Matriz de Riesgos Estándares de un Proceso de Ventas.
Descripción: SEGURIDAD INDUSTRIAL
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Descripción: Matriz de riesgos del proceso de compras
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Matriz de Riesgos y Controles Proceso de Compras A continuación encontrarán una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de compras. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo l o cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria. www.auditool.org 30 de junio de 2011
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5
Proveedores
Inadecuada definición de criterios técnicos, financieros y de cumplimiento para la selección de proveedores
Política de Compras
Vinculación de proveedores que no cumplen con los conceptos técnicos, de capacidad y financieros
Evaluación de proveedores según los criterios establecidos
Contratación de proveedores vinculados con actividades ilícitas
Consulta Actualización de periódica en la listas restrictivas documentación con su correspondiente soporte. Ejemplo: Lista Clinton
1
Comité de Concepto Compras Técnico interdisciplinario
Definición de requisitos mínimos a entregar por los proveedores para su vinculación
Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente
Periódicamente Auditorías se actualiza la periódicas información financiera y técnica
Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores
Riesgo
Control 1
Control 2
Acuerdos de beneficios entre los proveedores y los funcionarios del área de compras, por fuera de las políticas de contratación y del Código de Ética de la compañía.
Se realizan Línea de reuniones denuncias periódicas con los proveedores para conocer sus expectativas y oportunidades de mejora
Elaborar contratos y/o acuerdos de compras sin el correspondiente aval jurídico
Todo contrato y/o acuerdo de compras deberá contar formalmente con el aval jurídico
Pérdidas financieras al realizar negociaciones con los proveedores por un valor mayor a U$ xxx, sin contar con un contrato, acuerdo u orden de compra
Toda negociación con los proveedores mayor a U$ xxx, debe contar con un contrato, acuerdo u orden de compra según corresponda.
2
Control 3
Control 4
Los Código de Ética funcionarios de compras firman declaraciones periódicas sobre su responsabilidad e independencia durante su trabajo
Control 5
Información de los indicadores de fraude presentados en el proveedor
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Compras a proveedores con precios mayores a los ofrecidos en el mercado
Se hace una divulgación de pliegos y/o condiciones requeridas de compra al público
Solicitar mínimo tres cotizaciones en el mercado para realizar un análisis formal y seleccionar el proveed or
Investigar periódicamente los precios del mercado y compararlos con los del proveedor
Incumplimiento de los proveedores durante la ejecución del contrato de los criterios por los cuales fueron seleccionados
Indicadores de cumplimiento y de solución de reclamos
Proveedores alternos
Visitas a las Contacto para plantas de los la solución de proveedores problemas periódicamente
Actualización de la documentación
Depender de un Proveedores solo proveedor alternos Solicitud de compras
Compras a proveedores registrados en sistema pero no autorizados
Bloqueo en el sistema de proveedores no aprobados
Cada año se realiza el proceso de selección de proveedores
Modificaciones a los precios acordados en el proceso de selección del proveedor
Verificación por un nivel adecuado entre los precios contratados vs facturados
Acuerdos contractuales
Compras inadecuadas o innecesarias
Comité de Niveles de Compras autorización de interdisciplinario compras
3
Informar a los proveedores los funcionarios autorizados para compras
Validación de la fecha de vencimiento de la garantía del producto
Control 5
Niveles de seguimiento a las ordenes pendientes por entregar
Riesgo
Control 1
Control 2
Información errónea o desactualizada con relación a los niveles de inventarios
Verificación periódica de los inventarios
Errores en el registro de las órdenes de compra
Validación entre Adecuada lo registrado y lo custodia de las autorizado ordenes generadas
Pérdida de las órdenes de compra
Órdenes de compras con numeración consecutiva
Acceso restringido a los archivos maestros de información
Incumplimiento en el nivel de producción del proveedor para atender los requerimientos realizados
Programación de compras
Proveedores alternos
Reportes periódicos
Control 3
Acceso restringido a los saldos de los inventarios
Acuerdos contractuales de cumplimiento
Recepción de compras
Entrega de productos en mal estado, defectuosos o incompletos
4
Verificación Indicadores de aleatoria y/o entrega total de la mercancía antes de ser aceptada, de acuerdo a criterios formalmente establecidos por la compañía.
Control 4
Seguimiento formal a los reclamos realizados
Visitas a las plantas de los proveedores periódicamente
Control 5
Riesgo
Control 1
Entrega de productos no solicitados, o sin la correspondiente orden de compra
Toda entrega de productos debe contar con la remisión y el número de orden de compra
Recepción de mercancía por personal no autorizado o sin criterios para la verificación de la misma
Personal Adecuada encargado de la segregación de recepción funciones
Pérdida de la mercancía recibida
Personal encargado de la recepción
Pérdida de las garantías de los productos
Adecuada custodia de las garantías para la solicitud de reclamaciones
5
Control 2
Control 3
Adecuada Rotación del custodia física personal de de la mercancía vigilancia recibida
Control 4
Control 5
Entrega formal de la mercancía comprada al área solicitante