GYM.sgp.PG.14 - Cronograma de Recursos

PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

CRONOGRAMA DE RECURSOS

1.

GYM.SGP.PG.14 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 8

OBJETIVO Establecer herramientas que determinen el uso de recursos durante la ejecución del Proyecto, con el fin de garantizar el flujo continuo del Proyecto y asegurar el plazo.

2.

DESARROLLO Los cronogramas de recursos se elaboran durante la etapa de Planeamiento del Proyecto, de acuerdo la siguiente metodología general: 9

El Cronograma General del Proyecto actualizado1 define las actividades a ejecutar para llevar a cabo el Proyecto, así como la secuencia, duración y recursos asignados de dichas actividades.

9

Se identifica el tipo de recurso a utilizar y la cantidad necesaria para cubrir los requerimientos de cada una de las actividades programadas.

9

Se establece el flujo de necesidades, de modo que los recursos asignados son distribuidos en el tiempo en función de la secuencia y duración de las actividades.

A partir de este análisis se obtiene la cantidad, tipo y distribución en el tiempo de los recursos que se necesitan para ejecutar el Proyecto, así como las fechas límite para atender estas necesidades. Se prestará atención especial a la planificación de los recursos de las actividades críticas, a fin de garantizar el plazo del Proyecto. La figura 01 muestra el Análisis de Precio Unitario2 de una partida, el cual proporciona datos sobre su operación; y la figura 02 muestra la metodología de distribución de recursos en el tiempo para la misma partida. En el caso de actividades presupuestadas con el método Hamburgués, la distribución en el tiempo es directa

Figura 01 – Análisis de Precios Unitarios.

1

Ver procedimiento GYM.SGP.PG-13 – Cronograma General

2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG-15 – Presupuesto Meta

PROCEDIMIENTO DE GESTION

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GESTION DE PROYECTOS

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CRONOGRAMA GENERAL

"RELLENO CON MATERIAL DE PRESTAMO" MANO DE OBRA Capataz Civil Operador Pesado Operario Peón

UND. hh hh hh hh

MES 1

MATERIALES Material Granular Zarandeado

UND. m3

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 32,500 32,500 32,500 32,500

MES 6

TOTAL 130,000

EQUIPOS Retrocargador s/Llantas Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado

UND.

MES 1

MES 6

TOTAL

SUBCONTRATA Suministro de Agua

UND. m3

hm hm

2,500 5,000 5,000 10,000

5,000 5,000

MES 2 2,500 5,000 5,000 10,000

MES 2 5,000 5,000

MES 3 2,500 5,000 5,000 10,000

MES 3 5,000 5,000

MES 4

MES 5

MES 6

2,500 5,000 5,000 10,000

MES 4

TOTAL 10,000 20,000 20,000 40,000

MES 5

5,000 5,000

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 1,000 1,000 1,000 1,000

20,000 20,000 MES 6

TOTAL 4,000

Figura 02 – Metodología de elaboración de los Cronogramas de Recursos.

En este capítulo se desarrollarán las particularidades de los siguientes Cronogramas de Recursos: 9 9 9 9 9 9 9

Cronograma de Mano de Obra Cronograma de Equipos Cronograma de Materiales Críticos Listado de Stocks Mínimos de Consumibles y EPIs Cronograma de Subcontratas Cronograma de Costos Indirectos Cronograma Valorizado

La elaboración de estos cronogramas es responsabilidad de Oficina Técnica de manera conjunta con el personal de Producción y las áreas de Soporte involucradas; y el resultado debe ser revisado y aprobado por la Gerencia de Proyecto. El horizonte de tiempo es la duración total del Proyecto y debe ser dividida en semanas o meses de acuerdo a lo más conveniente para el Proyecto.

2.1. Cronograma de Mano de Obra – Curva de Personal De acuerdo con la metodología planteada, se tomará en cuenta el plazo, los rendimientos, la revisión del presupuesto y el análisis de precios unitarios para distribuir en el tiempo los recursos de mano de obra de cada actividad. Para hacer esta distribución, los recursos deben expresarse en horas-hombre (HH), las cuales se deben identificar por categoría y especialidad (capataz, operario, ayudante, soldador, operador de equipos, etc). Los recursos de cada actividad son al final consolidados en un resumen por categoría. En la figura 03 se muestra un ejemplo:




Figura 03 – Distribución de los recursos de mano de obra en el tiempo.

Se tiene entonces una distribución de HH en el tiempo por categoría, para cada actividad y consolidada. Esta información puede convertirse en una distribución de la cantidad de personas en el tiempo, también por categoría y actividad. Para ello debe tenerse en cuenta la cantidad de horas del turno, la cantidad de turnos del día, la cantidad de días de la semana, las rotaciones de personal de los Proyectos en provincia, entre otras consideraciones especiales del Proyecto. La distribución de personas en el tiempo que se obtiene es el Cronograma de Mano de Obra, el que se conoce también como Curva de Personal. La figura 04 muestra un ejemplo:

Figura 04 – Obtención de la curva de personal




Esta información permitirá planificar el reclutamiento del personal obrero por especialidad, además de todos los aspectos asociados, por ejemplo: procedencia, alojamiento, alimentación, transporte, seguros, implementos de seguridad, exámenes médicos, permisos y trámites en general.

2.2. Cronograma de Equipos De manera similar a lo desarrollado en el punto anterior se distribuirán en el tiempo los recursos de equipos de cada actividad. Para hacer esta distribución, los recursos deben expresarse en horasmáquina (HM), las cuales se deben identificar por familia de equipo y potencia o capacidad (camión volquete de 15m3, tractor de 260HP, generador eléctrico de 35kW, camión grúa de 10Ton, etc). Los recursos de cada actividad son al final consolidados en un resumen por familia de equipo. En la figura 05 se muestra un ejemplo:

Figura 05 – Distribución de los recursos equipos en el tiempo

Se tiene entonces una distribución de HM en el tiempo por familia de equipo, para cada actividad y consolidada. Esta información puede convertirse en una distribución de la cantidad de equipos en el tiempo, también por familia de equipo y actividad. Para ello debe tenerse en cuenta la cantidad de horas del turno, la cantidad de turnos del día, la cantidad de días de la semana, la necesidad de tener equipos en stand-by, entre otras consideraciones especiales del Proyecto. La distribución de equipos en el tiempo que se obtiene es el Cronograma de Equipos. Ver figura 06.




Para este ejemplo se ha considerando 8 horas de trabajo por día y un total de 25 días al mes.

Retrocargador s/Llantas Rodillo Liso Vibratorio Autopropulsado Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Equipo 4

CRONOGRAMA DE EQUIPOS UND. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 equipo 20 20 20 20 equipo 20 20 20 20 equipo 25 25 25 25 equipo 1 1 1 1 equipo 26 26 26 26 1 5 5 5 5 equipo

Figura 06 – Obtención del Cronograma de Equipos

Este cronograma puede manejarse como un listado general de todos los equipos a utilizar, especificando el momento en el cual se ha previsto su ingreso al Proyecto. Esta herramienta nos permite planificar el alquiler de los equipos, su procedencia y disponibilidad, las necesidades de mantenimiento y repuestos, los consumos esperados de combustible, la logística de personal correspondiente a los operadores y mecánicos, los seguros y permisos necesarios, o los trámites previos exigidos por el tipo de Proyecto.

2.3. Cronograma de Materiales Críticos Para elaborarlo primero deben identificase los materiales denominados críticos, es decir, los materiales cuya ausencia puede generar retrasos trascendentales en los flujos del Proyecto. Como ejemplos tenemos la tubería de acero en un Proyecto de instalación de redes de gas o el asfalto en la construcción de una carretera. Estos materiales críticos pueden incluir suministros por parte del Cliente, por lo cual es importante la planificación de la solicitud de los mismos. También deben considerarse como materiales críticos aquellos cuyo Plazo de Abastecimiento sea mayor al horizonte de tiempo del look ahead3. Las cantidades de materiales críticos a ser usados en cada actividad serán distribuidos en el tiempo, de manera similar a lo desarrollado en los puntos anteriores. Para hacer esta distribución, los materiales deben identificarse por tipo y características importantes (tubería PVC eléctrico 2” SCH 80 UL, cable de cobre desnudo 4/0, madera tornillo, acero corrugado de refuerzo, etc). También debe tenerse en cuenta los factores de desperdicio o merma asociados al uso de los materiales. Los recursos de cada actividad son al final consolidados en un resumen por tipo de material, según se muestra en la figura 07: Este resultado también puede ser presentado como un listado de requerimientos general (denominado Master de Materiales). Es importante que la identificación de cada tipo de material y sus características estén bien definidas, ya que en muchos casos estas características determinan diferencias significativas en la logística de los materiales. Por ejemplo, la tubería de PVC eléctrico que se produce en el país no cuenta con certificación UL, por lo que la tubería con dicha certificación deberá ser importada. Esta herramienta nos permite planificar la compra de los materiales, su procedencia, los stocks que manejan los proveedores y su tiempo de respuesta, la infraestructura de logística y almacenes requerida, los seguros y permisos necesarios, o los trámites previos exigidos por el tipo de Proyecto.

3

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.19 – Herramientas de Programación




Figura 07 – Obtención del Cronograma de Materiales Críticos

2.4. Listado de Stocks Mínimos de Consumibles y EPIs A partir del Cronograma de Materiales se identifican los recursos consumibles, los recursos de frecuente utilización y los equipos de protección individual más importantes del Proyecto, con el objeto de determinar sus stocks mínimos. Este tema se desarrolla con amplitud en el documento GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedido de Materiales.

2.5. Cronograma de Subcontratos Una vez definidas las actividades del Proyecto que serán subcontratadas, éstas son seleccionadas del Cronograma General, y se obtiene directamente un cronograma de las actividades que serán ejecutadas por subcontratistas, con las cantidades a ejecutar y los plazos definidos. Esta herramienta nos permite planificar la identificación y contratación de subcontratistas, su infraestructura a implementar, los plazos de ingreso y de ejecución, los seguros, garantías y permisos necesarios, o los trámites previos exigidos por el tipo de Proyecto. El tema de subcontratas se desarrolla con amplitud en los documentos GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas.

2.6. Cronograma de Costos Indirectos Para realizar este cronograma se identifican todos los costos indirectos que el Proyecto va a traer consigo (personal de dirección y auxiliar, sistemas, equipos, alojamiento y alimentación, facilidades en el Proyecto, gastos varios, gastos financieros, ingeniería, procura, etc) y se distribuyen en el tiempo. Este cronograma se elabora utilizando la herramienta desarrollada en Excel llamada COSTOS INDIRECTOS, cuyo instructivo se incluye en el CD ROM y se anexa al documento GYM.SGP.PG.29 – Gestión de Costo Indirecto, donde se desarrolla el tema con detalle.

2.7. Cronograma Valorizado Es el cronograma que indica los montos a ser valorizados por el Proyecto, expresados en términos monetarios. Las valorizaciones son los pagos que efectúa el Cliente como retribución al servicio de


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construcción que nos ha sido contratado. Estos pagos corresponden a las actividades ejecutadas durante un periodo de tiempo, el cual generalmente es mensual, y su sumatoria es igual al monto total del Contrato. Se obtiene asociando las actividades que conforman el cronograma con las partidas presupuestales o ítems de pago que conforman el Contrato, de manera que a cada actividad ejecutada le corresponde un monto a valorizar. Esto se muestra en la figura 08:

CRONOGRAMA GENERAL

Actividad Movilización Movimiento de Tierras Excavaciones Rellenos Puesta a Tierra Obras Civiles Acero Concreto Pernos/Insertos Tubería PVC Tubería HDPE

Und glb

Cant 1

m3 m3 m

12836 26696 16981

kg m3 kg m m

3015234 23758 111163 8745 1892

octu-06 novi-06 50%

dici-06

323

2273

2453

2682

217600

616398 3167 8467

ener-07

febr-07

marz-07 25%

abri-07 25%

3467 4282 4855

3559 5124 4184

3214 5634 2807

5822

5834

784244 5211 24382 1722

745325 6454 30198 1842 524

271580 3871 21873 2038 692

268788 3184 16711 2082 676

111300 1871 9532 1061

Cálculo de los montos a valorizar por actividad Actividad Movilización Movimiento de Tierras Excavaciones Rellenos Puesta a Tierra Obras Civiles Acero Concreto Pernos/Insertos Tubería PVC Tubería HDPE Costo Directo Costo Indirecto Total

Monto $ 280585

octu-06 140293

152420 364609 456221

3835

26990

65904

72056

233373

443404 270251 713655

3233795 1490416 601503 150889 56274 6786712 1756631 8543343

novi-06

dici-06

ener-07

febr-07

marz-07 70146

abri-07 701,46

41168 58483 130437

42261 69983 112410

38164 76948 75414

79516

79680

661077 198676 45815

841090 326903 131931 29712 1559725 270251 1829976

291266 242840 119355 35164 20582 898734 225209 1123943

288271 199743 90423 35923 20106 784129 225209 1009338

119368 117374 51578 18307

1004615 270251 1274866

799350 404880 163401 31782 15585 1639653 270251 1909904

456452 225209 681661

Figura 08 – Obtención del Cronograma Valorizado

Con esta herramienta el Proyecto podrá prever las valorizaciones mensuales que obtendrá durante la ejecución del Proyecto. Los montos valorizados mensuales y acumulados del Cronograma Valorizado se suelen presentar en un gráfico llamado Curva “S” de Valorizaciones, tal como se muestra en la figura 09:


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Figura 09 – Gráfica de la Curva “S” Valorizada

2.8. Matriz de Responsabilidades GP

Pr

1. Liderar elaboración de cronogramas de recursos √

GP: Gerente de Proyecto Pr: Producción OT: Oficina Técnica Ad: Administración

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados 9 9

GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General GYM.SGP.IN.08 – Herramienta de Costos Indirectos – Disponible en CD

3.2. Anexos 9 9

√

√

4. Mantener actualizados los cronogramas de recursos

3.

Ad

√

2. Participación en elaboración de cronogramas de recursos 3. Aprobación de cronogramas de recursos

OT

GYM.SGP.PG.14-A01 – Cronogramas de Recursos (ejemplos) – Disponible en CD GYM.SGP.PG.14-F01 – Listado de Stocks Mínimos de Consumibles y EPIs

√

√

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