Es"r'c"'rs
Re!resen"ción %r&(c de l es"r'c"'r or%&nic de 'n ins"i"'ción o de 'n de s's &res se m'es"r l com!osición de ls 'niddes dminis"r"i$s -'e l in"e%rn, s's relciones, relciones, ni$eles *er&r-'icos, *er&r-'icos, cnles formles de com'nicción,
CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPAR PRE PARACIÓN ACIÓN
Es el ins"r'men"o idóneo !r !lsmr # "rnsmi"ir en form %r&(c # o)*e"i$ l com!osición de 'n or%nizción+
OR3ANI3RAMA
Precisión, sencillez, Uniformidd,
DISE9 FORMA5 '"ilizr 'n solo "i!o de (%'r, los "e6"os de)en !recer 7orizon"les, 7orizon"le s, # re!resen"r en rec"&n%'los ls 'niddes+ DIMENSION5 seme*n"e COLOCACION DE LAS UNIDADES5 en diferen"e ni$el *er&r-'ico, *er&r-'ico, en el mismo mismo ni$el+ LINEAS DE CONE8IÓN5 relción linel, relción f'ncionl, relción de coordinción, relción de sesor. # relción de comisiones+
Procedimien" o4 A'"orizción !r relizr el es"'dio In"e%rción del e-'i!o de "r)*o De"erminción del !ro%rm de "r)*o C!"ción de informción Clsi(cción # re%is"ro de l informción Dise=o del or%ni%rm
U"ilidd Im%en forml f&cil conocimien"o de 'n or%nizción re!resen" 'n elemen"o $lioso de n&lisis f'en"e de cons'l"
CLASIFICACIÓN /+ Por s' n"'rlez+ 0+ Por s' &m)i"o+ 1+ Por s' con"enido+ 2+ Por s' !resen"ción
Cri"erios
SECTOR P:;LICO5 !r"ir de !ro!'es"s, !rocedimien"os, res!ons)les+ SECTOR PRI
MECANISMOS DE INFORMACION
Acer$o doc'men"l A "r$>s de medios elec"rom%n>"icos In"ercción
DIFUSIÓN
Ls modi(cciones l es"r'c"'r or%nizcionl de)en im!lemen"rse con l !r"ici!ción de ls 'niddes dminis"r"i$s fec"ds, !or lo c'l es con$enien"e lle$r c)o conferencis, seminrios, foros de decisión, en"re o"ros, !r mo"i$r # c!ci"r l !ersonl -'e
ESTRUCTURA
ESTRUCTURAS DE L?NEAS DE NE3OCIO Uniddes en 'n solo ni$el, desconcen"rds, descen"rlizds, desconcen"rds # descen"rlizds, %lo)les, Unidd4e-'i!o, @;is%r, Pir&mide in$er"id, relo* de ren, federl, m"ricil, !roceso, F'nción4!roceso, BUEN, es"r">%ic+ ESTRUCTURAS DE PROECTO e-'i!o, Mód'lo4e-'i!o, Mód'lo en"relzdo, Es"r'c"'r es!%'e"i, Es"'dio de oll#ood, 7ormi%'ero, !nl de )e*s, Tr>)ol, i!er"e6"o, i!er"r>)ol, don in$er"id, mes redond+ Es"r'c"'rs en red Es"r'c"'rs )ier"s Es"r'c"'rs $ir"'les Es"r'c"'rs mó$iles
MANUALES
Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más. Estas circunstancias obligan a usar.
CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización !antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.", como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas.
CLASIFICACIÓN MANUAL DE OR3ANIGACION
Precisión, sencillez, Uniformidd,
INDENTIFICACI # Logotipo de la organización . # $ombre de la organización. # %enominación y e&tensión del manual !general o específico". En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de 'sta. # Lugar y fecha de elaboración. # $(mero de páginas.
Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeo por encima del estándar regular.
/+ Por s' n"'rlez+ 0+ Por s' &m)i"o+ 1+ Por s' con"enido+
rólogo, introducción o ambos
INDICE O CONTENIDO -elación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
ANTECEDENTES %escripción de la g'nesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.
El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización. La introducción es una breve e&plicación del contenido del documento, como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.
# )ustitución de páginas !actualización de información". # *nidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. # +lave de la forma
LE)/)L0+/1$ 1 20)E LE0L
+ontiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades.
ATRI;UCIONES 3ranscripción te&tual y completa del artículo, cláusula, considerando o punto que e&plica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer.
6*$+/1$E) Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización.
%/-E+31-/1
%ocumento en donde constan los nombres, puestos, n(meros telefónicos y correo electrónico de las personas comprendidas en el manual.
1-0$/-050 Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización o bien de alguna de sus áreas, la cual muestra qu' unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
5/)/1$ Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Es recomendable que el te&to de la misión mencione la razón de ser de la organización en t'rminos de propósitos específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir.
E)3-*+3*-0 4-0$/+0
Descri!ción ordend de ls 'niddes dminis"r"i$s de 'n or%nizción en f'nción de s's relciones de *err-'.+ Es" descri!ción de l es"r'c"'r or%&nic de)e corres!onder l re!resen"ción %r&(c en el or%ni%rm, "n"o en lo referen"e l "."'lo de ls 'niddes dminis"r"i$s como s' ni$el *er&r-'ico
%escripción de puestos # /dentificación del puesto !nombre, ubicación, ámbito de operación, etc'tera". # -elaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría. # 6unciones generales y específicas. # -esponsabilidades o deberes. # -elaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así como las que deba establecer e&ternamente. # Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, e&periencia, iniciativa y personalidad.
50$*0L %E -E+E%/5/E$31)
IDENTIFICACIO
INDICE O CONTENIDO
# Logotipo de la organización.
Es l relción de los c!."'los o !r"dos -'e cons"i"'#en el c'er!o del
# $ombre de la organización. # %enominación y e&tensión del manual !general o específico". )i corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de 'sta. # Lugar y fecha de elaboración.
128E3/91 E6!licr el !ro!ósi"o -'e se !re"ende c'm!lir con el !rocedimien"o+
# $umeración de páginas. # )ustitución de páginas !actualización de información".
-1+E%/5/E$31 !%E)+-/+/4$ %E L0) 1E-0+/1$E)"
# *nidades responsables de su elaboración, revisión y7o autorización. # +lave del formulario
-E)1$)02LE) :rea, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas del procedimiento.
13-0) +0-0+3E-/)3/+0) • • • • • •
1L/3/+0) +1$+E31 %/0-050) %E 6L*81 61-5*L0-/1) /$)3-*+3/91) L1)0-/1 %E 3E-5/$1)
-4L11, /$3-1%*++/4$ 1 0521) El prólogo es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico. La introducción es una e&posición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de mantenerlo vigente. resentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el n(mero de operación, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, e&plicar en qu' consiste, cómo, dónde y con u' se llevan a cabo.
0-E0) %E 0L/+0+/1$
Esfera de acción que cubre el procedimiento.
50$*0L %E E)3/1$ %E L0 +0L/%0%
INDICE O CONTENIDO
IDENTIFICACIO
•
Lo%o"i!o de l or%nizción+
•
Nom)re de l or%nizción+
•
Nom)re del mn'l+
-elación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento, que debe incluir la sección o capítulo, la referencia o renglón específico del contenido y la página corres ondiente.
Códi%o -'e lo iden"i(c Bsi%ls -'e iden"i(cn l doc'men"o # l &re -'e lo el)or+ •
•
Ni$el o nHmero de re$isión+
•
P&%in+
•
Edición Bfec7 de l re$isión+
0L+0$+E re de inJ'enci es")lecid !r l !licción del sis"em de %es"ión de l clidd+ De c'erdo con el %iro # necesiddes de l or%nizción, l co)er"'r $rir& de)ido ls e6cl'siones 'e se relicen+
Uniddes res!ons)les de s' el)orción, re$isión # '"orizción+ •
1L?3/+0 %E +0L/%0%
E)3-*+3*-0 1-0$/@0+/1$0L Or%ni%rm or%nizción+
de
/$3-1%*++/4$
%eclaración que establece el compromiso de lograr la satisfacción de clientes y una buena relación con proveedores, a trav's del mejoramiento continuo de precios, calidad, servicio, comunicación e innovación tecnológica.
13-0) +0-0+3E-/)3/+0) l
• •
• • •
resentación de la situación, compromisos y lineamientos para la implementación del sistema de gestión de la calidad basado en las normas /)1 ;<<<= ><<< )istemas de gestión de calidad, el cual puede enfocarse en cualquiera de las normas de la familia /)1, de acuerdo con el conte&to de aplicación.
/$3E-0++/1$ %E -1+E)1) -E-E)E$30+/1$ %E -1+E)1) A -1+E%/5/E$31) -EB*/)/31) E$E-0LE) -E+*-)1) C*50$1) -1+E)1) 1E-03/91)
503-/@ %E -E)1$)02/L/%0%E) Enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización, por lo general a nivel dirección y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen en relación con el sistema de gestión de la calidad.
