Pedoman Pelayanan Administrasi Umum Rumah Sakit

kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Administrasi umum ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.

Definisi

administrasi

umum

dalam

pedoman

ini

adalah

usaha

penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan

perjanjian,

memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor faktor penting dalam

pelaksanaan pekerjaan pekerjaan kantor. Tugas

pokok bagian Administrasi Administrasi adalah memberikan pelayanan administrasi.

A. TUJUAN PEDOMAN

Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Administrasi Umum dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan kerja. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Administrasi Umum dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai tugas yang sudah ada.

B. RUANG LINGKUP PELAYANAN

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi

umum/perkantoran.

Sekretaris/Administrasi Umum bertanggung jawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan rumah sakit.

C. BATASAN OPERASIONAL

Batasan operasional pedoman ini adalah tugas pokok Administrasi Umum/ Sekretaris Rumah Sakit sebagai berikut : a. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi b. Pelayanan tamu c. Pelayanan untuk Direksi d. Melakukan perjanjian e. Memfasilitasi pertemuan Pedoman Pelayanan Administrasi Umum 2017

2

f.

Memberikan laporan (rapat dan notulen)

g. Menyusun dan menyimpan dokumen D. LANDASAN HUKUM

Pedoman ini dibuat dan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan peraturan pelaksana lainnya, antaranya : 1. Undang-Undang RI nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. 2. Undang-Undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. 3. Undang-Undang RI nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan. 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 65 tahun 2005 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. 6. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan Perjanjian Rumah Sakit. 7. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 14 tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementrian Kesehatan. 8. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit.

Pedoman Pelayanan Administrasi Umum 2017

3

BAB II STANDAR KETENAGAAN

Upaya-upaya peningkatan mutu layanan kesehatan di rumah sakit harus dilaksanakan secara terus menerus, terprogram dan terencana dengan baik. Salah satu upaya peningkatan mutu layanan dalam bidang administrasi tersebut adalah dengan terpenuhinya tenaga kerja yang sesuai dengan standar ketenagaan di rumah sakit. Pelayanan profesional yang efektif , efisien dan akuntabilitas merupakan penjabaran misi rumah sakit di Bagian Umum. Untuk merealisasikan hal tersebut diperlukan Sumber Daya Manusia (SDM) agar dapat memberikan pelayanan administrasi yang bermutu dan berorientasi pada Tata Usaha. Salah satu upaya yang dilakukan adalah adanya standar kualifikasi, distribusi ketenagaan, yang sesuai dengan standar kuantitas dan kualitas Bidang Administrasi. A. KOMPETENSI

Proses pengangkatan staf dimulai dengan pertimbangan mengenai kerja yang harus dijalankan. Ini harus dibagi secara adil sebagai pekerjaan, yang masing-masingnya cocok dengan keahlian dan kemampuan yang sudah didefinisikan. Sistem yang tipikal dalam mengevaluasi pekerjaan seseorang adalah dengan memeriksa pekerjaan sesuai dengan faktor-faktor berikut : FAKTOR

ANGKA KEMUNGKINAN

Pengetahuan atau keterampilan

45

Tanggung Jawab

15

Kepercayaan

10

Kontak

10

Upaya Fisik

10

Upaya Mental

10

TOTAL KEMUNGKINAN

100

(Sumber : Buku Manajemen Perkantoran Modern, 1990) Unit-unit kompetensi dalam standar kompetensi suatu bidang pekerjaan dapat dikelompokkan kedalam tiga kategori, yaitu :


4

1. Kompetensi umum Pada

kelompok

dibutuhkan

ini

pada

mencakup

hampir

unitunit

semua

subsub

kompetensi bidang

yang

keahlian,

berlaku

dan

misal

yang

berkait dengan berkomunikasi di tempat kerja dan menggunakan komputer. 2. Kompetensi utama/inti Pada

kelompok

ini

mencakup

unitunit

kompetensi

dibutuhkan hanya untuk spesifik sub bidang keahlian

yang

( stream) stream)

berlaku

dan

tertentu

dan

merupakan unit yang wajib sub bidang keahlian dimaksud. 3. Kompetensi khusus/pilihan Pada kelompok ini mencakup unit-unit kompetensi yang dapat ditambahkan kedalam sub bidang keahlian tertentu, sebagai pelengkap dan bersifat pilihan. Adapun Kompetensi sumber daya manusia di bagian Administrasi yang harus ada, sebagai berikut : No.

A.

KOMPETENSI SDM

Kompetensi Umum 1. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi 2. Berkomunikasi melalui telepon 3. Memberikan pelayanan 4. Mengoperasikan komputer 5. Menggunakan peralatan kantor

B.

Kompetensi Inti 1. Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak 2. Mengakses dan penarikan data komputer 3. Menciptakan dan menggunakan dokumen dan lembar kerja sederhana 4. Memproduksikan dokumen di komputer 5. Menghasilkan dokumen sederhana 6. Menggunakan teknologi kantor 7. Melakukan prosedur administrasi 8. Menagani penerimaan dan penerimaan surat/dokumen 9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen 10. Mengelolah dan menjaga sistem kearsipan


5

11. Memelihara data komputer 12. Mengatur perjalanan bisnis 13. Merencanakan dan mengelola pertemuan/rapat 14. Membuat presentasi C.

Kompetensi Khusus 1. Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja 2. Mengikuti prosedur K3 perkantoran 3. Menjaga keamanan K3 perkantoran 4. Meminimalisir pencurian 5. Menangani tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan di kantor

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

Adapun pendistribusian sumber daya manusia Bagian Administrasi adalah sebagai berikut : No.

NAMA JABATAN

KUALIFIKASI FORMAL DAN INFORMAL

JUMLAH SDM

1.

Ka. Bag. Administrasi

S1

1

2.

Sekertaris Direksi

S1

1

3.

Kasie Administrasi

DIII

1

4.

Staf Administrasi

S1

3 6

JUMLAH

C. PENGATURAN JAGA

Adapun pengaturan jaga sumber daya manusia Bagian Administrasi adalah sebagai berikut : No.

NAMA JABATAN

KUALIFIKASI FORMAL DAN INFORMAL

WAKTU KERJA

1.

Ka. Bag. Administrasi

S1

07.45-16.15 (1 Shif)

2.

Sekertaris Direksi

S1

07.45-16.15 (1 Shif)

3.

Kasie Administrasi

DIII

07.45-16.15 (1 Shif)

4.

Staf Administrasi

S1

07.45-16.15 (1 Shif)


6

BAB III STANDAR FASILITAS A. DENA RUANGAN

Denah ruang Administrasi Umum Rumah Sakit Islam Faisal Makassar sebagai berikut :

B. STANDAR FASILITAS

Perabot kantor terdiri dari meja kerja, kursi dan peralatan pe ralatan lain yang dibagikan kepada setiap unit. Pokok-pokok berikut perlu diperhatikan dalam pemilihan perabot : a. Staf harus terlibat sedapat mungkin dalam pemilihan b. Pilihan antara kayu dan baja tidak penting karena biasannya kedua bahan tersebut digunakan bersama. c. Beberapa sistem memiliki pilihan warna. d. Plastik tidak dapat diperbaiki tetapi kuat untuk bagian dalam laci. a. Tidak boleh ada tepi atau sudut yang tajam atau bergerigi. b. Kunci harus terbenam atau rata dengan permukaan. c. Tirai harus mudah dipasang atau dilepas. d. Meja kerja atau meja biasa harus dapat disetel ketinggiannya. e. Bagian atas meja dapat dibuat dengan beberapa bagian yang dapat dimiringkan dari 1 derajat hingga 20 derajat, agar beberapa tugas dapat dikerjakan dengan lebih mudah. f. Mesin harus datar, sedangkan dokumen dapat ditaruh pada bagian meja yang miring untuk memberikan kemudahan dan efisiensi yang lebih besar.


7

g. Penerangan ventilasi h. Kebisingan i. Kesegaran/kebugaran ruangan Daftar Inventaris peralatan di ruang Administrasi Umum Rumah Sakit Islam Faisal Makassar sebagai berikut : No. 1. Komputer

NAMA ALAT

JUMLAH 7

KETERANGAN Baik

2. 3. 4. 5.

Labtop Printer Lemari Arsip Lemari

2 3 2 4

Baik Baik Baik Baik

6. 7.

Meja Kerja Meja Rapat

8 1

Baik Baik

8. 9. 10.

Kursi Kantor Kursi Biasa Tempat Sampah

2 14 5

Baik Baik Baik

11. 12.

Jam Dinding Cermin

2 3

Baik Baik

13. 14. 15.

White Board Glass Board Telepon

1 1 3

Baik Baik Baik

16. 17.

Proyektor Lukisan

2 1

Baik Baik

18.

AC

3

Baik

JUMLAH 1

KETERANGAN Baik

1 1 4

Baik Baik Baik

JUMLAH 1

KETERANGAN Baik

1 1 1 1

Baik Baik Baik Baik

No. KEBERSIHAN DAN RUMAH TANGGA 1. Peralatan Kebersihan

2. 3. 4.

Dispenser Kulkas Gorden

No. 1. Stampel

2. 3. 4. 5.

ATK

Gunting Penggaris Cutter Hecter/Staples


8

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN

A. PELAYANAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari kantor dan merupakan proses yang esensial bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain melaluai pos, telepon, teleprinter, kuris dan sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas seperti surat dan pembicaraan telepon dari dan untuk orang di luar perusahaan; istilah ini juga mencakupi pengiriman memorandum, laporan, instruksi, faktur, pesanetimasi, gambar, dan bahkan sampel. Komunikasi adalah fungsi vital yang harus dilayani dengan analisis cermat tentang kebutuhan dan pemilihan cermat peralatan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan. Di dalam kantor, mayoritas komunikasi bersifat rutin dan dapat diklarifikasikan menurut tujuan yang dilayani. 1. Korespondensi

a. Mengatur surat masuk dan surat keluar rumah sakit. Prosedur pengelolaan surat masuk rumah sakit yaitu menerima surat, membuka surat, menilai surat, mencatat surat, mengarahkan surat, penyimpanan surat. Sedangkan untuk prosedur pengelolaan surat keluar rumah sakit yaitu pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat, pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan surat, penggandaan surat, pengiriman surat dan, penyimpanan. Sedangkan cara mengarsip surat rumah sakit yaitu menggunakan sistem penyimpanan klasifikasi klasi fikasi dalam bentuk numerik atau biasa disebut dengan sistem klasifikasi desimal. b. Menyiapkan naskah surat keputusan, surat edaran dan lain-lain. Setiap naskah harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat yaitu ketelitian, kejelasan, singkat dan padat, logis dan meyakinkan, serta pembakuan. c. Menyiapkan penomoran surat. Nomor pada naskah merupakan segmen penting dalam kearsipan, sehingga susunannya harus dapat memberikan kemudahan dalam peyimpanan, temu balik,


9

dan penilaian arsip. d. Mengkoordinasikan/menyiapkan rapat pimpinan. Rapat merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi persiapan, menyusun acara, menyusun teks pidato pimpinan, membuat notula rapat, dan mebuat laporan hasil rapat. e. Menyiapkan rancangan/kelengkapan perizinan rumah sakit. Perizinan merupakan fungsi pengendalian pemerintahan terhadap penyelenggara kegiatan yang dilakukan oleh swasta. Pemberian izin sarana kesehatan merupakan akuntabilitas pemerintah kepada masyarakat bahwa sarana kesehatan yang telah diberi izin tersebut telah memenuhi standar pelayanan dan aspek keamanan pasien, jadi perizinan sangat terkait dengan standar dan mutu pelayanan. f. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan dan karyawan. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan lua r kota, maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya. Adapun yang harus dipersiapkan oleh sekretaris yaitu, merencanakan perjalanan, mempersiapkan daftar perjalanan, mempersiapkan

dokumen

perjalanan,

mempersiapkan

transportasi,

mempersiapkan akomodasi. 2. Rapat Panitia

Rapat panitia adalah bidang komunikasi bersemuka yang penting, yang bertujuan membahas secara ringkas prosedur panitia. Dewasa ini, panitia semakin banyak digunakan dalam perusahaan sebagai sarana untuk menjamin pengertian yang tepat antar individu dan koordinasi usaha yang tepat. Formal dan informalnya suatu rapat tergantung umumnya yang diikuti suatu pola prosedur. Umumnya, pola ini bukan pola


10

yang diselenggarakan oleh undang-undang, melainkan lebih merupakan pola yang diterima oleh kebiasaan. Seperti semua kebiasaan yang baik, pola ini didasarkan pada pola yang telah diuji dan dirasakan memuaskan selama beberapa generasi, tetapi meskipun demikian cukup elastis untuk memenuhi kebutuhan yang berubah. Prosedur ini dimaksudkan untuk memenuhi sejumlah tujuan : a.

Bahwa rapat harus berhimpunan pada waktunya tanpa memboroskan waktu para anggota.

b.

Bahwa para anggota harus mempunyai kesempatan untuk datang dengan persiapan menghadapi urusan khusus yang yang dibahas.

c.

Bahwa tidak boleh ada keraguan dalam pikiran setiap anggota mengenai urusan yang dibahas.

d.

Bahwa diskusi akan berlangsung dengan cara yang teratur dan sopan santun yang sewajarnya diperlihatkna.

e.

Bahwa pendapat anggota mengenai subjek apa pun harus diterima dan direkam dengan jelas.

Panitia didalam perusahaan digunakan sebagai sarana untuk mengusahaan pengertian dan kerja sama ridak hanya dikalangan para anggota manajemen, tetapi juga diantara manajemen dan bawahan. Rapat dapat dipertimbangkan kedalam dua jenis yang umum. a. Ada rapat yang diselenggarakan secara teratur oleh panitia kerja tetap yang bisnisnya berkesinambungan. Yang termasuk didalam jenis ini adalah panitia manajemen untuk tujuan mengkoordinasi kegiatan departemen atau fungsi bisnis, panitia staf beragai jenis dimana wakil-wakil namajeman dan staf bertemu satu sama lain, dan panitia olahraga dan sosial yang berhubungan dengan pengorganisasian kegiatan waktu senggang. b. Rapat khusus yang dapat bersidang untuk membicarakan masalah khusus. Rapat jenis ini lebih umum dibahas untuk anggota manajemen, ketika para wakil dari departemen yang berbeda berkumpul bersama untuk membicarakan dan memecahkan masalah yang mempengaruhi mereka semua. 3. Prosedur Panitia

Berikut adalah garis besar dari prosedur panitia dasar. Namun banyak panitia diadakan dengan kadar formalitas yang lebih sedikit daripada yang ditunjukkan


11

dibawah ini. Acap kali tidak terdapat resolusi, pemungutan suara, dan kadang tidak ada risalah rapat yang formal. Bila urusan diharapkan diselenggarakan secara lugas, persyaratan minimumnya harus mencakupi adanya ketua, agenda, dan catatan mengenai tindakan yang disetujui bersama. a. Konstitusi Para anggota panitia dapat dapat ditunjuk oleh pihak pihak yang berwenang atau dapat berupa wakil orang lain yang dipilih. Panitia yang dipilih, biasanya perlu untuk membuat rekaman lengkap tertulis yang disetujui bersama mengenai prosedur pemilihan dan

masalah-masalah

seperti

syarat

kantor

dari

para

anggotanya,

dan

pengangkatan serta tugas para pengurusnya. Daftar anggota panitia sudah cukup untuk segala tujuan. b. Cakupan tugas Cakupan tugas suatu panitia harus dinyatakan dengan jelas dan diusahakan agar diketahui oleh seluruh anggotanya. c. Pengurus Para pengurus panitia harus terdiri dari setidaknya seorang ketua dan sekretaris panitia. d. Pemanggilan rapat Semua anggota panitia harus mendapat pemberitahuan yang benar mengenai setiap rapat. Pemberitahuan yang berisikan waktu dan tempat rapat harus dikirimkan oleh sekretaris dalam waktu yang cukup agar para anggota mempunyai waktu untuk mengatur perjanjiannya yang lain. e. Agenda Agenda merupakan garis besar dari pembahasan rapat dan harus diinformasikan kepada para anggota sebelum diadakannya rapat, dan biasanya dikirim bersamaan dengan pemberitahuan pemanggilan rapat. Sekretaris biasanya membuat draf agenda tersebut dan meminta persetujuan ketua sebelum agenda diedarkan. Salinan dari setiap laporan penting atau korespondensi yang diacu dalam agenda harus dikirim bersama, sehingga para anggota dapat memiliki kesempatan penuh untuk mempelajarinya sebelum datang menghadiri rapat. f. Kuorum Kuorum adalah jumlah minimum anggota yang harus hadir sebelum rapat panitia dapat berfungsi. Tidak ada panitia yang dapat memenuhi tujuannya jika rapatnya


12

tidak dihadiri oleh proporsi yang masuk akal dari para anggotanya. g. Tugas-tugas ketua Diharapkan bahwa ketua adalah orang yang berpengalaman dalam pekerjaan panitia dan yang memiliki kemampuan yang diperlukan untuk mengendalikan rapat. Tanggung jawab ketua secara ringkas adalah sebagai berikut : 1) Mengusahakan agar urusan panitia dijalankan dengan cara yang teratur dan sesuai dengan agenda 2) Memastikan bahwa persoalan yang dibahas berada di dalam cakupan tugas panitia, dan bahwa persoalan tersebut diajukan sebelum rapat dalam bentuk sedemikian rupa agar dapat dimegerti secara jelas oleh para anggotanya. 3) Menyelenggarakan rapat dengan cara sedemikian rupa sehingga masingmasing anggota mempunyai peluang yang cukup untuk berbicara. 4) Memastikan bahwa setiap resolusi yang disampaikan oleh panitia ditulis dengan istilah yang tidak menimbulkan keraguan mengenai maknanya. 5) Menjaga

agar

rapat

berpegang

pada

pokok

yang

dibicarakan

dan

mengusahakan agar tidak terjadi pemborosan waktu. h. Mangajukan mosi Peranan yang lebih besar dari urusan panitia dibahas bersama beberapa anggota yang mengusulkan resolusi yang sesudahnya diperdebatkan oleh para anggota dan mungkin ditolak atau diteruskan dalam bentuk aslinya atau diubah. Tugas ketualah untuk memastikan bahwa mosi yang diajukan menggunakan istilah yang singkat yang dimengerti dengan jelas dan tidak menimbulkan keraguan. i.

Mengajukan amandemen Setiap anggota yang tidak setuju dengan mosi yang diajukan bebas untuk mengusulkan amandemen mosi tersebut. Amandemen memilki efek pengubahan dengan penambahan, penghapusan, atau penggantian penyusunan kata-kata dalam mosi seperti yang diajukan oleh pengusul dan pendukungnya.

j.

Diskusi Selama diskusi, ketua harus mengusahakan agar setiap anggota panitia mempunyai peluang yang cukup untuk memberikan opininya. Kebiasaan yang diterima adalah semua komentar harus ditujukan kepada ketua, bukan kepada kepada anggota individual atau kepada panitia keseluruhan.


13

k. Pemungutan suara Sesudah cukup waktu diluangkan untuk diskusi, tugas ketua adalah untuk menempatkan mosi guna pemungutan suara. Bila ada amandemen yang diusulkan dan didukung selama jalannya diskusi, amandemen tersebut dilemparkan lebih dulu kerapat. Ia juga bertanggung jawab untuk menghitung dan mengumumkan hasilnya. l.

Subpanitia Panitia biasannya membentuk subpanitia yang lebih kecil dari pada antara para anggotanya untuk tujuan khusus. Subpanitia dapat dibentuk untuk membicarakan satu pokok khusus dan melaporkan kembali rekomendasinya kepada panitia utama.

m. Risalah Sekrataris bertanggung jawab untuk menyiapkan risalah jalannya rapat. Rislaah ini harus berupa rekaman ringkasan nama-nama anggota yang hadir dan urusan yang dibicarakan. Bila rapat telah menyatakan bahwa risalah itu benar, ketua pun menandatanganinya untuk menandakan bahwa risalah tersebut telah digunakan.

B. PENGARSIPANDAN PENGARSIPANDAN PENGINDEKSAN

Pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli, atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Pengindeksan adalah proses yang diperlukan untuk menemukan rekaman. Perawatan sistem pengarsipan yang efesien adalah salah satu dari masalah kekal kantor dan pemecahannya menutur pengertian yang tepat akan prinsip-prinsipnya. Tidak ada satu sistem yang ideal dan tidak ada jenis peralatan ideal yang akan memenuhi persyaratan semua rekaman di semua kantor. Sistem pengarsipan yang efesien adalah sistem dimana : a. Rekaman yang diperlukan setiap saat dapat dihasilkan tanpa penundaan yang tidak masuk akal; b. Rekaman dilindungi secara memadai selama periode rekaman itu dipertahankan untuk referensi c. Biaya pemasangan dan pemeliharaan sistem masuk akal dengan memperhatikan pelayanan yang diperlukan.


14

Langkah pertama dalam merencanakan sistem pengarsipan harus berupa penjadwalan semua jenis dokumen dan rekaman yang akan disimpan. Manajemen yang bertanggung jawab harus diajak berkonsultasi mengenai setiap jenis dan keputusan diperoleh mengenai: a. Periode penyimpanan b. Perlindungan c. Penundaan yang dapat diterima di tempat d. Orang yang biasa menggunakan e. Cara pendeskripsian Jadwal lengkap yang memperlihatkan persyaratan tersebut dibawah lima judul yang diberikan diatas merupakan suatu dokumen yang san gat penting. 1. Peralatan Pengarsipan

Sistem yang berantakan tetap merupakan sistem yang berantakan entah arsip itu disimpan di dalam kabinet (lemari penyimpanan surat) atau di dalam kotak kardus. Ini tidak berarti bahwa peralatan itu tidak penting, tetapi peralatan itu harus dipertimbangkan hanya dalam hubungannya dengan tujuan yang dilayaninya: a. Perlindungan dokumen dari: 1) Kehilangan karena penanganan yang ceroboh 2) Kehilangan atau kerusakan oleh air dan api 3) Kerusakan karena debu atau kelembapan b. Pencegahan dari pencuri atau orang yang tidak berwenang c. Pengurangan upaya fisik pada pihak juru tulis pengarsipan penemuan dan pengambilan dokumen. dokumen. Dalam memilih peralatan yang diperlukan untuk penyimpanan sekelompok dokumen tertentu, semua tujuan harus diperhitungkan. Perlindungan dari debu dan kelembapan lebih penting apabila rekaman bersangkutan harus disimpan untuk jangka panjang daripada bila catatan itu harus dihancurkan dalam beberapa bulan. Kebutuhan untuk perlindungan khusus bagi dokumen dari kerusakan karena kebakaran akan ak an bervariasi menurut tingkat kepentingannya dan juga menurut sifat gedung dimana rekaman bersangkutan disimpan. Beberapa dokumen perlu dijaga kerahasia annya, dokumen ini pantas untuk menghabiskan uang guna menyediakan wadah yang kokoh dilengkapi


15

dengan kunci. Adapun peralatan pengarsipan, diantaranya : 1) Wadah kecil 2) Arsip tuas lengkung 3) Arsip boks 4) Dompet 5) Buku pelidung 6) Penjilid lembaran lepas 7) Penjilid cincin 8) Penjilid sekrup 9) Penjilid tali 10) Map sederhana 11) Map gantung 12) Kantung 13) Pelabelan 14) Pengunci kertas 15) Kawat berpening 16) Map dengan penjilid pegas 17) Pengunci kawat elastis 18) Pengunci cincin 2. Pengarsipan Pengarsipan Tersentraslisasi Tersentraslisasi

Ada beberapa derajat sentralisasi dan pengarsipan tersentralisasi dapat berarti : a. Semua arsip disimpan disatu tempat b. Semua arsip dengan kepentingan umum disimpan secara terpusat, sedangkan arsip dengan kepentingan departemen saja disimpan oleh departemen c. Semua atau sebagian besar arsip disimpan oleh departemen, tetapi dikendalikan dan dilayani oleh staf dari satu titik sentral. Tidak ada kelebihan yang membuat salah satu dari sistem ini menjadi yang paling cocok untuk segala situasi. Prinsip yang dinyatakan pada awal bab ini harus menjadi basis bagi berdirinya setiap penilaian. Arsip harus diletakkan dalam posisi sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah digunakan dimana dan bila dikehendaki. Bila pengarsipan yang terpusat pada departemen membuat arsip lebih mudah dan lebih cepat tersedia, maka pengarsipan itu harus ditegakkan, tetapi masing-masing kasus


16

harus sepenuhnya dipertimbangkan berdasarkan kebaikannya. Sentralisasi fisik memiliki keuntungan berikut: a. Tidak ada duplikasi, yaitu hanya satu salinan dokumen yang perlu dipertahankan b. Staf pengarsipan yang terlatih khusus dipekerjakan c. Keseragaman sistem diseluruh organisasi d. Penghematan peralatan dan ruangan e. Pengendalian yang lebih ketat atas rekaman Sebaliknya, dikantor yang besar barangkali ada banyak kekurangan: a. Penundaan dalam menyampaikan dokumen kepada orang yang memerlukannya. b. Kesulitan bagi sebagian departemen karena pelaksanaan yang perlu dari peraturan yang sama untuk semuanya. Dokumen yang harus diacu secara teratur oleh sejumlah departemen cocok untuk penyimpanan pada satu titik sentral, tetapi lebih efesien untuk menyimpan dokumen yang hanya berkaitan dengan seorang eksekufit s edekat mungkin dengan kantornya. 3. Penghancuran Penghancuran Dokumen

Arsip dalam jumlah besar yang berisikan dokumen yang memiliki kegunaan langsung. Bila kebutuhan untuk acuan yang cepat sudah berkurang, arsip harus dipindahkan ke penyimpanan jangka panjang, biasanya diruangan yang terpisah, hingga tiba waktunya untuk dihancurkan. Bila metode klarifikasi telah diseleksi secara benar, biasanya tidak perlu untuk memeriksa dan memilih dokumen individu untuk dipindakhan atau dihancurkan. Idealnya, keseluruhan tumpukan atau map harus dipindahkan berdasarkan usianya. Arsip yang tidak berguna lagi harus dihancurkan tanpa ditunda-tunda. Bila dokumen bersifat rahasia, dokumennya dapat dibuat tidak terbaca dengan memasukkannya ke dalam mesin penghancur kertas atau dengan dibakar. Sebaliknya, bila tidak bersifat rahasia, kertasnya dapat dijual. Kecuali bila ada persyaratan hukum yang harus dipenuhi. 4. Pengindeksan

Tujuan suatu indeks adalah untuk mempermudah dalam pencarian catatan atau dokumen. Indeks mungkin dibuat terpisah dari catatan yang diacu olehnya, atau catatan itu sendiri mungkin diatur sedemikian rupa sehingga menjadi indeks sendiri. Indeks kebanyakan buku adalah indeks yang terpisah, indeks ini terpisah dari teks, Pedoman Pelayanan Administrasi Umum 2017

17

tetapi berfungsi membantu pembaca untuk menemukan halaman dimana berbagai persoalan disebutkan. Peralatan pembuatan indeks, diantaranya : a. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. b. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

Arsip yang yang akan disimpan di dalam ordner

terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator atau pelubang kertas. Ordner terbuat terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Gambar 4.1. 4.1. Ordner salah salah satu peralatan pengindeksan yang digunakan di RSI Faisal c. MAP Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut: 1) Stopmap folio, folio , map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap umumnya, stopmap folio foli o digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. 2) Map snelhecter Map snelhecter , map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan


18

arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator menggunakan perforator atau atau pelubang kertas. 3) Folder , map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. 4) Hanging folder, f older, folder yang yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet . Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

Gambar 4.2.Map snelhecter 4.2.Map snelhecter salah salah satu peralatan pengindeksan yang digunakan di RSI Faisal C. PENDUPLIKASIAN

Reprografi adalah seni menghasilkan selembar atau beberapa kopi dokumen dengan menggunakan fotografi atau peralatan lainnya yang dapat memproduksi atau mereproduksi gambar visual, kata-kata, tanda, gambar dan lain-lain untuk keperluan administrasi dan perdagangan. 1. Penduplikasian Sering terjadi bahwa lebih dari satu salinan dokumen diperlukan. Metode paling sederhana adalah dengan membuat salinan pada saat yang sama dengan yang aslinya. Bila salinan diperlukan dalam jumlah besar, atau tidak dapat dibuat bersamaan dengan aslinya,

maka

digunkanlah

proses

penduplikasian

atau

pengopian.

Istilah

penduplikasian digunakan bila banyak salinan harus dibuat dari sebuah sa linan master yang disiapkan, dan istilah pengopian digunakan bila satu atau beberapa salinan Pedoman Pelayanan Administrasi Umum 2017

19

diambil langsung dari aslinya. Duplikator berfungsi untuk menghasilkan surat edaran, daftar harga, laporan, formulir kantor, dan sebagainya apabila biaya atau urgensi tidak memungkinkan pembuatan cetakan. Ada jajaran luas peralatan dari baki sederhana hektografik hingga mesin cetak kecil. Proses penduplikasian bukanlah satu-satunya metode, tetapi cukup menggambarkan metode yang lebih lazim digunakan di kantor. 2. Mikrofotografi Mikrofotografi adalah proses dimana surat, formulir dan dokumen lain difoto dengan ukuran yang yang jauh lebih kecil. Bila Bila dokumen dokumen asli

kemudian dihancurkan dihancurkan atau

digunakan untuk tujuan lain, mikrofotografi pun memberikan catatan kompak yang dapat dengan mudah diangkut dari satu tempat ke tempat lain.

D. PENGOLAHAN DATA

Komputer adalah serangkaian atau sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti untuk mengolah informasi menurut prosedur yang telah dirumuskan, menerima input, mengolah input, memberikan informasi, menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer, dan dapat menyimpan program dan hasil pengolahan, serta bekerja secara otomatis. Pada mulanya pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak hanya berhubungan berhubungan dengan matematika. Data adalah adalah kumpulan kejadian yang diangkat diangkat dari suatu kenyataan, penggambaran fakta, pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin yang berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbolsimbol khusus atau gabungan darinya. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data adalah manipulasi pengubahan atau transformasi dari data, simbol-simbol seperti nomor dan huruf ke dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih berarti berupa suatu informasi i nformasi untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Informasi adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yg lebih berarti dari suatu kejadian. Sistem Pengolahan Data adalah adalah sistem yang melakukan pengolahan data, contohnya sistem pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai dll.Pengolahan data yang diolah dengan menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP).


20

Jadi Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronic Data Processing (EDP) adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer. 1. Pengolahan Data pada Komputer

a. Pengumpulan Data Sistem

pengolahan

data

dirancang

untuk

mengumpulkan

data

yang

menggambarkan setiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya. b. Pengubahan Data Operasi

pengubahan

data

mencakup

pengklasifikasian,

penyortiran,

pengkalkulasan, perekapitulasian, pembandingan. c. Penyimpanan Data Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan dan file file yang disimpan disebut Database. Database. d. Pembuatan Dokumen Sistem pengolahan data menghasilkan keluaran yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan. 2. Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data

a. Hardware Hardware atau Hardware atau perangkat keras harus menyediakan 4 fungsi umum: 1) Alat Input Perangkat keras yang memasukkan instruksi yang akan diproses di alat proses diproses seperti mouse dan keyboard. 2) Alat Proses Central Processing Unit (CPU) merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output. 3) Alat Output Perangkat keras yang menampilkan hasil dari instruksi yang diproses seperti monitor, speaker dan printer. b. Software Software atau Software atau perangkat lunak adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer. Software terdiri Software terdiri dari software dari software sistem sistem dan software dan software aplikasi.


21

c. Brainware Brainware adalah Brainware adalah manusia yang terlibat di datam mengoperasikan serta mengatur sistem komputer. 1) Manfaat Pengolahan Data

Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia, hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer. Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak. Sebagai contoh pembuatan faktur penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen, dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan database dan program yang memprosesnya. 2) Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi dasar pengolahan data : a) Mengambil program dan data (masukan/input) b) Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan c) Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan d) Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan. e) Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

E. PENGARSIPAN KOMPUTER

Komputer mampu menyimpan informasi dalam jumlah besar yang dapat diperoleh kembali dalam bentuk cetak atau pada layar peraga. Informasinya mungkin tampil dalam bentuk grafis dan juga dalam karakter abjad dan numerik. Waktu pemanggilan kembali bervariasi ber variasi sesuai dengan waktu arsip ars ip komputer tersedia te rsedia atau tidak, tetapi waktu penundaan dalam menayangkan informasi ke layar hanya hitungan detik.


22

Penggunaan komputer di rumah sakit sebagai bagian ketatausahaan adalah sebagai berikut: 1. Sebagai pengolah kata, yang dapat digunakan untuk pembuatan dokumen, surat, laporan dan lain-lain. Aplikasi paling sering digunakan adalah Microsoft Office semisal Microsoft semisal Microsoft Office Word . 2. Sarana pengiriman informasi, termasuk pengiriman surat dan dokumen lainnya menggunakan layanan surat elektronik atau sering disebut e-mail. 3. Sarana penyimpan data/informasi, sebagai arsip dari surat/dokumen email yang telah dikirim maupun diterima. Penggunaan komputer seperti contoh diatas memiliki berbagai keunggulan dibanding menggunakan teknik manual biasa. Kelebihan-kelebihan penggunaan arsip media komputer adalah sebagai berikut: 1. Menghemat tenaga, karena menggunakan komputer mampu menggabungkan beberapa pekerjaan sekaligus, misalnya juru ketik, kurir pengirim surat, kearsipan dapat dikerjakan oleh satu orang saja. 2. Menghemat waktu untuk penataan kembali dan penemuan arsip. 3. Menghemat biaya dalam mengerjakan pekerjaan tatausaha karena tidak diperlukan banyak pegawai. Namun selain memiliki keunggulan diatas, komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan juga memiliki berbagai kelemahan. Berbagai kelemahan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Rentang terserang ribuan jenis virus komputer yang dapat merusak komputer dan menghilangkan/menghapus data dari tempat penyimpanan/hardisk di komputer. Virus tersebut biasanya ditularkan melalui flash disk, namun banyak juga melalui perangkat pengiriman surat elektroni e-mail. 2. Data yang tersimpan rentang dicuri oleh hacker , hacker adalah adalah oknum yang berusaha menyusup ke dalam komputer dan mengacaukan atau mengambil data penting rumah sakit yang berada dalam komputer. 3. Memerlukan biaya besar untuk pengadaanya, baik pembelian perangkat kerasnya, maupun software maupun softwarenya. nya.


23

4. Sangat bergantung pada pasokan listrik, sehingga jika terjadi gangguan pada listrik, maka pekerjaan menggunakan komputer akan berhenti. Dari berbagai kelemahan penggunaan media komputer diatas, maka kita perlu melakukan tindakan preventif untuk mengamankan data/informasi yang berada di sebuah komputer. Pengelolaan arsip menggunakan media komputer menitikberatkan pada pengelolaan arsip softcopy. Arsip ini merupakan produk arsip yang berbentuk magnetik yang akan disimpan dalam media penyimpanan seperti CD, flash disk, atau disimpan pada hard disk komputer, bahkan juga disimpan dalam media internet seperti google seperti google drive. drive. 1. Pengelolaan Arsip Soft Softco cop py

Pengelolaan arsip soft copy memerlukan penanganan khusus mengingat rawannya ancaman oleh virus, malware maupun hacker , atau kerusakan fisik arsip tersebut. 2. Pengamanan Arsip Dari Virus Komputer

Pengamanan terhadap virus komputer dapat dilakukan dengan cara berikut ini: a.

Membuat peraturan untuk tidak menggunakan flash disk dalam pembuatan surat/dokumen dan lain-lain, kecuali keadaan terpaksa dan telah yakin flash disk itu tidak mengandung virus.

b.

Membuat pertahanan terhadap serangan virus di komputer dengan menggunakan password, menginstal antivirus, membangun firewall. membangun firewall.

c.

Mengecek kesehatan komputer secara berkala.

3. Pemeliharaan Arsip Softco S oftcopy py

Data bebentuk softcopy softcopy memerlukan pemeliharaan agar informasi yang terkandung didalamnya dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. Pemeliharaan data/informasi ini delakukan dengan jalan sebagai berikut: a.

Membuat daftar file daftar file yang yang memuat, nama file, file, subjek file subjek file,, nama bagian/direktorat pembuat file pembuat file,, tanggal pembuatan, dan petugas pengolah/pembuat arsip.

b.

Membuat Back up dengan cara menyalin data kedalam flash disk /CD, /CD, memberi label, menyimpan flashdisk /CD /CD kedalam kotak khusus, menyusun dalam lemari penyimpanan sesuai sistem filing sistem filing yang yang dianut, menjaga tempat penyimpanan arsip agar selalu dalam keadaan baik.

S oftcopy py 4. Penyusutan Arsip Softco Seperti arsip fisik pada umumnya, baik yang diolah melalui komputer maupun manual, arsip softcopy juga perlu disusutkan untuk menghindari tidak tersedianya


24

ruang yang diperlukan dalam harddisk akibat terlalu banyak data yang disimpan, padahal beberapa data diantaranya tidak diperlukan dipe rlukan lagi. Penyusutan dapat dilakukan jika beberapa hal dibawah ini sudah terlaksana, beberapa faktor penyebab penyusutan tersebut adalah: a. Tujuan sudah tercapai, b. Masalah sudah terpecahkan, c. Tidak ada kaitan dengan fil dengan fil e yang lain, d. bukan data yang termasuk kategori arsip permanen, dan dan lain sebagainya. Untuk melakukan penyusutan arsip softcopy arsip softcopy dengan dengan media komputer cara yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut: a. Menghapus/delete Menghapus/delete arsip/ arsip/ file tersebut file tersebut dari direktori penyimpanan pada hardisk b. Menghapus nama file data yang berkaitan dari daftar file file yang sudah kita buat sebelumnya.

F. PEMUSNAHAN DOKUMEN

Sebelum pemusnahan dokumen dilakukan, sebaiknya harus diadakan penilaian berkas-berkas terlebih dahulu. Penilaian berkas-berkas yang akan dimusnahkan dapat dilakukan dengan dua langkah sebagai berikut : 1. Penggolongan berkas dinamis, berdasarkan hal-hal berikut: a.

Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan dalam operasional sewaktu-waktu. Dapat disimpan dengan retensi 1 (satu) sampai 2 (dua) tahun.

b.

Arsip semi aktif, yaitu arsip yang masih dibutuhkan tetapi sudah berkurang frekwensi penggunaannya. Dapat disimpan dengan retensi 3 (tiga) sampai 5 (lima) tahun.

c.

Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi dalam operasional sehari-hari tetapi masih perlu disimpan untuk kepentingan badan usaha. Disimpan dengan retensi 10-30 tahun/sesuai dengan nilai guna arsip.

2. Pemindahan berkas yaitu pemindahan berkas dari file aktif file aktif ke file ke file inaktif inaktif yang diatur dengan cara sebagai berikut: a.

Pemindahan secara berkala

b.

Pemindahan secara terus-menerus


25

Menurut Basuki (2003), ada empat metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu seperti dibawah ini: 1.

Pencacahan Metode ini paing sering digunakan. Prosesnya menggunakan alat pencacah yang biasa dikenal dengan shredden. Alat ini menghancurkan kertas dengan cara menarik dan merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil, dengan ukuran bervarisasi 0,8-2,5 cm.

2.

Pembakaran Metode ini sangat populer pada masa lalu, namun saat ini dianggap sulit dan berbahaya dilakukan karena resiko menyebabkan kebakaran. kebakaran.

3.

Pemusnahan Kimiawi Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan bahan kimiawi. Walaupun metode ini lebih efesien dibandingkan dengan metode pencacahan, tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu. Pasalnya bahan kimia yang digunakan adalah larutan asam yang dapat merusak kulit dan mudah terbakar, sehingga harus disimpan di tempat yang aman.

4.

Pembuburan Merupakan metode yang ekonomis, aman, dan bersih. Namun, metode ini tidak terlalu populer digunakan. Pemusnahan dilakukan dengan memasukkan dokumen ke dalam bak penampungan yang telah terisi air, lalu dicacah hingga hancur, kemudian disaring. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan organisasi yang membutuhkan pengamanan tinggi terhadap dokmen yang yang harus dimusnahkan. Berkaitan dengan pemusnahan dokumen, dapat dillihat pada Pedoman

Penyimpanan dan Pemusnahan Arsip Rumah Sakit Islam Faisal. Pemilihan metode pemusnahan biasanya dilakukan dengan dengan pertimbangan-pertimbangan berikut : 1. Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan. 2. Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan. 3. Presentasi dokumen inaktif yang bersifat rahasia yang akan dimusnahkan.


26

BAB VII KESELAMATAN KERJA

Undang-undang nomor 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakanupaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakita dalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan kese lamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan kerja di bagian Administrasi Umum bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-Undang Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “ Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi Umum dan perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit. Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-undang nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin: a. Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat. b. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien. c. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan. Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :


27

a. Kondisi dan lingkungan kerja b. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan c. Peranan dan kualitas manajemen Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila : a. Peralatan tidak memenuhi standar kualitas; b. Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut m enurut tahapan proses produksi; c. Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin; d. Tidak tersedia alat-alat pengaman; e. Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip: a. Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/kejatuhan berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir. b. Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan. c. Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran. Sedangkan untuk petugas bagian administrasi umum yang melakukan kegiatan di rumah sakit harus : a. Didalam bekerja bagian administrasi umum harus memakai sepatu kerja untuk menghindari terkena sengatan listrik, b. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah disediakan disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api” c. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang aman melewati pintu keluar d. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair didekat sumber api atau listrik


28

e. Matikan komputer setelah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi sebelum meninggalkan ruangan f. Tutup

pintu

dan

kunci

ruangan


kerja

saat

meninggalkan

ruangan

kerja.

29

BAB VII PENGENDALIAN MUTU

A. PELAPORAN

Laporan disiapkan untuk berbagai tujuan dan merupakan aspek penting dari komunikasi tertulis. Ada laporan yang bersifat rutin, seperti angka statistik yang secara teratur dihasilkan untuk informasi manajemen dalam mengendalikan urusan rumah sakit. Laporan yang lain bersifat khusus, seperti bila keputusan harus diambil diluar urusan sehari-hari yang biasa dan penyelidikan khusus dilakukan. Oleh karena itu, laporan secara umum dapat di bagi menjadi dua yaitu laporan rutin dan laporan khusus. Dalam menyiapkan laporan terdapt suatu seni yang dapat dipelajari dan dikembangkan. Informasi dan rekomendasi hanya kecil nilainya jika keduanya tidak membantu pembentukan penilainan dan pengambilan keputusan. Laporan yang tidak merangsang pikiran dan pada akhirnya tidak menimbulkan tindakan mungkin menarik secara sepintas, tetapi tidak berfungsi sama sekali. Laporan seperti itu jelas tidak sepadan dengan biaya persiapannya. Laporan yang baik harus mengandung semua fakta yang relevan, menyusun fakta secara logis, mendiskusikannya dalam bahasa yang sederhana dan tiba pada sebuah kesimpulan. Berikut laporan rutin, laporan Sub Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Islam Faisal Tahun 2017 (Terlampir). B. PENGENDALIAN PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : 1. Definisi Indikator Indikator adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. 2. Kriteria Kriteria adalah spesifikasi dari indikator.


30

3. Standar a. Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut. b. Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik. c. Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu. Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan a. Keprofesian b. Efisiensi c. Keamanan pasien d. Kepuasan pasien e. Sarana dan lingkungan fisik 2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok dari pada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar antar daerah dan antar Rumah Sakit d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan


31

C. STANDAR PELAYANAN MINIMAL

Pengertian Standar Pelayanan Minimal (SPM) secara umum adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga secara minimal. Sedangkan standar pelayanan minimal secara khusus yaitu : 1) Merupakan alat untuk mengukur kinerja secara baik; 2) Sebagai alat perencanaan bisnis dan anggaran; 3) Sebagai alat pengendali mutu pelayanan. Standar Pelayanan Minimal Administrasi Rumah Sakit Islam Faisal Makassar sebagai berikut :

No.

JENIS

INDIKATOR

PELAYANAN

1.

2.

1.

Administrasi

3.

4.

5.

Tindak lanjut penyelesaian hasil

STANDAR

100 %

pertemuan direksi Kelengkapan laporan akuntabilitas

100%

kerja Ketepatan waktu pengusulan kenaikan

100%

pangkat Ketepatan waktu pengurusan gaji

100%

berkala Karyawan yang mendapat pelatihan

≥ 60%

minimal 20 jam setahun

1. Tindak Lanjut Penyelasaian Hasil Pertemuan Direksi Dimensi Mutu Tujuan

Efektivitas Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumah sakit Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta

Definisi Operasional

pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masing masing.


32

Frekuensi Pengumpulan Data Periode Analisis Numerator

1 bulan 3 bulan Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindak lanjuti dalam satu bulan

Denominator

Total hasil keputusan yang harus ditindak lanjuti dalam satu bulan

Sumber Data

Notulen Rapat

Standar

100 %

Penanggung Jawab

Direktur Rumah Sakit

2. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kerja Dimensi Mutu Tujuan

Efektivitas, efisiensi Tergambarnya kepedulian administrasi rumahsakit dalam menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumah sakit untuk


mempertanggungjawabkan

keberhasilan/kegagalan

pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggung jawaban secara periodik.


Denominator

1 tahun 1 tahun Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun

Sumber Data

Bagian Tata Usaha

Standar

100%

Penanggung Jawab

Direktur


33

3. Ketepatan waktu pengusulan kenaikan pangkat Dimensi Mutu Tujuan

Definisi Operasional Frekuensi Pengumpulan Data Periode Analisis Numerator

Denominator

Efektivitas, efisiensi, kenyamanan Tergambarnya

kepedulian

rumah

sakit

terhadap

tingkat

kesejahteraan pegawai Usulan kenaikan pangkat pegawai dilakukan dua periode dalam satu tahun yaitu bulan April dan Oktober 1 tahun 1 tahun Jumlah pegawai yang diusulkan tepat waktu sesuai periode kenaikan pangkat dalam satu tahun Jumlah seluruh pegawai yang seharusnya diusulkan kenaikan pangkat dalam satu tahun

Sumber Data

Sub Bag Kepegawaian

Standar

100 %

Penanggung Jawab

Kepala Bagian Tata Usaha

4. Ketepatan waktu pengurusan gaji berkala Dimensi Mutu Tujuan

Definisi Operasional Frekuensi Pengumpulan Data Periode Analisis Numerator

Denominator

Efektivitas, kenyamanan Tergambarnya kepedulian rumah sakit terhadap kesejahteraan pegawai Kenaikan gaji berkala adalah kenaikan gaji setiap dua tahun sekali 1 tahun 1 tahun Jumlah pegawai yang mendapatkan SK kenaikan gaji berkala tepat waktu dalam satu tahun Jumlah seluruh pegawai yang seharusnya memperoleh kenaikan gaji berkala dalam satu tahun

Sumber Data

Sub Bag Kepegawaian

Standar

100 %

Penanggung Jawab



34

5. Karyawan yang mendapat pelatihan minimal 20 jam setahun Dimensi Mutu Tujuan

Kompetensi teknis Tergambarnya kepedulian rumah sakit terhadap kualitas sumber daya manusia Pelatihan


adalah

semua

kegiatan

peningkatan

kompetensi

karyawan yang dilakukan baik dirumah sakit ataupun di luar rumah sakit yang bukan merupakan pendidikan formal. Minimal per karyawan 20 jam per tahun


1 tahun 1 tahun Jumlah karyawan yang mendapat pelatihan minimal 20 jam pertahun

Denominator

Jumlah seluruh karyawan rumah sakit

Sumber Data

Sub Bag Kepegawaian

Standar

60 %

Penanggung Jawab



35

BAB VII PENUTUP A. KESIMPULAN

Administrasi Umum adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, dan

pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan rumah sakit. Administrasi Umum bertanggung jawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan rumah sakit. Tugas pokok Administrasi Umum adalah pelayanan surat menyurat dan ekspedisi, pelayanan tamu, pelayanan untuk direksi, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan (rapat ( rapat dan notulen), menyusun dan menyimpan dokumen.

B. SARAN

Demikianlah Pedoman Pelayanan Administrasi Umum ini dibuat sebagai dasar untuk pelayanan administrasi rumah sakit. Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Administrasi Umum ini.

Direktur Utama,

dr.Hj.Arfiah Arabe T., MARS


36

DAFTAR PUSTAKA

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi 2009. Administrasi Perkantoran untuk manajer dan staf . Jakarta Selatan:Visimedia. Mills, Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleyby. 1990. Manajemen 1990. Manajemen Perkantoran Modern. Modern. Edisi ketujuh. Diterjemahkan oleh:Budiyanto. Jakarta:Binarupa Aksara.


37

Pedoman Pelayanan Administrasi Umum Rumah Sakit

Recommend Documents