Introdução ......................................................................... 2 Capítulo 1 – Tempo x Foco .............................................. ................................. ............. 3 Prioridades Prioridades .................................................. .............................. .................................. .............. 4 O seu, o meu, o nosso tempo ................................. ................................ . 5 Atenção ao que você dá atenção ..........................
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Quando a parte chata se torna um degrau ..........
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12 âmbitos na vida e você aí, só trabalhando... trabalhando... ... 8 Capítulo 2 - As 3 Fases da Organização Organização ......................... 10 Bagunça ......................................................... ................................ ..................................... ............ 11 Desapego ............................................................ .................................... .............................. ......
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Aprendendo Aprendendo a pedir ajuda ......................................
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Organização Organização ...................................................... ............................. ................................. ........ 17 Capítulo 3 – Organizando Organizando do Espaço ............................. 22 Otimizando Otimizando seu espaço ........................................... ............................... ............ 23 Capítulo 4 - Considerações Considerações Finais ..................................
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Precisa mesmo de tudo isso? ................................. ............................ .....
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Esta é uma atualização e ampliação - sob a ótica do Coach - do e- book “As 3 Fases da Organização”, escrito em julho de 2014. Este é meu presente para você que precisa realizar “milhares” de tarefas em seu dia-a-dia e está se sentindo cansado e desmotivado, assim como eu estive durante mais de 4 anos da minha vida. Em 2009, quando fiquei grávida, já sabia que deixaria meu trabalho como designer de interiores e montaria um negócio online para poder ficar em casa cuidando da minha pequena princesa. Em 2010, minha filha nasceu, e um mês depois, minha loja de produtos decorativos artesanais, a Banana Cazza. Em 2013, no auge do cansaço e esgotamento, e depois de muitos seminários, estudos, cursos, crises, finalmente consegui dar o passo em direção à virada. Com coragem, decidi seguir o meu propósito de vida. E desde janeiro de 2014, venho testando, seguindo e compartilhando todas as minhas experiências, estudos e aprendizados. Espero que esta compilação sirva como uma primeira visão que a ajudará a sair de um estado de esgotamento em direção à liberdade, saúde e disposição! Sim, é possível! E com este e-book eu começo a te mostrar como...
Gratidão pela oportunidade de compartilhar este método com você!
Jo Ludwig - Empreendedora e Coach para Desenvolvimento Pessoal e de Negócios
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O processo de organização de qualquer coisa que seja, desde um armário até os sentimentos, sempre passa por três fases. A primeira é a fase da bagunça, onde você toma consciência de tudo o que existe, inclusive o que estava guardado lá no fundo do armário. Você encontra coisas que nem lembrava mais que existiam, coisas que já estão obsoletas, mas também encontra aquele item que faltava e que torna sua vida mais fácil. A segunda fase é a do desapego , quando você consegue olhar para tudo e escolher o que ainda será mantido – seja em sua vida, relacionamentos, “jeito de ser”, trabalho , rotina - e o que precisa sumir. Essa é , talvez, a fase mais importante de todo o processo. A terceira fase é a da organização, quando só o que realmente ajuda em sua rotina e te leva ao desenvolvimento, é que permanece. Você vai escolhendo onde ficará cada item, cada afazer, cada situação. E os testes começam, porque a vida é assim em todos os seus aspectos: uma sucessão de testes, erros e acertos. Quanto mais você conseguir analisar o que deu certo e manter, e o que deu errado e mudar, melhor! Isso se chama desenvolvimento.
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Se você mora no planeta Terra assim como eu, seu dia tem 24 horas e você tem algumas atividades que podem ser divididas em 3 tipos: 1. Profissional 2. Pessoal e familiar 3. Descanso ou reposição de energia Fazendo uma conta rápida, pode-se dizer que seria ideal que você dividisse suas 24 horas em 3 ficando, assim, com 8 horas para cada tipo de atividade. Já pensou, dormir por 8 horas seguidas? Ou poder começar às 9 da manhã e parar às 18, com 1 hora para almoço? Você está rindo? A 2 anos atrás eu também acharia surreal se alguém me dissesse que isso é possível! Quem faz o que ama nunca trabalha, é o que dizem. Porém, essa faca é de “dois legumes”. Como disse Juliano Kimura, palestrante do Facebook Brasil:
A impressão que temos é a de que passamos o dia todo apenas trabalhando, seja em casa ou fora dela, tendo emprego CLT ou não, tendo filhos ou não. Então, o que tem de errado com a matemática? O planeta está girando mais rápido e ninguém te avisou? Não. O seu foco é que está na direção errada.
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Informação. 400 bilhões, na verdade. Chegando a cada segundo pelo celular, computador, TV, livros, e tirando todo o seu foco do que realmente importa. Desses 400 bilhões de bits de informação, você só consegue ter consciência de 2 mil bits: é o filho que está chamando, o jornal passando na TV, a panela de pressão apitando, o sinal do e-mail ou whatsapp no celular, o seu marido ou a sua mãe perguntando a que horas você vai parar de trabalhar, seus pés que estão frios e precisam de meias, a notificação de que mais alguém curtiu sua postagem na fanpage...
Olhar com atenção para uma situação ou informação faz com que ela cresça em sua vida, pois ocupa um lugar muito concorrido. O que acontece é que geralmente você não presta atenção ao que dá atenção. É algo que sempre fez, ou que todo mundo faz, ou que todo mundo está falando. Mas, o que realmente é importante para você? O que vai fazer você chegar onde quer? O que você realmente quer?
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Geralmente, pessoas criativas não são muito fãs de disciplina por causa da ideia de obrigação que ela passa: algo que tem que ser feito naquele momento, daquele jeito, sem escolha. Se você não sabe quais são suas prioridades, o processo se torna uma prisão. A rotina de ter filhos para alguém que sempre foi imediatista, pode ser uma prisão. A rotina do empreendedor criativo que precisa lidar com planilhas, pode ser uma prisão. A necessidade de dar atenção à família pode ser uma prisão para alguém que gostaria de estar apenas focado no trabalho. Por isso é tão importante o autoconhecimento. Sabendo qual é o seu propósito de vida ou, no mínimo, o seu objetivo principal, você consegue transformar o lado chato de uma atividade, em mais um passo que será dado em direção ao que é importante de ser realizado para conquistar o seu objetivo. Comprometimento com a sua prioridade lhe traz liberdade, mesmo em meio a uma tarefa chata.
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Uma das ferramentas mais conhecidas do Coaching se chama Roda da Vida. Nela a gente descobre que a vida não é só feita de trabalho. São 4 áreas, com 3 âmbitos em cada uma:
Para uma vida com equilíbrio e bem-estar, essa roda precisa girar. Todas as áreas precisam estar em equilíbrio. Uma área muito em baixa, pode prejudicar outras.
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Você é um ser integral, composto de várias partes, assumindo vários papéis. Somente se aceitando e integrando todas essas partes é que você poderá dar o próximo passo em direção à uma vida de realizações e completude. Como eu sempre digo, é preciso ter carinho por si mesmo.
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Vamos agora para a parte prática da coisa toda. A primeira fase da organização é a Bagunça. Portanto, o primeiro exercício a ser feito para que você mude sua vida é ter consciência de todas as tarefas que você assumiu como sua responsabilidade. Pegue um papel e uma caneta e anote TODAS as tarefas que tem no seu dia-adia. Desde fazer o almoço, até ir ao correio postar encomendas. Todas as tarefas! Esse será o seu mapa, afinal para traçar uma rota de ação você precisa saber qual é o destino e de onde está partindo. É muito importante que você tire tudo do armário para ter consciência do que está em seu poder e o que você carrega na bagagem. Você pode até dividir essa lista anotando suas tarefas profissionais, tarefas domésticas/familiares e tarefas pessoais. Por exemplo:
TAREFAS PROFISSIONAIS:
Pesquisar fornecedores Comprar material Cadastrar clientes Criar produtos novos Testar produtos novos Tirar fotos Tratar fotos Cadastrar produto na loja Divulgar produtos para novos clientes Divulgar produtos para clientes antigos Responder e-mails e mensagens
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Produção (encomenda / pronta entrega) Embalagem de produtos Postagem de encomendas no correio Código de rastreio e acompanhamento para pedir avaliação do cliente Produção para bazares Estudos e especializações (técnicas e administrativas) ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________
TAREFAS DOMÉSTICAS / FAMILIARES
Levar filhos para escola/atividades Acompanhar familiares ao médico Dar banho nos filhos Fazer lição de casa com os filhos Ter um tempo de convivência com os familiares (conversar com o marido, brincar com os filhos, passear com mãe e irmãos, etc) Fazer café da manhã Fazer almoço Fazer jantar Arrumar a casa Fazer faxina Cuidar das roupas (lavar, dobrar, passar, guardar) Cuidar do jardim ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________
TAREFAS PESSOAIS
Higiene pessoal Alimentação
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Tratar da beleza Fazer exercícios Estudar/ler Divertir-se (dançar, caminhar, ir ao teatro, etc) _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ Agora que já tirou tudo do armário, releia a sua lista e marque quanto tempo você precisa para realizar cada uma dessas tarefas. Pode ser o tempo semanal ou diário. Exemplo: - Pesquisar fornecedores e comprar material = 2 horas por semana - Responder e-mails e mensagens = 1 hora por dia - Fazer almoço = 30 minutos por dia - Almoçar = 30 minutos por dia
Agora sim o mapa está completo.
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Como disse no início, essa fase é de fundamental importância para que o método funcione, e se você chegou até este e-book provavelmente está se sentindo insatisfeita e esgotada por ter tanta coisa para fazer... O segundo passo se trata de olhar para o seu mapa e analisar cada uma das tarefas, fazendo as 3 perguntas a seguir:
Essa tarefa precisa ser realizada por mim?
Eu posso delegar essa tarefa? Posso pedir ajuda para alguém?
Essa tarefa ainda é importante para o meu desenvolvimento? Ainda precisa ser mantida? Ainda precisa fazer parte da minha vida?
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Seja honesto consigo mesmo. A ideia é que o mapa que estava do tamanho de um livro, fique do tamanho de uma revista... Perceba que você pode ter assumido responsabilidade por atividades que não lhe acrescentam nada. Perceba o que lhe afasta e o que lhe aproxima do que é realmente importante para você. Mantendo seu foco no que lhe faz bem e nas soluções, a mudança é inevitável! Não se desespere se achar tarefas que precisam sair da lista, mas que você ainda não faz ideia de como tirá-las de lá. Planejamento é a palavra-chave. A vida é feita de fases e o que não pode ser feito agora, poderá ser feito em algum momento, mas só se você se planejar para isso.
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Falando de negócios, responda honestamente: qual é a sua função? Você é o dono? É o artesão que produz? É o designer que cria? É o vendedor? Ou você é o motoboy, o estagiário, o auxiliar, o assistente? Qual é a tarefa que mais lhe agrada em seu negócio criativo e qual é aquela que você faz porque é obrigado a fazer? Vou lhe dar meu exemplo: sempre gostei de criar. Eu pensava nos novos produtos, fazia os testes, criava a peça piloto e depois treinava as pessoas que me ajudavam na produção. Enquanto eu as treinava, produzia as peças. Depois que elas já estavam produzindo da forma como eu queria, toda a produção era terceirizada, só ficando comigo o acabamento. Tem pessoas que gostam mesmo é de atender o cliente, entender as necessidades de personalização dele e fazer a venda. Tem aqueles que amam produzir. Abaixam a cabeça, ligam o motor, e peças e mais peças saem das suas mãos. Agora, o que você não precisa ser é o estagiário ou o motoboy. Você pode economizar horas apenas pagando um motoboy para levar e buscar materiais. Também economizaria muito tempo se contratasse uma pessoa para auxiliar na produção, mesmo que você continue fazendo os acabamentos. Ou então, na embalagem dos produtos para postagem. Ou então na programação das postagens da fanpage. Qual é o trabalho que mais lhe ocupa tempo E QUE OUTRA PESSOA PODE FAZER? Aprenda a delegar tarefas! Ninguém vai fazer como você, até porque as pessoas são diferentes. Porém, você pode ensinar com calma e perceber que o outro pode fazer até melhor que você, trazendo novas soluções.
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Agora que você já tirou tudo do armário, separou o que é prioridade e deu um jeito no que precisa sumir, chegou a hora de colocar cada coisa em seu lugar. Falando de tarefas e tempo, precisamos falar de agenda. Porém, a partir de agora, ao invés de pensar em 24 horas para fazer tudo o que precisa ser feito, você vai passar a pensar em 1 semana, 7 dias, 168 horas! Chega de fazer a agenda do dia seguinte e esquecer de criar produtos e ofertas para um feriado comemorativo, não ter tempo de planejar as férias nem de fazer os exames de rotina, protelar atividades importantes, entregar encomendas com atraso. Organize todas as tarefas que sobraram no seu mapa, em uma agenda semanal. Você pode criar a agenda numa planilha do Excel ou Google Drive, ou no Power Point, ou até na agenda física mesmo. O ideal é que você consiga visualizar uma semana completa na tela do computador ou no papel. Crie um primeiro modelo de agenda e depois teste. Ao final da semana, verifique o que deu certo e mantenha. O que não deu, modifique, crie um segundo modelo de agenda melhorado e continue os testes. É necessário se atentar a alguns aspectos que trarão mais equilíbrio, produtividade e liberdade à sua agenda, tornando-a possível de ser realizada:
Sua vida é composta de 12 âmbitos e todos eles devem estar na sua agenda. Uma boa dica é pensar naquela conta básica de matemática de dividir as 24 horas em 3, ficando 8 horas para dedicar ao trabalho, 8 horas para descansar ou recarregar as energias e 8 horas para tarefas pessoais e domésticas.
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Especifique a hora em que vai acordar, seu horário de trabalho, a hora em que vai parar para almoçar, o tempo que vai dedicar à família, etc.
Pode ser que você seja o tipo de pessoa que não precisa dormir 8 horas por dia, e com 6 horas seu corpo já consegue se sentir disposto e saudável. Pode ser que a rotina da sua família possibilite que você trabalhe mais a noite do que de dia. Então, respeite os horários e períodos em que você se sente melhor, estando com sua produtividade e energia com 100% da capacidade.
O modelo de linha de produção é utilizado em indústrias porque é o mais produtivo. Para otimizar ao máximo o seu tempo, agrupe tarefas parecidas no mesmo dia ou mesmo período. O melhor exemplo se dá com a postagem das encomendas, para quem trabalha com produtos. Se você costuma embalar os produtos e ir ao correio apenas quando tem encomenda, pode ocorrer de ter que fazer isso 1, 2, 3 vezes na semana. Observe que o tempo que você utiliza para ir até o correio e esperar na fila para ser atendido - deixando de realizar outras atividades - é o mesmo, independente da quantidade de encomendas. Portanto, reservando dias específicos da semana para ir ao correio, você estará economizando esse tempo e utilizando-o em outras tarefas. Isso é otimização.
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Se você conseguiu passar pela fase do Desapego com vontade e dedicação, entendeu que sua agenda precisa ter o que é importante para você. Uma agenda lotada de atividades, sem tempo para respirar ou ir ao banheiro só faz com que sua disposição e energia se esgotem. Portanto, deixe espaços vazios em sua agenda. Comece tentando manter ao menos 1 hora em cada período sem nenhuma atividade marcada. Além de sentir mais liberdade e disposição, essa atitude permite que você não saia do seu centro ou atrase toda a sua agenda se algum imprevisto acontecer. E se a impressora pifar? E se o filho atrasar? E se o cliente mudar o pedido? E se você não estiver muito bem naquele dia? Lotar sua agenda de atividades não fará de você uma pessoa mais produtiva e realizada.
Analise o que faz você perder tempo. Tenha um tempo específico para Facebook, Whatsapp, TV, etc. Deixar milhares de janelas abertas no computador só faz a sua atenção se dividir, e o segredo da produtividade está no foco integral na tarefa que está sendo realizada no momento presente. Especifique horários para responder a e-mails, inbox e mensagens e siga-os à risca, de início, para saber exatamente quanto tempo você precisa para essa atividade. Essa história de que mulher consegue fazer muitas coisas ao mesmo tempo já foi desmistificada pela neurociência. Você faz muitas coisas ao mesmo tempo, mas não com excelência, porque sua capacidade está dividida. Se você tem filhos, respire fundo e siga as fases deles. Se seu bebê está na fase de “grude” com você, respeite isso. Trabalhe enquanto ele estiver dormindo, ou entretido com outra atividade, ou na avó, ou na escola, por exemplo. Se você precisa de mais tempo, planeje-se para quando essa fase passar. Outras virão e,
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em contraposição à mentira de que a mulher consegue fazer muitas coisas ao mesmo tempo, é verdade o fato de que temos jogo de cintura e capacidade de adaptação!
Essa é a melhor dica para quem tem mil ideias, ou memória curta. Tenha sempre papel e caneta por perto para anotar as lembranças de outras tarefas, as ideias e qualquer outra coisa que lhe aparecer na mente enquanto estiver realizando sua agenda. Lembre-se que você sempre vai deixar 1 hora disponível para imprevistos e para novas ideias.
Não tenha medo ou se importe com o que os outros podem pensar ou falar sobre você, sua agenda ou seu trabalho. Quando se trabalha em casa a maioria das pessoas, no fundo, não encara como trabalho, pois acredita que por estar em casa você não tem obrigação com horários. A partir da montagem dessas agendas, você deve começar a mostrar para seus familiares, amigos e clientes que você tem uma carga horária de trabalho a cumprir, às vezes até maior do que uma pessoa que trabalha “fora” . Quem trabalha como empregado e com carteira assinada pode, por exemplo, ficar doente e levar um atestado para receber pelo dia que não trabalhou. Se você é dono do seu próprio negócio e fica doente, acaba por acumular serviço para o dia seguinte e não tem a garantia de receber pelo dia que ficou afastado.
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Lembre-se: mantenha o foco no que vai facilitar o seu caminho e seja como o sapinho...
“Fizeram uma corrida na floresta e v ários animais participaram. Quem chegasse primeiro ao topo da montanha, ganharia a corrida. Os animais participantes iniciaram a subida com toda a garra e força! Mas, ao redor do caminho, os animais que não estavam participando co meçaram a dar seus palpites:
‘Vocês não vão conseguir! É muito alto! A montanha é m uito íngreme! Vai chover!’ E assim, os animais, um a um, começaram a desistir. O único que continuava era o sapinho. A corrida continuava com as desistências, até que o único que sobrou foi o sapo, que conseguiu chegar ao topo da montanha! Todos foram ao seu encontro, curiosos, querendo saber como ele havia conseguido chegar ao topo sem desistir como os demais. E o sapo não respondia! Até que a coruja, que só observava a situação até o momento, resolveu falar: o sapinho era surdo...”
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A disposição das coisas que o cercam podem tornar sua vida muito mais prática. E esse pode ser um grande fator de mudanças e decisões para o seu negócio. Se você não tem espaço para manter produtos em estoque, como pode ficar em dúvida sobre oferecer produtos em pronta entrega? Se você não tem espaço para armazenar as embalagens em grande quantidade, como pode querer comprar direto do fabricante? Pensando nisso, vou te dar algumas dicas de como organizar o espaço e os materiais no seu home office/ateliê para ter mais produtividade e agilidade.
Se não tem espaço para os lados, suba com prateleiras e nichos. Utilize as calhas: peças finas e compridas que são parafusadas na parede e recebem os suportes, que são como mãos-francesas reguláveis na altura, fazendo com que as prateleiras fiquem na altura que você precisa a cada momento.
Armazene seus materiais de acordo com a frequência de utilização. Materiais que você utiliza todos os dias precisam ficar à mão. Materiais que você utiliza menos vezes podem ficar nas prateleiras mais altas.
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Mantenha a visualização clara e rápida dos seus materiais. Guarde-os por tipo. Caixas são ótimas para organização e podem ser personalizadas com um papel diferente ou uma pintura. E o ideal é que você nomeie as caixas, pois se o material não fica totalmente visível, pelo menos os nomes deles nas caixas podem economizar tempo no momento de procurá-los.
Utilize ganchos, quadros de aviso e até varões de cortina, que podem ser ótimos organizadores de rolos de fita, tesouras e materiais diversos.
Pessoas criativas precisam estar em ambientes criativos e práticos!
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No início deste e-book, falei sobre como o processo de organização funciona: primeiro vem a Bagunça, depois o Desapego e, por último, a Organização. Quando você sabe quais são suas prioridades na vida, pode escolher o que deseja manter, focando-se sempre nas atividades e responsabilidades que vão te levar ao desenvolvimento. Quando se trata de agenda, tarefas, disciplina, é importante levar em consideração a fase pela qual você está passando. A palavra fase vem do grego “phasis” e significa “aparência”, no sentido de ser um “estágio ou momento numa sequência de eventos”. Ou seja, fase é algo que aparenta ser real e para sempre, mas perceba que:
Lembre-se sempre dessa frase, pois só assim você vai conseguir aproveitar as pessoas e situações que tem hoje na vida o máximo possível! Mas, também vai conseguir se planejar para mudar aquilo que o deixa insatisfeito. Saiba se planejar e aguardar pelo momento certo. Tenha confiança de que quando você faz o seu melhor, coisas mágicas acontecem! Autoconhecimento traz poder.
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Jo Ludwig é Coach especializada em desenvolvimento Pessoal e de Negócios Artesanais e Criativos. É mãe da Luiza, designer, crafter e empreendedora, tendo criado as marcas Joana Banana Design, Banana Cazza, Mente Simples e Lapidando. No ínicio de 2014, após uma caminhada de autoconhecimento e encontrando seu propósito de vida, vende sua marca Banana Cazza e começa a compartilhar suas experiências e estudos através de palestras, cursos, artigos e e-books. Em 2015, lança o site de cursos online Lapidando, focado em desenvolvimento de negócios artesanais e criativos com apoio do Elo7 – o maior portal de compra e venda de produtos artesanais do Brasil , e da Círculo Produtos. Você pode conferir seu trabalho como Coach no Programa Mude Sua Vida e nos atendimentos individuais.
Para entrar em contato:
[email protected] www.joludwig.com.br www.facebook.com/joludwigblog www.youtube.com/joanaludwigblog
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