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El presentador poderoso Técnica, estilo y estrategia de uno de los principales expertos por Jerry Weissman
RESUMEN EJECUTIVO ¿Quién no ha pasado por el amargo trago de tener que hacer una presentación de negocios frente a un auditorio, en el mejor de los casos, corroído por el escepticismo? Las manos nos sudan, nuestra voz pierde potencia y el mensaje se pierde bajo el nerviosismo. Lo que casi nadie sabe es que hacer buenas presentaciones o dar discursos convincentes es una capacidad que se puede aprender, mejorar y cultivar. Jerry Weissman, experto en discursos y presentaciones, y asesor de algunas de las compañías más importantes del mundo (Microsoft, Cisco Systems, Yahoo, etc.), sintetiza en este libro los pasos fundamentales para hacer presentaciones verdaderamente convincentes.
Usted se puede convertir en un presentador En 1990, Cisco Systems, una compañía de tecnologías de la comunicación, lanzó su oferta pública inicial (OPI). El CEO John Morgridge se dedicó a hacer presentaciones a todos sus posibles inversionistas. Dado que era un hombre de negocios muy experimentado, no le costó para nada ofrecer la información de su compañía de un modo claro e interesante. Sin embargo, Morgridge no era un experto en presentaciones. Además, dado que Cisco es una compañía de alta tecnología, toda esta “historia de la OPI” podía confundir a los inversionistas. Así pues, Morgridge invirtió en un curso sobre cómo hacer presentaciones, que le permitiera contar la historia de Cisco del mejor modo posible. Esta inversión rindió sus frutos con creces. La compañía esperaba originalmente que las acciones se vendieran a un precio que iba de US$ 13,50 a US$ 15,50; pero el precio llegó a US$ 18. Morgridge le dijo a los medios que el curso sobre cómo hacer presentaciones había marcado una gran diferencia. Cualquiera puede desarrollar las mismas habilidades para hacer una presentación.
¿Cuánto importan las palabras? Cuando se trata de un discurso público, la forma en que usamos las palabras (expresión oral) y la imagen que proyectamos (lenguaje corporal) son más importantes que las palabras que utilizamos. De hecho, las palabras son responsables por sólo el 17% de la efectividad de cualquier presentación, mientras que
el “componente vocal” es responsable por el 38% y el “componente visual” por el 55%. Los grandes presentadores se apoyan en la comunicación no verbal, en el lenguaje corporal y en las señales físicas. Tomemos por caso al presidente Ronald Reagan, conocido como el “gran comunicador” por su poderoso estilo de comunicación. Reagan exudaba personalidad y carisma. Cuando el crítico de TV Howard Rosenberg, de The Los Angeles Times, describió cómo se manejaba Reagan en el podio, señaló lo siguiente: “Hay un punto crítico al principio de todos los discursos de Reagan, en el que su presencia física comienza a eclipsar sus palabras. Uno empieza a ver más y a escuchar menos. Uno empieza a sentir más y a pensar menos. Las apariencias y el humor comienzan a imponerse por completo”. Las señales no verbales también jugaron un papel fundamental en los debates presidenciales ya ampliamente televisados de 1960, que sostuvieron John F. Kennedy y Richard M. Nixon. La irritabalidad de Nixon, así como su postura y mirada sospechosa, contrastaban con la concentración, la confianza y el encanto de Kennedy. Esta comparación hombro a hombro le costó a Nixon su delantera en las encuestas y, eventualmente, la presidencia. El primer paso que debemos seguir es crear empatía con el auditorio; pero debe ser el tipo adecuado de empatía. Si nos mostramos nerviosos en el podio, haremos que el auditorio se sienta incómodo, y este aplicará este sentimiento negativo a todo lo que digamos. Si, por el contrario, nos mostramos confiados, el auditorio se sentirá atraído a nosotros involuntariamente y será más receptivo. Un comportamiento negativo en el podio significa que el auditorio tendrá una percepción negativa de nosotros. En cambio, un comportamiento positivo inspirará sentimientos positivos en el auditorio. Levantarse enfrente de un auditorio significa el mayor “momento de verdad”. Varias reacciones emocionales tales como el famoso síndrome de “pelear o volar” suelen conspirar en contra del presentador en este momento crucial. El corazón bombea sangre más rápido a medida que los brazos y las piernas se preparan para la acción, bien sea el combate o la huída. La respiración se acelera. Claro está, estas reacciones fisiológicas redundan en contra de una presentación bien preparada. Por lo general, tienen como resultado una serie de acciones físicas involuntarias, que el auditorio suele percibir como negativas. Los ojos del presentador se mueven rápidamente de un lado al otro. Las manos se entrelazan en señal de
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El presentador poderoso 2 defensa. El volumen de la voz disminuye y esta se vuelve más débil, lo que la hace sonar monótona y aburrida. Esta es una combinación de acciones y reacciones físicas muy poco placentera para cualquier presentador. Sin embargo, podemos evitar este tipo de problemas si nos preparamos. Los siguientes siete pasos nos permitirán planificar y preparar presentaciones más efectivas: 1. Establecer un marco: debemos sopesar nuestro objetivo, nuestro “llamado a la acción”, frente al punto de vista del auditorio. Digamos por caso que nuestro auditorio sostiene “A” y nuestro objetivo es “B”. La comunicación persuasiva se centra en propiciar un movimiento desde A hasta B. 2. Lluvia de ideas: Tomar en cuenta todas las posibilidades: debemos escribir toda la información que podría incluir nuestra presentación. Luego, debemos separar las buenas ideas de las malas, y las ideas grandiosas de las buenas. Debemos organizar los mejores conceptos y desarrollar algunos temas primordiales. 3. Buscar un recurso mnemotécnico para recordar los temas principales: los oradores de la Antigua Roma solía pronunciar sus discursos a medida que se movían de una columna a otra en el foro. ¿Por qué? Porque utilizaban las columnas como recursos mnemotécnicos: le asignaba cada punto fundamental a cada columna. 4. Ofrecer un esquema: debemos desarrollar una “estructura de flujo” (los novelistas y guionistas lo llaman la “trama”) para nuestra presentación. Esto nos permitiría unir los puntos y temas en un todo. 5. Usar recursos visuales: los gráficos deben apoyar la trama. Lamentablemente, la mayoría de los presentadores de hoy en día se valen de los recursos visuales (sobre todo de las diapositivas de Power Point) como si estos fueran la principal razón de la presentación. Esto es exactamente lo contrario. Debemos usar pocos recursos visuales. Estos no deben dominar el discurso. 6. No delegar: si hacemos una presentación preparada por otra persona (por ejemplo, un especialista en discursos), no lograremos mostrar nuestro entusiasmo. Debemos preparar nosotros mismos la presentación. 7. Practicar del modo correcto: debemos practicar las palabras del discurso una y otra vez para determinar cómo queremos hacer énfasis y acentuar los puntos específicos. Esto nos permitirá memorizar la presentación o, por lo menos, familiarizarnos profundamente con sus conceptos primarios.
No se requiere de carisma Casi todo el mundo cree que las habilidades para hacer una buena presentación constituyen un don que se tiene o no. Pero esto es una falacia. Podemos aprender a dar buenas presentaciones. Tomemos por caso al ex presidente Bill Clinton. Según
él mismo refiere, en la escuela era un orador “sin mayor gracia”. Y esta situación no cambió al menos al principio de su carrera política. La mayoría de los medios hicieron tomas panorámicas durante el discurso en el que presentó la nominación como candidato presidencial de Michael Dukakis en la convención nacional de los demócratas de 1988. Según The New York Times: “Tuvo que abrirse camino a pesar de la gran cantidad de personas que desde la primera fila se pasaban el dedo índice por el cuello en señal de que debía terminar el discurso”. Sin embargo, y gracias al trabajo duro, Clinton se convirtió en un maestro del discurso. En los últimos tiempos, Clinton ha ganado más de US$ 10 millones al año dando discursos.
El método mental para hacer presentaciones Al igual que los actores y atletas, los presentadores se deben concentrar. Es importante que controlemos la adrenalina que recorre nuestro sistema cuando damos un discurso. Una manera de lograr esto es evitar ponernos a prueba nosotros mismos. En cambio, lo mejor sería sondear la opinión del auditorio. ¿Cómo está reaccionando? ¿Qué quieren saber? Debemos aprender a pensar como los demás. La idea de la presentación es conmover al auditorio no concentrarnos en nosotros mismos. Debemos tomar en cuenta todos y cada uno de los miembros que conforman el auditorio. Si dejamos de concentrarnos en nosotros mismos y le prestamos atención al auditorio, lograremos vencer el nerviosismo. Por otra parte, es importante provocar tantas “conversaciones” como sea posible. Debemos dedicarnos no a dar una presentación sino a conversar. Debemos concentrarnos en uno de los miembros del auditorio. De acuerdo con un estudio realizado por la Universidad de Yale, la palabra “tú (usted)” está entre las 12 “más persuasivas del idioma inglés”. Por tanto, debemos incluir la palabra “tú” en nuestra presentación tantas veces como sea posible. Los grandes conversadores y los grandes oradores siempre están atentos a las señales que les brinda el auditorio. ¿Hay alguien en el auditorio sonriendo o asintiendo con un gesto a lo que estamos diciendo? Estas son “interacciones” positivas. ¿Hay alguien con expresión de sorpresa? Esta interacción nos indica que debemos reajustar nuestro discurso, explicar mejor y dar ejemplos. Los presentadores más diestros conocen el valor de percibir las señales del auditorio y de readaptar sus discursos adecuadamente. A fin de cuentas, lo mejor es contar con el máximo de cabezas asintiendo. Cuando logramos eso, sentimos mariposas en el estómago.
Hablar con el cuerpo La respuesta de “pelear o volar” se traduce en una postura defensiva en el podio, que nos hace ver incómodos. Para conectarnos con el auditorio, debemos abrirnos, así como usar nuestros brazos y manos para ilustrar lo que estamos diciendo. Gesticular nos puede resultar poco natural al principio, pero,
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El presentador poderoso 3 irónicamente, esto nos hará vernos cómodos ante el auditorio. El contacto visual es importante, pero más importante aún es la “conexión visual”. Al comenzar un discurso, debemos echarle un vistazo a todo el recinto. Cuando estemos presentando los puntos fundamentales, debemos ver los miembros del auditorio directamente a los ojos, uno tras otro. Debemos compartir gestos de afirmación. También debemos ser entusiastas y animados. Nos debemos mover de un lado al otro; primero hacia una persona y luego hacia otra. A medida que caminamos, debemos sonreír y hablar con convicción. Debemos también tomar en cuenta nuestra cadencia al hablar. Primero debemos dirigirnos hacia una persona y hacer una pausa. Luego debemos dirigirnos a otra persona y hacer otra pausa. Debemos repetir este proceso de manera sutil.
auditorio para evitar tres posibles problemas: darle la espalda al auditorio, menoscabar nuestra voz y leer las diapositivas línea por línea. La presentación no se debe concentrar en los gráficos sino en el mensaje que queremos transmitir. Buena parte de los presentadores comenten el error de convertir las diapositivas en las estrellas de la presentación. Estas deben ser meras notas que apoyen el mensaje. A medida que pasamos las diapositivas, debemos usar un micrófono inalámbrico y un control remoto inalámbrico. Debemos salirnos de detrás del atril, aunque escondernos detrás de este pueda resultar tentador. Debemos colocarnos con la pantalla a la izquierda para que los auditorios Occidentales, que leen de izquierda a derecha, se sientan más cómodos. Debemos evitar que nuestros brazos tapen la proyección, pues esto podría distraer al auditorio.
La pirámide de las presentaciones poderosas
Apoyo gráfico Debemos sincronizar cada sección de la presentación con un gráfico o diapositiva. Estas deben ser tan simples como sea posible. Es posible que las imágenes confusas o complejas empañen el mensaje. Con el fin de mantener la claridad, debemos usar frases cerradas en las diapositivas. Por ejemplo: “Este gráfico de torta demuestra que nuestro principal mercado está ahora mucho más fuerte que hacer tres años”. No debemos cometer el error de mirar los gráficos mientras hablamos. Nuestros ojos se deben mantener en dirección al
Debemos considerar que nuestras presentaciones son pirámides de cinco partes. La base es nuestra historia, que debe ser concisa y atractiva. El siguiente escalón representa los gráficos de apoyo. Es importante hacer énfasis en la palabra “apoyo”. A esto le sigue nuestro estilo de dar presentaciones. El siguiente escalón tiene que ver con nuestro modo de presentar los gráficos. Y el ápice de la pirámide es la porción de preguntas y respuestas de la presentación, que debemos ser capaces de manejar con credibilidad y competencia. Si manejamos bien cada uno de estos elementos, lograremos ganarnos el auditorio.
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Título original: The Power Presenter Editorial: Wiley Publicado en: Febrero de 2009
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