GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO
JOHNNY DE JESÚS TABARES ARROYAVE
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
Colombia, 2009 COMITÉ DIRECTIVO Padre José Wilmar Sánchez Duque Rector General Hernán Ospina Atehortúa Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación José Jaime Díaz Osorio Vicerrector Académico Francisco Javier Acosta Gómez Secretario General
PRESUPUESTOS Johnny de Jesús Tabares Arroyave Decana Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables. María Victoria Agudelo Vargas Corrección de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseño: Colectivo Docente Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables Impresión: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medellín – Colombia 2008
Presupuestos
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CONTENIDO I GUÍA DIDACTICA I GUÍA DIDACTICA
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PRESENTACIÓN
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1. FICHA TÉNICA
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2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
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2.1. OBJETIVO GENERAL
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2.2. OBJETIVOS ESENCIALES
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2.3. OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS
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PRESUPUESTOS OPERACIONALES
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5. METODOLOGÍA GENERAL
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6.1. Sistema de Evaluación
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6.2. Actividades de reconocimiento
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6.3. Actividades de profundización
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JUSTIFICACIÓN
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1. CONOCIMIENTOS PREVIOS
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1.1. Elementos del Costo, el ciclo del costo.
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El Ciclo del Costo....................................................................................................32 1.2. Contabilidad Financiera....................................................................................35 El concepto de contabilidad como técnica o herramienta de información, tiene una gran importancia, toda vez que facilita tanto el proceso administrativo como la toma de decisiones internas y externas....................................................................35 De hecho, el mundo de los negocios es cada vez más complejo y exige más profesionalismo de las empresas si se quiere alcanzar un puesto o lugar destacado dentro del desarrollo económico. Para ello, se requiere en gran parte, contar con un sistema de información relevante, oportuna y confiable, generado únicamente por un buen sistema de contabilidad general. .............................................................. 35 Presupuestos
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En todas las organizaciones con o sin ánimo de lucro, el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha información, de tal forma, que cada usuario, según sus exigencias, tome las decisiones más adecuadas sobre la organización. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdería su razón de ser........................................................................................... 35 De acuerdo con lo anterior y los conceptos previos adquiridos construya una definición de contabilidad........................................................................................35 Digamos entonces que la contabilidad financiera es un sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, con el fin de facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, la información generada por la Contabilidad Financiera, es utilizada como punto de partida para planificar hechos de futuro y además, está regulada por los principios de contabilidad, dado que la información que se genera para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los estados financieros existe uniformidad en lo relativo a su presentación, lo cual permite comparar resultados entre períodos, debido a que la información está plenamente regulada. ......................................... 36 Contabilidad Administrativa: Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, para facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. ...............................................................................................................36 1.3. Taller.................................................................................................................40 47 2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
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2.1. Modelo de Planeación Estratégica
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Considerando las características de los ámbitos público y privado, así como las peculiaridades gerenciales, es posible identificar tres modelos pertinentes de PE, considerando unidades propias de acción, gerencia, mercadeo, finanzas, servicios, producción, investigación y desarrollo. 51 - El Modelo General
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- La Planeación por Sectores o grandes subsistemas sociales
51
- La Planificación Estratégica Situacional – PES
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2 .2. El Papel de los presupuestos en la Planeación.................................................53 2. 3 El Aspecto Humano y los Presupuestos: Planificación Financiera.................55 2.4. Características de un Sistema Presupuestal...................................................... 67 3. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS 76 Presupuestos
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3.1. Reseña Histórica
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Con el surgimiento de la administración uno de los criterios que aparece es la imposición de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio, desde luego, que esto trajo consigo sus inconvenientes, pues ello implicó el establecimiento de normas basadas en los caprichos y particularidades de las experiencias personales y familiares.
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3.2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos
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3.3. Clasificación de los presupuestos
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4. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS 85 4.1. Etapas en la elaboración de un presupuesto.
85
4.1.2. Etapas a seguir en todo programa presupuestal.............................................86 4.2. Definición de Misión 89 4.3. Fijación de objetivos y estrategias
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5. PRESUPUESTOS OPERACIONALES
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POR UNIDAD DE PRODUCTO (PPTO. Nº 2)
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GLOSARIO
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RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES
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BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL
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Presupuestos
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PRESENTACIÓN
Presupuestos
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La Fundación Universitaria Luis Amigo, les da un cordial saludo de bienvenida al programa de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables y les desea muchos éxitos tanto en el desarrollo de su formación profesional como en lo personal. Paradójicamente la educación a distancia en vez de significar separación o aislamiento, hace referencia a una particular forma de presencia que plantea opciones de mejoramiento profesional, vinculadas en forma directa, al contexto socio-laboral del sujeto que aprende. Por ello, este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodología a distancia, la cual propicia no sólo la ampliación de la cobertura geográfica sino también la apertura social y académica, como un nuevo reto y alternativa para la formación de profesionales capaces de intervenir problemáticas contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y la tecnología con criterios éticos y de calidad. La educación a distancia, hace posible una interesante ruptura de fronteras para abrir caminos a quienes deseen alcanzar diversos aprendizajes de estudios básicos o superiores, inclusive, para quienes están al servicio de entidades públicas o privadas que aún cuando se hallen dispersos geográficamente pueden seguir recibiendo capacitación o actualización sin necesidad de desvincularse de su puesto de trabajo ni realizar costosos desplazamientos. Seguramente, el estudiante ha llegado a la conclusión de que la educación a distancia exige una mayor autonomía e independencia, dadas las condiciones en que se desarrolla el proceso de aprendizaje. En esta estrategia educativa el centro de todo el proceso será el mismo estudiante. 7
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Todo va a girar a su alrededor y el éxito en los objetivos de aprendizaje dependerá casi en su totalidad de él, de su responsabilidad y dedicación. Por otro lado, hay que destacar que para el logro de los objetivos, el maestro debe entender que su función no es dictar clase, no es pretender desarrollar ante sus alumnos el programa académico del curso en las horas programadas para la tutoría. Debe quedar claro, que el programa lo desarrolla el propio estudiante a través de los módulos autoformativos adoptados oficialmente por la FUNLAM y entregados en forma particular a cada estudiante. Ahora bien, más que construir un texto, es entender que el módulo autoformativo es justamente el instrumento orientador que guía tanto la labor de los estudiantes como el desempeño del maestro. Por lo tanto, entendido el proceso autoformativo, los estudiantes deben asistir a las tutorías después de haber estudiado por su propia cuenta en el modulo, haber leído y tratado de comprender, de haber efectuado los ejercicios de aplicación y las autoevaluaciones. Debe quedar claro, que asistir a un encuentro o tutoría sin haber estudiado antes, es un error grave en el que no deben incurrir los estudiantes.
La guía facilita las orientaciones sobre el desarrollo del curso, dado que define los elementos necesarios para el diálogo entre estudiante y asesor, detallando en la metodología las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía
complementaria,
proceso
de
evaluación
y
compromisos
adquiridos por los estudiantes. El módulo desarrolla los contenidos básicos 8
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conceptuales, para la formación del Administrador de Empresas en herramientas importantísimas
de planeación, como los presupuestos para
su formación integral, preparándolo para la toma de decisiones y en su hacer profesional. El contenido de este material, nos permitirá establecer una identidad educativa autentica, motivadora y con cobertura global, orientada hacia el enriquecimiento estratégico de la enseñanza-aprendizaje, con calidad humana y conciencia comunitaria.
1. FICHA TÉNICA CURSO AUTOR INSTITUCIÓN Presupuestos
PRESUPUESTOS JOHNNY DE JESÚS TABARES ARROYAVE
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
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UNIDAD ACADÉMICA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECÓMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA
ADMINISTRACIÓN PLANEACIÓN, PRESUPUESTO,
PALABRAS CLAVE
GERENCIA, GESTIÓN, CONTROL,PRODUCTIVIDAD
ÁREA DE CONOCIMIENTO
PROFESIONAL - CONTABLE
CRÉDITOS
2 (DOS)
CIUDAD
MEDELLÍN
FECHA
NOVIEMBRE DE 2009
ACTUALIZACIÓN ADICIÓN DE TEMAS APROBADA POR
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 2.1. OBJETIVO GENERAL Aplicar las técnicas del presupuesto empresarial como instrumento de control, de gestión, optimización de recursos y como fundamento de los pronósticos mercantiles, fabriles y financieros, afianzando además aspectos como el amor a la vida, la familia, su profesión y a la institución ; motivando en él, hábitos de estudio y garantizando así un buen desarrollo profesional y social. Presupuestos
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2.2. OBJETIVOS ESENCIALES Analizar el presupuesto como parte del proceso de planeación y su importancia en la gerencia. Conocer la metodología en su preparación y seguimiento. Preparar al futuro administrador para el uso y aprovechamiento de la técnica presupuestal, señalando su importancia para la administración de cualquier tipo de negocio y facilitando la toma de decisiones. Presentar al estudiante los elementos básicos para la implementación de un sistema presupuestal. Entregar al estudiante las herramientas básicas que le permitan desarrollar la capacidad de presupuestar las diferentes operaciones de una empresa. Analizar la importancia y el procedimiento en la planificación de los recursos financieros. Estructurar el presupuesto financiero. Presentar los informes derivados del sistema presupuestal y aplicar las herramientas de análisis. Comprender y aplicar el proceso de control presupuestal.
2.3. OBJETIVOS COMPLEMENTARIOS Presupuestos
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Reconocer la importancia de los Presupuestos como un sistema básico de información para las organizaciones. Identificar los elementos, componentes y finalidades de los Presupuestos. Conocer mediante las leyes y reglamentaciones la clasificación de los Presupuestos y su aplicación dentro de las organizaciones. Utilizar correctamente los procedimientos para la elaboración de los Presupuestos Operacionales.
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3. FORMULACIÓN DE COMPETENCIAS Clasificar correctamente los tipos de Presupuestos que se presentan en una organización. Elaborar correctamente un Presupuesto Financiero aplicando todos los principios de los Presupuestos Aplicar correctamente la metodología para la elaboración de los Presupuestos. Conocer las bases de presupuestación para entidades oficiales. Realizar en forma adecuada un presupuesto para entidades oficiales.
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4. UNIDADES TEMÁTICAS UNIDAD 1 Conocimientos previos
UNIDAD 2 Planeación Estratégica
UNIDAD 3 Generalidades de los Presupuestos
UNIDAD 4 Metodología para la elaboración de los presupuestos.
UNIDAD 5 Presupuestos Operacionales
• UNIDAD 6 Presupuestos Financieros
• UNIDAD 7 Presupuesto de entidades oficiales
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5. METODOLOGÍA GENERAL Para garantizar el buen desarrollo del curso se tendrá en cuenta el Reglamento Estudiantil en lo concerniente a promoción, calificación
y
seguimiento del Portafolio Personal de Desempeño-PPD, entre otros. Los estudiantes deberán consultar con anticipación los temas a trabajar en cada encuentro, para poder generar inquietudes y profundizar más los temas, generándose así una alta participación para la solución y aplicación de casos, los cuales serán analizados y discutidos. En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes;
para ello se
utilizarán explicaciones precisas sobre el tema con ejemplos y aplicación práctica.
Así mismo,
se socializarán inquietudes sobre los talleres,
cuestionarios y ejercicios de auto evaluación. De otro lado,
el logro de los objetivos propuestos en el módulo, serán
alcanzados una vez que los estudiantes realicen las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales. Se inician los encuentros presenciales con la presentación del curso, se explica la metodología y el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento
es
el
Portafolio
Personal
del
Desempeño
–
PPD-.
Adicionalmente, se asumen compromisos, se fijan las fechas para los demás encuentros presenciales.
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También se socializarán los lineamientos administrativos, tanto de la Decanatura como de la Vicerrectoría
Académica, destacando las
responsabilidades y compromisos de docente y estudiantes. Se concertarán las fechas de las Prácticas Acumulativas de Conocimiento Individual-PACI -, las cuales como mínimo son dos (2) PACI al semestre. En la siguiente presencialidad los estudiantes deberán tener leída y analizada, la Unidad Nº 1. “Conocimientos Previos”. Los estudiantes deberán demostrar el logro de los objetivos propuestos, mediante
la realización
de los cuestionarios de autoevaluación y
los
ejercicios de aplicación práctica de dicha unidad. Se compartirá el Portafolio Personal de Desempeño -PPD- elaborado por los estudiantes.
Para una mayor profundización sobre sus contenidos se
consultará adicionalmente la bibliografía conveniente anexa. Comprendidos y analizados los Conceptos Previos, y socializas las inquietudes y dificultades, los estudiantes deben haber leído y analizado la Unidad Nº 2, “Planeación Estratégica”, la cual le permitirá al estudiante diseñar un proceso de planificación estratégica que les permita construir tanto imágenes de futuro como decidir las condiciones para hacerlas viables. En esta Unidad, se identifican los elementos constitutivos desde la perspectiva de aprendizaje social, en los aprendizajes básicos que al mismo tiempo necesita y produce las condiciones básicas para que se desarrolle un proceso de planificación estratégica. De otro lado y a manera de ensayo los estudiantes presentarán
una
reflexión sobre el Aspecto Humano de los Presupuesto y una reflexión 16
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personal sobre la Planeación Financiera, de tal forma que a partir de las actividades y funciones de toda organización, se pueda precisar la trascendencia que tiene su aplicación en la dirección de las organizaciones. Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía anexa. Los estudiantes demostrarán
el logro de los objetivos, mediante la
socialización de talleres, cuestionario de autoevaluación y los ejercicios de aplicación práctica de la Unidad Nº. 2. Además, se socializarán previo estudio
y
análisis,
por
parte
de
los
estudiantes
las
actividades
complementarias. Se solicitará el Portafolio Personal de Desempeño-PPD- elaborado por los estudiantes. Asimismo, se
abrirán espacios de reflexión sobre las
características de un sistema presupuestal, para que el proceso de aprendizaje sea mucho más amplio en el sentido investigativo, participativo y de discusión. Acorde con los avances presenciales y la lectura, análisis y comprensión de las Unidades 1 y 2, los estudiantes estarán en capacidad de comprender fácilmente la Unidad Nº 3 “Generalidades de los Presupuestos”, cuyo objetivo es que el estudiante conozca algunas etapas de la evolución histórica de estos, comprenda cuales son sus ventajas y limitaciones, establezca diferencia entre flexibilidad, periodo presupuestal, campo de aplicación y el sector en el cual se aplica. Como
actividad
complementaria
consultaran la
clasificación de
los
presupuestos y sus principios y socializarán en la presencialidad, los conceptos y las pautas que orientan la elaboración del presupuesto. Presupuestos
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Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía anexa. Con el marco teórico y los ejercicios realizados, el estudiante esta en condiciones de “Metodología
comprender los fundamentos de la Unidad Nº para
la
elaboración
de
los
4
presupuestos”,
concientizándose sobre la importancia del proceso presupuestal y los planes empresariales, los cuales están estrechamente relacionados, no solo, con la coordinación para la preparación del presupuesto, sino con las fuentes de información interna y externa en el aspecto funcional: Ventas, Producción, Personal, Finanzas, etc., dado que son labores que se adelantan en los niveles operativo y administrativo. En el nivel operativo, recae la ejecución de lo que un gerente se propone en su organización sea industrial, manufacturera, comercial o de servicios y en cuanto a lo administrativo, es fundamental que la gerencia conozca las ventajas de adoptar un presupuesto como plataforma de planeación y control y definir la prospectiva comercial y financiera de la empresa. Para ello, es básico que el estudiante haya analizado el esquema del presupuesto maestro y haber realizado las actividades complementarias. Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía anexa. La Unidad Nº 5 se refiere a los “Presupuestos Operacionales” como un tipo de relación en las empresas con las finanzas, en donde un verdadero plan presupuestal, debe definir claramente los presupuestos operacionales y sobre la base que se deben proyectar. Es así, como los presupuestos operacionales, también llamados económicos, reflejan los resultados de las 18
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decisiones de operación, a través de un proyecto financiero y de expansión, vale decir, estimando los ingresos y los costos o gastos en los que se hayan de incurrir en el periodo presupuestal. El cómputo anticipado de los ingresos es el primer paso en la formación de todo programa presupuestal en las empresas privadas, ya que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la organización. Asimismo, es fundamental, que el estudiante comprenda, que si bien el punto de equilibrio no pertenece específicamente a la técnica presupuestal, se trata de determinarlo, para analizar el momento en el cual no existe utilidad ni perdida para la empresa y poder medir la eficiencia de operación, dado que, permite analizar la planeación y el control de las organizaciones. Es importante que los estudiantes analicen y socialicen con el grupo, la secuencia de los presupuestos operacionales a partir del concepto de ingresos y de costos de producción proyectados, dado que estos reflejan los resultados de las decisiones de operación, en donde se incluyen todas las actividades del período siguiente, reflejadas en el estado proyectado de ingresos y gastos, balance general presupuestado y origen y aplicación de fondos presupuestado. Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía anexa. Otro de los temas a tratar y que previamente el estudiante debe haber leído y analizado, es la Unidad Nº 6, “Presupuestos Financieros”, en donde a partir de los presupuestos operacionales y los pasos para preparar un presupuesto maestro, se puedan usar los formatos o guías para la elaboración de los presupuestos,
de tal forma, que comprendan los
presupuestos financieros como origen y aplicación de recursos y todas aquellas operaciones de tipo financiero en que interviene la caja, puesto que 19
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un presupuesto financiero no es lo mismo que el presupuesto de caja, aun cuando el presupuesto de caja representa un alto porcentaje del presupuesto financiero. El presupuesto financiero, es generalmente un presupuesto que se hace al final, porque se le deben realizar constantes ajustes. Se
socializarán
correspondientes
las a
actividades los
complementarias
presupuestos
financieros.
y
los
Para
ejercicios
una
mayor
profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía anexa. Para complementar el modulo de presupuestos, es necesario que los estudiantes estén en condiciones de hacer la distinción entre el presupuesto público y el privado, para ello deben haber leído previamente la Unidad Nº 7 “Presupuesto de Entidades Oficiales”, conocer las bases de elaboración, presentación y ejecución del presupuesto público, acorde con el nuevo enfoque normativo que se ha venido desarrollando en la ultima década como objetivo fundamental, a la racionalización fiscal y consecuentemente, a la estabilidad económica. El desarrollo de un conjunto de normas orgánicas en materia presupuestal, ha contribuido decididamente a este propósito, como lo son el Estatuto Orgánico del Presupuesto Decreto 111/ de 1996, la Ley 617 de 2000 y la Ley 817 de 2003 de responsabilidad y transparencia fiscal. El estudio y aplicación de su contenido no sólo constituirá material básico, sino que seguramente se convertirá en referencia para los estudiantes interesados en el tema de la Hacienda Pública, en los diversos escenarios del conocimiento. Se realizarán problemas prácticos de Marco Fiscal de Mediano Plazo, Modelo esquemático del Plan Financiero y PAC, elaboración, 20
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Evaluación y Control. Para una mayor profundización sobre sus contenidos se deberá consultar la bibliografía anexa.
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6. EVALUACIÓN INTEGRAL 6.1. Sistema de Evaluación La evaluación es un proceso integral, continuo, acumulativo, racional, científico, cooperativo y ético, que busca valorar las aptitudes, actitudes, conocimientos, habilidades y destrezas del estudiante frente a un determinado programa docente y un seguimiento permanente que permite establecer el cumplimiento de los objetivos educacionales propuestos. El asesor ha de ver en la evaluación un medio que le permita juzgar la efectividad para ayudar al estudiante a desarrollarse de modo integral. Por ello, requiere conocer sus intereses, necesidades, habilidades, aptitudes, a la calidad del aprendizaje y el desarrollo que está logrando a través de sus experiencias educacionales. Los medios de evaluación pueden ser pruebas, comprensión, análisis, discusión crítica y en general de apropiación de conceptos. El resultado de la aplicación de las pruebas debe permitir apreciar el proceso de organización del conocimiento que ha elaborado el estudiante y de sus capacidades para producir formas alternativas de solución de problemas. El Portafolio Personal de Desempeño-PPD-, es el instrumento de evaluación del estudiante. En él se debe llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y de la reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formación.
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Tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso por cada estudiante y las sugerencias de los docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos. La escala valorativa tendrá una expresión cualitativa dada en el artículo 80 del reglamento estudiantil y al finalizar el período académico.
Se realizará
con base en la siguiente tabla.
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RANGOS PARÁMETRO
VALORACIÓN CUALITATIVA
CUANTITATIVOS
Cuando se logran los objetivos esenciales y 1
complementarios y, además, los enriquece
4.6 - 5.0
con sus aportes: excelente. Cuando se logran los objetivos esenciales y 2
complementarios
satisfactoriamente:
4.0 - 4.5
sobresaliente. Cuando se logran los objetivos esenciales y 3
algunos complementarios: bueno. Cuando solo logra los objetivos esenciales:
3.5 - 3.9
4
aceptable. Cuando no logra los objetivos esenciales
3.0 - 3.4
5
aunque demuestra esfuerzo e interés:
2.5 - 2.9
insuficiente. Cuando no logra los objetivos esenciales y, 6
además,
no
demuestra
interés
ni
2.0 - 2.4
motivación en el proceso: deficiente. Cuando no logra los objetivos esenciales ni 7
los
complementarios
y
no
demuestra
1.0 - 1.9
interés ni motivación: muy deficiente. Tabla 1.
6.2. Actividades de reconocimiento
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Están planteadas para que los estudiantes
identifiquen los conceptos
previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto le permitirá comprender de forma rápida los conocimientos presentados en cada unidad.
6.3. Actividades de profundización Permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de autoevaluación y de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales de los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.
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INTRODUCCIÓN El Presupuesto es un estimado cuidadosamente preparado de las condiciones futuras de los negocios (empresas privadas, públicas o familiares), como sistema de planeación y control. Ese estimado tiene que incluir los ingresos, los costos probables y los gastos. Por ello la finalidad de los presupuestos es auxiliar a la gerencia en la coordinación de sus funciones de venta, de producción y de administración.
Sistema de
planeación y control, es el término aplicado al plan cuidadosamente elaborado que cubre la coordinación de estas tres funciones, así como también un estudio y comparación continua de los resultados operativos reales con las cifras presupuestadas para interpretar las causas de las diferencias. Como las condiciones de los negocios varían, los presupuestos preparados también varían. El principio básico de la planeación para el control, es el mismo para todos los negocios, sin que cuente para nada el tamaño de ellos. En las pequeñas empresas, la tarea de preparar el presupuesto será probablemente una función del Contador. En una organización mayor, la preparación del presupuesto estará supervisada por un Director de Presupuestos. Debe quedar claro, que el presupuesto es un instrumento de control; puede ser usado por la gerencia en la determinación del valor de las desviaciones ocurridas respecto de los planes y las causas probables de esas desviaciones. Ahora bien, para referirnos a su tradición, áreas, niveles de responsabilidad, actividades y práctica, es de suma importancia tener aspectos claros como la Contabilidad General, la Contabilidad de Costos y los Principios Generales Presupuestos
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de Administración, de tal forma, que podamos entender los presupuestos como sistema de planeación y control. En general, podemos afirmar que el uso y manejo de recursos significa una obligación imperiosa para todas las empresas, sean estas privadas, públicas o familiares. Por lo tanto, el propósito y naturaleza de los presupuestos, es una herramienta básica que iguala el estudio personal y empresarial, permitiéndole al estudiante lograr una rápida percepción en materia presupuestal, proporcionándole las bases necesarias para su futuro desenvolvimiento profesional. Bajo estas premisas, la participación del estudiante es fundamental y para ello, su intervención en clase, su responsabilidad y compromiso de estudio, exige más disponibilidad de tiempo para leer y realizar los ejercicios propuestos en el módulo origen objeto de estudio. La realización de las autoevaluaciones y talleres
correspondientes a cada unidad, permiten
comprender, profundizar y actualizar continuamente el derrotero del curso. De ahí, que el desarrollo del módulo se fundamente en la necesidad de admitir la dinámica de un sistema de control de gestión adecuado, comprendiendo la importancia de la planeación y los presupuestos, en su proceso de formación integral.
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JUSTIFICACIÓN Su propósito es permitir la reflexión del estudiante en las funciones y responsabilidades para el manejo presupuestal de tal forma que pueda precisar la trascendencia que tiene su aplicación en la dirección de las organizaciones.
Para ello, se deben tener claro los conceptos de la
Contabilidad General, la Contabilidad de Costos y Administración. Se trata de un estudio general y completo, en aras de que el estudiante pueda comprender con claridad los presupuestos a partir de un ordenamiento lógico, comenzando de lo general a lo particular y de la teoría a la práctica. ¿Qué se propone? Un proyecto de trabajo útil y sencillo que inspire al estudiante a pensar y lo incite a establecer una clara relación entre la Gerencia y el Presupuesto Empresarial. ¿Cuál es su fundamento? La Planificación como visión empresarial, así como el adecuado y correcto manejo para Dirigir, Organizar, Coordinar y Controlar. Actividad complementaria: ¿Qué es empresa? ¿Cuáles tipos de empresa conoce? ¿Qué es un costo? ¿Qué es un Gasto? ¿Qué es pérdida? Presupuestos
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1. CONOCIMIENTOS PREVIOS 1.1. Elementos del Costo, el ciclo del costo. Los elementos que entran en el costo de fabricación de un artículo, de un lote o una cantidad determinada son: _______________, __________________, y los ______________ Los elementos que entran en la creación de un negocio o servicio municipal en particular son: _______________________________________________ . Actividad complementaria ¿Qué es el costo primo? ¿Qué es el costo de conversión? La palabra costo, se aplica a una variedad de circunstancias de los negocios relacionadas con: la naturaleza de las operaciones de fabricación, la fecha o método de cálculo, la función del negocio y las clases del negocio. De acuerdo con las operaciones de fabricación los costos pueden ser: por órdenes de fabricación, por procesos o departamentos y por clases. De acuerdo con la fecha o método de cálculo pueden ser: costos históricos, costos estimados, estándar o predeterminados y costos diarios, semanales o mensuales.
En cuanto a los costos estimados, son costos que se deben
calcular antes de comenzar las operaciones de fabricación, en otras palabras, frecuentemente es necesario calcular de antemano los costos en que se incurrirá, lo cual es fundamental para determinar los precios de venta.
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De acuerdo a la función del negocio, pueden ser: costos de producción o de fabricación, costos de distribución, costos generales o costos administrativos, costos financieros, etc. De acuerdo con las clases de negocio, aunque más sencilla que la de los costos de las empresas manufactureras, se encuentran: la contabilidad de costos para bancos, para el sector público, para las tiendas al detalle o por departamentos y costos de grandes organizaciones de servicios. El Ciclo del Costo El ciclo del costo, se refiere a la conversión de las materias primas o los materiales directos en un producto terminado vendible.
Este ciclo se
expresa mediante tres formas: 1. Mediante los modelos usados para recopilar dichos costos, 2. Mediante los registros de contabilidad y 3. Mediante el resumen o estado de los productos manufacturados o vendidos. Así las cosas el objetivo financiero de la contabilidad de costos, consiste en la obtención del costo unitario de los productos fabricados, con el fin de costear los inventarios que habrán de figurar en el balance general y determinar el costo de los productos vendidos que permitan la preparación del estado de rentas y gastos y por ende la determinación de la utilidad o pérdida del período respectivo. Resumiendo, el ciclo completo del costo, es el siguiente: Al terminar una orden de fabricación el departamento de costo procede a su liquidación de la siguiente manera: 1. Totaliza los elementos del costo (MD, MOD y CIF), 2. Sumados los totales de cada elemento se obtiene el costo 32
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total y 3. Para obtener el costo unitario se divide el costo total por el número de unidades. Luego, el departamento de costos, informa al departamento de contabilidad general sobre el costo total de producción y al almacén sobre el costo total y el costo unitario para determinar el producto terminado.
Observemos el
siguiente registro en el libro diario: Inv. P. en P.
xx
MD
xx
MOD
xx
CIF
xx
Inv. P. T
xx
Inv. P. en P.
xx
De otro lado, contabilidad general efectúa los asientos respectivos para registrar la venta. Ejemplo: Se efectúa una venta a crédito de $ 150.000 y un costo de Fabricación de $85.000 Cuentas por cobrar (Cía. X)
$150.000
Ventas Costo de Productos Vendidos Inv. P.T.
$150.000 $ 85.000 $ 85.000
Los anteriores registros, son los 2 asientos típicos para reflejar contablemente una venta si la empresa (sea comercial o industrial), emplea 33
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el método de inventario perpetuo. Observemos como el registro número 2, reduce la cuenta de Inventario de producto terminado por el costo de los productos vendidos. El almacenista ha efectuado en el sistema Programa de Inventario la reducción correspondiente. Actividad Complementaria ¿Cuáles son algunos de los métodos más comunes que se usan para valorar los inventarios?
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1.2. Contabilidad Financiera El concepto de contabilidad como técnica o herramienta de información, tiene una gran importancia, toda vez que facilita tanto el proceso administrativo como la toma de decisiones internas y externas. De hecho, el mundo de los negocios es cada vez más complejo y exige más profesionalismo de las empresas si se quiere alcanzar un puesto o lugar destacado dentro del desarrollo económico. Para ello, se requiere en gran parte, contar con un sistema de información relevante, oportuna y confiable, generado únicamente por un buen sistema de contabilidad general. En todas las organizaciones con o sin ánimo de lucro, el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la contabilidad, sus resultados, deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a dicha información, de tal forma, que cada usuario, según sus exigencias, tome las decisiones más adecuadas sobre la organización. Si la contabilidad no cumple con su cometido, perdería su razón de ser. De acuerdo con lo anterior y los conceptos previos adquiridos construya una definición de contabilidad.
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Digamos entonces que la contabilidad financiera es un sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, con el fin de facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, la información generada por la Contabilidad Financiera, es utilizada como punto de partida para planificar hechos de futuro y además, está regulada por los principios de contabilidad, dado que la información que se genera para fines externos tiene que ser producida con los mismos principios, de tal forma que el usuario esté plenamente seguro de que en los estados financieros existe uniformidad en lo relativo a su presentación, lo cual permite comparar resultados entre períodos, debido a que la información está plenamente regulada. Contabilidad Administrativa: Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, para facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Estados Financieros Básicos La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad general y se convierte en un subsistema dentro del sistema contable general, debido a que en el caso particular de las empresas industriales, la aplicación de los costos de producción para determinar los costos unitarios, es bastante extensa. Los costos unitarios hacen más fácil el cálculo de unidades para el cierre de Inventarios y para conocer el CMV. Por ejemplo, supongamos que se producen 8.550 unidades a un costo total de $855.000. Si se venden 6.000 unidades: ¿Cuántas unidades quedan en Inv. ¿Por favor explicar ¿qué cálculo se debe realizar? Presupuestos
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La contabilidad general cubre todas las transacciones financieras con miras a la preparación y presentación de los “Estados Financieros”, que son principalmente: _____________________ y el ____________________. La cifra referente al costo de los Inventarios en el Balance General y al costo de los productos vendidos en el Estado de Ingresos y Gastos, se obtiene mediante la contabilidad de costos. Entre algunos fines principales se tienen: -
Determinar el costo de los Inventarios de productos fabricados para su
presentación el Balance General. - Determinar el costo de productos vendidos con el fin de calcular la utilidad o pérdida para su presentación en el Estado de Ingresos y Gastos. - Dotar a la gerencia de una herramienta útil para la Planeación y el Control de los costos de producción. ¿Cuáles son los términos administrativos y de navegación de una empresa? R/ Consecución óptima de utilidades y situación financiera sana, en tiempo y condiciones económicas previsibles. Es decir: ¿Dónde estoy? Estos son los llamados factores de Posición y Rumbo ¿A dónde voy? ¿Qué factor brinda el Balance General?
R/ La posición
¿Qué factor brinda el Estado de Ingresos y Gastos
R/ El rumbo
Presupuestos
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Conclusión: La posición y el rumbo, son los factores que nos fijan el PRESUPUESTO. Estados Financieros
Balance General Empresa Comercial Activos corrientes: …………………………….. Inventario de Mercancías…..
Empresa Industrial Activos Corrientes: $ xx xx
……………………………….. Inventario – Materiales
$ xx
Inventario- Prod. en Proc xx Inventario- Prod. Termin. Xx (Una sola cuenta de inventarios)
(Varias Cuentas de inventario)
Estado de Ingresos y Gastos Ventas Costo de Mercancía Vendida Ganancia Bruta
$xx xx $xx
Ventas
$ xx
Costo de Pdto. Vendido xx Ganancia Bruta
$ xx
……………………………………
………………………………….
(costo de Mercancía vendida =
(costo de Productos Vendidos= Transformación en productos terminados)
Precio de compra de la Mercancía)
. Presupuestos
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Podemos observar que el Estado de Ingresos y Gastos de una empresa industrial difieren del de una empresa comercial en el renglón de Costo de Productos Fabricados y Vendidos o simplemente Costo de Producto Vendido. La pregunta es: ¿Cómo obtenemos esta cifra en las empresas Industriales?
ILUSTRACIÓN Cía. R Estado de Costo de Producto Vendido A…………….. Materiales Directos +Mano de Obra Directa +Costos Indirectos de Fabricación =Costo de Producción +Inv. I. Prod. En Proc. =Costo de Prod. En Proc. -Inv. F. Prod. En Proc. =Costos Producto Terminado +Inv. I. Prod. Terminado =Costo Prod. Disponible Venta -Inv. F. Prod. Terminado =Costo de Productos Vendidos Conclusiones Presupuestos
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Entender la importancia de la contabilidad de costos, le proporciona al estudiante la comprensión y aplicación de los presupuestos a partir de la información de costos de productos, inventarios, operaciones o funciones, permitiéndole comparar cifras reales con las predeterminadas y al mismo tiempo, ayuda a tomar decisiones diarias, a la vez que le suministra la información esencial para los planes de corto, mediano y largo plazo. Apoyados en lo anterior, se puede afirmar que el uso y manejo de recursos significa una obligación para todas las organizaciones.
De hecho, el
propósito y naturaleza de los presupuestos es entenderlos como una herramienta básica, que iguala el estudio personal y empresarial desde el punto de vista financiero, que en otros términos, no es más que la maximización del valor de la empresa. Así las cosas, el estudiante debe entender la importancia de los presupuestos en su ejercicio profesional, de tal forma que pueda tomar decisiones, con el fin de alcanzar el objetivo básico financiero y los objetivos complementarios de liquidez y rentabilidad empresarial, lo cual, también le permiten el control de todas las operaciones y la evaluación de la gestión financiera. 1.3. Taller 1.3.1. Cuestionario de Evaluación 1. ¿Cuál es el significado de la expresión “ciclo de la contabilidad de costos? 2. ¿Cuál es el principal objetivo de la contabilidad? Presupuestos
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3. En la medida en que los negocios se tornan más complejos, un buen manejo presupuestal y más económico se puede lograr a través de: (a) más horas de trabajo, (b) mejores oficinas, (c) personal bien capacitado, (d) procesamiento electrónico de datos, ¿por qué? 4. ¿Para qué sirve el Estado de resultados? ¿Qué muestra? 5. ¿Para qué sirve el Balance General? ¿De qué partes se compone? 6. ¿Qué significa el término “Período contable”? 7. ¿Por qué es importante una adecuada valoración de los inventarios? Analice su incidencia sobre el Balance General y el Estado de Resultados. 8. Los materiales directos más la mano de obra con qué nombre se conocen. 9. Los costos del período se pueden cargar al ingreso corriente (a) cierto (b) falso y ¿por qué? 10. Los tres elementos de los costos del producto incluyen todo menos: a) MD, b) MOI, c) Costos de Fábrica d) MOD. 11. ¿Qué diferencia se puede establecer entre las cuentas de MD y M y Suministros? 12. ¿Es posible que una empresa tenga un elevado saldo en caja y al mismo tiempo una pérdida acumulada? ¿Por qué? 13. ¿En qué se diferencia un Estado de Fuente y Aplicación de Fondos y un Presupuesto Efectivo? Presupuestos
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14. Explique cómo el Presupuesto de ventas de la empresa sirve para determinar los volúmenes de inversión en inventarios. 15. Defina y grafique: Costo total, Costo fijo y Costo variable. De un ejemplo de cada concepto. 16. El proceso de identificar, resumir y consolidar información para planear, controlar, tomar decisiones gerenciales y costear un producto se denomina. a) Contabilidad Administrativa
b) Costeo Directo
c) Contabilidad de
Costos d) Control Presupuestal 17. Para medir el desempeño de una función es necesario: revisar, evaluar y medir. Cierto ( ) Falso ( ) ¿Por qué? 18. La percepción y desempeño empresarial y profesional hacen parte de la prospectiva, la toma de decisiones, mayor rentabilidad y manejo financiero. Cierto ( ) Falso ( ) ¿Por qué? 19. Uno de los instrumentos más importantes en la planeación de la contabilidad financiera es: a) Costo de Mercancía Vendida
b) Costo Directo
c) Costo unitario
d) El Presupuesto 20. ¿Qué dificultad o dificultades encuentra en la unidad de conocimientos previos? Por favor, preséntelas en su PPD. Socialice con el grupo. 1.3.2. Ejercicios de Aplicación Práctica Presupuestos
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1. La siguiente información es suministrada por Industrias B con el fin de que usted calcule el costo de los materiales usados: Compra de Materiales y Suministros $4.200, MI Usados $3.150, Inv. Inicial de M y Suministros $12.450 e Inv. Final de M y Suministros $2.450.
2. La Cía. Y, muestra en libros la siguiente información: P. en Proceso
P. Terminado
Inventario Inicial
$ 125.000
$85.750
Inventario Final
$ 25.350
$38.250
El costo de Mercancía Manufacturada y Vendida $147.500.
Calcular el
Costo de Mercancía Manufacturada. 3. La siguiente información corresponde a la Compañía J: Costo de Producción $158.000, los MD y la MOD equivalen al 50% y 20% del Costo de Producción, el Inv. Producto Terminado a junio 30 de 2009 $12.800, el Costo de Producto Disponible para Venta $198.000, los gastos de venta $14.500 y los gastos de Administración $14.000, impuestos 38%. Con dicha información se requiere que usted prepare: a) Estado de Costo de Productos Fabricados y Vendidos b) Estado de Ingresos y Gastos. Reporte de Ventas $350.500 4. Con el fin de que usted reconstruya el Estado de Costos de Producto Vendido, la Cía. @ le suministra la siguiente información: Presupuestos
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Material Directo Usado
$20.200
Inventario Inicial P. en P.
14.250
Costo de Producto Terminado
50.000
Inventario Final P.T. MOD
18.800
Costo de P. disponible Venta CIF
8.500 102.800 21.000
5. La empresa & necesita conocer sus ventas para el mes de agosto de 2009, para ello cuenta con la siguiente información: Costo de mercancía manufacturada ……………………… $ 45.750 Utilidad Bruta…………………………………………………
9.250
Inv. de P. T. Julio 31 de 2009 ………………………………
17.500
Inv. de P.T. Agosto 31 de 2009 ……………………………
7.500
Inv. de P en P. Julio 31 de 2009 …………………………..
60.500
Inv. de P. en P agosto 31 de 2009 ………………………..
32.200
6. Con base en la siguiente información prepare el Estado de Costo de Productos Vendidos para el primer semestre de 2009, de la Cía. Nacional de Plásticos. Inv. de MD a diciembre 31 2008 ……………………………….. $26.000 Compras de MD
………………………………………………..
70.000
Devoluciones de compras ………………………………………
20.000
Fletes en compras………………………………………………..
7.500
MD Usado …………………………………………………………
72.000
Nómina……………………………………………………………… 60.000 Presupuestos
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MOI…………………………………………………………………..
2.000
Inv. de P. en P a diciembre 31 de 2008………………………… 35.400 Inv. de P. en P a junio 30 de 2009………………………………. 12.900 Inv. de P.T. a enero de 2009…………………………………….. 65.300 Costo de Productos Vendidos ………………………………….. 110.000 CIF 35% del Costo Primo, no incluye MOI 7. Con la siguiente información elabore el Estado de Costo de Producto Manufacturado y Vendido. Balance de Inventarios Materiales Directos Trabajo en Proceso Mercancía Terminada
Julio 1 $75.000 10.000 100.000
Fletes de entrada
Julio 31 $85.000 72.000
3.000
Total MD usado
93.000
MOD
98.000
CIF
63.000
Costo de Producto manufacturado y vendido
190.000
8. Con la siguiente información elabore un Estado de Resultados para la Empresa Comercial S.A. a diciembre de 2009. Ventas Brutas…………………………………………………….
$12.500
Descuentos en Ventas…………………………………………..
600
Devoluciones en ventas…………………………………………
400
Inv. Inicial de Mercancía…………………………………………
2.800
Compras Netas…………………………………………………...
4.500
Inv. Final de Mercancía………………………………………….
3.100
Gastos de Administración………………………………………. Presupuestos
1.200 45
Gastos de Ventas………………………………………………..
2.100
Gastos Financieros………………………………………………
1.600
Ingresos……………………………………………………………
300
Egresos…………………………………………………………….
200
Provisión para Impuestos ……………………………………….
1.000
9. La Empresa Manufacturera S.A. necesita conocer las ventas brutas y la Utilidad bruta del mes de julio de 2009, para ello le suministra la siguiente información: Ventas Netas $145.800, Costo de Productos Vendidos (trabaje con el resultado del problema No. 6), Devoluciones en ventas $11.200. Descuentos de ventas $23.500. 10. ¿Qué dificultad o dificultades encuentro en la realización de los ejercicios? Por favor, escríbalas en su PPD. Socialice con el grupo.
Presupuestos
46
Presupuestos
47
2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Hablar de Planeación Estratégica, es referirnos a un futuro deseado así como los medios necesarios para alcanzarlo. Planificar traduce un llamado importante a hacer patria, empresa diaria, propósito
y compromiso de
gerencia y gestión, para darle un nuevo dinamismo a las organizaciones, sean estas públicas o privadas, con la participación permanente y continua de las personas. Es por ello, que toda organización para el logro de sus propósitos y su correcto funcionamiento, debe definir una metodología de trabajo coherente, consistente y estable. Un
concepto
sencillo
de
administración
es
la
maximización
o
aprovechamiento de los recursos con que cuenta una empresa para el logro de objetivos, vale decir, minimizar costos y maximizar resultados.
Sin
embargo, se puede administrar bien o administrar mal, gerenciar bien o gerenciar mal. Ahora bien, pensando en el proceso administrativo, ¿Cómo pueden ser las actividades y funciones de toda organización? Estáticas o Dinámicas. Las Estáticas están referidas a la Previsión, Planeación y Organización. Las Dinámicas corresponden a las fases de Coordinación o Integración, Dirección y Control. Actividad complementaria: Consultar
Presupuestos
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¿Qué es Planificar?, ¿Qué es Planificación?, ¿Por qué es importante la Planeación?, ¿Qué es Planeación Estratégica?, ¿Cuál es el papel de la Planeación Estratégica dentro de la Gestión? Algunos conceptos de manejo organizacional: Proceso, Colectivo e Imagen de Futuro. Proceso: Significa que existe un plan y es un plan, porque expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado período.
El Plan debe revisarse
continuamente y desarrollarse de manera flexible, es más, el mismo proceso puede dar lugar a diversos planes consecutivos o a planes de diversos niveles de complejidad o áreas de decisión. Con base en el plan se puede evaluar y revisar el proceso de planificación Colectivo: Significa que involucra la amplia participación activa y positiva de toda la organización. Imagen de futuro: Es el elemento distintivo de la planeación estratégica y significa la acción estratégica que se construye por la problemática, la visión y la misión. La problemática, se refiere a los elementos que conforman una brecha entre lo que debe hacerse (según valores, normas y expectativas) y lo que se hace (según datos y percepciones). Actividad Complementaria: - Leer y analizar los conceptos de Misión y Visión. Presupuestos
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- A partir del concepto Emprendimiento E, cree una empresa, defina su Misión y su Visión. Elabore dos conclusiones desde el punto de vista empresarial. Socializar. Si se entiende el concepto de planeación estratégica, debe quedar claro, que la conducción de un negocio, basado en la intuición, en la tradición o en la rutina, no permite el logro de buenos resultados.
Por consiguiente, la
administración de un negocio, empresa u organización, exige previsión, planeación,
organización,
coordinación,
dirección
y
control
de
sus
operaciones. Estos son conceptos que se deben tener muy claros antes de entrar no solo a definir qué es el Presupuesto, sino a entender su manejo y resultados para la toma de decisiones gerenciales. Previsión: Preconocer lo necesario Prepara de antemano lo conveniente para entender a tiempo las necesidades presumibles – probables – factibles.
El objetivo desde la
perspectiva presupuestal es tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboración y ejecución del presupuesto. Planeación: ¿Qué y cómo se va a hacer? La planeación no es un fin en si mismo, sino un medio o herramienta útil para ordenar la gestión “… establece los procesos, los mecanismos los medios y los recursos que permiten alcanzar una situación objetivo, a partir del reconocimiento de una situación de partida…”. MEDIOS – TIEMPO – INVERSIONES = META – CAMBIO. Presupuestos
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Es el camino a seguir, con unificación y sistematización de actividades. Para una mejor comprensión, empecemos por responder tres guías: ¿Qué? ¿Con qué? y ¿Cómo? ¿Qué se va a hacer? Establecer objetivos antes de comenzar actividades. ¿Con qué se va a hacer? Contar con los factores de producción que hagan factible la obtención de los resultados planeados. ¿Cómo se va a hacer? Organización, funciones, procesos, procedimientos y personal responsable.
2.1. Modelo de Planeación Estratégica Considerando las características de los ámbitos público y privado, así como las peculiaridades gerenciales, es posible identificar tres modelos pertinentes de PE, considerando unidades propias de acción, gerencia, mercadeo, finanzas, servicios, producción, investigación y desarrollo. - El Modelo General - La Planeación por Sectores o grandes subsistemas sociales - La Planificación Estratégica Situacional – PES Modelo General, que está constituido por los puntos centrales y básicos de la mayor parte de los diseños de planificación. Este modelo general se puede aplicar tanto a instituciones como a programas. Es también llamado modelo Global, es básico en la mayoría de los ejercicios de planificación, en cuyo caso, es frecuente que en esta etapa se prepare información interna y externa que va a ser analizada dentro del proceso. Presupuestos
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Modelo para planificar sectores o grandes subsistemas sociales. También llamado sectorial, se caracteriza por considerar una perspectiva de PE especialmente para formación y desarrollo de la agenda empresarial, es decir, bajo el marco de actividades sociales, en lo político o en escenarios de economía solidaria. Modelo de Planificación Estratégica Situacional – PES.
Especialmente
relevante para la formación y desarrollo de actividades y procesos de la agenda política pública, tanto desde la perspectiva del Estado como del resto de actores del sistema político. Actividad complementaria. Dada la importancia de la planeación en el manejo gerencial y presupuestal, se requiere que usted consulte acerca de: ¿Qué es improvisación?, ¿Qué paralelos se pueden establecer entre improvisación y planeación? Principios de la Planeación, explicar cada uno de ellos, socialice con el grupo. Ventajas de la planeación - Se piensa en todas las actividades. - Se integran políticas y decisiones - Se fijan modelos de desempeño futuro y se concretan actuaciones del personal
Presupuestos
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2 .2. El Papel de los presupuestos en la Planeación El Presupuesto, es para todo tipo de empresa un instrumento fundamental. Es por ello que la palabra presupuesto como herramienta de Administración, es: “La estimación programada en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por una empresa, en un período determinado”. Para la Economía Industrial, es: “Una técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios”. La palabra Presupuesto se compone de dos raíces latinas: PRE
= antes de o delante de
SUPUESTO
= hecho, formado
Por lo tanto, Presupuesto significa “antes de lo hecho” Si la planeación y el control financiero como partes de la planeación estratégica, se materializan por medio de un presupuesto, entonces el presupuesto es un completo plan financiero, diseñado para orientar al empresario hacia la consecución de las metas propuestas.
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Actividad complementaria: Consultar y socializar 1. Dos definiciones de presupuesto, analícelas y socialícelas con el grupo. 2. ¿Qué es el presupuesto Público? 3. ¿Qué diferencia existe entre el presupuesto de las entidades públicas y el presupuesto de las empresas privadas? 4. Establezca tres factores comunes entre el presupuesto de las empresas privadas y las públicas. 5. ¿Qué relación existe entre la planeación y el presupuesto? 6. ¿Qué función desempeña el presupuesto en la administración? Todo lo dicho hasta aquí, nos permite afirmar que un presupuesto es un estado formal de las expectativas de una empresa o negocio, en la cual se tienen que considerar costos, producción, ventas y otras transacciones financieras para un período venidero. Por lo tanto, un Presupuesto es un conjunto de estados financieros proyectados o planeados. Siendo coherentes con los conceptos de presupuesto y su papel en la planeación, se dice que el presupuesto es un plan integrador y coordinador, que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados pro la alta gerencia. ¿Por qué se dice que es un plan? Es un plan, porque expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado período.
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¿Por qué se dice que es integrador? Porque es la preparación conjunta y armónica que se realiza entre todas las dependencias de la organización. ¿Qué quiere decir en términos financieros? Qué el presupuesto es presentado en unidad monetaria, para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirán problemas en su análisis anual. Operaciones: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán, así como el de los gastos que se van a producir. Recursos: No es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro, la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación. 2. 3 El Aspecto Humano y los Presupuestos: Planificación Financiera Es paradójico que muchos, por no decir que todos nosotros, con manejo o entendimiento de Finanzas, no nos preocupemos de nuestra propia Planificación Financiera, con el esmero y dedicación que lo hacemos para terceros, llámese empresa u organización para la que trabajamos.
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En la mayoría de estos casos cuando se habla de finanzas sean empresas públicas o privadas, corporativas, mercados de capitales, inversiones, bonos, bolsa de valores, etc., nos lleva a pensar que se trata de un problema de otros, por lo tanto, poco
o nada tiene que ver con nosotros.
Que tan
equivocados están quienes así piensan, porque permanentemente debemos referirnos a su importancia, dado que este tema, desde la perspectiva humana resulta muy interesante. Es posible que nos intereses porque el propósito es reflexionar sobre nuestras propias finanzas, nuestro dinero, nuestro ahorro y la planificación (presupuesto) de nuestro futuro económico. Importancia del Dinero. Sin lugar a duda, un tema frecuente en cualquier conversación entre las personas es el dinero. Por todas partes, en el día a día, la gente habla de dinero mucho más que de otras cosas o de otros temas que en su momento pueden ser mucho más importantes. Esto es así, pues el dinero, además de ser una pieza clave desde el punto de vista de lo económico, es fundamental en la vida diaria y en el desarrollo de las personas, las familias y la sociedad. A partir de esta reflexión, debería ser moderado esperar que la gente y quizás en particular quienes tienen labores directivas en el ámbito empresarial, dedicaran parte de su tiempo a analizar y considerar razonablemente la planeación de las fuentes y destinos de su propio dinero a lo largo del tiempo. Pero no es así. Aunque el tema es importante, lo incomprensible, es que muchos directivos, a todo nivel, incluso aquellos con fuerte injerencia en la planeación estratégica de las empresas en las que trabajan, no se ocupan de su propia planeación financiera. Ejecutivos que dedican horas, días y meses al estudio de inversiones y a la proyección económica de sus empresas, no 56
Presupuestos
llegan a dedicarle unos minutos por día a la planeación presupuestal del futuro financiero de sus familias.
Un viejo refrán, “en casa de herrero,
cuchillo de palo”, este podría ser un posible supuesto explicativo, pero de ninguna manera una excusa. Si la misión de un directivo es dirigir la empresa con el objetivo de crear valor para los accionistas, asegurando la sustentabilidad y el crecimiento a largo plazo.
¿Cuál será la obligación en términos financieros de un padre de
familia? Planeación y Ahorro Familiar Cuando decimos que las Finanzas Personales se ocupan de nuestras propias finanzas podríamos afirmar que comprenden el análisis y planeación de las fuentes y usos personales a lo largo de los años, con el objetivo de lograr una mejora en la calidad de vida. Por calidad de vida en lo financiero – familiar, vamos a entender ausencia de deudas de incierta cancelación, ingresos suficientes, un cierto nivel de holgura financiera que permita ahorrar e invertir, protección ante la incertidumbre, etc. La Planeación financiera familiar busca asegurarnos para tener una vivienda digna y hacia futuro una buena educación a nuestros hijos, una buena cobertura de seguros, una buena cobertura médica, etc. En definitiva, es al mismo tiempo, una brújula que nos muestra nuestro norte y que nos dice si vamos en el camino correcto. Comprende decisiones tales como: la forma de financiar nuestra vivienda, la elección de un leasing o un préstamo bancario para financiar la compra de vehículo (cambiar el actual), seleccionar un bueno instrumento financiero 57
Presupuestos
para invertir los ahorros, constituir un fondo para imprevistos (crisis familiar, pérdida del empleo, un accidente, etc.). Cambios en el bienestar económico. El ser humano siempre ha sido testigo de grandes transformaciones en todos los ámbitos. En América Latina los últimos años no han sido una excepción y podríamos
decir, sin entrar en detalles, que las transformaciones en
algunos aspectos han sido más que radicales y hasta traumáticas.
Si
viviéramos en Estados Unidos o en Europa, tampoco hubiéramos quedado a salvo de los cambios, solo que probablemente estos hubieran venido dados por los avances tecnológicos, los nuevos modelos de negocios, la globalización, etc. Aunque vivamos en Estados Unidos, Bogotá o Chile, los cambios afectarán siempre, por algún motivo y de alguna forma, nuestra situación laboral, nuestro
bienestar
económico,
nuestras
expectativas
de
desarrollo
profesional, etc. Lo que hasta hace poco esperábamos para nuestro futuro se verá de alguna manera afectado. En lo económico y financiero un Gerente de Familia previsor podría preguntarse ¿Qué cosas pueden cambiar que afecten nuestra economía familiar? Diríamos que muchas cosas, por ejemplo, los precios en general y los de la vivienda en particular, el alquiler, las variaciones en la oferta de préstamos para vivienda y sus tasas de interés, la salud, las vacaciones, los colegios, los seguros y sin lugar a duda, el ahorro personal, etc.
Presupuestos
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El ser humano Vs el dinero Una lectura de aproximación al tema de el dinero y su utilidad, no debe estar relacionado solamente con conceptos de índole puramente económico, podríamos decir que el dinero tiene fuertes connotaciones sicológicas que repercuten en temas como la cultura, los valores, el carácter y la personalidad.
Es así, como la cultura de valores de cada persona, sus
ideales y creencias se convierten en elementos fundamentales para su orientación en la vida y estos elementos de alguna manera, deben ser combinados con las actitudes hacia el dinero, el ahorro, la inversión, etc. “Cada peso que gastamos es un peso que no invertimos” Supongamos una persona que le asigna una gran importancia a la vida Familiar, con seguridad preferiría trabajos o tareas menos estresantes y que demanden menos tiempo extra o en viajes. En este caso muy seguramente optará por empleos que le permitan trabajar desde la casa o le permitan flexibilidad en el horario, aunque ello implique una disminución de sus ingresos. Un caso contrario sería el de una persona que le da gran importancia al nivel social y a la imagen de riqueza y progreso, dicha persona seguramente dedicará una gran proporción de sus ingresos a la compra de bienes y servicios, lo que le permitirá aparentar opulencia y un elevado nivel económico.
Esta persona buscará posiciones de alta remuneración aún
cuando le exijan mucha dedicación y esfuerzo. Cada uno de los diversos posicionamientos de las persona, ante el dinero, tendrá además, profundas implicaciones en lo educativo y en lo familiar. No 59
Presupuestos
será extraño entonces, que un padre buscador de imagen y sus propios hijos se sientan deslumbrados, más por lo que tienen las personas, que por lo que piensan o son en realidad. Por esto es que plantearse objetivos en lo financiero, requiere en primer lugar, la consideración del conjunto de elementos que conforman nuestros fundamentos personales y familiares. Y es que en la familia aún respetando las visiones individuales de sus miembros, se va generando una visión compartida de la vida.
De las cosas y de las personas, una escala de
valores, de ideales y preferencias que terminan configurando la verdadera responsabilidad de la familia. La postura de una familia hacia el dinero y lo que con el se puede obtener, es entonces, una parte importante a considerar sobre todo teniendo en cuenta que no son pocos los casos en los cuales se producen peleas o distanciamientos por estos motivos. Llegando a este punto y con la idea de entender más la actitud propia de nuestra familia ante el dinero, los bienes, el consumo y el ahorro, en definitiva, los diversos aspectos de las finanzas personales, valdría la pena intentar responder algunas preguntas. a. ¿Tengo claro el nivel de gastos que hay en mi familia en aspectos de alimentación, aseo personal, limpieza, salud, educación, etc.? b. ¿Se como han evolucionado estos gastos, es decir, el aumento en relación con mis ingresos? c. ¿Tengo un fondo disponible para emergencias? d. ¿La forma de consumir de mi familia es moderada? e. ¿De mis ingresos tengo la costumbre de ahorrar un porcentaje? Presupuestos
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f. ¿Somos consumidores en mi familia de las marcas o antigüedad de la ropa, vehículo, vivienda ostentosa, etc.? Son muchas las preguntas que surgen alrededor de este tema, pero si en estas pocas líneas, usted ha sumado por lo menos 3 cuya respuesta es NO, no se preocupe, pero sin duda estará de acuerdo en que es el momento de empezar a pensar en este tema. Este autocuestionamiento le puede servir para mirar los hábitos de su familia en lo financiero. Elementos básicos de la Planificación Financiera Los elementos básicos de toda planificación financiera son: 1. Dónde estamos 2. Dónde queremos estar 3. El Camino para llegar de 1 a 2 El primer elemento es lo que en contabilidad se conoce como Balance General, El Inventario de lo que tenemos: dinero, propiedades, bienes diversos, etc., irá en el Activo y el detalle de todo lo que debemos, irá en el Pasivo, la diferencia será el Patrimonio Neto Familiar. El segundo elemento, es decir, donde queremos estar, hace referencia a los objetivos planeados a diversos plazos, como cambiar de apartamento, comprar o cambiar carro, financiar una Especialización, ayudar a la familia en algún imprevisto, etc. Estos objetivos se verán reflejados en un balance futuro y en flujos de fondos proyectados. En donde estamos en términos financieros, es decir, cual es el camino para llegar de 1 a 2, es la base para analizar diversos caminos que nos pueden 61
Presupuestos
llevar a donde queremos llegar a tiempo. Este camino no es más que la construcción del flujo de fondos familiares de acuerdo con nuestros planes y escenarios, de tal forma que el flujo de fondos sea bien detallado por lo menos a un plazo de dos (2) años. Actividad complementaria: - Elabore tres preguntas relacionadas con el Aspecto Humano de los Presupuestos, resuelva una. - Elabore dos conclusiones como compromiso pedagógico. PLANEACIÓN FINANCIERA ¿Cómo lograr los sueños con calidad de vida? Toda persona desea garantizar la mejor educación para sus hijos, alcanzar la independencia financiera, tener su propia empresa, disfrutar de unas vacaciones en Colombia o cualquier lugar del mundo con la familia e incluso tener una casa propia. Alcanzar el estado financiero y acumular el dinero suficiente para cumplir los objetivos de vida deseados, no son cosas de ganarse la lotería, obtener un mejor trabajo o aumentar el sueldo, la clave es: LA PLANEACIÓN FINANCIERA. ¿Cómo alcanzar la planeación financiera? Para lograr este primer objetivo, se debe partir de un análisis de la situación financiera
actual y luego, con base en los objetivos de vida, determinar
prioridades, establecer un plan de inversión y monitorearlo sistemáticamente. Este proceso se denomina Planeación Financiera. Adquirir una disciplina 62
Presupuestos
financiera y desarrollar hábitos de ahorro son claves en el logro de este objetivo. La planeación financiera da luz, dirección y significado a cada una de las decisiones financieras que se tomen a lo largo de la vida. Así mismo, permite tomar conciencia de las necesidades económicas y determinar la estrategia más adecuada para alcanzar las metas propuestas. Dicha planeación inicia con la formación y creación de capital, luego se da la etapa de crecimiento y aumento patrimonial, seguida de esta debe venir la etapa de preservación de capital y por último la de transferencia patrimonial a las nuevas generaciones.
Para esto es necesario que las personas
desarrollen hábitos de ahorro adecuado que inviertan su capital en productos y servicios financieros, que les brinden la seguridad y rentabilidad necesaria para construir un capital semilla, crecerlo, preservarlos y consolidar un patrimonio que garantice su calidad de vida, la de su familia y la de las futuras generaciones. Para el desarrollo de una planeación financiera inteligente, se deben tener entre otros los siguientes procesos: Establecer los objetivos de corto, mediano y largo plazo. Realizar un análisis integral de la situación actual Priorizar sus objetivos de inversión Conocer su perfil de riesgo
Determinar el horizonte de tiempo necesario para el cumplimiento de dichos objetivos.
Consejos prácticos para lograr la planeación financiera
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Para lograr la libertad financiera e iniciar una planificación financiera exitosa es necesario desarrollar los pasos que se describen a continuación: Paso 1: Identifique claramente sus ingresos - Liste los ingresos familiares y tenga conciencia plena de los descuentos que se le realizan en cada uno de ellos, identificando aquellos que son variables o que pueden llegar a disminuir. - Conozca los beneficios tributarios que les otorga la ley, existe dinero que usted puede poner a trabajar a su favor. - Una vez tenga claridad sobre sus ingresos y egresos, es hora de comenzar a hacerse preguntas inteligentes: necesito realmente llenar mi carro con gasolina Premium, comer menos por fuera, por qué sigo pagando esto si no lo utilizo, existen alternativas más económicas, etc. Paso 2: Tome control de sus gastos y elabore su presupuesto - Haga una lista de todos sus gastos fijos (créditos hipotecarios y de consumo, arriendo, servicios, gasolina, mercado, colegios) - Estime sus gastos variables (salidas a comer, entretenimiento, ropa, artículos para la casa, etc.) - Comience a llevar un control de sus gastos.
Elabore una lista de sus
gastos durante el año, la cual le permita tener el control de cada uno de ellos. Esta puede ser realizada en una agenda personal o si lo prefiere cree un documento especial en Excel. Presupuestos
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- Al final de cada mes dedique unos minutos (los que usted estime convenientes), a examinar la lista de sus gastos. Paso 3: Disminuya a su nivel de endeudamiento. - Haga un uso eficiente de sus tarjetas de crédito. Las tarjetas de crédito pueden ser útiles para sus emergencias y viajes. El uso ineficiente de esto, lo puede hacer caer en el riesgo de gastar más de lo que tiene y perder el control de sus finanzas. - Identifique las tasas de interés que está pagando por sus tarjetas, comience a eliminar aquellas tarjetas con más interés y así sucesivamente. Paso 4: Cree la Disciplina del AHORRO - Cree un fondo de emergencia por el equivalente a 6 meses de ingresos. Este es el único fondo del cual usted debe retirar el dinero cuando se le presente una emergencia. Un buen instrumento para guardar este dinero es un fondo común ordinario. - En la medida que se haya ido liberando de sus deudas, destine este mismo dinero para AHORRO - Cree un rubro en su presupuesto con el nombre de AHORRO, en lo posible no debe ser inferior al 10% de sus ingresos. Paso 5: Asesórese bien - No cualquier persona puede asesorarlo. Busque un asesor financiero que tenga el conocimiento del entorno local y global. Es la forma de conocer al máximo las oportunidades que le ofrece el mercado y de estructurar un plan que le permita alcanzar sus propósitos financieros. Presupuestos
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- Haga un acuerdo de trabajo con su asesor donde queden delimitadas las responsabilidades de cada uno, lo que quieren lograr juntos, en el tiempo que le dedicarán a su plan y la periodicidad con que lo revisarán. - Una vez alcanzados estos 5 primeros pasos, la persona puede estar segura de que ha logrado una disciplina de AHORRO la cual debe continuar su camino hacia la libertad financiera. ¿A dónde quiero llegar? Una vez adquiera la disciplina del AHORRO es importante comenzar a hacerse la siguiente pregunta, ¿Qué quiero de mi plan financiero?, para ello debe: - Hacer una lista de sus objetivos financieros, divídalos
entre corto (1-3
años), mediano (3 – 5 años) y largo plazo (más de 5 años) - Identifique el costo de cada uno de estos objetivos, asígneles prioridades e identifique cuánto debería ahorrar mensualmente para alcanzarlos y bajo que instrumentos los realizará. Asegure la educación de sus hijos. Uno de los objetivos de AHORRO, debe ser la educación de sus hijos. Dependiendo de sus ingresos, destine un AHORRO mensual para la educación de ellos.
Recuerde que en el mercado existen excelentes
alternativas que le permiten desde ya la educación. Su retiro, su independencia, su jubilación
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Para algunos tiempo de descanso, para otros una segunda etapa de su vida. En cualquiera de los casos su retiro debe ser planeado con anticipación. Inicie desde ya. 2.4. Características de un Sistema Presupuestal El presupuesto es una herramienta utilizada tanto en la Planeación como para el Control.
Al comienzo del período, el presupuesto
es un plan o
patrón, al final del período sirve como un mecanismo de control para ayudar a la administración a medir lo ejecutado del plan, de tal forma que el futuro desempeño se puede mejorar. Si el presupuesto es una herramienta de planeación, es fundamental que conozcamos sus características, para comprender todas las funciones que permiten alcanzar sus objetivos. Las características son: 1. De formulación 1.1 Adaptación a la entidad 1.2 Planeación, Coordinación y Control de funciones. 2. De presentación 2.1 Acorde con las normas económicas y contabilidad 3. De aplicación 3.1 Situación dada por las características de mercado, por lo tanto, es preciso aplicarlos con elasticidad y criterio. Presupuestos
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Actividad complementaria: Consultar dichas características y socializar con el grupo. ¿Qué debe caracterizar un buen presupuesto? Un buen presupuesto se caracteriza: Por unos objetivos generales de largo plazo, unas metas específicas de corto plazo, un plan financiero de largo plazo elaborado en forma general, un plan financiero de corto plazo presentado
en
forma
discriminada
y un
proceso
de
seguimiento
permanente y continuo. Conclusiones. El propósito de la planificación es anticipar el futuro que se requiere construir, a través de la definición de sueños realizables.
Esto resulta importante
porque fija objetivos más factibles y estables que sirven de foco a la planificación del corto, mediano y largo plazo, en especial para períodos de largo plazo (15 a 20 años) La planificación de largo plazo es importante porque vivimos en un mundo cada ve más globalizado e interdependiente, con un grado de incertidumbre constante, con ciclos de desarrollo científico y tecnológico más cortos y veloces, los cuales hacen que las empresas u organizaciones que no dispongan de un direccionamiento estratégico estén al vaivén de los acontecimientos cotidianos . Aunque los cambios de las administraciones o gerencias se producen de acuerdo con los resultados, se hace mucho más importante la necesidad de mantener definido el rumbo, para lograr los resultados esperados por las Presupuestos
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empresas, con el fin de consolidar la visión de futuro acordada a fijar los objetivos. Por lo tanto, construir un proceso de planeación en la exploración de alternativas de futuro, hace que podamos llegar a construir estrategias para interrelacionar dimensiones ambientales, económicas, tecnológicas, sociales y culturales, en un contexto empresarial sea público o privado, de lo que se trata es de lograr y ofrecer mejores oportunidades de bienestar y desarrollo. Así las cosas, podemos afirmar que la planificación es un proceso integral que articula diferentes políticas, públicas o privadas, el cual permite alcanzar sostenibilidad, competitividad, equidad y crecimiento en un mundo cada vez más exigente. 2.5 Taller. Cuestionario de evaluación 1- Un diagnostico organizacional, nos permite visualizar los componentes de análisis de planeación (P) en la organización (O), luego, teniendo en cuenta los objetivos, las finalidades, valores y tareas, presente como actividad en su PPD: 1.1 ¿Cuál es la finalidad de la existencia de la P en la O? 1.2 ¿Qué tareas cumple la P en la O? 1.3 ¿Qué valores guían a la P en la O? 1.4 ¿Por qué existe la P en la O? 1.5 ¿Existen estrategias de futuro para la P en las O? 1.6 ¿Son
coherentes
las
funciones
de
P
en
las
otras
funciones
administrativas?
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2- El proceso administrativo ordena sus actividades y funciones en estáticas __________________,
__________________,
_______________
y
dinámicas __________________, ______________, ______________. 3 – En la Hoja de trabajo que aparece a continuación, se presentan 15 conceptos financieros, se requiere que usted ordene dichos conceptos en la casilla de “Orden asignado”, justificando su prioridad u orden. HOJA DE TRABAJO Conceptos Financieros 1- Consumo y Costo de materiales 2- Análisis de caja 3- Producción 4- CIF 5- Gastos de Ventas, Admón., generales, etc. 6- M. de O. 7- Uso de Materiales 8- Compras de materiales 9- Inv. de productos Terminados 10-Ventas 11-Inv. de materia prima 12-Costos de producción o de fabricación 13-Ganancias y Pérdidas 14-Balance General 15-Origen y Aplicación de Fondos
Orden asignado 12345678910 11 12 13 14 15 -
4- __________________ es conocer por anticipado las necesidades para evaluar y ejecutar un presupuesto. 5- _________________ se refiere a las metas que deben alcanzarse, mientras que la _______________ hace referencia a la manera de obtenerlas.
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6- Para medir el desempeño de una actividad presupuestal es necesario _______________, ______________ e _______________ . 7- La materialización de un presupuesto, se logra por medio de la ________________ y el _______________. 8- Una empresa _______________ transforma materias primas en productos terminados,
mientras
una
empresa
__________________
vende
su
inventario sin alterar la forma en que lo adquirió. 9- Sin presupuesto las decisiones gerenciales son subjetivas Verdadero ( ) Falso ( ) y ¿Por qué? 10- Sin planes ni presupuesto las organizaciones tienen problemas para practicar el control. Verdadero ( ) Falso ( ) y ¿Por qué? 11- La Planeación y el Presupuesto tienen mayor trascendencia en ambientes económicos llenos de incertidumbre. Verdadero (
) Falso ( ) y ¿Por qué?
12 – La EMPRESA COMERCIAL SA., produce y comercializa varios productos, los cuales para cumplirle a sus clientes, le exigen manejar altos costos primos y alta publicidad. La Junta Directiva en su última reunión, dejó constancia de su preocupación, debido a la disminución de sus utilidades ocasionadas por los problemas económicos como la devaluación, la inflación y la acelerada caída del US$, etc. Presupuestos
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La empresa viene trabajando bajo los conceptos tradicionales de administración, sin renovar sus esquemas y como si fuera poco no se tiene un modelo de planeación, pues según el gerente no es necesario. Para aliviar la problemática financiera de la empresa, se plantean algunas alternativas: a. Control más estricto en el desempeño del personal. b. Despido del personal no vinculado a la labor mercantil y ampliación de la plantilla de vendedores. c. Reconocimiento de mayores comisiones a los Asesores Comerciales. Ante esta situación se solicita: 1. Que usted evalúe la situación de la gerencia. 2. Que diseñe un modelo de planeación como alternativa de solución, para incrementar las ventas. 3. Que presente un plan general, a corto plazo, en aras de abrir nuevos mercados. 13- La Compañía Alborada planea vender 9.200 artículos a $100 c/u, al por mayor. La información de la empresa muestra 500 artículos con un costo de $80 cada uno. La producción planeada es de 18.000 artículos y para ello debe incurrir en los siguientes costos estimados: MD $22.500, MOD $19.800 y CIF 40% del Costo Primo. La Compañía emplea el método PEPS para valorar sus inventarios. Los gastos de venta por lo general ascienden al 15% de las ventas y se espera 72
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que los Gastos de Administración se incrementen en un 20% respecto a los registrados del año anterior los cuales ascendieron a $112.000. Con dicha información se requiere: a. Estado de Costo de Producción y Ventas presupuestado b. Estado de Ingresos y Gastos proyectado c. ¿Qué clase de presupuesto es? Información adicional: Una de las fórmulas para calcular el Inv. Final de PT es Inv. Final de PT = Producción disponible (Pd) x Costo de Producción Unitario (Cpu) Pd = Inv. Inicial de PT + Producción Programada – Ventas Planeadas Cpu = Costo de Producción (Cp) ÷ Producción Programada (Pp) 14. La información que se presenta a continuación para la Cía. Altagracia S.A. corresponde a dos actividades A y B, las cuales se encuentran en proceso. COSTOS MD MOD CIF
Actividad A $ 8.650 5.350 30% del costo primo
Actividad B $ 9.860 3.780 20% del costo primo
Para terminar el proceso, se requiere de los siguientes costos adicionales: MD
$ 21.400 distribuidos así: Actividad A 55% y Actividad B 45%
MOD $ 3.225 para la A y para la B el 20% del costo de conversión. CIF 70% del costo primo en A y 80% del costo de conversión en B. Presupuestos
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Los precios de venta unitarios, definidos para cada actividad son para A $130 y para B $ 80. a. Si el costo total unitario para cada actividad es de $100, calcular la producción terminada en cada trabajo. b. Cuál es la utilidad para cada actividad 15- Definir objetivos, políticas, estrategias y programas. 16- Con un ejemplo ilustre un caso de efecto planeado (favorable o desfavorable),
como
consecuencia
de
las
perspectivas
futuras.
Preferiblemente ilustre un caso real, puede ser empresa privada o pública. 17- El objetivo financiero de toda empresa es maximizar las utilidades. ¿Está de acuerdo con esta afirmación? 18- Enuncie y explique brevemente dos elementos que en las actuales condiciones de la vida del país,
debe tener en cuenta el administrador
financiero en la toma de decisiones. 19- Consulte y comente los comportamientos económicos relacionados con el Dólar en la Bolsa de Valores. Establezca sus consecuencias (favorables o desfavorables), en relación con los presupuestos y la planeación. 20- ¿Qué dificultad o dificultades encontró en la realización de los ejercicios?. Por favor escríbalas en su PPD y socialice con el grupo.
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3. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS
3.1. Reseña Histórica Con el surgimiento de la administración uno de los criterios que aparece es la imposición de la voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio, desde luego, que esto trajo consigo sus inconvenientes, pues ello implicó el establecimiento de normas basadas en los caprichos y particularidades de las experiencias personales y familiares. No obstante, los negocios manejados por una sola persona únicamente pueden tener resultados razonablemente positivos, mientras las actividades que se tienen que controlar no sean numerosas. Conforme las empresas crecen, se hace necesario delegar funciones y responsabilidades, de tal forma que el control de las operaciones, se efectúe a través de un orden administrativo establecido y no sujeto al libre manejo de quien administra. Es preciso entender entonces que los problemas administrativos pueden ser tratados siguiendo las normas administrativas en vez de ser resueltos arbitrariamente, pero al precisar sus principios y establecer un orden científico en sus postulados, es importante comprender como se delega y a quien se delega las responsabilidades, vale decir proponer manejos por áreas y niveles. La historia y el acontecer empresarial y familiar, nos dicen que cualquier persona natural o jurídica es sujeta de presupuesto, porque siempre de alguna manera han tratado de anticiparse al futuro, previendo lo que puede Presupuestos
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suceder, ideando mecanismo o analizando estrategias para enfrentar circunstancias inciertas. Es por ello, que la voluntad en la implantación del presupuesto por parte de directivos y su respaldo, es indispensable para una buena realización y desarrollo, dándole al presupuesto un uso no solamente informativo, sino que lo convierte en un plan de acción operativo y de patrón, al compararlo con lo ejecutado. Así las cosas, el presupuesto debe tener, cuando menos, las siguientes características primordiales o requisitos: • Conocimiento de la entidad: Es la base para hacer el presupuesto con adecuación. • Planificación General previa: En la cual se integran las políticas y objetivos futuros, generales a gran nivel. • Formación de programas: En donde el detalle y análisis conviertan los objetivos generales en planes de operación. • Cuantificación: En términos monetarios o en unidades de valor reconocido, de los planes operativos. • Control: Verificar que los planes presupuestados se cumplan o se superen. Se debe analizar las variaciones o desviaciones, determinar las causas y sus posibles rectificaciones y ajustes a tiempo. • Respaldo directivo: Su concepto sobre cual debería ser el respaldo directivo como característica presupuestal.
3.2. Ventajas y limitaciones de los presupuestos Ventajas Determina la disponibilidad de recursos Selecciona las decisiones de mayores beneficios Presupuestos
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Aplica los estándares en la determinación del presupuesto (materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación) y se pondera el valor de actividades Limitaciones Por ser estimados, sus datos estarán sujetos al juicio o a la experiencia de quienes los determinan. No son hechos reales Deben adaptarse continuamente para ajustarlos a los cambios que se presentan normalmente. Su ejecución no ocurre automáticamente. No reemplaza ni reemplazará a la Gerencia Analizar, ampliar y socializar en el grupo, las ventajas y limitaciones de los presupuestos.
3.3. Clasificación de los presupuestos 3.3.1. Según la flexibilidad - Rígidos, estáticos, fijos o asignados - Flexibles o variables 3.3.2. Según el período que cubran - A corto plazo - A largo Plazo 3.3.3. Según el campo de aplicación en la empresa - De operación o económicos - Financieros (Tesorería y Capital) Presupuestos
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3.3.4 Según el sector en el cual se utilicen - Público - Privado Analizar, explicar y socializar cada una de ellas.
3.4 Principios de los presupuestos ¿Qué son los principios presupuestales? Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de orientación para su formulación, elaboración, aprobación y ejecución. En este sentido, podemos afirmar que el presupuesto es la base sobre la cual se fundamentan: la administración por objetivos, la planeación estratégica y la gerencia participativa.
En consecuencia, los principios no
son simples requisitos, sino pautas determinadas que orientan la elaboración del presupuesto. Dichos principios son: planificación, coordinación, continuidad, coherencia, eficiencia. Actividad complementaria: consulte, analice, defina y explique cada uno de los principios presupuestales.
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3.5. Taller. Cuestionario de Evaluación 1- ¿Por qué el control al presupuesto, es una fase importante de la contabilidad de Costos? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 2- ¿Cómo pueden algunas empresas realizar sus operaciones o actividades sin un presupuesto? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 3- El presupuesto de fabricación tiene que ser preparado de acuerdo con sus elementos MD, MOD, CIF. En relación con esto indique: a) ¿Qué factores tienen que ser considerados al preparar un presupuesto de MD? b) ¿Cómo puede un fabricante usar el presupuesto de MOD? c) ¿Qué quiere decirse con el presupuesto flexible de CIF? a) b) c)
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4- El presupuesto fijo (recuerda que es un presupuesto fijo), no puede ser usado para medir los resultados reales del período.
Explique esta
afirmación. 5- Si una empresa desea establecer un presupuesto flexible para el departamento de producción.
Como determinaría usted los valores del
presupuesto para: la MOI, actividades repetidas, supervisión, suministros de fábrica. MOI Actividades repetidas Supervisión Suministros de fábrica 6- El presupuesto de producción de una empresa, está basado en una producción real prevista de 500 unidades por semana de cinco días. Al finalizar seis meses, la producción promedio es de 400 unidades por semana, aunque las partidas reales en el informe mostraban un aumento sobre
las
partidas
correspondientes
del
presupuesto.
¿Qué
pasos
recomendaría usted que se dieran y por qué? 7- Los gastos causados durante la producción, distintos de los MD y de la MOD, se denominan gastos de fábrica _______________, los que se cargan a la producción con base en estimativo se denominan gastos de fábrica _____________ . 8- La diferencia entre los CIF reales y los presupuestados para un nivel de operación se denominan variación en el __________________.
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9- Los gastos por unidad de la parte ___________ de los CIF varía de acuerdo con el volumen de producción, mientras que la parte _________ permanece estable con el volumen de producción. 10- Los materiales no pueden ponerse en proceso: a) Al comienzo de una operación
b) Continuamente
c) Al final de una operación
d) En el departamento de embarque
11- ¿Por qué se dice que los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 12- ¿En que consiste la toma de decisiones administrativas desde la función presupuestal? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ 13- Un presupuesto financiero consta de: _____________________________________________________________ 14- Según su criterio, ¿Cuáles son algunos factores que afectan las ventas? _____________________________________________________________ 15- Un Comité de presupuesto desarrolla entre otras la labor de control, por lo tanto, cuando hay variaciones, estas se determinan comparando: a) Lo ejecutado con lo histórico b) Lo real con lo estimado Presupuestos
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c) Lo presupuestado con lo planeado d) Lo Histórico con el resultado 16- ¿Qué dificultad o dificultades encontró en la realización del cuestionario? Por favor, escríbalas en su PPD. Socialice con el grupo.
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4. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS Hablar de metodología para la elaboración de los presupuestos, es referirnos a la coordinación de las actividades de toda organización, por medio de un plan, cuyas partes forman un conjunto coherente, en el que los errores de cualquier dependencia afectarán el logro de los objetivos propuestos. Podemos afirmar, que la metodología tiene como reflejo el conjunto de presupuestos parciales a cada una de las diferentes actividades de una empresa. Es por ello, que trataremos el aspecto teórico para la elaboración de los presupuestos así como las fases y objetivos del proceso administrativo, del que se valen las empresas para proyectar, estimar, dirigir y controlar todas sus operaciones. Lo anterior, se logra a través de la comparación ordenada del conjunto de previsiones establecidas para cada centro de costos o departamentos, con los datos históricos que refleja la contabilidad durante el mismo período.
4.1. Etapas en la elaboración de un presupuesto. Todo estudio sistemático requiere de un orden para su desarrollo. Respecto a las etapas a seguir para la elaboración de un presupuesto, tenemos:
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4.1.1 Fases del proceso administrativo y objetivos del presupuesto FASES PROCESO ADMINISTRATIVO PREVISIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO Tener por anticipado todo lo conveniente para la planeación, elaboración y ejecución Planificación unificada de las posibles acciones de acuerdo con los objetivos propuestos Adecuada, precisa y funcional estructura de la organización para llevar el presupuesto. Entre todas las áreas para que se cumplan los objetivos presupuestales Políticas a seguir, decisiones y visión empresarial, así como el adecuado y correcto manejo para gerenciar Comparación a tiempo de los presupuestos con los resultados, efectuando oportunamente los análisis para hacer las correcciones del caso.
4.1.2. Etapas a seguir en todo programa presupuestal 4.1.2.1
Análisis interno y externo de la empresa
Es la actividad que permite efectuar un diagnóstico de la empresa sobre las variables internas y externas, controlables y no controlables que pueden afectar el desarrollo operacional y normal de la entidad. También incluye un análisis de las limitaciones que tiene toda organización. 4.1.2.2. Plan Administrativo 4.1.2.2.1 Objetivos Generales: Es la filosofía de la organización y sirve para desarrollar suficiencia y respeto por una entidad ante el personal, los dueños, los clientes, la competencia y el público en general. 4.1.2.2.2 Metas específicas: Definen los fundamentos que nos llevan a detallar los objetivos generales, de tal forma que se puedan especificar para Presupuestos
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convertirlos en metas definidas y medibles para la empresa y para cada área determinada. Por ejemplo, un objetivo es maximizar utilidades y una meta especifica lograr el 15% de utilidad neta sobre las ventas esperadas para el próximo período. 4.1.2.2.3. Estrategias a seguir: buscar mejores alternativas para alcanzar los objetivos generales y las metas específicas. En general, representan el plan de acción a seguir y el como hacer las cosas las cuales se deben concentrar en áreas críticas, tales como: resultados financieros, manejo de ventas, control de calidad, productividad, capital humano, recursos económicos, clientes, etc. 4.1.2.2.4 Pautas: Es la comunicación de las diferentes directrices que se espera llevar a cabo y la expectativa de lo que se va a hacer. Conjuntamente con las estrategias se desarrolla el plan de acción para lograr los objetivos y metas. 4.1.2.3. Plan Financiero: Hace referencia a la formulación, evaluación y preparación de proyectos en un plan económico de corto y largo plazo, mediante: 4.1.2.3.1. Formulación y Evaluación de Proyectos: Todo proyecto cubre períodos de tiempo variables, cada proyecto tiene su dimensión de tiempo, diferente a otros proyectos. Los proyectos se refieren a actividades que pueden ser identificadas por separado por quien planea, por ejemplo el ensanche de la planta, nuevos productos, construir un nuevo edificio, ampliación tecnológica, etc. Presupuestos
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4.1.2.3.2. Presupuesto de Corto plazo: Es la cuantificación de objetivos y metas con estrategias y premisas establecidas, en la cual deben intervenir todos los ejecutivos encargados de centros de responsabilidad. Este plan, normalmente se conoce con el nombre de presupuesto anual o presupuesto de operaciones.
Está compuesto por los presupuestos de:
ventas,
producción, MD, compras, inventarios, MOD, CIF, Inventario de producto terminado, gastos de ventas (distribución y promoción), gastos de administración, estado de ingresos y gastos proyectado, flujo de caja proyectado y balance general proyectado. 4.1.2.3.3. Presupuesto a Largo plazo: Al igual que el plan de corto plazo, este debe ser elaborado con las mismas premisas de planeación y con los responsables de cada área. No se elabora tan detallado, pero si se proyecta teniendo en cuenta: Plan de utilidades, estado de ingresos, proyección flujo de caja, proyección ventas, necesidades de materiales, mano de obra, CIF, gastos de administración y ventas, investigación, necesidades de capital, nuevos mercados, etc. Todo a largo plazo. 4.1.2.4. Seguimiento y Control 4.1.2.4.1 Análisis suplementarios: Se refiere al desarrollo y análisis de modelos económicos de planeación, costo – volumen – utilidad o punto de equilibrio, presupuestos variables y retorno de inversión – TIR, entre otros, que sirven de complemento a los planes financieros. 4.1.2.4.2. Ejecución de los Planes: En esta etapa entra en juego la función administrativa, encargada de dirigir la realización de objetivos, metas, estrategias, premisas y políticas de tal forma que estas sean apreciadas y comprendidas por la organización. Presupuestos
88
4.1.2.4.3. Informes periódicos: Su finalidad es analizar y cuantificar los resultados obtenidos por cada centro de responsabilidad con sus resultados presupuestados, lo cual permite examinar las variaciones que se presentaron
y
ajustar
las
responsabilidades
a
cada
centro
de
responsabilidad. 4.1.2.4.4. Seguimiento: Es una fase fundamental del control en el proceso de la presupuestación, por lo tanto, es importante distinguir entre causa y efecto.
Los efectos son variaciones que se presentan entre lo real y lo
presupuestado y la causa es la identificación de responsabilidad de cada jefe o directos de área. El seguimiento debe ser diseñado para determinar la eficacia de las acciones correctivas para el mejoramiento de los presupuestos futuros.
4.2. Definición de Misión Es la razón de ser de toda organización sea pública o privada.
Su
formulación es una declaración de conceptos y actitudes, más que de detalles específicos.
El propósito de definir la misión es proporcionar
motivación, dirección general, imagen y una filosofía que sirva de guía para la organización. Es también una declaración duradera de objetivos que distinguen a una institución de otras similares, es el credo, el propósito, la filosofía, los principios y las creencias de una organización. En general, la definición de misión debe tener entre otras las siguientes consideraciones:
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- Señalar que es la organización y lo que aspira a ser, mostrando una visión de largo plazo en términos de que quiere y a quien debe servir la organización. - Ser suficientemente específica para excluir algunas actividades y suficientemente amplia para permitir el desarrollo creativo. - Ser un elemento de distinción de la organización frente a las demás. - Sirve de base para evaluar las actividades actuales y futuras de la organización. - Se deben describir los valores de la entidad. Adicionalmente, para la formulación de la misión es importante tener en cuenta: 1. Los clientes 2. Los productos o servicios 3. Los mercados 4. La tecnología 5. Filosofía 6. La Imagen 7. Responsabilidad Social Actividad complementaria: El estudiante debe socializar con el grupo la actividad realizada en la Unidad Numero 2 Planeación Estratégica, relacionada con la MISIÓN.
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4.3. Fijación de objetivos y estrategias La fijación de objetivos y estrategias empresariales representan el punto básico de la toma de decisiones durante el proceso de planeación.
Los
objetivos de una entidad son generales y de largo plazo. Los objetivos generales deben ser enfocados con mucha claridad, primordialmente cuando se detalla el período de tiempo para alcanzarlos, para ello, debemos tener muy claro que nos referimos a cifras cuantitativas y a decisiones administrativas de responsabilidad, asignadas a todas las áreas de la organización. Su orientación debe estar sintonizada con la misión, de tal forma, que el objetivo fundamental permita obtener la máxima eficiencia en los diferentes procesos de la administración, tener satisfechos a los clientes con el producto o servicio que se presta, obtener el máximo desarrollo de las personas que trabajan en la organización y maximizar el valor de la empresa en el mercado. ¿Recuerda el concepto de presupuesto maestro? De acuerdo con lo anterior, se puede afirmar que los objetivos y metas radican básicamente en el desarrollo de unas estrategias las cuales nos especifican ¿Cómo hacer las cosas?, para alcanzar los objetivos y metas. El detalle de la planeación se presenta cuando la administración materializa los
objetivos
al
desarrollar
uno
o
más
planes
financieros
por
responsabilidades, los cuales están estructurados y cuantificados en los presupuestos. Un ejemplo de estrategias puede ser la estandarización de productos o servicios, la distribución adecuada de productos (presentación, calidad, oportunidad) determinación de necesidades y contar con una adecuada Presupuestos
91
evaluación de proyectos de inversión (títulos valores o activos fijos, ventas tributarias, etc.). 4.4. Fijación de metas y políticas. En cuanto a la fijación de metas y políticas hemos hecho referencia directa o indirectamente, pero para complementar y comprender las políticas nos describiremos las siguientes áreas: - Producción: debemos tener políticas claras en el manejo de inventarios: de materiales, de suministros, de compras, de productos en proceso y de productos terminados. - Ventas: debemos tener políticas claras: de precios, medios publicitarios, formas de ventas, canales de distribución, investigación de mercados, etc. - Personal: se deben tener políticas muy claras sobre el proceso administrativo de personal. - Finanzas: El estudiante debe consultar y socializar en forma concreta y precisa el concepto de finanzas.
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4.5. Taller. 1- El presupuesto de ventas para los cinco primeros meses de 2010, de la Cía. Casi, se da para una línea particular de producto Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Presupuesto de ventas en unidades 12.000 15.000 11.500 10.000 9.500
El Inv. de PT al final de cada mes debe ser igual al 305 de las ventas estimadas para el próximo mes. En enero 1º hubo disponibles 3.000 unidades del producto. No existe trabajo en proceso al final de cualquier mes. Cada unidad de producto requiere dos tipos de materiales en las siguientes cantidades: Material A: 4 unidades y Material B: 5 unidades. Los materiales son iguales a la mitad de los requisitos del próximo mes y deben estar al final de cada mes. Este requisito se cumplió al 1º de enero de 2010. Con dicha información se requiere: a) Presupuesto de producción para el primer trimestre y el mes de abril de 2010. b) Presupuesto de uso de materiales directos y de compras para el primer trimestre de 2010 2- La empres & tiene las siguientes necesidades de MOD para la producción de una maquina: MOD Tiempo requerido por unidades Maquinado 6 Ensamble 10
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Tasa por Hora requerida 10 8
93
Las ventas pronosticadas para junio, julio, agosto y septiembre son: 6.000, 5.000, 8.000 y 7.000 unidades, respectivamente. El inventario estimado en junio 1º del conjunto de maquinas fue de 1.500. El inventario deseado cada mes es la mitad de las ventas pronosticadas para el siguiente mes. Preparar: a) Presupuesto de producción para los meses de junio, julio y agosto b) Presupuesto de MOD para los meses de junio, julio y agosto y para cada tipo de mano de obra directa 3- En el comité de presupuesto de la Empresa ©, se aprobó preparar el presupuesto de ventas y los ingresos de caja esperados, para el año terminado el 31 de diciembre de 2010, en sus respectivos formatos. La característica de la Empresa, es presupuesto anual con ejecución trimestral y para ello le suministra la siguiente información: Las ventas esperadas, en unidades, por trimestre son 10= 800, 2= 700, 3= 900 y 4= 800. Las ventas totales $ 64.000, $ 56.000, $ 72.000 y $ 64.000. Las cuentas por cobrar proyectadas a diciembre 31 de 2009 son $ 150.000 y su recaudo se programa para el primer trimestre de 2010, en un 6.5%. El 70% de las ventas de un trimestre se recauda en el respectivo trimestre de la venta y un 28% se recauda en el trimestre siguiente. El 2% restante es incobrable. 4- La información de producción y materiales requeridos para los productos A y B e inventario, pertenecen a Industrias ®: CONCEPTO Producción (unidades) Materiales Æ Ð Presupuestos
PRODUCTO A 2.000
PRODUCTO B 3.000
3.0 4.0
1.0 6.5 94
P R E S Inv. de Materiales U P Æ U Ð E S T Calcular: O
a) Número de productos A y
b) Costo de c) Número de d) Costo de
O P E R A T I V
Inicial 3.000 4.000
Final 3.000 5.500
Precio / unidad $ 1.8 $ 1.5
unidades de material necesario para fabricar los B materiales para producción unidades de material a comprar materiales comprados
O
PRESUPUESTO DE INGRESOS
PRESUPUESTO DE COSTOS DE OPERACIÓN Presupuestos
95
P R E S U P U E S T O
PERSONALES
GENERALES
PRESUPUESTO DE COSTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
PRESUPUESTO DE COSTOS DE INVESTIGACIÓN Y MARKETING
PRESUPUESTO DEL COSTO ADMINISTRATIVO
M A E S T R O
P R E S U P U E S T O F I N A N C I E R O
Presupuestos
PRESUPUESTO DEL COSTO DE FINANCIACIÓN
PROYECCIÓN ESTADO DE RESULTADOS
BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO
FLUJO DE CAJA
PRESUPUESTO PARA INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO
96
Presupuestos
97
5. PRESUPUESTOS OPERACIONALES Los fundamentos teóricos y prácticos de los presupuestos, como herramienta de planificación y control tuvieron su origen en el sector gubernamental del siglo XVIII. En esta época se le presentaron al parlamento británico los planes de gastos y se daban pautas sobre su posible ejecución y control. Debido a su naturaleza, el área de presupuesto está relacionada en las empresas con las finanzas, la administración de personal, la mercadotecnia o la producción. Es decir, como se dijo en el marco de la planeación estratégica, cuando nos preguntamos ¿por qué es integrador?. Ahora bien, para referirnos a un verdadero plan presupuestal, debemos tener muy claro lo que significan los presupuestos operacionales y sobre que bases se deben proyectar. De hecho, los presupuestos operacionales también llamado económico, reflejan los resultados de las decisiones de operación, incluye el presupuesto de todas las actividades del periodo siguiente y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas proyectado. Dentro de ellos se incluyen: Ventas – Producción- Compras – Uso de materiales – MOD y Gastos operacionales. Actividad complementaria: A partir de las ventajas y limitaciones de los presupuestos, analice y socialice cada concepto de ellos. Si el presupuesto tiene limitaciones que deben ser consideradas tanto al momento de su elaboración como durante su ejecución, ¿en cuáles limitaciones Presupuestos
sustentaría la necesidad de recurrir a expertos o asesores 98
financieros?, o por el contrario, siendo usted el encargado del manejo presupuestal, ¿cómo reaccionaría al escuchar que las limitaciones no existen? SECUENCIA DE LOS PRESUPUESTOS OPERACIONALES
PRESUPUESTO DE
PRESUPUESTO DE
VENTAS
PRODUCCIÓN PRESUPUESTOS DE
REQUISICIONES DE MATERIA PRIMA MANO DE OBRA COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN GASTOS DE VENTAS GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
ESTADOS FINANCIEROS ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO
Presupuestos
BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO
ORIGEN Y APLICACIÓN PRESUPUESTADO
99
En síntesis el presupuesto anual está integrado básicamente por dos áreas que son: a. El Presupuesto de Operación b. El Presupuesto Financiero Los
presupuestos
de
una
organización,
empresa
o
negocio,
fundamentalmente son tres: 1- Estado de Ingresos y Gastos, por el ejercicio presupuestado. Concentra los resultados de los costos de producción y/o el estado de costo de productos manufacturados y vendidos. 2- Balance general presupuestado 3- Estado predeterminado del origen y aplicación de fondos. Digamos en términos generales que un presupuesto financiero consta de un presupuesto de caja y un balance general presupuestado 5.1 De Ingresos El presupuesto de ventas es el punto de partida para preparar el presupuesto maestro, ya que el volumen de ventas estimado influye directamente en todos los otros elementos que aparecen a lo largo del Presupuesto maestro. El Presupuesto de Ventas, ordinariamente indica la cantidad esperada de cada producto a Vender durante un período.
Presupuestos
100
Hoy del pronóstico de ventas dependen todas las fases del plan de utilidades. El hecho de pronosticar las ventas es una tarea que implica mucha incertidumbre. De hecho, existen multitud de factores que afectan las ventas, como: las políticas de precio, el grado de competencia, la actitud de los compradores, los nuevos productos, las condiciones económicas, etc. Sin embargo, muchas organizaciones, empresas o entidades grandes han desarrollado técnicas muy refinadas para efectuar sus pronósticos hasta el punto de poder lograr, regularmente una realización de ventas del 97% o 98%. Las apreciaciones referidas a ventas, se verifican con estudios cuidadosos de mercados. Actualmente y con motivo de las técnicas científicas aplicadas por la administración, han desaparecido los aspectos aleatorios y de especulaciones con los resultados. Es por ello, que para poder determinar el presupuesto de ventas, se encuentran diversos procedimientos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas de un período. Por lo general, el presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos, luego lo primero que se hace es cuantificar las ventas en unidades y valores por cada tipo o línea de producto, artículo o servicio, esto hace que su evaluación se realice con los precios del mercado, los cuales se rigen por la oferta y la demanda o por el precio de venta unitario, determinando así el monto de las ventas en valores monetarios. V = Ventas P = Precio
V=PxQ
Q = Cantidades Presupuestos
101
Observemos una plantilla o formato del presupuesto de ventas PRESUPUESTO DE VENTAS Productos A B
P Precio $ 100 85
Q Cantidades 500 2.500
Ventas Totales Estimadas $ 50.000 212.500
Ahora bien, partiendo del concepto de la planeación como herramienta de control presupuestal, es necesario recordar algunas de las bases para una buena fundamentación. 1- Dedicación y compromiso administrativo: se refiere a la necesidad de que la alta gerencia se comprometa, esté de acuerdo y apoye completa y competentemente un plan presupuestal. Es decir, para tener éxito en un plan presupuestal, este debe tener el apoyo completo de todos y cada uno de los miembros que maneja la empresa. 2- Estructura Organizacional: se debe contar con una estructura firme y una clara designación de autoridad y responsabilidad. Para el logro de esto se debe subdividir la empresa por centros de responsabilidad: Centro de costos: Departamentos de contabilidad, tesorería, publicidad, relaciones industriales, su importancia radica en la responsabilidad de los costos controlables por área, etc. Centro de Utilidad: departamento de ventas, su importancia radica en la cifra de utilidades.
Presupuestos
102
Centro de inversión: departamentos de producción, su importancia radica en el retorno sobre la inversión. 3- Comunicación Total: la administración debe comunicar todas las metas y objetivos para alcanzar siempre el logro de ellos. 4- Expectativas realistas: el estudiante debe analizar esta expectativa y de acuerdo a los conceptos adquiridos socializar su criterio. 5- Aplicación flexible: todo presupuesto es algo que no debe dominar la empresa o el negocio, no es una camisa de fuerza y debe siempre existir una flexibilidad en su aplicación, ya que siempre existirán situaciones que pueden ser imprevisibles. 6- Seguimiento: acción de mantener un control constante en el logro de las metas. EJERCICIO Prepare un presupuesto de ventas y un presupuesto de producción para el mes de diciembre de 2009: Inventario Estimado (Unidades) 14.350, Inventario deseado (unidades) 6.250, volumen de ventas esperado (unidades) 25.000, precio de venta unitario $500. Presupuesto de Ventas o Ventas Totales (VT) VT= Precio de Venta unitario x ventas esperadas (unidades) VT = $500 x 25.000 VT = $12.500.000 Presupuestos
103
Presupuesto de Producción (PP) PP = Ventas Esperadas + Inventario Deseado – Inventario Estimado PP = 25.000 + 6.250 -14.350 PP = 16.900 unidades 5.2. Punto de Equilibrio Si bien es cierto que el punto de equilibrio no pertenece específicamente a la técnica presupuestal, es importante que el estudiante recuerde que es un concepto que se aplica para determinar y conocer el vértice en el que se juntan las ventas y los gastos totales, es decir, representa el momento en el cual, no existen utilidades ni pérdidas para la organización, empresa o entidad. Es decir, que los ingresos son iguales a los gastos. Algunos de sus objetivos son: a- Determinar el momento en el que los ingresos y costos son iguales, es decir no hay ni utilidad ni pérdida. b- Por medio del punto de equilibrio se puede medir la eficiencia de operación e igualmente controlar la consumación de cifras predeterminadas, mediante la comparación con las reales, acordes con las políticas de la Gerencia de la empresa. c- Es de gran importancia en el análisis, la planeación y el control de los estados de la organización o empresa.
Presupuestos
104
Actividad complementaria. El estudiante debe definir y graficar el costo total, el costo fijo y el costo variable y dar un ejemplo de cada uno. 5.3 De producción Después de que las ventas se han presupuestado, se puede determinar el presupuesto de producción. Este es importante ya que de el dependerá el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. El número de unidades que se espera fabricar para cumplir el presupuesto de ventas y los requisitos de inventarios se fijan en el presupuesto de producción. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que vende la organización hay que considerar las siguientes variables: las ventas presupuestadas de cada línea, los inventarios deseados para cada línea y los inventarios estimados con que se cuenta para cada línea. Unidades a producir = ventas planeadas + inventario deseado – inventario estimado. Así las cosas, hemos planteado la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y al final del período productivo, sin embargo, dentro de dicho período hay que determinar cual es la política deseada para cada empresa respecto a la producción.
Presupuestos
105
5.3.1. Materiales - M Cuando se ha calculado el nivel de producción, se deberá elaborar un presupuesto de materiales directos para mostrar que tanto material directo se requerirá para producción y cuánto material se debe comprar para cumplir este requisito de producción.
La compra dependerá de la utilización
esperada de materiales y de los niveles de inventario. La fórmula para calcular la compra es: Compra en unidades = Uso de materiales + inventario final deseado (en Unid). El presupuesto de requerimientos de materia prima se debe expresar en unidades monetarias y una vez que el departamento de compras defina el precio al que se va adquirir, obtenemos el costo de material presupuestado. En este presupuesto se incluye únicamente material directo, ya que los materiales indirectos (lubricantes, accesorios, etc.), se incorporan en el presupuesto de gastos indirectos de fabricación o CIF. Beneficios del presupuesto de materia prima: a)
Indica las necesidades de materia prima para determinado período presupuestal, evitándose así cuello de botella en la producción por falta de abastecimiento.
b)
Genera
información
para
compras,
lo
que
permite
a
este
departamento planear sus actividades. Presupuestos
106
c)
Determina niveles adecuados de inventarios para cada tipo de materia prima.
d)
Ejerce control administrativo respecto a la eficiencia con que se maneja la materia prima.
5.3.2. MANO DE OBRA - MO Los requisitos fijados en el presupuesto de producción, también proporcionan el punto de partida para la preparación del presupuesto de mano de obra directa. Para calcular los requisitos de mano de obra directa y
el volumen de
producción esperado para cada período, se multiplica por el número de horas de mano de obra directa requeridas para producir una sola unidad. Las horas de mano de obra directa requeridas para cumplir con los requisitos de producción se multiplican entonces por el costo por hora de la mano de obra directa para obtener los costos directos de mano de obra totales presupuestados. 5.3.3 Costos indirectos de fabricación – CIF El presupuesto de CIF, debería proporcionar un programa de todos los costos de fabricación, diferentes de los MD y de la MOD. ¿Recuerda este importante concepto de contabilidad de costos? En el contexto del desarrollo del plan anual, es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, que consiste en presupuestar a diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, lo cual depende del comportamiento que ambos manifiesten en función de una actividad determinada. ¿Recuerda qué son presupuestos flexibles? Presupuestos
107
5.4 De gastos operacionales y no operacionales. El presupuesto de gastos operacionales, lista los gastos de venta involucrados al vender los productos y en la administración del negocio. Para completar el estado de resultados presupuestado, se deben calcular los gatos operacionales y los no operacionales, tanto como los gastos variables de venta y de administración por unidad.
Presupuestos
108
Presupuestos
109
6. PRESUPUESTOS FINANCIEROS. Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicación de fondos).
No
obstante el presupuesto financiero, de acuerdo con su naturaleza tiene mayor alcance que el presupuesto de caja, porque en el presupuesto financiero está integrado el de caja, puesto que tiene por objeto pronosticar y controlar la posición financiera, es decir el Balance General. De hecho, el efecto de producir estimaciones sobre caja, bancos y tomar decisiones, su efecto recae en la estructura financiera, o sea, el capital invertido en bienes que pueden ser: la planta, maquinaria, equipo y los inventarios. De acuerdo con lo anterior, podemos concluir, que el presupuesto financiero no es lo mismo que el presupuesto de caja. El presupuesto financiero es generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe constantemente ajustes. Recordemos que los presupuestos operacionales, reflejan los resultados de las decisiones de operación, en tanto que los presupuestos
financieros
reflejan las decisiones financieras de la empresa. El presupuesto de operación consta de:
Presupuesto de ventas, incluye el cálculo de los ingresos a caja esperados.
Presupuesto de producción.
Presupuesto de materiales directos, incluyendo un cálculo de los egresos de caja esperados por los materiales. Presupuestos
110
Presupuesto de mano de obra directa.
Presupuesto de costos indirectos de fabricación
Presupuesto de inventario final.
Presupuesto de gastos de venta y administrativos.
Estado de resultados presupuestados, el cual se puede preparar en el formato tradicional o en el de contribución. El Presupuesto financiero consta de: Presupuesto de Caja. Balance General presupuestado Los principales pasos al preparar el presupuesto maestro son:
1.
Preparar un pronóstico de ventas.
2.
Determinar el volumen de producción
3.
Estimar los costos de fabricación y los gastos de operación
4.
Determinar el flujo de caja y otros efectos financieros
5.
Formular estados financieros proyectados. 6.1. Presupuesto de efectivo Para una empresa es vital tener información del comportamiento de sus flujos de efectivo. Esto le permite una administración óptima de su liquidez y así evitar problemas serios por falta de ella, que pueden ocasionar hasta la quiebra y la intervención por parte de los acreedores, sobre todo en una época en la cual el recurso más escaso y caro es el efectivo.
Presupuestos
111
La liquidez de una empresa es igual a su capacidad de convertir un activo en efectivo y en general, de contar con los medios adecuados de pago para cumplir oportunamente con los compromisos contraídos. La liquidez de una empresa está en función de dos dimensiones: a) El tiempo necesario para convertir el activo en efectivo. b) El grado de seguridad asociado con el precio al cual se realizará el activo. El presupuesto de efectivo (caja) se prepara con el propósito de planear y controlar la caja, ¿por qué? Porque presenta los ingresos y egresos de caja esperados para un período de tiempo designado. Porque ayuda a la administración a mantener los saldos de caja en una relación razonable a sus necesidades. Porque ayuda a evitar innecesarios saldos de caja ociosos y posibles déficit de caja. 6.2 Estado de Costo Proyectado Ver aplicación práctica formatos 4, 5, 6, 7, 8 y 9 6.3. Balance General Presupuestado Ver aplicación práctica formato 12
Presupuestos
112
6.4 Análisis de información y recomendaciones Una vez realizado el taller de aplicación práctica bicicletas ciclos, se realizará conversatorio con el fin de analizar la información procesada de los diferentes formatos, deducir las conclusiones pertinentes sobre los presupuestos operacionales y financieros y construir con y entre los estudiantes, las recomendaciones a que halla lugar. 6.5 Taller aplicación práctica Unidades 5 y 6 PLAN MAESTRO DEL PRESUPUESTO A CORTO PLAZO Bicicletas Ciclos S.A., con sede en Medellín, se dedica a la producción y venta de bicicletas en diferentes zonas del país. La Gerencia y demás oficinas principales de la organización, están elaborando el presupuesto para el primer año, labor que coordina el Departamento de Presupuesto. Bicicletas Ciclos Produce dos tipos de bicicletas: “A” y “B”, que se distribuyen en tres zonas: Norte, Centro y Sur. Para ello, se utilizan tres tipos de materiales en su construcción, X, Y, y Z. Cuenta además con dos departamentos productivos: Ensamble y Acabado. Los estimativos en el plan presupuestal para el próximo año son: 1. Ventas: Bicicletas A B
Norte 5.000 12.000
Centro 6.000 18.000
Sur 3.000 10.000
Total 14.000 40.000
Precio/U $ 25 $ 20
2. Inventarios: (UEPS) Iníciales Q
Costo U.
Finales Q
Costo U.
Producto Terminado: Presupuestos
113
A:
1.000 $ 12.500
1.200
B:
2.000 $ 8.000
3.000
Materia Prima:
3.
X:
800
$ 1.4
4.000
$1.4
Y:
2.500
$ 0.45
6.000
$0.45
Z:
6.000
$0.60
9.000
$0.60
Mano de Obra Directa: (Por Unidad) PRODUCTO Departamento Ensamble Acabado
4.
A
B
$ 3.5 $ 5.2
$ 2.8 $ 3.0
Necesidades de Materia prima: Para “A”: 1 Unidad de “X” y 2 de “Z” Para “B”: 2 Unidades de “Y” y 2 de “Z”
5.
Costos Indirectos de Fabricación (Por unidad, incluye depreciación de $ 10.000 anuales) PRODUCTO Departamento Ensamble Acabado
6.
A
B
$ 1.45 $ 1.40
$0.80 $0.95
Gastos de Administración y Ventas: $ 320.000. Incluye $ 20.000 de Depreciación y $ 46.750 de intereses.
7.
El Balance (real) a diciembre 31 del año que terminó, era el siguiente
Presupuestos
114
BALANCE GENERAL ($000) PASIVOS Y PATRIMONIO
ACTIVOS Corrientes Caja y Bancos Cuentas por cobrar Inventarios
Pasivo Corriente
Total Corrientes
$100.000 Cuentas por pagar 220.000 Documentos por pagar 34.345 Dividendos por pagar Imporrenta por pagar. 354.345 Total Corrientes
Fijos: Terrenos Depreciables Depreciación Acumulada Total Fijo
100.000 400.000 (120.000) 380.000
PATRIMONIO Capital Reservas Utilidades Retenidas Total patrimonio
Total Activos:
$734.345
Total Pasivo y Patrimonio
8.
$ 150.000 150.000 25.000 15.000 340.000 300.000 30.000 64.345 394.345 $734.345
Ventas (Ingresos Planeados)
- Ventas de Contado: 75% del total. - Recaudos de Cuentas por Cobrar: $200.000 de las cuentas que aparecen en el balance. - Se proyecta una venta de acciones por $20.000 y un préstamo de $100.000. 9.
Egresos Planeados:
- Se pagará de contado el 90% de las compras, se hará un abono por $120.000 de las cuentas por pagar y de $ 100.000 de los documentos por pagar. - La Mano de obra Directa y los Costos Indirectos de Fabricación se cancelarán en un 100%, siempre y cuando el gasto represente egreso de dinero.
Presupuestos
115
- De los Gastos de Administración y Ventas se pagará el 90% del total que quede después de la depreciación y los intereses. Por concepto de intereses se abonarán $37.800. -Se espera hacer una compra de maquinaria por $ 80.000. - Además se espera cancelar dividendos en la suma de $25.000 e Imporrenta por $15.000. Con la información anterior se pide: 1.
Presupuesto de Ventas por producto y por zona.
2.
Presupuesto de Producción por producto.
3.
Presupuesto de Materiales Directos. Por material y por producto.
4.
Presupuesto de Compras por Material.
5.
Presupuesto de Costo de Materiales Directos para la Producción. Por material y por producto.
6.
Presupuesto de Mano de Obra
Directa. Por producto y por
departamento. 7.
Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación. Por producto y por departamento.
8.
Presupuesto de Costos de Producción o de Fabricación.
Por
producto. 9.
Presupuesto de Costo de Mercancía Vendida.
10.
Estado de Ingresos y Gastos Proyectado.
11.
Flujo de Caja Proyectado.
12.
Balance General Proyectado.
Presupuestos
116
ILUSTRACIÓN FORMATOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
Partiendo de la metodología para elaborar un presupuesto y el presupuesto maestro, vale decir, tener unas metas específicas a corto plazo, podemos trabajar desde sus componentes fundamentales, como lo son el presupuesto operativo y el presupuesto financiero. Es por ello que fijaremos la atención en cada formato para proyectar el presupuesto de ingresos, el presupuesto de costos de operación, el presupuesto del costo administrativo y el presupuesto del costo de financiación, para finalmente referirnos a la proyección de resultados: Estado
de Ingresos y Gastos Proyectado, Flujo de Caja
Proyectado y Balance General Proyectado. Recordemos que todo parte de un buen criterio de planeación y control. COMPAÑÍA……….. PRRESUPUESTO DE VENTAS (PPTO. Nº 1) Por Producto, Por Zona (Valores $ 000) A……………………………… Producto A Producto B Cant. Q
Precio
Total
Cant. Q
Precio
Total
Totales$
ZONA Norte Centro Sur Totales
Presupuestos
117
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN Por Unidad de Producto (PPTO. Nº 2) A……………………….. PRODUCTO(Unidades) A
PRODUCTO(Unidades)
B
Unidades necesarias para las ventas (Pto1 ) Más Inv. Final deseado Total Unidades necesarias Menos Inv. inicial Producción Planeada PRESUPUESTO DE MATERIALES Por Material, Por Producto (PPTO. Nº 3) (Unidades) Producto
Unidades a producir
X Total
Y Total
Z Total
A(P2) B(P2) Total Materiales PRESUPUESTO DE COMPRAS Por Material (PPTO. Nº 4) (Valores $ 000) X
Y
Z
Unidades Necesarias para la producción (P3 ) Más Inv. Final deseado Total unidades necesarias Menos Inv. Inicial Total unidades a comprar Precio unitario Costo Total de Compras Gran total Compras $
Presupuestos
118
PRESUPUESTO DE COSTO DE MATERIALES UTILIZADOS Por Producto, Por Material (PPTO Nº 5)
(Valores $000) Producto A Q P(3)
Product oA Pu
Product oA Valor
Product oB Q (P3)
Product oB Pu
Producto B Valor
Totales Q P(3)
Material X Y Z Total PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA Por Producto, Por Departamento (PPTO Nº 6) (Valores $000) PRODUCTO A PRODUCTO B Costo Total M.O.D.
Unidades a Producir P(2)
Valor M.O.D por Unidad
Valor Total A
Unidades a producir P(2)
Valor M.O.D por Unidad
Valor Total B
DEPTO Ensamble Acabado Total PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Por Producto, Por Departamento (PPTO Nº 7) (Valores $000) PRODUCTO A PRODUCTO B Costo Total C.I.F.
Unidades a Producir P(2)
Costo por Unidad
Valor Total A
Unidades a Producir
Costo por Unidad
Valor Total B
P(2) DEPTO Ensamble Acabado Total
Presupuestos
119
Totales Valor
PRESUPUESTO DEL COSTO DE FABRICACIÓN Por Producto (PPTO Nº 8) (Valores $000) PRODUCTO A PRODUCTO B M.D.
Valores
Total
Valores
Total
X Y Z Total M.D. M.O.D Ensamble Acabado Total M.O.D. C.I.F. Ensamble Acabado Total C.I.F. Total Costo de Fabricación Presupuestado por Unidad:
Presupuestos
$
$
120
PRESUPUESTO DEL COSTO DE MERCANCIA VENDIDA (PPTO Nº 9) (Valores $000) TOTAL Materiales Directos Utilizados: Inv. Inicial (Dado) Más Compras P (4) Menos Inv. Final
$
5.845 ______________
__ Total Costo de M.D. Utilizado
$
Mano de Obra Directa P (6) Costo Indirectos de Fabricación P (7) ______________ __ TOTAL COSTOS DE PRODUCCIÓN O FABRICACIÓN Más Menos
$
Inv. Inicial de P.P. Inv. Final de P.P. ________________
Costo Total de Productos Fabricados Más Menos
$
Inv. Inicial de P Terminados (Dado) Inv. Final de P Terminados
$ 28.500 _____________
___ Costo Total de Productos Vendidos
Presupuestos
$
121
ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS PROYECTADO (PPTO Nº 10) (Valores en $ 000) Ventas (P1) Costo de Mercancía Vendida (P 9) Utilidad Bruta en Ventas Menos Gastos de Admón. y Ventas Utilidad Antes de Impuestos Impuestos (30%) Utilidad Neta por Distribuir
______________________ $ ______________________ $ ______________________ $
FLUJO DE CAJA PROYECTADO PPTO Nº 11 (Valores en $ 000) Saldo Inicial Entradas: Ventas de Contado Recaudo de Cartera Préstamos Venta de Acciones Total Entradas Saldo Disponible Salidas: Compra Materiales Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Mano de Obra Directa C.I.F. Compra de Activos Fijos Gastos de Admón. y Ventas Dividendos por pagar Imporrenta Intereses Pagados Total Salidas
_______________________ $
________________________ $
Saldo Final en Caja Presupuestos
122
BALANCE GENERAL PROYECTADO
PPTO Nº 12 (Valores en $ 000) ACTIVOS PATRIMONIO
PASIVOS Y
Activos Corrientes:
Pasivos Corriente:
Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios: Materiales Prod. Terminados
$
Cuentas por Pagar Documentos por Pagar Imporrenta por pagar Gastos por Pagar Intereses por pagar
$
Total Corrientes
$
Total Corrientes
$
Activos Fijos: Terrenos Edificio, Maquinaria, Y otros Dep. Acumulada
Pasivo a Largo plazo: Documentos por Pagar
Total Fijos
$
Total Activos
$
Presupuestos
Patrimonio: Capital Pagado Reservas Utilidades Retenidas Total Patrimonio $ Total Pasivo y Pat. $
123
Presupuestos
124
7. PRESUPUESTO DE ENTIDADES OFICIALES Sin lugar a duda los nuevos enfoques normativos que se vienen desarrollando desde la última década tienen un objetivo fundamental y es la racionalización fiscal y la estabilidad económica del país. Es por ello que el conjunto de normas orgánicas en materia presupuestal a contribuido enormemente a las bases de presupuestación elaboración, presentación y ejecución presupuestal de conformidad con el artículo 3º. Del título XII de la Constitución – Régimen económico y de la Hacienda Pública – del Presupuesto. Las mas recientes normas en materia presupuestal, están incluidas en las normas que apuntan al fortalecimiento de la descentralización y la racionalización del gasto público, como lo son las leyes 617 de 2000 y la ley 819 de 2003, de responsabilidad y transparencia fiscal. 7.1 Bases de Presupuestación Existen diferentes conceptos presupuestales: - El presupuesto oficial es la estimación de ingresos que se recaudarán durante una vigencia fiscal (un año – enero 1 diciembre 31) y los gastos de funcionamiento,
deuda
pública
e
inversión,
los
cuales
se
pueden
comprometer con base en los ingresos. - En materia financiera el presupuesto público es el instrumento operativo básico. De su ejecución anual depende el cumplimiento de las metas fijadas por la administración, por tal motivo su proceso de preparación debe ser elaborado técnicamente para evitar la sobreestimación de ingresos, la subvaloración de los gastos, o viceversa. Presupuestos
125
- El presupuesto se expide en el contexto de un sistema que permite optimizar la asignación de los recursos públicos. Primero se observan y analizan las fuentes y recursos disponibles. Luego se programa la inversión conforme a prioridades.
Posteriormente, se conjugan los resultados
anteriores, mediante el instrumento de ejecución de los ingresos y gastos anuales. Podemos decir entonces, que las bases de preparación, están dadas a partir del
presupuesto anual, para ello se debe partir del principio de
planificación según el cual “ el presupuesto de una entidad territorial, (departamentos, municipios), que se expide anualmente, deberá reflejar los planes de largo, mediano y corto plazo”.
En consecuencia, para su
elaboración se tomarán en cuenta los objetivos de los planes de desarrollo, el proceso de planeación financiera y la evaluación que de estos se lleva a cabo conforme a las disposiciones consagradas en las respectivas normas. Dentro de la doctrina jurídica del presupuesto podemos entender que es un estado de previsión de ingresos y gastos del estado para un tiempo determinado. Es un acto particular, no establece ninguna regla general y permanente. ¿En que consiste entonces el presupuesto? Únicamente en la puesta en funcionamiento de las leyes preexistentes.
El presupuesto no
hace más que asegurar la ejecución de las leyes preexistentes. Por tanto, el presupuesto no es una Ley sino un acto administrativo. El presupuesto se mira como un acto – condición cuya existencia se requiere para que los impuestos y los gastos se puedan ejecutar.
Presupuestos
126
7.1.1 Objetivos del Sistema Presupuestal El objetivo del sistema presupuestal de las entidades oficiales es el equilibrio entre los ingresos y los gastos públicos, de tal forma, que permitan la sostenibilidad de las finanzas públicas en el mediano plazo. La asignación de los recursos debe ser acorde con las disponibilidades de ingresos y las prioridades de gasto y la utilización eficiente de los recursos en un contexto de transparencia. 7.1.2 Principios del sistema presupuestal. Los principios presupuestales son preceptos generales que sirven de base para la formulación, elaboración, aprobación y ejecución del sistema presupuestal. No son simples requisitos, sino pautas determinadas por la ley orgánica y determinantes de la ley anual del presupuesto, Estatuto Orgánico del Presupuesto Decreto 111 de 1996. Planificación Anualidad Universalidad Unidad de caja Especialización Programa integral Inembargabilidad Coherencia macroeconómica Homeóstasis presupuestal
Presupuestos
127
7.1.3 Principios Formales Responsabilidad Exclusividad Publicidad Exactitud Acuciosidad Especialidad 7.2. Presupuesto base cero. Se sabe de su origen porque ha sido empleado para resolver problemáticas financieras, como consecuencia de altos costos de operación, el cambio la globalización,
etc.
Podemos decir que el presupuesto base cero se
fundamenta en elaborar un presupuesto sin tener en cuenta los presupuestos anteriores. ¿Qué es el presupuesto base cero? Es una metodología de planeación y presupuestación que trata de resolver cada año todos los programas y gastos. ¿Por qué de planeación? Porque también se fijan metas y objetivos . Para el manejo de los presupuestos base cero, se deben tener en cuenta los llamados paquetes de decisiones. ¿Qué es un paquete de decisiones? Es un documento que identifica y describe una actividad específica, de tal forma que se pueda evaluar, jerarquizar y tomar decisiones, bien sea tomándola o rechazándola. Ejemplo: una programación de inventarios por 128
Presupuestos
artículo terminado, se requiere personal, por lo tanto se debe programar el costo y por persona, etc. 7.3 Problemas prácticos para su elaboración Para comprender en forma práctica la elaboración de los presupuestos de las entidades oficiales, se realizará con y entre los estudiantes un ejercicio de marco fiscal de mediano plazo, el cual debe contener como mínimo un plan financiero, las metas de superávit primario, medidas específicas para sustentar el cumplimiento de metas, resultados fiscales de vigencias anteriores, estimación del costo fiscal y el costo fiscal de los proyectos. Se estructurarán los elementos que articulan el proceso de la planeación a partir del Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI, el Plan Financiero y el Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC. 7.4 Taller Aplicación Práctica. El Municipio de Loma Linda, es un Municipio de cuarta categoría, de conformidad con el Artículo 2 de la Ley 617 de 2000. Hecho el análisis de la Gestión Financiera correspondiente a la vigencia de 2008, se encontró en el PAC de ingresos y en especial en el rubro de Impuesto Predial, una serie de inconsistencias en los registros contables de las vigencias 2007 y 2006, determinantes en el Flujo Mensual de Recursos Consolidados. En consecuencia, se le comunicó al Alcalde del Municipio acerca de Presupuestos
Loma Linda,
las irregularidades, solicitándole que por intermedio de su 129
Secretario de Hacienda,
reconstruyeran y remitieran nuevamente el flujo
mensual de recursos consolidado y el PAC de Ingresos de Impuesto Predial del Municipio. Lo anterior, por cuanto los resultados financieros no coinciden
con los
registros reales, tanto en el Plan Financiero, como en el Presupuesto 2009 y el Balance General. A partir de la situación anterior, se requiere que usted haga las veces de Secretario de Hacienda y proceda de conformidad con el requerimiento, a evaluar la GF del Municipio.
Para ello, se
le suministra la siguiente
información. MUNICIPIO DE LOMA LINDA FLUJO MENSUAL DE RECURSOS CONSOLIDADO MILES DE PESOS CONCEPTO Saldo inicial que pasa Recaudos Proyectados Gastos Proyectados Saldo acumulado CONCEPTO Saldo que pasa Recaudos Proyectados Gastos proyectados Saldo Acumulado
ENERO 3.100
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
2.800
6.300
9.000
6.200
4.100
6.600
JULIO
AGOSTO
SEPBRE.
OCT.
NOV.
DIC.
5.000
7.800
12.100
4.100
6.300
11.000
Teniendo en cuenta el PAC DE INGRESOS referente al rubro de Impuesto Predial, para el Municipio de Loma Linda, se requiere que usted como Secretario de Hacienda,
reconstruya el Flujo Mensual de Recursos
Consolidados. MUNICIPIO DE LOMA LINDA PAC DE INGRESOS Presupuestos
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IMPUESTO PREDIAL MILES DE PESOS Presupuesto 2009 $ 78.900 AÑO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 AÑO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 AÑO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009 AÑO FISCAL 2006 2007 2008 Promedio 2009
ENERO 2.500 2.800 3.200
% DEL TOTAL
FEBRERO 3.000 3.500 3.900
% DEL TOTAL
MARZO 6.000 5.700 7.400
% DEL TOTAL
ABRIL 1.800 2.200 2.800
% DEL TOTAL
MAYO 3.000 3.000 3.800
% DEL TOTAL
JUNIO 5.600 5.000 6.100
% DEL TOTAL
JULIO 3.800 3.900 4.100
% DEL TOTAL
AGOSTO 4.900 5.300 5.700
% DEL TOTAL
SEPT. 7.900 8.700 9.600
% DEL TOTAL
OCTUB. 3.700 3.400 3.100
% DEL TOTAL
NOVIEMB. 4.500 4.900 4.600
% DEL TOTAL
DICIEM. 8.000 8.700 ¿
% DEL TOTAL
Con la información anterior, se requiere que usted reconstruya el valor correspondiente al mes de diciembre del año fiscal 2008 y el promedio correspondiente a cada uno de los meses del año 2009.
GLOSARIO Persona: individuo de la especie humana, hombre o mujer que se ha perfeccionado para la vida en comunidad. Es el resultado de la lucha por armonizar lo recibido como persona natural y lo construido, en un proceso de personificación para perfeccionarse y realizarse.
Presupuestos
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Proyecto: Conjunto de acciones específicas y diferenciadas encaminadas al logro de los objetivos de los programas y subprogramas a que pertenecen. Subproyecto: Es la división de un proyecto que especifica su objetivo para facilitar su cumplimiento, en virtud del cual se fijan metas parciales y cuantificables que se cumplirán mediante acciones concretas y de ejecución inmediata y que llevarán a cabo unidades operacionales determinadas, con el capital humano y los recursos materiales a él asignados. Metas: Es la especificación de los objetivos. Son los resultados que se pretenden alcanzar en un futuro inmediato. Recursos: Es el conjunto de bienes y medios de que dispone una institución para la realización de las actividades que le son propias. Pueden ser recursos humanos, materiales, financieros, sistemas y aún bienes intangibles. Visión: Es la forma de visualizar la organización en el futuro, el sueño que se ha propuesto alcanzar y que ha de guiar las acciones en general. Eficacia: Virtud, fuerza, actividad y poder para obrar. Capacidad de logro. Eficiencia: Capacidad de optimizar el capital humano y los recursos de que se dispone. Estrategia: Concebir, preparar y dirigir acciones para el logro de un objetivo. Gestión Estratégica: Modelo sistemático de planeación organizacional Presupuestos
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RESPUESTA A PREGUNTAS FRECUENTES 1. ¿Por qué es el control presupuestario una fase importante de la contabilidad de costos? Ninguna empresa puede operar su negocio mucho tiempo sin algún plan o presupuesto, respecto de lo que prevé serán sus ventas, sus utilidades y sus gastos. En la contabilidad de costos por lo menos, el presupuesto es casi una necesidad, ya
que los CIF tienen que ser pronosticados y
predeterminados para aplicarlos a la producción. Esto implica la preparación de un presupuesto de ventas y de producción. 2. ¿Cómo pueden algunas empresas realizar sus operaciones industriales sin un presupuesto? Si algunas empresas solamente producen a base de pedidos especiales, podrían realizar sus operaciones sin un presupuesto, pero en otros casos se confiaría en sus resultados corriendo riesgos costosos y sin plataforma presupuestal.
Por ello, en realidad, ninguna empresa puede realizar sus
operaciones con éxito sin alguna forma de presupuestos por simple que esta pueda parecer. 3. ¿Cuál es la diferencia entre la variación de eficiencia y la variación presupuestal cuando nos referimos a los CIF? La variación de eficiencia de CIF se refiere a la variación originada en más o menos horas de mano de obra o de horas máquina, acorde con las cifras predeterminadas, las cuales indican que es lo que se necesita. Presupuestos
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La palabra presupuestal en la variación del Presupuesto de CIF se refiere a los costos de las cifras estimadas. Se trata de una variación de precios y de costos reales. 4. ¿Por qué deben ser ampliados los principios del presupuesto flexible a los costos de fabricación hasta incluir los costos de distribución y de administración? El presupuesto fijo representa las cifras bajo ciertas condiciones definidas. Esas condiciones ideales definidas no existen en las organizaciones en ningún espacio de tiempo. Si las condiciones varían demasiado en un período dado y se producen fluctuaciones amplias, los resultados obtenidos de un presupuesto fijo no son dignos de confiar, puesto que no miden los resultados reales al final del período. 5. ¿Qué es período o vigencia fiscal? Es el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada vigencia. 6. ¿Qué es el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI? Es un instrumento de gestión que permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo del Gobierno Central y sus Entes Territoriales, para cada vigencia anual.
El POAI es un elemento
integral del sistema presupuestal y su objetivo es determinar los programas, subprogramas y proyectos de inversión. Presupuestos
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7. ¿Qué es el Marco Fiscal de Mediano Plazo - MFMP? Es un instrumento de referencia con perspectiva de 10 años para la toma de decisiones fiscales en la elaboración de los presupuestos anuales. 8. ¿Qué es el Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC? Es un instrumento de Planeación Financiera, que permite estructurar la política fiscal acorde con la medida de liquidez y solvencia de los entes territoriales. Contribuye al desarrollo de la
planeación financiera al
establecer metas máximas de ingresos y pagos. 9. ¿Qué es el Plan Financiero? Es un programa de ingresos y gastos de caja con sus posibilidades de financiamiento. Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público, que tiene como base las operaciones efectivas, en consideración a las previsiones de ingresos, gastos, déficit y su financiación compatible con el PAC. 10. ¿Qué es el Fondo Nacional de Regalías? Es una entidad con Personería Jurídica propia, adscrita al Departamento Nacional de Planeación, cuyo recurso se destina, de conformidad con el artículo 361 de la Constitución Nacional, a la promoción de la minería, la preservación del medio ambiente y la financiación de proyectos regionales de inversión definidos como prioritarios en los planes de desarrollo de las respectivas entidades territoriales. Presupuestos
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BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL Burbano Ruiz Jorge, Ortiz Gómez Alberto. Presupuesto – Enfoque Moderno de Planeación y Control de Recursos. Segunda Edición. Morales, Carlos M. Presupuestos, clave de Planeación y Control Amat Joan M. Control Presupuestario 5ª. Edición. Gestión 2000 Paniagua Victor. Sistema de control presupuestario León García, Oscar. Administración Financiera. Motossian, Pablo D. Gestión Presupuestal Pynnr Peter A. Presupuestación base cero Gitman y Lawrence. Fundamentos de Administración Financiera. Ramírez Padilla David. Contabilidad Administrativa, sexta edición Constitución Política de Colombia – 1991 Decreto 111 de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto Ley 152 de 1994, Ley Orgánica de Planeación – Planes de Desarrollo Ley 617 de 2000, Saneamiento Fiscal y Financiero Presupuestos
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Ley 715 de 2001 y 1176 de 2007 Sistema General de Participaciones Ley 819 de 2003, de Responsabilidad y Transparencia fiscal
Presupuestos
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