PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
(UPTTIK) DI IPDN DENGAN PENERAPAN MODEL PERUBAHAN OLEH BURNES
MAKALAH
Diajukan Sebagai Syarat Untuk Nilai Tugas Semester VI Dari Mata Kuliah
Majemen Perubahan dalam Prodi Administrasi Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Pada Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Oleh :
CANDRA TITO J
HARY PURWANTONO
MAYKE YOLANDA S
RAMDHAN RANDIKA
RESTIAN ANGGINI
SAIFUL BAHRI
KELAS A-3
Program Studi: Administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI
Jatinangor, 2016
KATA PENGANTAR
Assalamu'alaikum, Wr. Wb.
Tiada kata dan ucapan syukur melainkan hanya kepada Allah SWT Sang
Maha Mempunyai Ilmu, Maha Merajai, syukur terbaik hanyalah milikNya,
Penguasa atas segala yang ada di langit dan bumi serta semua yang ada di
dalamnya, yang telah memberikan petunjuk, daya-kekuatan dan limpahan rahmat
dari sisinya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah ini.
Makalah yang berjudul "PEMBENTUKAN UNIT PELAKSANA TEKNIS TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI (UPTTIK) DI IPDN DENGAN PENERAPAN MODEL PERUBAHAN
OLEH BURNES" ini diajukan sebagai syarat untuk nilai tugas semester VI
dari Mata Kuliah Majemen Perubahan dalam Prodi Administrasi Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Pada Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Dengan segala kekurangan dan kelebihannya, Makalah ini tersusun
berkat bimbingan, bantuan dan dorongan dari berbagai pihak,baik dukungan
secara moral maupun material. Selain itu, dengan segala kerendahan dan
ketulusan hati, penyusun juga mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang
sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu.
Tiada karya manusia sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik
Allah SWT Tuhan Yang Maha Esa. Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan
Makalah ini masih jauh dari sempurna. Keterbatasan dalam pengalaman dan
wawasan setidaknya menjadi faktor dari berbagai kekurangan yang ada.
Penyusun berharap apa yang telah disajikan dalam Makalahini dapat
sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Oleh karena itu, penyusun sangat
mengharapkan masukan berupa kritik dan saran yang bersifat membangun dari
semua pihak demi kesempurnaan penyusunan yang akan datang. Semoga Makalah
ini dapat bermanfaat bagi orang yang membaca dan khususnya kepada penyusun.
"Jatinangor, "
"2016 "
" "
" "
" "
"Penyusun "
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-
akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.
Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun
luar organisasi tersebut. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi
statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan zaman.
Keterlibatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di dalam dunia
pendidikan sudah tidak dianggap sebuah pilihan, tetapi telah menjelma
menjadi kebutuhan mutlak yang harus dimiliki dan dimanfaatkan oleh
perguruan tinggi jika ingin meningkatkan kualitas penyelenggaraan
pendidikannya. Artinya, esensi penerapan Teknologi Informasi di lingkungan
perguruan tinggi bukan hanya bersifat untuk membantu (supporter) dalam
pengelolaan, tetapi sedemikian rupa sehingga berdampak pada peningkatan
kemampuan (enabler) dalam proses pengambilan keputusan diberbagai tingkatan
manajemen Perguruan Tinggi dalam menghadapi perkembangan sektor lain yang
berpegaruh terhadap dunia pendidikan.
Perwujudan dari Manajemen perubahan terhadap pengelolaan, penerapan dan
layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi, IPDN telah membentuk
Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi (Unit TIK) pada bulan Juni 2010
yang bertanggungjawab langsung kepada Rektor melalui Peraturan Rektor Nomor
12 Tahun 2010 tentang Penbentukan Unit Pelayanan Teknologi Informasi yang
berfungsi melakukan pengolahan sistem komputerisasi di Institut
Pemerintahan Dalam Negeri.
Unit Pelaksa Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK)
merupakan unit pelaksana teknis baru yang perlu diperhatikan secara
intensif oleh Institut Pemerintahan Dalam Negeri dan seluruh civitas
akademikanya. Dalam perkembangannya, unit pelaksana ini berusaha untuk
memaksimalkan kinerjanya dalam hal penerapan Teknologi Komunikasi dan
Informasi terhadap pelayanan oleh seluruh unit kerja di Institut
Pemerintahan Dalam Negeri. Namun, pada kenyataannya masih saja ada kendala
dalam penerapan Teknologi Komunikasi dan Informasi terhadap pelayanan oleh
seluruh unit kerja di Institut Pemerintahan Dalam Negeri. Belum semua unit
kerja menerapkan Sistem Informasi dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu,
partisipasi pelaksana yang lain seperti halnya, pegawai di semua sub bagian
hingga praja sebagai pesertadidik masih belum maksimal dalam mendukung
pelaksanaan penerapan Teknologi Komunikasi dan Informasi terhadap pelayanan
oleh seluruh unit kerja di Institut Pemerintahan Dalam Negeri oleh UPTTIK.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan
penerapan Teknologi Komunikasi dan Informasi terhadap pelayanan oleh
seluruh unit kerja di Institut Pemerintahan Dalam Negeri oleh UPTTIK.
Penyelenggaraan pelayanan yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikas
cukup diperbincangkan oleh para bagian, sub bagian, unit kerja hingga praja
dalam rangka terciptanya efisiensi dan efektifitas pelayanan di Institut
Pemerintahan Dalam Negeri.
Dari uraian diatas, maka peneliti tertarik untuk membahas permasalahan
yang berjudul "Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan Penerapan Model Perubahan oleh
Burnes".
2. Permasalahan
1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka permasalahan yang
terjadi dengan adanaya perubahan yang terjadi di bagian Unit Pelaksana
Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah sebagai berikut:
1. Pemahaman yang kurang oleh praja mengenai Unit Pelaksana Teknis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK);
2. Kurangnya partisipasi oleh seluruh komponen terkait Penyelenggaraan
Pelayanan Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh
Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK)
belum efektif dan efisien.
2. Pembatasan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang dan identifikasi masalah yang telah
diuraikan maka penulis membatasi beberapa masalah dan memfokuskan pada
Penyelenggaraan Pelayanan Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan
Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi
(UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan Model Perubahan oleh Burnes.
3. Rumusan Masalah
1. Bagaimana peran Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK) dalam Penyelenggaraan Pelayanan oleh Unit Kerja
yang sekarang menjadi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
dengan sistem informasi terintegrasi di IPDN dikaitkan dengan Model
Perubahan oleh Burnes?
2. Faktor apa yang menjadi penghambat dalam Penyelenggaraan Pelayanan
Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh Unit
Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN
dikaitkan dengan penerapan Model Perubahan oleh Burnes?
3. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Maksud dari penelitian ini untuk mengetahui sejauh mana penerapan Model
Perubahan oleh Burnes terhadap Penyelenggaraan Pelayanan Unit Kerja
berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN.
2. Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian, yaitu sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui peran Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK) dalam Penyelenggaraan Pelayanan oleh Unit Kerja
yang sekarang menjadi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
dengan sistem informasi terintegrasi di IPDN dikaitkan dengan Model
Perubahan oleh Burnes;
2. Untuk mengetahui Faktor apa yang menjadi penghambat dalam
Penyelenggaraan Pelayanan Unit Kerja berbasis Teknologi Informasi dan
Komunikasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan penerapan Model Perubahan
oleh Burnes.
BAB II
METODE PENELITIAN
1. Teknik Penelitian
Metode berasal dari Bahasa Yunani "methodos" yang berarti cara atau
jalan yang ditempuh. Sehubungan dengan upaya ilmiah, maka metode menyangkut
masalah cara kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu
yang bersangkutan.
Menurut Rosdy Ruslan (2003 : 24) : Metode merupakan kegiatan ilmiah yang
berkaitan dengan suatu cara kerja (sistematis) untuk memahami suatu subjek
atau objek penelitian, sebagai upaya untuk menemukan jawaban yang dapat
dipertanggung jawabkan secara ilmiah dan termasuk keabsahannya.
Teknik penelitian pada kali ini ialah menggunakan pendekatan metode
eksploratif dengan pendekatan induktif.
Metode penelitian merupakan bagian yang sangat penting dalam melakukan
suatu penelitian karena di dalamnya terdapat prosedur atau langkah-langkah
yang sistematis dalam memperoleh data penelitian. Sugiyono (2012:2)
mengatakan bahwa: metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah
untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu, artinya
kegiatan penelitian didasarkan pada ciri-ciri keilmuan, yaitu rasional;
dilakukan dengan cara yang masuk akal, empiris; cara yang dilakukan dapat
diamati oleh indera manusia, dan sistematis; menggunakan langkah-langkah
tertentu yang bersifat logis.
Karena terlalu luasnya masalah, maka dalam penelitian kualitatif peneliti
akan membatasi penelitian dalam satu variabel. Karena permasalahan yang
dibawa oleh peneliti masih bersifat sementara, maka teori yang digunakan
dalam penyusunan proposal penelitian ini juga masih bersifat sementara, dan
akan berkembang setelah peneliti memasuki lapangan atau konteks sosial.
Dalam penelitian kualitatif segala sesuatu yang akan dicari dari obyek
penelitian belum jelas dan pasti masalahnya, sumber datanya, hasil yang
diharapkan semuanya belum jelas. Rancangan penelitian masih bersifat
sementara dan akan berkembang setelah peneliti memasuki obyek penelitian.
Selain itu dalam memandang realitas, penelitian kualitatif berasumsi bahwa
realitas itu bersifat holistik (menyeluruh), dinamis, tidak dapat dipisah-
pisahkan kedalam variable-variabel penelitian. Kalaupun dapat dipisah-
pisahkan, variabelnya akan banyak sekali. Dengan demikian dalam penelitian
kualitatif ini belum dapat dikembangkan instrumen penelitian sebelum
masalah yang diteliti jelas sama sekali. Oleh karena itu dalam penelitian
kualitatif peneliti merupakan instrument kunci dalam penelitian kualitatif.
Dalam penelitian kualitatif ada tiga elemen yaitu: tempat (place),
pelaku (actors), dan aktivitas (activiti) yang berinteraksi secara
sinergis. Situasi social tersebut, dapat dirumah berikut keluarga dan
aktivitasnya. Pada situasi social atau objek penelitian ini peneliti dapat
mengamati secara mendalam aktivitas (aktivity) orang-orang (actors) yang
ada pada tempat (place) tertentu. Dari metode penelitian yang ada, makalah
ini menggunakan metode penelitian eksploratif dengan pendekatan induktif.
Menurut Mardalis (2014:25), penelitian eksploratif bertujuan untuk
mencari hubungan-hubungan baru yang terdapat pada suatu permasalahan yang
luas dan kompleks. Data yang dianalisa diharapkan memiliki hasil dan
dijadikan sebagai hipotesa untuk penelitian selanjutnya, karena penelitian
eksploratif tidak memakai hipotesa, disebabkan oleh kompleksnya data yang
akan diteliti.
Penelitian ini menggunakan pendekatan induktif di mana adanya
pengkajian teori atau memperjelas pengetahuan yang ada dengan kondisi atau
fakta yang terjadi di lapangan, apakah teori tersebut selaras dengan fakta
atau tidak.
2. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam
penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data.
Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan
mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan. Dalam
penelitian ini, penyusun menggunakan beberapa teknik pengumpulan data.
1. Wawancara
Nazir (2011:193) menjelaskan bahwa wawancara adalah proses memperoleh
keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap
muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden
dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara).
Suharsimi Arikunto (2013:270) menjelaskan bahwa secara garis besar ada dua
macam pedoman wawancara, antara lain:
1. Pedoman wawancara tidak terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang
hanya memuat garis besar yang akan ditanyakan.
2. Pedoman wawancara terstruktur, yaitu pedoman wawancara yang disusun
secara terperinci sehingga menyerupai check-list.
Pada penelitian ini digunakan pedoman wawancara tidak terstruktur atau
dengan kata lain pengumpulan data dilakukan dengan tanya-jawab secara
langsung.
Daftar informan yang diwawancarai yaitu :
1. Kepala Bagian Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi
(UPTTIK).
2. Observasi
Teknik pengumpulan data yang digunakan dengan cara mengamati secara
langsung gejala-gejala atau masalah yang ada di lapangan. Disini penyusun
juga sebagai partisipan yakni penyusun merupakan bagian kelompok dan
kelompok yang ditelitinya dan merupakan bagian yang integral dari situasi
yang dipelajarinya sehingga kehadiran penyusun tidak mempengaruhi situasi
yang ditelitinya. Adapun alat pengumpulan data yang digunakan berupa
catatan harian dan daftar check list. Husaini Usman dan Purnomo Setiady
Akbar (2011:52) mendefinisikan bahwa: Observasi ialah pengamatan dan
pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti. Observasi
menjadi salah satu teknik pengumpulan data apabila sesuai dengan tujuan
penelitian, direncanakan dan dicatat secara sistematis, serta dapat
dikontrol keandalan (reliabilitas) dan kesahihannya (validitasnya).
Penelitian ini menggunakan observasi dengan alasan bahwa pengumpulan
data yang dilakukan berfokus pada :
1. Pelaksanaan pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi sebelum dan
sesudah terbentuknya Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK) di IPDN dikaitkan dengan Teori Perubahan oleh
Burnes.
2. Faktor penghambat pelaksanaan pelayanan bagi Unit Pelaksana Teknis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) di IPDN.
3. Dokumentasi
Dokumentasi yaitu "Mencari data mengenai hal-hal atau variable berupa
catatan, transkrip, buku,surat kabar, majalah, prasati, notulen rapat,
agenda dan sebagainya" (Arikunto,2010:274) .Teknik ini digunakan untuk
mengumpulkan data informasi dari berbagai dokumen yang diperlukan oleh
peneliti.
Bahan dokumentasi yang akan penyusun ambil website resmi Institut
Pemerintahan Dalam Negeri maupun pelaksanaan wawancara. Dokumen tersebut
pengamat jadikan sebagai data yang dijadikan informasi untuk pembuatan
makalah. Pengumpulan data penelitian ini dilengkapi dengan gambar-gambar
pelaksanaan penelitian sebagai bukti pengumpulan data.
4. Teknik Analisis Data
Data yang diperoleh dan dikumpulkan oleh peneliti melalui metode dan
instrumen yang digunakan tidak akan berguna jika tidak dianalisis. Data
yang diperoleh dari objek dan lokus penelitian menggunakan metode
wawancara, observasi dan dokumentasi harus dianalisis agar berguna. Menurut
Nazir (2011: 346) menjelaskan bahwa analisis data merupakan bagian yang
amat penting dalam metode ilmiah, karena dengan analisislah, data tersebut
dapat diberi arti dan makna yang berguna dalam memecahkan masalah
penelitian. Lebih lanjut Bodgan dalam Sugiyono (2012 : 244) menjelaskan
analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data
yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain
sehingga dapat mudah dipahami, dan temuannya dapat diinformasikan kepada
orang lain.
Menurut Miles and Huberman dalam sugiyono (2012 : 246) aktivitas dalam
analisis data yaitu: Langkah atau tahapan analisis dalam model interaktif
ditunjukkan dalam gambar sebagai berikut.
Gambar 1.1
Komponen dalam Analisis Data (Interactive Model)
Sumber :Sugiyono, 2013
Gambar di atas memperlihatkan bahwa setelah melakukan pengumpulan data
(data collection), maka langkah selanjutnya adalah melakukan reduksi data
(data reduction), penyajian data (data display), serta penarikan kesimpulan
dan verifikasi (conclusion drawing/verifying). Langkah-langkah tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut.
5. Data Reduksi
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal pokok, memfokuskan
pada hal-hal pokok, hal-hal yang penting dicari tema dan polanya. Sehingga
data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan
mempermudah penelitian untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya dan
mencarinya bila diperlukan.
6. Penyajian Data (Data Display)
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data.
Dalam penelitian kualitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk
uraian singkat, bagan, hubungan antara kategori dan sejenisnya. Dalam hal
ini yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian
kualitatif adalah dengan teks yang bersifat naratif.
7. Conclution Drawing/ Verification (Kesimpulan/Verifikasi)
Analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Awal
mulanya kesimpulan belum jelas, tetapi kemudian meningkat menjadi suatu
yang lebih terperinci.
BAB III
KAJIAN PUSTAKA
1. Tinjauan Teori yang Relevan dengan Fenomena
Burners 2000, tiga macam model perubahan yang dikelompokan berdasarkan
frekuensi dan besaran perubahan:
A. The increamental model of change.
Perubahan berlangsung secara bertahap;
Perubahan secara berganti pada masing-masing bagian;
Perubahan terjadi karena ada respon internal dan eksternal; dan
Respon terjadi karena adanya perubahan organisasi.
B. The puctuated equilibrium model.
Model keseimbangan terpotong terjadi jika aktivitas stabil dalam
jangka panjang (periode equilibrium);
Terpotong oleh gunjangan fundamental jangka pendek (periode
revolusioner);
Periode revolusioner mengganggu secara substantif dengan menciptakan
pola aktivitas dan equilibrium baru;
Perubahan stabilitas jangka panjang dipengaruhi oleh perubahan
aktivitas jangka pendek; dan
Goncangan tersebut menghasilkan equilibrium baru dengan stabilitas
jangka panjang.
C. The continuous transformation model.
Model transformasi berkelanjutan bertujuan agar organisasi tetap
survive dengan mengembangkan kemampuan untuk mengubah secara
berkelanjutan;
Lingkungan berubah secara cepat, radikal dan tidak dapat diprediksi;
Dengan transformasi berkelanjutan, organisasi dapat menjaga agar
sejalan dengan perubahan lingkungan dan organisasi tetap survive.
2. Tinjauan Normatif yang Relevan dengan Fenomena
1. Dasar Hukum Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi
dan Komunikasi (UPTTIK).
Untuk mengelola penerapan dan layanan teknologi informasi dan
komunikasi, IPDN telah membentuk Unit Teknologi Informasi dan Komunikasi
(Unit TIK) paada bulan Juni 2010 yang bertanggungjawab langsung kepada
Rektor melalui Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 12
Tahun 2010 tentang Pembentukan Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan
Komunikasi Institut Pemerintahan Dalam Negeri
2. Faktor Eksternal Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Teknologi
Informasi dan Komunikasi (UPTTIK).
A. Perkembangan Teknologi Informatika dan Komunikasi sebagai sarana dan
prasarana penunjang penyelenggaraan pendidikan.
B. Perkembangan Teknologi Informatika dan Komunikasi sebagai pelaksana
manajemen informasi data yang efisien.
1. Faktor Internal Pembentukan Unit Pelaksana Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK)
1.
A. Kurangnya dukungan optimal atas kegiatan belajar-mengajar, penelitian
dan pengabdian masyarakat, alumni kegiatan administrasi pendidikan dan
kegiatan lainnya;
B. Kurangnya kebutuhan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi IPDN;
C. Penggunaan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi belum
terlaksana secara efektif dan efisien; dan
D. Kurangnya ketersediaan pelayanan informasi dan komunikasi bagi sivitas
akademika IPDN yang berbasis data base.
2. Tugas Pokok dan Fungsi dari Unit Pelaksana Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK)
Unit Pelaksana Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) mempunyai tugas
membantu Rektor dalam menyusun kebijakan, menyusun pedoman dan
memasyarakatkan layanan TIK di lingkungan sivitas akademika IPDN.
Sehubungan dengan pembentukannya UPTTIK memiliki fungsi yaitu:
1. Memberikan dukungan optimal atas kegiatan belajar-mengajar,
penelitian, dan pengabdian masyarakat, alumni, kegiatan administrasi
pendidikan, dan kegiatan penunjang penyelenggaraan pendidikan
lainnya;
2. Mengantisipasi perkembangan kebutuhan fasilitas Teknologi Informasi
dan Komunikasi IPDN berbasis data base;
3. Menjamin penggunaan fasilitas Teknologi Informasi dan Komunikasi
secara efektif, efisien, dan sesuai dengan hukum yang berlaku;
4. Mendukung ketersediaan pelayanan informasi dan komunikasi bagi
sivitas akademika IPDN; dan
5. Melindungi, merawat dan memelihara asset IPDN dalam bidang Teknologi
Informasi dan Komunikasi seperti data, informasi, perangkat lunak,
perangkat keras, dan aplikasi yang dikembangkan.
Adapun struktur organisasi Unit TIK IPDN sebagai berikut :
Kedudukan Dan Rincian Tugas Unit Pelayanan Teknologi Informasi Dan
Komunikasi
1. Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) dipimpin oleh
Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor.
2. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris.
3. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.
Unit TIK terdiri atas :
1. Seksi Layanan Jaringan Komputer;
2. Seksi Layanan Teknologi Informasi;
3. Seksi Layanan Teknologi Komunikasi.
Rincian tugas Kepala Unit TIK :
1. Menyusun Rencana Induk Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut;
2. Melakukan perencanaan standar peralatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi, pengoperasian, pendayagunaan, dan pemeliharaan jaringan
dilingkungan Institut;
3. Memasyarakatkan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi kepada
pengguna dan calon pengguna;
4. Melakukan pengendalian keamanan dan keandalan kinerja jaringan baik dari
sisi hardware maupun software sesuai dengan kemajuan teknologi;
5. Melaksanakan pengelolaan layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang
antisipatif terhadap kebutuhan Institut dan responsif terhadap keluhan
pengguna;
6. Menetapkan kualifikasi dan memberikan pertimbangan dalam rekruitmen dan
penerimaan teknisi Teknologi Informasi dan Komunikasi pada semua unit di
lingkungan Institut;
7. Melakukan koordinasi dan memberikan konsultasi teknis jaringan secara
berkala kepada para teknisi Teknologi Informasi dan Komunikasi di
lingkungan Institut;
8. Mengelola dan menjamin kelancaran akses informasi dan komunikasi ke
jaringan lokal Institut dan jaringan global bagi semua pengguna;
9. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan IPDN.
Rincian tugas Sekretaris :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Unit Pelayanan Teknologi dan
Komunikasi;
2. Mewakili tugas Kepala Unit Pelayanan Teknologi dan Komunikasi;
3. Melaksanakan urusan keuangan;
4. Melakukan tatalaksana dan kepegawaian;
5. Melaksanakan urusan rumah tangga;
6. Melaksanakan sosialisasi layanan Unit TIK;
7. Melaksanakan administrasi layanan Unit TIK;
8. Membina kelompok tenaga ahli;
9. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Unit TIK;
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
Rincian tugas Seksi Layanan Jaringan Komputer:
1. Menyusun RKAT di lingkungan seksi Layanan Jaringan Komputer;
2. Memelihara hardware, software, dan sistem operasi komputer;
3. Cabling dan switching;
4. Routing, Bandwidth management, dan firewall;
5. Penataan/pemetaan (topologi) jaringan;
6. Melakukan pelatihan pengoperasian jaringan di lingkungan IPDN;
7. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan di lingkungan seksi Layanan
Jaringan Komputer;
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
Rincian Tugas Seksi Layanan Teknologi Komunikasi :
1. Menyusun RKAT di lingkungan Seksi Layanan Teknologi Komunikasi;
2. Active directory (LDP);
3. PABX Konvensional;
4. Audio/Video Teleconferencing;
5. VOIP;
6. Instant Messaging;
7. Akses telepun dan internet global;
8. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan di lingkungan seksi Layanan
teknologi komunikasi;
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
Rincian tugas Seksi Layanan Teknologi Informasi :
1. Menyusun RKAT di lingkungan Seksi Layanan Teknologi Informasi;
2. Layanan pemondokan e-mail dan web server;
3. Layanan pemondokan aplikasi teknologi informasi;
4. Bantuan teknis operasional sistem informasi manajemen;
5. Sistem pencadangan data (backup system);
6. Layanan instalasi software aplikasi;
7. Mengembangkan software teknologi informasi;
8. Melaksanakan pelatihan operasional software manajemen informasi di
lingkungan IPDN;
9. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan dilingkungan seksi layanan
teknologi informasi;
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
BAB IV
ANALISIS PENUTUP
1. Analisis
1. Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK)
dalam penerapan Model Perubahan oleh Burnes.
Peran Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK)
Penyelenggaraan Pelayanan oleh Unit Kerja yang sekarang menjadi berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi terintegrasi di
IPDN merupakan penerapan Model Perubahan oleh Burnes dimana model perubahan
yang dikelompokan berdasarkan frekuensi dan besaran perubahan.
Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK)
sekarang merupakan salah satu unit pelaksana teknis baru di Institut
Pemerintahan Dalam Negeri, khususnya di bidang pengembangan dan pengelolaan
teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung Penyelenggaraan
Pelayanan seluruh unit kerja di IPDN yang menggunakan salah satu Model
perubahan oleh burnes yaitu The increamental model of change. Dimana
perubahan pelaksanaan pelayanan berlangsung secara bertahap sebagai unit
pelaksana teknis baru perlu melakukan evaluasi-diri secara berkala sebagai
salah satu aspek dalam daur pengembangan kelembagaan UPTTIK, penjaminan
mutu internal, perbaikan program secara berkelanjutan, dengan melengkapi
serta memutakhirkan data yang terkait layanan TIK di IPDN dengan Perubahan
secara bertahap pada masing-masing bagian, perubahan terjadi karena ada
respon internal dan eksternal dan respon terjadi karena adanya perubahan
organisasi.
Adapun Visi dan Misi UPTTIK :
Visi :
1. Mengembangkan dan membangun Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
dibidang pendidikan.
2. Menjadikan Unit TIK sebagai Pusat Layanan TIK di lingkungan IPDN yang
dapat mengintegrasi dalam pembelajaran, pengelolaan manajemen pendidikan,
maupun pemanfaatan TIK dalam berbagai kegiatan pendidikan.
Misi pengembangan teknologi informasi dan komunikasi IPDN:
1. Menjadikan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana penunjang
yang memberikan percepatan bagi kemajuan IPDN.
2. Menyelenggarakan proses pendidikan berbantuan teknologi informasi dan
komunikasi;
3. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni,
dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi; dan
Menyediakan layanan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang
terpadu untuk mendukung proses kegiatan akademik, administrasi, penelitian,
dan proses belajar mengajar.
Saat ini kegiatan operasional IPDN, beberapa unit kerja dapat
menggunakan sistem informasi yang dapat digunakan oleh seluruh unit kerja
di IPDN. Sistem-sistem tersebut ada yang tingkatan internal, hanya untuk
lingkup kerja unit yang mengembangkan sistem tersebut, ada juga yang
tingkatan institusi, artinya sistem informasi tersebut dikembangkan oleh
suatu unit kerja untuk digunakan oleh seluruh unit kerja di Institut
Pemerintahan Dalam Negeri.
Sistem Informasi pada tingkatan institusi yang dapat digunakan di IPDN
antara lain:
A. Sistem Informasi Akademik, dikembangkan Biro Administrasi Akademik,
Perencanaan dan Kerjasama (Bagian Akademik);
B. Sistem Informasi Perencanaan, dikembangkan Biro Administrasi Akademik,
Perencanaan dan Kerjasama (Bagian Perencanaan);
C. Sistem Informasi Kepegawaian, dikembangkan Biro Administrasi Umum
(Bagian Kepegawaian);
D. SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset), dikembangkan oleh Biro
Administrasi Umum (Bagian Umum/Perlengkapan);
E. Sistem Informasi Alumni dan lain lain.
Sebagai langkah awal, UPTTIK memfasilitasi pengembangan sistem
informasi praja (SI Praja). Data dasar berasal dari Bagian Adminstrasi
Praja yang kemudian dibangun menjadi satu pangkalan data (database).
Database ini diharapkan menjadi data dasar yang akan menjadi rujukan bagi
unit lain untuk mengembangan sistem informasi lainnya seperti sistem
informasi nilai atau sistem informasi akademik dll.
Kemudian berkenaan dengan hal pengembangan sistem informasi akademik
UPTTIK di IPDN telah mengadakan sosialisasi dan pelatihan lanjutan Sistem
Informasi Akademik (SIAKAD) bagi Pegawai IPDN baik di lingkungan IPDN Pusat
maupun Daerah. Kegiatan sosialisasi dan pelatihan tersebut diadakan selama
dua hari Senin dan Selasa tanggal 2-3 Desember 2013 bertempat di Gedung
Laboratorium Pemerintahan IPDN Jatinangor. Pada kegiatan tersebut dibuka
oleh Prof. Dr.H. Wirman Syafrie sekaligus sebagai nara sumber, Prof.Dr. H.
Murtir Jeddawi, M.Si, Amrin, S.STP, M.Si, serta para peserta pelatihan baik
dari IPDN Kampus Jatinangor maupun IPDN Kampus Daerah.
2. Hambatan Pelaksanaan Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi
oleh UPTTIK
Dalam pelaksanaan pelayanan pelayanan unit kerja berbasis Teknologi
Informasi dan Komunikasi dengan sistem informasi yang terintegrasi oleh
Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPTTIK) sering
dijumpai beberapa fenomena yang terjadi di masing-masing substasi unit
kerja yang belum sesuai dengan prosedur. Dalam pelaksanaan pelayanan
pelayanan unit kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan
sistem informasi yang terintegrasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi
Informasi dan Komunikasi (UPTTIK), penyusun mengangkat fenomena mengenai
penerapan Model Perubahan oleh Burnes dalam pelaksanaannya.
Beberapa faktor yang menjadi penghambat pelaksanaan pelayanan pelayanan
unit kerja berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan sistem
informasi yang terintegrasi oleh Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi
dan Komunikasi (UPTTIK) ialah:
A. Diantara permasalahan yang muncul yaitu tidak fleksibelnya aplikasi
terhadap pengembangan kebutuhan akademik dan integrasi terhadap sistem
lainnya. Padahal tuntutan integrasi sistem dan akuntabilitas laporan
menjadi prioritas utama.
B. Selain itu kompetensi sumber daya manusia lembaga dalam mengoperasian
aplikasi tersebut masih kurang. Kesiapan sumber daya manusia, dimana
tidak semua sumber daya manusia memahami akan arti pentingnya
melakukan perubahan.
2. Penutup
1. Kesimpulan
Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPT TIK)
sekarang merupakan salah satu unit pelaksana teknis Institut Pemerintahan
Dalam Negeri, khususnya di bidang pengembangan dan pengelolaan teknologi
informasi dan komunikasi sebagai pendukung Penyelenggaraan Pelayanan
seluruh unit kerja di IPDN yang menggunakan salah satu Model perubahan oleh
burnes yaitu The increamental model of change. Dimana perubahan pelaksanaan
pelayanan berlangsung secara bertahap sebagai unit pelaksana teknis baru
perlu melakukan evaluasi-diri secara berkala sebagai salah satu aspek dalam
daur pengembangan kelembagaan UPTTIK, penjaminan mutu internal, perbaikan
program secara berkelanjutan, dengan melengkapi serta memutakhirkan data
yang terkait layanan Teknologi Informasi dan Komuniksi di Institut
Pemerintahan Dalam Negeri dengan Perubahan secara bertahap pada masing-
masing bagian, perubahan terjadi karena ada respon internal dan eksternal
dan respon terjadi karena adanya perubahan organisasi.
Diantara respon internal maupun eksternal yang merupakan feedback dari
actuating implementasi manajemen perubaha bisa digambarkan dalam bentuk
hambatan pelaksanaan manajerial perubahan itu sendiri. Maka untuk
menghadapi respon tersebut Unit Pelaksana Teksnis Teknologi Informasi dan
Komunikasi perlu menyusun stratefi agar perubahan tetap terlaksana dan
tercapai tujuan sesuai orientasi dari fungsi Unit Pelaksana Teknis
Teknologi Informasi dan Komunikasi.
2. Saran
Unit Pelaksana Teksnis Teknologi Informasi dan Komunikasi perlu
menyusun stratefi agar perubahan tetap terlaksana dan tercapai tujuan
sesuai orientasi dari fungsi Unit Pelaksana Teknis Teknologi Informasi dan
Komunikasi (UPTTIK). Dengan upaya sebagai berikut :
A. Upaya peningkatan pengetahuan dan ketrampilan sumber daya manusia
(SDM) yaitu seluruh substansi perlu melaksanakan kegiatan Sosialisasi
dan Pelatihan Sistem Informasi pada semua komponen yang terkait dengan
kegiatan system informasi yaitu Dosen, Administrator TIK dari Unit
kerja Fakultas, Bagian Akademik, Bagian Pelatihan, Bagian Pengasuhan,
Bagian Ekstrakurikuler, Unit Bimbingan dan Konseling, serta para admin
IPDN Kampus Daerah mampu untuk mengoperasikan aplikasi-aplikasi Sistem
Informasi dalam mendukung proses lingkup kerja di IPDN;
B. Meningkatan pemahaman terhadap karakter perubahan itu sendiri, yaitu
pemahaman dalam mengkaji apa yang dimaksud perubahan, mengapa perlu
perubahan, dan faktor apa yang mendorong ataupun menghambat perubahan;
C. Mempersiapkan semua sumber daya manusia untuk menerima perubahan,
karena manusia menjadi subjek dan objek perubahan serta mempunyai
sifat resisten terhadap perubahan; dan
D. Melaukan pencairan terhadap pola perilaku lama yang cenderung
mempertahankan status quo, untuk diubah secara konstan (berkala) agar
bersedia menerima pola pikir baru yang berkembang secara dinamis.
Dalam hal tersebut diperlukan pemberdayaan sumber daya yang merupakan
kebutuhan untuk berlangsungnya proses perubahan.
DAFTAR PUSTAKA
Miles, B. Matthew dan Huberman, A. Michael. 2002. Analisis Data Kualitatif,
Penerjemah Tjetjep Rohendi Rohidi. Penerbit Media Group, Jakarta.
Moloeng, Lexy. J, 2001. Metode Penelitian Kualitatif, Remaja
Rosdakarya,Bandung.
Mulyana, Deddy, 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya,
Bandung.
PB, Triton, 2009. Mengelola Sumber Daya Manusia, Oryza, Yogyakarta.
Usman, Husain, 1995. Metodologi Penelitian Sosial, Bumi Aksara, Jakarta.
Mardalis, 1995. Metode Penelitian, Bumi Aksara, Jakarta.
Nasution, M. Nur. 2010. Manajemen Perubahan. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Dokumen-dokumen
Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2010
tentang Pembentukn Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Peraturan Rektor Nomor 1 Tahun 2014 tentang Penggunaan Teknologi Informasi
dan Komunikasi di Lingkugan Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Keputusan Rektor Institut Pemerintahan dalam Negeri Nomor 420-76 Tahun 2010
tentang Tim Penyusunan Rencana Induk Teknologi Informasi dan
Komunikasi di Lingkungan Institu Pemerintahan Dalam Negeri
Website
uptik.ipdn.ac.id
-----------------------
Data Collection
Data
Reduction
Data
Display
Conclusions: drawing/verifying
