en un entorno empresarial e incluso la mayoría de los estudiantes universitarios realizan la preparación de todas sus presentaciones directamente utilizando un programa de diseño de diapositivas. En este sentido, podemos aprender un montón de los diseñadores profesionales. La mayoría de ellos, incluso los nuevos diseñadores jóvenes con formación multimedia, que han crecido utilizando computadoras, suelen hacer buena parte de sus tareas de planificación y buena parte de su labor de concepción utilizando el papel. Esto me quedó muy claro un día en Apple durante una visite que hice a uno de los directores senior de uno de los equipos creativos que trabajaban en el otro extremo del campus de Apple, con el fin de recabar su opinión acerca del proyecto en el que yo estaba trabajando. Él dijo que había anotado una gran cantidad de ideas que quería mostrarme. Yo presupuse que había preparado algunas diapositivas o un pequeño vídeo, o que al menos había impreso algunas imágenes en color con Illustrator o Photoshop para mostrármelas. Pero cuando llegué a la oficina me encontré con que la elegante pantalla Apple Cinema situada en su mesa estaba apagada (posteriormente me enteré que este director creativo de gran talento trabajaba durante días y días sin ni siquiera encender su Mac). En lugar de lo que yo me había imaginado, él había esbozado sus ideas en un largo papel blanco que ocupaba unos ci nco metros de la pared de su despacho. Esta larga tira de papel estaba llena de una combinación de imágenes dibujadas a mano y texto, lo que le hacía asemejarse a una gran tira cómica. El director creativo comenzó por un extremo de la “tira” y me fue presentando sus ideas, deteniéndose ocasionalmente para añadir una palabra o un elemento gráfico. Después de la reunión, enrolló todos esos bocetos y me dijo “llévatelo”. Posteriormente, incorporé sus ideas en nuestra presentación interna creada con PowerPoint.

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“Si tienes las ideas, puedes hacer un montón de cosas sin necesidad de ninguna máquina. Una vez que tienes esas ideas, la máquina comienza a trabajar para tí…. Con la mayoría de las ideas, podemos hacer un montón de cosas dibujando simplemente con un palo en la arena.” — Alan Kay (Entrevista en Electronic Learning, abril 1994)


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Papel y lápiz Yo paso una gran cantidad de tiempo trabajando fuera de mi oficina, en cafeterías, en parques o mientras me desplazo en el tren bala japonés (Shinkansen), durante uno de mis viajes a Tokio. Y aunque llevo conmigo un MacBook Pro o un PC prácticamente siempre, lo que utilizo es lápiz y papel para dejar volar mi imaginación, explorar ideas, hacer listas y, en general, esbozar las cosas que se me ocurren. Podría utilizar la computadora, pero para mí (como para otras muchas personas), el acto de sostener un lápiz o una pluma en mi mano para esbozar las ideas parece tener una conexión mayor y más natural con el lado derecho de mi cerebro y me permite un flujo y un ritmo más espontáneos para la visualización y el registro de ideas. Comparado con el hecho de estar sentado delante de un teclado, el acto de utilizar lápiz y papel para explorar las ideas y visualizarlas, me parece muchísimo más potente.

Pizarras A menudo empleo una gran pizarra blanca en mi despacho para esbozar mis ideas. La pizarra me resulta muy útil, porque me siento desinhibido y libre de dejar la volar mi imaginación y de esbozar las ideas a una escala mayor. También puedo dar un paso atrás (literalmente) con respecto a lo que he esbozado e imaginar cómo va fluir lógicamente cuando se añadan posteriormente las diapositivas. La ventaja de una pizarra es que se puede utilizar trabajando en pequeños grupos para anotar los conceptos y las líneas generales. A medida que escribo los puntos clave y voy componiendo un boceto y una estructura, puedo dibujar ideas rápidas para los apoyos visuales, como diagramas o fotografías que luego aparecerán en las diapositivas. Lo que hago es dibujar imágenes simples que podré emplear para apoyar un punto concreto, como por

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ejemplo un gráfico de tarta aquí, una fotografía allí, quizá un gráfico de barras en esta sección, etc.

Puede que usted esté pensando que esto es una pérdida de tiempo: ¿por qué no ir directamente a PowerPoint y crear allí las imágenes para no hacer las cosas dos veces? Bueno, el hecho es que si yo tratara primero de crear un guión en PowerPoint, en realidad tardaría más tiempo, ya que tendría que estar cambiando constantemente entre la vista normal y el clasificador de diapositivas con el fin de poder ver todo el conjunto. El enfoque analógico (papel o pizarra) para esbozar mis ideas y crear un guión simple me ayuda a solidificar y simplificar el mensaje en mi propia cabeza. De ese modo, luego me resulta mucho más sencillo plasmar esas ideas en PowerPoint o Keynote. Normalmente, ni siquiera necesito echar un vistazo a la pizarra o al papel cuando estoy creando las diapositivas, porque el propio proceso de diseño analógico me ha dado una clara imagen visual de cómo quiero que fluya el contenido. Lo que hago es echar un vistazo a mis notas para acordarme de qué apoyos visuales pensé que debía emplear en ciertos puntos y luego voy a iStockphoto.com o a mi propia biblioteca de imágenes de catálogo de alta calidad para localizar la imagen perfecta.


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Post-it Las grandes hojas de papel y los marcadores (por mucho que puedan parecer de la “vieja escuela”), pueden ser herramientas simples y maravillosas para hacer un esbozo inicial de nuestras ideas o anotar las ideas de otros. Cuando estaba en Apple, en ocasiones me tocó dirigir sesiones de tormenta de ideas, pegando grandes notas adhesivas Post-it en la pared. Escribía las ideas u otras personas se levantaban y esbozaban las suyas a “la antigua usanza”, mientras defendían sus puntos de vista o elaboraban las ideas expuestas por otros. Era algo bastante lioso, pero se trataba de un caos creativo. Al final de la sesión, las paredes estaban llenas de grandes adhesivos “Post-it”, que luego me llevaba a mi oficina y pegaba en mi propia pared. A medida que desarrollaba (con la ayuda de otras personas) la estructura y los apoyos visuales para la futura presentación, a menudo hacíamos referencia a los papeles pegados en las paredes, que permanecían allí durante días o semanas. Disponer del contenido en las paredes facilitaba poder ver una panorámica completa. También hacía más fácil detectar los elementos que podían eliminarse, así como aquellos que eran claramente esenciales para el mensaje principal que se deseaba transmitir. Aunque podamos utilizar tecnología digital para crear los apoyos visuales y mostrarlos en el momento de dar una conferencia, el acto de hablar y conectar con la audiencia (con el fin de persuadirla, de venderle algo o de informarla) es fundamentalmente un proceso analógico. Por esta razón, resulta bastante natural recurrir a lo analógico a la hora de preparar y clarificar el contenido, el propósito y los objetivos de la presentación.

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Detenerse a pensar Detenerse a pensar, tomarse las cosas con calma no es solo un buen consejo para tener una vida más saludable, feliz y satisfactoria, sino que también es una práctica que permite tener una mayor claridad de ideas. Puede que su instinto le diga que esto es ridículo y que en el mundo de los negocios la velocidad lo es todo. Hay que ser los primeros en innovar. Hay que ser los primeros en salir al mercado. Hay que ser los primeros y hay que ser rápidos. Sin embargo, de lo que estoy hablando aquí es de un estado mental. Son muchas las tareas que tenemos pendientes, sin ninguna duda. Siempre estamos ocupados, pero el estar “ocupados” no es realmente el problema. Por supuesto que nunca parece haber suficiente tiempo a lo largo del día para hacer las cosas de la forma que preferiríamos hacerlas, como que también es cierto que todos estamos sujetos a restricciones de carácter temporal. Pero esas restricciones de carácter temporal también pueden ser una gran motivación, al proporcionarnos una cierta sensación de urgencia que estimula el pensamiento creativo y el descubrimiento de soluciones a los problemas. El problema de hoy en día, sin embargo, no es el estar “ocupados”, sino el estar “agobiados”. El agobio es esa sensación incómoda que tenemos cuando sentimos que vamos acelerados, que estamos distraídos, que hemos perdido la capacidad de concentración y que estamos preocupados. Aunque puede que estemos sacando el trabajo adelante, nos gustaría poder hacerlo mejor. Sabemos que podemos hacerlo, pero por buenas intenciones que tengamos, encontramos difícil crear un estado mental que sea más contemplativo que reactivo. Lo intentamos; inspiramos profundamente y comenzamos a pensar acerca de la gran presentación que tenemos que realizar la próxima semana. De modo que abrimos nuestra aplicación y comenzamos a reflexionar. Entonces suena el teléfono de la oficina, pero dejamos que salte el buzón de voz porque nuestro jefe nos está llamando al mismo tiempo por el teléfono móvil. “¡Necesito esos informes lo antes posible!”, nos dice. Entonces nuestra aplicación de correo electrónico nos notifica que tenemos nuevos mensajes, incluyendo uno de nuestro mayor cliente, que lleva como línea de asunto: “¡Urgente! ¡¡¡Me faltan esos informes!!!” Entonces uno de nuestros colegas asoma la cabeza por la puerta y nos dice “Eh, ¿has oído algo acerca de esos informes que están pendientes?” De modo que nos ponemos a trabajar como reacción a todas esas peticiones, aún cuando sabemos que la realización de esos informes podría realmente esperar a más adelante. En este tipo de entorno de trabajo, es prácticamente imposible tomarse las cosas con calma. El agobio mata la creatividad. El agobio conduce a la creación y presentación de un montón de diapositivas PowerPoint que al final terminan ocupando el lugar de lo que deberían ser reuniones, seminarios o charlas interesantes, informativas y provocativas, en las que pudieran mantenerse conversaciones reales. Pero todo el mundo tiene tanta prisa, que en ocasiones llega al frenesí. De modo que juntan algunas diapositivas de presentaciones anteriores y se dirigen con ellas a la sala de conferencias. El proceso de comunicación sufre... y la audiencia también. Es cierto que todos estamos enfermizamente ocupados, y precisamente por eso sería mejor para nosotros mismos y para nuestra audiencia que no perdiéramos todos el tiempo con una serie


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perfectamente prescindible de diapositivas. Para poder hacer algo distinto es necesario un estado mental diferente, lo cual requiere a su vez una cierta lejanía espacial y temporal de ese “agobio cotidiano”. Si nos paramos a reflexionar, veremos que las personas verdaderamente creativas (diseñadores, músicos, incluso emprendedores y programadores) son aquellos que ven las cosas de forma diferente y que tienen pensamientos, perspectivas y preguntas originales. (Las respuestas son importantes, pero primero tienen que plantearse las preguntas adecuadas). Estas percepciones y conocimientos especiales, junto con el sexto sentido y la intuición normales, solo se nos manifiestan a la mayoría de nosotros cuando paramos un poco el ritmo, nos detenemos a pensar y tratamos de ver todos los aspectos de nuestro problema concreto. Independientemente de si uno es un científico, un ingeniero, un médico o un hombre de negocios, a la hora de preparar una presentación todos somos “un creativo” y necesitamos tiempo alejados de la computadora y del manejo de esquemas y diapositivas digitales y, siempre que sea posible, también necesitamos un poco de soledad. Una de las razones por la que muchas presentaciones no son efectivas es que hoy día las personas no se toman el suficiente tiempo (o no disponen del suficiente tiempo) para dar un paso atrás y detenerse a reflexionar sobre lo que es importante y lo que no. De ese modo, a menudo fallan a la hora de intentar plantear algo original, creativo o nuevo en su presentación, no porque no sean personas inteligentes o creativas, sino porque no han dispuesto del tiempo de reflexión necesario para parar el ritmo y contemplar el problema. Ser capaces de ver una panorámica general y de encontrar el mensaje fundamental puede requerir que pasemos un cierto tiempo solos, “desconectados del mundo”. Hay muchas formas de encontrar esa soledad y ni siquiera hace falta estar físicamente solo. Yo personalmente encuentro una forma muy placentera de soledad en mi café “Starbucks” más próximo, situado en la m isma calle que mi apartamento en Osaka central y donde los amigables empleados me conocen por mi nombre. Es un café muy bullicioso, pero también acogedor y relajante, con un montón de sofás y sillas y con una suave música de jazz de fondo. Y ahí puedo estar solo. No estoy sugiriendo que el disponer de más tiempo a solas sea una panacea para la falta de ideas o que necesariamente conduzca a exhibir una mayor creatividad o a encontrar mejores soluciones, pero pienso que el lector se sentirá gratamente sorprendido si puede sacar un poco de tiempo todos los días, todas las semanas, todos los meses y todos los años para sentir la soledad. A mí al menos, la soledad me ayuda a concentrarme mejor y a clarificar mis ideas, al mismo tiempo que me permite contemplar las cosas en perspectiva, de forma panorámica. La claridad y esa visión panorámica son los elementos fundamentales que faltan en la mayoría de las presentaciones. No me gustaría dar una visión excesivamente romántica de la soledad. Demasiado “tiempo a solas” puede ser también, obviamente, una mala cosa, aunque en nuestro ajetreado mundo actual, el exceso de soledad es un problema al que pocos de nosotros se enfrentan. Para la mayoría de los profesionales, el encontrar un poco de tiempo a solas puede ser ciertamente difícil.

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La necesidad de soledad Muchas personas piensan que la soledad es una necesidad humana básica y que negarlo es insano tanto para la mente como para el cuerpo. Ester Buchholz, psicoanalista y psicóloga clínica que falleció en 2004 a la edad de 71 años, realizó una gran cantidad de investigaciones acerca de la soledad durante su carrera. La Dra. Buchholz pensaba que la sociedad minusvalora la soledad y sobrevalora la conexión con los demás. La Dra. Buchholz pensaba que los periodos de soledad eran importantes para poder dar rienda suelta a nuestro potencial creativo. “Las soluciones creativas en la vida requieren algo de soledad”, decía. “La soledad es necesaria para que el inconsciente procese y desentrañe los problemas.” La segunda parte de la cita de la Dra. Buchholz aparece en la diapositiva siguiente, una diapositiva que yo mismo he utilizado en algunas de mis charlas sobre creatividad.

”


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Para estar abiertos a la creatividad, debemos tener la capacidad de utilizar la soledad de modo constructivo. Es preciso sobreponerse al miedo de encontrarse solo. —Rollo May

Las preguntas correctas Se cuenta que Buda describía la condición humana como la de una persona a la que le hubieran disparado con una flecha. En otras palabras, se trata de una situación a la vez dolorosa y urgente. Pero imaginemos que, en lugar de pedir asistencia médica inmediata para sus problemas, el hombre pidiera detalles acerca del arco con el que se hubiera disparado la flecha. El hombre pregunta acerca del fabricante de la flecha, reflexiona sobre los antecedentes de las personas que fabricaron la flecha y el arco, cómo llegaron l legaron a elegir el color, qué clase de cuero utilizaron, etc. Ese hombre estaría haciendo muchas preguntas poco importantes, pasando por alto el problema inmediato. Nuestras vidas son algo parecido. Según algunos, a menudo somos incapaces de ver la l a realidad que se encuentra delante de nosotros, porque nos dedicamos a perseguir cosas efímeras, como el salario, un trabajo perfecto, una vivienda de mayor tamaño, un mayor estatus social, y nos preocupamos por si perdemos aquello que ya tenemos. Los budistas dirían que la vida está llena de “duhhka” (sufrimiento, dolor, pérdida, un sentimiento de insatisfacción) y que basta con abrir los ojos para verlo. De forma similar, el estado actual de las presentaciones comerciales y académicas también nos aporta una gran dosis de sufrimiento en la forma de falta de efectividad, tiempo desperdiciado e insatisfacción general, tanto para el presentador como para la audiencia. Actualmente existe bastante debate entre los profesionales acerca del tema de cómo mejorar m ejorar las presentaciones y a los presentadores. Para las empresas y para los presentadores, la situación es a la vez “dolorosa y urgente” en un cierto sentido. La cuestión es importante, a pesar de lo cual, gran parte de la discusión se centra en las técnicas y aplicaciones software. ¿Qué aplicación debería utilizar? ¿Debería emplear un Mac o un PC? ¿Qué animaciones y transiciones son más adecuadas? ¿Cuál es el mejor control remoto? Este tipo de debate no es completamente intrascendente, intrascendente, pero a menudo domina las discusiones sobre la efectividad de las presentaciones. El centrarse en la técnica y en las características del software nos suele distraer de aquellos aspectos que deberíamos examinar. Muchos de nosotros empleamos demasiado tiempo jugueteando con las viñetas e imágenes de las diapositivas y preocupándonos por ellas durante la etapa de preparación, en lugar de pensar acerca de cómo construir una historia que sea la más efectiva, memorable y apropiada para nuestra audiencia concreta.


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Las preguntas incorrectas Al obsesionarse con la técnica y con los trucos y efectos, nos asemejamos en cierto modo al hombre al que le han clavado una flecha (nuestra situación es urgente y dolorosa, a pesar de lo cual estamos planteando las preguntas incorrectas incorrectas y centrándonos en en cosas que son relativamente intrascendentes). Dos de las cuestiones más intrascendentes que me suelen plantear (y me las plantean muchas veces) son: “¿Cuántas viñetas debería utilizar en cada diapositiva?” y “¿Cuántas diapositivas deben emplearse en una presentación?” ¿Saben cuál es mi respuesta? “Depende de un montón de cosas… ¿qué tal ninguna?” Esto me permite atraer la atención de la gente, aunque reconozco que no es la más popular de las respuestas. Consideraremos la pregunta de número de viñetas en el capítulo dedicado al diseño de diapositivas di apositivas (Capítulo 6). En cuanto al número de diapositivas, se trata realmente de una pregunta incorrecta. Hay demasiadas variables implicadas como para poder establecer una regla concreta que todo el mundo pueda seguir de la misma mi sma manera. Personalmente, he asistido a presentaciones largas y aburridas de gente que solo utilizaba cinco diapositivas, mientras que he tenido la oportunidad de ver otras presentaciones interesantes y ricas en contenido en las que el presentador empleaba más de 200 diapositivas (y viceversa). El número de diapositivas no es importante. Si la presentación tiene éxito, la audiencia no tendrá ni idea de cuántas diapositivas hemos utilizado, ni tampoco les i mporta.

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Preguntas que deberíamos hacernos De acuerdo, estamos solos. Tenemos Tenemos un lápiz y un cuaderno. Estamos relajados y nuestra mente está en paz. Ahora tratemos de dibujar con la mente esa presentación que queremos hacer (observe que no he dicho que tenemos que hacer) para el mes siguiente... o la próxima semana, o ¡cielos! para mañana. Anote la respuesta a estas preguntas: • ¿Cuánto tiempo tengo? • ¿Cómo es el evento? • ¿A qué hora del día? • ¿Quién forma la audiencia? • ¿Cuál es su preparación? • ¿Qué esperan de mi (de nosotros)? • ¿Por qué me han pedido que hable? • ¿Qué es lo que quiero que hagan? • ¿Qué medio visual es el más apropiado para esta situación y audiencia concretas? • ¿Cuál es el propósito fundamental de mi conferencia? • ¿Cuál es la historia que quiero contar? • Y esta es la pregunta más importante de todas, reducida a su esencia:

¿Cuál es el punto absolutamente fundamental de mi mensaje? O, dicho de otro modo: si la audiencia solo pudiera recordar una cosa (tendremos suerte si lo hace), ¿qué es lo que queremos que recuerde?


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Dos preguntas: preguntas: ¿Cuál es el mensaje? ¿Por qué es importante? Muchas de las presentaciones a las que asisto son realizadas por personas de algún campo especializado, hablando (usualmente con la ayuda de PowerPoint) a una audiencia de gente de negocios que no son especialistas en el campo técnico en el que trabaja el presentador. Se trata de una situación de presentación bastante común. Por ejemplo, un experto en el área de, digamos, la tecnología de biocombustibles puede ser invitado a dar una conferencia en una Cámara de comercio local acerca de ese tema y de lo que hace su empresa, lo que puede hacer una persona normal, etc. Recientemente tuve la oportunidad de asistir a uno de esos eventos y después de que terminara la conferencia de una hora de duración, me di cuenta de que la presentación era una especie de milagro. Hasta ese día no pensé que fuera posible escuchar a alguien realizar una presentación con diapositivas en mi inglés nativo y no ser capaz de entender nada de lo que se había dicho. Absolutamente nada. Me hubiera gustado que me devolvieran esa hora. Sin embargo, el hecho de haber perdido esa hora no era culpa de PowerPoint o de que las diapositivas fueran malas. La presentación se habría visto enormemente mejorada si el presentador hubiera tenido presentes simplemente dos cuestiones a la hora de prepararse para la charla: cuál es el mensaje y por qué es importante. Ya resulta suficientemente difícil para los presentadores determinar su mensaje fundamental y expresarlo de una forma que se entienda de manera ambigua. ¿Pero por qué es ese mensaje importante? Aquí es donde todo el mundo suele tropezar. Debido a que el presentador conoce tanto su material que la respuesta a la cuestión de por qué tiene importancia simplemente parece obvia, demasiado obvia como para hacerla explícita. Y a pesar de ello, eso es lo que la gente (incluyendo la mayor parte de las audiencias) espera y ruega que usted les diga. “¿Por qué deberíamos preocuparnos?”. Para responder a esa pregunta necesitará emplear la persuasión, la emoción y la empatía, además de argumentos lógicos. Empatía en el sentido de que el presentador entienda que no todo el mundo será capaz de ver lo que para él es obvio, o que otros pueden comprender bien el asunto, pero no ver por qué qué es importante para ellos. Al preparar el material para una charla, los buenos presentadores tratan de ponerse en la piel de los miembros de su audiencia. Volviendo a esa hora que perdí. El presentador, que era inteligente, estaba preparado y era profesional, falló antes siquiera de haber comenzado. Las diapositivas parecían las mismas que hubiera utilizado en presentaciones anteriores, realizadas ante audiencias más técnicas dentro de su empresa, lo cual constituye una indicación de que no se había dedicado a pensar en primer lugar acerca de su audiencia concreta de aquel día. Falló a la hora de responder a la cuestión fundamental: “¿Por qué es importante?”. i mportante?”. También También falló a la hora de recordar durante la etapa de preparación, que las oportunidades de presentación como esta tienen por objetivo contribuir con algo y dejar algo importante detrás de nosotros para que la audiencia lo recuerde.

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¿Dakara Nani? (¿Y qué?) En japonés, a menudo me digo a mi mismo “¿dakara nani?” o “¿sore de...?”, que se podría traducir aproximadamente por “¿y qué?” o “¿qué es lo que quieres decir?”. Suelo decir esto a menudo mientras estoy preparando mi material o ayudando a otros a preparar sus charlas. Al construir el contenido de una presentación, debe ponerse en el lugar de su audiencia y preguntar “¿y qué?”. Plantéese realmente las preguntas más difíciles a lo largo del proceso de planificación. Por ejemplo, ¿es relevante su mensaje? Puede que sea sofisticado, ¿pero es importante para poder plantear su historia o solo lo incluye porque le parece impresionante a usted y a unos pocos más? Seguramente que habrá tenido la oportunidad de formar parte de una audiencia y de preguntarse en qué sentido era relevante lo que el presentador estaba diciendo o en qué sentido apoyaba su mensaje central. Si no puede realmente responder a esta pregunta, entonces elimine de su charla esa parte del contenido.

¿Podría pasar el “test del ascensor”? Si “dakara nani” no le funciona, entonces compruebe la claridad del mensaje fundamental de su presentación utilizando el test del ascensor. Este ejercicio nos fuerza a “vender” nuestro mensaje en 30–45 segundos. Imagínese esta situación: le han convocado para presentar una nueva idea a la directora de marketing de producto de su empresa, que es uno de los fabricantes líderes de tecnología a nivel mundial. Tanto el calendario como los presupuestos son muy ajustados, así que se trata de una oportunidad extremadamente importante para usted si quiere obtener la conformidad del equipo ejecutivo de la empresa. Al llegar a la mesa de la secretaria, en la oficina de la vicepresidenta, de repente, esta sale con su abrigo y un maletín en la mano y dice “…lo siento, me ha surgido un tema, cuéntame tu idea mientras vamos caminando hasta mi coche…” Imagínese ese escenario. ¿Podría vender su idea mientras bajan en el ascensor y van caminando hasta el aparcamiento? Por supuesto, este escenario es posible, aunque improbable. Sin embargo, lo que es muy posible es que de repente le pidan, sin aviso previo, que acorte su charla de 20 minutos a cinco minutos (o de una hora a 30 minutos). ¿Podría hacerlo? Quizá no tenga nunca que enfrentarse a estas situaciones, pero practicar lo que haría en ese caso le ayudará a centrarse en su mensaje y a hacer que el contenido global de la presentación sea más ajustado y claro.

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“¿Y qué?”

¿Podría pasar el test del ascensor?


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Las notas pueden liberarle Si crea durante la fase de preparación un conjunto apropiado de notas para dejárselo a los asistentes a su presentación, entonces no se sentirá obligado a tener que decir todo en su charla acerca del tema en cuestión. La preparación de un documento apropiado (con tantos detalles como estime necesario) le permitirá centrarse en aquello que sea más importante para su audiencia concreta en ese día en particular. Asimismo, si escribe un documento adecuado no tendrá que preocuparse por excluir diagramas o números o puntos relacionados con el tema de su charla. Es imposible decirlo todo en una conferencia. Muchos presentadores incluyen todo lo que se les ocurre en sus diapositivas “por si acaso” o para demostrar que son “gente seria”. Resulta bastante común crear diapositivas con un montón de texto y diagramas detallados, etc., porque esas diapositivas también servirán como documento para dejar a la audiencia. Pero ese es un grave error (véase la nota margen sobre los “diapositimentos”). En lugar de ello, prepare un documento detallado para entregar y mantenga la simplicidad de las diapositivas, y nunca distribuya una copia impresa de sus diapositivas a la audiencia. ¿Por qué? David S. Rose, presentador experto y uno de los emprendedores de más éxito de Nueva York en el campo de la tecnología me lo explicaba de esta forma: “Nunca jamás entregues copias de tus diapositivas, y menos aun antes de realizar la presentación. Eso es un error garrafal. Por definición, dado que las diapositivas son material de “soporte del conferenciante”, su único propósito es dar apoyo al presentador… A TI. Desde ese punto de vista, las diapositivas deberían carecer por completo de significado en sí mismas, de modo que es inútil entregárselas a la audiencia, ya que lo único que se conseguirá con ello será garantizar que los espectadores se distraigan. La pregunta crucial que hay que hacerse es la siguiente: si las diapositivas tuvieran significado en sí mismas, ¿para qué narices haría falta que tú estuvieras allí realizando la presentación?” —David S. Rose

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Presentación Zen

1. Diapositivas que verá la audiencia.

Porcentaje de tierras cubiertas por bosques

EE.UU.

Canadá Alemania

Rusia

Japón

Finlandia

2. Notas que solo verá usted.

Las tres partes de una presentación Si recuerda que su presentación tiene tres componentes: las diapositivas, sus notas y el documento para entregar, entonces no sentirá la necesidad de incluir tanta información (texto, datos, etc.) en las diapositivas. En lugar de ello, puede incluir esa información en sus notas (para ensayar la conferencia o para tener la información a mano “por si acaso”) o en el documento para entregar. Este punto ha sido señalado por expertos presentadores como Cliff Atkinson, a pesar de lo cual las personas siguen llenando sus diapositivas con largos textos y datos difíciles de distinguir, y se limitan a imprimir sus diapositivas en lugar de crear un documento de soporte. (Yo personalmente he utilizado las cuatro diapositivas de esta página al explicar este punto durante mis conferencias dedicadas al diseño de presentaciones.)

3. Documento para entregar. Porcentaje de tierras cubiertas por bosques

Diapositivas

Notas

Documento


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Cree un documento no un “diapositimento” Las diapositivas son diapositivas y los documentos son documentos. No son la misma cosa. Tratar de mezclarlos da como resultado lo que yo denomino un “diapositimento”. La creación del diapositimento surge del deseo de ahorrar tiempo. La gente cree que de esa manera está siendo eciente y simplica las cosas. Se trata de una especie de técnica que trata de matar dos pájaros de un tiro, o como se dice en japonés, iiseki ni cho. Lamentablemente (a menos que usted sea un pájaro), lo único que se consigue “matar” con ello es la posibilidad de establecer una comunicación efectiva. La intención es buena , pero el resultado es desastroso. Este intento de ahorrar tiempo creando un diapositimento me recuerda un proverbio japonés más apropiado: nito o oumono wa itto mo ezu, que quiere decir “perseguir dos liebres y no caza r ninguna”. Las diapositivas proyectadas deberían ser lo má s visuales posible y apoyar los puntos que vaya exponiendo de forma rápida, eciente y potente. El contenido verbal, la demostr ación verbal, las evidencias y el atractivo/emoción provienen fundamentalmente de lo que exponga de forma oral. Pero los documentos para entregar (para que la audiencia se lleve a su ca sa) son completamente distintos. Cuando los lean, usted no estará allí par a suministrar el contenido verbal y responder a las cuestiones, de modo que deberá escribir de una forma que proporcione tanta profundidad y tanta amplitud como su conferencia en vivo. A menudo, sin embargo, resulta apropiado incluir información todavía más e n profundidad, así como información de referencia, ya que las personas pueden leer mucho más rápidamente de lo que nosotros podemos hablar. En ocasiones, la presentación trata sobre un tema del que puede encontrarse información en un libro del propio conferenciante o en un largo ar tículo publicado en alguna revista. En ese c aso, el documento que se entregue deberá ser basta nte conciso; la gente puede encontrar más información en el libro o en el artículo publicado.

¿Animan las conferencias a utilizar diapositimentos? La prueba de que vivimos en un mundo dominado por “malas presentaciones PowerPoint” es que muchas conferencias actuales requieren a los presentadores adaptarse a una directr ices PowerPoint uniformes y enviar sus archivos PowerPoint con mucha antelación a la conferencia. Entonces, el comité organizador toma es as “presentaciones PowerPoint estandarizadas” y las imprime para componer una voluminosa carpeta de documentación de la conferencia, o las incluye en el DVD de la conferencia que los asistentes se llevan a su casa. Lo que los organizadores de conferencias están aceptando con esto es que una serie críptica de diapositivas con listas de viñetas y títulos puede ser a la vez un buen apoyo visual para una conferencia en vivo y una documentación creí ble de soporte del contenido de la presentación, que va a ser leída mucho después de que la conferencia haya nalizado. Esto obliga al conferenciante a afrontar un dilema imposible. El presentador se ve obligado a preguntarse:

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Presentación Zen

“¿Diseño unas diapositivas que apoyen claramente lo que voy a decir de forma or al, o creo unas diapositivas que parezcan más un documento, para que la s puedan leer posteriormente?”. La mayoría de los presentadores adoptan una solución de compromiso y hacen algo que es una mezcla de las dos cosas, con lo que el resultado es un pobre apoyo visual para la conferencia en vivo y una serie de diapositivas con aspecto de documento llenas de texto y otros datos, y que tampoco se leen bien (y que por t anto nadie lee). Estos pesudo-documentos no se leen bien porque una serie de pequeños recuadros con texto e imágenes en un conjunto de hojas de papel no forman por sí mismos un documento. El diapositimento no es efe ctivo, no es eciente y tampoco es bonito. Tratar de que las diapositivas sirvan a la vez como apoyos visuales proyectados y como documentos entregables autónomos hace que se obtengan unos apoyos visuales pobres y una documentación también pobre. A pesar de lo cual, se trata de un enfoque bastante típico y plenamente aceptado. PowerPoint (o Keynote) es una herramienta que permite mostrar información visual, información que nos ayude a contar nuestra historia, a dejar claro nuestro punto de vista, a demostrar nuestras armaciones y a interesar a nuestra audiencia. Sin e mbargo, PowerPoint y Keynote no son buenas herramientas para componer documentos escritos; para eso se utiliza n los procesadores de texto. ¿Por qué los organizadores de conferencias no solicitan, en lugar de ello, que los oradores envíen un documento escrito (con un número má ximo especicado de páginas) que cubra los puntos principales de la presentación con un detalle y una profundidad apropiados? Sería mucho más efectivo un documento Word o PDF escrito de forma concisa y legible, con una bibliografía y una serie de e nlaces a lugares donde se puedan encontrar todavía más detalles para aquellos que es tén interesados. Cuando el oyente vuelve a su casa, des pués de haber asistido a la conferencia, ¿creen los orga nizadores realmente que va a tratar de leer una serie de páginas llenas de dia positivas PowerPoint? Nadie lee la versión impresa de un conjunto de diapositivas PowerPoint de dos meses de antigüedad; lo más que uno puede hacer es tratar de adivinar, descodicar y extraer un signicado de esa serie de títulos, listas de viñetas, diagrama s e imágenes prediseñadas de baja resolución. Al menos, eso es lo que el oyente medio hace... hasta que se da por vencido. Sin embargo, con un documento escrito no existen razones para que los te mas se traten de forma ambigua o poco profunda (suponiendo que uno escriba bien). Para ser diferente y efec tivo, utilice un documento detallado y bien escrito para atraer a su audiencia, junto con una serie de grácos bien diseñados, simples e inteligentes, como apoyo visual para l a conferencia. Por supuesto, esto ser á algo completamente atípico. Pero, aunque pueda requerir más esfuerzo por su parte , la calidad de sus diapositivas y de los documentos de notas mejorará enormemente. Puede que no sea la solución más sencilla, pero parece bastante simple, directa y clara . Es la forma más simple de todas.


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Cómo evitar los diapositivimentos La diapositiva de la izquierda muestra l as tasas de obesidad par a 30 países en dos formatos. La tabla y e l gráco de barras se han creado en E xcel y se han pegado en PowerPoint. Resulta bastante común que la gente tome una serie de datos detallados como estos de documentos Excel y Word (datos utilizados previamente en algún informe) y que los pegue en las diapositivas que va a mostrar en una presentación. Pero rara vez es necesar io incluir todos los datos en una diapositiva que se va a mostrar en pant alla durante una presentación en vivo que tiene una duración limitada. Si es necesario examinar t antos datos durante la charla, entonces coloque la tabla y los grácos en papel y entréguelos durante su conferencia. (La baja resolución y la escasa cantidad de espacio disponible en las pant allas de visualización diculta, de todos modos, leer etiquetas de tamaño tan pequeño). Normalmente, es mejor emplear simplemente aquellas partes de los d atos de los que verdaderamente estamos hablando. En este ejemplo, el punto que se intenta dejar claro es que la tasa de obesidad en Estados Unidos es mucho mayor que en Japón. Pero entonces no es necesario mostrar las tasas de obesidad para tantos países distintos. L as tasas correspondientes a los restantes países pueden incluirse en el documento que se e ntregue a los oyentes.

En estas diapositivas acerca de la obesidad en los Estados Unidos, en lugar de utilizar un diagrama detallado, que aparecerá atestado y será difícil de leer, trate de utilizar un diseño más simple para la diapositiva e incluya las gráfcas y tablas deta lladas en el documento que va a entregar a la audiencia, en el que dispondrá de más espacio para presentar los detalles con un diseño apropiado.

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Presentación Zen

Los benefcios de una buena planifcación Si se prepara bien, y es capaz de concretar realmente su historia (lo suficientemente bien como para pasar el test del ascensor), entonces podrá transmitir su mensaje central correctamente en cualquier situación. Un amigo mio en Singapur, Jim, me envió recientemente un correo electrónico en el que me comentaba un buen ejemplo de lo que puede suceder cuando se concreta realmente la historia durante la etapa de preparación. Querido Garr… conseguí este nuevo posible cliente y había estado intentando presentarme a él durante meses. Finalmente, me dijeron que me vería la siguiente semana. Sé de sobra que se trata de una persona con un tiempo de atención supercorto, por lo que utilicé un enfoque simple y estuve peleándome con el contenido y el mensaje clave y después con los gráficos. Llegamos a la oficina y comencé con la pequeña charla usual con la que suelen dar comienzo las reuniones y de repente me di cuenta de que habíamos repasado los puntos de la presentación en nuestra conversación y él estaba de acuerdo en seguir adelante. Entonces él miró su reloj y dijo que había sido estupendo conocernos y nos dio las gracias por visitarle. A medida que salíamos del edificio, las dos personas que trabajan conmigo me dijeron que era increíble que el cliente hubiera comprado la idea sin ni siquiera haber sacado la presentación ¡Fue maravilloso! Mientras tanto, yo estaba hecho un completo lío:“¿Qué pasa con todo el tiempo que invertí en la preparación? Él ni siquiera llegó a ver mi presentación. “¡Qué pérdida de tiempo componiendo todo el material!” Pero entonces se me encendió la bombilla. La preparación de una presentación es algo que trata de organizar los pensamientos y centrar el modo de contar la historia, de modo que esta esté clara para la audiencia. Yo fui capaz de articular correctamente los distintos puntos precisamente porque había estado trabajándolos durante la preparación de la presentación. Incluso los gráficos me habían hecho pensar en profundidad en la presentación y se convirtieron en una parte de esta incluso cuando la audiencia nunca llegó a verlos. La observación que Jim hace es extraordinariamente interesante. Si nos preparamos bien, el propio proceso de preparación debería a ayudarnos a conocer realmente nuestra historia. Con una preparación adecuada, deberíamos ser capaces de seguir contando nuestra historia incluso si el proyector se rompe cinco minutos antes de la presentación o si el cliente dice: “Al diablo con las diapositivas, vaya al grano”. La etapa de planificación debería ser ese momento en el que nuestra mente está más clara y todas las barreras se eliminan. Me encanta la tecnología, creo que los programas de diseño de diapositivas pueden ser muy efectivos en muchas situaciones. Pero para la planificación, utilice medios analógicos: papel y lápiz, una pizarra, un cuaderno en el bolsillo mientras pasea por la playa con su perro,... lo que sea mejor para usted. Peter Drucker lo expresó a la perfección:


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“La computadora es imbécil”. Lo único que importa somos nosotros y nuestras ideas (y nuestra audiencia). Así que trate de alejarse de la computadora durante las primeras etapas, durante ese tiempo en el que necesita al máximo su creatividad. Al menos para mi, la claridad de pensamiento y la capacidad de generación de ideas aumentan cuando estoy separado de mi computadora. El propósito de desconectar, tomarse tiempo para pensar y utilizar el papel o la pizarra, durante la etapa de preparación es identificar, clarificar y cristalizar mejor el mensaje fundamental de nuestra presentación. Ese mensaje fundamental es lo único que importa. De nuevo, si su audiencia solo recordara una única cosa, ¿cuál debería ser? ¿por qué? Concretando sus ideas, haciendo que el mensaje central esté absolutamente claro en su mente y visualizándolo primero en papel, podrá organizar y diseñar las diapositivas y otras informaciones multimedia que apoyen y amplifiquen ese contenido tan importante que quiere transmitir.

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Presentación Zen

En resumen • Deténgase a pensar para poder ver el problema y los objetivos más claramente. • Busque una cierta soledad para poder contemplar las cosas en perspectiva. • Para centrarse mejor, pruebe a apagar la computadora y utilice medios analógicos. • Utilice primero lápiz y papel o una pizarra para anotar y esbozar sus ideas. • Las preguntas fundamentales: ¿Cuál es el mensaje fundamental? ¿Por qué tiene importancia? • Si su audiencia recordara solo una cosa, ¿cuál debería ser é sta? • Preparar una documentación detallada evitará que se sienta obligado a sobresaturar las diapositivas con todo tipo de datos.


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El proceso El problema con las aplicaciones de diseño de diapositivas (y con PowerPoint en particular), dado que salió al mercado hace más tiempo y ha influido sobre toda una generación, es que han guiado a los usuarios, de manera predeterminada, a realizar las presentaciones en forma esquemática, con títulos de temas y listas de viñetas agrupadas bajo cada uno de los encabezados. Esto es similar a las recetas de escritura de cuentos que se proporcionan en algunas clases de literatura. Parece un procedimiento bastante lógico, pero se trata de una estructura que hace que la presentación del contenido sea algo perfectamente prescindible para la audiencia. La creación de una historia puede ayudar a resolver el problema. Si nos tomamos el tiempo suficiente en esta parte de la etapa de preparación y fijamos nuestras ideas de una manera lógica con un formato de historia, podemos entonces visualizar el movimiento secuencial de la narración del contenido y el flujo y “sentimiento” globales de la presentación. Puesto que ya hemos identificado, lejos de la computadora, nuestro mensaje fundamental, ahora podemos comenzar a crear un guión que comience a dar forma a la historia de nuestra breve charla. Los guiones tienen su origen en la i ndustria cinematográfica, pero se emplean a menudo en el mundo empresarial, particularmente en el campo del marketing y de la publicidad. Una de las características más simples y más útiles de PowerPoint y Keynote es la vista Clasificador de diapositivas (vista Light Table en Keynote). Podemos tomar nuestras notas y esbozos y crear directamente un guión en PowerPoint o Keynote, o podemos permanecer un poco más en el mundo “analógico” y dibujar el guión en papel, en Post-its o en una pizarra. Cada situación y cada persona son distintas y existen, por supuesto, muchas formas de conseguir mejores presentaciones, incluyendo el realizar una preparación mejor. Mi enfoque personal a la hora de pasar de los burdos esbozos analógicos a l as diapositivas digitales es bastante común y hay muchas otras personas que adoptan un enfoque similar. Sin embargo, me resulta sorprendente que, en su mayor parte, los profesionales, emprendedores y estudiantes suelen limitarse, hoy día, a abrir PowerPoint y escribir una docena de diapositivas temáticas, rellenándolas luego con una serie de puntos para exponer. Este enfoque no es nada efectivo y por supuesto no lo recomiendo, aunque he de reconocer que es bastante común. A continuación se expone el método en cuatro pasos que yo empleo normalmente. En ocasiones, me salto el tercer paso, pero según mi experiencia funciona bastante bien cuando es un grupo el que está planificando la presentación. Para los estudiantes que estén trabajando en una presentación en grupo, el Paso 3 es fundamental.

Capítulo 4

Desarrollo de la historia

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Paso 1 Tormenta de ideas. Dé un paso atrás, pase al mundo analógico, aléjese de la computadora, ponga a funcionar el hemisferio derecho de su cerebro y deje que las ideas fluyan. Durante esta fase, yo no suelo editar mucho las ideas; el objetivo es simplemente dejarlas fluir, y lo que hago es explorar. Puede que el resultado sea algo caótico, pero no pasa nada. Lo que se trata de hacer (independientemente de si está trabajando solo o se está liderando un grupo) es ver el problema desde todos los ángulos. Pero para hacer esto, es necesario dar un paso atrás y contemplar una panorámica del problema. Cuando trabajo con un cliente, lo que hago es escuchar atentamente y hacer preguntas, de modo que al final pregunto mucho más que lo que hablo. El escuchar es la parte fundamental. Mientras escucho, busco los temas correspondientes al Paso 2, aunque si está emergiendo una serie de temas claros mientras escucho al cliente y le sondeo, entonces puede comenzar a agrupar los elementos sobre la marcha.

Tormenta de ideas alejados de la computadora.

Paso 2 Agrupamiento e identificación del mensaje fundamental. En este paso trato de identificar la idea clave fundamental (y memorable) desde el punto de vista de la audiencia. ¿Qué es “esa cosa” que quiero que capten? Lo que hago es agrupar las ideas similares mientras busco un tema unificador. Por ejemplo, puede que la presentación esté organizada en tres partes, de modo que lo que hago primero es buscar el tema central que actuará de hilo conductor a lo largo de toda la presentación. No hay ninguna regla que establezca que la presentación debe tener tres secciones o tres “actos”, si hablamos en términos teatrales. Sin embargo, tres es un buen número objetivo, porque se trata de una restricción manejable y suele proporcionar una estructura fácil de recordar. Pero independientemente de cuántas secciones utilice, siempre habrá un único tema. Al final, todo se reduce a apoyar el mensaje

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Presentación Zen

Se identican el tema y la idea fundamental con la que la audiencia debe quedarse y se organiza la charla en tres secciones concretas.

fundamental. La estructura de soporte (las tres partes) está ahí para soportar ese mensaje fundamental y su historia asociada.

Paso 3 Creación del guión sin la computadora. Lo que hago es tomar las ideas esbozadas en papel en el Paso 2 y plasmarlas en notas Post-it. La ventaja de este método (comparado con la vista Clasificador de diapositivas de PowerPoint o la vista Light Table de Keynote) es que se puede añadir contenido fácilmente escribiendo en notas Post-it adicionales y pegándolas en la sección apropiada, sin perder nunca de vista la estructura y el flujo de la narración. En el software, por el contrario, tendría que pasar al modo Diapositiva para escribir o añadir una imagen directamente en una diapositiva y luego volver al m odo Clasificador de diapositivas para ver la estructura global. Alternativamente (y esto resulta muy popular entre mis estudiantes de administración de empresas japoneses) se pueden pintar diapositivas en blanco, con 12 diapositivas por hoja, lo que nos da esencialmente una versión a mayor escala de los típicos dietarios. Si se quieren diapositivas de mayor tamaño, pueden imprimirse nueve o seis en cada hoja. Entonces, estas hojas pueden pegarse en la pared o distribuirse sobre una mesa, guardándolas después en una carpeta, una vez que se ha terminado. Como se muestra a continuación, se pueden esbozar las imágenes y escribir los puntos fundamentales en una versión impresa de las hojas de notas generadas por los programas de diseño de diapositivas.

Diapositivas reales. Aquí se muestran la diapositiva de título, el “gancho” y la diapositiva de resumen de la charla. El “gancho” y la sección con información de referencia acerca del problema de la obesidad ocupaban varias diapositivas antes de introducir esa diapositiva de esquema/resumen. (Las imágenes utilizadas en estas diapositivas se han tomado de iStockphoto.com.)

Toma el control de tu

salud

Menos del 33% de los estaunidenses adultos tienen un "peso saludable".

Dieta

Ejercicio

Mente

Esbozos toscos de diapositivas en plantillas impresas desde PowerPoint.

Capítulo 4


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Paso 4 Creación del guión en la vista Clasificador de diapositivas/Light Table. Si tiene una idea clara de la estructura, puede saltarse el Paso 3 y comenzar a plasmar el flujo de la presentación directamente utilizando el programa de diseño de diapositivas. Cree una diapositiva en blanco utilizando una plantilla de su elección (o la versión más simple posible de la plantilla de su empresa si está obligado a utilizarla). Yo suelo elegir una diapositiva en blanco y luego coloco en ella un recuadro de texto simple con el tamaño y tipo de letra que voy a utili zar más a menudo. (Puede crear múltiples plantillas maestras en PowerPoint y Keynote.) Después, hago varios duplicados de estas diapositivas, puesto que voy a introducir en ellos el contenido visual de mi presentación, pequeñas frases o palabras sueltas, imágenes, citas, diagramas y gráficas. Las diapositivas que actúan de introducción de cada sección, lo que el gurú de las presentaciones Jerry Weismann llama diapositivas parachoque, deben tener un color distinto con el suficiente contraste como para que se diferencien fácilmente en la vista Clasificador de diapositivas. Si lo prefiere, puede tener ocultas estas diapositivas, de modo que solo se vean al realizar la clasificación en la vista Clasificador de diapositivas. Sin embargo, en mi caso, estas diapositivas me sirven para proporcionar un cierre visual a una sección y abrir l a sección siguiente. Ahora que disponemos de una estructura simple en la vista Clasificador de diapositivas, podemos añadir los elementos visuales que apoyen la narración. Yo suelo realizar una introducción en la que presento el tema e introduzco el mensaje fundamental. Después, utilizo las siguientes tres secciones para apoyar mis afirmaciones o para “resolver el problema” en una forma que sea interesante e informativa, pero en la que nunca se pierda de vista el mensaje fundamental simple que deseo transmitir. Para obtener consejos detallados acerca de cómo crear una historia utilizando la vista Clasificador de diapositivas, recomiendo el libro de Cliff Atkinson Beyond Bullet Points (Microsoft Press).

Esquema en bruto del Paso 2 para una conferencia que di acerca del diseño de presentaciones.

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Presentación Zen

Parte 1

Parte 2

Parte 3

El principio del proceso de creación del guión durante el Paso 4 para la misma presentación. El número total de diapositivas utilizadas para la charla e ra de más de 150, pero lo que aquí se muestra es la estructura simple de la conferencia, antes de añdir las diapositivas a las secciones apropiadas.

Capítulo 4


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Nancy Duarte Consejera Delegada de Duarte Design, la firma líder a nivel mundial en diseño de presentaciones. Entre sus clientes se encuentran Al Gore, las principales empresas de Silicon Valley y otras grandes compañías.

www.duarte.com

Nancy Duarte habla acerca de los guiones y del proceso de diseño de presentaciones. Buena parte de nuestros procesos actuales de comunicaciones exhiben la cualidad de la intangibilidad. Los servicios, el software, las causas, el liderazgo meditado, la gestión de cambios, la visión de las empresas, todos ellos son, a menudo, más conceptuales que concretos, más efímeros que rmes. No hay nada malo en ello. Pero eso nos fuerza a realizar un gran esfuerzo de forma regular a la hora de comunicar estos tipos de ideas, porque son esencialmente invisibles. Resulta difícil compartir la propia visión cuando no hay nada que ver. Expresar estas ideas invisibles de forma visual de modo que parezcan tangibles y motivables, es casi una especie de arte y el mejor lugar por el que empezar no es precisamente delante de la computadora. Un lápiz y una hoja de papel servirán perfectamente . ¿Por qué adoptar este enfoque aparentemente ludita? Pues porque el software de creación de presentaciones no fue concebido para ser una herramienta de dibujo ni tampoco una herramienta que pudiera emplearse en una tormenta de ideas. Las aplicaciones son simplemente contenedores de las ideas y de los activos de información, pero no una forma de generarlos. Muchos de nosotros hemos caído en la trampa de iniciar nuestra aplicación de diseño de presentaciones para preparar el contenido de una conferencia. Pero, en realidad, el auténtico proceso creativo requiere alejarse de la tecnología y confar en las mismas herramientas de expresión con las que hemos crecido: lápices y papeles o tizas para aquellos que estén experimentando una forma particularmente fuerte de regresión. El objetivo es generar ideas, no necesariamente imágenes todavía, pero hay que generar una gran cantidad de ideas. Pueden ser palabras, diagramas o escenas; pueden ser literales o metafóricas; el único requisito es que expresen nuestros pensamientos más profundos. Lo mejor de este proceso es que no es necesario ponerse a averiguar cómo utilizar herramientas de dibujo o dónde guardar un archivo. Todo lo necesario

lo tenemos a nuestra disposición (y no me diga que no sabe dibujar, simplemente le falta práctica). Esto quiere decir que pueden generarse una gran cantidad de ideas en un espacio de tiempo relativamente corto. Y eso es precisamente lo importante en esta etapa, la cantidad. Para mí, lo mejor es apuntar una idea en cada nota adhesiva. Y además utilizo un rotulador de punta gruesa. La razón de ello es que si una idea requiere más espacio que el que un Post-it proporciona y necesita más detalle del que se puede conseguir con un rotulador de punta gruesa, entonces la idea es demasiado compleja. La simplicidad es la esencia de un proceso claro de comunicación. Además, las notas adhesivas hacen que sea fácil ordenar y reordenar el contenido, hasta que la estructura y el ujo del mismo parecen correctos. Por otro lado, muchas personas de mi equipo utilizan un enfoque más tradicional para elaborar los guiones preriendo articular linealmente una serie de ideas detalladas. Eso también está bien. Lo importante es no prescribir una forma concreta de trabajar, sino animar a la gente a generar un montón de ideas y a hacerlo rápido. A menudo, las ideas vienen a la mente de forma inmediata. Eso es maravilloso, pero hay que evitar el error potencial de ponerse manos a la obra con la primera cosa que se nos venga a la mente. Continúe esforzándose y oblíguese a sí mismo a pensar muchas más ideas. Hace falta disci plina y tenacidad, especialmente cuando uno tiene la sensación de haber resuelto el problema al primer intento. Trate de explorar palabras y asociaciones de palabras para generar diversas ideas. Utilice técnicas de esbozo de ideas y realice tormentas de palabras para crear más ideas todavía (los nativos digitales pueden preferir utilizar software de mind mapping en esta fase). Las soluciones verdaderamente buenas aparecen frecuentemente después de que cuatro o cinco ideas hayan ocupado la posición de cabecera. Continúe generando ideas incluso si estas parecen discurrir por

una serie de caminos que no guardan relación entre sí; después de todo, nunca se sabe lo que podemos encontrar. Después, una vez que haya generado muchísimas ideas, identique un puñado de ellas que cumplan con los objetivos de la visión o concepto que esté tratando de comunicar. Lo que importa en esta fase no es la forma que esas ideas tengan, sino que sean capaces de transmitir el mensaje. Hablando del tema, las metáforas simplonas son un intento de evasión. Si de repente siente la tentación de utilizar una imagen de dos manos estrechándose delante de un globo terráqueo, deje el lápiz, aléjese de la mesa y piense en tomarse unas vacaciones o en estudiar aromaterapia. Trate de esforzarse para generar ideas originales. Tómese el tiempo necesario e invierta su energía creativa, porque la recompensa será una presentación que la gente no solo recordará, sino que puede hacerles pasa r a la acción. Ahora, esboce imágenes a partir de las ideas. Esos bocetos se convertirán en claves visuales que harán surgir más ideas . El proceso de realización de los bocetos debe ser simple y rápido; en realidad, solo hacen falta garabatos. Busque en catálogos de fotografías, en revistas e incluso en YouTube imágenes y viñetas a las que hacer referencia mientras hace sus bocetos. Genere todas las imágenes que pueda y, mientras lo hace, comience a pensar en las cuestiones de disposición para vericar que los elementos funcionen bien espacialmente dentro de una diapositiva. De esta forma, los esbozos sirven como demostración del concepto, porque las ideas que son muy complejas o costosas, o que requieren demasiado tiempo, se mostrarán ellas mismas como candidatas a la eliminación. No se preocupe si empieza a deshacerse de ideas. De hecho, esa es la razón por la que inicialmente se generan una gran cantidad: para poner desembarazarse de casi todas ellas. Al nal, lo que haremos será deshacernos de todas menos una (los diseñadores conocen esto como el aspecto destructivo del proceso creativo, lo cual es algo absolutamente necesario). Algunas de las ideas que genere pueden requerir que se construyan múltiples escenas en una serie consecutiva de diapositivas, en lugar de utilizar una instantánea en una única diapositiva. En ocasiones, esto resulta igualmente simple que utilizar la imagen o el diagrama perfectos. Para poder transmitir nuestra idea, es posible que tengamos que manipular una imagen, crear una ilustración a medida o producir un cortometraje de vídeo. Céntrese en aquello que funcione mejor, no en aquello que sea más fácil de

ejecutar. Ahora, enséñele a algún colega los bocetos y pídale su opinión acerca de qué funcionará mejor en el contexto de su audiencia concreta y de su estilo personal. Probablemente, sus colegas podrán darle consejos que le ser virán para mejorar su idea. Y aquí es donde las cosas se vuelven un poco más difíciles. Dependiendo del concepto que haya identicado como el más adecuado para transmitir su idea, puede que tenga o no la s capacidades necesarias para ejecutar la idea digitalmente. En este sentido, esté preparado para pedir la ayuda de un diseñador (seguro que ha hecho sus planes con la suciente antelación como para asegurarse de que hay uno disponible ¿verdad?). Después de todo, no hay por qué avergonzarse de buscar ayuda profesional; lo que importa verdaderamente es la comunicación efectiva, independientemente de si tenemos o no las capacidades necesarias para ejecutarla. Consejo de experto 1: si preere el enfoque de elaboración de guiones, puede simplicar el proceso creando una plantilla maestra con seis diapositivas de texto en blanco. Imprima esas hojas y dispondrá de una hoja maestra de realización de guiones, con diapositivas blancas en miniatura que tendrán la relación de aspecto apropiada. Cada diapositiva contiene los elementos grácos de fondo correspondientes a su plantilla y cualquier cosa que esboce en ellas estará automáticamente dentro del marco jado por los elementos visuales que la plantilla contenga. Consejo de experto 2: cuando esté esbozando una presentación para un cliente, es importante que escuche lo que este tenga que decir, pero aún es más importante identicar las verdaderas intenciones subyacentes, a partir de lo que el cliente no dice. Haga sus esbozos mientras habla para que el cliente pueda ver cómo están siendo interpretadas sus palabras. Trate de esbozar tres ideas originales que reejen de manera precisa el contenido que el cliente desea.

Tomenta de ideas con Nancy Duarte (a la izquierda) y dos de sus ayudantes, Paula y Victoria, en la ofcina principal de Duarte Design en Silicon Valley.

Bocetos de ejemplo (página opuesta y debajo) de Duarte Design, que nos indican cómo los profesionales refnan la visualización de sus ideas en papel, antes de crear las diapositivas mediante el software.

Diapositivas terminadas en formato digital.

Si de repente siente la tentación de utilizar una imagen de dos manos estrechándose delante de un globo terráqueo, deje el lápiz, aléjese de la mesa y piense en tomarse unas vacaciones o en estudiar aromaterapia. —Nancy Duarte

Edición y autocontrol Yo soy bastante fanático de la Guerra de las Galaxias . A lo largo de los años, a medida que he ido conociendo más detalles acerca de la increíble creatividad (y trabajo duro) que hay detrás de las películas de Lucas, me he dado cuenta de que los simples mortales podemos aprender mucho acerca de las presentaciones (que son esencialmente oportunidades de contar nuestra historia) escuchando los consejos de los maestros en contar historias como George Lucas, y otros. A medida que estudiaba las numerosas entrevistas en las que Lucas hablaba a lo largo de los años acerca de la realización de las películas de la Guerra de las Galaxias , me di cuenta de que una de las ideas clave que a menudo surgía era la importancia de editar el material como locos para recortar la historia hasta que ocupara solamente unas dos horas. Al hacer esto, realizan un escrutinio de cada escena, con el fin de asegurarse de que esa escena (independientemente de lo buena que fuera) contribuía verdaderamente a la historia. Si durante ese proceso de edición se juzgaba que una escena era superflua para la historia en cualquier sentido, esa escena era cortada (o recortada si el único problema era su duración). Los realizadores de las películas insistían bastante en adaptarse al formato de dos horas, porque era lo más conveniente para la audiencia. Todos hemos visto escenas en películas que nos dejan rascándonos la cabeza preguntándonos que relación guardan con la historia principal. Quizá el director creía que la escena era técnicamente tan buena o tan difícil de realizar, que simplemente no podía imaginar no i ncluirla en la película. Pero esta sería una razón bastante mala para incluir una escena. En lo que a las presentaciones se refiere, todos hemos visto a personas incluyendo datos, hechos o gráficos, o una anécdota no relacionada que simplemente no contribuyen al mensaje global que el orador está intentando transmitir (mensaje que probablemente de todos modos tampoco seríamos capaces de identificar). Los presentadores incluyen a menudo elementos superfluos posiblemente porque están orgullosos de su trabajo y quieren mostrarlo, incluso aunque no ayude a apoyar el punto concreto que el conferenciante está intentando expresar. Moraleja de la historia: tenga siempre presente a su audiencia, reduciendo la duración de la charla lo más que se pueda sin afectar a la efectividad de la historia y, en segundo lugar, después de haber preparado la presentación, volviendo atrás y editándola como un loco eliminando aquellas partes que no sean absolutamente cruciales para el mensaje global o el propósito de la conferencia. Es preciso ser implacable. Ante la duda, corte el material. Es crucial que actúemos como implacables editores de nuestro propio material. Somos nosotros los que tenemos que tomar las decisiones difíciles, incluso decidiendo en ocasiones no hacer algo (por ejemplo, porque no satisfaga nuestros estándares de calidad). Lo más duro puede ser decidir cortar e incluso abandonar un determinado material, pero si es preciso, hay que hacerlo. Muchas personas no son demasiado buenas editando sus propias presentaciones porque tienen miedo. En el fondo, piensan que a nadie le han despedido por incluir demasiada información en una presentación. Mejor no correr riesgos, se dicen. Pero esto conduce a que el final tengan

Capítulo 4


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un montón de material y a que pierdan el tiempo. Cubrirse las espaldas incluyendo todas las posibles informaciones del mundo no es una aptitud adecuada; no resulta precisamente las más apropiada de las motivaciones. Después de todo solo se trata de una presentación, independientemente de cuánto material incluya, siempre va a ver alguien que diga “¡Eh, por qué no ha dicho que...!”. Siempre hay personas quisquillosas, pero no se preste a su juego y no deje que el miedo guíe sus decisiones. Diseñar una presentación escueta, en la que los hechos sean correctos, pero en la que el mensaje se transmite a través de anécdotas simples y concretas que susciten emociones en la audiencia no es un trabajo fácil, pero merece la pena. Toda Toda presentación de éxito tiene elementos de historia y nuestro trabajo consiste en identificar aquellos elementos del contenido que pueden organizarse de tal forma que contribuyan a contar una historia memorable.

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En resumen • Haga que sus ideas sean pegadizas manteniendo la presentación simple, utilizando ej emplos e historias, buscando lo imprevisible y suscitando las emociones de la gente. • Una presentación nunca se se ocupa exclusivamente de los hechos. • Realice una tormenta de ideas acerca del tema alejado de la computadora y agrupe los elementos más importantes. Identifique el tema subyacente y ajústese al mismo (al mensaje fundamental) a lo largo de todo el proceso de creación de la presentación. • Haga un guión de sus ideas en papel y luego utilice el software para crear una estructura sólida que pueda ver. • Ejerza el autocontrol en todo momento y redúzcalo todo al mensaje fundamental.

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diseño design

Capítulo 5 La importancia de la simplicidad

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Los detalles hacen que malgastemos nuestra vida; simplifca, simplifca. — Henry David Thoreau

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5 La importancia de la simplicidad A medida que nuestra vida cotidiana se hace más y más compleja, un número creciente de personas trata de incorporar simplicidad en su vida. Pero encontrar la simplicidad en nuestro ambiente laboral parece cada vez más duro, no más fácil. Profesionalmente, la gente está aterrorizada de ser simple, por miedo a que digan que son superficiales. De modo que el principio rector suele ser “ante la duda, añade más cosas”. Existe actualmente un error fundamental de concepto en lo que respecta a la simplicidad y a lo que yo quiero decir cuando utilizo la palabra “simple”. Mucha gente confunde simple, por ejemplo, con simplista y simplismo, o con aquello que está trivializado hasta tal punto que resulta engañoso. “Simple”, para algunas personas, significa necesariamente una especie de supersimplificación de un tema, que ignora las complejidades, que oscurece las evidencias y que da lugar a falsedades directas. Los políticos son a menudo culpables de este tipo de supersimplificación, pero este no es el tipo de simpl icidad del que estoy hablando aquí. La simplicidad de la que hablo no surge de la pereza o de la ignorancia, sino del deseo inteligente de claridad que hace que nos limitemos a la esencia de una cuestión, lo cual es algo que no resulta fácil de hacer. La simplicidad no es nada sencilla, de hecho, es muy difícil conseguirla. La simplicidad, junto con otros preceptos como el autocontrol y la naturalidad, es una de las ideas claves que podemos encontrar en el Zen y en las artes Zen. Artes tales como la ceremonia del té, el haiku, el ikebana y el sumi-e, que se puede tardar muchos años, o incluso toda una vida, en llegar a dominar. No hay nada sencillo en ellas, aunque cuando las ejecuta un maestro pueden parecer hermosamente simples. Resulta difícil proporcionar una definición de simplicidad, pero cuando digo que necesitamos crear mensajes y diseñar apoyos visuales que sean simples, no estoy hablando de tomar atajos o ignorar las complejidades, ni de transmitir sonidos sin sentido y contenidos superficiales. Cuando utilizo la palabra simple (o simplicidad), estoy haciendo referencia al término como algo que es esencialmente sinónimo de claridad, franqueza, sutileza, esencialidad y minimalismo. Los diseñadores, como por ejemplo los diseñadores de interacciones, están constantemente buscando la solución más simple a problemas complejos. Estas soluciones simples no son necesariamente sencillas para ellos, pero los resultados pueden terminar siendo lo más “sencillos” posible de utilizar para el usuario final.


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Los mejores apoyos visuales son a menudo aquellos que han sido diseñados buscando la simplicidad. Sin embargo, esto no nos di ce nada acerca de los detalles específicos de una presentación visual. Los detalles dependerán del contenido y del contexto. Por ejemplo, incluso los mejores apoyos visuales utilizados en una presentación para una determinada audiencia sobre, por ejemplo, mecánica cuántica, pueden parecer complicados y confusos para una audiencia distinta. La simplicidad se utiliza a menudo como medio para aumentar la claridad. Sin embargo, la simplicidad también puede verse como una consecuencia, una consecuencia de nuestros cuidadosos esfuerzos para componer una historia y crear los apoyos visuales que se centren en las necesidades de nuestra audiencia de una forma clara y significativa. La simplicidad es un principio de diseño importante, pero no es por sí misma una panacea. Aunque las personas normalmente pecan de hacer las diapositivas de sus presentaciones más complicadas de lo necesario, también resulta posible ser “demasiado simple”. La simplicidad es nuestra meta, pero como Einstein dijo: “Hay que hacerlo todo lo más simple posible, pero no más simple que eso”.

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Steve Jobs y la estética Zen Steve Jobs, cofundador y Consejero Delegado de Apple, es uno de los mejores presentadores en el mundo actual de los negocios. Jobs es extremadamente claro y directo. Sus presentaciones generan un montón de comentarios positivos y siempre desatan otra bola de comunicaciones virales acerca del contenido de la presentación. Esto sucede, en parte, porque el contenido puede ser fácilmente entendido y recordado tanto por los medios de comunicación como por clientes normales. Resulta imposible “difundir la buena nueva” si uno no sabe cuál es esa buena nueva. En las presentaciones públicas de Jobs existe claridad tanto verbal como visual. Esto e s lo que hacen los grandes líderes. Ben McConnell y Jackie Huba, autores de Creating Customer Evangelists (Kaplan Business) hacen una buena observación acerca de Jobs: “Jobs hace aquello que se supone que tienen que hacer los líderes: proporcionar una visión de hacia dónde se encamina el barco de la empresa y asegurarse de que todo el mundo lo entienda.”

Parte de e sa gran claridad de Jobs puede percibirse incluso en las diapositivas que acompañan a sus charlas. Tal vez estoy exagerando un poco las cosas, pero yo diría que existe casi una “estética Zen” en los apoyos visuales que utiliza Steve Jobs en sus presentaciones. En las diapositivas de Jobs podemos ver las evidencias del autocontrol, la simplicidad y del potente pero sutil uso del espacio vacío. Bill Gates, uno de los hombres de negocios más poderosos y uno de los mayores filántropos de nuestra era proporciona una importante lección por contraste. En una presentación típica con diapositivas, Gates y su personal hacen lo que millones de otros usuarios de PowerPoint llevan a cabo diariamente: utilizan PowerPoint de una forma que no ayuda en absoluto a su causa. Los problemas de las diapositivas de Gates son bastante comunes: demasiados elementos en una misma diapositiva, sobreutilización de las listas de viñetas (incluyendo largas líneas de texto), imágenes con aspecto simplón, demasiados colores, abuso de las gradaciones (incluso los textos tienen gradación), baja prioridad de la comunicación visual y una impresión global de que la pantalla está completamente atestada. Tanto Steve Jobs como Bill Gates emplean diapositivas para complementar sus charlas. Sin embargo, la principal diferencia es que las diapositivas de Jobs son una parte fundamental de su conferencia. Esas diapositivas no le sirven para complementar lo que dice, sino que son un componente necesario de su presentación; no se trata de meras ornamentaciones ni de notas para recordarle lo que tiene que decir. Jobs utiliza las diapositivas como ayuda para contar una historia e interactúa con ellas de una forma natural, dando raramente la espalda a la audiencia. Jobs emplea una enorme pantalla con retroiluminación detrás de él, con el mismo espíritu con que George Lucas utiliza la pantalla cinematográfica: como ayuda para contar una historia. Lucas utiliza actores, imágenes y efectos para transmitir su mensaje, mientas que Jobs emplea apoyos


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visuales y sus propias palabras y su presencia natural para contar su historia. Las diapositivas de Jobs van fluyendo suavemente a lo largo de su conferencia. En el caso de Bill Gates, las diapositivas no solo son a menudo de una baja calidad estética, sino que tampoco ayudan mucho realmente a la narración del orador. Las diapositivas de Bill son frecuentemente innecesarias; son más un ornamento y una decoración que uno coloca en un lado de la escena. En muchos casos, Bill Gates haría mejor sacando simplemente una silla y compartiendo sus ideas para luego responder a las preguntas que los miembros de las audiencia pudieran haber enviado antes de la charla, de modo que pudiera seleccionar cuáles responder. No es necesario utilizar programas de diseño de diapositivas para todas las presentaciones, pero si lo hace, las diapositivas deben parecer una parte del espectáculo, no algo que se dejado “olvidado” en una esquina del escenario. Me gusta mucho Bill Gates y, por lo que me dice la gente de Microsoft, es un buen tipo y resulta todo un placer hablar con él. En una conversación cara a cara resulta cautivador. Pero en lo que respecta a sus conferencias públicas (y a las diapositivas que las acompañan) es mucho lo que podría aprender de Steve Jobs acerca de cómo “presentar de forma diferente”. La conferencias de Bill Gates no son terribles, son simplemente normales y poco memorables. Su estilo dirigido por PowerPoint es “normal” y “típico” y sus presentaciones son, como resultado, bastante prescindibles. Bill Gates es un hombre notable y sus presentaciones deberían serlo también. Si vas a pronunciar una conferencia delante de un montón de personas, para decir que el diseño de tu estrategia importa y que tu software integrado también importa, entonces como mínimo las diapositivas que utilices (aquí y ahora, en este concreto instante y con esta audiencia concreta) también tienen que ser el resultado de un diseño bien pensado, no una decoración improvisada.

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Fotografía cortesía de Gail Murphy

Fotografía cortesía de Christoph Dernbach (www.mr-gadget.de)

Kanso, Shizen, Shibumi El propio Zen no se ocupa de juzgar si un diseño es “bueno” o si otro es “malo”, a pesar de lo cual, podemos analizar algunos de los conceptos de la estética Zen para tratar de mejorar nuestras propias diapositivas, teniendo siempre presente la simplicidad.

Kanso (simplicidad) Uno de los principios clave de la estética Zen es el kanso o simplicidad. Según el concepto kanso, la belleza y la elegancia visual se consiguen por eliminación y omisión. El Dr. Koichi Kawana, artista, diseñador y arquitecto, dice que “La simplicidad quiere decir conseguir el máximo efecto con los mínimos recursos”. Por tanto, cuando examine sus diapositivas, pregúntese si puede decir que está obteniendo el máximo impacto con el mínimo de elementos gráficos. Cuando se echa un vistazo a las diapositivas de Jobs y de Gates, ¿cómo las compararíamos según el concepto de kanso?

Shizen (naturalidad) El concepto estético de naturalidad o shizen “prohíbe el uso de diseños elaborados y refinamientos excesivos”, de acuerdo con el Dr. Kawana. El autocontrol es algo hermoso. Por ejemplo, los músicos de jazz con talento saben que no deben nunca sobreinterpretar, sino que deben ser siempre conscientes de los otros músicos y encontrar su propio espacio dentro de la música y del momento que están compartiendo. Los diseñadores gráficos muestran autocontrol incluyendo solo lo necesario para comunicar el mensaje concreto para la audiencia concreta. El autocontrol es difícil; la complicación y la elaboración son por el contrario fáciles... y bastante comunes. El modo sugestivo de expresión e s uno de los principios clave de la estética Zen. El Dr. Kawana, comentando acerca del diseño de los jardines japoneses tradicionales, dice: “El diseñador debe respetar el concepto de miegakure, dado que los japoneses creen que al expresar el todo, el interés del espectador se pierde”.


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Shibumi (elegancia) Shibumi es un principio que puede aplicarse a muchos aspectos de la vida. En lo que respecta a la comunicación visual y al diseño gráfico, shibumi representa la simplicidad elegante y la brevedad articulada, una elegancia sobreentendida. En Wabi-Sabi Style , (Gibbs Smith Publishers), los autores James y Sandra Crowley comentan acerca del profundo aprecio de los japoneses por la belleza en este sentido: “Su conceptualización (la de los japoneses) relega la ornamentación elaborada y la utilización de colores vivos al punto más bajo del nivel del buen gusto... los excesos no requieren ningún proceso real de reflexión ni ninguna creatividad. Los niveles más altos de gusto van más allá de la utilización de colores brillantes y de una ornamentación pesada, para emplear un refinamiento simple y contenido que es la belleza del shibumi, que representa lo más avanzado del buen gusto a través de una reserva consciente. Este es el concepto original de ‘siempre menos es más’. Menos color (un uso elegante y apagado del color), menos aglomeración...”. En el mundo de las presentaciones de diapositivas, no siempre hace falta expresarlo todo visualmente, no es necesario introducir cada detalle en la cabeza de cada miembro de la audiencia, de forma visual o verbal. En lugar de el lo, la combinación de nuestras palabras, junto con las imágenes visuales que proyectemos, debería servir para motivar al espectador y despertar su imaginación, ayudándole a empatizar con nuestra idea y a visualizar esta mucho más allá de lo que resulta visible en la efímera diapositiva PowerPoint que le presentamos. Entre los valores de la estética Zen podemos incluir (entre muchos otros): • • • •

Simplicidad. Sutileza. Elegancia. Sugestión en lugar de utilizar elementos descriptivos u obvios.

• • • •

Naturalidad (es decir, nada artificial o forzado). Espacio vacío (o espacio negativo). Quietud, tranquilidad. Eliminación de lo no esencial.

Todos estos principios pueden aplicarse al diseño de diapositivas, al diseño web, etc.

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Simplicidad Wabi-Sabi La primera vez que oi hablar de wabi-sabi fue cuando estaba estudiando el sado (ceremonia del té japonesa) hace muchos años en la península Shimokita Hanto de Aomori, una región rural del norte de Japón, un lugar perfecto para experimentar los valores y conceptos tradicionales japoneses. Mientras estaba estudiando sado, comencé a apreciar la simplicidad estética del ritual, un arte que constituye una expresión de principios Zen fundamentales como la pureza, la tranquilidad, el respeto por la naturaleza y el deseo de vivir en armonía con ella. Los ideales wabi-sabi provienen de Japón y los orígenes están basados en entusiastas observaciones de la naturaleza. Wabi significa literalmente “pobreza” o falta de riqueza material y de posesiones, junto con un sentimiento de libertad frente a la dependencia de las cosas mundanas, incluyendo el estado social. Hay un sentimiento interior de algo superior. Sabi significa “soledad”, la sensación que puede tenerse cuando se pasea a solas por una playa vacía... sumido en la contemplación. Estos dos conceptos se aúnan para proporcionarnos una apreciación de la gracia y la belleza de una escena o una obra de arte, al mismo tiempo que somos conscientes de su carácter efímero y no permanente. Algunos occidentales pueden estar familiarizados con el término wabi-sabi gracias a los diseños de inspiración wabi-sabi, un tipo de diseño de interiores que es equilibrado, orgánico, libre de toda aglomeración y caos y de alguna manera tremendamente hermoso en su presentación simple, no pareciendo nunca ni ostentoso ni ornamentado. Los ideales de wabi-sabi son principalmente aplicables a disciplinas tales como la arquitectura, el diseño de interiores y las bellas artes. Pero también podemos aplicar esos principios al arte de contar una historia digitalmente (presentaciones con soporte/integración de audio/vídeo). Wabi-sabi adopta la idea de “menos es más” de la que tanto se habla y a la que tanto se ignora en la sociedad actual. Las diapositivas creadas con un sentido de wabi-sabi son aquellas que nunca son accidentales, arbitrarias, atestadas o enrevesadas. Quizá pueden ser hermosas, pero nunca son superfluas ni decorativas. Serán armoniosas y equilibradas, independientemente de si son simétricas o asimétricas. La eliminación de las distracciones y del ruido puede ciertamente ayudar a que empecemos a diseñar diapositivas con una mayor claridad.


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Un jardín Zen también es una lección de simplicidad. Espacios abiertos sin ornamentación, unas cuantas rocas cuidadosamente escogidas y colocadas, grava rastrillada. Hermoso. Simple. El jardín Zen es muy diferente de numerosos jardines de occidente, que están absolutamente llenos de belleza, tanta belleza de hecho, que nos perdemos gran parte de la misma. Las presentaciones son algo parecido. En ocasiones, se nos presentan tantos estímulos visuales y auditivos en un espacio tan corto de tiempo que terminamos entendiendo muy poco y recordando aún menos. Hemos sido testigos de una gran cantidad de “material”, ¿pero que pasa con la calidad? ¿No es la calidad de las evidencias y de la experiencia lo que importa, en lugar de simplemente la cantidad de datos o la duración de esa experiencia? Habiendo vivido aquí en Japón todos estos años, he tenido muchas oportunidades de experimentar la estética Zen, ya sea visitando un jardín, practicando zazen en un templo de Kioto o incluso mientras disfrutaba de una comida tradicional japonesa en algún restaurante, con mis amigos. Estoy convencido de que un enfoque visual que adopte los conceptos estéticos de la simplicidad y de la eliminación de lo no esencial puede tener aplicaciones prácticas en nuestras vidas profesionales y puede conducirnos al final a unos diseños más esclarecedores. No estoy sugiriendo, por supuesto, que debamos juzgar una presentación visual de la misma forma que juzgamos una obra de arte, pero comprender la esencia de la simplicidad Zen puede tener aplicaciones prácticas en nuestro trabajo creativo, incluyendo el diseño de las diapositivas de nuestras presentaciones.

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La “historia del pescado” Después de realizar una presentación para una gran empresa tecnológica de Silicon Valley, recibí la nota que a continuación reproduzco de Deepak, un ingeniero que había asistido a la charla. Esta pequeña historia ilustra l a idea de reducir lo no esencial. Estimado Garr… Cuando hablabas acerca de reducir el texto de las diapositivas, me acordé de una historia que me contaron durante mi infancia en la India. Si mi memoria no me falla, el cuento es como sigue: Cuando Vijay abrió su tienda, coloco un cartel que decía: “Aquí vendemos pescado fresco”. Su padre se paró delante de la tienda y le dijo que la palabra “vendemos” sugería un énfasis en el vendedor, en lugar de en el cliente, y no era necesario utilizar la primera persona del plural. De modo que cambiaron el cartel por “Aquí se vende pescado fresco”. Su hermano vino de visita y le sugirió que la palabra “aquí” podría eliminarse, ya que era superua. Vijay estuvo de acuerdo y cambió el cartel por otro que decía “Se vende pescado fresco”. A continuación, su hermana intervino y le dijo que el cartel debería simplemente decir “Pescado fresco”. Claramente lo que se hacía en la tienda era vender el pescado; ¿qué otra cosa se podía hacer con él? Más tarde, uno de los vecinos se acer có a felicitar a Vijay por la apertura de la tienda. Y le mencionó que todos aquellos que pasaran por ella podían ver que el pescado era realmente fresco. Mencionar la palabra “fresco” hacía que el cartel pareciera en realidad defensivo, como si hubiera resquicio para la duda acerca de la frescura del pescado. Con eso el cartel quedó reducido a una única palabra: “PESCADO”. Mientras Vijay volvía a su tienda después de un descanso, se dio cuenta de que se podía identifcar perfectamente el pescado por su olor a una gran distancia; de hecho, a una distancia desde la cual malamente se podía distinguir lo que había escrito en el cartel. Entonces se dio cuenta de que no era necesario incluir ni siquiera la palabra “PESCADO”.


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Reduciendo una imagen a su signifcado esencial, un artista puede amplifcar dicho signifcado… —Scott McCloud

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Amplifcación por simplifcación Las artes Zen japonesas nos enseñan que es posible expresar una gran belleza y transmitir potentes mensajes mediante la simplificación. El Zen no habla explícitamente de la “amplificación por simplificación”, pero podemos percibir esta idea en todas partes dentro de las artes inspiradas por el Zen. Existe, por ejemplo, un estilo de pintura japonesa denominado el estilo de “una esquina”, que data de hace unos 800 años y deriva de los conceptos de wabi y sabi. Las pinturas de este estilo son muy simples y contienen mucho espacio vacío. Se puede tener, por ejemplo, una pintura que muestra una gran escena marina y un cielo vacío, y en una esquina, aparece una pequeña y antigua canoa de pescadores apenas visible. Es la pequeñez y la colocación de la canoa lo que proporciona amplitud al océano y evoca a la vez una sensación de calma y una cierta empatía por la soledad a la que se enfrenta el pescador. Tales imágenes tienen pocos elementos, a pesar de lo cual pueden ser profundamente evocadoras.

Las lecciones del arte de los cómics Podemos aprender acerca de la simplicidad, en relación con las diapositivas de una presentación mirando a lugares inesperados, entre lo que se incluyen (y esto puede que le sorprenda) el arte de los cómics. Y el mejor lugar para aprender sobre este tema es el libro de Scott McCloud, Understanding Comics: The Invisible Art (Harper Paperbacks). En este popular libro, McCloud toca repetidamente la idea de la “amplificación por simplificación”. McCloud dice que la realización de viñetas es una forma de amplificación por simplificación debido a que las imágenes abstractas de los cómics no son tanto el resultado de un proceso de eliminación de los detalles, como la consecuencia de un esfuerzo por centrarse en detalles específicos.

Una característica clave de muchos cómics es su simplicidad visual. A pesar de lo cual, como McCloud nos recuerda, mientras habla del maravilloso mundo de los cómics japoneses, el “estilo simple no necesita una historia simple”. Muchas personas (al menos fuera de Japón) prejuzgan los cómics, desdeñándolos por sus formas y sus líneas simples, y los consideran necesariamente simplistas y básicos, quizás adecuados para los niños y “los perezosos”, pero desde luego incapaces de tener profundidad e inteligencia. Por supuesto, dicen, que un estilo tan simple como el que podemos encontrar en los cómics no puede ilustrar una historia compleja. Sin embargo, si visitamos las cafeterías situadas en los alrededores de la Universidad de Tokio (la universidad más elitista de Japón), podemos ver pilas y pilas de cómics (manga ) en los estantes. En Japón, nada hay que sea necesariamente estúpido en absoluto en lo referente al género de los cómics. De hecho, es bastante común encontrarse con “cerebrines” de todas las formas y tamaños leyendo cómics en Japón y en todas par tes del mundo. La situación actual es que la mayoría de las personas no se han visto expuestas a la idea de hacer que las imágenes sean más impactantes reduciéndolas a su esencia. Menos equivale siempre a menos a ojos de la mayoría de las personas. Si aplicamos este analfabetismo visual


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al mundo de las presentaciones, podemos imaginarnos la frustración que un joven profesional “inteligente” puede sentir cuando su jefe examina las diapositivas de su presentación el día antes de la conferencia y dice: “No son buenas. Demasiado simples. ¡No dices nada con es tas diapositivas! ¿Dónde están las listas de viñetas? ¿Dónde está el logotipo de la empresa? ¡Estás desperdiciando espacio, incluye algunos datos!” Ese joven profesional trata de explicarle que las diapositivas no son la presentación, sino que la presentación es el orador y que las “listas de viñetas” saldrán de su boca cuando hable. Trata también de explicarle a su jefe que las diapositivas contienen un delicado equilibrio de texto, imágenes y datos, diseñado para jugar un papel de apoyo, pero aun así potente, a la hora de intentar amplificar su mensaje. Por último, trata de recordarle que también dispone de documentación detallada y completa para el cliente y que las diapositivas y los documentos no son lo mismo, pero el jefe no le acepta ninguno de los argumentos y no se queda satisfecho hasta que el conjunto de diapositivas PowerPoint tienen el aspecto de las presentaciones “PowerPoint normales”: ya sabes, el tipo de presentación utilizado por la “gente seria”. Sin embargo, debemos hacer lo que podamos para tratar de mantenernos firmes y permanecer lo más abiertos posible a la idea de “amplificación por simplificación”. No estoy sugiriendo que tengamos que convertirnos en artistas o que nos dediquemos a dibujar nuestras propias imágenes. Más bien, lo que sugiero es que podemos aprender un montón acerca de cómo presentar juntas imágenes y palabras explorando el denominado “arte” de los cómics. De hecho, aunque McCloud ni remotamente podía estar pensando en las diapositivas de las presentaciones cuando escribió su libro, podemos aprender mucho más acerca de los procesos efectivos de comunicación en la era conceptual leyendo el libro de McCloud, que leyendo muchos de los libros existentes acerca

¡PARA AMPLIFICAR,

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SIMPLIFICA!

de PowerPoint. Por ejemplo, al principio del libro, McCloud construye una definición de los cómics para llegar finalmente a esta, la cual admite que puede no ser una definición perfecta: “Dibujos y otras imágenes yuxtapuestos en una secuencia deliberada, que trata de transmitir y/o producir una respuesta estética en el espectador.”

Es fácil imaginar, con algunas modificaciones cómo podría aplicarse esta definición a otros soportes de comunicación de historias y también a otros conceptos de presentación. Yo no dispongo de una buena definición para el concepto de “presentación en directo con diapositivas”, pero una gran presentación puede ciertamente contener diapositivas que estén compuestas por “dibujos y otras imágenes yuxtapuestos”. Y las grandes presentaciones ciertamente tienen elementos de secuenciación diseñados para “transmitir información y/o producir una respuesta estética”. Al final del libro, McCloud nos proporciona algunos sabios y simples consejos que recuerdan al Zen. Está hablando sobre los escritores, artistas y el arte de los cómics, pero se trata de un buen consejo independientemente de a qué campo apliquemos nuestros talentos creativos. “Lo único que se necesita” dice, “...es el deseo de ser oído. La voluntad de aprender y la capacidad de ver.”

Cuando analizamos las cosas detenidamente, al final llegamos siempre al deseo de ser oídos, a la voluntad de aprender y a la capacidad de ver realmente. Muchos de nosotros tenemos ese deseo; lo más difícil es conseguir la capacidad de aprendizaje y de ver. McCloud dice que para poder entender los cómics, necesitamos “…liberar nuestras mentes de todas las ideas preconcebidas acerca de los cómics. Solo partiendo de cero podemos descubrir el rango completo de posibilidades que los cómics ofrecen”. Lo mismo cabe decir acerca del diseño de presentaciones. Solo aproximándonos a las presentaciones y al diseño de las mismas con una mente completamente abierta podremos ver todas las opciones que yacen ante nosotros. Es simplemente una cuestión de saber ver.


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Recordatorio: la simplicidad no es fácil Normalmente, todos tendemos a pensar acerca del tiempo en términos de “¿Cómo puedo ahorrar más tiempo?”. El tiempo es una restricción para nosotros, pero a la hora de planificar una presentación, ¿qué pasaría si tomáramos la noción de “ahorro de tiempo” y la examináramos desde la perspectiva de nuestra audiencia, en lugar de hacerlo desde nuestro propio deseo personal de realizar las cosas más rápidamente y acabar el trabajo más deprisa? ¿Qué pasaría si no nos limitáramos a pensar en nuestro tiempo, y pensáramos en el de ellos ? Cuando formo parte de una audiencia, agradezco mucho el encontrarme en presencia de un orador verdaderamente motivado, que haya hecho sus deberes, que haya preparado unas diapositivas atractivas que añadan algo en lugar de aburrir y, cuando eso sucede, me siento satisfecho de haber asistido a la charla. Lo que odio por encima de todo (y sé que el lector también lo odia) es la sensación que me queda cuando me doy cuenta de que tengo por delante toda una hora malgastada. A menudo, el enfoque que defiendo puede requerir más tiempo de preparación, no menos, pero el tiempo que le ahorramos a la audiencia puede ser enorme. De nuevo, la cuestión es: ¿Es que de lo que se trata es de ahorrar nuestro tiempo? ¿No es importante ahorrar el de otros? Cuando ahorro mi tiempo me siento complacido. Pero cuando le ahorro tiempo a mi audiencia (no malgastando su tiempo sino además compartiendo algo importante con ellos) me siento inspirado, lleno de energía y satisfecho. Puedo tratar de ahorrar tiempo al principio, pero lo que conseguiré al final es perder el tiempo de otros. Por ejemplo, si pronuncio una conferencia completamente inútil con una presentación de una hora llena de diapositivas PowerPoint ante una audiencia de 200 personas, eso equivaldrá a 200 horas de tiempo perdido. Pero si en lugar de ello dedico el tiempo necesario, digamos unas 25 o 30 horas, a planificar y diseñar el mensaje y los soportes multimedia, entonces puedo proporcionar al mundo 200 horas de una experiencia memorable que sí merece la pena. Las empresas software suelen anunciar las características de ahorro de tiempo de sus programas, lo que nos puede ayudar a creer que hemos ahorrado tiempo para completar una tarea, como por ejemplo preparar una presentación “simplificando” así nuestro día de trabajo. Pero si no se ahorra tiempo para la audiencia (si la audiencia desperdicia su tiempo porque no nos hemos preparado bien, porque no hemos diseñado las diapositivas bien o porque no hemos pronunciado la charla bien) entonces ¿qué importa que hayamos ahorrado una hora durante el proceso de preparación de nuestras diapositivas? Hacer las cosas en menos tiempo hace que en ocasiones pensemos que son más simples, pero si dan como resultado un tiempo perdido y unas oportunidades perdidas más adelante, las cosas de simples no tienen nada.

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En resumen • La simplicidad tiene un gran poder y conduce a una mayor claridad, pero no resulta sencilla ni fácil de conseguir. • La simplicidad puede conseguirse mediante la cuidadosa reducción de lo no esencial. • Cuando diseñe sus diapositivas, mantenga en mente los siguientes conceptos: sutileza, gracia y una sobria elegancia. • Los buenos diseños tienen una gran cantidad de espacio vacío. Piense en “restar” y no en “añadir”. • Cuando la simplicidad sea el objetivo, resulta posible pasarse y llegar a ser “demasiado simple”. Nuestro trabajo consiste en encontrar el equilibrio más apropiado para cada situación.


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6 Diseño de presentaciones: principios y técnicas Cuando trabajaba para la empresa con Sumitomo en la década de 1990, descubrí que los hombres de negocios japoneses empleaban a menudo el término “caso por caso” ( keisu bai keisu ) a la hora de hablar de los detalles de sucesos futuros o de la estrategia. Esto me resultaba frustrante, puesto que estaba acostumbrado a trabajar con planes más concretos y con términos absolutos y a tomar decisiones de forma más bien rápida. Sin embargo, aprendí que el contexto, las circunstancias y una especie de “particularismo” eran muy importantes para los japoneses con los que yo trabajaba. Por ejemplo, hoy día, yo po dría utilizar expresiones japonesas como jyoukyou ni yotte (el juicio depende de las circunstancias) o toki to baai ni yotte (depende del tiempo y de las circunstancias) a la hora de hablar de las técnicas o diseños que habría que utilizar para una presentación concreta. Antes, yo solía pensar que la expresión “depende” era una muestra de debilidad, una especie de vía de escape. Pero ahora veo que es una actitud muy sabia. Sin un buen conocimiento del lugar y de las circunstancias, y del contenido y del contexto de una presentación, resultaba difícil decir que esto es “apropiado” y que aquello es “inapropiado” necesariamente; y todavía más difícil es juzgar qué es “bueno” o qué es “malo”. No existe ninguna receta mágica para el diseño. El diseño gráfico es tanto un arte como una ciencia. De todos modos, hay una serie de directrices generales compartidas por la mayoría de los diseños de diapositivas apropiados y potentes. Existen unos pocos principios de diseño y conceptos básicos y fundamentales que, si se comprenden adecuadamente, pueden ciertamente ayudar a una persona normal a crear diapositivas para presentaciones que sean mucho más efectivas. Se podrían llenar muchos volúmenes con los principios y técnicas de diseño, pero en este capítulo vamos a ejercitarnos en el autocontrol y a hablar solo de unos cuantos principios, complementándolos con ejemplos prácticos y diversas técnicas. Pero, en primer lugar, veamos qué es lo que queremos decir al hablar de diseño.

Capítulo 6 Diseño de presentaciones: principios y técnicas

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Diseño de presentaciones Un error bastante común acerca del diseño es pensar que se trata de algo que surge al final, como por ejemplo, el recubrimiento de azúcar y las palabras “¡Feliz cumpleaños!” en una tarta. Eso no es lo que quiero decir cuando hablo de diseño. Para mí, el diseño no e s algo que se presenta al final, sino que comienza al principio, en cuanto nos ponemos manos a la obra. El diseño es completamente necesario y es una manera de organizar la información de modo que las cosas queden más claras; también es un medio de persuasión. El diseño puede facilitar las cosas al espectador o al usuario. Y no es en absoluto un mero decorado. Por encima de todo, el diseño está más relacionado con la resta que con la suma. Visualmente, no conviene incluir un exceso de información, aunque por supuesto tampoco queremos excluir demasiada. Generalmente, las personas suelen pecar de incluir demasiada información visual, lo que a menudo da como resultado unas diapositivas atestadas y confusas. Stephen M. Kosslyn, profesor de Harvard y autor de Clear and to the Point: 8 Psychological Principles for Compelling PowerPoint Presentations (Oxford University Press), nos previene contra la inclusión de demasiada información o de demasiado poca. “Puede ser tentador mostrar lo inteligentes, expertos y bien preparados que estamos, arrojando sobre la audiencia una catarata de detalles. Pero si e sa información no ayuda realmente a contar nuestra historia y no ayuda a la audiencia a comprender cuáles son los puntos principales que estamos exponiendo, entonces esa información se convierte directamente en un obstáculo. Estaríamos obligando a los miembros de la audiencia a buscar la aguja portadora de la información dentro del pajar de nuestras palabras y gráficos, y la audiencia probablemente se limite a darse por vencida.” En el mundo del diseño, siempre existe más de una solución para cada problema. Es necesario explorar, pero al final necesitaremos buscar la solución del problema más apropiada, teniendo en cuenta el contexto de nuestra información. El diseño es un proceso que consiste en tomar decisiones conscientes acerca de qué incluir y qué excluir.

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Principios generales de diseño En las siguientes secciones vamos a revisar siete principios de diseño interconectados que son fundamentales para un buen diseño de diapositivas. Los dos primeros: Relación señal-ruido y Efecto de superioridad de las imágenes, son conceptos bastante generales, pero que tienen su aplicación práctica en el diseño de diapositivas. El tercero, Espacio vacío, nos ayuda a ver las diapositivas de forma diferente y a apreciar el poder de las cosas excluidas a la hora de hacer más efectivos los mensajes visuales. Los cuatro principios finales están agrupados en un conjunto que yo denomino “los cuatro grandes” de los principios básicos de diseño: Contraste, Repetición, Alineación y Proximidad. El diseñador y autor Robin Williams también aplicaba estos cuatro principios básicos al arte del diseño de documentos en su superventas The Non-Designer’s Design Book (Peachpit Press). Aquí mostraremos cómo se pueden aplicar estos principios para mejorar el diseño de las diapositivas. Nota del traductor: la mayor parte de las diapositivas incluidas en este capítulo se han mantenido en inglés porque son solo un ejemplo del tema que está desarrollando el autor en cada momento y el objetivo de las mismas es que el lector preste atención al principio de diseño que se esté exponiendo. Además, casi todas ellas corresponden a diapositivas empleadas en presentaciones reales.


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Relación señal-ruido La Relación señal-ruido (SNR, Signal-to-Noise Ratio ) es un principio tomado de otros campos más técnicos, como el de la comunicación por radio y el de la comunicación electrónica en general, pero el propio principio es aplicable a los problemas de diseño y de comunicación en casi todos los campos. Por lo que a nosotros se refiere, la relación señal-ruido es el cociente entre la información entre los elementos relevantes e irrelevantes dentro de una diapositiva o de algún otro tipo de imagen. El objetivo es disponer de la relación señal-ruido más alta posible en nuestras diapositivas. Todas las personas tienen problemas a la hora de lidiar con un esfuerzo cognitivo excesivo. Existe, simplemente, un límite para la capacidad de las personas de procesar nueva información de manera eficiente y efectiva. Tratar de conseguir una relación señal-ruido más alta es un intento de facilitar las cosas a la gente. La comprensión ya es suficientemente difícil sin el excesivo y superfluo bombardeo de nuestras diapositivas, que se supone que tienen que desempeñar un papel de apoyo. Garantizar la relación señal-ruido más alta posible implica comunicar (diseñar) claramente con la menor degradación posible del mensaje. La degradación del mensaje visual puede producirse de muchas formas, por ejemplo por la selección de diagramas inapropiados, la utilización de etiquetas e iconos antiguos o por enfatizar innecesariamente elementos tales como líneas, formas, símbolos y logotipos, que no desempeñan un papel fundamental de apoyo del mensaje. En otras palabras, si los elementos pueden eliminarse sin comprometer el mensaje visual, entonces hay que considerar seriamente minimizar el elemento o eliminarlo del todo. Por ejemplo, las líneas en las cuadrículas o tablas pueden hacerse a menudo muy finas, muy claras e incluso pueden eliminarse. Y los pies de página, logotipos, etc. pueden eliminarse normalmente obteniendo buenos resultados (suponiendo que su empresa le “permita” hacer esto). En Visual Explanations: Images and Quantities, Evidence and Narrative (Graphics Press), Edward Tufte hace referencia a un principio importante que combina con el de la relación señal-ruido y que denomina “la menor diferencia efectiva”. En palabras de Tufte, “Hay que hacer todas las diferencias visuales lo más sutiles que sea posible, aunque sin que dejen de ser claras y efectivas”. Si el mensaje puede diseñarse con un número menor de elementos, no tiene ningún sentido tratar de utilizar más.

PÁGINA OPUESTA Las diapositivas de la parte izquierda son las originales. La relación señal-ruido está mejorada en las diapositivas de la derecha, al eliminarse elementos no esenciales y minimizarse otros elementos.

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¿Pero todo lo no esencial es siempre “ruido”? Generalmente, es cierto que los elementos innecesarios reducen la eficiencia del diseño y aumentan la posibilidad de consecuencias indeseadas. ¿Pero quiere esto decir que debemos renunciar a todo compromiso y eliminar todo aquello que no sea absolutamente “esencial” para un diseño? Hay algunos que sostienen que un enfoque minimalista es el más eficiente. Pero la propia eficiencia no es necesariamente un bien absoluto, ni resulta siempre ser el enfoque ideal. Cuando se trata de mostrar información cuantitativa (diagramas, tablas, gráficos, etc.), mi consejo es mostrar diseños que incluyan la relación señal-ruido más alta posible sin ningún tipo de adorno. Yo utilizo una gran cantidad de imágenes fotográficas en mis presentaciones, de modo que cuando muestro un diagrama o una gráfica, no suelo colocar ningún otro elemento en la diapositiva. No hay nada incorrecto en colocar un diagrama de barras por ejemplo sobre una imagen de fondo (siempre y cuando exista el suficiente contraste o resalte), pero creo que los propios datos (con una relación señal-ruido alta), pueden constituir una gráfica muy potente y memorable por sí mismos. Sin embargo, con otros tipos de apoyos visuales puede ser interesante considerar el incluir o retener elementos que sirvan para apoyar el mensaje a un nivel más emocional. Esto puede parecer contradictorio con el objetivo de conseguir una relación señal-ruido alta, o con la idea de que “menos es más”. Sin embargo, a menudo los elementos emocionales tienen importancia (en ocasiones, un montón de importancia). La claridad debe ser nuestro principio rector. Como sucede con todo, lo importante es el equilibrio y el uso de elementos emocionales dependerá de nuestras circunstancias, de la audiencia y de los objetivos. Al final, el disponer de una relación señal-ruido alta es solo uno de los principios que hay que considerar, entre muchos otros, a la hora de crear mensajes visuales.

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Más de 5.000 bicicletas vendidas en 2007




ENCIMA La diapositiva de la parte superior es muy simple. Las otras tres diapositivas disponen de “elementos no esenciales” que las hacen más interesantes, pero que no necesariamente aumentan su c laridad. Sin embargo, cualquiera de los diseños puede ser apropiado, dependiendo de la situación concreta.

En esta diapositiva se emplea un diagrama de barras simple sin ninguna imagen, para informar de los porcentajes de tierra cultivable en cada uno de los continentes de nuestro planeta. Fuente: SOEL-FIBL Survey 2007.

Los mismos datos simples sobre el porcentaje de tierra cultivable en cada continente con una imagen añadida. La imagen complementa el tema subyacente (salvar el planeta) sin entorpecer la información mostrada por la gráfica. (Las imágenes de fondo integradas en las diapositivas de esta página y de la página opuesta están tomadas de iStockphoto.com.)

Fuente: SOEL-FIBL Survey 2007.


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¿2-D o no 2-D? (Esa es la cuestión) Muchas de las herramientas de diseño disponibles en Keynote o PowerPoint son enormemente útiles, pero de la herramienta 3-D se podría perfectamente prescindir. Tomar datos bidimensionales y crear una gráfica 3-D no simplifica la información. La idea es que la tridimensionalidad puede añadir emoción, pero cuando hablamos de diagramas y gráficas, lo que debemos buscar es transmitir la información de modo simple, claro y 2-D (para datos bidimensionales). En The Zen of Creativity (Ballantine Books), de John Daido Loori, al comentar sobre la simplicidad se dice que la estética Zen “…refleja una simplicidad que permite atraer nuestra atención hacia aquello que es esencial, eliminando toda la información extra”. Lo que sea esencial y lo que sea extra deberemos decidirlo nosotros, pero eliminar la tinta adicional que introducen los diagramas 3-D parece un buen lugar por donde comenzar. Una representación 3-D de datos 2-D incrementa lo que Edward Tufte llama la “relación tinta-datos”. Aunque quizá sea bueno disponer de la opción, los diagramas y gráficas 2-D serán casi siempre la mejor solución. Los diagramas tridimensionales parecen menos precisos y pueden resultar difíciles de entender. El ángulo de visualización de los diagramas 3-D hace que a menudo resulte difícil ver en qué lugar de un eje se asientan los puntos de datos. Si decide de todos modos utilizar los diagramas 3-D, evite las perspectivas demasiado ex tremas. Las diapositivas situadas abajo a la izquierda son ejemplos de efectos 3-D que interfieren con la visualización de unos datos que son muy simples. Las diapositivas de la derecha serían posibles mejoras.

Estas diapositivas proporcionan información acerca del territorio cubierto por bosques en diversos países. Fuente: Ministerio de Infraestructuras y Transporte.

Estas diapositivas proporcionan información sobre el porcentaje de conexiones a Internet con teléfono móvil en diversos países. Fuente de la diapositiva de la derecha: Ministerio de Infraestructuras y Transporte.

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¿Quién dice que su logotipo debería estar en cada una de las diapositivas? La “imagen de marca” es uno de los términos más sobreutilizados y peor entendidos hoy día. La mayoría de las personas confunden la cantidad de elementos de identidad de una marca con la propia marca o con el proceso de creación de la marca. El significado de los términos marca y creación de marca es mucho más profundo que hacer simplemente que el logotipo de la empresa sea lo más reconocible posible. Si está realizando una presentación para una organización, pruebe a eliminar los logotipos de todas las diapositivas, excepto de la primera y de la última. Si lo que quiere es que las personas aprendan algo y le recuerden, entonces lo que tiene que hacer es una presentación honesta y adecuada. El logotipo no contribuirá a realizar una venta o a dejar más claro lo que se quiere decir, sino que, por el contrario, contribuye a que las diapositivas parezcan atestadas, añadiendo ruido innecesario y haciendo que las diapositivas de la presentación parezcan un anuncio. Las personas no comenzamos cada nueva frase de una conversación volviendo a decir nuestro nombre, así que ¿por qué tendríamos que bombardear a la gente con el logotipo de nuestra empresa en cada diapositiva? La mayoría de las empresas que disponen de una plantilla PowerPoint insisten de hecho en que sus empleados utilicen el logotipo de la empresa en cada diapositiva. ¿Pero es este un buen consejo? El espacio disponible en la diapositiva ya está de entrada limitado, así que no es necesario desperdiciarlo con logotipos y marcas registradas, con pies de página, etc. He aquí un buen consejo: “Si quiere que las personas entiendan más fácilmente, quite ese material de la pantalla... Elimínelo y deshágase de él, porque lo único que está haciendo es que resulte más difícil para las personas entender lo que usted está diciendo.”

Estas palabras son de Tom Grimes, profesor de periodismo en la universidad del estado de Kansas, y en ellas se hace referencia a sus investigaciones acerca de la influencia que los elementos innecesarios de la pantalla tienen a la hora de entender o retener un mensaje. En realidad, de lo que habla en esa frase es del abrumador barullo visual que podemos encontrar en los noticiarios de televisión, aunque su consejo resulta también adecuado para nuestras presentaciones multimedia en directo. A lo largo de los últimos años, muchos informativos de TV han terminado sustituyendo los mensajes claros y limpios por elementos decorativos (por no mencionar las conjeturas, la especulación y el sensacionalismo). Quizás el barullo visual que podemos encontrar en la mayoría de los noticiarios de televisión ha terminado derramándose sobre las plantillas de diapositivas corporativas. Lo que está claro es una cosa: si queremos que las personas escuchen y comprendan nuestro mensaje visual, la respuesta no es añadir más barullo, sino eliminarlo completamente.


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Unas palabras acerca de las listas de viñetas La “forma tradicional” de realizar presentaciones con diapositivas llenas de listas de viñetas ha sido utilizada durante tanto tiempo que ha lleg ado a arraigar, en un cierto sentido, como parte de la cultura corporativa. Se trata simplemente de “la forma en que las cosas se suelen hacer”. Por ejemplo, aquí en Japón, a los jóvenes empleados que entran en la empresa, se les enseña, en algún momento, que cuando hagan presentaciones con programas de creación de diapositivas deben incluir una cantidad mínima de texto en cada diapositiva. Esto parece un buen consejo, ¿verdad? Pero aquí, la palabra “mínima” quiere decir seis o siete líneas de texto abreviado y de números y varias frases completas. La idea de tener una o dos palabras (o, ¡caramba! ninguna palabra) sería un signo de que la persona no ha hecho sus deberes. Una serie de diapositiva repletas de texto con un montón de diagramas o tablas indica que eres un “empleado serio”. Da lo mismo que la audiencia no pueda ver bien los detalles contenidos en las diapositivas (ni tampoco que el consejo de dirección no entienda realmente esos diagramas). Si las diapositivas parecen complicadas, entonces tienen que ser “buenas”. Tengo un estante lleno de libros sobre creación de presentaciones en inglés y en japonés. Todos ellos dicen “utilice un mínimo de texto”. La mayoría de ellos definen “mínimo” como una lista de viñetas de entre cinco y ocho líneas. La “regla 1-77” es un consejo que a menudo se da a los

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presentadores (y que constituye la prueba de que la sabiduría convencional carece de toda coherencia). He aquí el problema: nadie puede hacer una buena presentación utilizando una diapositiva tras otra llenas de listas de viñetas. Nadie. Las líneas de viñetas funcionan bien si se usan con mesura dentro de los documentos, para ayudar a los lectores a echar un vista zo, para resumir los puntos clave, etc. Pero las listas de viñetas normalmente no son efectivas en una charla en directo.

La regla 1-7-7: ¿Qué es? ●

Incluir solo una idea principal por diapositiva.

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Insertar siete líneas de texto como máximo.

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Utilizar solo siete palabras por línea como máximo.

●

Pero la cuestión es: ¿esto funciona?

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¿Es este método realmente un buen consejo?

●

¿Es esta realmente una diapositiva apropiada y efectiva?

●

¡Esta diapositiva solo tiene siete líneas!

¿Cuántas líneas hay que incluir por diapositiva? Una buena regla general es utilizar listas de viñetas solo en raras ocasiones y solo después de haber considerado otras opciones para mostrar la información, de alguna otra manera que apoye mejor visualmente el punto que queramos dejar claro. No deje que las listas de viñetas predeterminadas de la plantilla software dicten su decisión. En ocasiones, las listas de viñetas pueden ser la mejor elección, por ejemplo si estamos resumiendo las especificaciones clave de un nuevo producto o revisando los pasos de un proceso. En ese caso, una lista de viñetas clara puede resultar apropiada, dependiendo de cuál sea el contenido, de cuáles sean los objetivos y de cómo sea la audiencia. Sin embargo, las personas se cansarán rápidamente si se muestran varias diapositivas con listas de viñetas unas detrás de otra, así que utilícelas con precaución. No estoy sugiriendo que abandone completamente la idea de emplear listas de viñetas en las presentaciones multimedia, pero su uso en las diapositivas debería ser más bien una rara excepción.

Recuerde estas seis aptitud es: ●

No solo función, sino también DISEÑO.

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No solo argumentos, sino también HISTORIA.

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No solo enfoque, sino también SINFONÍA.

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No solo lógica, sino también EMPATÍA.

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No solo seriedad, sino también JUEGO.

●

No solo acumulación, sino también SIGNIFICADO.

ARRIBA La diapositiva de color azul de la parte superior fue mi primer intento de resumir los puntos clave del libro de Dan Pink, A Whole New Mind en una diapositiva.

ABAJO La segunda diapositiva utiliza aproximadamente la mitad de texto para resumir los puntos clave en una forma visual que atrae más la atención.


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Efecto de superioridad de las imágenes El efecto de superioridad de las imágenes dice que las imágenes se recuerdan mejor que las palabras, especialmente cuando las personas se ven expuestas de forma casual a la información y dicha exposición se produce durante un espacio de tiempo muy limitado. Cuando se mide la retención de la información justo después de exponer a alguien a una serie de imágenes o a una serie de palabras, el recuerdo de las imágenes y de las palabras es aproximadamente igual. Sin embargo, el efecto de superioridad de las imágenes entra en acción cuando el tiempo posterior a la exposición es mayor de 30 segundos, de acuerdo con las investigaciones citadas en Universal Principles of Design (Rockport Publishers). “Utilice el efecto de superioridad de las imágenes para mejorar la retentiva y para que se recuerde la información clave. Emplee imágenes y palabras juntas y asegúrese de que ambos elementos refuercen la misma información para conseguir un efecto óptimo”, dicen los autores Lidwell, Holden y Butler. El efecto es más fuerte cuando las imágenes representan cosas comunes y concretas. Podemos ver que el efecto de superioridad de las imágenes se emplea ampliamente en las comunicaciones de marketing, como por ejemplo en pósters, vallas publicitarias, folletos, informes anuales, etc. Debemos también tener presente dicho efecto a la hora de diseñar diapositivas (imágenes y texto) que den soporte a una narración. Los elementos visuales resultan ser una potente herramienta mnemónica que ayuda a aprender e incrementa la retención de la información si los comparamos, por ejemplo, con el hecho de contemplar a alguien leyendo las palabras mostradas en una pantalla.

Hay que volverse visual Las imágenes son una potente forma natural de comunicación humana. La palabra clave aquí es natural. Estamos hechos para entender las imágenes y para utilizar imágenes para comunicarnos. Existe algo dentro de nosotros (incluso desde una edad muy temprana) que trata de extraer o mostrar de alguna manera las ideas que hay en nuestra cabeza mediante el uso de imágenes (dibujos, pinturas, fotografías, etc.). En 2005, Alexis Gerard y Bob Goldstein publicaron Going Visual: Using Images to Enhance Productivity, Decision-Making and Profits (Wiley). Gerard y Goldstein nos animan a utilizar imágenes para contar nuestra historia o demostrar nuestra tesis. Los autores no hablan de utilizar tecnología de tratamiento de imágenes porque sea “avanzada” o “moderna”. El volverse visual consiste en emplear las imágenes para mejorar las comunicaciones y los negocios. Por ejemplo, podríamos escribir o hablar de cómo un incendio reciente ha afectado a la producción, pero ¿no sería mucho más eficiente mostrar imágenes con una menor cantidad de texto (o de palabras habladas) para describir la situación? ¿Qué se recordaría mejor? ¿Qué tendría más impacto? Hágase esta pregunta: ¿qué información, de entre la que está representando con palabras escritas en una diapositiva, podría sustituirse por una fotografía (o por alguna otra imagen o

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En esta diapositiva se emplea una lista de viñetas para comparar el comportamiento de los blogs de Internet con el de los tiburones. Es una diapositiva tradicional que duplica las palabras del presentador. Es más una prueba de lectura que un apoyo visual.

Esta diapositiva sirve para realzar mucho mejor las palabras pronunciadas por el presentador. La fotografía tiene impacto y el mensaje queda claro. ¿Cuál de las dos diapositivas se recuerda mejor? Y, dado que las personas no tendrán necesidad de leer, podrán dedicarse a escuchar al orador. (La fotografía del tiburón se ha tomado de iStockphoto.com.)


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La utilización de imágenes es una forma eficiente de comparación y permite contrastar cambios como los efectos de la sequía en este eje mplo simulado. (La imagen original del lecho seco del lago está tomada de iStockphoto.com.)

Este es un ejemplo hasta cier to punto humorístico, en el que se muestra el bento al que hacía referencia en el Capítulo 1 y que fue la génesis de este libro. Las comparaciones visuales de t ipo “antes/después” y “entonces y ahora” son fáciles de crear y fáciles de recordar. Al Gore utiliza muchas comparaciones visuales del tipo “entonces y ahora” en sus presentaciones y en la película Una verdad incómoda para mostrar cambios físicos a lo largo del t iempo.

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gráfica apropiadas)? apropiadas)? Seguirá siendo necesario util utilizar izar texto para las etiquetas, etc., pero si está e stá empleando texto en una diapositiva para describir algo, probablemente pueda emplear en su lugar una imagen y obtener un resultado más efectivo. Las imágenes son potentes, eficientes y directas. Las imágenes también pueden utilizarse de forma muy efectiva como ayudas mnemónicas para hacer que los mensajes s e recuerden mejor.. Si las personas mejor per sonas no pueden leer y escuchar al mismo tiempo, ¿por qué la mayoría de las diapositivas diaposit ivas PowerPoint contienen bastantes más palabras que imágenes? Una razón histórica es que los hombres de negocios ne gocios solían estar limitados por la tecnología. La comunicación comunicación visual y la tecnología tecnologí a progresan de la mano. En 2008, sin embargo, la mayoría de las personas ya dispone de las herramientas básicas, por ejemplo cámaras digitales y soft ware de edición, que permiten insertar fácilmente fotografías en las diapositivas. Así que ya no hay excusas. Lo único que se necesita es una forma diferente diferente de contemplar el proceso de diseño de presentaciones. Requiere darse cuenta de que la realización de presentaciones modernas con diapositivas y otros medios multi multimedia media tiene más en común con el cine (imágenes y narración) y con los cómics (imágenes y texto) que con los documentos escritos. Las presentaciones actuales cada vez tienen más en común con una película película documental que con una proyección tradicional de transparencias. En las siguientes páginas puede ver unas cuantas diapositivas en las que se ilustran diferentes tratamientos tratamient os visuales, utilizados para apoyar un mismo mensaje. El contexto es e s una presentación acerca de las diferencias entre hombres y mujeres en el mercado laboral japoné s. El propósito de la diapositiva era apoyar visualmente la afirmación de que “el 72% de los trabajadores a tiempo parcial japoneses son mujeres” mujeres”.. Esta estadística proviene del Ministerio Ministerio de Tra Trabajo bajo japonés. El porcentaje (72%) es algo que el presentador dijo que quería que la audiencia recordara, ya que posteriormente posteriorment e en la presentación se volvía a hablar del tema. Así que diseñamos una diapositiva que era sutil, simple, memorable y que encajaba dentro de un tema que era a la vez sugerente y atractivo.

Capítulo 6 Diseño de presentaciones: principios principios y técnicas técnicas

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Esta es la diapositiva original. El problema con esta diapositiva es que la imagen prediseñada que en ella se utiliza no refuerza el sencillo dato estadístico, ni tampoco encaja con e l tema de las mujeres en el mercado laboral japonés. El fondo es una plantilla PowerPoint aburrida y muy utilizada y el texto resulta difícil de leer.

El texto de esta diapositiva es fácil de leer pero, aunque la imagen prediseñada es algo más apropiada para el tema, sigue sin proporcionar a la diapositiva un fuerte impacto visual ni tampoco un aspecto profesional.

Esta diapositiva es un intento de mostrar la misma información mediante un diagrama de sectores. Aunque este tipo de diagrama no es inusual, sus efectos tridimensionales y las líneas adicionales no constituyen una mejora.

Las listas de viñetas con dos puntos son fáciles de leer en un instante. L a fotografía de una trabajadora japonesa real a tiempo parcial es un paso en la dirección correc ta, pero la diapositiva podría mejorarse mucho más.

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ARRIBA Las cuatro diapositivas superiores representan diferentes tratamientos del mismo mensaje. Cualquiera de estas diapositivas será adecuada para complementar la narración del presentador. (Observe que las diapositivas donde solo aparece el porcentaje “72%” serían prácticamente ininteligibles sin la narración del orador.)

ABAJO La diapositiva de la izquierda fue el rediseño que utilizamos al final. Todas las restantes diapositivas de la presentación se revisaron también empleando imágenes de catálogo japonesas, lo que proporcionaba a la presentación un tema visual coherente que apoyaba las palabras del presentador.


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Todas las diapositivas de esta página utilizan imágenes que “sangran” por los bordes, llenando la pantalla completa. El text o y la imagen funcionan de manera armónica. El efecto de “nota de papel y c inta adhesiva” es una imagen jpeg de iSto ckphot o que propor ciona un efe cto interesante que impide que el texto se pierda en la imagen de fondo. La cinta adhesiva y la nota proporcionan un buen contraste para el tex to y añaden pro fundidad a la d iaposi tiva. El l igero ángulo de colocación de la nota y el text o añade interés, sin distraer.

Las imágenes de las diapositivas de esta página están tomadas de iStockphoto.com.

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Las diapositivas de esta página son los diseños originales de Jeff Br enman, e l creado r de Apollo I deas y el ganado r del concurso “World's Best Presentation Contest” de SlideShare de 2007. (En el siguiente capítulo podrá ver el conjunto de diapositivas que le permitió obtener el primer puesto.) Jeff tiene un gran talento para combinar imágenes y texto de una forma que resulta fresca y efectiva a la hora de apoyar los mensajes del presentador.


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¿Dónde pueden obtenerse buenas imágenes? Puede que Getty Images tenga la mejor calidad y la mayor variedad de imágenes para presentaciones , pero ¿qué pasa si no podemos permitirnos hacer una presentación de diapositivas que nos cueste centenares o miles de dólares en derechos sobre imágenes de catálogo? En este caso, una alternativa son los “microcatálogos” de bajo coste libres de derechos. El sitio web que más a menudo recomiendo es iStockphoto.com. La mayoría de las imágenes utilizadas en este libro están tomadas de dicho sitio web. iStockphoto es increíblemente fácil de usar y después de realizar una búsqueda, se pueden e xaminar las miniaturas pasando simplemente el ratón por encima de la s mismas, con el fin de obtener una vista de mayor tamaño sin tener que abrir otra página . No estoy sugiriendo que limite sus búsquedas de imágenes únicamente a iStockphoto.com. Yo mismo dispongo de un estante lleno de discos CD con fotografías y estoy suscrito también a sitios web con catálogos de fotografías, pero iStockphoto es el mejor. Tienen más de dos millones de imágenes entre las que elegir y c ada semana añaden miles de imágenes nuevas; con el paso del tiempo el sitio web va mejorando perceptiblemente. iStockphoto ofrece una “imagen gratuita de la semana”, de modo que conviene consultar el sitio web de vez en cua ndo para ver qué hay de nuevo (y de gratuito). En la parte posterior de este libro podrá encontrar un código especial que le proporcionará 10 créditos gratuitos en el sitio web de iStock photo, así como un descuento para los miembros actuales. De modo que aproveche sus créditos gratuitos y descárguese unas cuantas imágenes de iStockphoto.com. Mi sitio web fotográ fico favorito • iStockphoto (www.istockphoto.com) He aquí algunos otros lugares donde obtener imágenes de bajo coste • Dreams Time (www.dreamstime.com) • Fotolia (www.fotolia.com) • Japanese Streets (ww w.japanesestreets.com) • Shutter Stock (www.shutterstock.com) • Shutter Map (www.shuttermap.com) He aquí algunos sitios que ofrecen imágenes gratuitas • Morgue File (www.morguefile.com) • Flickr Creative Commons Pool (www.flickr.com/creativecommons) • Image Af ter (www.imageafter.com) • Stock.xchng (ww w.sxc.hu) • Everystockphoto search engine (www.everystockphoto.com)

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Una cita Mientras que las largas listas de viñetas no son muy efectivas como “apoyo visual”, mostrar citas en las diapositivas de una presentación puede ser una técnica muy potente. Dependiendo de la presentación, yo suelo utilizar unas cuantas citas, extraídas de diversos campos, para apoyar mis afirmaciones. El truco está en no utilizar demasiadas citas y en asegurarse de que sean cortas y legibles. Cuando vi por primera vez dar una conferencia a Tom Peters hace unos años mientras yo trabajaba en Silicon Valley, me alegró ver que empleaba una gran cantidad de citas de diversos expertos, autores y líderes empresariales. La utilización de citas en las diapositivas de sus presentaciones es una de las prácticas más importantes para Tom. De hecho, tiene el número 18 en su artículo “Presentation Excellence 56”, publicado en su sitio web. Comentando por qué utiliza tantas diapositivas PowerPoint con citas, Tom dice: “...mis conclusiones son mucho más creíbles cuando las respaldo con fuentes de confianza. Si quiero hacer referencia a afirmaciones radicales, puedo decir ‘¡Sed radicales!’. Es una posibilidad. Pero entonces muestro una cita de Jack Welch, que después de todo, dirigía una empresa que facturaba 150.000 millones de dólares (lo cual no es mi caso): ‘No te puedes comportar de forma calmada y racional; tienes que formar partes de la minoría lunática.’ Con eso, de repente mi radicalismo se ve 'certificado’ por un ‘actor real del mundo de los negocios’. Asimismo, mi percepción es que a las personas les gusta ir más allá de la palabra hablada, y desean ver un recordatorio SIMPLE de lo que estoy diciendo.”

Las citas pueden ciertamente añadir credibilidad a nuestra historia. Una cita sencilla es un buen muelle con el que lanzar nuestro siguiente tema o con el que entretejer la narración para apoyar lo que estemos diciendo. Recuerde que las citas deben ser cortas en la mayoría de los casos, ya que puede resultar bastante tedioso ver al presentador leer un párrafo mostrado en la pantalla.


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Texto en las imágenes Yo casi siempre extraigo las citas directamente de materiales que haya leído o de entrevistas personales. Los libros de mi biblioteca, por ejemplo, están llenos de notas adhesivas y de páginas repletas de comentarios míos y subrayados realizados con un marcador. Cuando encuentro un pasaje particularmente bueno pongo un asterisco y escribo una nota a continuación para futura referencia. Es un poco lioso, pero a mí me funciona muy bien cuando luego tengo que componer una presentación. Cuando empleo una cita, en ocasiones utilizo un elemento gráfico que suscite las emociones de la gente, que añada un mayor interés visual y que mejore el efecto de la diapositiva. Pero en lugar de utilizar una pequeña fotografía u otro elemento, también podemos considerar colocar el texto dentro de una fotografía de mayor tamaño. Para hacer esto, conviene utilizar como fondo una imagen que sea al menos tan grande como la propia diapositiva (por ejemplo, 800 x 600). Hay que buscar una imagen que apoye la afirmación que estemos realizando al incluir la cita. La imagen debe tener suficiente espacio libre, como para que el texto pueda encajar de forma cómoda en la diapositiva manteniendo un alto contraste. En esta página podemos ver dos diapositivas en las que se muestra una cita de una forma bastante común. En la página opuesta podemos ver la misma cita mostrada dentro de la imagen, en lugar de simplemente colocada al lado de una versión más pequeña de la imagen dentro de la diapositiva. (Las fotografías de estas diapositivas están tomadas de iStockphoto.com.)

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“Lo contrario de jugar no es trabajar. Es depresión.” Brian Sutton-Smith Universidad de Pensilvania

17 de noviembre de 2007

Nada sale a tu encuentro, ¡tienes que salir tú! “Tienes que sentarte en la ribera de un río durante mucho tiempo antes de que un pato asado vuele hasta tu boca.” _ Guy Kawasaki

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“Lo contrario de jugar no es trabajar.. Es depresión.” trabajar Brian Sutton-Smith Universidad de Pensilvania

“Tienes que sentarte en “Tienes la ribera de un río durante mucho tiempo antes de que un pato asado vuele hasta tu boca.”


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Ese vacío que podría ser conceptualmente confundido con una simple nada es, de hecho, un almacén de posibilidades infinitas. — Daisetz Suzuki

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Espacio vacío El espacio vacío (también llamado espacio negativo o espacio en blanco ) es un concepto que resulta sumamente sumamente simple y que, a la vez, es el más difícil difícil de aplicar por par te de todo el mundo. Independientemente de si estamos diseñando un documento o una diapositiva, la tentación de rellenar las áreas vacías con más elementos es simplemente demasiado grande. Uno de los mayores errores que los hombres de negocios típicos cometen a la hora de diseñar diapositivas diapositivas para presentaciones (y también documentos) es hacer todo lo posible, aparentemente para utilizar cada centímetro de espacio de una página, rellenándola con texto, recuadros, imágenes prediseñadas, gráficas, pies de página y el ubicuo logotipo de la empresa. El espacio vacío proporciona elegancia elegancia y claridad. Esto es cierto en el diseño gráfico, pero también podemos ver la importancia del espacio (tanto visual como físico) en el contexto de, por ejemplo,, el diseño de inter ejemplo interiores. iores. Las tiendas de marcas de renombre se diseñan siempre con el objetivo de crear tanto espacio abierto como sea posible. El espacio vacío puede transmitir una sensación de alta calidad, sofisticación e impor tancia. El espacio vacío tiene un propósito. Pero aquellos que son principiantes en el arte del diseño puede que solo vean los elementos positivos, positivos, como el texto o los gráficos, sin nunca “ver” el espacio vacío ni utilizarlo para conseguir un diseño más atractivo. Es el espacio vacío lo que proporciona a un diseño el aire necesario y permite respirar a los elementos positivos. Si fuera verdad que el espacio vacío en el diseño de una diapositiva es “espacio desperdiciado”, entonces tendría sentido eliminar dicho espacio. Sin embargo, no es cierto que el espacio vacío dentro de un diseño sea “nada”, sino que se trata ciertamente de un “algo” muy potente, que proporciona su potencia a los escasos elementos que nuestra diaposit diapositiva iva contenga. En las artes Zen, podemos encontrar un gran aprecio por el espacio vacío. Por ejemplo, una pintura pintu ra puede estar prácticament prácticamente e “vacía” salvo por dos o tres elementos, pero la colocación de los mismos dentro de ese e se espacio permite componer un fuerte mensaje. La misma técnica puede aplicarse a una habitación. Muchas casas japonesas tienen un washitsu, una habitación tradicional tradicio nal con esteras e steras tatami, que es muy simple y está es tá fundamentalmente fundamentalmente vacía. El espacio vacío permite apreciar un único elemento, como por ejemplo una única flor colocada en un única colgadura en la pared. El vacío es un potente elemento elemento de diseño por sí mismo. En este caso, cuanto más añadamos, más dilu cuanto diluido ido y menos efectivo será el diseño de nuestra gráfica, o de la casa en la que vivimos.


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Utilización del espacio vacío La diapositiva azul de la parte superior es una diapositiva típica con una lista de viñetas y una imagen relacionada con el tema. En lugar de hacer un buen uso del espacio vacío, lo que esa diapositiva hace es atrapar el espacio en áreas situadas alrededor de la imagen. Lo que yo hice, en lugar de usar una diapositiva tan abarrotada, fue descomponer el flujo del contenido en seis diaposit diapositivas ivas para la introducción del concepto “Hara hachi bu”. Puesto que no es necesario poner en la pantalla todas las palabras pronunciadas por el presentador, buena parte del texto mostrado en pantalla fue eliminado. Las diapositivas tienen un fondo blanco limpio, con una gran cantidad de espacio vacío activo, que ayuda a guiar los ojos del espectador e spectador.. Cuando se presenta una nueva diapositiva, diaposit iva, el ojo se ve arrastrado naturalmente hacia la imagen en primer lugar (tiene un tamaño mayor y es en color) y luego pasa rápidamente al elemento de texto.

Las imágenes utilizadas en esta página están tomadas de iStockphoto.com. Diapositivas originales de Garr Reynolds.

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Dirigir la mirada con imágenes Las imágenes pueden utilizarse como ayuda para guiar los ojos del espectador hacia los elementos más importantes de la diapositiva. Si se utilizan imágenes de personas, hay que tener cuidado de no hacer que estas imágenes alejen sin querer la mirada del espectador de aquello que queremos que vea. Por ejemplo, si el texto (o la grá fica) es lo que tiene mayor prioridad, es import ante no incluir imágenes de personas mirando en la dirección opuesta a la de dicho elemento. ¿Cómo dirigen las imágenes de estas diapositivas nuestra mirada hacia los otros elementos o cómo la alejan de ellos? ¿Qué versiones de las diapositivas de esta página parecen más armoniosas?

Diseño de presentaciones: principios y técnicas

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Equilibrio El equilibrio en un diseño es importante y una forma de conseguir un equilibrio y una claridad apropiados dentro de un diseño es utilizando inteligentemente el “espacio vacío”. Un diseño bien equilibrado tiene un mensaje claro, simple y unificado. Una diapositiva bien diseñada tiene un punto de partida claro y guía al espectador a través del diseño. El espectador nunca tendría que tener que “pensar” a dónde mirar. Un apoyo visual no puede resultar nunca confuso. Utilizando una jerarquía clara y un buen equilibrio de los elementos mostrados, se puede expresar claramente qué es lo más importante, qué es lo menos importante y qué es lo que tiene una importancia normal. El espacio vacío puede ser dinámico y activo, gracias a la cuidadosa colocación de los elementos positivos. El uso consciente del espacio vacío puede aportar una sensación de movimiento a un diseño. Desde este punto de vista, el espacio vacío no es un elemento pasivo, sino activo. Si queremos dar una sensación más dinámica y un mayor interés al diseño de nuestras diapositivas, entonces tenemos que considerar la posibilidad de emplear un diseño asimétrico. Los diseños asimétricos activan el espacio vacío y hacen que el diseño en sí sea más interesante. Asimismo, son más informales y dinámicos, con una amplia variedad de tamaños y formas. Los diseños simétricos ponen un gran énfasis sobre un eje vertical central. El equilibrio simétrico está centrado verticalmente y es equivalente a ambos lados. Los diseños simétricos son más estáticos que los asimétricos y evocan sensaciones de formalidad o estabilidad. No hay nada malo en los diseños simétricos y centrados, aunque el espacio vacío en tales diseños suele ser pasivo y se ve relegado a los lados. El arte del diseño consiste en saber ver y manipular las formas, pero si no s omos capaces de ver como una forma el espacio vacío de una diapositiva, entonces este será ignorado y cualquier uso del mismo será meramente accidental. En consecuencia, los resultados no serán tan efectivos. Las buenas presentaciones incorporan una serie de elementos visuales que contendrán una mezcla de diapositivas simétricas y asimétricas.

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Presentación Zen

Diapositivas de una presentación de Jason Small . Ambas dia posit ivas tie nen un buen equilibrio. La de la parte superior es un diseño común, simétrico y no muy interesante. La diapositiva inferior es asimétrica y más simple, a pesar de lo cual resulta mucho más potente como apoyo visual. (La imagen se ha tomado de iStockphoto.com.)


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Una forma de activar el espacio vacío y de crear una diapositiva dinámica y asimétrica consiste en utilizar imágenes grandes que “sangren” por el borde. Utilice el espacio vacío para colocar pequeñas cantidades de texto u otros elementos. A la derecha se muestra una cita de Guy Kawasaki (una de mis favoritas), tomada de una de mis charlas sobre creación de imagen de marca en Japón. La primera diapositiva (la cita) es simétrica. Las otras dos son ejemplos de diseños asimétricos.

Las imágenes utilizadas en esta p ágina están tomadas de iStockphoto.com

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Presentación Zen

Las cuadrículas y la regla de los tercios Durante siglos, los artistas y diseñadores han utilizado en sus obras una proporción denominada la “proporción áurea”. La proporción áurea para los rectángulos es de 1:1,618. Existe la creencia de que nos vemos naturalmente atraídos hacia las imágenes cuyas proporciones se aproximan al rectángulo áureo, de la misma forma que a menudo nos vemos atraídos hacia muchas cosas en nuestro entorno natural que también exhiben la proporción áurea. Sin embargo, tratar de diseñar apoyos visuales respetando la proporción áurea resulta poco práctico en la mayoría de los casos. Sin embargo, la “regla de los tercios”, que deriva de la proporción áurea, es una técnica de diseño básica que puede ayudarnos a añadir equilibrio (simétrico o asimétrico), belleza y una mayor calidad estética a nuestras diapositivas. La regla de los tercios es una técnica básica que los fotógrafos aprenden para encuadrar sus tomas. Si el sujeto de la imagen está colocado exactamente en el centro, la fotografía suele ser poco interesante. El objetivo puede dividirse mediante líneas reales o imaginarias, de modo que haya cuatro intersecciones o puntos de cruce y nueve recuadros recordando un poco al tablero del conocido juego de las tres en raya. Estos cuatro puntos de cruce indican las áreas en las que se puede colocar el objeto principal en lugar de colocarlo en el centro. Recuerde que no existe verdadera libertad en la“libertad absoluta” cuando de lo que hablamos es de diseño. Tenemos que limitar nuestras opciones, para no perder tiempo ajustando cada elemento de diseño a una nueva posición. Mi recomendación es crear algún tipo de cuadrícula limpia y simple con la que diseñar las diapositivas. Aunque puede que no seamos conscientes de ello, prácticamente todas las páginas web y las páginas de libros y revistas se diseñan empleando una cuadrícula. Las cuadrículas pueden ahorrarnos tiempo y garantizar que los elementos de diseño encajen de forma armoniosa dentro del conjunto. Por ejemplo, la utilización de cuadrículas para dividir el “lienzo” de la diapositiva en tercios es una de las formas más sencilla de al menos aproximarse a las proporciones áureas, y podemos utilizar las cuadrículas para alinear elementos, de modo que se obtenga un mayor equilibrio global, un flujo y punto focal claros, una cohesión natural y una calidad estética que no sean simplemente accidentales, sino consecuencia del diseño.


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En esta página podemos ver cinco ejemplos de diapositivas simples en las que los elementos se han dispuesto con la ayuda de la cuadrícula que implementa la “regla de los tercios” (puede crear fácilmente su propia cuadrícula utilizando las guías en Keynote o PowerPoint). La regla de los tercios no es una regla en absoluto, sino que se trata de una simple directriz. Pero es muy út il cuando lo que deseamos conseguir es un aspecto equilibrado. Observará también que las propias i mágenes tienen unas proporciones bastante ajustadas a la “regla de los tercios”. Las imágenes de iStockphoto fueron elegidas en parte basándose en las proporciones de la fotografía y en cómo la imagen dirigía la mirada y contenía el espacio vacío necesario para el texto u ot ros elementos de diseño. (Las imágenes utilizadas para las diapositivas de esta página están tomadas de iStockphoto.com.)

OECD Factbook 2007

OECD Factbook 2007

Fuente: SCAR

Fuente: SCAR0

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Presentación Zen

Los cuatro grandes: contraste, repetición, alineación y proximidad Estos cuatro principios no representan el compendio de todo lo que hay que conocer acerca del diseño gráfico, pero comprender estos simples conceptos relacionados y aplicarlos al diseño de diapositivas le permitirá crear diseños más satisfactorios y efectivos.

Contraste El concepto de contraste simplemente significa diferencia. Y por alguna razón (quizá porque nuestro cerebro piensa que todavía estamos en la sabana atentos a la aparición de cualquier predador salvaje) estamos hechos para notar las diferencias. No somos conscientes de ello, pero constantemente estamos buscando similitudes y diferencias. Lo que percibimos es el contraste y es eso lo que proporciona a un diseño su energía. De modo que lo que tenemos hacer es que los elementos que no sean iguales parezcan claramente diferentes, no solo ligeramente distintos. El contraste es uno de los conceptos de diseño más potentes, porque absolutamente todos los elementos de diseño pueden contrastarse con otros. Podemos conseguir el contraste de muchas formas; por ejemplo, manipulando el espacio (lejos y cerca, lleno y vacío), seleccionando los colores (claro y oscuro, cálido y frío), seleccionando el texto (serif y sans serif, negrita y normal), colocando los elementos (arriba y abajo, aislados y agrupados), etc. El uso del contraste nos puede ayudar a realizar un diseño en el que existe un elemento claramente dominante. Esto ayuda al espectador a “comprender” el punto fundamental del diseño rápidamente. Todo buen diseño tiene un punto focal fuerte y definido, y disponer de un contraste claro entre los elementos (en el que uno sea claramente dominante) ayuda a conseguir este objetivo. Si todos los elementos del diseño tienen un peso igual o similar, con un bajo contraste, sin que haya algo que sea claramente dominante, es difícil para el espectador saber por dónde empezar. Los diseños con un fuerte contraste atraen el interés y ayudan al espectador a dotar de sentido a la diapositiva. Un contraste débil no solo puede resultar aburrido, sino también confuso. Cada elemento de diseño, como líneas, formas, colores, texturas, tamaños, e spacio, tipos, etc., puede manipularse para aumentar contraste. En la siguiente página se muestran algunas diapositivas en las que se hace un buen uso del contraste comparándolas con otras en las que el contraste es menos perceptible.


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BAJO CONTRASTE

ALTO CONTRASTE

2004: Ministerio de comunicaciones de Japón.

2004: Ministerio de comunicaciones de Japón.

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Presentación Zen

Repetición El principio de repetición simplemente implica la reutilización de los mismos elementos o de elementos similares, a lo largo de todo el diseño. La repetición de ciertos elementos de diseño en una diapositiva o en un conjunto de diapositivas proporcionará una sensación clara de unidad, de coherencia y de cohesión. Mientras que el contraste intenta mostrar las diferencias, la repetición trata de utilizar sutilmente ciertos elementos para asegurarse de que el diseño sea contemplado como un todo de mayor tamaño. Si empleamos una plantilla de catálogo proporcionada por nuestra aplicación software, entonces esa repetición ya estará incorporada en esas diapositivas. Por ejemplo, un fondo coherente y un uso coherente de los tipos de letra permite unificar un conjunto de diapositivas. Sin embargo, es preciso tener cuidado para no incluir demasiadas repeticiones en las diapositivas. La mayoría de las plantillas predefinidas ya han sido vistas muchas veces por la audiencia anteriormente y además puede que no se adapten a su situación concreta. Muchas de las plantillas estándar también tienen elementos de fondo que llegan a cansar rápidamente; en lugar de generar interés, lo que se provoca es aburrimiento la décima vez que se muestra una nueva diapositiva pero con el mismo elemento repetitivo. Por ejemplo, una estrella mar en la parte inferior izquierda (el cual no es mi elemento favorito, pero resultaría adecuado para una presentación sobre biología marina) es algo que po dría convertirse en un elemento repetitivo más potente si su tamaño y ubicación se desplazara oc asionalmente de forma armónica por el contenido de las distintas diapositivas y de una manera que fuera sutil y no interfiriera con el mensaje principal. Las diapositivas de la página siguiente son un buen ejemplo de repetición. En estas diapositivas, extraídas de una presentación acerca del proceso de diseño de un libro, el diseñador y fotógrafo suizo Markuz Wernli Saito utilizó sus propias fotografías para todas las diapositivas. Para tratar de proporcionar a la presentación un aspecto unificado, empleó una nota de color rojo y un clip con aspecto similar a lo largo de toda la presentación, para “contener” el texto de cada diapositiva. La colocación de la nota y de la imagen del clip no era siempre coincidente en todas las diapositivas como tampoco el tamaño, pero el uso coherente de este elemento y del color rojo servían para añadir un sutil elemento repetitivo, que proporcionaba a las diapositivas un aspecto profesional y unificado.


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Presentación Zen

Alineación El objetivo del principio de alineación es que no haya nada en el diseño de la diapositiva que parezca colocado de manera aleatoria. Todos los elementos están conectados visualmente a través de una línea invisible. Mientras que la repetición se preocupa más de las relaciones entre elementos de distintas diapositivas, la alineación trata de unificar los elementos dentro de una misma diapositiva. Incluso los elementos que estén bastante separados en la diapositiva deben disponer de una conexión visual, algo que resulta más fácil de conseguir utilizando cuadrículas. Cuando se colocan los elementos en una diapositiva, hay que intentar alinearlos con los demás elementos. Muchas personas no realizan el esfuerzo necesario para aplicar el principio de alineación, lo que a menudo da como resultado que los elementos estén casi alineados, pero no del todo. Puede que esto no parezca un gran problema, pero las diapositivas de este tipo parecen menos sofisticadas y tienen un aspecto global mucho menos profesional. Puede que la audiencia no sea consciente de ello, pero las diapositivas que contienen elementos alineados parecen más limpias. Y suponiendo que también los demás principios se apliquen de forma armónica, las diapositivas serán más fáciles de entender rápidamente.

Proximidad El principio de proximidad hace referencia a la acción de acercar o alejar las cosas, con el fin de conseguir un aspecto más organizado. Este principio afirma que los elementos relacionados deben agruparse, de modo que se los perciba como un grupo en lugar de como diversos elementos no relacionados. La audiencia asumirá que los elementos que no estén próximos entre sí en un diseño no están estrechamente relacionados. Las personas que forman la audiencia tenderán naturalmente a agrupar los elementos similares que estén próximos entre sí en una misma unidad.

Nunca deberíamos obligar a la gente a hacer esfuerzos tratando de figurarse qué título va con cada gráfico o si una línea de texto es un subtítulo o no guarda relación con el título. No fuerce a su audiencia a pensar. Es decir, no les haga “pensar” soluciones incorrectas, forzándoles a descifrar sus prioridades de diseño y la organización de sus diapositivas. Una diapositiva no es una página de un libro o una revista, así que no contendrá más que unos pocos elementos o grupos de elementos. Robin Williams, en su libro superventas The Non-Designer’s Design Book (Peachpit Press) dice que debemos ser conscientes de hacia dónde se dirige nuestra mirada en primer lugar cuando damos un paso atrás y examinamos el diseño. Cuando mire su diapositiva, fíjese hacia dónde se ve atraída su mirada en primer lugar, en segundo lugar, etc. ¿Qué camino siguen sus ojos?


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Esta diapositiva de título carece de una prioridad de diseño. Debido al inadecuado uso de los conceptos de alineación y proximidad, la diapositiva parece contener cinco elementos distintos.

Esta diapositiva utiliza un equilibrio simétrico y maneja mejor la proximidad, estando ahora claramente agrupados los elementos relacionados. También se consigue un mayor contraste ajustando el tamaño y el color de l texto , para proporcionar al diseño una prioridad clara.

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Presentación Zen

Las dos diapositivas de esta página muestran que alineando todos los elementos a la derecha, se crea una fuerte línea invisible en el lado derecho que enlaza todos los elementos de una forma mucho más interesante que en la diapositiva simétrica de tipo más común. El tipo de letra y el color se han ajustado para aumentar el contraste y dotar a la diapositiva de un mayor interés. El punto rojo del título enlaza con el logotipo rojo utilizado en la parte inferior.


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La diapositiva de la izquierda parece más enmarañada debido al contraste abrupto con el color de fondo de las imágenes. Aline ando el te xto y las fot ograf ías y haciend o transpa rente s los fondos de las imágenes (en este caso simplemente cambiando toda la diapositiva a blanco), la diapositiva parece mucho más limpia y se reduce el “ruido”.

La imagen de fondo en la diapositiva de la izquierda resalta demasiado, haciendo que el título sea difícil de leer. La selecc ión de una imagen de fondo más apropiada, que permite que el texto permanezca claramente en primer plano, y la agrupación de las líneas de texto, hace que el título de la diapositiva tenga mayor fuerza.

Haciendo que el fondo de la fotografía del pez parezca transparente (en este caso, cambiando de nuevo el color de fondo de la diapositiva), la imagen y el text o se mezclan de for ma armoniosa, consiguiéndose una diapositiva más uni ficada.

La diapositiva de la izquierda utiliza una plantilla demasiado recargada, lo que reduce el área úti l de la misma en aproximadamente un tercio. La diapositiva de la dere cha utiliza la imagen para cubrir toda la pantalla. El texto aparece claramente en primer plano y la imagen sirve a la vez de fondo y, en ocasiones, de primer plano, haciendo que el aspecto global de la diapositiva sea más dinámico y uni ficado y dotándola de un estilo más limpio y dramático .

Las imágenes de esta página y de la opuesta se han tomado de iStockphoto.com.

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Presentación Zen

Esta diapositiva muestra una gráfica típica exportada desde Excel. Es imposible identi ficar los países, ya que el texto es demasiado pequeño y se muestra en á ngulo. El ma yor proble ma es que la cantidad de datos es excesiva para una pantalla. Lo mejor sería presentar esta información en un documento aparte que se entregaría a la audiencia. Fuente: OECD Factbook 2007.

El texto y los datos son más fáciles de ver, ya que el contraste entre el fondo y el primer plano es mucho mayor. Solo se incluyen en la imagen las variables principales, lo que permite que las barras y los números sean de mayor tamaño. La información acerca de las variables excluidas puede incluirse en un documento que se entregue por separado. Fuente: OECD Factbook 2007.

El color de fondo no encaja bien con los de las barras y tampoco pr oporci ona el suficiente contraste; el texto resulta difíc il de leer. El fondo de la fotografía del sushi añade un ruido innecesario a la diapositiva. Fuente: OECD Fac tbook 2007.

Aquí el fondo de l a fotograf ía del sushi “desapa rece”, al ajustarse con el fondo blanco de la diapositiva. El texto y las barras tienen ahora un contraste mucho mayor con el fondo y el texto es más fácil de leer. Fuente: OECD Factbook 2007.


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Cuanto más impactante sea su presentación desde el punto de vista visual, más la recordará la gente. Y lo que es más importante, más le recordarán a usted. — Paul Arden

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Presentación Zen

En resumen • El diseño importa. Pero el diseño no tiene nada que ver con la decoración ni con la ornamentación. El diseño consiste en conseguir que la comunicación sea lo más fácil y clara posible para el espectador. • Tenga presente el principio de la relación señal-ruido durante el diseño, para eliminar todos los elementos no esenciales. Deshágase de todo aquello que contribuya a recargar la diapositiva. Evite el uso de los efectos 3-D. • Las personas recuerdan las imágenes mucho mejor que las listas de viñetas. Pregúntese siempre cómo puede utilizar un apoyo visual potente (incluyendo las imágenes cuantitativas) para mejorar su narración. • El espacio vacío no equivale a la nada, sino que es un algo poderoso. Aprenda a ver y a manipular el espacio vacío para hacer que sus diapositivas estén mejor organizadas, sean más claras y resulten más interesantes. • Utilice el principio del contraste para crear diferencias dinámicas potentes entre elementos que sean distintos. Si algo es diferente, hágalo muy diferente. • Utilice el principio de la repetición para incluir ciertos elementos seleccionados varias veces a lo largo de la serie de diapositivas. Esto puede ayudarle a proporcionar a su presentación un sentido de unidad y de organización. • Utilice el principio de alineación para conectar los elementos visualmente (mediante líneas invisibles) dentro de una diapositiva. Las cuadrículas son muy útiles para conseguir una buena alineación. Esto hará que su presentación tenga un aspecto limpio y bien organizado. • Utilice el principio de proximidad para cerciorarse de que los elementos que guardan relación queden agrupados. Las personas tenderán a interpretar los elementos que estén juntos o próximos como pertenecientes a un mismo grupo.


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7 Diapositivas de ejemplo: imágenes y texto En este capítulo, vamos a revisar diapositivas de diversos presentadores que dan a menudo conferencias en “el mundo real”. (Debido a las limitaciones de espacio, solo se muestra un pequeño número de diapositvas de cada presentación.) No todas las diapositivas de ejemplo son necesariamente perfectas. No obstante, aunque podemos juzgar una diapositiva en términos de su conformidad con los principios de diseño básicos, resulta difícil juzgar la efectividad de un diseño de diapositivas sin ver cómo se utilizan en una conferencia en vivo. Aunque el contenido y las circunstancias son diferentes en cada caso, lo que las diapositivas de este capítulo tienen en común es que son simples, altamente visuales y pueden (o podrían cumplir) un adecuado papel de apoyo en una conferencia, complementando la narración del presentador y ayudándole a dejar las cosas más claras. Nuestras diapositivas deben ser interesantes y formar “parte del espectáculo”, pero también deben ser fáciles de entender rápidamente. Si necesitamos explicar algo muy complejo, l o que debemos hacer es construir (animar) las partes de nuestro diagrama o nuestra gráfica en una serie de pasos de una forma lógica y clara. La simplicidad, el autocontrol y la armonia son consideraciones de gran importancia a la hora de diseñar diapositivas u otro tipo de información multimedia. El objetivo no es hacer que las diapositivas tengan un “buen aspecto”, sino que sean claras. Pero de todos modos, si diseñamos las diapositivas teniendo siempre presentes los principios de la simplicidad y el autocontrol, así como los conceptos básicos de diseño presentados en el Capítulo 6, nuestras diapositivas tendrán ciertamente un aspecto atractivo.

Capítulo 7 Diapositivas de ejemplo: imágenes y texto

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Diferenciación Aquí podemos ver las primeras 34 diapositivas (de un total de más de 100) para una presentación que realicé sobre el tema de la creación de la imagen de marca y la transformación de esta. El cliente, una de las principales compañías financieras internacionales, me pidió que me centrara en los conceptos de diferenciación y de compromiso. La presentación de 35 minutos también incluía unos videoclips de corta duración, para resaltar lo que estaba exponiendo. A medida que hablaba, las diapositivas aparecían detrás de mi en una enorme pantalla con retroiluminación, aunque raramente me volvía a contemplar la pantalla. Incluí algunas citas y algunos ejemplos visuales acerca de aquello de lo que estaba hablando. Pero por encima de todo, tenía un mensaje que transmitir y tenía historias y ejemplos para ilustrar ese mensaje. Las diapositivas proporcionaban un importante telón de fondo de apoyo para la presentación que permitía amplificar el mensaje y hacerlo más fuerte.

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Shift Happens

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Jeff Brenman Fundador y Consejero Delegado, Apollo Ideas www.apolloideas.com

Las diapositivas de esta presentación son una estilización de una presentación en vídeo originalmente creada por Karl Fisch y en la que se examinan las cuestiones de la globalización y del futuro de Estados Unidos en el siglo XXI. Están diseñadas para la visualización en línea. Sin embargo, en una conferencia en vivo podría eliminarse parte del texto, haciendo así que las diapositivas completaran mejor las palabras del orador. Puede encontrar todas las diapositivas utilizadas en esta presentación en Slideshare.net: www.slideshare.net/jbrenman

En Wikispaces.com puede encontrar una actualización oficial de la presentación en vídeo original Shift Happens de Karl Fisch y Scott McLeod: www.shifthappens.wikispaces.com

* Primer Premio en el concurso Slideshare’s World’s Best Presentation Contest (2007).

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El laboratorio de la alimentación sostenible* Chris Landry

Director de Desarrollo y Comunicaciones Laboratorio de alimentación sostenible www.sustainablefoodlab.org

Las diapositivas aquí incluidas forman parte de una presentación modificada que Chris Landry emplea en las charlas acerca de su organización y del trabajo que realizan para aportar una mayor sostenibilidad a los sistemas alimentarios más utilizados. Chris ha añadido algo más de información a estas diapositivas para que tengan un poco más de sentido cuando se las visualice en forma impresa sin narración, pero las diapositivas fueron creadas originalmente como complemento a su conferencia en vivo. Puede encontrar todas las diapositivas de esta presentación en Slideshare.net: www.slideshare.net/chrislandry

* Tercer Premio en el concurso Slideshare’s World’s Best Presentation Contest (2007).

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Truemors Guy Kawasaki

Cofundador de Truemors www.truemors.com

Estas diapositivas fueron utilizadas por Guy Kawasaki en una presentación titulada How I Launched a Web 2.0, User-Generated Content, Citizen Journalism, Long-Tail, Social Media Site for

only $10,918.09 (Cómo puse en marcha un sitio

web 2.0 de contenido generado por el usuario, de periodismo ciudadano, de interacción persistente de medios sociales por solo 10.918,09$), el cual puede ser el título más largo del mundo para una conferencia. Con su carisma habitual, Guy revelaba un número y luego hablaba sobre el significado de esa cifra. Estas diapositivas no están pensadas para ser usadas sin el orador, aunque se puede entender cuáles son los puntos fundamentales de la exposición a partir de las mismas. En la charla en vivo, la simplicidad de las diapositivas era un buen complemento de las palabras del presentador. Puede encontrar todas las diapositivas empleadas en esta presentación en Slideshare.net: www.slideshare.net/GKawasaki

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Las diapositivas fueron creadas por Scott Schwertly de Ethos3 Communications (www.ethos3.com).

Mi declaración de independencia Pam Slim

Conferenciante, coach, consultor empresarial www.escapefromcubiclenation.com

Estas pocas diapositivas están extraídas de una presentación de mayor duración denominada Mi declaración de independencia que Pam Slim y su equipo diseñaron para utilizarla en conferencias en vivo, así como para una presentación realizada en Flash con música incorporada, disponible en su sitio web. Para la presentación en vivo, Pam puede eliminar algo más de texto, de modo que las diapositivas complementen sus palabras. Puede ver la versión Flash de esta presentación en el sitio web corporativo de Pam, Ganas Consulting: www.ganas.com


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Química aromática Dra. Aisyah Saad Abdul Rahim

Profesora de Química Farmacéutica Escuela de Ciencias Farmacéuticas Universiti Sains Malaysia. www.pha.usm.my/pharmacy/Aisyah2006.htm Las diapositivas aquí mostradas son las típicas que emplea actualmente la Dra. Saad en sus clases de Química Farmacéutica en Malasia. Son ejemplos de las diapositivas que usa en sus clases sobre “Química aromática”. Las diapositivas negras y rojas sirven como introducción histórica al benceno, mientras que el segundo grupo de diapositivas ilustra las cuatro características fundamentales de los componentes aromáticos. “Enseño ‘Química aromática’ a los estudiantes de Farmacia”, dice la Dra. Saad. “Teniendo presente la inclinación de los estudiantes asiáticos a aprender las cosas de memoria, decidí aplicar el enfoque de presentación Zen en mis clases. Las primeras clases desconcertaron a los estudiantes, porque apenas podían tomar ningún apunte. Más tarde, se dieron cuenta de que tenían que prestar más atención a lo que yo decía. Utilizo el enfoque de presentación Zen porque me atrae visualmente y porque proporciona una increíble forma de hacer que los estudiantes escuchen y entiendan mejor las clases, en lugar de limitarse a copiar una serie de notas acerca de mis diapositivas.”

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Presentación sobre cuestiones del mundo animal Sangeeta Kumar, M.Ed.

Coordinadora de Educación Plataforma para el Tratamiento Ético de los Animales www.peta.org

Como Coordinadora de Educación de la Plataforma para el Tratamiento Ético de los Animales, Sangeeta viaja un montón, realizando presentaciones enormemente visuales sobre cuestiones relacionadas con el mundo animal. Las diapositivas de ejemplo de esta página están extraídas de una presentación titulada Animal Rights and Wrongs (Derechos de los animales). Las diapositivas de la página opuesta se han tomado de otra de sus conferencias, titulada Vegetarian is the New Prius (El vegetariano es el nuevo Prius). “A la hora de tratar un problema complejo o controvertido, es importante comunicar las ideas de forma que la audiencia pueda visualizarlas y conectar con ellas”, dice Sangeeta. “En estos ejemplos, en lugar de emplear gráficas de barras o sesudas citas, utilizo atractivas fotografías y hechos fáciles de entender, para ayudar a la audiencia a visualizar cómo sus elecciones alimentarias afectan a los animales y al entorno.” Puede ver más diseños de Sangeeta en su sitio web corporativo: www.kumaridesigns.com

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Inbox Zerobox Zero Merlin Mann Gurú del campo de la productividad y creador de 43 folders www.43folders.com www.merlinmann.com

Estas diapositivas son solo algunas de las utilizadas por Merlin Mann en una conferencia que dio en el verano de 2007 en Google para su serie Tech Talk. La presentación versaba sobre las estrategias para gestionar grandes volúmenes de correo electrónico y la importancia de mantener vacía nuestra bandeja de entrada. Estas diapositivas, creadas con imágenes tomadas de iStockphoto.com, servían como telón de fondo de apoyo a medida que él iba desgranando su historia. Puede encontrar un vídeo de la presentación “Inbox Zero” de Merlin en YouTube y Google Video.

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En resumen Una buena diapositiva permitirá mejorar el mensaje del orador. Las diapositivas que aquí se muestran son un pequeño ejemplo que permite resaltar las posibilidades que surgen cuando se combinan imágenes y texto. Desde un punto de vista técnico, estas diapositivas no fueron demasiado difíciles de producir. Todo lo necesario fue PowerPoint o Keynote, junto con un software de edición de imágenes como Adobe Photoshop Elements. El aspecto que otorguemos a nuestras diapositivas o a otros apoyos visuales mediante nuestros diseños dependerá completamente de cada situación concreta y de la audiencia, pero conviene tener presente lo siguiente: • Hay que crear diapositivas que sean simples, que tengan prioridades de diseño claras y que contengan elementos que dirijan la mirada del espectador. • Es bueno disponer de un tema visual, pero hay que evitar las aburridas y sobreutilizadas plantillas software. • Limite las listas de viñetas o evítelas completamente. • Utilice gráficos de alta calidad. • Construya (anime) gráficos complejos para apoyar su narración. • Trate de conseguir el “máximo efecto con los mínimos recursos”. • Aprenda a ver el espacio vacío y aprenda a utilizarlo de forma que aporte una mayor claridad a las diapositivas.


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presentación

Capítulo 8 El arte de estar completamente presente

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Estar aquí ahora. Estar después en algún otro lugar. ¿Tan complicado es eso? — David Bader

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8 El arte de estar completamente presente A todos nos resulta molesto intentar mantener una reunión o una conversación con alguien que parezca preocupado, que no está del todo “allí” dispuesto a escuchar y a contribuir. A pesar de lo cual, todos estamos tremendamente acostumbrados a aguantar a oradores y a presentadores que no están completamente comprometidos con la audiencia y con el tema que están tratando. Uno de los aspectos más importantes que hay que recordar a la hora de realizar una presentación es que hay que estar completamente presente en ese momento concreto. Un buen presentador está completamente comprometido con el momento, comprometido con el hecho de estar allí con la audiencia en ese instante y en ese lugar determinado. Puede que tenga problemas acuciantes (pero, ¿quién no los tiene?), pero debe ser capaz de dejarlos a un lado para poder estar “allí”. Cuando se hace una presentación, nuestra mente no puede estar repleta de un millón de problemas en conflicto, distraída del aquí y el ahora. Resulta imposible mantener una conversación real con alguien cuando ese alguien está “en alguna otra parte”. De la misma forma, es imposible realizar una presentación adecuadamente cuando uno está “en algún otro lugar”. Una de las lecciones fundamentales que puede aprenderse del mundo del Zen es el arte de la consciencia. Puede que haya oído hablar del concepto de consciencia en relación con la meditación (zazen). Pero lo interesante acerca del Zen es que no es algo que esté separado del mundo real. En otras palabras, el Zen no hace ninguna distinción entre la vida normal y la “vida religiosa”. La meditación no es en absoluto una forma de escapar de la realidad y, de hecho, incluso las rutinas cotidianas pueden ser métodos de meditación. Cuando uno se percata de que sus acciones y juicios suelen ser simplemente reacciones automáticas basadas simplemente en el diálogo continuo que tiene lugar en su cabeza, entonces queda libre para desembarazarse de dichos juicios. Desde este punto de vista, en lugar de odiar el tener que lavar los platos, uno se limita a lavarlos. Y cuando escribe una carta, escribe una carta. Y cuando hace una presentación, hace una presentación. La consciencia tiene que ver con el aquí y el ahora y con el hecho de tener presente cada momento concreto. Hay que tratar de ver ese momento tal como es, sin nuestros filtros habituales, filtros que solo tienen que ver con el pasado (o con el futuro) y con nuestra percepción de cómo las cosas serán o deberían ser, etc. La verdadera consciencia está al alcance de todo


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el mundo, aunque no es fácil de conseguir. Actualmente vivimos de una forma tan enloquecida, inundados por correos electrónicos, enviando mensajes de texto, navegando por la Web, o conduciendo durante la hora punta para recoger a los niños mientras pedimos la cena a través del teléfono móvil, que nuestra mente siempre está repleta de cosas y preocupaciones. Las preocupaciones son lo peor, porque siempre se refieren al pasado o al futuro, dos cosas que ni siquiera existen en el presente. En nuestra vida cotidiana y en nuestra vida laboral, incluyendo las presentaciones que tengamos que realizar, necesitamos borrar de nuestra mente todo lo superfluo y estar plenamente en un solo lugar, justo allí donde estemos.

Fotografía: Macworld.com

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Steve Jobs y el arte del espadachín Se ha escrito mucho acerca de la técnica de presentación de Steve Jobs. Sus diapositivas, por ejemplo, son siempre simples, sorprendentes y altamente visuales, y las sabe utilizar de forma suave y perfecta, haciendo progresar las diapositivas y efectos él mismo, sin atraer nunca la atención hacia el hecho de que es él quien se encarga de esa tarea. Su estilo es conversacional y sus apoyos visuales están perfectamente sincronizados con sus palabras. Sus pre sentaciones están construidas sobre una estructura sólida, lo que le da una sensación de sencillez en el flujo, como si el presentador nos estuviera acompañando a realizar un pequeño viaje. Él se comporta de forma amigable, cómoda y confiada (lo que hace que los demás se sientan relajados), y exuda un nivel de pasión y de entusiasmo que resulta cautivador, sin sobreactuar nunca. Todo parece automático y natural. Todo parece sencillo, de modo que uno se sentiría tentado de pensar que es algo que a Steve le sale naturalmente, y que para él es fácil emplear su carisma natural para ganarse a la audiencia. Pero nos equivocaríamos si pensáramos eso. Aunque es cierto que Steve Jobs es una persona carismática, no estoy seguro de que el realizar presentaciones con soporte multimedia e incluso hacer simplemente demostraciones en vivo (¿cuántos Consejeros Delegados hacen eso?) sea algo que le salga a nadie de forma natural. No, la razón de que las presentaciones de Steve Jobs vayan tan bien y sean tan cautivadoras es que él y su equipo preparan y practican como locos para asegurarse de que la presentación parezca “fácil”. Cuando Steve está en el escenario, él es, en un cierto sentido, un artista. Y al igual que cualquier artista, él ha sabido perfeccionar su técnica y su forma de expresión mediante la práctica y la experiencia. A pesar de lo cual, y al igual también que los artistas experimentados, no hay ningún pensamiento acerca de la técnica o de la forma de expresión, o incluso del éxito o del fracaso, mientras se está en escena. Una vez que empezamos a pensar en el éxito o en el fracaso, somos como el espadachín cuya mente se detiene, aunque sea brevemente, para considerar su técnica o el resultado de la pelea. En el momento que hace eso, ha perdido. Puede parecer paradójico, pero una vez que permitimos que nuestra mente derive hacia pensamientos relacionados con el éxito o el fracaso, o hacia los resultados o la técnica mientras ejercitamos nuestro arte, en ese preciso momento habremos iniciado nuestra caída. Para ver una serie de vídeos gratuitos de presentaciones de Steve Jobs consulte la sección de Eventos especiales en el sitio web de Apple: www.apple.com/quicktime/guide/appleevents


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La mente que no es mente Cuando un espadachín está viviendo el momento y su mente está vacía ( mushin no shin o “la mente que no es mente”), no hay ninguna emoción que surja del miedo, no hay ningún pensamiento acerca de la victoria o la derrota y ni siquiera existe ningún pensamiento acerca del uso de la espada. De esta forma, decía Daisetz Suzuki en Zen and Japanese Culture (Princeton University Press), “tanto el hombre como la espada se transforman en instrumentos en manos del inconsciente, y es el inconsciente el que consigue maravillas de creatividad. Es en ese momento cuando la esgrima se transforma en arte.” Además de dominar la técnica, el secreto de la esgrima descansa en obtener un estado mental apropiado de “no mente”, en el que la mente “se abandona, sin quedar abandonada”. Por decir las cosas claramente, si practicamos cualquier arte o estamos inmersos en una competición deportiva (piense por ejemplo en Tiger Woods), necesitamos desembarazarnos de esa autoconsciencia o egoconsciencia que nos entorpece y aplicarnos completamente, pero también, como dice Suzuki, “…como si no estuviera sucediendo nada concreto en ese momento”. Cuando operamos en un estado de “no mente” nos liberamos de la carga de las inhibiciones y las dudas y podemos contribuir de forma completa y fluida al momento. Los artistas conocen este estado mental, al igual que los músicos y los atletas de alta competeción. Estas presentaciones enormemente esperadas que Steve Jobs realizada llevan aparejadas una gran presión para que tengan éxito. Es mucho lo que se juega en cada presentación y las expectativas son muy altas, dentro y fuera de Apple. A pesar de lo cual, lo que hace a Steve tan efectivo en estas situaciones es que parece capaz de aparentemente olvidarse de la seriedad de la situación y limitarse a “interpretar”. De esta forma, es como el maestro espadachín que, gracias a su “mente inamovible”, no se ve asaltado por ningún pensamiento acerca de la vida o de la muerte. La mente ha sido aquietada y el hombre queda libre para estar completamente presente. Como dice Suzuki: “Las aguas están en movimiento de forma continua pero la Luna retiene su serenidad. La mente se mueve en respuesta a diez mil situaciones, pero permanece siempre igual.” La formación técnica es importante, pero es algo adquirido y que siempre llevará aparejada la sensación de artificialidad, a menos que uno se encuentre en el estado mental apropiado. “A menos que la mente que se aprovecha de esas capacidades técnicas sea capaz de adoptar un estado de máxima fluidez y o movilidad”, dice Suzuki, “cualquier cosa adquirida o impuesta carecerá de la espontaneidad del crecimiento natural.” En este sentido, creo que los profesores y los libros pueden ayudarnos a mejorar nuestras capacidades de presentación, pero al final, al igual que sucede en muchas otras artes escénicas, esa capacidad debe crecer dentro de nosotros.

Hace falta una técnica y una forma de expresión adecuadas y es necesario conocer “las reglas”. Debe practicar y luego seguir practicando. Cuando trabajamos duramente durante la fase de preparación y somos capaces de interiorizar el material, podemos realizar nuestro arte (el arte de la presentación) de una forma más natural consiguiendo el estado mental adecuado, es decir, el estado de “no mente”.

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Perdido en el momento ¿Alguna vez se ha sentido perdido en el momento, mientras realizaba una presentación o interpretaba algo? No me refiero a sentirse perdido a como cuando uno no sabe dónde está, sino a vivir tan intensamente el momento (sin preocupaciones acerca del pasado o del futuro) que se sienta visiblemente tan interesado en el tema como su audiencia. En esos momentos es cuando se vive una verdadera conexión. En If You Want to Write , Brenda Ueland habla de la importancia de vivir el momento para maximizar la creatividad e impresionar a la audiencia. La capacidad de aprovechar esta energía creativa y de estar completamente presente es más una actividad intuitiva que intelectual. Ueland compara este tipo de creatividad y de conexión con una maravillosa interpretación musical.

Al tocar un instrumento musical, como el piano por ejemplo, en ocasiones nos limitamos a tocar música, mientras que en otras la vivimos. El objetivo no es repetir las notas escritas en una partitura, sino interpretar música maravillosa. Formar parte de la música, no ser algo separado de ella. Los grandes intérpretes son capaces de vivir la música (aunque no siempre sean técnicamente perfectos), y lo mismo pasa con las presentaciones. El objetivo debería ser vivir la presentación completamente en ese instante temporal. Tal vez la perfección técnica no sea alcanzable (o incluso deseable), pero sí que puede existir una especie de conexión perfecta entre la audiencia y el artista (o el presentador) cuando este “vive lo que está haciendo”. “Solo cuando vives lo que haces,” dice Ueland, “la gente te oye y te escucha y se siente conmovida.” Nuestra música será creíble y auténtica porque estamos “metidos en ella”, no intelectualizándola o siguiendo un conjunto de reglas preestablecidas (notas, instrucciones). Nos sentimos conmovidos porque el artista también se siente conmovido de forma clara y auténtica. ¿Y acaso no puede ser también cierto para las presentaciones? Nuestra presentación será creíble porque estaremos preparados y la habremos dotado de una estructura lógica, pero también porque nos sentiremos entusiasmados por nuestro tema. Nece sitamos creer completamente en nuestro mensaje, o nadie más lo hará. Necesitamos creer completamente en nuestra historia y “perdernos en el momento” con el fin de cautivar a la audiencia.


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“Las aguas están en movimiento de forma continua pero la Luna retiene su serenidad. La mente se mueve en respuesta a diez mil situaciones pero permanece siempre igual.” —Daisetz Suzuki

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Aprendiendo del arte del Judo Los mejores consejos acerca de las presentaciones pueden surgir de los lugares más inesperados. Considere por ejemplo los siguientes cinco principios, los cuales definen un buen consejo para la realización de presentaciones efectivas: (1) Obsérvate cuidadosamente a tí mismo y observa tu situación; observa cuidadosamente a los otros y observa cuidadosamente tu entorno. (2) Toma la iniciativa en todo aquello que emprendas. (3) Considera las cosas completamente y actúa de forma decisiva. (4) Sé consciente de cuándo detenerte. (5) Manténte en el centro. Son unas sabias palabras, pero no se trata en absoluto de ningún “principio para realizar presentaciones efectivas”, sino que son los Cinco Principios del Judo de Jigoro Kano, citados por John Stevens en Budo Secrets (Shambhala; New Ed edition). A pesar de ello, resulta fácil ver cómo podemos aplicar estos principios a nuestros esfuerzos por diseñar y hacer presentaciones. Por ejemplo, seguro que todos los lectores han asistido a alguna presentación en la que el orador podría haber hecho un papel mucho mejor solo con haber escuchado el sabio consejo que encierra el principio número (4), saber cuándo detenerse. Hay ocasiones en las que podemos hablar más o menos tiempo de lo planificado, pero siempre debe ser una decisión consciente basada en el contexto del momento y tomada siguiendo el principio número (1), observarse a uno mismo, observar la situación, observar a los otros y al entorno. Esto es solo un pequeño ejemplo que ilustra la aplicación de tales principios. Jigoro Kano inventó el judo a finales del siglo XIX y, aunque el judo no está basado directamente en los principios del Zen, sí es visto por muchos como una gran forma de expresión de los conceptos Zen. Respeto muchísimo a las personas que se dedican al arte del judo. El judo es más que un deporte o una mera actividad física nacida en Japón. Para aquellos que lo practican, las lecciones, la sabiduría y la experiencia ganadas les sirven de ayuda, de forma muy profunda, en todos los aspectos de su vida. Comentando los secretos del judo, H. Seichiro Okazaki dice: “Solo cultivando un estado mental receptivo, sin ideas ni pensamientos preconcebidos, puede uno dominar el ar te secreto de reaccionar de forma espontánea y natural, sin vacilaciones y sin resistencias inútiles.” Esta idea no necesita estar confinada a la estera de práctica del judo. Piense en la última presentación complicada que haya realizado y que no haya ido tan bien como usted esperaba. Quizá hubo un mayor retroceso del esperado. ¿Podría haberlo hecho mejor cautivando a su audiencia y respondiendo a las preguntas difíciles “reaccionando de forma espontánea y natural, sin vacilaciones y sin resistencia inútiles”? De acuerdo con mi experiencia, cuando una persona escéptica, hostil o incluso agresiva me plantea cuestiones difíciles, una respuesta natural y no agresiva por mi parte siempre resulta más efectiva que mostrar irritación o ponerse a la defensiva.


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Es muy fácil ponerse a soltar mamporros, pero suele conducir a una derrota segura para el presentador.

Presentaciones bajo el fuego En algún momento, puede que nos encontremos con un cliente hostil o con algún miembro de la audiencia que estará más interesado en hacernos parecer idiotas o en hacernos perder el hilo de la charla que en llegar a la verdad. A veces sucede. La clave es recordar que ellos no son en absoluto el enemigo. Si existe un enemigo, se encuentra dentro de nosotros. Incluso si un miembro de la audiencia decide desempeñar el papel del “oponente”, nuestra irritación o el mostrar cualquier tipo de enfado seguramente no nos hará ningún bien ni a nosotros ni al resto de la audiencia (el 90% de la cual puede que apoye nuestro punto de vista). En el mundo del judo, su inventor Jigoro Kano decía esto acerca de cómo tratar con un oponente: “La victoria sobre un oponente se consigue abriendo camino a la fuerza de ese oponente, adaptándose a ella y aprovechándose de ella, transformándola con eso en un aliado.” Hace muchos años, yo estaba haciendo una presentación ante un grupo de personas relativamente grande. La cosa iba muy bien, pero una persona de la audiencia me interrumpía a menudo con comentarios irrelevantes, hasta el punto de resultar una distracción para el resto de los asistentes. Tuve muchas ocasiones de enfadarme, pero no lo hice. Podía sentir perfectamente cómo los miembros de la audiencia pensaban que yo iba a saltar sobre aquella persona si volvía a hacer una interrupción. Y para ser honestos, no me habrían culpado si lo hubiera hecho. Pero continúe mostrando respeto hacia aquel hombre sin mostrar ninguna irritación ni enfado (y sin tampoco permitir que sus interrupciones rompieran el hilo de la conferencia). Después de la presentación, varias personas me felicitaron por el modo en que había tratado a aquel “interruptor”. Lo irónico fue que, aunque ese hombre ruidoso pudiera haber intentado dañar la efectividad de mi presentación, su actuación tuvo el efecto exactamente opuesto. Al ser capaz de fluir con el momento, sin enzarzarme con él (lo que solo habría empeorado las cosas) y mostrando autocontrol, me gane el respeto de la audiencia.

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La contribución y el momento Cada presentación es una interpretación y Ben Zander sabe algunas cosas acerca del arte de la interpretación. Puede que al lector le suene Ben Zander como el extraordinario director de la Orquesta Filarmónica de Boston, pero también es uno de los más dotados presentadores de la actualidad. De hecho, es tan bueno, tan inspirador y tan informativo, que podría pasar todo su tiempo simplemente hablando a las empresas y a las organizaciones acerca del liderazgo y de los procesos de transformación. Mientras Dan Pink y yo volvíamos en tren a Osaka Central en la primavera de 2007, él me habló de Ben Zander. Hay un montón de buenos presentadores, me dijo Dan, pero Ben Zander es uno de esos pocos elegidos que juega en otra división. Ese mismo día compré The Art of Possibility: Transforming Professional and Personal Life (Penguin) de Rosamund y Benjamin Zander, y debo confesar que el libro fue toda una fuente de inspiración. La sugerencia de comprobar lo bueno que era Ben Zander como orador/presentador fue la mejor que me han hecho en muchísimo tiempo. Irónicamente, al mes siguiente realicé una presentación para una empresa de la Fortune 500 y me encontré con que todas las personas de la sala estaban informadas acerca de las enseñanzas de Zander y con que sus sencillos consejos habían tenido un enorme efecto sobre la empresa. He aquí un ejemplo del tipo de notables mensajes que Ben Zander transmite a su audiencia. En este caso, está hablando en el contexto musical, pero sus palabras pueden aplicarse también al mundo de las presentaciones: “Este es el momento, este es el momento más importante: aquí y ahora. Lo que podría traducirse como: de lo que estamos hablando es de contribuir. Ese es nuestro trabajo. No se trata de impresionar a la gente. No se trata de conseguir el siguiente contrato. Se trata de contribuir con algo.” — Benjamin Zander

No todo es cuestión de éxito o fracaso, sino que también se trata de contribuir y de estar completamente presente. En lugar de hacerse preguntas como “¿Me admirarán?” o “¿Me los meteré en el bolsillo?”, etc., pregúntese “¿En qué sentido puedo contribuir?” Esto es lo que Ben Zander le dijo a un joven músico de talento mientras le aconsejaba sobre su forma de interpretar: “Lo único que importa es como contribuimos. Nuestro trabajo es ese… a todo el mundo le ha quedado claro que has aportado pasión a las personas que estaban en esta sala. ¿Lo has hecho mejor que el violinista que estaba a tu lado o lo ha hecho este mejor que el pianista? Ni lo sé ni me importa, porque cuando hablamos de contribuir, la palabra “mejor” carece de significado en ese sentido”.


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El matrimonio Zander dice que en lugar de perderse en un mar de mediciones en el que nos comparamos con otros y nos preocupamos de si somos lo suficientemente buenos como para merecer estar realizando la presentación, o si algún otro podría estar haciéndolo mejor, lo que hay que hacer es darse cuenta de que en este momento concreto de tiempo (aquí y ahora) nosotros somos el regalo, y nuestro mensaje es la contribución. No hay posibilidad para nada “mejor”, porque solo existe el ahora. Realmente, todo es bastante simple. Quizá no toda presentación tenga que ver con el concepto de contribución, pero la mayoría sí que tienen que ver. De hecho, no recuerdo haber dado nunca ninguna presentación que no fuera, al menos en un cierto grado, algún tipo de contribución. Por supuesto, cuando se nos pide compartir nuestros conocimientos con un grupo de personas que no son todas ellas especialistas en nuestro campo, tenemos que reflexionar muy cuidadosamente sobre qué es importante para ellos y qué no lo es (de nuevo, para ellos ). Es mucho más sencillo hacer la misma presentación de siempre, pero de lo que se trata no es de impresionar a la gente con la profundidad de nuestro conocimiento, sino de compartir o enseñar algo que tenga un valor duradero.

Pasión, riesgo e “intérpretes con una sola nalga” En la mayoría de las culturas, y ciertamente aquí en Japón, cometer un error es lo peor que puedes hacer. Por ejemplo, Zander dice que es peligroso para los músicos estar tan preocupados por la competencia y por compararse con otros, que eso hace que les sea “difícil correr los riesgos necesarios para convertirse en grandes intérpretes”. Solo los errores nos permiten ver qué es lo que nos falta y qué aspectos tenemos que trabajar más. Todos odiamos los errores, así que tratamos de agarrarnos a lo seguro. Pero a largo plazo, nada podría ser más peligroso que esto si nuestro objetivo es ser verdaderamente grandes en lo que e stamos haciendo. Zander sugiere que, en lugar de vernos tan decepcionados por los errores, deberíamos exclamar en voz alta, levantando nuestros brazos (o al menos diciéndolo para nuestros adentros) “¡Qué fascinante!” cada vez que cometamos un error. Piense en ello. ¿Otro error? ¡Qué fascinante! Se nos acaba de presentar la oportunidad de aprender algo nuevo. ¿Otra interrupción desafortunada? ¡No importa! Siga adelante. No puede preocuparse por los errores y al mismo tiempo vivir el momento de forma plena. No basta con conocer una obra musical intelectualmente ni con interpretarla sin errores: hace falta transmitir el verdadero lenguaje de la música emocionalmente, dice Zander. Cuando los músicos realmente se meten en la música y la interpretan con tanto corazón y con tanta emoción que la audiencia se queda sin palabras, Zander ha observado que la música fluye a través de los músicos, tomando el control de sus cuerpos a medida que estos se balancean de un lado a otro. Zander anima por ello a los músicos a convertirse en “intérpretes de una sola nalga”, en el sentido de que deben dejar fluir la música a través de sus cuerpos, lo que los hace inclinarse y apoyar su peso primero en un lado y luego en el otro. Si uno es un músico, o está realizando una interpretación de prácticamente cualquier tipo, y está totalmente inmerso en el momento y conectado con el lenguaje de la música y de la audiencia, no hay forma de ser un “intérprete de dos nalgas”, quedándose estáticamente sentado sobre ambas posaderas. A uno no le queda

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más remedio que moverse, que conectar, y no podemos refrenar nuestra pasión, sino que lo que tenemos que hacer es dejar que nuestra audiencia saboree el compromiso, la energía y la pasión que tenemos por la música (o por el tema, o por las ideas, etc.). Podemos retraernos, tratar de no cometer ningún error e interpretar perfectamente la pieza, firmemente apoyados en nuestro asiento, o bien podemos decir: “¡Al diablo con todo! Voy a asumir el riesgo” y tratar de inclinarnos hacia la música con intensidad, color, humanidad y pasión y de ese modo, posiblemente, realizar nuestra pequeña contribución para cambiar el mundo. Hay que aprender a interpretar con total sinceridad y con todo el cuerpo (con alma y corazón) y eso nos permitirá establecer una conexión y cambiar las cosas. Como decía Ben Zander cuando animaba a uno de sus alumnos más dotados a interpretar una pieza “sobre una sola nalga”: “Si interpretas de esa forma, no se te podrán resistir. Serás una fuerza imponente que hará que todo el mundo se inspire para dar lo mejor de sí durante la interpretación.”


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¡No hay que tomarse a uno mismo demasiado en serio! “Relájate”, dice Zander, “y harás que se relajen los que te rodean.” No se trata de sugerir que no deba tomarse su trabajo en serio (debe hacerlo), ni tampoco que no deba tomarse a sí mismo en serio (eso puede depender del lugar y el momento), pero lo que es absolutamente cierto es que debemos aprender a pasar por encima de nosotros mismos. Y la mejor forma de hacerlo quizá sea recurriendo al humor. Rosamund Zander, la filósofo de la pareja, dice que desde que nacemos nos interesa todo tipo de medida y nos preocupamos por la escasez que percibimos de amor, de atención, de alimentos, etc., escasez que parece ser algo natural en esta vida. Ella llama a esto el “yo calculador” y en este entorno de escasez, de competitividad y comparación “ese yo necesita ciertamente tomarse muy en serio”. Independientemente del éxito y de la confianza que logremos como adultos, nuestro “yo calculador” (el que mide las cosas y se preocupa por la escasez) es débil y piensa siempre que está corriendo el riesgo de perderlo todo. El objetivo es, por tanto, alejarse de ese yo calculador, de ese yo que vive en un mundo de escasez, de amenazas exageradas y de deficiencias, y aproximarse a una aptitud más saludable de suficiencia, de plenitud y de posibilidades. Aprender a pasar por encima de nosotros mismos (y el humor es una excelente herramienta para esto) nos permite ver “la naturaleza creativa del mundo y de los seres humanos”. Cuando entendemos lo que un niño no puede entender (es decir, que no podemos controlar el mundo y que es imposible imponer nuestra voluntad a los corazones de las personas) comenzamos a pasar por encima de nosotros mismos. Cuando aprendemos a relajarnos, nos vemos como permeables, no como vulnerables, dice la Sra. Zander, y permanecemos abiertos a lo desconocido y a las nuevas influencias, a las nuevas ideas. En lugar de tratar de resistirse y de luchar contra el transcurso de los acontecimientos, aprendemos a dejarnos llevar por el río de la vida con una fluidez y una gracia armoniosas, uniéndonos a la corriente en lugar de resistirnos a ella. El humor es una excelente forma de recordar a todos aquellos que nos rodean (independientemente de lo duro que llegue a ser el trabajo) que nuestro yo más verdadero y más central no está obsesionado con cálculos, derechos y demandas infantiles, sino que es por el contrario, cooperador, confiado, servicial e incluso inspirador. Una presentación es un momento tan bueno como cualquier otro para dejar que la gente vea ese lado de nuestra personalidad.

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En resumen • Al igual que una conversación, una presentación requiere nuestra total presencia en ese preciso momento y en ese concreto lugar. • Como un maestro espadachín, debemos vivir completamente el momento, sin pensar acerca del pasado o del futuro, ni acerca de “ganar” o “perder”. • Los errores suceden, pero no se reconcoma con los errores pasados ni se preocupe por los futuros. Limítese a vivir el momento, compartiendo su conocimiento con la audiencia que tiene delante y conversando con ella. • Preparándose y practicando como un loco, hará que las cosas parezcan sencillas y naturales. Cuanto más ensaye más confianza tendrá y más fácil le parecerá todo a la audiencia. • Aunque es necesario planificar las cosas adecuadamente, vivir el momento implica también seguir siendo flexible, ser consciente del entorno de una forma total y estar abierto a las posibilidades a medida que surjan.


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"They’re waiting for you to show yourself to them...” — Tom Grant

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9 Conexión con la audiencia Casi todo lo que sé acerca de la comunicación y la conexión con la audiencia no lo aprendí en mis clases de oratoria y de comunicación en la universidad, sino que me viene de mi experiencia como intérprete y de los muchos años que he dedicado a observar atentamente a otros mientras interpretaban. Conseguí mi licenciatura tocando la batería en diversos cursos jazz, desde que tenía 17 años. Y, de acuerdo con mi experiencia, e independientemente de lo técnicamente “buena” que sea la música, nunca he visto una gran interpretación en la que faltara una sólida conexión entre el intérprete y la audiencia. Tocar música es una interpretación, pero también lo es en un cierto sentido una presentación. Las buenas presentaciones consisten al final en conversar, compartir y conectar en un nivel intelectual y emocional de una forma sincera y honesta. Pasa en buena medida lo mismo que con el jazz (que ha sido denominado “la música del diálogo”). Resulta incluso más sencillo efectuar esa conexión a la hora de interpretar música, puesto que todo está a la vista, para que todo el mundo lo pueda ver y escuchar. No existen factores políticos ni tampoco muros. L a música puede tocar el corazón de la audiencia o puede no tocarlo, pero nunca existe ni siquiera un atisbo de insinceridad, no existen motivos cuestionables, ni tampoco nadie pretende ser otra cosa que lo que audiencia tiene delante en ese preciso momento. Las sonrisas, los movimientos de las cabezas indicando aprobación y los pies marcando el ritmo debajo de las mesas nos dicen que existe una conexión y que esa conexión es, en sí misma, un proceso perfecto de comunicación. Es una sensación fantástica.

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Conexión con la audiencia

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Tom Grant, que vive en Portland, Oregón, es una leyenda musical en la región del noroeste del Pacífico de Estados Unidos, y cualquiera puede adquirir sus discos o escuchar sus canciones en muchas emisoras de jazz de todo el mundo (incluso aquí en Japón). Tom es un gran músico, pero lo que siempre me ha gustado de sus actuaciones en directo son su calidez y su estilo amigable y cautivador, que contribuyen a que la conexión con la audiencia sea todavía mejor. La lección que he podido aprender observando grandes actuaciones en vivo, es que la música, junto con la capacidad del artista para transmitir su mensaje (musical) y conectar con la audiencia, es lo único que importa. Si se hace bien, el resultado final va mucho más allá de las notas que se han interpretado. Una verdadera actuación trasciende el Fotografía de Tom Grant por Owen Carey simple hecho de que haya unos artistas tocando música y una serie de personas escuchando. Es algo mucho más grande que eso. El arte de la interpretación musical y el arte de la presentación comparten la misma esencia. Es decir, se trata de salvar la distancia existente entre el artista y la audiencia, con el fin de establecer una conexión real. Si no hay conexión, no puede haber conversación. Esto e s cierto independientemente de si estamos presentando una nueva tecnología, explicando un nuevo tratamiento médico o interpretando un nuevo musical en el Carnegie Hall. Para Tom Grant, una actuación no es una exhibición, en el sentido de que no se trata simplemente de “yo interpreto y tu escuchas”. Tom piensa que es un encuentro basado en un proceso de comunicación bidireccional. He aquí lo que Tom decía en una entrevista en Smooth Vibes en el año 2005: “Hay alegría en la música, tanto para el intérprete como para el oyente. Yo toco música porque esa es mi vocación. Y espero que esa música transmita alegría y benevolencia que la gente pueda aplicar en sus propias vidas, m ejorando así, aunque sea de la forma más humilde, la calidad de vida en la Tierra.” ¿No son acaso las presentaciones algo en lo que están involucrados tanto el intérprete (presentador) como la audiencia? Un buen consejo que conviene recordar siempre: No se trata de nosotros, sino de ellos. Y del mensaje que deseamos transmitir.

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Hara Hachi Bu: ¿Por qué la longitud sí importa? Una consecuencia de la práctica del Zen es una mayor atención al presente, una cierta sensación de calma y una buena capacidad de centrarse en el aquí y en el ahora. Sin embargo, si hablamos de un miembro normal de la audiencia, podemos asegurar sin temor a equivocarnos que esa persona no estará completamente “calmada”, ni completamente presente en “el aquí y el ahora”, sino que e stará procesando muchas opiniones emocionales y barajando diversas cuestiones en cada momento (tanto profesionales como personales), mientras hace lo que puede para escucharnos. Todos los presentadores tenemos que enfrentarnos con esto. Es prácticamente imposible conseguir que nuestra audiencia se concentre completamente en lo que estamos diciendo, incluso en las presentaciones más cortas. Muchos estudios muestran que la concentración se ve seriamente afectada después de 15-20 minutos. Según mi propia experiencia, la concentración disminuye incluso antes. Por ejemplo, los consejeros delegados de grandes empresas tienen ventanas de atención notablemente cortas mientras escuchan una presentación, de modo que la longitud de nuestras presentaciones sí importa. Cada caso es diferente, pero por regla general, cuanto más cortas mejor. Pero entonces, ¿por qué tantos presentadores se pasan del tiempo asignado, o exprimen su presentación para ocupar todo el tiempo asignado, aun cuando queda claro que ya han dicho todo lo que tenían que decir? Esto se debe, probablemente, a nuestra educación. Todavía resuenan en mis oídos las palabras de mi profesor de filosofía en la universidad, diciéndonos antes del examen escrito de dos horas: “Recuerden, cuanto más, mejor”. Como estudiantes, hemos crecido en una atmósfera que trata de perpetuar la idea de que un artículo de 20 páginas obtendrá probablemente una nota más alta que otro de solo 10 páginas, y que una presentación de una hora con 25 diapositivas PowerPoint llenas de líneas de texto con un tamaño de letra de 12 puntos demuestra que se ha trabajado más duro que una presentación de 30 minutos con 50 diapositivas principalmente visuales. Esta forma de pensar de la “vieja escuela” no tiene en cuenta la creatividad, la capacidad intelectiva y la preparación que se requieren para conseguir una verdadera claridad de ideas. Y, lamentablemente, todos tendemos a introducir esta forma de pensar de “cuanto más, mejor” en nuestras vidas profesionales.

Un secreto para una vida sana (y para una gran presentación) Los japoneses tienen una gran expresión para referirse a los hábitos alimenticios saludables: hara hachi bu, que quiere decir “come hasta estar un 80 por ciento lleno”. Es un excelente consejo y resulta fácil ajustarse a este principio en Japón, dado que las raciones son generalmente mucho más pequeñas que en otros lugares, como por ejemplo Estados Unidos. La utilización de palillos también hace que sea más fácil evitar el engullir la comida, y favorece el comer a un ritmo más

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lento. Este principio no pretende animar a que se desperdicien las cosas; no se está sugiriendo que haya que dejar el 20% de la comida en el plato. De hecho, es de mala educación dejarse en el plato la comida. En Japón, y en Asia en general, lo que se suele hacer es pedir la comida en grupo y luego ser virse solo lo que uno necesita de las exquisiteces compartidas que hay en el centro de la mesa. De acuerdo con mi experiencia (y quizá resulte algo irónico), cuando uno deja de comer antes de estar completamente lleno, al final está satisfecho con la comida, no se siente adormilado después de comer o cenar y, generalmente, nota una mayor sensación de bienestar. Hara hachi bu también es un principio que se puede aplicar a la longitud de las charlas, presentaciones e incluso reuniones. Mi consejo es este: independientemente del tiempo que le concedan, nunca se pase de la hora límite y trate incluso de acabar un poco antes de esa hora. La cantidad de tiempo que haya que estar hablando dependerá de cada situación y de cada momento concretos, pero conviene tratar de no consumir más de un 90 –95 por ciento del tiempo asignado. Nadie va a quejarse si acaba antes y eso deja unos cuantos minutos libres. El problema de la mayoría de las presentaciones es que son demasiado largas; no que son demasiado cortas.

Hay que dejar a la audiencia un poco hambrienta (de más información) Los humoristas profesionales saben que conviene acabar con un clímax y dejar a la audiencia deseando que continúemos un poco más. Lo que queremos es que la audiencia quede satisfecha (motivada, inspirada, con un grado más de conocimiento, etc.), pero sin que tenga la sensación de que podría haberse conformado quizá con un poquito menos. Podemos aplicar este mismo espíritu a la longitud de una presentación y a la cantidad de material que incluimos en la misma. Proporcione a su audiencia una alta calidad (la mayor que pueda), pero no les proporcione tanta cantidad que al final queden aturdidos.

Este es un típico ekiben (una comida envasada especial que se vende en las estaciones de tren) de uno de mis viajes a Tokio. Simple. Atractivo. Económico. No tiene nada superfuo. Esta hecho pensando en el “honorable pasajero”. Después de pasar 20–30 minutos saboreando el contenido del bento, complementado con una cerveza japonesa, uno se siente feliz y alimentado, y se queda satisfecho, aunque no lleno. Yo podría comer más (quizá otro bento), pero en realidad no lo necesito. De hecho, no lo quiero. Estoy satisfecho con la experiencia. Comer hasta el punto de sentirme lleno solo contribuiría a destruir la calidad de esa experiencia de la que estoy disfrutando.

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Hay que eliminar las barreras de la comunicación Yo no soy un fan del atril (también denominado podium). Es cierto que tiene su utilidad y que en ocasiones su uso es inevitable. Pero en casi todos los casos en los que hay que realizar una presentación, permanecer de pie detrás de un atril es como hacerlo detrás de una pared. Los atriles pueden hacer que el orador parezca autoritario y controlador. Esa es la razón por la que a los políticos les encanta hablar detrás del atril en la mayoría de los casos. Si uno quiere parecer “importante y poderoso”, quizá lo apropiado sea un atril. Pero para la mayoría de nosotros (presentadores, conferenciantes, profesores, comerciales, etc.) el último lugar en el que nos gustaría vernos es detrás de una pared. Asimismo, los atriles suelen colocarse a un lado y alejados del borde del escenario. En este caso, no solo nos encontraremos detrás de una barrera, sino que nuestras diapositivas (si es que utilizamos alguna) serán el foco principal y nuestra presencia física estará jugando, en buena medida, un papel secundario. Lo más conveniente es que tanto nosotros como la pantalla estemos centrados, ya que es ahí donde la audiencia va a fijar su atención. Si realizamos la presentación desde detrás de un atril, puede que nuestras palabras suenen más o menos igual y que los apoyos multimedia parezcan también los mismos, pero no es la situación ideal. Está muy lejos de ello. La conexión con la audiencia se perderá. Imagine qué pasaría si su cantante favorito llevara a cabo su actuación desde detrás de un atril: por supuesto, sería ridículo. Imagine también que Steve Jobs diera sus charlas con las mismas diapositivas y los mismos clips de vídeo, con los mismos vaqueros y el mismo jersey de cuello vuelto, pero desde detrás de un atril. Puede que sonara igual; puede que las diapositivas parecieran las mismas. Pero sería imposible establecer la conexión, y una conexión con la audiencia no es una condición suficiente, pero desde luego sí que es necesaria. Recientemente tuve la oportunidad de asistir a un concurso de oratoria para maestros de ceremonia en Japón. Puede que esté usted pensando que eso de los maestros de ceremonias parece bastante tradicional; sin embargo, me resultó muy interesante comprobar que ninguno de los concursantes habló desde detrás del atril, ni uno solo de ellos. Todos los oradores se situaron en la parte delantera del escenario y en el centro (a unos pocos centímetros del borde del escenario) y dieron unas charlas excelentes, muchos de ellos moviéndose lentamente hacia los lados del escenario a medida que hablaban, para conectar con toda la audiencia. En términos generales, el atril es algo del “milenio pasado”. Hay ocasiones en las que el uso de un atril es perfectamente aceptable, por ejemplo cuando somos uno más de entre muchos oradores que hablan por turno en el e scenario central de una ceremonia formal. Pero en aquellos casos en los que las personas han acudido a la sala específicamente para escucharnos, para aprender de nosotros, para que les convenzamos o les inspiremos, entonces tenemos que hacer todo lo que esté en nuestra mano para derribar todos los muros (literal y figurativamente) que puedan existir entre nosotros y la audiencia. Es algo que asusta un poco. Es algo que requiere práctica. Pero la verdad es que merece la pena.

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Si tu idea merece ser difundida... Me encanta TED (Technology, Entertainment, Design). La conferencia anual TED reúne a los pensadores y emprendedores más fascinantes del mundo, a los que se les invita a dar charlas extraordinariamente maravillosas en el escenario en solo 18 minutos. La limitación de tiempo suele tener como resultado que los presentadores dan charlas enormemente concisas, escuetas y bien enfocadas. Si tenemos ideas de las que merezca la pena hablar, entonces debemos levantarnos, presentarlas y dejar claro lo que queremos decir. Como los presentadores de TED demuestran todos los años, la capacidad de realizar buenas presentaciones tiene una importancia crítica. Lo bueno de TED es que esas extraordinarias presentaciones no son solo accesibles para unas cuantas personas de la elite. En lugar de ello, “regalan” esas presentaciones, cargando muchas de las mejores en la Web y poniendo a disposición de la gente muchos de los vídeos en muchos formatos distintos para poderlos ver en línea o descargarlos. (Yo veo muchas de las presentaciones en mi iPod mientras viajo en el metro por la mañana.) Hay disponibles más de 150 charlas del archivo de TED, añadiéndose nuevas presentaciones cada semana. La calidad de producción es excelente, como también lo es el contenido. TED es un verdadero ejemplo de cuál es el espíritu de la era conceptual: compartir, regalar, facilitar las cosas, porque cuanta más gente conozca nuestras ideas, más potentes se volverán estas. Debido a la disponibilidad de vídeos gratuitos de alta cali dad, el alcance y el impacto de TED ha sido enorme. El sitio web de TED es un excelente recurso a la hora de aprender el arte de las presentaciones. www.ted.com/talks

Al Gore ARRIBA (TED/ leslieimage.com) William McDonough CENTRO (TED/ Asa Mathat) Sir Ken Robinson ABAJO (TED/ leslieimage.com)

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Presentación Zen

Levántate, presenta, conecta Hans Rosling (a la derecha), un profesor de Ciencias globales de la Salud en el instituto Karolinska de Suecia, es el maestro Zen de la presentación de estadísticas que tienen signifcado y son capaces de contar una historia. Rosling contribuyó a desarrollar el software que utiliza para sus diapositivas, a través de su organización sin ánimo de lucro Gapminder. Utilizando estadística s de las Naciones Unidas, Rosling muestra cómo ha cambiado el mundo. En el sitio web de TED puede ver dos presentaciones que ilustran el talento de Rosling. La forma de pensar convencional dice que nunca hay que interponerse entre la pantalla y el proyector. Generalmente, es un buen consejo, pero como puede verse en la fotografía adjunta, Rosling desafía en ocasiones a esa sabiduría convencional e interactúa con los datos de una forma enérgica, que cautiv a a la audiencia con las estadísticas y con la historia que el orador va desgranando. Los presentadores de TED mostrados en esta página ilustran la importancia de permanecer centrados y en la parte delantera del escenario, conectando con la audiencia.

Hans Rosling (TED/ leslieimage.com)

June Cohen (TED/ leslieimage.com)

Lawrence Lessig (TED/ leslieimage.com)

John Doerr (TED/ leslieimage.com)

Carolyn Porco (TED/ leslieimage.com)

Capítulo 9


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Mantenga las luces encendidas Se trata de una reacción común en todo el mundo: justo cuando el presentador está listo para comenzar, alguien grita “¿Podría apagar las luces, por favor?” Y la sala queda envuelta en tinieblas, excepto por la luz que despide la pantalla. ¿El presentador? Se supone que debe andar por algún sitio, ya que le oímos hablar (¿o es la audiencia que está murmurando?). Si quiere que su presentación sea más efectiva, entonces no toque el interruptor de la luz. Incluso aunque esté utilizando diapositivas, cuanta más luz haya, mejor saldrán las cosas. Recuerde que está intentando conectar, contar una historia, vender una idea al consejo de dirección o a otras personas que participan en la toma de decisiones. Y es muy difícil establecer una conexión si la audiencia no puede vernos. La audiencia no está ahí para ser testigo de la narración de una serie de diapositivas, sino para escucharnos, para sentirse cautivados con nosotros y con el tema que estamos exponiendo. Si la audiencia no puede vernos, entonces les resultará difícil escuchar y lo más probable es que acabe desconectando. La audiencia debe experimentar tanto nuestro “lenguaje verbal” como nuestro “lenguaje visual”. La parte de nuestro mensaje que es puramente verbal es relativamente pequeña. El resto del mensaje se expresa de forma visual y vocal. Influir sobre las personas verbalmente resulta mucho más difícil cuando esas personas no pueden vernos. Cliff Atkinson nos recuerda las evidencias que apoyan la información de que cuanto más pueda vernos y escucharnos la audiencia, mejor. “Resulta que cuando observamos hablar a la gente, las claves visuales nos ayudan a predecir y comprender las claves auditivas expresadas inmediatamente a continuación. Estas claves visuales no están solo limitadas a los labios, sino que incluyen todo el rostro de la persona”, dice Atkinson. De acuerdo con los autores de Why Business People Speak like Idiots (Free Press), “...los seres humanos estamos hechos para extraer mucho más significado de las personas que de la información que esas personas presentan.” Y por supuesto, para eso es necesario que las personas nos vean . Hace diez años, los proyectores no eran muy potentes, así que tenía más sentido apagar las luces. Hoy día, incluso los proyectores comerciales de bajo coste suelen ser lo suficientemente potentes para una sala pequeña o un aula. Actualmente, no existe ninguna buena razón que aconseje apagar las luces en prácticamente ninguna situación. En muchos casos, puede que sea necesario alcanzar un compromiso. Las diapositivas pueden tener un mejor aspecto con las luces apagadas, pero entonces el orador desaparece. Si todas las luces están encendidas puede que la pantalla sea prácticamente invisible. En este caso, podemos limitarnos a atenuar las luces de la parte frontal, siempre y cuando sea posible. Trate de buscar el adecuado equilibrio, pero no lleve a cabo su presentación completamente a oscuras.

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Presentación Zen

En las salas de reuniones de las empresas de todo Japón, es habitual apagar todas las luces o la mayor parte de ellas durante las presentaciones. También es bastante común que el presentador se siente a un lado o detrás de la mesa para manejar el PC, mientras la audiencia contempla la pantalla y el “presentador” narra las diapositivas. Esta práctica está tan generalizada que se considera “normal”. Puede que sea normal, pero no resulta en absoluto efectiva. La audiencia comprende mejor el mensaje que queremos transmitir cuando puede a la vez escuchar y ver al orador.

Capítulo 9


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Simplicidad remota: utilice un pequeño mando a distancia para controlar las diapositivas He visto un montón de presentaciones realizadas por personas enormemente inteligentes, en las que el presentador utiliza el mando a distancia de forma inadecuada (como si fuera la primera vez que ha visto uno de esos dispositivos) o no utiliza ningún mando a distancia en absoluto. Incluso hoy día, hay demasiados presentadores que permanecen pegados a una computadora colocada en una mesa o en un atril, o que se acercan a la computadora para cambiar de diapositiva cada pocos minutos. Los mandos a distancia para computadora son relativamente baratos y su uso es obligado. No existe ninguna excusa aceptable. Es imperativo disponer de un mando a distancia. Si no está utilizando actualmente un mando a distancia para controlar las diapositivas, el uso de esos artilugios le permitirá mejorar sus presentaciones de forma espectacular. El mando a distancia permite permanecer en la parte delantera del escenario, más cerca de la audiencia, moverse por el escenario o por la sala, facilitando la conexión con los asistentes. Cuando permanecemos atados al portátil y tenemos que mirar hacia abajo para hacer avanzar las diapositivas, nuestras presentaciones se asemejan más a un carrusel de fotografías acompañado de narración, como cuando nuestro viejo tío nos aburría sacando del armario su proyector de diapositivas de 35 mm para mostrarnos la última vez que fue a pescar. Aterrador. Recuerde que lo que queremos es que la tecnología que subyace a nuestra presentación sea lo más invisible posible para la audiencia, y esto no se consigue si tenemos nuestras manos sobre la computadora y nuestros ojos tienen ir pasando de la pantalla de la computadora al teclado, y a la audiencia (o a la pantalla de proyección). En esta situación, la charla se convierte en la típica presentación PowerPoint de la que tanto se queja la gente. Lo que necesitamos es usar cosas pequeñas y básicas. Yo prefiero los pequeños mandos a distancia con unas funciones mínimas. Se pueden adquirir mandos que permiten mover el ratón por la pantalla y que están equipados con un montón de funciones, pero son mandos grandes y que atraen la atención sobre sí mismos. Lo único que realmente necesitamos es la capacidad de hacer avanzar las diapositivas, de retroceder y de apagar la pantalla. Todo muy simple.

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Presentación Zen

En resumen • Hace falta un contenido sólido y una estructura sólida, pero también tenemos que establecer la conexión con la audiencia. Es necesario apelar tanto a la par te lógica como a la parte emocional de las personas. • Si su contenido es algo de lo que merece la pena hablar, entonces llene de energía y pasión su presentación. Cada situación es distinta, pero no existe ninguna excusa para ser aburrido. • No se refrene. Si su tema le apasiona, deje que la gente se dé cuenta. • Recuerde el hara hachi bu. Es mejor dejar a la audiencia satisfecha, pero deseando obtener un poco más de nosotros, que dejarla llena de información y con la sensación de que están sobresaturados. • Mantenga las luces encendidas; la audiencia tiene que poder verle siempre. • Hay que eliminar las barreras entre el orador y la audiencia. Evite los podiums (atriles), siempre que sea posible. Utilice un micrófono inalámbrico y un mando a distancia para hacer avanzar las diapositivas, de modo que pueda moverse por el escenario libremente y de forma natural.

Capítulo 9


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los siguientes pasos

Capítulo 10 Comienza el viaje

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Aquello que pensamos es aquello en lo que nos convertimos. —Buddha

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10 Comienza el viaje Muchas personas buscan los atajos y las soluciones rápidas para conseguir la excelencia en el arte de las presentaciones. Pero esos atajos no existen: no hay ninguna panacea ni tampoco existen catálogos de trucos. Aprender a ser un presentador excepcional en el mundo actual se asemeja más a un viaje. A lo largo de ese viaje, hay muchas formas para tratar de presentar de una manera más “iluminada”, una manera que resulte apropiada para el mundo en que vivimos. El primer paso del camino para llegar a convertirse en un gran presentador consiste simplemente en ver (ver realmente) que aquello que hoy en día consideramos normal y suficientemente bueno no tiene nada que ver con el modo en que las personas aprenden, comprenden, recuerdan y se comprometen. Independientemente de cuál sea nuestro punto de partida, todos podemos ser presentadores mucho mejores de lo que somos. De hecho, podemos llegar a ser extraordinarios. Yo he podido ver ese tipo de transformaciones en muchas ocasiones. He trabajado con profesionales de todas la edades que pensaba que no eran particularmente creativos, carismáticos o dinámicos, a pesar de lo cual, con un poco de ayuda, fueron capaces de transformarse en presentadores tremendamente creativos, admirablemente lógicos y enormemente cautivadores, una vez que se dieron cuenta de que esa persona (el presentador extraordinario) ya se encontraba dentro de ellos. Una vez que abrieron sus ojos y adoptaron el compromiso de aprender y dejar atrás el pasado, fue solo cuestión de tiempo antes de que mostraran enormes progresos. Es interesante observar que, a medida que su confianza fue creciendo se convirtieron en presentadores más efectivos, esa confianza recién adquirida y esas nuevas perspectivas tuvieron un notable impacto sobre otros aspectos de sus vidas profesionales y personales.


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Cómo mejorar Hay muchas cosas que podemos hacer para convertirnos en mejores presentadores (con o sin ayuda de sistemas multimedia) y, en general, en comunicadores mejores y más efectivos. He aquí unas cuantas cosas que conviene recordar.

Lea y estudie Utilizando libros, discos DVD y la multitud de recursos en línea actualmente disponibles, podemos aprender buena parte de lo necesario para convertirnos en presentadores excepcionales. En el sitio web de presentación Zen (presentationzen.com) he incluido más de 75 libros, discos DVD y sitios web relacionados con el diseño y realización de presentaciones. La mayoría de las referencias recomendadas no están necesariamente relacionadas con las capacidades de presentación o con el software de creación de diapositivas. Sin embargo, esos son los recursos que suelen resultar más útiles. Por ejemplo, podemos aprender un montón acerca del arte de contar historias y acerca del uso de las imágenes estudiando a los maestros del cine y de las películas documentales. Incluso los libros dedicados a la escritura de guiones cinematográficos nos proporcionarán lecciones que podemos aplicar al mundo de las presentaciones. Simplemente, nunca se sabe qué es lo que se puede llegar a aprender de forma autodidacta, especialmente cuando se busca en lugares poco usuales.

Limítese a hacerlo Leer y estudiar es importante y necesario, pero para mejorar el arte de las presentaciones (incluyendo el diseño de los apoyos visuales) es necesario realizar presentaciones y hacerlo a menudo. Así que busque la oportunidad de llevar a cabo presentaciones. Si existe una agrupación local de Toastmasters (www.toastmasters.org ) en la zona en la que vive, considere la posibilidad de apuntarse. No solo tendrá muchas oportunidades de hablar y de presentar con Toastmasters, sino que también ampliará su red de contactos sociales y hará nuevos amigos, todos los cuales estarán interesados en dominar el arte de la oratoria. Preséntese como voluntario para dar charlas en su universidad, en su empresa o en algún movimiento cívico, y busque todas las oportunidades posibles para practicar.

z … e l j a z i r a c i ó n e n p s n i a l o d B u s c a n

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Presentación Zen

Ejercite su “hemisferio derecho” Para los profesionales (independientemente de cuál sea su campo), es importante permanecer en contacto con el lado “creativo de su alma” y cultivarlo. Sería todo un desperdicio ignorar algunas de nuestras pasiones o talentos. Créame cuando le digo que nunca se sabe de dónde puede surgir la inspiración. La inspiración, la claridad de ideas o una nueva perspectiva pueden materializarse de forma natural mientras escalamos una montaña, mientras pintamos un retrato, mientras fotografiamos una puesta de sol, mientras escribimos una novela... o mientras disfrutamos tocando música con algunos amigos en un club. Yo ya no toco música de manera cotidiana pero sigo juntándome de vez en cuando con músicos de jazz locales o con grupos de blues en Japón. Resulta muy útil para el lado creativo de nuestro

…y e n los blues…

cerebro interpretar música en directo y ser capaz de conectar con otros músicos y con la audiencia. El blues especialmente es algo que tiene mucho que ver con conectar y con contar una historia, utilizando las palabras y la música. Es en definitiva sentimiento. Tocar blues bien es similar a realizar una gran presentación: el aspecto fundamental no es la técnica. Una vez que comenzamos a centrarnos en la técnica y en los trucos del oficio y tratamos de impresionar a la audiencia, la conexión se pierde. Si nunca hubiera interpretado música, yo no habría sido capaz de asimilar esas lecciones.

Salir al exterior Si siempre permanecemos en nuestra “zona de seguridad”, nunca podrá sucedernos nada bueno. Así que, siempre que pueda, salga de su oficina, de su universidad o de su casa, y trate de establecer conexiones y de ejercitar el hemisferio derecho de su cerebro. Es “en el exterior” donde tienen lugar los procesos de aprendizaje. Trate de plantearse desafíos y de desarrollar su creatividad; ejercite el lado creativo de su cerebro. Tome lecciones de interpretación. Vaya a clases de historia del arte. Vaya al cine. Acuda a un concierto. Vea una obra de teatro o un musical. Si le gusta tocar algún instrumento, únase a una orquesta o forme un grupo o reúnase con los amigos de vez en cuando para improvisar. O simplemente dé un paseo a solas en busca de inspiración.

…o v i s i t a n d o u n t e m p l o e n K i o t o .


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Las lecciones están a nuestro alrededor Podemos encontrar inspiración y aprender nuevas lecciones en lugares inesperados. Por ejemplo, a lo largo de los años, he aprendido muchísimo acerca del diseño gráfico (lo que resulta efectivo y lo que no) durante mis viajes en tren por la mañana, a la hora de ir al trabajo. Los trenes en Japón s on limpios, cómodos y puntuales. Asimismo, están llenos de anuncios impresos que cuelgan por todas partes o que están pegados en cada espacio existente. Me encanta observar los anuncios impresos mientras voy al trabajo, ya que me da la oportunidad de mantenerme informado acerca de los nuevos productos y eventos, pero también de es tudiar las tendencias en diseño gráfico y observar el modo en que se utilizan los gráficos y la impresión en los medios publicitarios. Podemos aprender muchísimo acerca de los principios fundamentales de diseño y desarrollar un adecuado ojo crítico examinando atentamente los diseños gráficos que podemos encontrar en pósters, vallas publicitarias, escaparates. etc. Normalmente, todos tendemos a ignorar o a dar por supuestos casi todos los diseños que se pueden encontrar en un entorno urbano, pero con solo caminar podrá encontrar que los ejemplos de los que aprender nos rodean a todas horas. Las lecciones están en todas partes, esperando a que las aprendamos. Solo hay que saber ver.

Todo está en nuestro interior La clave está en saber que la capacidad de presentar ya está dentro de nosotros. No deje que Microsoft o Apple o cualquier otro le dicten sus decisiones. Y por encima de todo, no deje que sean los simples hábitos (y en especial los hábitos de otros) los que dicten sus decisiones a la hora de preparar, diseñar y realizar sus presentaciones. El secreto está en aprender a ser conscientes y capaces de ver el mundo y todas las lecciones que aguardan a nuestro alrededor. Resulta imposible avanzar y aprender nuevas cosas si nos empeñamos en atarnos a lo antiguo. La clave esencial para poder mejorar es simplemente tener una mente abierta, un corazón abierto, un deseo de aprender e incluso de cometer errores durante el proceso. Hay muchas formas de mejorar y de transformarse. En este capítulo, he enumerado simplemente unas cuantas que creo que le resultarán de gran ayuda.

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Conclusión ¿Cuál es la conclusión entonces? La conclusión es que no hay ninguna conclusión, sino solo una dirección en la que deberemos dar los siguientes pasos. Y esos siguientes pasos dependen completamente de nosotros. De hecho, lejos de ser la conclusión, para muchos, esto es simplemente el comienzo. En este libro he tratado de proporcionar al lector unos cuantos conceptos simples acerca de los que pensar mientras trabaja para mejorar sus capacidades de preparación, diseño y realización de presentaciones. Este libro se centra en la realización de presentaciones con la ayuda de programas de diseño de diapositivas como PowerPoint o Keynote, aunque el uso de tecnología multimedia no resulta apropiado en todos los casos. Es usted el que debe decidir. Pero si utiliza programas de diseño de diapositivas en su siguiente charla, trate de diseñar y de realizar su presentación dejando que le guíen los principios del autocontrol, la simplicidad y la naturalidad. ¡Que disfrute del viaje!


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Un viaje de mil kilómetros comienza con un solo paso. —Lao-tse

Créditos de las fotografías Markuz Wernli Saito

Las fotografías del jardín se han reimpreso con permiso del libro Mirei Shigemori, Modernizing The Japanese Garden (Stone Bridge Press) de Christian Tschumi y Markuz Wernli Saito. Consulte la carpeta de Markuz en www.markuz.com.

Capítulo 1

istockphoto.com 000003332520





Capítulo 2




Capítulo 3

















Capítulo 5

Capítulo 4











Capítulo 6




Las imágenes de iStockphoto que aparecen en estas páginas se han ut ilizado para mejorar la presentación del libro. Puede encontrar las fotografías exactas en iStockphoto.com realizando una búsqueda mediante el código numérico asociado a la imagen.

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Presentación Zen



Capítulo 7


Capítulo 8




Capítulo 9





istockphoto.com 000003216945X


Capítulo 10





Fotografía de la cubierta de Alex Bramwell istockphoto.com 000003043850

Créditos de las fotografías

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Índice A A Whole New M ind, 14

agrupamiento e identicación del mensaje fundamental, 86 alineación, principio de diseño, 157 Atchley, Dana, 84 Atkinson, Cliff, 88 Austin, Dennis, 10 autenticidad, historias, 80–81 B Beautiful Evidence ,

10

bento, 5 Beyond Bullet Points ,

88 Buchholz, Dr. Ester, 57 Burns, Ken, 22 C Carter, Majora, 83 citas, efectos de superioridad de las imágenes, 141 contar historias digitalmente, 84 Duarte, Nancy, 90 mensaje, 87 concreción, mensaje perdurable, 77 contraste, principio d e diseño, 153–154 Creating Customer Evangelists , 105 creatividad, 31–32 mente de principiante, 33–34 no sólo para artistas, 35–37 trabajar con restricciones, 39, 42 credibilidad, mensaje perdurable, 78 Crowley, James, 108 Crowley, Sandra, 108 cuadrículas, espacio vacío, 151–152 D dakara nani, 64 diapositimento, 68–70 diapositivas parachoque, 88 diseño amplicación por simplicación arte de los comics, 113–115 tiempo, 116 era conceptual, presentaciones en la, 16 Jobs, Steve, 105–106 kanso, 107 principios, 119–121 alineación, 157 contraste, 153–154 efecto de superioridad de las imágenes, 132–144 espacio vacío, 145–152 proximidad, 157–161 relación señal-ruido (SNR), 122–131 repetición, 155–156 shibumi, 108 shizen, 107 simplicidad, 103–104

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Presentación Zen

wabi-sabi, simplicidad, 109–110 documentos para entregar, 66 diapositimentos, 68–70 partes de la presentación, 67 Dreams Time, sitio web, 140 Duarte, Nancy, 90–94 Dytham, Mark, 41 E editar el material del mensaje, 95–96 ekiben, 5 elegancia, diseño, 108 emociones, mensaje perdurable, 78 empatía, presentación de la era conceptual, 17 era conceptual, presentaciones de la , 14–15 diseño, 16 empatía, 17 historia, 16–17 juego, 18 nuevo pensamiento, 22 olvidarse del pasado, 23 signicado, 19 sinfonía, 17 espacio negativo. Véase espacio vacío espacio vacío, 145 dirigir la mirada con imágenes, 147 equilibrio, 148–150 regla de los tercios, 151–152 uso del, 146 Everystockphoto Search Engine, sitio web, 140 F– G Flickr Creative Commons Pool, sitio web, 140 Fotolia, sitio web, 140 Gaskins, Robert, 10 Gates, Bill, 105 Gerard, Alexis, 132 Godin, Seth, 10, 20–21 Goldstein, Bob, 132 Grimes, Tom, 129 H Heath, Chip, 76 Heath, Dan, 76 herramientas, planicación, 48–49 papel y lápiz, 50 pizarra, 50–51 post-its, 52–53 historias arte de contar, 80–83 mensaje perdurable, 79 presentaciones en la era conceptual, 16–17 Huba, Jackie, 105 I Ichiun, Odagiri, 9 ideas pegadizas, 76–79 identicación del mensaje fundamental, 86 Image After, sitio web, 140

imágenes calidad de las, 140 dirigir la mirada mediante, 147 efectos de superioridad de las, 132–139 imprevisibilidad, mensaje perdurable, 77 inspiración, creatividad, 37 iStockphoto, sitio web, 140 J–K Japanese Streets, sit io web, 140 Jobs, Steve, 46 juego, presentaciones en la era conceptual, 18 kanso, diseños, 107 Kawamura, Sachiko, 39 Kawana, Dr. Koichi, 107 Kawasaki, Guy, vii, viii, ix, 142, 143, 150, 172 Klein, Astrid, 41 L– M lápiz, herramientas de planicación, 50 listas de viñet as, 130–131 logotipos, relación señal-ruido, 129 Loori, John Daido, 128 Made to St ick , 76

Maeda, John, 39 McCloud, Scott, 113 McConnell, Ben, 105 signicado, presentaciones de la era conceptual, 19 Meerheimb, Jasper von, 39 mensajes, preparación de historias, 75 Duarte, Nancy, 90–94 edición, 95–96 historias, 80 –83 perdurables, 76–79 proceso, 85–89 mente de principiante, creatividad, 33–34 miegakure, 107 Morgue File, sitio web, 140 N naturalidad, 107 O– P papel, herramientas de planicación, 50 Patty, Anna, 12 pecha-kucha, método, 41 Peters, Tom, 14, 141 Pink, Daniel, 14 pizarra, herramienta de planicación, 50–51 planicación, 45 computadora como bicicleta para la mente, 46 detenerse a pensar, 55–56 diseños amplicación por simplicación, 113–115 Jobs, Steve, 105–106 kanso, 107 shibumi, 108 shizen, 107

simplicidad, 103–104 herramientas, 48–49 papel y lápiz, 50 post-it, 52–53 pizarras, 50–51 preparación computadora como bicicleta para la mente, 46 detenerse a pensar, 55–56 documentos para entregar, 66–70 herramientas, 48–54 preguntas, 59–65 post-it, herramienta de planicación, 52–53 Powell, Richard, 42 PowerPoint, 10–11 cambiar la forma de usar, 12–13 diapositivas tradicionales, 11 preparación, fase de del mensaje, 75 Duarte, Nancy, 90–94 edición, 95–96 hacer perdurable el mensaje, 76–79 historias, 80–83 proceso, 85–89 creatividad, 31–32 mente de principiante, 33–34 no sólo para artistas, 35–37 trabajar con restricciones, 39, 42 planicación, 45 computadora como bicicleta para la mente, 46 detenerse a pensar, 55–56 documentos para entregar, 66–70 herramientas, 48–54 preguntas, 59–65 ventajas, 71–72 presentaciones, 5–6 era conceptual, 14–15 diseño, 16 empatía, 17 historia, 16–17 juego, 18 nuevo pensamiento, 22 olvidarse del pasado, 23 signicado, 19 sinfonía, 17 PowerPoint, 10–11 cambiar la forma de usar, 12–13 diapositivas tr adicionales, 11 Zen, enfoque, 7 casos diferentes, 9 no es un método, 8 principios de diseño alineación, 157 contraste, 153–154 efecto de superioridad de las imágenes, 132–144 espacio vacío, 145–152 proximidad, 157–161 repetición, 155–156 relación señal-ruido (SNR), 122–131 proximidad, principio de diseño, 157–161 prueba del ascensor, 64– 65

Índice

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R 10 repetición, principio de diseño, 155–156 restricciones, creatividad, 39, 42 Robinson, Sir Ken, 36 Rose, David S., vii, 66 regla de los tercios, espacio vacío, 151–152 Really Bad PowerPoint,

S shibumi, diseños, 108 shizen, diseños, 107 Shutter Map, sitio web, 140 Shutter Stock, sit io web, 140 Sierra, Kathy, 11 señal-ruido, relación (SN R), 122–125 datos 3-D, 128 listas de viñet as, 130–131 logotipos, 129 ruido creado por elementos no esenciales, 126–127 simplicidad, 107 amplicación por simplicación arte de los comics, 113–115 tiempo, 116 diseño, 103–104 hacer el mensaje perdurable, 77 SNR (Signal-to-N oise Ratio). Véase señal-ruido, relación soledad, necesidad de, 57 Stock.xchng, sitio web, 140 Suzuki, Daisetz, 9 Sweller, John, 12 sinfonía, presentación de la era conceptual, 17

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Presentación Zen

T texto dentro de imágenes, 142–144 The Laws of Simplicity, 39 The Zen of Creativity, 128 tormenta de ideas

Duarte, Nancy, 90 preparación del mensaje, 86 Tufte, Edward, 10 U–V Understanding Comics: The Invisible Art, 113 Universal Principles of Design, 132 Visual Explanations ,

10

voz, historias, 83 W Wabi Sabi Simple, 42

wabi-sabi, simplicidad, 109–110 Wabi-Sabi Style, 108 Weismann, Jerry, 88 Williams, Robin, 121, 157 X–Y–Z Zen, presentación, 7 casos diferentes, 9 no es un método, 8

Colofón Este libro ha sido escrito y diseñado enteramente en un Apple MacBook Pro de 15 pulgadas con un procesador Intel Core Duo a 2.33 GHz y 2 GB de RAM. Realicé parte de la labor inicial de escritura mientras sostenía el MacBook sobre mi regazo en las playas de Oregón y Hawaii; buena parte de la escritura tuvo lugar en el Hommachi Starbucks en el centro de Osaka, Japón. Escribí el texto en Microsoft Word y, después de la edición, lo importé en Adobe InDesign. Utilice InDesign para toda la maquetación y el diseño del interior del libro. Para crear la portada y la contraportada utilice Adobe Illustrator. Para el trabajo de diseño, conecté una pant alla Apple Cinema de 20 pulgadas al MacBook en la ocina de mi domicilio, para disponer de un doble monitor y del suciente espacio para trabajar en la maqueta. Para todo el trabajo de maquetación empleé Adobe InDesign. La mayor parte de las diapositivas han sido hechas en Keynote de Apple (y Microsoft PowerPoint) y luego exportadas como imágenes TIFF para el libro. Para editar todas las imágenes fotográcas, incluyendo pasar todas las imágenes de las diapositivas del modo de color RGB a CMYK para la impresión, utilicé Adobe Photoshop. Para el título del libro he utilizado el tipo Helvética, mientras que para la contraportada empleé Gill Sans. También utilicé Gill Sans en el interior para las notas, las llamadas y algunos títulos. Para el texto del cuerpo principal y algunos títulos el tipo utilizado es Trade Gothic.

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