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OBJETIVO GENERAL
Generar un plan de trabajo interno del Proceso de Tesorería a corto, mediano y largo plazo, acorde con la dinámica de los nuevos tiempos que vive la empresa, tomando en consideración las políticas generales que que delin delinea ea la compa compañía ñía y las las direc directr trice ices s en cuanto cuanto a la Direc Direcció ción n Financiera.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS Consolidar una política de optimización y mejor administración de los los recu recurs rsos os fina financ ncie iero ros s en la que que el orde orden, n, la plan planea eaci ción ón,, la presupuestación y el flujo de la información sean los elementos básicos. Enfoca Enfocarr la activ activida idad d de la Tesor Tesorer ería ía hacia hacia el desarr desarroll ollo o de las las tare tareas as sust sustan anti tiva vas s medi median ante te proc proced edim imie ient ntos os en los los que que la oportun tunidad, ad, efi eficaci acia y raci acionali alidad sea sean ele elemen mentos tos fundamentales en la toma de decisiones.
PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO DE TESORERÍA. Los procesos de modernización requieren de un dinamismo que en ocasiones rebasa tanto los esfuerzos personales y de conjunto de los integrantes del área financiera y en particular de la Tesorería, como los esfuerzos económicos que se han implementado para adecuar la necesidad empresarial, entendiendo por estos los procesos de automatización y adquisición de sistemas acordes con la realidad. Detalle de las funciones desarrolladas por la Tesorería. A) Control Control de de comproba comprobantes ntes ingresos ingresos de dinero dinero
Recibir y custodiar los ingresos que se reciben por concepto de ventas locales e internacionales, devolución de viáticos, cuentas por cobrar a proveedores y empleados. Realizar recibos de dinero por los ingresos recibidos de las compañías afiliadas a la empresa. Envío Envío de los depósi depósitos tos el mismo mismo día o como máximo máximo al siguient siguiente, e, al banco. Una vez recibido el depósito bancario se traslada al Proceso Contable para su respectiva inclusión en el sistema.
B) Control Control y manejo de cajas cajas chicas chicas de la corpo corporació ración. n.
C)
Para Para toda toda canc cancel elac ació ión n de fact factura uras s debe debe regi regist stra rarse rse la respe respect ctiv iva a autorización de cada coordinador de procesos. Recibir, verificar y validar los comprobantes de egresos por caja chica. Hacer oportunamente los pagos diarios correspondientes por concepto de caja chica a los diferentes procesos de la compañía. Realiz Realizar ar semana semanalme lmente nte un reinte reintegro gro de caja caja chica chica de las difere diferente ntes s compañías compañías afiliada afiliadas s a la corporaci corporación. ón. Una vez realizad realizado o el reintegro trasladarlo a Auditoría, para su verificación y aprobación respectiva. Cust Custod odia ia y cont contro roll de títul títulos os valor valores es (chequ (cheques es,, reci recibo bos s de diner dinero, o, facturas de ventas locales).
Se mantiene mantiene un inventario inventario de cheques de las las diferentes diferentes cuentas cuentas de la corporación. Registro ro y contro controll de archivo archivo de cheques cheques bancari bancarios os por números, números, Regist cuentas, fechas de entrega, recibido y entrega.
Para los recibos de dinero se tiene un control diario por número, fecha de confección, recibido, monto y número de depósito. Para las facturas de ventas locales, se tiene un control por talonarios (fecha de entrega, vendedor y hotel). h otel).
D)
Custodia Custodia y control control de entrada entradas s a Parques Parques Nacionale Nacionales, s, Teatro Teatro Nacional, Nacional, Museos de Jade y Oro, y Lankaster
Se mantiene un inventario de entradas. Para Para la entreg entrega a de entrad entradas as se solici solicita ta llenar llenar la bolet boleta a de solici solicitud tud respectiva, la cual incluye fecha, proceso, centro de costo y colaborador solicitante. Los Los días días vein veinti tici cinc nco o de cada cada mes mes se soli solici cita ta la liqui liquida daci ción ón de las entradas pedidas, las cuales se reciben contra comprobante de visita al lugar visitado. Se real realiz iza a un cierr cierre e mensu mensual al de entr entrad adas as en el que que se liqu liquid idan an las las utilizadas. Finali Finalizad zado o el cierr cierre e se trasla traslada da al Proceso Proceso de Provee Proveedur duría ía para su registro contable, según cada centro de costo.
E)
Report Reporte e de ventas ventas locale locales. s.
Se reciben los reportes diarios de los vendedores. Verificación de cargos con tarjeta contra reportes de ventas. Verificación de de efectivos en colones y dólares. dólares. Repo Report rtes es de vent ventas as mens mensua uale les, s, el cual cual cont contie iene ne la sigu siguie ient nte e información: 1. Reporte Reporte general general de ventas ventas por por centro centro de costo costo de hoteles hoteles.. 2. Reporte Reporte general general de ventas ventas por vended vendedor. or. 3. Report Reporte e de dinero dineros s en efect efectivo ivo (colo (colones nes o dólar dólares) es) y cargo cargos s por tarjetas, los cuales se distribuyen según comisión bancaria. 4. Report Reporte e general general del número número de depósit depósito, o, monto monto (colone (colones s y / o dólares). 5. Reporte Reporte mensual mensual de devolucio devoluciones nes aplicada aplicadas s de ventas locale locales. s. 6. Una vez finali finalizad zado o el report reporte e se traslad traslada a median mediante te un archiv archivo o al conta contado dorr gener general al de la empr empres esa a para para su resp respec ecti tivo vo regi regist stro ro contable.
F) Depó Depósi sito tos s de carg cargos os con con tarj tarjet eta a de Proc Proces esos os de grup grupos os,, Ince Incenti ntivo vos, s, Cruceros, Ventas individuales, Mercadeo, Dirección de ventas
1.
Se realizan realizan cargos, cargos, firmas firmas en archivo y se solicita solicita formulario formulario completo por el cliente, con copia de la carátula de la venta y la tarjeta. 2. Se procede procede a realizar realizar el cargo cargo automát automático ico y se ejecut ejecuta a el cierre cierre adjuntando a la documentación solicitada en el punto anterior. 3. El depósito depósito con con su detalle de de cargo se traslada traslada a Contabi Contabilida lidad d para su respectivo registro contable. 4. Se custodia custodia en en el archivo archivo de Tesorería Tesorería la copia copia de los los documentos documentos como respaldo.
G)
Custodia y control de cheques en cartera.
H) Liquid Liquidaci ación ón mensual mensuales es del pago pago de los estados estados de cuenta cuenta de las tarjetas de crédito corporativas. I) Programación de actividades actividades diarias del del proceso proceso de Mensajería J) J) Prep Prepar arar ar repo report rtes es mens mensua uale les s de comi comisi sion ones es y dedu deducc ccio ione nes s colaboradores para trasladar al Proceso de Recursos Humanos
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LOGROS ALCANZADOS EN EL AÑO 2011. 1- Cumplimient Cumplimiento o del presupuesto presupuesto proyectad proyectado o para Tesorería Tesorería y Mensajería. Mensajería. 2- Cumpli Cumplimie miento nto con los diferent diferentes es cierre cierres s mensual mensuales es proyec proyectad tados os por la compañía. 3- Contr Control ol adec adecua uado do de los los docu docume ment ntos os de valo valorr cont contab able le tale tales s como como cheques, recibos, facturas de ventas locales, etc. 4- Liquidaci Liquidación ón semanal semanal de los reinteg reintegros ros por por concepto concepto de de cajas cajas chicas chicas de los diferentes procesos. 5- Establecim Establecimiento iento de las rutas rutas diaria diarias s con las las actividad actividades es asignadas asignadas para los mensajeros. 6- Se alcanzó alcanzó la meta de la presenta presentación ción oportuna oportuna de las liquida liquidacione ciones s de las tarjetas de crédito corporativas corporativas para el pago respectivo antes de la fecha de pago. 7- Se realizaro realizaron n las visitas visitas correspo correspondiente ndientes s a los diferentes diferentes hoteles hoteles sedes de la compañía para su supervisión. 8- Se le aplicaron aplicaron las devolucio devoluciones nes a los clientes clientes que presentaron presentaron reclamos reclamos por la adquisición de los servicios mediante la tarjeta de crédito. 9- Se estableci estableció ó una hoja hoja electrónic electrónica a para la liquid liquidació ación n de gastos gastos por caja caja chica 10-El -El pago a los proveed eedores mediante nte cheq heques ues se cumplió satisfactoriamente los lunes de cada semana. 11-Diseño de un formulario para la entrega de las entradas para los parques nacionales, teatros y museos. 12-Se brindó el apoyo y la inducción a los nuevos colaboradores respecto al proceso de tesorería establecido en las oficinas de Guanacaste.
13-Se realizaron los los cortes diarios y semanales de entrega de depósitos al al Proceso de Contabilidad. 14-Se logro contar con la renovación de un monitor para el equipo de cómputo. 15-Se logró tener a disposición dispositivos POS para el cargo de tarjetas electrónicas. 16-Se implementó el uso de la sucursal electrónica del BAC San José, la cual facilitó la información de los cargos de las tarjetas y depósitos bancarios. 17-Se implementó el uso de una hoja electrónica electrónica para el registro diario diario de los reportes de las ventas ventas locales. locales. 18-La asignación de un vehículo institucional para uso de mensajería. 19-Se les brindó la atención solicitada a los usuarios internos y externos de la compañía. 20-Se 20-Se establ estableci eció ó un horari horario o para para los envíos envíos de corres correspon ponden dencia cia de los difer diferent entes es proces procesos os para para un mayor mayor contro controll y agiliz agilizar ar la tarea tarea de los los mensajeros. 21-Se trabajó en armonía con el ambiente mediante la disminución del uso de papel imprimiendo solamente lo necesario, se reutilizaron las hojas impresas por una cara, hubo seria participación en el las actividades de recicl reciclaje aje impulsa impulsadas das por la empres empresa. a. Se maximiz maximizaro aron n los los recurso recursos s disponibles tanto materiales como inmateriales.
METAS PROGRAMADAS PARA EL AÑO 2012. •
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Que el proceso de de cheques a cargo cargo de Contabilidad sea más eficaz en la entrega de los mismos y cuyo horario sea antes del mediodía para no entorpecer la labor de los mensajeros. Contar con un sistema informático para el manejo de las ventas ven tas locales. El remplaz remplazo o de la sumador sumadora a por una nueva y de mejor mejor calidad calidad para trabajo pesado. Cumplir con los objetivos y metas propuestos por el Proceso Contable. Cumplimiento con el presupuesto asignado. Dar el mantenimiento adecuado al vehículo asignado. Cumplimiento con la programación de actividades que por día se asigna a los mensajeros. Realizar los depósitos bancarios de forma expedita. Cumplimiento con la custodia y manejo de los dineros. Continuar con el proceso proceso de desarrollo sostenible con el medio ambiente impulsado por la compañía.
COLABORADOR RESPONSABLE: DANILO UREÑA UREÑA.
